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INSTRUCCIÓN Procedimiento funcionamiento del Servicio de

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EDICIÓN Nº 2. Autor: SERVINFORMATICA Y SICIM

Informática del IIM- --CSIC CÓDIGO : PROINFORMATICA2015

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR: 01/09/2015

Procedimiento funcionamiento del Servicio de Informática del IIM---CSIC

Procedimientos Normalizados De Trabajo Servicio de Informática

Servicio de Instrumentación y Calidad del IIM

INSTRUCCIÓN Procedimiento funcionamiento del Servicio de Informática del IIM- --CSIC CÓDIGO : PROINFORMATICA2015

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR: 01/09/2015 EDICIÓN Nº 2. Autor: SERVINFORMATICA Y SICIM

1 Procedimiento funcionamiento del Servicio de Informática del IIM-- -CSIC

1.--- OBJETO Y ALCANCE

Se pretende regularizar y protocolizar las funciones del Servicio de Informática con respecto a su relación con el personal que lo necesita.

2.--- DEFINICIONES

Usuario del Servicio de Informática: todo aquella persona que desarrolle su actividad en el IIM---CSIC de manera contractual o transitoria y tenga permiso para ello.

Servicio de Informática: grupo de trabajo constituido por tres funcionarios pertenecientes a la plantilla del IIM cuya misión es garantizar el correcto funcionamiento de toda la infraestructura de comunicaciones del centro. Las dependencias del servicio están localizadas en la sala 104 de la planta baja.

3.--- DESARROLLO

3.1. MATERIAL UTILIZADO. Todo el material detallado en este protocolo forma parte del inventario patrimonial del Consejo Superior de Investigaciones Científicas.

3.2. PROCEDIMIENTOS DE OPERACIÓN:

3.2.1. Protocolo de acceso para nuevos usuarios

Los usuarios que accedan por primera vez al centro o aquellos que necesitan hacer uso de los recursos ofrecidos por el servicio de informática, cuyos datos no estén en posesión de este servicio, deberán seguir la siguiente secuencia de pasos:

I. Personarse en el servicio de informática (sala 104) II. Proporcionar nombre, apellidos y DNI

III. Indicar el grupo en que se va a integrar y su relación contractual con el IIM, así como el tiempo previsto de estancia en el centro

3.2.1.1. Información a los usuarios

El servicio de informática proporcionará al usuario la información relativa a los siguientes aspectos:

a. Conexión a la red cableada b. Conexión a las redes wifi disponibles c. Obligaciones y responsabilidades del usuario de cara a la utilización de

recursos




d. Servicios prestados por el servicio de informática y acceso a estos por parte del usuario

e. Uso de los recursos comunes f. Comunicación con el servicio de informática g. En función del periodo de estancia en el centro, se activarán para cada usuario

los siguientes servicios:

g.1. Alta en las impresoras Canon de uso compartido g.2. Cuenta de correo @iim.csic.es g.3. Alta del equipo individual correspondiente o particular, si procede

3.2.2. Mantenimiento de equipos de sobremesa y portátiles

Los equipos portátiles, sobremesa y en general cualquier dispositivo que se conecte a la red cableada o inalámbrica del IIM deberán cumplir los siguientes requerimientos:

o El dispositivo deberá estar registrado previamente en el servicio de informática o De cada equipo se debe conocer la siguiente información

§§ Dirección MAC §§ Usuario asociado §§ Grupo al que pertenece

o Debe utilizar el antivirus corporativo o Debe pasar un chequeo previo por parte del servicio de informática en el que

se instalarán los elementos software necesarios y se comprobará el correcto estado del equipo así como la ausencia de malware en el dispositivo

o Los puntos anteriores no serán de aplicación a móviles y smartphones

3.2.3. Acceso a redes wifi

En el Instituto de Investigaciones Marinas, hay disponibles dos redes wifi: 3.2.3.1. Eduroam 3.2.3.2. invitados

Estas redes están disponibles para todos los usuarios del centro, Para poder acceder a Eduroam, hay que estar en posesión del certificado digital que nos autoriza y permite la conexión. En el caso del portal CSIC, el requisito previo, es estar dado de alta en la intranet corporativa. La finalidad de estas redes y su uso se describe a continuación:

