Resolucion_No_0093_Instructivos

INSTRUCTIVO

FORMATO No. 1: EL ESTADO DE INGRESOS

ENERO A JUNIOMarque con una "X" si corresponde a este semestre

JULIO A DICIEMBREMarque con una "X" si corresponde a este semestre

NUMERO:Numere cada ítem del Ingreso a partir del numero 1.

CONCEPTONombre del numeral de cada ítem de ingreso

DESCRIPCION DEL ORIGEN DEL INGRESO:Haga una breve descripción del origen del Ingreso. Determine el acto administrativo y/o norma que la crea y que la destina.

VALOR PRESUPUESTADO DE RECAUDO

DEL SEMESTRE INFORMADOValor presupuestado para recaudo por cada ítem de ingreso

DEL SEMESTRE INMEDIATAMENTE ANTERIORCorresponde al semestre inmediatamente anterior al que sé esta informando, del mismo año o del año inmediatamente anterior, según sea el caso.

VARIACION PORCENTUALCorresponde a la variación presupuestada entre períodos por cada ítem de ingreso y total.

VALOR EFECTIVAMENTE RECAUDADO

DEL SEMESTRE INFORMADOValor efectivamente recaudado por cada ítem de ingreso en el período.

DEL SEMESTRE INMEDIATAMENTE ANTERIORCorresponde al semestre inmediatamente anterior al que sé esta informando, del mismo año o del año inmediatamente anterior, según sea el caso.

VARIACION PORCENTUALCorresponde a la variación de recaudo efectivo entre períodos por cada ítem de ingreso y total.

INSTRUCTIVO

FORMATO No. 2: PLAN DE COMPRASTramite un formato por adquisición de bienes y otro por prestación de servicios

No.Registre de manera consecutiva el bien o servicio adquirir comenzando por No. 1.

CANTIDAD DE BIENES Y SERVICIOS A ADQUIRIR Y A PRESTAR

o NUMEROForma numérica del bien o servicio a adquirir de acuerdo a la unidad de medida. (Si son metros, rollos, unidades, días, litros por ejemplo)

o UNIDAD DE MEDIDARegistre la unidad de medida: litros, metros, unidades, horas, días, meses y años.

DESCRIPCION DEL BIEN O SERVICIO A ADQUIRIR O A PRESTARAdquirir de manera genérica sin mencionar especificación Ej. : Papel, lápices, computadores.

PRECIO UNITARIO PROMEDIO DEL BIEN O SERVICIO A ADQUIRIRRegistre el valor promedio por unidad del bien o servicio de acuerdo a la unidad establecida: como metros, litros, rollos, remas, unidades.

VALOR TOTAL PROMEDIO DEL BIEN O SERVICIO A ADQUIRIREs el producto entre la cantidad y valor promedio unitario del bien o servicio

RUBRO PRESUPUESTAL A SER AFECTADORegistre el nombre rubro presupuestal que será afectado por la adquisición del bien o servicio (mantenimiento, adquisición o compra de equipos, materiales o suministros, etc.)

MODALIDAD DE ADQUISICION DEL BIEN O SERVICIOEspecifique si la modalidad de adquisición del bien o servicio es por contratación directa o proceso licitatorio.

PERIODO DE LA ADQUISICION DE LOS BIENES O SERVICIOSRegistre las fechas en días o meses en que se pretende adquirir el bien o servicio.

INSTRUCTIVO

FORMATO No. 2A: EJECUCION SEMESTRAL DEL PLAN DE COMPRASTramite un formato por adquisición de bienes y otro por prestación de servicios

No.Registre de manera consecutiva el bien o servicio adquirido comenzando por No. 1.

DESCRIPCION DEL BIEN O SERVICIO ADQUIRIDO O A PRESTADORegistre los bienes o servicios adquiridos o prestados

CANTIDAD DE BIENES Y SERVICIOS ADQUIRIDOS Y/O PRESTADOS

o NUMERORegistre en forma numérica el bien o servicio adquirido de acuerdo a la unidad de medida. (Si es metros, rollos, unidades, días, litros por ejemplo)

o UNIDAD DE MEDIDARegistre la unidad de medida: litros, metros, unidades, horas, días, meses y años.

.VALOR UNITARIO PROMEDIO DEL BIEN O SERVICIO ADQUIRIDORegistre el valor promedio por unidad del bien o servicio de acuerdo a la unidad establecida: como metros, litros, rollos, remas, unidades.

VALOR TOTAL PROMEDIO DEL BIEN O SERVICIO ADQUIRIDOEs el producto entre la cantidad y valor promedio unitario del bien o servicio

MODALIDAD DE ADQUISICION DEL BIEN O SERVICIOEspecifique si la modalidad de adquisición del bien o servicio fue por contratación directa o proceso licitatorio.

RUBRO PRESUPUESTAL A SER AFECTADORegistre el nombre rubro presupuestal que fue afectado por la adquisición del bien o servicio (mantenimiento, adquisición o compra de equipos, materiales o suministros, etc.)

PERIODO DE LA ADQUISICION Registre el día, mes o año de adquisición.

INSTRUCTIVOFORMATO No 3: PLAN ESTRATEGICO

VISION CORPORATIVADeclaración amplia y suficiente de lo que hará y donde quiere estar la entidad, dentro de un período mayor a dos años.

MISION CORPORATIVADescripción de la formulación de los propósitos de una organización que la distingue de otros negocios.

PRINCIPIOS CORPORATIVOSConjunto de valores, creencias y normas que enmarcan la vida de la organización.

OBJETIVOS GENERALESSon los resultados a largo plazo que esperan lograr, para hacer real la misión y la visión de la entidad.

ESTRATEGIASAcciones que se realizarán para mantener y soportar el logro de los objetivos generales de la entidad.

INSTRUCTIVOFORMATO No 4: PLANES DE ACCION U OPERATIVOS

NUMERO: Enumere Iniciando desde uno.

AREAS INVOLUCRADAS: Hace referencia a las dependencias de la entidad dentro de las cuales se debe lograr los resultados previstos. Puede referirse también a un proceso o ciclo. Por Ejemplo: Producción, contratación, dirección, compras, etc.

ACTIVIDADES: Son el conjunto de tareas o acciones específicas que se han programado para alcanzar los resultados planteados en los planes de acción u operativos.

RECURSOS: Descripción de los recursos de talento humano, físicos, tecnológicos y financieros que se programan para cada una de las actividades de los planes de acción u operativos.

RESPONSABLES: Nombre de los funcionarios encargados de desarrollar cada una de las actividades a cumplir en los planes de acción u operativos.

TIEMPO PROGRAMADO: Tiempo en que se programa llevar a cabo los planes de acción u operativos y sus actividades.

INDICADORES CLAVES DE RENDIMIENTO: Son las unidades de medida gerenciales, mediante las cuales se evaluará el desempeño y rendimiento de los planes de acción u operativos, actividades, recursos y responsabilidades.

INSTRUCTIVOFORMATO No 4 A: EJECUCION DE LOS PLANES DE ACCION U OPERATIVOS

NUMERO: Enumere Iniciando desde 1.

AREAS INVOLUCRADAS: Hace referencia a las dependencias de la entidad dentro de las cuales se debe lograr los resultados previstos. Puede referirse también a un proceso o ciclo. Por Ejemplo: Producción, contratación, dirección, compras, etc.

ACTIVIDADES: Son el conjunto de tareas o acciones específicas que se han ejecutado para alcanzar los resultados programados en los planes de acción u operativos.

SEGUIMIENTO: Hace referencia a una descripción breve sobre las técnicas de seguimiento y sus resultados en la evaluación sobre el cumplimiento de los planes de acción u operativos y sus diferentes acciones programadas.

AVANCE

o PORCENTAJE DE AVANCE EN TIEMPO: Escriba el porcentaje del tiempo transcurrido a la fecha del informe de cada actividad, respecto al tiempo total programado para la misma.

o PORCENTAJE DE AVANCE DE LA ACTIVIDAD: Escriba el porcentaje de avance de cada actividad, respecto a la meta total programada para la misma.

ACCIONES CORRECTIVAS: Descripción puntual de las acciones correctivas que se hayan realizado sobre las actividades (Como por ejemplo en: tareas, tiempos, recursos, responsables) para ajustar los planes de acción u operativos y garantizar el logro de los resultados.

INSTRUCTIVOFORMATO No 5: CONTRATO CON FORMALIDADES PLENAS

No. CONTRATO: Registre en orden consecutivo los contratos realizado en el periodo a informar comenzando por el No.1 OBJETO: Descripción breve del objeto contractual.

CLASE DE CONTRATO: Se establece una codificación para cada clase de contrato. Debe indicar el código correspondiente a la clase del contrato que se relaciona, así:

C1 : ServiciosC2 : SuministrosC3 : Mantenimiento y/o reparacionesC4 : ObraC5 : FiduciarioC6 : ComodatoC7 : ConcesiónC8 : HonorariosC9 : ConsultaríaC10 : Licitación PublicaC11 : Urgencia ManifiestaC12 : Otros

Cuando se indique en la clase de contrato C12 Otros, especificar brevemente la parte de observaciones el tipo de contrato.

