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Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote

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ESCUELA UNIVERSITARIA DE TURISMO DE LANZAROTE

TURISMO DE CONGRESOS EN LANZAROTE

AUTORA: EVA ROSENDO VILLANUSTRE

TUTOR: ÓSCAR AMADOR GARCÍA


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INDICE

Abstract en español .........................................................................................V

Abstract en alemán ........................................................................................VI

Abstract en inglés .......................................................................................VII

INTRODUCCIÓN..............................................................................................1

CAPÍTULO I: PLANIFICACIÓN DE UN EVENTO

��Cómo y cuando surge el mercado de las reuniones.................................4

��Motivos del auge del mercado de reuniones.............................................6

��La organización de un evento...................................................................7

¿Quién promociona?

¿Quien organiza?

¿Quién participa?

¿Dónde y cuándo se realiza?

¿Cómo se realiza?, pasos a seguir

��Precongreso.........................................................................................18

�� Días previos y celebración...................................................................28

��Clausura...............................................................................................42

Presupuesto

CAPÍTULO II: COMPARACIÓN Y ANÁLISIS DEL MERCADO DE

REUNIONES

��El mercado de reuniones en España 1998-2002....................................47

2��Turismo de congresos en Lanzarote.......................................................62

��Evolución del mercado en Lanzarote del 2001 al 2003........................69

��El punto de vista del empresario de Lanzarote....................................83

CONCLUSIONES FINALES..........................................................................96

BIBLIOGRAFÍA............................................................................................100

GLOSARIO..................................................................................................102


� IV

ANEXOS

ANEXO I. Hoteles visitados en Lanzarote……...........................................107

ANEXO II. Logotipos de palacios de congresos.........................................112

ANEXO III. Boletín de inscripción................................................................115

ANEXO IV. Auditorio....................................................................................117

ANEXO V. Colocación de banderas............................................................119

ANEXO VI. Plano del “Proyecto Alternativa a la marina”............................122

ANEXO VII. Plano del “Proyecto Maretas”..................................................124

ANEXO VIII. Cuestionarios..........................................................................128

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ABSTRACT:

El individuo tiene la necesidad de reunirse y de conocer los avances

que la sociedad le ofrece.

El mercado de las reuniones es un sector que cada vez despierta más

interés entre agente públicos y privados gracias a su potencial de

crecimiento, la elevada capacidad de gasto de sus participantes y el

consiguiente beneficio para los destinos. Además, el carácter de calidad y

prestigio que otorgan estos segmentos contribuye de modo relevante a

mejorar la imagen de la propia ciudad y su proyección hacia el exterior.

Lanzarote se concibe como un lugar idóneo para la celebración de

reuniones, existen 20 establecimientos hoteleros que en mayor o menor

medida ofrecen sus salas a este fin, ocho de los cuales realizan una

promoción intensiva de este mercado. Con 845,9 m2 de naturaleza, 20,8ºC

de temperatura media, 13 Espacios Naturales Protegidos (ENP) y 7 Centros

de Arte, Cultura y Turismo (CACT) se convierte además en un entorno

agradable para todas aquellas actividades que complementan el mercado de

reuniones.

Este trabajo se basa en un estudio del mercado de reuniones a fin de

conocer la situación que este sector del turismo ocupa en Lanzarote con

respecto a España y a otros sectores del turismo como es el “sol y playa”.

Clasificaremos el estudio en dos capítulos: El primero de ellos trata

una referencia teórica a la historia y organización del mercado de reuniones.

El segundo capítulo nos muestra la situación del turismo de reuniones en

España, así como una evolución de ese sector del turismo en Lanzarote del

y por último un apartado desde el punto de vista de los empresarios de la

isla.

El turista cada vez más exigente y experimentado pide más de su

experiencia turística y no se conforma con la propuesta tradicional de sol y

playa.


� VI

ABSTRACT:

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Der Mensch verspührt das Bedürfniss sich mit anderen zu treffen

um die neuesten Ergebnisse des Vortschrittes kennenzulernen.

Der Konventionsmarkt ist ein Gebiet dass zunehmned Interese

erweckt,sowohl bei privaten wie auch bei öffentlichen Vermitlern,vor allem

wegen der Verbraucherkapazität der Teilnehmer und des daraus

entstehenden Profites für den Zielort.Ausserdem tragen die damit

verbundenen Qualitäts- und Prestigvorteile dazu bei das Erscheinungsbild

und die Ausenproyektion der Zielstadt zu verbessern.

Lanzarote ist aus dieser Hinsicht sehr dafür geeignet Konventionen

zu organisieren.Es gibt insgesamnt 20 Hotels die ihre Räumlichkeiten

teilweise,oder sogar ganz für diese Zwecke zur Verfühgung stellen,und

acht von ihnen fördern sogar intensiv diesen Markt.Mit 845,9 quadratmeter

Natur, 20,8 ºC Durchschnittstemperatur, 13 Naturschutzgebiete,und 7

Kunts-,Kultur- und Turismuscentern stellt es auch eine angenehme

Umgebung dar, für alle Aktivitäten die mit dem Konventionsmarkt

verbundenen sind.

Folgender Bericht basiert auf einer Studie des

Konventionsmarktes,um die Situation dieses Marktes in Lanzarote, im

Vergleich zu der Spanischen Situation,und auch zu anderen Bereichen,

wie zum Beispiel der des „Strand und Sonne-Turismus“, zu ergründen.

Wir werden diese Studie in zwei Kapitel teilen:Im ersten finden wir

eine teorische Einführung in die Geschichte und die Organisation des

Konventionsmarktes.

Im zweiten wird uns die Situation des Konventionsturismos in

Spanien sowie auch die Evolution dieses Bereiches in Lanzarote

dargestellt,gefolgt vom Standtpunkt der Geschäftsleute der Insel.

Der zunehmend wählerische und erfahrene Turist verlangt mehr

von seiner turistischen Erfahrung,und ist,mit der Traditionelen Auswahl an

Sonne und Strand, nicht mehr zufrieden.


� VII

ABSTRACT

People have the necessity to meet and to know the advances that

the society offers to him.

The market of the meetings is a sector that every wide-awake time

more interest between agent public and private due to its potential of growth,

the high capacity of cost of its participants and the result in benefit for the

destination. In addition, the quality and prestige that these segments grant,

give to the town the improve the image and its projection towards the outside.

Lanzarote is conceived like a suitable place for the celebration of

meetings, there are 20 hotels that in greater or smaller measurement offer

their rooms to this aim, eight of which they make an intensive promotion in

this market. With 845.9 m2 of nature, 20,8ºC of average temperature, 13 high

value protected environmental areas and 7 Centres of Art, Culture and

Tourism are the activities that complement the market of meetings.

This work is based in a study of the market of meetings to know the

situation that this sector of the tourism hat in Lanzarote respect to Spain and

to other sectors of the tourism like "sun and beach".

We will classify the study in two chapters: First one deal with a

theoretical reference to history and organization of the market of meetings.

The second one shows us the situation of the tourism of meetings in Spain,

as well as a evolution of that sector of the tourism in Lanzarote and finally a

section from the point of view of the industrialists of the island.

The tourist more and more demanding and experienced requests

more of his tourist experience and she is not satisfied to the traditional

proposal. People have the necessity to prove new sensations of freedom

search.


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INTRODUCCIÓN:

En los últimos años se vienen produciendo nuevos avances y

descubrimientos que mejoran, tanto la vida personal como laboral de la

sociedad.

Sin duda alguna, estos hechos, unidos a la necesidad humana de

reunirse, la mejora de los transportes, la nueva globalización hacia la que el

individuo avanza, y el interés personal y empresarial por conocer las últimas

tendencias hacen de estos avances y descubrimientos un mercado que cada

vez cobra más fuerza dentro y fuera de nuestras fronteras.

Este nuevo mercado se abre paso en el mundo de los servicios, en el

sector del turismo, definiéndose como mercado de reuniones o turismo de

congresos, atendiendo a la segmentación del mercado y como se

especifica en el párrafo anterior a nuevas tendencias y gustos de los turistas.

La existencia de diferentes pautas de comportamiento entre los distintos

segmentos de mercado hace que la identificación de estos se convierta en

un factor clave para que la gestión turística resulte exitosa, puesto que en la

medida en que se conozcan mejor las pautas de consumo, de la demanda

se asegurará la captación del mercado suficiente y su satisfacción que

hagan viable los proyectos empresariales. Asimismo, la segmentación de la

demanda permite valorar con mayor acierto su comportamiento económico:

el nivel y la estructura del gasto, la duración de la estancia turística

requerida, etc.

Este sector del turismo, fruto de esa segmentación, se convierte,

como se observa a lo largo del trabajo, en una alternativa a otras formas

tradicionales del turismo, que paliará las pérdidas de los mismos, si tenemos

en cuenta que, según el Spain Convention Bureau (Oficina Española de

Convenciones) el gasto de un turista de congresos es seis veces mayor que

un turista tradicional. Como ejemplo se muestra una tabla estimativa del

gasto de un turista de congresos por día en Lanzarote:


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TABLA 1.- GASTO MEDIO POR TURISTA Y DÍA EN LANZAROTE

Concepto Costo Medio Estimado

Alojamiento 90,00€

Parte diaria de la cuota 102,00€

Catering externo al congreso 24,00€

Media taxis 6,00€

Ocio y regalos 60,00€

Total 282,00€

Fuente y elaboración: Lanzarote Convention Bureau

OBJETIVO GENERAL:

El turismo es el motor potencial de nuestra isla, con lo que teniendo

en cuenta estos datos, el proyecto pretende conocer y evaluar el mercado de

reuniones en Lanzarote, así como evaluar el grado de incidencia de la

demanda y la oferta que este sector del mercado turístico tiene en la

actualidad en la isla.

METODOLOGÍA:

Para ello se divide el proyecto en dos capítulos. El primero de ellos,

denominado “Planificación de un evento” es una referencia teórica a la

historia, los motivos y la planificación de un congreso. En este capítulo se

abarcan diversos temas como quién se encarga de la organización de un

evento, el protocolo a seguir en un congreso, el presupuesto, entre otros

muchos.

El segundo capítulo, que se denomina “comparación y análisis”,

consta de una primera parte donde se analiza y compara la situación del

mercado de reuniones en España en un espacio de cinco años, entre el año

1998 y el 2002. Una segunda parte trata la evolución del mercado de

reuniones en Lanzarote entre los años 2001 y 2003. Por último, una tercera

parte donde se reflejan los resultados de un guión-cuestionario que se

realizó entre los empresarios de isla, para conocer la situación del mercado

desde el punto de vista del empresario local.


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CAPÍTULO I:

PLANIFICACIÓN DE UN

EVENTO��

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�� ¿CÓMO Y CUÁNDO SURGE EL TURISMO DE REUNIONES?

No se puede entender el turismo de reuniones sin entender la historia

del comercio y los negocios, por eso en este apartado se trata de una breve

reseña histórica al mercado de las reuniones, que hará más comprensible

los apartados posteriores.

Una condición humana

Se puede afirmar que la historia de las reuniones coincide con la propia

historia de la humanidad, pues si hacemos un ligero recorrido podemos

comprobar que la necesidad de agruparse pertenece a la propia naturaleza

humana.

Los primeros mercados

El neolítico, la nueva edad de piedra, se caracterizó por una

consolidación del comercio y por marcar el comienzo de los viajes. Las

sociedades neolíticas desarrollaron una vida nómada a base del sustento de

rebaños y de manadas de animales, domesticaron algunos de ellos, como el

caballo y el camello, e inventaron o descubrieron la agricultura. Poco a poco

se fueron asentando y tomaron a los animales como su base económica. La

falta de metales, tejidos o incluso de alcohol y alimentos les obligó a buscar

otras sociedades cercanas con las que intercambiar productos. Es así como

surgió el comercio, por la necesidad de las personas de intercambiar

utensilios, herramientas y alimentos. También surgieron los viajes, y aunque

fueran por necesidad, se pueden considerar los predecesores del “viaje de

negocios”. Sus técnicas pasaron al norte de África, al sur de Asia y a

Europa, donde fueron tomadas por las culturas preclásicas.

Aparecen las ciudades

Pero es, con la aparición de las ciudades y su transformación en

centros mercantiles y en foros de debate público, cuando surgen las

instituciones permanentes que dan forma a este anhelo humano.


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Las primeras ciudades surgieron, gracias a los sumerios (en

Mesopotamia) a orillas de los ríos y en los valles, y en casi todos los casos

eran primitivas ciudades nómadas, como Ur o Lagash en la península

arábica, que se fueron dividiendo en clases sociales. Ya en el 3000 a. C

existía una división de clases: esclavos, arrendatarios de tierras, artesanos y

mercaderes, y los altos sacerdotes, que gobernaban la ciudad. El echo de

que ya existieran esclavos nos indica que ya había una clase social que no

necesitaba trabajar, y tenía por lo tanto tiempo libre que dedicar a viajar.

Una sociedad que avanza

Vemos pues que las reuniones como forma de cooperación social no

son un fenómeno contemporáneo. Desde los primitivos grupos tribales, el

hombre ha empleado las reuniones no solo como órgano deliberante sino

también como vehículo decisorio. En la actualidad, el auge de la ciencia, ha

contribuido a las reuniones generando la necesidad de organizar reuniones

periódicas en los que debatir los avances de la propia ciencia.

Durante el siglo XII Europa experimenta un aumento demográfico, se

hacen avances en la agricultura y en la técnica y las ciudades renacen de su

letargo. Con el nacimiento de una pequeña burguesía, en su mayoría

mercaderes y artesanos que han sido prósperos en sus negocios, comienza

la desintegración de los feudos en los núcleos grandes de población,

sobreviviendo éstos en el medio rural. El comercio poco a poco empieza a

resurgir con dos focos principales de encuentro: Italia que sirve de puerto

entre Europa y los imperios musulmán y bizantino, y el norte de Europa, que

comercia con el mercado de lanas inglés y el mercado ruso.

Durante estos años nacen las primeras ferias, que atraen a una

cantidad considerable de gente dispuesta a conocer los productos de otros

países. Se movilizan tanto mercaderes como nobles ansiosos de adquirir

nuevos productos. Es el resurgir del “turismo comercial”. Los más ricos no

necesitaban de hospedajes, sino que cargaban con sus propias tiendas de

campaña, sirvientes, comida, ropas y otros. Los burgueses se veían


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obligados a utilizar los sucios y descuidados hospedajes que se empezaron

a crear a lo largo de las rutas comerciales más viajadas.

Las primeras reseñas históricas

Y aunque es alrededor del año 1600 cuando se realiza el primer

congreso de médicos en Roma, es en 1898, cuando se toma conciencia de

la importancia del este subsector turístico, en ese año un grupo de

empresarios crea la primera oficina de promoción de congresos en la ciudad

norteamericana de Detroit.

Es a partir de entonces cuando el turismo de reuniones toma fuerza, se

mejoran las infraestructuras, se crean nuevos edificios expresamente para la

celebración de los eventos, se crea una oferta alternativa, se forman

asociaciones y empresas dedicadas al sector que mueven un mundo que

hace de las ciudades el centro de atención.

Los principales motivos que a lo largo de la historia han motivado el

auge de este mercado se numeran a continuación:

��MOTIVOS

o Interés empresarial: Conocer la situación de la competencia,

los nuevos avances del mercado y motivar a los empleados se

convierte en uno de los principales impulsores del mercado.

o Aumento de la demanda: Es este interés empresarial principal

promotor, que junto con la necesidad de reunión de la que se

habla en el apartado anterior y los continuos avances

científicos y tecnológicos hacen que la demanda del mercado

de reuniones vaya en aumento.

o Aumento de la oferta: La necesidad de cubrir una demanda en

aumento hace que la oferta aumente al mismo ritmo.


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o Internacionalización o globalización empresarial. Ejemplo:

reunión de médicos de todo el mundo para ver los adelantos

que ha sufrido la odontología.

o Mejora de los transportes: Facilidad de desplazamiento del

lugar de residencia a la ciudad sede del evento.

o Mejora de las infraestructuras. Nuevas vías, palacios de

congresos, auditorios, que cubren la oferta y enriquecen la

ciudad.

o Aumento de las relaciones comerciales.

Una vez que se conoce el cómo, el cuándo y el porqué surge, es

conveniente conocer los pasos a seguir para que un evento pueda llevarse a

cabo. Quién lo organiza, dónde y cuándo se realiza, como se colocan las

mesas, etc., son algunos de los aspectos que se muestran en el siguiente

apartado: La organización de un evento.

��LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

Para poder llevar a cabo la organización de un evento, lo principal es

conocer y describir los elementos básicos del evento que se celebra,

intentando responder a los siguientes interrogantes:

o ¿Qué?, que hace referencia a la naturaleza del evento y

contenidos.

o ¿Quién?, es decir, personal que interviene en la promoción,

organización, participación.

o ¿Dónde?, esto es, la elección de la sede en la que se realizará

el evento.

o ¿Cuándo?, este apartado hace referencia a la fecha de

comienzo y duración del evento.

o ¿Cómo?, apartado donde se tratará el desarrollo, el programa,

los recursos…


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El primer interrogante que se nos plantea es el QUÉ, es decir, la

naturaleza y el contenido de un evento, que viene dada por los generadores

o promotores de dicho evento. Estos pueden ser tanto organismos como

instituciones públicas o privadas que provienen de sectores tan diversos

como el sanitario, económico, educativo, tecnológico, político,… y que no

influyen en la organización del evento.

Es muy importante la imagen que se le va a dar al congreso. Con

imagen nos referimos al logotipo y eslogan, que deberán estar presentes en

toda la documentación del congreso.

Estos elementos definen la imagen del congreso y deben identificar el

evento con sus objetivos y/o con el sector.

Es importante diseñar un logo fotocopiable y pensado para diferentes

soportes y materiales: boletín de inscripción, póster, formatos digitales,

adhesivos,… Ver anexo II; ejemplos de logos de palacios de congresos de

España.

Siguiendo el esquema, el siguiente interrogante que se nos plantea es

QUIÉN. En este apartado se tratan varios aspectos, pues nos estamos

refiriendo a tres partes muy distintas dentro del mundo del mercado de

reuniones, por un lado quién promociona, por otro quién organiza y por otro

quien participa.

La promoción de un evento, la llevan a cabo los Convention Bureau

u oficinas de congresos, que son organismos no lucrativos cuyo objetivo

principal es la captación de turismo de negocios para la ciudad, creados o

participados por instituciones públicas y privadas, y que cuentan con la

colaboración de profesionales del sector turístico.

El convention Bureau es, en sí mismo una oficina de congresos que

facilita información actualizada y objetiva sobre las infraestructuras y

servicios que tiene la cuidad para la organización de congresos,

convenciones, viajes de incentivos y otros eventos de ese tipo.


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TABLA 2- SERVICIOS MÁS HABITUALES DE LOS CONVENTION BUREAU

1. Asesoría de organización, información y contactos necesarios

con auditorios, hoteles, agencias especializadas, OPC,…

2. Apoyo a la presentación de la candidatura mediante la

confección del dossier técnico, cesión de material gráfico y

audiovisual, apoyo logístico en la presentación,…

3. Apoyo institucional en recepciones y visitas, bienvenidas y

otros actos sociales.

