solución del problema de forma cooperativa e integral....

Notas de clase Pág. 5

solución del problema de forma cooperativa e integral. Al avanzar en la solución del

problema y presentarlo a sus compañeros, recibir retroalimentación y mejorar de manera

continua. De esta forma el rol del estudiante no solamente va a ser una persona pasiva

que escucha sino que va a tener diferentes roles, tanto de presentador como de

evaluador; ellos interactúan y aprenden en un ambiente colaborativo.

¿Y dónde hacer el ejercicio puesto en clase? Pues en una Empresa. Lo ideal es en una

fábrica de software que se encuentre activa en el mercado. Sin embargo todos conocemos

las dificultades que se presentan cuando los ejercicios académicos se hacen en empresas

reales. Por lo tanto, esa idea tan buena y recomendable puede no ser la mejor opción para

el desarrollo del curso. Una alternativa es la que podemos tomar de los ingenieros

químicos, cuando trabajan en un nuevo producto; inicialmente no lo hacen en las

inmensas instalaciones de una fábrica, sino en una planta piloto, en donde pueden tener

todo muy controlado. En este caso, la planta piloto es una Empresa creada por los

estudiantes, caracterizada por ellos, muy parecida a una real, pero sin el lleno formal de

muchos protocolos obligatorios, como el hecho de tener identificación en el Ministerio de

Hacienda con fines de cobro/pago de impuestos, y en esta Empresa, donde utilizando lo

visto teóricamente en las clases, los estudiantes tienen que poner en práctica lo oído en el

salón de clase, en las lecturas de los libros, en las investigaciones que hagan, aportando

según los conocimientos de cada estudiante y especialmente aplicando las normas

contempladas en el libro guía: el Pmbok.

1.2.1 Criterios para evaluación del curso

Para evaluar el curso se van a tener los siguientes criterios: dos exámenes parciales, un

examen final, pequeños exámenes, controles de lectura, participación en clase, informes

semanales de estado, cinco controles y cinco presentaciones.

1.2.1.1 Porcentajes y fechas

Los porcentajes y fechas de realización de las anteriores actividades que conforman los

criterios de calificación se establecen de común acuerdo entre profesor y estudiantes.

1.2.1.2 Exámenes parciales y final

Para cumplir con “Capacitar al estudiante para una eventual certificación profesional de la

gerencia y gestión de proyectos tipo PMP (Project Management Professional) del PMI.”,

especificado en el contenido de la asignatura, los exámenes parciales y el final serán al

estilo del examen de certificación PMP (Project Management Professional) del Project

Management Institute (PMI), el cual es un examen internacional que está elaborado para

ver si las personas que toman este examen tiene los conocimientos y la experiencia para

aplicar los conocimientos del Pmbok en la dirección de proyectos. Para más información

sobre el examen de certificación PMP, ver www.pmi.org


En el curso se tiene previsto que el estudio del Pmbok es la fuente principal del

conocimiento y el desarrollo del ejercicio de la asignatura es el que proporciona la

experiencia. Con estos elementos y los exámenes en forma de test con un enunciado y

cuatro distractores, el estudiante debe responder a las preguntas desde el punto de vista

de la dirección de proyectos grandes, donde la organización es de tipo matricial, a no ser

que en la pregunta, de forma explícita, se diga lo contrario.

En la documentación existente en el PMI con respecto al examen de certificación PMP,

indican que dicho examen no busca ver si los estudiantes saben de memoria el Pmbok,

sino que responden adecuadamente a preguntas “situacionales del mundo real”. Esto

último es lo que se busca en el curso al utilizar la metodología “Aprendizaje Basado en

Proyectos”.

De esta forma se espera que los exámenes del curso sirvan al estudiante como un

entrenamiento básico para la eventual presentación del examen de certificación PMP.

1.2.1.3 Informes semanales de estado

Todos los viernes de cada semana, antes de las 7 p.m., los grupos de trabajo tienen que

enviar un informe adjunto a un correo a la cuenta del Profesor.

Los primeros informes semanales son con respecto a las actividades del grupo de trabajo

y/o a nivel de Empresa.

Tan pronto en el ejercicio del curso se llegue a la aprobación del contrato e inicio del

Proyecto, los informes semanales de estado son única y exclusivamente de las actividades

del proyecto y demás relacionadas directamente con el Proyecto; inicialmente, no pueden

faltar las gráficas de cronogramas, y las gráficas de tiempo vs $pesos mostrando el

presupuesto y lo gastado realmente; adicionalmente se debe incluir el valor ganado,

cuando ese tema se cubra en una sesión de clase. También en el informe semanal del

Proyecto, se tiene que indicar el trabajo desarrollado en la semana anterior, mostrando el

comportamiento individual y el del equipo. De manera similar se tiene que mostrar la

planificación detallada de las actividades de cada persona para la siguiente semana. Con

base en la información que posea cada Empresa, indicar cómo va el proyecto, qué se está

planeando, cuáles son los pronósticos del proyecto, un informe sobre los riesgos

apremiantes y lo que el equipo está haciendo con respecto a ellos.

Se espera que los informes semanales vayan cambiando transcendentalmente a medida

que avanza el tiempo. Inicialmente se espera un informe bastante subjetivo; pero con el

tiempo, a medida que se vayan viendo nuevos tópicos en el curso, el informe tiene que


cambiar a un informe muchísimo más objetivo, con indicadores, gráficas y otros

elementos que lo hacen más enriquecedor y gerencial.

1.2.1.4 Reuniones para Control

En el curso se van a programar hitos y antes de cada hito se hace un control para mirar el

estado en que se encuentran los trabajos con respecto al cumplimiento de los hitos.

Con los controles se desea comprobar que la planificación se ha hecho de forma correcta,

se han ejecutado las actividades de acuerdo a lo planificado, poniendo especial atención a

lo que tiene que ver con el cumplimiento de cada hito con respecto al alcance, al tiempo,

a los costos, a los recursos, a los riegos, la calidad, las adquisiciones, los interesados y las

comunicaciones. Las observaciones no solamente deben ser puntuales, sino también

vistas desde de forma holística e integral. Si se detectan desviaciones o problemas, buscar

las acciones correctivas de tal manera que se facilite el éxito del hito.