FORMA DE SELECCIÓN: Indique el proceso de adjudicación surtido, licitación publica, contratación directa, concurso de meritos, urgencia manifiesta.

CONTRATISTA: Es la persona natural o jurídica con quien se genera obligaciones reciprocas en el cumplimiento del objeto del contrato. Es de acarar, que cuando el contratistaes un consorcio, deberá relacionar las personas que lo conforman.

INTERVENTOR DEL CONTRATO: Relacione el nombre o la razón social del encargado de la interventoria del contrato, si la hay.

FECHA DE SUSCRIPCION: Corresponde a la fecha en que las partes suscriben el contrato.

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Registre el numero de la imputación presupuestal (código presupuestal), fecha y valor de cada una de las apropiaciones comprometidas.

FUENTE DE FINANCIACION: Registre la fuente con la cual se financia el contrato (Nación, Recursos Propios, otros).

No. DE POLIZA Y ENTIDAD ASEGURADORA: Señale el nombre de la compañía aseguradora y el numero de póliza que ampra el contrato.

FECHA DE INICIACION: Registre la fecha en que se inicia la ejecución del contrato.

PLAZO DEL CONTRATO: Registre la duración inicial convenida de la ejecución del contrato.

VALOR DEL CONTRATO: Registre el valor o precio del contrato fijado al momento de firmarse el mismo.

VALOR DEL ANTICIPO: Registre el valor exacto del anticipo pactado dentro del contrato.

ADICIONES: Registre la fecha y los reajustes convenidos que modifican el plazo y/o el valor inicial del contrato.

PORCENTAJE DE EJECUCION: De acuerdo a lo proyectado, indique el porcentaje de ejecución del contrato.

FECHA DE TERMINACION: Indique la fecha exacta de terminación del contrato, en el periodo informado, es decir, el dio cuando se dio cumplimiento satisfactoriamente al objeto del mismo, con un recibido de conformidad o acta de entrega final o documento que asimile este hecho ante el funcionario competente.

FECHA DE ACTA DE LIQUIDACION: Señale la fecha del acta de liquidación.

INSTRUCTIVOFORMATO No 5A: CONTRATOS Y/U ORDENES DE TRABAJO DE PRESTACION

DE SERVICIOS PERSONALES

No. CONTRATO U ORDEN DE PRESTACION DE SERVICIORegistre en orden consecutivo los contratos realizados en el periodo a informar comenzando por el No.1

DATOS DEL CONTRATISTA

NOMBRE COMPLETORegistre nombre completo y apellidos del contratista si es persona natural o la razón social, si es persona jurídica.

o DOMICILIORegistre ciudad del domicilio del contratista.

o IDENTIFICACIONRegistre la cedula de ciudadanía o Nit. del contratista según sea el caso.

VALOR DEL CONTRATO Y ORDEN DE PRESTACION DE SERVICIOSRegistre numéricamente el valor total del contrato u orden de trabajo.

OBJETO DEL CONTRATO U ORDEN DE PRESTACION DE SERVICIOSRegistre el objeto del contrato u orden de trabajo.

INTERVENTORIARegistre el nombre y apellidos del funcionario encargado de hacer la interventoría y la dependencia.

DURACIÓN

o INICIORegistre el día, mes y año en que se inicio el contrato u orden.

o TERMINACIÓNRegistre el día, mes y año en que se termina o se terminó el contrato u orden.

PRESUPUESTO

o REGISTRO PRESUPUESTAL INICIALRegistre el número del rubro presupuestal que afecta el contrato u orden de trabajo.

o REGISTRO PRESUPUESTAL SIN REAJUSTESi el contrato u orden de trabajo es reajustado en su precio registre el rubro presupuestal afectado.

LUGAR DE EJECUCION DEL CONTRATO Y ORDEN DE PRESTACIONRegistre el sitio o lugar donde se ejecuta el contrato y orden.

PRORROGA O RENOVACION EN TIEMPO

Registre en número días o meses de la prorroga o renovación del contrato u orden trabajo.

OBSERVACIONES AL CONTRATORegistre los aspectos más importantes que se presenten en la ejecución del contrato como la prórroga del mismo.

INSTRUCTIVOFORMATO No 5B:

CONTRATO SIN FORMALIDADES PLENAS

No.: Enumere en forma consecutiva cada uno de los contratos u ordenes de trabajo

NOMBRE COMPLETO DEL CONTRATISTA: Registre el nombre y apellido completo del contratista, si es una persona natural, o la razón social si es persona jurídica.

IDENTIFICACION: Registre el domicilio y dirección completa del contratista.

VALOR: Registre el valor total del contrato y/o orden de trabajo

OBJETO: Describa de manera sucinta el objeto del contrato.

INTERVENTOR: Describa el nombre del funcionario y la dependencia que pertenece, y si es interventor externo, de igual manera describa el nombre o empresa que lo va a realizar.

DURACION

INICIO: Registre el DIA, mes y ano en que se inicio el contrato.

TERMINANCION: Registre el día, mes y ano en que termino el contrato.

PRESUPUESTO: Registre el numero, código, valor y fecha de cada una de las apropiaciones disponibles que soporten el contrato u orden de trabajo.

PRORROGA O RENOVACION EN EL TIEMPO; Registre el tiempo y numero en que fue prorrogado o renovado el contrato, determinando el día, mes y ano.

AJUSTE PRESUPUESTAL: Registre el numero, código, valor y fecha en el cual se adiciono el contrato, si la prorroga se ajusta al precio.

INSTRUCTIVOFORMATO No 6: INDICADORES DE GESTION

TIPOS DE INDICADOR

o ECONOMIA: Hace referencia a la adecuada adquisición y asignación de los recursos: humanos, físicos, financieros, técnicos y naturales.

o EFICIENCIA: Hace referencia a la utilización racional de los recursos disponibles, a un mínimo costo para obtener el máximo resultado en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad.

o EFICACIA: Hace referencia a la medición del grado en que la organización realiza su misión, con base en el análisis de los resultados obtenidos, frente a los objetivos y metas.

o EQUIDAD: Los servicios o bienes y los beneficios de la accion estatal deben repartirse de manera igual a los individuos de una misma categoría esencial.

o FINANCIEROS: Hace referencia a los indicadores que miden aspectos financieros como: liquidez, capacidad de endeudamiento, rotaciones, etc.

o COSTOS AMBIENTALES: Sostenibilidad Ambiental: Realización de las actividades estatales en forma tal que se mejore la calidad de vida sin desmejorar las posibilidades para la generaciones futuras en cuanto a bienes y servicios.

DESCRIPCION DEL INDICADOR: Describa brevemente el indicador y que pretende medir.

INDICADOR: Escriba el indicador, su fórmula y las variables que se relacionan.

CALCULO DEL INDICADOR: Realice la operación de cálculo del indicador, con base en la información de las variables que relaciona.

ANALISIS: Describa de manera cualitativa la interpretación del resultado arrojado por el indicador

INSTRUCTIVOFORMATO No 7: RELACIÓN DE PROYECTOS FINANCIADOS CON LA BANCA

MULTILATERAL Y DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL

I. EMPRESTITOS

NUMERO DEL EMPRESTITO: Relacione el número de la obligación adquirida por el empréstito otorgado por la Banca Multilateral y/o de cooperación internacional

ORGANISMO MULTILATERAL: Escriba el nombre del organismo de la Banca Multilateral y/o de cooperación internacional que financió el proyecto.

DESCRIPCION DEL PROYECTO: Denomine el nombre del proyecto y haga una breve descripción del mismo

VALOR TOTAL DEL EMPRESTITO: Registre el valor total del empréstito otorgado por el organismo multilateral

VALOR DESEMBOLSADO ACUMULADO: Registre el monto acumulado del valor desembolsado

VALOR DESEMBOLSADO EN EL PERIODO: Registre el valor desembolsado correspondiente al periodo informado.

VALOR PENDIENTE DE DESEMBOLSO: Registre la diferencia entre el valor total del empréstito y valor desembolsado acumulado

II. DONACIONES

IDENTIFICACION DE LA DONACION: Relacione e identifique el documento a través del cual se llevó a cabo la donación

ORGANISMO DONANTE: Identifique el nombre del organismo que otorgó la donación

DESCRIPCION DE LA DONACION: Detalle cada uno de los elementos en especie o en dinero constitutivos de la donación

VALOR TOTAL DE LA DONACION: Registre el valor total de la donación en pesos Colombianos, y si es el caso valorice aquellos ítems que se requieran.

INSTRUCTIVOFORMATO No 8-1: EJECUCION PRESUPUESTAL DESTINADA AL MEDIO

AMBIENTE

ACCIONES: Registrar las acciones para las cuales se han asignado recursos independientemente de que la misión de la entidad sea o no el manejo del presupuesto para el medio ambiente.

o PROGRAMA, SUBPROGRAMA, PROYECTO, SUBPROYECTO Y ACTIVIDAD: Utilice la cantidad de formatos y filas que sean necesarios bajo el diseño aquí previsto para entregar su información, relacionando si corresponde a un programa, subprograma, proyecto, subproyecto o actividad

APROPIACION DEFINITIVA: Registre la totalidad de recursos disponibles que fueron apropiados para las actividades ambientales en la vigencia respectiva.

