PLAN DE GESTIÓN SOCIAL

-DISTRITO DE RIEGO. CONSULTORÍA PARA PEQUEÑA ESCALA-

Tabla de contenido

Introducción .................................................................................................................................... 1

Alcances ........................................................................................................................................... 2

Objetivo ........................................................................................................................................... 3

Normatividad .................................................................................................................................. 3

Descripción de los componentes .................................................................................................... 4

1. Componente Lectura Territorial. ............................................................................................. 4

2. Componente Capacitación. ..................................................................................................... 6

3. Componente de Gestión Humana y contratación de mano de obra en región. ..................... 6

4. Componente de Comunicación y Divulgación ........................................................................ 7

5. Componente acompañamiento social –Actividades técnicas en obra- ................................ 11

6. Componente monitoreo, evaluación y seguimiento. ............................................................ 12

Cronograma de Entregas ............................................................................................................... 15

Glosario ......................................................................................................................................... 15

Fuentes .......................................................................................................................................... 17

Introducción

La adecuación de tierras, entendida desde el artículo 3 de la Ley 41 de 1993, indica que “la construcción de

obras de infraestructura destinadas a dotar un área determinado con riego, drenaje o protección contra

inundaciones, con el propósito de aumentar la productividad del sector agropecuario; debido a que la

adecuación de tierras es un servicio público”. Así mismo la UPRA en su guía para la formulación de estudios

de pre inversión en proyectos de adecuación de tierras, recoge que “la adecuación de tierras es un servicio

público que contribuye al desarrollo rural mediante la construcción física para el riego, drenaje, protección

contra inundaciones, con acciones complementarias para mejorar la productividad, los ingresos de los

productores y sus condiciones de vida a través de un manejo integral, eficiente y sostenible de los recursos

que coexisten en un territorio.

En concordancia con el Manual de Normas Técnicas Básicas para Proyecto de Adecuación de Tierras, donde

se establecen las normas actuales para el proceso de adecuación de tierras y sus respectivos componentes

jurídicos, técnicos, económicos y financieros, ambientales y sociales, el presente documento describe las

herramientas necesarias para el acompañamiento social en los proyectos de consultoría de las obras de

Adecuación de Tierras (ADT).

En los estudios y diseños para proyectos de pequeña escala, a través del contrato interadministrativo que

suscribió la Agencia de Desarrollo Rural con FINDETER, se tiene por objetivo “la prestación del servicio de

asistencia técnica y administración de recursos para ejecutar los proyectos relacionados con la construcción

de obras de infraestructura para distritos de riego y drenaje y sistemas alternativos de adecuación de tierras

y saneamiento básico, cuyo propósito es mejorar las condiciones de la población que habita en las regiones

de Colombia. Para ello hace parte de los proyectos a ejecutar la estructuración de aquellos así lo convengan

las partes, así como la contratación de obras, consultorías e interventorías requeridas. Por lo tanto para los

fines de este contrato se entiende por adecuación de tierras, la construcción de pozos subterráneos para dotar

un área determinada con riego y drenaje.

El Plan de Gestión Social es un conjunto de actividades interinstitucionales y comunitarias que identifican los

posibles cambios y transformaciones del entorno ambiental, social y económico de los habitantes, generados

como resultado de la ejecución de un determinado proyecto. Define las estrategias de acción para crear las

condiciones que permitan interrelación en las comunidades y en las administraciones locales y regionales

dentro de un contexto de creación participativa y sostenibilidad ambiental, potenciando los beneficios

socioeconómicos esperados con ocasión del proyecto y generando bienestar para la gente.

El Plan de Gestión Social, con el fin de minimizar los impactos del proyecto en la población afectada por las

obras a realizar, y generar bienestar, comprende los siguientes componentes:

1. Componente lectura territorial.

2. Componente de capacitación.

3. Componente de gestión humana y contratación de mano de obra de región.

4. Componente de comunicación y divulgación.

5. Componente acompañamiento social –Actividades técnicas en obra-.

6. Componente monitoreo, evaluación y seguimiento.

Dentro de la vicepresidencia técnica de FINDETER, se ha definido un paso a paso de cómo se debe llevar a

cabo el Plan de Gestión Social, el cual se regirá para los proyectos, con el fin de manejar un mismo idioma y

poder unificar datos y criterios.

Alcances

El Plan de Gestión Social se dirige a comunidades no étnicas; en el caso de grupos étnicos, cualquier obra que

afecte su territorio debe realizarse de acuerdo a los mecanismos de Concertación y Consulta Previa, Libre e

Informada, dispuestos por el Estado, como la Ley 21 de 1991 (que ratifica el Convenio 169 de la OIT), Ley 70

de 1993, la Sentencia T-769 de 2009 de la Corte Suprema de Justicia y la Directiva Presidencial 010 de 2013.

Dado el caso, cada Componente y acciones del Plan de Gestión Social, deben ser concertadas y/o consultadas

con el grupo étnico según lo establece la ley y las autoridades competentes.

Por lo anterior, este Plan de Gestión Social está enfocado a desarrollar una serie de actividades que

contribuyan a generar en la comunidad apropiación del proyecto y un uso correcto de las herramientas con

las cuales serán beneficiados, además de generar sinergias entre la comunidad y los diferentes actores del

proyecto.

Objetivo

Implementar las actividades contenidas en el documento Plan de Gestión Social, generando bienestar para las comunidades con alianzas estratégicas, respeto y vocación de servicio.

Normatividad

▪ Constitución Política de 1991, art: 01, 02, 13, 49, 95, 79, 103,104, 105, 310 y 365.

▪ Ley 21 de 1991, por la cual se aprueba el Convenio número 169 sobre pueblos indígenas y

tribales de la O.I.T., Ginebra 1989

▪ Ley 134 de 1994, por la cual se dictan normas sobre Mecanismos de Participación Ciudadana.

▪ Ley 152 de 1994, Ley Orgánica del Plan de Desarrollo - Ley de Planeación Participativa.

