Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 1 3.Gestión de...

© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 1

Otra forma de ver su empresa

3.3. Gestión de Gestión de Proyectos y Programas Proyectos y Programas

• Selección y priorización de proyectos

• Planificación, seguimiento y cierre


Otra forma de ver su empresaCiclo de Vida de ProyectosCiclo de Vida de Proyectos

Procesode Inicio

Procesode Inicio

Proceso dePlanificación


Procesode Control

Procesode Control

Procesode Cierre y Aprendizaje


Procesode Ejecución



Otra forma de ver su empresaPlanificación y ControlPlanificación y ControlLos cinco procesos se superponenLos cinco procesos se superponen

Tiempo

Inte

nsi

dad

Inicio Planificación Ejecución Control Cierre



Inicio de un ProyectoInicio de un Proyecto


Otra forma de ver su empresaProceso de InicioProceso de Inicio

4 Etapas de Inicio

• Filtros de Negocio

• “Charter”(s) del Proyecto

InicioInicioInicioInicio

Filtro Filtro NegocioNegocioFiltro Filtro

NegocioNegocio ““Charter”Charter”““Charter”Charter”Investig.Investig.InicialInicial

Investig.Investig.InicialInicialIdeaIdeaIdeaIdea


Otra forma de ver su empresaIdeas – Generación / Ideas – Generación / SelecciónSelección

BIs

UIs

GIs

Imperativos de Negocio(Business Imperatives)

Buenas Ideas (Good Ideas)

Ideas desechables (Useless Ideas)


Otra forma de ver su empresaAlternativas / 5 Dimensiones Alternativas / 5 Dimensiones Encaje de ProyectosEncaje de Proyectos

ProyectoProyecto

EncajeEstratégico

EncajeEstratégico

Atractividaden el Mercado

Atractividaden el Mercado

EncajeTecnológico

EncajeTecnológico

Impacto en el Negocio

Impacto en el Negocio

Orientación al Cambio



Otra forma de ver su empresaAtractividad al MercadoAtractividad al Mercado

Factores Clave

1 4 7 10 Puntos

Necesidad Aparentemente poca

Debe ser remarcada

Existente similares

‘me too’

Por delante

Madurez Declinando Maduro o Embrionario

Crecimiento

Modesto

Expectativas de alto crecimiento

Competencia/

Intensidad

Alta Moderada / Alata

Moderada / Baja

Baja

Distribución y

Ventas

Se necesitan nuevas / Competencias/ Canal

Competencias existen / Nuevo canal

Existentes pero adaptadas

Usa actual venta y distribución

Oportunidad Margen y

Mercado pequeño

Margen pequeño; gran mercado

Margen alto; mercado pequeño

Margen y mercado altos

Imagen y Relaciones

Negativo Neutro Favorable Impacto positivo


Otra forma de ver su empresaEncaje TecnológicoEncaje Tecnológico

Factores Clave

1 4 7 10 Puntos

“Gap”

