REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL CAUCA...

REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL CAUCA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO NORTE 3- ESE. PUERTO TEJADA- VILLARICA –PADILLA

CUADRO DE SEGUIMIENTO AVANCE PORCENTUAL PLAN DE MEJORAMIENTO REFRENDADO CON LA

CONTRALORIA GENERAL DEL CAUCA CON CORTES A DICIEMBRE 31 DE 2017 Y A 30 DE ABRIL DE 2018

ENTIDAD: EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO NORTE 3 ESE

REPRESENTANTE LEGAL: DR. CARLOS GABRIEL QUIÑONEZ QUINTERO

NIT DE LA ENTIDAD: 900146438-4

PERIODO AUDITADO: VIGENCIAS 2014 Y 2015

CLASE DE AUDITORIA: GUBERNAMENTAL, MODALIDAD REGULAR

FECHA DE SUSCRIPCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO: ENERO 18 DE 2017


ACCIÓN DE

MEJORAMIENTO

PROPUESTA CON BASE EN

EL HALLAZGO DE

AUDITORIA REALIZADA

POR CONTROL INTERNO

% DE AVANCE

HALLAZGO DE AUDITORIA

DETALLADO EN INFORME FINAL

DE LA CONTRALORÍA GENERAL

DEL CAUCA

DUEÑO DE

PROCESO

RESPONSABLE

DE LA ACCION

DE MEJORA

A 31 DE DICIEMBRE

DE 2017

A 30 DE ABRIL

DE 2018

OBSERVACIONES Y EVIDENCIAS

1.- En la labor de revisión y

cotejo de los procesos,

procedimientos y documentos

que soportan la gestión

contractual adelantada por la

Empresa Social del Estado

Norte 3-ESE, durante la

vigencia 2,014, se establece

que la entidad no publicó en el

SECOP los procesos

contractuales, incluidas las

adiciones, prorrogas,

suspensiones, para el periodo

Técnica administrativa de contratación y Profesional universitaria área administrativa y financiera

Publicar en el SECOP los procesos contractuales, incluidas las adiciones, prorrogas y suspensiones METAS: La Empresa Social del Estado Norte 3-ESE, a partir de la fecha publicara todos los procesos contractuales, al igual que las adiciones y las suspensiones de los mismos en la página del SECOP

100%

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La Empresa Social del Estado para la Vigencia 2014 no público en el SECOP los procesos contractuales. En la Vigencia 2016 ya se encuentran publicados dichos procesos contractuales, tal como se demuestra en el pantallazo de la página www.colombiacompra.gov.co Nota: Se anexa pantallazo de SECOP

http://www.colombiacompra.gov.co/


comprendido entre el 1 de

enero al 31 de diciembre de

2,014, según verificación de

registros en el Portal del

SECOP a octubre 7 de 2,016,

dando lugar a un presunto

hallazgo administrativo con

incidencia disciplinaria, toda

vez que se esta contraviniendo

lo preceptuado en el artículo 34

de la Ley 734 de 2002.

2.- Durante el periodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de Diciembre de la vigencia 2,014, la Empresa Social del Estado Norte 3-ESE, no público el Plan Anual de Adquisiciones de Bienes y servicios en el SECOP, acorde a lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, el cual

Profesional Universitaria Adtiva y Asesor jurídico externo de contratación

Documentar y Publicar en el SECOP el Plan Anual de Adquisiciones de bienes y servicios de la Empresa Social del Estado Norte 3-ESE

METAS: a.- La Entidad construirá el PLAN ANUAL DE

100%

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CON FECHA 23 DE ENERO DE 2018, LA ESE N3 SUBIÓ A LA PLATAFORMA DEL SECOP I, EL PAA-2018, SITUACIÓN QUE SUBSANA EL HALLAZGO. POR TAL RAZÓN LA OCCI DETERMINA PARA ESTE CORTE UN AVANCE DEL 100%.


ordena a la empresa excluidas de la aplicación del Estatuto General de Contratación Estatal, la obligación de cumplir con los principios de la función administrativa y a gestión fiscal consagrados en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 2,2,5 del decreto 734 de 2012 y Ley 1510 de 2,013 así como a lo establecido por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, mediante Circular Externa N°2 de 16 de agosto de 2,013 ha manifestado que todas las entidades del Estado tienen la obligación de publicar el Plan Anual de Adquisiciones en el SECOP a más tardar el 31 de enero de cada año, identificando los bienes y servicios con el Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas (UNSPSC), así mismo

ADQUISIONES -PAA- Para la vigencia 2017 b.- La Empresa Social del Estado Norte 3-ESE, a partir de la fecha publicará el Plan Anual de Adquisiciones en la página del SECOP

Para la vigencia 2014 no se publicó el Plan Anual de Adquisiciones de Bienes y Servicios en el SECOP. Para la Vigencia 2016 se Publicó el Plan Anual de Adquisiciones de Bienes y Servicios en el SECOP, la evidencia se encuentra en la plataforma SIA de la CONTRALORIA, pero esta no fue posible descargarla para aportarla como prueba. A 31 de Mayo de 2017 se documentó pero no se ha publicado el Plan Anual de Adquisiciones de Bienes y Servicios en el SECOP.


establece que las Entidades Estatales deben utilizar el Plan Anual de Adquisiciones en el mes de julio de cada año, utilizando el formato a que se refiere el numeral 1 de la presente circular. La actualización debe ser publicada en la página Web y en el SECOP, de tal manera que solo será visible en el Plan Anual de Adquisiciones actualizado, estableciéndose que la ESE no dio cumplimiento a lo establecido en las normas citadas