3.2.3.1. Red Eduroam

Es una red que está disponible en todos los centros del CSIC y en otros organismos como Universidades. Una vez dado de alta y configurado se puede hacer uso de esta red en todos los centros en los que esté disponible previa obtención del certificado digital indicado con anterioridad. Para acceder a las instrucciones de configuración de esta red en los diferentes dispositivos, se puede consultar la dirección: wifi.csic.es




3.2.3.2. Red invitados

El uso de esta red está destinado a todo aquel personal que necesite una conexión de red de forma provisional, por ejemplo, para cursos, jornadas, etc. Las credenciales de acceso a esta red están disponibles en la intranet del IIM, junto con su periodo de validez. En el caso del personal eventual, podrán solicitar dichas credenciales directamente al servicio de informática. Esta cuenta es de uso exclusivo para el personal ajeno al centro y que no disponga de conexión para la red eduroam

3.2.3. Acceso a la red cableada del centro

La red cableada del centro está divida y aislada por grupos, de forma que un usuario asociado a un grupo, solo tendrá acceso a los equipos pertenecientes a ese grupo y no podrá comunicarse ni ver el resto de equipos asociados a otros grupos, salvo que lo solicite expresamente y de forma justificada. Además de los equipos del grupo propio, también tendrá acceso a los equipos comunes, como las impresoras del pasillo.

Para poder tener acceso a la red cableada del centro, es necesario haber dado de alta previamente el equipo, de otra forma, no habrá posibilidad de conectarse a la red LAN ni a Internet. Para este proceso de alta, es necesario proporcionar al servicio de informática los datos referidos en el apartado anterior.

El personal invitado, que se encuentre en el centro durante un periodo inferior a tres meses, deberá utilizar obligatoriamente la red wifi para invitados.

3.2.4. Utilización de servicios comunes

3.2.4.1. Elementos de hardware El centro, pone a disposición de los usuarios que lo necesiten una serie de material hardware, que puede utilizar en función de las necesidades particulares y se relaciona a continuación:

Un proyector permanente en el salón de actos Un ordenador MacMini, ubicado permanente en el salón de actos Dos ordenadores portátiles, ambos con sistema operativo Windows Un proyector portátil Dos punteros láser para presentaciones




Un teclado inalámbrico con touchpad integrado Impresoras Canon

Todos estos recursos están a disposición del personal del IIM, previa reserva y siempre sujetos a disponibilidad, para su uso dentro de las instalaciones del centro. En caso de que sea necesario sacar alguno de estos elementos fuera del IIM, el usuario deberá rellenar el formulario correspondiente, que estará disponible en el servicio de informática. En cualquier caso e independientemente de donde se utilice, el usuario que haga la reserva, es el responsable directo de la devolución del dispositivo en las mismas condiciones en las que fue retirado. En caso de detectar alguna anomalía, deberá informarse al servicio de informática antes de su uso.

3.2.5. Correo electrónico

El correo electrónico se rige por las bases establecidas en la normativa del CSIC que está disponible en la intranet del IIM y en la del CSIC.

Por norma general, una vez terminada la relación de una personal con el centro, se iniciará un periodo de tiempo, que durará 3 meses, transcurrido el cual, la cuenta será dada de baja (sin previo aviso), y se borrará todo el contenido de la misma, de forma que será irrecuperable. Durante este periodo de tiempo, el usuario podrá hacer los backups que estime necesarios. La baja de la cuenta de correo implica la baja en el resto de servicios, nube, impresoras, etc.




Transcurridos los tres meses, la cuenta será dada de baja sin previo aviso, por lo que el usuario es el único responsable de la correcta salvaguarda de la información contenida en su cuenta de correo y de hacer los backups necesarios antes de que termine el plazo. En caso de necesitar una prórroga para utilizar el correo deberán ponerse en contacto con dirección y exponer los motivos de la prórroga. Si la dirección del centro autoriza la solicitud, deberá informar al servicio de informática, que ampliará el plazo según la normativa de correo del CSIC. El servicio de informática no se hace responsable de la pérdida de información derivada del incumplimiento de la presente normativa.

