Proced de Ventas Sg-pr-gv-01 Rev0

Procedimiento de VentasSG-PR-GV-01

Estado de Revisión: 0 Pág. 1 de 9

1. Objetivo:

Elaboró:Gerente de Ventas

Revisión:Director General

Aprobó:Director General

SG-FO-RD-01 Enero 12, 2014; Rev.0 SG-PR-RD-01

Procedimiento de

Ventas



Mostrar el método y lineamientos para generar e incrementar clientes y ventas a través de la capacitación, comunicación interna, aplicación de promociones y herramientas técnicas para vender, con la finalidad de cumplir las expectativas de ventas establecidas.

2. Alcance:Este procedimiento es aplicado por el personal de las áreas del proceso de ventas, a los prospectos y a los clientes actuales, así mismo se aplica desde que se realiza la prospección y hasta la obtención del pedido del cliente (cotización autorizada, pedido del cliente o contrato) con la finalidad de generar e incrementar clientes y ventas.

3. Referencias:El presente procedimiento se basa en:3.1 SP-PR-RD-01: Procedimiento de Elaboración y Control Documentos. SG-PR-RD-01.3.2 NMX-CC-9001-IMNC-2008/ISO-9001:2008: Sistema de gestión de la calidad – Requisitos, 7.2 Procesos

relacionados con el cliente.3.3 SG-MC-RD-01: Manual de la calidad de Nada SA de CV.

4. Responsabilidades:

Del Director General4.1 Firmar de Aprobado este procedimiento para su implantación4.2 Vigilar el cumplimiento de este procedimiento a través del Gerente de ventas y del Representante de la

dirección4.3 Firmar de aprobado las políticas de venta relacionadas con precios y descuentos a clientes4.4 Firmar convenios con clientes especiales y distribuidores4.5 Firmar de aprobado las cotizaciones y licitaciones4.6 Firmar de aprobado las cotizaciones y licitaciones en conjunto con la Gerente de ventas

Del Gerente de Ventas4.7 Firmar de elaborado este procedimiento.4.8 Aplicar el presente procedimiento.4.9 Verificar y supervisar la aplicación de este procedimiento.4.10 Firmar de aprobado las cotizaciones y licitaciones en conjunto con el Director General.4.11 Generar estadísticas de ventas para la evaluación del desempeño de cada vendedor y del proceso. 4.12 Revisar las comisiones, que los porcentajes sean los correctos y los pagos de bases, incentivos y gasolinas. 4.13 Verificar y revisar la Ruta de los pedidos que Logística envía cada día.4.14 Revisar lista de precios para Vendedor.

Del Asistente de Ventas4.15 Atención de agenda y llamadas del Gerente de Ventas.







4.16 Apoyar al Gerente de ventas en sus actividades y en cierres de ventas.4.17 Elaboración de cotizaciones para gobierno.4.18 Control de listas de precios autorizados.4.19 Control de capacitaciones de los vendedores.4.20 Atención de necesidades de los vendedores.4.21 Apoyar al a la persona de atención a clientes.

De los Vendedores4.22 Aplicar el presente procedimiento tal y como está descrito.4.23 Registrar los pedidos de los clientes con los datos completos.4.24 Informar a su jefe inmediato cualquier error o desviación que detecte en este procedimiento, para

proceder a su revisión y corrección en caso de ser necesarios.

Del Responsable de Atención a Clientes4.25 Captura de información del pedido en el sistema SAE.4.26 Verificar existencias en inventarios de cada almacén.4.27 Realizar y entregar la requisición de compra de materiales.

Del Representante de la Dirección4.28 Controlar este procedimiento para mantenerlo al día y vigente en los puntos de uso.4.29 Firmar de revisado este procedimiento.4.30 Resguardar el original, en papel y/o archivo electrónico, este procedimiento.4.31 Vigilar la aplicación de este procedimiento por las personas involucradas, a través de auditoría interna.

Del Personal de la Empresa “NadaSA de CV”4.32 Apegarse a lo establecido en este procedimiento, durante su uso.4.33 Informar a su jefe inmediato cualquier error o desviación que detecte en este procedimiento, para

proceder a su revisión y corrección.

