SEERRVVIIZZOO DDEE XXEESSTTIIÓÓNN FFIINNAANNCCEEIIRRAA · “Servizo de Xestión Financeira7”,...

II PLAN DE CALIDADE DAS UNIVERSIDADES

UUUNNNIIIVVVEEERRRSSSIIIDDDAAADDDEEE DDDAAA CCCOOORRRUUUÑÑÑAAA

IIINNNFFFOOORRRMMMEEE DDDEEE AAAUUUTTTOOOAAAVVVAAALLLIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN

DDDOOO

SSSEEERRRVVVIIIZZZOOO DDDEEE XXXEEESSSTTTIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCEEEIIIRRRAAA

Informe de Autoavaliación Servizo de Xestión Financeira

I. DENOMINACIÓN DO SERVIZO SERVIZO DE XESTIÓN FINANCEIRA

II. DEPENDENCIA XERENCIA

III. XEFE DO SERVIZO ANTÓN XOSÉ GONZÁLEZ ARTIAGA

IV. ENDEREZO REITORÍA RÚA DA MAESTRANZA, Nº 9 - 2º ANDAR A CORUÑA 15001

V. CARGOS, NOMES E TELÉFONOS DO PERSOAL DO SERVIZO

Nº POSTO DENOMINACIÓN DO CARGO NOME E APELIDOS EXT.

286 XEFE SERVIZO ANTÓN XOSÉ GONZÁLEZ ARTIAGA 1091 287 XEFA SECCIÓN CONTABILIDADE Mª JOSÉ GÓMEZ REGA 1098 288 XEFA NEGOCIADO CONTABILIDADE LUISA CASTRO MAS 1086 289 XEFE SECCIÓN TESOURARÍA JUAN POMBO PRIETO 1099 290 XEFA NEGOCIADO TESOURARÍA Mª DOLORES REY LODEIRO 1088 291 XEFA SECCIÓN ORZAMENTOS FERNANDA TAPIA HERMIDA 1142 292 XEFE NEGOCIADO ORZAMENTOS JOSÉ AMARO MARTÍNEZ SUÁREZ 1084 293 POSTO BASE MANUELA FIGUEIRA GONZÁLEZ 1085 294 POSTO BASE Mª TERESA NOYA ANDRADE 1081 295 POSTO BASE Mª BEGOÑA GARCÍA VILA 1029 296 POSTO BASE SUSANA VILLANUEVA RODRÍGUEZ 1087 297 POSTO BASE SOLEDAD GRACIA GAVIN 2386 298 POSTO BASE CONCEPCION POSSE ARENAS 2383 299 POSTO BASE CON DESTINO NO CITEEC

VI. FAX EXTERNO: 981 16 70 12 INTERNO: 1068

VII. CORREO ELECTRÓNICO [email protected]

VIII. PÁXINA WEB http://www.udc.es/servizos/ga/Servizo.asp?Servizo=925

IX. HORARIO DE ATENCIÓN AO PÚBLICO 9.00 – 14.00

FICHA TÉCNICA DO SERVIZO


Páxina 1

A Universidade da Coruña1 foi creada por segregación da Universidade de Santiago de Compostela pola Lei 11/1989, de 20 de xullo, de ordenación do sistema universitario de Galiza2 (Evidencia núm.1). A segregación produciuse como consecuencia dunha forte demanda social derivada dun incremento do acceso aos estudos superiores en Galiza. Como consecuencia da devandita lei a Consellería de Educación e Ordenación Universitaria3 publicou unhas normas estatutarias provisionais para a UDC (DOG núm. 15, de 22/01/1990), que estiveron vixentes ata a publicación dos primeiros estatutos desta universidade aprobados por Decreto 253/1992, de 10 de setembro (DOG de 17 de setembro), modificado polo Decreto 245/1998, de 30 de xullo (DOG de 28 de agosto) e o Decreto 41/2000, de 25 de febreiro (DOG de 2 de marzo). Por Decreto 101/2004, de 13 de maio (DOG de 26 de maio) apróbanse os vixentes Estatutos da UDC (Evidencia núm.2). A UDC é unha institución pública, dotada de personalidade xurídica e patrimonio propio, que goza de autonomía de acordo coa Constitución e a lei, e a quen lle corresponde no ámbito das súas competencias, o servizo público da educación superior, mediante a investigación, a docencia e o estudo (artigo 1 dos Estatutos da UDC). Está constituída polos campus da Coruña e Ferrol (art. 7.1 dos Estatutos da UDC), nos que se distribúen un total de 25 centros que integran 44 departamentos, cunha oferta de 51 titulacións (Evidencia núm.3). No curso académico 2005/2006 a comunidade universitaria está integrada por un total de 22.967 estudantes, o que supón un descenso respecto aos cursos anteriores, 1.369 efectivos de Persoal Docente e Investigador4, e 759 efectivos de Persoal de Administración e Servizos5 que como sucedeu cos profesores, incrementaron o seu número nos últimos anos (Evidencia núm.4).

1 En adiante UDC 2 En adiante SUG 3 En adiante CEOU 4 En adiante PDI 5 En adiante PAS

LIMIAR


Páxina 2

SERVIZO DE XESTIÓN FINANCEIRA Dentro da “autonomía económica e financeira da UDC” (artigo 108 dos Estatutos da UDC), e da estrutura administrativa que ten como obxectivo desenvolver dita finalidade, atópase claramente encadrado este Servizo de Xestión Financeira (ata a Relación de Postos de Traballo6 de 2005, publicada no DOG núm. 165, con data do 29/08/2005, denominado Servizo de Contabilidade), pero por contra non aparecen definidos con claridade cales son os cometidos específicos ou funcións do servizo, máxime cando na memoria que motiva a elaboración da vixente RPT sinala na páxina 5 que “o antigo Servizo de Contabilidade muda o seu nome para adaptalo ao conxunto de funcións que desenvolve realmente e recibe a nova denominación de Servizo de Xestión Financeira”, sen indicar cales son as funcións que desenvolve realmente. Polo que pretendemos aproveitar esta oportunidade da avaliación do servizo para identificar as funcións que actualmente desenvolve, e baseándose nestas, se determinen as súas misións ou finalidades.

6 En adiante RPT


Páxina 3

DEPENDENCIA Iniciamos a nosa indagación pola dependencia orgánica do servizo dentro da estrutura organizativa da UDC, e así o artigo 40.1 dos Estatutos da UDC sinala que “o xerente exercerá, baixo a autoridade do reitor, a xestión dos servizos económicos e administrativos da Universidade ....”, por outra banda, o artigo 92.2 ao referirse á RPT sinala que “... é o instrumento técnico a través do que se realiza a ordenación do persoal, de acordo coas necesidades dos servizos ...”, engadindo no subparágrafo b “que deberá constar na RPT a unidade orgánica á que están adscritos os postos de traballo ...”, polo que remitíndonos á RPT actual o servizo (postos de traballo núms. 286 a 299) aparece dependendo da Xerencia, circunstancia que é ratificada na páxina 5 da memoria xustificativa da elaboración da actual RPT (Evidencia núm.5), ao indicar as novidades que a nova RPT realiza “na estrutura de servizos dependentes da Xerencia”, no que está incluído este servizo. Continuando coa indagación da dependencia do servizo dende o punto de vista funcional, entendemos que é válido o sinalado anteriormente e dado que as referencias mencionadas non distinguen entre dependencia orgánica e funcional, existindo só unha referencia nos Estatutos da UDC (artigo 91.1) en canto á dependencia orgánica e funcional do PAS sinalándose que o PAS depende organicamente do órgano ao que está adscrito, neste caso de Xerencia.


Páxina 4

EVOLUCIÓN DO SERVIZO

1. Antecedentes: Por Orde de 27/10/1989 establécese o cadro inicial de persoal da UDC aprobado pola Xunta de Galicia (DOG núm. 215, de 06/11/1989), integrado por 10 persoas, considerándose este antecedente como anecdótico (Evidencia núm.6). Por Resolución de 11/10/1991 faise pública a primeira RPT do PAS aprobada pola UDC (DOG núm. 208, de 28/10/1991) (Evidencia núm.7). Nesta primeira RPT non aparece individualizado o servizo figurando dentro do Servizo de Xestión Económica distintas prazas con cometidos do futuro Servizo de Contabilidade:

- Negociado de Presupostos - Negociado de Contabilidade - Auxiliares Administrativos

2. Creación: Por Resolución de 25/11/1992 actualízase a RPT do persoal funcionario e laboral de administración e servizos (DOG núm. 9, de 15/01/1993) (Evidencia núm.8). Nesta segunda RPT aparece por primeira vez o Servizo de Contabilidade (prazas do núm. 63 ao núm. 72) cun total de 10 efectivos.

3. Modificacións: Por Resolución de 11/05/1995 actualízase novamente a RPT do persoal de administración e servizos, figurando o Servizo de Contabilidade (prazas do núm. 141 ao núm. 151) cun total de 11 efectivos (Evidencia núm.9). Por Resolución de 08/08/2000 faise pública a nova RPT do persoal de administración e servizos, figurando o Servizo de Contabilidade (prazas do núm. 124 ao núm. 135) cun total de 12 efectivos (Evidencia núm.10). Por Resolución de 26/08/2003 publícase a nova RPT do persoal de administración e servizos, figurando o Servizo de Contabilidade (prazas do núm. 107 ao núm. 120) cun total de 14 efectivos (Evidencia núm.11).


Páxina 5

Por Resolución de 02/08/2005 faise a última RPT do persoal de administración e servizos, producíndose un cambio importante respecto da denominación do Servizo de Contabilidade (prazas do núm. 286 ao núm. 299) cun total de 11 efectivos (Evidencia núm.12).

4. Estrutura (Evidencias núms.13 e 14): Na primeira RPT do ano 1989 non figura ningún posto de traballo vinculado a este

servizo. Na segunda RPT do ano 1991 o servizo aparece incluído no Servizo de Xestión

Económica, non tendo naquel momento unha estrutura propia. Foi na terceira RPT do ano 1992 cando apareceu o Servizo de Contabilidade, cunha

estrutura propia:

Xefe do servizo

Auxiliar administrativo

Xefe Sección Tesourería e Caixa

Xefe Sección de Contabilidade

Xefe Sección de

Presupostos

Xefe Negociado de

Contabilidade

Xefe Negociado de Presupostos

Auxiliar administrativo Auxiliar administrativo Auxiliar administrativo

Na cuarta RPT do ano 1995 continúase coa mesma estrutura do ano 1992, agás que

aparece o posto de “xefe de Negociado de Tesourería”.


Páxina 6

Xefe do servizo


Xefe da Sección Tesourería e Caixa

Xefe da Sección de

Contabilidade

Xefe da Sección de Presupostos

Xefe de Negociado de Tesourería

Xefe de Negociado de

Contabilidade

Xefe de Negociado de Presupostos


Na quinta RPT do ano 2000 continua coa mesma estrutura, agás que se incrementa

unha praza denominada “Posto base grupo B”.

Xefe do servizo


Xefe da Sección Tesourería e Caixa

Xefe da Sección de

Contabilidade

Xefe da Sección de Presupostos

Xefe de Negociado de Tesourería


Contabilidade

Xefe de Negociado de Presupostos


Posto base grupo B


Páxina 7

Na sexta RPT do ano 2003 continúase coa mesma estrutura anterior, agás que se

incrementa o cadro de persoal con dúas prazas de “Auxiliar administrativo”.

Xefe do servizo

Xefe de grupo

Xefe da Sección de Tesourería e Caixa

Xefe da Sección de

Contabilidade

Xefe da Sección de Orzamentos

Xefe de Negociado de Tesourería e Caixa


Contabilidade

Xefe de Negociado de Orzamentos

Xefe de grupo Xefe de grupo Xefe de grupo

Auxiliar administrativo Auxiliar administrativo

Posto base grupo B

Na sétima RPT do ano 2005, prodúcese un cambio moi significativo e referido á

denominación do servizo, pasando de denominarse “Servizo de Contabilidade” a “Servizo de Xestión Financeira7”, pero sen indicar as novas funcións ou cometidos que parecen ser a causa de tal cambio de denominación.

Danse ademais algúns cambios de denominación respecto dalgunhas prazas:

− A sección e negociado de Tesourería e Caixa pasan a denominarse “Sección/Negociado de Tesouraría”.

− As prazas anteriormente denominadas “Xefe de grupo” e “Auxiliar administrativo” pasan a denominarse todas “Posto base”.

7 En adiante SXF


Páxina 8

Xefe do servizo

Posto base

Xefe de Sección de Tesouraría

Xefe de Sección de

Contabilidade

Xefe de Sección de Orzamentos

Xefe de Negociado de Tesouraría


Contabilidade

Xefe de Negociado de Orzamentos

Posto base Posto base Posto base

Posto base Posto base Posto base

5. Evolución: As sucesivas RPT elaboráronse sen realizar unha valoración previa da situación real do servizo, tanto dende o aspecto funcional como de espazo e medios para desenvolver o traballo. No período 1992-2006 ocuparon prazas neste servizo un total de 34 persoas producíndose fundamentalmente nas prazas denominadas “posto base”. Esta circunstancia provocou a necesidade continua de formar a este persoal con pequenos cursos que en ocasións (por exemplo co cerramento do exercicio) provocaron paralizacións na xestión económico-administrativa.


Páxina 9

EVOLUCIÓN DA CARGA DE TRABALLO Para amosar a evolución da carga de traballo consideramos como criterio máis indicativo a do incremento anual do importe total do orzamento da UDC no período 1992-2006.

INCREMENTOS ANUAIS EXERCICIO

CRÉDITO

INICIAL

CRÉDITO

LIQUIDADO INICIAIS LIQUIDADOS

1992 25.646.268,32 30.065.166,34 - -

1993 32.667.411,92 36.628.343,08 7.021.143,60 6.563.176,74

1994 37.220.078,61 45.981.587,12 4.552.666,69 9.353.244,04

1995 44.156.359,31 57.748.734,72 6.936.280,70 11.767.147,60

1996 52.987.030,16 67.409.668,90 8.830.670,85 9.660.934,18

1997 55.073.143,17 77.010.289,53 2.086.113,01 9.600.620,63

1998 60.137.361,32 87.787.792,63 5.064.218,15 10.777.503,10

1999 67.415.239,26 93.627.347,14 7.277.877,94 5.839.554,51

2000 73.669.819,73 99.745.753,47 6.254.580,47 6.118.406,33

2001 81.378.584,35 106.191.697,09 7.708.764,62 6.445.943,62

2002 84.192.492,16 114.613.769,08 2.813.907,81 8.422.071,99

2003 84.074.826,27 113.540.611,47 -117.665,89 -1.073.157,61

2004 92.638.970,87 122.834.255,30 8.564.144,60 9.293.643,83

2005 92.014.660,62 126.795.074,32 -624.310,25 3.960.819,02

2006 105.394.261,95 127.672.956,97 8 13.379.601,33 877.882,65 9

INCREMENTOS 1992-2006

INCREMENTOS ANUAIS

EXERCICIO CRÉDITO

INICIAL

CRÉDITO

LIQUIDADO INICIAIS LIQUIDADOS

1992 25.646.268,32 30.065.166,34 - -

2006 105.394.261,95 127.672.956,97 10 79.749.993,63 97.607.790,63 11

8 Importe con data do 31/08/2006 9 Importe con data do 31/08/2006 10 Importe con data do 31/08/2006 11 Importe con data do 31/08/2006


Páxina 10

Outro indicador significativo é o do número de documentos contables.

