Proced de Licitacion Sg Pr Gv 02

Procedimiento para Realizar Licitaciones

SG-PR-GV-02

Estado de Revisin: 0 Pg. 1 de 9

Elabor:

Gerente de Ventas

Revisin:

Director General

Aprob:

Director General SG-PR-GV-02 Enero 12, 2014; Rev.0 SG-PR-GV-01

Procedimiento para

realizar

Licitaciones


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Gerente de Ventas

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Director General

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1. Objetivo: Mostrar el mtodo y lineamientos para generar e incrementar clientes y ventas a travs de la capacitacin, comunicacin interna, implementacin de precios y productos capaces de competir dentro de los lineamientos establecidos por Gobierno y herramientas tcnicas para vender, expansin en el sector Gubernamental dentro y fuera del estado con la finalidad de cumplir las expectativas de licitacin establecidas.

2. Alcance: Este procedimiento es aplicado por el personal de las reas del proceso de ventas, a los prospectos y a los clientes actuales, as mismo se aplica desde que se realiza la invitacin para participar en concursos u licitaciones y hasta la adjudicacin de una a todas las partidas incluidas con la finalidad de generar e incrementar clientes y ventas, adems de ampliar la participacin en diversos concursos y licitaciones del Gobierno, cubriendo todas las dependencias del Estado de Guanajuato y alcanzando posicionamiento en otros estados de la Republica.

3. Referencias: El presente procedimiento se basa en: 3.1 SP-PR-RD-01: Procedimiento de Elaboracin y Control Documentos. 3.2 SP-PR-GV-01: Procedimiento para la Realizacin de Ventas. 3.3 NMX-CC-9001-IMNC-2008/ISO-9001:2008: Sistema de gestin de la calidad Requisitos, 7.2 Procesos

relacionados con el cliente. 3.4 SG-MC-RD-01: Manual de la calidad de 3.5 Ley de Adquisiciones, enajenaciones, arrendamientos y contratacin de servicios del sector pblico en el

estado de Guanajuato. 3.6 Ley de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector pblico (ltima Reforma DOF 16-01-2012) 3.7 Lineamientos del programa operativo anual de compras de la administracin pblica estatal 2014 3.8 Reglamento ley de adquisiciones federal 2014 (Nuevo Reglamento DOF 28-07-2010) 3.9 Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratacin de Servicios del

Sector Pblico en el Estado de Guanajuato para el Poder Ejecutivo 3.10 Manual para Proveedores

4. Responsabilidades:

Del Director General 4.1 Firmar de Aprobado este procedimiento para su implantacin 4.2 Vigilar el cumplimiento de este procedimiento a travs del Gerente de ventas y del Representante de la

direccin 4.3 Firmar de aprobado las polticas de venta y licitacin relacionadas con precios y descuentos a clientes 4.4 Firmar de precios especiales para participacin de Licitaciones y Concursos Gubernamentales. 4.5 Firmar de aprobado las cotizaciones y licitaciones


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4.6 Firmar de aprobado las cotizaciones y licitaciones en conjunto con la Gerente de ventas 4.7 Firma de todo documento legal y contratos requeridos en los concursos y licitaciones Gubernamentales.

Del Gerente de Ventas 4.8 Firmar de elaborado este procedimiento 4.9 Aplicar el presente procedimiento 4.10 Verificar y supervisar la aplicacin de este procedimiento 4.11 Firmar de aprobado las cotizaciones y licitaciones en conjunto con el Director General 4.12 Verificar y revisar la Ruta de los pedidos que Logstica enva cada da. 4.13 Revisar lista de precios para Licitacin. 4.14 Negociar y generar comunicacin directa con personal de Gobierno. 4.15 Generacin y promocin de Compras Directas Gubernamentales. 4.16 Refrendo del empadronamiento Proveedores

