FORMAS DE CONTRAER MATRIMONIO A)Matrimonio Cum Manu B)Matrimonio Sine Manu.
PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO. I. OBJETIVO: Dar legalidad al contrato de matrimonio,...
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PROCEDIMIENTO
REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO
I. OBJETIVO: Dar legalidad al contrato de matrimonio, mediante el cual libre y espontánemante se unen dos personal con el fin de vivir juntos.
II. ALCANCE: Inicia con la solicitud del servicio y la entrega de los documentos correspondientes y termina con la entrega de Registro Civil de Matrimonio y la respectiva escritura
III. DOCUMENTOS - Caracterización del proceso de Registro Civil DE APOYO: - Decreto. 960 / 70
- Decreto 1260/70 Art. 118, 67 - 72- Decreto 2668/88- Código Civil Art. 137, 113- Dec. 2817/2006- Ley 1395/2009- Instructivo Expedición de Copias de Escrituras
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FECHA: AGO/2012
PROCEDIMIENTO
REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO
IV. DEFINICIONES:
MATROMONIO CIVIL:
Es un contrato entre un hombre y una mujer que se unen para vivir juntos y formar una familia, y puede ser celebrado por Notario o Juez Municipal. Dec. 2668 / 88
V. CONDICIONES GENERALES:
N/A
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PROCEDIMIENTO
REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO
VI. DIAGRAMA DE FLUJO
Solicitud del Servicio
Radicación de documentos
Fijar fecha y hora del matrimonio
Diligenciar Edicto
Firma Edicto
Fijar el edicto
Quitar el edicto
Estampar sello del(a) Notario(a)
Firmar el Edicto
Elaborar minuta
Diligenciar el Libro de Varios
Firmar el Libro de Varios
Legitimar a los hijos(si los hay)
Cancela el Valor del acto
Imprimir la escritura original
Celebración de la ceremonia
Enviar Escritura con soportes a la Registraduria Nacional del Estado Civil
Diligenciar el Registro Civil de Matrimonio
Autorizar el Registro Civil de Matrimonio
Archivar el Registro Civil y entregar copias
Notificación del matrimonio a las Notarias o Registraduria
Registrar el número del serial del Registro Civil y archivar carpeta
Entrega de los documentos a protocolo
Fin
Inicio
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PROCEDIMIENTO
REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO
VII. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓNFRECUENCI
AREGISTRO
RESPONSABLE
Solicitud del Servicio
Se acercan a la Notaria con los documentos necesarios , con presentación de la solicitud formulada por escrito (Art. 2 y 4 Dec. 2668 / 88):-Registros civiles expedidos con vigencia no mayor a 3 meses a la fecha de la solicitud- Documentos de identidad originales y fotocopias- Registro Civil de Nacimiento de los Contrayentes- Registros civiles de los hijos si los hubiere- Si son segundas nupcias, sentencia de divorcio o nulidad, Registro Civil de matrimonio anterior con las respectivas notas marginales (igualmente en el Registro de Nacimiento)- Si son extranjeros, visa, certificado autentico de soltería o sentencia de divorcio (si los documentos están en otro idioma, traducción oficial), estos documentos deberán tener una vigencia inferior a 3 meses. Art. 4 Dec. 2668 / 88- Si es divorcio con hijos menores, el inventario solemne de bienes. Dec. 2817/2006
Nota: En caso de matrimonio católico se presenta las fotocopias de las cedulas y la partida de matrimonio autenticada por la diócesis y se pasa al paso 11.
Cuando sea solicitado el
servicio
Registros civiles de los Contrayentes y de los Hijos (si los hay)
Copia de Documentos de identidad de los Contrayentes
Sentencia de divorcio o nulidad, (si son segundas nupcias)
Inventario de bienes (Si hay divorcio con hijos menores)
Visa, certificado autentico de soltería o sentencia de divorcio (si son extranjeros),
Partida de matrimonio
Contrayentes
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PROCEDIMIENTO
REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRORESPONSAB
LE
Radicación de documentos
Recibir los documentos requeridos para el acto y radicar los documentos de acuerdo al acto.