▪ Ley 142 de 1994, Ley de Servicios Públicos Domiciliarios

▪ Decreto 1429 de 1995, reglamentario de la ley 142 de 1994 (control social)

▪ Ley 388 de 1997, Ley de Desarrollo Territorial

▪ Ley 393 de 1997, Acción de Cumplimiento

▪ Ley 472 de 1998, por medio de la cual reglamentan las acciones populares y de grupo.

▪ Ley 689 de 2001, por la cual se modifica parcialmente la ley 142 de 1994, Ley de Servicios

Públicos Domiciliarios.

▪ Directiva Presidencial No. 10 de 2002, para que la comunidad en general realice una eficiente

participación y control social a la gestión administrativa.

▪ Derechos Humanos de Tercera Generación o Derechos Colectivos.

▪ Ley 743 de 2002, Organismos de Acción Comunal

▪ Ley 1381 de 2010, Ley de Lenguas Nativas de los grupos étnicos de Colombia y sobre sus

derechos lingüísticos y los de sus hablantes.

▪ Ley 1755 de 2015, Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición.

▪ Ley 850 de 2003, por medio de la cual se reglamentan las Veedurías Ciudadanas

▪ Decreto 2623 de 2009, por el cual se crea el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano.

▪ Ley 99 de 1993: Gestión y conservación del medio ambiente y los recursos naturales renovables.

▪ Decreto 2820 de 2010: Licencias ambientales.

▪ Ley 850 de 2003: Se reglamentan las veedurías ciudadanas.

Recorridos de obra

El CONTRATISTA DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO deberá, para cada distrito de riego beneficiado, programar al

menos un recorrido con los líderes comunitarios, autoridades locales y/o presidentes de las Juntas de Acción

Comunal, comunidad en general e interventoría, con el fin de dejar constancia de la zona de influencia de la

intervención, presentar los avances y resultados de obra. Los recorridos se realizarán una vez se sobrepase

el 50% de avance de obra.

Descripción de los componentes

1. Componente Lectura Territorial. Este documento se desarrollará en la Fase I del proyecto consultoría: focalización de los beneficiarios. Con

este componente se busca que el CONTRATISTA caracterice la zona de intervención del proyecto,

identificación y censo de los potenciales beneficiarios, para lo cual deberá presentar un documento que

contenga la localización del proyecto, delimitación del área de influencia del proyecto (con base a los impactos

que puedan presentarse durante la ejecución y operación del proyecto), dimensión demográfica, dimensión

espacial, dimensión económica, dimensión cultural, caracterización cultural comunidades étnicas y no étnicas,

dimensión político organizativa, cartografía social y directorio de actores institucionales y no institucionales

de la zona a intervenir

La información se levantará a través de un diagnóstico participativo socioeconómico y cultural; además busca

que se reconozcan aliados, impactos y afectaciones. El Componente se desarrolla en la fase I del proyecto

Consultoría de Diagnóstico y Diseño. Para este componente, el CONTRATISTA debe elaborar la metodología

pertinente para el levantamiento de la información, la cual debe contar con objetivos, instrumentos,

justificación, cronograma, alcances, resultados esperados; debe contar con aprobación de INTERVENTORÍA.

o Producto: Mapas con cartografía social que contenga identificación del área de influencia

del proyecto, directa e indirecta; sitios importantes para la(s) comunidad(es), ubicación de

la(s) comunidad(es).

• Caracterización de la población. Aspectos demográficos, culturales, capital social, formas

participativas, estructuras organizativas; aspectos políticos, históricos, económicos, interacción con

el territorio, mecanismos internos de solución de conflictos. El documento debe mostrar aspectos

relacionados con los beneficios del proyecto en la comunidad.

o Producto: Documento escrito y fuentes de verificación (ej. Fotografías, videos, relatos,

actas, listados), e instrumentos empleados para levantamiento de información (ej.

Encuestas, entrevistas, grupos focales, sondeos de opinión).

o Producto: Documento donde se exponga la consideración de las aspiraciones de la

población con relación al futuro y lo que para la comunidad constituyen las principales

deficiencias y causas de su situación socioeconómica actual; y en segundo lugar la

disposición a pagar, ya que los usuarios deberán reembolsar las inversiones realizadas, así

como costear la Administración, Operación y Mantenimiento (AOM) y reposición de

equipos.

• Diagnóstico ambiental. Con base de los estudios básicos, es importante realizar un reconocimiento

del contexto ambiental regional, de manera que se relaciones y se representen los ecosistemas de

importancia social. Esto a su vez permitirá determinar la condición de las condiciones totales del

proyecto para la posterior elaboración de recomendaciones sobre las directrices y criterios de

intervención.

o Producto: Documento donde se identifique la disponibilidad de agua de las fuentes

seleccionadas, teniendo en cuenta el concepto emitido por la autoridad ambiental

competente; causas de inundación y áreas inundables; localización del proyecto en el

contexto ambiental, reconociendo los ecosistemas de importancia social y las áreas de

manejo especial o protegidas.

• Elaboración de directorio. Incluye actores involucrados en el proyecto y posibles aliados; además

deberá identificar, junto con el área técnica, el número de actas de vecindad a ser levantadas en la

Fase III.

Ejemplo de actores clave en el directorio:

Actores Institucionales:

▪ Gobernación: Secretaria Inclusión Social, Obra, Planeación, Vivienda, Jurídica.

▪ Alcaldía: Secretaría relacionadas con el Proyecto, ejemplo: Obra, Planeación,

Vivienda, Jurídica, Personería.

▪ Consejo.

▪ Ediles.

▪ Contraloría.

▪ Procuraduría.

▪ Defensoría del Pueblo.

▪ Empresas de Servicio Público (Agua, Gas y Energía).

▪ Fondo de Adaptación.

▪ Programa Agua y Saneamiento para la Prosperidad - PAP – PDA.

▪ Corporaciones Autónomas Regionales.

▪ Sena.

▪ Cámara de Comercio.

▪ Gremios.

▪ Gestoras Sociales.

▪ Autoridades Públicas (Ejército Nacional y/o Policía Nacional).