COMPROMETIDO EN EL PERIODO: Registre el valor comprometido en el periodo agrupando las cuentas que conforman los compromisos adquiridos por la entidad con cargo al presupuesto en la vigencia fiscal correspondiente.

PAGO DE LO COMPROMETIDO: Registre el valor efectivamente cancelado en el periodo agrupando las cuentas que conforman los compromisos pagados durante la vigencia del presupuesto de gastos aprobado para la vigencia fiscal correspondiente.

INSTRUCTIVOFORMATO No 8-2: ACTIVIDADES AMBIENTALES REGISTRADAS Y NO

REGISTRADAS EN EL PRESUPUESTO DE LA ENTIDAD

COMPONENTE: Establezca y registre de acuerdo a la siguiente clasificación: Agua, Suelo y subsuelo, Aire, Flora, Fauna y Componente institucional, este último hace referencia única y exclusivamente a los tipos de acción dirigidos a mejorar la capacidad técnica, científica y administrativa de la entidad, que no hayan sido registrados en otros componentes, o que no tengan relación directa con ellos.

DESCRIPCION: Se debe relacionar el nombre de cada una de las acciones enfocadas a la protección, conservación, recuperación y mantenimiento de los recursos naturales y del medio ambiente, desarrolladas por la entidad durante la vigencia.

UBICACIÓN: Ubicación de las acciones ambientales, entendida ésta como la región geográfica (departamento, municipio, vereda, etc.) donde se desarrolla la actividad y las zonas que se verán afectadas por la misma y/o la dependencia que lidera o gerencia un proyecto.

TIPO DE ACCION: Es una reseña del tipo de actividad ambiental desarrollada que se menciona en el numeral anterior, como proyecto, subproyecto, programa, plan, campaña o actividad llevada a cabo.

ORIGEN DE LOS RECURSOS (En miles de pesos): Corresponde a la apropiación definitiva realizada por la entidad en las actividades del Medio Ambiente, desglosando el monto de los recursos según su fuente, durante la vigencia (propios, nación, créditos, donación otros).

o PROPIOSo NACIONo CREDITOSo DONACIONo OTROSo TOTAL

DOCUMENTO SOPORTE: Se diligencia cada nombre, número y fecha del documento soporte que respalda el tipo de acción proyecto o actividad.

OBSERVACIONES: Allí se señala la información adicional que se considere necesaria o relevante, que permita aclarar la información reportada en las columnas precedentes.

INSTRUCTIVOFORMATO No 8-3: MATRIZ DE INDICADORES

NOMBRE DE LA ACCION O ACTIVIDAD: Se describe el título de la actividad emprendida.

TIPO DE ACCION: Defina si corresponde a un programa – subprograma – proyecto – subproyecto, campaña o actividad.

INDICADORES DE GESTION

o EXPRESION: Es la razón o término que define el indicador

o DESCRIPCION Y ALCANCE: Lo que pretende medir y sus resultados

INDICADORES DE IMPACTO SOBRE LOS RECURSOS NATURALES

o EXPRESION: Es la razón o término que define el indicador

o DESCRIPCION Y ALCANCE: Lo que pretende medir y sus resultados

OBSERVACIONES: Registre la información adicional que sea necesaria.

INSTRUCTIVOFORMATO No 8-4: ACCIONES QUE REQUIEREN LICENCIA, PERMISO O

CONCESION AMBIENTAL

Este formulario deberá ser diligenciado por todas las entidades del Estado, ya sean Autoridades Ambientales o Usuarias del medio ambiente.

Las autoridades ambientales deberán diligenciar tanto la parte de licencias, permisos, concesiones y Planes de manejo ambiental OTORGADOS, como lo correspondiente a los SOLICITADOS.

TIPO DE ACCION: Identifique y registre la categoría que corresponda, es decir, proyecto, subproyecto o actividad.

Utilice la cantidad de formatos y filas que sean necesarios bajo el diseño aquí previsto para entregar su información.

LICENCIA, PERMISO, CONCESION O PLAN DE MANEJO SOLICITADO

o ACTO ADMINISTRATIVO: Registre el nombre de la entidad, el número y la fecha del acto administrativo mediante el cual concedió o le fue concedida la licencia, el permiso, la concesión o el plan de manejo ambiental.

o OBLIGACIONES: (Estudio de Impacto Ambiental, Plan de Manejo Ambiental, Diagnóstico Ambiental de Alternativas), impuesta a través de la licencia, permiso, concesión o plan de manejo ambiental.

o COSTO DE LAS OBLIGACIONES: Describa el tipo de obligación(es) ambiental(es) Registre el valor de las erogaciones dirigidas al cumplimiento de los requisitos ambientales que le fueron impuestas a través de la licencia, el permiso, la concesión o el plan de manejo ambiental, durante la vigencia.

o NIVEL DE CUMPLIMIENTO: Registre los parámetros mediante los cuales la entidad ha medido el nivel de avance y los resultados de las acciones adelantadas dentro del marco de las obligaciones ambientales impuestas.

LICENCIA, PERMISO, CONCESION O PLAN DE MANEJO OTORGADO

o ACTO ADMINISTRATIVO: Registre el nombre de la entidad, el número y la fecha del acto administrativo mediante el cual concedió o le fue concedida la licencia, el permiso, la concesión o el plan de manejo ambiental.

o OBLIGACIONES: (Estudio de Impacto Ambiental, Plan de Manejo Ambiental, Diagnóstico Ambiental de Alternativas), impuesta a través de la licencia, permiso, concesión o plan de manejo ambiental.

o RECAUDO: Las Autoridades Ambientales deberán registrar los valores recaudados por la expedición de licencias, permisos, concesiones y planes de manejo ambiental, así como los correspondientes a las labores de monitoreo y seguimiento, durante la vigencia.

o NIVEL DE CUMPLIMIENTO: Registre los parámetros mediante los cuales la entidad ha medido el nivel de avance y los resultados de las acciones adelantadas dentro del marco de las obligaciones ambientales impuestas.

INSTRUCTIVOFORMATO No 8-5: GESTION AMBIENTAL

Este formulario debe ser diligenciado por todas las entidades. Se deben tomar todas las actividades y proyectos ejecutados por la entidad durante la vigencia, discriminándolos de acuerdo con la clasificación propuesta, relacionando los montos destinados para dichas actividades.

La entidad debe seleccionar ÚNICAMENTE aquellas actividades que tengan el carácter de ambientales o que se desarrollen en el marco de planes, programas o proyectos ambientales ejecutados durante la vigencia.

GESTION AMBIENTALEn desarrollo de la norma técnica de la Contaduría General de la Nación - Plan General de Contabilidad Pública numeral 2.3 - Instrucciones Relativas al Reconocimiento de los Recursos Naturales y el Ambiente; se hacen las siguientes precisiones necesarias para el diligenciamiento del presente formulario:

TIPO DE INVERSION

o GASTO AMBIENTAL: Erogaciones destinadas al funcionamiento y administración de las entidades primordialmente ambientales (gastos generales y servicios personales).

o INVERSION OPERATIVA: Erogaciones que no se constituyen en Inversión en Recursos Naturales y del Medio Ambiente, pero que contribuyen de manera indirecta a la protección, mejoramiento y conservación del patrimonio ambiental, o a la protección de la salud humana contra los riesgos provenientes del ambiente. Ej.: Estudios e investigaciones básicas, diagnósticos, inventarios biofísicos, servicios de asistencia técnica contratados, mantenimiento de equipos de monitoreo aseguramiento y evaluación.

o INVERSION AMBIENTAL AGUA

o INVERSION AMBIENTAL AIRE

o INVERSION AMBIENTAL SUELO

o INVERSION AMBIENTAL FLORA

o INVERSION AMBIENTAL FAUNA

INSTRUCTIVOFORMATO No 9: RELACION DE PROCESOS JUDICIALES

No. PROCESO: Enumere de manera consecutiva el proceso que adelanta la entidad a favor o en contra iniciando con él numero 1.

IDENTIFICACION DEL PROCESO

o No. RADICACION: Registre el número de radicación del proceso (juzgado, tribunal, consejo de estado y cortes).

o FECHA: Registre el día, mes y año en que fue radicado el proceso.

o FECHA DE TERMINACION: Registre el día, mes y año en que fue fallado el proceso.

CLASES DEL PROCESO: Mencione si es laboral, civil, contencioso u otro.

APODERADO

o FUNCIONARIO INTERNO: Mencione el nombre y apellido del funcionario que adelanta el proceso.

o EXTERNO NOMBRE: Mencione el nombre y apellido del abogado que adelanta el proceso.

o VALOR: Registre el valor en miles de pesos de los honorarios mensuales del apoderado externo, si es el caso.

o TIEMPO Y DURACION: Registre numéricamente el tiempo de duración del proceso en días.

