Guía implantación ISO 21500 – Guidance on Project Management 13 de Junio 2012

INDICE

1. Justificación y descripción del proyecto 2. Objetivo y Criterios de éxito del proyecto 3. Alcance 4. Planificación 5. Presupuesto 6. Equipo de Proyecto 7. Gobierno de Proyecto y Plan de Comunicación 8. Riesgos y oportunidades de alto nivel

Project Charter

1. Justificación y descripción del proyecto.

Título del proyecto y descripción (¿En qué consiste?) Título: Guía de implantación ISO 21500 – Guidance on project management Antecedentes: En el año 2012 (31/8 según información en la página ISO) está prevista la publicación de la nueva norma ISO 21500 sobre la que se han creado importantes expectativas como elemento unificador de las diferentes metodologías y marcos de trabajo existentes en la actualidad en gestión de proyectos (PMI, PRINCE2, BS, DIN, etc..) y como impulsador de la profesión de dirección de proyectos (existió un precedente con la ISO 10006 pero no tuvo aceptación). Para ello se ha creado un Comité de Proyecto (ISO /PC 2326 Project Management) en el que participan 33 países y 5 como observ adores y en el que PMI tiene un papel relevante ocupando la secretaría del Comité. María del Acebo Sánchez-Macián lanzó a través del grupo PMI Madrid Chapter de Linkedin la propuesta de crear un grupo de análisis de la ISO 21500, la cual tuvo bastante aceptación y postulación de voluntarios para colaborar en esta iniciativa.

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Descripción: Elaborar y promover la difusión tanto a nivel nacional como internacional de una guía de ayuda para la implementación de la I SO 21500 “Guindance on project management “ en una organización. La guía tendrá dos partes bien diferenciadas: 1. Metodología para realizar un proyecto mediante una secuencia cronológica de los procesos (representado en un diagrama de Gantt) aportando técnicas, herramientas, modelos y métricas así como ejemplos de los modelos utilizando para ello un ´proyecto (“Realizar una paella en Domingo“ basada en el artículo de Javier García Barros). 2. Requisitos que ha de cumplir la organización para implementar la ISO 21500, puntos más importantes a tener en cuenta y pasos que se deben seguir en el tiempo con una planificación tipo

Dirección del Proyecto y nivel de autoridad

Mario Coquillat de Travesedo y María del Acebo Sánchez-Macián , voluntarios del PMI Madrid Spain Chapter Nivel de Autoridad: En caso de conflicto con otras de las organizaciones implicadas en la elaboración y/o difusión de la norma se trasladarán al sponsor del proyecto (presidente del PMI Madrid Spain Chapter).

Business case (¿Por qué se está haciendo?)

Si bien en los últimos años ha aumentado en España el desarrollo de la profesión del Director de Proyectos (por ejemplo en el año 2011 se ha producido un incremento de más del 45% de número de socios en el PMI Madrid Chapter) se ha considerado que la publicación de la ISO 21500 puede convertirse en un factor determinante que impulse la implantación de la gestión de proyectos en relación a los siguientes aspectos: 1. Crear un estándar que englobe las diferentes metodologías y marcos de trabajo existentes en la actualidad (PMI,

PRINCE2, BS, DIN, etc..) definiendo un “lenguaje universal“ en gestión de proyectos, clave para el mercado global y la internacionalización de nuestras compañías.

2. Describir a grandes rasgos los conceptos y los procesos que se consideran buenas prácticas en gestión de proyectos, lo que facilitará el conocimiento de los mismos a la gerencia de las empresas y a los sponsors de los proyectos, necesario para el entendimiento y apoyo a sus Directores de Proyecto.

3. Contribuir a la implantación de la gestión de proyectos en cualquier organización que trabaja por proyectos, con independencia de su sector y tamaño favoreciendo en consecuencia el beneficio de la sociedad (por ejemplo a través de las ONG)

Este proyecto tratará de cubrir todas estas expectativas y convertirlas en requerimientos del proyecto.

