Oficina de Contabilidad y Finanzas...Oficina de Contabilidad y Finanzas Informe de Gestión 2013...

Oficina de Contabilidad y Finanzas

Informe de Gestión 2013

INFORME CONTABLE ENERO-SEPTIEMBRE 2013

Mediante el presente documento se informa de los avances, controles y mejoras

realizadas en la Oficina de Contabilidad respecto:

CAJAS CHICAS 2013

- Se han implementado formatos de liquidación y presentación de documentos de

forma diaria a la Oficina de Contabilidad, favoreciendo la gestión de control

apoyados en los administradores de otras sedes. Asimismo, permite recabar la

información necesaria para realizar el control respectivo.

- A fin de uniformizar la presentación de los documentos de sustento se han

continuado con formatos que permiten el control y lectura de datos a procesar.

ENTREGAS A RENDIR CUENTA 2013

- Se continúa con los cronogramas de cierre para la presentación de los

documentos de sustento, lo que favorece el control de los gastos realizados y

entregas a rendir pendientes. Asimismo, permite recabar la información necesaria

para realizar la declaración de impuestos.

OFICINA DE HABILITACION

- Mediante atención personalizada, facilidad para fraccionamientos de deudas y el

seguimiento de cobranza de las mismas, la Oficina de Habilitacion, gestiona la

recuperación de deudas que se infieren en ingresos para la institución. En base a

lo referido se informa que la recaudación por concepto de fraccionamiento entre

enero y setiembre 2013, asciende al monto S/.666,617.33 (Seiscientos sesenta y

seis mil seiscientos diecisiete con 33/100Nuevos Soles).

VARIACIÓN 2013 vs 2012

CONCEPTO

30/09/2013 30/09/2012 Var S/. Var % Ingresos al 30/09/2013 Vs 30/09/2012 S/.14´847,676.09 S/.14´333,002.63 S/.514,673.46 3.47 Egresos al 30/09/2013 Vs 30/09/2012 9´352,922.91 8´775,438.48 577,484.43 6.17 SALDO 5´494,753.18 5´557,564.15 -62,810.97 -1.14



Variación 2013 vs 2012

Representa la variación que hay en lo ejecutado al 30 de septiembre de 2013 vs al 30 de

septiembre de 2012 por lo que podemos apreciar que las variaciones son positivas para

la gestión del presente año ya que muestra un incremento mayor en lo recaudado, el cual

representa el 3.47%. Teniendo en consecuencia un incremento mayor en lo recaudado de

-1.14% los cuales están distribuidos entre el Fondo de Previsión Social y el CAL.

