Procedimiento para la Revisión del Expediente Técnico .... gestión por... · calendario de...
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GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES Procedimiento para la Revisión del Expediente Técnico Posterior a la Firma del Contrato PG-OT-01 Rev.2 Página: 1 de 12 CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS Rev.Nº Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: 0 03/02/10 Emisión Jack Beraún Ing. de Oficina Técnica Elmer Chávez Jefe del Área de Oficina Técnica César Coloma Gerente de Gestión de Operaciones 1 12/01/12 Revisón José Pinto Ing. de Oficina Técnica Elmer Chávez Jefe del Área de Oficina Técnica Melquiades Damián Jara Gerente de Gestión de Operaciones 2 04/01/16 Cambio código del documento (Antes: PG-AIG-RET) Paulo Flores Ing. de Oficina Técnica Elmer Chávez Jefe del Área de Oficina Técnica Carlos Alfaro Gerente de Gestión de Operaciones Firmas de la revisión vigente Procedimiento para la Revisión del Expediente Técnico Posterior a la Firma del Contrato
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GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES
Procedimiento para la Revisión del Expediente Técnico Posterior a la Firma del
Contrato PG-OT-01 Rev.2 Página: 1 de 12
CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS
Rev.Nº Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
0 03/02/10 Emisión Jack Beraún
Ing. de Oficina Técnica
Elmer Chávez Jefe del Área de Oficina Técnica
César Coloma Gerente de Gestión
de Operaciones
1 12/01/12 Revisón José Pinto
Ing. de Oficina Técnica
Elmer Chávez Jefe del Área de Oficina Técnica
Melquiades Damián Jara
Gerente de Gestión de Operaciones
2 04/01/16 Cambio código del documento
(Antes: PG-AIG-RET)
Paulo Flores Ing. de Oficina
Técnica
Elmer Chávez Jefe del Área de Oficina Técnica
Carlos Alfaro Gerente de Gestión
de Operaciones
Firmas de la revisión vigente
Procedimiento para la Revisión del Expediente Técnico Posterior a la Firma del Contrato
GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES
Procedimiento para la Revisión del Expediente Técnico Posterior a la Firma del
Contrato PG-OT-01 Rev.2 Página: 2 de 12
I. Tabla de contenido.
I. Tabla de contenido. ............................................................................................................................ 2 1. Propósito. ............................................................................................................................................ 3 2. Alcance. .............................................................................................................................................. 3 3. Documentos de referencia.................................................................................................................. 3 4. Definiciones. ....................................................................................................................................... 3 5. Desarrollo............................................................................................................................................ 4
5.1. Mecanismo para la revisión del Expediente Técnico. .................................................................... 4 5.2. Validación de los documentos que conforman el Expediente Técnico: ........................................ 4 5.3. Procedimiento para la revisión del Expediente Técnico: ............................................................... 5 5.3.1. Revisión del Expediente Técnico: .............................................................................................. 5 5.3.2. Resumen de revisión: ................................................................................................................. 6 5.3.3. Consideraciones necesarias para la revisión: ............................................................................ 6 5.3.4. Control de documentos de interés: ............................................................................................ 6 5.4. Búsqueda de la normativa y documentos de referencia aplicables dentro del Expediente Técnico: ..................................................................................................................................................... 6 5.5. Compatibilización del Expediente Técnico del Proyecto: .............................................................. 7
6. Modo de aceptación: .......................................................................................................................... 7 7. Responsabilidades: ............................................................................................................................ 7 8. Anexo .................................................................................................................................................. 7
8.1. Diagrama de flujo del procedimiento. ............................................................................................ 8 8.2. Interacción de documentos del Expediente Técnico de un Proyecto. ........................................... 9 8.3. CheckList para la revisión del Expediente Técnico. .................................................................... 10 8.4. Control Semanal (Revisión ET, Contrato y Estudios Técnicos). ................................................. 11 8.5. Interpretación del Alcance Original. ............................................................................................. 12
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Procedimiento para la Revisión del Expediente Técnico Posterior a la Firma del
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1. Propósito. Establecer la metodología para la revisión del Expediente Técnico en un Proyecto.
