RECIBO Y ENTREGA DE MERCANCIAS

MARTHA PAOLA GARCIA GAMARRALUZ HELENA MANTILLALIZ LAGARESLIRIS LAGARESJUAN CARLOS HERNANDEZ CONDEBETZABE SUAREZ

PROCESOS DE MERCANCIAS II

ProfesorCESAR YVAN FACUNDO PUELLESIngeniero pesquero

INSTITUTO NACIONAL DEL PETROLEOTECNICA EN PROCESOS LOGISTICOS Y PORTUARIOSBARRANCABERMEJA2015

CONTENIDOPg.

INTRODUCCION 4

1.OBJETIVOS5

1.1.OBJETIVOS GENERALES5

1.2.OBJETIVOS ESPECIFICOS5

2.DESPACHO DE MERCANCIAS7

3.RECIBO DE MERCANCIAS7

3.1Procedimientos para el recibo de mercancas8

4LAY OUT8

5.CLASIFICACION DE LA MERCANCIA9

6.TIPO DE DOCUMENTO DE RECIBO Y ENTREGA DE LA MERCANCIA9

6.1.Recibo9

6.2.Despacho10

7.FUNCIONES DE RECIBO Y DESPACHO DE MERCANCIAS10

8.TRANSPORTE DE LA MERCANCIA

9.METODOS Y TECNICAS DE LA EXTRACCION DE LOS OBJETOS15

10.FLUJOS DE ENTRADA Y SALIDA17

11.RECEPCION Y CONTROL19

12DOCUMENTOS PARA EL DESPACHO DE ADUANA19

12.1.reas principales19

12.2.Enlaces relacionados20

12.3.Declaracin del valor en la aduana20

12.4.Documentos de transporte de mercancas21

12.4.1Conocimiento de embarque (B/L)22

12.4.2Conocimiento de embarque FIATA22

12.4.3Carta de porte carretera22

12.4.4Conocimiento areo (AWB)22

12.4.5Carta de porte por ferrocarril (CIM)23

12.4.6Cuaderno ATA23

12.4.7Cuaderno TIR23

12.4.8.Seguro de transporte de mercancas23

12.ALCANCE NORMAL DE LA RESPONSABILIDAD ESTABLECIDO EN LOS CONVENIOS INTERNACIONALES.24

13.1.Transporte por carretera24

13.2.Transporte por ferrocarril24

13.3.Transporte martimo25

13.4.Transporte areo25

14.DOCUMENTO UNICO ADMINISTRATITIVO (DUA)26

14.1.El DUA puede presentarse de la siguiente manera26

14.2.Documentos asociados al DUA27

15. SERVICIOS DE ADMINISTRACIONES ENCARGADAS DEL CONTROL HIGINICO-SANITARIO DE MERCANCAS E INSTALACIONES. ADUANAS27

ANEXOS28

CONCLUSION

BIBLIOGRAFIA

INTRODUCCIN.Un buen despacho y entrega de mercancas est relacionado con el rea de recepcin donde se realizan los procesos de negociacin y verificacin de los elementos terminados(mercanca), donde se comprueba tanto lo material como fsico; para estos procedimientos se necesita que est listo el personal y los equipos necesarios con anticipacin para hacer los procesos de descargue de las mismas, donde el rea debe estar descongestionada para realizar los trmites de recepcin y el espacio necesario en bodegas para el almacenamiento de los mismos de acuerdo al volumen de la mercanca y al tiempo de permanencia debe ser lo ms corto para minimizar costos. Este diligenciamiento debe ir acompaado de documentos tales como:Lista de empaqueNota de remisinFacturas.Solicitud de orden de compra entre otrosEl transporte de mercancas, y el conjunto de las actividades logsticas asociadas, constituyen un factor clave para la organizacin y funcionamiento del sistema productivo. Hoy en da el Sistema de Transporte de Mercancas juega un papel crucial dentro de cualquier estrategia de desarrollo de una sociedad..

1. OBJETIVOS

1.1. OBJETIVO GENERALIdentificar los controles para llevar a cabo las actividades, como son el proceso de recibo y despacho de mercancas mediante tcnicas, metodologas y herramientas con el fin de tener un desempeo eficiente y efectivo para el aumento de nivel de servicio tanto en los clientes internos y externos

1.2. OBJETIVOS GENERALESConocer las funciones de despacho y recibo de mercancas para cumplir con xito las especificaciones de cantidad, calidad, oportunidad, tiempo de entrega, y documentacin exigida por la compaaSealar los respectivos procesos de recibo, descarga, verificacin y almacenamiento de la mercanca.Describir los documentos establecidos por la a Aduana para el despacho y recibo de mercanca para los diferentes medios de transporte.

2. DESPACHO DE MERCANCIA

El despacho de mercanca es vital en una compaa, tiene Procedimientos de recibo riguroso.Se recibe a los proveedores acorde vayan llegando uno por uno, no habr favoritismos salvo en el caso de necesidad extrema de cierta mercanca, En caso de haber un error, tachar y corregir en el documento la cantidad errnea.a) Se procede con la revisin del documento y soporte del pedido con la mercanca se ha ce tanto revisin visual y tangible.b) Verificacin del pedido a la zona de entrega, segn las normas de la organizacin, con esto se comprueba si son los artculos solicitados.c) Es importante verificar los artculos en el orden en que se encuentran en el documento, evitndose as equivocaciones. . En dado caso de que el proveedor traiga mercanca de menos o en condiciones no ptimas para el negocio se avisara a la gerencia y se devolvern esos productos, adems que se levantara un acta de incidencia si as se requiere.d) Llevar un control en el formato de recibo de las mercancas que se reciben por proveedor, al final del recibo solicitar firma de la persona representante del proveedor o del mismo en dado caso que sea el que surta el producto.e) Toda la mercanca recibida debe ser colocada en su lugar correcto en el almacn y ser capturada en el sistema.

3. RECIBO DE MERCANCIA

Este proceso est compuesto por, las operaciones de recibo de documentos, recibo del camin, descarga y verificacin de la mercanca y almacenamiento de la misma.