NÚMERO DE DOCUMENTOS CONTABLES

EXERCICIO GASTOS INGRESOS PROPOSTAS

DE PAGO

2000 47.194 10.301 371

2001 54.459 10.653 459

2002 56.348 12.320 408

2003 56.899 10.047 466

2004 59.321 9.341 856

2005 64.759 10.099 467


Páxina 11

SISTEMAS INFORMÁTICOS É necesario facer referencia aos sistemas informáticos que dan soporte á xestión orzamentaria desta universidade, e que no período 1990-2006 foron os seguintes:

A) PERÍODO 1990-1999:

No momento da segregación da Universidade de Santiago, esta universidade herdou o sistema informático da xestión económica vixente naquel momento e que se denominaba CONTROL ORZAMENTARIO. Era un sistema inicialmente destinado só ao pagamento, non distinguindo as distintas fases do gasto. Funcionaba só a nivel dos servizos centrais, nos que en base á documentación remitida polos centros de gasto (Facultades, Escolas, etc.) se realizaba a contabilización e imputación do gasto ás distintas aplicacións orzamentarias. Os centros de gasto realizaban os seus apuntes contables a través dun programa específico sen conexión aos servizos centrais que non tiñan acceso ao programa de CONTROL ORZAMENTARIO, que se xestionaba só centralizadamente. Nos exercicios de 1993-1998 realizáronse diversas modificacións neste programa, por parte dos Servizos Informáticos de Xestión, para diferenciar as distintas fases do gasto e facilitar o control e a xestión orzamentaria, pero decidida xa a adquisición do programa SOROLLA, acordouse abandonar o programa de CONTROL ORZAMENTARIO ao remate do exercicio de 1999. B) PERÍODO 2000-2006:

No exercicio 2000 e despois dun período de probas (1999) implántase o novo sistema de xestión económica denominado SOROLLA, actualmente renomeado como UNIVERSITAS XXI-ECONÓMICO, que elabora a Oficina de Cooperación Universitaria12, do que pronto se instalará a versión 5.9. Este sistema informático de xestión económica, dirixido especificamente para as universidades foi evolucionando dende o seu inicio, incorporando novas funcionalidades que de común acordo se instaban polo consello de usuarios/as das 32 universidades unidas a este proxecto.

12 En adiante OCU


Páxina 12

Este sistema non só afecta a este servizo, pois actualmente ten preto de 100 usuarios/as e utilízase polos distintos centros de gasto (25) entre facultades, escolas, institutos e servizos (Evidencia núm.15).


Páxina 13

ESPAZO DE TRABALLO Dende o ano 1994, momento de chegada ao edificio da Maestranza, o espazo destinado a este servizo estivo sempre compartido co Servizo de Intervención, sen variar a súa capacidade (m2) incrementándose os postos de traballo e as correspondentes mesas e cadeiras de traballo no mesmo espazo. No momento actual chégase á situación de que a nova praza que aparece na RPT de 2005 non pode incorporarase por falta de espazo (Evidencia núm.16).


Páxina 14

CONSTITUCIÓN Con data do 01/04/2005 este servizo recibiu un correo electrónico da Unidade Técnica de Calidade13 no que se indicaba a relación dos servizos que serían avaliados na anualidade 2005-2006, nesta relación aparecía o Servizo de Contabilidade (Evidencia núm.17). Ademais tamén se indicaba a páxina web na que se podía atopar a guía de avaliación para ir mirándoa e elaborar a enquisa de satisfacción dos/as nosos/as usuarios/as. No mes de abril a maior parte do servizo acudiu ao “Curso de métodos de avaliación dos servizos da UDC” para introducirse na cultura da calidade nos servizos universitarios (Evidencia núm.18). O 9 de maio celebrouse unha reunión entre o director da UTC e o persoal responsable dos diferentes servizos que nesa anualidade se avaliarían de acordo co modelo EFQM. Posteriormente o director do SXF comunicou ao persoal do servizo a necesidade de realizar a autoavaliación, preguntando quen quería participar no Comité de Autoavaliación14. O persoal do servizo mostrou un grande interese para participar neste proceso e así, con data do 19/05/2005, o director do SXF comunicou á UTC e ao persoal do servizo a constitución formal do CA establecendo ademais a data da primeira sesión ordinaria (Evidencia núm.19). Ademais, e en beneficio da autoavaliación, do 6 ao 10 de xuño, o persoal do servizo acudiu ao “Obradoiro de Servizos na UDC: obradoiro práctico” para familiarizarse co modelo EFQM a aplicar (Evidencia núm.20). RELACIÓN DE INTEGRANTES DO COMITÉ DE AUTOAVALIACIÓN

A) Membros do servizo:

Antón Xosé González Artiaga (xefe do servizo) presidente do CA

13 En adiante UTC 14 En adiante CA

COMITÉ DE AUTOAVALIACIÓN CONSTITUCIÓN E METODOLOXÍA DE TRABALLO


Páxina 15

María Teresa Noya Andrade (posto base) secretaria do CA

María Fernanda Tapia Hermida (xefa da Sección de Orzamentos)

María José Gómez Rega (xefa da Sección de Contabilidade)

Juan Pombo Prieto (xefe da Sección de Tesouraría)

José Amaro Martínez Suárez (xefe de Negociado da Sección de Orzamentos)

Luisa Castro Más (xefa de Negociado da Sección de Contabilidade)

María Dolores Rey Lodeiro (xefa de Negociado da Sección de Tesouraría)

B) Usuarios/as do servizo:

Eduardo Reigosa Fernández (xefe da Sección do Servizo de Intervención)

María Jesús Grela Barreiro (vicexerente)

Silverio Díaz Vázquez (xefe da Sección de Retribucións e Seguridade Social) RELACIÓN DE SESIÓNS DO COMITÉ DE AUTOAVALIACIÓN 1ª Sesión ordinaria: 17/06/2005 (Evidencia núm.21)

Nesta primeira sesión estableceuse o seguinte programa de traballo:

1. Distribuíronse as tarefas e as responsabilidades entre os diferentes membros do CA.

2. Estableceuse a lectura das dúas guías de autoavaliación para poder resolver as dúbidas que se presentasen na seguinte sesión, así como a elaboración da síntese dos procesos que leva a cabo cada sección.

2ª Sesión ordinaria: 23/06/2005 (Evidencia núm.22)

Nesta sesión estivo, ademais do CA, o director da UTC para resolver dúbidas. Ademais estableceuse o seguinte programa de traballo:

− Ver as táboas

− Ler os cuestionarios

− Identificar e delimitar os procesos do servizo

− Facer o borrador da/s enquisa/s de satisfacción


Páxina 16

3ª Sesión ordinaria: 28/08/2002005 (Evidencia núm.23)

Nesta sesión o coordinador do comité entregou e explicou o modelo da “ficha de identificación dos procesos do servizo”. Ademais vense varios modelos de borradores de enquisas de satisfacción solicitándose ao persoal do servizo suxestións respecto aos borradores ata o 29 de setembro.

O CA decide que só se vai facer unha enquisa de satisfacción para todos os/as usuarios/as do servizo, e unha vez vistas todas as suxestións, decídese o 19 de setembro enviar o borrador definitivo (Evidencia núm.24). Debido ao grande volume de traballo que se tivo, a partir desta data ata mediados do ano 2006, non se puido continuar coa autoavaliación do servizo retomándose no mes de xuño o traballo por parte do CA.


Páxina 17

1.a. A política e a estratexia do servizo están baseadas en necesidades presentes e futuras e nas expectativas dos colectivos e persoas involucradas, orientándose cara os/as seus/súas clientes/as e usuarios/as, no marco da política e estratexia global da Universidade coa que, en todo momento, debe estar aliñada.

• A política e a estratexia a seguir polo SXF virá definida polo Plan estratéxico da

UDC cando remate o actual proceso de elaboración.

• Ningún integrante deste servizo forma parte da comisión que elabora o devandito plan.

• O SXF ten identificados aos/ás seus/súas usuarios/as (comunidade universitaria: alumnos, docentes e PAS), clientes/as (servizos e unidades administrativas da UDC) e provedores/as (persoas xurídicas e físicas, públicas e privadas, que entran en contacto coa actividade económico-financeira da UDC) tantos internos como externos á UDC.

• As demandas, as necesidades e as expectativas dos/as usuarios/as, clientes/as e provedores/as son detectadas día a día polo persoal do SXF mediante as solicitudes, suxestións e queixas destes tres grupos.

1.b. A política e a estratexia do servizo están baseadas en informacións obtidas pola avaliación do rendemento e a través das actividades relacionadas coa xestión económico-administrativa.

• O SXF non ten definidos indicadores de resultados para concretar a política e a estratexia, aínda que existen “datos” (evolución orzamentaria, execución, etc.) que poden resultar indicativos para formular ou redeseñar políticas de organización en función dos resultados á atinxir.

Criterio 1 Política

e estratexia

AVALIACIÓN DO SERVIZO: CRITERIOS


Páxina 18

• Ao carecer de recursos que poidan sistematizar os indicadores de resultados o servizo non pode comparar os efectos que pode xerar na relación cos outros servizos da UDC.

• Os distintos procesos que se desenvolven dentro do SXF considéranse procedementos regulamentarios polo que existe unha responsabilidade administrativa nos efectos últimos da actividade económica-administrativa realizada.

• O uso e o aproveitamento das novas tecnoloxías (como Internet ou o correo electrónico) favorece a relación cos/as usuarios/as, clientes/as e provedores/as, comunicando á sociedade a información da actividade económica da Universidade.

1.c. A política e a estratexia do servizo desenvólvese, avalíase, revísase e mellórase.

• Anualmente e dentro da fase de elaboración do orzamento da UDC (Evidencia

núm.25) este servizo realiza unhas propostas de investimento e gasto conducentes á formación, equipamento e mellora das condicións nas que se desenvolve a actividade laboral.

• Como xa se sinalou na memoria, as sucesivas RPTs foron elaboradas sen ter en conta as necesidades presentes e futuras do servizo, non só as de carácter funcional senón tamén as de carácter espacial.

1.d. A política e a estratexia do servizo comunícase.

• O SXF comunica aos/ás usuarios/as, clientes/as e provedores/as as distintas

modificacións que nos procedementos de xestión se producen como consecuencia da normativa orzamentaria que se publique.

Algunhas destas modificacións aparecen nas páxinas web da Xerencia ou ben da Vicerreitoría de Estratexia e Planificación Económica, mais a non existencia dunha páxina web propia do servizo non posibilita unha concentración da normativa propia do servizo que facilite a búsqueda por parte dos/as nosos/as usuarios e demais.


Páxina 19

Puntos fortes

o Bo trato do persoal servizo respecto dos/as usuarios/as, clientes/as e provedores/as, detectando as súas necesidades, suxestións e queixas.

o Boa comunicación cos servizos de carácter económico.

o Adaptación continua do persoal ás novas tecnoloxías favorecendo a comunicación cos/cas usuarios/as, clientes/as e provedores/as

Puntos febles

o Falta de definición e concreción das competencias/funcións do servizo, por escrito, como consecuencia da súa nova denominación.

Propostas de mellora

o Desenvolvemento dunha planificación estratéxica do servizo conforme á visión e valores.

o Definición e concreción, por escrito, das competencias/funcións do servizo.

o Elaboración dun manual de recopilación de procedementos de carácter económico.

o Continuación da aprendizaxe do uso das novas tecnoloxías por parte do persoal do servizo.


Páxina 20

AUTOAVALIACIÓN

SERVIZO DE XESTIÓN FINANCEIRA

CRITERIO 1: POLÍTICA E ESTRATEXIA

Valórese cada unha de a preguntas de acordo coa seguinte escala: (1) Ningún avance (2) Certo avance (3) Avance significativo (4) Obxectivo logrado

1.1. Analízase e revisase no servizo cal é a súa razón de existir (a súa misión) e como debería evolucionar cara o futuro a súa visión?

2

1.2. No servizo concretouse a estratexia máis adecuada e os pasos a seguir (planificación) para alcanzar a imaxe de futuro desexada e os obxectivos a conseguir en cada fase?

2

1.3. Para definir a imaxe de futuro do servizo e dos servizos que deberá ofrecer, así como o modo de ofrecelos, tívose en conta información como: • necesidades e expectativas dos/as clientes/as, provedores/ras e outras unidades ou servizos relacionados co

servizo, e a evolución previsible destes grupos e das súas demandas na prestación do servizo • opinións, necesidades e expectativas doutros grupos de interese • evolución que tiveron outras unidades ou servizos similares noutras organizacións avanzadas • impacto das novas tecnoloxías, e cambios previsibles nos procesos de traballo • cambios legais previsibles • outros/as?

2

1.4. No proceso de definición da imaxe de futuro do servizo e a estratexia para conseguila tívose en conta: • as opinións e necesidades do persoal do servizo • os recursos e persoal dispoñible no servizo • os resultados de indicadores internos de rendemento do servizo • e as autoavaliacións realizadas nas unidades ou servizos?

2

1.5. Definíronse no servizo os valores que os seus membros deben asumir para alcanzar os obxectivos previstos? 1

1.6. A visión, obxectivos formulados no servizo son coherentes cos da Universidade? 3

1.7. Se comunica ao persoal a visión, valores e planificación do servizo? 2

1.8. A estratexia e os obxectivos planificados no servizo revísanse periodicamente? 1

1.9. No servizo defínense obxectivos anuais, de mellora, cuantificados e consensuais co persoal, especificándose aos responsables do seu cumprimento, os prazos e a priorización das actividades?

1

1.10. Os obxectivos de mellora definidos apoian o desenvolvemento do servizo cara a excelencia, e están dirixidos a satisfacer as necesidades dos/as clientes/as internos e externos?

1

1.11. Revísase o cumprimento dos devanditos obxectivos e se introducen accións correctivas en función do devandito cumprimento?

1


Páxina 21

2.a. Planificación e mellora do persoal do servizo

• Para o desenvolvemento das funcións o SXF non contou sempre co persoal adecuado en canto á formación, dado que a selección do devandito foi sempre consecuencia de concursos de carácter xeral e, non específicos de actividades de carácter económico-administrativas.

• A RPT foise incrementado de xeito pouco racional e con moi pouca estabilidade respecto á permanencia do persoal no seu posto de traballo, existindo continuos cambios.

• Pola contra podemos afirmar que existe bo ambiente de traballo.

• Non existen instrumentos (enquisas) para coñecer a opinión do persoal.

2.b. Desenvolvemento da capacidade, coñecementos e desempeño do persoal do servizo

• Nas diferentes convocatorias para a selección do persoal non se indican as competencias que cada un ten que desenvolver (non existen manuais de funcións) sendo os criterios ou baremos de selección os de carácter xeral da UDC para cada concurso. Todos os postos de traballo cúbrense mediante concurso.

• Isto provoca que a formación do persoal do servizo se limite á formación que a UDC proporciona ao seu persoal de administración e servizos.