▪ Icbf.

▪ Prosperidad Social.

Actores No Institucionales:

▪ Junta de Acción Comunal

▪ Representantes sector comercial.

▪ Presidentes de Concejo de Administración (conjuntos residenciales).

▪ Líderes comunitarios (ej. Líderes religiosos, del sector deportivo, cultural).

▪ Veedurías existentes.

▪ Madres comunitarias.

▪ Comunidad educativa.

▪ Fundaciones, Corporaciones, ONGs.

▪ Medios de Comunicación del municipio.

o Producto: Directorio con los siguientes elementos: Nombre, institución que representa o

comunidad, cargo o rol, funciones, datos de contacto (Correo, celular, web, red social),

ubicación.

2. Componente Capacitación.

El componente de capacitación se concibe como una herramienta informativa y de soporte para generar un

clima de comprensión, confianza, seguimiento y comunicación que propicien e incentiven la transparencia de

ambas vías del proceso (Actor social – ejecutor).

La capacitación a nivel organizativo que es necesaria para el desarrollo empresarial deberá contemplar tres

fases: la primera es la definición de objetivos, metas y estrategias, así como un cronograma y presupuesto

para la capacitación; en segundo lugar se implementaría la primera fase; por último se realizará el seguimiento

y evaluación del proceso.

En todo caso las estrategias desarrolladas para la capacitación de los beneficiarios o futuros usuarios deberán

propender por la inclusión de la mujer y de la población de condiciones de vulnerabilidad. Así como asegurar

que los futuros beneficiarios asumirán el distrito para mejorar la calidad de vida y para propender por la

seguridad alimentaria.

• Producto: Documento que contenga las estrategias metodológicas para las capacitaciones de los

futuros usuarios, esto respecto a los aspectos de desarrollo empresarial, operacional, de

conservación y mantenimiento, mercadeo y comercialización, y de sustentabilidad ambiental.

• Producto: Formular y ejecutar un micro proyecto de protección y respeto al medio ambiente y

la biodiversidad, uso, cuidado y protección del recurso hídrico con la comunidad y/o sector

educativo, en lo posible relacionar el micro proyecto con la obra a ejecutar. Cronograma de

ejecución del micro proyecto. Se debe garantizar una apropiación de la comunidad hacia el micro

proyecto.

• Producto: Cronograma semanal de capacitaciones Capacitar a los hogares beneficiarios en el

manejo y mantenimiento de los aparatos y equipos instalados, y entregar material educativo

sobre mantenimiento y uso racional del agua.

3. Componente de Gestión Humana y contratación de mano de obra en región.

Busca generar oportunidades laborales para un porcentaje de la población, que conlleve el mejoramiento de

las condiciones socioeconómicas. Así mismo busca mejorar la relación del personal contratado con la

comunidad. El componente se desarrolla en la fase constructiva.

• Contratación personal de la obra. El CONTRATISTA una vez identifique los perfiles que requiere para

la ejecución de la obra, abordará aspectos tales como: la promoción, la recepción de hojas de vida,

proceso de selección y contratación. El CONTRATISTA debe asegurar la contratación de mínimo un

70% de mano de obra de la región beneficiada y a intervenir. Finalmente, se levanta un informe en

el que se registre: número de vacantes, perfiles requeridos, aspirantes presentados, seleccionados y

el seguimiento al contrato. En caso de no contar con la disponibilidad del personal requerido, se

podrá llevar a cabo su contratación con habitantes de las zonas aledañas al Proyecto.

El CONTRATISTA debe propender por contratar la mano de obra calificada en la región (ceñirse en

este aspecto al documento técnico de TdR). Con el ánimo de favorecer las relaciones entre

CONTRATISTA y comunidad, mejorar el bienestar en la región, y con miras al posconflicto, se tendrá

en cuenta población vulnerable como: mujeres cabeza de hogar, comunidad LGBTI, personas en

extrema pobreza, personas pertenecientes a grupos étnicos, personas reinsertadas, ex presidiarios,

personas en condición de discapacidad (si la discapacidad no es limitante), jóvenes, desplazados y

víctimas del conflicto armado o desastres naturales; en cualquiera de los casos deberán acreditar su

condición ya sea por medio de certificación dada por la autoridad competente o por testimonio de

varios integrantes de la comunidad, según lo compruebe el profesional social. Esto, de acuerdo al

Artículo 13 de la Constitución Política. De acuerdo con lo anterior, se deberá promover la

contratación de mujeres, así como la igualdad de género, de acuerdo al Código Sustantivo del Trabajo

y la Ley 1496 del 2011.

o Producto: Reporte de la mano de obra empleada, la cual deberá estar registrada en los

informes mensuales.

4. Componente de Comunicación y Divulgación

Contempla el desarrollo de espacios amplios de información, en donde se aclara a la población las inquietudes

generadas por el proyecto, disminuyendo la incertidumbre y ansiedad frente al mismo. El componente se

desarrolla transversal a todas las Fases del Proyecto.

• Instalación funcionamiento de un PAC Móvil (Punto de Atención a la Comunidad). Dado que la

zona donde se estructura el proyecto, comprende zonas rurales aisladas en tres departamentos de

Colombia, el CONTRATISTA ejecutor del proyecto, velará por mantener informada a la comunidad en

todo lo que se refiera al mismo. Por lo cual se solicitará la adecuación de un vehiculo que se traslade

periódicamente a las zonas de influencia del proyecto, en el mismo debe haber información

disponible: cronograma de actividades sociales, registro y trámite de preguntas, PQRS (Peticiones,

Quejas y Reclamos, Sugerencias y Solicitud de Información, al respecto ver glosario), entre otros

aspectos, de acuerdo con los lineamientos entregados por la contratante respecto a la atención a la

comunidad y divulgación y comunicación.

