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Universidad Hispanoamericana.
Ingeniería en Informática.
Diseño de Sistemas.
Análisis de un Bufete de Abogados:
Oficentro Quepos, Abogados.
Estudiante:
Isis Morales U
Profesora:
Carmen Lorena Palma.
II Cuatrimestre 2011
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Índice
Índice .................................................................................................................................................... 2 CAPÍTULO PRIMERO: .................................................................................................................... 3 PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN.............................................................................................. 3 INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................... 4
4 Alcances y Limitaciones ........................................................................................................... 8 5. Reseña Histórica ............................................................................................................................ 11
5.1 Datos del Bufete ................................................................................................................... 11 5.2 Reseña Histórica .................................................................................................................. 11 5.3 ORGANIGRAMA ............................................................................................................... 12
6 Misión y Visión ............................................................................................................................... 12 6.1 Misión .................................................................................................................................. 12 6.2 Visión ................................................................................................................................... 12 7 Servicios Brindados ................................................................................................................ 13
8. Entradas y Salidas del bufete ......................................................................................................... 15 8.1 Entradas ................................................................................................................................ 15 8.2 Salidas .................................................................................................................................. 15
9. Procesos y Subprocesos del Bufete ................................................................................................ 15 10. Definición de Requerimientos Funcionales ................................................................................. 16 11. Base de datos ................................................................................................................................ 21 12. Interfaz ......................................................................................................................................... 22 CONCLUSIONES ............................................................................................................................. 25
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I Parte
CAPÍTULO PRIMERO:
PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
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INTRODUCCIÓN
En la actualidad, el analisis y diseño de la información están muy desarrollados, porlo que es relativamente fácil la creación de herramientas que se adapten a las
necesidades de las diversas empresas, sin importar el negocio o industria de la que se
esté hablando, además de la expansión de los tiempos que las empresas implementan
en los sistemas que utilizan, los cuales están avanzando junto a la tecnología;
económicamente hablando la empresa se verían beneficiado, ya que se reducen los
costos y se tendría con mayor precisión y rapidez la información requerida por cada una
de las empresas.
Una firma de derecho debe tener la capacidad de adaptarse, de estudiar, y de preparase
continuamente para ofrecer opciones nuevas, creativas, y diferentes a los Clientes.
Hoy por hoy el ejercicio del derecho requiere que los profesionales sean personas pro-
activas. Por ello, los abogados se capacitan de forma constante para modernizar y
reforzar sus conocimientos.
Los bufetes cuentan con uno o más profesionales en ciencias jurídicas y económicas que
han entendido el progreso y avance de los tiempos y la necesidad de ajustarcontinuamente sus capacidades para asesorar mejor a sus clientes.
Estos profesionales, no sólo resuelven sobre lo pasado sino también asesoran sobre el
futuro, y dan a nuestros clientes una visión completa de las situaciones que enfrentan,
tanto sus empresas como el país y el mundo.
Los miembros de un despacho deben contar con la experiencia, la madurez, y la sabiduría
de los años, así como con la energía, la creatividad y la innovación de las jóvenes
generaciones. Esta fórmula brinda la capacidad de ofrecer al Cliente un servicio legal de
la más alta calidad, que amalgama el dinamismo con la prudencia en la toma de
decisiones.
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1. Planteamiento del problemaEl gran incremento que ha habido en los últimos años y la apertura comercial de
Costa Rica en el mercado internacional provoca que las Empresas nacionales einternacionales compitan entre sí, esto lo podemos ver en la cantidad de ofertas que
realizan las Empresas para ver cual obtiene la mayor afluencia de clientes, por ejemplo, si
tomamos especialmente los despachos de abogados con servicios similares al del
Oficentro Quepos, Abogados, podríamos ver que el hecho de tener un sistema
automatizado de control de los expedientes en los diversos casos, es indispensable, ya
que la gran parte de Empresas dedicadas a esto tienen un sistema automatizado. Esto
que sucede en un plano nacional también sucede entre países subdesarrollados y a suvez entre potencias económicas. A nivel mundial existen tecnologías que se están
desarrollando cada día más, estando a la vanguardia del desarrollo industrial y de
servicios tecnológicos.