Del Supervisor de Ventas Gobierno 4.17 Aplicar el presente procedimiento tal y como est descrito 4.18 Revisar continuamente el (s) Portal (es) de Gobierno. 4.19 Anlisis de las licitaciones y concursos. 4.20 Participacin en las licitaciones y concursos. 4.21 Registro de todas las licitaciones o concursos en los que se ha participado. 4.22 Revisar continuamente el estatus de las licitaciones o concursos en los que se ha participado. 4.23 Registrar los pedidos de los clientes con los datos completos 4.24 Revisar la mercanca necesaria para el surtir los pedidos. 4.25 Revisar la cobranza de las cuentas 4.26 Informar a su jefe inmediato cualquier error o desviacin que detecte en este procedimiento, para

proceder a su revisin y correccin en caso de ser necesarios

Del Responsable de Atencin a Clientes 4.27 Tomar recados e informar al Supervisor de Ventas Gobierno.

Del Representante de la Direccin 4.28 Controlar este procedimiento para mantenerlo al da y vigente en los puntos de uso. 4.29 Firmar de revisado este procedimiento. 4.30 Resguardar el original, en papel y/o archivo electrnico, este procedimiento. 4.31 Vigilar la aplicacin de este procedimiento por las personas involucradas, a travs de auditora interna. Del Personal de la Empresa 4.32 Apegarse a lo establecido en este procedimiento, durante su uso. 4.33 Informar a su jefe inmediato cualquier error o desviacin que detecte en este procedimiento, para

proceder a su revisin y correccin.


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5. Definiciones: 5.1 Polticas: Son lineamientos establecidos por la Direccin General para su implantacin y cumplimiento de

forma general. 5.2 Licitacin: Es un procedimiento formal y competitivo de adquisiciones, abierto al pblico interesado

mediante el cual se solicitan, reciben y evalan ofertas para la adquisicin de activos, se adjudica el contrato correspondiente al Supervisor de Ventas Gobierno que ofrezca la propuesta ms ventajosa. De este modo se logra la contratacin de una compra o prestacin de servicios.

5.3 Objetivo General de Ventas: El que se plantea como la venta total de la empresa, el cual contempla las ventas de cada vendedor, refleja el desempeo de la empresa y un crecimiento o decremento en comparacin con el mes anterior o el mismo mes del ao anterior

5.4 Bases: Es el pago por el volumen generado de venta, hacia el vendedor. 5.5 Reporte: Documento donde se especificas las actividades de venta, prospectos y cobranza. 5.6 Convenios: Precios especiales para clientes o distribuidores en compras de volumen.

6. Descripcin de Actividades Para lleva a cabo las actividades del proceso de Licitar se realizan los siguientes pasos, los cuales muestran un orden lgico de los mismos para lograr el objetivo del este procedimiento y de la empresa.

6.1 Revisin del portal 6.1.1 Entrar al portal todos los das con la finalidad de buscar nuevas invitaciones para participar. 6.1.2 De igual modo se debe de revisar peridicamente el estatus (Adjudicada, Desierta, Cancela,

Segundas Ronda) de las licitaciones en las que ya se particip. 6.1.3 Registrar las licitaciones que han sido adjudicadas. 6.1.4 Registrar las licitaciones que fueron desiertas, se perdieron o se cancelaron, en el Formato para el

Registro del Estatus de las Licitaciones SG-FO-GV-07. 6.1.5 Una vez registradas las licitaciones perdidas, desiertas, canceladas, etc. proceder a eliminar.

6.2 Proceso de participacin en el portal de Adquisiciones.

6.2.1 Ingresar al portal de Adquisiciones (www.dgrmsg.guanajuato.gob.mx) e introducir el USARIO y CONTRASEA.

6.2.2 Buscar invitaciones con el nmero de referencia 2160 el cual corresponde a Artculos de Limpieza.

6.2.3 Cuando exista alguna invitacin dar Clic en Botn de Ver (Lupa), esto nos ingresara a Visualizar la Licitacin.

6.2.4 Primeramente leer las bases de la participacin, que viene en la invitacin resaltada de azul, se descargara un archivo donde se especifican todos los lineamientos y clausuras de la invitacin.

