Centro de Estudios Internacional de Educación Continua

Máster Integrado en Ciencias Gerenciales

Tecnología de la Información: Sistema Administrativo de Gestión Empresarial:

Umbrella Solutions, C.A.

Integrantes

Anyahelin Duarte C.I 19.407.142

Keyla Salinas C.I 14.584.777

Lariza Urbina C.I 7.922.932

Jesús Briceño C.I 15.588.231

Caracas, Julio de 2013

Índice.

Página 1 ……………………………………………………………………………………. Introducción

Página 2-3…………………………………………………………………………………….Umbrella Solutions, C.A. Concepto, Funcionamiento

Página 3-4……………………………………………………………………………………Proceso de Pago Reporte de

Boletos

Página 4 ……………………………………………………………………………………. Ventajas Para la Gerencia

Página 5……………………………………………………………………………………. Conclusión

Introducción.

La Tecnología es una herramienta fundamental en los tiempos que vivimos. Todo indica que será cada día más importante. Un Sistema de Información Gerencial le permite a la Gerencia conocer en cualquier momento cómo se encuentra la empresa, indispensable para la toma de decisiones conducentes al buen desempeño de la misma, es decir, a mejorar y mantener la productividad con la administración de los recursos disponibles: humanos y materiales. En este caso en particular, hablaremos un poco sobre Umbrella Solutions , C.A., herramienta creada para las empresas del sector turístico.

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Umbrella Solutions, C.A. : Solución Integral Para Empresas del Sector Turístico.

Software que permite, mediante la adecuación a las necesidades de cada empresa: Agencia de Viajes, Agencia de Viajes y Turismo, Mayorista de Turismo, Agencia Satélite; por la complejidad que conlleva administrar y mantener una estructura moderna y adecuada en base a los constantes requerimientos que enfrenta esta industria tanto a nivel nacional como a nivel internacional.

Funciona como un paraguas ( de allí su nombre ), ya que ampara bajo un mismo Sistema; toda la actividad de la Empresa. Tomemos como ejemplo una Agencia de Viajes y Turismo, cuya labor primordial es la reserva aérea, nacional e internacional, venta de Paquetes Turísticos Nacionales e Internacionales, cruceros, reservas de hoteles, vehículos, Seguro de Viajero. Muchas de estas actividades son posibles a través de los G.D.S. ( Global Distribution System ) ó Sistema de Distribución Global; entre los que se encuentra Amadeus, Sabre, Galileo, Worldspan, y K.I.U., por citar los más utilizados. También conocidos como Sistemas de Reservas Automatizadas ( A.R.S. Automated Reservations Systems ) o Sistemas Automatizados de Reservas. ( C.R.S. ) , Son propiedad de las principales líneas aéreas, compañías de alquiler de automóviles, hoteles y grupos, operados como empresas mixtas. Estos G.D.S. nos permiten crear archivos de clientes para , en caso de los clientes regulares, se facilita el uso de la información: Nombre y Apellido, Contactos Telefónicos, Números de Tarjetas de Viajero Frecuente ( para la acumulación de millaje a ser utilizado en upgrades, alojamiento o utilización de Salones V.I.P. a nivel mundial ).

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En este caso el Sistema es utilizado por Viatur Travel Service C.A., y muchas otras empresas del ramo. Por razones de seguridad empresarial, no se nos permite revelar mucha información sensible.

Umbrella Solutions, C.A., Es un Sistema integral Administrativo , que permite , de acuerdo al o a los Sistemas de Reservas Automatizadas que utilice la empresa, a través de interfaces, interconectar las diferentes unidades de la misma; para el diario quehacer: llevar el inventario de la boletería, por parte de la Gerente de la Empresa y de la Administradora, para la facturación: ( la información fiscal de los clientes naturales y jurídicos del S.E.N.I.A.T. está conectada para evitar errores de Cédulas, R.I.F., direcciones ) de los boletos por parte de los asesores de viajes ( Control de la Venta ) , en la medida en que se vayan emitiendo, y facilita el pago semanal de cada reporte de ventas, además permite la facturación exenta, en el caso de las rutas aéreas originadas en Porlamar y Punto Fijo ( Zonas Francas , libres de impuesto ) el contacto con soporte técnico, desde su implementación , y durante el día a día de la empresa, si hay algún inconveniente, existe un call center para la atención permanente y solución de problemas a la mayor brevedad.