VARIACIÓN 2013 VS 2012

CONCEPTO AL30/09/2013 AL30/09/2012

VARIACIÓN Variación año a año % 2013 2012

CONDECORACIONES Y OBJETOS DECORATIVOS 13351.00 12702.00 0.09 0.09 4.86

ALQUILER / CONCESIÓN 294895.75 182687.95 1.99 1.27 38.05

CURSO DE CAPACITACIÓN 89997.00 13146.00 0.61 0.09 85.39

CURSO DE ESPECIALIZACIÓN 310886.38 31862.50 2.09 0.22 89.75

CONFERENCIAS EN GENERAL 59240.00 22915.00 0.40 0.16 61.32

CUOTAS PAGOS 9071870.54 9247767.35 61.10 64.52 -1.94

CURSO DIPLOMADO 790399.59 696179.26 5.32 4.86 11.92

OTROS SERVICIOS 4100877.31 4013757.27 27.62 28.00 2.12

SERVICIOS POLICLINICO 76973.50 104655.30 0.52 0.73 -35.96

SEMINARIOS 39185.02 7330.00 0.26 0.05 81.29

TOTAL GENERAL 14847676.09 14333002.63 100.00 100.00 3.47

0.00

2000000.00

4000000.00

6000000.00

8000000.00

10000000.00

12000000.00

14000000.00

16000000.00

AL 30/09/2013 AL 30/09/2012

Ingresos al 30/09/2013 Vs30/09/2012

Egresos al 30/09/2013 Vs30/09/2012



CONCEPTO AL30/09/2013 AL30/09/2012

VARIACIÓN Variación año a año % 2013 2012

SUELDOS 3002798.53 2822383.93 32.11 32.16 6.01

OTRAS REMUNERACIONES 602250.12 563686.68 6.44 6.42 6.40

VACACIONES 196342.67 182630.78 2.10 2.08 6.98

SEGURIDAD Y PREVISIÓN SOCIAL 312345.30 293751.84 3.34 3.35 5.95

OTRAS CARGAS DE PERSONAL 309424.67 292492.02 3.31 3.33 5.47

TRANSPORTE Y ALMACENAMIENTO 162489.90 157714.51 1.74 1.80 2.94

CORREO Y TELECOMUNICACIONES 205727.31 192154.23 2.20 2.19 6.60

HONORARIOS COMISIONES Y CORRETAJES 714155.30 680453.76 7.64 7.75 4.72

MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 139070.53 131756.85 1.49 1.50 5.26

ALQUILERES 66105.80 63066.82 0.71 0.72 4.60

ENERGÍA Y AGUA 114953.97 105778.53 1.23 1.21 7.98

PUBLICIDAD Y RRPP 173277.02 164018.3 1.85 1.87 5.34

SERV. DE PERSONAL 227564.21 224469.58 2.43 2.56 1.36

OTROS SERVICIOS DIVERSOS 850584.42 792137.1 9.09 9.03 6.87

TRIBUTOS A GOB LOCALES 80287.67 74298.84 0.86 0.85 7.46

OTROS TRIBUTOS 6478.27 6359.46 0.07 0.07 1.83

SEGUROS 29265.38 27213.96 0.31 0.31 7.01

SUSCRIPCIONES Y COTIZACIONES 25764.53 25156.84 0.28 0.29 2.36

OTRAS CARGAS DIVERSAS DE GESTIÓN 1517833.06 1402564.62 16.23 15.98 7.59

INTERESES Y GASTOS DE SOBREGIROS 0.00 0 0.00 0.00 0.00

INTERES RELAT A OBLIG A PLA 8756.00 7551.56 0.09 0.09 13.76

PERDIDA POR DIFERENCIA DE CAMB -3401.36 -727.24 -0.04 -0.01 78.62

OTRAS CARGAS FINANCIERAS 40696.78 37696.25 0.44 0.43 7.37

DEPRECIACIÓN IME 331134.42 306436.55 3.54 3.49 7.46

C.T.S 238045.26 222010.63 2.55 2.53 6.74

OTRAS PROV DEL EJERCICIO 973.15 382.08 0.01 0.00 60.74

TOTAL 9352922.91 8775438.48 100.00 100.00 6.17

SALDO 5494753.18 8775438.48 100.00 100.00 -1.14

Oficina de Habilitación y Actualización


INFORME GESTIÓN 2013

I. ANTECEDENTES :

La Oficina de Habilitaciones depende directamente de la Dirección de Economía y

a su vez del Departamento de Contabilidad.

La principal función de la Oficina de Habilitaciones es lograr que los agremiados

que deben más S/ 204 nuevos soles equivalente a más de un año de no pagar la

cuota ordinaria, paguen su deuda para estar HABILITADOS en el ejercicio

profesional.

Para ello se ofrece al agremiado facilidad para el pago en la siguiente modalidad:

RANGOS DE FRACCIONAMIENTO

MONTO (S/.) CUOTA INCIAL (%) Nº DE CUOTAS

200.00 – 600.00 60% 2

600.00 – 1,000.00 40% 6

1,000.00 – 3,000.00 30% 10

3,000.00 – a más 20% 12

DIRECCION DE ECONOMIA

CONTABILIDAD

OFICINA DE HABILITACIONES



Brindándoles atención amable, cordial y personalizada, atendiendo sus inquietudes

y orientándolos debidamente para que puedan recuperar su estado de

HABILITADOS y por consiguiente puedan ejercer su actividad profesional.

Nuestra preocupación permanente es que el agremiado se sienta acogido,

respetado y apoyado. Cumpliendo de manera eficaz y eficiente con ellos.

Además de lograr nuestra meta mensual de recaudación de s/ 70,000.00 nuevos

soles. La Oficina de Habilitaciones también se ha encargado de: La implementación,

seguimiento de Convenios Interinstitucionales; La cobranza de factura pendientes

de pago, todas estas acciones han contribuido a incrementar la recaudación para el

CAL.

