Reunionesexitosas

por Thais Wilson

Apertura

Introducción de el/laFacilitador@ / Presentador@

Reuniones exitosas!

Eficaces

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ProductivasDinámicas

Conferencias

2+ Personas

La agenda de hoy

Reuniones exitosas

1. Objetivos de reuniones

2. Agendas para reuniones.

- Apertura de reuniones.

3. Roles de los participantes de una reunión:

- Facilitador

Comenzamos con el contenido…

1

Objetivos de las reuniones

Objetivos de las reuniones

•Dar información•Coordinación/ Planificación•Tomar decisiones•Seguimiento•Discutir un tema•Obtener ideas

•Aprendizaje

¿Cuál es el objetivo de esta reunión?

2

Agendas de Reuniones

Recesos.Detalles de las próximas reuniones.Evaluaciones.Cierre.

Tiempo transcurrido en la reunión

Ener

gía

de lo

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es e

n la

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unió

n

AperturaNormas, acuerdos del grupo, introducción o comentarios sobre el trabajo del facilitador, introducciones de los participantes.Revisión y aprobación de la agenda.Presentación de los diferentes tópicos de acuerdo al tiempo necesario para cada tópico y de acuerdo a la energía del grupo.

http://treegroup.info/ -Tree Bressen - Eugene, Oregon,

Apertura de reuniones

Apertura de reuniones

Actividades de apertura:

•Enfocan al grupo. Juntan al grupo. Fomentan la unidad del grupo.

•Deben ser rápidas (y alegres).•La actividad de apertura puede ser realizada por el facilitador de la reunión o por alguna otra persona. Preferiblemente se debe ensayar la actividad antes de la reunión y las instrucciones deben ser lo más claras posibles.

http://treegroup.info/ -Tree Bressen - Eugene, Oregon,

Actividades para la apertura de reuniones

Pueden ser: •Una canción, un himno, una oración, la lectura del estatuto de una organización, pintar algo individualmente o juntos, visualizaciones, meditaciones, ejercicios de respiración y enfoque, un momento de silencio, algún ritual del grupo.•Revisión o “Check-in”•Novedades y buenas noticias personales.•Cosas Resaltantes/ Retos•Algo que aprecien de alguien más o de la organización.•Juegos para conocerse.

¿Cuál es el método de apertura de reuniones que te llama más la atención?

Actividades de apertura de reuniones:

Revisión o “Check-in”•Es una de las aperturas utilizadas más comúnmente en reuniones. •Le da a cada persona unos minutos para decir cómo se sienten, qué resalta últimamente, y algún punto que pueda interferir en su enfoque sobre la agenda de la reunión.•Le da a cada persona la atención del grupo.•Alerta a los otros miembros del grupo en qué necesitan ser particularmente sensibles con alguien.http://treegroup.info/ -Tree Bressen - Eugene, Oregon,

Rolesen reuniones

Roles en una reunión

•Participantes (hablan y escuchan)

•Presentador•Planificador de la agenda•Escriba•Apilador•Cronometrador•Portero •Detector de “vibras”•Facilitador

Para que los procesos en grupos sean productivos:

Deben usar roles y compartirlos cuando sea posible:- Funciones típicas incluyen: facilitador, registrador, cronometrador.- El rol del facilitador puede ser compartido, aunque haya un líder “oficial”.- Compartir funciones ayuda a crear el sentido de que todos los miembros son valorados igualmente.- Encontrar maneras de desarollar confianza y un sentido de responsabilidad en común.

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Sugerencias para llevar a cabo reuniones eficaces. ©2008, University of Vermont and PACER Center

Facilitador

FACILITADOR=

SERVIDOR(Líder servidor)

= Neutral

=Democrático

=SERVIDOR

(Líder servidor)

1. Contribuye a la buena Comunicación

•Asegura que cada persona sea escuchada.

•“Refleja” lo que las personas digan.

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El Facilitador

Facilitador

X Y Z W

Participantes

El facilitador “refleja” lo que los participantes dicen:

El participante dice:

X Y Z W

1. Contribuye a la buena Comunicación

•Asegura que cada persona sea escuchada.•“Refleja” lo que las personas digan.

•Aclara/ reformula una idea o pensamiento. •Sintetiza/ formula concisamente los pensamientos principales.•Reúne los puntos comunes.•Registra el orden de los que van a hablar.•Evita las conversaciones excluyentes.

El Facilitador

2. Administra la Reunión

•Revisa el espacio físico y los implementos necesarios.•Se asegura de que se cumplan los objetivos de la reunión.•Controla la agenda.•Define los procesos del grupo.

El Facilitador

3. Mantiene un Ambiente Armonioso:

•Detecta la energía del grupo (las “vibras”).•Cuando sea necesario, interviene y/o ayuda a resolver conflictos.

•Fomenta/ crea/ mantiene la paz.

El Facilitador

¿Algo para llevar?

¿Cómo podemos mejorar nuestras reuniones?

FuentesRed de Información Humanitaria para América Latina y el CaribeID_320_UD_Redhum-Global-Folleto-Como_facilitar_reuniones_-_Separata-20080429.pdfhttp://www.redhum.org

Tree Bressen, facilitadora y profesora, ha asistido procesos de grupo en comunidades intencionales, organizaciones sin fines de lucro y otras organizaciones desde 1994.Tree BressenEugene, OregonTeléfono: ++541-343-3855http://www.treegroup.info

University of Vermont and PACER CenterSugerencias para llevar a cabo reuniones eficaces. ©2008PCL Módulo 5Modulo_5_Sugerencias_para_llevar_a_cabo_reuniones_eficaces.ppthttp://www.uvm.edu/

Nota: Las imágenes utilizadas son de dominio público

Evaluación

Aspectos positivos Aspectos a mejorar

Gracias por su participación

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