El CONTRATISTA debe registrar diariamente el reporte de todas las PQRS presentadas por los

ciudadanos en el formato que se disponga para tal fin. Cuando la solicitud ciudadana sea de directa

competencia del CONTRATISTA, éste deberá darle trámite y solución, en los cinco (5) días, siguientes

a su recepción. En caso de ser necesario realizar visitas de inspección con el área técnica, deberán

coordinarse dentro de los siete (7) días siguientes al recibo de las mismas. Todas las acciones deberán

quedar consignadas en el formato. Además, los trámites deben estar soportados y archivados en

medio físico y magnético.

En el caso que se interpongan Derechos de Petición al CONTRATISTA, los tiempos para dar respuesta

serán de acuerdo a la Ley 1755 de 2015.

Para los casos en donde las PQRS presentadas no sean de competencia del CONTRATISTA, éste

deberá realizar las gestiones necesarias para remitirlas –en un término no mayor a dos (2) días- a la

entidad o persona competente. Dicha gestión también debe quedar registrada en el formato

establecido por el CONTRATISTA para tal fin.

Todos los casos que ameriten seguimiento deberán reposar en el PAC, así como el avance de la

solución, realizando los respectivos reportes que permitan la verificación de la efectiva atención a la

PQRS hasta que ésta finalice y se cierre el caso.

El PAC debe contar con suficiente material de información y/o divulgación del Proyecto, aprobado

por la INTERVENTORIA, la cual hará verificación semanal de dichas piezas.

En el PAC deben reposar copias de actas de vecindad, registros fílmicos y fotográficos de la obra.

o Producto: PAC móvil instalado y funcionando antes de iniciar la obra.

• Relatorías comunitarias. El profesional social debe definir mecanismos y tiempos con la comunidad,

líderes, lideresas y comunidad escolar, con el fin de que se realicen relatos por medio de cualquier

arte o expresión propia, como: dibujos, cuentos, relatos orales, teatro, cantos, etc. En los relatos se

deben expresar historias de vida, el sentir de la comunidad respecto al proyecto, cómo las afecta de

forma positiva o no, de qué forma, entre otros aspectos relevantes.

En el caso de que se contrate población vulnerable de las comunidades como mano de obra, ya

especificada en el componente respectivo, incentivar la creación de los relatos; pero en ningún caso

será obligación o requisito ni para efectos de contratación, mucho menos para realizar el pago a las

labores prestadas.

Con el fin de potenciar la construcción de relatos, el CONTRATISTA propenderá por apoyar grupos

culturales y talentos propios de las regiones intervenidas, con recursos (ejemplo: instrumentos) y

buscará el apoyo de terceros interesados. El material ayudará en la generación de sinergias

CONTRATISTA-Comunidad-FINDETER, mejorará la autoestima de las comunidades, y favorecerá la

comunicación de los alcances del proyecto de manera endógena y exógena. El material se podrá usar

en piezas divulgativas, reuniones, jornadas de intercambio de saberes y jornadas de armonización.

o Producto: Relatorías, cuentos, obras de teatro, música, canto, poesía, etc. Como es una

actividad que se espera fluya durante toda la Fase III del proyecto, se deberán reportar las

acciones y avances en el informe mensual.

• Piezas de divulgación. Las piezas de divulgación se refieren a la elaboración de medios masivos de

información para ser distribuidos en las comunidades y autoridades del área de influencia del

proyecto. Dentro de estas piezas se encuentran las invitaciones a reuniones, volantes, carteleras,

cartas personalizadas y el seguimiento a las vallas informativas, infografía, audiovisuales, redes

sociales, etc. Dentro de las piezas de divulgación se debe informar mediante acciones comunicativas

las situaciones que puedan alterar la cotidianidad de la comunidad por cuestiones de obra, ejemplo:

afectaciones de servicio público, cierre de vías, afectación de acceso a predios; estas actividades que

afecten a la comunidad deberán ser comunicadas con anticipación.

• Reporte de noticias sobre el proyecto. Este ítem hace referencia al reporte de las noticias positivas

y/o negativas que se generen en los medios de comunicación sobre el proyecto.

o Producto: Monitoreo constante de medios de comunicación para estar alerta en el

momento que se generen noticias, el contratista debe reportar INMEDIATAMENTE a la

interventoría y a Findeter sobre la misma y ser reportada en los informes mensuales,

enviando el link o el impreso de la noticia, la fecha y el medio en el cual salió.

o Productos: Instalar dos (2) vallas de información de la obra, una (1) en el sitio de ejecución

y otra en el sitio indicado por el INTERVENTOR, de acuerdo con la información y condiciones

exigidas por el CONTRATANTE. Estas vallas deberán actualizarse, permanecer legibles y en

buen estado durante todo el tiempo de ejecución del contrato de obra.

o Reporte mensual de fotografía y video que muestren el avance de obra, se concertará con

supervisores de FINDETER.

Nota: Se debe garantizar la información a toda la comunidad afectada positiva o negativamente por

el proyecto.

• Reuniones de participación. Contempla el desarrollo de espacios amplios de información, en donde

se aclara a la población las inquietudes generadas por el proyecto, disminuyendo la incertidumbre y

ansiedad frente al mismo.

En todas las reuniones, jornadas y actividades se deben realizar ejercicios que inviten a la comunidad

hacer parte del proyecto y se les comuniquen avances, se debe asegurar la preparación y

transferencia de conocimientos a la comunidad en general, sobre el manejo, uso y cuidado de las

obras realizadas que garanticen la vinculación, apropiación y sostenibilidad, usando herramientas

como los lenguajes alternativos, artísticos y propios de las comunidades.

De acuerdo al área de influencia del proyecto, se debe hacer al inicio una reunión en cada barrio o

vereda, la cual debe cumplir con los siguientes aspectos:

✓ Presentación ejecutiva: ¿Qué es FINDETER? (Archivo PPT)

✓ Presentación e identificación del proyecto. Ésta debe contener la información del objeto del

contrato, número del contrato, objetivos de la reunión, responsables de la ejecución

(CONTRATISTAS e INTERVENTORÍA), beneficios de la obra, impactos que pueden generarse

y esquema de mitigación, renders, esquema, maqueta, costo, tiempo de ejecución.

✓ Definición de roles de cada entidad y su alcance.