3.- En la labor de revisión y cotejo de los procesos, procedimientos y documentos que soportan la gestión contractual adelantada por la Empresa Social del Estado Norte 3-ESE, durante la vigencia 2,015, se establece que la entidad no publico en el SECOP los procesos contractuales, incluidas las

Técnica administrativa de contratación y Profesional universitaria área administrativa y financiera

Publicar en el SECOP los procesos contractuales, incluidas las adiciones, prorrogas y suspensiones METAS: La Empresa Social del Estado Norte 3-ESE, a partir de la fecha publicara todos los procesos

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La Empresa Social del Estado para la Vigencia 2014 no público en el SECOP los procesos contractuales. En la Vigencia 2016 ya se encuentran publicados dichos procesos contractuales, tal como se demuestra en el


adiciones, prorrogas, suspensiones, para el periodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2,015, según verificación de registros en el Portal del SECOP a octubre 7 de 2,016, dando lugar a un presunto hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria, toda vez que se está contraviniendo lo preceptuado en el artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

contractuales, al igual que las adiciones y las suspensiones de los mismos en la página del SECOP

pantallazo de la página www.colombiacompra.gov.co Nota: Se anexa pantallazo de SECOP

4.- Durante el periodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de Diciembre de la vigencia 2,015, la Empresa Social del Estado Norte 3-ESE, no público el Plan Anual de Adquisiciones de Bienes y servicios en el SECOP, acorde a lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, el cual ordena a la empresa excluidas de la aplicación del Estatuto General de Contratación Estatal, la obligación de cumplir

Profesional Universitaria Adtiva y Asesor jurídico externo de contratación

Documentar y Publicar en el SECOP el Plan Anual de Adquisiciones de bienes y servicios de la Empresa Social del Estado Norte 3-ESE METAS: a.- La Entidad construirá el PLAN ANUAL DE ADQUISIONES -PAA- Para la vigencia 2017 b.- La Empresa Social del Estado Norte 3-

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CON FECHA 23 DE ENERO DE 2018, LA ESE N3 SUBIÓ A LA PLATAFORMA DEL SECOP I, EL PAA-2018, SITUACIÓN QUE SUBSANA EL HALLAZGO. POR TAL RAZÓN LA OCCI DETERMINA PARA ESTE CORTE UN AVANCE DEL 100%. Para la vigencia 2014 no se publicó el Plan Anual de Adquisiciones de Bienes y

http://www.colombiacompra.gov.co/


con los principios de la función administrativa y a gestión fiscal consagrados en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, en concordancia con lo dispuesto en el articulo 2,2,5 del decreto 734 de 2012 y Ley 1510 de 2,013 así como a lo establecido por la Agencia Nacional de Contratación Publica - Colombia Compra Eficiente, mediante Circular Externa N°2 de 16 de agosto de 2,013 ha manifestado que todas las entidades del Estado tienen la obligación de publicar el Plan Anual de Adquisiciones en el SECOP a mas tardar el 31 de enero de cada año, identificando los bienes y servicios con el Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas (UNSPSC), así mismo establece que las Entidades Estatales deben utilizar el Plan Anual de Adquisiciones en el mes de julio de cada año,

ESE, a partir de la fecha publicara el Plan Anual de Adquisiciones en la pagina del SECOP

Servicios en el SECOP. Para la Vigencia 2016 se Publicó el Plan Anual de Adquisiciones de Bienes y Servicios en el SECOP, la evidencia se encuentra en la plataforma SIA de la CONTRALORIA, pero esta no fue posible descargarla para aportarla como prueba. A 31 de Mayo de 2017 se documentó pero no se ha publicado el Plan Anual de Adquisiciones de Bienes y Servicios en el SECOP.


utilizando el formato a que se refiere el numeral 1 de la presente circular. La actualización debe ser publicada en la página Web y en el SECOP, de tal manera que solo será visible en el Plan Anual de Adquisiciones actualizado, estableciéndose que la ESE no dio cumplimiento a lo establecido en las normas citadas

5.- En la labor de revisión y cotejo de los documentos que soportan los procesos contractuales de Prestación de servicios, adelantada por la Empresa Social del Estado Norte 3-ESE, durante la vigencia 2,014, según muestra la auditoria, se establece que a la fecha de la diligencia fiscal los expedientes contractuales objeto de revisión, que a pesar de haberse cumplido el termino pactado para su ejecución y de encontrarse liquidado, de

Asesor jurídico de contratación y técnica administrativa de contratación

Ajustar las actas de supervisión y actas de liquidación a lo preceptuado en los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011, en busca de una mejora continua METAS: Ajustar las actas de supervisión de acuerdo con la normatividad vigente. Ajustar las actas de liquidación de acuerdo

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Nota: Se anexa modelo del acta de Supervisión e Interventoría que se está utilizando y el modelo de Acta de Liquidación de Contratos que se empezó a utilizar en 2017.


presentar todos los documentos soportes técnicos y financieros, presentan deficiencias en la estructuración de los informes de supervisión, toda vez que no evidencian como y en que forma y en que tiempo el contratista cumplió con el contrato, de acuerdo a lo preceptuado en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2,011

con la normatividad vigente

6.- En la labor de revisión y cotejo de los documentos que soportan los procesos contractuales de Prestación de servicios, adelantada por la Empresa Social del Estado Norte 3-ESE, durante la vigencia 2,015, según muestra la auditoria, se establece que a la fecha de la diligencia fiscal los expedientes contractuales objeto de revisión, que a pesar de haberse cumplido el termino pactado para su ejecución y de encontrarse liquidado, de


