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POLÍTICAS CONTABLES ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA – ESAP

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: MP-A-GF-01

Código: DC-A-GF-20 Fecha: 08/09/2017 Página 1 de 64 Versión 01

POLÍTICAS CONTABLES ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA - ESAP




Contenido GLOSARIO ..................................................................................................................................... 5

1. INTRODUCCION .................................................................................................................... 10

2. OBJETIVO ................................................................................................................................ 11

3. ALCANCE................................................................................................................................. 11

4. MARCO NORMATIVO ........................................................................................................... 12

5. DECLARACION DE LA POLÍTICA....................................................................................... 12

6. ELABORACION DE LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES ....... 12

6.1 FORMALIDADES PARA LA ELABORACIÓN Y DIVULGACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES BÁSICOS..................................................................................... 13

6.2 NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES BÁSICOS .................................................. 14

6.3 LOS HECHOS POSTERIORES AL CIERRE ............................................................... 17

6.4 RESPONSABLES DE LA ELABORACIÓN Y DIVULGACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES BÁSICOS ......................................................................................................... 17

6.5 PUBLICACIÓN ESTADOS FINANCIEROS ................................................................. 18

6.6 CERTIFICACIÓN .............................................................................................................. 19

6.7 FIRMAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS ........................................... 20

6.8 AUTOEVALUACIÓN DEL PROCESO CONTABLE .................................................... 20

6.9 INFORMES DE AUTOEVALUACIÓN CONTABLE ..................................................... 21

6.10 CAMBIOS DE REPRESENTANTE LEGAL O DEL COORDINADOR(A) DEL GRUPO DE GESTIÓN CONTABLE ..................................................................................... 22

7. COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE ................................................. 23

8. MANTENIMIENTO A LAS POLITICAS CONTABLES ...................................................... 23

9. POLITICAS CONTABLES GENERALES ............................................................................ 23

9.1 POLÍTICAS GENERALES ............................................................................................... 24

9.1.1 Política de Operación Contable........................................................................... 24

9.1.2 Sistemas de Información Contable ..................................................................... 24

9.1.3 Subdirección Administrativa y Financiera - procesos que generan información financiera ......................................................................................................... 25

9.1.4 Documentos Fuente o Soporte Idóneos ............................................................ 26

9.1.5 Registro total de las operaciones ........................................................................ 26

9.1.6 Conciliación de Información ................................................................................. 27




9.1.7 Bienes, derechos y obligaciones identificados individualmente en la contabilidad o en la base de datos administrada por otras dependencias. ............... 28

9.1.8 Niveles de autoridad y responsabilidad ............................................................. 28

9.1.9 Presentación de información por parte de las áreas o dependencias fuente de información ...................................................................................................................... 28

9.1.10 Realización de registros contables en forma cronológica y consecutiva. 29

9.1.11 Determinación de tipos de comprobantes ..................................................... 29

9.1.12 Determinación de fechas de cierre para la preparación de información definitiva. 30

9.2 POLÍTICAS POR CUENTAS ESPECÍFICAS ...................................................... 30

9.2.1 CUENTAS DE BALANCE ................................................................................... 30

9.2.1.1 ACTIVO .............................................................................................................. 31

9.2.1.1.1 Caja .................................................................................................................. 31

9.2.1.1.2 Bancos ............................................................................................................. 32

9.2.1.1.2 Inversiones .................................................................................................. 33

9.2.1.1.2.1 Inversiones Patrimoniales No Controladas ......................................... 33

9.2.1.1.3 Deudores ....................................................................................................... 34

9.2.1.1.3.1 Cartera .......................................................................................................... 35

9.2.1.1.3.2 Otros deudores............................................................................................ 37

9.2.1.1.3.2.1 Recursos entregados en administración .............................................. 37

9.2.1.1.3.2.2 Avances y anticipos entregados ........................................................... 41

9.2.1.1.3.2.3 Embargos y depósitos judiciales ........................................................... 42

9.2.1.1.3.2.4 Devolución IVA.......................................................................................... 43

9.2.1.1.4 Propiedad, Planta y Equipo .......................................................................... 44

9.2.1.1.4.1 Bienes Inmuebles ....................................................................................... 47

9.2.1.1.4.2 Bienes Muebles ............................................................................................ 49

9.2.1.1.4.3 Construcciones en Curso .......................................................................... 51

9.2.1.1.4.4 Bienes pendientes por legalizar ............................................................... 51

9.2.1.1.4.5 Bienes entregados a terceros ................................................................... 52

9.2.1.1.4.6 Retiro de fondos, bienes o derechos de la contabilidad por la pérdida 53

9.2.1.1.4.7 Reconocimiento en cuentas de orden por la apertura del proceso de responsabilidad fiscal .......................................................................................................... 53




9.2.1.1.5 Intangibles ....................................................................................................... 53

9.2.1.1.6 Baja de bienes ................................................................................................ 54

9.2.1.2 PASIVO ............................................................................................................ 55

9.2.1.2.1 Cuentas por pagar ......................................................................................... 55

9.2.1.2.2 Obligaciones laborales y de seguridad social integral ............................. 56

9.2.1.2.3 Pasivos Estimados ......................................................................................... 57

9.2.1.2.4 Otros pasivos .................................................................................................. 58

9.2.1.2.5 Operaciones reciprocas ..................................................................................... 58

9.2.1.3 PATRIMONIO ......................................................................................................... 59

9.2.1.4 INGRESOS ..................................................................................................... 60

9.2.1.5 GASTOS .......................................................................................................... 61

9.2.1.6 COSTOS DE PRODUCCIÓN .......................................................................... 62

9.2.1.7 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS ......................................................... 62

9.2.1.8 CUENTAS DE CONTROL ............................................................................ 63

9.2.1.8.1 bienes retirados .............................................................................................. 63

Índice de Tablas Tabla 1. Vidas útiles activos fijos ESAP .................................................................................. 46




GLOSARIO

Transcrito de la Contaduría General de la Nación. “Diccionario de términos de

contabilidad pública”

Activo corriente. Conjunto de bienes y derechos que razonablemente pueden ser

convertidos en efectivo, o que por su naturaleza pueden realizarse o consumirse, en un

período no superior a un año, contado a partir de la fecha del balance general. También

se conoce como activo circulante.

Activo fijo. Recurso tangible que posee una entidad para su uso en la producción de

bienes y prestación de servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos

administrativos, sin que se tenga prevista su venta o suministro a la comunidad durante

el ciclo normal de las operaciones y que se espera usar durante más de un periodo

contable.

Activo intangible. Bien inmaterial, o sin apariencia física, que pueda identificarse,

controlarse, de cuya utilización o explotación pueden obtenerse beneficios económicos

futuros o un potencial de servicios, y su medición monetaria debe ser confiable.

Activo no corriente. Bienes y derechos de permanencia superior a un año que se

adquieren con el fin de utilizarlos, consumirlos o explotarlos y no con la intención de

comercializarlos.

Administración de riesgos. Conjunto de elementos y procesos que permiten identificar,

analizar y valorar los factores internos y externos que generan posibles situaciones de

riesgo para gestionarlos o mitigar el impacto de los mismos.

Anticipo. Monto pagado o recibido por un bien que no ha sido entregado, o por un

servicio que no ha sido prestado.

Auditoría gubernamental. Proceso que evalúa la gestión fiscal de una entidad pública

o de los particulares que manejan recursos públicos mediante la aplicación articulada y

simultánea de diversos sistemas de control. Esta auditoría se hace de acuerdo con las

Normas de Auditoría Gubernamental colombianas prescritas por la Contraloría General

de la República.




Avalúo técnico. Proceso aplicado por peritos o especialistas para determinar el valor de

realización o de reposición de un bien o derecho.

Catálogo institucional. Corresponde a la estructura que tiene el Sistema SIIF II para

identificar cada unidad ejecutora o subunidad ejecutora.

Conciliación bancaria. Comparación entre los datos informados por una institución

financiera, sobre los movimientos de una cuenta corriente o de ahorros, con los libros de

contabilidad de la entidad contable pública, con explicación de sus diferencias, si las

hubiere.

Contrato. Acuerdo de voluntades, oral o escrito, entre partes que se obligan sobre

materia o cosa determinada, y a cuyo cumplimiento pueden ser compelidas.

Control interno. Sistema que al interior de cada entidad procura garantizar que todas

las actividades, operaciones y actuaciones, se realicen de acuerdo con las de normas

vigentes y dentro de las políticas trazadas por la dirección, en cumplimiento de las metas

y objetivos previstos.

Costo de reposición. Representa el precio que deberá pagarse para adquirir un activo

similar al que se tiene, o el costo actual estimado de reemplazo de los bienes en

condiciones semejantes a los existentes.

Depuración contable. Conjunto de actividades permanentes que lleva a cabo la entidad

contable pública, tendientes a determinar la existencia real de bienes, derechos y

obligaciones que afectan el patrimonio público.

Derechos Contingentes: Hechos, condiciones o circunstancias existentes, que implican

incertidumbre en relación con un posible derecho de la entidad contable pública.

Gasto pagado por anticipado. Pago efectuado anticipadamente por la adquisición de

bienes y servicios que tienen el carácter de gastos, en desarrollo de las funciones de

cometido estatal de la entidad contable pública.

Impuesto. Tributo obligatorio que exige el Estado a los individuos y empresas que la ley

señala como contribuyentes, con el fin de financiar sus propios gastos y la provisión de

bienes y servicios públicos.




Ley. Declaración de la voluntad soberana, dictada por el Congreso de la República, por

medio de la cual se ordena, permite o prohíbe una acción o cosa y que debe ser

sancionada por el Presidente de la República.

Manual. Conjunto de instrucciones y explicaciones escritas que aborda los aspectos

sustanciales de una materia.

Operación recíproca. Transacción financiera que se realiza entre diferentes entidades

contables públicas por conceptos que pueden estar asociados con activos, pasivos,

patrimonio, ingresos, gastos o costos, cualquiera que sea el nivel y sector al que

pertenezcan.

Pago anticipado. Parte del precio del objeto contratado que ingresa al patrimonio del

contratista por constituir un abono del pago que le corresponde por los bienes, servicios

u obras que adquiere la entidad con ocasión del contrato.

Pasivo corriente. Clasificación de las obligaciones contraídas por la entidad contable

pública, exigibles en un período no mayor a un año, contado a partir de la fecha del

balance general.

Pasivo estimado. Obligación a cargo de la entidad contable pública, originada en

circunstancias ciertas, cuya exactitud del valor depende de un hecho futuro; esta

obligación debe ser justificable y su medición monetaria confiable.

Pasivo no corriente. Clasificación de las obligaciones contraídas por la entidad contable

pública, exigibles en un periodo mayor a un año, contado a partir de la fecha del balance

general.

Política contable. Directriz técnica establecida por la alta dirección o por los

responsables de la información contable pública, que prescribe los criterios de la entidad

en materia de información financiera, económica, social y ambiental.

Posición de catálogo institucional. Identificación de cada unidad o subunidades

ejecutoras dentro del Catálogo Institucional en el sistema.

Presupuesto general de la Nación. Instrumento que permite el cumplimiento de los

planes y programas de desarrollo económico y social. Está conformado por el

presupuesto de la Nación y el presupuesto de los establecimientos públicos del orden

nacional, para una vigencia fiscal.




Programa Anual Mensualizado de Caja. Instrumento mediante el cual se define el

monto máximo mensual de fondos disponibles de la entidad contable pública, y el monto

máximo mensual de pagos, con el fin de cumplir sus compromisos.

Reintegro. Recurso consignado en una cuenta bancaria, originado en la restitución de

fondos por parte de un beneficiario o de la entidad contable pública, con ocasión de la

devolución de bienes y servicios adquiridos.

SIIF Nación. Es una herramienta modular automatizada que integra y estandariza el

registro de la gestión financiera pública, que permite la consolidación de la información

financiera de las entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación y ejercer

control en la ejecución presupuestal y financiera esas entidades, con el fin de propiciar

una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y brindar información

oportuna y confiable.

Software. Conjunto de instrucciones lógicas que permiten operar un equipo. Comprende

todo tipo de programas, utilidades, aplicaciones, sistemas operativos, drivers, entre otros,

que hacen posible que el usuario pueda trabajar con la máquina (computador).

Valor en libros de propiedades, planta y equipo. Valor resultante de restarle al costo

histórico de un bien, la depreciación o amortización acumulada y la provisión, y sumarle

la valorización.

Valor de Realización. Representa el importe en efectivo o el equivalente mediante el

cual se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en condiciones normales.

Valorización. Aumento neto del valor de los activos, determinado mediante avalúos con

criterios y normas de reconocido valor técnico.

SIGLAS

CGC Catálogo General de Cuentas

CGN Contaduría General de la Nación

CHIP Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública

IPC Índice de Precios al Consumidor

PGCP Plan General de Contabilidad Pública




SIIF Sistema Integrado de Información Financiera

SNCP Sistema Nacional de Contabilidad Pública

UVT Unidad de Valor Tributario

ECP Entidad Contable Pública

PCI Posición de Catálogo Institucional

CI Código institucional

SCUN Sistema de Cuenta Única Nacional




1. INTRODUCCION

La Contaduría General de la Nación, mediante resolución 357 del 23 de julio de 2008,

adopta el procedimiento de control interno contable para implementar las acciones

mínimas de control que realizan los responsables de la información financiera,

económica, social y ambiental en los entes públicos, con el fin de garantizar

razonablemente la producción de información contable confiable, relevante y

comprensible. En tal sentido, establece que dentro de los elementos del procedimiento

de control interno contable se documenten las políticas contables que se han

implementado en el ente público.

De otra parte, atendiendo el Instructivo 002 del 8 de octubre de 2015 de la Contaduría

General de la Nación, las políticas y lineamientos aquí establecidos orientan las

actividades a realizar a partir de la fecha y hasta el 31 de diciembre de 2016 como

“transición al marco normativo para entidades de gobierno”, de manera tal que los saldos

reflejados por la Entidad a 31 de diciembre de 2016 se encuentren debidamente

registrados.