La información de nuestras acciones están debidamente registradas a través de

documentación interna que consta en archivos tanto físicos y digitales. Al

preservar nuestra información y bases de datos, brindamos de manera

transparente y honestad los resultados de nuestra gestión

Que están marcados por nuestros principios de trabajo, servicios , honestidad y

compromiso para con todos los miembros de la orden de manera indistinta.

II. BASE LEGAL :

La base en la que nos hemos regido es el Estatuto del Colegio de Abogados de

Lima y de cuyos artículos aplican a nuestras actividades :

Titulo Primero

Capitulo Segundo: DE LOS PRINCIPIOS, FINES Y ATRIBUCIONES

Articulo 4º

DE SUS ATRIBUCIONES

e. Celebrar convenios para el cumplimiento de sus fines institucionales.

Titulo Segundo: DE LOS COLEGIADOS

Capitulo único: INCORPORACIÒN Y OBLIGACIONES

Artículo 8º : “ Los colegiados están obligados a cumplir con el Estatuto, respetar

el juramento otorgado, concurrir cuando sean convocados, pagar las cuotas,



Coordinador de la Oficina de Habilitación

y Recaudación

Call Center

Asistente

mantener informado al CAL respecto de su domicilio……….”

Capitulo Segundo: DE LOS ORGANOS DE DIRECIÓN

Sub capítulo Primero: DEL DECANO Y CARGOS DIRECTIVOS

Artículo 29º: “Corresponden al Director de Economía la administración de la

gestión económica y logística, preparar un balance y proyectar el presupuesto,

Informar periódicamente le estado financiero y contable de la Institución”.

No existe un capitulo y/o articulo dentro del Estatuto en el que se norme la

actividad de la Oficina de Habilitaciones, hemos enmarcamos nuestras

actividades amparadas en las normas generales y relacionadas a la dirección de

la que dependemos y las actividades que hemos venido realizando .

III. ORGANIGRAMA:

Actualmente en la oficina de Habilitación y Actualización, se cuenta con un equipo

conformado por tres personas y que están organizadas de la siguiente forma:

Coordinador de la Oficina de Habilitación : Personal Asignado, Ing. Wilinton Ortiz

Cotrina.

Asistente / Call Center : Personal Asignado, Sra. Magally

Pinedo Calleja.

3.1. Esquema del Organigrama:



3.2. Descripción de Puestos:

Coordinador de la Oficina de Habilitación: Administrar, monitorear y cumplir las políticas y programas en materia de recaudación para promover el cumplimiento voluntario de las obligaciones de pago.

Participar en de manera coordinada con la oficina de Contabilidad para el

análisis de la optimización de los procedimientos de la operación

recaudatoria; elaborar formatos y bases de datos; realizar informes por

periodos mensuales o periodos cortos en el caso de solicitudes superiores.

Personal Asignado: Ing. Wilinton Ortiz Cotrina.

Asistente: Acatar con las políticas y programas de recaudación para promover el cumplimiento voluntario de las obligaciones de pago.

Apoyar en el análisis para la optimización de los procedimientos de la

operación recaudatoria en la oficina de Habitación; o en actividades diversas

del área en el caso que se requiera.

Personal Asignado: Sra. Magally Pinedo Calleja.

Call Center: Encargado de realizar llamadas telefónicas a los colegiados que tengan deudas, indicándole el monto por cancelar; y de qué manera se puede acoger a los beneficios del fraccionamiento, y además de las ventajas que tiene el Agremiado al encontrarse Habilitado. Envió de cartas cobranzas. Apoyo en las diversas actividades que disponga

la coordinación

Personal Asignado: Sra. Magally Pinedo Calleja.

IV. LÍNEAS DE ACCIÓN:

4.1. Atención Personalizada:

A. Atención personalizada, amable, cordial a los agremiados al apersonarse a la Of. de Habilitación, brindándoles Facilidades de pago fraccionamiento (%). Y llegar a un acuerdo que sea beneficioso para ambas partes. (Ver cuadro Nº 01: Análisis de Resultados).



B. Atención telefónica (brindando información sobre las facilidades de pago fraccionamiento), a fin de dar soporte a las operaciones cotidianas de recaudación.

C. Atención vía internet (respondiendo a las solicitudes de información de los agremiados, apoyándolos en realizar la actualización de sus abonos en cuenta).