La(s) reunión(es) es(son) de todos los miembros de cada grupo y el encargado de hacer el

control, excepto que se diga lo contrario de forma explícita y consensuada.

1.2.1.5 Presentaciones

Las presentaciones en público se hacen en el momento en que se cumple cada uno de los

grandes hitos previstos en el curso. Los grandes hitos del curso se han denominado:

presentar la Empresa, presentar la Propuesta, presentar el proyecto en estado alfa,

presentar el proyecto en estado beta y hacer la presentación final. Las presentaciones

están a cargo de cada uno de los grupos de trabajo del curso a un público, que en este

caso son el profesor y otros estudiantes del curso.

La Presentación la prepara cada grupo de la mejor manera. El contenido, duración, y otros

elementos obligatorios se establecen de antemano. El sitio, típicamente es el salón de

clase donde se programa la asignatura, pero puede realizarse en otro sitio diferente,

inclusive, a través de video conferencia, en caso de presentarse alguna dificultad.

Es responsabilidad de cada grupo tener lista toda la logística que necesitan para hacer las

diferentes presentaciones en público. Siempre tienen que tener listos planes alternativos,

en caso de encontrar alguna dificultad. Se pueden usar los recursos del sitio donde se

presenta la presentación o si prefieren pueden traer sus propios recursos. La presentación

y sus soportes se tienen que publicar en Internet.

1.2.2 Comunicaciones entre el Profesor y sus Estudiantes

Muy importante es el establecimiento de cómo van a ser las comunicaciones entre el

Profesor de la asignatura y sus estudiantes.


Para las comunicaciones formales se van a utilizar: documentos escritos; CD, DVD o

medios similares de almacenamiento magnético como USBs; documentos compartidos en

Internet; información publicada específicamente para el curso en páginas Web; acceso a

aplicaciones específicas para el desarrollo del curso; el correo electrónico utilizando las

cuentas institucionales de la Universidad y el Sistema de Información Académico SIA de la

Universidad.

Para las comunicaciones informales se va a usar: el teléfono, encuentros cara a cara,

teleconferencias, y eventualmente: redes sociales; aplicaciones genéricas para móviles y/o

computadores y mensajes de texto.

1.2.2.1 Documentos escritos

Todos los documentos que sean informes de tipo gerencial y que se pidan en clase de esa

forma, tienen que ser documentos en papel.

Otros documentos, como invitaciones, propuestas, contratos, acuerdos, memorandos,

actas, folletos, cartas, informes técnicos, manuales que acompañan una presentación o

sirven de soporte a una entrega o son el soporte para una evidencia, no necesariamente

son documentos presentados en papel; pueden ser documentos digitales.

1.2.2.2 CD, DVD, USB o medios magnéticos similares

Todos los documentos, soportes, archivos, programas y demás material utilizado para

cada una de las presentaciones, se tienen que entregar en un medio magnético. El medio

magnético, puede ser un CD, un DVD o una memoria USB. En el curso a este material se va

denominar “el Congelado de la presentación”. Allí se va a tener una instantánea de cómo

está el trabajo en el momento de la sustentación. Es el soporte físico que acompaña la

presentación y se va a utilizar, entre otros, para hacer comparaciones con respecto al

avance o trabajo desarrollado; para hacer evaluaciones más objetivas; y como soporte en

caso de reclamaciones.

1.2.2.3 Documentos compartidos en línea

Almacenar archivos y compartirlos en línea, hoy es muy sencillo, gracias a las facilidades

que nos brinda Internet. Además, los archivos colocados en la red facilitan a las personas

autorizadas desarrollar trabajo colaborativo, dependiendo del nivel de acceso que se les

haya otorgado. Ellos acceden a la versión actualizada, pueden cambiar su contenido,

pueden cambiar su organización, pueden hacer cambios para garantizar el correcto

control de acceso, junto con la seguridad, integridad y privacidad apropiadas.

Por lo tanto es aconsejable que los estudiantes usen estas facilidades para desarrollar

trabajo colaborativo. Para los evaluadores, el acceso a todos estos documentos debe estar

garantizado, con acceso mínimo de solo lectura.


El profesor puede utilizar este medio para trabajar en colaboración con los evaluadores y

asistentes docentes y para comunicarse con sus estudiantes. Por ejemplo, el profesor

puede utilizarlo para informar sobre el control de asistencia de los estudiantes, la

conformación de las calificaciones por diferentes conceptos, para informar sobre la

conformación de los grupos de trabajo, para dar a conocer las calificaciones obtenidas por

los estudiantes por diferentes conceptos, para dar información sobre direcciones de

contacto de sus asistentes docentes y estudiantes.

1.2.2.4 Sitio Web en Internet

Todos los grupos del curso tienen que tener un Sitio Web en Internet. Ese va a ser el sitio

“oficial” donde van a colocar información acerca de su grupo, de la Empresa que

conformaron y del Proyecto que adelantan en el semestre.

El sitio debe concebirse de tal manera que haya una parte para todo público y otra de tipo

privado. Eventualmente pueden dar facilidades para una Wiki, como medio de

comunicación entre personas y entre grupos.

En el Sitio Web de cada grupo, es donde se oficializa, se publica y se comparte toda la

información con los otros grupos de trabajo.

1.2.2.5 Aplicaciones específicas para el curso

En el ejercicio académico que se va a trabajar en el curso, se van a exigir de forma

obligatoria el uso de algunas herramientas de software que van a facilitar y agilizar

algunas tareas típicas que se llevan a cabo durante la planificación, ejecución, seguimiento

y control de un proyecto. Las herramientas específicas se acuerdan en el curso de común

acuerdo entre Profesor y Estudiantes. Otras herramientas de software son opcionales y las

escoge cada grupo de trabajo.