La aplicación de las políticas contables establecidas por la Escuela Superior de

Administración Pública - ESAP permitirá avanzar en la fundamentación del mejoramiento

y sostenibilidad de un sistema contable que sirva como instrumento para la toma de

decisiones.

Las políticas contables, al describir las responsabilidades, las prácticas contables y

formas de desarrollar las principales actividades contables, se constituye en una

herramienta que facilita la preparación y presentación de la información financiera, su

interpretación y comparación para efectos de control administrativo, financiero y fiscal en

la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP.

En este documento se presenta la información de políticas contables en forma general y

específica, adicionalmente se encontraran políticas de operación aplicables a las

actividades contables.




2. OBJETIVO

Definir las políticas que en materia contable se aplican y se tienen en cuenta en el

desarrollo del Proceso de Gestión Administrativa, Gestión Financiera y en el Grupo

Administrativo a Nivel Territorial de la Escuela Superior de Administración Pública –

ESAP, para que todas las operaciones financieras realizadas al interior de los procesos

misionales y de apoyo de la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP, sean

vinculadas de manera homogénea con el fin de suministrar información financiera,

confiable y oportuna que revele la situación financiera, económica, social y ambiental de

la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP que permita generar y difundir la

información contable necesaria para el cumplimiento de los objetivos de gestión pública,

control público, divulgación y cultura del autocontrol.

3. ALCANCE

Las políticas contables de la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP son de

obligatorio cumplimiento y deberán ser aplicadas por los funcionarios y/o contratistas

responsables en los procesos de Gestión Administrativa y Gestión Financiera a Nivel

Central y en el Grupo Administrativo a Nivel Territorial de la Escuela Superior de

Administración Pública – ESAP, que tienen impacto en la elaboración y presentación de

los Estados e Informes Financieros de la entidad, donde se originen o realicen hechos,

operaciones y transacciones financieras, económicas, sociales y ambientales.

Sobre cada uno de los aspectos desarrollados en las políticas contables de la Escuela

Superior de Administración Pública – ESAP, deben ser utilizadas de manera referencial

la normatividad y conceptos vigentes emitidos por la Contaduría General de la Nación –

CGN, así como el de otros entes de gobierno, cuando fuere necesario, sin acudir por

regla general a la transcripción de las disposiciones, salvo en los casos en que resulte

pertinente.




4. MARCO NORMATIVO

El marco normativo de las políticas contables está conformado por el Régimen de

Contabilidad Pública – RCP regulado por las resoluciones 354, 355, 356 y 357 de 2007,

circulares e instructivos de la Contaduría General de la Nación, Resoluciones Internas

(ESAP), y demás normas aplicables al sector público emitidas por los organismos de

control y en general todas las que le modifiquen.

5. DECLARACION DE LA POLÍTICA

Institucionalmente la ESAP trabaja en la formación integral de ciudadanos y ciudadanas;

además promueve el saber de lo público y su administración, el desarrollo del estado y

de la sociedad, el fortalecimiento de la gestión en las entidades y organizaciones

prestadoras del servicio público en educación superior, educación para el trabajo, el

desarrollo humano, la investigación y asistencia técnica, en el nivel nacional y territorial.

Lo anterior en razón de la obligatoriedad de las entidades públicas en diseñar sus propias

políticas y lineamientos contables.

6. ELABORACION DE LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES

De conformidad con el Plan General de Contabilidad Pública en lo relacionado con los

Estados Contables Básicos y del Manual de Procedimiento de Contabilidad que hace

referencia a los procedimientos relativos a los Estados, Informes y Reportes contables,

se indican los siguientes parámetros para la preparación y presentación de los Estados,

Informes y Reportes Contables de la Escuela Superior de Administración Pública –

ESAP, así:

De acuerdo al Instructivo 19 de 2012 emitido por la Contaduría General de la Nación,

RCP para efectos del Sistema Nacional de Contabilidad – SNCP- en Colombia,

establece que la entidad contable pública – ECP – es la “unidad mínima productora de

información que se caracteriza por ser una unidad jurídica y/o administrativa y/o

económica, que desarrolla funciones de cometido estatal y controla recursos públicos;

la propiedad pública o parte de ella le permite controlar o ejercer influencia importante;

predomina la ausencia de lucro y que, por estas características debe realizar una gestión

eficiente; sujeta a diversas formas de control y a rendir cuentas sobre el uso de los




recursos y el mantenimiento del patrimonio público. En consecuencia, la entidad

contable pública debe desarrollar el proceso contable y producir estados, informes y

reportes contables con base en las normas que expida el Contador General de la

Nación.”

En este sentido, en SIIF se ha identificado a la Escuela Superior de Administración

Pública - ESAP como la ECP con código 22000000, que al tenor de lo dispuesto en la

norma transcrita, es la “unidad mínima productora de información”, es decir que los

únicos Estados Financieros que genera la Entidad son los que se producen en forma

agrupada por la totalidad de sus subunidades o centros de responsabilidades contables.

Así las cosas, cuando una PCI o Subunidad genere cualquier tipo de documento desde

el SIIF Nación, estos tienen la característica de consultas, reportes o informes y de

ninguna manera se pueden calificar como Estados Financieros.

6.1 FORMALIDADES PARA LA ELABORACIÓN Y DIVULGACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES BÁSICOS

Los Estados Financieros Básicos de la Escuela Superior de Administración Pública -

ESAP se elaborarán con la información generada en el Sistema Integrado de

Información Financiera - SIIF Nación, de conformidad con las necesidades generales de

los usuarios y presentan la estructura de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos,

gastos y cuentas de orden deudoras y acreedoras de la entidad, a una fecha

determinada o durante un periodo, con el fin de proporcionar información sobre la

situación financiera, económica, social y ambiental.

Los Estados Contables Básicos se presentan en forma comparativa con los del periodo

contable inmediatamente anterior.

Los Estados Financieros básicos revelan información cuantitativa en la estructura de su

informe y cualitativa en las notas a los mismos. Los estados contables básicos son el

Balance General, el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental y el

Estado de cambios en el Patrimonio.

Con base en la información reportada y el informe de saldos y movimientos generado

por el SIIF Nación II, el Coordinador del Grupo de Gestión Contable de la Escuela

Superior de Administración Pública - ESAP preparará y presentará trimestralmente los

estados contables de la entidad, los transmite a través del CHIP en las fechas




establecidas por la Contaduría General de la Nación y posteriormente presentará para

la firma del Representante Legal junto con los Estados Financieros Básicos a fin de que

queden certificados y disponibles para todos los usuarios. La misma se constituye en

información oficial de la entidad para todos los efectos relacionados con la rendición de

cuentas a los distintos usuarios de la información contable, así:

CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN – Trimestralmente

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA – Anualmente

COMISIÓN LEGAL DE CUENTAS – Anualmente

Los Estados Financieros de períodos intermedios corresponden a los que se preparan

durante el transcurso del período contable, sin que esto signifique el cierre de las

operaciones.

6.2 NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES BÁSICOS

Las Notas a los estados contables básicos corresponden a la información adicional de

carácter general y específico, que complementa los estados contables básicos y forman

parte integral de los mismos. Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria

sobre las transacciones, hechos y operaciones financieras, económicas, sociales y

ambientales que sean materiales; la desagregación de valores contables en términos de

precios y cantidades, así como aspectos que presentan dificultad para su medición

monetaria que pueden evidenciarse en términos cualitativos, o cuantitativos físicos, los

cuales han afectado o pueden afectar la situación de la entidad contable pública.

El Coordinador del Grupo de Gestión Contable elaborará las notas consolidadas a los

estados contables básicos de la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP

con corte a 31 de diciembre en forma detallada, de acuerdo con los parámetros

establecidos en las políticas contables y teniendo como insumo las notas de cada uno

de los procesos de Gestión Administrativa, Gestión Financiera a Nivel Central y el

Grupo Administrativo a Nivel Territorial.

El Grupo Administrativo a Nivel Territorial efectuará el análisis horizontal y vertical a

sus estados contables a fin de identificar los saldos más representativos de la clase,

grupo, cuenta y subcuentas que componen el activo, pasivo, patrimonio, ingresos,




gastos y costos. Adicionalmente, se deberán identificar las variaciones representativas

de una vigencia a otra y las subcuentas “otros”, deben detallarse sin excepción

indicando los conceptos que componen el saldo.

Las notas a los estados contables básicos son de carácter general y específico. Las

Notas a los estados contables de carácter general se refieren a las características,

políticas, prácticas contables de la entidad contable pública, así como a los aspectos

que afectan o pueden afectar la información contable, de modo que permiten revelar

una visión global de la entidad contable pública y del proceso contable, tales como:

Naturaleza jurídica y funciones de cometido estatal: corresponde a la

estructura orgánica de la entidad contable pública que incluye la denominación,

la naturaleza jurídica y su régimen jurídico, indicando los órganos superiores de

dirección y administración, el ministerio o departamento administrativo al cual

está adscrito o vinculado, cuando sea el caso y las actividades que desarrolla

con el fin de cumplir con las funciones de cometido estatal asignadas.

Adicionalmente, señala los cambios ordenados que comprometen su

continuidad, tales como supresión, fusión, escisión o liquidación.

Políticas y prácticas contables: se refieren a la aplicación del Régimen de

Contabilidad Pública en cuanto a sus principios, normas técnicas y

procedimientos. Así como los métodos y prácticas contables, de carácter

específico, si las hubiera, adoptados por la entidad contable pública para el

reconocimiento de las transacciones, hechos y operaciones, y para preparar y

presentar sus estados contables básicos. También, se informan las razones

sobre las decisiones adoptadas en el evento en que existan diferentes

posibilidades de reconocer de manera confiable un hecho económico y el

impacto en los estados contables.

Limitaciones y deficiencias generales de tipo operativo o administrativo

que tienen impacto contable: Corresponden a circunstancias que inciden en

el normal desarrollo del proceso contable o en la consistencia y razonabilidad

de las cifras, tales como procedimientos establecidos para el proceso y manejo

de los documentos y soportes contables, conformación del área financiera,

implementación de sistemas integrados para cada una de las áreas

responsables del proceso, procedimientos para la realización de inventarios y

avalúos, entre otras.




Efectos y cambios significativos en la información contable: Revelan los

cambios en la aplicación de métodos o procedimientos contables; las razones y

efectos derivados de los ajustes o correcciones realizadas, originadas en

reclasificaciones y depuración de cifras y conciliaciones; así como la cuantía, el

origen y efecto de los ajustes de ejercicios anteriores, que incidieron

significativamente en las cifras presentadas en los estados contables básicos.

Igualmente, se informa sobre las diferencias presentadas entre los valores

reportados en la información y, los valores establecidos mediante inventarios

físicos o reales de los bienes, derechos y obligaciones.

Las Notas a los estados contables de carácter específico tienen relación con las

particularidades sobre el manejo de la información contable, estructurada de acuerdo

con el Catálogo General de Cuentas, que por su materialidad deben revelarse de

manera que permitan obtener elementos sobre el tratamiento contable y los saldos de

las clases, grupos, cuentas y subcuentas, en los siguientes aspectos:

Relativas a la consistencia y razonabilidad de las cifras. Estas notas deben

prepararse cuando existan limitaciones o deficiencias que afecten la consistencia

y razonabilidad de la información contable, tales como bienes, derechos y

obligaciones no reconocidos o no incorporados; hechos sucedidos con

posterioridad a la fecha de cierre del período contable que pueden tener efectos

futuros importantes o saldos pendientes de depurar, conciliar o ajustar.

Relativas a la valuación. Estas notas describen las bases particulares de

medición adoptadas por la entidad para la cuantificación de las operaciones que

afectan la información contable pública.

Relativas a recursos restringidos. Deben revelarse los recursos líquidos,

bienes, derechos y obligaciones, así como los ingresos, costos y gastos que en

virtud de disposiciones legales tienen destinación específica, los cuales fueron

incorporados en la información contable y,

Relativas a situaciones particulares de las clases, grupos, cuentas y

subcuentas. Relacionan la información adicional que permita efectuar análisis de

las cifras consignadas en los estados contables básicos, atendiendo a los




principales conceptos que conforman los activos, pasivos, patrimonio, ingresos,

gastos, costos y cuentas de orden, de la entidad contable pública.

6.3 LOS HECHOS POSTERIORES AL CIERRE

Se refiere a la información conocida entre la fecha de cierre y la de emisión o

presentación de los estados contables, que suministre evidencia adicional sobre

condiciones existentes antes de la fecha de cierre, así como la indicativa de hechos

surgidos con posterioridad, que por su materialidad impacten los estados contables,

deberá ser registrada en el período objeto de cierre o revelada por medio de notas a los

estados contables, respectivamente.

La información generada individualmente por los procesos de Gestión Administrativa,

Gestión Financiera a Nivel Central y en el Grupo Administrativo a Nivel Territorial de la

Escuela Superior de Administración Pública – ESAP, deberán elaborar sus notas con

base en los estados contables y posteriormente las enviarán al Coordinador del Grupo

de Gestión Contable la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP de acuerdo

al cronograma establecido.

El grupo de Gestión Administrativa, Gestión Financiera a Nivel Central y el Grupo

Administrativo a Nivel Territorial de la Escuela Superior de Administración Pública –

ESAP efectuarán el análisis horizontal y vertical a sus estados contables a fin de

identificar:

Los saldos más representativos de la clase (activo, pasivo, patrimonio, ingresos,

gastos, costos), grupo, cuenta y subcuentas.

Las variaciones más representativas de una vigencia a otra.