4.2. Seguimiento de Deudas Fraccionadas:

Partiendo de las bases de datos, se procedió a realizar la verificación de los

datos y estados de cuenta de los agremiados que habían realizado

fraccionamiento de deudas, se les hizo seguimiento de su cumplimiento de

cancelación de cuotas, empleando dos estrategias de trabajo:

A. Llamadas vía telefónica : Haciendo recordar los vencimientos de pago de las cuotas de fraccionamiento

Responsable : Personal Call Center. (Ver cuadro Nº 02 de Resultados).

B. Envió de cartas cobranza : Para aquellos agremiados que se retrasaban más de un mes en el pago de su cuota de fraccionamiento

Responsable : Personal Call Center. (Ver cuadro Nº 03 de Resultados).

4.3. Cobranza de Facturas Pendientes de Pago:

Se realizan las coordinaciones necesarias con las entidades públicas y privadas

que el Colegio de Abogados de Lima, haya ofrecido algún tipo de servicio; y en

su defecto tendría que solicitar el abono por dicho concepto. (Ver cuadro Nº 04

de resultados).

Desde mediados del presente año la Oficina se encarga de los siguientes

procesos de cobranza:

Ingreso de facturas por cobrar (a través del envió de cartas enviando las facturas por cobrar).

Seguimiento de abonos. Solicitud y recojo de comprobantes de pago y detracciones.



4.4. Implementación y Seguimientos de Convenios:

Los Convenios constituyen un beneficio para los agremiados que desean

estar activos y habilitados en el CAL.

En el presente año tuvimos la responsabilidad de hacer el seguimiento de los

Convenios firmados en el periodo 2011 y 2012 los cuales, luego de haber sido

efectuados cumplieron el tiempo establecido, dándose por terminado.

A. Convenios 2011

La oficina de Habilitación respetuosos de los acuerdos interinstitucionales.

Una vez que tomamos conocimiento de los Convenios, nuestro objetivo

fue dar continuidad a los beneficios ya comprometidos y brindar la mejor

atención a los agremiados beneficiados.

El principal objetivo de los Convenios fue el de fraccionamiento de deudas

de los agremiados y luego a través del descuento por planillas se nos

abonaba los cheques productos del descuento. Este sistema de pago se

respeto.

Los Convenios firmados en el periodo 2011 y a los cuales hemos realizado

seguimiento son los siguientes:

Convenio Marco de cooperación interinstitucional entre el ilustre Colegio de Abogados de Lima y el Sindicato de Trabajadores del Poder Judicial Lima Norte (SITRAPOJ); habiéndose terminado en el mes de febrero de 2013.



B. Convenio 2012

Convenio Interinstitucional entre la Corte Superior de Justicia de Lima y el Ilustre Colegio de Abogados de Lima; habiéndose terminado en Mayo de 2013.

El principal objetivo de este Convenio era beneficiar a los agremiados que

están al día en el pago de su cuota en realizarle un descuento del 15%

sobre el pago de la cuota del Fondo del Colegio de tal manera que los

Agremiados cancelan una cuota mensual de S/.15.35 (quince nuevos

soles con treinta y cinco céntimos).

4.5. Estrategias de trabajo:

Se apertura un archivo personal de los agremiados beneficiados, tanto físico

como virtual, de esta manera se puede realizar el debido seguimiento de sus

aportaciones. Recojo de cheques y planillas en las sedes del Poder Judicial y

Corte Superior de Justicia de Lima.

Depósito de los Cheques en las entidades bancarias recaudadoras del CAL

Ingreso de los abonos en cuenta de manera directa, aperturando un usuario

de caja únicamente para esta operación, de esta manera

descongestionábamos el trabajo en caja y nos permitía monitorear de manera

directa los abonos.

Este sistema de recaudación a través de Convenios a beneficiado a 78

agremiados y nos ha significado un ingreso anual de S/ 21,872..93 (Veintiún mil

ochocientos setenta y dos con noventa y tres nuevos soles). (Ver cuadro Nº

05 en Análisis de resultados).

V. ANALISIS DE RESULTADOS:

La Meta mensual planteada es de 70,000.00 nuevos soles. Al alcanzar esta meta

se determinó (Agregar cuadros).