Al llegar al centro de distribucin del comerciante; el conductor debe entregar los documentos que acompaan la carga, como la factura o la remisin. En la mayora de los almacenes la mercanca no tiene horario de recepcin si no que el turno de la descarga se asigna segn el orden de la llegada; aunque algunos almacenes asignan das, fechas y horas fijos a los proveedores. Generalmente se realiza un proceso de verificacin de las mercancas que llegan al centro de distribucin. Esta operacin se realiza bajo la modalidad de conteo ciego, en donde el operario recibe una lista de las referencias pedidas y procede a realizar el conteo de las unidades que recibe, finalmente esta informacin es ingresada al sistema que realiza la comparacin de las cantidades pedidas y una vez que la mercanca es verificada se procede al almacenamiento en la bodega, para lo cual los productos son estibados y transportados con ayuda de montacargas al rea de almacenamiento.

3.1. Procedimientos Para El Recibo De Mercancas:

a) El recibo de mercanca se har por la parte posterior del negocio de ser posible. b) Se le recibir a los proveedores conforme vayan llegando uno por uno.c) El recibo de la mercanca debe ser minucioso, es decir revisar cajas cerradas, examinar que la mercanca venga en ptimas condiciones, verificar peso de mercanca que lo requiera, chequear caducidades, etcd) En dado caso de que el proveedor traiga mercanca de menos o en condiciones no ptimas para el negocio se avisara a la gerencia y se devolvern esos productos, adems que se levantara un acta de incidencia si as se requiere.e) Revisar facturas de mercanca recibida para cotejar que lo que se recibe fsicamente es lo que dice la factura y, en dado caso de haber un error, tachar y corregir en el documento la cantidad errnea.f) La revisin de facturas se har en el momento de recibir la mercanca.g) Llevar un control en el formato de recibo de las mercancas que se reciben por proveedor, al final del recibo solicitar firma de la persona representante del proveedor o del mismo en dado caso que sea el que surta el producto. h) Toda la mercanca recibida debe ser colocada en su lugar correcto en el almacn y ser capturada en sistema.

4. LAY OUT

Para muchas personas es una incgnita Que significa la logstica y mucho ms extrao en esta rea, el concepto de LAY OUT, que integra la logstica en s.A continuacin vamos a poder ver algunos conceptos que nos aclararan de manera ms concreta de que se trata este trmino: El LAY OUT es bsicamente la forma grfica en la que se organiza por ejemplo una bodega, se distinguen las distintas reas y secciones etc., es un plano de la organizacin de un espacio fsico. El LAY OUT del Almacn:Es la expresin grfica, de la disposicin lgica, que se da a los artculos que conforman el inventario, tomando como base el rea fsica asignada para tal propsito, y el sistema de almacenamiento fsico utilizado. Debe Mostrar de forma clara y visual las reas que cubre el proceso, as como el flujo de los productos, con lo cual tendremos los siguientes beneficio.

a) Contar con un espacio delimitado de cada proceso b) Tener una base de ubicaciones referenciada en el sistema.c) Establecer los puntos bsicos y crticos de control.d) Administrar las capacidades fsicas y de operacin en base a los requerimientos del proceso.e) Capacitar al personal para optimizar sus desplazamientos y operaciones en el rea.f) Establecer condiciones de seguridad patrimonial e industrial.g) Contar con un control documental que refleje el paso del producto por el almacn.

5. CLASIFICACIN DE MERCANCASa) Volumen: Pequeo, mediano, grande.b) Peso: 100g, 5kg, 1000kg, muy pesado.c) Forma: Regular, encajable, irregular.d) Cantidad de unidades de consumo por unidad de carga: Carga unitaria, 10 unidades por carga, hasta 100, ms de 200.e) Fragilidad: Robusto, frgil.f) Necesidad de almacenamiento: Refrigerado, congelado, inflamable, normal.g) Orden de flujo: FIFO, por orden de caducidad, Sin orden.h) Frecuencia de manejo: Baja rotacin, alta rotacin.i) Tamao de pedidos: Por cantidad de dicha referencia, mucha cantidad.j) Capacidad de apilado: Con/sin capacidad

6. TIPO DE DOCUMENTO DE RECIBO Y ENTREGA

6.1. ReciboEn el rea de recepcin, se realizan los procesos de negociacin y verificacin de los elementos terminados o mercancas, donde se comprueban tanto lo material como lo fsico; para estos procedimientos se necesita que est listo el personal y los equipos necesarios con anticipacin, para hacer los procesos de descargue de las mismas, donde el rea debe estar descongestionada para agilizar los trmites de recepcin y el espacio necesario en bodegas para el almacenamiento de los mismos de acuerdo al volumen de la mercanca y el tiempo de permanencia en ellos debe ser lo ms corto posible para minimizar costo. En los procesos de recepcin, deben ir acompaados de los documentos tales como:

1. Lista de empaque: Es el documento que contiene toda la informacin referente a el tipo y cantidad de mercanca en el envi al igual que sus unidades de peso y mediadas con relacin a su almacenamiento y empaquetado. Generalmente se adjunta una copia al envi mismo en un sobre a plastificado y otra copia se enva al consignatario para revisar la mercanca en su arribo.2. nota de remisin: Documento que se utiliza casi excluyentemente a instancias de un contexto mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido. El mismo para que tenga efecto y validez deber ser s o s firmado por el receptor de la mercanca hecho que dar constancia que la mercadera ha sido recibida correctamente y de acuerdo a las condiciones convenidas.3. Factura: documento mercantil que refleja toda la informacin de una operacin de compraventa. La informacin fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisin de un servicio, junto a la fecha de devengo, adems de indicar la cantidad a pagar. Adems, en la factura deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.4. Copia de solicitud o orden de compra: documento que emite el comprador para pedir mercaderas al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y muchas cosas ms.