Ajustar las actas de supervisión y actas de liquidación a lo preceptuado en los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011, en busca de una mejora continua METAS: Ajustar las actas de supervisión de acuerdo con la normatividad vigente. Ajustar las actas de liquidación de acuerdo

100%

100%




con la normatividad vigente

7.- En la labor de revisión y cotejo de los documentos que soportan los procesos contractuales de suministro y compraventa, adelantados por la Empresa Social del Estado Norte 3-ESE, durante la vigencia 2,014, según muestra la auditoria, se establece que a la fecha de la diligencia fiscal los expedientes contractuales objeto de revisión, que a pesar de haberse cumplido el termino pactado para su ejecución y de encontrarse liquidado, de


Ajustar las actas de supervisión y actas de liquidación a lo preceptuado en los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011, en busca de una mejora continua METAS: Ajustar las actas de supervision de acuerdo con la normatividad vigente. Ajustar las actas de liquidacion de acuerdo con la normatividad

100%

100%

Nota: Se anexa modelo del acta de Supervisión e Interventoría que se está utilizando y el modelo de Acta de Liquidación de Contratos que se empezó en 2017.



vigente

8.- En la labor de revisión y cotejo de los documentos que soportan los procesos contractuales de suministro y compraventa, adelantados por la Empresa Social del Estado Norte 3-ESE, durante la vigencia 2,015, según muestra la auditoria, se establece que a la fecha de la diligencia fiscal los expedientes contractuales objeto de revisión, que a pesar de haberse cumplido el termino pactado para su ejecución y de encontrarse liquidado, de


Ajustar las actas de supervisión y actas de liquidación a lo preceptuado en los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011, en busca de una mejora continua METAS: Ajustar las actas de supervisión de acuerdo con la normatividad vigente. Ajustar las actas de liquidación de acuerdo con la normatividad

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100%



presentar todos los documentos soportes técnicos y financieros, presentan deficiencias en la estructuración de los informes de supervisión, toda vez que no evidencian como y en que forma y en que tiempo el contratista cumplió con el contrato, de acuerdo a lo preceptuado en el articulo 83 de la Ley 1474 de 2,011

vigente

9.- En la labor de revisión y cotejo de los documentos que soportan los procesos contractuales de suministro, adelantados por la Empresa Social del Estado Norte 3-ESE, durante la vigencia 2,015, según muestra la auditoria, se establece que a la fecha de la diligencia fiscal el expediente contractual objeto de revisión, con la empresa DISERCO, a pesar de haberse cumplido el termino pactado para su ejecución y de encontrarse

Profesional Universitaria Adtiva; Asesor jurídico externo de contratación; asesor de control interno

Dar cumplimiento a lo observado en el Estatuto y Manual de Contratación de la ESE

METAS: Exigir al

proveedor asumir los descuentos de rete fuente y estampillas, ya que estos son impuestos de orden Nacional y territorial preceptuados por la Ley. No realizar recibos ni efectuar pagos por concepto de impuesto

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Se cambio de proveedor de combustibles y lubricantes, y al nuevo se le traslado la obligación del pago de

descuentos de rete fuente y estampillas, ya que estos son impuestos de orden Nacional y territorial preceptuados por la Ley. Se anexa como evidencia copia de la orden de pago No. 116 marzo 13 de 2017 $6.017.668, a favor Estación de servicio MAQUI PAYAN, se evidencian


liquidado, presenta una observación de pago de Rete fuente por valor de $1,508,180

de rete iva, rete fuente y estampillas como soporte para pago de parte de la ESE al proveedor de lubricantes y combustibles

descuentos estampillas pro desarrollo y rete fuente

10.- En la labor de revisión y cotejo de los documentos que soportan los procesos contractuales de mantenimiento y enlucimiento hospitalario, adelantados por la Empresa Social del Estado Norte 3-ESE, durante la vigencia 2,014, según muestra de auditoria se establece que a la fecha de la diligencia fiscal los expedientes contractuales objeto de revisión, que a pesar de haberse cumplido el termino pactado para su ejecución y de encontrarse liquidado, de presentar todos los documentos soportes técnicos y financieros, presentan


Ajustar las actas de supervisión y actas de liquidación a lo preceptuado en los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011, en busca de una mejora continua

METAS: Ajustar las

actas de supervisión de acuerdo con la normatividad vigente. Ajustar las actas de liquidación de acuerdo con la normatividad vigente

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deficiencias en la estructuración de los informes de supervisión, toda vez que no evidencian como y en que forma y en que tiempo el contratista cumplió con el contrato, de acuerdo a lo preceptuado en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2,011

11.- En la labor de revisión y cotejo de los documentos que soportan los procesos contractuales de mantenimiento y enlucimiento hospitalario, adelantados por la Empresa Social del Estado Norte 3-ESE, durante la vigencia 2,014, según muestra de auditoria se establece que a la fecha de la diligencia fiscal los expedientes contractuales objeto de revisión, que se registra a continuación, a pesar de haberse cumplido el termino pactado para su ejecución y de encontrarse liquidado, presenta las siguientes observaciones:

Profesional Universitaria Adtiva; Asesor jurídico externo de contratación; asesor de control interno

Dar cumplimiento a lo observado en el Estatuto y Manual de Contratación de la ESE METAS: Contratar las interventorías de obra civil que sean necesarias en cabeza de personal idóneo