• Como consecuencia do anterior cada vez que hai novo persoal é necesario acometer unha formación específica mediante a axuda dos seus compañeiros e a propia autoformación en materias propias do traballo a desenvolver.

E por iso que se estimula a asistencia aos poucos cursos específicos e de carácter xeral da materia do servizo.

2.c. Delegación de funcións ás persoas e comunicación

Criterio 2 As persoas


Páxina 22

• A boa relación e comunicación existente entre as persoas que conforman o servizo, tal como se indicou anteriormente, favorece a delegación na toma de decisións potenciando a relación cos/as nosos/as usuarios/as, clientes/as e provedores/as.

2.d. Atención e recoñecemento ás persoas

• Poténcianse as relacións persoais facilitando o intercambio de opinións que favorezan o desenvolvemento das capacidades profesionais, e impliquen ao persoal na toma de decisións de acordo cas atribucións que lle son propias con suxestións e intercambios de información que garantan o diálogo.

• A UDC ten a obriga de constituír un Servizo de Prevención de Riscos Laborais propio, que no noso caso está encomendado a un servizo específico pero sen desenvolver as medidas de protección e de prevención que poidan afectar a este servizo directamente.

Puntos fortes

o Motivación do persoal en relación ao seu traballo e potenciación das relacións persoais.

Puntos febles

o Falta de instalacións adecuadas (despachos, almacéns, arquivos, espazo, etc.) para o persoal.

o Insuficiencia dunha formación específica e continua para o persoal.

o Falta dun manual de funcións.

o Inexistencia dun plan de evacuación das instalacións do edificio da Reitoría.


o Mellora do procedemento de selección de persoal acorde coas necesidades do servizo.


Páxina 23

o Elaboración dun manual de funcións e potenciación da formación específica do persoal do servizo.

o Facilitar ao SXF dunhas instalacións adecuadas para poder desenvolver o seu traballo.

o Establecemento duns indicadores do rendemento do traballo.


Páxina 24

AUTOAVALIACIÓN SERVIZO DE XESTIÓN FINANCEIRA

CRITERIO 2: XESTIÓN DAS PERSOAS

Valórese cada unha das preguntas de acordo coa seguinte escala: (1) Ningún avance (2) Certo avance (3) Avance significativo (4) Obxectivo logrado

2.1. Identifica o servizo de xeito sistemático aquelas capacidades do persoal (coñecementos e comportamentos requiridos) que son imprescindibles para o desenvolvemento do traballo no servizo? 2

2.2. Contrástanse os coñecementos e competencias do persoal cos necesarios para o desenvolvemento da xestión do servizo, e, se deseñan, desenvolven e fomentan, as actividades de formación para o persoal? 2

2.3. Impártense actividades de formación e trasládanse as necesidades de formación aos Servizos Centrais competentes? 2

2.4. Avalíase o impacto que a formación tivo na mellora da capacitación das persoas e no desenvolvemento do seu traballo? 2

2.5. O servizo promove actuacións que fomenten a participación do persoal en accións de mellora, e proporciona a suficiente autonomía para levalas a cabo? 2

2.6. Avalíase regularmente o traballo e a predisposición das persoas do servizo, e defínense, acordan e propoñen de ser o caso, á Xerencia accións de mellora da política do sistema de avaliación de rendemento? 2

2.7. O xefe do servizo traslada aos servizos competentes ideas que poidan ser tidas en conta na definición de políticas de Recursos Humanos sobre aspectos tales como ascensos, remuneracións, recoñecementos, etc.? 1

2.8. Existen no servizo canais de comunicación (tales como reunións periódicas, impresos de recollida de suxestións...) que garantan o diálogo dentro do servizo con outras/os unidades/servizos? 2

2.9. Avalíase a eficacia da comunicación que se produce dentro do servizo con outras/os unidades/servizos? 2

2.10. Recoñécense a tempo as contribucións do persoal do servizo, con incentivos tales como premios ou outro tipo de recoñecementos co fin de documentar o grao de motivación e o compromiso coa mellora continua? 1

2.11. Fomenta o servizo a concienciación e implicación do seu persoal en temas de seguridade e hixiene, medio ambiente e, se sensibiliza ao persoal sobre o impacto que ten a súa actividade na sociedade? 2


Páxina 25

3.a. Xestión dos recursos financeiros do servizo

• O SXF non ten un orzamento propio, aínda que anualmente elabora unha previsión de gastos en función das necesidades referidas a gastos correntes e de capital. A execución do gasto durante o exercicio efectúase de conformidade coa evolución xeral do orzamento.

• O inventario dos recursos corresponde ao Servizo de Patrimonio, Inventario e Xestión Económica.

3.b. Xestión da información e o coñecemento

• Á información xeral, tanto de entrada como de saída do SXF, ten acceso todo o persoal, dado que a información é de libre consulta para facilitar a mellor comunicación entre o persoal do servizo e os/as usuarios/as, clientes/as e provedores/as.

• A maioría dos datos cos que se traballa no servizo son de carácter público e acceso (o orzamento e a liquidación do exercicio aparecen publicadas na web da UDC). Por outra banda existen bases de datos de carácter persoal (terceiros, IRPF, IVE, etc..) que pola súa natureza, deben ser preservadas dunha consulta libre cumprindo así o disposto na Lei orgánica 15/1999, de 13 de decembro, de protección de datos de carácter persoal (Resolución do 22 de setembro de 2003 pola que se crean e modifican ficheiros de datos de carácter persoal da UDC) (Evidencia núm.26).

• O servizo tamén elabora mensualmente informes de execución orzamentaria que se remiten á Vicerreitoría de Estratexia e Planificación Económica e á Xerencia. Do mesmo xeito facilítase, previa solicitude, información sobre a execución de créditos a distintos servizos de unidades administrativas.

Criterio 3 Alianzas e recursos


Páxina 26

3.c. Xestión dos inmobles, equipos, tecnoloxía e materiais do servizo.

• Unha das deficiencias máis importantes que condicionan o desenvolvemento laboral do servizo é o referido ao espazo destinado ao persoal e ao arquivo de documentación (Evidencia núm.16), dándose a circunstancia de que a persoa adscrita á nova praza, creada coa RPT de 2005, non se pode incorporar ao servizo por falta de espazo.

Por outra banda en relación co arquivo de documentación esta deficiencia provoca situacións de diferenzas entre este servizo e o Centro de Documentación e Arquivo (Evidencia núm.27).

• Os equipos informáticos de que se dispón optimízanse de acordo coas necesidades do servizo, se ben é necesario a súa actualización e necesítanse adquisicións complementarias (escáner, etc.)

• En canto á reciclaxe, o persoal do servizo ao igual que o resto do persoal da Reitoría dispón dos correspondentes contedores para a reciclase do papel, das pilas e dos recambios de tinta de impresoras.

3.d. Xestión dos recursos externos, incluídas as alianzas

• A xestión dos recursos externos céntrase fundamentalmente na relación con outras universidades por unha banda, coas universidades galegas (Santiago e Vigo) para consensuar unha normativa orzamentaria común e, por outra banda, co resto das outras universidades españolas a través do consello de usuarios/as do sistema universitario UNIVERSITAS XXI-ECONÓMICO (OCU).

• Ademáis o servizo mantén relacións de colaboración directa cos servizos de materias económicas (Servizo de Intervención, Servizo de Patrimonio e Inventario e Xestión Económica, Servizo de PAS, Servizo de PDI e Servizo de Retribucións, etc.)

Puntos fortes

o Información mensual da execución orzamentaria de gastos.

o Optimización de recursos.


Páxina 27

Puntos febles

o Falta de espazo para o persoal e o arquivo da documentación do servizo. Propostas de mellora

o Adquisición dun escáner.

o Formar grupos de mellora entre servizos.


Páxina 28


CRITERIO 3: ALIANZAS E RECURSOS


3.1. Elaborouse o orzamento do servizo de xeito coherente para o desenvolvemento dos obxectivos definidos, establecendo indicadores que permitan analizar se a xestión foi eficiente? 3

3.2. As compras e inversións do servizo son coherentes cos obxectivos do devandito e lévase un control destas? 2

3.3. A información que xera o servizo está organizada adecuadamente e actualízase periodicamente? 1

3.4. Dispón o servizo dun proceso estruturado de identificación de necesidades, de información do persoal, clientes/as e provedores/as? 1

3.5. Prepárase no servizo a información tendo en conta as necesidades do persoal, clientes/as e outras/os unidades/servizos involucradas/os? 3

3.6. Protéxense eficazmente os datos de carácter persoal? 3

3.7. Garántese e mellórase a validez, integridade e seguridade da información? 3

3.8. Identifica o servizo os produtos e servizos coa mellor relación prezo-calidade, previamente a súa adquisición ou contratación e avalía os servizos prestados polos provedores? 2

3.9. Elabora e actualiza o inventario de mobiliario e útiles? 1

3.10. Existen plans de rendemento e reposición que garantan o óptimo funcionamento de instalacións e equipos? 2

3.11. Optimiza o consumo de enerxía e subministracións e recicla os produtos adecuados? 3

3.12. Xestiónanse adecuadamente as instalacións do servizo permitindo traballar ben ao persoal e atender adecuadamente as necesidades dos/as clientes/as do servizo? 2

3.13. Tense en conta o impacto do equipamento, instalacións técnicas, etc., do servizo en temas de seguridade e hixiene, ruídos, etc.? 1

3.14. Promove o servizo o uso común e xeralizado de sistemas e aplicacións que faciliten a xestión dos procesos e o uso de datos de xeito homoxéneo e integrado? 2

3.15. Establécense no servizo relacións de cooperación con clientes/as, provedores/as e outras/os unidades/servizos internas/os e externas/os co fin de intercambiar coñecementos e desenvolver programas conxuntos de mellora de procesos, preestablecendo acordos de calidade?

2


Páxina 29

4.a. Os/As responsables do servizo demostran visiblemente o seu compromiso cunha cultura de excelencia na xestión

• A comunidade universitaria ten coñecemento das nosas actuacións a través da páxina web da UDC.

4.b. Os/As responsables traballan activamente con persoas da Universidade ou de fóra, para promover e desenvolver os intereses de todas as partes involucradas e satisfacer as súas expectativas.

• O persoal do servizo intenta responder adecuadamente ás súas necesidades colaborando e aclarando as dúbidas que lle formulan os/as clientes/as e usuarios/as.

• O servizo dispón dun correo electrónico propio para resolver as consultas, suxestións e queixas (Evidencia núm.28).

• Tanto o xefe de servizo como os/as xefes/as de sección son accesibles e receptivos ás ideas que o persoal do servizo pode introducir en calquera momento.

4.c. Os/As responsables garanten que a estrutura do servizo está desenvolvida para sustentar a eficaz e eficiente aplicación da política e a estratexia, en harmonía cos valores e a cultura do devandito e da Universidade.

• Existe unha boa predisposición por parte de todo o persoal do servizo á posta en marcha de aqueles procesos que contribúan a unha eficaz aplicación da estratexia en harmonía cos valores da Universidade.

Criterio 4 Liderado


Páxina 30

4.d. Os/As responsables garanten que os procesos do servizo se xestionen e se melloren sistematicamente

• Todo o proceso de mellora conta coa boa predisposición do persoal do servizo. Puntos fortes

o Implicación dos/as responsables na cultura da calidade.

o Accesibilidade respecto dos/as responsables do servizo.

o Foméntase a comunicación, participación e intercambio de ideas do persoal.

Puntos febles

o Falta de definición de estándares e indicadores que sirvan para avaliar o grao de cumprimento dos obxectivos do servizo.


o Definición dun sistema de indicadores do grao de cumprimento dos obxectivos do servizo.


Páxina 31

AUTOAVALIACIÓN

SERVIZO DE XESTIÓN FINANCEIRA

CRITERIO 4: LIDERADO


4.1. Os/As responsables do servizo dan a coñecer a planificación e os obxectivos de mellora que se formularon para conseguir un adecuado desenvolvemento do Servizo? 2

4.2. Os/As responsables do servizo están implicados e amosan un compromiso coa cultura de calidade? 3

4.3. Os/As responsables do servizo fomentan a formación do persoal e actualizan periodicamente os requisitos de formación necesarios para desempeñar o traballo no servizo, e informan aos servizos competentes sobre eses requisitos co fin de incorporalos na RPT e no Plan de Formación?

2

4.4. Os/As responsables do servizo son accesibles e fomentan a comunicación e participación do persoal? 3

4.5. Os/As responsables do servizo realizan unha adecuada xestión do coñecemento das persoas, asignando tarefas e delegando funcións en aqueles/as que teñan as capacidades adecuadas? 2

4.6. Os/As responsables do servizo fomentan a xestión baseada en obxectivos de mellora: • definindo e priorizando os ditos obxectivos de forma participativa • asignando responsables • establecendo indicadores e estándares que sirvan para avaliar o grao de cumprimento deses obxectivos e o

desempeño do persoal do servizo?

2

4.7. Os/As responsables do servizo definen prioridades no traballo do servizo? 2

4.8. Os/As responsables do servizo avalían os resultados obtidos no servizo relacionándoos cos obxectivos definidos e poñendo en marcha accións de mellora en función deses resultados? 2

4.9. Os/As responsables do servizo manteñen relacións adecuadas e consultan periodicamente aos/ás seus/súas clientes/as e provedores/as (tanto internos/as como externos/as), a outras unidades, servizos e organizacións, co fin de coñecer as súas necesidades e expectativas e dar resposta a estas?

2

4.10. Os/As responsables do servizo fomentan a revisión e a mellora dos procesos, e alentan a participación na mellora de procesos con outros/as servizos e unidades? 1

4.11. Os/As responsables do servizo coñecen e estimulan o traballo das persoas e equipos e recoñecen individual e publicamente o esforzo realizado, ademais dos resultados? 2

4.12. Os/As responsables do servizo participan activamente na promoción e difusión da cultura e da calidade na comunidade universitaria? 2


Páxina 32

5.a. Identifícanse as necesidades e expectativas dos/as clientes/as e usuarios/as do servizo.

• O servizo, utilizando as novas tecnoloxías (a través do seu correo electrónico), pretende dar a coñecer aos/as seus/súas clientes/as as funcións e obxectivos do servizo, facilitando a comunicación e resolución de incidencias. Aínda que sería boa a creación dunha páxina web propia onde os/as clientes/as puidesen coñecer estas funcións e obxectivos así como dar a súa opinión ou suxestións vía internet (enquisas,etc.)

5.b. Deséñanse e desenvólvense os procesos das prestacións que ofrece o servizo.

• O servizo elabora formularios, impresos, etc, tanto en soporte papel como por vía telemática, para facilitar os trámites administrativos e os procesos a desenvolver polo servizo.

• Non existen manuais nin guías que poidan ser consultadas polo persoal do servizo. Por iso non existe tampouco un documento que recolla todos os procesos que se desenvolven neste.

5.c. Avalíanse e mellóranse os procesos das prestacións que ofrece o servizo.

• Até este momento ao non existir unha recollida de opinións por escrito ou vía informática non se avalían e melloran os procesos das prestacións que ofrece o servizo.

5.d. Cultívanse e mellóranse as relaciones cos/cas clientes/as e usuarios/as do servizo.