Técnico

Un gran gap Cambio importante

Requiere cambio

Mejora Incremental

Complejidad proyecto

Difícil de definir

Fácil de

definir

Reto, pero asumible

Fácil de asumir

Competencias

Tecnológicas

Tecnología nueva para el negocio

Algunas experiencias

Practicadas Ocasionalmente

Ampliamente practicadas el la empresa

Disponibilidad personas

No tenemos gente apropiada

Cortos en ideas clave

Tenemos las personas

Personas y competencia disponibles

Disponibilidad sistemas /

Recursos

No tenemos ni recursos ni sistemas

Modificaciones a los sistemas actuales

Disponibles con planificación

Disponibles y listos


Otra forma de ver su empresaPrimer Corte de PrioridadPrimer Corte de Prioridad

Proyecto Encaje

estratégico

Atractivo al Mercado

Encaje

Tecnológico

Impacto al Negocio


Promedio

Total

ABC 10 10 10 10 10 10.0

PQR 10 8 7 10 5 8.0

VWY 9 8 5 8 8 7.6

XYZ 7 6 7 7 9 7.2

DEF 4 7 8 9 5 6.6

RST 3 8 9 6 5 6.2

LMN 7 4 4 5 8 5.6

OPQ 6 5 5 5 4 5.0

FRG 2 3 2 3 7 3.4



4 Etapas de Inicio








Otra forma de ver su empresaInvestigación InicialInvestigación Inicial

Afinar el Alcance del Proyecto / Actividad– Preparar Definición de Trabajo

Desarrollar / Producir o Comprar– Lógica y Opciones– ¿Tenemos las competencias o las podemos adquirir?

Tenemos Soluciones a:– Problemas y riesgos tecnológicos– Problemas y riesgos comerciales– Costes Aproximados

Background y Experiencia


Otra forma de ver su empresaAtractividad del NegocioAtractividad del Negocio

Factor Peso Valor Valor ponderado

Tamaño Mercado 20 1 20

Competencia 10 0.5 5

Canales 15 0.5 7.5

Crecimiento 30 1 30

Posicionamiento 25 1 25

Total 100 87.5


Otra forma de ver su empresaCapacidad OperativaCapacidad Operativa

Factor Peso Valor Valor ponderado

Capacidad 30 0.2 6

Adecuación 20 0.3 6

Sistemas 15 0.3 4.5

Infraestructura 15 0.5 7.5

Marketing 20 0.3 6

Total 100 30


Otra forma de ver su empresaPriorizar RecursosPriorizar Recursos

Proyecto Promedio Total

Atractivo

del Negocio

Capacidad Operativa

Recursos Críticos

Recursos Acumulados

Compromiso

ABC 10 87 30 0.5 0.5 Si

PQR 8 70 80 0.3 0.8 Si

VWY 7.6 66 42 0.1 0.9 Si

XYZ 6.6 58 80 0.1 1.0 Si

DEF 3.4 18 80 no 1.0 Si

RST 6.2 20 20 0,2 1.2 No

LMN 5.6 40 50 0.4 1.6 No

OPQ 5 45 20 0.2 1.8 No

FRG 7.2 15 20 0.4 2.2 No


Otra forma de ver su empresaRecursos CríticosRecursos Críticos

¿Cuáles son nuestros recursos críticos?



Gestión del Portafolio Gestión del Portafolio de Proyectosde Proyectos

Baja

Media

Fuerte

Cap

acid

ad O

per

ativ

a

Alto Medio Bajo

Atractivo para el negocio

P1

P3

P8

P2

P4P6

P7

P5 P9



4 Etapas de Inicio








Otra forma de ver su empresaEstudio Técnico ViabilidadEstudio Técnico Viabilidad

Afinar el Alcance del Proyecto / Actividad– Preparar Definición de Trabajo

Comprar o Producir– Necesidad de Control, propiedad intelectual– ¿Tenemos las competencias o las podemos/queremos

adquirir?

Tenemos Soluciones a:– Problemas y riesgos tecnológicos– Problemas y riesgos comerciales– Costes Aproximados

Background y Experiencia



Desarrollando un Desarrollando un Caso de NegocioCaso de Negocio

BeneficiosBeneficios

ObjetivosObjetivos

Factores CríticosFactores Críticosde Exito de Exito

EntregasEntregas

CostesCostes

•¿Cual será el Beneficio?

• Técnicas y procesos de Técnicas y procesos de análisisanálisis

•¿Qué hay que conseguir?

•Estratégico / Táctico / Operativo

•¿Qué no puede fallar?

•Partes del éxito total

•¿Qué debemos hacer y presentar? •Plan trabajo agrupado

y desarrollo en detalle

•¿Qué va a costar?

•Coste +/- 10% / Riesgos / Premisas

¿Qué? ¿Como?