6.2. Despacho:En el momento de despacho, donde el sistema edita una orden de despacho, el jefe de bodega se contacta con un transporte disponible que se presente en una hora, fecha y sitio donde ser llevada la carga; se despacha la carga de los productos que estn en buen estado, y si se da de productos defectuosos se dar el procesos de seleccin y recuperacin de los mismos, las estibas en los vehculos de transporte deben realizarse cumpliendo con las estipulaciones de manipulacin y patrn de estiba correspondiente. Para los despachos de las mercancas, debern ir acompaados de los siguientes documentos como:a) Orden de despachob) Orden de ventac) Remesad) Remisin, facturas respectiva7. FUNCIONES DE RECIBO Y DESPACHO DE LA MERCANCIAFunciones de Recibo y Despacho de Mercancas. Las actividades de recibo y despacho se dan de manera continua en los almacenes, bodegas y centros de distribucin. Los almacenes requieren de una coordinacin de actividades entre proveedores y clientes manteniendo constantemente un flujo de informacin. Las tareas de recibir las mercancas exigen cuidado y proteccin de las mismas, puesto que stas permiten el desarrollo y gestin de la organizacin y dar respuesta a los clientes en los procesos de distribucin. Dichas mercancas recibirn un proceso interno de almacenamiento, control sobre las materias primas e insumos para la fabricacin de productos, manejo de inventarios, alistamiento, manipulacin, acondicionamiento entre otras. Los procesos de Recibo y despacho inician con una orden de compra siendo esta una solicitud dirigida al proveedor donde se especifica caractersticas, cantidades, adems de trminos de pago y de entrega. Existen diversos tipos de almacenes de acuerdo a su naturaleza entre ellos de materias primas, semielaborados, productos terminados, piezas de recambio, materiales auxiliares, archivos de informacin. El almacenamiento de las mercancas cuenta con diferentes tcnicas:

a) Convencionales, sistema clsico de almacenamiento con estanteras de acceso manual por carretillas.b) Drive in: Sistema de almacenamiento, cuya caracterstica principal es la de no tener espacios entre pasillos dentro de las estantera.c) Dinmicos: Sistema de almacenamiento mvil, formado por bloques compactos, sin pasillos. Su principal caracterstica es el deslizamiento de los [pallets desde el punto de entrada a la estantera, hasta el de salida. d) Mviles: Sistema de almacenamiento que se caracteriza por el movimiento de toda la estructura de estanteras. Esto permite abrir un pasillo entre cualquier de ellas, manteniendo el resto compacto. e) Semiautomticos y Automticos: Estos sistemas se caracterizan por el movimiento automatizado de las zonas de almacenamiento. Ello permite el acceso a cualquier producto almacenado desde el punto de control. f) Autoportantes: Estos almacenes se caracterizan por la doble funcin de las estanteras.

Una es la de almacenar los diferentes productos, y la otra es la de hacer de soporte del edificio. Dentro del centro de distribucin encontramos diversas zonas explicadas en el siguiente cuadro MUELLES Y ZONA DE MANIOBRA.

Espacios destinados a las maniobras que deben realizar los vehculos para entrar, salir, y posicionarse a su descarga.El nmero de muelles puede determinarse por los costos de camiones que esperan, operaciones de descarga y de los trabajadores, adems de que afecta la programacin de descarga.

ZONA DE RECEPCION Y CONTROL

Dentro de la secuencia de actividades y despus del descargue es preciso proceder a la comprobacin, verificar cantidades y clasificacin antes de ser almacenados.

ZONA DE STOCK RESERVA

Zona destinada a ubicar las mercancas, durante un periodo de tiempo. Los espacios no dependen de los lugares para alojarlos sino de pasillos y elementos estructurales (Estantera de soporte), tambin de los elementos de manipulacin.

ZONA DE PICKING Y PREPARACIN

Recuperacin de los productos de sus lugares de almacenamiento y su preparacin para ser enviados adecuadamente, dependiendo del nivel de automatizacin. Se presentan tres formas para recuperacin de productos:

Seleccin individual, recoger un solo producto de una ubicacin concreta. Denominada Ruta de Recogida, se recuperan varios productos diferentes de un mismo pedido antes de volver a la zona de preparacin. Asignar a cada trabajador una zona de recogida.

ZONA DE SALIDA Y VERIFICACIN

Antes de proceder a la carga, la consolidacin de las mercancas y verificacin final, se realizan tareas de paletizacin y estabilizacin por mtodos de enfajado conFilm estirable o termorretractil u otros.

ZONA DE OFICINAS Y SERVICIOS

Espacios para el volumen y la organizacin de las operaciones, oficinas y servicios auxiliares para personal administrativo y operativo.

ZONAS ESPECIALES

Cmaras Frigorficas. Devoluciones.

Todos los centros de distribucin cuentan con Muelles de carga, este aspecto est condicionado por la disposicin y el nmero de ellos. La correcta programacin de la recepcin de mercancas est determinada por el conocimiento o desconocimiento de los tiempos de llegada de los vehculos. Es aconsejable contar con muelles para entrada y salida de mercancas.

La unidad de carga es la unidad de manipulacin al conjunto de mercancas que se agrupan con el fin de facilitar su manejo, transporte o almacenamiento. Este concepto exige conocer la unidad de volumen unidad de peso, cantidad de producto, contenido, forma, resistencia, estabilidad, manejabilidad, medios de manipulacin. Precisamente para la unitarizacin contamos con: cajas, bandejas, bidones, sacos, rollos, paquetes, paletas entre otras las mercancas requieren ser manipuladas por diversos equipos entre ellos: Transpaletas manual, transpaleta motorizada, montacargas contrapeso, transelevadores, puentes gra y otros.

En el centro de distribucin se descargan las mercancas que son proporcionadas por los diferentes proveedores. En la descarga de un vehculo ser necesario disponer de una zona, es decir, de un muelle o de una playa de descarga para llevar a cabo el proceso.Para optimizar los tiempos de utilizacin de los muelles, es necesaria una programacin previa de las descargas. El mtodo que se utiliza de modo habitual consiste simplemente en dar a cada vehculo unos mrgenes de tiempo para realizar las descargas, que sern en funcin del nmero de vehculos, del nmero de muelles y los medios disponibles, con lo que se consigue una buena coordinacin en el funcionamiento de los muelles.