Criterio 5 Os procesos


Páxina 33

• Dende o propio servizo preténdese que os contactos cos/cas nosos/as clientes/as e usuarios/as sexan o máis fluídos posibles establecendo canais de comunicación que favorezan o intercambio de información do xeito máis eficaz.

Puntos fortes

o Predisposición a facilitar a información vía telemática aos/ás clientes/as e usuarios/as

Puntos febles

o Inexistencia de indicadores que midan os resultados dos procesos.

o Inexistencia de manuais ou guías de procesos Propostas de mellora

o Elaboración de indicadores que midan os resultados dos procesos e realizar comparanzas de procesos coas outras unidades económico-administrativas.

o Elaboración dun documento cos procesos que elabora o servizo.

o Elaboración de instrumentos que faciliten o desenvolvemento e creación dos procesos que realiza o servizo.

o Creación dunha páxina web propia.


Páxina 34


CRITERIO 5: PROCESOS


5.1. Ten o servizo identificados claramente os seus procesos máis importantes e os procedementos que lles serven de soporte? 2

5.2. Ten o servizo identificados/as os/as clientes/as de cada proceso e as súas necesidades? 2

5.3. Utiliza o servizo o enfoque do/a cliente interno/a en todos os seus procesos, é dicir, ten en conta a conexión dos procesos con outras unidades ou servizos e ten en conta as súas necesidades? 2

5.4. Ten o servizo identificadas ás persoas que participan nas diferentes fases do proceso? 2

5.5. Ten o servizo as adecuadas relacións de coordinación e colaboración con todas as unidades ou servizos implicados nos procesos? 2

5.6. Define o servizo para os procesos indicadores que midan os resultados realmente valiosos para os/a/as e de ser o caso, outros grupos de interese? 1

5.7. Compara o servizo os seus procesos cos doutras unidades ou servizos que destaquen polos seus logros? 1

5.8. Analiza o servizo sistematicamente información (obtida a través de enquisas ou outros métodos) dos seus clientes/as, usuarios/as e outros grupos de interese co fin de coñecer as súas peticións de mellora e a súa opinión sobre a calidade do servizo prestado?

1

5.9. O servizo revisa e mellora de forma sistemática os seus procesos e ten en conta a información anterior para isto? 2

5.10. Estimula o servizo a capacidade creativa e, fomenta a participación do seu persoal na mellora dos procesos? 3

5.11. Fomenta o servizo a innovación e a utilización das novas tecnoloxías para a mellora dos procesos? 2

5.12. Dispón o servizo de sistemas de recoñecemento e/ou incentivos que fomenten a innovación do persoal, e fai propostas neste sentido aos servizos centrais correspondentes? 1

5.13. Informa o servizo a todos os implicados dos cambios dos procesos con tempo suficiente? 1

5.14. Forma o servizo ao persoal antes de aplicar os cambios? 2

5.15. Existe ou se está preparando no servizo un sistema de avaliación ou certificación dos procesos do tipo ISO 9000 ou similar? 1


Páxina 35

6.a Medidas de percepción. Preténdese neste apartado analizar as relacións do servizo cos/cas seus/súas usuarios/as, clientes/as e provedores/as, para o cal debemos ter presentes os resultados da enquisa de satisfacción do noso servizo, realizada entre o 8 e o 25 de novembro de 2005 (ver anexo III). A enquisa foi contestada por 94 persoas da comunidade universitaria (PAS, profesores, estudantes e investigadores), das cales 84 considéranse válidas e 10 non válidas. O maior número de usuarios/as que contestou foi o grupo dos estudantes, grupo co cal a nosa relación é bastante escasa xa que a maior parte do noso traballo está centrado nos outros grupos da comunidade universitaria: o PAS e os/as profesores/as e investigadores/ras. Aínda así o verdadeiro problema que temos co grupo dos/as estudantes é que nos ven como algo moi lonxano, non sabendo ben a nosa utilidade e as nosas funcións (comentarios que extraemos das enquisas que se fixeron) (ver anexo III). A imaxe e a atención do servizo aos/ás usuarios/as. A maior parte dos/das nosos/as usuarios/as prefiren a atención persoal, aínda que algúns colectivos utilizan o teléfono (sobre todo os/as usuarios externos) o fax ou o correo electrónico. Asi pois a atención persoal é unha das nosas estratexias de traballo, e neste sentido o trato correcto e amable, a empatía, a utilización dunha linguaxe (tanto en galego como en castelán) clara e sinxela e, a documentación propia do servizo (tanto por vía telemática como por papel) intentan facilitar a relación e a solución das dúbidas e problemas dos/das nosos/as usuarios/as. Este é un pequeno logro que intentamos cada día mellorar e para iso a realización de futuras enquisas pensamos que será un bo indicativo para facernos ir

Criterio 6 Resultados nos/as usuarios/as ou clientes/as


Páxina 36

cada día a máis, e intentar que as relacións sexan mellores e solucionen os problemas dos/das nosos/as usuarios/as.

En xeral o coñecemento do servizo é normal, aínda que moitas veces se nos consultan dúbidas que non teñen que ver para nada co noso traballo e o noso persoal desvía, sen ningún problema, tales consultas aos servizos correspondentes. Así mesmo na enquisa un dos comentarios que máis proliferou foi o descoñecemento das funcións reais do noso servizo.

Por isto un dos nosos obxectivos é que se definan nun documento escrito as nosas funcións e así mediante a posterior realización dunha carta de servizos poder aclarar a toda a comunidade universitaria e aos/ás usuarios/as externas os nosos cometidos. 6.b Indicadores de rendemento. Un dos nosos problemas é a non dispoñibilidade de indicadores sistemáticos e cuantificables que avalien a calidade do noso traballo e que nos indiquen se o traballo que facemos está dando resultados. Aínda así o propio persoal dáse conta de que os procesos nos que participa son facilmente mellorables.

Ás veces, en certas temporadas críticas nas que todo o persoal da UDC está moi apurado polo fin do exercicio económico por exemplo, o noso persoal síntese como se fose “un cortador de fogos”, e o seu traballo limítase a solucionar os problemas non atacando as causas senón só paliando os seus efectos. Puntos fortes

o Trato afable e resolución das dúbidas dos/as usuarios/as.

o Da enquisa dedúcese que hai un coñecemento maioritariamente externo do servizo en canto a súa función como unidade que efectúa os pagamentos da UDC.

Puntos febles

o O descoñecemento absoluto que algún grupo da comunidade universitaria (en concreto os/as estudantes) ten do noso servizo.


Páxina 37

o Necesidade de dar a coñecer á comunidade universitaria en xeral do funcionamento e labor do noso servizo.

o Non definición nun documento por escrito das funcións e dos procesos propios do servizo.

o Confusión das finalidades económico-administrativas coas funcións doutros servizos de carácter económico.

o Falta de indicadores sistemáticos e cuantificables que avalien a calidade do noso traballo.


o Definición nun documento por escrito das funcións e procesos chave do servizo.

o Dar a coñecer as funcións e os procesos chave do servizo a toda a comunidade universitaria.e aos/as nosos/as usuario/as externos.

o Realización de enquisas e utilización doutros mecanismos que poidan aportar indicadores da calidade e do traballo realizado.

o Elaborar unha carta do servizo.


Páxina 38


CRITERIO 6: RESULTADOS NOS/NAS CLIENTES/AS


6.1. Avalíase de forma sistemática e periódica a satisfacción dos/as clientes/as e usuarios/as en relación co servizo e a calidade do servizo, mediante enquisas ou outras formas de recollida de información, sobre aspectos como accesibilidade, calidade da información existente no servizo para os/as clientes/as, cumprimento dos prazos previstos, simplificación dos trámites, profesionalidade do persoal...?

1

6.2. O servizo obtén, leva a cabo un control e, analiza información que poida ser indicativa para entender, predicir e mellorar a satisfacción dos/as clientes/as, en aspectos tales como:

• número de accións implantadas baseadas en enquisas de satisfacción dos/as clientes/as ou usuarios/as. • felicitacións ou premios recibidos polo funcionamento do servizo. • número de queixas e reclamacións recibidas, tratamento e resposta destas. • número de accións correctoras derivadas destas. • número de suxestións recibidas e tratamento destas. • outras?

2

6.3. O servizo establece obxectivos para mellorar a percepción dos/as clientes/as e usuarios/as en base á información obtida de enquisas, reclamacións e suxestións...? 2

6.4. O servizo compárase con outras unidades ou servizos da Universidade ou doutras organizacións, e utilízase a información obtida para fixar novos obxectivos? 1

6.5. Existen no servizo normas ben definidas (cartas de compromisos, estándares...) naqueles aspectos chave do servizo, e que afecten directamente á satisfacción dos/as clientes/as, como tempo de resposta, cumprimento de prazos...?

2

6.6. Compáranse estes indicadores cos doutras unidades ou servizos da Universidade ou doutras organizacións? 1


Páxina 39

6.a Medidas de percepción. Preténdese neste apartado analizar as relacións entre o persoal do servizo, para o cal debemos ter presentes os resultados da enquisa ao persoal do servizo, realizada no pasado mes de setembro de 2005, dándose a circunstancia de que a enquisa comezou cando a denominación do servizo cambiou de contabilidade a xestión financeira (ver anexo IV). O servizo está formado por 13 persoas, contestando a enquisa 10 persoas. Compromiso, apoio, comunicación e recoñecemento ás persoas do servizo.

O persoal sente que é recoñecido polo resto dos servizos de caracter económico, mais non respecto ao resto da comunidade universitaria que incluso ten un descoñecemento do noso servizo e o seu pesoal.

Coñecemento dos procesos.

Tal e como se ven dicindo ao longo da memoria non existen unhas funcións ou obxectivos, cuantificados mediante indicadores, establecidos por escrito o cal provoca o descontento do persoal. E así moitas veces o SXF desenvolve tarefas que, aínda que non son as súas funcións propias nin están definidas de xeito claro en ningún documento, realízaas de igual xeito. Adecuación dos recursos.

Un dos verdadeiros problemas do servizo é a falta de espazo tanto para desenvolver o traballo como para poder arquivar a grande cantidade de documentos contables (en formato papel) que se acumulan anualmente.

Esta falta de espazo provoca que non só actualmente unha persoa do servizo non teña sitio real para poder instalarse no seu posto de traballo senón que ademais provoca que o persoal non esté disposto neste pequeno espazo con comodidade e respetando as normas

Criterio 7 Resultados nas persoas do servizo


Páxina 40

básicas para a seguridade non traballo tal e como indica a normativa do FREMAP e do Servizo de Prevención de Riscos Laborais.

Adatación ás aplicacións informáticas e formación continua do persoal.

A aplicación informática UNIVERSITAS XXI-ECONÓMICO non ten boa consideración pola maior parte do persoal do servizo. Esta queixa xeralizada tamén ben por parte de moitos/as dos/das usuarios/as doutros centros, servizos, etc.

Neste sentido o persoal denota a existencia dun encargado deste sistema que poida solucionar as dúbidas que poidan xurdir, xa que a maior parte dos/das usuarios/as deste programa acuden ao noso servizo solicitando axuda, o cal ralentiza ou provoca a paralización do traballo de certas persoas do servizo (sobre todo en determinadas épocas de moito traballo).

A formación continua do persoal depende da formación que ofrece a UDC, así pois a queixa xeral e que no plan de formación non aparezan cursos específicos relacionadas coas materias económicas, así como cursos informáticos que poidan axudar no cambio continuo que hai de versións respecto aos sistemas informáticos.

Percepción dos clientes sobre o servizo.

A opinión de que é correcta e adecuada a atención do servizo é xeral no persoal, así como que a relación entre as persoas do servizo e os/as clientes/as é boa. Mais hai certo desacordo respecto a que o persoal chave esté suficientemente identificado a hora de direcionar as consultas.

Unha das melloras que se conseguiu con esta autoavaliación foi a creación dunha direción de correo electrónico para as queixas, solicitudes e suxestións dos/das nosos/as clientes/as a través da UTC que puxo á nosa disposición esa posibilidade. Aínda que polo momento os correos que recibimos non tiñan que ver en ningún sentido co noso servizo.

Quizáis o problema básico que seguimos tendo é o descoñecemento que do noso servizo hai na comunidade universitaria. Neste setido unha posible mellora sería a creación dunha páxina web propia que facilitase o coñecemento das nosas funcións e do noso persoal.

6.b Indicadores de rendemento. Absentismo laboral.

Non se detecta absentismo por parte de ningún/ha traballador/ra.


Páxina 41

Queixas ou suxestións.

Cando os/as traballadores/ras teñen problemas ou suxestións diríxense directamente á persoa responsable ou falan coa dirección do servizo.

Unha das queixas xerais que tivemos este ano foi o estado das cadeiras que hai actualmente no servizo que xa provocaron doenzas de espalda a algúns/as traballadores/as do servizo. Hai que ter en conta que o servizo que realizamos necesita que se estea sentado frente ao ordenador moitas horas. Neste sentido e de cara ao orzamento de 2007 a xefatura do servizo solicitou novas cadeiras para todo o persoal. Accidentes.

No exercicio 2005 debido á falta de espazo no servizo tivéronse que poñer as carpetas de arquivadores polo chan o cal provocou que varias persoas externas ao servizo se ferisen. Ao final conseguiuse que nos puxeran unhas estanterías o cal reduciu o espazo de paso común polo SXF e o Servizo de Intervención. Puntos fortes

o Apoio e recoñecemento ás persoas do servizo.

o Creación dun correo electrónico para as suxestións, queixas e dúbidas dos/as usuarios/as.

Puntos febles

o Inexistencia dun de manual de procedementos e responsabilidades.

o Inexistencia dun plan de formación específico do servizo.

o Inexistencia dun caixa de suxestións e queixas dos/as usuarios/as do servizo.

o Falta de espazo no servizo. Propostas de mellora

o Elaboración dun manual de procedemento.


Páxina 42

o Refundición da normativa económica interna da UDC.

o Traslado do servizo a outras instalacións máis adecuadas.

o Potenciación da formación específica así como informática de forma continua.

o Creación dunha páxina web propia do servizo.

o Designación do/a coordinador/ra do sistema informático UNIVERSITAS XXI-ECONÓMICO

o Fomento da colaboración cos distintos servizos.

o Compra de novas cadeiras para o persoal.


Páxina 43


CRITERIO 7: RESULTADOS NAS PERSOAS DO SERVIZO

Valórese cada unha do preguntas de acordo coa seguinte escala: (1) Ningún avance (2) Certo avance (3) Avance significativo (4) Obxectivo logrado

7.1. Coñécese de forma sistemática e periódica mediante enquisas ou outros métodos de recollida de opinión, en que medida as persoas que traballan no servizo teñen satisfeitas as súas expectativas persoais e profesionais, analizando aspectos como condicións e ambiente de traballo, nivel de comunicación cos/cas responsables, participación nos obxectivos, opcións de formación e promoción, recoñecemento do traballo desenvolvido, retribucións ...?

2

7.2. Obtense e analízase periodicamente a información que poida ser indicativa para coñecer a satisfacción e motivación do persoal do servizo como: o absentismo do persoal, as queixas, a mobilidade, o nivel de formación obtido, a avaliación do desempeño conseguido, as promocións profesionais conseguidas polo persoal do servizo, as iniciativas e suxestións formuladas polo persoal, a participación do persoal en grupos de mellora...?