3.2.5.1. Respecto a la renovación de contraseñas de correo

Cada usuario del sistema, es libre de utilizar la contraseña de correo que prefiera, pero se aconseja que cumpla las siguientes propiedades:

Al menos 8 dígitos Al menos 2 caracteres en mayúscula Al menos 2 caracteres numéricos Al menos 1 caracteres especiales No renovar una contraseña mediante una modificación mínima de la contraseña anterior Renovar la contraseña, al menos una vez al año, si bien el periodo aconsejable es cada mes No utilizar la cuenta de correo del IIM para asuntos “no oficiales” tipo webs de publicidad, altas en servicios webs, etc No utilizar las credenciales de acceso en redes abiertas o no conocidas

Si las credenciales de un usuario son interceptadas y su cuenta se utiliza para el envío de SPAM, nuestro servidor puede ser incluido en una lista negra, con lo que el resto de correos legítimos, serán rechazados por los servidores receptores, y el servicio de correo se vería afectado hasta que el servidor saliera de la lista negra, aspecto que conlleva, en el mejor de los casos, varios días. Una cuenta cuya contraseña sea interceptada y utilizada para el envío masivo de correos o cualquier otra activada ilegítima, será bloqueada inmediatamente, sin previo aviso, hasta que se subsane el problema

3.2.5.2. Respecto a la ocupación del buzón de correo:

Todos los usuarios deberán utilizar un cliente de correo, preferiblemente Thunderbird

Los clientes de correo deben estar configurados como IMAP, aunque si el usuario lo prefiere puede configurarlo como POP de forma que el correo se descargue de forma local en el equipo de cada usuario




El tamaño máximo del buzón es de 30 GB




3.2.6. Reparación de equipos en el servicio de informática

El servicio de informática ofrece la posibilidad de reparar todos aquellos equipos de uso profesional y/o laboral que sean susceptibles de serlo con las herramientas y software de que dispone. La reparación de equipos o cualquier dispositivo que sea entregado en el servicio de informática, está sujeta a las siguientes condiciones:

ØØ El usuario que entrega el equipo será el responsable de los datos contenidos

en este y deberá tener backup de los datos contenidos en el equipo que entrega al servicio

ØØ El servicio de informática no se hará responsable de la pérdida de datos o

cualquier tipo de información contenida en el equipo que se entrega para su reparación

El concepto de información del apartado anterior, incluye desde datos generados por aplicaciones o por el propio usuario hasta correo electrónico Antes de llevar a cabo cualquier reparación que implique un cambio en la configuración hardware y que por lo tanto conlleve un gasto asociado para el usuario o el grupo al que pertenece el equipo, el servicio de informática informará de las posibilidades de la reparación así como del coste asociado, con el fin de que el usuario o el grupo, dé el visto bueno a la reparación antes de hacerla efectiva El servicio de informática se compromete a llevar a cabo la reparación en el menor tiempo posible y en caso necesario, justificado y siempre que haya disponibilidad, se pondrá a disposición del usuario o grupo un equipo de sustitución, que permita llevar a cabo las tareas rutinarias mientras se lleva a cabo la reparación, que por motivos excepcionales se pueda prolongar más del tiempo habitualmente razonable

3.2.6.1. Respecto a la reinstalación de equipos y backup de la información

El usuario debe asegurarse de la posesión de las licencias de software necesarias antes de llevar a cabo el formateo de un equipo y deberá hacer backup de toda la información contenida en el equipo y que considere de su interés antes de entregarlo al servicio de informática El servicio de informática llevará a cabo la instalación de todo el software habitual, que incluye el siguiente:

Sistema operativo Paquete ofimático Compresor de ficheros Antivirus corporativo Impresoras comunes Complementos de navegación




Lectores de pdf Conexión a unidades de red previamente solicitadas por el usuarios