Debido a que su actividad principal se refiere al servicio legal, se ve en la necesidad
de registrar sus diferentes movimientos financieros, contables, en documentos manuales,
por lo cual, la empresa actualmente no tiene una adecuada Administración y Control de
los respectivos expedientes ya que no puede lograr que la información fluya de la formaadecuada y lograr la exactitud de información.
Además, debido a la poca afluencia de clientes y problemática económica los
procesos se realizan de forma larga y tediosa, pudiendo así lograr la poca confabulación
en la información; por lo que se piensa en la necesidad de realizar un sistema que
automatizado que administre y controle los despachos de abogados en el país, así como
los movimientos que se realizan.
1.1 Descripción del problema
En la actualidad el Oficentro Quepos, Abogados es una pequeña compañía que no
tiene una estructura organizacional muy amplia, lo cual hace muy difícil su Administración
y control.
Una de las más grandes desventajas que posee por sus pequeñas dimensiones, es
que no es posible llevar un control de sus casos por tipo de derecho ejercido en un solo
sitio. No obstante, esto ha tenido muchas desventajas, tales como: Un costo excesivo en
material de oficina, y que éstas lleguen a desperdiciarse por funciones innecesarias,
causando que se invierta nuevamente en los recursos. Al no llevar un adecuado control se
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ha visto un incremento en los expedientes, esto debido a que se sacan nuevamente copia
de ellos, y esto hace que al existir tanta manipulación de documentos facilita a que la
información no sea confiable.
Desde hace varios años, se ha venido dando un empeorado deterioro en el manejo
de la documentación y el planeamiento de las tareas implicadas en esta. Esto actualmente
acarrea una serie de consecuencias negativas para el bufete, en las cuales los principales
afectados han sido los clientes, al no existir controles que garanticen eficiencia y calidad
en las labores, además de informes oportunos sobre sus operaciones en trámite, con
tiempos de respuesta satisfactorios.
Son todos estos aspectos los que hacen evidente la necesidad de sincronizar las
operaciones con base en el ingreso y circulación de los datos, para corregir una situación
que, en alguna medida, frena el progreso y se opone a los objetivos organizacionales.Ofrecer servicios actualizados de información en atención a las necesidades y
requerimientos de los usuarios del este despacho, para que la organismo tenga fuertes
bases que le permitan encaminarse en el cumplimiento de su visión y sus respectivas
metas.
Es evidente la necesidad de aplicar nuevos procesos en el manejo de
documentación que administra, analizando los procedimientos actuales para rediseñar
nuevos procesos que sean más ágiles y eficientes, más amigables y prácticos.
Síntomas del Problema
Descontrol en los registros de los respectivos expedientes.
Causa del Problema
La elaboración manual de cada uno de los procesos. No existe información detallada del cliente.
No existe un modulo de seguimiento para cada caso.
Efectos del Problema
La pérdida y duplicado de documentación.
Pérdida de información sobre los casos.
Pérdida de recursos monetarios.
Pérdida de Clientes.
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2. Formulación del problema
¿Cómo llevar un control más ágil y eficiente que permita la veracidad de
información para el sistema de Administración y Control de Expedientes de Oficentro
Quepos, Abogados y Notarios?
3. Justificación del ProblemaLa problemática planteada anteriormente ha traído una cadena de consecuencias
que afectan tanto a la empresa como los usuarios que manipulan la información. Estas
repercuten en los tiempos de respuesta para atender los requerimientos de los usuarios,
pues el constante crecimiento de solicitudes hace difícil una buena administración de lasprioridades para una pronta resolución.
No existen controles que permitan generar reportes de saldos, movimientos de
cuentas y asientos de contabilidad que deben de ser realizados.
El extravío o traspapelado de documentos a causa de los grandes volúmenes del
flujo correspondencia que debe manejar la empresa, así como también el duplicado de la
documentación, en ocasiones se da poco compromiso por parte de los usuarios en cuantoa la precisión y cumplimiento de requisitos en los tiempos establecidos, ya que no existe
un control detallado en los procesos.
Son éstas las principales consecuencias de la situación actual que maneja el bufete
Oficentro Quepos, Abogados, las cuales justifican claramente los propósitos de esta
investigación en busca de una ágil y eficiente solución.