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En último trimestre de la vigencia 2.016, se realizó una obra civil y para ello se contrató una ingeniera civil para realizar la interventoría (se anexa contrato No. 167 del 31 agosto de 2016 Objeto INTERVENTORIA TECNICA ADMITVA Y FCIERA del contrato de mantenimiento). En lo que va corrido de la vigencia 2.017, se están haciendo estudios para realizar una contratación de obra civil, pero se solicitó a la


- Se encuentra que la mayoría de las actividades se han ejecutado como se pudo observar en la visita técnica de obra pero los trabajos revisten daños en los techos en el caso de la bodega de residuos sólidos el repello y el estuco de ha caído en una parte del techo y en la cubierta del pasillo existen varios tramos en donde las láminas ya no están. Por lo cual se determina dejar un posible hallazgo en la bodega de residuos sólidos y cubierta pasillo por un valor de $2,621,134, sumado a que la bodega de residuos sólidos no es utilizada correctamente como se muestra en el registro fotográfico. se almacenan los residuos en el pasillo.

Secretaria de Salud Departamental, el apoyo para la interventoría y designaron al ingeniero Didier Golondrino del área de Infraestructura (se anexa copia del oficio No. 188 DE JUNIO 7 DE 2017 remitido por la SSDC)

12.- En la labor de revisión y cotejo de los documentos que soportan los procesos contractuales de mantenimiento y enlucimiento hospitalario,


Ajustar las actas de supervisión y actas de liquidación a lo preceptuado en los artículos 83 y 84 de la


adelantados por la Empresa Social del Estado Norte 3-ESE, durante la vigencia 2,015, según muestra de auditoria se establece que a la fecha de la diligencia fiscal los expedientes contractuales objeto de revisión, que a pesar de haberse cumplido el termino pactado para su ejecución y de encontrarse liquidado, de presentar todos los documentos soportes técnicos y financieros, presentan deficiencias en la estructuración de los informes de supervisión, toda vez que no evidencian como y en que forma y en que tiempo el contratista cumplió con el contrato, de acuerdo a lo preceptuado en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2,011

Ley 1474 de 2011, en busca de una mejora continua METAS: Ajustar las actas de supervisión de acuerdo con la normatividad vigente. Ajustar las actas de liquidación de acuerdo con la normatividad vigente

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13.- Los recipientes de residuos peligrosos se encuentran ubicados en el mismo sitio de los recipientes de residuos no

Responsable de salud ambiental

Reubicar los recipientes de residuos hospitalario METAS:

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Los recipientes para los residuos peligrosos se hallan ubicados en sitios diferentes


peligrosos en áreas de un mismo servicio.

Colocar los recipientes de residuos peligrosos, en sitio diferente a los recipientes de residuos no peligrosos en áreas de un mismo servicio

a los recipientes para residuos no peligrosos en áreas del mismo servicio. Se viene capacitando al personal de la ESE Norte 3 el manejo y segregación de los residuos sólidos hospitalarios.

14.- Los fármacos no son devueltos al proveedor para su cambio antes del vencimiento. No se ha realizado análisis microbiológicos a los recipientes

Regente de farmacia

Realizar control mediante semáforo para evitar el vencimiento de los medicamentos y material médico quirúrgico. METAS: controlar mediante mecanismo de semáforo, las fechas de vencimiento de los medicamentos y los materiales medico quirúrgicos

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Llevar ficha técnica para el control de las fechas de vencimiento con su respectiva semaforización. CONTROL INTERNO, evidencia que anexa soportes mediante los cuales la regente solicita cambio de medicamentos por vencimiento (Pantallazo correo enviado y oficio de mayo 26 de 2017 a Depósito de drogas de Occidente= 5 folios). En el hallazgo 17 aporta evidencias del control de semáforo = 6 folios


15.- La entidad no ha dado cumplimiento a todas las características descritas en el cuadro anterior por lo tanto debe ponerse al día con los ítems en donde ha cumplido parcialmente o no ha cumplido. específicamente en lo que respecta a que en el almacenamiento de los residuos hospitalario peligrosos, no existen canastillas o recipientes rígidos impermeables y retornables

Responsable de salud ambiental

Adquirir canastillas o recipientes rígidos impermeables y retornables para el manejo de residuos METAS: Gestionar los recursos y Manejar los residuos, a través de canastillas o recipientes rígidos impermeables y retornables

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En la actualidad hay recipientes rígidos impermeables para el almacenamiento de los residuos hospitalarios en el almacenamiento central. Además, se está tramitando la compra de 8 recipientes rígidos impermeables > 125 litros. Se anexa como evidencia el registro fotográfico

16.- La entidad no ha dado cumplimiento a lo estipulado en el numeral mencionado anteriormente el cual dice "El formulario RH1, el cual se presenta en el Anexo 3, debe ser diligenciado oportunamente por el generador; este registro permitirá establecer y actualizar los indicadores de gestión interna de residuos. Diariamente el generador debe consignar en el formulario RH1

Responsable de salud ambiental y personal de servicios generales

Diligenciar de manera oportuna el formato RH1 METAS: Diligenciar de manera diaria y permanente el formato RH1