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1. Justificación y descripción del proyecto 2. Objetivo y Criterios de éxito del proyecto 3. Alcance 4. Planificación 5. Presupuesto 6. Equipo de Proyecto 7. Gobierno de Proyecto y Plan de Comunicación 8. Riesgos y oportunidades de alto nivel

Project Charter

2. Objetivo y Criterios de Éxito del Proyecto. Objetivos: Creación de una Guía de Ayuda en la Implantación de la Norma ISO 21500, destinada a entidades interesadas en seguir dicha norma en la dirección de los proyectos desarrollados en sus organizaciones. Promover la implantación de esta guía en empresas que trabajan por proyectos mejorando la eficiencia en la gestión de los mismos. Criterios de Éxito: - Guía publicada cumpliendo el alcance definido y en el tiempo planificado. - Guía publicada con la calidad adecuada al público objetivo al que se dirige: entidades que deseen implantar la Norma ISO 21500 en la dirección de los proyectos desarrollados en sus organizaciones. Debe por tanto ser coherente con otros estándares y estar elaborada con el rigor de una publicación científica.(para medir esta calidad, se efectuará una encuesta postproyecto, que recogerá el nivel de satisfacción de las organizaciones de la muestra) - Guía útil y viable para implementar por parte de las entidades objetivo que la podrán emplear. (para medir este criterio, se efectuará una encuesta postproyecto, que recogerá el nivel de satisfacción de las organizaciones de la muestra, así como el nivel de uso alcanzado por la Guía.)

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Project Charter

3. Alcance.

Contenido. Existen dos alcances diferenciados: Alcance 1: Enfoque a proyectos (principal usuario: Directores de Proyecto) Este alcance es una guía que utilizaría un PM que empezara un proyecto conteniendo: - Procesos ubicados en el tiempo (a ser posible en un Gantt) ordenados de izqda. a dcha. (frente al PMBOK que está ordenado de arriba hacia abajo) - Cada proceso tendrá inputs, outputs y técnicas y herramientas (obtenidas del PMBOK o de otros libros de buenas prácticas) - Cada proceso tendrá modelos para que un Director de Proyectos con poca experiencia y sin certificación (PMP, PRINCE2) pueda tomarlos de partida desarrollando a posteriori los suyos propios, adaptándolos a su negocio - Cada modelo llevará un ejemplo resuelto basado en nuestro proyecto “Realizar una paella en Domingo” - Cada proceso tendrá KPIs (métricas) que le permita medir al Director de Proyectos la eficiencia de ese proceso. Luego él determinará que métricas considerar y en que procesos.

Project Charter

Alcance 2: Enfoque a empresas que ejecutan proyectos (más usuarios: Project Managers, Gerentes, PMOs, Sponsors) Este alcance es una guía que utilizaría el responsable de la implementación del sistema de gestión de proyectos en la organización (un Director de Proyectos, una PMO, un gerente): - Requisitos que tiene que tener la organización (por ejemplo un sistema de gestión documental, un sistema de aprobación de cambios, criterios de selección de proyectos críticos o estratégicos, entre otros.) - Puntos más importantes a tener en cuenta para el éxito de la implantación. Aquí se considerarán los modelos o checklist, incluso una posible encuesta previa (tipo modelo de madurez) que permita conocer el punto de partida y, en función del mismo, definir el plan de acción. - Pasos que se deben seguir en el tiempo con una planificación tipo, así como métricas (KPIs) para monitorizar dicha implantación. - Este proyecto de implantación se podría plantear como un proyecto siguiendo la guía del alcance 1.

Project Charter

Aplicación de la Guía: La Guía será de fácil aplicación, válida para diferentes sectores y tipos de empresas (independientemente de su tamaño o madurez en la implantación de metodologías de Dirección de proyectos). Entregables del Proyecto: - Project Charter. - WBS - Cronograma - Plan de respuesta a riesgos - Guía de Aplicación. - Encuesta para completar alcance del proyecto. - Plan de Difusión. - Plan de seguimiento (con nueva encuesta postproyecto) de aceptación/uso/implantación de la Guía.

Project Charter

Supuestos: Publicación de la ISO 21500 en Noviembre de 2012. (Oficialmente prevista publicación 31.08.2012. Se espera posible replanificación en la fecha de la publicación considerada. Publicación del PMBOK-5 en Diciembre 2012. La iniciativa no requerirá presupuesto en la fase de elaboración de la guía, si bien se están analizando las posibilidades de financiación (subvenciones, patrocinios, etc..) para potenciar la fase de difusión. Restricciones: Tiempo dedicado: Trabajo realizado por voluntarios. Deslocalización del equipo de trabajo. Otra restricción importante para la difusión internacional del proyecto es la presentación de una ponencia en el PMI Global Congress 2013 (Estambul 22-24/04/2013).