0200400600800

100012001400

Títu

lo d

el e

je

Gestión Periodo 2013 (Enero - Setiembre)

LLAMADAS REALIZADAS - 2013

0

50

100

150

200C

anti

dad

de

Agr

em

iad

os

Ate

nd

ido

s

Gestión Periodo 2013 (Enero - Septiembre)

ATENCIÓN PERSONALIZADA

Cuadro Nº 01

Se ha realizado en total 1,157 atenciones personalizadas durante el periodo enero –

noviembre 2012. Siendo los meses de mayor demanda en Junio y Noviembre;

debido al proceso Electoral. En segundo lugar se encuentran los meses de Marzo y

Julio en respuesta a los sorteos programados. (Cuadro relacionado con el punto

4..)

Cuadro Nº 02



102

136

57

TOTAL DE CARTAS ENVIADAS

ENERO

FEBERO

MARZO

S/. 0.00

S/. 20,000.00

S/. 40,000.00

S/. 60,000.00

S/. 80,000.00

S/. 100,000.00

S/. 120,000.00

Can

tid

ad d

e D

ine

ro R

eca

ud

ado


TOTAL DE RECAUDACIÓN ENERO - SETIEMBRE 2013

Se ha realizado en total 8,867 llamadas telefónicas para recordar del pago que

tienen comprometido los Agremiados con el CAL, durante el periodo enero –

setiembre 2013. Se puede notar que los meses de Febrero, Abril y Junio y Agosto

fueron los meses con menor cantidad de llamadas por el motivo de los cambios de

rotación de personal. (Cuadro relacionado con el punto 4.2.)

Cuadro Nº 03

Se ha logrado enviar en total 289 Cartas a los Agremiados que tiene deuda con el

CAL, en los meses Enero, Febrero y Marzo como medida para reforzar las

estrategias de Recaudación en beneficio del CAL; se dejó realizar, debido a que las

respuestas la entrega de las misma tardaban hasta más de un mes, debiendo seguir

optando por las llamadas. (Cuadro relacionado con el punto 4.2.)

Cuadro Nº 04



S/. 0.00

S/. 500.00

S/. 1,000.00

S/. 1,500.00

S/. 2,000.00

S/. 2,500.00

Can

tid

ad d

e D

ine

ro R

eca

ud

ado


TOTAL RECAUDACIÓN DE CONVENIOS CON EL CAL

Se ha logrado Recaudar a través del cobro de Facturas pendientes de pago un total

de S/.97,989.96. Estas Facturas correspondientes al Periodo 2013. (Cuadro

relacionado con el punto 4.3.)

Cuadro Nº 05

Se ha logrado Recaudar a través de los diversos Convenios con el Poder Judicial

(SITRAPOJ,) y La Corte Superior de Lima la suma de S/.3,959.51. No fueron

continuos debido a las Huelgas que se ejecutaron en estos periodos y la culminación

de las mismas. (Cuadro relacionado con el punto 4.3.)

En conclusión; Se ha logrado recaudar durante el periodo de enero a setiembre

2013; Producto de Cobranzas de Facturas Pendientes un monto de: S/.97,989.96

(Noventa y siete mil novecientos ochenta y nueve con 96/100 nuevos soles), en

Convenios el monto de: S/.3,959.51 (tres mil novecientos cincuenta y nueve con

51/100 nuevos soles) y en Fraccionamiento la suma de S/.564,667.86 (Quinientos

sesenta y cuatro mil seiscientos sesenta y siete con 86/100 nuevos soles); Todas

estas cifras, hacen un Total de Recaudación, la Suma de: S/.666,617.33 (Seiscientos

sesenta y seis mil seiscientos diecisiete con 33/100 nuevos soles). Las cifras

mencionadas son reales y verificables.

Cabe mencionar que en el rubro de Fraccionamiento es una de las actividades más

relevantes en la participación de los ingresos que aporta la oficina de Habilitación al

CAL.