Cuando se solicite el servicio
Radicación de
documentos/Notario 2000
Asesor Jurídico
Fijar fecha y hora del
matrimonio
Fijar fecha y hora del matrimonio teniendo en cuenta los cinco días de fijación del edicto, El matrimonio debe realizarse máximo dentro de los 6 meses siguientes al momento en que se quita la fijación del edicto
Cuando se radiquen los documentos
EdictoAsesor Jurídico
Diligenciar Edicto
Escribe en la parte superior de la solicitud la fecha y hora del matrimonio. Con los documentos diligencia el edicto y le estampa el sello del Notario(a)
Una vez recibidos los documentos Edicto
Asesor Jurídico
Firma Edicto Firma el edictoUna vez se ha hecho el edicto
Edicto firmado
Notario(a)
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PROCEDIMIENTO
REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓNFRECUENC
IAREGISTRO
RESPONSABLE
Fija el edictoFija el edicto en la cartelera a primera hora del día hábil siguiente; allí debe permanecer 5 días hábiles
Una vez el Edicto ha
sido firmado por el(a)
Notario(a)
Edicto firmado por el (a) Notario(a)
Asesor Jurídico
Desfijar el edicto
Transcurridos los 5 días al final de la jornada, se desfija el edicto.
Transcurridos los 5 días,
posteriores a su fijación
N/AAsesor Jurídico
Estampar sello del(a) Notario(a)
Imprime en el anverso del edicto, la nota de desfijación del mismo, hora y fecha y estampa el sello del Notario(a)
Transcurridos los 5 días,
posteriores a su fijación
Edicto con sello del Notario(a)
Nota desfijacion
Asesor Jurídico
Elaborar la escritura
Elabora escritura pública de matrimonio, con los datos que aparecen en la Hoja de Ruta y los anexos. Art. 6 Decreto 2668/88
Previa realización
de la ceremonia
EscrituraDigitador(a) de escrituración
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PROCEDIMIENTO
REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRORESPONSAB
LE
Diligenciar el Libro de
Varios
En caso de legitimación de hijos diligenciar el Libro de Varios, en “Legitimación”
Previa realización de la
ceremoniaLibro de Varios
Coordinador de Registro
Civil / Auxiliar escrituración
Firmar el Libro de Varios
Firmar el folio del libro varios en el que legitiman sus hijos
Previa realización de la
ceremoniaLibro de Varios Contrayentes
Legitimar a los hijos
(si los hay)
En caso de que los hijos legitimados hayan sido registrados en esta Notaria, buscar el respectivo original del Registro de Nacimiento de los hijos en el que anota su legitimación en la parte inferior indicando folio y tomo del libro de varios. De no haber sido registrados en esta Notaria, se procede a informar a los esposos que deben llevar copia del folio de libro de varios y del registro civil de matrimonio a dicha Notaria para que allí elaboren la respectiva nota.
Nota: En caso de ser matrimonio católico pasa a diligenciar el registro civil de matrimonio inmediatamente y continua con el procedimiento.