El control de acceso a las herramientas de software que se seleccionan (típicamente

identificador y contraseña) estarán a cargo de cada grupo de trabajo. En todo caso, a los

evaluadores se les debe garantizar acceso sin problema a todos los datos y servicios en la

modalidad de solo lectura como mínimo.

1.2.2.6 El Correo Electrónico

Para las comunicaciones más frecuentes entre Profesor y Estudiantes; Profesor y

Evaluadores; Evaluadores y Estudiantes; Clientes y Empresas; entre Estudiantes y entre

Empresas, se van a utilizar las cuentas institucionales proporcionadas a cada persona por

la Universidad.

En las cuentas de correo institucionales, a veces las personas reciben cientos de correos

diarios. Con el fin de identificar rápida y ágilmente los correos que son del curso y


gestionarlos adecuadamente, se van a seguir unas reglas bien sencillas y simples, de

obligatorio cumplimiento por todos en el curso, con base en una de las facilidades que

proporcionan los servicios de correo y que se llaman de forma genérica filtros.

En el asunto del correo se va a utilizar una etiqueta que identifica que se trata de un

correo de este curso así: [RÓTULO]. Luego se coloca un identificador de quien es el

remitentes así: Grupo n, cuando se trata de un grupo de trabajo; Empresa, cuando se

trata de una Empresa que está trabajando en el ejercicio del curso; Proyecto, cuando se

trata de una comunicación del proyecto; Cédula, cuando se trata de un Estudiante. Y

finalmente una leyenda que sea un resumen del contenido.

El RÓTULO y el número del grupo n, los fija el Profesor. Empresa corresponde al nombre

de la Empresa dada por sus gestores. Proyecto es el nombre dado al Proyecto en la

Empresa. Cédula es el número del documento de identificación de un Estudiante.

Ejemplos de asunto de correo, donde se han utilizado para Rótulo GGS, la Empresa es S&S

Ltda., el Proyecto Proy456B y el estudiante identificado con el número 18666555:

[GGS] Grupo 3 Integrantes del grupo

[GGS] S&S Ltda. Propuesta a la solicitud xxx

[GGS] Proy456B Informe semanal número 11

[GGS] 18666555 Respuestas del examen final

Si el remitente del correo es un Grupo, Empresa o Proyecto, el formato, contenido y

demás características del correo, deben corresponder a algo pre-establecido en el Grupo,

Empresa o Proyecto; estar considerado en las políticas de las comunicaciones; obedecer a

una predeterminada plantilla y preferiblemente, haber pasado por los controles que

tengan previstos para aseguramiento de la calidad.

Cuando el correo tenga adjuntos, para mostrar/soportar un estado en un momento

determinado, el adjunto nunca deben estar direccionado a documentos compartidos,

pues éstos pueden variar con el tiempo y pasados unos momentos puede estar mostrando

otros estados, que no son los deseados.

1.2.2.7 El Sistema de Información Académico SIA

La información que se publica a través del SIA, es la información formal de la Universidad

hacia Profesores y Estudiantes. Allí se encuentra la asignatura, el perfil de la asignatura, la

programación semestral, el(los) docente(s) a cargo, el(los) sitio(s) físicos donde se tienen


las sesiones presenciales, los Estudiantes inscritos. Para el caso de este curso, en el SIA es

el sitio donde el Profesor registra la(s) calificación(es) obtenidas por los Estudiantes. Por lo

tanto los estudiantes en este sitio pueden mirar las calificaciones, y son de carácter

“oficial”.

1.2.2.8 Encuentros cara a cara

En las sesiones de clase presencial, en los controles, las presentaciones, las

sustentaciones, los exámenes, reuniones y citas de común acuerdo, las comunicaciones

entre Profesor y Estudiantes o entre Estudiantes, son encuentros cara a cara.

El rol de cada persona, depende del tipo de encuentro que se lleve a cabo. Por ejemplo, el

Profesor puede tener un rol de guía, o de evaluador o de cliente. Por su parte un

Estudiante puede tener el rol de un asistente a clase, un gerente de proyecto, un

evaluador, un presentador, un entrevistador u otro rol dependiendo del tipo de cita que

se esté realizando.

Los encuentros cara a cara son muy eficaces, en parte debido a que las personas se

encuentran en el mismo lugar, y porque además de la comunicación oral se puede contar

con las comunicaciones de tipo verbal (inflexiones de voz) y no verbal (lenguaje corporal).

1.2.2.9 El teléfono

En el curso este canal de comunicaciones sólo va a tener el carácter de informal.

1.2.2.10 La Teleconferencia/Videoconferencia/Videollamada

Muy común es encontrar que cuando los estudiantes están planeando un encuentro para

trabajo, todos resultan ser personas muy importantes; que tienen muchos compromisos;

no tienen tiempo; presentan razones como la de que tienen que atender las obligaciones

de la oficina donde trabajan; tienen compromisos con otras asignaturas que están

cursando simultáneamente; tienen que atender compromisos de familia; viven lejos; el

horario no les sirve; el sitio del encuentro no les parece apropiado; no consiguen

transporte; gastan mucho tiempo en desplazarse y otro sin número de disculpas, para

decir que no pueden asistir a un encuentro.

En otros casos, los impedimentos son ocasionados porque es imposible el acceso al sitio

donde se programa el encuentro. Por ejemplo, porque hay problemas de orden público en

la Universidad; porque las directivas de la Universidad ordenan un cierre; porque hay una

protesta dentro de la Universidad; porque la administración de la Universidad ha

programado ciertas actividades, como presentación de exámenes, y en cualquiera de

estos casos anteriores no se permite el acceso al sitio del encuentro.


Cuando los encuentros cara a cara no son posibles, una posible solución se encuentra

seleccionando una de las técnicas que nos ofrece la tecnología de las telecomunicaciones:

la comunicación virtual.

La comunicación virtual se puede llevar a cabo mediante una teleconferencia, una

videoconferencia, una videollamada o algo similar, como es el caso de chats. Para

conseguir un efecto similar al encuentro cara a cara, es necesario dedicar más tiempo a la

preparación del encuentro entre personas. Sin embargo es un buen medio de

comunicación cuando aparecen este tipo de dificultades. Desde luego que implica que las

personas tengan acceso a Internet ya sea desde un móvil o un PC, haya buena voluntad y

disciplina para usarlos responsablemente.