ESTADO PROCESO: Mencione en que etapa del proceso se encuentra (Investigación, pruebas o para fallo por ejemplo)

MONTO PROVISION

o VALOR: Registre en miles de pesos el presunto valor del costo del proceso.

o CRITERIO JURÍDICO: Mencione las razones jurídicas que dieron lugar al proceso ( restablecimiento de un derecho, liquidación, desequilibrio económico)

CONDICION DEL PROCESADO: Marque con una x si es proceso a favor o en contra de la entidad.

o A FAVORo EN CONTRA

CIUDAD DONDE SE ADELANTA PROCESO: Mencione en que ciudad del país se adelanta el proceso

FALLO O SENTENCIA: Mencione si el fallo o sentencia fue a favor o en contra de la entidad.

VALOR DEL FALLO O SENTENCIA: Registre en miles de pesos el presunto valor del fallo o sentencia del proceso.

TIEMPO DURACIÓN: Registre en número de días a partir de fecha de radicación hasta la fecha del fallo la duración del proceso.

INSTRUCTIVOFORMATO No 10: INFORMACION OPERATIVA

(Producción de Bienes)

CODIGO DE LOS CAMPOS

No.

PRODUCCION DE BIENES

o DESCRIPCION DE BIENES O PRODUCTOS

CLASIFICACION CIIU DE LA ACTIVIDAD

TIPO DE ACTIVIDAD- Producción 101- Comercialización 102- Distribución 103- Venta 104- Producción y distribución 105- Producción y venta 106

NUMERO DE FUNCIONARIOS DIRECTAMENTE VINCULADOS A LA ACTIVIDAD

UNIDAD DE MEDIDA

METAS DE PRODUCCION O TRANSACCIÓN

CANTIDAD PRODUCIDA O TRANSADA

COSTO UNITARIO

PRECIO UNITARIO DE VENTA

COLUMNAS DE CÁLCULO AUTOMÁTICO

o COSTO PRODUCCIÓNo VALOR PRODUCCIÓNo INDICE DE EFICACIA

INSTRUCTIVOFORMATO No 10 A: INFORMACION OPERATIVA

(Prestación de Servicios)


No.

PRETACION DE SERVICIOS

o DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

CLASIFICACION CIIU DE LA ACTIVIDAD

TIPO DE ACTIVIDAD

o Servicios Públicos:

- Acueducto 201- Alcantarillado 202- Electricidad 203- Telefonía 204- Comunicaciones 205- Transporte 206- Transporte Aéreo 207- Prestación de servicios de salud 208- Educación 209- Servicios Financieros 210- Seguros 211 - Servicios de Defensa y Seguridad 212


UNIDAD DE MEDIDA

METAS DE GENERACIÓN O COBERTURA

CANTIDAD GENERADA O POBLACION ATENDIDA

COSTO UNITARIO

PRECIO UNITARIO DE VENTA

COLUMNAS DE CÁLCULO AUTOMÁTICO

o COSTO PRODUCCIÓNo VALOR PRODUCCIÓNo INDICE DE EFICACIA

INSTRUCTIVOFORMATO No 10 B: INFORMACION OPERATIVA (Realización de trámites)


No.

REALIZACION DE TRAMITES

o DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

TIPO DE ACTIVIDAD

o Expedición de:- Documentos 301- Licencias 302- Permisos 303- Certificaciones 304- Registros 305- Patentes 306- Derechos de Autor 307


UNIDAD DE MEDIDA

CANTIDAD

COSTO PRODUCCION

INDICE DE EFICACIA

INSTRUCTIVOFORMATO No 11: INFORME PLAN DE INVERSION

NUMERO: Enumere los proyectos que se programaron iniciando desde el Número 1.

NOMBRE PROYECTO: Describa el nombre del proyecto programado o planeado para la vigencia que esta informado.

AREAS INVOLUCRADAS: Mencione las dependencias de la entidad dentro de las cuales se debe lograr los resultados previstos. Puede referirse también a un proceso o ciclo. Por Ejemplo: Producción, contratación, dirección, compras, etc.

RECURSOS: Relacione la procedencia de los recursos y el valor de los mismos que se pretenden utilizar para la realización del proyecto en mención.

RESPONSABLES: Mencione los funcionarios y dependencias que son responsables de la realización del proyecto.

TIEMPO PROGRAMADO: Describa los funcionarios responsables y la dependencia encargada de la realización del proyecto.

FECHA INICIO: Determine el día, mes y año en que se dará inicio al proyecto.

FECHA TERMINACION: Describa el día, mes, año programado para la terminación del proyecto.

LUGAR DE EJECUCION CUANTIA DEL PROYECTO: Mencione el lugar del país donde se pretende realizar el proyecto (Ej. Bogotá, Medellín etc.)

CUANTIA DEL PROYECTO: Describa el valor numérico de la cuantía aproximado del proyecto.

INDICADORES DE RENDIMIENTO: Describa las unidades de medida gerenciales, mediante las cuales se evaluará el desempeño y rendimiento del proyecto, en las actividades, recursos y responsabilidades.

INSTRUCTIVOFORMATO No 11 A: INFORME DE EJECUCION DEL PLAN DE INVERSION

NUMERO: Enumere los proyectos que se encuentren en ejecución iniciando desde el Número 1.

NOMBRE PROYECTO: Describa el nombre del proyecto que se encuentra en ejecución.

AREAS INVOLUCRADAS: Mencione las áreas o dependencias de la entidad que participan en la ejecución del proyecto.

RESPONSABLES DE LA EJECUCION: Mencione los funcionarios y dependencias que son responsable en la ejecución del proyecto.

SEGUIMIENTO: Describa las actividades que realiza la entidad, responsable y dependencias en el seguimiento sobre la ejecución del proyecto.

AVANCEo PORCENTAJE DE AVANCE EN TIEMPO: Describa las actividades que realiza

la entidad, responsable y dependencias en el seguimiento sobre la ejecución del proyecto.

o PORCENTAJE DE AVANCE EN RECURSOS: Mencione el porcentaje de avance de los recursos según la ejecución que a la fecha vs. Recursos programados.

o PORCENTAJE DE AVANCE EN ACTIVIDAD: Mencione el porcentaje de

avance de las actividades de acuerdo a las programadas.

ACCIONES CORRECTIVAS O INDICADORES DE RENDIMIENTO O EJECUCION: Describa las unidades de medida gerenciales, operativas, de actividades, recursos y responsabilidad que se utilizarán para evaluar el desempeño y los rendimientos de la ejecución del proyecto.

INSTRUCTIVOFORMATO No 12: COMPOSICION ACCIONARIA

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL ACCIONISTA: Relacione renglón por renglón el nombre o razón social de los accionistas

NATURALEZA JURIDICA DEL ACCIONISTA: Relacione él para cada accionista su naturaleza jurídica identificando si el accionista es privado o entidad estatal

No. DE ACCIONES: Escriba él numero total de acciones que posee cada accionista

VALOR TOTAL DE LAS ACCIONES: Se refiere al valor total de las acciones poseídas según libros

PORCENTAJE DE PARTICIPACIÓN SOBRE EL CAPITAL: Equivalencia en porcentaje de las acciones poseídas por cada accionista.

INSTRUCTIVOFORMATO No 13: RELACIÓN CONTRACTUAL

No. CONTRATO: Enumere de manera consecutiva el contrato iniciando con él numero 1.

CLASE DE CONTRATO: Mencione si es contrato de mantenimiento, suministro, obra pública, consultoría y etc.

CONTRATISTA

NOMBRE: Registre nombre completo y apellidos del contratista si es persona natural o la razón social si es persona jurídica.

o DIRECCION Y DOMICILIO: Registre el domicilio y dirección completa del contratista

o IDENTIFICACION: Registre la cedula de ciudadanía o Nit. de la empresa según sea el contratista.

VALOR CONTRATO: Registre el valor total del contrato en miles de pesos.

OBJETO DEL CONTRATO: Describa de manera sucinta el objeto del contrato.

ESTADO ACTUAL

o EJECUCION: Marque con una x si el contrato se encuentra en ejecución.

o TERMINADO: Marque con una x si el contrato se encuentra terminado.

o LIQUIDADA: Registre el día mes y año en que fue liquidado.

DURACIONo INICIO: Registre el día, mes y año que se dio inicio el contrato.

o TERMINACION: Registre el día, mes y año que se termino el contrato.

INSTRUCTIVO FORMATO No 14: INFORME DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Y

CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES

1. GASTOS DE PERSONAL: Corresponde a aquellos gastos que debe realizar la entidad como contraprestación de los servicios que recibe sea por una relación laboral o a través de contratos, los cuales están asociados con los servicios personales de la Nómina y los Servicios Personales Indirectos.

1.1.Nómina: Se refiere al pago de las remuneraciones a los servidores públicos que incluye la jornada ordinaria diurna, nocturna, las jornadas mixtas, el trabajo ordinario en días dominicales y festivos y los incrementos por antigüedad.

1.2.Horas Extras y Días Festivos: Es la remuneración del trabajo realizado en horas adicionales a la jornada ordinaria diurna o nocturna, o en días dominicales y festivos.