Se debe procurar mantener las mejores condiciones, si hay un almacenamiento temporal mientras el descargue, se procurar ofrecer las condiciones que las mercancas necesitan para que no se afecten.Dichas condiciones ambientales van dirigidas a las mercancas, por ejemplo si es un producto perecedero, se podra correr el riesgo de romper la cadena de fro. El centro de distribucin cuenta con la definicin de una serie de tcnicas de verificacin, que le permiten asegurarse que los productos que llegan mantienen las condiciones de calidad exigidas por los clientes.

Muchas mercancas deben ingresar al proceso de desconsolidacin para seguir las pautas dadas por las diferentes rdenes de pedido.La tecnologa tambin empieza a tomar una importancia grande a la hora de recibir las mercancas, siendo apoyo en el manejo de la informacin y en la codificacin de los productos, la cual permite agilizar las tareas de recibo, conteo, inventario y ubicacin. Esta codificacin es leda por diferentes equipos que agilizan tanto los procesos que con solo ubicar los lectores en el cdigo podemos alimentar todo un sistema.

8. TRANSPORTE DE LA MERCANCA

a) Debe recibir las instrucciones de transporte del generador de la carga.b) Enva la Confirmacin de la Reserva e indica los datos del vehculo, del funcionario, y la cantidad y tipos de vehculos a utilizar en el despacho.c) El vehculo llega al lugar y hora pactada para recoger la mercanca.d) Se hace el conteo del nmero de empaques y se verifica la calidad de los embalajes.e) En el caso del transporte masivo y semimasivo se colocan los sellos de seguridad teniendo en cuenta lo acordado con el cliente.f) Se recibe copia del aviso de despacho generado por el proveedor.g) Tramitar el documento de transporte: remesas, entre otros.h) En los casos en los que la mercanca no es despachada directamente hacia los puntos de entrega, se valida el descargue y/o cargue del camin con los avisos del despacho, haciendo lectura de los cdigos de barras en la mercanca transportada. En los casos de despacho por paqueteo, el cdigo de barras de la etiqueta de despacho (rtulo) incluye el nmero de localizacin del punto de entrega.i) Entrega las mercancas en los puntos de despacho de acuerdo con las fechas y horas pactadas.j) Recibe los documentos firmados de la entrega y, cuando aplique, el material de intercambio (activos retornables: estibas, canastillas etc.) y las devoluciones.k) Recibe copia del aviso de recibo del cliente, y la solicitud de acciones correctivas, si es el caso.l) Enva la factura de los servicios prestados al generador de carga.

9. MTODOS Y TCNICAS DE EXTRACCIN DE LOS OBJETOS

Manual Cargue: Descargue, carretillas- gatos hidrulicos Mecanizado: La utilizacin de montacargas, bandas transportadoras Automatizado: Sistemas neumticos

En los centros de distribucin la preparacin de los pedidos implica la planeacin y coordinacin de diversas actividades, entre ellas alistamiento, acondicionamiento, cargue y descargue, entre otros. El sistema de recogida debe permitir el cumplimiento de los objetivos del Centro de Distribucin, respuesta al cliente y control del costo, lo que exige ahorro de tiempo, administracin del personal y equipos, manejo adecuado de la informacin etc. La preparacin de los pedidos comienza con tareas de clasificacin y agrupacin de los pedidos recibidos de los clientes y la decisin de cmo deben prepararse para su despacho. Para la extraccin de mercancas se puede hacer que el operario se desplace hacia los productos o que los productos transportados estn direccionados a donde se encuentran los operarios que permanecern en un lugar fijo.Dentro del almacn se disean actividades secuenciales y lgicas que permiten dar respuesta a pedidos de los clientes. La actividad que nos permite la recogida de los productos de acuerdo a la solicitud hecha por los clientes se ha definido por rutas de reparto, zonas geogrficas y empresas de transporte.

La preparacin de pedidos exige las siguientes operaciones: Recopilacin de pedidos (captura de datos). Gestin de los pedidos (sistema de preparacin). Elaboracin de los documentos de preparacin. Extraccin (picking). Traslado a la zona de expedicin. Verificacin y acondicionamiento de los pedidos.

Las mercancas se someten a diferentes manipulaciones hasta que son entregadas al cliente o direccionadas en el punto de venta: Picking. Embalado- Etiquetado pesado. Consolidacin del pedido. Traslado a la zona de expedicin. Agrupamiento por destinos. Verificacin.En cuanto a las tcnicas de rotulado podemos encontrar: Manual: sta se lleva a cabo por el operario encargado de la labor para el alistamiento previo del tipo de rtulo que le corresponde al producto. Mecnico: funciona mediante un programa que permite graduar la velocidad de etiquetado, codificado o rotulado, tambin ajustar tamao de acuerdo a lo que se desea indicar en el empaque del producto.

Para el manejo de la mercanca se utilizan los pictogramas, los cuales son smbolos que dan a conocer la forma como deben manipularse:

Para el manejo de la informacin, las empresas han optado por contar con un Sistema Logstico de Informacin que permite reunir, retener y manipular datos con el nico objetivo de tomar decisiones frente a los requerimientos de los clientes en el centro de distribucin.Las actividades de almacenamiento exigen un manejo de informacin que debe ser oportuna y real para poder conocer de manera ptima las cantidades, ubicacin y caractersticas de las mercancas, dichas actividades requieren un sistema de control para la gestin del centro de distribucin y para conocer el record de cada una de sus actividades.

Para la ejecucin de los procesos en el centro de distribucin se utiliza el cdigo de barras, el cual proporciona grandes ventajas como rapidez, seguridad, alta densidad de informacin y posibilidad de lectura a distancia, caractersticas que lo hacen adecuado para el control de mercancas, adems hoy en da se utiliza el GPS y el RDFI.