3.1 Objetivos de Investigación
Este estudio buscará mediante sus objetivos diseñar una propuesta que aldesarrollarse, le permita a la organización reducir los costos en el material solicitado por
los usuarios y mejorar el control de emisión de reportes que permiten la confidencialidad
de la información; además de un mejor seguimiento de procesos.
3.1.1 Objetivo General
Elaborar un sistema de Administración y Control de Expedientes de un Bufete de
Abogados, con el fin de disminuir el tiempo de respuesta, descartar los procesos
manuales, poder generar mayor confiabilidad en la información.
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3.1.2 Objetivo Especifico
Obtener el conocimiento necesario sobre el sistema utilizado actualmente, para
generar una óptima administración en los nuevos procesos que utiliza el bufete,
para identificar el causante del problema y buscar soluciones alternativas.
Llevar a cabo los estudios técnicos, y económicos, además del diseño de la nueva
estructura de documentación que saldría de la creación de los nuevos procesos,
para asegurar la formalización de la propuesta del Sistema de Administración y
Control de Expedientes.
Realizar el diseño específico de lo que se quiere realizar en la nueva propuesta
basada en: base de datos, diagramas, pantallas, entre otros; que se creara para el
nuevo Sistema de Administración y Control de Expedientes.
Crear un componente que se encargara de los procesos de seguridad, para que no
se filtre información y evitar la fuga de datos.
4 Alcances y Limitaciones
4.1 Alcances
El propósito de este proyecto es analizar detalladamente la empresa para poder
diseñar, programar y desarrollar un sistema informático que cumpla con las necesidades
de la empresa, con el fin de mejorar los procedimientos actuales, así como brindar mayor
seguridad y exactitud en la información para evitar la pérdida de información o datos
erróneos en las bitácoras. Debe elaborarse un diseño adecuado de base de datos que
asegure y demuestre estabilidad, seguridad y facilidad al respaldar la información.
En esta base de datos se deben identificar las variables que intervienen en el
proceso y los problemas que se dan, además, requiere elaborar un diseño estructurado y
ordenado de las tuplas donde se almacenará la información, y los procedimientos propios
de los diferentes movimientos entre cuentas.
Existen otra serie de alcances que son:
Diseñar una estructura de Base de Datos que permita la manipulación de los datos
que maneja la empresa manualmente: lograr diseñar una estructura de Base ajustada
a los procedimientos que actualmente se desean computarizar.
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Seguridad en el manejo de la información: diseñar un modulo de seguridad que limite
el acceso a los datos de cada uno de los usuarios, para tratar de eliminar la
manipulación de la información.
Procesar gran cantidad de datos en poco tiempo y con mínimos costos: con la
automatización de los procesos se pretende aprovechar de una manera más eficiente
el tiempo logrando la reducción en los costos debido a la disminución de los costos.
4.2 Limitaciones
Entre las limitaciones encontradas en este estudio son varias. Una gran limitación es la
escasez de información del bufete, por consiguiente, solamente fue posible encontrar
material referente a las técnicas de manipulación de expedientes, no fue posible hallar
alguna referencia que describa claramente un proyecto similar, de donde pudieran
medirse sus efectos o resultados, y así formular bases sólidas para el realizar esta
investigación, no dejando otra opción más que comenzar con la exploración de estos
aspectos que realiza otro despachos de abogados.
Realizar el diseño de un sistema que cubra todas las necesidades que los
usuarios requieren, cuando estos mismos no disponen de tiempo suficiente para cooperar
con las labores de recopilación de información, diseño y pruebas del sistema. Un aspecto
importante es que la empresa no cuenta con un estudio o proyecto en el cual se pueda
tener una base de donde partir.
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Capítulo II
ANTECEDENTES Y CONTEXTO TEORICO
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5. Reseña Histórica
5.1 Datos del Bufete
Nombre del Bufete: Oficentro Quepos, Abogados y Notarios
Ubicación de la empresa
Quepos, de la farmacia Quepos, 50 mts oeste, segundo piso.
5.2 Reseña Histórica
Es una Firma de Abogados & Notarios que brinda servicios legales especializados en
materia comercial, corporativa y de negocios, mediante la asesoría con “visión legal e
instinto de negocios “requerida por individuos y aquellas personas encargadas de tomar
decisiones en las empresas, a través de firmas legales corresponsales.
