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Pliego de prescripciones técnicas 1 / 3 3

Pliego de prescripciones técnicas para contratar

una herramienta de gestión de las actas en vídeo,

con validez jurídica del Ayuntamiento de Castellón

de la Plana


Índice

1. Antecedentes y descripción general del proyecto 3 a. Antecedentes 3 b. Descripción general del proyecto 4

2. Alcance del proyecto 5 a. Suministro de los equipos de grabación de video y audio necesarios para la gestión de las actas de las sesiones de los órganos colegiados- 5 b. Obtención de una herramienta de gestión de actas de las sesiones de los órganos colegiados del Ayuntamiento de Castellón, en video, con validez jurídica. 5 c. Propuestas de mejora 6 d. Desarrollo de las posibles carencias de la herramienta 7 e. Preparación de la arquitectura 9 f. Despliegue de la nueva herramienta de gestión de actas de los órganos colegiados, en vídeo 10 g. Pruebas y validación del despliegue 10 h. Formación 11 i. Modificaciones al alcance 14

3. Requisitos específicos 14 a. Equipo de trabajo 14 b. Metodología de trabajo 17 c. Duración del proyecto y plazos de entrega 18 d. Documentación 20 e. Órganos de seguimiento y de supervisión 20 f. Horarios y organización del trabajo 22 g. Admisibilidad de subcontratación 22

Anexo I. Requisitos de la herramienta de gestión de las actas en vídeo con validez jurídica ................................................................................................................... 23

Anexo II. Infraestructura tecnológica del Ayuntamiento de Castellón .................... 31

Anexo III Requerimientos de los equipos de grabación ........................................ 33


1. Antecedentes y descripción general del proyecto

La nueva Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público establece en su artículo 18. Actas, que:

“1… Podrán grabarse las sesiones que celebre el órgano colegiado. El fichero

resultante de la grabación, junto con la certificación expedida por el Secretario de la

autenticidad e integridad del mismo, y cuantos documentos en soporte electrónico

se utilizasen como documento de la sesión, podrán acompañar al acta de las

sesiones, sin necesidad de hacer constar en ella los puntos principales de las

deliberaciones.

2… Cuando se hubiese optado por la grabación, de las sesiones celebradas o por

la utilización de documentos en soporte electrónico, deberán conservarse de forma

que garantice la integridad y autenticidad de los ficheros electrónicos

correspondientes y el acceso a los mismos por parte de los miembros del órgano

colegiado.”

La Ley 39/ 2015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Común supone un impulso muy importante en la digitalización que incluye disposiciones para profundizar en la implantación de la tramitación electrónica de los procedimientos, nos orienta a trabajar en la misma línea.

Es por este motivo, y ante la voluntad del Ayuntamiento en ir avanzando hacia la administración electrónica, la mejora de la eficiencia de los procesos internos y de la relación con la ciudadanía y aumentar la transparencia de la organización municipal, que el Ayuntamiento de Castellón quiere proveerse de una herramienta de gestión de actas en vídeo con validez jurídica.

a. Antecedentes

El Ayuntamiento de Castellón gestiona manualmente los vídeos que se graban del Pleno y otros órganos colegiados. Cuando se graba un vídeo, lo siguiente que se hace es difundirlo en streaming, de modo que la grabación pasa a estar a disposición de la ciudadanía. Los ciudadanos tienen la opción de acceder al vídeo durante el transcurso del acto y también una vez ha finalizado. Además, aparte de hacer una grabación de vídeo, el Ayuntamiento hace una grabación independiente del audio. Éste audio es editado manualmente y recortado para obtener las


diferentes intervenciones durante el Pleno. Toda esta información se sube a la web municipal.

Ante todo el esfuerzo y tiempo que supone gestionar manualmente los vídeos y audios del pleno, sin que ello exima de la transcripción de las deliberaciones íntegras en la correspondiente acta de la sesión del órgano colegiado, el Ayuntamiento pretende la adquisición de un nuevo equipamiento de grabación de vídeo y audio integrado con un sistema informático que facilite la generación del acta en soporte vídeo con plena validez jurídica reduciendo la confección del acta de la sesión a las especificaciones legalmente establecidas sin necesidad de hacer constar en ella las deliberaciones íntegras de cada uno de los asuntos tratados en cada sesión. Con ellos se reducirá los costes y tiempo empleado en la confección manual de las actas de cada sesión y mejorará la comunicación con la ciudadanía a través de internet e introducirá un elemento de transparencia y modernización en la gestión municipal.

Adicionalmente, una vez implementado el sistema de video actas el Ayuntamiento plantea su extensión de uso a otros órganos colegiados tales como mesas de contratación y de otros órganos colegiados sectoriales del Ayuntamiento.

b. Descripción general del proyecto

Partiendo de los antecedentes expuestos, el proyecto que plantea el Ayuntamiento de Castellón es la adquisición e implantación tanto de un hardware como de un software ya desarrollado y probado en otras organizaciones similares, el cual debidamente configurado para el entorno propio de gestión de las vídeo actas de los órganos colegiados del Ayuntamiento, permita dar cumplimiento a lo que establece el artículo 18 de la nueva ley 40/2015, según los requisitos que se identifican en el Anexo I.

Por lo tanto, este proyecto no debe sólo proveer una nueva herramienta, sino que se debe garantizar que el personal que utilice esta herramienta permita hacer que su trabajo se preste de forma lo más óptima posible, permitiendo al personal del Ayuntamiento gestionar las actas de los órganos colegiados de forma más ágil e incluso segura.