Fuente y elaboración propia

La organización del evento la lleva a cabo el Comité Organizador,

que es el órgano gestor del congreso, encargado de todas las tareas

administrativas, de gestión y formalización del evento.

La formación del comité organizador constituye una de las primeras

tareas a realizar por los convocantes de un congreso, éste debe estar

integrado por personas relevantes y de prestigio dentro del sector al que

pertenezca el congreso.

La estructura del comité debe ser:

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Cada coordinador de área dispondrá de su propio equipo de trabajo

constituido como un subcomité dentro del comité organizador.

Este comité tiene unas funciones a desarrollar durante la

organización, lo primero que debe hacer es:

1. Escribir todas las acciones que el plan general de trabajo

contiene en relación con el congreso: Base de datos, anuncio,

programas, papelería, documentación, sede, hoteles, catering,

ponentes, inscripciones…

2. Agrupar acciones en grupos, de acuerdo con sus

características: Por ejemplo el primer grupo sería las sedes, los

hoteles y el catering; el segundo grupo el anuncio, los

programas y los ponentes, y el tercer grupo la base de datos,

las inscripciones…

3. Agrupar las acciones de cada grupo por orden cronológico:

Dentro del primer grupo lo primeros sería la sede, luego los

hoteles, y por último el catering.

4. Definir las acciones correspondientes a cada acción: Sede:

buscar la sede y ver la disponibilidad, decidir fechas según

disponibilidad de la sede, reservar la sede, buscar hoteles

próximos, negociar precios y cupos, reservar cupos…

Una vez que las tareas ya están definidas y repartidas, cada comité y

subcomité se pone en marcha, realizando cada uno de ellos las acciones

que les corresponden. Para llevar un control regular de la organización y de

todas estas acciones, el comité se reunirá periódicamente para coordinar las

labores encomendadas a cada coordinador de área. Estas reuniones

deberán seguir unas pautas para ser efectivas, un ejemplo de mecánica a

seguir en una reunión se expone en la siguiente tabla, donde se marcan

cinco puntos básicos a tener en cuenta por todos las personas que

participan en la organización de un evento, demostrando la importancia de

un trabajo coordinado y en grupo.


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TABLA 3- MECÁNICA DE LAS REUNIONES

Convocar siempre con un orden del día claro.

Comenzar aprobando el acta de la anterior reunión.

Levantamiento de acta por parte del secretario.

Deberán tener un moderador.

Se fijarán nuevas tareas y plazos.

Fuente y elaboración propias

Una vez que el Comité Organizador define todos los puntos claves del

evento, entran en juego las secretarías, que son órganos operativos

encargados de ejecutar las directrices del Comité Organizador. Normalmente

existen tres secretarías (la secretaría científica, la técnica y la turística) cada

una de las cuales se encarga de una función determinada. Como se muestra

en el gráfico expuesto a continuación, el Comité Organizador define un plan

global del cual se desarrollan varias acciones que son llevadas a cabo por

las secretarías.

DEFINE DESARROLLA

Para entender las funciones de las secretarías es necesario conocer

los factores que intervienen en la organización de un congreso, como son:

1. Número de asistentes, es decir, a mayor número de

asistentes, más compleja es la organización.

2. Programa del congreso:

o Contenido científico (especializado)

COMITÉ ORGANIZADOR

PLAN GLOBAL

Contactar con los ponentes

Contratar alojamiento

Organizar excursiones

SECRETARÍAS


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o Número de sesiones

o Sistemas de exposición (medios técnicos)

o Número de ponentes y conferenciantes

o Exposiciones paralelas

Todo ello contribuye a exigir una mayor especialización del

personal.

3. Programa social y de acompañantes que consiste en

actividades alternativas para los acompañantes, cenas,

almuerzos, excursiones…

Una vez que se conocen los factores globales, se pueden entender

las funciones de las secretarías, una por una.

En primer lugar está la Secretaría Científica, que es el órgano

encargado de seleccionar y contactar con los ponentes una vez definido el

contenido científico del congreso. La secretaría científica es operada

directamente por el Comité Organizador. Tiene, entre otras tareas, las

siguientes:

TABLA 4- TAREAS DE LA SECRETARÍA CIENTÍFICA

Contactar con los ponentes.

Controlar el contenido de las ponencias.

Elaborar los documentos de trabajo.

Realizar la traducción de textos.

Realizar la publicación definitiva.


Además de estas tareas, son fundamentos de la secretaría científica:

1. La presentación de papeles o dossieres de las conferencias,

pueden ser de varios tipos: Ponencias: presentaciones orales

ofrecidas por profesionales del sector que son invitados al

evento. Comunicaciones libres: Exposiciones orales de


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menor duración que las ponencias y que son presentadas por

los congresistas. Paneles: Exposiciones comunes realizadas

a modo de meses redondas por varios expertos y que suelen

ser acompañadas por un posterior debate.

2. La petición de ponencias. Las ponencias se obtienen por

invitación personal o por convocatoria abierta. Las

invitaciones corresponden a conferenciantes de prestigio en

el sector. Las convocatorias abiertas se realizarán por

inscripción donde se recogen trabajos relacionados con el

tema del congreso que posteriormente serán evaluados por

el Comité Científico.

3. La estructura del programa: es importantísimo no sobrecargar

el programa de actos y ponencias con el fin de evitar

contratiempos. Existirá siempre un moderador para hacer

cumplir escrupulosamente los horarios. El siguiente cuadro

de horarios puede servir como referencia:

TABLA 5- CUADRO DE HORARIOS

Acto inaugural: entre 30-45 minutos si se celebre la víspera del evento y

no incluye conferencia científica. Y de 90 a 120 minutos si se celebre el días

del inicio del congreso y va acompañado de la primera conferencia científica.

Sesiones: en torno a 2 horas, 25-30 minutos por ponente.

Conferencias invitadas: entre 45-60 minutos por autor.

Comunicaciones libres: 15 minutos por autor.

Paneles: 2 horas, 15-10 minutos pro autor. Hay que tener en cuenta el

tiempo para el debate.



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En segundo lugar está la Secretaría Técnica, que se encarga de

centralizar las relaciones entre los congresistas y el comité organizador. La

gestión corresponde normalmente a un operador profesional.

Sus principales funciones son:

1. Contratación y reserva de alojamiento de congresistas y

ponentes.

2. Contratación y coordinación de la sede y salas de reuniones.

3. contratación y coordinación de servicios auxiliares (azafatas,

audiovisuales, etc.)

4. Organización de banquetes y comidas de trabajo.

5. Reopción y proceso de inscripciones que incluye mailing,

seguimiento y cobro de inscripciones, confirmaciones y

anulaciones e informe periódico al Comité Organizador.

6. Coordinación de los servicios de la sede del congreso.

7. preparación y entrega de la documentación.

8. Montaje de oficina de asistencia durante la duración del

congreso

9. Cierre económico del congreso e informe final de la gestión.

La última secretaría que interviene el la organización de un evento es

la Secretaría Turística, ésta está operada por una agencia de viajes que

cumple las siguientes funciones:

TABLA 6- TAREAS DE LA SECRETARÍA TURÍSTICA

Organizar los tours pre y post congreso.

Gestionar el transporte de los asistentes.

Gestionar los traslados a la llegada y salida.

Organizar las visitas y excursiones.

Organizar el programa social y de acompañantes



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Una vez que se conoce quien promociona y organiza un evento,

dentro de este apartado solo falta saber quien participa.

Uno de los objetivos básicos de un congreso es asegurar la

participación, para ello se debe contar con una base de datos completa.

No sólo es imprescindible asegurar un alto nivel de participantes, sino

también una alta calidad de los participantes. Una fórmula adecuada para

evaluar el nivel de participación es el boletín de inscripción, donde debe

hacerse constar el tipo de profesionales al que va dirigido el congreso.

Existen varios tipos de asistentes a un congreso:

o Congresistas: Aquellos que forman arte de un grupo

profesional específico que cuenta con una motivación común

para acudir al congreso.

o Ponentes: También denominados conferenciantes, son

protagonistas de estas reuniones. De su calidad profesional y

oratoria dependerá en buena medida el éxito del evento.

o Comité de Honor: Comité de personalidades que da imagen y

prestigio al evento. Este comité se prepara un a vez definido el

congreso, la sede y las fechas. Normalmente se realiza la

solicitud por escrito a los miembros del Comité de Honor, que

podrán ser diferentes cargos públicos y personalidades

políticas o de otra índole.

Otro de los elementos básicos en la organización de un congreso en

la elección de la sede. El interrogante DÓNDE hace referencia a esta

cuestión.

El término “sede” se aplica indistintamente tanto para la plaza o

ciudad, como para el edificio o lugar de celebración.

Para la elección de un local como sede de congresos, se debe contar

con una serie de requisitos como los expuestos a continuación:

o Deberá contar con una sala principal o auditorio.

o Salas de reuniones de trabajo o comisiones paralelas.


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o Salas de exposiciones.

o Salas de descanso.

o Despachos para organizadores y ponentes.

o Facilidades para incorporar medios audiovisuales y de

interpretación simultánea.

Sin embargo, la elección de la sede como plaza o ciudad es más

compleja. Cuando se va a realizar un evento, dadas las ventajas que supone

para un lugar que se celebre en sus inmediaciones, se genera una

competencia entre varias ciudades. Para conseguir su objetivo cada una de

las ciudades interesadas presenta una candidatura. La elección queda ahora

en manos de un jurado.

Un aspecto clave es analizar los puntos positivos y negativos del

producto que se presenta. Es imprescindible presentar una candidatura

sólida y con garantías de éxito, pues se parte de la premisa de que los

demás son mejores. Para ello, es necesario aportar todo el material

necesario que justifique la celebración del acto en la ciudad candidata. Se

entrega un curriculum o dossier técnico, que debe incluir, entre otras cosas

alojamientos, salas de celebración, infraestructuras, cuestiones técnicas y de

contenido,… para la ayuda en la realización de un dossier técnico se cuenta

con las convention bureau.

Las candidaturas que se presenten, deberán cubrir una serie de

garantías:

a) Garantía de organización

b) Garantía de interés. En la que se tienen en cuenta atractivos

culturales y turísticos e infraestructuras necesarias.

c) Condiciones esenciales y complementarias.

o Dentro de las esenciales se encuentran:

- Fácil transporte nacional, internacional y urbano.

- Visitas interesantes en la ciudad y alrededores.

- Salas de reuniones en palacios de congresos y/u

hoteles bien ubicados y bien comunicados.


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- Hoteles de alta categoría.

- Agencias especializadas y OPC (Operadores

Profesionales de Congresos)

- Nivel tecnológico adecuado.

- Servicios de traducción e interpretación.

o Dentro de las complementarias se encuentran:

- La ciudad debe ser centro administrativo, industrial,

cultural, tecnológico,…

- Apoyo institucional al turismo.

- Posibilidad de desarrollar actividades varias paralelas

al evento.

- Facilidades para realizar excursiones pre y

postcongreso.

- Condiciones naturales y climáticas adecuadas.

- Estabilidad política.

- Buenas relaciones internacionales.

- Seguridad ciudadana.

Siguiendo con el esquema de aspectos básicos en la organización de

un evento, se responde ahora al interrogante CUÁNDO, que hace referencia

a la elección de las fechas y duración.

Las fechas y la duración del congreso dependerán mucho de la

disponibilidad de la sede, por lo que conviene realizar las reservas con la

antelación suficiente.

Hay una serie de aspectos a considerar en la elección de fechas:

o Celebración de otros eventos del sector.

o Fiestas locales.

o Disponibilidad de participantes.

o Fechas vacacionales.

o Otros congresos en la misma ciudad.

o Calendario de eventos que puedan afectar al congreso

(elecciones, eventos deportivos, etc.)


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La duración y días de la semana de la celebración dependerán mucho

del tipo de participantes, pero la siguiente tabla puede servir como

referencia:

TABLA 7- DURACIÓN DE LOS EVENTOS

Congreso científico 2-3 días Lunes a viernes

Congreso profesional 2 días Jueves y viernes

Congreso médico 4-5 días Martes a sábado


En congresos internacionales o nacionales con alta participación, es

común ofrecer excursiones pre y post congreso, con lo que la organización

puede prolongarse más días.

Una vez solucionadas todas las cuestiones expuestas anteriormente:

qué, quién, dónde y cuándo, ya sólo queda CÓMO. A partir de aquí se trata

la organización del congreso en sí, se nombran de una manera general los

pasos a seguir para que el evento se pueda llevar a cabo.

Para una correcta organización de un congreso es necesaria una

buena comunicación y coordinación entre el organizador y el operador

profesional, además de unos pasos a seguir que a continuación se exponen

por orden cronológico; lo que hay que hacer antes, durante y después del

congreso, haciendo especial hincapié en el aspecto protocolario desde que

empieza la celebración del evento, hasta la clausura del mismo.

��PRECONGRESO

Las acciones que se han de realizar antes del congreso se agrupan

en cuatro grandes grupos:

1.- Anuncio y distribución del programa.

2. Gestión y proceso de inscripciones

3. Reserva y contratación de los servicios

4. Documentación de los congresistas y los ponentes.


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La primera acción se denomina Anuncio y distribución del programa

y consiste en dar a conocer el programa, puesto que es elemental para el

éxito del evento. Este programa del congreso lo lleva a cabo el Comité

Organizador a través de la Secretaría Científica. Para su difusión se suceden

4 etapas y se emiten distintos comunicados. Dicha distribución puede

hacerse por mailing tradicional o a través de la página web del congreso.

La primera etapa consiste se basa en la Página Web, en la

actualidad se trata del medio de difusión más económico y más utilizado

dentro del mercado de congresos, esto se debe a su capacidad de

interacción, comunicación e información constantemente actualizada. Para

que una página web sea efectiva debe reunir una serie de características:

o Estar operativa desde el inicio de la difusión ( dependiendo del

congreso uno o dos años antes del comienzo del mismo)

o Estar bien diseñada: Debe ser rápida y de buena visualización

ante pantallas de distintos tamaños y equipos.

o Permitir el acceso a links con las páginas web de distintas

fuentes de información y proveedores de servicios (institución

organizadora, patrocinadores, centros turísticos, sede, hoteles,

etc.)

o Aportar información, lo que supone una actualización continua

de los contenidos y de las novedades que se van produciendo

durante los meses anteriores al congreso.

o Permitir la interacción a través del correo y transmisión de

mensajes.

o Servir como medio para la trascripción de las ponencias y

conclusiones.

La segunda etapa, denominada Primer anuncio, se debe llevar a cabo

uno o dos años antes de la celebración del congreso, con el fin de conseguir

una primera aproximación de las personas interesadas en el evento.


� 20

El soporte de este primer anuncio debe ser a través de una

publicación sencilla y económica, en hoja simple, cuyo contenido se

transcribe en la página web.

Hay que tener presente en todo momento que el objetivo de este

anuncio es hacer una comunicación masiva del congreso: para un congreso

con una asistencia estimada de 1.000 congresistas se deberá hacer un

primer mailing de unas 10.000 direcciones, continuando con notas de prensa

en medios especializados y diarios en todo el ámbito territorial de

procedencia de posibles asistentes.

Este primer anuncio debe incluir:

o Imagen del congreso; es decir nombre, logotipo y eslogan.

o Sede del congreso y fechas.

o Nombre del organizador.

o Objetivos del congreso.

o Breve sinopsis de los patrocinadores.

o Fecha en la que se enviará el programa e información

completa con formularios de inscripción.

o Tarjeta respuesta donde se solicita información adicional a la

Secretaría Técnica.

o Dirección y contactos de la Secretaría Técnica y también de la

secretaría Científica.

La tercera etapa, el Programa preliminar, es en realidad, un segundo

anuncio del congreso, con información actualizada y mucho más amplia. Se

enviará, a las mismas personas del primer anuncio, con excepción de

aquellos que no hayan enviado tarjeta respuesta o no estén relacionados de

forma directa con el sector, con una antelación de entre 14 meses y un año,

adjuntando un formulario o boletín de inscripción y alojamiento, así como en

algunos casos la petición de ponencias.

No se debe olvidar enviar este programa a los medios de

comunicación, ni incorporarlo en la página web.


� 21

La información que figura en este programa preliminar debe ser

completa y abarcar:

o Comité Organizador, Comité de Honor y patrocinadores.

o Personalidades cuya participación está prevista.

o Temas troncales de las distintas sesiones.

o Condiciones de participación.

o Subvenciones para el viaje internacional/ nacional.

o Información de la ciudad-sede y de los hoteles ofrecidos como

alojamiento durante el congreso, con mapa de situación.

o Dirección electrónica y postal durante el congreso.

o Planificación de tours pre y poscongreso.

o Estructura general del programa científico.

o Cuadro de horario orientativo, listando de forma consecutiva

por día y hora cada una de las sesiones y actos sociales del

programa como referencia rápida del contenido global del

congreso.

La cuarta y por tanto última etapa es el Anuncio final. Se trata de la

información final sobre el contenido definitivo del congreso, que deberá

hacer llegar a los congresistas con una antelación aproximada de 3 meses

antes del inicio del congreso. Los medios aconsejados para hacer llegar este

documento son a través de un díptico, o bien a través de la página web,

dejando el programa oficial para su entrega con la documentación de

congresista el primer día del congreso.

Esta información se distribuirá al mismo mailing que el programa

preliminar, así como a todos los proveedores de servicios y hoteles

reservados para el congreso.

La información que debe figurar es la siguiente:

o Bienvenida del presidente del congreso.

o Recordatorio del proceso de inscripción y sus cuotas.


� 22

o Cuadro horario detallado del programa completo, con

indicación de las sesiones, ponencias y nombres de los

ponentes y conferenciantes.

o Lugar y horario de entrega de documentación y acreditaciones

durante el congreso.

o Emplazamiento de la Secretaría Técnica, teléfonos y horario.

o Detalle sobre actos sociales, horarios y localización de la

oficina de asistencia.

o Dirección y contactos de la sede del congreso.

o Información sobre el tipo de vestimenta para los actos del

congreso.

o Opcionalmente, a los congresistas inscritos procedentes de

otro país se les incluirán etiquetas de equipaje con la imagen

del congreso.

La segunda acción a realizar antes del congreso es la Gestión y

proceso de inscripciones. Lo lleva a cabo la Secretaría Técnica, para ello se

sirve de un formulario que servirá de recopilación de datos, del boletín de

inscripción, y de un sistema de registro y gestión de datos.

El boletín de inscripción es un documento por el cual el interesado

comunica y confirma su interés por participar en el congreso. La preparación

del boletín deberá hacerse entre el Comité Organizador y el operador

profesional, puesto que los datos a solicitar al congresista dependen en gran

medida del tipo de información y datos que vaya a precisar el organizador a

posteriori. Ver anexo III; ejemplo de un boletín de inscripción del Primer

Congreso de Asociaciones de Palacios de Congresos celebrado en San

Sebastián.

En congresos internacionales, con un gran flujo de reservas de hotel,

se tiende a agrupar a los asistentes en los hoteles por nacionalidades, en

esta ocasión el boletín de inscripción y el de alojamiento suelen ser distintos.