Las compaas en la actualidad utilizan EDI (Intercambio electrnico de datos), que es un conjunto de datos, estructurados de acuerdo a normas, que permiten ser transmitidos por medios electrnicos. Estos formatos son ledos y procesados dando seguridad total frente al manejo de la informacin all consignada. El EDI funciona de modo de interfaz con datos locales y permite el intercambio estructurado de informacin comercial.

Estos sistemas permiten manejar los procesos con base en informacin que no es susceptible de ambigedades. Las compaas que han decidido realizar sus ventas a travs del internet para facilitar las transacciones de negocios, han generado procesos internos muchos ms eficientes que les permitan dar respuesta a las necesidades de clientes, proporcionadas por los proveedores. Esta modalidad les ha exigido mantener y manejar una gran cantidad de informacin, para tomar decisiones que aseguren los procesos, dando respuesta rpida, oportuna y por ende haciendo que la cadena sea mucho ms

10. FLUJOS DE ENTRADA Y SALIDA Entrada de Mercancas: Es una actividad que sigue a un pedido de compra. Forma la base para actualizar los mdulos de la contabilidad y la gestin de inventarios, y puede lanzar procesos de gestin de almacn y de gestin de la calidad. Con el sistema de gestin de almacenes de SAP, se pueden controlar los procesos de entrada y salida de mercancas a nivel fsico. Las entradas de mercancas son posibles desde un pedido de compra, una entrega entrante (aviso previo de envo), una orden de transporte, o produccin. Las entradas de mercancas inician el proceso de colocacin que es soportado por diversas estrategias avanzadas.

Salida de mercancas: El albarn de salida es la base de la contabilizacin de las salidas de mercancas. Los datos requeridos para la contabilizacin de la salida de mercancas son copiados del albarn de salida al documento de salida de mercancas, que no puede ser cambiado manualmente. Cualquier cambio debe ser hecho en el propio albarn de salida. De esta manera, se puede estar seguro de que el documento de salida de mercancas es un reflejo exacto del albarn de salida. Cundo se contabiliza la salida de mercancas para una entrega de salida, las funciones siguientes se llevan a cabo por el documento de salida de mercancas:

a) El stock de material en el almacn es reducido por la cantidad de la entrega.b) Los cambios del valor son contabilizados a la cuenta del balance en la contabilizacin de inventario.c) Los requerimientos son reducidos por la cantidad de entrega.d) El estatus de nmero de serie es actualizado.e) Las salidas de mercancas contabilizadas es automticamente grabada en el flujo de documentos. f) La determinacin de stock es ejecutada para el stock en consigna de proveedor.g) Se genera una lista de trabajo como prueba de la entrega.h) Despus que las salidas de mercancas son contabilizadas para una entrega de salida, el alcance para cambiar el documento de entrega es muy limitado. Esto previene cualquier discrepancia entre el documento de salida de mercancas y el albarn de salida.

FLUJO DE ENTRADA Y SALIDA DE LA MERCANCIA

11. RECEPCIN Y CONTROL

El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima utilizacin. La recepcin es el proceso de planificacin de las entradas de unidades, descarga y verificacin tal y como se solicitaron mediante la actualizacin de los registros de inventario.

El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepcin de mercancas es la automatizacin tanto como sea posible para eliminar o minimizar burocracia e intervenciones humanas que no aaden valor al producto. Otra tendencia considerada como buena prctica logstica es la implementacin de programas de entregas certificadas que no solo eliminan burocracia sino que reducen al mnimo las inspecciones que se consideran imprescindibles pero que no aaden valor.

En primer lugar, el proceso de recepcin de mercancas debe cimentarse en una previsin de entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo dado y que contenga, al menos, el horario, artculos, y procedencia de cada recepcin, este proceso se conoce como cita previa ya que para procesos como Entregas Paletizadas se debe contar con recursos muy especficos como montacargas, plataformas moviles, rampas, entre otros.

12. DOCUMENTOS PARA EL DESPACHO DE ADUANA

12.1 reas principales Factura comercial Declaracin del valor en aduana Documentos de transporte de mercancas Seguro de transporte de mercancas Lista de bultos Documento nico Administrativo

12.2. Enlaces relacionados Mapa electrnico de movimientos de transito Factura comercial

La factura comercial es un documento o prueba de la transaccin entre el exportador y el importador. El exportador la expide al importador para el cobro de las mercancas cuando estas estn disponibles.La factura comercial contiene la informacin bsica sobre la transaccin y siempre es necesaria para el despacho de aduana.

Aunque incluye algunos datos que son especficos de las operaciones de importacin y exportacin, es similar a una factura de venta corriente. En general, se incluyen los datos mnimos siguientes:

a) Datos del exportador y el importador (nombre y direccin)b) Fecha de expedicinc) Nmero de facturad) Descripcin de las mercancas (denominacin, calidad, etc.)e) Unidad de medidaf) Cantidad de mercancasg) Valor unitarioh) Valor totali) Valor facturado total y moneda de pago. Debe indicarse la cantidad equivalente en una moneda libremente convertible a euros o a otra moneda de curso legal en el pas de la UE importadorj) Condiciones de pago (modo y fecha de pago, descuentos, etc.)k) Condiciones de entrega segn el correspondiente Incoterml) Medios de transportem) No hay un impreso especfico. La factura comercial debe expedirla el exportador segn la prctica comercial habitual y debe presentarse el original y al menos una copia. En general, no es necesario que vaya firmada pero, en la prctica, tanto el original como la copia se suelen firmar. Puede presentarse en cualquier lengua pero se recomienda una traduccin al ingls.

12.3. Declaracin del valor en aduanaDebe presentarse una declaracin del valor en aduana a las autoridades aduaneras si el valor de las mercancas importadas supera los 10 000 . La declaracin del valor en aduana deber estar redactada de conformidad con el modelo DV 1 [segn lo establecido en el Reglamento (UE) n 2454/93]. Este impreso debe presentarse junto con el Documento nico Administrativo (DUA).

La finalidad principal de este requisito es establecer el valor de la transaccin para fijar el valor en aduana (valor imponible) y aplicar los derechos arancelarios.