Adicionalmente, deberá considerarse muy especialmente, realizar sesiones de formación del personal, puesto que para muchas personas va a suponer un cambio


en sus dinámicas de trabajo y deberán ponerse todos los medios necesarios para garantizar el menor impacto posible.

2. Alcance del proyecto

A continuación, se desarrollan en detalle los objetivos del proyecto:

a. Suministro de los equipos de grabación de video y audio necesarios para la gestión de las actas de las sesiones de los órganos colegiados-

El licitador suministrará los equipos de vídeo y audio, así como el software de captura de dicho vídeo y audio y se encargará del conexionado de los elementos suministrados, incluido los cables correspondientes que sean necesarios.

El sistema que el licitador proponga debe cumplir los siguientes requisitos técnicos:

• 3 Cámaras de vídeo PAL motorizadas, con sus respectivos soportes que permitan capturar vídeos y audio con una codificación de estos en H.264/MPEG-4 parte 10 y AAC que cumplan con las especificaciones del anexo III.

• Puesto de trabajo para recibir la captura del vídeo y audio y envío a la herramienta de gestión de video actas de sesiones.

b. Obtención de una herramienta de gestión de actas de las sesiones de los órganos colegiados del Ayuntamiento de Castellón, en video, con validez jurídica.

El licitador deberá aportar, dentro de su oferta, una herramienta de gestión de actas, para órganos colegiados, en vídeo y audio, con validez jurídica, que garantice en todo momento la no manipulación del vídeo una vez este haya sido firmado por el secretario y el presidente, y así mismo, desde el punto de vista de calidad técnica y funcional, el cumplimiento con los requisitos que se plantean en el Anexo I de este pliego tal y como se especifica en el mismo anexo.


En el caso de que la herramienta aportada requiera licencias estas serán aportadas por el licitador en los siguientes términos:

• La licencia se emitirá a favor del Ayuntamiento de Castellón de la Plana.

• Se deberá ofrecer una licencia corporativa que pueda dar servicio a todos los usuarios participantes en la gestión y consulta de actas de cualquier órgano colegiado del Ayuntamiento y de organismos dependientes de este.

• Además, la licencia no deberá tener restricciones en cuanto al tipo de implantación tecnológica, y deberá contar con un servicio de soporte y asistencia garantizado por el fabricante.

• La licencia contemplará todo aquel software necesario para operar excluido la base de datos y el sistema operativo y otro software de base tales como antivirus o sistemas de copia de seguridad para los que se utilizará los ya disponibles en el Ayuntamiento según queda descrito en el Anexo II.

c. Propuestas de mejora

El Ayuntamiento de Castellón ha identificado en el Anexo I todos los requisitos técnicos y funcionales a los que desearía que la herramienta de gestión de actas en vídeo diese respuesta. Entre estos requisitos se han valorado un subconjunto de funcionalidades como no imprescindibles para la correcta generación de actas en vídeo con validez jurídica, pero que el Ayuntamiento valoraría muy positivamente que incorporara la herramienta que propusieran los licitadores.

Sólo se tendrán en cuenta aquellas propuestas de mejora que efectivamente contribuyan a alcanzar los objetivos del proyecto. Únicamente se considerarán mejoras y se valorarán adecuadamente aquellas identificadas como “M” en los requisitos contenidos en el Anexo I del pliego de prescripciones técnicas.

En cualquier caso, las mejoras de funcionalidades que proponga el licitador correrán a su cargo en el precio global del proyecto, así como formarán parte del mantenimiento posterior al que estará sujeto la herramienta.


d. Desarrollo de las posibles carencias de la herramienta

El Ayuntamiento de Castellón es consciente de que, para dar oportunidades a distintos licitadores, puede participar en la licitación empresas que tengan herramientas que no den soporte completo a todos los requisitos imprescindibles o considerados como mejoras en la gestión de las actas en vídeo tal y como se establecen en el Anexo I, por lo que es posible que los licitadores deban plantear en sus propuestas el desarrollo de las funcionalidades no implementadas o mejora de las existentes según los requisitos recogidos en dicho Anexo.

Es por ello que en el proyecto se prevé una fase cero en la que se realizarán los desarrollos que el adjudicatario identifique como necesarios según el nivel de cumplimiento de los requisitos imprescindibles detallados en el Anexo I que el mismo adjudicatario indique sobre los mismos.

Para hacerlo posible, el adjudicatario deberá aplicar una metodología como mínimo basada en las siguientes fases:

1. Diseño técnico

Se planteará un inventario de funcionalidades y requerimientos, así como las estructuras de datos necesarias. Se incluirá en caso necesario un prototipo de pantallas.

Se deberán exponer también todas aquellas tareas técnicas involucradas con los sistemas del Ayuntamiento de forma que no se generen dependencias.

Esta fase de diseño técnico que permita determinar el alcance de los desarrollos teniendo en cuenta lo expresado por el requisito a ser desarrollado y lo que exprese el Ayuntamiento al respecto del mismo durante la fase inicial del proyecto y que dependerá de la herramienta finalmente proporcionada por el contratista y el enfoque que éste plantee para cada desarrollo.

La fase de diseño técnico no podrá considerarse finalizada hasta que no haya una revisión formal de la propuesta de desarrollo con las personas que determine el Ayuntamiento. Igualmente, el desarrollo de los requisitos no se podrá considerar finalizado hasta que no cuenten con la aprobación de estos mismos interlocutores.


2. Desarrollo informático

Durante la fase de ejecución del nuevo desarrollo se deberá velar y avisar en todo momento de posibles desviaciones en la valoración de esfuerzos previstos expuestos en las reuniones de seguimiento de forma que puedan anticiparse los riesgos.