5. Definiciones: 5.1 Políticas: Son lineamientos establecidos por la Dirección General para su implantación y cumplimiento de

forma general.5.2 Nada: NadaSA de CV.5.3 Objetivo General de Ventas: El que se plantea como la venta total de la empresa, el cual contempla las

ventas de cada vendedor, refleja el desempeño de la empresa y un crecimiento o decremento en comparación con el mes anterior o el mismo mes del año anterior

5.4 Objetivo del Vendedor: Sólo afecta a cada vendedor, el cual incluye la cuota establecida para evaluar su desempeño, se maneja de manera mensual y se modifica cada tres meses.

5.5 Comisión: Es el pago de un porcentaje establecido en cada línea de producto sobre el precio de la venta que genera cada vendedor. La cual puede variar en base a la línea y precio que se maneje del producto.

5.6 Bases: Es el pago por el volumen generado de venta, hacia el vendedor.







5.7 Reporte: Documento donde se especificas las actividades de venta, prospectos y cobranza.5.8 Convenios: Precios especiales para clientes o distribuidores en compras de volumen. 5.9 RFC: Registro Federal de Contribuyentes

6. Descripción de ActividadesPara lleva a cabo las actividades del proceso de Ventas se realizan los siguientes pasos, los cuales muestran un orden lógico de los mismos para lograr el objetivo del este procedimiento y de la empresa.

6.1 Prospección de Clientes Potenciales6.1.1 Análisis de mercado 6.1.1.1 Ramo Industrial, comercial, empresarial, educación, salud, gubernamental, revendedores,

restaurantes e industrias o procesadoras de grado alimenticio.6.1.1.2 Precios Mayoreo-Menudo6.1.1.3 Dentro del área local y/o foráneo 6.1.1.4 Por líneas de productos 6.1.1.5 Productos especializados6.1.1.6 Introducción de alguna nueva línea de productos6.1.2 Identificar el perfil del tipo de cliente a prospectar. 6.1.2.1 Tipo de empresa: 6.1.2.1.1 Por tamaño6.1.2.1.2 Por personal ocupado6.1.2.1.3 Por procedencia (Nacional e Internacional)6.1.2.2 Cantidades que consumen (Mayoreo/Menudeo)6.1.2.3 Giro comercial de la empresa (Producto/Servicios)6.1.3 Examinar y buscar teléfonos, domicilio, datos generales del cliente.6.1.3.1 Sección amarilla6.1.3.2 En buscadores de Internet6.1.3.3 Directorio Industrial/Empresarial6.1.3.4 En la calle

6.2 Programación de Visitas a Prospectos y a Clientes6.2.1 Concertar cita con el cliente potencial6.2.2 Realizar demostraciones de los productos o del mismo caso llevar muestras de los productos.

Para solicitar muestras de Químicos registrarse con anterioridad en el Formato para Solicitud de Muestras de Productos Químicos SG-FO-GV-11.

6.2.3 Confirmar después de la demostración el resultado de las mismas o de los productos.6.2.4 Realizar al día el Reporte de Formato para realizar el reporte de visita a prospectos y clientes, SG-

FO-GV-01, enviar a Gerente de Ventas y Atencion a clientes.

6.3 Generación de Cotizaciones







6.3.1 Contar con los productos especificados por el cliente.6.3.2 Tomar los precios de las listas autorizadas.6.3.3 Vaciar la información al Formato de Cotización Anexo 1.6.3.4 Guardar y enviar la cotización al correo del cliente, de igual manera enviar una copia a Atencion a

clientes.6.3.5 Marcar por teléfono para confirmar de recibido la cotización. 6.3.6 Cuando el cliente necesite algún producto que no sea de línea, el Vendedor debe de llenar el

Formato de Cotización de Productos Fuera de Línea SG-FO-GV-02, de manera clara, completa y específicamente, el cual hará llegar a Atencion a clientes, el cual posteriormente pasar a Encargado de Compras, al momento de pasar dicha orden, Servicio al Cliente debe exigir un máximo de tiempo para tener respuesta sobre la cotización e informar dicho tiempo al Vendedor correspondiente.

6.3.7 Cuando la cotización de los productos fuera de línea esta lista, entregar inmediatamente al Vendedor.

6.3.8 Cuando algún Cliente solicite precio Mayoreo o precio especial por volumen, se negociara directamente con Gerente de Ventas, el cual autorizara los precios de los artículos, así como los términos y condiciones que aplicaran. La autorización de dicho precios será por medio de una cotización que será enviada vía electrónica.