Los datos que deben figurar en un formulario de inscripción y

alojamiento son:


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o Datos personales.

o Tipos de cuotas de inscripción, plazos e importe de cada una

de ellas.

o Servicios que incluyen las cuotas de inscripción.

o Normas sobre anulación de una inscripción.

o Selección de los hoteles para alojamiento durante el congreso,

tipo y categoría de habitaciones y precios, así como depósitos

requeridos y tasas. Es habitual que los congresistas paguen la

primera noche de hotel a través del boletín de inscripción y el

resto directamente en el hotel.

o Traslados desde el aeropuerto a la ciudad-sede, desde las

distintas terminales de llegada y coste.

o Actos sociales (visitas, cenas, etc.) descripción e importe.

o Forma de pago y dirección de la Secretaría Técnica.

Las excursiones pre y poscongreso, si los hubiera, irán detallados en

otro formulario independiente, con su programa, precios y condiciones de

reserva.

Es responsabilidad de la Secretaría Técnica informar periódicamente

al Comité Organizador del estado de las inscripciones.

La tercera acción, reserva y contratación de los servicios, consiste

en la protección del espacio y previsión de necesidades a cubrir por los

distintos prestatarios, según el presupuesto que se ha presentado.

Entre los servicios a contratar cabe destacar:

a) Traslados: La agencia de viajes operadora debe prever el

personal necesario, así como el servicio de transporte para

efectuar los traslados, tanto de llegada y salida entre el

aeropuerto y los hoteles, como para el transporte de los

congresistas entre los diferentes hoteles y la sede del congreso.

En este sentido se fijarán horarios de recogida por la mañana

desde los hoteles a la sede, y se regreso por la tarde, desde la


� 24

sede a los diferentes hoteles. Este horario ha de cubrir las

necesidades representación a las sesiones, tanto de los

ponentes como de los congresistas. En caso de que algún hotel

de los ofertados ene. Boletín de alojamiento no pueda ofrecer

trasporte hasta/desde la sede, deberá constar específicamente.

Asimismo se ofrecerá información sobre medios de transporte

alternativos disponibles.

b) Programa de acompañantes: En congresos científicos es

común que los congresistas viajen acompañados de su pareja,

que puede o no pertenecer al sector. En caso de que no sea así,

no tendrá interés en asistir a las sesiones. Por ello es necesario

preparar un programa turístico paralelo a las sesiones del

congreso, que garantice una alternativa interesante para los

acompañantes, normalmente de carácter cultural y social como

excursiones locales, visitas a museos, tiendas, monumentos de

interés,…

c) Salas de reuniones: Como ya se ha indicado, la capacidad de

las salas depende no sólo del tamaño de las misma sino también

de la forma en que se dispongan las sillas o butacas, siempre

teniendo en cuenta las necesidades de proyección audiovisual,

así como de las cabinas para traducción simultánea, y la

disposición de la mesa de presidencia o ponentes, sillas y

sercitos de apoyo precisos: atril, micrófonos de mesa o

inalámbricos, ordenador y material de escritorio, sin olvidar un

servicio de agua mineral para cada ponente. Los montajes de

salas más comunes son:

Teatro, butacas o sillas dispuestas en filas, una a

continuación de la otra, ocupando la totalidad de la sala.

Escuela, sillas colocadas detrás de una mesa o tablero,

en filas.


� 25

Mesa imperial, sillas dispuestas alrededor de una mesa,

puede ponerse una sola fila alrededor de la mesa o dos

filas.

Mesa en U, tres tableros colocados en forma de U,

dejando abierto el frontal de presidencia.

Tipo Cocktail, dos mesas principales y mesas redondas

dispuestas en el centro.

Tipo banquete, Mesas redondas en toda la sala.

En ocasiones, un montaje sofisticado de las salas puede requerir

disponer de las mismas uno o dos días antes del inicio del

congreso. En este caso es preciso proteger la reserva

incluyendo esos días previos, con el consiguiente aumento de

coste. Para reuniones plenarias en las que se precise gran

capacidad es conveniente reservar un auditorio. Ver anexo IV,

ejemplo de distribución de salas y auditorio de un

establecimiento hotelero en Lanzarote.

d) Sala de prensa: La cobertura del congreso por los medios de

comunicación implica la necesidad de reservar una sala de

prensa en la sede del congreso, donde los periodistas

convocados podrán recibir su acreditación. Esta sala deberá

disponer de zona privada para entrevistas, ruedas de prensa y

grabación de radio y televisión. Otro tipo de señalización muy

importante es la cartelería que anuncia el evento (pancartas y

carteles) El diseño y configuración de cada uno depende no sólo

de las preferencias del organizador, sino muy directamente del

soporte sobre el que se expone. Hay sedes, especialmente

algunos hoteles, que no permiten adherir ni colgar nada en las

paredes. En estos casos cualquier póster o pancarta debe ir


� 26

apoyado en soportes móviles (caballetes, pizarras, etc.) dentro

de este capítulo se encuentran también los carteles de mesa

para ponentes, soportes triangulares de cartulina o metacrilato

que llevan el nombre del ponente y su cargo, datos que deben

aparecer impresos por ambas caras (cara exterior hacia la

audiencia y cara interior hacia la mesa, facilitando así que cada

uno sepa exactamente dónde sentarse y la identificación entre

ellos mismos)

e) Azafatas: Con la debida antelación se hará una reserva

provisional de las azafatas que se estiman necesarias en función

de las salas reservadas y actividades y sesiones de cada una de

ellas, así como la disposición horaria precisa: una azafata en

cada puerta de entrada a las salas, azafatas en presidencia y

sala dentro de cada sesión, registro de congresistas, puesto de

información y megafonía. Para un congreso de 1.000

participantes, con una ocupación de 4 o 5 salas, pueden ser

necesarias entre 20 y 30 azafatas, si bien dependa mucho del

tipo de congreso y las responsabilidades que se les asigne.

f) Difusión: La empresa de comunicación que se haya

considerado en el presupuesto será contratada para establecer

los calendarios de actuación, sí como una planificación de

acciones a desarrollar encaminadas a producir impacto en los

medios de comunicación: ruedas de prensa, notas de prensa,

entrevistas y material informativo lo suficientemente atractivo

como para ser difundido entre los distintos medios de

comunicación (escrita, oral y visual)

La cuarta y última acción es la que se encarga de la documentación

de los congresistas y los ponentes.

La documentación de los congresistas se suele entregar el mismo día

del congreso o la víspera, en el momento del registro del congresista. Los

ponentes suelen llevar documentación distinguida.


� 27

La Secretaría Técnica preparará la documentación personalizada

para que el equipo correspondiente pueda entregarla a cada congresista en

el momento de su registro.

La materia que compone la documentación debe estar preparada con

cierta antelación y no menos de 15 días antes del inicio del congreso. Una

documentación básica suele constar de los elementos que se exponen a

continuación:

o Programa oficial: Se trata de un folleto de calidad, tanto en

imagen como en la presentación de sus contenidos:

Bienvenida del presidente, Comité de Honor, Comité

Organizador, cuadro horario completo, programa científico,

programa social, patrocinadores y direcciones de contacto.

o Libro de abstracts: Contiene los resúmenes de las ponencias

enviadas por cada autor. Cada ponencia aparecerá

encabezada con su título, nombre y breve Curriculum Vitae del

autor o autores. En ocasiones puede ser reemplazado por un

CD-Rom.

o Credenciales: Son las tarjetas de identificación personal.

Suelen distinguir el tipo de participación, por lo que

normalmente se diferenciarán por colores según sea el

portador ponente, miembro del Comité Organizador, expositor

o congresista.

Realizadas estas cuatro acciones, el congreso está listo para su

celebración, a continuación se exponen los últimos preparativos y la

celebración en sí, es decir, pequeños retoques en apartados que ya se

tuvieron en cuenta en el apartado que finaliza y nuevas cuestiones que

surgen.

Por último se mencionan los aspectos a seguir en la clausura de un

evento y el aspecto económico. Se destacará la importancia de los

pequeños detalles y del protocolo durante la celebración de un evento de

estas características.


� 28

��DÍAS PREVIOS y CELEBRACIÓN

A continuación se exponen las diferentes acciones a llevar a cabo en

estos últimos días, y que suponen el servicio global de atención que estará

presente durante todo el congreso.

Lo primero que ha de actuar es la secretaría en sede, pues es el

centro de operaciones y el punto de contacto para todo tipo de situaciones:

inscripciones pendientes de pago, nuevas inscripciones, información horaria,

información sobre otros profesionales, localización de un médico, cambios

de hotel, pérdidas de billetes y/o pasaportes, entrega de justificantes de

asistencia y un sinfín de consultas y problemas a los que hay que dar

respuesta. Un equipo bien instruido y con plena conciencia de su dedicación

debe ser capaz de responder ante estas situaciones de manera agradable y

eficaz, contribuyendo así al clima de calor y acogida internacional que

caracteriza un congreso con éxito.

La secretaría deberá estar montada y abierta al público desde el día

en que se abre el registro de congresistas, lo que puede darse el mismo día

de la apertura oficial o la víspera. Es conveniente situarla en una zona

próxima al área de registro de congresistas y entrega de documentación,

pues en muchas ocasiones servirá de apoyo en distintas funciones.

El responsable de la secretaría tiene a su cargo la coordinación

general de los servicios y organización del congreso, junto con cada uno de

los miembros de su equipo responsables de los cuatro pilares en los que se

apoya el proceso: inscripciones, programa, alojamiento y transporte y

exposición.

Ha de tener la seguridad de que los prestatarios de servicios conocen

puntualmente se cometido, por lo que deberá preparar instrucciones

detalladas y comprobar que estas instrucciones llegan al personal en

servicio. Estas instrucciones se desarrollan a continuación.

a) Personal de la sede: El responsable de la secretaría enviará al

coordinador de la sede (palacio u hotel) con 5 semanas de

antelación al inicio del congreso, instrucciones finales (a modo de

resumen) sobre la disposición y necesidades diarias de cada sala y


� 29

área de registro de los congresistas. Estas instrucciones incluirán

configuración, servicios, fecha y hora en la que cada sala debe estar

preparada para su uso. Cuando se trata de una sede situada en un

país o lengua extranjera, es conveniente solicitar al responsable de

la seda que traduzca nuestras instrucciones a su propio idioma para

distribución entre su personal y remita a la secretaría una copia de

la traducción entregada. Unos días antes del congreso, el

responsable de la secretaría mantendrá una reunión con el personal

del a sede para conocer personalmente a las personas con quienes

va a trabajar in situ saber a quién tiene que dirigirse en caso de

emergencia y cómo puede contactar con ellos. Estos contactos

incluyen al responsable de mantenimiento equipamiento de salas,

electricistas, técnicos de audiovisuales, sistemas de comunicación e

instalaciones telefónicas, aire acondicionado y calefacción, jefe de

catering y personas de guardia fuera de horario (tardes, fines de

semana, etc.)

b) Conocimiento de la sede: Todo el personal de la secretaría debe

conocer y saber orientarse en la sede debidamente para poder dar

respuesta a preguntas que inevitablemente llegarán de los

asistentes.

c) Azafatas: Una reunión obligada ha de mantenerse con las azafatas,

especialmente las que tienen asignado el registro de congresistas y

entrega de documentación, y comprobar que están perfectamente

instruidas sobre el sistema a aplicar. Se comprobarán también los

puestos asignados al resto de azafatas, para asegurarse que no

queda ningún puesto importante vacante.

d) Check list: La secretaría en sede debe contar con todo el material y

equipo necesario para funcionar a pleno rendimiento. Es preciso,

por tanto, establecer un listado de todo lo que se puede precisar

para traslado de la sede, listado que debe incluir desde los artículos

de papelería básica, hasta los equipos y herramientas informáticas

utilizadas para el congreso. La check lista es un instrumento de


� 30

comprobación previa, para cerciorarse antes del congreso de que se

lleva todo lo necesario, y como inventario para la recogida el último

día, una vez finalizado el congreso.

e) Horarios: El responsable de secretaría debe estar seguro de que

cada uno de las presidentes de sesión conocen su estructura

horaria, que las azafatas responsables de la megafonía tienen

estructuras puntuales de cada intervención y que los paneles de

información horaria están preparados y dispuestos en su lugar.

También es necesaria un área de registro de congresistas y entrega

de documentación, el área prevista para este fin deberá estar bien

señalizada y atendida por personal instruido, normalmente azafatas,

permaneciendo abierta todos los días que dure el congreso, reforzando su

servicio el primer día. Podrá contar con varios mostradores, para cada una

de las siguientes funciones:

a) Mostrador de información: Para conseguir el espíritu de

coordinación y coherencia, que caracteriza a un congreso bien

organizado, es importante que los congresistas puedan localizar a

sus amigos o compañeros, que pueden estar en diferentes hoteles.

En este mostrador habrá un directorio que por medio de tarjetas o

listados refleje el registro de congresistas. Hoy día es frecuente

situar puntos alternativos de información que, a través de un

ordenador, ofrecen un programa específico de localización que, a

través de un ordenador, ofrecen un programa específico de

localización de asistentes, ponentes y expositores, y de información

sobre las distintas áreas del congreso.

b) Mostrador de congresistas preinscritos: Podrá estar organizado

de dos formas, una de ellas es colocarlos por orden alfabético: las

azafatas tendrán sus puestos distribuidos por letras, es decir, de la

A-G, de la H-M, etc., de forma que cada congresista se coloque

delante del puesto que incluye la inicial de su apellido. Este sistema

tiene la ventaja de que todas las personas saben en qué puesto

ponerse, pero en ocasiones puede haber varios congresistas cuyo


� 31

primer apellido sea igual y en ese caso hay que consultar los

listados para comprobar el nombre de pila y/o el segundo apellido.

Otra posibilidad es la organización por orden numérico: los

mostradores están dispuestos por números, es decir, del 1-99, del

100-200, etc., de forma que cada congresista se sitúa en el

mostrador que incluye su número de inscripción. Este sistema suele

ser mucho más dinámico, si bien todas las azafatas deberán estar

en posesión de un listado adicional por orden alfabético, pues hay

situaciones ñeque el congresista pueda olvidar su numero y haya

que consultar dicho listado.

Sea cual sea el sistema que se elija, en cada mostrador se colocará

una mesa o estantería, con cajas que contengan la documentación

personalizada de los congresistas que se han registrado en ese

mostrador, organizada pro orden alfabético o numérico, según el

caso, y debidamente anunciado en paneles altos que puedan ser

vistos fácilmente. En congresos de más de 1.000 personas en los

que además de la documentación personalizada se entregan

también bolsas o carteras de documentos, es conveniente situar la

entrega de las mismas en mostrador separado, a cambio de un

ticket que se habrá incluido en la documentación previamente

entregada en el registro.

c) Mostrador de nuevas inscripciones: Junto a estos mostradores

se situarán las mesas de apoyo para facilitar la cumplimentación de

los formularios de inscripción a los nuevos congresistas. Si las

cuotas correspondientes se han de abonar en estos mostradores,

estarán equipados con sistemas de seguridad. Alternativamente los

nuevos congresistas pueden hacer el ingreso de sus cuotas en la

secretaría, o en un mostrador específico de caja.

d) Mostrador de ponentes o invitados: Estas personas deben ser

atendidas y registradas en mostrador separado, pues, además de

ser considerados VIP, suelen llevar una documentación distinta y


� 32

precisar de servicios adicionales: reembolso del importe de su viaje

y estancia, coordinación de su intervención y medios técnicos, etc.

El número de mostradores, la organización y equipo de atención en

cada caso vendrá determinado por la naturaleza del congreso, así como por

la cantidad de congresistas inscritos de antemano, inscripciones previstas in

situ, y necesidades de coordinación de programa de acompañantes y

exposición.

Teniendo todos los aspectos explicados hasta aquí en cuenta, ya está

todo preparado para la inauguración del congreso. Es la apertura inicial del

congreso y su preparación lleva consigo un importante proceso protocolario

(protocolo oficial) Existen unas normas de protocolo que rigen en España,

normas que se seguirán para preparar el acto inaugural por medio de un

guión escrito y planificado con horarios puntuales en el que se marque con

todo detalle su desarrollo. Cada uno de los responsables del acto inaugural

tendrá copia de este guión, que deberá incluir: autoridades que van a

presidir el acto (nombre, tratamiento, cargo) orden de llegada, personas que

reciben a cada una de ellas, situación de las autoridades en la mesa de

presidencia, orden de intervención, duración de cada intervención y textos

de presentación y cierre. Para preparar el guión hay que seguir una serie de

pautas:

a) Invitaciones a autoridades: Su envío y seguimiento incluye

coordinación con el jefe de protocolo de la institución

correspondiente, así como de la sede del congreso, se hará llegar

una invitación a cada uno de los miembros del Comité de Honor.

Una vez recibida confirmación de asistencia se comunicará a cada

uno de ellos la lista de las autoridades que han confirmado su

asistencia, a efectos de protocolo.

b) Protocolo de entrada: El presidente del Comité Organizador es el

anfitrión del congreso, quien conjuntamente con las autoridades de

menor rango dará la bienvenida a las autoridades de mayor rango.

Muchas sedes disponen de una sala de Autoridades donde se

atiende a esas personalidades según van llegando, y sirve de sala


� 33

de espera hasta el momento de la ceremonia. En este apartado se

representan tres de los aspectos del protocolo social más

importante: La puntualidad, el saludo y las presentaciones.

La puntualidad: Todos los expertos en protocolo social dicen que la

puntualidad es una de las primeras reglas de cortesía, entendiendo

por ser puntual llegar más o menos a la hora, ni mucho antes, ni

mucho después. Es más, se dice que es más correcto llegar cinco

minutos tarde que cinco minutos antes. Aunque la gravedad de la

impuntualidad depende en gran medida del rango que ocupe la

persona que la cometa, y existen diferentes matices que la

disculpen (enfermedad, atascos, etc.) es recomendable avisar del

retraso en cuanto se sea consciente del mismo.

El saludo: Es una forma de cortesía y demostración de amabilidad y

afecto, con lo que ocupa un lugar muy destacado en este tipo de

actos. Tiene un gran valor simbólico, en el sentido de que el saludo

es el primer contacto, e imprescindible para iniciar un contacto

verbal. Existen muchas formas de manifestar un saludo, entre las

principales utilizadas por los occidentales (sin dejar de tener en

cuenta que el protocolo abarca los saludos correctos a nivel

internacional) se encuentran el apretón de manos (es el más

utilizado para estos casos entre la sociedad occidental) el abrazo

(Más utilizado en la despedida que en el saludo, puesto que se trata

de un saludo más efusivo, que requiere más confianza entre los

implicados) el beso en la mano o en la mejilla (Es la expresión del

máximo respecto hacia la persona que se saluda, y la forma más

cortés de saludar un caballero a una señora. En la actualidad

apenas se utilizan estas formas de saludo; el beso en la mano fue

desapareciendo a medida que aparecía la igualdad entre ambos

sexos y el beso en la mejilla es señal de mucha confianza) En

cualquier caso, sea cual sea el saludo utilizado nunca se debe

olvidar la importancia de las expresiones verbales. Así mismo, cabe


� 34

destacar que en ámbitos profesionales, como es el caso, el saludo

lo iniciará el superior jerárquico.