3. Manuales

Una vez realizado el nuevo desarrollo se deberán preparar o actualizar los manuales necesarios.

4. Preparación y seguimiento del plan de pruebas

Se deberá elaborar un plan de pruebas específico para el desarrollo realizado que será ejecutado por los usuarios designados por el responsable del Ayuntamiento donde se revisen todas las opciones desarrolladas, de modo que se comprueba el correcto funcionamiento del sistema y se comuniquen las deficiencias detectadas y las posibles mejoras.

5. Promoción a entornos

Para realizar el pase a los diferentes entornos propuestos se deberá dejar constancia de los cambios realizados sobre el entorno correspondiente a fin de facilitar la vuelta atrás en su caso, así como un inventario de los usuarios que han realizado la modificación

En ningún caso se podrá proceder a la implementación de la herramienta de gestión de actas en vídeo sin que estos desarrollos hayan sido finalizados y validados tal y como se acaba de expresar. Esta limitación pretende evitar sucesivos procesos de actualización de la herramienta durante el período de implantación que puedan afectar a su estabilidad, las integraciones realizadas y a la integridad y disponibilidad de la información que trate.

El licitador detallará en la propuesta una primera aproximación de los desarrollos que plantea realizar para adecuarse a cada requisito no cubierto por su solución estándar (tal y como se indica en el Anexo I), así como la metodología de desarrollo utilizada y otras medidas de control de calidad tenidas en cuenta durante este desarrollo.


Esta fase de desarrollos no podrá superar el plazo de 2 meses desde el momento de formalización del contrato para no afectar negativamente la implantación de la herramienta de gestión de actas de los órganos colegiados, en vídeo, con validez jurídica, del Ayuntamiento.

e. Preparación de la arquitectura

Aunque la plataforma de hardware y el software de base los proporcionará el Ayuntamiento de Castellón, según se describe en el Anexo II, será necesario que el proveedor defina y dimensione la plataforma, teniendo en cuenta:

• Respetar las directrices de arquitectura del Ayuntamiento de Castellón. En el Anexo II se incluye información detallada de los servicios de arquitectura tecnológica existentes para que según la misma el licitador pueda realizar su propuesta o propuestas alternativas de arquitectura más conveniente para su solución.

• Dimensionar los sistemas en atención al volumen de información gestionada, así como el volumen de datos que en base a la experiencia del licitador puedan ser requeridos por un Ayuntamiento del tamaño del de Castellón.

En cualquier caso, la propuesta de arquitectura tecnológica que realice el adjudicatario deberá ser validada por el Ayuntamiento de Castellón previo a su despliegue pudiéndose realizar los ajustes que se estimen necesarios por parte del Ayuntamiento.

Por otro lado, a efectos de poder realizar el desarrollo y las pruebas correspondientes, el Ayuntamiento de Castellón habilitará al adjudicatario una conexión a los entornos de preproducción. El adjudicatario podrá optar entre hacer el despliegue y las pruebas por medio de conexiones remotas vía VPN, o enviar su equipo técnico al Ayuntamiento para que se ocupen de la instalación en el entorno de pruebas in situ.

Finalmente, para el buen desarrollo del proyecto y el cumplimiento de los plazos establecidos en el apartado 3.c será necesario que esta fase se realice en paralelo, en su caso, al desarrollo de nuevas funcionalidades según lo establecido en el apartado anterior 2.d.

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f. Despliegue de la nueva herramienta de gestión de actas de los órganos colegiados, en vídeo

Sobre la arquitectura tecnológica de base desplegada, el proveedor tendrá que implantar la herramienta de gestión de actas en vídeo y configurarla y parametrizarla según las necesidades particulares del Ayuntamiento. Estas necesidades particulares quedan recogidas específicamente en el Anexo I aunque según la solución finalmente propuesta por el contratista y sus posibilidades de configuración deberán acabarse de definir conjuntamente entre el personal asignado por el Ayuntamiento y el equipo de trabajo asignado por el contratista.

En este sentido, con carácter previo al despliegue de la herramienta, el contratista deberá realizar tareas de análisis de la situación actual del Ayuntamiento y de las posibilidades de cumplimiento de cada requisito particular con la herramienta propuesta y así poder adecuar convenientemente su implantación a la situación particular del Ayuntamiento. Adicionalmente, será necesario contar con la aprobación formal de los responsables del proyecto en el Ayuntamiento sobre el planteamiento concreto de implantación de la herramienta siempre con carácter previo del despliegue de la herramienta según las fases de desarrollo que proponga el adjudicatario.

g. Pruebas y validación del despliegue

El despliegue en el entorno de preproducción se hará de forma coordinada entre el personal del adjudicatario y los responsables de la infraestructura tecnológica del Ayuntamiento.

Antes de la subida a producción de la herramienta, así como de las integraciones previstas, el adjudicatario se ocupará, con sus propios medios, de realizar todas las pruebas unitarias, de integración, de consistencia y funcionales. El alcance de las pruebas se determinará conjuntamente con el equipo asignado por el Ayuntamiento al proyecto. Es importante remarcar que la ejecución de las pruebas corresponderá al adjudicatario, el cual deberá:

• Acordar con el personal asignado al proyecto por el Ayuntamiento de Castellón los componentes a probar y las pruebas a realizar para cada uno de ellos.


• Ejecutar y documentar las pruebas, a fin de facilitar el seguimiento por parte del Ayuntamiento.

• Incluir en su oferta una propuesta de plan de pruebas, que explique cómo se llevarán a cabo estas pruebas (si bien el alcance concreto de las pruebas se definirá durante la ejecución del proyecto).

h. Formación

Una vez implantada la herramienta de gestión de actas en vídeo, el adjudicatario se obligará también a la ejecución de un plan de formación para facilitar el uso de la herramienta por parte del:

• la Secretaria General, que interactuará con la herramienta para desarrollar sus tareas.