6.4 RESPONSABLES DE LA ELABORACIÓN Y DIVULGACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES BÁSICOS

Los funcionarios responsables por el cumplimiento de las obligaciones relacionadas

con la preparación y presentación de los Estados Financieros básicos son: el Director

Nacional y el Coordinador del Grupo de Gestión Contable, quienes además

certificarán los mencionados estados, de conformidad con el Régimen de Contabilidad

Pública, previa consolidación de las subunidades quienes reportan la información




suministrada por las áreas de negocios.

Los servidores públicos del área financiera y de las diferentes áreas de gestión que

generan acciones y operaciones susceptibles de reconocer contablemente, son

responsables en lo que corresponda, de la operatividad eficiente del proceso contable,

las actividades y tareas a su cargo.

El grupo de Gestión Administrativa, Gestión Financiera a Nivel Central y el Grupo

Administrativo a Nivel Territorial son responsables directos de la identificación,

clasificación y registro1 de los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales,

generados en contabilidad, recaudo y cartera, tesorería, presupuesto, administrativa,

almacén e inventarios, entre otros, quienes deben tener la formación necesaria que

contribuya a dimensionar el sistema de contabilidad pública, de tal manera que les

permita la debida identificación, clasificación, medición, registro y ajustes, elaboración,

análisis, interpretación y comunicación de la información.

Cabe resaltar que la Coordinación del Grupo de Gestión Contable solo puede ser

ejercida por contadores públicos según lo establecido en la Ley 43 de 1990, Art 12 y

13 literal b. Igualmente quienes desarrollan actividades contables en las Direcciones

Territoriales.

La Dirección de la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP es responsable

de la orientación estratégica hacia una administración eficiente, eficaz y transparente.

Bajo esta premisa, deberá promover una cultura contable que permita generar

conciencia en los funcionarios, sobre la importancia de la información proporcionada al

área contable y su incidencia e impacto para la toma de decisiones a nivel financiero

en la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP.

A través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación II, la Escuela

Superior de Administración Pública - ESAP dispondrá de las herramientas necesarias

para que el flujo de información generado en los procesos de Gestión Administrativa y

Gestión Financiera a Nivel Central y en el Grupo Administrativo a Nivel Territorial de la

Escuela Superior de Administración Pública – ESAP, fluya adecuadamente

garantizando oportunidad y calidad.

6.5 PUBLICACIÓN ESTADOS FINANCIEROS

1 El grupo de gestión administrativa registrará los hechos económicos en el aplicativo auxiliar que se maneje para el

control de los bienes de propiedades, planta y equipo.




Es el resultado de los procesos de Gestión Administrativa y Gestión Financiera, entrega

oportuna de los estados, informes y reportes contables discriminados para una correcta

interpretación de los hechos, transacciones y operaciones realizadas durante el

trimestre correspondiente, lo cual permite a los usuarios de dicha información, elaborar

indicadores para seguimiento y evaluación.

De conformidad con lo señalado por la Contaduría General de la Nación en el Régimen

de Contabilidad Pública, el Contador de la Escuela de Administración Pública – ESAP

publicará los Estados Financieros junto con la certificación en un lugar visible al público.

Además la Escuela de Administración Pública – ESAP publicará los Estados

Financieros Básicos, firmados por el Director(a) y el Coordinador del Grupo de Gestión

Contable, en la página Web dentro de los (15) quince días hábiles siguientes a la fecha

límite establecidos por la Contaduría General de la Nación CGN, así:

Los Estados Financieros básicos intermedios son Balance General, Estado

de actividad financiera, económica, social y ambiental, Estado de Cambios

en el Patrimonio.

Los Estados Financieros de fin de año o cierre de ejercicio están

compuestos por el Balance General, Estado de actividad financiera,

económica, social y ambiental, Estado de Cambios en el Patrimonio, Notas

a los Estados Financieros y Certificación de los mismos.

6.6 CERTIFICACIÓN

Consiste en un escrito que contenga la declaración expresa y breve de que los saldos

fueron tomados fielmente de los libros de contabilidad, que la contabilidad se elaboró

conforme a la normativa señalada en el Régimen de Contabilidad Pública y que la

información revelada refleja en forma fidedigna la situación financiera, económica,

social y ambiental de la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP, además

de que se han verificado las afirmaciones contenidas en los Estados Financieros

básicos, principalmente las referidas a:




a) Que los hechos, transacciones y operaciones han sido reconocidos y realizados

por las Direcciones Territoriales y la Sede Central durante el período contable o

fecha de corte de la vigencia en el SIIF NACIÓN II.

b) Que los hechos económicos se revelan conforme a lo establecido en el Régimen

de Contabilidad Pública de la C.G.N.

c) Que el valor total de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y

cuentas de orden, han sido revelados en las notas a los estados contables básicos

hasta la fecha de corte.

d) Que los activos representan un potencial de servicios o beneficios económicos

futuros y los pasivos representan hechos pasados que implican un flujo de salida

de recursos, en desarrollo de las funciones de cometido estatal hasta la fecha de

corte.

e) Que los Estados Financieros con corte a 31 de Diciembre de la vigencia

correspondiente, fueron transmitidos y presentados mediante el Consolidador de

Hacienda e Información Pública (CHIP) en oportunidad, de conformidad con el

Instructivo que rija en el momento de corte por la Contaduría General de la Nación.

6.7 FIRMAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS

Los Estados Financieros básicos son firmados por el Director Nacional y el Coordinador

del Grupo de Gestión Contable de la Escuela Superior de Administración Pública -

ESAP. Para el efecto se especifica en forma legible los nombres y apellidos de los

responsables, cargo que ocupa y el número de la tarjeta profesional del Contador

Público (Coordinador del Grupo de Gestión Contable).

6.8 AUTOEVALUACIÓN DEL PROCESO CONTABLE

Es responsabilidad de la subdirección administrativa y financiera representada en cada

uno de sus grupos de trabajo y su representación territorial, la identificación, valoración

y gestión para la mitigación de los riesgos e igualmente, la identificación y aplicación




de los controles en los procesos y procedimientos de Gestión Administrativa y Gestión

Financiera de acuerdo a los parámetros establecidos por la Escuela Superior de

Administración Pública – ESAP y la Contaduría General de la Nación.

Lo anterior enmarcado dentro de la Política de riesgos de la Escuela Superior de

Administración Pública – ESAP.

Los controles asociados al proceso contable corresponderán a todas las acciones

adoptadas con el objeto de mitigar los diferentes riesgos que pueden afectar la

información contable.

El Coordinador(a) del Grupo de Gestión Contable, es responsable de la supervisión

continua, a la eficacia de los controles integrados y de la autoevaluación permanente

a los resultados de su área, como parte del cumplimiento de las metas propuestas por

la dependencia.

6.9 INFORMES DE AUTOEVALUACIÓN CONTABLE

El Coordinador(a) del Grupo de Gestión Contable para realizar el proceso de

autoevaluación, tendrá en cuenta entre otros, los siguientes informes:

Dictámenes de la Contraloría General de la República

Analizar y evaluar el informe de auditoría integral, dictamen, hallazgos y observaciones

de carácter contable realizadas por la Contraloría General de la República en ejercicio

de su función constitucional y legal, adoptando las medidas pertinentes para subsanar

las deficiencias presentadas.

Planes de Mejoramiento

Cada grupo de gestión es responsable de establecer y ejecutar las acciones de mejora

establecidas en el Plan de Mejoramiento para los procesos que le correspondan a nivel

central y territorial con los coordinadores administrativo y financiero, dentro de los

plazos y fechas establecidos por el Órgano de Control Fiscal.

Los funcionarios del área financiera y de las diferentes áreas de gestión asignados, son

responsables en lo que corresponda por las actividades, acciones y tareas a su cargo,

relacionadas con el cumplimiento del “Plan de Mejoramiento” de la Escuela Superior

de Administración Pública – ESAP.




El Jefe de la Oficina de Control Interno es responsable de la coordinación,

consolidación y presentación ante la Contraloría General de la República de los Planes

de Mejoramiento de la Escuela Superior de Administración Pública – ESAP y de la

presentación de informes de avance trimestral.

Informes de evaluación de Control Interno

Cada grupo de gestión de la Escuela Superior de Administración Pública – ESAP,

analizará los informes de evaluación de control interno y coordinará las acciones

preventivas y correctivas necesarias para el mejoramiento de sus procesos.

Evaluaciones de la Contaduría General de la Nación

El Coordinador(a) del Grupo de Gestión Contable, evaluará, analizará y establecerá el

plan de acción sobre las observaciones a los rubros contables reportados por la

Contaduría General de la Nación-CGN.

6.10 CAMBIOS DE REPRESENTANTE LEGAL O DEL COORDINADOR(A) DEL GRUPO DE GESTIÓN CONTABLE

El Coordinador(a) del Grupo de Gestión Contable de la Escuela Superior de

Administración Pública – ESAP, garantizará la entrega de la información contable

cuando se produzcan cambios de Representante Legal o de la Coordinación del Grupo

de Gestión Contable.

Se debe elaborar un acta debidamente soportada con los documentos a que haya lugar

que debe ser suscrita por los funcionarios entrante y saliente, la cual hará parte del

informe de gestión que incluye las condiciones en que se encuentra y se entrega el

sistema contable de la Entidad.

La fecha de los estados contables y la de actualización de los libros principales de

contabilidad para la presentación de información cuando se produzcan cambios de

Representante Legal o del Coordinador del Grupo de Gestión Contable, corresponde

al último día del mes anterior, a la fecha en que se entrega el cargo.




7. COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE

Dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación

necesaria entre los diferentes procesos que desarrolla la entidad, la Escuela Superior

de Administración Pública - ESAP mediante Resolución No. 0703 del 01 de agosto de

2007 creó el “Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable”, como una

instancia asesora del área contable y financiera, optimizando sus procesos y

procedimientos con el objeto de garantizar la calidad, eficacia, confiabilidad y

oportunidad de la información contable, sin perjuicio de las responsabilidades y

autonomía que caracteriza el ejercicio profesional del Contador Público de la Escuela

Superior de Administración Pública – ESAP.

8. MANTENIMIENTO A LAS POLITICAS CONTABLES

Las políticas descritas son dinámicas. Cualquier cambio, modificación o adición al

Régimen de Contabilidad Pública, estructura organizacional del área contable y/o de

Manuales de procedimientos, suponen una revisión y actualización de las mismas.

9. POLITICAS CONTABLES GENERALES

En esta sección se indican las políticas que adopta la Escuela Superior de

Administración Pública – ESAP- para el reconocimiento de los hechos contables y

económicos, las mismas están de acuerdo con las características establecidas en el

Régimen de Contabilidad Pública. Por ello, la contabilidad de la Escuela Superior de

Administración Pública - ESAP debe contar, en forma permanente, con las

características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad.

Se entiende que la información contable de la Escuela Superior de Administración

Pública - ESAP es confiable, relevante y comprensible cuando refleja la situación

financiera y el resultado de la actividad de manera ajustada a la realidad. Para ello,

dicha información deberá ser preparada de acuerdo a los criterios contenidos en el

Régimen de contabilidad pública regulado por la resolución 357 de 2007 y sus

modificaciones. De otra parte se debe tener en cuenta lo establecido en el manual del

proceso gestión financiera MP-A-GF-01.




9.1 POLÍTICAS GENERALES

9.1.1 Política de Operación Contable

La Escuela Superior de Administración Pública lleva a cabo el Proceso de Gestión

Administrativa y Financiera con el propósito de que la información generada, refleje

razonablemente la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad, la

cual cumple con las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y

comprensibilidad, determinadas por el marco conceptual del Régimen de Contabilidad

Pública y que es de obligatorio cumplimiento para aquellas entidades, que por su

naturaleza, se encuentran enmarcadas dentro de su ámbito de aplicación.

Con el establecimiento de las políticas de operación se busca asegurar que el Proceso

de Gestión Administrativa y Financiera de la Escuela Superior de Administración

Pública - ESAP, sea adecuado, oportuno y transparente conforme a la normatividad

con el fin de que esta sea útil a los usuarios, es decir, que contribuya con la rendición

de cuentas, la toma de decisiones y el control conforme a lo estipulado en el Marco

normativo para entidades de gobierno.

La información que se produce en las diferentes áreas, dependencias y sedes

territoriales de la entidad, será la base para reconocer contablemente los hechos

económicos, financieros sociales y ambientales.

La información contable requerida por los órganos de inspección, vigilancia y control

es canalizada a través de la Subdirección Administrativa y Financiera, en aras de la

eficiencia operativa de la entidad, previa preparación de la información pertinente por

parte de los profesionales que componen los Procesos de Gestión Administrativa y

Gestión Financiera. La información para el reconocimiento de las transacciones de

contabilidad se procesa en forma automática y manual mediante el aplicativo SIIF

Nación.

9.1.2 Sistemas de Información Contable

La contabilidad deberá registrarse en forma automatizada en los aplicativos adoptados

por la Entidad, procurando siempre garantizar la eficiencia, eficacia y economía en el

procesamiento y generación de la información financiera, económica y social. Lo

anterior en concordancia con el parágrafo del Articulo 2.9.1.1.6 del Decreto 1068 de




2015 el cual establece “Las aplicaciones administradas por las entidades y órganos

que hacen parte del Presupuesto General de la Nación, empleadas para registrar

negocios no previstos en el SIIF Nación, servirán como auxiliares de los códigos

contables que conforman los estados contables. Dicha información hará parte integral

del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) Nación”.

La contabilidad de la Escuela Superior de Administración Pública – ESAP- opera bajo

la plataforma del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, y mientras

se implementa el módulo de cartera, nómina y almacén e inventarios en SIIF Nación,

la Entidad llevará el detalle de esta información en aplicativos que harán parte del SIIF

Nación Extendido, los cuales deberán ser objeto de actualización permanente y ser

administrados por personal idóneo con el fin de asegurar la calidad de la información

contable.