El valor en aduana corresponde al valor de las mercancas, incluidos todos los costes (por ejemplo: precio comercial, transporte y seguro), hasta el primer punto de entrada en la Unin Europea. Para establecer el valor en aduana se utiliza habitualmente el valor de transaccin (precio pagado o pagadero por las mercancas importadas).

En algunos casos, el valor de transaccin de las mercancas importadas puede estar sujeto a un ajuste que implique incrementos o deducciones. Por ejemplo:

Pueden aadirse al precio comisiones o cnones; debe deducirse el transporte interno (desde el punto de entrada hasta el destino final en el territorio aduanero comunitario).Las autoridades aduaneras deben dispensar total o parcialmente de presentar la declaracin del valor en aduana cuando:

El valor en aduana de las mercancas importadas no sea superior a 10 000 por envo, siempre que no se trate de envos fraccionados o mltiples expedidos por un mismo remitente al mismo destinatario, se trate de importaciones que no tengan carcter comercial, la presentacin de los elementos de que se trate no sea necesaria para la aplicacin del Arancel Aduanero de las Comunidades Europeas o cuando los derechos de aduana establecidos en el arancel no deban percibirse por la aplicacin de una normativa aduanera especfica.

12.4. Documentos de transporte de mercancas1. Conocimiento de embarque (B/L)2. Conocimiento de embarque FIATA3. Carta de porte por carretera (CMR)4. Conocimiento areo (AWB)5. Carta de porte por ferrocarril (CIM)6. Cuaderno ATA7. Cuaderno TIR8. Documentos de transporte de mercancas

En funcin de los medios de transporte utilizados, para despachar las mercancas es necesario cumplimentar los siguientes documentos y presentarlos a las autoridades aduaneras del pas importador de la Unin Europea:

12.4.1. Conocimiento de embarque (B/L)Lo emite la compaa de transporte martimo al transportista efectivo y por l se confirma que las mercancas han embarcado correctamente. Sirve de acuse de recibo de las mercancas por parte del transportista, que queda obligado a entregarlas al destinatario. Menciona los datos de las mercancas, el buque y el puerto de destino. Atestigua el contrato del medio de transporte y la titularidad de las mercancas, lo cual significa que el portador del conocimiento es el responsable de las mismas.

El conocimiento de embarque puede ser un documento negociable. Hay varios tipos de conocimiento de embarque. Los conocimientos de embarque limpios atestiguan que las mercancas se han recibido en buenas condiciones aparentes. Los conocimientos de embarque con reservas indican que las mercancas estn daadas o en desorden. En tal caso, la entidad financiera puede negarse a aceptar los documentos del remitente.

12.4.2. Conocimiento de embarque FIATASe trata de un documento pensado para ser utilizado como un documento de transporte multimodal o combinado con estado negociable. Ha sido diseado por la Federacin Internacional de Asociaciones de Expedidores de Carga (FIATA).

12.4.3. Carta de porte por carretera (CMR)Es un documento en el que constan los datos del transporte internacional de mercancas por carretera, establecido por el Convenio relativo al contrato de transporte internacional de mercancas por carretera de 1956 (Convenio CMR). Permite que el remitente tenga las mercancas a su disposicin durante el transporte. Debe emitirse por cuadruplicado y estar firmado por el remitente y el transportista. La primera copia es para el remitente, la segunda queda en poder del transportista, la tercera acompaa a las mercancas y se le entrega al destinatario, y la cuarta debe estar firmada y sellada por el destinatario y debe devolverse al remitente. Normalmente se emite una CMR para cada vehculo.La carta CMR no es un ttulo de propiedad ni es negociable.

12.4.4. Conocimiento areo (AWB)Se trata de un documento que atestigua el contrato de transporte entre el remitente y la compaa area. La emite el agente del transportista y se rige por el Convenio de Varsovia (Convenio para la unificacin de ciertas reglas relativas al transporte areo internacional, de 12 de octubre de 1929). Un conocimiento de embarque areo puede utilizarse para transportes mltiples de mercancas; consta de tres originales y varias copias extra. Cada uno de los interesados (remitente, destinatario y transportista) conserva un original. Las copias pueden requerirse en el aeropuerto de salida o en el de destino para la entrega y, en algunos casos, para otros transportistas. El conocimiento areo atestigua el contrato de transporte y la recepcin de las mercancas.

Un tipo especfico de conocimiento areo es el llamado conocimiento areo normalizado IATA, que utilizan todas las compaas pertenecientes a la Asociacin de Transporte Areo Internacional (IATA) y que rene las caractersticas acordes al Convenio de Varsovia en un formato normalizado.

12.4.5. Carta de porte por ferrocarril (CIM)Es un documento para el transporte de mercancas por ferrocarril que est regulado por el Convenio relativo a los transportes internacionales por ferrocarril de 1980 (COTIF-CIM). El transportista lo emite por quintuplicado. El original acompaa a las mercancas, una copia se entrega al remitente y las otras tres las conserva el transportista a efectos internos. Equivale al contrato de transporte por ferrocarril.

12.4.6. Cuaderno ATALos cuadernos Admission Temporaire/Temporary Admission son documentos aduaneros internacionales que expiden las cmaras de comercio de la mayora de los pases industrializados para permitir la importacin temporal de mercancas con exencin de derechos de aduana y gravmenes. Los cuadernos ATA pueden emitirse para las siguientes categoras de mercancas: muestras comerciales, material profesional y artculos para presentacin o uso en ferias comerciales, demostraciones, exposiciones y similares. Ms informacin: Cmara de Comercio Internacional: cuadernos ATA

12.4.7. Cuaderno TIRSon documentos de trnsito aduanero para los transportes internacionales de mercancas que se efectan, al menos en parte, por carretera. Permiten el transporte de mercancas mediante el procedimiento TIR, establecido en el Convenio TIR, firmado en 1975 bajo los auspicios de la Comisin Econmica para Europa de las Naciones Unidas (CEPE/ONU).