1.2.2.11 Los mensajes de texto

En el curso sólo van a tener el carácter de comunicaciones informales.

1.2.2.12 Las aplicaciones genéricas para móviles y/o computadores

Cada día que pasa, se encuentran nuevas e interesantísimas aplicaciones tanto para

móviles como para PCs. Por lo tanto, no se descarta que si aparecen aplicaciones que

brinden excelentes prestaciones para los intereses del curso, se pueden adoptar. En este

caso, ellas tienen que ser presentadas y aceptadas en el curso, y dependiendo de la

aplicación, se toma como un canal formal o informal.

1.2.2.13 Las Redes Sociales

En este momento las Redes Sociales están de moda. En el curso se les va a dar un

tratamiento similar al que se le brinda a las demás aplicaciones genéricas. Se presentan y

tienen que ser aceptadas en el curso y allí mismo se determina si va a ser un canal formal

o informal.

1.2.2.14 Las aplicaciones resultado de la solución del Problema

Un producto de software parcial/final es lo que se espera del proyecto funcionando como

una aplicación. En el curso, el producto debe entregarse y para los evaluadores, las

Empresas tienen que darles acceso controlado con amplia capacidad para hacer todas las

pruebas que ellos consideren necesarias.

1.2.3 Presentación personal de los estudiantes

En la primera sesión el profesor pide a cada estudiante que se presente. El estudiante

como mínimo debe dar a conocer su nombre, títulos universitarios obtenidos,

certificaciones profesionales, experiencia laboral y expectativas del curso.


1.2.4 Crear grupos de trabajo

Una vez terminada la presentación personal de cada Estudiante, el Profesor los invita para

que conformen grupos de trabajo. Cada grupo de trabajo está conformado por varios

estudiantes inscritos en el curso.

En el momento de la invitación, los estudiantes pueden escoger sus compañeros de

trabajo y los estudiantes que en ese momento no estén presentes, el profesor los ubica

aleatoriamente en uno de los grupos que se conformen.

La experiencia en semestres anteriores, muestra que en este curso se inscriben

estudiantes con diferentes perfiles. Un perfil, que se debe tener muy en cuenta,

corresponde a estudiantes de la maestría o doctorado que ya están certificados como

PMP o que profesionalmente se han desempeñado como gerentes de proyecto y tienen

una amplísima experiencia como gerentes. A estos estudiantes, el profesor los invita para

que conformen un grupo especial. De esta forma en el curso van a existir dos tipos de

grupos: los Grupos de Tipo Normal y el Grupo de tipo Especial.

1.2.5 Características de los grupos de trabajo

1.2.5.1 Características comunes de los Grupos de Tipo Normal y el Grupo

Especial.

Los Grupos de Trabajo acordados en el curso tienen que estar conformados por

estudiantes inscritos formalmente en la asignatura.

Cada Grupo de Trabajo tiene que crear una Empresa. La naturaleza de la Empresa, su

carácter social, su filosofía, su organización, su sustento, sus comunicaciones y demás

características las determinan los miembros del grupo de acuerdo con las políticas y

normas establecidas en el curso.

1.2.5.2 Características de los Grupos de Tipo Normal.

En la primera sesión de clase, cada estudiante busca cuáles van a ser sus compañeros de

trabajo. Una vez se pongan de acuerdo, notifican al profesor la creación del grupo e

indican cuáles son sus participantes, en un documento formal y antes de retirarse de esa

sesión. Los estudiantes que no seleccionen en este momento su grupo, el profesor, de

forma aleatoria los coloca en uno de los grupos creados. Posterior a la clase y antes de la

segunda sesión el profesor notifica de manera formal la conformación final de los grupos.

Los estudiantes que conforman grupos de trabajo normal, tienen que crear una Empresa

que sea capaz de responder, participar, concursar, contratar y construir soluciones que

impliquen desarrollo de software mediante un proyecto en el cual se sigan las directrices


del Pmbok, por lo que se sugiere que la Empresa a crear sea una fábrica de Software. A

estos grupos, se van a llamar en este documento: “Grupos tipo N”.

1.2.5.3 Características del Grupo de Tipo Especial.

Lo preferible es que los estudiantes de este grupo especial sean personas con certificación

PMP y/o tengan una muy amplia experiencia como gerentes de empresas y/o directores

de proyectos y/o participantes en proyectos con funciones de dirección. En caso que este

tipo de estudiantes, con este perfil no estén inscritos, se buscará una alternativa y en

última instancia este grupo no funcionará y el profesor indicará cómo él realizará las

funciones que estarían a cargo de este grupo de tipo especial.

El profesor, en la primera sesión y con base en la presentación que cada estudiante hace

de su perfil, invita a los estudiantes que cumplan con los requisitos indicados en el párrafo

anterior y/o a los estudiantes que sin cumplir esos requisitos muestren, con una muy

buena sustentación, un especial interés por pertenecer a este grupo, a conformar este

grupo especial que va a tener funciones de muchísima responsabilidad, seriedad,

profesionalismo y soporte. Es posible que uno o varios estudiantes del curso aunque

cumplan con las condiciones para pertenecer a este grupo, no hagan parte de él sino que

formen parte de uno de los Grupos tipo N.

Los estudiantes del grupo especial tienen que crear una Empresa que sea capaz de

desarrollar tareas como evaluadora, calificadora, interventora, auditora o fiscalizadora de

los trabajos realizados por Empresas que trabajan en proyectos de software, y que utilizan

los lineamientos consignados en el Pmbok para gerencia y gestión de Proyectos. En este

documento, a este grupo se va a denominar: “Grupo tipo E”.

1.2.6 El problema

El Profesor prepara el enunciado del problema a resolver en el curso. El enunciado se

prepara de tal manera que se parezca a un enunciado que un Cliente prepara para un

Consultor. Debe expresar lo que el Cliente quiere. Se supone que el Cliente está muy

interesado en su modelo de negocio y poco o nada sabe de la parte técnica y tecnológica

de ingeniería de sistemas.