9.1.3 Subdirección Administrativa y Financiera - procesos que generan información financiera

La Escuela Superior de Administración Publica – ESAP, tiene diseñados en su

estructura organizacional los procesos necesarios para la adecuada administración del

Sistema de Contabilidad Pública en concordancia con las funciones de cada uno de los

Grupos Internos de Trabajo conformados mediante Resolución No. 461 de 12 de mayo

de 2009

La Subdirección Administrativa y Financiera de la Escuela Superior de Administración

Pública - ESAP debe contar con los medios logísticos necesarios y el talento humano

idóneo, que facilite la adecuada identificación, clasificación, registro, revelación,

análisis, interpretación y comunicación de la información contable.

Para ello, debe dotarse con el hardware y software que integren, bien sea en línea o a

través de interfaces, la información que generan las diferentes áreas de la Entidad,

tales como Grupo de Gestión del Talento Humano, Grupo de Infraestructura y

Mantenimiento, Defensa Judicial, Oficina de Sistemas, Grupo de Contratos de la

Oficina Jurídica, Gestión Documental, Grupo de Gestión de Recaudo y Cartera,

Tesorería, Grupo de Gestión de Almacén e Inventarios, Grupo de Gestión Presupuestal

y las Sedes Territoriales, entre otras áreas de negocio que impacten los Estados

Financieros.




9.1.4 Documentos Fuente o Soporte Idóneos

Todos los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que afectan la

información contable de la entidad, están soportados en documentos legalmente

emitidos, de acuerdo con los requisitos que le sean aplicables.

Estos documentos soportes pueden ser de origen interno o externo. En los eventos de

transacciones electrónicas, los sistemas que sirven de respaldo cuentan con la

verificación de responsabilidades de emisión, procesamiento, almacenamiento y

consulta; y se encuentran vigentes durante los términos que definan la Ley y demás

normas reglamentarias.

En estos casos se asegura, como mínimo:

accesibilidad en la información para posteriores consultas.

conservación del documento en su formato origen que permita demostrar que

reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida.

conservación de toda la información que permita determinar el origen, el destino,

la fecha y la hora en que fue producido el documento.

Los documentos soportes idóneos, fuente de los registros contables, contienen como

mínimo la siguiente información:

Fecha de la operación

Valor de la operación

Descripción de la transacción, hecho u operación

Autorización por quienes intervengan en ellos, o de quienes los elaboren.

Los documentos que soportan ajustes de períodos anteriores, indican en forma clara,

precisa y completa el concepto que los originó, la fecha, justificación y valor de la

transacción. Posteriormente se archivan en orden cronológico, para su posterior

verificación, ya sea por medios físicos, ópticos o electrónicos.

9.1.5 Registro total de las operaciones

La contabilidad de la Escuela Superior de Administración Pública – ESAP- debe

contener la totalidad de las operaciones económicas que la afecten. Por lo tanto, deben

ser establecidos los controles necesarios que garanticen este elemento.




Toda acción de registro a partir de información recibida de otras áreas, dependencias

y sedes territoriales, deberá contar con la acción previa de evaluación de consistencia,

por parte de alguno de los profesionales del Grupo de Gestión Contable, de manera

que como resultado de esta acción, solo resulte objeto de registro la información

reportada de contenido y representación razonablemente correcta. De esta acción o

tarea se dejará constancia documental dirigida al remitente, cuando como producto de

la revisión de consistencia resultaren observaciones que impliquen ajustes o

correctivos al informe objeto de registro o a corregir en los posteriores reportes.

9.1.6 Conciliación de Información

Antes de realizar el cierre contable estipulado por la Contaduría General de la Nación,

se realizará la conciliación para asegurar la consistencia de la información administrada

en los diferentes procesos de Gestión Administrativa y Gestión Financiera a Nivel

Central y del Grupo Administrativo a Nivel Territorial de la Escuela Superior de

Administración Pública – ESAP, que proveen información al Grupo de Gestión

Contable, para lograr la integralidad del mismo y controlar la oportuna inclusión de la

totalidad de las transacciones, hechos y operaciones.

Además los procesos de Gestión Administrativa y Gestión Financiera a Nivel Central y

del Grupo Administrativo a Nivel Territorial efectuarán la conciliación de las operaciones

realizadas por la Escuela Superior de Administración Pública – ESAP con otras

entidades públicas del nivel nacional y territorial, de los sectores central y

descentralizado, y que son consideradas como recíprocas por la Contaduría General

de la Nación. Cada Grupo Administrativo a Nivel Territorial debe analizar y revisar

periódicamente el Informe de Operaciones Reciprocas de los terceros a cargo, con el

fin de asegurar la consistencia de los registros contables.

Periódicamente se debe elaborar acta de la conciliación, suscrita por quienes la

elaboraron, el Coordinador del Grupo de Gestión Contable o quien haga sus veces en

las Direcciones Territoriales y el Coordinador del área o los responsables del proceso

en las Direcciones Territoriales. Los soportes contables del acta se conservan en el

Grupo de Gestión contable o quien haga sus veces en el área que las originó en las

Direcciones Territoriales.




9.1.7 Bienes, derechos y obligaciones identificados individualmente en la contabilidad o en la base de datos administrada por otras dependencias.

Todos los bienes, derechos y obligaciones de la Escuela Superior de Administración

Pública - ESAP registrados en el Balance General, estarán identificados plenamente,

bien sea como registro en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación,

o en aplicativos de apoyo administrados por otras dependencias para su control. En

todo caso, los saldos reflejados en estos aplicativos de apoyo son conciliados

trimestralmente con la información contable reflejada en el Sistema Integrado de

Información Financiera SIIF Nación.

En razón a que el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación no cuenta

con los módulos de Nómina, Cartera y Almacén e Inventarios, es responsabilidad de

los procesos de Gestión Administrativa y Gestión Financiera a Nivel Central y en el

Grupo Administrativo a Nivel Territorial de la Escuela Superior de Administración

Pública – ESAP, mantener los soportes, detallando la totalidad de sus hechos o

transacciones y los saldos a nivel de tercero.

9.1.8 Niveles de autoridad y responsabilidad

Para la ejecución de las actividades del Proceso de Gestión Administrativa y

Financiera, el Coordinador del Grupo de Gestión Contable, de acuerdo con lo dispuesto

en el Régimen de Contabilidad Pública, las políticas establecidas por la Entidad y la

parametrización definida para el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF

Nación, es el único funcionario autorizado y responsable de definir las cuentas

contables que son aplicables y el tratamiento que se observa con los hechos,

transacciones u operaciones financieras.

9.1.9 Presentación de información por parte de las áreas o dependencias fuente de información

Es importante presentar la información de las transacciones, hechos y operaciones

expresadas en términos cualitativos o cuantitativos, atendiendo la normatividad

vigente, en forma oportuna, con el fin de asegurar que todos los hechos económicos,

financieros, sociales y ambientales queden registrados de acuerdo con los Principios

de Contabilidad Pública Generalmente Aceptados, así: gestión continuada, registro,




devengo, asociación, medición, prudencia, período contable, revelación, no

compensación y hechos posteriores al cierre.

9.1.10 Realización de registros contables en forma cronológica y consecutiva.

Todas las áreas o dependencias que generen hechos financieros, económicos,

sociales o ambientales que afecten la contabilidad de la Escuela Superior de

Administración Pública - ESAP, reportarán las transacciones en forma cronológica

guardando el consecutivo de los mismos, con el fin de facilitar el control de su

incorporación y seguimiento.

9.1.11 Determinación de tipos de comprobantes

Con el fin de unificar y agrupar de manera eficiente los tipos de operación que se

realizan en la entidad, se elaboran, entre otros, los siguientes comprobantes manuales

en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, por no existir operación

de afectación automática:

Manejo de bienes: se resumen los registros de los movimientos de almacén

depreciación, amortización, provisiones y valorizaciones. Registro del resultado de

la aplicación del método de línea recta adoptado por la entidad para la

depreciación de la propiedad, planta y equipo, la amortización de intangibles, así

como el registro de las valorizaciones, de acuerdo con la normatividad vigente.

Provisiones: resumen de registros de las provisiones para prestaciones sociales y

demandas, entre otros.

Amortización bienes y servicios pagados por anticipado: se resumen los registros

por amortizaciones de suscripciones afiliaciones y seguros, así como de otros

conceptos por gastos pagados por anticipado.

Provisión activos y pasivos contingentes: conforme al procedimiento adoptado por

el Grupo de Defensa Judicial se debe aplicar la metodología de reconocido valor

técnico

para evaluar el riesgo y/o calificación de las provisiones o contingencias de las

demandas en contra y a favor de la Entidad.

Ajustes y Reclasificaciones: resumen de operaciones relacionadas con

movimientos globales o de integración, tales como estimaciones, ajustes,

correcciones y otras operaciones.




9.1.12 Determinación de fechas de cierre para la preparación de información definitiva.

De acuerdo con el cronograma de cierre dispuesto por la Contaduría General de la

Nación, el Coordinador del Grupo de Gestión Contable elaborará un cronograma

interno de fechas de cierre trimestrales.

No obstante, con el fin de realizar en forma oportuna el análisis de la información

incorporada previamente por las áreas o dependencias generadoras (afectaciones

automáticas), así como la generada mediante comprobantes manuales, se ha

establecido que para efectos de control y seguimiento eficaz a las diferentes partidas

que conforman la información financiera de la Entidad, en la Escuela Superior de

Administración Pública - ESAP se realizarán cierres contables mensuales, los cuales

se soportan debidamente en el cronograma anterior con su respectiva lista de chequeo,

a más tardar los tres últimos días calendario del mes inmediatamente siguiente al que

ha finalizado, excepto cuando haya cierre trimestral, tiempo en que permite detectar

inconsistencias y realizar los ajustes necesarios, para reflejar cifras acordes con la

realidad de las operaciones realizadas en cada uno de los períodos.

9.2 POLÍTICAS POR CUENTAS ESPECÍFICAS

9.2.1 CUENTAS DE BALANCE

Para el reconocimiento de las diferentes transacciones, hechos y operaciones

realizados por la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP, se tendrá en

cuenta que el valor revelado en las subcuentas denominadas “OTROS” de las cuentas

que conforman el Balance General, no superarán el cinco por ciento (5%) del total de

la cuenta de la cual forma parte y deberán revelarse en las Notas a los Estados

Financieros.




9.2.1.1 ACTIVO

Los activos corresponden a los recursos tangibles e intangibles de la entidad obtenidos

como consecuencia de hechos pasados, y de los cuales se espera que fluyan un

potencial de servicios o beneficios económicos futuros, en desarrollo de las funciones

de cometido estatal.

Los activos se presentarán en el balance general como activos corrientes y activos no

corrientes.

La clasificación como activos corrientes proporciona una medida aproximada de

liquidez, es decir aquellos que pueden ser razonablemente convertidos en efectivo o

que por su naturaleza pueden realizarse o consumirse en un periodo inferior a un año,

contados a partir de la fecha de corte del balance general.

El activo no corriente está constituido por los bienes y derechos de relativa

permanencia que se adquieren con el fin de utilizarlos, consumirlos o explotarlos y no

con la intención de comercializarlos.

Para efectos de la clasificación en corriente y no corriente de los saldos contables de

las cuentas de activos deberá considerarse los siguientes parámetros:

criterio de liquidez en los activos, es decir que tan fácil es convertirlos en efectivo

y/o sus equivalentes.

Los saldos de derechos que se encuentren en depuración se clasificarán como no

corrientes.

El grupo de efectivo siempre se clasificará de naturaleza corriente.

El grupo de Inversiones puede clasificarse de naturaleza corriente o no corriente,

dependiendo de la intención que se tenga con la inversión. Por lo tanto, si la

intención es negociarse en el periodo contable siguiente, se clasificará como activo

corriente. Por el contrario, si la inversión se mantiene con la intención de generar

rendimientos en el futuro y no se espera realizar en el periodo contable siguiente,

se clasificará como no corriente.

9.2.1.1.1 Caja

Mediante el Decreto 2768 del 28 de diciembre de 2012 “Por el cual se regula la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores”, el Gobierno Nacional da a conocer




a los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación, los parámetros establecidos para la constitución y funcionamiento de las cajas menores que les permiten sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación que tengan el carácter de urgente, así como para el pago de viáticos y gastos de viaje, los cuales, sólo requerirán de la autorización del Ordenador del Gasto. Instructivo gestión caja menor DC-A-GF-13.

Política contable

Las Cajas Menores se deben constituir para cada vigencia fiscal mediante resolución suscrita por el Jefe del respectivo órgano indicando tanto la cuantía total de la caja como la cuantía por rubro presupuestal, el responsable, finalidad, unidad ejecutora y la clase de gastos que se pueden realizar así como también las instrucciones administrativas que se consideran pertinentes para su adecuado manejo.

9.2.1.1.2 Bancos

Política contable

Representa el valor de los fondos disponibles que se depositan en las distintas

instituciones financieras.

Los importes en esta cuenta se reconocen por el costo.

En el balance general, el saldo en bancos se presentará siempre como un activo

corriente.

Política de gestión de área

La preparación, análisis, verificación y presentación de las conciliaciones bancarias de

la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP está a cargo de los Contadores

en las Direcciones Territoriales y de los responsables de las Pagadurías, y en la Sede

Central el Grupo de Gestión Contable y el Grupo de Gestión de Tesorería, por lo tanto

estas dependencia en forma mensual dentro de los 30 días siguientes a la realización

del cierre contable conciliará los movimientos que figuren en los libros auxiliares de

bancos del Sistema de Información Financiera SIIF Nación y los extractos emitidos por

las instituciones Financieras. Lo anterior de conformidad a lo establecido en el

instructivo conciliaciones bancarias DC-A-GF-10

Del resultado de esta actividad pueden generarse partidas conciliatorias, ajustes,

reclasificaciones, a que haya lugar, de acuerdo a lo estipulado en el formato RE-A-GF-

09 Conciliación Bancaria.




Las partidas conciliatorias deberán ser aclaradas en un periodo no mayor de 90 días

con su correspondiente registro contable. Se conservarán en medio magnético,

acompañadas de una certificación suscrita por quien las elaboró, revisó (responsable

del proceso) y dio visto bueno (tesorero), en la cual se indique el número de la cuenta

bancaria, nombre, el resumen de las partidas por depurar y explicando el concepto que

las originaron.