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A partir del mes de Enero del presente año se está diligenciando el formato RH1 cada día, donde se consigna la cantidad y clasificación de los residuos hospitalarios que se generan en la ESE Norte 3. Además, se tienen los registros de la cantidad y clasificación de los residuos peligrosos que se generan la


el tipo y cantidad de residuos, en peso y unidades, que entrega al prestador del servicio especial de aseo, para tratamiento y/o disposición final o someterlos a desactivación para su posterior disposición en relleno sanitario, especificando tipo de desactivación, sistema de tratamiento y/o disposición final que se dará a los residuos. El generador, en la gestión externa de sus residuos, verificara el cumplimiento de las condiciones en que se presta el servicio de recolección, reportando las observaciones pertinentes en el formulario a fin de mejorar las condiciones de recolección para la gestión externa. Por su parte el prestador del servicio especial de aseo, verificara que la cantidad de residuos entregada por el generador sea la declarada, y que las condiciones en las

ESE Norte 3 que se le entregan a la empresa RH S.A En el mes de mayo se le entrego un informe de gestión Ambiental a la CRC, donde se le presento el diagnostico, cálculo de índices de gestión, planes de acciones y cronograma, el cronograma de capacitaciones, se actualizo el RESPEL ante el IDEAM para el año 2016 y presupuesto para el 2017 del PGIRHS


cuales el generador entrega sus residuos cumplan con los lineamientos establecidos en este manual. Estos formularios deben estar a disposición de las autoridades, ser diligenciados diariamente, con el fin de efectuar un consolidado mensual, el cual debe ser presentado semestralmente a la autoridad ambiental competente

17.- En el formato de Control y Registro en peso de residuos entregados por los generadores se evidencio que la entidad está entregando al operador externo fármacos vencidos para la disposición final y no utilizando el mecanismo de devolución al distribuidor para el cambio antes que acontezca su vencimiento; por lo tanto la entidad está incurriendo en un posible detrimento patrimonial por valor de $49,545. La entidad no presenta listado de

Regente de farmacia

Realizar control mediante semáforo para evitar el vencimiento de los medicamentos y material médico quirúrgico. METAS: controlar mediante mecanismo de semáforo, las fechas de vencimiento de los medicamentos y los materiales medico quirúrgicos

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Hacer devoluciones al proveedor con tres meses de anticipación de su fecha de vencimiento. En el hallazgo 14 la regente aporta (Pantallazo correo enviado y oficio de mayo 26 de 2017 a Depósito de drogas de Occidente= 5 folios). La regente de farmacia, igualmente aporta evidencias del control de semáforo = 6 folios.


medicamentos vencidos de los puntos de atención de Padilla y Villa Rica, sin embargo, en las actas de incineración este último ha enviado para disponer 18 kilos de medicamentos vencidos equivalentes a $33,000 en la vigencia 2,015. Por lo tanto, los valores dejados a cargo son: $49,000 + 33,000 para un total de $82,845

18.- Los recursos recibidos en efectivo en los diferentes puntos de atención no son consignados oportunamente, generando riesgo de pérdida de recursos. La misma persona que maneja toda la parte administrativa, maneja tesorería y maneja la caja menor, por lo que carece de una segregación de funciones que permita brindar seguridad adecuada y suficiente sobre el manejo del efectivo. Los pagos en banca virtual se

Profesional Universitario administrativo

Registrar y consignar de manera oportuna los recursos en efectivo de las cajas de los tres puntos de atención METAS: Consignar oportunamente los recursos en efectivo que se maneja en la ESE, implementando la entrega obligatoria del dinero recaudado por parte de los facturadores de los

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Se ajustaron los tiempos de entrega de recursos en efectivo desde los puntos de atención y las consignaciones se realizan en periodos de tiempo más pequeños (se anexa copia del libro de caja donde se evidencia lo dicho anteriormente) CONTROL INTERNO, precisa que, desde el mes de abril de 2017, la Gerencia tuvo en cuenta las recomendaciones y


hacen mediante la autorización de una sola persona, con la utilización de un solo Token a cargo de la tesorera, aumentando los riesgos. No hay un procedimiento establecido no se encuentra una identificación de riesgo para el manejo virtual de los recursos de la Entidad. Se requiere ajustar los procedimientos e identificar los riesgos inherentes al manejo de la banca virtual.

puntos de atención por lo menos dos veces por semana.

delegó todo lo relacionado con el proceso de PLANEACIÓN a la misma persona encargada de CALIDAD y actualmente se adelanta el proceso de ACTUALIZACIÓN DEL MECI decreto 943 de mayo 21 de 2014 y dentro del cronograma (61 TAREAS) está contemplada la tarea de CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS, MAPAS Y GESTION DE RIESGOS

19.- De acuerdo al vencimiento de la cartera de la ESE Norte 3. Reportada en el sistema de Información Hospitalaria SIHO, existe cartera con vencimiento de más de 360 días, por lo tanto, se presenta una sobreestimación del activo corriente en la vigencia 2,014 por valor de $678,932,171 y en el año 2,015 una

Contador

Clasificar la cartera en corriente y no corriente, de acuerdo con la edad de la misma METAS: A partir de la fecha clasificar la cartera en corriente y no corriente, de acuerdo con la edad de la misma

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Estados Financieros a diciembre 31 de 2016 (Comparativo vigencia 2015) = 4 folios Estado de actividad económica, financiera y social a 31 de diciembre de 2016 (Comparativo vigencia 2015) = 3 folios


sobrestimación en el activo corriente de $784,957,805 de conformidad con lo establecido en las normas técnicas del plan general de contabilidad pública - por cuanto esta cartera debe clasificarse como No Corriente.

