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Solicitud de Viaje

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Solicitud de Viaje | 1

Tabla de Contenido

Solicitud de Viaje .................................................................................................................................. 3

Elementos del proceso .................................................................................................................. 6

Registrar Solicitud de Viaje ................................................................................................. 6

Aprobar Solicitud de Viaje ................................................................................................. 7

¿Solicitud Aprobada? ............................................................................................................ 8

Enviar Notificación de Rechazo ......................................................................................... 9

Gestionar el Anticipo de Viaje ........................................................................................... 9

Notificar al Empleado ........................................................................................................... 11

Desembolsar Anticipo de Viaje ........................................................................................ 11

Registrar reservas ...................................................................................................................12

Notificar Reservaciones ...................................................................................................... 14

Comprar Tiquetes ................................................................................................................. 14

Notificar al Empleado ...........................................................................................................15

Reportar Gastos ......................................................................................................................16

Reporte de Gastos .............................................................................................................................. 17

Elementos del proceso ................................................................................................................. 17

Registrar Reporte de Gastos.............................................................................................. 17

Aprobar Reporte de Gastos .............................................................................................. 20

¿Aprobado? ..............................................................................................................................21

Revisar Políticas ......................................................................................................................21



¿Políticas Ok? .......................................................................................................................... 23

Registrar Gastos..................................................................................................................... 23

Participantes ......................................................................................................................................... 25



Solicitud de Viaje

Descripción

Este proceso inicia cuando un empleado presenta una solicitud de viaje a la

compañía. El empleado especifica la información referente al vuelo y determina si

son o no necesarios anticipos para gastos y reservación de hotel, para que

posteriormente el jefe revise esta información y apruebe o rechace la solicitud.

El Departamento Administrativo gestiona las reservas y anticipos requeridos así

como la compra de los tiquetes e informa los detalles y estado de cada

requerimiento al empleado. Al final del proceso, el subproceso de Reporte de

Gastos estará habilitado, allí el empleado debe registrar los gastos en los que

incurrió durante el viaje y su jefe inmediato deberá aprobar o rechazar dicho

reporte. Una vez aprobado, el Departamento Administrativo deberá comprobar si

los gastos reportados encajan dentro de las políticas de la compañía, y si lo hacen,

deberá finalmente, registrar los gastos.



Forma Global



Modelo de datos



Elementos del proceso

Registrar Solicitud de Viaje

Descripción

En esta actividad el solicitante debe llenar la forma de Registro de Solicitud de Viaje

ingresando la información referente al vuelo, así como de la reserva de hotel y

anticipos si son requeridos.

Ejecutantes

Solicitante

Duración

4 Horas

Acciones ejecutadas al entrar

Regla para establecer la fecha, solicitante y la ciudad origen basándose en la

ubicación del solicitante.

Acciones ejecutadas al salir

Regla para establecer el total del anticipo requerido



Forma

Aprobar Solicitud de Viaje

Descripción

El jefe del solicitante deberá revisar la Solicitud de Viaje y aprobarla, rechazarla o

solicitar cambios si lo considera necesario.

Ejecutantes

Jefe

Duración

4 Horas



Forma

¿Solicitud Aprobada?

Esta compuerta evalúa si la Solicitud de Viaje fue aprobada o rechazada por el

Jefe del solicitante

Condiciones de la compuerta

Si: La solicitud fue aprobada

No: La solicitud fue rechazada

Cambios Requeridos: Es necesario realizar cambios a la solicitud.



Enviar Notificación de Rechazo

Descripción

Se envía un correo electrónico al solicitante notificando el rechazo de su solicitud

Script

Estimado <TravelRequest.Applicant.fullName>, Su Jefe

<TravelRequest.Applicant.idBossUser.fullName> ha rechazado su solicitud de viaje

desde <TravelRequest.DepartingFrom> en la fecha <TravelRequest.LeavingDate>.

Saludos Cordiales, Equipo Administrativo Estimado

<TravelRequest.Applicant.fullName>,Su Jefe

<TravelRequest.Applicant.idBossUser.fullName> ha rechazado su solicitud de viaje

con ciudad de partida <TravelRequest.DepartingFrom> en la fecha

<TravelRequest.LeavingDate>.

Gestionar el Anticipo de Viaje

Descripción

En esta actividad se deben ingresar los valores de los anticipos aprobados de

acuerdo a las políticas de la compañía para gastos en el país destino, discriminados

por tipo, para la solicitud de viaje y se calcula de manera automática el monto total

del anticipo a desembolsar.

Ejecutantes

Asistente administrativo

Duración

1 Día


-Regla para establecer los gastos permitidos por la política de la compañía basados

en el país destino.

-Regla para establecer los valores de anticipos aprobados basados en los anticipos

solicitados.

Acciones ejecutadas al guardar

-Regla para establecer el anticipo total aprobado




-Regla para establecer el anticipo total aprobado

Forma



Notificar al Empleado

Descripción

Se envía un correo electrónico al solicitante con la información de los anticipos

aprobados.