Establecida en 1998, ha ganado una sólida reputación por proveer con éxito, servicios
profesionales personalizados de la más alta calidad, con actitud ganadora y la
determinación por la satisfacción del cliente, lo que le ha distinguido en el ámbito legal y
de negocios.
El objetivo de este despacho es lograr las soluciones legales y de negocios que Usted
requiere para enfrentar los retos, con los estándares más altos de confiabilidad y de
eficacia. El compromiso permanente para resolver las necesidades de nuestros clientes
de manera eficiente y en resguardo de sus intereses, con la convicción de valores éticos y
profesionales, nos han permitido mantener confiables y duraderas relaciones de trabajo a
través de los años, con clientes nacionales e internacionales.
Por nuestra formación académica y participación activa en el campo de los negocios,
planteamos soluciones directas con un enfoque práctico, aportando decisiones
congruentes a las necesidades y oportunidades del proceso de globalización.
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5.3 ORGANIGRAMA
6 Misión y Visión
6.1 Misión
“Ofrecemos a nuestros clientes el mejor servicio de asesoría jurídica de manera
personalizada, con calidad, eficiencia y ética en todos los sectores del país”.
6.2 Visión
“Ser reconocida a nivel nacional como una organización de abogados que ofrecen y
garantizan los más altos estándares de calidad en el servicio con ética profesional para el
beneficio y éxito de nuestros clientes”.
Como principales objetivos organizacionales tiene:
Objetivo General
Atender las necesidades de los usuarios del bufete de abogados, en este
caso especifico se tratará de asesorar al cliente y brindar una solución al
problema.
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Objetivo Especifico
Aplicar los procedimientos según del bufete con relación al caso.
Aplicar las normas de cortesía de la institución con respecto al trato de clientes.
Aplicar las normas de seguridad de la institución con relación discreción con lainformación brindada por el cliente.
7 Servicios Brindados
Este Bufete brinda algunos servicios como lo son:
Derecho civil:
Es el conjunto de principios y normas jurídicas que regulan las relaciones más generales y
cotidianas de la vida de las personas, considerando a las personas en cuanto tal, como
sujeto de derecho, o como aquel que rige al hombre como tal, sin consideración de sus
actividades peculiares. Entre ellas están:
Separación y Divorcios,
custodia de menores-Patria potestad,
Reconocimiento de hijos-Pensiones de Alimentos,
Liquidación de Gananciales por Matrimonio y Custodia de Menores,
Indemnizaciones por daños
Incumplimiento de contratos-Propiedad
Posesión uso de contratos entre particulares
Prescripción de propiedades-Como dato
Fianzas de cumplimiento y garantía de obligaciones
Derecho laboral:
Es el conjunto de principios y normas jurídicas que regulan las relaciones entre empleado,las asociaciones sindicales y el estado. Entre ellos están:
Despidos improcedentes Reclamaciones de cantidad del pago Cálculo de indemnizaciones-Suspensión, rescisión y terminación de las relaciones
y contratos de trabajo Elaboración de actas con motivo de faltas de trabajo
Estudios económicos por despido Procedimientos judiciales y preparación de demanda-Accidentes de trabajo,
invalidez
Asesoría Jurídica para la elaboración de contratos de trabajo Atención y Capacitación para el manejo de crisis laborales
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Derecho Penal:
Es la rama del derecho que establece y regula el castigo de los crímenes o delitos, a
través de la imposición de ciertas penas. Entre ellas:
Averiguación previa, proceso penal Libertades provisionales
Fianzas para garantizar la reparación de daños Delitos de lesiones Violencia doméstica Alcoholemias delito contra la seguridad de tráfico Robos con fuerza Derecho penitenciario, Visitas Desplazamiento de presos
Derecho Comercial:
Es el conjunto de normas relativas a los comerciantes en el ejercicio de su profesión, a losactos del comercio legalmente calificados como tales y a las relaciones jurídicas
derivadas de la realización de estos. Entre ellos están:
Constitución de sociedades anónimas Constitución de cualquier tipo de sociedad cooperativa Asesoramiento para juntas de accionistas Emisión, registro y enajenación de acciones Elaboración y formalización de actas de asamblea, consejos y comités Fideicomisos, gestoría notarial y contratos Disoluciones, fusiones, reestructuraciones y accesiones de sociedades Cobranza y gestión de negocio Elaboración, revisión y dictamen de instrumentos legales Auditoria Legal Otorgamiento de poderes Marcas, patentes y derechos de autor.