INFORMACIÓN SOLICITADA:

A. Valor del registro presupuestal del mes informado: Apropiación en el presupuesto para el mes informado

B. Valor pagado en el mes anterior: Valor efectivamente pagado por los conceptos de nóminas y horas extras / festivos en el mes o periodo inmediatamente anterior al que sé esta informado

C. Valor pagado en el mes informado: Valor efectivamente pagado por los conceptos de nóminas y horas extras / festivos en el mes o periodo que sé esta informado

D. Valor Acumulado pagado en el año: Valor efectivamente pagado por los conceptos de nóminas y horas extras / festivos a través de todo el año (vigencia fiscal en curso)

E. % de variación del valor pagado en el mes respecto al mes anterior: Variación porcentual de comparar los valores de las columnas (B) y (C)

Totales: Sumatoria de los valores por columnas de la (A) a la (D)

2.SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS:

Son los gastos destinados a atender la contratación de personas naturales y jurídicas para que presten servicios calificados o profesionales, cuando no puedan ser desarrollados con el personal de planta. Incluye también la remuneración del personal que se vincule en forma ocasional, para desarrollar actividades netamente temporales o para suplir a los servidores públicos en caso de licencias o vacaciones.

2.1.Personal Supernumerario: Remuneración al personal ocasional, para suplir a los empleados públicos en caso de licencias o vacaciones, o para desarrollar actividades netamente transitorias que no puedan atenderse con personal de planta.

2.2.Remuneración de Servicios Técnicos: Pago por servicios calificados a personas naturales o jurídicas que se prestan en forma continúa para asuntos propios del órgano, los cuales no pueden ser atendidos con personal de planta o que se requieran conocimientos especializados.

2.3.Honorarios: Remuneración de servicios profesionales, prestados en forma transitoria y esporádica, por personas naturales o jurídicas, para desarrollar actividades relacionadas con la atención de los negocios o el cumplimiento de las funciones a cargo del órgano contratante, cuando las mismas no se pueden cumplir con personal de planta. Incluye pago de honorarios a miembros de Juntas Directivas.

2.4.Jornales: Salario estipulado por días y pagadero por períodos no mayores a una semana, por el desempeño de actividades netamente transitorias que no pueden ser desarrolladas por personal de planta.

2.5.Otros Conceptos de Servicios Personales Indirectos: Se relaciona aquí el pago de otros conceptos asociados a Servicios Personales Indirectos.

NOTA: Para él calculo de los servicios personales indirectos se debe tener en cuenta, entre otros los siguientes aspectos: Honorarios por consultoría, honorarios por asesoría jurídica, honorarios por asesorías técnicas, honorarios por avalúo, honorarios por asesorías financieras, servicios de temporales, gastos de prestación de servicios.

Los servicios personales indirectos que van a cargo de los proyectos de inversión, deben igualmente reportarse de acuerdo con este anexo, en formato adicional especificando el nombre del proyecto.


F. Valor pagado en el Mes o Periodo anterior: Valor total efectivamente pagado en el mes o periodo inmediatamente anterior al que se esta informado

G. Valor pagado en el mes o Periodo informado: Valor total efectivamente pagado en el mes o periodo que se esta informado

H. Valor acumulado pagado en el año: Sumatoria de todos los valores efectivamente pagados

I. % de variación del valor pagado en el mes respecto al mes anterior: Variación porcentual de comparar los valores de las columnas (F) e (G)

Totales: Sumatoria de los valores por columnas de la (F) a la (H)

3. No. DE PERSONAL DE PLANTA:

Se debe reportar el número total de funcionarios de planta de la entidad

4. No. DE PERSONAL CONTRATADO ACTUALMENTE:

Se debe reportar el número total de personas contratas que involucre todos los conceptos de los servicios personales indirectos

5. PORCENTAJE DE PERSONAL CONTRATADO RESPECTO A LA PLANTA:

Resultante de la formula: No. de personal contratado X 100% / No. de personal

INSTRUCTIVO FORMATO 14-A: IMPRESOS, PUBLICIDAD Y PUBLICACIONES

1. IMPRESOS, PUBLICIDAD Y PUBLICACIONES: Corresponde a aquellos gastos que se realizan por edición de formas, escritos, publicaciones, revistas y libros, trabajos tipográficos, sello, autenticaciones, suscripciones, adquisición de revistas y libros, pagos de avisos y videos de televisión.

1.1.Publicaciones: Hace referencia a los gastos realizados por la contratación de procesos de publicaciones que se realice con cargo al presupuesto de la entidad sobre el giro o no de sus actividades.

1.2.Fotocopias y / o Duplicados: Gastos realizados por la entidad en contratos u ordenes de trabajo de fotocopias y /o duplicados con cargo al presupuesto de la entidad sobre el giro o no de sus actividades.

1.3.Materiales y Impresiones: Gastos realizados por la entidad en contratos u ordenes de trabajo sobre insumos y trabajos tipográficos

1.4.Avisos publicitarios: Gastos realizados en avisos en medios escritos, radiales o de televisión sobre con cargo al presupuesto de la entidad sobre el giro o no de sus actividades.

1.5.Suscripciones: Gastos sobre suscripciones en periódicos, revistas, boletines, televisión por cable, música ambiental, etc.

1.6.Adquisición de revistas y Libros: Gastos realizados por concepto de compra de libros y revistas.

1.7.Otros Gastos: Corresponde a gastos en otros conceptos no incluidos en los ítems anteriores, como, entre los que pueden estar entre otros, sellos, autenticaciones, videos de televisión, etc.

NOTA: Para él calculo de estos rubros se debe tener en cuenta, entre otros, los siguientes puntos: elaboración de notas y papelería para citaciones a asambleas, publicaciones internas, licitaciones y remates, cambios de directorios y ediciones

INFORMACIÓN SOLICITADA:A.Valor pagado en el Mes o Periodo anterior Valor total efectivamente pagado en el mes o periodo inmediatamente anterior al que se esta informado

B. Valor pagado en el Mes o Periodo informado: Valor total efectivamente en el mes o periodo que se esta informado

C. Valor acumulado pagado en el año: Sumatoria de todos los valores efectivamente Pagados

D. % de variación del valor pagado en el mes respecto al mes anterior: Variación porcentual de comparar los valores de las columnas (A) y (B)

Totales: Sumatoria de los valores por columnas de la (A) a la (C)

INSTRUCTIVO FORMATO 14-B: ASIGNACIÓN Y USO DE TELEFONOS CELULARES

A. Numeración secuencial de la cantidad de teléfonos celulares asignados (1, 2, 3, 4,5,..n)

B. Responsable: Nombre y apellidos de los funcionarios responsables por cada teléfono celularC. Cargo: Denominación del cargo del funcionario responsable

D. Valor Autorizado Consumo mensual: Cifra de consumo autorizado por cada teléfono celular

E. Valor Consumo Mensual: Cifra efectivamente facturada por consumo

F. Valor reintegro: Cifra reintegrada en caso de consumo mayor al autorizado

G. Fecha de reintegro: Fecha del recibo del ingreso por el reintegro que se debe realizar.

Totales: Sumatoria de los valores por columnas de la (D) a la (F)

INSTRUCTIVO FORMATO 14-C: ASIGNACIÓN Y USO DE TELEFONOS FIJOS

INFORMACIÓN SOLICITADA:A. No: Numeración secuencial de la cantidad de teléfonos fijos (1, 2, 3, 4,5,..n)

B. No de Teléfono: Números de los teléfonos fijos

C. Dependencia: Nombre de la dependencia donde funciona el teléfono

D. Valor total Pagado mes anterior: Valor Pagado por cada teléfono fijo, PBX o RDSI en el mes o periodo inmediatamente anterior al del reporte

E. Valor Pagado en el mes informado: Valores Pagados por consumo en el mes o periodo informado

F. % de variación del valor pagado en el mes o periodo respecto al mes o periodo anterior: Variación porcentual de comparar los valores de las columnas (D) y (E)

Totales: Sumatoria de los valores por columnas de la (D) a la (E)

NOTA: En caso que la entidad tenga sistemas integrados de líneas telefónicas (PBX, RDSI, etc.), el reporte puede realizarse de manera agrupada por estos sistemas.

INSTRUCTIVO FORMATO 14-D: ASIGNACIÓN Y USO DE VEHÍCULOS OFICIALES

1. ADQUISICIÓN DE BIENES: Corresponde a la compra de bienes muebles, destinados a apoyar el desarrollo de las funciones de la entidad.

1.1.Compra de vehículos: Adquisición de vehículos automotores que deben inventariarse

2. MATERIALES Y SUMINISTROS: Adquisición de bienes tangibles o intangibles de consumo final o fungible que no se deban inventariar por las diferentes dependencias y no sean objeto de devolución.

2.1 Llantas, repuestos y accesorios: Adquisición de llantas, repuesto y accesorios para mantener el parque automotor en buenas condiciones de uso

2.2Aceites y Combustibles: Compra de gasolina y aceites de motor, caja y otros para mantener el parque automotor en buenas condiciones de uso

3. ADQUISICIÓN DE SERVICIOS: Comprende la contratación y el pago a personas jurídicas y naturales por la prestación de un servicio, en este caso para el parque automotor.

3.1Mantenimiento de Vehículos: Mano de obra e insumos que se paga por mantenimiento normal del parque automotor.