Las presentaciones: En el caso de eventos, corresponde a los

organizadores presentar a los participantes aunque cada uno de

ellos lleve una tarjeta con su nombre. Así mismo, para facilitar el

contacto entre unos y otros, las presentaciones quedan a cargo de

todos.

c) Presidencia de mesa: Supone le estudio de la colocación de

personalidades según rango; situando los carteles de mesa con los

nombres de cada participante en el lugar apropiado, sillas, agua y

micrófonos necesarios para la intervención de cada miembro de la

mesa. Una norma básica de protocolo para no cometer ningún error

en la colocación de personalidades, es “la cortesía de la derecha”,

que, como su propio nombre indica, hace de la derecha el puesto

que ocupará la persona más importante.

d) Atril: El atril de oradores deberá contar con micrófono y luz propia,

así como un puntero láser para señalización en pantalla como

apoyo en exposiciones con sistemas audiovisuales.

e) Banderas: Las banderas estarán situadas a un lado de la

presidencia. Como se observa en el anexo, existen diferentes

formas de colocar las banderas, pero existen también unas normas

básicas, a modo de ejemplo se citan algunas recomendaciones: No

hacer uso abusivo de la bandera de Europa, según la Unión

Europea, ésta solo debe ondear don días, el día del “Tratado de

Roma” y el “día de Europa”. No se debe colocar banderas de

instituciones públicas y privadas indistintamente, las banderas de

instituciones privadas irán o separadas o flanqueando a las oficiales.

Ver anexo V, dos ejemplos de colocación de banderas.

f) Textos y orden de intervención de cada uno de los oradores:

Habrán sido previamente consensuados entre el jefe de protocolo

de la institución o instituciones representadas y el presidente del

Comité Organizador.


� 35

g) Convocatoria de medios de comunicación y fotografía: Se

reservan las primeras filas (laterales) de la sala para los periodistas

asistentes. No hay que olvidar que uno de los objetivos del congreso

es su difusión, y son precisamente estos profesionales los que la

van a llevar a cabo. Sólo se permitirá la entrada en sala aquellos

periodistas y fotógrafos debidamente acreditados, a través de la

sala de prensa situada al efecto.

h) Conferenciante magistral: Interviene normalmente uno vea que el

acto se ha dado como inaugurado por la autoridad competente. Con

la debida antelación de le habrá solicitado el texto de su conferencia

para incorporarlo al libro de Abstracts y, en su caso, preparar la

interpretación.

Pero además de ellos, también se tiene en cuenta lo que se denomina

protocolo social.

Una vez que el congreso se ha inaugurado, lo más importante ahora

son las sesiones. Estas constituyen el alma del congreso. Todas las salas

deberán estar debidamente equipadas y montadas en función del tipo de

sesión o presentación que en ellas tenga lugar con el número de sillas o

mesas necesarias para la audiencia, la plataforma, mesas y sillas para los

ponentes, carteles de mesa con sus nombres, atril, y mesa de proyección.

Contarán con las pantallas y equipos de proyección solicitados y

contratados (diapositivas, video, retroproyección, cañones) micrófonos (al

menos uno en la mesa de ponentes, uno en atril y uno en mesa de

proyección) micrófonos inalámbricos y auriculares para traducción

simultánea.

A la entrada de cada sala se situará una azafata que controlará la

entrada de congresistas en la sesión, de forma que no entre ninguna

persona que no esté acreditada. En congresos muy grandes, es conveniente

situar también un guarda de seguridad.

Los ponentes de cada sesión habrán sido convocados por el

presidente de sesión al menos una hora antes del comienzo de la misma,


� 36

para coordinar intervención y tiempos, y comprobar que disponen de

material y equipos necesarios para su intervención. Los ponentes se

reunirán en una sala dispuesta en exclusiva para ellos y que estará próxima

a las salas de las sesiones.

Cuando los ponentes hacen su presentación con diapositivas, en la

sala de ponentes se habilitará un lugar apropiado donde se situarán un

proyector y una pantalla para que cada ponente pueda comprobar sus

diapositivas, colocarlas y entregarlas el responsable de su proyección.

Si hay interventores de diferentes nacionalidades, la secretaría

informará a la sede del as salas que precisan instalación de cabinas y

equipo de traducción simultánea. Asimismo, en los días previos al congreso

es conveniente que el Comité Organizador mantenga una breve reunión con

los intérpretes, para orientarles sobre la terminología científica y su

disciplina. Es importante que el intérprete reciba la transcripción de la

conferencia objeto de interpretación con el tiempo suficiente para prepararse

el texto, en especial cuando se trata de congresos científicos en los que se

utiliza una terminología muy específica.

Otra parte importante del mercado de reuniones la forman los

descansos entre sesiones, conocidos como Coffee breaks, y almuerzos de

trabajo. Unas 72 horas antes de la celebración del evento se comunicará a la

sede el número de participantes previsto para cada servicio, y se irá

actualizando cada día en función de la asistencia del día anterior.

Para acceder a los cafés suele ser suficiente portar la acreditación de

congresistas, si bien algunos comités deciden la entrega de billetes (tickets)

de presentación. Para el almuerzo el control se hace siempre con

resguardos que hay que presentar a la entrada del restaurante o sala.

En el caso de los banquetes, la reserva se habrá efectuado en su

momento sobre luna estimación de asistencia. No obstante, entre 72 y 48

horas antes del banquete, el restaurador pedirá una garantía de comensales,

que siempre podrá ser negociada con un porcentaje de desviación de un

10%. La garantía supone siempre un riesgo, que se puede reducir


� 37

entregando un billete (o ticket) numerado a las personas que confirman su

asistencia al banquete: Si el banquete se hace por invitación, se requerirá a

los interesados que pasen por secretaría para recoger su billete de entrada,

sin embargo, si el banquete se hace previo pago, se entregará un ticket a los

que hayan pagado el banquete con la inscripción, dejando la ventana abierta

hasta 24 horas antes. En este caso el restaurador dará un primer plazo de

72 horas, que ampliará a 24 horas como garantía final. No se venderán más

billetes en las últimas 24 horas.

Es responsabilidad de la secretaría comprobar personalmente el

montaje, calidad y variedad del servicio de mesas previo a la celebración del

banquete para, en su caso, subsanar posibles errores de concepto y forma.

En lo que se refiere a banquetes también hay un protocolo a seguir,

por ejemplo, el que se expone a continuación: tipos de mesa más habituales.

Mesa imperial: Es la mesa protocolaria por excelencia, que data del

congreso de Viena. Su nombre viene dado por dos motivos: El primero es

que se trataba de cenas presididas por dos emperadores, el segundo es por

el tamaño de las mesas, con un mínimo de 50 comensales. Durante el

aperitivo se le entrega a cada invitado una pequeña tarjeta, doblada por la

mitad, con el dibujo o gráfico de la empresa, donde figura su nombre. Dicha

tarjeta indica la puerta de acceso y el sitio que ocupará el comensal. La

mesa no es excesivamente ancha, por lo que favorece la comunicación entre

los comensales.


� 38

Mesa rectangular con presidencia francesa: Similar a la imperial pero

con cabeceras cuadradas y menor dimensión, dichas cabeceras no se

ocupan. El número de comensales es impar a cada lado. Se basa en un

sistema jerárquico que sitúa a los cargos más importantes en el centro y los

de menor importancia en los extremos.

Mesa rectangular con presidencia inglesa: Similar a la anterior pero

con la primera y segunda presidencia situadas en las cabeceras. Las

dimensiones no suelen ser muy grandes, puesto que supone un excesivo

alejamiento de las cabeceras y de este modo la comunicación sería muy

lejana. Es la mesa ideal para el protocolo social. El número de comensales

es siempre par.


� 39

Mesa redonda: Se suele utilizar como cabeceras de banquetes más

numerosos. Las mesas no deben superar los 12 ó 14 comensales. Éste

sistema favorece la comunicación y las labores de los camareros. El

protocolo es similar a la mesa rectangular en cualquiera de sus versiones.

Mesa ovalada: Protocolo similar a la mesa imperial, pero es más

pequeña que ella.


� 40

Mesa cuadrada: La utilización de esta mesa en actos protocolarios es

escasa, por su carácter informal. Esta colocación nos ofrece dos alternativas

en cuanto al número de comensales, la primera de ellas nos permite colocar

cuatro comensales, pues menos es imposible. La segunda opción nos

permite colocar 12 comensales, pues es demasiado pequeña para colocar

más cantidad.

Mesa en herradura y en forma de “U” invertida: Prácticamente iguales,

se diferencian en que la que tiene forma de herradura se redondea y la “U”

invertida es recta. La primera de ellas nunca debe ir sola sino como

presidencia en un banquete más numeroso. La ventaja de este tipo de

mesas es que se integran los comensales. En ocasiones pueden usarse los

brazos por ambos lados.


� 41

Mesa en peine: Muy poco habitual su uso en protocolo de congresos,

permite una mayor integración entre los invitados y la presidencia. Las

mesas centrales tienen preferencia sobre las laterales.

Mesa en forma de “T”: También es poco habitual en protocolo. Los

comensales se ubican con alternancia de derecha a izquierda.

�

�

�

�

�

�

�


� 42

��CLAUSURA

Al igual que el acto de inauguración, la clausura también tiene un

contenido protocolario, aunque de menor incidencia que el acto inaugural. La

clausura suele tener una audiencia mucho más reducida y en ocasiones

coincide con el cierre de la última sesión. En cada congreso el tratamiento

puede ser muy distinto, pero es preciso estudiarlo con el Comité Organizador

para que, en función de las autoridades que presidan el acto, se marque y

prepare el protocolo que sea preciso.

Ya finalizado el congreso es momento de hacer balance del éxito

social y administrativo del congreso.

Entre esos balances se encuentra el económico, que se debe tener

en cuenta desde el inicio de la preparación del congreso. Para que la

comprensión sea sencilla, se expone a continuación.

PRESUPUESTO Y FINANCIACIÓN

Para llevar a cabo todo esto, no debemos olvidar una parte básica en

la organización de cualquier evento, es aspecto económico: todo lo que se

hace antes, durante y después de un congreso tiene un precio.

El presupuesto

El presupuesto es una valoración monetaria de actividades

consensuadas, un instrumento de control, que debe recoger los ingresos, los

gastos y los resultados.

Para analizar el presupuesto de congresos necesitamos hacer una

separación entre gastos fijos (aquellos que se realizan de forma necesaria,

con independencia del número de delegados que participen) y gastos

variables (que son los condicionados por el número final de asistentes a la

reunión)

Entre los gastos fijos se encuentran:

o Salas

o Audiovisuales

o Ponentes

o Gastos bancarios

o Gastos telefónicos

o Gastos de mensajería


� 43

o Promoción

o Cartelería

o Decoración

o Entretenimiento

o Trasportes internos

o Honorarios del organizador

o Mailing y su tratamiento

o Gastos del Comité Organizador

Entre los gastos variables se encuentran:

o Costo de inscribir a cada persona.

o Café, almuerzo, cena.

o Material para ponentes.

o Excursiones

En base al presupuesto se determina una cuota de inscripción, cuya

fórmula básica es:

TABLA 8- CUOTA DE INSCRIPCIÓN

Gastos fijos + Gastos variables

Número de personas

Fuente y elaboración: Propias

La cuota depende de varios factores como la cuota de la

organización, el tipo de evento, las financiaciones a fondo perdido y el

número de participantes.

Esta cuota deberá cubrir al menos la documentación de los

congresistas, los cafés y piscolabis, los almuerzos de trabajo (si figuran en el

programa) viajes y alojamientos y trasportes y actos sociales.

Pero para la determinación de dicha cuota, existen una serie de

problemas, como por ejemplo:

o Carencia y desconocimiento total del proceso administrativo

exacto: cada evento es distinto.

o Cálculos exageradamente optimistas del número de delegados.


� 44

o Optimismo infundado con respecto a los patrocinios.

o Gasto excesivo en los programas de la reunión, especialmente

en los sociales, así como en la atención exagerada a invitados.

o Mantener cuotas tradicionales que no se adapten a la realidad

actual o local.

o Desconocimiento de posibles colaboradores.

o Gastos menores (propinas, intereses, horas extras, etc.)

Los gastos no cubiertos por la inscripción deberán ser sufragados por

patrocinadores y expositores.

PATROCINIO Y RECURSOS ECONÓMICOS

Siguiendo con el aspecto económico, y habiendo analizado el

presupuesto, nos centramos ahora en otro punto fuerte en la organización de

estos eventos: la financiación.

Además de la cuota de los ya analizados Ingresos directos (cuotas de

inscripción) existen otras fuentes de financiación, como por ejemplo:

- Subvenciones de instituciones.

- Patrocinadores

Los constes de una organización pueden ser de dos tipos:

1. De carácter particular: costes asumidos por cada uno de

los congresistas en concepto de alojamiento, excursiones,

servicios opcionales, etc.…

2. De carácter general: Costes derivados de la organización y

que deben ser sufragados por los propios organizadores a

través de su tesorería.

Patrocinio

El patrocinio es una fuente básica de financiación cuya captación

corresponde al Comité Organizador, para ello se siguen cinco fases:

1ª fase: Estudio del sector de mercado. Búsqueda de empresas

relacionadas con el evento y que pudieran estar interesadas en participar

como patrocinadores, obteniendo a cambio una serie de intereses:


� 45

a) Intereses de notoriedad: Imagen y proyección en el sector

(Publicidad)

b) Intereses de investigación: Presentación y difusión de proyectos

y participación en las conferencias.

c) Intereses comerciales: Situación de privilegio en los mercados.

d) Intereses económicos: Ventajas en cuanto a inscripciones e

invitaciones.

2ª fase: Clasificación de patrocinadores potenciales: Patrocinador/es

principal/es, colaboradores, otros colaboradores.

3ª fase: Preparación del documento de patrocinio, documento técnico

que deberá cumplir los siguientes aspectos:

a) Estar bien organizado y estructurado, manteniendo una imagen

impecable.

b) Ser informativo y transmitir un mensaje claro sobre el evento.

c) Los objetivos empleados deben ser viables.

d) Ha de ser claro en los compromisos mutuos y

e) Preciso y conciso en su contenido.

4ª fase: Negociación y cierre del patrocinio, fase que cuenta con

varias etapas:

a) Mailing: Se manda un correo de invitación a las egresas.

b) Se confirma la llegada de la invitación por vía telefónica.

c) Se solicita entrevista para reunión de trabajo.

d) Se confirma la participación de la empresa en cuestión.

5º fase: Seguimiento y cobro: La firma del convenio de patrocinio

supone un contrato comercial en el que se aseguran los acuerdos y

compromisos adquiridos por ambas partes: Prestación económica a cambio

de propaganda y otros beneficios.

En este apartado se expusieron los puntos clave a llevar a cabo en la

organización de un evento, en los apartados posteriores se expondrá una

comparación y análisis de la situación del mercado de reuniones a nivel

nacional e insular.


� 46

CAPÍTULO II:

COMPARACIÓN Y

ANÁLISIS DEL MERCADO

DE REUNIONES��

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�


� 47

��EL MERCADO DE REUNIONES EN ESPAÑA 1998-2002

En los últimos años, sobre todo a partir del 1995, España ha sido y es

uno de los principales países receptores de turismo de reuniones. Madrid,

Barcelona y Zaragoza encabezan la lista de ciudades receptoras de este tipo

de mercado, no solo a nivel nacional, sino también a nivel internacional.

En este apartado se hace una comparación entre el mercado de

reuniones en España en 1998 y el 2002, analizando la evolución de los

aspectos más importantes de este sector del turismo.

Para ello se trabaja sobre estudios que el Spain Convention Bureau

(SCB) viene realizando desde 1990, siguiendo el mismo esquema de

trabajo, analizando punto por punto cada uno de los puntos más importantes

que abarca el mercado de reuniones en un país.

El SCB es una entidad sin ánimo de lucro que se constituyó en 1984 en

el seno de la Federación Española de Municipios y Provincias (FEMP) y que

agrupa en la actualidad a 36 ciudades de congresos.

Imagen del mapa de España donde se señalan la ubicación de los

palacios de congresos.


� 48

1. Evolución histórica del número de eventos y participantes

Para empezar el estudio del mercado de reuniones en España, se

debe prestar atención a la evolución, tanto en número de eventos, como en

número de participantes que han tenido lugar en nuestro país desde 1995.

GRÁFICO 1. EVOLUCIÓN DEL NÚMERO DE EVENTOS

12.56310.18110.073

8.6556.497

4.2893.6953.102

02000400060008000

100001200014000

1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002

Fuente: Spain Canvention Bureau- Federación Española de Municipios y Provincias

Elaboración propia

Como se refleja en el gráfico, durante el año 2002 se han realizado

2.380 eventos más que el año anterior y casi el doble que hace 5 años

(6.066 eventos más) Un aumento similar tuvo lugar en el año 1998, con

2.208 eventos más que el año anterior y en 1999, con un aumento de 2158

eventos. En los siguientes años el aumento fue menor, destacando el 2001

con un aumento de tan solo 110 eventos.


Elaboración propia

GRÁFICO 2. EVOLUCIÓN DEL NÚMERO DE PARTICIPANTES

2.534.2252.002.7411.874.841

1.789.6341.568.112

1.012.905982.954770.942

0500.000

1.000.0001.500.000

2.000.0002.500.0003.000.000

1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002


� 49

En lo que se refiere a participantes, fue el año 1998 el que

experimentó el mayor aumento, 555.207 participante más que en 1997, así

mismo, el 2002 experimenta un aumento similar 531.484 participantes más

que el año anterior y 966.113 más participantes que en el 1998. La

diferencia entre los años restantes es similar, destacando el 2000 con solo

85.207 participantes más que el año 1999.

La principal conclusión que se refleja es que nos encontramos antes

dos años con buenos resultados en el mercado de reuniones, y con una

evolución que nos sitúa ante un emergente mercado.

2. Tipo de evento, número de participantes y ámbito territorial.

Durante el año 1998 se celebraron 6.497 reuniones en España, que

contaron con 1.568.112 participantes. Durante el año 2002, el número de

reuniones asciende a 12.563 (aumento en 6.066 unidades) y el número de

participantes a 2.534.225 (un aumento de 966.113 participantes)

GRÁFICO 3. TIPO DE EVENTO REALIZADO


Elaboración propia

Como se observa en los gráficos, los congresos y las jornadas

sufrieron un aumento (4,92% y 2,94% respectivamente) mientras que las

convenciones tienden a disminuir (-7,86%)

1998

Jornadas46,12%

Congresos23,90%

Convenciones29,98%

2002

Jornadas49,06% Congresos

28,82%

Convenciones22,12%


� 50

GRÁFICO 4. PORCENTAJE DE PARTICIPANTES POR EVENTO


Elaboración propia

La variación en el número de participantes no es proporcional al

aumento del número de eventos. En este caso el aumento se percibe en las

jornadas (26,18%) mientras que en las convenciones (-0,27%) y en mayor

medida en los congresos, que en número de unidades han aumentado,

(-25,91%) el número de participantes disminuye.