Derecho Administrativo:
Se encarga de la regulación de la administración pública. Entre ellos están:
Reclamaciones al trasporte público. Empresa municipal de la vivienda, Expropiaciones por sociedad de inmuebles o terrenos Reclamaciones a hospitales públicos Reclamaciones por contaminación acústica Reclamaciones ante la Secretaría de Hacienda por errores en la tributación de
impuestos entre otros.
Derecho Familiar:
Es el conjunto de normas e instituciones jurídicas que regulan las relaciones personales y
patrimonios de los miembros que integran las familia, entre sí. Tales relaciones se originan
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a partir del matrimonio y parentesco. Entre ellos están:
Regímenes patrimoniales Nulidad matrimonial Separación matrimonial Divorcio Filiación y Adopción Patria potestad Autoridad parental Tutela Estado civil Derecho de alimentos
8. Entradas y Salidas del bufete
8.1 Entradas
Expedientes del caso a resolver.
Notificación de la demanda, pleito u otro.
Citación de conciliación
8.2 Salidas
Reportes del estado de los procesos
Ficha y propuesta de conciliación
Contestación de demanda
Informes del estado del juicio
Informe de sentencia
9. Procesos y Subprocesos del Bufete
1-El usuario o cliente entrega la información del caso a tratar.2-El abogado, estudia preliminarmente el caso, asesora al cliente y lo representa en esa
situación.
Subprocesos:
2.1 Verifica el estado del caso
2.2 Ordena el trámite prioritario
2.3 Solicita los antecedentes
2.4 Discute los hechos con los involucrados.
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3- Estructura la defensa o demanda
Subprocesos:
3.1 Presenta personalmente la demanda y/o contestación, según el caso.
3.2 Discute los hechos con los involucrados.
4- Dar el seguimiento correspondiente
Subprocesos:
4.1 Participar en las pruebas, así como también en las audiencias.
4.2 Alegar la conclusión
4.3 Notificar la sentencia
4.4 Interponer recursos y recibir la notificación.
4.5 Además de obtener copia de la sentencia con la firma correspondiente.
5- Archivar el expediente.
Subprocesos:
5.1 Almacenar todos los documentos y pruebas relacionadas con el caso.
10. Definición de Requerimientos Funcionales
Proceso-PE01
Nombre: Solicitud de Servicio
Entradas
Formulario llenado por el cliente, con los datos personales como: nombre completo,numero de identificacion, telefono, direccion; así como también el formulario deberá
contar código del mismo, Fecha, Tipo de servicio: se clasificará en Notarial y Legal.
Descripción
Proceso en el cual el encargado, en este caso la Secretaría deberá contar con unformulario, que le entregará al cliente, y el mismo deberá describir el servicio a requerir,en la descripoción debera incluir detalladamente la situacion en caso de ser legal; lasecretaría deberá determinar el tipo de servicio: notarial o legal, y en caso de ser unservicio legal está deberá asignar el tipo de servicio legal: los tipos se servicio legal seclasificaran en Familiar, Laboral, Penal y Civil.
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Salidas
# Solicitud
Proceso-PE02
Nombre: Crear Expediente
Entradas
#Solicitud, Tipo de Servicio.
Descripción
Se procederá a crear una tabla con el nombre del cliente, se creara un expediente fisico,en el cual se anotarán los datos de la solicitud, se deberá incluir una copia de la céduladel cliente y una copia de la solicitud, se debera incluir tambien en la tabla que tiene elnombre del cliente en la base de datos. Se le asignará un número al expediente; crearuna tabla para la agenda, en la cual se asignara todas las fechas de citas, reuniones oalgun otro evento. Una vez terminado el expediente se le entregará al abogado para queestudie el caso.
Salidas
# Expediente y Fecha de la cita
Proceso-PE03
Nombre: Análisis y Estudio del Caso.
Entradas
# Expediente y Fecha de la cita
Descripción
Él día de la cita el cliente le terminará de explicar el caso o la situación al abogado, este loanalizará detalladamente. Una vez analizado, le Brindará asesoramiento, algunas posiblessoluciones.