Sin embargo, pensando en el ejercicio académico, el Profesor prepara un escenario

factible que va a ser considerado como una de las condiciones a cumplir en su totalidad

para la aceptación del producto final. Este escenario factible debe ser lo más completo y

detallado posible, pues debe ser muy útil en las diferentes etapas de desarrollo del curso.

El problema debe ser sencillo, nada complejo, que se adapte a las necesidades del curso,

en donde todo sea fácilmente controlable, medible y ejecutable en poco tiempo, pues lo


más importante es tener un problema del mundo real y poder poner en práctica la

metodología que propone el Pmbok para la dirección y ejecución de proyectos.

Hay que ser muy claros desde el comienzo con los estudiantes, en el sentido, de que si

bien el problema es muy sencillo y se puede terminar en muy poco tiempo, se debe

abordar y trabajar como si tratara de un proyecto muy, pero muy grande, en donde se

necesita y se justifica utilizar muchos de los documentos, procesos y procedimientos

indicados en el Pmbok, que en proyectos pequeños del mundo real no se justifican por

ningún motivo. Esto se hace para que los estudiantes conozcan y practiquen todo lo

indicado en el Pmbok y luego en la vida real se adapten fácilmente a las circunstancias.

A criterio del Profesor se puede proponer al curso la solución de un solo problema o

puede optarse por diferentes problemas. En este documento se opta por la primera

opción, es decir, un solo problema y todos en el curso lo resuelven. De esta forma se

puede crear un ambiente de sana competencia entre grupos de trabajo.

1.2.7 Invitación a crear Empresa

Creados los grupos de trabajo, el profesor hace una invitación para que cada grupo

conforme una Empresa y con ella participe en las siguientes etapas del curso.

Para los Grupos Tipo N, junto con la invitación para crear una Empresa, se adjunta un

documento que indica el problema que el Cliente desea resolver, las condiciones

generales obligatorias e incluso un escenario para pruebas del producto que el proveedor

entregue al final. Esta información se suministra como parte del ejercicio académico, para

llegar rápidamente al ambiente de trabajo que se desea para el desarrollo del curso y que

en el mundo real, tal vez nunca suceda así.

EL hecho de que un cliente invite a varias personas a crear una Empresa para que luego

participen en un concurso donde se va a realizar un trabajo, prácticamente es súper raro

en la vida real. Lo típico es que la invitación a participar se hace a Empresas ya

constituidas que hayan pasado por un proceso de selección, como por ejemplo estén en

una lista corta de un contratante, una lista multiuso o hayan participado en un concurso

de méritos de preselección.

¿Por qué aquí se hace de manera diferente? Básicamente es por tiempo y porque lo más

importante es rápidamente tener un ambiente donde el ejercicio fundamental del curso

se pueda desarrollar en una situación muy parecida a la realidad.

Tal vez esta situación, la de crear una Empresa en este punto de partida, se puede asimilar

a una que se presenta con frecuencia en el mundo real, cuando se hace una licitación. Las

empresas que adquieren los pliegos no solamente están interesadas en participar sino en


ganar la licitación; pero si por una o más razones las empresas interesadas presentándose

solas no pueden participar debido a que no cumplen con todas las condiciones que se

indican en el pliego de condiciones, o porque ven que están en notable desventaja frente

a otros posibles proponentes en aspectos financieros, técnicos, logísticos u organizativos,

deciden formar uniones o fusiones o consorcios, con lo cual no sólo cumplen con todas las

condiciones exigidas, sino que quedan en posiciones para ganar.

El ejercicio inicial del curso entonces queda en que cada Grupo Tipo N va a crear una

Empresa y la va a presentar en público formalmente en una sesión de clase.

Para el Grupo Tipo E, en la invitación para crear Empresa, se especifican los asuntos

particulares que se desean lleven a cabo durante la realización del curso a lo largo del

semestre académico y que tienen que incluir la capacidad como Empresa evaluadora,

calificadora, interventora, auditora o fiscalizadora de los trabajos realizados por otra

Empresa que trabaja en proyectos para solucionar problemas relacionados con

construcción de software, y que para la dirección, ejecución, seguimiento y control de

proyectos utiliza la metodología del Pmbok.

1.2.8 Crear la Empresa

Cada Grupo Tipo N tiene que crear una Empresa que esté capacitada para realizar el

trabajo del ejercicio propuesto y cumpla con los requisitos del curso. Para crear la

Empresa se tienen que cumplir con todas las condiciones legales exigidas para crear una

Empresa en la República de Colombia pero sin formalizarla totalmente, es decir, se deben

seguir y cumplir con todos los protocolos pero sin tener que formalizarlos pagando los

costos que implican esas diligencias en las diferentes entidades, como notarías, bancos,

cámaras de comercio y entidades gubernamentales.

Al comenzar a resolver esta parte del ejercicio del curso, los estudiantes conocen el

problema que tienen que resolver. Por lo tanto esto ya les da la idea de cuáles van a ser

los objetivos mínimos de la sociedad comercial, pueden hacer un estimativo inicial muy

amplio de lo que va a costar la solución, y esto a su vez les da un idea de cuáles serían los

aportes mínimos monetarios de tal manera que al pasar a una etapa de contratación

tengan esa capacidad de contratación. De una vez pueden ir alistando la información

financiera que más tarde va a ser una información clave que tienen que tener siempre

disponible en la Empresa. Con la información suministrada, los estudiantes ya tienen

elementos de juicio para decidir con respecto al tipo de sociedad que más les conviene

seleccionar de acuerdo con las normas legales establecidas, en especial las contempladas

en el Código de Comercio; pueden ir pensando en el nombre que le van a dar a la

Empresa, validarlo, confirmarlo y asegurarse que ese nombre no se encuentre ya

matriculado.