GRÁFICO 5. NÚMERO DE REUNIONES POR SEGMENTO DE CIUDAD

Más de 1.000.000 hab. De 500.00 a 1.000.000 hab.

De 200.000 a 500.000 hab. Menos de 200.000 hab


Elaboración propia

1998

Jornadas30,08%

Congresos39,84%

Convenciones30,08%

2002

Jornadas56,26%

Congresos13,93%

Convenciones29,81%

1998

35,37%

12,93%

28,29%

23,41%

2002

24,69%

13,29%

30,06%

31,96%


� 51

También este aspecto ha sufrido variaciones, en 1998, la tendencia

general se basaba en que el número de eventos realizados era directamente

proporcional al tamaño de la cuidad, así el mayor número de eventos

(35,37%) se daba en las ciudades de más de 1.000.00 habitantes. La cifra

más próxima a ésta se sitúa, sin embargo en las ciudades de menor tamaño,

las de menos de 200.000 habitantes (28,29%) En el año 2002 esta situación

se invierte, siendo el tamaño de la ciudad inversamente proporcional al

número de eventos realizados, pues son las ciudades que acogen menos de

200.000 habitantes las que recogen el mayor porcentaje de eventos

(31,96%) cifra muy similar a las ciudades de 200.000 a 500.000 habitantes

(30,06%) Esto quiere decir que en estos cincos años, el protagonismo de las

grandes ciudades ha disminuido (-10.68% en ciudades de más de

1.000.000 de habitantes) dejando paso a las ciudades de menor tamaño

(+6,37% en ciudades de 200.000 a 500.000 habitantes y +3,67% en

ciudades de menos de 200.000 habitantes) En ambos casos es en las

ciudades de 500.000 a 1.000.000 habitantes donde menos reuniones se

realizan, aumentando un 0,36% el año 2002 con respecto al 1998.

GRÁFICO 6. NÚMERO DE PARTICIPANTES POR SEGMENTO DE CIUDAD

Más de 1.000.000 hab. De 500.00 a 1.000.000 hab.

De 200.000 a 500.000 hab. Menos de 200.000 hab.


Elaboración propia

1998

45,60%

13,18%

20,92%

20,30%

2002

27,87%

15,86%32,66%

23,61%


� 52

También en los participantes hay variaciones, como ocurre con los

eventos en 1998 el mayor número de participantes se da en las ciudades de

más de 1.000.000 habitantes (45,60%) en el año 2002, es en las ciudades

de 200.000 a 500.000 habitantes donde se concentra el mayor número de

participantes (32,66%) Como en el apartado anterior, también aquí, en

ambos casos, es en las ciudades de 500.000 a 1.000.000 habitantes donde

menos participantes se reúnen.

3. Carácter de la empresa generadora del evento

Los datos revelan que en 1998, un 65% de las reuniones habían sido

convocadas por entidades públicas, y el 35% restante por empresas de

carácter privado. Sólo en las grandes ciudades se invierte esta cifra,

predominando los congresos convocados por empresas privadas.


Elaboración propia

La misma situación se repite en el año 2002, un 57,19% de los

eventos realizados se corresponden con entidades públicas, mientras que el

42,81 pertenece a las privadas, también en esta ocasión la situación se

invierte en las ciudades de más de 1.000.000 de habitantes.

GRÁFICO 7. CARÁCTER DE LA EMPRESA ORGANIZADORA 1998

6536,03

82,2659,46 69,43

3563,37

17,7440,54 30,57

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Total + 1.000.000hab

De 500.000 a1.000.000 hab

De 200.000 a500..000 hab

- 200.000 hab

Públicas Privadas


� 53


Elaboración propia

Poca diferencia es la que existe entre los años objeto de estudio. El

número de eventos organizador por empresas públicas ha disminuido un

7,81% en favor de las empresas privadas, pero siguen siendo las empresas

de vocación pública las mayores generadoras de eventos en todo tipo de

ciudades, exceptuando el caso de las ciudades de más de 1.000.000

habitantes, donde son las empresas privadas las que generan mayor

número de eventos en el mercado de reuniones.

4. Sector de actividad generador del evento

Hasta 1998, el sector preponderante era el médico-sanitario,

alcanzando este año un 26,68% del total del mercado de reuniones, le

seguía el sector público (15,02%) y el económico-financiero (13,37%) Pero

esta situación se invierte en el año 2002, el sector médico-sanitario deja

paso al económico-financiero, pasando a ocupar éste el segundo lugar, en el

año 2002, el tercer lugar lo ocupa el sector cultural. El siguiente cuadro

muestra el orden jerárquico de los sectores en el año 2002 y su

comparación con 1998.

GRÁFICO 8. CARÁCTER DE LA EMPRESA ORGANIZADORA 2002

57,1930,89

71,2 61,71 51,02

42,8169,11

28,8 38,29 48,98

0%20%40%60%80%

100%

Total + 1.000.000hab

De 500.000 a1.000.000 hab

De 200.000 a500..000 hab

- 200.000 hab

Públicas Privadas


� 54

TABLA 9- SECTORES GENERADORES DE LOS EVENTOS

Sector 2002 1998 Diferencia

Sector económico-financiero 22,10% 13,37% +8,73%

Médico-sanitario 20,40% 26,68% -6,28%

Sector cultural 12,70% 8,72% +3.98%

Sector público 11,20% 15,02% -3,82%

Otros 10,30% 11,25% -0.95%

Universidad 9,60% 11,43% -1,83%

Sector científico 7,70% 6,62% +1.08%

Sector tecnológico 6,00% 6,91% -0.91%

Fuente: Spain Canvention Bureau- Fderación Española de Municipios y Provincias

Elaboración propia

020406080

100

Méd

ico-

sani

tario

Púb

lico

Eco

nóm

ico-

finan

cier

oU

nive

rsid

ad

Cul

tura

l

Tecn

ológ

ico

Cie

ntífi

co

Otro

s

GRÁFICO 9. SECTORES GENERADORES DE EVENTOS EN 1998 Y 2002

19982002


Elaboración propia

Como se aprecia en la tabla y en el gráfico, ha habido una variación

en cuanto al principal sector generador de eventos. En 1998, era el sector

médico-sanitario, con un 26,68%, el que más eventos generaban, sin

embargo en el 2002 pasa a ocupar el segundo lugar (20,40%) siendo el

sector económico-financiero (22,10%) el que más reuniones conlleva.


� 55

5. Lugar de celebración de las reuniones

En 1998 ocupaban prácticamente el mismo porcentaje las salas de

hoteles y los palacios de congresos, en el año 2002, aunque ocupan la

misma posición en cuanto a preferencias, el porcentaje entre ellos aumenta

un 6,66% a favor de las salas de hoteles.

GRÁFICO 10. LUGAR DE CELEBRACIÓN


Elaboración propia

Como se observa en los gráficos, en el lugar de celebración no existe

variación en estos cinco años, en ambas fechas son las salas de hoteles las

principales receptoras de las reuniones, aumentando su elección por parte

de los participantes en un 5,53% en el 2002. Aumentan también, aunque en

menor medida, las universidades, ocupando de igual modo la ultima posición

en cuanto a preferencias. Los palacios de congresos y los centros culturales

y otros se posicionan en medio, disminuyendo en ambos casos su

participación en eventos.

Esta situación es importante a la hora de catalogar el palacio de

congresos como elemento esencial para la celebración de un evento, las

estadísticas reflejan que existen alternativas en uso que resultan efectivas.

1998

Centros culturales y

otros26,47%

Salas de hoteles30,54%

Universidades12,67%

Palacios de congresos

30,32%

2002

Centros culturales y

otros20,14%

Salas de hoteles36,07%

Universidades14,39%

Palacios de congresos

29,41%


� 56

6. Temporalidad anual en la celebración de reuniones

A continuación se refleja el carácter temporal del mercado de

reuniones, así como su contribución a la desestacionalización de las áreas

con un solo tipo de turismo.

GRÁFICO 11. TEMPORALIDAD DE LAS REUNIONES

0

10

20

30

40

50E

nero

Feb

rero

Mar

zo

Abr

il

May

o

Juni

o

Julio

Ago

sto

Sep

tiem

bre

Oct

ubre

Nob

iem

bre

Dic

iem

bre

19982002


Elaboración propia

Como se puede comprobar, apenas existe diferencia entre estos dos

gráficos. La celebración de reuniones se concentran en ambos años en las

temporadas de primavera y otoño: mayo, junio, octubre y noviembre son los

meses en los que se realizan más eventos, abarcando en ambos casos algo

más del 50% del total. Agosto, enero, julio y diciembre son, también en

ambos casos los meses que acogen menor número de reuniones. En ambos

casos la cifra acumulada ronda el 15% del total.

Este apartado nos muestra un dato muy interesante desde el punto de

vista del mercado turístico, actuando el turismo de congresos como

complemento de otros sectores del turismo como son el vacacional o el

urbano, que se concentran en las épocas de verano e invierno.


� 57

7. Duración de los eventos

En 1998, la duración media de los eventos se situaba en 2,723 días;

en el 2002, la media estaba en 2,781 días, en cinco años ha sufrido un

aumento de 0.058 días de media.

GRÁFICO 12. DURACIÓN DE LOS EVENTOS


Elaboración propia

Los gráficos muestran claramente la variación en la duración media

de los eventos, aunque, como se comenta al principio del apartado, la media

es similar; 2,723 días de media en 1998 y 2,781 días de duración en 2002, la

distribución en porcentaje ha sufrido alguna variación. Los eventos de más

de cuatro días han disminuido en 7,17% con respecto al año 1998, sin

embargo los eventos de duración entre 3 y 4 días y en mayor medida los que

duran hasta dos días han aumentado (1,81% y 5,36% respectivamente)

8. Tipo de alojamiento solicitado

En 1998, el 86,9% de los participantes se alojaban es

establecimientos hoteleros, en el año 2002, esta cifra asciende al 96,43% de

los participantes, lo que quiere decir que el sector hotelero aumenta en un

9,53% en este último año en detrimento del sector extra-hotelero.

1998

Hasta 2 días49,73%

Más de 4 Dias

14,56%

Entre 3 y 4 días

35,71%

2002

Hasta 2 días55,09%

Más de 4 Dias

7,39%

Entre 3 y 4 días

37,52%


� 58

GRÁFICO13. TIPO DE ALOJAMIENTO SOLICITADO


Elaboración propia

En el año 2002, los hoteles de menor categoría han sufrido un

descenso a favor de los hoteles de mayor categoría. Así, los hoteles de

cinco y cuatro estrellas han aumentado en un 6,15% y 7,61%

respectivamente, mientras que los hoteles de tres estrellas y otros hoteles

han disminuido un 8,96% y un 4,8% respectivamente.

9. Gasto medio por participante y día

En el siguiente gráfico se muestra la evolución del gasto medio que

realizaron los participantes a los congresos celebrados en España por día.

Los datos que se reflejan hacen referencia a la media y están

expresados en €. El aumento o disminución al que hace referencia el texto

posterior también se expresa en €, dicha cantidad hace referencia a la media

y no al total.

Como se explica a continuación, son los dos años objeto de estudio,

en los que el aumento de gasto está por encima de la media, en el caso de

1998, por escasos 0,67€, pero en el año 2002 el aumento es considerable.

1998

5 estrellas9,45%

3 estrellas29,85%

4 estrellas52,45%

Otros hoteles8,25%

2002

5 estrellas15,60% 3 estrellas

20,89%

4 estrellas60,06%

Otros hoteles3,45%


� 59

GRÁFICO 14. EVOLUCIÓN DEL GASTO MEDIO POR PARTICIPANTE Y DÍA

247,94 258,21 255,38 268,05 264,03 274,2 285,33333,34

0

100

200

300

400

1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002


Elaboración propia

Desde 1995, la dinámica que ha seguido el gasto medio es de

aumentar entre un 10 y 12€ de un año a otro, sin embargo, cabe destacar

dos recesiones, en 1997, la media disminuyó en 2,83 € y en 1999, en 4,02 €.

En cuanto a los años que conllevan nuestro estudio, en ambos casos

aumentó el gasto medio. En 1998, en 12,67 € y en el año 2002, el aumento

es considerable, alcanzando 48,01€ más que el año anterior por participante

y día.

GRÁFICO 15. DISTRIBUCIÓN DEL GASTO (%)

0

20

40

60

80

100

Cuo

ta d

ein

scrip

ción

Alo

jam

ient

o

Com

ida

Com

pras

Oci

o

Tran

spor

tein

tern

o

Otr

os

19982002


Elaboración propia


� 60

El orden que siguen los conceptos en los que los participantes se

gastan el dinero cuando asisten a un congreso es el mismo en 1998 que en

el año 2002, sin embargo las preferencias cambian. Los aspectos

meramente relacionados con el mercado de reuniones disminuye (-8.65% la

cuota de inscripción, -0.58% el alojamiento y -3% la comida) recayendo los

beneficios en otros aspectos que no son tan propios de este sector del

turismo como son las compras (+8,28%) el transporte interno (+1,53%) el

ocio (+0,49%) y otros (+1,92%)

10. Origen de los participantes en las reuniones

A continuación se especifica el origen de los participantes a los

eventos dentro de nuestro país, respectivamente a los sectores de ciudad.


Elaboración propia

Como se refleja en los gráficos anterior (1998) y posterior (2002) la

mayoría de los participantes a congresos en España, son españoles, un

79,37% en 1998 y un 79,40% en el 2002, el aumento es mínimo, 0.03%. Así

mismo esta situación se invierte en las grandes ciudades, dando un carácter

y prestigio internacional a ciudades de más de 1.000.000 de habitantes.

GRÁFICO 16. ORIGEN DE LOS PARTICIPANTES POR SEGMENTO DE CIUDAD EN 1998

79,3749,4

85,26 80,5 82,25

20,6350,6

14,74 19,5 17,75

0%20%40%60%80%

100%

Tota

l

+1.0

00.0

00ha

b

de 5

00.0

00a

1.00

0.00

0ha

b

de 2

00.0

00a

500.

000h

ab

-200

.000

hab

España Internacional


� 61

GRÁFICO 17. ORIGEN DE LOS PARTICIPANTES POR SEGMENTO DE CIUDAD EN 2002

79,4

29,1564,77

83,29 84,19

20,6

70,5835,23

16,71 15,81

0%20%40%60%80%

100%

Tota

l

+1.0

00.0

00ha

b

de 5

00.0

00a

1.00

0.00

0ha

b

de 2

00.0

00a

500.

000h

ab

-200

.000

hab

InternacionalEspaña


Elaboración propia

Esto se repite en el gráfico en las ciudades de 200.000 a 500.000

habitantes y en las de menos de 200.000 habitantes, predominando los

asistentes nacionales un 61% y un 64,5% en 1998 y un 66,58% y un 68,38%

en 2002. Esta situación cambia en las ciudades demás de 1.000.000 de

habitantes, predominando la internacionalidad en un 0,7% en 1998 y un

41,7% en el 2002. El caso de las ciudades de 500.000 a 1.000.000

habitantes varía según el año. Pues en 1998, predomina el nacional en un

70,52% y en el año 2002, aunque sigue predominando el nacional, el

porcentaje disminuye a un 29,54%.

Estas diez cuestiones son los aspectos del turismo de reuniones que

más influyen en el mercado de reuniones en España. Tras un análisis

general se puede comprobar que en España el mercado de reuniones, hasta

el año 2002, está en auge, se realizan más eventos y acuden más

participantes cuyo gasto medio por día también es mayor.

Con el siguiente apartado, el análisis del mercado de reuniones en la

isla de Lanzarote, el trabajo pretende acercarse a la realidad que nos afecta

más directamente.


� 62

��TURISMO DE CONGRESOS EN LANZAROTE

Una vez que se conoce la situación del mercado de reuniones en

España, se analiza la situación de Lanzarote en este mismo mercado. Para

ello se hace una relación de los hoteles existentes en la isla, se analizan los

datos generales del turismo de reuniones en Lanzarote realizando una

evolución de los años 2001,2002 y 2003, y por último se expone algunas

características de los establecimientos hoteleros de Lanzarote.

Como ya es sabido, que una ciudad (isla en este caso) sea elegida

para la celebración de un evento ofrece múltiples beneficios a corto y largo

plazo.

En Lanzarote, la ausencia de infraestructuras, que veremos en algún

apartado posterior, se suple con la oferta hotelera y con el entorno de la isla,

que ofrece una gran variedad de actividades complementarias (sobre todo

deportivas y culturales) de gran importancia en el turismo de reuniones.

Existen en la isla varias empresas dedicadas al turismo de congresos.

Dentro del Exmo. Cabildo Insular de Lanzarote, en el Patronato de Turismo,

se haya el Lanzarote Convention Bureau, que se formó como marca en el

año 1992, y en octubre del 2001, entra a formar parte del Spain Convetion

Bureau. Como se expresa anteriormente y como sucede en todos los

lugares de nuestra geografía, el papel del Lanzarote Convention Bureau es

el de promocionar la isla como ciudad de congresos, para ello elaboran

folletos, guías de congresos, carteles, vídeos, además de una página Web y

presencia en ferias de turismo y ferias especializadas en turismo de

congresos.

También hay en Lanzarote dos Operadores Profesionales de

Congresos (OPC) pero lo que sin duda mueve el sector turismo de

congresos en Lanzarote es la oferta hotelera, a continuación se muestra la

oferta hotelera de la isla y su relación con el mercado de reuniones.


� 63

HOTELES EN LANZAROTE

A continuación se exponen varias tablas con los hoteles que hay en la

isla (una tabla por zona) en las que, entre otras características se refleja si

tienen o no salas de congresos. Como se refleja en las tablas, cada una

hace referencia a cada municipio de la isla donde se ubican los hoteles.

Estos están colocados en orden cronológico por el hecho de que, desde un

principio nos estamos refiriendo al turismo de congresos como un sector

reciente dentro del mercado turístico.