✓ Cronograma de actividades sociales del proyecto.

✓ Cronograma de ejecución de obra, con fecha de inicio, fechas claves y de finalización.

✓ Procedimiento para la recepción de hojas de vida.

✓ Registro de actas de vecindad (de inicio y de cierre).

✓ Funcionamiento del Punto de Atención a la Comunidad (PAC). Divulgar su ubicación, los

horarios de atención, el profesional a cargo.

✓ Mensaje a la comunidad de apropiación del proyecto.

✓ Líneas de divulgación para la gestión social (perifoneo, volantes, carteleras, afiches, cuñas

radiales, relatorías, visitas personalizadas y reuniones, etc - todo debe estar soportado-)

✓ Consignar dudas e inquietudes.

✓ Realizar compromisos por parte y parte.

El CONTRATISTA debe asegurar refrigerios a la comunidad y participantes en las reuniones,

actividades y cualquier otra jornada de tipo grupal, de preferencia contratar la prestación del servicio

con la comunidad.

Con respecto a la metodología a utilizar debe ser de manera participativa, ya que se busca tener una

visión amplia de la realidad, generar en la comunidad sentido de pertenencia y empoderamiento,

antes, durante y después de las obras.

o Los productos mínimos a requerir de la reunión inicial de obras son: elaborar acta de la

reunión, haciendo relevancia de aspectos importantes del proceso constructivo y de la

comunidad, compromisos acordados por parte del CONTRATISTA, la INTERVENTORÍA,

alcaldía y/o líderes o representantes de la comunidad. Una vez finalizada la reunión se

deben divulgar los compromisos resultantes, a los cuales se les debe hacer seguimiento.

Registrar listados de asistencia con cada uno de los participantes, tomar registros

fotográficos de la reunión (5 a 10 fotografías). El profesional social encargado de la reunión

debe portar algún distintivo que lo identifique (botón, el carnet, camisa, entre otros).

Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

✓ Invitación a la Alcaldía Municipal y demás autoridades locales, se les debe remitir una

carta informando el inicio de las obras, el tiempo de duración, los datos de la oficina de

atención a la comunidad, datos del profesional social responsable, dirección, barrio,

teléfono, email, días, horarios de atención y el trámite de atención a la comunidad, de

igual manera la fecha y lugar de la reunión. Se debe solicitar al CONTRATISTA soportes

de los oficios de las invitaciones (radicado). Toda invitación que no tenga soporte no

será tenida en cuenta.

✓ Se debe convocar con una semana de anticipación, por medios masivos de

comunicación, perifoneo. Es importante conocer los soportes de los comunicados o el

medio de divulgación.

✓ Los espacios logísticos sugeridos para las reuniones con la comunidad deben ser en lo

posible de fácil acceso, centrales, que no requieran de sistema de transporte, se debe

garantizar un 10% del total de personas convocadas a la reunión, que sean de la

comunidad. Sitio amplio, con sillas, adecuada visibilidad para la proyección del video

beam, prever asistencia de personas con discapacidad para garantizar su acceso. Se

recomienda gestionar con los líderes de la comunidad para el trámite del préstamo o

alquiler del sitio.

• Se debe hacer una reunión de avance de obra al 50%, debe cumplir con los mismos requisitos de la

reunión inicial.

o Los productos mínimos a requerir son: acta de la reunión haciendo relevancia de aspectos

importantes del proceso constructivo y del relacionamiento con la comunidad, seguimiento de

compromisos acordados por parte del CONTRATISTA, la INTERVENTORÍA, alcaldía y/o líderes o

representantes de la comunidad. Una vez finalizada la reunión se deben acordar los nuevos

compromisos resultantes, a los cuales se les debe hacer seguimiento. Registrar listados de

asistencia, tomar registros fotográficos de la reunión (5 a 10 fotografías). Nota: El profesional

social encargado de la reunión debe portar algún distintivo que lo identifique (botón, el carnet,

camisa, entre otros).

• Al 95% de avance de obra, se llevará a cabo la reunión de finalización, con el fin de presentar a la

comunidad el estado final del Proyecto, sus características técnicas, e indicar sobre su conservación

y sostenibilidad. Además se programará una actividad de entrega final de la obra con sugerencias de

la comunidad y terceros interesados.

o Productos: Elaborar acta de la reunión, haciendo relevancia de aspectos importantes del proceso

constructivo y de relacionamiento con la comunidad, seguimiento de compromisos acordados

por parte del CONTRATISTA, la INTERVENTORÍA, alcaldía y/o líderes o representantes de la

comunidad. Dado el caso se acordarán compromisos. Registrar listados de asistencia, tomar

registros fotográficos de la reunión (5 a 10 fotografías). Nota: El profesional social encargado de

la reunión debe portar algún distintivo (botón, el carnet, camisa, entre otros).

Nota: El reporte de las reuniones se deberá registrar en los informes mensuales correspondientes.

Nota 2: En caso de ser necesario, o por solicitud de la comunidad, INTERVENTORÍA, o FINDETER, se realizarán

reuniones extraordinarias con los actores implicados.

Nota 3: Alinearse con la imagen corporativa de FINDETER.

5. Componente acompañamiento social –Actividades técnicas en obra-

Dentro de éste componente se realizan y se reportan todas aquellas actividades técnicas que requieran

acompañamiento del equipo social, tales como el levantamiento de actas de vecindad, actas de compromiso,

y se entregarán los reportes que evidencien el buen manejo de aquellos elementos que puedan alterar el

medio ambiente. El Componente se desarrolla en la Fase II.

• Actas de vecindad. Las actas de vecindad se levantaran a la totalidad de los predios ubicados en el

área de influencia directa de la obra, a los predios ubicados sobre vías de desvíos y aquellas que

permitan el acceso a los diferentes campamentos de obra. Se debe tener especial cuidado y atención

en el levantamiento de las actas de vecindad para todos los bienes de interés cultural y monumentos.