A estas Empresas creadas por estos estudiantes y con este perfil, en este documento se

van a denominar de manera genérica como “Empresas Tipo N”

El Grupo Especial, va a crear una Empresa, la cual durante el semestre va a ser una

representante del “Cliente Contratante” en las tareas de seguimiento, control, evaluación,

auditoría, interventoría y apoyo en tareas específicas, dependiendo de la etapa en que se

encuentre el curso. A esta Empresa, en este documento, se va a denominar de forma

genérica como "Empresa Tipo E”.

1.2.8.1 Actividades iniciales para crear las Empresas Tipo N

Los Grupos Tipo N tienen que crear Empresas Tipo N, las cuales tienen que estar

capacitadas para resolver el problema dado por el Cliente. En este ejercicio académico los

estudiantes antes de crear la Empresa conocen el problema que tienen que solucionar.

Esto no es lo común en el mundo real, pero para que el ejercicio académico pase

rápidamente por la etapa de creación de empresa, se hace de esta manera.

Los estudiantes y el grupo de trabajo, conociendo el problema que tienen que solucionar,

pueden pensar en qué es lo más apropiado para hacer su Empresa, pueden fijar los

objetivos estratégicos, la misión, la visión, el contenido mínimo del objeto o razón social,

la duración de la Empresa. Pueden decidir sobre qué tipo de negocio van a realizar,

pueden mirar cómo está el mercado, hacer una evaluación financiera y ver si van necesitar

de crédito. Ya pueden decidir cómo organizar la Empresa, cómo la van a administrar,

definir roles con sus características, funciones, deberes, obligaciones, atribuciones,

facultades y prohibiciones. Es de especial atención lo relativo a la representación legal.

También pueden pensar en cómo manejar los beneficios y utilidades sin olvidar que

existen riesgos los cuales se deben trabajar adecuadamente. Pueden prever las causales

de disolución anticipada y la forma de hacer la liquidación.

Cuando estén en la parte de cómo organizar la Empresa, lo recomendable es que

investiguen sobre lo presentado en el Pmbok cuando habla de las estructuras básicas de

las organizaciones: funcional, por proyectos o matricial. Esto influye en cómo van a

trabajar posteriormente al abordar un proyecto.

Con lo anterior decidido se puede comenzar a elaborar los documentos legales para la

constitución de la Empresa, entre ellos las escrituras de constitución, ayudados por

expertos y con base en minutas o formas que existen a modo de ejemplo en Internet o

que se pueden adquirir en tiendas comerciales. Se pueden adelantar las diligencias de

Notaría, diligencias para constituirse en una persona jurídica, diligencias en la Dirección de

Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN para conseguir el Número de Identificación

Tributaria NIT y el Registro Único Tributario RUT, resolución para facturación, seleccionar


los códigos de Clasificación Industrial Internacional Uniforme CIIU apropiados, llevar a

cabo la inscripción en el Registro de Información Tributaria (RIT) en la Secretaría Distrital

de Hacienda, ver si la actividad que van a iniciar puede desarrollarse en el lugar previsto

para su funcionamiento, hacer las diligencias de Cámara de Comercio haciendo su

inscripción, llenando los requisitos y formatos exigidos por ellos; tener una cuenta

bancaria; tener inscritos y legalizados los libros de Comercio en la Cámara de Comercio y

hacer todas las otras diligencias de orden nacional, departamental, distrital o municipal

que sean necesarias.

No perder de vista que la Empresa va a ser contratada para solucionar un problema y que

para esa contratación se van a seguir los protocolos de contratación con empresas del

estado, por lo tanto, la Empresa a crear tiene que cumplir todas las normas establecidas

para contratación con el Estado y uno de ellos es estar en el Registro de Proveedores. Para

esto tienen que investigar cuidadosamente lo relativo al Registro Único Empresarial y

Social (RUES).

¿Y por qué se va a seguir el protocolo de contratación con empresas del estado? La razón

básica es que es lo más formal que encontramos en nuestro medio. Posiblemente es

donde hay más procesos y procedimientos estrictos y documentados que hay que cumplir;

donde hay más condiciones, restricciones y controles. Probablemente es el escenario que

van a encontrar los estudiantes cuando estén en el mundo real. Adicionalmente existen

sistemas como el Sistema Electrónico de Contratación Pública que facilitan y hacen más

ágiles, sencillas, eficientes y transparentes las contrataciones del sector público. Otros

escenarios factibles del mundo real, típicamente, son simplificaciones a las cuales

rápidamente una persona o empresa se pueden adaptar.

Al final se debe tener una “Empresa totalmente formalizada”, que para fines del curso lo

único que debe hacer falta, es el pago, o el último paso del proceso formal que exija cada

institución.

Con respecto a las certificaciones o documentos que expidan las entidades relacionadas

con la Empresa creada, los estudiantes pueden presentar un símil de lo que sería tal

certificación e indicando de forma explícita esta situación.

Si los estudiantes ya han tenido experiencia creando Empresa, esto puede resultar

relativamente sencillo. Si no han tenido experiencia, significa que deben documentarse

comenzando por conocer los tipos de sociedades legal y jurídicamente válidas, estudiando

el Código del Comercio, legislación vigente y procesos en la Cámara de Comercio, entre

otros.


La Empresa recién creada, tiene que ser presentada en público en una sesión del curso,

donde el público es el Profesor y los demás estudiantes del curso.

1.2.8.2 Actividades iniciales para crear la Empresa Tipo E

De manera similar a como se tienen que crear las Empresas de Tipo N, el Grupo Tipo E

tiene que crear una Empresa Tipo E. La gran diferencia resulta en el tipo de trabajo que va

a realizar durante el curso. La Empresa Tipo E tiene que estar en capacidad de celebrar

contratos con el Cliente para realizar diferentes tipos de tareas. En cada contrato va a

tener una tarea específica, según crea conveniente el Cliente, cada vez que lo necesite.