Previa realización de la
ceremonia
Original del Registro de Nacimiento de los hijos con nota de su
legitimacióno
Copia del folio de libro de varios y del
registro civil de matrimonio
Coordinador de Registro
Civil / Auxiliar escrituración
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PROCEDIMIENTO
REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRORESPONSABL
E
Facturar el acto
Liquida el valor a cancelar por el matrimonio. Elabora y entrega factura. Informa a los Contrayentes que pueden pasar a recoger copias de la escritura en 3 días hábiles
Previa realización de la
ceremoniaFactura
Coordinador Financiero
Cancela el Valor del acto
Cancela el Valor del acto y recibe factura Previa realización de la
ceremonia
Factura cancelada
Contrayente
Celebración de la ceremonia
Presentes los contrayentes, da lectura a la escritura de matrimonio
Una vez se cuenta con la
Escritura original y todos los soportes
N/A Notario(a)
Enviar Escritura con soportes a la
Registraduría Nacional del Estado Civil
Asigna número y fecha a la escritura además de pasar la escritura y los documentos sellados con el número a la Coordinadora de Registro Civil
Una vez celebrado el
matrimonio civil
Copia de la Escritura
y soportesCoordinador Financiero
Diligenciar el Registro Civil de
Matrimonio
Diligenciar el Registro Civil de Matrimonio de acuerdo a los documentos anexos. Anotar las iniciales de quien hizo el Registro Civil de Matrimonio, antes del nombre del notario
Una vez celebrado el
matrimonio civil
Diligenciar el Registro Civil
de Matrimonio
Coordinador de Registro Civil
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PROCEDIMIENTO
REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRORESPONSAB
LE
Autorizar el Registro Civil de Matrimonio
Revisar y autorizar el Registro Civil de MatrimonioUna vez
celebrado el matrimonio civil
Autorización del Registro
Civil de Matrimonio
Asesor Jurídico
Archivar el Registro Civil
y entregar copias
Archivar el Registro Civil con las copias en la carpeta.1 copia se envía con el informe mensual a la Registraduría2 copia Se entrega a los Esposos
Una vez autorizado el Registro Civil
Original y copias del
Registro Civil
Coordinador de Registro
Civil
Comunicación del
matrimonio a las Notarias o Registraduría
El día siguiente al Matrimonio se envía comunicación del matrimonio a las Notarias o Registraduría, en donde se encuentran sentados los registros de nacimiento de los esposos, a fin de que en dicha Notaria se haga la nota marginal al Registro Civil de Nacimiento en el que conste su matrimonio.
El día siguiente a la celebración del
Matrimonio
Notificación del
matrimonio a las Notarias o Registraduría
Asesor Jurídico
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PROCEDIMIENTO
REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓNFRECUENCI
AREGISTRO
RESPONSABLE
Registrar el número del serial del
Registro Civil y archivar carpeta
Anotar en la parte superior derecha de la copia de la escritura el número del serial del Registro Civil de Matrimonio y archiva en la carpeta de antecedentes.
Nota: Saltar este paso en caso de matrimonio católico.
Una vez se tenga la Escritura
totalmente diligenciada
Registrar el número del serial
del Registro Civil y Escritura con
soportes listos para archivo
Coordinador de Registro Civil
Entrega de los documentos a
protocolo
Entrega de la Escritura con los documentos soporte, a protocolo, para archivo:•Copia de las notificaciones a las Notarias o Registradurias• Edicto original• Solicitud original• Registros civiles de los contrayentes y de los hijos a legitimar• Fotocopias de las cédulas• Factura
Nota: En caso de matrimonio católico entregar:•Partida de matrimonio•Registros civiles de los contrayentes y de los hijos a legitimar•Copia de las notificaciones a las Notarias o Registradurias•Fotocopias de las cédulas
Una vez finiquitado el
acto y se cuente con la
Escritura completa y con
todos los documentos
soporte
N/A Asesor Jurídico
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PROCEDIMIENTO
REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO
VIII ANEXOS:
Solicitud por escrito Documento de identificación de los contrayentes Edicto publicado por 5 días Escritura Pública de Matrimonio Inscripción de Matrimonio en el Registro Civil Comunicación a los lugares en los cuales está registrado el nacimiento de los
contrayentes Registro Civil de los hijos a legitimar si los hay
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PROCEDIMIENTO
REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO
Aprueba_____________________________Representante del Notario
Autoriza_____________________________Notario
Elabora_____________________________Coordinador de Calidad
Revisa_____________________________Asesor Jurídico