• del área de Informática del Ayuntamiento, que deberá realizar tareas de administración, mantenimiento y configuración, así como de extracción de datos.

En este ámbito se plantea la realización de formación presencial a personal clave del ámbito funcional con toda la profundidad posible de forma que este personal pueda a posteriori, con los conocimientos adquiridos y los materiales didácticos facilitados por el adjudicatario, formar otro personal que gestione actas de distintos órganos colegiados del Ayuntamiento o de organismos dependientes.

Es por ello, que será necesario incluir un plan completo de formación y divulgación para cada uno de los componentes incluidos en la Solución propuesta enfocados a los empleados, tanto técnicos como funcionales, del Ayuntamiento de Castellón de la Plana.

Se deberá realizar una propuesta de dicho plan de formación, así como su planificación dentro del proyecto de implantación, garantizando el nivel suficiente de aprendizaje de los usuarios, acorde a las necesidades de la organización.

Los planes propuestos deberán disponer de la siguiente información mínima:

• Duración: definición de las sesiones y duración en horas de las mismas.


• Descripción: Explicación detallada de los objetivos y finalidades de la acción formativo.

• Formato: el formato de los cursos de formación será presencial. Será necesario que se disponga del material necesario para la presentación del curso y la realización de pruebas de conocimiento.

• Requisitos: si es necesario disponer de unos conocimientos mínimos para la realización del curso.

• Estructura: Listado de los capítulos y puntos que se van a dar durante la formación.

El Ayuntamiento pondrá a disposición dependencias para su impartición.

La propuesta de formación incluirá:

• al menos 1 edición de formación para usuarios finales;

• al menos 1 edición de formación dirigidas a técnicos y administradores;

Cada edición de formación (curso completo) tendrá al menos 5 horas de duración y se podrá organizar en sesiones de entre 2,5 horas y 5 horas de duración, según indique el Ayuntamiento para cada tipo de curso. No se limitará el número de asistentes a cada edición.

Se facilitará documentación detallada a los asistentes. El contenido será prioritariamente práctico y se ofrecerá sobre el entorno de pruebas de las aplicaciones. El contenido de cualquier acción formativa deberá ser aprobado por el Ayuntamiento de Castellón de la Plana.

Por otra parte, el adjudicatario asumirá las siguientes tareas en materia de documentación del trabajo realizado y de formación:

1. Preparar un manual de formación, orientados al personal responsable de la administración de la herramienta desde un punto de vista funcional con la información necesaria para desarrollar sus tareas; por ejemplo, mantenimiento del modelo de datos y maestros de datos o la definición de plantillas de documentos.


2. Preparar diferentes versiones simplificadas del manual de formación, orientadas a facilitar a los diferentes grupos de usuarios de la herramienta en el desarrollo de las tareas; por ejemplo, personal encargado de la gestión de los expedientes de las actas, de los usuarios de consulta a través de la Intranet, de la firma por parte del secretario, etc.

3. Preparar y entregar un manual de administración de la herramienta y su plataforma tecnológica de base, a fin de que el personal de arquitectura tecnológica de la herramienta pueda ejercer las tareas necesarias de administración, mantenimiento, configuración y extracción de datos.

4. Entregar documentación descriptiva de las tareas de implantación, despliegue, configuración y parametrización, tanto de la plataforma tecnológica de base como de la herramienta de gestión de actas en vídeo.

5. Entregar la documentación de seguimiento del proyecto: actas de reunión y documentos relacionados con la gestión del proyecto.

Adicionalmente a esta documentación, el proveedor deberá entregar la documentación que describa las tareas de implantación y configuración, así como la documentación acreditativa de la ejecución de las pruebas.

Finalmente, se deberá entregar documentación de usuario y de formación sobre el funcionamiento y uso de los servicios de mantenimiento y soporte:

• Canales de comunicación con la empresa adjudicataria.

• Herramientas de ticketing u otros sistemas de seguimiento de incidencias.

• Estructura del soporte y personas de contacto.

• Concreción del tiempo de respuesta y resolución efectiva de las incidencias.

Toda la documentación que se genere durante el proyecto se conservará de manera estructurada y a disposición del Ayuntamiento de Castellón de forma que garantice la transferencia de conocimiento en caso de cambio en el equipo de mantenimiento y soporte asignado por el contratista.


i. Modificaciones al alcance

No se prevé modificaciones al alcance.

3. Requisitos específicos

A continuación, se describen los requisitos que deben cumplir las ofertas que se presenten en el proceso de licitación. La propuesta del licitador según queda recogido en el pliego de cláusulas administrativas deberá detallar las propuestas según lo descrito en el apartado 2, respetando los requisitos que se describen a continuación e indicando claramente, en su caso, como se exceden los requisitos mínimos establecidos en el pliego.

a. Equipo de trabajo

La propuesta incluirá una descripción de las funciones y capacitaciones del personal de la empresa que participará en el proyecto, fundamentando su competencia mediante los correspondientes currículums. Para describir el equipo de trabajo propuesto necesario para la ejecución del proyecto, se deberá detallar como mínimo la siguiente información:

• Perfiles que forman parte del equipo de trabajo.

• Detalle de las dedicaciones de cada persona.

• Funciones específicas de cada uno de los perfiles dentro del equipo.

Los perfiles mínimos que se deberán incluir, como mínimo, en la propuesta son los siguientes:

• Jefe de proyecto.