Debe estar en capacidad de efectuar los siguientes típicos tipos de trabajos: elaborar listas

cortas o multiusos de precalificación; evaluar un Concurso de Méritos; calificar las

propuestas de las Empresas como respuesta a un problema que un cliente quiere

solucionar y que él desea que se trabajen como un proyecto; seleccionar la Empresa

ganadora por haber presentado la mejor solución a un problema indicado por el Cliente;

conceptuar con respecto a contratos que quiere hacer el Cliente con la Empresa

Contratante; elaborar una lista ordenada en que quedan los participantes que han

participado en un concurso presentando propuestas; realizar el seguimiento y control del

trabajo de las Empresas contratadas; elaborar trabajos de auditoría; realizar trabajos de

consultoría como Interventora; recibir a satisfacción el(los) producto(s) parciales/finales

de contratos del Cliente relacionados con productos de software.

Para el ejercicio del curso, la Empresa Tipo E ya ha sido seleccionada y contratada por el

Cliente (contratación directa) para realizar inicialmente los siguientes trabajos.

Preparar las especificaciones que se van a pedir como requisitos mínimos para entrar a

una lista corta de proponentes preseleccionados. Las especificaciones deben incluir los

criterios típicos que se tienen en cuenta para conformar una lista corta de oferentes en

un concurso de preselección y el cumplimiento de los requerimientos de tipo

académico exigidos para estar en la lista corta.

Preparar y presidir el primer control a realizar con cada una de las Empresas tipo N.

Presidir la sesión de presentación de las Empresas Tipo N.

Elaborar una lista corta de “todas” las Empresas Tipo N invitadas y que están en

condiciones de resolver el problema presentado por el cliente.

Preparar el documento donde se informa a las Empresas de la lista corta qué se espera

en la Propuesta y la forma como se va a efectuar la calificación.

Preparar la invitación formal para que las Empresas de la lista corta presenten

propuestas para resolver el problema planteado e incluyan una propuesta del contrato

a firmar con el Cliente, en caso de ganar el trabajo.


1.2.8.3 Consideraciones de tipo académico

En la vida real, muy rara vez alguien que tiene un proyecto busca personas para que

conformen una Empresa y a esa recién conformada Empresa la contraten para que le

resuelvan su problema. Lo más común es que quien tiene un Proyecto busque entre las

Empresas ya existentes cuál de todas, después de un proceso de selección, es la mejor y

con ella celebra un contrato.

En este momento del ejercicio como las Empresas Tipo N no han sido creadas, se van a

omitir varios pasos que normalmente se siguen en la vida real. Se omite el paso en el cual

el Cliente busca en el mercado las Empresas dedicadas a solucionar problemas similares a

los que él tiene. Se omite el paso en el cual el Cliente invita a las Empresas para que

manifiesten su intención de participar en un concurso de preselección para conformar una

lista corta. También se omite el paso en el cual las Empresas presentan la expresión de

interés de participar en el concurso de preselección. Por lo tanto, en el ejercicio

académico del curso, las Empresas que se van a crear, se supone que ya pasaron por estos

pasos y que la presentación de la Empresa es para directamente conformar la lista corta.

Todos los requerimientos que hay en la vida real para tener formalmente creada y

constituida una Empresa, en el curso, son de tipo obligatorio. Adicionalmente, son de tipo

obligatorio los siguientes requerimientos: la Empresa tiene que tener un sitio Web, donde

tienen que tener publicada toda la información que va dirigida a un público en general y a

un determinado y seleccionado público.

Las Empresas Tipo N deben estar caracterizada, en una de las estructuras organizacionales

que presenta el Pmbok y estar conscientes de que estas características forman parte de lo

que se van a denominar “factores ambientales de la Empresa”. Entregar el “primer

Congelado”, el cual incluye toda la documentación de soporte. Dentro de la

documentación tiene que existir por lo menos un documento que indique en detalle y

paso a paso la metodología que utilizaron para crear la Empresa y donde se documente el

porqué de las decisiones importantes; un documento que ilustre detalladamente el

proceso de crear una Empresa. Se debe indicar cuáles de estos documentos, se van a

tomar como “activos de la organización”, según la denominación del Pmbok.

Otra exigencia académica, para poner en práctica una situación donde se hacen exigencias

de ciertas características de calidad a emplear en el Proyecto, consiste en utilizar de forma

obligatoria la Norma IEEE 830 para la especificación de requerimientos de software.


1.2.9 Primera reunión para Control

Ocho días antes de la presentación de las Empresas tipo N, la Empresa tipo E se reúne con

cada una de las Empresas tipo N con el fin de hacer seguimiento y control de las

actividades para cumplir con éxito el primer hito del curso, el cual consiste en que cada

grupo de trabajo presenta en público su Empresa recién conformada.

La reunión se hace en una sesión de clase, según el calendario del curso, previa una

determinación de hora y duración de la reunión. La Empresa tipo E hace la agenda,

preside la reunión, desarrolla la reunión y se encarga del acta, excepto que ésta última,

durante la reunión, se designe de su elaboración a otra persona.

La Empresa tipo E, tiene como insumos los informes semanales de los diferentes grupos

de trabajo. Con ellos, entre otras actividades, se recomienda que observen la planificación

de tareas, a nivel de cada persona y de grupo, su cumplimiento, su organización, ojalá el

equilibrio de responsabilidades de los participantes. Se traten problemas detectados,

riesgos y sobre todo, se den recomendaciones. De especial importancia, es que los

acuerdos queden registrados y consolidados en el acta de la reunión.

Se siguiere que la Empresa tipo E, tenga preparado un formato de acta de la reunión, de

tal forma que su llenado sea rápido, ágil y práctico. Que antes de finalizar la reunión

quede protocolizada el Acta de la reunión y lista para su publicación, aprovechando las

facilidades tecnológicas que hoy existen, como el escaneo de documentos y

comunicaciones a través de Internet utilizando dispositivos móviles.

Terminadas las reuniones de Control, la Empresa Tipo E, presenta un informe al Profesor

de lo sucedido. El Profesor con base en ese informe coloca una calificación. La persona

que no asista, tiene cero como calificación.