Para el caso de los cheques no cobrados o pagos electrónicos no exitosos se revisarán

las razones o causas y luego de 90 días se realizarán los registros contables

correspondientes dentro de la cuenta “Cheques no cobrados o por reclamar”.

Si dentro del proceso de conciliación bancaria se detectan partidas pendientes por

depurar, en primera instancia se aplicará lo indicado en la Resolución 357 de 2008 y

para aquellos casos no contemplados en dicho documento se presentarán ante el

Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable o quien haga sus veces, quien

podrá recomendar la depuración, siempre y cuando se cumpla con la siguiente regla:

partidas con una antigüedad superior a seis meses, se reconocerán como ingreso

o gasto según corresponda, una vez agotadas las acciones administrativas con

las entidades financieras y áreas proveedoras de la información.

partidas que correspondan a comisiones e impuestos bancarios con una

antigüedad superior a seis meses, se reconocerán como gastos,

independientemente del respaldo presupuestal que tenga el mismo.

Al cierre de la vigencia se revelará el número total de cuentas bancarias de la Sede

Central y Direcciones Territoriales, tipo de cuenta (ahorros y corriente) y el estado de

las conciliaciones bancarias.

9.2.1.1.2 Inversiones

9.2.1.1.2.1 Inversiones Patrimoniales No Controladas

Política contable

Representa el valor de los aportes patrimoniales representados en aportes ordinarios

que se mantienen en el Fondo de Desarrollo de la Educación Superior FODESEP.

Las inversiones patrimoniales no controladas se reconocen inicialmente al costo y su




valor se actualiza por el método del costo2.

Estas inversiones se clasifican como activo no corriente ya que la Entidad al constituir

estas inversiones no tienen la intención de venta, de conformidad con el Capítulo I del

Manual de Procedimientos para el Reconocimiento y Revelación de las Inversiones e

Instrumentos derivados con fines de cobertura de Activos. Adicionalmente, se

presentarán como inversiones patrimoniales no controladas.

9.2.1.1.3 Deudores

Política contable general

Los Deudores corresponden a los derechos de cobro que posee la entidad, tales como

cartera, anticipos, y otras cuentas por cobrar originados en el desarrollo de sus

funciones misionales y no misionales.

Los deudores se reconocen inicialmente por su importe original o valor convenido, el

cual es susceptible de actualizarse para efectos de reflejar el grado de incobrabilidad

que puedan tener las mismas.

Para reconocer la provisión de los deudores se podrán considerar criterios como

antigüedad de las cuentas por cobrar conforme a los plazos establecidos en los

acuerdos de pago otorgados por la entidad y también se tendrán en cuenta los criterios

definidos por la Contaduría General de la Nación en la normatividad, doctrina y sistema

de validación de la información.

Los registros contables se realizarán en el Sistema Integrado de Información Financiera

SIIF Nación, de manera periódica y permanente por los responsables de cada área de

acuerdo a la naturaleza de la operación. En las Direcciones Territoriales el responsable

es el contador con la información que suministre el responsable de las funciones de

Cartera y en la Sede Central se aplicará la misma dinámica por los Grupos de Gestión

responsables.

2 El método del costo considera la actualización de valor teniendo en cuenta los ajustes por inflación que sufre la

inversión.




9.2.1.1.3.1 Cartera

Política contable

La cartera corresponde a los deudores que se pueda generar por concepto de aporte

sobre la nómina – ESAP (ley 21) y prestación de servicios (educativos y asesoría

técnica).

La Escuela Superior de Administración Pública – ESAP como establecimiento público

de carácter universitario financiará a los estudiantes de escasos recursos, de acuerdo

a lo definido en el reglamento interno de recaudo, cartera y cobro coactivo.

Como resultado de los procesos de fiscalización3 que realice el Grupo de Gestión de

Recaudo y Cartera, se reconocerán cuentas por cobrar cuando los actos

administrativos expedidos por la Entidad a los aportantes queden en firme, esto es,

cuando no proceda recurso alguno contra ellos.

La Escuela Superior de Administración Pública – ESAP reconoce la incobrabilidad de

sus saldos de cartera mediante provisión individual, que consiste en el análisis de la

antigüedad y condiciones de cada uno de los deudores, asignándoles un porcentaje4

de probabilidad de pérdida que al multiplicarse con el saldo de la cuenta por cobrar,

arroja el valor de provisión a contabilizar.


En caso de prescripción o remisibilidad, se procederá de acuerdo a lo establecido en

el Manual de Cartera Vigente (anexo 1).

Para los deudores que presenten deudas cuyo saldo sea hasta un (1) salario mínimo

legal mensual vigente, la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP, mediante

la recomendación de Grupo de Gestión Recaudo y Cartera o quien haga sus veces, y

en los términos de ley establecidos procederá a efectuar la depuración de los mismos

cuando se dé al menos una de las siguientes condiciones:

3 Proceso que realiza el Grupo de gestión de recaudo y cartera a los aportantes para determinar si son morosos,

evasores o elusores según lo establecido en el reglamento interno de recaudo, cartera y cobro coactivo. 4 El porcentaje de estimación para la provisión de cartera es discrecional de la Entidad y tiene en cuenta la experiencia

y condiciones económicas existentes del deudor. Adicionalmente, se estima que a mayor tiempo de antigüedad de la cartera, es menor la probabilidad de recuperación




relación costo – beneficio: cuando resulte más oneroso para la Entidad adelantar

el respectivo procedimiento de cobro que el valor de la deuda a recuperar.

Cuando resulte más oneroso para la Entidad adelantar el trámite administrativo

para devolver saldos a favor del estudiante por el valor máximo de un salario

mínimo legal mensual vigente -SMLMV.

Imposible recaudo: cuando se dan las siguientes situaciones:

o afectan la situación patrimonial y no representa derechos para la Entidad;

o no es posible recuperarlas mediante la jurisdicción coactiva o a través de cobro

judicial;

o opera alguna causal relacionada con su extinción;

o carecen de documento soporte idóneo;

o no ha sido legalmente posible su imputación a alguna persona por la pérdida

de los bienes o derechos que representan;

o se compruebe de forma fehaciente la incapacidad patrimonial y económica del

deudor y del codeudor;

o el deudor y codeudor carecen de bienes o rentas sobre las cuales se pueda

efectuar medidas cautelares de embargo y secuestro;

o al finalizar la etapa de cobro jurídico existe una sentencia definitiva en contra

de la Universidad y/o se extingue la obligación por la declaratoria de

desistimiento tácito;

o cuando los estudiantes ya estén graduados;

o cuando los estudiantes no hayan culminado el período académico financiado,

y no haya continuado su formación en la ESAP, y además no exista documento

cierto con derechos de cobro vigente;

o cuando el estudiante haya desertado de su programa de formación sin previo

aviso a la entidad y no existan evidencias que garanticen el pago de su

obligación financiera.

En el nivel central y territorial, para cada uno de los cierres intermedios trimestrales

definidos por la CGN, se elaborará un acta de conciliación de saldos que detalle las

cuentas contables y la PCI correspondiente. Para nivel central, el acta será firmada por

el Coordinador del Grupo de Gestión de Recaudo y Cartera y el coordinador del grupo




de gestión contable. Por otra parte, en las territoriales, por el Profesional con funciones

de Contador y el responsable de cartera. En caso de resultar partidas conciliatorias,

serán aclaradas y subsanadas en el siguiente trimestre para aquellas partidas que

presenten una antigüedad entre 90 a 180 días5.

Del resultado de esta actividad al cierre del periodo intermedio (trimestre), el Grupo de

Gestión de Recaudo y Cartera realizará un informe en donde se indique, por cada uno

de los conceptos, el valor de la cartera constituida en la vigencia, la cartera recuperada,

la cartera castigada y la razón de su castigo, la cartera en mora y su correspondiente

clasificación por edades.

Adicionalmente, se reportará al Grupo de Gestión Contable:

al final de cada mes y cuando se presenten financiaciones de matrículas por cada

programa, se remitirá la información sobre el valor a financiar por estudiante, a fin

de que se cree la cuenta por cobrar en el aplicativo contable.

al final del semestre (junio y diciembre) se reportará el valor de los saldos de las

financiaciones por semestre.

cuando se evidencien errores de facturación.

9.2.1.1.3.2 Otros deudores

Hace referencia a los deudores correspondientes a avances y anticipos entregados,

recursos entregados en administración, depósitos judiciales y otras cuentas por cobrar.

9.2.1.1.3.2.1 Recursos entregados en administración

Política contable

Representa el valor de los recursos entregados por la entidad para que sean

administrados por terceros, mediante contratos de fiducia u otras modalidades,

incluyendo el giro de anticipos originados en el marco del convenio cuando sea

aplicable. Dentro de esta clasificación se encuentra el manejo de la Cuenta Única

Nacional CUN y los convenios realizados donde se entregan recursos por parte de la

5 Se establece que sea un tiempo entre 90 y 180 días, debido a que corresponde al lapso de tiempo entre el trimestre

en el cual existe la partida conciliatoria y el tiempo de solución de la misma, la cual será el trimestre siguiente, dando como resultado un lapso de 180 días.




Entidad.

Dentro del balance general, el manejo de la CUN se incluirá siempre como una partida

corriente. En los convenios, la clasificación en porción corriente o no corriente

dependerá del tiempo de desarrollo de los proyectos, de tal manera, que si la ejecución

se lleva a cabo en un periodo menor de un año se clasificará en porción corriente y si

sobrepasa el año será no corriente, la información para esta clasificación será

suministrada por los ejecutores de los recursos, interventores o supervisores de los

convenios o de acuerdo a las condiciones previas específicas de cada contrato,

principalmente la fecha de vencimiento.


El análisis, verificación y conciliación de la información relativa a la CUN será

responsabilidad del grupo de gestión de tesorería del nivel central y las pagadurías de

las direcciones territoriales, según lo señalado en el instructivo de conciliación SCUN

DC-A-GF-12.

Sede central

El análisis, verificación y conciliación de la información contable de estos recursos, se

realizará entre el Grupo de Gestión Contable, Oficina Asesora Jurídica y supervisores

o interventores de los convenios por lo que la información deberá ser oportuna y existirá

una comunicación fluida entre los representantes de cada grupo, con el fin de

suministrar información confiable, oportuna y que revele la situación financiera con

cifras razonables y justificadas.

Los registros contables de los “recursos entregados en administración” en virtud de

convenios se realizan al momento del giro de los recursos en tanto que la legalización

de los recursos entregados, es responsabilidad de los supervisores, quienes

entregarán al área contable el informe de supervisión financiero para su respectiva

contabilización y contenido en la legalización de ejecuciones financieras de forma

oportuna, correcta y permanente de los soportes documentales, dentro del plazo

previsto en el manual de supervisión e interventoría en el Formato RE-A-GF-10 Informe

de Ingresos y Gastos, como requisito previo para un siguiente desembolso y/o para la

liquidación final del mismo.




La Oficina Asesora Jurídica, realizará el control administrativo y jurídico de los

convenios correspondientes a la sede central; y enviará informe trimestralmente, en los

primeros 10 días hábiles del mes inmediatamente siguiente al mes calendario, que

contendrá lo siguiente:

Listado de los convenios activos y su valor

Tercero beneficiario del convenio

Adicionalmente incluirá la siguiente información que deberá ser entregado por los

supervisores designados para cada convenio a La Oficina Asesora Jurídica dentro de los

plazos establecidos por dicha dependencia:

aporte Entidad (dinero y especie) y aporte del participante del convenio (dinero y

especie),

fecha y valor de desembolsos,

total desembolsos,

fecha y valor de legalizaciones al convenio,

total legalizado,

saldo pendiente por ejecutar,

nombre y correo electrónico del Supervisor del Convenio,

estado del convenio (en ejecución, ejecutados, liquidados, etc.),

tipo y número de comprobantes contables de los desembolsos, legalizaciones y

registros contables,

rendimientos financieros, y;

devolución de recursos.




Direcciones territoriales

El análisis, verificación y conciliación de la información contable de estos recursos, se

realizará entre la coordinación administrativa y financiera, contador, jurídico y

supervisores o interventores de los convenios de cada territorial.

Los registros contables de los “recursos entregados en administración” en virtud de

convenios se realizan al momento del giro de los recursos en tanto que la legalización

de los recursos entregados, es responsabilidad de los supervisores, quienes

entregarán al área contable de la territorial, el informe de supervisión financiero para

su respectiva contabilización y contenido en la legalización de ejecuciones financieras

de forma oportuna, correcta y permanente de los soportes documentales, dentro del

plazo previsto en el manual de supervisión e interventoría en el Formato RE-A-GF-10

Informe de Ingresos y Gastos, como requisito previo para un siguiente desembolso y/o

para la liquidación final del mismo.

Los coordinadores administrativo y financiero de las sedes territoriales serán los

responsables de enviar en forma trimestral, dentro de los primeros cinco (5) días del

mes inmediatamente siguiente al mes calendario, a la Oficina Asesora Jurídica de la

Sede Central, la relación de los convenios de la Sede Territorial, la cual contendrá la

siguiente información:

año del Convenio,

número de convenio,

NIT del participante del convenio,

nombre del participante del convenio,

valor total del convenio,

aporte Entidad (dinero y especie) y aporte del participante del convenio (dinero y

especie),

fecha y valor de desembolsos,

total desembolsos,

fecha y valor de legalizaciones al convenio,

total legalizado,

saldo pendiente por ejecutar,

nombre y correo electrónico del Supervisor del Convenio,

estado del convenio (en ejecución, ejecutados, liquidados, etc.),

tipo y número de comprobantes contables de los desembolsos, legalizaciones y

registros contables,




rendimientos financieros, y;

devolución de recursos.