TABLA 10- SALONES DE CONGRESOS EN COSTA TEGUISE

COSTA TEGUISE

Establecimiento Año Cat Nº salas Capacidad total Salas

Meliá Salinas 1975 5*****GL 6 680

Lanzarote Gardens 1986 3*** 0 0

Occidental Allegro Oasis 1988 4**** 5 1.040

Occidental Teguise Playa 1990 4**** 7 660

Barceló Suites 1995 4**** 4 489

Beatriz Costa Teguise 1995 4**** 14 2.345

Playa Verde 1999 4**** 0 0

Coronas Playa 2000 4**** 0 0

Las Marinas Club Resort 2000 4� 3 174

Total establecimientos: 9 Establecimientos con salas: 6

Fuente: Guía Alojativa Turística de Lanzarote 2001

Elaboración propia

TABLA 11- SALONES DE CONGRESOS EN ARRECIFE

ARRECIFE

Establecimiento Año Cat Nº salas Capacidad total Salas

Lancelot 1993 3*** 1 100

Miramar 1973 3*** 1 75

Total establecimientos: 2 Total establecimientos con salas: 2


Elaboración propia


� 64

TABLA 12- SALONES DE CONGRESOS EN PUERTO DEL CARMEN

PUERTO DEL CARMEN

Establecimiento Año Cat Nº salas Capacidad total salas

Los Fariones 1967 5***** 1 115

San Antonio 1972 4**** 2 168

Costamar 1986 3*** 0 0

Fariones Playa 1987 4**** 6 500

La Geria 1988 4**** 0 0

Riu Paraíso 1988 4**** 0 0

Las Costas 1989 3*** 0 0

Puerto Carmen 1989 1* 0 0

Jameos Playa 1990 4**** 2 -

Lanzarote Village 1990 3*** 0 0

Riu Palace Lanzarote 1992 4**** 0 0

Beatriz Playa 1996 4**** 0 0

Riu Olivina 1996 4**** 0 0



Elaboración propia

TABLA 13- SALONES DE CONGRESOS EN PUERTO CALERO

PUERTO CALERO


Hesperia Pto Calero 2003 5*****L 9 850



Elaboración propia


� 65

TABLA 14- SALONES DE CONGRESOS EN PLAYA BLANCA

Playa Blanca


Lanzarote Princess 1986 4**** NC NC

Corbeta 1988 3*** 0 0

Hesperia Playa Dorada 1988 4**** 1 250

Lanzarote Park 1991 3*** 1 25

Sun Park 1995 3*** 0 0

Calimera 1997 2** 0 0

Timanfaya Palace 1997 4**** 2 228

Paradise Island 1998 3*** 0 0

Natura Palace 2000 4**** 1 25

Rubicon Palace 2000 4**** 2 400

Gran Meliá Volcán 2001 5*****L 7 1.030

Playa Blanca Dunas 2001 4**** 0 0

Iberostar Papagayo 2002 S/C 0 0

Princesa Yaiza (spa) 2002 5*****L 10 1.716



Elaboración propia

Como se observa en estas tablas, hay en Lanzarote 39

establecimientos hoteleros, 20 de los cuales, lo que se supone un 51,28%

del total, tienen salas de congresos. No todos los establecimientos con salas

actúan en el mercado de la misma manera, es decir, todos ellos tienen salas,

pero la promoción que realizan del hotel no incluye estas instalaciones, con

lo que los hoteles que realizan son menores, tanto en número de

participantes como en ámbito territorial. Como conclusión, solo 8 (40%) de

los hoteles con salas realizan grandes congresos, lo que supone que sólo un

20,51% del total de hoteles de Lanzarote realizan eventos.


� 66

El siguiente paso se basa en la exposición de una ficha técnica,

donde se reflejan las características de los ocho hoteles que realizan

grandes eventos. En dicha tabla se refleja el nombre del hotel, de las salas,

y el afora según la colocación de la sala: Banquete, escuela, teatro o cocktail

(explicadas anteriormente)

TABLA 15- CAPACIDAD DE HOTELES RECEPTORES DE CONGRESOS

Aforo Nombre del hotel Salas

Banquete Escuela Teatro Cocktail

Teguise 100 120 200 300

Bridge 40 40 60 80

Presidente 30 30 40 50

Tagoror 300 250 300 500

La Geria 60 60 80 100

Gran Meliá Salinas

Yaiza - - - 400

Kefren 40 60 100 100

Keops 150 200 300 400

Mikerinos 40 60 100 100

Nefertiti 300 300 500 500

Occidental Allegro Oasis

Osiris - 30 40 40

El Hierro - 20 30 40

Fuerteventura 10 15 20 30

Gran Canaria 110 120 180 150

La Gomera - 20 30 40

La Palma - 10 15 30

Lanzarote 15 20 35 40

Occidental Teguise Playa

Tenerife 240 300 350 400

Salón Famara 530 550 1.100 700 Beatriz Costa Teguise

Módulo Famara 170 170 290 230


� 67

Módul Guacimeta 120 120 200 150

Módulo Tinguatón 150 150 250 200

Tamia - 50 80 65

Ajei - 50 80 65

Acatife - 50 80 65

Yágamo - 50 80 65

Monsegue - 40 70 55

Teleguía - 12 20 -

Bandama - 12 20 -

Tindaya - 12 20 -

Garajonay - 25 40 -

Junior Suite - 16 15 -

Alegranza - 60 80 60

La Graciosa 150 150 180 160

Lobos - 35 60 40

Montaña Clara - 35 60 40

Roque del Este - 35 60 40

Roque del Oeste - 35 60 40

Fariones Playa

Salón Brigde 12 12 18 20

Auditorio

Lanzarote - 225 225 -

Tenerife 72 46 87 75

La Graciosa - - - -

Gran Canaria 216 210 300 350

Fuerteventura 60 46 80 70

La Palma 60 40 78 75

La Gomera 40 42 64 -

El Hierro - 8 16 -

Hesperia Lanzarote

Hall Auditorio - - - 200


� 68

Roque Nublo 400 400 500 700

Roque Nublo I 100 80 150 120

Roque Nublo II 140 100 120 160

Roque Nublo III 150 150 200 250

Yaiza 50 40 60 80

Tinajo - - - -

Gran Meliá Volcán

Bocaina - - - -

Salón Timanfaya 400 350 800 850

Femés 110 90 130 130

Uga 90 50 60 100

Tías 100 70 110 120

Teguise 84 60 90 100

Haría 90 63 96 108

La Alegranza 78 54 85 95

La Graciosa 78 54 85 94

Órzola 70 50 75 85

Princesa Yaiza

La Geria 165 120 185 200

Fuente: Spain Convention Bureau, Situr, folletos de los respectivos hoteles

Elaboración propia

Esta es la oferta que la isla de Lanzarote ofrece al mercado de las

reuniones. A continuación se analiza la demanda que atiende a esta oferta,

es decir, la situación del mercado de reuniones en Lanzarote durante los

años 2001, 2002 y 2003.

El método que se utiliza para realizar ese análisis es similar al que se

utilizó en el apartado anterior para conocer la situación del mercado en

España, la fuente que se utiliza en esta ocasión es el Lanzarote Convention

Bureau, con estudios similares a los que el Spain Convention Bureau.


� 69

��EVOLUCIÓN DEL MERCADO EN LANZAROTE DEL 2001 AL 2003

Como ya se hizo anteriormente, este apartado trata de forma genérica

las estadísticas del mercado de reuniones en Lanzarote. El formato es

similar al análisis de la situación del mercado en España realizado por el

Spain Convention Bureau.

1. Tipo de evento, ámbito territorial y número de participantes.

TABLA 16- EVOLUCIÓN DE LOS EVENTOS Y LOS PARTICIPANTES

Tipo de evento 2001 2002 2003

Eventos 14 16 7 Congresos

Participantes 2.802 2.514 852

Eventos 50 68 76 Convenciones

Participantes 4.790 8.482 9.817

Eventos 20 40 46 Jornadas

Participantes 798 3.820 3.557

Eventos 84 124 129 Total

Participantes 8.390 14.816 14.226

Fuente: Lanzarote Convention Bureau

Elaboración propia

-101030507090

110130150

Congresos Convenciones Jornadas Total

GRÁFICO 18. EVENTOS CELEBRADOS EN LANZARTEDESDE 2001 HASTA 2003

200120022003


Elaboración propia


� 70

Como se observa en la tabla y posteriormente en el gráfico, el año

2002, supone un aumento constante con respecto al 2001, durante el año

2002, se celebraron en Lanzarote 40 eventos más que el año anterior, dos

de ellos fueron congresos, 18 convenciones y 20 jordanas. Sin embargo, el

aumento de eventos en el año 2003 es muy leve, pues solo se realizaron 5

eventos más que el año anterior. Este aumento se refleja en las

convenciones (ocho más que en 2002) y en las jornadas (seis más que en

2002) No sucede lo mismo con los congresos, pues es destacable el

descenso que protagonizan, celebrándose 9 menos que el año anterior.

02000400060008000

10000120001400016000

Congresos Convenciones Jornadas Total

GRÁFICO 19. NÚMERO DE PARTICIPANTESENTRE 2001 HASTA 2003

200120022003


Elaboración propia

El año 2002, supuso un aumento importante en el número de

participantes con respecto al 2001, la cifra aumentó en 6.426 participantes,

los eventos que más participantes acogieron fueron las convenciones (3.692

más que el año anterior) seguidos de las jornadas (3.022 más que el 2001)

El caso de los congresos es diferente, pues acogieron 288 participantes

menos que en 2001.

En el año 2003 la situación es muy diferente, hay un descenso de 590

participantes, 1.662 menos en los congresos y 263 menos en las jornadas.

Solo aumenta el número de participantes en las convenciones, 1.335

participantes más que en el año 2002.


� 71

TABLA 17- ÁMBITO TERRITORIAL DE LOS EVENTOS

Ámbito 2001 2002 2003

Regionales 14 14 16

Nacionales 62 73 75 Eventos

Internacionales 8 37 38

Regionales 1.122 1.124 1.472

Nacionales 5.535 8.230 7.861 Participantes

Internacionales 1.733 5.462 4.893


Elaboración propia

0

20

40

60

80

100

2001 2002 2003

GRÁFICO 20. CARÁCTER DE LOS EVENTOS CELEBRADOS EN LANZARTOE

RegionalesNacionalesInternacionales


Elaboración propia

En el mercado turístico de las reuniones en Lanzarote predomina el

ámbito nacional, pues en los tres años objetos de estudio, el ámbito nacional

supone más del 50% del total de eventos realizados. En el 2001, le seguía

al ámbito nacional el regional, y en último lugar el internacional. Sin embargo

esta situación cambia en los años posteriores. Tanto en el año 2002 como

en el 2003, el ámbito internacional aumenta (29 y 28 eventos más que en

2001, respectivamente) desplazando el ámbito regional al tercer lugar.


� 72

0

2.000

4.000

6.000

8.000

10.000

2001 2002 2003

GRÁFICO 21. NACIONALIDAD DE LOS PARTICIPANTES

RegionalesNacionalesInternacionales


Elaboración propia

La situación es similar a la anterior, el ámbito predominante de los

participantes a las reuniones celebradas en Lanzarote es el nacional,

seguido, en este caso en los tres años, por el ámbito internacional, siendo el

ámbito regional el que menos participantes aporta a los eventos realizados

en la isla.

El año 2003, presenta alguna variación con respecto a los dos años

anteriores; aunque la posición es similar a 2001 y 2002, los participantes de

ámbito nacional descienden en 369 unidades y los internacionales en 569

unidades, aumentado los regionales en 348 participantes más que el año

anterior.

Esta situación tiene consecuencias en otros aspectos del sector como

por ejemplo el alojamiento. Por norma general, esto es, salvo alguna

excepción, los participantes de ámbito regional no pernoctan en

establecimientos turísticos, ni realizan actividades complementarias al

evento, disminuyendo, por tanto, el gasto medio del participante en el lugar

de celebración del evento, es decir, en el destino. Otra consecuencia

provocada por este hecho es la variación en el gasto medio por día y

participante.


� 73

2. Sectores generadores de las reuniones

TABLA 18- CARÁCTER DE LA ENTIDAD GENERADORA

2001 2002 2003

Pública 16% 15% 2%

Privada 84% 85% 98%


Elaboración propia

GRÁFICO 22. CARACTER DE LA ENTIDAD GENERADORA

0%20%40%60%80%

100%

2001 2002 2003

Pública

Privada


Elaboración propia

Si se hecha la vista a tras, al análisis de la situación del mercado

español, nos encontramos con una situación que se difiere mucho de la que

se refleja en la tabla y en el cuadro. En el apartado antes citado las

empresas que más eventos generaban eran las de vocación pública,

exceptuando las ciudades de más de 1.000.000 de habitantes. Según el

Spain Convention Bureau, Arrecife (y por tanto, Lanzarote) está situada en

las ciudades de menos de 200.000 habitantes (tiene actualmente 121.216

habitantes) con lo cual, se puede afirmar que se trata de una excepción a la

realidad reflejada en los datos anteriores, pues durante estos tres años se

muestra la predominancia de las empresas de vocación privada, sobre las

de vocación pública. Pero es el último año, el 2003, donde la diferencia se

acentúa más, con una supremacía del 98%.


� 74

TABLA 19- TEMA DE LA ACTIVIDAD GENERADORA DE LA REUNIÓN

2001(%) 2002(%) 2003(%)

Médico-sanitaria 37 33 21

Científico 0 2 1

Cultural 2 12 4

Económico-financiero 20 28 64

Público 13 6 6

Tecnológico 16 9 2

Universidad 2 0 0

Otros 10 10 2

Total 100 100 100


Elaboración propia

GRÁFICO 23. TEMA DE LA ACTIVIDAD GENERADORA

0%

20%

40%

60%

80%

100%

2001 2002 2003

OtrosUniversidadTecnológicoPúblicoEconómico-financieroCulturalCientíficoMédico-sanitaria


Elaboración propia

En este caso si se corresponden los datos. Como en el resto de

España, hasta el 2002 el sector predominante era el sector médico-sanitario,

pero ese año, dicho sector disminuyó dando paso al sector económico

financiero. En Lanzarote ocurre lo mismo, pero un año más tarde. Durante

los años 2001 y 2002 el sector predominante es el médico-sanitario (37% y


� 75

33% respectivamente) en segundo lugar se encontraba el sector económico-

financiero. Sin embargo en el año 2003, el sector médico disminuye un 12%

con respecto al año anterior, cediendo la predominancia al sector económico

financiero, que aumentando un 36%, generó el 64% de los eventos que se

celebraron el la isla durante ese año. El sector médico-sanitario es el otro

gran generador de eventos, con un 21% del total. El sector público y el

tecnológico se mantienen, los tres restantes disminuyen su presencia en el

mercado de congresos durante el 2003. Cabe hacer especial hincapié en el

sector universidad, que disminuyó hasta el punto de no generar el 2% de los

eventos durante el 2001 y el 0% durante el 2002 y 2003.

3. Lugar de celebración de las reuniones

TABLA 20- SEDE DE LOS EVENTOS

Lugar 2001 2002 2003

Palacio de congresos 0 0 0

Universidades 0 0 0

Salas de hoteles 100 100 100

Auditorios 0 0 0

Otros centros 0 0 0


Elaboración propia

GRÁFICO 24. SEDE DE CELEBRACIÓN DEL EVENTO

0%

20%

40%

60%

80%

100%

2001 2002 2003

Otros centros AuditoriosSalas de hotelesUniversidadesPalacio de congresos


Elaboración propia


� 76

Tanto la tabla como la gráfica son suficientemente claras en este

caso. El 100% de los eventos realizados en Lanzarote durante los años

2001, 2002 y 2003 se celebraron en salas de hoteles.

En el resto de España, tal y como figura en el apartado

correspondiente, las salas de hoteles ocupaban la primera posición en

cuanto a preferencia a la hora de realizar eventos, pero esta primera

posición venía dada por el 30%-35% (aproximadamente)

La principal causa que genera este hecho es la ausencia total o

parcial (esto es, sin las condiciones adecuadas) de las restantes opciones

(campus universitario, centros culturales, recintos feriales, asociaciones,

entidades privadas, etc.) Si existe un auditorio, que actualmente está cerrado

por reformas, que podría suplir la ausencia de un palacio de congresos.

En dos ocasiones se expusieron proyectos para la realización de un

palacio de congresos en la ciudad de Arrecife, con el fin de propagar una

diversificación del turismo tradicional y la implantación de un turismo de

calidad. Se hablaba de “Arrecife, ciudad de congresos”.

El primero de eso proyectos “Plan Especial del Puerto de Arrecife” fue

una propuesta de la asociación de Ciudadanos por Arrecife, en febrero del

año 1997, que situaba el palacio de congresos cerca de la ciudad, de una

zona de paseo y a orillas del mar, en la zona conocida actualmente como

“La Rocar”. Ver anexo VI, Plano del proyecto que incluye el palacio de

congresos.

El segundo proyecto que englobaba la idea de un palacio de

congresos en Arrecife, ubicaba el palacio de congresos, junto a un pabellón

de protocolo y un campus universitario en la entrada a la ciudad. Este

proyecto incluía un auditórium para 500 personas, pabellón de protocolo

(para recepciones, presentaciones, etc.) dos aulas para charlas con

capacidad para 50 personas, aula para videoconferencia y audiovisuales con

capacidad para 150 personas, aula de teleformación e informática, servicio

de traducción (cabinas, equipo técnico, etc.) cuatro salas de reuniones y

mesas de trabajo, área de administración y servicios, área de seguridad y

control, recepción, oficina de información, taquillas, guardarropa y servicios.


� 77

Ver anexo VII, tres planos del proyecto, el primero muestra la situación

actual, el segundo un plano general del proyecto y el tercero un plano

específico de la ubicación del palacio de congresos.

Recientemente, el pasado día 17 de junio del presente año, salió en la

prensa una noticia referente a la ubicación de un palacio de congresos en el

ayuntamiento de Tías. Según la noticia el proyecto lo lleva a cabo un

Comisión Especial de Asesoramiento y Promoción de Tías en un terreno de

más de 5.000 m2 cedidos por dicho ayuntamiento.

Teniendo la oportunidad de hablar con una de las personas

relacionadas con el tema, Cristina de Armas, empleada de la concejalía de

turismo del ayuntamiento de Tías, me informó de que no se trata de un

palacio de congresos, sino de un edificio de usos múltiples. Que en ningún

momento se pensó en un palacio de congresos, dado que el equipamiento

que este requiere no sale rentable.

La última noticia sobre el tema se recoge en la prenda del día

07/07/04, y hace referencia a la intención de la Viceconsejera de Cultura del

Gobierno de Canarias de establecer un auditorio en cada isla antes del año

2001. Basa su propuesta en fomentar la cultura y la calidad tanto a los

residentes como a los visitantes.

4. Temporalidad de las reuniones

TABLA 21- TEMPORALIDAD DE LAS REUNIONES

Mes 2001 2002 2003

Enero 6 10 8

Febrero 2 12 13

Marzo 18 9 11

Abril 4 7 9

Mayo 16 14 16

Junio 11 8 10

Julio 7 6 5


� 78

Agosto 5 3 1

Septiembre 5 6 8

Octubre 14 13 7

Noviembre 10 8 8

Diciembre 2 4 4


Elaboración propia


Elaboración propia

Por norma general, y como ocurre en el resto de la península, el

turismo de congresos en Lanzarote actúa como una alternativa a otras

formas de turismo. En el caso de Canarias y concretamente en Lanzarote, la

modalidad turística implantada desde los años 60 es el “sol y playa”, que se

concentra sobre todo en las épocas de verano e invierno.

Pues haciendo referencia a lo dicho anteriormente, como se reflejaba

en el punto seis del análisis de la situación en España, y como se muestra el

la tabla y posterior gráfica, el turismo de congresos durante los tres años

objeto de estudio se centra en las épocas de primavera y otoño. Aunque

con ligeras variaciones, los principales meses receptores del turismo de

0

5

10

15

20

Ene

ro

Febr

ero

Mar

zo

Abr

il

May

o

Juni

o

Julio

Ago

sto

Sep

tiem

bre

Oct

ubre

Nov

iem

bre

Dic

iem

bre

GRÁFICO 25. TEMPORALIDAD DE LAS REUNIONES

200120022003


� 79

congresos son: marzo, mayo octubre y febrero, siendo julio, agosto,

septiembre y diciembre los meses que menos reuniones acogen. Durante

los meses restantes el número de reuniones es similar y poco destacable.