Script

Su información de anticipo solicitadoEstimado

<TravelRequest.Applicant.fullName>,Los siguientes montos han sido aprobados

para su viaje asociado al número de caso <RadNumber>:Anticipo de Alimentación

<TravelRequest.TravelAdvance.ApprovedMealsAdvance>Anticipo de

Transporte <TravelRequest.TravelAdvance.ApprovedTransportationAd>Otros

Gastos <TravelRequest.TravelAdvance.ApprovedAdvanceOthers>Total del Anticipo

<TravelRequest.TravelAdvance.TotalAdvanceApproved>Moneda

<TravelRequest.Country.PolicyCurrency.Currency>Por favor dirijase al

Departamento Administrativo para recibir el anticipo.Saludos Cordiales,Equipo

Administrativo

Desembolsar Anticipo de Viaje

Descripción

Se realiza el desembolso del anticipo al empleado y se carga el registro de

desembolsos

Ejecutantes


Duración

1 Día



Forma

Registrar reservas

Descripción

El asistente administrativo debe ingresar en esta actividad, la información para

vuelos y hoteles si es requerido.



Ejecutantes


Duración

1 Día

Forma



Notificar Reservaciones

Descripción

Se envía un correo electrónico al solicitante, y una copia de éste al asignado con la

información de la reserva.

Script

1. Su Reservación de Vuelo Estimado <TravelRequest.Applicant.userName>,

Adjunto se encuentra la reservación de vuelo para la solicitud asociada con el

número de caso <RadNumber>. Si lo desea, un cambio es posible a los siguientes

vuelos: Origen: (departing grid) Destino: (Arriving grid)

<TravelRequest.FlightReservation>Por favor contáctenos si usted tiene algún

comentario con respecto a la reservación. Saludos Cordiales, Equipo Administrativo

2. Su reservación de Hotel Estimado <TravelRequest.Applicant.userName>,

Esta es la reservación de Hotel para su viaje asociado al número de caso

<RadNumber>: Hotel <TravelRequest.Hotel.HotelName>

Dirección<TravelRequest.Hotel.Address> Teléfono

<TravelRequest.Hotel.Telephone> Ciudad <TravelRequest.Hotel.City.City>

País <TravelRequest.Hotel.City.State.Country.Country> Fecha de Ingreso

<TravelRequest.LeavingDate> Fecha de Salida

<TravelRequest.ReturningDate>

Saludos Cordiales,

Equipo Administrativo

Comprar Tiquetes

Descripción

En esta actividad se carga el tiquete electrónico generado por la aerolínea una vez

se confirma la reservación del vuelo.

Ejecutantes

Asistente Administrativo

Duración

1 Día



Forma

Notificar al Empleado

Descripción

Se envía un correo electrónico al solicitante con la información del tiquete.



Script

Asunto: Su tiquete de VueloEstimado <TravelRequest.Applicant.fullName>,

Adjunto se encuentra el tiquete electronico para su viaje asociado al número de

caso: <RadNumber>.

Saludos Cordiales,

Equipo Administrativo<TravelRequest.ETicket>

Reportar Gastos

Descripción

El subproceso de Reporte de Gastos estará habilitado al final del proceso de

solicitud de viajes para que el empleado registre los gastos en los que incurrió

durante el viaje y su jefe inmediato deberá aprobar o rechazar dicho reporte. Una

vez aprobado, el Departamento Administrativo deberá comprobar si los gastos

reportados encajan dentro de las políticas de la compañía, y si lo hacen, deberá

finalmente, registrar los gastos.

Proceso

Reporte de Gastos - Reportar Gastos



Reporte de Gastos Versión: 1.0

Autor: Bizagi

Elementos del proceso

Registrar Reporte de Gastos

Descripción

En esta actividad el solicitante debe ingresar la información de todos los gastos

efectuados durante el viaje.

Ejecutantes

Solicitante

Duración

Basado en la fecha de llegada


Regla para establecer la duración de la tarea



Acciones ejecutadas al guardar

Regla para establecer el total de gastos reportados en efectivo y tarjeta de crédito


Regla para establecer el total de gastos reportados en efectivo y tarjeta de crédito.

Forma



Aprobar Reporte de Gastos

Descripción

En esta actividad el Jefe del solicitante debe aprobar o rechazar el reporte de

gastos hecho por el solicitante.

Ejecutantes

Jefe

Duración

1 Día

Forma



¿Aprobado?

Condiciones de la compuerta

Si: Si la solicitud ha sido aprobada el proceso continúa con la siguiente

actividad.

No: Si la solicitud fue rechazada el proceso regresa a la actividad Reportar

Gastos para realizar los cambios pertinentes.

Revisar Políticas

Descripción

El Departamento Administrativo debe revisar la información aprobada, teniendo

en cuenta que todos los gastos deben ser válidos dentro de la política de la

compañía.

Ejecutantes


Duración

1 Día



Forma



¿Políticas Ok?

Descripción

Esta compuerta evalúa si los gastos reportados están dentro del marco de las

políticas de la compañía.

Condicions de la compuerta

Si: Si el reporte de gastos es acorde con las políticas de la compañía, el

proceso continúa.

No: Si el reporte de gasto no concuerda con las políticas de la compañía, el

proceso regresa a la actividad Registrar Gastos.

Registrar Gastos

Descripción

En esta actividad se debe chequear la opción de Gastos Registrados para

evidenciar que se efectuó el registro de los mismos.

Ejecutantes


Duración

1 Día



Forma



Participantes

Solicitante (Role)

Jefe (Role)

Asistente Administrativo (Role)

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