La Oficina Asesora Jurídica remitirá al Grupo de gestión contable la información

remitida por las sedes territoriales que corresponde a bienes entregados en

administración.

Este informe será la base del grupo contable para la conciliación de los saldos

reflejados en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, en el informe

Saldos y Movimientos de la PCI (Posición de Catálogo Institucional). En caso de

presentarse partidas conciliatorias deberán ser conciliadas conjuntamente por el Grupo

Contable y la Oficina Asesora Jurídica.

9.2.1.1.3.2.2 Avances y anticipos entregados

Política contable

Representa los valores entregados por la entidad, en forma anticipada a contratistas,

trabajadores y/o proveedores para la obtención de bienes y servicios o realización de

proyectos de inversión, entre otros anticipos.

Los anticipos que se pacten en la relación contractual, se amortizarán periódicamente

según lo estipule el contrato; de no establecerse en el contrato, la amortización se

realizará con base en el porcentaje de avance y pago del contrato.

Los anticipos generados en la adquisición de bienes y/o servicios de la Escuela

Superior de Administración Pública - ESAP se amortizan al 100% a la entrega total de

los bienes o servicios. Con el fin de mantener el control sobre estos saldos, al cierre de

cada período trimestral se elaborará un reporte detallado de antigüedad de saldos,

señalando además nombre y NIT del deudor, concepto, saldo del anticipo otorgado y

añadir las observaciones particulares para cada caso.

Viáticos y Gastos de viaje

Corresponde a los anticipos entregados a funcionarios y contratistas, en virtud de que

éstos solo se autorizan para el desempeño de las comisiones estrictamente necesarias

para dar cumplimiento a los objetivos institucionales, a los programas o a las funciones




conferidas, estos gastos se legalizan conforme a lo establecido en el acto

administrativo de comisión expedido. Asimismo se debe tener en cuenta lo señalado

en el instructivo avance y legalización de viáticos DC-A-GF-14

Con el fin de generar un control adecuado sobre la oportuna legalización de los

Avances y/o Anticipos de Viáticos y Gastos de Viaje, mensualmente el Grupo de

Gestión Contable generará un informe alerta de las Comisiones y gastos de viaje

pendientes de legalizar, el cual será enviado por correo institucional al Grupo de

Gestión de Tesorería, en aras de que tengan conocimiento de los terceros (funcionarios

y/o contratistas) con saldos pendientes de legalizar, y de este modo no sean generadas

ni autorizadas órdenes de pago, de alguna comisión de un tercero con saldo pendiente

de legalizar, que no haya sido objeto de filtro en el Grupo de Gestión Contable. Cabe

recordar que la cuenta contable afectada es una cuenta por cobrar a cargo del servidor

público, quien debe legalizar en forma oportuna o en su defecto reintegrar los recursos.

Es importante mencionar, que si llegara a existir algún reintegro por concepto de

viáticos de vigencias anteriores o la presente vigencia, hará parte fundamental la

resolución que autorizó la comisión por parte del contratista, miembros colegiados o

servidor público como el soporte de pago del reintegro, los soportes de legalización, el

respectivo documento de reintegro (consignación), situación que se deberá informar de

forma oportuna al Grupo de Gestión de Tesorería, indicando la identificación, nombre

del comisionado, valor reintegrado con su respectiva consignación y relacionando el

número de la orden de pago (estado pagada) con la cual le fue autorizada la comisión.

A continuación el Grupo de Gestión de Tesorería debe desagregar de los extractos

bancarios, las consignaciones efectuadas por reintegro de viáticos y gastos de viaje.

Si al cierre de la vigencia se llegaran a presentar saldos en la cuenta de Avances y/o

Anticipos de Viáticos y Gastos de Viaje, el Grupo de Gestión Contable, remitirá la

información identificando los terceros involucrados a la Oficina de Control Interno y

Control Interno Disciplinario de la Entidad para su conocimiento y competencia.

9.2.1.1.3.2.3 Embargos y depósitos judiciales

Política contable

Si en el desarrollo de los procesos litigiosos se ordena una medida cautelar de embargo

a las cuentas bancarias de la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP, se

reconocen los efectos de la medida en cada una de sus fases: reconocimiento del




embargo, apertura del título judicial y pago de la sentencia con título judicial.

El Grupo de Gestión de Tesorería, mantendrá el control mensual de las cuentas

embargadas, indicando las especificaciones y/o detalles, en donde se adelantó el

embargo, cuenta bancaria, valor; igualmente, se tendrá comunicación permanente con

el Grupo de Defensa Judicial de la Oficina Asesora Jurídica con el fin de conocer el

estado de cada uno de los procesos. El Grupo de Defensa Judicial ejercerá las

acciones o recursos legales a fin de evitar la imposición o solicitar la restitución de los

dineros o el levantamiento de la medida.

Una vez se han embargado los recursos, se constituye con ese dinero el título judicial,

el cual representa una garantía para el pago de las pretensiones económicas del

demandante.

El Grupo de Gestión de Tesorería adelantará conciliación trimestral de la información

generada, frente a los registros contables y una vez se tenga totalmente confirmada la

información, se remitirá al Grupo de Defensa Judicial de la Oficina Jurídica para los

fines de determinar la correspondencia con los procesos en contra de la Entidad.

Es necesario que para el cierre de la vigencia si se llegaren a presentar saldos por

concepto de Embargos, el Grupo de Gestión de Tesorería presentará la relación

detallada para la Revelación en las Notas a los Estados Financieros.

9.2.1.1.3.2.4 Devolución IVA

Política contable

La Escuela Superior de Administración Pública – ESAP tiene derecho de solicitar a la

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN la devolución del IVA pagado por

los bienes, insumos y servicios que se adquieran para la prestación de los servicios de

educación debido a que la entidad no es responsable de impuesto a las ventas.

Por lo tanto, en el momento de reconocer el IVA pagado en las obligaciones registradas,

se hará en la cuenta 1470 – otros deudores al valor nominal de la transacción. Este saldo

se presentará siempre como una partida corriente dentro del balance general.

El proceso de solicitud de devolución de IVA pagado a la DIAN estará a cargo del Grupo

de Gestión Contable.




9.2.1.1.4 Propiedad, Planta y Equipo

Política contable general

Las propiedades, planta y equipo comprenden los bienes tangibles de propiedad de la

Escuela Superior de Administración Pública - ESAP, adquirida, construida, en proceso

de construcción o recibida de terceros, con la intención de usarlos en la prestación de

servicios, para fines administrativos y/o para arrendarlos a terceros. Estos bienes no

estarán disponibles para la venta en el curso normal de operación, y su vida útil es

mayor a un año.

Los bienes de propiedades, planta y equipo se reconocen por su costo histórico6, Los

bienes recibidos en permuta se reconocen por el precio pactado, los bienes recibidos

en donación se reconocen por el valor convenido entre las partes o por el avalúo técnico

realizado.

El costo histórico de los bienes de propiedades, planta y equipo se incrementa con las

adiciones y mejoras, por su parte, las reparaciones y mantenimientos se reconocerán

como gasto. Las adiciones y mejoras a las propiedades, planta y equipo son

erogaciones en que incurre la entidad contable pública para aumentar su vida útil,

ampliar su capacidad productiva y eficiencia operativa, mejorar la calidad de los

productos y servicios, o permitir una reducción significativa de los costos. Las

reparaciones y mantenimiento de las propiedades, planta y equipo son erogaciones en

las cuales incurre la Entidad con el fin de recuperar y conservar su capacidad normal

de producción y utilización.

El reconocimiento contable de los recursos destinados a adiciones y mantenimiento se

hará de acuerdo con las políticas y procedimientos expedidos por las áreas encargadas

de los contratos de obra pública y la administración de los inmuebles, en la que se

definan los parámetros para determinar si se trata de adición o mantenimiento y el

procedimiento que permita la actualización del módulo de Activos Fijos, en el que se

administrarán y controlarán los bienes muebles e inmuebles suministrando la

información requerida para el registro contable.

6 El costo histórico corresponde al precio de adquisición, adicionado con todos los costos o gastos en que se incurre

para la prestación de servicios, en la formación y colocación de los bienes en condiciones de utilización.




Por regla general, las reparaciones y mantenimiento de las propiedades, planta y equipo

son considerados por la entidad como un gasto,.

Los activos fijos muebles serán sometidos a registro y control de inventario. Aquellos

bienes adquiridos por un valor inferior o igual a medio (0.5) salario mínimo mensual legal

vigente se reconocerán como gasto; cuando estos bienes se consideren devolutivos se

registrarán en cuentas de orden para permitir el control del inventario, o en su defecto

teniendo en cuenta los montos que anualmente defina la Contaduría General de la

Nación.

El valor de las propiedades, planta y equipo es objeto de actualización mediante la

comparación del valor en libros con el costo de reposición o el valor de realización el

cual se determinarán mediante avalúo técnico considerando entre otros criterios, la

ubicación, el estado, la capacidad productiva, la situación de mercado, el grado de

negociabilidad, la obsolescencia y el deterioro que sufren los bienes. El costo de

reposición también puede determinarse mediante precios de referencia publicados por

organismos oficiales o especializados.

La selección y aplicación de las metodologías para realizar el avalúo técnico debe tener

en cuenta la relación costo-beneficio, procurando evitar erogaciones significativas, para

lo cual podrán efectuarse avalúos con personal de la entidad que cuente con el aval del

Instituto Geográfico Agustín Codazzi para la realización de avalúos de conformidad con

la Ley 388 de 1997.

Los bienes objeto de actualización de precios, será para aquellos cuyo costo histórico,

individualmente considerado, sea mayor a treinta y cinco (35) salarios mínimos

mensuales legales vigentes.

Los Bienes muebles e inmuebles se clasifican como no corriente dado que comprenden

los bienes tangibles que posee la Entidad con la intención de emplearlos en forma

permanente, los bienes entregados a terceros, entre otros, que por definición no están

destinados para la venta y cuya vida útil exceda de un año.

Depreciación

Los bienes de propiedades, planta y equipo se empezarán a depreciar en el momento

en que se ponen al servicio.




Los años de vida útil de los bienes depreciables se toman teniendo como base el

numeral 10 del procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos

relacionados con las propiedades, planta y equipo contenidos en el Régimen de

Contabilidad Pública, expedido por el Contador General de la Nación.

En cuanto a la depreciación de los activos de menor cuantía correspondientes a aquellos

que no superen un costo de 50 UVT, esta se realizará en la vigencia. Cuando un activo

se retire temporalmente del servicio, por mantenimiento u otras razones, la suspensión

de la depreciación atenderá a la normatividad expedida por la CGN. En todo caso,

cuando la entidad contable pública comience a utilizar nuevamente el activo debe

continuar con su depreciación.

La entidad realiza el cálculo de la depreciación por el método de Línea recta, de acuerdo

con la tabla de referencia señalada en el numeral 6, capítulo III “Procedimiento contable

para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con la Propiedad, Planta y

Equipo”, así:

Tabla 1. Vidas útiles activos fijos ESAP

Activos depreciables Años de vida útil

Edificaciones 50

Redes, líneas y cables 25

Plantas, ductos y túneles 15

Maquinaria y Equipo 15

Equipo Médico y científico 10

Muebles, Enseres y Equipo de Oficina 10

Equipos de transporte, tracción y elevación 10

Equipos de comedor. cocina, despensa y hotelería 10

Equipos de Comunicación 10

Equipos de Computación 5

Muebles de Menor Cuantía

Se deprecia en el mismo año

de adquisición

En los estados financieros se revelará:

a. monto de las adquisiciones o construcciones.

b. monto de las adiciones y mejoras.

c. monto de los bienes vendidos, con toda la información relacionada a los bienes

dados de baja, que permita al área contable identificar el efecto en los resultados.




d. monto y justificación para el retiro de bienes. Debe incluir toda la información

relacionada a los bienes dados de baja, que permita al área contable identificar el

efecto en los resultados.

e. Métodos utilizados para la determinación de la depreciación o amortización.

f. cambio en la estimación de la vida útil de los activos y del método de depreciación

o amortización aplicado.

g. metodologías aplicadas para la actualización de los bienes, el efecto generado y

la fecha de los avalúos.

h. pignoraciones y otras restricciones de orden legal sobre bienes.

i. justificación de la existencia de bienes no explotados.

j. información de bienes recibidos en comodato y/o en calidad de préstamo

relacionada con: entidad de la cual se reciben, o a la cual se entregan, monto,

descripción, cantidad y duración del contrato, cuando a ello hubiere lugar.

k. información relacionada con el proceso de la legalización de los bienes.

l. información sobre los bienes destinados por la entidad para su uso y a la vez para

obtener ingresos por arrendamiento.


La administración y control de forma individualizada de los bienes muebles e inmuebles

se hará en el software de Activos Fijos utilizado por la Escuela Superior de

Administración Pública - ESAP, el cual constituye el libro auxiliar para efectos contables.

El Grupo de Gestión de Almacén e Inventarios direccionarán las políticas y ejecutará

planes en materia de administración, mantenimiento y uso de los bienes muebles e

inmuebles; identificará y actualizará el inventario de los bienes muebles e inmuebles

responsabilidad de la Entidad, de conformidad con el instructivo estado de conciliación

propiedad planta y equipo DC-A-GF-11.

9.2.1.1.4.1 Bienes Inmuebles

Política contable

Al construir una obra, no solamente se valorará el terreno y materiales empleados en la

construcción del mismo, sino que se incluyen todos los desembolsos realizados desde

el momento que comience su planificación: estudios del subsuelo y planos, permisos de

ingeniería, estudios y diseños arquitectónicos, gastos de obreros, etc., así como todos

los gastos que se originen hasta la culminación de la obra.