2. Alcance. Este procedimiento es aplicable en todos los Proyectos de construcción civiles y electromecánicos de Cosapi S.A.
3. Documentos de referencia.
Código Documento
PG-CAL-02 Procedimiento para la Elaboración de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad
PG-GGO-07 Procedimiento para Codificación de Documentos y Registros.
4. Definiciones.
Contratista: Persona jurídica que por contrata, ejecuta una obra material o está encargada de
un servicio para el Gobierno, para una corporación o para un particular1.
El proveedor que celebre un contrato con una Entidad, de conformidad con las disposiciones de la Ley y del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado
2.
Para efectos de este documento el contratista será Cosapi S.A.
Contrato: Pacto o convenio, oral o escrito, entre partes que se obligan sobre materia o cosa
determinada, y a cuyo cumplimiento pueden ser obligadas1.
Es el acuerdo para crear, regular, modificar o extinguir una relación jurídica dentro de los alcances de la Ley y del Reglamento.
Expediente Técnico: Es el conjunto de documentos, que determinan en forma explícita las características, requisitos y especificaciones aplicables a la ejecución de un Proyecto. Está constituido por: planos por especialidades, especificaciones técnicas, metrados, presupuestos, análisis de precios unitarios, cronograma de obra y memoria descriptiva y si fuese el caso, fórmulas de reajuste de precios, estudios técnicos específicos (de suelos, de impacto vial, de impacto ambiental, geológicos, etc.), y listado de ensayos y/o pruebas que se requieren
2.
Expediente Técnico de Obra: El conjunto de documentos que comprende: memoria descriptiva, especificaciones técnicas, planos de ejecución de obra, metrados, presupuesto de obra, fecha de determinación del presupuesto de obra, valor referencial, análisis de precios, calendario de avance de obra valorizado, fórmulas polinómicas y, si el caso lo requiere, estudio de suelos, estudio geológico, de impacto ambiental u otros complementarios
3.
Términos de referencia: Descripción, elaborada por la Entidad, de las características técnicas y de las condiciones en que se ejecutará la prestación de servicios y de consultoría
3.
Copia Controlada: Fotocopia de un documento original cuya identificación esta especificada por un sello de “COPIA CONTROLADA”.
1 Real Academia Española, Diccionario de la Lengua Española - 22da ed., Madrid, 2001.
2 Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento, Reglamento Nacional de Edificaciones, Lima, 2006. Folio 320480.
3 Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Lima, 2009. p.209
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Revisor: Miembro del Equipo del Proyecto (EP) que revisa o examina con cuidado algo.
ACP: Administrador de Contratos Principal.
AD: Administrador de documentos.
EDP: Equipo de Dirección del Proyecto, integrado por los siguientes profesionales de un Proyecto: Gerente del Proyecto, Ingeniero Residente, Jefe de Obra, Jefe de frente, Administrador de Contratos, Jefe de Oficina Técnica, Jefe de Control de Proyectos, Jefe de Calidad, Jefe de SSOMA, Administrador de Obra y Jefe de Equipos.
EP: Equipo del Proyecto, integrado por cada uno de los integrantes que conforma el Proyecto.
GP: Gerente de Proyecto.
JAOT: Jefe del Área de Oficina Técnica.
JC: Jefe de Calidad.
JCP: Jefe de Control de Proyectos
JF: Jefe de Frente.
JO: Jefe de Obra (cuando el cliente sea una Entidad, se considerará como Ingeniero Residente).
JOT: Jefe de Oficina Técnica.
5. Desarrollo.
5.1. Mecanismo para la revisión del Expediente Técnico. Para cumplir con el propósito de este procedimiento, la revisión inicial será realizado por el: GP, JO, JF, JAC, JOT, JCP y JC. Se identificaran los requisitos, responsabilidades y obligaciones del Contratista. La revisión de los siguientes aspectos debe ser definidos entre Cosapi S.A. y el Cliente antes del inicio del Proyecto o antes de la suscripción del contrato:
Definición del escenario contractual e identificar la prelación de los documentos contractuales.