Restricciones

La publicación de la guía debe ser posterior (pero sin que exista demasiado tiempo entre ambas) a la publicación de la ISO 21500. Si bien la fecha teórica es el 31/08/12, se considera probable el retraso de la publicación de la Norma y se deben tener en cuenta otras fuentes (ver ejemplo adjunto) y ajustar en función el planning del proyecto.

Fuente: Australian Mirror Committee (http://www.mb12.org.au/)

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Project Charter

4. Planificación.

Fase Inicio

Fase Diseño

Fase Desarrollo

Desarrollo Project Charter

Validación Project Charter

Organización Equipo de Proyecto 14.04.2012

11.05.2012

08.06.2012

Estructura temporal procesos Subject Group 29.06.2012

Desarrollo y Lanzamiento de Encuesta 15.06.2012

Recogida de datos encuesta y análisis 16.07.2012

Desarrollo Primera Versión Guía de Ayuda 28.09.2012

Comentarios Asesores Externos e integración de los mismos

14.11.2012

Lanzamiento Guía: 15.11.2012.

Difusión

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5. Presupuesto

Se tratará de realizar la iniciativa en su conjunto con Presupuesto 0. Para ello: - Se contará con el trabajo de voluntarios de PMI como miembros del equipo.

- Se contará con el trabajo voluntario de asesores expertos en la Dirección de Proyectos y en el desarrollo de la ISO 21500.

- Se contará con el trabajo voluntario del Sponsor del Proyecto, el Presidente del PMI Madrid Spain Charter.

- PMI Madrid Spain Charter apoyará la iniciativa para el desarrollo de las encuestas planteadas y su divulgación.

- La empresa Bull, Architect of an Open World, presta sus instalaciones en Madrid para las reuniones presenciales necesarias.

- Se utilizarán plataformas de Software libre para la Dirección del Proyecto, la Divulgación del mismo y la Comunicación de los

miembros del equipo.

- Se recogerán las consideraciones de expertos en la materia, que participarán en el desarrollo de la iniciativa, a través de sus comentarios en las redes sociales y en los blogs creados para el proyecto.

- Se requieren 11.500 EUR para la Fase de Difusión, que se intentarán alcanzar a través de Subvenciones y Patrocinios.

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6. Equipo de Proyecto

Para organizar el trabajo y realizar el WBS, se divide el alcance tanto del proyecto como del análisis en base a los 10 Subject Groups incluidos en el borrador de la Norma ISO 21500. Se identifican inicialmente los siguientes roles en el proyecto: • Sponsor del Proyecto: Francisco Javier Rodriguez Blanco, Presidente del PMI Madrid Spain Charter. Liderará la iniciativa y desbloqueará los conflictos que

surjan, para alcanzar los objetivos del proyecto.

• Dirección del proyecto: Mario Coquillat y Maria del Acebo Sánchez-Macián. Realizarán funciones similares a las de un miembro del equipo en relación al subject group asignado, así como coordinar las tareas necesarias para el desarrollo del proyecto y liderar la comunicación con los stakeholders de la iniciativa.

• Miembros del equipo de proyecto (ver página siguiente) . Será responsable tanto del análisis del subject group que se le ha asignado en la matriz RAM

como de las tareas asociadas a dicha área de conocimiento en el proyecto (por ejemplo el área de stakeholders realizará el "análisis stakeholders" y el área de alcance el "WBS"). Asimismo tienen la labor de aprobar el trabajo realizado por el resto de los miembros del equipo de proyecto

• Community manager (Javier García Barros) . Liderará la difusión del proyecto en las redes sociales (blogs, Linkedin, Twitter) analizando su impacto. • Analistas del interés de las empresas en la implantación de la ISO 21500. (Jorge Yaco – PMI Madrid & Cristian Soto – PMI Santa Cruz). Liderarán la

elaboración de una encuesta a los socios de los capítulos del PMI (inicialmente planteado en el PMI Madrid Chapter y en el PMI Santa Cruz ) y posteriormente analizar los resultados. Esto se consideraría un entregable del proyecto y un input a tener en cuenta en la guía a elaborar.

• Asesores Externos:. Expertos en Dirección de Programas y Proyectos y en la norma ISO 21500, aportarán sus consideraciones y mejoras y validarán los entregables desarrollados en el trascurso del proyecto.