20.- No se evidencia una adecuada gestión de cobro de la cartera que se encuentra en poder de EPSs liquidadas o en proceso de liquidación como Cóndor, Salud Colombia EPS, Selva Salud, ocasionándoles un detrimento al patrimonio de la Institución por valor de $13,728,080

Profesional Universitaria Administrativa - Coordinadora de facturación

Realizar cobros pre jurídicos y coactivos para el cobro de cartera. Realizar castigo de cartera para depurar los saldos y tener una cartera real METAS: a- Realizar cobros pre jurídicos y jurídicos de manera permanente para evitar posibles perdida de recursos b- Realizar castigo de cartera de manera oportuna para tener estados de cartera reales

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Desde Noviembre de 2.016, Se están realizando cobros a través de las mesas de conciliación con la Superintendencia Delegada para la función jurisdiccional y de conciliación de las regionales Cauca y Valle (Archivo 1: se anexan copia de las actas firmadas entre las partes, diferentes pagadores como COOMEVA, ASMET, EMSSANAR, SOS, NUEVA EPS, COMFENALCO, AIC, MALLAMAS, SECRETARIA DE SALUD, ETC = 61 FOLIOS. En ARCHIVO 2: 23 FOLIOS).


Existen actas del Comité de Auditoria y Gestión del Riesgo Financiero, donde consta las bajas, depuración y castigo de cartera, las cuales están a disposición de la CGC para lo pertinente.

21.- En la labor de revisión y cotejo de los procesos, procedimientos y documentos que soportan la gestión adelantada por el Proceso de Farmacia de la Empresa Social del Estado Norte 3 E.S.E., a 06 de Octubre de 2016, se evidencia fallas en la identificación y ubicación de los bienes allí depositados. Se requiere implementar procesos y procedimientos que permitan identificar rápidamente los bienes los bienes en farmacia y bodega. Se establece que el Kardex que se lleva en programa Excel, no se

Regente de farmacia

Actualizar el inventario y los Kardex de farmacia de manera permanente METAS: Realizar un inventario inicial y actualizar el control de inventarios a través del kardex. Elemento de control que deberá llevarse al día como lo exigen las normas de contabilidad generalmente aceptadas.

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La actualización del Kardex de control se encuentra en proceso. La regente de FARMACIA manifiesta que a diciembre 31 de 2017 se hizo el inventario y el Kardex de control quedó al día. No obstante, con la implementación del módulo de FARMACIA del sistema RFAST, se contribuirá positivamente en el manejo adecuado de este elemento de control.


encuentra actualizado al momento de la auditoria, impidiendo que se haga una comparación al momento de la auditoria, impidiendo que se haga una comparación con las existencias reales.

23.- Tanto en la vigencia 2014 y 2015 NO se realizó el cálculo de las provisiones para cubrir posibles fallos en contra de la ESE, a pesar que se registraron en las 2014 demandas con pretensiones por valor de $3,921,959,000 y en el año 2015 se registran en cuentas de orden pretensiones por valor de $10,267,117,511

Asesor jurídico de procesos judiciales y contador

Exigir que se haga de manera adecuada el cálculo del pasivo contingente, con base en las demandas y litigios que existen en contra de la ESE NORTE 3 y una vez documentado sea entregado a Contabilidad para que se adelante la correspondiente provisión y se hagan los correspondientes registros contables. METAS: Solicitar al asesor jurídico externo hacer de manera adecuada el cálculo del

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Informes sobre los procesos judiciales y cálculo de la provisión = 11 FOLIOS.


pasivo contingente, con base en la demandas y litigios que viene manejando como apoderado de la entidad y una vez documentado sea entregado a Contabilidad para que se adelante la correspondiente provisión.

24.- Por las observaciones planteadas en el presente informe, el Patrimonio debe ser objeto de depuración contable

Asesor jurídico de procesos judiciales y contador

Exigir que se haga de manera adecuada el cálculo del pasivo contingente, con base en las demandas y litigios que existen en contra de la ESE NORTE 3 y una vez documentado sea entregado a Contabilidad para que se adelante la correspondiente provisión y se hagan

100%

100%

Informe de procesos judiciales y cálculo de la provisión= 11 FOLIOS.


los correspondientes registros contables. METAS: Solicitar al asesor jurídico externo hacer de manera adecuada el cálculo del pasivo contingente, con base en la demandas y litigios que viene manejando como apoderado de la entidad y una vez documentado sea entregado a Contabilidad para que se adelante la correspondiente provisión.

25.- Publicación: No se evidencia que mensualmente los estados contables básicos, junto con la declaración de la certificación se hayan expuesto en un lugar visible al público, solo se hace procedimiento al

Contador

Publicar en sitio visible los estados financieros de la ESE, una vez sean aprobados por junta directiva con periodicidad trimestral.

http://www.esenorte3.gov.co


finalizar la vigencia. Encabezado. No se utilizo el nivel de precisión en la presentación de cifras en el balance general, el estado de actividad Financiera, Económica, social y ambiental (cifra en pesos) Referencias cruzadas. No se utilizaron referencias cruzadas las cuales permiten el cruce de cada uno de los conceptos y valores con las notas a los estados contables, mostrando el numero de la nota relacionada. Certificación. No se evidencia la presentación de certificación que contiene declaración expresa y breve de que los saldos fueron tomados fielmente de los libros de contabilidad, que la contabilidad se elaboró, conforme a la normatividad señalada en el Régimen de Contabilidad Publica, y que la información revelada refleja en

METAS: Publicar en cartelera y en pagina Web de la Ese los estados financieros de manera trimestral una vez sean aprobados por la junta directiva