Compatibilizar y/o conciliar el: escenario contractual, el marco legal y en base a ello definir y proponer la aplicabilidad de los documentos que comprendan el Expediente Técnico.
5.2. Validación de los documentos que conforman el Expediente Técnico:
Los documentos entregados en durante la licitación serán compatibilizados con los documentos entregados para construcción. Las diferencias encontradas entre los dos grupos de documentos serán identificadas y comunicadas al Cliente en forma oportuna. Para ello se deberá tener en cuenta la modalidad del contrato suscrito (precios unitarios, suma alzada, entre otros). Debido a la existencia de diferentes documentos que conforman el Expediente Técnico, se procederá a generar un listado correlativo de los documentos por especialidades y codificarlos según el detalle descrito a continuación:
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Especialidad Código
General GEN
Civil CIV
Mecánico MEC
Eléctrico ELE
Instrumentación INS
Anexo ANX
Ejemplo:
Código asignado*
Tomo Código
contractual** Titulo del archivo
CIV-01 I SPC-041-RevA Tratamiento de fisuras para concreto armado.
CIV-02 I CON-CUR-Rev4 Curado de concreto armado hecho en obra.
MEC-01 II ESP-013-Rev1 Procedimiento para pintado de tuberías.
* Esta codificación será asignada y listada a manera de control dentro del Proyecto. ** Esta codificación se encuentra listada en los documentos adjuntos al contrato de obra.
5.3. Procedimiento para la revisión del Expediente Técnico: Determinado el orden de prelación de los documentos que comprenden el Expediente Técnico se procederá con la revisión de todos los archivos agrupados. La revisión de los documentos se iniciará con una copia fiel del Expediente Técnico que será administrado por la Oficina Técnica del Proyecto. Los documentos que muestren el sustento del texto serán impresos en formato A4, para el caso de los planos, esquemas, láminas fotográficas; estos archivos deben ser impresos de la manera más legible posible (Por ejemplos: imprimir planos en formato A3).
Descripción Responsable
5.3.1. Revisión del Expediente Técnico: La revisión debe ser realizada en forma detallada, considerando los aspectos técnicos, constructivos, legales y sociales; se realizará la evaluación en forma cualitativa de los posibles impactos que puedan producirse en el alcance, tiempo, costo, calidad y seguridad. Los puntos principales a revisar son:
EP
Para las especificaciones, estudios y memorias:
Requerimientos para construcción: Procedimientos de procesos constructivos predefinidos, consideraciones para la mano de obra, seguridad en el trabajo, métodos de inspección, pruebas, tolerancias, estándares del Cliente, etc.
Materiales: Propiedades físicas: resistencias, durabilidad, dureza, elasticidad; dimensiones, composición, color, normas aplicables, pruebas, marcas aceptables, etc.
GP, JO, JF, JOT, ACP, JC
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Descripción Responsable
Equipos: Modo de operación, capacidades, recorridos, normas, manuales de funcionamiento, etc.
Forma de pago: Procedimiento de pago, unidad de pago, restricciones, etc.
Para planos y sketchs:
De la información: Verificar si se muestran los detalles completos de todos los elementos a construir.
De la visibilidad: Verificar si el dibujo contempla la facilidad de revisión e interpretación.
JO, JF, JOT
Para el presupuesto y el cronograma:
De la información: Verificar si dentro del expediente se encuentra todos los metrados de los entregables que forman parte del alcance del Proyecto. Verificar que el cronograma es consistente con respecto al alcance del Proyecto. Verificar que los componentes de los entregables estén considerados dentro del presupuesto y el cronograma.
JO, JF, JCP, JOT
5.3.2. Resumen de revisión: El revisor debe preparar un resumen de la revisión del Expediente Técnico el cual será tomado como resumen personalizado para su función, en éste indicará, para cada tópico, la ubicación de referencia: tipo, código y pagina del documento.