3.2Arrendamiento o Alquiler de Garajes: Pagos efectuados por garajes prestados a vehículos y parque automotor fuera de la entidad

4. SEGUROS: Costos previstos en contratos y pólizas para amparar el parque automotor

5. GASTOS DE DESPLAZAMIENTOS: Costos por el desplazamiento del parque automotor fuera de una ciudad a otra, como son los peajes.

6. OTROS GASTOS: Otros costos asociados al parque automotor en que incurra la entidad y no estén considerados en los ítems anteriores,


A. Valor pagado en el Mes o Periodo anterior: Valor total efectivamente pagado en el mes o periodo inmediatamente anterior al que se esta informado

B. Valor pagado en el mes o periodo informado: Valor total efectivamente pagado en el mes o periodo que se esta informado

C. Valor acumulado pagado en el año: Sumatoria de todos los valores efectivamente pagados

D. % de variación del valor pagado en el mes o periodo respecto al mes o periodo anterior: Variación porcentual de comparar los valores de las columnas (A) y (B)


INTRUCTIVO FORMATO 14-E: INFORME SOBRE INMUEBLES, MEJORAS Y MANTENIMIENTO

1.COMPRA DE INMUEBLES: Compra de instalaciones físicas para la entidad en el nivel central y regional, que permiten una mejor y mayor cobertura de sus actividades.

2. MANTENIMIENTO DE INMUEBLES: Gastos realizados por la entidad para mantener en buen estado las instalaciones de la entidad

3. ADECUACIÓN DE INMUEBLES: Hace referencias a conceptos como remodelaciones y adecuaciones que se requieran para la buena prestación se los servicios de la entidad

4. MEJORAS: Son las inversiones que se realizan en los bienes inmuebles que incrementan la vida útil y el valor de los mismos

5. OTROS: Son otros gastos o inversiones asociadas a los inmuebles de propiedad de la entidad


A. Valor pagado en el Mes o Periodo anterior: Valor total efectivamente pagado en el mes o periodo inmediatamente anterior al que se esta informado

B. Valor pagado en el mes o periodo informado: Valor total efectivamente pagado en el mes o periodo que se esta informado

C. Valor acumulado pagado en el año: Sumatoria de todos los valores efectivamente pagados

D. % de variación del valor pagado en el mes respecto al mes anterior: Variación porcentual de comparar los valores de las columnas (A) y (B)


INSTRUCTIVOFORMATO No 15: INFORMES SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

CODIGO HALLAZGO: Corresponde a la clasificación establecida por la CGR según la naturaleza del hallazgo y su origen en las diferentes áreas de la administración.

DESCRIPCION HALLAZGO: Describa en no más de 50 palabras el hallazgo

ACCION CORRECTIVA: Es la acción o decisión que adopta la entidad para subsanar o corregir la situación plasmada en el hallazgo

OBJETIVO: Refleja el propósito que tiene el cumplir con la acción emprendida para corregir las situaciones que se deriven de los hallazgos

DESCRIPCION DE LAS METAS: Cada acción correctiva debe tener plasmados unos pasos o metas cuantificables que permitan medir su avance y cumplimiento. Se pueden incluir tantas filas como metas o pasos sean necesarios insertando filas por encima de las filas sombreadas.

UINIDAD DE MEDIDA DE LAS METAS: Expresa la métrica de los pasos o metas que contiene cada acción con el fin de poder medir el grado de avance

DIMENSION DE LA META: Se debe consignar el volumen o tamaño de la meta propuesta en las unidades de medida establecidas para ella.

FECHA INICIACION DE LAS METAS: Se consigna la fecha programada para la iniciación de cada paso o meta

FECHA TERMINACIÓN METAS: Establece el plazo o y finalización de cada una de las metas

PLAZO EN SEMANAS DE LA ACCION: La hoja calcula automáticamente el plazo de duración de la acción teniendo cuidado que la ultima acción consignada sea la que termine de último

INSTRUCTIVOFORMATO No 15 A: INFORME AVANCE PLAN DE MEJORAMIENTO

CODIGO HALLAZGO: Corresponde a la clasificación establecida por la CMB según la naturaleza del hallazgo y su origen en las diferentes áreas de la administración.

DESCRIPCION HALLAZGO: Describa en no más de 50 palabras el hallazgo

ACCION CORRECTIVA: Es la acción o decisión que adopta la entidad para subsanar o corregir la situación plasmada en el hallazgo

OBJETIVO: Refleja el propósito que tiene el cumplir con la acción emprendida para corregir las situaciones que se deriven de los hallazgos

DESCRIPCION DE LAS METAS: Cada acción correctiva debe tener plasmados unos pasos o metas cuantificables que permitan medir su avance y cumplimiento. Se pueden incluir tantas filas como metas o pasos sean necesarios insertando filas por encima de las filas sombreadas.

UINIDAD DE MEDIDA DE LAS METAS: Expresa la métrica de los pasos o metas que contiene cada acción con el fin de poder medir el grado de avance

DIMENSION DE LA META: Se debe consignar el volumen o tamaño de la meta propuesta en las unidades de medida establecidas para ella.

FECHA INICIACION DE LAS METAS: Se consigna la fecha programada para la iniciación de cada paso o meta

FECHA TERMINACIÓN METAS: Establece el plazo o y finalización de cada una de las metas

PLAZO EN SEMANAS DE LA META: La hoja calcula automáticamente el plazo de duración de la meta teniendo cuidado que la ultima meta consignada sea la que termine de último

AVANCE FISICO DE EJCUCION DE LAS METAS: Se consigna el número de unidades ejecutadas por cada una de las metas

PORCENTAJE DE AVANCE FISICO DE EJECUCION DE LAS METAS: Calcula el avance porcentual de la meta dividiendo la ejecución informada en la columna K sobre la columna G

INSTRUCTIVOFORMATO No 17: INFORME GASTOS DE FUNCIONAMIENTO E INVERSIÓN POR

FUENTES DE FINANCIACIÓN CON DESTINO AL SECTOR EDUCACIÓN

FORMATO No 18: INFORME GASTOS CONTRACTUALES POR FUENTES DE FINANCIACIÓN CON DESTINO AL SECTOR SALUD

FORMATO No 19: INFORME DE GASTOS E INVERSIONES Y FUENTES DE FINANCIACIÓN PARA PROPÓSITO GENERAL

Como estas documentaciones son de carácter informativo, se remitirá copia de los informes de que habla la Resolución No. 5544 del 2003 de la Contraloría General de la Republica en la misma forma y contenido en que fueron remitidos al mencionado Organismo de Control.

INSTRUCTIVOFORMATO No 20A: EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS

ENTIDAD: Nombre o razón social de la entidad.

REPRESENTANTE LEGAL: Nombre del representante legal de la entidad.

SEMESTRE O PERIODO INFORMADO: Relacione el periodo a que hace referencia el informe, determinando el mes y el año de inicio y de finalización.

NOMBRE DEL FUNCIONARIO QUE RINDE EL INFORME O JEFE DE LA DEPENDENCIA: Nombre de quien ésta rindiendo el informe, puede darse el caso de que sea o no el Representante Legal.

IDENTIFICACIÓN PRESUPUESTAL: Esta información se refiere al código del rubro presupuestal de ingresos.

CONCEPTO: Nombre del numeral de cada ítem de ingreso.

PRESUPUESTO INICIAL: Corresponde a las partidas que aprueba mediante acuerdo el Consejo Municipal antes del 30 de Octubre como presupuesto de ingresos para el año siguiente.

MODIFICACIONES: Corresponde a las aprobaciones o partidas que adicionan, o reducen el presupuesto inicial de la correspondiente vigencia.

PRESUPUESTO FINAL: Es el presupuesto inicial de ingresos sumadas las adiciones y restados las reducciones.

DEVENGO: El devengo en los ingresos corresponde a la cuantificación efectivamente facturada de las rentas susceptibles de recaudo, pero no constituye para ningún efecto ejecución de presupuesto de ingresos, lo cual requiere del recaudo efectivo mediante su equivalente en papeles.

RECAUDOS: Corresponde a los recaudos que efectivamente ingresaron a la Caja de la Entidad.

RECONOCIMIENTO A DICIEMBRE 31 DE ESTA VIGENCIA: Los reconocimientos de ingresos serán registrados por las entidades siempre que la norma presupuestal o el Estatuto Orgánico del presupuesto que les aplique admitan este tipo de operación como ejecución del presupuesto de rentas, para las transferencias, y, desembolsos programados de los recursos del crédito, en las precisas condiciones y circunstancias que estén taxativamente señaladas.

Los reconocimientos son ingresos que al cierre de la vigencia fiscal no han ingresado a la Tesorería, pero de los cuales se tiene certeza que se recaudaran en los tres meses posteriores al 31 de diciembre.

También se incluirán como reconocimiento las cuotas pendientes de recibir por concepto de las transferencias de la Nación, o de otro ente u organismo estatal de cualquier orden, siempre y cuando se obtenga la certificación correspondiente.

SALDO POR EJECUTAR: Corresponde a la diferencia entre el presupuesto final y los recaudos efectivamente recibidos.

PORCENTAJE DE EJECUCIÓN: Es la relación porcentual que resulta entre los ingresos efectivamente recaudados y el presupuesto final.