100%

100%


forma fidedigna la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad, firmadas por el representante legal y el contador publico con sus respectivas firmas y tarjeta profesional. Firma de los Estados. Se debe anteponer a las firmas de representante legal, revisor fiscal y contador la expresión "ver certificación anexa"

26.- En las notas a los estados Contables del periodo 2014 y 2015, No se encontró una adecuada estructuración y revelación suficiente en las notas a los estados financieros, No se colocaron referencias cruzadas con los estados financieros

Contadora

Presentar de manera adecuada las notas de contabilidad a los estados financieros de la entidad. METAS: Presentar de manera adecuada las notas de contabilidad a los estados financieros de la entidad, de tal forma que la entidad cumpla con las normas que fija la CGN. En la próxima presentación

100%

100%

Estados financieros y notas a los estados financieros.


de los informes anuales a través del Sistema Integral de Auditorías - SIA se corregirán los errores cometidos en el pasado en cuanto a la presentación de los informes contables

27.- Aunque se ha logrado depurar en un gran porcentaje la información contable, se evidencia por las observaciones encontradas en el presente informe que el control interno no ha presentado observaciones importantes sobre el manejo, registro y control de la información financiera y aun, quedan aspectos que no fueron mejorados, por lo que se debe hacer una valoración adecuada de los procedimientos e información inherentes al proceso contable, ya que continúan presentándose

CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO seguirá haciendo de manera sistemática las observaciones al PROCESO CONTABLE de la entidad, tanto en las actas de auditoria como en los informes mensuales y demás informes que se deben presentar a las diferentes plataformas de las entidades que nos vigilan y de manera muy especial al sistema CHIP del ministerio de hacienda en lo que toca

100%

100%

CONTROL INTERNO presentó el proyecto de creación del COMITÉ DE AUDITORIA Y GESTIÓN DEL RIESGO FINANCIERO; sus ESTATUTOS, así como los actos administrativos para su nacimiento a la vida jurídica. A través de este comité la ESE ha venido tomando decisiones, en materia de BAJA DE INVENTARIOS, DEPURACIÓN Y CASTIGO DE CARTERA entre otros. CONTROL INTERNO, deja


inconsistencias evidenciadas en auditorias anteriores y en las observaciones detalladas en el presente trabajo de auditoria, sin que se hayan tomado medidas necesarias para dar solución a los inconvenientes presentados.,

con el INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE METAS: Seguir adelante con la cristalización del correspondiente Plan General de Auditorias PGA 2017

evidencias de las observaciones en los INFORMES MENSUALES y en el mismo INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE, que se sube a la página del MINISTERIO DE HACIENDA sistema CHIP- CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN (Este informe se encuentra reportado en la plataforma SIA). Las actas del CAGRF y los informes mensuales de la OCCI están a disposición de la CONTRALORIA, para su consulta

28.- En la labor de revisión y cotejo de los documentos que soportan los procesos presupuestales, adelantados por la Empresa Social del Estado Norte 3, durante la vigencia 2014, se establece

GERENCIA Y ADMINISTRACIÓN

La entidad procurara mantener el equilibrio entre el presupuesto de gastos y el recaudo efectivo por venta de servicios

La Gerencia ha realizado un buen ejercicio en cuanto a recuperación de cartera se refiere, toda vez que, a 31 de mayo de 2017, los ingresos han superado en un 47% los


que los compromisos han superado los ingresos recaudados toda vez que estos alcanzaron un recaudo efectivo de $6,091,784,167, en tanto que los compromisos adquiridos ascendieron a $6,474,990,260 y es preocupante la relación recaudo/compromiso puesto que se evidencia que se compromete mas recurso del que recauda, generando un déficit presupuestal estimado en $383,206,093

METAS: La Empresa Social del Estado se compromete a llevar un adecuado control para que los compromisos no superen el efectivo recaudado por venta de servicios

95%

100%

ingresos de la vigencia 2.016; pues mientras a mayo de 2.016 se habían recaudado $2.109.481.240,98 a esa misma fecha de la vigencia 2017 se han recaudado $3.102.954.817.63. Por lo anterior se está buscando el equilibrio financiero de la entidad. CON CORTE A 30 DE ABRIL DE 2018, LA ESE NORTE 3 CUENTA ON LOS INGRESOS RECAUDADOS

29.- En la labor de revisión y cotejo de los documentos que soportan los procesos presupuestales, adelantados por la Empresa Social del Estado Norte 3, durante la vigencia 2015, se establece que los compromisos han superado los ingresos recaudados toda vez que estos alcanzaron un recaudo efectivo

GERENCIA Y ADMINISTRACIÓN

La entidad procurara mantener el equilibrio entre el presupuesto de gastos y el recaudo efectivo por venta de servicios METAS: La Empresa Social del Estado se compromete a llevar un adecuado control para que los

95%

100%

La Gerencia ha realizado un buen ejercicio en cuanto a recuperación de cartera se refiere, toda vez que a 31 de mayo de 2017, los ingresos han superado en un 47% los ingresos de la vigencia 2.016; pues mientras a mayo de 2.016 se habían recaudado


de $6,306,664,051, en tanto que los compromisos adquiridos ascendieron a $6753,732,381 y es preocupante la relación recaudo/compromiso puesto que se evidencia que se compromete mas recurso del que recauda, generando un déficit presupuestal estimado en $447,068,330

compromisos no superen el efectivo recaudado por venta de servicios

$2.109.481.240,98 a esa misma fecha de la vigencia 2017 se han recaudado $3.102.954.817.63. Por lo anterior se está buscando el equilibrio financiero de la entidad