Se realizarán conciliaciones mensuales entre el Grupo de Infraestructura y

Mantenimiento, Grupo de Gestión de Almacén e Inventarios y el Grupo de Gestión

Contable, de acuerdo al cronograma establecido entre las áreas. En el supuesto de

existir diferencias en los registros, se realizan las averiguaciones necesarias para

elaborar los registros contables correspondientes y deslindar las responsabilidades

administrativas que se dieran.

Al cierre de la vigencia, los Grupos de Infraestructura y Mantenimiento y Gestión de

Almacén e Inventarios, emitirán informe que incluya todos los Inmuebles de la Entidad

relacionando además de la información catastral, su identificación, dirección, municipio,

saldo inicial, entradas (adquisiciones y adiciones) y salidas (venta o entrega sin

contraprestación). Será complementado por el Grupo de Gestión Contable con la

información de depreciación acumulada y valorización o desvalorización.

De conformidad con la normatividad emanada por la Contaduría General de la Nación,

los Grupos de Infraestructura y Mantenimiento y Gestión de Almacén e Inventarios

remitirán la siguiente información al cierre del periodo contable para la respectiva

revelación en los Estados Financieros:

a. monto de las adquisiciones o construcciones.




d. monto y justificación para el retiro de bienes. Debe incluir toda la información

relacionada a los bienes dados de baja, que permita al área contable identificar el

efecto en los resultados.


f. cambio en la estimación de la vida útil de los activos y del método de depreciación









j. información de bienes recibidos en comodato y/o en calidad de préstamo

relacionada con: entidad de la cual se reciben, o a la cual se entregan, monto,

descripción, cantidad y duración del contrato, cuando a ello hubiere lugar.




9.2.1.1.4.2 Bienes Muebles

Política contable

En el caso de la compra de Propiedad, Planta y Equipo, el registro contable será a su

costo histórico sin incluir el Impuesto al Valor Agregado, según factura de compra. Otros

casos: (donaciones, dación en pago, pagos en especie, etc.), si no se cuenta con un

documento que asigne el costo, se registrará a su valor de mercado.

De conformidad con la normatividad emanada por la Contaduría General de la Nación,

el Grupo de Gestión de Almacén e Inventarios remitirán la siguiente información al cierre

del periodo contable para la respectiva revelación en los Estados Financieros:

a. monto de las adquisiciones




d. monto de los bienes vendidos, con toda la información relacionada a los bienes dados de baja, que permita al área contable identificar el efecto en los resultados.


f. Cambio en la estimación de la vida útil de los activos y del método de depreciación






j. información de bienes recibidos en comodato y/o en calidad de préstamo que debe

incluir: entidad de la cual se reciben, o a la cual se entregan, monto, descripción,




cantidad de bienes entregados o recibidos, duración del contrato, cuando a ello

hubiere lugar.




Políticas de gestión de área

Se realizarán conciliaciones mensuales entre el Grupo de Gestión de Almacén e

Inventarios y el Grupo de Gestión Contable, de acuerdo al cronograma establecido entre

las áreas. En el supuesto de existir diferencias en los registros, se realizarán las

averiguaciones necesarias para elaborar los registros contables correspondientes y

deslindar las responsabilidades administrativas que pudieran darse.

Todos los bienes muebles propiedad de la Escuela Superior de Administración Pública

- ESAP, están registrados en el inventario físico de la Entidad. Todos los bienes muebles

que cumplan con las características indicadas en la Doctrina Contable para considerarse

Propiedad, Planta y Equipo, están registrados en la Contabilidad y formarán

ineludiblemente parte del Patrimonio de la Escuela Superior de Administración Pública

- ESAP.

La toma física de los bienes muebles de la entidad, se realizará por lo menos una vez al

año, actividad que será programada por el Grupo de Gestión de Almacén e Inventarios,

quien informará mediante comunicación interna el respectivo cronograma de las tomas

físicas a realizar por cada una de la dependencias.

Los bienes muebles de la entidad no deberán ser modificados salvo en casos especiales

viabilizados por el Grupo de Infraestructura y Mantenimiento y autorizados por el Grupo

de Gestión de Almacén e Inventarios. Cabe resaltar que la salida de los bienes

devolutivos de la entidad, deberán contar con formato y aval de los responsables de los

inventarios de las Sedes Territoriales y en la sede central por el Coordinador del Grupo

de Almacén e Inventarios, verificación que deberá ser realizada por el personal de la

empresa de seguridad. Igualmente, los bienes que no pertenezcan a la entidad y

pretendan ser ingresados a la misma, deberá ser reportado al personal de la empresa

de seguridad.




9.2.1.1.4.3 Construcciones en Curso

Política contable

La totalidad de los costos y demás cargos incurridos en el proceso de construcción o

ampliación de bienes inmuebles, hasta cuando estén en condiciones de ser utilizados

en desarrollo de las funciones de cometido estatal de la Entidad, son clasificados como

construcciones en curso.

Al cierre del período intermedio contable (trimestre), el Grupo de Infraestructura y el

Grupo de Almacén e Inventarios conciliarán con el Grupo de Gestión Contable el saldo

de esta cuenta, detallando la siguiente información.

Datos generales

Identificación de la obra

Identificación del contratista (nombre y NIT)

No. del Contrato

Fecha Inicio

Plazo obra

Valor Inicial del Contrato

Adiciones al Valor del Contrato

Valor Total del Contrato

Fecha Terminación

Desembolsos contractuales

Fecha pago

Valor pago

Concepto

9.2.1.1.4.4 Bienes pendientes por legalizar

Los bienes pendientes de legalizar corresponden a las propiedades, planta y equipo de

la Entidad cuya propiedad no ha sido formalizada.





Tanto el Grupo de Infraestructura como el Grupo de Gestión de Almacén e Inventarios

deben verificar que no existan bienes en esta condición por un término mayor a 180

días.

En razón de lo anterior, en cada uno de los cierres el Grupo de Gestión Contable

circularizará a las áreas mencionadas con el fin de que se adelanten las acciones para

su legalización y correspondiente reclasificación contable. Los bienes que se encuentren

en esta cuenta no son objeto de depreciación.

En caso de que al cierre contable se presenten saldos en este rubro, el área o

Grupo correspondiente elabora un informe detallado de las acciones adelantadas

tendientes a legalizar la situación, el cual será insumo y/o soporte para las revelaciones

en las Notas a los Estados Financieros.

9.2.1.1.4.5 Bienes entregados a terceros

Política contable

Corresponde a los bienes muebles o inmuebles de propiedad de la Entidad entregado

mediante contrato de comodato o en administración a entidades del Gobierno General,

empresas del sector público y/o entidades sin ánimo de lucro, para su uso,

administración o explotación que deberán restituirse en las condiciones establecidas en

los contratos.

Los bienes de uso permanente entregados sin contraprestación principalmente a través

de contratos de comodato a entidades del gobierno general, se retiran de los activos

afectando el capital fiscal y se controlan en cuentas de orden deudoras; cuando se trate

de entrega a entidades clasificadas como empresas públicas y/o privadas los bienes se

reclasifican al grupo Otros Activos, cuenta 1920. Los bienes de uso permanente

recibidos de entidades del gobierno general se incorporaran como Propiedades, planta

y equipo incrementando el patrimonio, cuando se reciban de empresas públicas o

privadas se llevará su control en cuentas de orden acreedoras.




El Grupo de Gestión de Almacén e Inventarios controlarán los bienes muebles e

inmuebles que se entreguen bajo modalidad de contrato de comodato. El área de

Almacén e Inventarios reportará al Grupo de Gestión Contable, la información

relacionada con los bienes entregados bajo la modalidad de comodato y aquellos que

son devueltos por la terminación de los contratos respectivos.

9.2.1.1.4.6 Retiro de fondos, bienes o derechos de la contabilidad por la pérdida

En el momento que la Entidad conozca de la pérdida o faltante de fondos o bienes o

derechos, adicional a las gestiones administrativas relacionadas con la reclamación ante

la compañía aseguradora y la puesta en conocimiento de los organismos o instancias

competentes, y con independencia de si se inicia o no un proceso de responsabilidad

fiscal, contablemente procederá a retirar de los saldos contables, el valor de los faltantes

o pérdida de fondos, bienes o derechos, de manera simultánea, la entidad contable

pública reconoce la contingencia.

9.2.1.1.4.7 Reconocimiento en cuentas de orden por la apertura del proceso de responsabilidad fiscal

Cuando se notifica el inicio de un proceso de responsabilidad fiscal por parte del

organismo de control respectivo, en cumplimiento de las normas legales vigentes, la

entidad reconoce en cuentas de orden de control el valor correspondiente determinado,

que dependerá de la situación que lo origina.

9.2.1.1.5 Intangibles

Política contable

El registro de los activos intangibles adquiridos será al costo histórico, y no serán objeto

de valoraciones posteriores o actualización de valor. En el caso de los activos intangibles

desarrollados, el área de sistemas deberá identificar las erogaciones realizadas durante

la fase de investigación y desarrollo e informar a los grupos de almacén e inventarios y

gestión contable sobre los mismos con el fin de realizar los registros correspondientes.

En este caso solo serán objeto de reconocimiento como activo los valores incurridos

durante la fase de desarrollo, mientras que los incurridos en la fase de investigación




serán registrados como gasto.

Los activos intangibles como las licencias y los software se amortizarán durante el lapso

que corresponda a la recuperación de la inversión en que se incurrió, el período en que

se obtendrá el potencial de servicios o los beneficios económicos esperados por efectos

de su explotación o la duración del amparo legal o contractual de los derechos

otorgados. Si este periodo no puede ser determinado de manera confiable, se asumirá

que el activo tiene vida útil indefinida, por lo cual no sea objeto de amortización.

Los activos intangibles serán reconocidos por el grupo de inventarios y controlados por

la Oficina de Sistemas Informáticos. Las suscripciones y licencias cuya vida útil no

supere el año, se llevarán al gasto.

El periodo de amortización será determinado a partir del contrato y/o factura generada

por el proveedor de la licencia y/o software. Lo anterior de conformidad con el

procedimiento emanado de la Contaduría General de la Nación para el reconocimiento

y revelación de los Activos Intangibles.

La Oficina de Sistemas conciliará el saldo de las licencias y/o softwares de la ESAP con

los Grupos de Almacén e Inventarios y Gestión Contable, según el cronograma

establecido entre las partes.

Una vez finalizado el periodo contable, la Oficina de Sistemas y el Grupo de Almacén e

Inventarios deberán reportar al contable la siguiente información, que será la base para

la revelación de este rubro en los estados financieros de la entidad:

a. El método utilizado para la amortización de los activos intangibles, así como su

vida útil estimada.

b. Sí las vidas útiles de los activos intangibles son finitas o indefinidas.

c. Razones para estimar que la vida útil de un activo intangible es indefinida, en el

evento de que así se llegue a establecer.

d. Los activos intangibles que se hayan desarrollado, formado y adquirido.

9.2.1.1.6 Baja de bienes

Cuando la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP decide retirar




definitivamente un bien por no estar en condiciones de prestar servicio alguno, tendrá

en cuenta lo preceptuado en la normatividad interna y las demás normas que le

modifiquen o adicionen.

Para efectos contables, en el momento de realizar baja de bienes, se afectará el gasto

correspondiente si es del caso, o se cancelará el valor del activo con el valor de la

depreciación si está totalmente depreciado.

9.2.1.2 PASIVO

Los pasivos corresponden a las obligaciones ciertas o estimadas de la entidad, derivadas

de hechos pasados, de las cuales se prevé que representarán para la entidad un flujo de

salida de recursos que incorporan un potencial de servicios o beneficios económicos, en

desarrollo de las funciones de cometido estatal.

Las obligaciones ciertas se determinan de forma objetiva y precisa, tanto en lo relativo al

plazo para su cancelación o aplicación, como en la cuantía del valor a pagar. Por su parte

las obligaciones estimadas se caracterizan por la incertidumbre sobre la fecha de su pago

y el valor a pagar.

Los pasivos al igual que los activos se presentarán en el balance general como pasivos

corrientes y pasivos no corrientes.

La clasificación como pasivos corrientes corresponde a la exigibilidad de pago durante

el año posterior a la fecha de corte del balance general.

El pasivo no corriente corresponde a aquellos que se hacen exigibles de pago en años

posteriores al siguiente año de corte del balance general.

9.2.1.2.1 Cuentas por pagar

Política contable

Las cuentas por pagar son las obligaciones adquiridas por la Entidad con terceros,

generadas en servicios recibidos o compra de bienes, transferencias a favor de los

establecimientos públicos, saldos a favor de aportantes, no aportantes, estudiantes,

contribuyentes o beneficiarios, obligaciones tributarias, entre otros conceptos.




Las cuentas por pagar se reconocerán por el valor total adeudado.

Los costos de endeudamiento, como intereses y comisiones por pagar, se reconocen por

el valor devengado o causado, de acuerdo con las condiciones pactadas.


Las cuentas por pagar que sean radicadas en el Grupo de Gestión Contable, previo

cumplimiento de todos los requisitos y que afecten directamente los Inventarios de

Bienes Devolutivos y Consumo, deberán contener el respectivo Ingreso de Almacén

generado y firmado por el Coordinador del Grupo Gestión de Almacén e Inventarios de

la Entidad.

9.2.1.2.2 Obligaciones laborales y de seguridad social integral

El Grupo de administración de nómina y viáticos tendrá como función direccionar y

administrar el sistema salarial y prestacional de los servidores públicos, originadas en la

relación laboral en virtud de normas legales y convencionales así como las derivadas

de la administración del sistema de seguridad social integral, incluyendo lo adeudado

por salarios y prestaciones sociales.

Las obligaciones laborales y de seguridad social integral deben reconocerse por el valor

de la obligación a pagar. Estas obligaciones deben ajustarse al cierre del ejercicio según

lo dispuesto en las normas legales y soportes que genere el área responsable de la

administración del Grupo de administración de nómina y viáticos.