• Consultor senior técnico/jurídico.

• Técnico implantador.


Estos perfiles no pueden ser ocupados por una misma persona, por lo que el tamaño mínimo del equipo debe ser de 3 personas, aunque las ofertas pueden ampliar el equipo destinado si lo consideran conveniente.

En caso de que se produzca cualquier modificación en la composición del equipo de trabajo, el adjudicatario deberá garantizar que la persona que se proponga en sustitución acredite como mínimo el mismo conocimiento y experiencia que la persona saliente. Además, se deberá reservar un número de horas de trabajo suficientes para garantizar la adecuada transferencia de conocimiento entre el miembro del equipo saliente y el entrante.

La propuesta deberá identificar el equipo participante por parte del licitador diferenciando las personas que se destinan a:

• Implantación y configuración de la herramienta de gestión de actas en vídeo.

• Mantenimiento y soporte

La propuesta deberá identificar el esfuerzo estimado para cada persona del equipo, que deberá ser proporcional a sus responsabilidades. Cualquier desviación en el esfuerzo efectivamente destinado deberá ser justificada y sometida a la aceptación del órgano de contratación.

A continuación, se incluye una breve descripción de los requisitos mínimos para cada uno de los perfiles:

1. Perfil del jefe de proyecto:

• Funciones a desarrollar en el marco de la implantación de la nueva herramienta:

o Análisis y definición de los objetivos del proyecto. o Planificación de recursos y plazos para el desarrollo de las tareas. o Coordinación de los recursos del proyecto, interlocución con el

Ayuntamiento de Castellón y las áreas implicadas del mismo. o Identificación de necesidades y propuesta de soluciones. o Seguimiento y control del proyecto, garantizando los plazos de ejecución

y controlando los costes.


• Titulación requerida:

o Titulado universitario en Informática, o titulación equivalente completada con una dilatada experiencia profesional en este ámbito.

• Capacitación profesional:

o Consultor con experiencia, especialmente cualificado en la gestión de proyectos tecnológicos y en el liderazgo de equipos.

o Experiencia específica acreditada en desarrollo de proyectos de Tecnologías de la Información relacionados con la gestión de video actas, gestión de órganos colegiados, firma electrónica, etc.

o Experiencia en la interlocución con el cliente, la definición de requisitos y especificaciones.

o Capacidad para realizar tareas de análisis, diseño, programación y otras labores técnicas relacionadas con proyectos de Ingeniería del Software.

o Experiencia demostrable en las tecnologías que se propongan para el desarrollo de nuevas funcionalidades.

2. Perfil del consultor técnico-jurídico

• Funciones:

o Conducir entrevistas con el personal del Ayuntamiento para exponer el funcionamiento de la herramienta y obtener las especificidades de configuración de la herramienta y en su caso del desarrollo de nuevas funcionalidades de la herramienta.

o Preparar los documentos resultantes de cada fase del proyecto indicados en el alcance de este pliego.


o Titulado universitario en Derecho o Informática, o titulación equivalente completada con una dilatada experiencia profesional en este ámbito y con conocimientos amplios en la materia en que no disponga la titulación universitaria.



o Consultor con experiencia en el ámbito de la gestión del procedimiento administrativo en el sector público.

o Experiencia en la interlocución con el cliente y la definición de requisitos. o Experto en la implantación y desarrollo de la herramienta de gestión de

actas en vídeo propuesta. o Capacidad para realizar tareas de análisis y diseño relacionadas con

proyectos de Ingeniería del Software.

3. Perfil de los técnicos implantadores

• Funciones:

o Implementación de la herramienta de gestión de actas en vídeo propuesta por el proveedor según la situación particular del Ayuntamiento.


o Titulado universitario en Informática, o titulación equivalente completada experiencia profesional suficiente en este ámbito.


o Capacidad para realizar tareas de implantación y/o desarrollo sobre la herramienta de gestión de actas en vídeo que se proponga para el proyecto.

o Capacidad para desarrollar comunicaciones con los sistemas de video y audio del Ayuntamiento y sistemas externos que sean necesarios.

o Capacidad para la implantación y explotación del hardware propuesto por el proveedor.

b. Metodología de trabajo

La propuesta deberá incluir una descripción detallada de la metodología de trabajo que se seguirá, que refleje claramente:

• La metodología de diseño, desarrollo e implantación que aplica el adjudicatario, explicando las fases que se siguen y la forma en que se


garantiza la calidad del resultado y se controlan posibles incidencias o desviaciones.

• El tipo de documentación que se generará para cada una de las tareas, y el proceso que se seguirá para su generación y validación.

• El modelo de seguimiento del proyecto que se proponga para controlar el cumplimiento de los objetivos y la calidad de los resultados.

• La forma en que se involucrará personal del Ayuntamiento de Castellón en el proyecto, con una breve estimación del esfuerzo que esto les puede suponer.

Se valorará la utilización de estándares metodológicos reconocidos para la ejecución de cada una de las fases del proyecto. El adjudicatario describirá detalladamente en su propuesta los estándares metodológicos que prevea aplicar, haciendo mención de su experiencia.

c. Duración del proyecto y plazos de entrega

La duración máxima del proyecto será de 6 meses, desde la formalización del contrato hasta tener implantada y configurada los elementos hardware de vídeo y audio y la herramienta de gestión de actas en vídeo, finalizadas las pruebas funcionales y finalizada la formación. El licitador expondrá en su propuesta un cronograma detallado que respete el período máximo indicado.