El sistema TIR requiere que las mercancas vayan en vehculos o contenedores seguros, que todos los derechos y gravmenes exigibles en el viaje estn cubiertos por una garanta con validez internacional, que las mercancas vayan acompaadas de un cuaderno TIR y que se apliquen en el pas de salida unas medidas de control aduanero aceptadas por los pases de trnsito y de destino.

12.4.8. Seguro de transporte de mercancasEl seguro no solo cubre riesgos comunes durante la manipulacin, almacenamiento, carga o transporte de la mercanca, sino tambin riesgos menos comunes como disturbios, huelgas o terrorismo.

El seguro de transporte de mercancas no es lo mismo que el seguro de responsabilidad del transportista. En el contrato de seguro de transporte se dejan a discrecin del titular los riesgos cubiertos, la compensacin o la indemnizacin. El seguro de responsabilidad del transportista, en cambio, est regulado por otras disposiciones. En funcin del medio de transporte, la indemnizacin viene limitada por el peso y el valor de la mercanca, y solo entra en juego cuando el transportista no es el responsable del siniestro. Al efectuar el despacho de aduana, la factura del seguro solo se exige cuando en la factura comercial no aparecen los datos de la prima pagada para asegurar la mercanca.

13. EL ALCANCE NORMAL DE LA RESPONSABILIDAD DEL TRANSPORTISTA EST ESTABLECIDO EN LOS CONVENIOS INTERNACIONALES SIGUIENTES

13.1. Transporte por carreteraEl transporte internacional de mercancas por carretera se rige por el Convenio relativo al contrato de transporte internacional de mercancas por carretera(Convenio CMR), firmado en Ginebra en 1956.Con arreglo a este Convenio, el transportista por carretera no es responsable de las prdidas o los daos ocasionados a las mercancas si prueba que obedecen a:

1. vicio propio de la mercanca;2. casos de fuerza mayor;3. una falta imputable al cargador o al destinatario.4. No existe ninguna norma de la UE sobre indemnizaciones relacionadas con el transporte de mercancas por carretera.

13.2. Transporte por ferrocarrilEl transporte internacional de mercancas por ferrocarril est regulado en el Convenio relativo a los transportes internacionales por ferrocarril (Convenio CIM), firmado en Berna en 1980.La compaa ferroviaria no es responsable de las prdidas o los daos ocasionados en las mercancas si prueba que obedecen a:

a) vicio propio de la mercanca;b) casos de fuerza mayor;c) una falta imputable al cargador o al destinatario.d) No existe ninguna norma de la UE sobre indemnizaciones. La indemnizacin suele limitarse a un importe mximo por kilo bruto perdido o daado. En la mayora de los casos, por tanto, es poco probable que la compaa reciba ninguna compensacin por el valor de sus mercancas.

13.3. Transporte martimoEl Convenio internacional para la unificacin de ciertas reglas en materia de conocimiento de embarque de 1968, conocido como Reglas de La Haya o Convenio de Bruselas, establece las responsabilidades del transportista que efecta un transporte martimo internacional de mercancas.

La compaa naviera no es responsable de las prdidas o los daos ocasionados en las mercancas si prueba que obedecen a:

a) vicios propios de la mercanca y prdida de peso durante el transporteb) negligencia o falta de la tripulacinc) incendiod) inaptitud del buque para navegare) casos de fuerza mayorf) huelgas o cierres patronalesg) negligencia del cargadorh) defectos latentes a bordo, no descubiertos en el ejercicio de una inspeccin rigurosai) salvamento o tentativa de salvamento de vidas o bienes en el mar.j) No existe ninguna armonizacin de la UE en materia de indemnizaciones. Normalmente, estn limitadas a una cierta cantidad por kilo de mercancas prdidas o daadas. Este sistema plantea problemas anlogos a los del ferrocarril, y el exportador est expuesto a perder gran parte del valor de las mercancas.

13.4. Transporte areoSegn el Convenio de Varsovia de 1929 y el Protocolo de Montreal de 1975, el transportista areo no es responsable de los daos o prdidas de mercancas si se demuestra que:

a) tanto l como sus comisionados han tomado todas las medidas necesarias para evitar el dao o les ha sido imposible tomarlas (fuerza mayor);b) el dao proviene de una falta de pilotaje, conduccin de la aeronave o navegacin;c) la persona lesionada ha sido causante del dao o ha contribuido al mismo.d) No existe ninguna unificacin de la UE sobre la indemnizacin de la persona lesionada. Normalmente, est limitada a una cierta cantidad por kilo bruto de mercancas prdidas o daadas.

En el momento de aceptar la mercanca, el transportista puede establecer condiciones especficas. Estas condiciones deben hacerse constar en la carta de porte areo (conocimiento o contrato de transporte areo), que tiene valor probatorio. No obstante, las compaas areas pueden negarse a aceptar bultos dudosos o no correspondientes a la carta de porte.

13.5. Lista de bultosLa lista de bultos (P/L) es un inventario de la mercanca que se va a importar exigido para el despacho de aduana y que acompaa a la factura comercial y los documentos de transporte.

Suele incluir la siguiente informacin:a) el exportador, el importador y la empresa de transporteb) fecha de expedicinc) nmero de la factura de transported) tipo de embalaje (bidn, jaula, cartn, caja, tonel, bolsa, etc.)e) nmero de bultosf) contenido de cada bulto (descripcin de las mercancas y nmero de artculos en cada bulto)g) marcas y numeracinh) peso neto, peso bruto y dimensiones de los bultosi) No hay un impreso especfico. La lista de bultos debe compilarla el exportador segn la prctica comercial habitual y debe presentarse el original y al menos una copia. En general, no es necesario que vaya firmada pero, en la prctica, tanto el original como la copia se suelen firmar. La lista de bultos puede elaborarse en cualquier lengua, aunque se recomienda una traduccin al ingls.

14. DOCUMENTO NICO ADMINISTRATIVO (DUA)

Todas las mercancas importadas en la UE deben ser declarados a las autoridades aduaneras del pas de la UE respectiva mediante el Documento nico Administrativo (DUA), que es la forma de declaracin de importacin comn para todos los pases de la UE, establecidos en el REGLAMENTO (CE) n 2286/2003. Consulte la informacin ms detallada en las directrices DUA.