La provisión para prestaciones sociales, se calcula en forma automática en el software

establecido en la entidad para la liquidación de nómina, el cual se encuentra

previamente parametrizado con base en los factores fijados por la normatividad laboral

vigente aplicable para la entidad.

El pasivo real se constituirá con base en la liquidación realizada, mediante traslado de

las provisiones, al final de la vigencia en el proceso de consolidación de prestaciones

sociales generado en el software utilizado para tal fin por el grupo de administración de

nómina y viáticos.




9.2.1.2.3 Pasivos Estimados

Comprenden las obligaciones a cargo de la Entidad, originadas en circunstancias

ciertas, cuya exactitud del valor depende de un hecho futuro, estas obligaciones deben

ser justificables y su medición monetaria confiable suministrada por medio de informe

expedido por el Grupo de Defensa Judicial de la Oficina Asesora Jurídica. La estimación

de provisiones para prestaciones sociales está a cargo del Grupo de administración de


La medición de los pasivos estimados por concepto de litigios en contra de la entidad,

corresponde al cálculo de conformidad al procedimiento de reconocido valor técnico,

regulado por la resolución interna 3046 de 2016 u otras que lo modifiquen o adicionen,

según calificación bajo criterio de los abogados del Grupo de Defensa Judicial de la

Oficina Asesora Jurídica y los apoderados de cada una de las territoriales de la entidad.

El Grupo de Defensa Judicial deberá revelar de forma mensual o en su defecto cada

vez que haya variaciones de pretensiones, provisiones y/o estados de los procesos en

contra de la Entidad o las conciliaciones extrajudiciales, la siguiente información:

a. El valor pagado por sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales, incluyendo los

intereses y costas del proceso.

b. El valor registrado como gasto por sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales.

c. La metodología aplicada para el registro del pasivo estimado.

d. El estado de los procesos.

e. La calificación del riesgo y el porcentaje en el que se encuentra el proceso.

La provisión para prestaciones sociales, se calcula en forma automática en el software

establecido en la entidad para la liquidación de nómina, el cual se encuentra

previamente parametrizado con base en los factores fijados por la normatividad laboral

vigente aplicable para la entidad.

El pasivo real se constituirá con base en la liquidación realizada, mediante traslado de

las provisiones, al final de la vigencia en el proceso de consolidación de prestaciones

sociales generado en el software utilizado para tal fin por el Grupo de administración de





9.2.1.2.4 Otros pasivos

Los otros pasivos corresponden a las obligaciones originadas en la actuación por cuenta

de terceros, pasivos susceptibles de convertirse en ingresos a través del tiempo y

obligaciones que adquieren los fondos de garantía en su calidad de garante. Se

reconocen por el valor recaudado y por el valor adeudado en cumplimiento de garantías.

Los pasivos diferidos se amortizarán durante los períodos en los cuales se espera que

se produzca la contraprestación de bienes y servicios y cuando se reviertan las

diferencias temporales que los originaron.

9.2.1.2.5 Operaciones reciprocas


Cada Dirección Territorial debe revisar de forma permanente el Informe de Operaciones

Reciprocas de los terceros a cargo, con el fin de verificar la consistencia de los registros,

estableciendo canales de comunicación con las diferentes Entidades detectando

diferencias. Aunque los registros y cargue de información se encuentran Centralizados,

no los libera de la responsabilidad de realizar el seguimiento respectivo de las

operaciones misionales en el Sistema en cumplimiento de sus obligaciones, teniendo en

cuenta que uno de los objetivos del Reporte de Operaciones Reciprocas es la

circularización con fin confrontar la información contenida en los registros contables de

la Entidad con la información correlativa con las Otras Entidades, la gran mayoría de los

Hechos económicos son generados por Aportes Ley 21 de 1982 y servicios educativos.

Conforme al numeral 2.3.3 del Instructivo No. 002 de la CGN, establece:

“Las entidades efectuarán procesos de conciliación de los saldos de operaciones

recíprocas en los cortes trimestrales intermedios con el fin de minimizar los saldos por

conciliar generados al finalizar el periodo contable, con independencia de la conciliación

que debe efectuarse en el último corte.

Es preciso advertir que algunas entidades vienen publicando en su página WEB, los

saldos de las operaciones recíprocas, con el fin de facilitar el proceso de conciliación

con las entidades públicas que realizaron transacciones con ellas. Se recomienda




consultar esta información y realizar las conciliaciones a que haya lugar antes de

reportar a la CGN. Las entidades que realizan la publicación deben efectuar la

divulgación correspondiente con la debida anticipación que les permita a las entidades

recíprocas, interactuar y retroalimentar el proceso.”

9.2.1.3 PATRIMONIO

El patrimonio comprende el valor de los recursos públicos representados en bienes y

derechos, deducidas las obligaciones, para cumplir las funciones de cometido estatal.

Los recursos para la constitución y desarrollo de la Entidad están conformados por los

aportes iniciales y sus incrementos directos, o como consecuencia de capitalizaciones

originadas en actos jurídicos que le sean aplicables.

Los factores que inciden en el comportamiento patrimonial, cuando generen incrementos,

se constituyen en superávit que, dependiendo de su origen, puede ser operacional, de

valuación, donado e incorporado.

El superávit operacional se origina como consecuencia del reconocimiento de ingresos,

gastos y costos relacionados con las funciones de cometido estatal, en un periodo

contable, más los resultados de periodos anteriores que están disponibles.

El superávit de valuación se deriva de los procesos de valoraciones técnicas tendientes

a la actualización de activos.

El superávit donado comprende los bienes y derechos recibidos de terceros sin

contraprestación económica, destinados a la formación bruta de capital, con

independencia de la naturaleza del bien o derecho recibido.

El superávit incorporado se origina en el reconocimiento de bienes que por situaciones

de legalidad, medición u otra causa no habían sido reconocidos, en el traslado de bienes

y derechos de otras entidades contables públicas, siempre que constituyan formación

bruta de capital para la entidad que los recibe y, en los intangibles formados, también

incluye los bienes para el uso permanente recibidos sin contraprestación de otras

entidades de gobierno general.




9.2.1.4 INGRESOS

Política contable

Los ingresos se reconocen bajo el principio de causación, teniendo en cuenta las

disposiciones establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública. En esta

denominación se incluyen los grupos que representan flujos de entrada de recursos

generados por la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP, susceptibles de

incrementar el patrimonio público durante el periodo contable, bien sea por aumento de

activos o por disminución de pasivos, expresados en forma cuantitativa y que reflejan el

desarrollo de la actividad ordinaria y los ingresos de carácter extraordinario, en

cumplimiento de las funciones de cometido estatal.

La Escuela Superior de Administración Pública – ESAP reconoce ingresos por

prestación de servicios de educación, por aportes sobre la nómina (ley 21), y otros

ingresos; tales como, arrendamientos, sanciones, fotocopias, rendimientos financieros

y multas.

Los ingresos por venta de servicios se reconocen cuando surge el derecho de cobro

como consecuencia de la prestación del servicio, imputándose al periodo contable

respectivo. La Escuela Superior de Administración Pública – ESAP los reconoce como

tal, en el momento en que se recibe el pago de las matrículas, debido a que en el periodo

contable quedan reconocidos los gastos asociados a dichos ingresos.

Los aportes sobre la nómina son ingresos creados por disposiciones legales, que se

originan en pagos obligatorios derivados de la relación laboral, de las entidades públicas.

Se reconocen como tal, en el momento en que se reciben los pagos de los aportantes

en las diferentes instituciones financieras habilitadas para tal fin.

Cuando se realizan procesos de fiscalización a los aportantes por concepto de ley 21

(aporte sobre la nómina – ESAP), se realiza el reconocimiento del ingreso en el

momento en que el acto administrativo expedido por la Entidad queda en firme.


La imputación de ingresos es responsabilidad del grupo de gestión de tesorería y se

realiza conforme a las fechas de cierre de ingresos establecidas por el SIIF Nación, a




más tardar los 15 días del mes siguiente al mes calendario finalizado.

El reconocimiento de ingresos está a cargo de sede central, las direcciones territoriales

no pueden realizar reconocimiento de ingresos a excepción de casos excepcionales,

tales como, reconocimiento de rendimientos financieros de cuentas bancarias. Estos

dineros deben ser trasladados a la cuenta recaudadora de la sede central que defina la

tesorería, informando el mismo día mediante correo electrónico a los funcionarios

designados; la fecha de la transferencia electrónica, el valor trasladado y los conceptos

sobre los cuales está realizando traslado de efectivo con el fin de identificar

correctamente el ingreso, adicionalmente se deberá informar al grupo de gestión

contable para la elaboración de los ajustes contables necesarios.

En los ingresos en que se realicen traslados por compensación se realiza la imputación

conforme a las instrucciones del SIIF Nación, donde se imputan los documentos de

recaudo por clasificar que se asignen a la unidad ejecutora 05-03-00 por parte de las

entidades que realicen la compensación.

9.2.1.5 GASTOS

Los gastos son flujos de salida de recursos de la entidad, susceptibles de reducir el

patrimonio público durante el período contable, bien sea por disminución de activos o

por aumento de pasivos, expresados en forma cuantitativa.

El reconocimiento de los gastos debe hacerse con sujeción a los principios de devengo

o causación y medición, de modo que refleje sistemáticamente la situación de la Escuela

Superior de Administración Pública - ESAP en el período contable.

Tratándose de los gastos estimados, estos deben reconocerse con base en el principio

de prudencia y estar soportados en criterios técnicos que permitan su medición

confiable. El reconocimiento de las operaciones interinstitucionales debe efectuarse por

el valor entregado tratándose de fondos y, en el caso de las operaciones de enlace y las

operaciones sin flujo de efectivo, por el valor de la operación que las genere.

Los gastos se revelan de acuerdo con las funciones que desempeña la Escuela Superior

de Administración Pública - ESAP, la naturaleza del gasto, la ocurrencia de eventos

extraordinarios y hechos no transaccionales, y las relaciones con otras entidades del

sector público; se clasifican en: administrativos, operativos, gastos estimados,




transferencias, gasto público social, operaciones interinstitucionales y otros gastos.

9.2.1.6 COSTOS DE PRODUCCIÓN

Política contable

Constituyen las erogaciones y cargos, directamente relacionados con la producción de

servicios educativos.

Los costos de producción se reconocerán por su costo histórico.


Reclasificar la totalidad de los valores de las subcuentas del Grupo 52 Gastos de

Operación a las subcuentas del Grupo 72 Costos de Servicios Educativos.

Al realizar el punto anterior, trasladar de las subcuentas Traslado de costos (Cr) del

Grupo 72 Costos de Servicios Educativos a las subcuentas del Grupo 63 Costo de

Ventas de Servicios, conservando la siguiente consistencia en los saldos:

a. 630507 = 720795

b. 630508 = 720895

c. 630509 = 720995

d. 630512 = 722195

e. 630516 = 721095

f. 630550 = 725095

Los saldos de las subcuentas del Grupo 72 Servicios Educativos deben conservarse y

el traslado debe hacerse con las subcuentas 95, según la dinámica para este

movimiento especificado en el Manual de Procedimientos de la CGN.

9.2.1.7 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

Bajo esta denominación se incluyen los grupos que representan los hechos o

circunstancias de las cuales pueden generarse derechos que afecten la estructura

financiera de la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP. Incluye cuentas de

control para las operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no inciden

en la situación financiera de la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP, las




utilizadas para control interno de activos, de futuros hechos económicos y con propósito

de revelación, así como las necesarias para conciliar las diferencias entre los registros

contables de los activos y gastos.

La Oficina Asesora Jurídica a través del Grupo de defensa Judicial, debe entregar

bimestralmente al Grupo Gestión Contable, el informe de Procesos Judiciales a favor y

en contra de la ESAP en medio magnético, el cual deberá ser conciliado por las áreas

intervinientes en el procedimiento. Esta conciliación quedara consignada mediante acta,

debidamente firmada por los Coordinadores de los Grupos.

Como derecho contingente se incluyen las cuentas que representan hechos,

condiciones o circunstancias existentes, que implican incertidumbre en relación con un

posible derecho de la entidad contable pública. Corresponde al cálculo de las cuentas

por cobrar de los aportes parafiscales Ley 21/82, de la vigencia; los cuales teniendo en

cuenta que no se conoce el valor de las nóminas de cada una de las entidades

aportantes que permita identificar razonablemente el valor que cada una de ellas

adeuda.

9.2.1.8 CUENTAS DE CONTROL

En esta denominación se incluyen las cuentas donde se registran las operaciones que

la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP realiza con terceros, que por su

naturaleza no afectan su situación financiera, económica, social y ambiental, así como

las que permiten ejercer control administrativo sobre bienes y derechos y obligaciones.

9.2.1.8.1 bienes retirados

Los bienes que se reconozcan en el gasto por tener un costo inferior o igual a 0.5 SMMLV se registrarán en cuentas de orden con el fin de llevar control de ingresos y retiros definitivos de los mismos.

Por otra parte, los bienes que se encuentren totalmente depreciados y se retiren del servicio pero no se ha decidido qué hacer con ellos, se registrarán en las cuentas de orden de bienes retirados - con el fin de llevar control de los mismos, mientras se retiran de manera definitiva.




Control de Cambios:

Versión Fecha Naturaleza

01 Creación del Documento

ELABORÓ Y AUTORIZÓ (COMPONENTE

TÉCNICO)

REVISÓ (COMPONENTE

JURÍDICO) APROBÓ INCORPORÓ SGE

Nombre: Claudia Marcela Franco Domínguez

Nombre: Adriana Patricia Gómez Moreno

Nombre: Claudia Marcela Franco Domínguez

Nombre: Luz Stella Hernández

Cargo: Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero (a)

Cargo: Jefe Oficina Asesora Jurídica (E)

Cargo: Directora Nacional (E)

Cargo: Jefe Oficina Asesora de Planeación

Firma: COPIA, ORIGINAL FIRMADO




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