Otra forma de ver su empresaTipos de Análisis de Tipos de Análisis de BeneficiosBeneficios

De Cash Flow actualizado

• Valor Neto Actual (Net Present Value) (NPV)

• Retorno de la Inversión (ROI)

De Cash Flow no actualizado

• Análisis Coste Beneficio (BCA)• Período de repago (Payback Period)



4 Etapas de Inicio








Otra forma de ver su empresaIniciando el ProyectoIniciando el Proyecto

Desarrollar objetivos Definir entregas Definir alcance general Identificar actividades alto nivel Documentar premisas Asegurar Sponsor Obtener aprobación

Input OutputProceso

CharterInicial

del Proyecto

Definición Inicial Limitaciones Importantes

Identificadas Premisas Importantes Designado “Project

Manager” Aprobación Autorizada

“BusinessCase”

Charter: Definición del Proyecto, Especificación etc.



Planificar un ProyectoPlanificar un Proyecto

Procesode Iniciación




Procesode Control

Procesode Control









Procesode Control

Procesode Control






Otra forma de ver su empresaProcesos de PlanificaciónProcesos de Planificación

6.3 6.3 Duración Duración estimada estimada

actividadesactividades

6.3 6.3 Duración Duración estimada estimada

actividadesactividades

5.2 5.2 PlanificaciónPlanificación

AlcanceAlcance

5.2 5.2 PlanificaciónPlanificación

AlcanceAlcance

5.3 5.3 Definición Definición Alcance Alcance

5.3 5.3 Definición Definición Alcance Alcance

6.1 6.1 DefiniciónDefinición ActividadActividad

6.1 6.1 DefiniciónDefinición ActividadActividad

7.17.1Planificación Planificación

RecursosRecursos

7.17.1Planificación Planificación

RecursosRecursos

6.26.2SecuenciaSecuencia

ActividadesActividades

6.26.2SecuenciaSecuencia

ActividadesActividades

7.27.2Estimación Estimación

costescostes

7.27.2Estimación Estimación

costescostes

6.46.4Desarrollo Desarrollo programasprogramas

6.46.4Desarrollo Desarrollo programasprogramas

7.37.3Budget de Budget de

CostesCostes

7.37.3Budget de Budget de

CostesCostes

4.14.1Desarrollo Desarrollo

Plan ProyectoPlan Proyecto

4.14.1Desarrollo Desarrollo

Plan ProyectoPlan Proyecto

Fuente: Los números se refieren al PMI® Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Knowledge Areas


Otra forma de ver su empresaTres niveles de Tres niveles de planificación y control:planificación y control:

• Un dirección integral de la empresa o un. de negocio.

• Una gestión global del programa / proyecto

• Una gestión de ejecución

32© The Delos Partnership 2004

Pilotage Intégré dePilotage Intégré de l’Entreprisel’EntrepriseLe modèle DelosLe modèle Delos

ACTION

AACCTTIIOONN

Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4

An alyseInnovation

An alyseInnovation

An alyseDemande

An alyseDemande

An alyseFourniture

An alyseFourniture

An alyseGlobale

An alyseGlobale

Étape 1Étape 1

Étape 2Étape 2

DirectionGénérale

DirectionGénérale

Étape 5Étape 5

Étape 7Étape 7

Étape 4Étape 4Étape 3Étape 3

An alyseSupport

An alyseSupport

Étape 6Étape 6

30© The Delos Partnership 2004

Planification et Contrôle Planification et Contrôle Processus ‘étapes et portes’Processus ‘étapes et portes’

Bilan duprojet

Générationd'idées

Étude

d'opportunité

Éta

pe

1É

tap

e 1

Étude de

faisabilité

Éta

pe

2É

tap

e 2

Développement

prototype

Éta

pe

3É

tap

e 3

Tests et

Validations

Éta

pe

4É

tap

e 4

Production

et lancement

Éta

pe

5É

tap

e 5

Porte 1 Porte 2 Porte 3 Porte 4 Porte 5

Revue de

développement

Revue de

faisabilité

Revue

d'opportunité

RecetteSélection

d'idées

ClôtureClôture

Planification, Suivi et ExécutionPlanification, Suivi et Exécution

ChoixChoix

© The Delos Partnership 2004

Kdwr d fkokf ddd

d flk ircmejdjr djff

Mfe s ffk l f

Kxkfd kr

ActivitéActivité 22

ActivitéActivité 11FFJJDDNNOOSSAAJJJJMMAAMMFFJJAActivitéctivité

Jhdf jkjkf f kf

Kdjkgf

Jf djdf

Jf jdjgf kf ggkgf kgf

Kkklgf klgf

Jdf kgf gf ggf g

Jjdsklgkjk djfLkdklll ddl

Sldlg ldf glgkd l; glgl; gl;