6.2.5 Copiar o registrar cada una de las partidas al Formato para Licitar Anexo 2. 6.2.6 Colocar los precios correspondientes, obtenidos de la Lista de Precio. 6.2.7 En caso de que exista algn producto que no se encuentre en las Listas de Precios, solicitar a

Compras la cotizacin de dicho (s) artculo (s), mediante el Formato para Cotizacin de Productos


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de Licitacin SG-FO-GV-08. En dicha cotizacin se debe de especificar tiempo lmite para participar en la licitacin, para que Departamento de Compras, pase los precios dentro del lmite de tiempo y poder participar.

6.2.8 Una vez que colocados los precios, modificar el nmero de partida en la pestaa; guardar y proteger la hoja el archivo con ese mismo nmero.

6.2.9 Para participar en la Invitacin es dar Clic en Botn PARTICIPAR. 6.2.10 Ingresar manualmente los precios netos en cada partida en el recuadro con el signo de pesos. 6.2.11 Finalmente adjuntar archivo de Excel, en la parte inferior central. 6.2.12 Guardar y subir participacin.

6.3 Adjudicacin de Licitaciones.

6.3.1 Cuando sea adjudicada alguna licitacin automticamente envan una notificacin al correo de Gerencia de Ventas, en el cual se especifica nmero de invitacin, dependencia y partidas adjudicadas.

6.3.2 Registrar dichas partidas en el Formato de Pedidos SG-FO-GV-04. Con cantidades, clave, descripcin y precios sin IVA, as como el nmero de invitacin.

6.3.3 Revisar nuevamente la invitacin correspondiente a esta Licitacin, para obtener los datos de entrega (Domicilio y persona quien recibe), datos de facturacin, documentos necesarios para la entrega de los materiales as como los datos de la persona de contacto.

6.3.4 Ingresar el pedido en SAE. Con la direccin y la fecha de entrega de los materiales. 6.3.5 Revisar las existencias de los productos en SAE, a excepcin de los Productos Qumicos, ya que

estos llevan una formulacin especial por lo cual se deber de pasar inmediatamente a Produccin mediante Formato de Elaboracin de Qumico para Licitaciones SG-FO-GV-09, el cual el encargado deber firmar, se quedara el con una copia; en dicho formato se especificara la fecha en la que es necesario el producto tomando en cuenta que son 10 das hbiles.

6.3.6 En caso de que no existiera algn producto externo a Lnea de Qumicos solicitarle al Encargado de Almacn mediante Formato para Solicitud de Compras SG-FO-GV-05, el cual deber ser firmado de recibido; en dicho formato se especificara la fecha en la que es necesario el producto tomando en cuenta que son 10 das hbiles.

6.3.6.1 Las existencias de los artculos que se tengan en Inventario se debe, solicitar al Encargado de Almacn la autorizacin para el traspaso del Almacn General (3) al Almacn de Licitaciones (9).

6.3.6.2 Solicitar cambios de presentacin de los artculos cuando sea necesario. 6.4 Formalizacin del contrato

6.4.1 Contactar a la persona encargada de Compras de la invitacin adjudica. 6.4.2 Solicitar los requisitos (Documentos necesarios) para la formalizacin del contrato. Hacer

referencia. 6.4.2.1 Contrato proporcionado por el rea/Dependencia solicitante. 6.4.2.2 Orden de compra (s es necesario) 6.4.2.3 Oferta Original (Cotizacin que se subi al portal) en hoja membretada y firmada por el

Representante Legal


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6.4.2.4 Carta donde se seale que la empresa no se encuentra en los Supuestos de los Artculos 38 y 39 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratacin de Servicios del Sector Pblico en el Estado de Guanajuato.

6.4.2.5 Presentar una Fianza (S corresponde); Cheque de caja a nombre de Gobierno del Estado de Guanajuato por el 10% del monto total del pedido sin incluir IVA.

6.4.2.6 Anexo AB 6.4.2.7 Datos bsicos para transferencia de proveedores 6.4.3 Puede enviarse de manera Electrnica o fsica. 6.4.4 Negociar con el Comprador s es posible que el contrato sea enviado por correo para despus

llevarlo al momento de la entrega de los bienes. 6.4.5 De lo contrario si se tiene que ir a firmar personalmente se programa la cita para que el

Representante Legal acuda a la firma del contrato, del cual deber de entregar una copia al Supervisor de Ventas Gobierno.