Para la correcta gestión y finalización del proyecto, éste estará sujeto a una serie de hitos concretos, cuyo cumplimiento de ejecución será valorado por el Ayuntamiento de Castellón de la Plana. El cumplimiento de estos hitos sobre el calendario propuesto será una pieza esencial en la correcta finalización del contrato. Un hito se considerará cumplido cuando el Ayuntamiento lo valide en base a los resultados esperados y los entregables asociados a cada hito.

Se considerarán los siguientes hitos básicos del proyecto:

1. Instalación de los equipos de vídeo y audio y del sistema de captación de vídeo y audio.

2. Implantación de la herramienta de gestión de actas en vídeo que incluirá:


o en caso que sea aplicable, desarrollo de nuevas funcionalidades o fase cero detallada en el apartado 2.d que, en cualquier caso, debe ser previa a la implantación de la herramienta de gestión de actas en vídeo del Ayuntamiento.

o implantación y configuración de la herramienta de gestión de actas en vídeo según las necesidades particulares del Ayuntamiento.

3. Pruebas funcionales, tanto de carácter técnico como funcional, antes del paso a producción de la herramienta de gestión de actas en vídeo. Asimismo, se realizarán las correspondientes pruebas con usuarios internos y externos simulados para que se garantice el correcto funcionamiento de la herramienta una vez implantada.

4. Formación.

Para cada uno de los hitos propuestos se deberá exponer la siguiente información valorándose el grado de detalle descrito:

• Descripción: detalle general del objetivo del hito. Descripción de las tareas tanto técnicas como funcionales incluidas en la realización del mismo.

• Fechas: se deberá instanciar en el calendario propuesto el periodo del hito.

• Perfiles involucrados: inventario de los perfiles del equipo que intervendrán durante la ejecución del mismo.

• Entregables: se deberán exponer los entregables a desarrollar durante la realización del hito.

• Esfuerzo económico: volumen económico de la ejecución del hito.

• Riesgos identificados: inventario de posibles riesgos a aparecer durante el desarrollo del hito correspondiente.

• Cuadro de mando que refleje el grado de implantación del Hito del proyecto.

El proyecto de implantación se considerará finalizado una vez el adjudicatario haya instalado correctamente los equipos de video y audio, implantado la herramienta de


gestión de actas en vídeo y haya acompañado al Ayuntamiento en el proceso de formación, habiendo hecho las correspondientes pruebas funcionales previas a la puesta en producción y acompañado al personal técnico y funcional del Ayuntamiento en la subida a producción.

También deberá dar soporte en las tres primeras sesiones en las que se utilice la herramienta, la primera presencialmente y las otras dos o bien presencialmente o a través de medios telemáticos.

Una vez se considere finalizada la fase de implantación y formación, se iniciará el periodo de garantía, que será de 12 meses desde la puesta en marcha del sistema. Esta fase del proyecto se iniciará una vez finalizado el proyecto.

d. Documentación

Al finalizar cada uno de los hitos del proyecto, el adjudicatario deberá entregar al Ayuntamiento de Castellón una copia en papel de toda la documentación generada y otra en formato electrónico editable (Microsoft Word) o en cualquier otro formato que sea más adecuada para su acceso eficiente siempre y cuando el Ayuntamiento dispongan de capacidad para su acceso.

Dentro de esta documentación se considerará como mínimo lo expresado en el apartado 2.h, aquellos documentos previstos a la finalización de cada una de las fases de proyecto recogidas en el apartado 2 y la que considere necesaria el licitador en aplicación de su metodología de trabajo tal y como se ha expresado en el apartado anterior.

Toda la documentación del proyecto se entregará en castellano.

Al finalizar el proyecto, el adjudicatario deberá devolver toda la documentación e información facilitada por el Ayuntamiento de Castellón y que haya servido de base para los trabajos.

e. Órganos de seguimiento y de supervisión

El seguimiento global de la ejecución del proyecto estará a cargo del Comité de Dirección del proyecto con la función de supervisar el desarrollo del proyecto, validar


las entregas realizadas por el adjudicatario en cada hito identificado en el apartado 3.c y facilitar la coordinación de las actividades en las que participe personal de la empresa adjudicataria y del Ayuntamiento. Este Comité estará formado por:

• El responsable de la sección de innovación y desarrollo tecnológico del Ayuntamiento

• La Secretaria General del Ayuntamiento o en quien ella delegue.

• El jefe de proyecto por parte del Ayuntamiento de Castellón de la Plana

• El jefe del proyecto por parte de la empresa adjudicataria.

• El responsable del contrato de la empresa adjudicataria

El Comité de Dirección del proyecto tomará las decisiones que sean necesarias para impulsar la ejecución del proyecto, en el marco definido por el contrato de adjudicación. Como mínimo se reunirá de forma quincenal elaborando el adjudicatario actas de los acuerdos tomados en cada reunión.

Adicionalmente, existirá una Dirección Operativa del Proyecto, con la función de supervisar periódicamente el desarrollo del proyecto. Este comité se reunirá al menos de forma semanal y se ocupará de preparar los informes de progreso y planes, para su aprobación por el Comité de Dirección. Estará formado por:

• El jefe de proyecto por parte del Ayuntamiento de Castellón de la Plana

• El jefe del proyecto por parte de la empresa proveedora con el apoyo de los miembros de su equipo que considere necesario.

• Responsables funcionales y tecnológicos que establezca el Ayuntamiento de Castellón de la Plana al inicio del proyecto.

• Otras personas que se consideren oportunas para tratar temas específicos de una iniciativa concreta


f. Horarios y organización del trabajo

El Comité de Dirección del proyecto convocará reuniones periódicas para conocer el estado de avance, aparte de las que se celebrarán para la entrega de cada etapa y el cierre de cada una de las fases descritas en el apartado 2 que irá acompañada de la correspondiente documentación que defina el licitador y que también permitirán valorar su ejecución por parte del Comité.

g. Admisibilidad de subcontratación

No se admite la subcontratación.