Ksdkf sdl; f ’’’f dl; f lf; f gf gf

Lot de Lot de trav aux trav aux 11

Jhdf jkjkf f kf

KdjkgfJf djdf

Jf jdjgf kf gg

kgf kgf

Kkklgf klgf

Jdf kgf gf ggf g

Jjdsklgkjk djf

Lkdklll ddl

Sldlg ldf glgkdl; glgl; gl;

Ksdkf sdl; f ’’’f dl; f lf ; f gf gf

Lot de Lot de trav aux trav aux 22

Programmes hebdomadairesProgrammes hebdomadairesUn processus permanent à horizon glissantUn processus permanent à horizon glissant



InputInput OutputOutputProcesosProcesos

Fases

Objetivos

Entregas

Criterios Conformidad

CharterProjectCharter

Plan Alcance

Fase 1 Fase 2

Planificación del AlcancePlanificación del Alcance




Descomposición

Objetivos

Estructura de Trabajo

Charter

PlanAlcance

Charter

Alcance

WBS/DET

Definición del AlcanceDefinición del Alcance




Listas de ActividadCharter

Scope Plan

WBS/DET

Charter

Alcance

WBS

Listas de Actividad

Definición de ActividadesDefinición de Actividades



Actividad 2




Dependencias

Proyecto visualizadoDiagrama de Proceso

Dependencias:ObligadasDiscrecionalesExternas

Charter

Alcance

WBS

Charter

Alcance

WBS

Lista Actividades Lista Actividades

Diagrama

Secuenciar ActividadesSecuenciar Actividades


Otra forma de ver su empresaDiagrama Sagittal (CPM)Diagrama Sagittal (CPM)

Inicio Fin

Actividad

Actividad

Actividad

Actividad

Actividad Actividad Actividad

Actividad

Actividad

Actividad

Actividad

Entrega Actividad

Entrega

Actividad Entrega

Actividad


Otra forma de ver su empresaDisponerlas en Secuencia Disponerlas en Secuencia GlobalGlobal

Inicio Fin

Actividad

Actividad

Actividad

Actividad


Actividad

Actividad

Actividad

Actividad

Entrega Actividad

Entrega

Actividad Entrega

Actividad

Arr

anqu

e de

l nue

vo p

roce

so


Otra forma de ver su empresaDefinir los Hitos Definir los Hitos PrincipalesPrincipales

Inicio Fin

Actividad

Actividad

Actividad

Actividad


Actividad

Actividad

Actividad

Actividad

Entrega Actividad

Entrega

Actividad Entrega

Actividad


Otra forma de ver su empresaDefinir el Camino Critico,Definir el Camino Critico,Establecer FechasEstablecer Fechas

Inicio Fin

Actividad

Actividad

Actividad

Actividad


Actividad

Actividad

Actividad

Actividad

Entrega Actividad

Entrega

Actividad Entrega

Actividad


Otra forma de ver su empresaDiagrama de Actividades / Diagrama de Actividades / RelacionesRelaciones

1. Listar actividades, hitos y entregas– Proyectos similares, historia– Modelos Standard

2. Seguir el flujo de actividad básico– Post-it ™– En algunos casos usar

diagramas de interrelaciones

3. “Lead time”, responsabilidades, cargas– Duración– Quien controla progreso– Recursos y cargas

4. Evaluar flujo crítico – Critico 1 y 2– Riesgos– Planes Contingencia

5. Evaluarte costes• Actividad interna directa• Actividad interna indirecta• Actividad externa

6. Seguimiento• Sistema o software de gestión • Control en el flujo crítico• Cambios• Reportes y otras entregas


Otra forma de ver su empresaDiagrama de Actividades / Diagrama de Actividades / RelacionesRelaciones

Gate 3

Gate 4

Gate 5

Inicio Final

Act.