5. Duración de eventos

TABLA 22- DURACIÓN DE LOS EVENTOS

2001 2002 2003

Hasta 2 días 25 46 42

3-4 días 55 35 39

Más de 4 días 20 19 19


Elaboración propia

0

20

40

60

80

100

Hasta 2 días 3-4 días Más de 4 días

GRÁFICO 26. DURACIÓN DE LOS EVENTOS

200120022003


Elaboración propia

Vemos en la tabla y posteriormente en el gráfico, que la situación

respecto a la duración de los eventos en Lanzarote ha cambiado durante

estos tres años. Durante el año 2001, más del 50% (55%) de las reuniones

tenían una duración de tres a cuatro días, el 25% duraba hasta dos días y el

20% restante duraba más de cuatro días. Durante los dos años posteriores,

la situación cambió. Durante los años 2002 y 2003, la mayoría de las

reuniones (46% y 42% respectivamente) duraros hasta dos días, el 35% y

39% tuvieron una duración de tres a cuatro días y solo el 19% en ambos

casos duró más de cuatro días.


� 80

Como se puede observar el mercado de reuniones no sólo disminuyó

en número de eventos, sino que también disminuyó la duración de los

eventos realizados en la isla.

Esta disminución colocó a Lanzarote en la misma situación que el

resto de la península. Como se refleja en el punto 7 del análisis de la

situación de España, ya en 1998, la mayoría de los congresos (49,73%)

duraban hasta dos días, en el año 2002 esta cifra aumentó al 55,09%.

6. Número medio de participantes por evento

TABLA 23- PARTICIPANTES POR EVENTO

2001(%) 2002(%) 2003(%)

Menos de 50 33 0 0

De 50-150 49 76 77

De 151-250 13 15 16

De 251-500 4 7 6

De 501-1000 1 2 1

Más de 1000 0 0 0


Elaboración propia

0102030405060708090

100

-de 50 de 50-150de 151-250de 251-500 de 501-1000

más de1000

GRÁFICO 27. PARTICIPANTE POR EVENTO

200120022003


Elaboración propia


� 81

Los datos reflejan que durante los tres años objetos de estudio, la

mayoría de los eventos reciben entre 50 y 150 participantes, en el año 2001

fue el 49% los eventos que se realizaron con este número de participantes,

pero esta cifra aumentó superando el 50% en los años posteriores (16% en

2002 y 77% en 2003) Sólo en el año 2001 se realizaron eventos con menos

de 50 participantes. Es también significativo el porcentaje de eventos que

acogieron de 151 a 250 participantes (13% en el 2002, 15% durante el 2002

y 16% durante el 2003) Escasamente se realizan eventos que acojan entre

251 y 1000 participantes (5% durante el 2001, 9% durante el 2002 y 7%

durante el 2003) En ningún caso se han celebrado eventos que superen los

1.000 participantes.

7. Tipo de alojamiento solicitado

TABLA 24- TIPO DE ALOJAMIENTO SOLICITADO

2001 2002 2003

Hotelero 100 100 100

Extrahotelero 0 0 0


Elaboración propia

GRÁFICO 28. TIPO DE ALOJAMIENTO SOLICITADO POR LOS PARTICIPANTES

0%

20%

40%

60%

80%

100%

2001 2002 2003

ExtrahoteleroHotelero


Elaboración propia


� 82

Pocos comentarios exigen estos datos, el 100% de los asistentes a

eventos en Lanzarote se alojan en establecimientos hoteleros, situación muy

similar a la española, donde los establecimientos más solicitados durante el

año 2002, era el sector hotelero (96,43%)

TABLA 25- CATEGORÍA DEL HOTEL SOLICITDADA POR LOS ASISTENTES

2001 2002 2003

5*****GL 0 0 6

5***** 20 45 18

4**** 80 55 70

3*** 0 0 6

Otros 0 0 0


Elaboración propia

0

20

40

60

80

100

5*****GL 5***** 4**** 3*** Otros

GRÁFICO 29. CATEGORÍA DEL ESTABLECIMIENTOSOLICITADO POR LOS ASISTENTES

200120022003


Elaboración propia

Dentro del sector hotelero destacan los hoteles de 4 estrellas,

solicitados por el 80% de los asistentes durante el año 2001, el 55% durante

el 2002 y el 70% durante el 2003. A continuación destacan los

establecimientos de 5 estrellas, que aumentan durante el año 2002 (25%

más que el año anterior) pero vuelve a disminuir durante el año 2003 (27%


� 83

menos que el año 2002) Los establecimientos de 5 estrellas Gran Lujo y los

de 3 estrellas sólo fueron solicitados durante el año 2003.

Los datos estadísticos expuestos en este apartado son lo

suficientemente claros, el mercado de reuniones aunque no ha disminuido,

el aumento ha sido muy leve. Apenas se realizan más eventos que años

anteriores y la participación es menor.

En el apartado siguiente se pretende exponer la misma realidad, el

mercado de reuniones en Lanzarote, pero desde otro punto de vista. El

punto de vista de la oferta más directa. Para ello se ha intentado realizar un

guión-cuestionario a todos aquellos establecimientos que organizan eventos

en sus instalaciones. A continuación se exponen esos resultados.

��EL PUNTO DE VISTA DEL EMPRESARIO DE LANZAROTE

Para finalizar el análisis de la situación del turismo de congresos y a

fin de obtener unas buenas conclusiones del mercado de reuniones en

Lanzarote, se exponen en este apartado los resultados de un guión-

cuestionario realizado en los establecimientos hoteleros de la isla. Ver anexo

I, talbas 28, 29, 30, 31 y 32, donde se muestran los establecimientos

visitados.

Esta relación de tablas, similar a la del apartado anterior, muestra los

establecimientos que hay en Lanzarote y cuantos de ellos tienen salas. En

ellas se muestran diferentes apartados como el día y hora de visita, la

persona de contacto y el departamento (o cargo) al que pertenece dicha

persona. En el apartado de observaciones se hace referencia a los

establecimientos que no tienen salas en sus dependencias, o aquellos cuyo

departamento encargado de la organización de congresos se encuentra en

otro establecimiento de la misma cadena. Estos establecimientos, aunque

físicamente no fueron visitados, cuentan como visitados por el hecho de que

el departamento de comercial o la persona encargada fue entrevistada en el

hotel que se refleja.


� 84

A continuación se explica una por una todas aquellas cuestiones que

fueron preguntadas a las personas entrevistadas. Cabe destacar que no se

trata de un cuestionario, sino de un guión orientativo, por lo que en las

respuestas también se tiene en cuenta la impresión del entrevistador.

Las preguntas que figuran hacen referencia al aspecto organizativo

del congreso en sí, puesto que otros aspectos como el número de

congresos, participantes, etc.…se recogen en el apartado anterior.

Se trabaja con porcentajes, el número de cuestionarios realizados es

13. Ver anexo VIII, cuestionarios realizados.

1. ¿Cómo se contacta? ¿Se promociona el hotel? ¿Llaman al

hotel?

Con esta pregunta se pretende conocer cual es la principal forma de

contacto entre el hotel-cliente y la situación de la promoción del turismo de

congresos en Lanzarote. Los resultados fueron:

GRÁFICO 30. CONTACTO CLIENTE-HOTEL

Se promociona30,77%

Llama el cliente53,84%

50-5015,39%


Como nos muestra el gráfico, más del 50% (53,84%) de los

congresos que se realizan en un hotel es porque el cliente llama al hotel, el

30,77% se realizan gracias a la promoción que hace el hotel, y el restante

15,39% de los congresos la proporción de los clientes que llaman o la

promoción del hotel es similar.


� 85

Cuando se habla de que el cliente llama al hotel, no se hace

referencia a la promoción que el hotel hace como “hotel de congresos” sino,

como dijeron algunas de las personas entrevistadas, el “boca a boca”, o el

hecho de conocer el hotel por otra modalidad turística, como el “sol y playa”.

Las principales fuentes de promoción a la que recurren los hoteles

son la Web y ferias especializadas como Fitur Congresos (Madrid), Confex,

Meeting & Incentive Travel o Steps (Londres), Tecnomeeting (Barcelona)

etc.

El tercer apartado denominado 50-50 hace referencia a los hoteles en

la que las otras dos opciones actúan por igual.

2. ¿Qué ofrece el hotel? Criterios, instalaciones, ayuda técnica,…

En principio esta pregunta hacía referencia a todo aquello que el hotel

podría ofrecer. Pero a partir de la base de que como instalaciones se

incluyen salas y como criterios se incluye salas y ayuda técnica, a medida

que se hacían más entrevistas se fue modificando la pregunta, llegando a la

siguiente cuestión:

¿La ayuda técnica que ofrece el hotel es propia o se alquila?

GRÁFICO 31. AYUDA TÉCNICA

Propia7,69%

Se alquila92,31%



� 86

Solo un 7,69% de los establecimientos visitados utiliza en los eventos

se propia tecnología. El 92,31% restante alquila a una empresa local todo o

parte de la ayuda técnica que necesita para que el evento se lleva a cabo. El

principal motivo que justifica este alto porcentaje de alquiler de la ayuda

técnica es el excesivo coste y mantenimiento que requiere esta tecnología

para los escasos eventos que se realizan en Lanzarote. En la casi totalidad

de las entrevistas, la persona entrevistada decía:” no es rentable”. Aún así,

como se muestra en el gráfico que sigue, el 33,33% de los hoteles que

alquilan ayuda técnica poseen un equipo base, consistente en la mayoría de

los casos en un vídeo o DVD, una pantalla de proyección y megafonía, pero

que no son suficientes debido al avance tecnológico en general y en el

mercado de reuniones en concreto.

GRÁFICO 32. AYUDA TÉCNICA2

Equipo base33,33%

Nada66,67%


3. ¿Qué departamento se encarga?

Aunque en algún caso la organización de un congreso se lleva a cabo

por más de un departamento, en el gráfico se expresa el de más peso en el

tema. Cabe destacar que cuando se habla del departamento de dirección se

hace referencia tanto al director, como subdirector o ayudante de dirección.


� 87

GRÁFICO 33. DEPARTAMENTO ENCARGADO

Dirección y RRPP

23,08%

Comercial38,46%

Grupos30,77%

Recepcion7,69%


En la mayor parte de los casos (38,46%) es el departamento de

comercial el que se encarga de la organización de los eventos. Le sigue el

departamento de grupos con un 30,77%. En muchas ocasiones, el

departamento de grupos depende del departamento de comercial. El

departamento de grupos, en todos casos es un departamento creado

especialmente para el turismo de congresos y en ningún caso supone los

dos años de vida. Se trata pues de un departamento específico y reciente,

que refleja el auge de este sector del turismo.

4. Personal específico del turismo de congresos

Cabe destacar que cuando en un hotel se realiza un evento, todo el

personal del hotel trabaja en y para ese evento, el departamento de

recepción, de comercial, de animación, de restauración… todos toman parte

en la organización de la reunión.

Por eso con este apartado se pretende conocer la postura de los

hoteles hacia personal expresamente necesario en la celebración de un

congreso, como por ejemplo las azafatas.


� 88

GRÁFICO 34. PERSONAL ESPECÍFICO DE UN EVENTO

Interno0,00%

Externo76,92%

No se hacen cargo

23,08%


Como se observa en el gráfico, se dieron tres opciones, una de ellas

contemplaba la posibilidad de que el personal fuera interno, del propio hotel,

pero como se puede ver, en ningún caso se da esta opción. En segundo

lugar se contemplaba la opción de que el personal fuera contratado a una

empresa externa, situación que se da en el 76,92% de los hoteles. Según

avanzaban las entrevistas se contempló otra opción, pues el 23,08% de los

hoteles no se hace cargo de personal ajeno a su establecimiento. Si el

congreso lo necesita debe encargarse la empresa organizadora o un agente

de viajes.

5. ¿Quién lo dirige?, Pasos a seguir.

Esta pregunta se anuló por que se complementa con las preguntas

número tres, cuatro y doce.

6. ¿Quién lo organiza? (Hotel, OPC, Patronato) Pasos a seguir.

En esta pregunta se intenta saber si para la organización de un

evento el hotel actúa solo o cuenta con la ayuda del Patronato de turismo

(Lanzarote Convention Bureau) o alguna OPC.


� 89

GRÁFICO 35. COLABORACIÓN CON AGENTES EXTERNOS

Sólo hotel30,77%

Hotel más OPC15,38%

Hotel más patronato15,38%

Hotel más OPC más patronato

38,47%


Como refleja el gráfico, la mayor parte de las veces, un 38,47%,

actúan los tres en conjunto. Curiosamente la siguiente opción más puntuada,

con un 30,77% hace referencia a la que el hotel actúa solo, sin el Lanzarote

Convention Bureau y sin contar con ninguna OPC. Las ocasiones en las que

el hotel actúa con solo una de las dos entidades son similares, un 15,38%

actúa solo con el patronato y en un 15,38% actúa solo con un

OPC.

Los pasos a seguir ya se explicaron en apartados anteriores,

básicamente el Patronato de turismo actúa como intermediario entre el hotel

y la empresa organizadora, dando a cada uno de ellos los datos de la otra

parte interesada. La OPC realiza las funciones propias de cualquier operador

profesional de congresos.

7. Carácter: insular, regional, nacional o internacional.

Se pregunta aquí cual es el carácter que predomina en los eventos

realizados dentro del hotel. Para hallar los resultados se tuvo en cuenta solo

el hecho de que los congresos fueran insulares o no insulares, para conocer

hasta que punto se requiere alojamiento en los congresos realizados en la

isla.


� 90

TABLA 26- CARÁCTER DE LOS EVENTOS


En esta tabla, el carácter insular hace referencia a Lanzarote, regional

a la Comunidad Autónoma de Canarias, nacional a España e internacional a

todos aquellos que procedan de fuera de España. Con el carácter no

definido hace referencia a las respuestas en las que no se destacó un

carácter sobre otro. El 7,69% de las ocasiones que se dio esta situación, se

colocó en el mismo nivel el carácter regional, nacional e internacional. Otro

7,69% colocó al mismo nivel el carácter nacional y el internacional y el

restante 7,69% colocó al mismo nivel el carácter regional y el nacional.

TABLA 27- CARÁCTER DE LOS EVENTOS 2


En la tabla anterior el carácter insular hace referencia a la isla de

Lanzarote y a la Comunidad Autónoma de Canarias, el carácter no insular

hace referencia al nacional e internacional (por lo que se incluye el 7,69%

que se expresa en la tabla anterior como no definido, pero que aclara que no

Carácter %

Insular 23,08

Regional 15,38

Nacional 23,08

Internacional 15,38

No definido 23,08

Carácter %

Insular 38,46

No insular 46,16

No definido 15,38


� 91

se refiere al carácter insular) para finalizar el carácter no definido hace

referencia a aquellos donde no se define si se trata de eventos de carácter

insular o no insular sino que estos criterios están al mismo nivel.

GRÁFICO 36. CARÁCTER DE LOS EVENTOS

Insular38,46%

No insular46,16%

No definido15,38%


Como se observa en el gráfico predomina el carácter no insular, con

un 46,16%, lo que implica que la mayoría de los eventos que se realizan en

la isla conllevan alojamiento. Este hecho supone una ventaja para Lanzarote

frente a otros destinos peninsulares. La insularidad es un hecho que lleva

adjunto el alojamiento, entre otras cosas por las distancias y las limitadas

opciones de transporte. Esto suele complementarse con ofertas de otras

ramas del turismo, elevando el gasto medio por participante y día en el

destino.

8. Tema:

En esta pregunta las respuestas fueron múltiples, teniendo en cuenta

el punto dos del análisis anterior, no se harán estadísticas en este punto,

sino que se nombrarán las respuestas que se dieron.

Entre los temas principales se encuentran el médico, bancario,

político, laboratorio, tecnológico. También se celebran eventos con temas

automovilístico, cosmético, formativos, alimentación, ropa y calzado.


� 92

9. Financiaciónes, subenciones...

Ante la pregunta de si el hotel recibe u ofrece algún tipo de

subvención o financiación por la realización de un evento en sus

instalaciones, la respuesta fue unánime:

GRÁFICO 37. PRESTACIONES ECONÓMICAS

Sí0,00%

No100,00%


Todos concluyen en que es deber de la empresa u asociación

organizadora junto con los participantes y asistentes.

10. La demanda: ¿Se percibe un descenso, estancamiento o

aumento?

Con esta cuestión se pretende conocer la situación actual del

mercado por parte de las personas implicadas en él.

La percepción del mercado según los encargados de las personas

encargadas de organizar eventos en Lanzarote es muy variada.

Entre el apartado de “No sabe, no contesta”, es destacable la corta

edad de algunos establecimientos, impidiendo a la persona responsable

contestar con eficacia y precisión.

Como se observa a continuación la diferencia entre los

establecimientos que perciben un aumento y los que perciben un descenso

en mínima.


� 93

GRÁFICO 38. SITUACIÓN DE LA DEMANDA

Descenso30,77%

Estancamiento23,08%

Aumento30,77%

NS/NC15,38%


Como se puede observar, un 30,77% de las personas entrevistadas

consideran que este año la demanda descendió. Curiosamente el porcentaje

que considera que la demanda aumentó es similar, un 30,77%. También es

considerable el porcentaje que considera que el mercado de reuniones está

estancado aquí en Lanzarote (23,08%) Un 15,38% de los entrevistados no

contestan a esta pregunta.

11. La oferta: ¿Previsiones de ampliación o promoción?

Una vez conocida la situación de la demanda, se pretende conocer

como actúa la oferta con respecto a esta demanda, para ello se pregunta si

hay previsiones de ampliación o de promoción.

GRÁFICO 39. PREVISIÓN DE AMPLIACIÓN

Sí30,77%

No69,23%



� 94

Las previsiones de ampliación hacen referencia a infraestructuras, por

ejemplo salas de conferencias dentro del hotel, pero también a pequeños

detalles como la decoración. En el gráfico anterior refleja que la opción de no

ampliar en infraestructuras supera en un 39,16% la opción de invertir en el

mercado de reuniones por parte de los hoteleros.

GRÁFICO 40. PREVISIÓN DE PROMOCIÓN

Sí53,85%

No46,15%


Sin embargo, cuando se trata de ampliar la promoción la situación

cambia, pues un 53,58% tiene previsiones de ampliar la promoción, frente a

un 46,15% que no lo considera necesario. Cabe destacar la importancia que

la mayoría de los entrevistados dan a la promoción, con frases como “la

competencia no duerme”

12. ¿Qué ofrece el hotel… al participante,… al asistente,… al

acompañante?

Aunque en un principio se pretendía analizar cada uno por separado,

el análisis final engloba al participante y al asistente en el mismo grupo.

También es necesario saber si es usual que en los eventos realizados

en Lanzarote vengan acompañantes:


� 95

GRÁFICO 41. ACOMPAÑANTES

Sí69,23%

No30,77%


Como se puede comprobar, en más de la mitad de los eventos que se

realizan, los participantes y asistentes vienen acompañados.