1.2.10 Actividades antes de la presentación de la Empresa

La Empresa Tipo E, prepara un documento, formato o algo similar que le facilite la tarea

de evaluar las Empresas Tipo N, para corroborar que cumplen con todos los requisitos

exigidos, tanto legales como académicos. La herramienta para esta evaluación puede ser

una herramienta digital. Esta misma herramienta la pueden utilizar para completar la

evaluación el día de la presentación. Preparar el documento con el cual el Cliente va a

notificar a las Empresas participantes que quedaron en la lista corta. Preparar el

documento mediante el cual se invita a las Empresas Tipo N que quedaron en la lista

corta, para que presenten una propuesta técnico – económica, que tenga en cuenta el

medio ambiente, que cumpla con todos los requisitos legales como se exige en el sector

público, sin alternativas, y que solucione el problema planteado por el Cliente.


Acompañando la propuesta, adjuntar una propuesta de minuta de contrato; contrato que

están dispuestos a firmar en caso de salir ganadores.

El día anterior a la Presentación cada Empresa Tipo N, antes del mediodía tiene que

entregar al Profesor, en físico (CD, DVD, USB) el “Primer Congelado” de lo trabajado por

ellos. El Profesor registra la entrega del “Primer Congelado”, lo hace llegar a la Empresa

Tipo E para que lo utilice como una de las entradas para evaluar las Empresas Tipo N. Con

esto se busca que las tareas se elaboren con antelación y no, a la carrera y cinco minutos

antes de la Presentación; adicionalmente facilita el trabajo de los evaluadores, que van a

tener información antes de la Presentación y con mayor tiempo para revisar

cuidadosamente el “Primer Congelado”.

1.2.11 Presentación de la Empresa

El día programado para la presentación en público de la Empresa, cada grupo de trabajo

tipo N presenta la Empresa que han creado. La presentación la preparan los integrantes

del grupo, de tal manera que muestren que su Empresa está lista y puede resolver el

problema propuesto por el Cliente, sin inconvenientes de ninguna naturaleza, es decir que

cumplen con todos los requisitos de tipo jurídico, técnico, económico y legal. El auditorio

son el Profesor, la Empresa tipo E y las demás Empresas Tipo N. La hora y duración

máxima se establecen con anterioridad dentro de una sesión de clase.

El contenido y dinámica de la presentación, el(los) presentador(res), la consecución de las

ayudas audiovisuales, las herramientas que utilicen y demás cosas que necesiten y

quieran utilizar, son responsabilidad y de libre albedrío de cada Empresa participante. Es

importante tener un plan básico, por si todo resulta como se planifica, y uno o varios

planes alternativos, en caso de alguna contingencia.

Se sugiere que la presentación se haga con ayuda de una herramienta informática y un

retroproyector. Pero también se puede utilizar el tablero, el papelógrafo, marcadores,

diapositivas, carteleras y si lo estiman conveniente, acompañada de un pequeño

documento tipo ejecutivo y/o un folleto informativo.

Terminadas las presentaciones, la Empresa Tipo E las evalúa junto con todos los soportes

entregados en el “Primer Congelado” y la página Web de cada Empresa. Ellos verifican el

cumplimiento de los requisitos mínimos habilitantes y valoran la información allegada,

especialmente la relacionada con experiencia general, suficiente y relevante en las áreas

requeridas en el objeto a contratar que asegure la idoneidad de la futura Empresa

proponente para la ejecución exitosa del Proyecto; la relacionada con la estructura y

organización de la Empresa; lo referente a los recursos técnicos, humanos y físicos de que

dispone; mirar la capacidad técnica y económica, el cumplimiento en contratos anteriores,


el uso de buenas prácticas, reconocimientos que haya obtenido la Empresa y otros

criterios que permitan pronosticar que la Empresa puede ejecutar de manera exitosa el

Proyecto. También verifican que toda la documentación obligatoria esté completa, los

procesos correctamente establecidos, bien hechos todos los trámites, se haya hecho todo

el diligenciamiento y concordante con lo mostrado en la Presentación en público. Elabora

la lista corta de Empresas tipo N las cuales de inmediato son invitadas para que presenten

una Propuesta que solucione el Problema formulado por el Cliente. Da a conocer el

resultado de la lista corta y presenta al Profesor un informe. El Profesor con base en ese

informe coloca una calificación. La persona que no asista, tiene cero como calificación.

La evaluación final dada por la Empresa Tipo E, es incontrovertible e inapelable. Esto

únicamente por razones de tiempo, para poder realizar las siguientes etapas del ejercicio

del curso sin contratiempos.

Para el ejercicio académico, todas las Empresas Tipo N tienen que estar en la lista corta. Si

por alguna razón no cumplen con los requerimientos y por lo tanto no quedan en la lista

corta, tienen que subsanar todos los problemas hasta que queden incluidas en la lista

corta. Esta inclusión la supervisa y la aprueba la Empresa Tipo E, dentro de los dos días

siguientes a la presentación. En la vida real, esto no es así. Sencillamente, las Empresas

que quedan fuera de la lista corta, no van a ser invitadas para presentar propuestas y

saldrían del juego.

1.2.12 Actividades antes de la presentación de la Propuesta

1.2.12.1 Consideraciones de tipo académico

En la primera sesión, después de conformados los grupos de trabajo, cada uno de ellos fue

invitado para que conformaran una Empresa y se les informó acerca del trabajo a realizar.

Esta situación se dio para que rápidamente se conformaran las Empresas y se indicó que

era una situación totalmente atípica.

Ahora que ya están conformadas las Empresas, han hecho su presentación oficial y han

quedado en la lista corta de Empresas preseleccionadas para llevar a cabo un trabajo del

Cliente, la situación es más parecida a lo que sucede en el mundo real. Por eso desde el

punto de vista del ejercicio académico lo que se va a hacer ahora, se va tomar como un

nuevo punto de partida.

A las Empresas de la lista corta se les entrega una invitación para que presenten una

propuesta en idioma español para solucionar un problema del usuario. Se les indican unos

requerimientos, se les indican los criterios que se van a utilizar para la clasificación y

calificación y se les pide que adjunten una propuesta de contrato a firmar con el Cliente.

solución del problema de forma cooperativa e integral....

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