Entrega

Entrega

Entrega

Entrega

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Entrega

Entrega


Otra forma de ver su empresaUn Programa Global es la Un Programa Global es la suma de Proyectos suma de Proyectos

Start End

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Deliv.

Deliv.

Deliv.

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Deliv.

Start End

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Start End

Act.

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Start End

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Inicio Final



Actividad 3


Otra forma de ver su empresaResto PlanificaciónResto Planificación

• Determinar Responsables• Determinar Duración por actividad• Determinar flujo crítico (CPM) (DCC)• Desarrollar programas• PERT• Plan de control actividades y suministros• Gestión del Riesgo• Equilibrar Recursos• Plan de actividades, costos y desembolsos• Comunicación y Documentación




Sistema de Gestión de Proyectos ITC h a r t e r

S c o p e P l a n

W B SP r o j e c t T a s kL i s tN e t w o r k

D i a g r a mD u r a t i o n E s t i m a t e s

&A s s u m p t i o n sP r o j e c t

S c h e d u l eR e s o u r c e

R e q u i r e m e n t s

C o s t E s t i m a t e s

B a s e l i n e B u d g e t

Desarrollo de la Desarrollo de la Planificación del ProyectoPlanificación del Proyecto




Plan CalidadPlan Organización

Plan Comunicación Plan Recursos ExternosPlan Aprovisionamientos

Plan Gestión Riesgo

InitialProjectCharter

Charter Inicial

Proyecto

Sistema IT Gestión Proyectos

Estándares del Proyecto

Know how Stakeholders

Desarrollo de la Desarrollo de la Planificación del ProyectoPlanificación del Proyecto



Programa de ProyectoPrograma de Proyecto

Plan de ProyectoPlan de Proyecto

Lista de ActividadesLista de Actividades

• Documento (no un diagrama Gantt)

• Hasta el nivel que vamos a controlar

• Programa continuo semanal de tareas (aprox. 4 semanas horizonte)

Jerarquía de la PlanificaciónJerarquía de la Planificación

WBS/DET

© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Otra forma de ver su empresaListas de Actividades

• Diseñadas para reducir estructura asociada al mantenimiento de un plan más detallado por semanas.

• La lista de actividad es una imagen detallada de las tareas y responsabilidades y un programa de actividades en las próximas 4 semanas

– Especifica tareas, recursos asignados, responsabilidades y las fechas esperadas de inicio y fin

– Se actualiza semanalmente, en base a los resultados obtenidos hasta la semana actual/ anterior

– Los cambios en el plan de trabajo del proyecto se reflejan en las listas de actividad y viceversa

99

1122

33

66



¿Requerimientos?...………………...

¿Cuando?…………………………….

¿Qué hay que hacer?………………….

¿En que orden?………………………….

¿Por quien?……………………….

¿Duración de las actividades (y por tanto del proyecto)?

¿Encaje?………...............................

Objetivos y entregas

Estimados a nivel agregado/alto/hitos externos

Actividades

Dependencias

Recursos

Estimados a nivel detalle

Reconciliación

Resumen de ProgramaciónResumen de Programación


Otra forma de ver su empresaReconciliaciónReconciliación

• Más recursos• Alcance• Mayor desglose enfocado en los

requerimientos actuales• Análisis de la vía crítica• Re-time• Nivelar recursos / utilización• Tiempos excedidos!• Riesgos• Vía rápida