EP
5.3.3. Consideraciones necesarias para la revisión: En la revisión de los documentos que conforman el Expediente Técnico se deberá considerar los siguientes aspectos:
Ambigüedades entre la información del propio expediente.
Redundancias.
Contradicciones.
Expresiones largas/cortas.
Frases como: “a verificar en obra”, “será aprobado por el supervisor en campo”, “será a cuenta del contratista”, entre otras.
Detalles incompletos.
Falta de información.
GP, JO, JF, ACP, JOT, JC
5.3.4. Control de documentos de interés: Las especificaciones técnicas estándar, las normas aplicables y los documentos generales serán solicitados a la Oficina Técnica, éstos serán entregados en físico mediante una copia controlada en formato A4 o en formato digital mientras los planos, esquemas entre otros gráficos serán entregados mediante una copia controlada en formato A3 según sea el caso.
GP, JO, ACP, JOT, JC
5.4. Búsqueda de la normativa y documentos de referencia aplicables dentro del Expediente
Técnico:
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Dentro del Expediente Técnico existen especificaciones que mencionan normas, códigos, especificaciones, entre otros; ellos pertenecen a la variedad de reglamentos nacionales o estándares internacionales, ante este escenario, el ingeniero a cargo de la revisión deberá buscar la referencia de tales documentos cuando ocurra lo siguiente:
Exista ambigüedad de términos.
El expediente solamente hace referencia de una normativa y no se encuentre mayor información de lo que se quiere del documento.
El expediente hace referencia a un reglamento nacional o estándar internacional sobre los controles, metodologías, etc.
5.5. Compatibilización del Expediente Técnico del Proyecto:
El GP, JAC y JOT validarán los términos indicados en el expediente antes, durante y al término del Proyecto; como también señalarán y/o notificarán oportunamente los cambios y ambigüedades localizados en el expediente. El JOT la actualización de los documentos que comprendan el Expediente Técnico cuando parte de los mismos sean superados por otras versiones.
6. Modo de aceptación: La ejecución de las actividades del presente procedimiento deberá ajustarse a las necesidades del Proyecto, se tomará el documento y sus correspondientes diagramas y formatos como documentos guía para el correcto desarrollo del Proyecto.
7. Responsabilidades:
Actividad Responsable
1.- Aplicar el presente instructivo en su Proyecto y asignar los recursos necesarios para cumplir con su propósito.
GP
2.- Revisar y actualizar el CheckList del Expediente Técnico. JOT
3.- Convocar a reunión para revisar y actualizar el CheckList del Expediente Técnico con el EDP.
JOT
4.-Implementar el procedimiento en el Proyecto. JOT
5.- Actualizar el presente procedimiento y sus correspondientes formatos. JAOT
6.- Difundir, capacitar y implementar el presente procedimiento JAOT
8. Anexos
8.1 PG-OT-01-A1: Diagrama de flujo del procedimiento. 8.2 PG-OT-01-A2: Interacción de documentos del Expediente Técnico. 8.3 PG-OT-01-F1: CheckList para la revisión del Expediente Técnico. 8.4 PG-OT-01-F2: Control Semanal (Revisión ET, Contrato y Estudios Técnicos) 8.5 Interpretación del Alcance Original.
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8.1. PG-OT-01-A1: Diagrama de flujo del procedimiento.
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8.2. PG-OT-01-A2: Interacción de documentos del Expediente Técnico de un Proyecto.
El contenido de los documentos que forman parte del Expediente Técnico deben ser consistente entre ellos, la información que proporciona cada documento independiente o en conjunto deben ayudar a definir de forma explícita el Proyecto. A continuación se muestra en forma esquemática la interacción de los documentos.