Cada acta de vecindad deberá ser firmada por el responsable de cada predio, en caso de bienes

públicos por el delegado del Municipio para realizar la supervisión y/o seguimiento del contrato, a

quien se entregará una copia de la misma, siendo el original debidamente archivado y preservado,

de tal manera que cada acta de vecindad tendrá cuatro (4) copias: una (1) para el propietario del

predio o el Municipio, una (1) para el CONTRATISTA de obra, una(1) para la INTERVENTORÍA y una

(1) para la supervisión del contrato por parte de FINDETER. Las actas incluirán igualmente la firma

del CONTRATISTA y de la INTERVENTORÍA.

El acta de vecindad es un documento que se diligencia por medio de visita domiciliaria a cada uno de

los predios que se encuentran en el área de influencia directa de la obra, en esta se registra el estado

físico y estructural del predio, para que en caso de presentarse alguna reclamación por daños a éste,

se pueda identificar si el CONTRATISTA es responsable o no.

El levantamiento del acta es responsabilidad del área técnica del CONTRATISTA, el cual estará

acompañado por el área social (CONTRATISTA e INTERVENTORÍA) y técnica de la INTERVENTORÍA. El

profesional técnico será quien conceptuará sobre el contenido del acta.

Las actas de vecindad deben ser elaboradas por el CONTRATISTA, y aprobadas por la INTERVENTORÍA

antes del inicio de actividades constructivas. Se debe entregar copia de éstas a los propietarios de los

predios en un plazo máximo de quince (15) días posteriores a su levantamiento.

En los predios que presenten afectaciones durante la obra, donde se demuestre que los daños son

causa de las actividades constructivas, el CONTRATISTA deberá acarrear con los gastos de arreglo. Al

finalizar la obra se debe tener paz y salvo correspondiente firmado por la parte afectada,

CONTRATISTA e INTERVENTORÍA.

o Producto: Actas de vecindad y paz y salvos.

• Manejo de movilidad y señalización. EL CONTRATISTA deberá garantizar una adecuada señalización

y seguridad en obra. Para ello deberá mantener los frentes de obra y de acopio de materiales

debidamente señalizados, con cinta de demarcación a tres líneas y con soportes tubulares.

Teniendo en cuenta que la instalación de equipos se realiza al interior del predio, es importante que

el Contratista realice un levantamiento fotográfico detallado del estado actual en que se encuentra

la casa, y garantice el acceso mediante su adecuación, señalización, senderos peatonales,

cerramiento.

o Producto: Registro Fotográfico de la señalización en la obra e inmediaciones.

Recorridos de obra. El CONTRATISTA DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO deberá, para cada distrito

de riego beneficiado, programar al menos un recorrido con los líderes comunitarios, autoridades

locales y/o presidentes de las Juntas de Acción Comunal, comunidad en general e interventoría,

con el fin de dejar constancia de la zona de influencia de la intervención, presentar los avances

y resultados de obra. Los recorridos se realizarán una vez se sobrepase el 50% de avance de obra.

6. Componente monitoreo, evaluación y seguimiento.

El componente propende por realizar el seguimiento y monitoreo a todas las actividades contenidas en el Plan

de Gestión Social, para el seguimiento de estas actividades se tendrá conformado el Comité de Sostenibilidad

el cual será el veedor de la comunidad, la INTERVENTORIA que velará porque las actividades cuenten con los

estándares de calidad, oportunidad y celeridad. El componente comprende, además, los informes mensuales

en los cuales el CONTRATISTA reportará su gestión. Éste Componente se desarrolla transversal a todas las

Fases. El seguimiento lo realizará también el comité de obra, encargado de establecer parámetros periódicos

para el buen desarrollo de la gestión.

• Comité de Obra. El equipo que conforma el seguimiento y monitoreo se organiza mediante éste

comité, el cual estará conformado por todo el equipo de profesionales del CONTRATISTA, de la

INTERVENTORÍA, y de FINDETER, de igual manera pueden asistir representantes institucionales que

quieran hacer parte del comité. De común acuerdo se establecerán las fechas en las cuales se reunirá,

cuándo y bajo qué circunstancias lo hará, quién convoca y qué medios utilizará, si se reunirá de

manera ordinaria o extraordinaria.

o Producto: Actas y verificación de cumplimiento de acuerdos en los informes.

• Comité de Sostenibilidad. En la Fase II se deberá conformar. Su función será la de hacer seguimiento

a la ejecución del proyecto (inversión, tiempo, calidad). El Comité se reunirá mensualmente a partir

de iniciada la Fase constructiva. Será conformado por mínimo cinco representante de la comunidad,

en lo posible que su representatividad sea de cada una de las zonas afectadas. Las personas que

deseen conformar el comité se inscribirán en la reunión de inicio o en el PAC, en cualquier momento

durante la ejecución del proyecto y deberán adquirir el compromiso de actuar como representantes

de las comunidades a las que hacen parte.

Serán parte del mismo, representantes de organizaciones sociales presentes en la zona, sin perjuicio

de que pueda participar más población interesada. Se invitará a los entes de control de la zona. Tener

presente la vinculación de representantes de veedurías ciudadanas en el Comité, en caso de que

existan.

El Comité debe presentar respetuosa y claramente las PQRS que surjan durante el desarrollo del

proyecto al CONTRATISTA. En todas las reuniones del Comité debe haber acompañamiento del área

técnica, ambiental, seguridad y salud en el trabajo, y social del CONTRATISTA, según se requiera. El

CONTRATISTA debe promover y apoyar la capacitación del Comité en mecanismos de participación

ciudadana y de conocimiento de sus deberes y derechos, principalmente derechos colectivos además

buscar el apoyo en éste tópico de los entes de control del Estado.

Las funciones de los miembros del comité son:

✓ Divulgar la información sobre el proyecto a las comunidades que representan.

✓ Asistir a las reuniones mensuales o a las que se convoquen.

✓ Identificar y recoger las problemáticas manifestadas por la comunidad (referidas a la obra)

y buscar alternativas de solución e implementarlas.

✓ Participar en las Actividades que involucren a la comunidad, como charlas, talleres, jornadas

de armonización.