Tipo de recursos requeridos

Cuantos

Tiempo

% de dedicación

Charter

Alcance

WBS/DET

Lista Tareas

Diagramas Flujo

Premisas Estimaciones

Programas

Charter

Alcance

WBS/DET

Lista Tareas

DiagramaFlujo


Duración

Programas

RequerimientosRecursos

Planificación de RecursosPlanificación de Recursos



InputInput OutputOutputProcesoProcesoss

Estimación Paralela por análogos

Estimación Arriba Abajo

Estimación Abajo Arriba

Charter

Scope Plan

WBS

Project Task List

NetworkDiagram

Duration Estimates

&Assumptions

Project Schedule

Requerimientos de recursos

Charter

Scope Plan

WBS

Project Task List

NetworkDiagram

Duration Estimates

&Assumptions

Project Schedule

ResourceRequirements

Costes Estimados

Estimación de CostosEstimación de Costos




Agrupación de

Estimaciones

Alcance

Planificación de CostosPlanificación de Costos

Charter

WBS/DET

Lista Tareas


Duración

Programas


CostesEstimados

Charter

WBS/DET

Lista Tareas


DuraciónProgramas


BudgetBase


Otra forma de ver su empresaPlan CalidadPlan Calidad

• Estándares– Requerimientos a cumplir. Explícitos y no

explícitos

• Asegurar– Como vamos a asegurar cumplir todos los

requerimientos

• Control– Como verificamos y medimos el

cumplimiento de los requerimientos


Otra forma de ver su empresaPlan OrganizaciónPlan Organización

• Estructura de Responsabilidades – Asignación de tareas y responsabilidades

• Plan de gestión de Personal– Recursos humanos. Inicio, final, tiempo y

dedicación en fases del proyecto

• Organigrama del proyecto


Otra forma de ver su empresaPlan de ComunicacionesPlan de Comunicaciones

Temas

Objetivos, Alcance

Acordar “Que” Comunicar

Canales, Media

Principios

Acordar “Como” Comunicar

Personas

Materiales

Desarrollo Capacidades

ABC de temas a resolver

Ajustes Temas

Revisar EfectividadProblemas

Recoger y Documentar

Respuesta Inmediata

Capturar “Feedback”

Comprensión

Entorno Abierto

Comunicación



Actividad 5


Otra forma de ver su empresaPlan de ComunicacionesPlan de Comunicaciones

Canal/Vehicle Description Frequency Potential Audience

Project Plan Microsoft Project Plan with deliverables

Ongoing Steering committee; key stakeholders

Status Reports Progress against deliverables and identification of issues and risks

Weekly Project Office

Update Presentations

Monthly summary of status reports

Monthly All Staff [via key Process owners]

Info Letter Update on Schedule, benefits of Project one

Every Quarter

All Staff


Otra forma de ver su empresaPlan de Gestión de RiesgosPlan de Gestión de Riesgos

• Identificación Riesgos

• Cuantificación Riesgos

• Desarrollo de Respuestas /Alternativas

• Plan Contingencias

• Control de Respuestas



CADA proyecto lleva consigo un número de riesgor

• Probabilidad

• Impacto y gravedad del mismo

• Como reducir el impacto (mitigación)

• Como evitar las consecuencias (Contingencia)

¿Qué es un Riesgo?¿Qué es un Riesgo?

Una condición o circunstancia que puede ocurrir y afectar negativamente el éxito del proyecto en algún momento del FUTURO




Comprobación de listados

Entrevistas

Informaciones externas

‘Feed back’

Documentación Proyecto

Contratos

Orígenes de Riesgo

Potenciales eventuales

Síntoma de riesgos

Identificación de RiesgosIdentificación de Riesgos




Análisis y Consideraciones

Árboles de decisión

Estadísticas

Tolerancia aceptada por ‘Stakeholders’

Eventuales riesgos potenciales

Costos Estimados

Duración Estimada

Riesgos a aceptarRiesgos a mitigarRiesgos a eliminar

Cuantificación de RiesgosCuantificación de Riesgos


Otra forma de ver su empresaEstadísticasEstadísticas

PERT

• Desviación Standard = (Peor Caso - Mejor Caso)/6

• Varianza = [(Peor Caso – Mejor Caso) /6 ] 2

Mayor varianza implica un mayor riesgo...