GRÁFICO 42. PROGRAMA TURÍSTICO

Sí88,89%

No11,11%


Así mismo, un 88,89% de los hoteles ofrecen trato y servicios

especiales, tanto a los participantes, como a los asistentes y acompañantes.

Entre estos servicios se encuentran cenas de gala, cocktail de bienvenida,

descuentos en las instalaciones del hotel (por ejemplo en el SPA) zonas

reservadas…

El porcentaje de establecimientos que no ofrecen servicios extras es

relativamente bajo (11,11%)


� 96

CONCLUSIONES FINALES:

Como se observa a lo largo de todo el texto, el mercado de reuniones

es un sector del turismo muy reciente, con muy poca referencia bibliográfica

referente a su historia, escasos hechos concretos nos dan una referencia del

tema que tratamos. En el año 1600, se celebra el primer congreso de

médicos en Roma y en 1898, se crea la primera oficina de promoción de

congresos en Detroit, éstos son dos hechos que nos marcan una referencia

de la situación del mercado de reuniones mundial; en el año 1984 se forma

el Spain Convention Bureau, una referencia al sector en España, en el año

1993, el Tenerife Convention Bureau y en 1999, Las Palmas de Gran

Canaria Convention Bureau, el turismo de congresos toma importancia en

Canarias y en 1992, el Lanzarote Convention Bureau, crece la importancia

del sector congresos en la isla.

También se refleja a lo largo del texto la complejidad de este sector

turístico; Dificultad terminológica, a menudo se confunden congresos con

convenciones o con eventos, autores que lo denominan mercado de

reuniones y otros que prefieren dirigirse a él como turismo de congresos.

Dificultad también a la hora de promocionar y organizar, este segmento del

mercado turístico requiere de un gran número de profesionales y de un

espacio de tiempo prolongado, pues como se da a conocer en el trabajo el

primer anuncio de un evento debe realizarse con uno o dos años de

antelación. Otra complejidad con la que cuenta el mercado de reuniones es

la dependencia de factores exógenos al turismo, el mercado de las

reuniones está relacionado con los avances médicos, tecnológicos,

sociológicos, etc. Depende, entre otras cosas, de una nueva tendencia

mundial hacia la globalización, del interés empresarial…

A pesar de estas complejidades, nos encontramos ante un mercado

en auge.

En España, durante el año 2002, se celebraron 2.158 eventos más

que en el año 1998, a los que asistieron 966.113 participantes más que

dicho año, aumentando el gasto medio por participante y día en esos cinco


� 97

años en 65,29€. Varía también la distribución del gasto medio, el turista de

congresos invierte menos en aspectos directamente relacionados con el

mercado de reuniones (por ejemplo, cuotas de inscripción, alojamiento,

comida) e invierte en actividades alternativas pertenecientes al programa

social como las compras o el ocio. Lo que nos muestra la importancia que

adquiere el entorno en la celebración de un evento.

Influye en el turismo de reuniones el tamaño de la cuidad en la que se

realiza el evento. Las ciudades de menor tamaño son las que acogen mayor

número de eventos, el carácter de la mayoría de ellos es público y los

participantes de nacionalidad española. En las ciudades de mayor tamaño,

sin embargo, se realizan menos eventos, la mayoría de los cuales son

organizados por empresas de carácter privado y los participantes, en su

mayor parte, de procedencia internacional.

En Lanzarote, la situación que vive este mercado difiere en varios

aspectos a la que se vive, por norma general, en el resto de España.

El año 2002, supuso un aumento considerable con respecto al año

anterior, sin embargo el año 2003, supone un cúmulo de recesiones con

respecto al año 2002.

Sólo se realizan cinco eventos más que el año pasado, siendo los

congresos las reuniones más afectadas, con un descenso del 24,32% con

respecto al 2001. Disminuyen los participantes, Lanzarote acogió 590

participantes menos en 2002 que en 2001.

Otro punto diferenciador que posee Lanzarote con respecto a España

es el carácter de las empresas generadoras de eventos, a nivel español

predominan las empresas de carácter público, mientras que a nivel insular

las empresas predominantes son las de carácter privado.

Pero no todo son diferencias, España y Lanzarote coinciden en

muchos aspectos en el mercado de reuniones.

En ambos casos el sector médico-sanitario ha dejado de ser el sector

que más eventos realiza, para conceder la hegemonía al sector económico-

financiero. También comparten el carácter temporal, los eventos se realizan


� 98

sobre todo en otoño y primavera, cediendo el verano e invierno para otras

ramas del turismo. Es general la disminución de la duración de los eventos,

predominando los eventos que duran hasta dos días, así como la elección

de salas de hoteles como sede de la reunión, en detrimento de palacios de

congresos, universidades u otros centros sociales (destacable y comentado

el caso de Lanzarote por la ausencia de palacios de congresos y otros

centros) y el hecho que los hoteles elegidos por los organizadores en ambos

casos son los de cuatro estrellas.

Como observamos en este apartado, el mercado de reuniones en

Lanzarote, con sus igualdades y diferencias con el mercado español, no está

consolidado en la isla.

Teniendo en cuenta la importancia del entorno de la ciudad

organizadora en el mercado de reuniones, el prestigio que la realización de

un evento ofrece a la ciudad que lo acoge, el dato de que el turista de

congresos gasta seis veces más que un turista vacacional tradicional, el

aumento del gasto de los asistentes en actividades alternativas al sector

“reuniones” y el hecho de que, por norma general en España, el lugar

elegido como sede de eventos son las salas de hoteles, nos encontramos

con una isla que perfectamente ofrece un perfil correcto para la organización

de eventos y que podría beneficiarse, en concepto económico y de calidad,

de las ventajas que este sector turístico ofrece.

Después de realizado el estudio, percibimos que la principal causa de

que este mercado no se consolide en Lanzarote, es la consolidación del

sector “sol y playa”. Esto lo demuestra el carácter temporal, tan comentado

anteriormente, y la poca promoción que se realiza.

En Lanzarote hay 39 establecimientos hoteleros, el 51% de los cuales

afirma tener salones de congresos, pero sólo el 40% de los establecimientos

con salas (lo que supone un 20% del total) afirma dedicar parte de la

campaña de promoción del establecimientos al mercado de reuniones.

Una vez que se tuvo la oportunidad de entrevistar a las personas

encargadas de realizar eventos en los establecimientos de la isla, se


� 99

concluye que el principal motivo que justifica la escasez de promoción de un

establecimiento como receptor de eventos es la “poca rentabilidad” del

mercado. Los alegatos hacen referencia a diferentes aspectos del mercado;

no es rentable tener 200 habitaciones ocupadas durante cuatro días en

temporada alta. Tampoco es rentable el gasto que conllevan, a corto y largo

plazo, las instalaciones técnicas necesarias para la realización de eventos,

motivo por el cual, el 92,31% de los establecimientos entrevistados la

alquilan a empresas externas. De la misma manera que no es rentable

mantener en plantilla personal dedicado específicamente a los eventos,

como por ejemplo las azafatas, hecho por el cual el 76,92% de los

establecimientos entrevistados la contraten a empresas externas y el

23,08% restante no se haga cargo de dicho personal.

Pero de ese mismo estudio también se concluyó un interés por

adentrarse en el mercado de las reuniones. Este interés lo confirma la

creación muy reciente, en casi todas las ocasiones con una antigüedad

inferior a un año, de departamentos dedicados específicamente al turismo de

congresos en los establecimientos entrevistados. Aunque la nomenclatura

no es común (pueden englobarse en “departamento de grupos”) el 30,77%

de los establecimientos afirman tener un departamento dedicado a la

organización de eventos.

Interés que se muestra también en las previsiones de ampliación y

promoción por parte de dichos establecimientos.

Solo el 30,77% tiene previsiones de ampliar las instalaciones, pero el

53,85% de los entrevistados afirma tener previsiones de ampliar la

promoción.

Para concluir este trabajo vemos que por un lado tenemos en

Lanzarote una recesión del turismo de reuniones en el año 2002, por otro, la

intención, por parte de los empresarios locales de impulsar este sector del

turismo. Éste hecho se podría tomar como una alternativa al tradicional “Sol

y playa”, que no está actualmente en su mejor momento, aprovechando para

la isla los beneficios económicos, y prestigio que este mercado ofrece.


� 100

BIBLIOGRAFÍA:

o AAVV, Cuadernos del Guincho Nº2, El Guincho, 1997.

o AAVV, El turismo en Canarias, Fundación FYDE-Caja Canarias, 1998.

o AAVV, Protocolo en el sector turístico de congresos, Universidad de las

Palmas de Gran de Canaria, 2002.

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Cabildo de Lanzarote, 2003.

o Fernández Fúster, L. Geografía general del turismo de masas, Alianza

Editorial, Madrid 1991.

o Fernández Fúster, L. Historia general del turismo de masas, Alianza

Editorial, Madrid 1991.

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de Turismo y Transportes del Gobierno de Canarias, 1997.

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GLOSARIO DE TÉRMINOS:

Asamblea: Reunión periódica en que el Consejo de Administración

convoca a sus accionistas o socios con el fin de informar, analizar

resultados, repartir dividendos o resolver problemas. Su organización suele

llevarse a cabo en los locales de la propia entidad, es sencilla y se centra en

la convocatoria, recepción y asistencia de los participantes.

Conferencias: Se trata en la mayor parte de los cosos de debates

sobre temas políticos al más alto nivel y su organización corre a cargo del

gobierno anfitrión. La organización de este tipo de eventos requiere un alto

nivel de las normas protocolarias nocionales e internacionales, así como un

exhaustivo control de los sistemas y equipos de seguridad.

Congresos: Son reuniones a gran escala, normalmente abiertas y

dirigidas a un sector determinado, que se celebran con el fin de divulgar

ideas y diseñar objetivos. La organización y responsabilidad está adjudicada

a un Comité Organizador, que se constituye en órgano de decisión. Durante

todo el proceso de planificación y preparación del congreso, el operador

deberá estar en continuo contacto con este grupo de personas para

coordinar el ritmo y desarrollo de la convocatoria, lo que implica el

establecimiento de reuniones periódicas, cuya agenda y seguimiento

marcarán los planes y calendarios de actuación en cada momento. De la

capacidad y eficacia del operador para coordinar con el Comité Organizador

dependerá en gran medida la buena organización del congreso. No hay dos

congresos iguales, pues se trata de eventos muy dispares, en cuya

organización intervienen conceptos muy específicos.

Convenciones: Son reuniones convocadas de forma cerrada con

participación restringida a los miembros de una empresa u organización. Su

operación es menos compleja que la de los congresos, no solamente por el

hecho de que la participación no conlleva cuotas, sino porque el responsable


� 103

de la convocatoria realizada es, en este caso, una sola persona. Él es quien

decide el hotel donde alojarse, el medio de transporte a utilizar, los días de

duración, si los participante irán o no con acompañante,…, es por tanto un

evento muy concreto donde hay un diálogo individualizado.

Cursos, Seminarios, Simposios: Su organización se suele llevar a

cabo por el comité convocante: universidad, asociación,…, en colaboración

con la sede u hotel donde se desarrolla el evento y la agencia de viajes

encargada del transporte y alojamiento de los asistentes, cuando éstos

residen fuera del lugar de celebración de la reunión. Se trata de reuniones

de carácter formativo, cuyo contenido se centra en la exposición de temas, la

organización de grupos de trabajo, debates, contraste de opiniones y

conclusiones.

Convention Bureau: Son organismos no lucrativos cuyo objetivo

principal es la captación de turismo de negocios para la ciudad, creados o

participados por instituciones públicas y privadas, y que cuentan con la

colaboración de profesionales del sector turístico.

El convention Bureau es en sí mismo una oficina de congresos que

facilita información actualizada y objetiva sobre las infraestructuras y

servicios que tiene la cuidad para la organización de congresos,

convenciones, viajes de incentivos y otros eventos de ese tipo.

Ferias y Exposiciones: Se trata de mercados de productos

mayoristas y minoristas de determinados productos y servicios con los que

se intenta facilitar el intercambio de negocio. Su organización difiere

enormemente de la organización de congresos y convenciones, ya que

incluye otros componentes, como personal técnico de montaje, iluminación,

sonido, azafatas, así como conocimientos del sector al que pertenece la feria

en cuestión, demostrando una clara perspectiva de lo que pasa en el sector

en determinadas fechas para situar la feria en el momento idóneo y sin que

concurra con otras paralelas.


� 104

Jornadas: Reuniones abiertas, de carácter cíclico y con fin

académico.

Mercado de reuniones: Se entiende por mercado de reuniones

dentro del sector turístico aquella parcela de este sector que se ocupa de la

organización de actos públicos o privados a los que acuden grupos guiados

por diversas motivaciones que pueden ser tanto de carácter social, como

cultural, científico, político,…

Viajes de incentivos: Este tipo de viajes responden a una estrategia que

utilizan las empresas para motivar a sus equipos comerciales con el fin de

vender más y realizar mejor sus funciones. La preparación de estos viajes

incluye:

- Una primera fase de motivación, dirigida a crear un ambiente laboral

en el que los trabajadores reciban una serie de mensajes que les

motive a conseguir el premio del viaje y, aunque éste sólo lo obtienen

pocos, la campaña de motivación debe ir dirigida a toda la plantilla, de

tal manera que el beneficio que a la empresa le produce el incremento

de ventas y esfuerzos, le compensa sobradamente el coste de la

organización de los viajes. En ocasiones, estos viajes no van dirigidos

a los comerciales de una determinada empresa, sino que son

ofrecidos a la red de cliente, con lo que se consiguen los mismos

objetivos de incremento de rendimientos empresariales y económicos.

- Segunda fase de preparación del viaje. Se inicia con una prospección

del destino y un estudio de los servicios a incluir en el viaje. En esta

fase de prospección se analizan los servicios en cantidad y calidad,

buscando que el viaje resulte inolvidable para sus participantes, no

sólo por el destino, sino por la calidad, cualidad y originalidad de los

servicios, que van desde el alojamientos, la dieta, las visitas y le

transporte en condiciones óptimas, hasta las fiestas temáticas en las

que los participantes son los protagonistas de las ceremonias, las

tradiciones locales y, en general, actos que difícilmente se pueden


� 105

encontrar en los viajes organizados más comunes y habituales.

Además, debe estar presente en todo momento, aunque sea de

manera subliminal, el producto o la empresa que patrocina el viaje.

Operadores profesionales:

- Agencias de viajes especializadas: Empresas de agencias de

viajes que cuentan con un departamento especializado en la

organización de eventos. Con respecto a las OPCs, tienen la

ventaja de poder expender billetes.

- OPCs (Operadores Profesionales de Congresos): Empresas

especializadas en la organización de congresos,

convenciones,… No tienen forma empresarial de agencia de

viajes, por lo que no pueden emitir títulos de viaje (billetes).

Cuentan con experiencia y especialización.

ICCA: (Internacional Convention, congresion Association, 1958).

Asociación que nace para hacer frente al nuevo mercado que está en auge.

En sus inicios eran 6 agencias, que pasaron a ser más de 500 asociadas en

1998. Las agencias que la forman pertenecen a diversos campos, por

ejemplo agencias de viajes, líneas aéreas, cadenas hoteleras, etc…La sede

se ubica en Amsterdan y se trata de la principal fuente de estadística para el

estudio del turismo congresual.

IAPCO: Asociación Internacional de Operadores de Congresos

AIPC: Asociación Internacional de Palacios de Congresos.

Protocolo Social: Se refiere al conjunto de reglas y normas de

convivencia y respecto, basadas en el sentido común, que afectan a la

propia individualidad de las personas a la hora de adoptar las más

elementales formas de comportarse en sociedad.


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Protocolo Oficial: Referido estrictamente, según la normativa legal

sobre protocolo, a las reglas que rigen los actos públicos y celebrados por

cualquier organismo oficial o del sector público.


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TABLA 28. ESTABLECIMIENTOS VISITADOS EN COSTA TEGUISE

Establecimiento Salas Día de visita Hora de visita Persona de contacto

Departamento al que pertenece Observaciones

Meliá Salinas Sí 17/06/04 15:00 Jesús Clavijo Comercial - Barceló Suites Sí 21/05/04 16:00 J. Fco Hdez Jefe de ventas - Coronas Playa No - - - - No hay salas Occidental Oasis Sí 09/06/04 16:00 Cristina Calidad - Playa Verde No - - - - No hay salas

Teguise Playa Sí - - - - Comercial: Occidental Oasis

Lanzarote Gardens No - - - - No hay salas Beatriz Sí 13/05/04 16:00 Eva Iglesias Reservas - Las Marinas Sí 18/05/04 16:30 Lorea Santos Comercial -

Total establecimientos con salas: 6 Total establecimientos visitados: 6



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TABLA 29. ESTABLECIMIENTOS VISITADOS EN ARRECIFE



Lancelot Sí - - - - No contestan

Miramar Sí - - - - 25 per. No realizan



TABLA 30. ESTABLECIMIENTOS VISITADOS EN PUERTO CALERO



Hesperia Pto Calero Sí 14/06/04 10:00 Ana Viñas Comercial -




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TABLA 31. ESTABLECIMIENTOS VISITADOS EN PUERTO DEL CARMEN



Beatriz Playa Si - - - - Comercial: Beatriz Costa Teguise

Costamar No - - - - No hay salas

Fariones Playa Sí - - - - Comercial: Los Fariones

Jameos Playa Sí 11/05/04 16:00 Nicole Asistente dirección -

La Geria No - - - - No hay salas Lanzarote Village No - - - - No hay salas Las Costas No - - - - No hay salas Los Fariones Sí 14/05/04 19:00 Rita Brito Subdirectora - Puerto Carmen No - - - - No hay salas Riu Olivina No - - - - No hay salas Riu Palace No - - - - 50 pers. No realizan Riu Paraíso No - - - - No hay salas San Antonio Sí 05/05/04 16:00 Sr. Cruces Director -




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TABLA 32. ESTABLECIMIENTOS VISITADOS EN PLAYA BLANCA



Calimera No - - - - No hay salas

Corbeta No - - - - No hay salas

Gran Meliá Volcán Sí 17/05/04 16:00 Mª C. Alonso Comercial - Hesperia Playa Dorada Sí 17/06/04 09:30 David Recepción (jefe) -

Iberostar Papagayo No - - - - No hay salas

Lanzarote Park Sí - - - - 25 pers. No realizan

Lanzarote Princess - - - - - No contestan

Natura Palace Sí - - - - No realizan

Paradise Island No - - - - No hay salas

Playa Blanca Dunas No - - - - No hay salas

Princesa Yaiza Sí 17/06/04 10:00 Rocio Mazarraza Comercial -

Rubicon Palace Sí 17/06/04 10:30 Ellen Van Aken Comercial -

Sun Park No - - - - No hay salas

Timanfaya Palace Sí - - - - Comercial: Rubicón




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30 Auditorio y palacio de congresos 33 Salinas en uso

31 Aparcamiento 34 Paseo marítimo�32 Punto Zeta 35 Senderos peatonales

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PROYECTO EVA Turismo de congresos en Lanzarote€¦ · Convenciones) el gasto de un turista de...

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