2

7.3. Existe unha tendencia de mellora global nos niveles de satisfacción e motivación do persoal do servizo? 1

7.4. Compárase o grao de satisfacción do persoal do servizo co doutras Unidades do Universidade e doutras organizacións? 1

7.5. Trasládanse aos órganos centrais competentes os resultados das medidas anteriores con propostas e iniciativas que poidan ser tidas en conta na xestión de recursos humanos da Universidade? 1


Páxina 44

8.a. Medidas de percepción. O impacto das actividades do SXF repercuten fundamentalmente no pagamento a provedores/as sendo esta función a máis visible na sociedade, pero non tendo medido o impacto que isto pode supoñer. En relación cos medios de comunicación existen dous momentos nos que a actividade do servizo ten a súa repercusión de cara á sociedade, que son:

no momento de aprobación do orzamento (decembro de cada exercicio) e, no momento da elaboración da liquidación do orzamento (no mes de xuño

de cada exercicio). Con respecto á colaboración do servizo con outras entidades externas, este ten relación no só coa coas universidades galegas (Santiago e Vigo) para consensuar unha normativa orzamentaria común e, co resto das outras universidades españolas a través do consello de usuarios/as do sistema universitario UNIVERSITAS XXI-ECONÓMICO (OCU). Senón que ademais mantemos diariamente relacións con distintas entidades financeiras cas cales traballamos e temos boas relacións, así como con diversas entidades como o Concello da Coruña, o Concello de Ferrol ou de Betanzos, Augas da Coruña, etc. (debido aos diversos convenios económicos que se asinan entre estes e a UDC), diversos Ministerios e entidades nacionais (axudas de investigación a investigadores da UDC, becas, etc.) En canto á reciclaxe, o persoal do servizo ao igual que o resto do persoal da Reitoría dispón dos correspondentes contedores para a reciclase do papel, das pilas e dos recambios de tinta de impresoras

Criterio 8 Resultados na sociedade


Páxina 45

8.a. Medidas do desempeño e rendemento. O SXF non ten ningunha norma tipo para a súa certificación senón que está pendente de que a Axencia para a Calidade do Sistema Universitario de Galicia (ACSUG) o faga mediante este proceso de avaliación que levan a cabo todos os servizos da UDC. Puntos fortes

o Curto período de tempo na tramitación de pagamentos.

o Sensibilidade do persoal respecto o coidado do medio ambiente (reciclaxe)

Puntos febles

o Pouca transcendencia nos medios de comunicación.

o Escaso recoñecemento por parte da UDC. Propostas de mellora

o Buscar o procedemento para dar a coñecer á sociedade a actividade e resultados do servizo.


Páxina 46


CRITERIO 8: RESULTADOS NA SOCIEDADE


8.1. Coñece, comprende e ten en conta o servizo todos os medios ao seu alcance para satisfacer as necesidades e expectativas da sociedade e dos grupos de interese? 2

8.2. Coñece e analiza o servizo o impacto que ten a súa xestión na comunidade en xeral, en aspectos que non teñan relación directa coas súas competencias nin obrigas específicas tales como: • difusión de información relevante para a comunidade ou grupos de interese (a través de páxinas web ou

outros métodos) • mellora da calidade de vida do entorno • colaboración con outras organizacións (humanitarias, non gobernamentais) • impacto na educación, formación, nivel cultural • impacto nos niveis de emprego • actividades orientadas a reducir molestias e danos provocados polo seu funcionamento • utilización de enerxías alternativas e non contaminantes • conservación da enerxía • utilización de materiais reciclables • redución e eliminación de residuos • outros/as?

2

8.3. Utiliza o servizo algún sistema de recollida de información para analizar, comprender e mellorar o impacto e a valoración da súa xestión, por parte da comunidade, tales como: • recoñecementos recibidos polo servizo • número de empregos creados • información relevante difundida • outros/as?

1


Páxina 47

Resultados

Os resultados que se ofrecen seguidamente están baseados nos datos facilitados nas táboas e evidencias, e por outra banda na percepción subxectiva dos membros do CA e o persoal do servizo. 9.a. Resultados de carácter xeral.

Imaxe global do servizo: mellorable

Relación cos/cas usurarios/as: adecuada pero mellorable

Consecución de obxectivos: mellorables

Implicación do persoal e compromiso: adecuado

Comunicación xefatura-persoal: fluida

Toma de decisións: mellorable

Política e estratexia: mellorable

Mantemento de instalacións: falta de espazo

Aplicación das normas internas: mellorable a súa aplicación

Aprendizaxe específica: case inexistente

Instrumentos obxectivos de avaliación: inexistentes

9.b. Resultados económico-financeiros.

Execución orzamentaria: adecuado

Asignación de recursos: adecuado pero mellorable

Custo actividade-servizo: adecuado

Criterio 9 Resultados Chave


Páxina 48

Puntos fortes

o Aproveitamento dos recursos persoais e materiais.

o Implicación do persoal coas tarefas do servizo.

o Boa relación cos/coas usuarios/as do servizo.

o Comunicación fluida entre as distintas xefaturas e o persoal

o Boa relación entre o custo do servizo e a súa actividade Puntos febles:

o Falta de espazo.

o Ausencia dun manual de procedementos e responsabilidades.

o Escasez de cursos específicos para o persoal do servizo. Propostas de mellora:

o Mellora do espazo.


o Creación de instrumentos obxectivos de avaliación.

o Creación de cursos específicos para a materia económica-financeira.

o Mellora da relación cos/cas nosos/as usuarios/as.


Páxina 49


CRITERIO 9: RESULTADOS CHAVE


9.1. Mide o servizo a eficacia (se cumpre os obxectivos ou estándares especificados) e a eficiencia (ao menor custe posible) na prestación dos seus servizos e na xestión dos seus procesos máis importantes? 2

9.2. Mide o servizo esta eficacia e eficiencia analizando tanto a información de resultados de enquisas de satisfacción de clientes/as como dos indicadores de tempos de resposta para a realización de tramitacións ou outros similares?

2

9.3. Mide de forma continua o servizo o cumprimento dos obxectivos fixados? 2

9.4. Compáranse as medicións anteriores coas doutras unidades e organizacións e se formulan novos obxectivos de mellora? 1


Páxina 50

PUNTOS FORTES

o Bo trato do persoal servizo respecto dos/as usuarios/as, clientes/as e provedores/as, detectando as súas necesidades, suxestións e queixas.

o Boa comunicación cos servizos de carácter económico.

o Adaptación continua do persoal ás novas tecnoloxías favorecendo a comunicación cos/cas usuarios/as, clientes/as e provedores/as

o Curto período de tempo na tramitación de pagamentos.

o Sensibilidade do persoal respecto o coidado do medio ambiente (reciclaxe)

o Apoio e recoñecemento ás persoas do servizo.

o Creación dun correo electrónico para as suxestións, queixas e dúbidas dos/as usuarios/as.

o Coñecemento maioritariamente externo do servizo en canto a súa función como unidade que efectúa os pagamentos da UDC.

o Motivación do persoal en relación ao seu traballo e potenciación das relacións persoais.

o Predisposición a facilitar a información vía telemática aos/ás clientes/as e usuarios/as

o Implicación dos/as responsables na cultura da calidade.

o Accesibilidade respecto dos/as responsables do servizo.

o Fomento da comunicación, participación e intercambio de ideas do persoal.

o Información mensual da execución orzamentaria de gastos.

o Optimización de recursos.

o Aproveitamento dos recursos persoais e materiais.

o Implicación do persoal coas tarefas do servizo.

o Boa relación entre o custo do servizo e a súa actividade.

RESUMO DOS PUNTOS FORTES, PUNTOS FEBLES E DAS PROPOSTAS DE MELLORA


Páxina 51

PUNTOS FEBLES

o Ausencia dun manual de procedementos e responsabilidades.

o Escasez de cursos específicos para o persoal do servizo.

o Pouca transcendencia nos medios de comunicación.

o Escaso recoñecemento por parte da UDC.

o O descoñecemento absoluto que algún grupo da comunidade universitaria (en concreto os/as estudantes) ten do noso servizo.

o Necesidade de dar a coñecer á comunidade universitaria en xeral do funcionamento e labor do noso servizo.

o Non definición nun documento por escrito das funcións e dos procesos propios do servizo.

o Confusión das finalidades económico-administrativas coas funcións doutros servizos de carácter económico.

o Falta de indicadores sistemáticos e cuantificables que avalien a calidade do noso traballo.

o Falta de definición de estándares e indicadores que sirvan para avaliar o grao de cumprimento dos obxectivos do servizo.

o Falta de instalacións adecuadas (despachos, almacéns, arquivos, espazo, etc.) para o persoal.

o Inexistencia dun plan de evacuación das instalacións do edificio da Reitoría.

o Falta de espazo para o persoal e o arquivo da documentación do servizo.

o Inexistencia dun plan de formación específico e continuo para o persoal do servizo.


Páxina 52

PROPOSTAS DE MELLORA

o Mellora do espazo.


o Creación de instrumentos obxectivos de avaliación.

o Creación de cursos específicos para a materia económica-financeira.

o Mellora da relación cos/cas nosos/as usuarios/as.

o Buscar o procedemento para dar a coñecer á sociedade a actividade e resultados do servizo.

o Refundición da normativa económica interna da UDC.

o Creación dunha páxina web propia do servizo.

o Designación do/a coordinador/ra do sistema informático UNIVERSITAS XXI-ECONÓMICO

o Fomento da colaboración cos distintos servizos.

o Compra de novas cadeiras para o persoal.

o Definición nun documento por escrito das funcións e procesos chave do servizo.

o Dar a coñecer as funcións e os procesos chave do servizo a toda a comunidade universitaria.e aos/as nosos/as usuario/as externos.

o Realización de enquisas e utilización doutros mecanismos que poidan aportar indicadores da calidade e do traballo realizado.

o Elaborar unha carta do servizo.

o Elaboración de instrumentos que faciliten o desenvolvemento e creación dos procesos que realiza o servizo.

o Elaboración de indicadores que midan os resultados dos procesos e realizar comparanzas de procesos coas outras unidades económico-administrativas.

o Definición dun sistema de indicadores do grao de cumprimento dos obxectivos do servizo.

o Adquisición dun escáner.

o Formar grupos de mellora entre servizos.

o Mellora do procedemento de selección de persoal acorde coas necesidades do servizo.


Páxina 53

o Potenciación da formación específica e informática do persoal do servizo.

o Facilitar ao SXF dunhas instalacións adecuadas para poder desenvolver o seu traballo.

o Desenvolvemento dunha planificación estratéxica do servizo conforme á visión e valores.

o Elaboración dun manual de recopilación de procedementos de carácter económico.

o Continuación da aprendizaxe no uso das novas tecnoloxías por parte do persoal do servizo.


Páxina 54

Evidencia núm. 1 : Lei 11/1989, do 20 de xullo, de ordenación do sistema universitario de Galicia (DOG de16 de agosto)

Evidencia núm. 2 : Estatutos da UDC (Decreto 101/2004, do 13 de maio, DOG de 26 de maio)

Evidencia núm. 3 : Extracto da páxina web da UDC da relación de departamentos da Universidade

Evidencia núm. 4 : Extractos da páxina web da UDC do número de estudantes, profesores e PAS da Universidade Evidencia núm. 5 : Extracto da Memoria da RPT de 2005 que fai referencia ao cambio de denominación do servizo

Evidencia núm. 6 : Orde de 27/10/1989, pola que se establece o cadro inicial de persoal da UDC e se delega atribucións no seu Reitor

Evidencia núm. 7 : Resolución de 11/10/1991, pola que se fan públicas as relacións de postos de traballo do persoal funcionario e laboral de administración e servizos

Evidencia núm. 8 : Resolución de 25/11/1992, pola que se actualizan as relacións de postos de traballo do persoal funcionario e laboral de administración e servizos

Evidencia núm. 9 : Resolución de 11/05/1995, pola que se actualizan as relacións de postos de traballo do PAS

Evidencia núm. 10 : Resolución de 08/08/2000, pola que se fai pública a relación de postos de traballo do persoal funcionario de administración e servizos da UDC

Evidencia núm. 11 : Resolución de 26/08/2003, pola que se fai pública a relación de postos de traballo do persoal funcionario e laboral de administración e servizos. E extracto do cadro do persoal do Servizo de Contabilidade

Evidencia núm. 12 : Memoria da RPT do PAS da UDC 2005, pola que se fai pública a relación de postos de traballo do persoal funcionario e laboral de administración e servizos. E Resolución de 2/08/2005, pola que se fai pública a RPT de PAS desta universidade

RELACIÓN DE EVIDENCIAS


Páxina 55

Evidencia núm. 13 : Número de posto de traballo na RPT, denominación do posto, e relación nominativa do persoal que traballou no Servizo de Contabilidade/Xestión Financeira dende a súa creación ata a actualidade

Evidencia núm. 14 : Relación de persoal do Servizo de Xestión Financeira nos anos que se están a avaliar (2002-2006)

Evidencia núm. 15 : Listaxe de unidades administrativas do sistema informático UNIVERSITAS XXI-ECONÓMICO

Evidencia núm. 16 : Plano do Servizo de Xestión Financeira editado polo Servizo de Obras e equipamentos

Evidencia núm. 17 : Correo electrónico da UTC, con data do 01/04/2005, no que aparece unha relación dos servizos que van ser avaliados nesa anualidade

Evidencia núm. 18 : Convocatoria do “Curso de métodos de avaliación dos servizos da UDC”

Evidencia núm. 19 : Composición do CA do servizo

Evidencia núm. 20 : Convocatoria do “Obradoiro de Servizos na UDC: obradoiro práctico”

Evidencia núm. 21 : Acta da 1ª sesión ordinaria do CA do servizo



Evidencia núm. 24 : Modelo de enquisa aos/ás usuarios/as do servizo enviado á UTC

Evidencia núm. 25 : Ficha de previsións de gastos no orzamento de 2007 para o servizo

Evidencia núm. 26 : Lei orgánica 15/1999, de 13 de decembro, de protección de datos de carácter persoal (Resolución do 22 de setembro de 2003 pola que se crean e modifican ficheiros de datos de carácter persoal da UDC)

Evidencia núm. 27 : Nota interior da xefatura do servizo á Xerencia en relación co Centro de Documentación e Arquivo


Páxina 56

Ficha técnica do servizo

Limiar..........................................................................................................................1

Servizo de Xestión Financeira .................................................................................2

Dependencia ...........................................................................................................3

Evolución do servizo...............................................................................................4

Evolución da carga de traballo ................................................................................9

Sistemas informáticos ...........................................................................................11

Espazo de traballo .................................................................................................13

Comité de Autoavaliación: constitución e metodoloxía de traballo ........................14

Constitución..........................................................................................................14

Relación de integrantes do CA ..............................................................................15

Relación de sesións do CA....................................................................................15

Avaliación do servizo: criterios ................................................................................17

Criterio 1: Política e estratexia ..............................................................................17

Criterio 2: As persoas............................................................................................21

Criterio 3: Alianzas e recursos...............................................................................25

Criterio 4: Liderado...............................................................................................29

Criterio 5: Os procesos..........................................................................................32

Criterio 6: Resultados nos/as usuarios/as ou clientes/as .........................................35

Criterio 7: Resultados nas persoas do servizo ........................................................39

Criterio 8: Resultados na sociedade .......................................................................44

Criterio 9: Resultados chave..................................................................................47

Resumo dos puntos fortes, puntos febles e das propostas de mellora .....................50

Puntos fortes .........................................................................................................50

Puntos febles.........................................................................................................51

Propostas de mellora .............................................................................................52

Relación de evidencias ..............................................................................................54

ÍNDICE

II Plan de Calidade das Universidades Táboas do Servizo de Xestión Financeira

Páxina 1




AAANNNEEEXXXOOO III

TTTÁÁÁBBBOOOAAASSS


Páxina 2

0. INTRODUCIÓN

TÁBOA 1. DATOS XERAIS DA UNIVERSIDADE DA CORUÑA Universidade da Coruña

curso avaliado

Datos xerais da universidade 01/02 02/03 03/04 04/05 05/06

Número de centros de ensinanza 24 24 25 25 25

Número de Departamentos 43 43 43 44 44

Número de Institutos de Investigación 5 5 6 6 6:

Nº de outras Entidades Específicas - - - - -

Número de Servizos* Universitarios - - - - 40

Total de estudantes en titulacións de ciclo corto 11502 11527 11577 11204 10708

Total de estudantes en titulacións de ciclo largo 13853 13498 12993 12226 11688

Total de estudantes en titulacións de 2º ciclo 378 391 403 582 571

Total de estudantes de 3º ciclo1 770 832 836 778 841

Total de estudantes de doutorado2 855 981 1045 1080 1037

Total de Persoal Académico 1201 1206 1215 1326 1369

Total do Persoal de Administración e Servizos 659 729 693 769 759

Total de superficie construída da universidade3 2665,70 16768 18576,82 5643,08 7298,55 Ingresos da universidade (presuposto liquidado a 31 decembro)4 88.095.103,33 90.991.241,40 86.741.388,88 101.904.412,25 107.649.769,64

Inversións anuais da universidade45 20.413.627,57 27.360.417,13 23.257.469,71 19.968.367,17 24.366.047,85

*Servizo é a unidade administrativa de xestión, poden ser xerais da universidade, de campus, de centro ou de departamento.