RECAUDO DE RECONOCIMIENTOS DE LA VIGENCIA ANTERIOR: Corresponde a los recaudos efectivos relacionados con los reconocimientos respaldados en documentos de giro por transferencias o de autorización de desembolsos de los recursos del crédito.

INSTRUCTIVOFORMATO No 20B: EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS



SEMESTRE O PERIODO INFORMADO: Relacione el periodo a que hace referencia el informe, determinando el mes y el año de inicio y de finalización.


IDENTIFICACIÓN PRESUPUESTAL: Esta información se refiere al código del rubro presupuestal de gastos.

CONCEPTO: Nombre del numeral de cada ítem de gasto.

PRESUPUESTO INICIAL: Corresponde a las partidas que aprueba mediante acuerdo el Consejo Municipal antes del 30 de Octubre como presupuesto de Gastos para el año siguiente.

MODIFICACIONES: Corresponde a las aprobaciones o partidas que adicionan, reducen, acreditan o contra-acreditan el presupuesto inicial de la correspondiente vigencia.

PRESUPUESTO FINAL: Es el presupuesto inicial de gastos sumadas las adiciones y los créditos y restadas las reducciones y los contra créditos.

CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es la disponibilidad presupuestal previa que se expide para garantizar la existencia de apropiación suficiente para atender los gastos que posteriormente serán objeto del registro presupuestal.

COMPROMISOS O REGISTROS PRESUPUESTALES: Son las partidas presupuestales de gastos que mediante acto administrativo respaldan los compromisos adquiridos con el registro presupuestal para que los recursos con el financiados no sean desviados a ningún otro fin.

DEL SEMESTRE: Se registra en esta columna el monto de los “compromisos perfeccionados” en el periodo (Semestre)

ACUMULADOS: Se debe registrar el total de los valores correspondientes a los “compromisos perfeccionados” que se hayan que se reporta.

OBLIGACIONES SEMESTRE: Se registra en esta columna el monto de las “obligaciones causadas” en el periodo (semestre) que hayan sido pagadas o no, como consecuencia de la ejecución de los compromisos perfeccionados con cargo a las apropiaciones correspondientes.

OBLIGACIONES ACUMULADAS: Corresponde al valor acumulado de todas las obligaciones constituidas en lo transcurrido de la vigencia, incluidas las correspondientes al semestre que se reporta.

PAGOS: Es la cancelación efectiva de las partidas que surtieron el proceso de compromiso y obligación.

SALDO DE POR COMPROMETER: Corresponde a la diferencia entre el presupuesto final y los compromisos respaldados a través del registro presupuestal.

SALDO POR PAGAR: Corresponde a la diferencia entre obligaciones acumuladas y pagos acumulados.

PORCENTAJE DE EJECUCIÓN: Es la relación porcentual que resulta entre los compromisos respaldados con registro presupuestal y el presupuesto de gastos final.

INSTRUCTIVOFORMATO No 20C: EJECUCIÓN DEL REZAGO - PAGO DE COMPROMISOS-



TRIMESTRE O PERIODO INFORMADO: Relacione el periodo a que hace referencia el informe, determinando el mes y el año de inicio y de finalización.


IDENTIFICACIÓN PRESUPUESTAL: Esta información se refiere al código del rubro presupuestal.

CONCEPTO: Nombre del numeral de cada ítem objeto de reserva presupuestal.

RESERVA CONSTITUIDA: Son aquellos compromisos que se constituyeron y que no han sido objeto de pago porque el bien no ha sido recibido, ni el servicio ha sido prestado.

PAGOS: Es la cancelación efectiva de las partidas que surtieron el proceso preliminar de haberse constituido como cuenta por pagar y haber sido objeto del registro presupuestal o compromiso.

SALDO DE LA RESERVA O COMPROMISO: Es el resultado de restar de la reserva constituida los pagos.

INSTRUCTIVOFORMATO No 20D: EJECUCIÓN DE RESERVAS DE CUENTAS

POR PAGAR U OBLIGACIONES






CONCEPTO: Nombre del numeral de cada ítem objeto de reserva presupuestal.

OBLIGACIÓN O CUENTA POR PAGAR: Son aquellas obligaciones que se constituyeron como cuenta por pagar porque el bien fue recibido, y el servicio fue prestado y se encuentra respaldada por una cuenta de cobro.

PAGOS: Es la cancelación efectiva de las partidas que surtieron el proceso preliminar de haberse constituido como cuenta por pagar y haber sido objeto del registro presupuestal o compromiso.

SALDO DE LA OBLIGACIÓN O CUENTA POR PAGAR: Es el resultado de restar de la obligación o cuenta por pagar los pagos.

INSTRUCTIVOFORMATO No 20E: EJECUCIÓN MENSUAL DEL PROGRAMA ANUAL DE CAJA -

PAC- DE LA VIGENCIA

VIGENCIA: Corresponde al Programa Anual de Caja mensualizado de la vigencia para el cual fue aprobado el presupuesto.





IDENTIFICACIÓN PRESUPUESTAL: Esta información se refiere únicamente a los rubros presupuestales del gasto que deben ser respaldados con partidas para su pago.

CONCEPTO: Nombre del numeral de cada ítem objeto de respaldo con partida para su pago, es decir, con -PAC-.

PAC INICIAL: Corresponde al monto máximo mensual de fondos disponibles en la Secretaria del tesoro con el fin de cumplir con el pago de sus compromisos. Estas partidas deben ser aprobadas mediante acto administrativo por el CONFIS Municipal.

MODIFICACIONES: Corresponde a las aprobaciones o partidas que adicionan, reducen, acreditan o contra-acreditan el –PAC- inicial de la correspondiente vigencia.

PAC DEFINITIVO: Es el -PAC- inicial sumadas las adiciones y los créditos y restadas las reducciones y los contra créditos.

PAGOS: Es la cancelación efectiva de las partidas que contaron con respaldo en el -PAC-.

SALDO POR EJECUTAR: Corresponde a la diferencia entre el –PAC- final y los pagos efectivamente realizados.

PORCENTAJE DE EJECUCIÓN: Es la relación porcentual que resulta entre los pagos y el –PAC- final.

INSTRUCTIVOFORMATO No 20F: EJECUCIÓN MENSUAL DEL PROGRAMA ANUAL DE CAJA -

PAC- POR RESERVAS DE APROPIACIÓN Y CUENTAS POR PAGAR

El presente instructivo se aplicará de igual manera para el Formato 20F relacionado con el informe denominado EJECUCIÓN MENSUAL DEL PAC- REZAGO- que corresponde al –PAC- del rezago por compromisos y al –PAC- por obligaciones o cuentas por pagar.

INSTRUCTIVOFORMATO No 20G: OPERACIONES EFECTIVAS DE TESORERIA





CONCEPTO: Nombre del numeral de cada ítem presupuestal o contable

1. INGRESOS TOTALES: Corresponde a la sumatoria de los ingresos corrientes, fondos especiales, contribuciones parafiscales, recursos de capital y otros ingresos de tesorería.

2. PAGOS TOTALES: Se refieren a todos los giros o pagos efectuados por la Tesorería Municipal en un período determinado, sin importar la vigencia fiscal a que correspondan. Se determinan sumando los gastos de funcionamiento, servicio de la deuda pública, gastos de inversión, reservas presupuestales o compromisos, cuentas por pagar u obligaciones y otros pagos.

3. PRESTAMO NETO: Esta categoría se refiere a la obtención o concesión de préstamos con entidades del sector público no financiero (Ente territorial y sus entidades descentralizadas), destinados con fines de política económica y no a administrar la liquidez u obtener un rendimiento. Esta partida no se incluye en el financiamiento del Déficit para efectos de consolidar las finanzas del sector público no financiero.

3.1. CONCESIÓN: Incluye Los préstamos concedidos y la compra de acciones y participaciones de capital en empresas, por el gobierno municipal, menos las entradas por la recuperación de préstamos y la venta de acciones y participaciones de capital.

3.1.1. Préstamos: Son desembolsos a entidades del Sector Público no financiero, por préstamos o compra de acciones o participaciones de capital, que el municipio realice. Se deben registrar con signo positivo.

3.2. RECUPERACIÓN DE CARTERA: Son las recuperaciones o amortizaciones recibidas por los préstamos concedidos. Se deben registrar con signo negativo.

4. SUPERÁVIT O DÉFICIT: Se obtiene de restar a los ingresos totales, los egresos totales y el préstamo neto.

INSTRUCTIVOFORMATO No 20H: INFORME DE VIGENCIAS FUTURAS


CONCEPTO: Es la descripción o detalle para la cual se van a utilizar los recursos.

ACTO ADMINISTRATIVO: Se deben indicar los actos administrativos, en forma cronológica, la fecha y número.

VALOR APROBADO VIGENCIAS FUTURAS: Es el rubro aprobado por el mismo concepto para los siguientes años proyectados y su monto total.

VALOR COMPROMETIDO: Es el valor asignado o comprometido para cada año y su costo total.

Se debe anexar copia del acto administrativo de aprobación de vigencias futuras.