S/. 0.00

S/. 20,000.00

S/. 40,000.00

S/. 60,000.00

S/. 80,000.00

S/. 100,000.00

S/. 120,000.00

Can

tid

ad d

e D

ine

ro R

eca

ud

ado


TOTAL DE RECAUDACIÓN ENERO - SETIEMBRE 2013

MES FACTURA

S CONVENIO

S FRACCIONAMIENT

O TOTAL

RECAUDADO

ENERO S/. 25,588.08 S/. 782.50 S/. 73,197.60 S/. 99,568.18

FEBRERO S/. 11,443.04 S/. 2,034.77 S/. 59,004.89 S/. 72,482.70

MARZO S/. 0.00 S/. 0.00 S/. 62,126.46 S/. 62,126.46

ABRIL S/. 35,705.28 S/. 1,142.24 S/. 63,680.54 S/. 100,528.06

MAYO S/. 0.00 S/. 0.00 S/. 61,020.69 S/. 61,020.69

JUNIO S/. 0.00 S/. 0.00 S/. 58,810.69 S/. 58,810.69

JULIO S/. 8,674.80 S/. 0.00 S/. 66,984.02 S/. 75,658.82

AGOSTO S/. 0.00 S/. 0.00 S/. 57,232.97 S/. 57,232.97

SEPTIEMBRE

S/. 16,578.76 S/. 0.00 S/. 62,610.00 S/. 79,188.76

TOTALES S/. 97,989.96 S/. 3,959.51 S/. 564,667.86 S/. 666,617.33



VI. DIFICULTADES:

Información: Al haber rotación de personal, la información manejada por el personal que laboró en el área de Habilitaciones, al momento de dejar el puesto no se dejó la información que representaba la continuidad del trabajo.

Técnicas: Ha resultado poco eficiente la comunicación telefónica, en reiteradas situaciones no se ha logrado efectuar por problemas técnicos.

VII. RECOMENDACIONES:

En cuanto a la base legal: Se hace necesario que el trabajo realizado en la oficina de Habilitación esté reglamentado, para respaldar las acciones realizadas y por realizar.

Marketing: Con la finalidad de reforzar nuestras estrategias de trabajo, es necesario contar con medios publicitarios como volantes, espacio en la revista del CAL, etc.

Convenios: En vista que los convenios han sido beneficiosos para los Agremiados, es importante que se tenga en cuenta que se consideren acciones para procurar la firma de nuevos convenios interinstitucionales.

Personal: Proporcionar cursos de capacitación para el personal.

Web: Se debería corregir los datos que aparecen en la consulta de pagos de las cuotas ordinarias de cada Agremiado.

Dice:

Cuota Ordinaria: S/. 9.00

Fondo de Previsión: S/. 8.00

Debería decir:

Cuota Ordinaria: S/.17.00

Teniendo en cuenta que esta información, causa malestar en algunas

oportunidades; debiendo nosotros hacer la aclaración respectiva.

Administración General


INFORME DE GESTION DE LA OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AL 21 DE

OCTUBRE DEL 2013

Cumplimiento de las propuestas presentadas por la Dirección de Economía para el

periodo 2013 relativas a la Oficina General de Administración:

1.- Continuar con la implementación de contratos con proveedores para la adquisición de

bienes y contratación de servicios, lo que dará mayor agilidad para la atención de los

requerimientos solicitados por las distintas áreas del Colegio.

En este sentido se ha continuado trabajando con empresas reconocidas en el

mercado, que por sus volúmenes de venta nos ofrecen mejores precios, atención

oportuna y mejores condiciones de pago, que nos están permitiendo atender con

mayor fluidez los requerimientos presentados por las diferentes áreas del CAL, como

por ejemplo “Tai Loy” , “Gloria”, “Editora Perú”, entre otros.

2.- Establecer un procedimiento con plazos para la presentación de solicitudes de

requerimiento para la adquisición de bienes y servicios.

Es poco lo que se ha avanzado respecto del cumplimiento de los plazos

propuestos, sin embargo la Oficina General de Administración ha realizado denodados

esfuerzos para poder atender los requerimientos que recibe de las distintas áreas del

CAL, muchas veces solucionando pedidos efectuados con menos de 24 horas de

anticipación.

Resulta necesario contar con un Sistema integrado de Gestión Administrativa

(SPRING) más específicamente de un Módulo de Logística como herramienta de



ayuda para la Administración General, que le permitirá administrar, registrar, controlar,

elaborar, revisar y emitir información acerca de la adquisición de bienes y/o

contratación de servicios realizados por nuestra OGA en el marco del cumplimiento de

las metas institucionales.

De esta manera la OGA podría elaborar su Cuadro de Necesidades, el Plan Anual

de Adquisiciones y Contrataciones, sus Requerimientos de Bienes y Servicios, realizar

Procesos de Selección, llevar el Control de Existencias, entre otros, evitando la

duplicidad de esfuerzos.