1 Alumnado matriculado nos programas de doutorado 2 Alumnado matriculado e alumnado acreditado nos programas de doutorado. Do curso académico 2000/2002 non se teñen datos do alumnado acreditado. 3 m2

4 Estes datos danse por ano natural. Correspondencias: curso académico 2002-2003 ano 2002, curso académico 2003-2004 ano 2003, curso académico 2004-2005 ano 2004, curso académico 2005-2006 ano 2005 e curso académico 2006-2007 ano 2006. 5 Datos referidos ao capítulo VI do estado de ingresos do orzamento “Inversións Reais”


Páxina 3

TÁBOA 2. DATOS XERAIS DO SERVIZO Nome do Servizo:

Servizo de Xestión Financeira Ano avaliado

Unidades do Servizo 2002 2003 2004 2005 2006

Nº de unidades ou subunidades 3 3 3 3 3

Nº de puntos de servizo 1 1 1 1 1

Persoas do Servizo 2002 2003 2004 2005 2006

Funcionarios 12 14 14 14 14

Laborais - - - - -

Contratados temporais - - - - -

Bolseiros e outros - - - - -

Custe do persoal do servizo 328.859 379.645 387.392 395.298 403.366

Usuarios 2002 2003 2004 2005 2006 Nº de usuarios potenciais 60.000 61.000 62.000 63.000 64.739 Nº de usuarios activos 25.000 26.000 27.000 28.000 29.000 Tipo de usuarios a) Alumnos de 1ª ciclo 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 b) Alumnos de 2º ciclo 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 d) Alumnos de 3º ciclo e posgrao 750 750 1.000 1.150 1.250 e) Alumnos de doutorado, títulos propios e cursos diversos 2.150 2.150 2.150 2.322 2.613 d) PAS 729 693 769 759 765 e) Persoal docente e investigador 1.200 1.215 1.326 1.369 1.372 f) Outros (proxectos de gastos e ingresos) 13.171 14.192 14.755 15.400 16.000

Orzamento de ingresos do servizo 2002 2003 2004 2005 2006

Total de ingresos propios xerados polo servizo

Total de ingresos de achega externa ao servizo

a) Doazóns

b) Subvenciones

c) Orzamento da Universidade

d) Outros conceptos

Dado que este servizo está encadrado orgánica e funcionalmente na Xerencia, e polo tanto non xestiona ingresos propio; aínda que este servizo contabiliza todos os ingresos orzamentarios e non orzamentarios.

Total ingresos Orzamento de gastos do servizo 2002 2003 2004 2005 2006

Gasto en persoal

Gasto corrente

Gasto de inversións

Gasto de mantemento

Outros gastos

Do mesmo xeito este servizo non ten créditos específicos para os seus gastos, participando dos créditos da Xerencia.

Total gastos


Páxina 4

3. PERSOAS TÁBOA 3. PERSOAS DO SERVIZO

Ano avaliado

Persoal por categorías 2002 2003 2004 2005 2006 Funcionarios A - - - - 3 Funcionarios B 4 4 4 3 - Funcionarios C 4 4 4 4 4 Funcionarios D 4 6 6 7 7 Funcionarios E Laborais I Laborais II Laborais III Laborais IV Laborais V Outros (especificar) Nº total de persoal adscrito ao servizo 12 14 14 14 14

Persoal por funcións 2002 2003 2004 2005 2006 Directivas 1 1 1 1 1 Técnicas 3 3 3 3 3 Técnicas / Auxiliares 4 4 4 3 3 Auxiliares 4 6 6 7 7 Nº total de persoal adscrito ao servizo 12 14 14 14 14 Persoal por tipo de contrato e dedicación 2002 2003 2004 2005 2006 Con contrato temporal - - - - - Nº de horas en contratos temporais - - - - - Con contrato fixo - - - - - Con contrato a tempo parcial - - - - - Con dedicación en xornada partida - - - - - Nº total de persoal adscrito ao servizo - - - - - Persoal por antigüidade no servizo 2002 2003 2004 2005 2006 Inferior ou igual a 5 anos 7 6 6 6 6 Entre 6-10 anos 4 6 5 3 3 Entre 11 e 15 anos 1 2 3 5 5 Igual ou superior a 16 anos - - - - - Nº total de persoal adscrito ao servizo 12 14 14 14 14 Persoal por idades 2002 2003 2004 2005 2006 Maior de 50 anos - - 1 5 5 Entre 30 e 50 anos 9 10 13 9 9 Inferior a 30 anos 3 4 - - - Nº total de persoal adscrito ao servizo 12 14 14 14 14 Nivel de titulación do persoal 2002 2003 2004 2005 2006 Licenciados 3 3 4 4 4 Diplomados 2 3 3 4 4 Formación Profesional 1 1 1 - - Bacharelato/COU 6 5 6 6 6 Graduado Escolar - - - - - Nº total de persoal adscrito ao servizo 12 14 14 14 14


Páxina 5

Formación interna do persoal 2002 2003 2004 2005 2006 Nº total de cursos ofertados ao persoal do Servizo 49 46 28 26 28 Nº total de asistentes a cursos - - 4 14 5 Nº de cursos específicos ofertados ao persoal do Servizo - - - 1 - Nº de asistentes a cursos de formación específicos - - - 14 - Nº de cursos xerais ofertados ao persoal do Servizo - - 24 25 28 Nº de asistentes a cursos de formación xerais - - 4 14 5 Nº total de tipos de cursos diferentes impartidos - - 3 4 2 Nº total de horas de formación recibida - - 170 163 135 Formación externa do persoal 2002 2003 2004 2005 2006 Nº total de cursos aos que se asistiu - - - - 2 Nº total de asistentes a cursos - - - - 2 Nº de tipos cursos diferentes aos que se asistiu - - - - 2 Nº total de horas de formación recibida - - - - 250 Sistemas de recoñecemento do desempeño do traballo (descrición e ano de implantación) 2002 2003 2004 2005 2006


Páxina 6

4. ALIANZAS E RECURSOS

TÁBOA 4a. ALIANZAS ano avaliado

Alianzas (acordos de colaboración interna e externa, descrición e ano de comezo) 2002 2003 2004 2005 2006

Servizo de Intervención X X X X X

Servizo de Persoal (retribucións, PAS, PDI) X X X X X

Servizo de Xestión Económica X X X X X

TÁBOA 4b. RECURSOS

Espazos 2002 2003 2004 2005 2006

Superficie útil total (m2) 325,54 m2 325,54 m2 325,54 m2 325,54 m2 325,54 m2

Superficie destinada ao persoal (m2) 133,96 m2 133,96 m2 133,96 m2 133,96 m2 133,96 m2

Superficie destinada ao usuario (m2) (incluído o Servizo de Intervención) 66,47 m2 66,47 m2 66,47 m2 66,47 m2 66,47 m2

Superficie de almacenamento de materiais (m2) 31,58 m2 31,58 m2 31,58 m2 31,58 m2 31,58 m2

Instalacións (las que procedan) 2002 2003 2004 2005 2006

Despachos 4 4 4 4 4

Salas de reunións - - - - -

Salas de seminarios - - - - -

Outros (almacén, arquivo…) 3 3 3 3 3

Equipamentos (mobiliario e outros) 2002 2003 2004 2005 2006

Mesas de oficina 13 13 13 13 13

Mesas auxiliares 17 17 18 19 19

Cadeiras de dirección 3 3 3 3 3

Cadeiras de contacto permanente 10 10 10 10 10

Cadeiras conferencias o colectivas 18 18 18 18 18

Bucks de mesa (caixoneiras) 20 20 20 20 20

Módulos de estantes 32 32 32 32 58

Encadernadoras 1 1 1 1 2

Grampadoras de gran capacidade (compartida co Servizo de Intervención) 1 1 1 1 1

Trades de gran capacidade (compartida co Servizo de Intervención) 1 1 1 1 1

Guillotina (compartida co Servizo de Intervención) 1 1 1 1 1


Páxina 7

Escaleiras (compartida co Servizo de Intervención) 1 1 1 1 1

Carriños (compartido co Servizo de Intervención) 1 1 1 1 1

Calefactores 5 5 6 6 7

Recursos informáticos e audiovisuais 2002 2003 2004 2005 2006

Ordenadores 13 13 14 14 14

Impresoras 10 10 10 10 10

Máquinas de escribir 2 2 2 2 2

Teléfonos 12 12 13 13 13

Ensobradoras 1 1 1 1 1

Fotocopiadoras (compartida co Servizo de Intervención) 1 1 1 1 1

Indicadores

Superficie destinada ao persoal/Nº de persoas - - - - -

Superficie destinada ao usuario/Nº usuarios - - - - -

Nº de persoas/Nº ordenadores 13/13 13/13 13/13 13/14 13/14

Nº de usuarios/Nº equipos audiovisuais - - - - -

Tempo medio de pago a provedores 1 mes e medio

– 2 meses

1 mes e medio

– 2 meses 1 mes de 15 a 20

días de 15 a 20

días


Páxina 8

5. PROCESOS

TÁBOA 5. PROCESOS POR TIPOLOXÍA

PROCESOS CHAVE CANDO SE

EXECUTA A ACCIÓN

EXISTENCIA DE

MANUAL? ETAPAS DE EXECUCIÓN RESPONSABLE

DE ETAPA

DATA OU PERÍODO DE

EXECUCIÓN DE ETAPA

Trámites sobre a elaboración do orzamento anualmente normas orzamentarias

- reunións coa Vicerreitoría de Estratexia e Planificación Económica e coa Xerencia

- informes do sistema informático UNIVERSITAS XXI-ECONÓMICO

- reunións coas distintas unidades administrativas

xefe do SXF/ xefes/as de sección novembro

Trámite de carga do orzamento anualmente normas orzamentarias

- carga no sistema informático UNIVERSITAS XXI-ECONÓMICO

- comunicación aos distintos centros de gasto e unidades administrativas

xefe do SXF/ xefes/as de sección xaneiro

Execución orzamentaria (modificacións de crédito) anualmente normas orzamentarias

- solicitude - documento RC - fiscalización - aprobación - comunicación

Sección de Orzamentos 1 día

Control orzamentario (informes mensuais) mensualmente normas orzamentarias

- solicitude de informe por Xerencia e a Vicerreitoría de Estratexia e Planificación Económica

- emisión polo sistema informático UNIVERSITAS XXI-ECONÓMICO

- envío

Sección de Orzamentos final de mes


Páxina 9

Cerramento do exercicio decembro/ xaneiro

instrucións de Xerencia

segundo determine a Instrución de cerramento do exercicio correspondente

persoal do SXF 2 meses

Incorporación de crédito xaneiro/febreiro instrucións de Xerencia

segundo determine a Instrución de incorporación do exercicio correspondente


Liquidación do orzamento 1º semestre do ano

normas orzamentarias

- depuración de saldos - relación de pendentes de ingreso e

pendentes de pagamento - obtención de remanente afectado e non

afectado - resultado da liquidación


Contabilización do estado de ingresos diariamente normas orzamentarias

- apunte contable da Sección de Tesouraría

- aplicación ao estado de ingresos - documento xustificante de ingresos

Sección de Orzamentos 3-4 días

Emisión de facturas ou cargos previa solicitude instrucións da Xerencia

- solicitude - revisión previa da documentación - emisión de factura ou cargo - sinatura do Xerente - comunicación

Sección de Orzamentos 3-4 días

Contabilidade financeira de ingresos realizada a

contabilización orzamentaria

normas contables

- equivalencia de aplicacións orzamentarias e contas do Plan de Contabilidade Pública

- contabilización en bloque de ingresos orzamentarios

Sección de Orzamentos

2 meses aprox.

Tramitación de devolución de ingresos indebidos previa solicitude/ de oficio


- solicitude ou de oficio polo servizo - comprobación no sistema informático

UNIVERSITAS XXI-ECONÓMICO - documento PMP - fiscalización - pagamento

persoal do SXF 15 días


Páxina 10

Creación, mantemento e actualización da base de datos de terceiros do programa informática UNIVERSITAS XXI-ECONÓMICO

previa solicitude circular da Xerencia

- solicitude - comprobación de datos - rexistro no sistema informático

UNIVERSITAS XXI-ECONÓMICO - arquivo manual

Sección de Contabilidade 1 día

Contabilización de nómina e seguridade social (capítulos I e IV) mensualmente instrucións

- traslado de nómina e seguridade social polo Servizo de Retribucións

- comprobación da existencia de crédito - contabilización (elaboración de

documentos contables) - fiscalización - pagamento

Sección de Contabilidade 2-3 días

Tramitación de anticipos de nómina previa solicitude normas orzamentarias

- solicitude polo/a interesado/a - informe e certificación do Servizo de

Retribucións - elaboración do documento contable PMP- fiscalización - pagamento


Tramitación de embargos e retencións (xudiciais e administrativas)

comunicación dun organismo

oficial


- solicitude - comprobación - apunte no sistema informático

UNIVERSITAS XXI-ECONÓMICO - comunicación

Sección de Contabilidade 1 día

Contabilización de expedientes de gasto (contratación laboral capítulo VI)

previa solicitude do Servizo de

PAS

instrucións da Xerencia

- solicitude do Servizo de PAS ou o Servizo de PDI

- comprobación da existencia de crédito - contabilización (elaboración de

documentos contables) - fiscalización - comunicación



Páxina 11

Contabilidade financeira de gastos Realizada a

contabilización orzamentaria

normas contables

- equivalencia de aplicacións orzamentarias e contas do Plan de Contabilidade Pública

- contabilización en bloque de gastos orzamentarios

Sección de Contabilidade

2 meses aprox.