El Cliente determinará si quiere ser representado por el abogado o no; en caso de si serrepresentado el abogado deberá verificar el estado del caso e informar al cliente. Todo seanotará en el Expediente
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Salidas
#Expediente
Proceso-PE04
Nombre: Estructurar la defensa o demanda del caso
Entradas
#Expediente
Descripción
Si no se llegará a algún acuerdo, el abogado deberá preparar junto con el cliente laestructura de la defensa, con los datos más relevantes y de ser necesario testigos paraenfrentar dicho caso.
Se procederá a presentar la defensa y/o contestación y guardar una copia en elexpediente.
Salidas
# Expediente
Proceso-PE05
Nombre: Dar el seguimiento correspondiente al caso.
Entradas
# Expediente
Descripción
Tanto el abogado como el cliente deberán asistir a las audiencias que sean necesariashasta recibir una solución o sentencia; así como también participar en las pruebas, de serposible presentar testigos. Si la conclusión del caso, no es la deseada por el cliente; sedeberá alegar la conclusión.
Notificar a las partes interesadas sobre la sentencia, y guardar una copia de la sentencia
en el expediente.
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Salidas
#Expediente, Sentencia
Proceso-PE06
Nombre: Archivar el expediente
Entradas
#Expediente, Sentencia
Descripción
Una vez concluido el caso, el abogado deberá archivar todos los documentos y pruebasrelacionadas con el caso; de ser posible crear una copia del expediente, en caso de que sepierda el original.
Salidas
Archivar Expediente
UML – Caso de Uso Diagrama Completo
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Modularización
Base de datos
Usuario Cliente Expediente SolicitudNO
Bufete Abogados
Seguridad Crear contrato
Incluir VerificarEstado del caso
Incluir CrearSolicitud
Servicio
Incluir CrearExpediente
Alegar conclusión
Participar pruebas
Incluir Tipo deServicio
Incluir discutirHechos involucrados
Solicitud antecedente
Incluye interponerrecursos
Brindar servicioLegal
Dar seguimientoCorrespondiente
usuario_idDescripcion
Cliente_idCliente_nombreCliente_apellido1Cliente_apellido2Cliente_TelCliente_DireccionExpediente_NoSolicitud_No
Expediente_NoTipo_caso_NoDescripcionCliente_id
Solicitud_idCliente_idDescripcionTipo_caso_No
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Interfaz
14.1 Salida Usuario
14.2 Pantalla Principal
Menu
Pantalla Principal - 1 x
Inicio Reportes Mantenimientos Ayuda
Cliente Clientes Empleados Acerca de…
Contrato Empleados Expedientes
Solicitud Casos Clientes
Salir
ClienteCliente - 1 x
Inicio
Cliente
Fecha: 17/10/2011
Nuevo Buscar: Filtrar
Cedula Nombre Apellidos Telefono Direccion
Agregar
Modificar
Eliminar
Nombre
Contraseña
Aceptar Cancelar
- 1 x
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Crear Expediente:En está interfaz el abogado podrá crear, modificar, agregar o bien eliminar información delexpediente.
Expedientes - 1 x
Inicio
Cliente
Expedientes Fecha: 17/10/2011
Nuevo Buscar: Filtrar
Cod.: Cliente:
Tipo Servicio: Descripcion:
Descripcion Detallada del Caso
Agregar
Modificar
Eliminar
Crear
Guardar Enviar
ReportesReportes - 1 x
Fecha:
Pagina de a
No Contrato Nombre Cliente Telefono Tipo Caso Descripcion
Oficentro Quepos, Abogados
Reporte de Clientes
Guardar
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Interfaz de Mantenimientos: En este caso es de Clientes
Mantenimiento Clientes - 1 x
No Contrato Nombre Cliente Telefono Tipo Caso Descripcion
Guardar ImprimirAgregar Modificar Eliminar
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CONCLUSIONES
Conclusiones importantes:
El bufete no solo debe recurrir a trabajar con solamente hojas electrónicas
(EXCEL), esta pueden modificadas por cualquier persona ajena al bufete.
El bufete debe establecer una nueva estructura de almacenamiento de la
información de manera que garantice información confiable y segura, que será
realmente importante a la hora de realizar informes ayudando esto a la toma de
decisiones.