Desde el julio del 2012 a la fecha la OGA se ha respaldado en el Sistema BAFER

para el ingreso y control de órdenes de compras y/o de servicios pero que solo es de

uso exclusivo de las áreas de logística y almacén.

3.- Consolidar la utilización de formatos específicos para cada requerimiento por rubros

(Mobiliario y útiles de escritorio, equipos y suministro de cómputo, publicidad, eventos,

etc.)

La Oficina General de Administración durante el presente periodo ha insistido ante

las distintas áreas del CAL, la utilización de los formatos de presentación de

requerimientos que se establecieron durante la gestión 2012, que nos permita un

mayor control y celeridad en la atención de los requerimientos.

A la fecha son pocas las áreas que utilizan el formato, la mayoría recurre a la

acostumbrada “carta”, que no siempre considera la información necesaria para que

los asistentes de logística realicen las cotizaciones y compras correspondientes

(especificaciones del producto solicitado), lo que muchas veces genera retrasos en la

atención de los requerimientos.



Esta es otra de las razones por las cuales se necesita contar con un módulo de

logística que sea parte de un Sistema Integrado de Gestión y que obligue al personal

de todas las áreas a generar sus requerimientos cumpliendo ciertos parámetros de

tiempo e información.

4.- Completar con la adquisición equipos de cómputo para las oficinas de las diferentes

Direcciones y de todas las sedes que no alcanzaron a ser atendidas durante la

gestión 2012.

Durante la presente gestión se ha continuado con la atención de los

requerimientos de equipos y mobiliarios de las áreas que no alcanzaron a ser

atendidas el año 2012 (10% que quedó pendiente), brindándoles de esta manera las

condiciones necesarias para el buen desarrollo de sus actividades. Se ha dado

prioridad a las áreas de atención al público con la finalidad de mejorar la atención a los

agremiados y público en general.

OTROS.-

Se continuó con los trabajos de remodelación y mantenimiento en la sede Miraflores:

1. Mantenimiento de los equipos de aire acondicionado.

2. Reparación de 40 butacas del auditorio José León Barandiarán que se encontraban

inhabilitados.

3. Cambio del toldo por una cubierta de policarbonato en la puerta principal de la sede.

4. Pintado de la parte externa e interna del local.

5. Instalación de 12 cámaras de seguridad para la parte externa de la sede como

complemento de las 06 cámaras instaladas durante la gestión del 2012.

6. Instalación de luces de emergencia y reflectores.



7. Traslado de mobiliario y documentación para su almacenamiento y conservación en el

local de San Héctor – Los Olivos.

8. Mantenimiento de las electrobombas (02).

9. Mantenimiento y cambio de llaves termo magnéticas (02).

10. Lavado de la alfombras del auditorio José León Barandiarán, Decanato, Coordinadora

de Delegados.

Procedimientos Administrativos:

1. Supervisión y control de los servicios brindados a los usuarios en la sede principal así

como de las adquisiciones efectuadas a solicitud de las distintas áreas.

2. Atención de consultas y quejas de los usuarios y solución de las mismas de ser el

caso.

3. Evaluación y supervisión de los servicios brindados por nuestros proveedores y

concesionarios.

4. Revisión y ordenamiento de los Contratos de Locación.

5. Revisión y elaboración de contratos de concesión.

6. Elaboración del “Proyecto de Manual de Procedimientos para el Manejo, Control y

Custodia de Activos Fijos”.

RECOMENDACIONES.-

1. Concluir con la implementación del sistema SPRING con la finalidad que la institución

cuente con un Sistema Integrado de Gestión, que considere nuevos procesos

administrativos que se ajusten a nuestra realidad. El actual sistema data del año 2005

y sus módulo son básicamente para el área de contabilidad y RRHH.



Las demás áreas del CAL trabajan con aplicaciones independientes o desarrollan

sus procesos de forma manual además el CAL no cuenta con personal capacitado

para la implementación de soluciones automatizadas e integradas.

2. Contratación de una empresa que realice el Inventario de Activos Fijos y Conciliación

Contable y Tributaria de Activos Fijos como cierre de la presente gestión.

Oficina de Contabilidad y Finanzas...Oficina de Contabilidad y Finanzas Informe de Gestión 2013...

Documents

Transcript of Oficina de Contabilidad y Finanzas...Oficina de Contabilidad y Finanzas Informe de Gestión 2013...