6.4.6 La firma del contrato es de manera inmediata, al siguiente da o dentro de los primeros tres das despus de la notificacin de la adjudicacin.

6.5 Facturacin de los pedidos

6.5.1 Revisar nuevamente las existencias del almacn 9. 6.5.2 En caso de los Productos Qumicos solicitar la entrada de estos en el almacn 9 al Encargado de

Produccin el cual no deber de exceder de 1 hora para realizar dicho proceso, considerando como hora lmite 17:30 pm para que as se pueda realizar la facturacin sin ningn inconveniente.

6.5.3 Revisar que el pedido que ha sido capturado en el SAE coincida totalmente con el contrato, requisicin, orden de compra de la Licitacin.

6.5.3.1 En caso de que exista variacin en precios solicitar el cambio de estos al Encargado de Compras con la autorizacin de los precios por Gerencia de Ventas.

6.5.3.2 Modificacin de los precios en el Pedido del SAE para que coincida en montos. 6.5.4 Acudir a Embarques para la facturacin del pedido. 6.5.5 Proporcionarle los documentos necesarios para la entrega de la Licitacin, los cuales en su caso

deben ser proporcionados al chofer repartidor. 6.5.6 Los archivos de los CFDI deben de enviarse al correo del Supervisor de Ventas Gobierno para que

este a su vez envi los archivos a los correos correctos.

6.6 Entrega de los productos 6.6.1 La entrega de la Licitacin es dentro de los 10 das hbiles despus de la adjudic en portal.

Despus de esta fecha se inicia con el proceso de penalizacin por cada da que pase. 6.6.2 El horario establecido para la entrega de los bienes es de 9:00 am a 3:00, con algunas

excepciones, en dado caso el Supervisor de Ventas Gobierno deber de notificar o colocar en Observaciones del Pedido.

6.6.3 El chofer repartidor al momento de la entrega de los bienes debe entregar todos los documentos relacionados con el pedido.

6.6.4 Confirmar la entrega correcta y la recepcin de los archivos CFDI de manera telefnica.


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6.7 Control y seguimiento de Cobranza 6.7.1 Cada mes se debe realizar una revisin junto con el Jefe de Crdito y Cobranza. 6.7.2 Generar reporte de Antigedad de Saldos. 6.7.3 Divisin e identificacin de cada cuenta. 6.7.4 Marcar y dar seguimientos a depsitos atrasados. 6.7.5 Identificacin de depsitos no identificados

6.8 Anlisis de datos de ventas

6.8.1 Generacin de estadstica de Licitaciones Ganadas, en cantidad y en monto 6.8.2 Generacin de estadstica de Licitaciones perdidas, cancelas, desiertas. 6.8.3 Generacin de estadstica de Licitaciones perdidas, precios de la competencia.


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6.9 Diagrama de Flujo


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7. Registros

No. Documento (Clave) Responsable de Custodia Tiempo de Retencin Disposicin

1 Formato para el Registro del Estatus de las Licitaciones SG-FO-GV-07

Supervisor de Ventas

Gobierno

Un ao archivo vivo y 4 aos en archivo

muerto / Guardar por tiempo indefinido

en electrnico

2 Formato para Cotizacin productos de

Licitaciones SG-FO-GV-08


Gobierno



en electrnico

3 Formato de Elaboracin de Qumico

para Licitaciones SG-FO-GV-09


Gobierno



en electrnico

8. Anexos

No. Documento Clave

1 FORMATO DE INSCRIPCIN AL PADRN DE PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS (Es proporcionado por DGRMySG)

F-1

2 Datos bsicos para transferencias de proveedores (Es proporcionado

por la Secretaria de Finanzas y Administracin)

3 Anexo AB

9. Historial de Cambios

Rev. No. Pginas

afectadas

Descripcin del motivo del cambio Fecha de

aprobacin

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