Anexo I. Requisitos de la herramienta de gestión de las actas en vídeo con validez jurídica

Los requisitos técnicos y funcionales que se considerarán en relación a la herramienta de gestión de las actas en vídeo son recogidos en la tabla contenida en el presente Anexo.

Para cada requisito el licitador deberá rellenar una columna de comentarios detallando como su herramienta da solución y, en caso de cumplimiento parcial del requisito, detallando los aspectos que no son cumplidos y, en caso de decidir desarrollarlos, como se prevé realizarlo durante la implantación.

Para cada requisito el Ayuntamiento ha hecho una valoración individual en los siguientes términos:

• (I) Imprescindible. Si la herramienta de gestión de actas en vídeo no lo incorpora de manera estándar será necesario desarrollarlo adicionalmente.

• (M) Mejora. Se valorará que la herramienta de gestión de actas en vídeo lo incorpore o pueda incorporarlo en el futuro, pero no se considera imprescindible.

Respecto a cada requisito el licitador deberá expresar el grado de cumplimiento de su herramienta de gestión de actas en vídeo en la columna denominada "Licitador" en los siguientes términos:

• (S) Sí. Si la herramienta lo incorpora de manera estándar y será implantado en el marco del proyecto.

• (SPD) Sí de forma parcial CON desarrollo de la carencia. Si la herramienta lo incorpora parcialmente de manera estándar y las carencias SERÁN desarrolladas durante su implantación en el marco del proyecto.

• (SPN) Sí de forma parcial SIN desarrollo de la carencia. Aceptable sólo para requisitos considerados como mejora, si la herramienta lo incorpora parcialmente de manera estándar y las carencias NO SERÁN desarrolladas durante su implantación.


• (ND) Desarrollo. Si la herramienta no lo incorpora de manera estándar, pero el proveedor lo desarrollaría durante su implantación en el marco del proyecto.

• (N) No. Aceptable sólo para requisitos considerados como mejora, si la herramienta no lo incorpora de manera estándar y no es posible cumplirlo o no se prevé desarrollarlo durante su implantación en el marco del proyecto.


Ref. Clasificación Descripción

Valoración Ayuntamiento (I o M)

Licitador (S, SPD, ND o N)

Comentarios Licitador

1 Gestión del video y Audio

La aplicacion debe poder partir de ficheros de vídeo MP4 y de audio en formato formato AAC a 384kbps

I

2 Orden del día El software debe permitir la creación del orden del día en la plataforma, dicha orden del día debe poder ser bilingue (Castellano, Valencià)

I

3 Orden del día El software debe permitir la importación del orden del día en la plataforma a partir de un Excel o XML

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4 Orden del día Debe permitir modificar el orden del día mientras se está desarrollando la sesión

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5 Orden del día El software debe permitir añadir documentos al orden del día y poderlos visualizar en la opción Intranet y opcionalmente en la Web

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6 Intervinientes El software debe permitir la gestión de intervinientes: alta, modificación, etc.

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7 Validez jurídica del acta

El software debe permitir al secretario o persona delegada, así como al presidente y sus posibles suplentes, el poder firma el vídeo y el audio, con un certificado digital. El tipo de firma debe ser como mínimo un XML que contenga el HASH del fichero de vídeo y de audio y su firma debe ser una XAdES-A. A partir de este momento el sistema debe garantizar la no modificación del vídeo bajo ningún supuesto, a partir de la validación de la firma electrónica.

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El software debe poder generar una firma con un documento PDF/A en el que conste el nombre del fichero de vídeo y del de audío y sus hash correspondientes firmado con una PAdES-LTV

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El software debe permitir cargar un acta suscinta, un documento PDF con los asistentes y acuerdos y debe poderlo pasar a PDF/A y firmarlo por parte del secretario y presidente del órgano colegiado o las personas delegadas con una firma PAdES/A

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El software debe permitir la entrada de metadatos, segun el Vocabulario de Metadatos del ENI, a nivel de los distintos documentos que formen parte del expediente y vincularlos al documento.

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La plataforma ha de permitir comprobar en todo momento la validez jurídica de los documentos que pertenezcan a un expediente. En concreto los vídeos, los audios y el acta de acuerdos.

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12 Gestión de tiempos

El software debe permitir poner marcas temporales sobre el vídeo MP4 y el audio, tanto durante la sesion, como con posterioridad a ella. También se deberá poder marcar tanto los inicios y finales de puntos del orden del día, como las intervenciones.

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El software debe permitir importar de un fichero las marcas temporales del vídeo y del audio

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El software debe permitir generar un documento word en el cual aparezca para cada punto del orden del día, el minuto del vídeo en que este punto empieze. Dicha información será utilizada por parte del Ayuntamiento para la elaboración del acta suscinta, en la cual se identificará el minuto del vídeo en que empieza cada punto del orden del día

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15 Libro de actas El software ha de permitir generar líbros de actas, anualmente, los cuales deberan ser un nuevo expediente, con una diligencia de apertura del libro (PDF/A firmado en PAdES/LTV por parte del secretario o persona habilitada), la relación de videos y audios y su acta de acuerdos, de todas las sesiones del año, una diligencia de cierre del libro (PDF/A firmado en PAdES/LTV por parte del secretario o persona habilitada) y el foliado en XML (de acuerdo con lo que establece la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico) y firmado en XAdES-A del expediente.

