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Registro de Egresados (Membresas - Biblioteca) PRO-23-1-01-05
FECHA PUBLICACIN 12/01/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos Acadmicos Recoursos Bibliogrficos Servicios de Informacin Bibliogrfica
Tabla de contenido
1. OBJETIVO ........................................................................................................ 2
2. ALCANCE ......................................................................................................... 2
3. NORMATIVIDAD ............................................................................................... 2
3.1. Directrices ........................................................................................... 2
3.2. Lineamientos ........................................................................................ 2
4. RESPONSABILIDADES ....................................................................................... 2
4.1. Responsable del proceso ........................................................................ 2
4.2. Responsabilidades ................................................................................. 3
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ....................................... 3
5.1. Diagrama de flujo: Registro de Egresados (Membresas - Biblioteca) ........................ 3
5.2. Descripcin de actividades: Registro de Egresados (Membresas - Biblioteca) ............ 3
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .......................................................................... 5
8. INDICADORES ................................................................................................. 5
9. RIESGOS ......................................................................................................... 6
10. CONTROL DE CAMBIOS ..................................................................................... 7
11. APROBACION ................................................................................................... 7

1. OBJETIVO
Realizar el registro de egresados que deseen tener el servicio de membresa por un ao con el Sistema de Bibliotecas.
2. ALCANCE
El proceso inicia con la solicitud de la membresa o de su renovacin por parte del egresado, y finaliza con la habilitacin del usuario en el sistema para utilizar los servicios del Sistema de Bibliotecas.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices:
PDI
o 1.1. Identificar y suplir las necesidades de los procesos acadmicos y de investigacin en
cuanto a recursos bibliogrficos.
o 1.2. Garantizar el desarrollo permanente de la coleccin y su actualizacin.
Reglamento Sistema Bibliotecas
3.2. Lineamientos:
El valor de la membresa egresado "Amigos de la Biblioteca" cambia de acuerdo al IPC.
El egresado debe tener correo institucional activo para hacer efectiva la membresa.
La membresa tiene una vigencia de 1 ao a partir de la fecha en la cual se inscribi.
La membresa le da derecho al egresado de solicitar en prstamo hasta cinco (5) libros de
coleccin abierta por un periodo de cinco (5) das renovable por Internet.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del proceso:
GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIN - SERSB
4.2. Responsabilidades :
Auxiliar Biblioteca:

-Acoger la solicitud de membresa a travs de la comprobacin de datos suministrados por el usuario habilitado, frente a los registrados en el sistema symphony, registrar datos institucionales como el correo electrnico y asignar el valor econmico para su pago. -Registrar la informacin de la solicitud en el registro del usuario, explicando el rango de tiempo de la membresa (fecha inicial, fecha final) y explicar al usuario sus derechos y deberes con este servicio de acuerdo al reglamento de Servicios del Sistema de Bibliotecas. Gestor de Servicios de Informacin: -Verificar datos suministrados por el solicitante de la membresa. -Revisar el proceso de habilitacin de membresa por los auxiliares o intervenir en su elaboracin. Usuario: -Presentar carn que lo acredite como egresado institucional de algn programa acadmico de la universidad. -Solicitar y cancelar la membresa por un periodo anual, acogerse al reglamento de servicios del Sistema de Bibliotecas en cuanto a la solicitud de prstamos, consulta y devolucin de los recursos bibliogrficos.
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
5.1. Diagrama de flujo: Registro de Egresados (Membresas - Biblioteca)
5.2. Descripcin de actividades: Registro de Egresados (Membresas - Biblioteca)
ENTRADA Solicitud de membresa o de renovacin de la membresa
PROVEEDOR Egresados
SALIDA Egresado habilitado en el sistema para hacer uso de los servicios del Sistema de Bibliotecas.
CLIENTE Egresados
No ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1 Solicitar/renovar membresa
El usuario solicita o renueva la membresa en los Puntos de Atencin o reas de Circulacin y Prstamo del Sistema de Bibliotecas.
USUARIO
2 Verificacin de requisitos
Se debe validar que el usuario tenga carn y correo institucional vigente, que lo identifiquen como egresado. Esta actividad tambin la puede realizar el Gestor de Servicios de Informacin.
AUXILIAR BIBLIOTECA - SERVICIOS SISTEMA BIBLIOTECAS
Symphony
3 Notificarle al usuario Se le notifica al usuario que no puede continuar con el registro de la membresa por datos incompletos (p.e.:
AUXILIAR BIBLIOTECA - SERVICIOS
m.pena366Archivo adjuntoPRO-23-1-01-05 Registro de Egresados (Membresas - Biblioteca).jpg

correo institucional). Esta actividad tambin la puede realizar el Gestor de Servicios de Informacin.
SISTEMA BIBLIOTECAS
4 Informar servicios por membresa
Se le explica al usuario todos los servicios que tiene como egresado registrado para la membresa: prstamo de 5 materiales bibliogrficos de coleccin abierta por 5 das, con un mximo de renovaciones por seis meses. Esta actividad tambin la puede realizar el Gestor de Servicios de Informacin.
5 Confirmar deseo de afiliacin
El usuario debe confirmar si desea proseguir con el proceso de registro de la membresa.
USUARIO
6 Notificar decisin de afiliacin/renovacin
El usuario notifica su deseo de suscribirse al servicio de membresa o de renovarla por un ao ms.
USUARIO
7 Actualizar informacin de membresa
En el sistema se debe registrar la fecha de inicio y de vencimiento de la membresa y se cambia el perfil del usuario a EGRESADOCOMM. Esta actividad tambin la puede realizar el Gestor de Servicios de Informacin.
Symphony
8 Generar cobro por valor de membresa
Se genera el valor de la membresa en el sistema. Esta actividad tambin la puede realizar el Gestor de Servicios de Informacin.
Symphony
9 Pago del servicio Se debe pagar el servicio a travs de los medios indicados como recaudo bancario o tarjeta debito.
USUARIO
10 Habilitar al usuario en el sistema
Una vez se ha cancelado el pago del servicio, se habilita en el sistema al usuario para que pueda hacer uso de su membresa; se habilita el nuevo perfil y se actualiza fecha de privilegio. Esta actividad tambin la puede realizar el Gestor de Servicios de Informacin.
Symphony

6. DEFINICIONES
Egresado: Perfil de usuario que lo autoriza para solicitar una membresa al Sistema de Bibliotecas por
una ao renovable.
Membresa: Servicio que habilita a usuarios con perfil de egresados, con la finalidad de obtener
recursos bibliogrficos del Sistema de Bibliotecas por un ao calendario.
Symphony: Sistema Integrado de Gestin de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los
recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrnico.
Valor membresa: Costo asignado al usuario solicitante de membresa por un ao calendario.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
8. INDICADORES
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
EGRESADOS CON MEMBRESA
Cdigo del indicador IND-23-1-01-051
Responsable del indicador
Coordinador de Servicios de Informacin
Objetivo Identificar la poblacin de egresados y la proporcin que ellos hacen del servicio
de membresa en el Sistema de Bibliotecas
Mtodo de Medicin
A partir del registro de solicitad de membresa por parte del egresado, se
identifica la cantidad de registros bajo esta modalidad. Una vez

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