✓ Realizar ejercicios de participación, preparación y transferencia de conocimientos a la

comunidad en general sobre el manejo, uso y cuidado de las obras realizadas que garanticen

su sostenibilidad y apropiación.

✓ Recorrido a la obra.

o Producto: Comité de Sostenibilidad conformado (Actas de reunión que contenga

compromisos adquiridos; listados de asistencia )

Nota: en dado caso que la comunidad desee constituir un comité de veeduría, se les debe

dar las herramientas legales, capacitaciones y el manejo legal que se le da a una veeduría

de acuerdo a lo establecido en la Ley 850 del 2003.

• Seguimiento y acompañamiento. Dentro de los veinte (20) primeros días calendario contados a

partir de la suscripción del acta de inicio de la Fase 2, y con base en las visitas realizadas en la Fase 1,

el CONTRATISTA DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO, junto con la Interventoría, seleccionará diez (10)

beneficiarios que presentará a la CONTRATANTE para su aprobación, a quienes realizará un plan de

seguimiento y acompañamiento que buscará evidenciar el antes y después de la intervención,

haciendo énfasis, más allá del componente técnico, el impacto social de la misma en la familia

beneficiaria. Para ello, deberá priorizar a los beneficiarios identificados como población desplazada,

víctimas del conflicto armado, población en condición de discapacidad o con necesidades especiales,

comunidades indígenas o afrodescendientes, entre otros.

En todo caso, la selección de los diez beneficiarios no podrá focalizarse en un único departamento ni

podrá incluir a más de dos beneficiarios por distrito de riego.

El CONTRATISTA DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO deberá reportar la siguiente información:

• Datos generales: Localización, acceso a servicios públicos, acceso al inmueble, fecha de registro de la

información.

• Familia: Nombres completos de los integrantes de la familia, edad, grado de escolaridad, ocupación.

• Inmueble: Condiciones físicas del inmueble, tiempo del usuario en el inmueble, espacios construidos

socialmente por la familia (lugares de encuentro, esparcimiento, etc.)

• Registro fotográfico: Mínimo diez (10) fotografías y un video, detallados y en calidad HD, del antes y

después de la intervención, que permitan evidenciar el mejoramiento de la calidad de vida de los

habitantes. Es necesario contar con el consentimiento de los usuarios para la toma del material

gráfico.

• El profesional social debe realizar una interpretación y análisis de la información encontrada en la

confrontación de la visita inicial y final, y generar un informe por cada uno de los diez usuarios

seleccionados.

o Producto: Registro y análisis de la información solicitada en este aspecto.

• Informe Mensual. El CONTRATISTA debe presentar a la INTERVENTORÍA el Informe de ejecución

mensual de las actividades comunitarias efectuadas, debe entregar una copia al supervisor de FINDETER con los soportes respectivos. El informe debe contener cronograma, balance de actividades ejecutadas y pendientes. La INTERVENTORÍA realizará la aprobación de los informes. La parte contratante revisará y solicitará ajustes a los informes cuando ello aplique y serán transmitidos al CONTRATISTA a través de la INTERVENTORÍA o de manera directa.

o Producto: El informe mensual se entregará acorde a los tiempos que se establezcan con el INTERVENTOR. Se debe entregar en medio magnético y físico. Bases de Datos en Excel. Como mínimo los siguientes elementos debe contener el informe para el tema social:

✓ Identificación: Información del proyecto Contratista. ✓ Introducción. ✓ Impactos Sociales del proyecto (positivo y negativo). ✓ Informe del Comité Sostenibilidad. ✓ Reporte cronograma de actividades del Plan de Gestión Social. ✓ Reporte de visitas y alianzas con entidades públicas y/o privadas. ✓ Reporte por cada uno de los componentes descritos en el presente documento. ✓ Relatos de las comunidades. ✓ Conclusiones y recomendaciones: Incluirá la evaluación de la gestión realizada en

el periodo, indicará el seguimiento a las medidas correctivas dadas a los inconvenientes presentados en el desarrollo del Plan de Gestión Social.

✓ Anexos: Incluirá todos los soportes de la gestión social adelantada por el Contratista, entre los que se encuentra como básicos, los formatos, registros fílmicos y/o fotográficos, copias de oficios recibidos o radicados y todo aquello que la INTERVENTORIA y/o FINDETER considere pertinente.

• Informe Final. El CONTRATISTA debe entregar a FINDETER previa revisión y aprobación de la

INTERVENTORÍA un informe consolidado de la gestión social realizada durante todas las fases del

proyecto, en un plazo máximo diez (10) días después de realizada la reunión de finalización del

contrato.

A continuación se relacionan los principales requisitos exigidos para la presentación del consolidado

de gestión social:

✓ Identificación, información del proyecto: número de Contrato, objeto y responsables.

✓ Introducción: Breve resumen del contenido del documento que se presenta y su justificación.

✓ Plan de gestión social: presentado en orden sistemático según los componentes que contempla y las actividades desarrolladas por el Contratista, incluirá consolidados e indicadores de cumplimiento. Hará un análisis a la gestión por cada uno de los programas.

✓ Conclusiones y recomendaciones: Incluirá la evaluación de la gestión realizada, indicará los posibles ajustes respecto a las actividades desarrolladas.

✓ Anexos: Con los soportes originales de la gestión social adelantada en desarrollo de cada uno de los programas, entre los que se encuentra como básicos los formatos, además de fotografías nítidas a color, copias de oficios recibidos o radicados, actas debidamente firmadas de las reuniones realizadas con la comunidad y todo aquello que la Interventoría y/o FINDETER solicite y considere pertinente.

Se deben analizar y evaluar los resultados de la gestión social adelantada con respecto a los impactos

manejados durante el proceso constructivo y los planteados durante los estudios y diseños, de tal

manera que se pueda establecer:

✓ Cuáles medidas empleadas para el manejo de los impactos resultan más efectivas.

✓ Cuál fue el rol de la comunidad durante el proceso constructivo: activa o pasiva

✓ Cuál es la dificultad que más se presenta y que impide el normal cumplimiento de la gestión social.