PLANOSMETRADOS PRESUPUESTOS CRONOGRAMAS
ANALISIS DE PRECIOS
UNITARIOS
VALOR REFERENCIAL
CALENDARIO DE
AVANCE DE OBRA
VALORIZADO
FORMULAS DE
REAJUSTE
EXCEPCIONESRONDA DE
CONSULTASESTUDIOS TECNICOS
LISTADO DE ENSAYOS Y
PRUEBAS
MEMORIA
DESCRIPTIVA
ESPECIFICACIONES
TECNICAS
CONTRATO
GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES
Procedimiento para la Revisión del Expediente Técnico Posterior a la Firma del
Contrato PG-OT-01 Rev.2 Página: 10 de 12
8.3. PG-OT-01-F1: CheckList para la revisión del Expediente Técnico.
Documento: PG-OT-01-F1
Código: 28830-RET-09-001
Revisión: 00
Proyecto: 28830 - Elevación de la presa de relaves Etapa III - Construcción de acceso para tránsito pesadoFecha: 02/05/2016
Cliente: Compañía Minera Antamina
Í tem Descripción ¿Existe Información?¿Contiene información suficiente para
iniciar con el proceso constructivo?
Si No NA Observaciones Si No NA Observaciones
01.00.00.00.00 CONDICIONES GENERALES Y ESPECÍFICAS
01.01.00.00.00 Matriz o lista de documentos
01.02.00.00.00 Lista de Precedencia de Documentos
Garantias y seguros
Fiel Cumplimiento
Garantía de Obra
Política de apoyo social y empleo de personal local
Condiciones para subcontratos
Permisos
Construcción
Medioambientales
Procedimiento para manejo y custodia de materiales del cliente
Condiciones del sitio de trabajo
Ingenieria de terreno
Entrega de planos de fabricación y de taller
Tie-ins
02.01.00.00.00 Certificado de inexistencia de restos arqueológicos (CIRA)
02.02.00.00.00 Certificado de derecho de servidumbre aprobado por la Entidad estatal
02.03.00.00.00 Constancia de expropiación(es)
02.04.00.00.00 Constancia de posesión de propiedades privadas
Programación:
0.01.00.00.00 Cronograma de ejecución
0.01.01.00.00 Hitos de entregables parciales y totales
0.01.02.00.00 Diagrama Gantt maestro
0.01.03.00.00 Diagrama Gantt por entregables
0.02.00.00.00 Otros
0.02.01.00.00 Cronograma de procura
0.02.02.00.00 Cronograma de equipos
Cronograma de Manpower
Cronograma de movilizaciones
Procedimiento para cambios en el cronograma
Reportes
Estructura de reportes
Diarios
Semanales
Mensuales
Bases de medición de avance del trabajo
Cambios al contrato
Procedimiento para notificación de cambios del contrato
Ajustes al monto del contrato
Costos unitarios propuestos para administración controlada
Procedimientos para reclamos y disputas
Suministros provisionales por el cliente
0.00.01.00.00 Materiales
Concreto
Agua para pruebas de construcción
Agua para campamentos
Combustible
0.00.02.00.00 Equipos
Andamios
Maquinarias
0.00.02.00.00 Servicios
Transporte para personal
Alojamientos
0.00.03.00.00 Condiciones del backcharge de suministros
Liquidación de obra
Procedimiento de entrega de obra
Pago final
Contenido del Informe final (o lista de entregables)
Formatos
Reportes Diarios
Curva S
Cantidades y horas trabajadas
Programa 3 semanas
Valorización (Progress Payment)
Cronograma de Equipos
Manpower
Check List para la revisión del Expediente Técnico Proyecto de
Construcción
GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES
Procedimiento para la Revisión del Expediente Técnico Posterior a la Firma del
Contrato PG-OT-01 Rev.2 Página: 11 de 12
8.4. PG-OT-01-F2: Control Semanal (Revisión ET, Contrato y Estudios Técnicos).
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Procedimiento para la Revisión del Expediente Técnico Posterior a la Firma del
Contrato PG-OT-01 Rev.2 Página: 12 de 12
8.5. Interpretación del Alcance Original.