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16 Gestión documental

El software debe permitir generar un expediente, dentro de la aplicación, con todos los documentos

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El software debe permitir enviar el acta i los documentos a un gestor documental del Ayuntamiento

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El software debe permitir la entrada de metadatos tanto a nivel del expediente de la sesión como a nivel de los distintos documentos que formen parte del expediente y vincularlos al expediente y a los documentos respectivamente, cumpliendo con el ENI (Vocabulario de metadatos).

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El software ha de poder integrarse a alguna herramienta de preservación de documentos y expedientes electrònicos para garantizar su conservación a lo largo del tiempo del libro de actas, así como de los distintos expedientes.

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20 Web Municipal El software debe permitir generar una versión del MP4 y del audio visualizable en streaming

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21 Web Municipal El software debe permitir la subida del vídeo/audio a cualquier plataforma

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22 Intranet La herramienta debe poder ser accesible desde la Intranet del Ayuntamiento, para que los grupos municipales puedan acceder a los expedientes de las actas y consultar los documentos y la misma acta electrónica, así como validar las firmas electrónicas de estos documentos.

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23 Intranet El usuario de la intranet ha de poder validar en cualquier momento la firma electrónica de los documentos que formen parte de un expediente y a su vez garantizar la integridad del expediente.

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24 Intranet La plataforma debe permitir el acceso a los distintos expedients de las sesiones, con busquedas por tipo de sesión, fecha, etc.

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25 Intranet El vídeo y el audío deben poderse consultar por orden del día y por interviniente

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26 Intranet El expediente de la sesión ha de poderse buscar por cualquir metadato guardado de la sesión

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27 Intranet Ciertos documentos del exepediente deben poder ser descargados desde la Intranet

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28 Intranet La visualización de los documentos, incluidos los vídeos y los audios, así como la validación de las firmas electrónicas debe poder hacerse desde dispositivos móbiles

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29 Intranet Han de poder generar copias auténticas de ciertos documentos que formen parte del expediente

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30 Sesiones La herramienta debe permitir definir distintos tipos de sesiones de órganos colegiados: plenos, comisiones, otras reuniones, etc. Para cada tipo de sesión, de forma independiente, se guardaran agrupaciones de expedientes, tendrá su propia gestión, e incluso permitirá publicar algunos documentos de las sesiones, en la web del ayuntamiento

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31 Cumplimientos La herramienta debe permitir incorporar videos, subtítulos, o cualquier otro sistema que permita a las personas con limitaciones auditivas seguir el desarrollo de la sesión en vídeo

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32 Cumplimientos La herramienta debe cumplir com los requerimientos establecidos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad: Norma Técnica de Documento Electrónico, Norma Técnica de Expediente Electrónica, Norma Técnica de Catálogo de Estándares, Norma Técnica de Política de Firma Electrónica y de certificados de la Administración y la Norma Técnica de Gestión de Documentos Electrónicos

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33 Cumplimientos La herramienta debe cumplir com la LOPD I

34 Cumplimientos La herramienta debe permitir cumplir al Ayuntamiento con el Esquema Nacional de Seguridad

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Anexo II. Infraestructura tecnológica del Ayuntamiento de Castellón

La infraestructura tecnológica del Ayuntamiento de Castellón consiste en un entorno compuesto 5 servidores (3 de ellos se encuentran en el CPD principal y 2 de ellos en el secundario a modo de respaldo) y sus características son las siguientes:

• Fabricante y modelo: Cisco UCS R210 – 2121605W

• CPU: 2 CPUs de 4 cores (Intel Xeon E5620 2.4 Ghz) (con una media de uso del 40%).

• RAM: 96GB de RAM con una media de uso del 83% durante el último mes

• Interfaces de red:

• 2 x PCI E1G44ET 1Gb con 4 puertos ethernet

• 2 puertos 1Gb integrados en placa.

• HBA: 2 x ISP 2532-based 8Gb Fibre Channel to PCI Express

• Sistema operativo: Vmware Vsphere ESXi 6.0.0-249458

El almacenamiento se distribuye en 2 cabinas EMC VNX5300 cada una en un CPD, estas cabinas proporcionan los servicios de servidor de almacenamiento tanto en formato bloque como en formato de fichero.

Para llevar a cabo los backups se emplea una unidad de backup EMC DataDomain DD2200 de 17.2TB con las siguientes características:

• Capacidad teórica de almacenamiento de hasta 860TB. Debe tenerse en cuenta de que éste es un máximo teórico, pues en la práctica el Ayuntamiento alcanza únicamente unos 110TB netos (usables) con un uso del 95%.

• Conectividad 4x1GbE, 2x8Gbps FC.

• CIFS y NFS.


• Se utiliza Symantec BackupExec 15 V-Ray edition para 10 procesadores y licenciado para NDMP.


Anexo III Requerimientos de los equipos de grabación

Los equipos de video y audio suministrados por el licitador deberán cumplir con los siguientes requerimientos:

• Sistema de señal - SD NTSC/PAL

• Objetivo - Distancia focal f = de 3,5 mm (gran angular) a 98 mm (teleobjetivo)

• Objetivo - Zoom óptico 28x

• Objetivo - Zoom digital 12x

• Iluminación mínima 0,65 lx (F1,35, 50 IRE)

• Relación señal-ruido Más de 50 dB (reducción de ruido 3D)

• Giro e inclinación - Ángulo - Giro ±170°

• Giro e inclinación - Ángulo - Inclinación +90°/-20°

• Giro e inclinación - Velocidad máx. - Giro 100°/s

• Giro e inclinación - Velocidad máx.-

• Inclinación 90°/s

• Salida de vídeo - (SD) VBS, Y/C

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