La declaracin debe extenderse en una de las lenguas oficiales de la UE aceptada por las autoridades aduaneras del pas de la UE en el que se cumplan las formalidades.

14.1 El DUA puede presentarse de las siguientes manerasa) a travs de un sistema informatizado conectado a las autoridades aduaneras;b) en las oficinas de aduanas designadas.c) Los principales datos que deben declararse son los siguientes:d) identificacin de los participantes en la operacin (importador, exportador, representante, etc.)e) destino aduanero (despacho a libre prctica, despacho a consumo, importacin temporal, trnsito, etc.)f) datos de identificacin de las mercancas (cdigo TARIC, peso, unidades), localizacin y embalajeg) medio de transporteh) pas de origen, pas exportador y destinoi) informacin comercial y financiera (Incoterms, valor facturado, moneda de facturacin, tipo de cambio, seguro, etc.)j) lista de documentos asociados al DUA (licencias de importacin, certificados de inspeccin, documento de origen, documento de transporte, factura comercial, etc.)k) declaracin y modo de pago de los impuestos de importacin (derechos arancelarios, IVA, impuestos especiales, etc.)l) El DUA consta de ocho copias; el agente debe cumplimentar todas o una parte de las hojas en funcin del tipo de operacin.

Para las importaciones suelen utilizarse tres copias: una queda en poder de las autoridades del pas de la UE en el que se formalizan los trmites de entrada, el segundo va al pas de la UE de destino a efectos estadsticos y el tercero se entrega al destinatario despus de sellarlo la autoridad aduanera.

14.2. Documentos asociados al DUASegn la operacin y el carcter de las mercancas importadas, deben presentarse con el DUA algunos documentos. Los ms importantes son:a) prueba de origen, normalmente utilizada para aplicar las preferencias arancelariasb) certificado de la naturaleza especfica del productoc) documento de transported) factura comerciale) declaracin del valor en aduanaf) certificados de inspeccin (sanitaria, veterinaria y fitosanitaria)g) licencias de importacinh) documento de vigilancia comunitariai) certificado CITESj) justificantes de una solicitud de inclusin en un contingente arancelariok) documentos a efectos de los impuestos especialesl) justificantes de una solicitud de exencin del IVA

15. SERVICIOS DE ADMINISTRACIONES ENCARGADAS DEL CONTROL HIGINICO-SANITARIO DE MERCANCAS E INSTALACIONES. ADUANAS

En caso de que el buque transporte mercancas es necesario presentar una declaracin de importacin/exportacin en la que se recoja la cantidad de mercanca transportada para su registro en el Ministerio de Economa y Hacienda (del que depende Aduanas). Segn sea el tipo de mercanca transportada, se iniciarn los trmites para la inspeccin fsica (alimentos, animales...), en el resto de los casos suele tratarse nicamente de una inspeccin administrativa segn la documentacin entregada. Los trmites ante este organismo los realiza siempre el Agente de Aduanas.La organizacin aduanera acta mediante las Dependencias Provinciales deAduanas e Impuestos Especiales, situadas normalmente en la capital de la respectiva, de las cuales, en ocasiones, dependen una o varias Administraciones de Aduana de mbito competencial inferior. Las Dependencias Provinciales de Aduana son parte de la organizacin de la agencia estatal de Administracin tributaria, la cual se encuentra adscrita al Ministerio de Hacienda y, en el mbito de comercio exterior, desarrollan entre otras las siguientes funciones: La tramitacin, comprobacin y control de las obligaciones formales y materiales correspondientes al despacho de mercancas sometidas a los diferentes regmenes aduaneros. La comprobacin de los tributos, gravmenes y restituciones originados con ocasin del despacho de mercancas en las operaciones de comercio exterior. La liquidacin, contraccin y recaudacin, en va voluntaria, de la deuda aduanera y otros tributos gestionados por el servicio de aduanas con ocasin de las operaciones de despacho y sanciones. El control de los establecimientos autorizados conforme a la normativa aduanera. La tramitacin y resolucin de los expedientes por infraccin administrativa de contrabando, tal y como se establece en las disposiciones del desarrollo de la Ley Orgnica de Represin del Contrabando.

ANEXOS

ORDEN DE COMPRAEs un documento que emite el comprador para pedir mercaderas al vendedor; indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido.

FACTURADescribe las mercancas que han sido compradas, sus precios, sus montos y la forma en que se embarcaron y facturaron

REMISIONDescribe el tipo y cantidad de cada artculo de un embarque

CONOCIMIENTO DE EMBARQUE

CONOCIMIENTO AEREO.

CARTA DE PORTE POR CARRETERA

CARTE DE PORTE POR FERROCARRIL

CUADERNO ATA

CUADERNO TIR

CONCLUSION

Se ha determinado que para que haya una excelente entrega y despacho de mercancas se deben cumplir con todos los requerimientos de ley, adems de efectuar los procesos de negociacin y verificacin de la misma.Realizar la correcta clasificacin, manipulacin y el debido almacenamiento de los productos lo cual garantizara minimizar costos.Cada uno de los diferentes medios de transporte deber soportar de acuerdo a la ley los documentos que le permitan trasladar la mercanca, para evitar prdidas por retencin de la misma.

BIBLIOGRAFIA

Gestin logstica Sena.Actualizada:19 Junio 2010.(Fecha de consulta 27 Agosto 2015.)Disponible en: http://gestionlogistica-sena.blogspot.com/2010/06/recibo-de mercancias.html

Recibo y Despacho de mercancas: 3 Diciembre 2012.(Fecha de consulta 27 Agosto 2015.)Disponible en: http://mercanciareciboydespacho.blogspot.com/2012/12/tipos-de-documentos-de-recibo-y-de.html

Manual Proceso salida de mercancas: Septiembre 2011(Fecha de consulta 27 Agosto2015.) Disponible en: http://www.dian.gov.co/descargas/salidamercancias/salida_mercancias.pdf

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