Otra forma de ver su empresaFactores de Riesgo Factores de Riesgo FrecuentesFrecuentes

•Tamaño o complejidad del Proyecto•Factores de influencia del entorno•Tecnológicos (experiencia, fiabilidad, etc.)•Disponibilidad de recursos experimentados•Sponsor de Dirección•Falta claridad en la dirección y objetivos



Actividad 4



Ejecutar un ProyectoEjecutar un Proyecto





Procesode Control

Procesode Control









Procesode Control

Procesode Control






Otra forma de ver su empresaEjecutar un ProyectoEjecutar un Proyecto

• Reportar Status del Proyecto• Informes de Situación• Gestión Incidencias• Gestión Cambios Técnicos• Gestión del Conocimiento• Responsabilidades del “Project Manager.”



Informar de Incidencias Descripción Impacto Solución propuesta

Desarrollo de planes de contingencia para riesgos y alternativas

Revisar y aprobar resoluciones Evaluar cambios Desarrollar competencias

/Conocimientos de equipos Gestionar terceros Gestión del Conocimiento

Input OutputProcesos

Maintained Project Work plan

Resultados /

Entregas

Informes

de

Situación

Cambios

Requeridos

Incidencias

Riesgos

Cambios

Ejecutar un ProyectoEjecutar un Proyecto


Otra forma de ver su empresaEvaluar CambiosEvaluar Cambios

• Hay imprevistos – el entorno del proyecto es dinámico

• Elaborar nivel de tolerancia - determinar hasta que nivel de cambio se puede aceptar sin una nueva aprobación formal del usuario.

• Si se excede el nivel de tolerancia, ejecutar el proceso formal de requerimiento de cambios.

• Gestionar las expectativas así como el alcance y objetivos del proyecto.



Periódicamente (semanas/mes) evaluar e informar:– Programa -- plan, actual y previsión– Budget -- plan, actual y previsión– Incidencias -- numero, progreso y soluciones– Riesgos -- impacto, alcance y estrategia– Entregas -- completas, calidad– Cambios Requeridos -- número, causa,

situación, impacto

Ejecutar un Proyecto Ejecutar un Proyecto Actividades clave del “Project Actividades clave del “Project Manager”Manager”



• Identificar variaciones en el alcance (entregas, funcionalidades, organización, etc.)

• Analizar impactos en la programación temporal, recursos, requerimientos y presupuesto

• Revisar cambios y aceptación en programas, tiempos, presupuestos y recursos, si se producen

Ejecutar un Proyecto Ejecutar un Proyecto Actividades clave del “Project Actividades clave del “Project Manager”Manager”



Control de un ProyectoControl de un Proyecto





Procesode Control

Procesode Control









Procesode Control

Procesode Control






Otra forma de ver su empresaControlar un ProyectoControlar un Proyecto

• Gestión del Valor

• Gestión de la Calidad

• Proceso Stage and Gate

• Responsabilidades del “Project Manager”



Áreas del Control de Proyectos:

Tiempos

CostesCalidad

Dimensiones del ControlDimensiones del Control

Alcance


Otra forma de ver su empresaGestión del ValorGestión del Valor

• Es un mecanismo de control que permite al contratante y al cliente, monitorizar el avance en términos de: – Costes– Programa tiempos– Rendimientos Técnicos

• Normalmente creado y bajo la responsabilidad del contratante

• En prácticas tradicionales se tendía a comparar coste actual vs. gastos planificados y confundía coste actual con avance actual del proyecto. – EVM (GdV) proporciona una tercera referencia; una

vista objetiva del status del contrato



Gestión del ValorGestión del Valor

Ahora

Fecha Plan

Finalización

Budget Proyecto

(CA)

(VP)

(VA)

Variación Coste

Variación Programa (Coste)

Variación Programa (Tiempo)

Budget al Terminar (BAC)