3.2.7. Limitaciones en la navegación web

Con el fin de evitar problemas derivados de una mala navegación web, el servicio de informática se reserva la capacidad de bloquear, sin previo aviso, aquellos sitios web que sean manifiestamente susceptibles de infectar equipos con algún tipo de malware. Así mismo, el servicio de informática podrá bloquear sin previo aviso el acceso a la red de aquellos equipos que estén generando algún problema derivado de la presencia de malware o simplemente, un mal uso por parte del usuario que pueda poner en peligro el correcto funcionamiento del resto de equipos. No se informará de los bloqueos de sitios webs en el momento de hacerlos efectivos. En su lugar, el sistema mostrará un mensaje de error en el que se informará del motivo del bloqueo y de una dirección de contacto a la que dirigirse, para en su caso, solicitar el desbloqueo. Cualquier usuario del sistema, puede informar del conocimiento de algún sitio web potencialmente peligroso y solicitar su bloqueo.

3.2.8. Conexión a equipos de la red interna desde el exterior

El control remoto de equipos desde el exterior, se rige por una serie de normas que se detallan a continuación:

Queda totalmente prohibido el uso de programas de control remoto como Teamviewer o equivalentes que no hayan sido previamente autorizados en esta normativa Para controlar de forma remota un equipo de la red interna, deberá informarse previamente al servicio de informática de esta necesidad El servicio de informática, proporcionará el software necesario y las credenciales con el que poder establecer la conexión, que siempre y por motivos de seguridad, estará basada en una conexión VPN. Cada usuario, será el único responsable de la correcta utilización y salvaguarda de las credenciales necesarias para la conexión VPN

3.2.9. Incidencias al servicio de informática Las incidencias, peticiones o sugerencias dirigidas al servicio de informática se harán a través de la plataforma habilitada para ello accesible vía web y con las siguientes consideraciones:

1. No se atenderán peticiones de ningún tipo en los siguientes casos: a. Las enviadas al servicio de informática a través del correo personal de

cada uno de sus miembros

b. Las realizadas de viva voz en el despacho de informática o en cualquier otro lugar del IIM

c. Las de carácter personal, bajo ninguna circunstancia




2. Las peticiones que, por motivos técnicos, no se puedan hacer a través de la plataforma habilitada para ello, se podrán hacer por teléfono y pasarán a formar parte de la cola de peticiones en el orden correspondiente

3. La urgencia de cada incidencia será atendida por el servicio de informática

4. Cuando un usuario haga una incidencia, recibirá un correo electrónico de confirmación, con un número de ticket, mediante el cual podrá seguir la evolución de su incidencia




4. REGISTROS Se guardarán en formato electrónico y en papel. Los formularios a rellenar por los usuarios estarán disponibles en el servicio y en la intranet del centro y una vez cumplimentados serán archivados por el personal del servicio cuyos datos de contacto son:




Alberto Espinosa Ortega (responsable del servicio) [email protected] ext 860191 Juan Luis Pérez Mariño [email protected] ext 860190 Miguel Vázquez Álvarez [email protected] ext 860192

5. RESPONSABILIDADES

El Servicio de Informática del IIM---CSIC es responsable de prestar un servicio de calidad y de apoyo a los diferentes grupos de investigación que conforman el IIM en el desarrollo de su actividad investigadora que redunde en la mejora de su eficacia, eficiencia y economía y tiene como responsable ante la Dirección del centro al Vicedirector Técnico

6. ANEXOS

I. Flujograma funcionamiento Servicio

II. Formulario de retirada de material informático




Anexo I. Flujograma funciones Servicio de Informática




Anexo II. Formulario solicitud uso material informático para uso externo al IIM---CSIC

Solicitud material informático para uso externo

Nº DE FICHA

FECHA

NOMBRE NIF / CIF GRUPO

CORREO ELECTRONICO

ENTREGA DETALLES Fecha retirada

Mediante la firma del presente documento, el usuario, cuyo nombre y DNI figura en la parte superior, acepta y declara que el material indicado en el presente formulario se entrega en perfectas condiciones, y se compromete a devolverlo en el mismo estado. Así mismo, en caso de que el usuario detecte alguna anomalía en el material entregado, deberá comunicarlo al servicio de informática.

Material

Destino del material

Fecha aproximada de devolución

DEVOLUCIÓN OBSERVACIONES

Fecha devolución

Estado del material

□ Correcto □ Defectuoso

Firmado

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