A cada usuario se le crea una contraseña y acceso al Sistema , de acuerdo a su cargo y responsabilidad. Al estar en interfase con los Sistemas de reserva, facilita la Facturación por tener la información de cada boleto emitido ó anulado según sea el caso.

Esta solución administrativa permite a la Gerencia conocer en cualquier momento cuáles son sus cuentas por pagar, cuentas por cobrar, qué cliente tiene mejor desempeño, cuál asesor de viajes presenta mayores ventas en cualquiera de los ítems mencionados anteriormente. Conocer cuándo debe adquirir facturas nuevas, sobres y porta boletos, de acuerdo a los stocks mostrados en sistema. De acuerdo al movimiento de la empresa, saber si necesita más empleados o si lamentablemente debe reducir la nómina.

Proceso de Pago de Reporte Semanal de Boletos, realizado por la Administradora:

1.- La administradora imprime el reporte correspondiente, donde aparece cada boleto con su número de factura, la cual no aparece si se anula el mismo antes de facturar.

2.- Coteja esa información contra la forma de pago, para detectar si hay alguna factura pendiente y el por qué: Si está dentro del período de crédito, en caso de tenerlo, si el pago ha sido con tarjeta de crédito y fue procesado erróneamente o no, si hay que aplicar retenciones en caso de Clientes que sean Contribuyentes Especiales .

3.- Procede a elaborar las correspondientes Facturas de Comisión para cada aerolínea involucrada en cada reporte.

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4.- Debe verificar que el monto a pagar ( Que no incluye los pagos con Tarjetas de Crédito , ya que es otro proceso, son deducidos por cada banco, y se los reportan las entidades bancarias a cada aerolínea particularmente ) , esté disponible en la Cuenta Corriente dela Agencia en el Banco Mercantil , ya que en la fecha ya previamente determinada, según el Calendario B.S.P., será deducido dela misma, por el mismo; por ser el Agente liquidador del B.S.P. para la I.A.T.A. ( Asociación Internacional de Transporte Aéreo ), la Agencia de Viajes que no tenga disponible en cuenta el monto total del reporte a pagar, caería en default y sujeta a perder la licencia de operación, conocida como I.A.T.A.

El gerente debe estar al tanto de este proceso semanal, porque debe conocer cómo está la Cuenta Banco, cómo están los ingresos y ganancias de la empresa, el compromiso de la nómina, Seguro Social, Banavih, I.N.C.E., Impuesto Turístico del 1%, etc.; conocer la solvencia de la empresa.

Ventajas para la Gerencia: Le permite en cualquier momento conocer la situación de la Empresa, para planificar y afinar estrategias a corto mediano y largo plazo. Claro está, debe estar pendiente de lo que ocurre dentro, y fuera de la empresa: clima organizacional, entorno económico local, nacional e internacional, de lo que esté sucediendo en las demás empresas del ramo. Saber cómo se están desempeñando los colaboradores, cómo funcionan los procesos en la empresa, si hay que adquirir equipos de computadoras más actualizadas, porque influyen para bien o para mal en el buen desenvolvimiento de la empresa.

Por ejemplo, muchos de nuestros clientes adquirían Boletería desde Estados Unidos a Venezuela, y desde Europa a Venezuela, pero debido a los cambios en la Política Monetaria en Venezuela; las aerolíneas restringen este tipo de emisiones. Actualmente solo Santa Bárbara Airlines permite la emisión de boletos en Venezuela, originando en Miami, en clase ejecutiva y sujeto a confirmación por su parte. Por otra parte está el proceso de venta de un paquete turístico si es nacional, debe tener los impuestos al día, si es internacional, pagado en bolívares debe facturarse, si se paga en divisas, no lo facturamos, porque el S.E.N.I.A.T., dando cumplimiento a leyes venezolanas , no nos permite facturar en moneda diferente al Bolívar. El gerente debe estar preparado para tomar decisiones , el Sistema Administrativo le ayuda en ese sentido .

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Conclusión.

La economía mundial y local se encuentra en un momento sumamente volátil. El derrumbe económico a nivel europeo, la crisis económica de Estados Unidos, la particularidad de la Economía Venezolana, le exigen al Gerente actual estar enterado con inmediatez, para tomar decisiones en cualquier momento; para lo cual debe estar preparado y contar con las herramientas que así se lo permitan. La inversión en Tecnologías , no deben considerarse gastos, porque la competencia cada día es mayor y los rivales se encuentran a veces con más recursos que los hacen más competitivos y si queremos permanecer en el campo, debemos saber cómo hacerlo. Hay una diferencia entre una empresa y un negocio.