HISTORIA DEL SEGUIMIENTO A ESTE PLAN DE MEJORAMIENTO: A PESAR DE QUE AL 30 DE ABRIL DE 2018, LAS ACCIONES DE MEJORA PLANTEADAS EN EL PRESENTE PLAN, YA ALCANZARON EN SU TOTALIDAD EL 100% DE AVANCE, CONTROL INTERNO, DEJA CONSIGNADAS LAS NOTAS Y ANÁLISIS QUE SE FUERON HACIENDO CON CORTE A CADA SEGUIMIENTO ASÍ: NOTA1: DE LOS 28 HALLAZGOS, 24 TIENEN COMO FECHA DE TERMINACIÓN DE LAS METAS, JUNIO 30 DE 2017 Y 4 DE ELLOS (25,27,28 Y 29) TIENEN COMO FECHA DE TERMINACIÓN DE LAS METAS, DICIEMBRE 31 DE 2017. CONTROL INTERNO, CON EL ÁNIMO DE RECORDAR EL VENCIMIENTO DE LAS METAS A JUNIO 30 DE 2017, HIZO UN CORTE AL 31 DE MAYO DE 2017, PARA ADVERTIR QUE SOLO QUEDABA EL MES DE JUNIO DE 2017, PARA LLEVAR AL 100% LAS ACCIONES DE MEJORA QUE AÚN SE ENCONTRABAN EN PROCESO PARA SU IMPLEMENTACIÓN.


RESULTADOS: CONTROL INTERNO EVIDENCIA QUE DE UN TOTAL DE VEINTIOCHO (28) ACCIONES DE MEJORAMIENTO PROPUESTAS EN EL PLAN; SU IMPLEMENTACIÓN DESDE EL PUNTO DE VISTA PORCENTUAL, PRESENTÓ EL SIGUIENTE COMPORTAMIENTO: SEGUIMIENTO CON CORTE A 31 DE MAYO DE 2017: El resultado fue el siguiente:

• 14 ACCIONES DE MEJORA SE ENCONTRABAN RESUELTAS EN UN PORCENTAJE QUE VA DEL 80 AL 100%. LO QUE CORRESPONDE AL 50% DE EFECTIVIDAD.

• 12 ACCIONES DE MEJORA SE ENCONTRABAN RESUELTAS EN UN PORCENTAJE QUE VA DEL 30 AL 70%. LO QUE CORRESPONDE AL 50% DE EFECTIVIDAD.

• 2 ACCIONES DE MEJORA TUVIERON AVANCE 0% SEGUIMIENTO CON CORTE A 31 DE JULIO DE 2017: El resultado fue el siguiente:

• 21 ACCIONES DE MEJORA SE ENCONTRABAN RESUELTAS EN UN PORCENTAJE DE 100%.

• 2 ACCIONES DE MEJORA SE ENCONTRABAN RESUELTAS EN UN PORCENTAJE DEL 80%

• 1 ACCION DE MEJORA SE ENCONTRABA RESUELTA EN U PORCENTAJE DEL 70%

• 2 ACCIONES DE MEJORA SE ENCONTRABAN RESUELTAS EN U PORCENTAJE DEL 50%

• 2 ACCIONES DE MEJORA SE ENCONTRABAN RESUELTAS EN U PORCENTAJE DEL 0% SEGUIMIENTO CON CORTE A 31 DE DICIEMBRE DE 2017: El resultado fue el siguiente:

• 24 ACCIONES DE MEJORA SE ENCONTRABAN RESUELTAS EN UN PORCENTAJE DE 100%.

• 2 ACCIONES DE MEJORA SE ENCONTRABAN RESUELTAS EN UN PORCENTAJE DEL 95%

• 2 ACCIONES DE MEJORA SE ENCONTRABAN RESUELTAS EN U PORCENTAJE DEL 0%


SEGUIMIENTO CON CORTE A 30 DE ABRIL DE 2018: El resultado fue el siguiente:

• TODAS LAS 28 ACCIONES DE MEJORA PROPUESTAS EN EL PLAN ALCANZARON UN PORCENTAJE DE 100% DE AVANCE. EN SINTESIS, EL RESULTADO HA SIDO MUY BUENO Y LA LABOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE CAUCA SE CONSTITUYE EN UNA FORTALEZA PARA LA ENTIDAD, EN LA MEDIDA EN QUE LOS PROCESOS AUDITORES CONTRIBUYEN INEQUIVOCAMENTE AL MEJORAMIENTO CONTINUO DE LOS PROCESOS, COMO LO PRECEPTUA LA LEY 87 DE 1993 Y SUS DECRETOS REGLAMENTARIOS. NOTA2: En la carpeta de CONTROL INTERNO, reposan gran parte de las evidencias, donde se demuestra la efectividad de las acciones de mejora implementadas incluyendo, archivos en medio magnético (CD), la cual queda como de costumbre a disposición de los entes de control, para lo que fuere menester. El presente seguimiento, se terminó de realizar hoy 09 de MAYO de 2018, en Puerto Tejada Cauca, al tenor de lo dispuesto en el literal i) del artículo 2.2.21.4.9 del decreto 648 de 2017. SEGUIMIENTO REALIZADO POR:

AUGUSTO ORTEGA AGUIRRE – AUDIVES SAS CONTROL INTERNO ESE NORTE 3 (Original firmado)

DISEÑADO POR: AUGUSTO ORTEGA AGUIRRE – AUDIVES SAS CONTROL INTERNO

REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL CAUCA...

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