Equipo de Proyecto. Matriz RAM

Subject Group Responsable

Integration Jesús Guardiola

Stakeholders Mario Coquillat

Scope Sancho España

Resource Javier García Barros

Time Santiago Penabella

Cost Maria Blanco

Risk Daniel Echeverría

Quality Paloma Giraudo

Procurement Nicolás Martín

Communication María del Acebo Sánchez-Macián

Equipo de Proyecto. Estructura

Comité de Seguimiento

Equipo de Proyecto

Project Managers Mario Coquillat

María del Acebo Sánchez-Macián

Francisco Javier Rodriguez Blanco (Sponsor)

Jesús Guardiola

Sancho España

Javier García Barros

Santiago Penabella María Blanco

Daniel Echeverría

Paloma Giraudo

Nicolás Martín

Jorge Yaco

Cristian Soto

Asesores Externos

Stakeholders (¿Quién se ve afectado o tiene influencia en el proyecto?)

Usuarios finales de la Guía de Ayuda desarrollada: Dirección de las entidades, PMOs, mandos intermedios funcionales, PMOs y

Directores de Proyectos) La Guía ha de estar dirigida a estos perfiles que la utilizarán, tanto para el mejor conocimiento de lo que a Dirección de Proyectos se refiere, como a la relación de pasos necesarios en la implantación de la Norma ISO 21500 en el desarrollo de sus proyectos.

Asociaciones de gestión de proyectos y consultores involucrados en la elaboración y/o difusión de la ISO 21500. Se tratará de involucrarles en esta iniciativa y comunicarles adecuadamente nuestros objetivos para conseguir sinergias.

Asesores externos. Validarán las conclusiones del análisis así como entregables clave (por ejemplo el project charter). Proceden de diferentes sectores (Comité de Dirección de Sector Industrial, Sanidad, Universidades, PMI, Administración Pública, Formación, Participantes en la elaboración de la norma, Consultoría, Soluciones PPM).

Sponsor del proyecto. (Francisco Javier Rodríguez Blanco) Apoyará la iniciativa desde la presidencia del PMI Madrid Chapter facilitando los recursos disponibles en el mismo, validará las decisiones principales del proyecto y ayudará a desbloquear los conflictos que puedan surgir.

PMI Madrid Chapter. Apoyará y difundirá la iniciativa, facilitando plataforma para elaborar encuestas. Otros capítulos PMI. Facilitarán la difusión y elaboración de encuestas. Miembros de las redes sociales (Linkedin, Twitter) y blogs. Favorecerán la difusión del proyecto y darán su punto de vista a través de

los comentarios a los entregables. Sociedad. Se favorecerá de la difusión y aplicación de las buenas prácticas en gestión de proyectos.

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7. Gobierno de Proyecto y Plan de Comunicación

- Comunicaciones virtuales del equipo bajo demanda. Se empleará herramienta de Comunicación Interna Yammer.

- Gestión de tareas utilizando la herramienta Gedpro. - Reuniones presenciales mensuales del equipo de Proyecto.

- Informes de seguimientos mensuales, dirigidos a Stakeholders. - Actualización de los blogs en castellano e inglés, bajo demanda:

http://grupoiso21500.blogspot.com.es/ http://iso21500analysis.blogspot.com.es/

- Cuenta Twitter para comunicar de forma inmediata novedades y avances de interés @grupo_iso21500

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8. Riesgos y oportunidades de alto nivel (oportunidades y amenazas)

Se identifican los siguientes riesgos del proyecto, para los cuales se definirá un plan de respuesta:

Internos:

Amenaza. Incumplimiento de plazos por el equipo de proyecto. Amenaza. Lo ambicioso del proyecto tanto en campo de aplicación (sectores de negocio, tamaño de empresa,

tipos de proyecto) como de difusión (nacional e internacional) puede llevar a la realización de una guía demasiado generalista así como dificultar el cumplimiento de los objetivos definidos.

Externos:

Amenaza. Guía no útil ni aplicable.

Amenaza. Guía no aceptada.

Amenaza. Conflicto con otras asociaciones de gestión de proyectos y consultores implicados en la elaboración, difusión e implementación de la ISO 21500.

Amenaza. Falta de captación de los requerimientos de nuestros stakeholders, de manera que el producto final no cubra

sus expectativas por falta de comunicación y/o integración de forma adecuada en los entregables. Amenaza. Las variaciones en la fecha de publicación de la norma vinculado a la necesidad de difundir la guía poco

después de la misma pueden llevar a una replanificación del proyecto.

Oportunidad. Ser capaces de difundir la guía en las organizaciones y en concreto a sus gerentes puede facilitar la implantación de la ISO 21500 en las mismas y en consecuencia las buenas prácticas en gestión de proyectos, potenciando el desarrollo de la profesión de Director de proyectos.