6.4 Cierre de la Venta6.4.1 Marcar por teléfono al cliente, confirmar sí la información fue suficiente. 6.4.2 En caso de que falte algo o el cliente tenga otra necesidad, realizar pasos del 6.2 al 6.3.6.4.3 En caso de que sea cliente nuevo pedir todos los datos completos del cliente para la facturación, y

confirmar que estén bien.6.4.4 Estos datos proporcionarlos a Atencion a clientes para la generación de una nueva clave de

Cliente, se le debe de proporcionar los siguientes datos en Formato SG-FO-GV-03 para el Registro de Cliente nuevo y su RFC, vía electrónica al correo de Atencion a clientes [email protected]:

1. RAZON SOCIAL2. DOMICILIO (CALLE, NÚMERO Y COLONIA)3. CIUDAS, ESTADO Y PAIS 4. CODIGO POSTAL5. TELEFONO(S)6. CONTACTO7. CORREO ELECTRONICO8. RFC9. DOMICILIO DE ENTREGA (cuando sea un domicilio diferente al de la matriz o en su caso una sucursal)10. HORARIO DE ENTREGA11. Persona que recibe







6.5 Entrega de Pedidos al Área de Servicio al cliente6.5.1 El vendedor entrega el pedido de la venta realizada al área de Atencion a clientes, en la hoja de

pedido SG-FO-GV-04. (Cada vendedor debe contar con su propio Block de Pedidos).6.5.2 Solo se aceptaran pedidos entregados físicamente por el Vendedor. No se aceptan pedidos por

radio ni por teléfono. 6.5.3 Sí el cliente realiza su pedido vía telefónica o por radio este será tomado por la persona a cargo

de Atencion a clientes. 6.5.4 Se debe proporcionar la Orden de Compra del cliente impresa, en caso de que este se las haga

llegar físicamente o vía correo. 6.5.5 Todo pedido debe llevar número del cliente, razón social, observaciones (lugar, horario y quien

recibe), clave y descripción correcta de los artículos, así como precios. Respetar Formato para Pedidos. Entregar de forma, clara, legible y limpia.

6.6 Recepción y Captura en sistema SAE de pedidos de cliente6.6.1 Una vez que el Vendedor entregue el pedido (con los requisitos del 6.5.1,) a Atencion a clientes,

se procede a la captura del pedido en SAE, módulo de FACTURACIÓN, apartado de PEDIDOS. 6.6.2 Atencion a clientes es el responsable de la captura de los pedidos en SAE, para evitar errores.6.6.3 Durante la captura del pedido, se revisa las existencias en sistemas y sí es necesario físicamente

(con Almacén), de cada uno de los productos del pedido.6.6.4 En caso de que alguna mercancía llegue a faltar, solicitar la compra en el Formato para Solicitud

de Compras SG-FO-GV-05 y/o Encargado de almacén con el formato SG-FO-GV-10 llenar de forma correcta con sus especificaciones para evitar algún error en la mercancía comprada contra la solicitada.

6.6.5 La Solicitud de Compras se debe entregar a la persona a cargo de Almacén, el cual debe de firmar y confirmar la fecha de entrega.

6.6.6 Revisar el estatus del cliente, sí se encuentra Suspendido; notificar al Vendedor para que verifique con el Departamento de Credito y Cobranza la negociación correspondiente y se proceda a su liberación, de no liberarse no se entrega pedido.

6.7 Control y Seguimiento de Pedidos de Clientes6.7.1 Una vez que el pedido se encuentra en el SAE, Atencion a clientes lo conservará físicamente hasta

su facturación. Se debe plasmar en dicho documento el número correspondiente de pedido generado por sistema SAE, cuando este facturado se anota el número de factura los cuales se conservan 30 días.

6.7.2 La persona a cargo de Embarques deberá hacer llegar por correo la ruta diaria de los pedidos por cada chofer, tanto matutina como vespertina. La cual Atencion a clientes la debe hacer llegar vía correo electrónico a todos los vendedores.

6.7.3 Cuando en las rutas diarias surgiera algún problema con los pedidos, Embarques debe notificar de forma inmediata a Atencion a clientes para resolver el problema.

6.7.4 Atencion a clientes es el único que podrá obtener y exigir información sobre el trascurso de la ruta. Ningún Vendedor esta autorizador para requerir dicha información de manera personal con







cualquier persona de Embarques, sí necesitará algún dato se deberá de comunicar con Servicios a Clientes.