Previsión Extra Costes

Valor Plan (VP): Coste en Plan del Trabajo ProgramadoCoste Actual (CA): Coste actual del Trabajo realizado (ACWP)Valor Adquirido (VA): El costo al Plan del Trabajo realizado


Otra forma de ver su empresaGestión del ValorGestión del Valor• Medidas Retrospectivas

– Índice de Rendimiento Costes = IRC (CPI) = VA/CA

– Índice Rendimiento Programa = IRP (SPI) = VA / VP

– Varianza de Coste = VA – CA

– Varianza de Programa = EV – PV

• Medidas Previsionales

– Coste Final = Coste Budget / IRC (CPI)

– Duración Final Proyecto = Tiempo Plan Proyecto / IRP (SPI)



Stage and GateStage and Gate

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Tarea---------------------------------------------------------------------------

---------

Pla

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2 O

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Revisiónpost

Lanzam.

STAGE 1 STAGE 2 STAGE 3 STAGE 4 STAGE 5

GATE 1 GATE 1 GATE 3 GATE 4 GATE 5

IDEAS


Otra forma de ver su empresaLa Interacción de FiltrosLa Interacción de Filtros

HITOS

STAGE and GATE

FILTRO deNEGOCIO

REVISIONPOST

LLANZAM.

INVESTIGAR ESTUDIO deNEGOCIO

DESARROLLO TEST YVALIDAR

PRODUCIRY LANZAR

IDEAS

ES

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P

roye

cto

Tod

os


Otra forma de ver su empresaStage and GateStage and GateRelaciones DepartamentalesRelaciones Departamentales

1 2 65 74

Idea Inversión Inicial1 2 4 5 6

3

3 7Caso de Negocio

Desarrollo del Plan

Evaluación Riesgos

Producir Evaluación Post

I & D / TécnicosI & D / Técnicos

Ventas y Marketing / OperacionesVentas y Marketing / Operaciones

Finanzas / DirecciónFinanzas / Dirección

InicioInicio PlanPlan EjecuciónEjecución ControlControl CierreCierre



• Monitorizar y evaluar avance (tiempos, costes)• Ajustes (Programa, recursos, actividades) necesarios

para conseguir los objetivos• Identificar y resolver todas las incidencias• Identificar y gestionar los riesgos del proyecto• Monitorizar el status el impacto de todos los

proyectos relacionados• Coordinar asignación de todos los recursos• Revisar y aprobar la calidad de todas las entregas

Control del ProyectoControl del ProyectoActividades Clave del Project Actividades Clave del Project ManagerManager



Proceso de Cierre y AprendizajeProceso de Cierre y Aprendizaje





Procesode Control

Procesode Control









Procesode Control

Procesode Control






Otra forma de ver su empresaProceso de Cierre y Proceso de Cierre y AprendizajeAprendizaje

• Evaluación Post-Proyecto /Lanzamiento

• Evaluación del rendimiento del Equipo y

Personas

• Evaluar experiencias y aprendizajes

• Registrar conocimientos adquiridos



Verificación Alcance y Revisión Objetivos

Auditoria Aprovisionamientos

Documentación y Archivo. Gestión documental

Identificar lecciones aprendidas y definir mejoras futuras procesos

Revisión equipo y miembros

Conocimientos adquiridos Inputs fuera del Equipo

Input OutputProcesos

Contratos

CharterProyecto

EvaluaciónProyecto

EvaluacionesPersonales

ConocimientosAdquiridos

DossierContratos

MedidasRendimiento

Cierre del ProyectoCierre del Proyecto



• Obtener la revisión final y aprobación de las entregas

• Evaluar resultados vs. Programa y Plan• Gestión documental de la información del

proyecto • Realizar informe de cierre• Asegurar la documentación, explicitar el

máximo de conocimientos adquiridos y asegurar la reutilización

Cierre del Proyecto Cierre del Proyecto Actividades clave del “Project Actividades clave del “Project Manager”Manager”

Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 1 3.Gestión de...

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