INSTRUCTIVOFORMATO No 21: SISTEMA ESTADÍSTICO UNIFICADO DE DEUDA (SEUD)

ENTIDAD: Nombre o razón social de la entidad que presenta el informe.

NIT: Número de identificación tributaria de la Entidad

ESTADO DEL MES: Escriba el mes y el año al que corresponde el informe.

CLASE DE DEUDA: Escriba 5 si la deuda es externa y 6 si la deuda es interna.

DILIGENCIADO POR: Escriba el nombre de la persona que diligenció la información.

TELÉFONO: Escriba el número del teléfono al cual se pueda llamar para contactar a la persona que diligencia el formulario

DESCRIPCIÓN: Identificación del crédito: nombre de la entidad prestamista y número del pagaré.

CODIGO DEL CREDITO: Número asignado por la Dirección General de Crédito Público (DGCP)

No. DE TRAMO: Número que corresponde a la desagregación del crédito por monedas, tasas de interés, plazo de pago, asignado por la DGCP. Por defecto es 1.

FECHA DE VENCIMIENTO DEL CRÉDITO: Fecha en la cual se vence el crédito.

FECHA DE VENCIMIENTO DE LA CUOTA: Fecha pactada para hacer el pago. Fecha en la cual se cumple el pago de la cuota, tanto capital como intereses.

FECHA DE CANCELACIÓN DE LA CUOTA: Fecha en la que se realiza el pago de la cuota pactada.

TIPO DE OPERACIÓN: Escriba el número correspondiente a la transacción informada:

05- Desembolso (relacione con este dígito un nuevo crédito).06- Amortización (abono a capital)07- Intereses08- Comisión11- Prepago16- Interese de mora24- Ajustes a comisiones25- Ajustes a amortizaciones26- Ajustes a intereses27- ajustes a desembolsos30- Monetizaciones31- Novedades99- Saldo (relacione este dígito cuando no se efectúa abono, continúa el mismo saldo.

TASA DE INTERES: Valor de la tasa con la cual fue pagado el interés. Ej.: si se tiene que pagar DTF + 20 y la DTF está en 20, entonces la tasa = 20 + 2 = 22

MOVIMIENTO DEUDA: Dado que se pueden tener créditos contratados en una moneda y pagados en otra por ejemplo UPACS, pagados en pesos, se hace necesario tener la distinción entre moneda del tramo y moneda de pago.

MONEDA DEL TRAMO: Indique la moneda pactada de pago, por defecto la moneda del contrato, utilizando la notación internacional 3 letras (país y moneda), Ej.: dólar USD, pesos COP, marcos DEM.

VALOR OPERACIÓN EN MONEDA DEL TRAMO: Corresponde al monto inicial del crédito.

MONEDA DE PAGO: Corresponde a la moneda en la cual se efectúa el pago, Ej.: pesos COP.

VALOR OPERACIÓN EN MONEDA DE PAGO: Corresponde al monto girado en la moneda de pago. Valor de la cuota cancelada en el mes tanto de capital e intereses corrientes, de mora y otras operaciones.

TASA DE CAMBIO OPERACIÓN COP: Corresponde a la tasa representativa del mercado en la fecha de operación, reportado por el Banco de la República.

ACUMULADOS EN MONEDA ORIGINAL: Es el valor acumulado de los pagos que ha hecho de su crédito a la fecha de corte, tanto de capital como de intereses corrientes y moratorios.

SALDO DE DEUDA EN MONEDA DEL TRAMO: Saldo de la deuda a la fecha del corte. Del total del desembolso deduzca los pagos que ha hecho. Este saldo se coloca sólo para capital.

SALDO DE DEUDA EN MILES DE PESOS: Saldo de deuda en miles de pesos colombianos, valorado a tasa representativa del final del mes. Este saldo debe corresponder a los valores registrados en los libros de contabilidad revelados en el Balance General.

NOTA: El informe debe ir ordenado por crédito y luego por tipo de operación, incluyendo siempre el saldo, y los créditos de corto plazo.

INSTRUCTIVOFORMATO No 22: INFORME DE ESTADÍSTICA DE PERSONAL Y COSTO

ENTIDAD: Nombre o razón social de la entidad que presenta el informe.

PERIODO DE RENDICION: Escriba el mes y el año al que corresponde el informe.

FECHA DE REPORTE: Escriba el día, mes y año en que la información es reportada y la vigencia fiscal a la que corresponde.

DENOMINACIÓN DEL CARGO: Según la naturaleza general de sus funciones, la índole de sus responsabilidades o actividad que realizan y los requisitos exigidos por su desempeño se debe relacionar las denominaciones de los cargos que contiene la planta de personal de la entidad, considerando el nivel al que pertenecen: Directivo, Asesor, Profesional, Técnico, Administrativo y Operativo.

NUMERO DE FUNCIONARIOS: En esta columna se hace la sumatoria total del personal vinculado en planta y por contrato y según sean de carrera administrativa, personal vinculado en provisionalidad, en libre nombramiento, personal supernumerario y de prestación de servicios.

CONCEPTO DE PAGO: Por cada concepto se debe indicar el valor total de las erogaciones o pagos en que incurrió la entidad durante el período rendido de acuerdo con el nivel a que corresponda para los salarios y las prestaciones sociales legales y extralegales; las contribuciones inherentes a la nómina por aportes de previsión social y por aportes parafiscales; las transferencia de previsión social por aportes patronales y el Costo Total.

FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACION: Escriba el nombre de la persona que diligenció la información, su firma y el número del teléfono al cual se pueda llamar para contactar a la persona que responsable de la información.

INSTRUCTIVOFORMATO No 23: INFORME DE RENTAS POR COBRAR

-INDUSTRIA Y COMERCIO-

ACTIVIDAD: Relacione el tipo de actividad comercial.

TARIFA: Relacione el porcentaje estipulado por el municipio a través de Acuerdo del Concejo.

INGRESOS BRUTOS: Registre los ingresos brutos del período declarado.

VALOR IMPUESTOS VIGENCIAS: Relacione el valor del impuesto según la vigencia proveniente del resultado de multiplicar los ingresos por la tarifa, totalizando en la columna correspondiente

COBRO: Determine si se encuentra en etapa de cobro prejurídico o proceso judicial.

INSTRUCTIVOFORMATO No 24: INFORME DE RENTAS POR COBRAR

-PREDIAL UNIFICADO-

No. DE PREDIO: Registre el número catastral de identificación del bien inmueble.

AVALÚO CATASTRAL: Es el valor que establece el municipio de acuerdo a las disposiciones legales por la potestad que tiene el estado de establecer gravámenes.

TARIFA: Relacione el porcentaje estipulado por el municipio según acuerdo.

VALOR IMPUESTOS VIGENCIAS: Corresponde al valor actual, anterior a los saldos de cartera del impuesto pendiente por recaudar según las vigencia.


INSTRUCTIVOFORMATO No 25: INFORME DE DEUDORES - SALUD

NOMBRE DEL DEUDOR: Anote el nombre de las personas naturales y/o jurídicas

SALDO EN LIBROS: Este dato debe ser extractado de los libros de contabilidad

EDAD DE LA CARTERA: Detalle la edad de la cartera según corresponda a 30, 60, 90, más de 180 y más de 360 días.

TOTAL ADEUDADO: Corresponde a la sumatoria de la cartera adeudada a partir de 30 días en adelante.


TOTAL: Es la sumatoria del saldo en libros adeudado por concepto y personas naturales o jurídicas.

OBSERVACIONES: Detalle las particularidades respecto de los deudores, el monto, los rangos o el cobro, así como cualquier otro comentario al respecto.

INSTRUCTIVOFORMATO No 26: INFORME DE FACTURACIÓN Y GLOSAS - SALUD

Este formato sólo deberá ser diligenciado por las empresas que correspondan al sector de la salud.

ENTIDAD CONTRATANTE: Nombre de la Entidad con la que se suscribió el contrato.

CONTRATO: Registre el número y la fecha de suscripción del contrato.

MES: Corresponde al mes en el que se facturó.

CANTIDAD DE FACTURAS: Relacione el total de las facturas presentadas para cobro durante el mes.

VALOR FACTURADO: Corresponde a la sumatoria de los valores facturados durante el mes.

FACTURAS GLOSADAS: Del total de facturas presentadas para el cobro durante el mes, relacione el número total de facturas en las que presentaron objeciones para su pago.

VALOR GLOSADO: Corresponde a la sumatoria de los valores glosados durante el mes.

VALOR ACEPTADO: Corresponde al valor no reconocido por la Entidad glosante del valor facturado durante el mes, una vez agotados los trámites correspondientes.

TOTAL RECONOCIDO: Corresponde al valor total facturado menos el valor total aceptado durante el mes.

FECHAS GLOSAS

OFICIO: Corresponde a la fecha de la comunicación de las objeciones (glosas), por parte de la entidad glosante a la entidad prestadora del servicio de salud,

RESPUESTA: Registre la fecha en que dio respuesta la entidad prestadora del servicio de salud a las glosas presentadas por la entidad glosante.

RESPUESTA DEFINITIVA: Registre la fecha de comunicación de respuesta de la entidad glosante a la respuesta presentada por la entidad prestadora del servicio.

Resolucion_No_0093_Instructivos

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