Declaracións fiscais (modelos: 111, 115, 180, 190, 216, 296, 300, 349, 390)

mensualmente trimestralmente

anualmente

normativa tributaria

- liquidación do imposto - modelo fiscal - documento contable PMP - fiscalización - pagamento

SXF 2-3 días

Arquivo de documentación económica diariamente non Rematado o trámite económico-

administrativo arquívase manualmente por número de documento contable

persoal do SXF periodicamente

Propostas de pagamento diariamente normas orzamentarias

- documentos ADO/O fiscalizados - proposta provisional de pago - punteo de documentos contables coa

proposta - proposta definitiva

Sección de Tesouraría 1 día

Ordes de pagamento diariamente normas orzamentarias

- recollida da proposta definitiva - fiscalización - orde de pagamento ás entidades

financeiras - pagamento polas entidades financeiras


Anticipos de caixa fixa (ACF) – Servizos Centrais autorización de Xerencia


- solicitude - autorización - pagamento - conta xustificativa - fiscalización - contabilización

Sección de Tesouraría 2 días


Páxina 12

Pagos en moeda estranxeira autorización de Xerencia

instrucións de Xerencia

- solicitude - comprobación - autorización - pagamento - conta xustificativa - fiscalización - contabilización

Sección de Tesouraría 2-3 días

Declaracións INTRASTAT (de comercio intracomunitario) mensualmente normativa fiscal

- relación de facturas pagadas a provedores/as comunitarios

- elaboración do modelo fiscal 349 - declaración INTRASTAT


Conciliación das contas bancarias diariamente

semanalmente mensualmente


- información de entidades bancarias - punteo do libro de caixa - conciliación de saldos


Contabilización e devolución de fianzas

previa solicitude do Servizo de

Xestión Económica


- solicitude - comprobación de documentación - elaboración de xustificantes de ingreso -

prestación de fianza - elaboración de documento contable PMP- devolución de fianza

Sección de Tesouraría 1-2 días

Alta de terceiros estranxeiros en el sistema informático UNIVERSITAS XXI-ECONÓMICO previa solicitude circular da

Xerencia

- solicitude - comprobación de datos - rexistro no sistema informático



Contabilidade financeira dos ingresos non orzamentarios diariamente normas orzamentarias

- apunte contable da Sección de Tesouraría

- aplicación ao estado de ingresos - documento xustificante de ingresos



Páxina 13

PROCESOS DE SOPORTE CANDO SE

EXECUTA A ACCIÓN

EXISTENCIA DE

MANUAL? ETAPAS DE EXECUCIÓN RESPONSABLE

DE ETAPA

DATA OU PERÍODO DE

EXECUCIÓN DE ETAPA

Atención ao público diariamente non - solicitude - trámite interno - contestación

persoal do SXF diariamente

Contestación a solicitudes de información diariamente non - solicitude - trámite interno - contestación

persoal do SXF diariamente

Emisión de certificacións de execución orzamentaria de actividades investigadoras previa solicitude non

- solicitude polo/a investigador/ra - informes do sistema informático

UNIVERSITAS XXI-ECONÓMICO - borrador do informe - emisión do certificado - sinatura do/a xerente - comunicación

posto base da xefatura do SXF 4 días

Actualización de táboas do sistema informático UNIVERSITAS XXI-ECONÓMICO previa solicitude manual de

procedemento

- solicitude - alta no sistema informático

UNIVERSITAS XXI-ECONÓMICO - comunicación telefónica

posto base da xefatura do SXF 1 día

Compulsa de documentación económica da UDC previa solicitude Non

- solicitude - fotocopia dos documentos solicitados - compulsa por parte do xefe do SXF - envío ou recollida

xefe do SXF 1 día


Páxina 14

Reintegro de remanentes de investigación ao Ministerio de Educación, Cultura e Deporte previa solicitude normas

orzamentarias

- informe ou certificación económica previa

- solicitude - modelo oficial de reintegro de

subvencións - documento contable - pago directo - fiscalización - comunicación

posto base da xefatura do SXF periodicamente

Arquivo de convenios de contido económico

segundo o envío do Servizo de Programas e Convenios

non

- chegada do convenio - comprobación dos compromisos

económicos - rexistro no sistema informático


posto base da xefatura do SXF 1 día

Contabilización de reintegros previa solicitude normas orzamentarias

- solicitude previa - ingreso en conta - comunicación - elaboración do documento de reintegro - fiscalización


Seguro escolar anualmente normas orzamentarias

- envío da liquidación do Servizo Informático de Xestión

- formalización en ingresos normalizados - elaboración do TC1 - elaboración do PMP - fiscalización - pagamento



Páxina 15

6. RESULTADOS NOS/AS CLIENTES/AS

ano avaliado

Indicadores 2002 2003 2004 2005 2006

Nº de días de apertura (anual) 246 246 247 246 246

Nº de horas de apertura semanal 35 35 35 35 35

Número de clientes/as ou usuarios/as 25.000 26.000 27.000 28.000 29.000

Número de baixas voluntarias (se procede) - - - - -

Nº de felicitacións recibidas - - - - -

Premios ou distincións conseguidas - - - - -

Nº de entrevistas persoais con clientes/as ou usuarios/as 3.600 aprox.

3.600 aprox.

2.300 aprox.

1.800 aprox.

1.000 aprox.

Nº de incidencias, queixas e reclamacións - - - - -

Tempo de resposta medio ás queixas e reclamacións - - - - -

Nº de rectificacións realizadas/nº de queixas - - - - -

Nº suxestións postas en marcha/total de suxestións - - - - -


Páxina 16

7. RESULTADOS NAS PERSOAS

ano avaliado

Indicadores 2002 2003 2004 2005 2006

Nº medio de cursos por persoa - - - - -

Nº de persoas que non participaron en actividades de formación - - - - -

Nº de grupos de mellora desenvolvidos dentro do servizo - - - - -

Nº de grupos de mellora desenvolvidos con outros servizos - - - - -

Grado de participación na resposta a enquisas de satisfacción - - - -

Nº de iniciativas ou suxestións por persoa - - - - -

Nº total de iniciativas ou suxestións do servizo - - - - -

Nº medio de anos de permanencia no lugar de traballo 7 8 9 10 11

Nº de persoas que promocionan dentro do servizo Concursos internos

Grado de absentismo laboral Baixo

Nº de queixas realizadas por el persoal - - - - -

Demandas de emprego rexistradas - - - - -

Tipo e cantidade de recoñecementos outorgados ao persoal do Servizo - - - - -

Medidas de prevención de riscos - - - - -

Nº de accidentes e cobertura de responsabilidade - - - - -


Páxina 17

8. RESULTADOS NA SOCIEDADE

ano avaliado

Indicadores 2002 2003 2004 2005 2006

Distincións e premios recibidos - - - - -

Cobertura de medios de comunicación - - - - -

Recoñecementos explícitos recibidos polo servizo - - - - -

Número de queixas realizadas polos/as usuarios/as - - - - -

Número de incidentes relacionados coa saúde laboral - - - - -


Páxina 18

9. RESULTADOS CHAVE

ano avaliado

Indicadores 2002 2003 2004 2005 2006

Volume da actividade 85% 85% 85% 85% 85%

Taxa de aproveitamento da capacidade do servizo 85% 85% 85% 85% 85%

Grado de consecución dos obxectivos propostos 70% 70% 70% 70% 70%

Termo medio dos procesos clave - - - - -

Grado de manualización dos procesos chave 30% 30% 25% 25% 25%

Grado de mecanización dos procesos 70% 70% 75% 75% 75%

Custe medio de los servizos (por servizo)

Aforro producido nos servizos pola introdución de programas ou a mellora da capacidade (por servizo)

% de gastos de persoal sobre o total de gastos

% de los gastos de inversión nova sobre o total de gastos

% de los gastos de bens e servizos (capítulo II) sobre el total

% de presuposto destinado a melloras

% de gasto fixos / gastos totais

Grado de adecuación entre o orzamento planificado e liquidado

Este servizo non ten créditos específicos

para os seus gastos, participando dos créditos da Xerencia.

Tempo medio de resposta e solución a queixas - - - - -





AAANNNEEEXXXOOO IIIIII

EEENNNQQQUUUIIISSSAAA DDDOOO SSSEEERRRVVVIIIZZZOOO DDDEEE XXXEEESSSTTTIIIÓÓÓNNN

FFFIIINNNAAANNNCCCEEEIIIRRRAAA EEE

RRREEESSSUUULLLTTTAAADDDOOOSSS


Páxina 1




RRREEESSSUUULLLTTTAAADDDOOOSSS DDDAAA EEENNNQQQUUUIIISSSAAA DDDEEE SSSAAATTTIIISSSFFFAAACCCIIIÓÓÓNNN

DDDOOO SSSEEERRRVVVIIIZZZOOO DDDEEE XXXEEESSSTTTIIIÓÓÓNNN

FFFIIINNNAAANNNCCCEEEIIIRRRAAA


Páxina 2

FICHA TÉCNICA: Nome do servizo: Servizo de Xestión Financeira. Número de preguntas da enquisa: 26. Escala: Likert.

1. Moi satisfactoria. 2. Satisfactoria. 3. Normal. 4. Pouco satisfactoria. 5. Nada satisfactoria.

Número de persoas que responden a enquisa: 94 persoas. Período de activación: desde 8/11/05 ata 25/11/05. Curso: 2005-2006.

DATOS DESCRITIVOS DA ENQUISA: GRUPO DE USUARIOS AOS QUE PERTENCE:

Estatísticos

Usuarios do servizo.8410

VálidosPerdidos

N

Usuarios do servizo.

3 3,66 7,1

74 88,11 1,2

84 100,01094

PASProfesoresEstudantesInvestigadoresTotal

Válidos

SistemaPerdidosTotal

FrecuenciaPorcentaxe

válida


Páxina 3



InvestigadoresEstudantes

ProfesoresPAS

Por

cent

axe

100

80

60

40

20

0

FORMA DE RELACIONARSE CO SERVIZO:

Estatísticos

Forma de relacionarse co servizo.3955

VálidosPerdidos

N

Forma de relacionarse co servizo.

19 48,77 17,91 2,64 10,37 17,91 2,6

39 100,05594

No propio servizoPor teléfonoPor correo internoMediante un escritoFax/e-mailOutraTotal

Válidos



válida


Páxina 4



OutraFax/e-mail

Mediante un escrito

Por correo interno

Por teléfono

No propio servizo

Por

cent

axe

60

50

40

30

20

10

0


Páxina 5

TÁBOA XERAL: Estatísticos

N

Válidos Perdidos

Media

Mediana

Moda

Desv. típ.

Coñecemento das funcións do servizo

68 26 2,16 2,00 1 1,045

Información por parte do persoal das prestacións e/ou funcións do servizo

59 35 2,46 3,00 3 1,194

Grao de confianza e seguridade nas prestacións que ofrece o servizo

52 42 2,71 3,00 3 ,997

Información que ofrece o servizo do seu organigrama

47 47 2,40 2,00 3 1,155

Facilidade para identificar ao persoal clave para as consultas

52 42 2,50 3,00 3 1,129

Facilidade para contactar co persoal clave do servizo

54 40 2,61 3,00 3 1,106

Profesionalidade do servizo 44 50 3,09 3,00 3 ,984 Capacidade de xestión e resolución do persoal do servizo

44 50 3,00 3,00 3 ,889

Resposta ás necesidades dos/das usuarios/as

50 44 2,90 3,00 3 1,035

Tempo de resposta ás solicitudes feitas ao servizo

45 49 2,80 3,00 3 ,919

Solución dos problemas dos/as usuarios/as por parte do servizo

45 49 2,89 3,00 3 1,005

Contestación por parte do persoal a dúbidas e/ou problemas non relacionados coas funcións propias do servizo

41 53 2,76 3,00 3 ,969

Amabilidade do persoal do servizo 49 45 3,14 3,00 3 1,137 A comunicación entre as persoas do servizo e os/as usuarios/as

47 47 3,00 3,00 3 1,103

A comunicación telefónica cos usuarios

40 54 2,85 3,00 3 ,921

Dispoñibilidade do persoal no horario de atención

47 47 2,89 3,00 3 1,068

Claridade na normativa e impresos do servizo

45 49 2,80 3,00 3 1,057

Axilidade na adaptación da normativa do servizo

39 55 2,90 3,00 3 ,940

Facilidade para obter a normativa do servizo

41 53 2,68 3,00 3 1,105

Información da documentación que se debe enviar ao servizo

49 45 2,78 3,00 3 1,006

Facilidade para acceder á documentación que se debe enviar ao servizo

48 46 2,85 3,00 3 ,989

Adecuación das instalacións e o seu mantemento

41 53 3,00 3,00 3 ,894

Tratamento e resolución das queixas e suxestións

38 56 2,97 3,00 3 ,915

Tempo de resposta á resolución das queixas e reclamacións

40 54 2,93 3,00 3 ,997

Imaxe que ofrece o servizo 49 45 3,06 3,00 3 ,944 Valoración global do servizo 50 44 2,82 3,00 3 ,983


Páxina 6

FRECUENCIAS, PORCENTAXES E REPRESENTACIÓN GRÁFICA (POR CADA ÍTEM) (VALORACIÓN POLO PAS):