6.7.5 En caso de alguna devolución o cambio físico, seguir las especificaciones establecidas para este proceso SGC Formatos SG-FO-RD-06.

6.7.6 El vendedor debe visitar periódicamente a cada uno de sus clientes, para estar al pendiente de sus nuevas necesidades.

6.7.7 El vendedor envía diariamente el Reporte de Actividades Diarias según el Formato SG-FO-GV-06, donde detalla sus actividades de cada día, el cual enviara al Gerente de Ventas y Atencion a clientes de manera electrónica.

6.7.8 El vendedor programa visitas a prospectos de clientes nuevos de acuerdo al formato SG-FO-GV-01.

6.8 Análisis de Datos de Ventas6.8.1 Generación de Bases para Cobro del Vendedor 6.8.2 Generación de Cierre de Ventas Mensual6.8.3 Generación de Ventas por Vendedor por Línea de Producto Mensual 6.8.4 Generación de Inventarios de la Línea de Fapsa para promociones6.8.5 Generación de Ventas por Quincena para el Pago de Gasolina (Formato para autorización de

Gasolinas) 6.8.6 Generación de Ventas por Producto por Línea 6.8.7 Encuesta de Satisfacción del Cliente Anexo 3

7. RegistrosNo. Documento (Clave) Responsable de Custodia Tiempo de Retención Disposición

1 Formato para realizar el reporte de visita a prospectos y clientes, SG-FO-GV-01

Servicio al Cliente / Vendedor

Un año archivo vivo y 4 años en archivo muerto / Guardar por tiempo

indefinido en electrónico

2Formato para realizar cotizaciones de productos fuera de línea, SG-FO-GV-02

Servicio al ClienteUn año archivo vivo y 4 años en

archivo muerto / Guardar por tiempo indefinido en electrónico

3 Formato para el Registro de un nuevo Cliente, SG-FO-GV-03

Servicio al Cliente Un año archivo vivo y 4 años en archivo muerto / Guardar por tiempo








4 Formato para Pedidos, SG-FO-GV-04 Servicio al ClienteUn año archivo vivo y 4 años en


5Formato para Solicitud de Compras, SG-FO-GV-05

Servicio al ClienteUn año archivo vivo y 4 años en


6Formato Para la Realización del Reporte de Actividades Diarias, SG-FO-GV-06

Servicio al Cliente/Gerente de

Ventas

Un año archivo vivo y 4 años en archivo muerto / Guardar por tiempo


7Requisición de Mercancía al Jefe de Almacén SG-FO-GV-10

8Formato para Solicitud de Muestras de Productos Químicos SG-FO-GV-11.

Servicio al Cliente Se hace cambio cada mes

9 Formato de Gasolina SG-FO-GV-12 Gerente de Ventas Se hace cambio cada Mes

10Formato para Solicitud de Pago de Base por el Vendedor SG-FO-GV-13

Gerente de Ventas Se hace cambio cada mes

11Formato de Asistencia y Puntualidad del Vendedor SG-FO-GV-14

Servicio al Cliente Se hace cambio cada mes

8. AnexosNo. Documento Clave

1 Formato para realizar el reporte de visita a prospectos y clientes SG-FO-GV-01

2 Formato para realizar cotizaciones Anexo 01

3 Formato para realizar cotizaciones de productos fuera de línea SG-FO-GV-02

4 Formato para el Registro de un nuevo Cliente SG-FO-GV-03







5 Formato para Pedidos SG-FO-GV-04

6 Formato para Solicitud de Compras SG-FO-GV-05

7 Formato Para la Realización del Reporte de Actividades Diarias SG-FO-GV-06

8 Instructivo de Trabajo para Muestras de Productos Químicos SG-IT-GV-01

9 Encuesta de satisfacción del cliente Anexo 03

10 Formato para Solicitud de Muestras de Productos Químicos SG-FO-GV-11.

11 Formato de Gasolina SG-FO-GV-12

12 Formato para Solicitud de Pago de Base por el Vendedor SG-FO-GV-13

13 Formato de Asistencia y Puntualidad del Vendedor SG-FO-GV-14

14 Instructivo de Trabajo para Devolución de Productos SG-IT-GV-02

9. Historial de CambiosRev. No. Páginas

afectadasDescripción del motivo del cambio Fecha de

aprobación





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