✓ Cuál es la mayor fortaleza para el éxito en el cumplimiento de la gestión social.

✓ Otras que se consideren.

Nota: El consolidado de Gestión social y demás documentos entregados deben ser entregados en

medio físico y magnético, seguir las normas de presentación ICONTEC, con sistema de empastado en

tapa dura con tres tornillos y foliados en la parte superior derecha de forma ascendente.

Cronograma de Entregas

El CONTRATISTA se compromete a entregar cronograma de actividades mensual y para el tiempo total de la duración del Proyecto de obra a INTERVENTORÍA y FINDETER diez días antes de iniciar labores en campo. En el cronograma deben estar relacionados la ejecución de todos los proyectos y componentes.

Los tiempos de entrega de los informes mensuales y el informe final se acordarán con INTERVENTORÍA.

Glosario

Área de influencia directa –AID-: El área de influencia directa del proyecto, es aquella donde se manifiestan

los impactos generados por las actividades de construcción y operación; está relacionada con el sitio del

proyecto y su infraestructura asociada. Ésta área puede variar según el tipo de impacto y el elemento del

ambiente que se esté afectando.

Área de influencia indirecta –AII-: Área donde los impactos trascienden el espacio físico del proyecto y su

infraestructura asociada, es decir, la zona externa al área de influencia directa y se extiende hasta donde se

manifiestan tales impactos.

Beneficiarios: Un beneficiario es la Persona que recibe o tiene Derecho para recibir Beneficios que resulten

de las obras. Un beneficiario puede ser una persona para quien un se destina la realización de un proyecto.

Región beneficiada, por tanto, es la zona o área que agrupa a los beneficiarios.

Biodiversidad: En el documento se entiende como todo ser vivo, desde los micro-organismos.

Capital Social: Entendido como el conjunto de normas, valores y activos de la comunidad que les permiten

fortalecer el tejido social y a los diversos actores que la integran. El Capital social, en grupos étnicos, son

elementos que les permiten enrutarse a su desarrollo propio.

Cartografía Social: Herramienta de planificación y transformación social, fundamentada en los principios

metodológicos de la Investigación-Acción-Participativa. Permite representar el conocimiento integral del

territorio de un grupo social, basadas predominantemente en el uso de mapas y elementos gráficos, que

permiten la construcción siempre colectiva del conocimiento.

Denuncia: Es el mecanismo mediante el cual cualquier ciudadano da aviso o notifica, en forma escrita o verbal,

hechos o conductas con las que se pueda estar configurando un posible manejo irregular o eventual

detrimento de los bienes o fondos.

Derecho de Petición: Derecho constitucionalmente reconocido a todas las personas para formular solicitudes

respetuosas ante entidades públicas o privadas y a obtener de ellas respuesta en los términos

perentoriamente establecidos.

Impacto ambiental: Es el efecto que produce la actividad humana sobre el medio ambiente.

Intercambio de saberes: Son actividades de co-creación de conocimiento donde se privilegian todos los

saberes, tanto los académicos como no académicos, y se desarrollan desde una mirada no vertical (en lo

vertical prima el saber técnico), sino horizontal, dando mayor importancia a los saberes propios, autóctonos

y comunitarios.

Lenguajes Alternativos: Aquellas formas de expresión propias de las comunidades distintas a la charla

magistral. Relacionadas con el arte y la cultura.

Medio Ambiente: Aquí se entiende como factores físicos que afectan los ecosistemas (Aire, agua, humedad).

Micro Proyecto de respeto y protección por el medio ambiente y la biodiversidad: Como su nombre lo dice

es un conjunto de acciones a favor del medio ambiente y la biodiversidad que se concertan con las

comunidades de la zona de influencia o de impacto y la zona de beneficiarios de la obra. Téngase en cuenta

que Colombia es un país megadiverso, lo cual debe ser motivo de orgullo, por ende se debe generar conciencia

al respecto.

Petición: Es la solicitud verbal o escrita presentada por un ciudadano con el fin de requerir la intervención de

la entidad en un asunto de su competencia.

Queja: Es la expresión de los ciudadanos que permite manifestar la inconformidad o disgusto que se tiene

contra una persona u organización, relacionada con el proyecto, por actos vinculados con el cumplimiento de

la misión y objetivos del CONTRATISTA.

Reclamo: Es el derecho que tiene todo ciudadano de exigir o demandar solución referente a la prestación

indebida de un servicio, o a la inatención oportuna de una solución derivada de la ejecución de una obra.

Relatoría: Historias de vida o relatos cortos o largos en los que el individuo o el colectivo se expresa para dar

a conocer su autobiografía y cómo se impactó por el proyecto-obra o por el accionar del proyecto-obra. Puede

ser en lenguajes alternativos, audiovisuales, lenguaje oral o escrito.

Solicitud de información: Toda persona tiene derecho a consultar los documentos o solicitar información

relacionada con la ejecución de un proyecto.

Sugerencias: Es la proposición, idea, o indicación, que se ofrece o presenta con el propósito de incidir en el

mejoramiento de un proceso cuyo objeto se encuentre relacionado con la prestación del servicio, o el

cumplimiento de una función pública.

Territorio: Recursos naturales, cultivos, plantaciones y su entorno, vías de acceso, medio ambiente,

biodiversidad, entorno, elementos geográficos ligados a una tradición, es una construcción cultural.

Fuentes

✓ Instituto de Desarrollo urbano IDU (2006) “Pliegos sociales para la etapa de Construcción”.

✓ Organización de los Estados Americanos. (2009). “Derechos de los Pueblos Indígenas y Tribales sobre

sus Tierras Ancestrales y recursos Naturales”. OEA/Ser.L/V/II. Doc. 56/09. España.

✓ MinAgricultura, Grupo Tragsa, UPRA (2015) “Atualización del manual de normas técnicas básicas

para la realización de proyectos de adecuación de tierras”.

✓ www.anla.gov.co -Estudios de Impactos Ambientales-.