23 33,819 27,919 27,9

6 8,81 1,5

68 100,02694

Moi satisfactoriaSatisfactoriaNormalPouco satisfactoriaNada satisfactoriaTotal

Válidos



válida



Nada satisfactoriaPouco satisfactoria

NormalSatisfactoria

Moi satisfactoria

Por

cent

axe

40

30

20

10

0


Páxina 7

Información por parte do persoal das prestacións e/oufuncións do servizo

17 28,812 20,319 32,2

8 13,63 5,1

59 100,03594


Válidos



válida

Información por parte do persoal das prestación

Información por parte do persoal das prestacións e/ou funcións do se


NormalSatisfactoria

Moi satisfactoria

Por

cent

axe

40

30

20

10

0


Páxina 8

Grao de confianza e seguridade nas prestacións que ofreceo servizo

8 15,410 19,224 46,2

9 17,31 1,9

52 100,04294


Válidos



válida

Grao de confianza e seguridade nas prestación

Grao de confianza e seguridade nas prestacións que ofrece o serviz


NormalSatisfactoria

Moi satisfactoria

Por

cent

axe

50

40

30

20

10

0


Páxina 9


13 27,712 25,514 29,8

6 12,82 4,3

47 100,04794


Válidos



válida




NormalSatisfactoria

Moi satisfactoria

Por

cent

axe

40

30

20

10

0


Páxina 10


13 25,011 21,219 36,5

7 13,52 3,8

52 100,04294


Válidos



válida

Facilidade para identificar ao persoal clave



NormalSatisfactoria

Moi satisfactoria

Por

cent

axe

40

30

20

10

0


Páxina 11


10 18,515 27,817 31,510 18,5

2 3,754 100,04094


Válidos



válida

Facilidade para contactar co persoal clave



NormalSatisfactoria

Moi satisfactoria

Por

cent

axe

40

30

20

10

0


Páxina 12

Profesionalidade do servizo

3 6,86 13,6

23 52,38 18,24 9,1

44 100,05094


Válidos



válida




NormalSatisfactoria

Moi satisfactoria

Por

cent

axe

60

50

40

30

20

10

0


Páxina 13

Capacidade de xestión e resolución do persoal do servizo

3 6,86 13,6

25 56,88 18,22 4,5

44 100,05094


Válidos



válida

Capacidade de xestión e resolución do persoa

Capacidade de xestión e resolución do persoal do servizo


NormalSatisfactoria

Moi satisfactoria

Por

cent

axe

60

50

40

30

20

10

0


Páxina 14


7 14,06 12,0

24 48,011 22,0

2 4,050 100,04494


Válidos



válida




NormalSatisfactoria

Moi satisfactoria

Por

cent

axe

60

50

40

30

20

10

0


Páxina 15

Tempo de resposta ás solicitudes feitas ao servizo

3 6,713 28,921 46,7

6 13,32 4,4

45 100,04994


Válidos



válida

Tempo de resposta ás solicitudes

Tempo de resposta ás solicitudes feitas ao serv


NormalSatisfactoria

Moi satisfactoria

Por

cent

axe

50

40

30

20

10

0


Páxina 16

Solución dos problemas dos/as usuarios/as por parte doservizo

3 6,712 26,721 46,7

5 11,14 8,9

45 100,04994


Válidos



válida

Solución dos problemas dos/as usuario

Solución dos problemas dos/as usuarios/as por parte do


NormalSatisfactoria

Moi satisfactoria

Por

cent

axe

50

40

30

20

10

0


Páxina 17

Contestación por parte do persoal a dúbidas e/ou problemasnon relacionados coas funcións propias do servizo

4 9,811 26,819 46,3

5 12,22 4,9

41 100,05394


Válidos



válida

Contestación por parte do persoa

Contestación por parte do persoal a dúbidas e/o


NormalSatisfactoria

Moi satisfactoria

Por

cent

axe

50

40

30

20

10

0


Páxina 18

Amabilidade do persoal do servizo

5 10,27 14,3

19 38,812 24,5

6 12,249 100,04594


Válidos



válida




NormalSatisfactoria

Moi satisfactoria

Por

cent

axe

50

40

30

20

10

0


Páxina 19

A comunicación entre as persoas do servizo e os/asusuarios/as

4 8,511 23,418 38,3

9 19,15 10,6

47 100,04794


Válidos



válida

A comunicación entre as persoas do servizo e os/as usuarios/a

A comunicación entre as persoas do servizo e os/as usuarios/as


NormalSatisfactoria

Moi satisfactoria

Por

cent

axe

50

40

30

20

10

0


Páxina 20


3 7,510 25,018 45,0

8 20,01 2,5

40 100,05494


Válidos



válida




NormalSatisfactoria

Moi satisfactoria

Por

cent

axe

50

40

30

20

10

0


Páxina 21


5 10,611 23,418 38,310 21,3

3 6,447 100,04794


Válidos



válida

Dispoñibilidade do persoal no horario



NormalSatisfactoria

Moi satisfactoria

Por

cent

axe

50

40

30

20

10

0


Páxina 22


7 15,67 15,6

21 46,78 17,82 4,4

45 100,04994


Válidos



válida

Claridade na normativa e impresos



NormalSatisfactoria

Moi satisfactoria

Por

cent

axe

50

40

30

20

10

0


Páxina 23


4 10,35 12,8

23 59,05 12,82 5,1

39 100,05594


Válidos



válida

Axilidade na adaptación da normativ



NormalSatisfactoria

Moi satisfactoria

Por

cent

axe

70

60

50

40

30

20

10

0


Páxina 24


8 19,57 17,1

18 43,96 14,62 4,9

41 100,05394


Válidos



válida

Facilidade para obter a normativa



NormalSatisfactoria

Moi satisfactoria

Por

cent

axe

50

40

30

20

10

0


Páxina 25


7 14,38 16,3

25 51,07 14,32 4,1

49 100,04594


Válidos



válida

Información da documentación que se debe envi



NormalSatisfactoria

Moi satisfactoria

Por

cent

axe

60

50

40

30

20

10

0


Páxina 26

Facilidade para acceder á documentación que se debeenviar ao servizo

5 10,410 20,822 45,8

9 18,82 4,2

48 100,04694


Válidos



válida

Facilidade para acceder á documentació

Facilidade para acceder á documentación que se debe en


NormalSatisfactoria

Moi satisfactoria

Por

cent

axe

50

40

30

20

10

0


Páxina 27


2 4,98 19,5

21 51,28 19,52 4,9

41 100,05394


Válidos



válida

Adecuación das instalacións e o seu mantement



NormalSatisfactoria

Moi satisfactoria

Por

cent

axe

60

50

40

30

20

10

0


Páxina 28


1 2,611 28,916 42,1

8 21,12 5,3

38 100,05694


Válidos



válida

Tratamento e resolución das queixa



NormalSatisfactoria

Moi satisfactoria

Por

cent

axe

50

40

30

20

10

0


Páxina 29


3 7,59 22,5

19 47,56 15,03 7,5

40 100,05494


Válidos



válida

Tempo de resposta á resolución das queixa



NormalSatisfactoria

Moi satisfactoria

Por

cent

axe

50

40

30

20

10

0


Páxina 30

Imaxe que ofrece o servizo

3 6,19 18,4

21 42,914 28,6

2 4,149 100,04594


Válidos



válida




NormalSatisfactoria

Moi satisfactoria

Por

cent

axe

50

40

30

20

10

0


Páxina 31

Valoración global do servizo

5 10,013 26,019 38,012 24,0

1 2,050 100,04494


Válidos



válida




NormalSatisfactoria

Moi satisfactoria

Por

cent

axe

50

40

30

20

10

0


Páxina 32

COMENTARIOS: Observacións (máximo 250 caracteres): Por falta de información exacta sobre o que pode facer o servizo entran dudas e ás veces non se chega a contactar con el. Vese lonxano aos alumnos e non sabemos moi ben a utilidade que nós lle podemos sacar (que de seguro que a ten, e moita). Descoñecemento total da existencia deste servizo. Non coñezo este servizo.


Páxina 1




AAANNNEEEXXXOOO IIIIIIIII

EEENNNQQQUUUIIISSSAAA EEE RRREEESSSUUULLLTTTAAADDDOOOSSS AAAOOO PPPEEERRRSSSOOOAAALLL

DDDOOO SSSEEERRRVVVIIIZZZOOO DDDEEE XXXEEESSSTTTIIIÓÓÓNNN

FFFIIINNNAAANNNCCCEEEIIIRRRAAA


Páxina 2

A. ELEMENTOS FACILITADORES

COMPROMISO, APOIO E RECOÑECEMENTO ÁS PERSOAS DO SERVIZO

(1. LIDERAZGO)

Moi de acordo

De acordo

En desacordo

Moi en desacordo NS/NC

1. Podo observar un compromiso persoal dos meus xefes na mellora da calidade dos servizos 20% 60% 10% 10% -

2. Os meus xefes me axudan a poñer en marcha as miñas iniciativas para mellorar o traballo 20% 50% - 20% 10%

3. Cando introduzo unha mellora no meu traballo se me recoñece 10% 70% - 10% 10%

GRAO DE FORMALIZACIÓN, COMUNICACIÓN E PARTICIPACIÓN DO PERSOAL NA MELLORA

(2. POLÍTICA E ESTRATEXIA)

Moi de acordo

De acordo

En desacordo


4. Dispoño dun documento onde consten os obxectivos, cuantificados mediante indicadores, do meu lugar de traballo - 20% 20% 60% -

5. Nos obxectivos do meu lugar de traballo, prima a mellora da calidade dos servizos - 40% 30% 20% 10%

6. Os obxectivos do meu lugar de traballo, comunicáronseme correctamente 10% 30% 30% 30% -

7. Participei na definición dos obxectivos do meu lugar de traballo - 40% 30% 30% -

ADECUACIÓN DOS RECURSOS, GRAO DE EFICIENCIA, ADATACIÓN ÁS APLICACIÓNS

INFORMÁTICAS DO SERVIZO (4. ALIANZAS E RECURSOS)

Moi de acordo

De acordo

En desacordo


8. Dispoño dos recursos (espazo, informáticos, etc) necesarios para desenvolver correctamente o meu traballo 20% 40% 20% 20% -

9. Os recursos da miña unidade utilízanse de xeito eficiente - 60% 10% 30% -

10. As aplicacións informáticas que utilizo están ben adaptadas ás miñas necesidades e facilitan o traballo - 40% 20% 30% 10%

XESTIÓN E SEGUIMENTO DOS PROCESOS (5. PROCESOS)

Moi de acordo

De acordo

En desacordo


11. Os procesos que se xestionan no meu servizo están documentados 20% 40% 20% 20% -

12. Sei quen é o responsable de cada proceso 30% 30% 30% 20% -

13. Mídense periodicamente no servizo os indicadores de funcionamento dos procesos - 10% 30% 40% 20%

14. Prodúcese unha boa coordinación con outros servizos e unidades que interveñen nos mesmos procesos 10% 20% 40% 20% 10%

15. Os problemas soluciónanse atacando as causas e non só paliando os efectos - 30% 20% 40% 10%

16. Os procesos nos que participo son facilmente mellorables 40% 50% - - 10%


Páxina 3

B. RESULTADOS

PERCEPCIÓN DOS CLIENTES SOBRE O SERVIZO RECIBIDO

(6. RESULTADOS NOS CLIENTES)

Moi de acordo

De acordo

En desacordo


17. Os clientes do servizo cobren as expectativas inicialmente xeradas 10% 50% 30% 10% -

18. Os clientes teñen confianza e seguridade nas prestacións que ofrece o servizo 10% 50% 30% 10% -

19. O persoal que atende as consultas dos clientes está especialmente preparado 10% 60% 20% 10% -

20. O persoal chave para direcionar as consultas está suficientemente identificado 10% 30% 40% 20% -

21. A comunicación entre as persoas do servizo e os clientes é boa 10% 70% 10% 10% -

22. Existe un bo sistema de queixas e suxestións 10% 20% 30% 30% 10%

23. Ofrécese aos clientes do servizo a información adecuada respecto dos servizos que se ofrecen 10% 60% 10% 10% 10%

24. Os trámites e a documentación son sinxelos, claros e só os necesarios 10% 50% 20% 10% 10%

25. Son adecuadas as instalacións e o seu mantemento 20% 50% 10% 20% -

26. É correcta e adecuada a atención do servizo prestado 20% 60% 10% 10% -

PERCEPCIÓN DO SERVIZO SOBRE O SEGUEMENTO DO TRABALLO, FORMACIÓN,

PARTICIPACIÓN, COMUNICACIÓN, RECOÑECEMTNO E TRABALLO EN EQUIPO

(7. RESULTADOS NAS PERSOAS)

Moi de acordo

De acordo

En desacordo


27. O meu xefe fai un seguimento axeitado do meu traballo 20% 40% 30% 10% -

28. Recibo a información necesaria para desenvolver correctamente o meu traballo 10% 50% 30% 10% -

29. A formación que recibo inclúe temas de calidade - 30% 50% 10% 10%

30. Participo suficientemente nas decisión que afectan ao meu lugar de traballo - 60% 10% 20% 10%

31. A comunicación interna no servizo, funciona correctamente 10% 30% 30% 20% 10%

32. No servizo promóvese o traballo en equipo 10% 50% 20% 10% 10%

33. Existe un bo sistema de avaliación e recoñecemento do desempeño das miñas funcións laborais - 40% 30% 20% 10%


Páxina 4

PERCEPCIÓN DO SERVIZO SOBRE A ESTRUTURA, ORGANIGRAMA E CONDICIÓNS

Moi de acordo

De acordo

En desacordo


34. O meu servizo dispón dun organigrama claro e ben definido 20% 60% - 20% -

35. A descrición do meu lugar de traballo, onde constan as funcións e tarefas que teño asignadas, está formalizada nun documento

- 10% 40% 50% -

36. As cargas de traballo das persoas da miña unidade están ben distribuídas 10% 30% 40% 20% -

37. Existen no meu lugar de traballo as condicións de seguridade e hixiene apropiadas de seu 30% 40% 10% 20% -

38. Teño as condicións laborais, salario e beneficios apropiados ao traballo que desenvolvo 10% 70% - 10% 10%

PERCEPCIÓN QUE TEN O SERVIZO SOBRE O SEU IMPACTO NA SOCIEDADE

(8. RESULTADOS NA SOCIEDADE)

Moi de acordo

De acordo

En desacordo


39. O servizo dispón dun programa activo de relacións cos axentes sociais, tales como institucións, empresas, asociacións, colexios profesionais, outras universidades, etc, para conseguir un impacto cada vez máis claro e decisivo na sociedade

- 10% 40% 30% 20%

40. O servizo ten relación coas autoridades locais do entorno - 30% 30% 30% 10%

41. O servizo aporta solucións para a mellora do seu entorno - 30% 40% 10% 20%

42. Recoñécese ao servizo por ofrecer igualdade de oportunidades - 40% 20% 30% 10%

43. O servizo realiza actividades de tipo cultural e social con impacto no seu entorno inmediato e na localidade - 20% 40% 30% 10%

44. O servizo colabora con outros provedores de servizos 20% 40% 20% 10% 10%

45. Tense en conta a atención a grupos sociais necesitados - 10% 30% 30% 30%

46. Téñense en conta criterios de aforro de enerxía, materiais vírxenes e reciclados, redución e eliminación de residuos e embalaxes e o impacto no medio ambiente

10% 40% 30% 20% -

PERCEPCIÓN SOBRE O QUE ESTÁ A CONSEGUIR O SERVIZO EN RELACIÓN AOS SEUS

OBXECTIVOS E EXPECTATIVAS FORMULADAS (9. RESULTADOS CLAVES)

Moi de acordo

De acordo

En desacordo


47. A imaxe que ofrece o servizo responde ás expectativas agardadas - 60% 20% 10% 10%

48. O servizo desempeña as súas función de xeito adecuado ao que se agardaba - 60% 20% 10% 10%

49. O servizo posúe un adecuado uso das novas tecnoloxías - 50% 30% 20% -


Páxina 5

50. O servizo aproveita as oportunidades de innovación e aprendizaxe - 80% 10% 10% -

51. Percíbese unha cultura e estilo de liderado acorde coas súas finalidades - 60% 20% 10% 10%

52. Responden a política e estratexia do servizo ao seu papel como parte da universidade 10% 30% 20% 10% 30%

SEERRVVIIZZOO DDEE XXEESSTTIIÓÓNN FFIINNAANNCCEEIIRRAA · “Servizo de Xestión Financeira7”,...

Documents

Transcript of SEERRVVIIZZOO DDEE XXEESSTTIIÓÓNN FFIINNAANNCCEEIIRRAA · “Servizo de Xestión Financeira7”,...