Presentación de PowerPoint - IIMV · como prueba de la actividad realizada. Comisión Nacional de...

Comisión Nacional de ValoresRepública de Panamá

Gestión DocumentalErnesto Rivera Pitti

Director Nacional de AdministraciónComisión Nacional de Valores

República de Panamá

Lima, Perú - 12 de septiembre de 2003

V Jornadas Iberoamericanas sobre Tecnología y Mercados de Capitales

“El Desarrollo Tecnológico, la Transparencia en la Información y las Operaciones, y su Importancia para el Futuro del Mercado

de Valores”


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Agenda

• Definiciones• Conceptos• Objetivos de Gestión Documental• Componentes de Gestión Documental• Flujo de Documentos• Tendencias• Conclusiones


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Definiciones

• Documento: todas las formas de información desestructurada que se producen o reciben en el ejercicio de la propia actividad (borradores, documentos de trabajo, etc.)

• Records: documentos corporativos o legales que deben guardarse inalterados como prueba de la actividad realizada.


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Definiciones

• Desmaterialización: es el proceso por el cual un documento en papel es transformado en un documento electrónico

• Documento Inmaterializado: un documento creado, circulado y procesado electrónicamente sin que el mismo sea producto de la transformación de un documento de papel a un documento electrónico.


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Definiciones

Documentoen PapelImagen

DOCUMENTO


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Definiciones

• Gestión Documental: Conjunto de actividades que involucran la creación, revisión, aprobación, procesamiento y almacenamiento de documentos.


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Conceptos:Gestión de Información


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Conceptos:Gestión de Conocimiento

INFORMACION CONOCIMIENTO

Hablar de conocimiento nos sitúa en un nivel superior de trabajo intelectual que implica que la información haya sido procesada por un sujeto pensante


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Conceptos:Gestión de Conocimientos


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Objetivos de Gestión Documental

• Hacer más fácil a las personas trabajar con los documentos.

• Facilitar que la información se compartay se aproveche como un recurso colectivo.

• Conservar la memoria de la organización

• Facilitar la recuperación y auditoria de las operaciones


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Componentes de Gestión Documental

Documentoselectrónicos Base de datosArchivos en

papel

Gestión Documental


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• Archivos en Papel– Necesarios por requerimientos legales– Eliminar copias innecesarias– Mantenerlos accesibles– Plan de eliminación cuando sean

innecesarios


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• Documentos electrónicos– Organizar racionalmente los directorios

informáticos– Establecer un repositorio central de

documentos– Establecer mecanismos de control de

versiones y aprobaciones– Garantizar la integridad de los documentos– Establecer un esquema de búsqueda eficaz


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• Base de datos– Necesidad de hacer convivir la información

estructurada y la desestructurada– Evitar la duplicidad de datos cuando sea

innecesario– Establecer cuando se van a eliminar

registros innecesarios


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CorreoElectrónico

Gestióndocumental

Base deDatos

Archivo enpapel

Inte

rnet

Intra

net

Exte

rno

EscánerFax DigitalVentanilla

Virtual

Sitio Web


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Flujo de Documentos

12

5

8

67

910

4

1211

3

EXTERNO ENTRADA /SALIDA

INTERNO

TRAM

ITE

/ CR

EAC

ION

DE

DO

CU

MEN

TO

DIRECCIONOPERATIVA

COMISIONADOS

REVISION /APROBACION

UNIDAD DEGESTION DE

INFORMACION

ASISTENTE

IMPRESION

ARCHIVOS FISICOS

ARCHIVODOCUMENTOFISICO

SITIO WEB

INVERSIONISTA

EMPRESAS


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Tendencias

• Hacia la gestión de contenidos– Contenido se puede entender como

información estructurada y desestructurada– Tiene que ver con la administración de los

componentes de información en forma integral

– Es potenciada por la tecnología de portales Web y de herramientas de colaboración


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Tendencias

• Hacia la aceptación de los documentos electrónicos– Hacia la “oficina sin papeles” pero aún falta

por llegar– Implementación de legislación que permite el

uso de firmas electrónicas y equiparación legal con firmas manuscritas

– Nuevos tipos de documentos “virtuales”


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Tendencias

• Hacia la necesidad de proceso de información desestructurada– Gran parte de las empresas ya cuentan con

sistemas de información estructurada– Aún hace falta controlar más información– Conciencia en la necesidad de gestionar y

administrar documentos– Requerimientos más estrictos de mantener

registros transparentes• Sarbanes – Oaxley• Gobierno Corporativo


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Tendencias

• Hacia el reconocimiento de la tecnología como herramienta– Tecnología como potenciador estratégico– Aumento de eficiencia y eficacia– Proyectos de tecnología con líderes

“funcionales” no tecnologos


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Tendencias

• Hacia la máxima importancia de la accesibilidad– Información necesaria accesible en el

momento– Requerimientos de omnipresencia de la

información


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Tendencias

• Hacia los planteamientos de medio y largo plazo– ¿Cuándo eliminar los documentos?– ¿Será legal eliminar los documentos?– ¿Se necesitará la información para fines

estratégicos?


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Conclusiones

• La Gestión Documental es una pieza fundamental para consolidar el conocimiento en una organización

• Un proyecto de Gestión Documental requiere primero analizar como debe ser organizada la información para que se cumplan los objetivos

• Hay una tendencia a la aceptación de documentos electrónicos y de equipararlos a documentos en papel

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