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Entrenamiento Intensivo

en

Metodología EEI

Ejecución Estratégica Integral

para ejecutar y trasladar el Plan Estratégico a la acción

en 6 días vinculándolo con el Balanced Scorecard,

con el Plan Operativo Anual y con el Presupuesto

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Sistema de planificación y ejecución sistémica propuesta por el Club Tablero de Comando

4 videos complementarios muy útiles Ver en http://www.tablerodecomando.com/rigorcientifico

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Temario Propuesta de Entrenamiento Intensivo ………………………………………………..… Pág. 4 Contenido del Entrenamiento …………………………………………………..………… Pág. 6 Casos de éxito: Testimonios ……………………………………………………………… Pág. 15 Casos de éxito: Experiencia en Ecuador …...…………………………………………... Pág. 20 Algunas características que aporta el entrenamiento …………………………………. Pág. 33 Contacto …………………………………………………………………………………….. Pág. 37

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Programa de Entrenamiento Intensivo (16 horas) Metodología EEI – Ejecución Estratégica Integral para ejecutar y trasladar el Plan Estratégico a la acción en 6 días, vinculándolo con el Balanced Scorecard, el Plan Operativo Anual y el Presupuesto

Presentamos una propuesta para realizar un entrenamiento práctico en Metodología EEI en tu organización. Proponemos dirigirlo a los gerentes y responsables de áreas con el objetivo de formar a todos en el uso de la metodología y adquirir práctica en el uso del software PE-POA-BSC. En esta presentación, incluimos información útil y detallada acerca de cómo se logró implementar y dejar en marcha la ejecución del Plan Estratégico del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas del Ecuador, en solo 6 días.

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Además, entre los testimonios que vas a encontrar más adelante, vas a ver que esta misma metodología EEI fue presentada, ejecutada y validad, entre otras organizaciones, en:

- ONPE - Ministerio de la Producción de Perú - FORD Panamá - Hospital público de Ecuador - Universidad en Colombia

Permítenos anticiparte que la metodología EEI parte del concepto de que, si una organización es un sistema, le son aplicables los principios científicos de la Teoría General de los Sistemas. Eso es lo que propone, justamente, la metodología EEI: que la ejecución del Plan Estratégico sea sistémica.

Sabemos que en algunas organizaciones, para ejecutar el Plan Estratégico, se realizan las siguientes acciones:

1. Un sector elabora el Presupuesto 2. Otro sector elabora la Planeación Estratégica 3. Otro sector crea un Manual de Indicadores 4. En otras áreas se da curso al POA (Plan Operativo Anual)

Esta forma de trabajo en paralelo e independiente resta eficiencia y eficacia a las organizaciones porque les genera problemas. Por ejemplo, de duplicidad documental y solapamiento de costos y acciones. Esta carga es la que está presionando a las empresas e instituciones para desarrollar esquemas que permitan reducirla a través de la integración y la simplificación con el fin de asegurar una rápida y correcta ejecución del Plan Estratégico a menor costo, menos recursos y más sinergia. Por el contrario, la metodología sistémica Ejecución Estratégica Integral (EEI) desarrollada en el Club Tablero de Comando se basa en un sistema integral de gestión estratégica que ayuda a integrar toda la ejecución estratégica de una organización reduciendo gastos, minimizando recursos, logrando más sinergia y asegurando resultados. PE-POA-BSC es el software que permite gerenciar –paso a paso- la metodología EEI, facilitando todo el proceso de implementación en solo 6 días.

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En qué consiste el entrenamiento El entrenamiento que ofrecemos abarca una intensa ejercitación y cumplirá dos objetivos:

1. Formar a los participantes en 2 días (16 hs.) en el conocimiento de la metodología y en el uso del software PE-POA-BSC.

2. Ayudar a que implementen en 4 días más la ejecución y puesta en marcha del Plan Estratégico de la organización.

Existe otra alternativa: Consultoría de Implementación. De solicitarse esta opción, nos quedaremos durante 6 días en la organización, dando una consultoría completa de implementación, asumiendo la responsabilidad de poner en marcha la ejecución del Plan Estratégico en su totalidad. El entrenamiento puede darse en una empresa, una universidad o una organización pública. En todos los casos, los participantes se agrupan en equipos de a 4 ó 5 participantes sentados alrededor de una mesa. Cada equipo tiene a su cargo el análisis y la resolución de distintas actividades:

- Validación matemática de la Visión y la Misión de la organización - Creación de indicadores de avance mensual de la Visión hacia su logro final - Definición de lineamientos estratégicos que subdividan la ejecución del Plan

Estratégico en grandes Temas Estratégicos - Creación del Balanced Scorecard - Incorporación de todos los objetivos estratégicos y los de la Visión al Balanced

Scorecard - Selección matemática de los objetivos para ser priorizados a fin de definir el orden

de su ejecución para el primer periodo anual - Creación del Mapa Estratégico con sus respectivos Temas Estratégicos - Elaboración de todos los indicadores estratégicos - Elaboración de todos los indicadores de gestión (POA) - Elaboración de todos los indicadores para cada uno de los planes y proyectos - Vinculación de cada plan, cada actividad y cada tarea al presupuesto - Elaboración de reportes de avance del logro de cada objetivo a cargo de cada

responsable - Integración sistémica de la ejecución, vinculando el Plan Estratégico con el POA, el

presupuesto y el BSC - Alineación y sincronización de todas las actividades - Simulación y prueba del modelo, con sus revisiones y ajustes - Presentación de la puesta en marcha del modelo

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Al finalizar el entrenamiento, cada equipo presentará a la alta dirección un informe con su compromiso de ejecución del Plan Estratégico. De esta forma, se logra formar a los participantes, quienes -en forma práctica- van a descubrir la utilidad de la metodología EEI. Por otro lado, la organización recibe como valor agregado el resultado del entrenamiento: el compromiso de ejecución del Plan Estratégico, lo que reduce o elimina toda resistencia al cambio y aumenta la colaboración. Solo este último punto ya ayuda a recuperar la inversión -en tiempo y dinero- que deberá realizar la organización para llevar adelante el entrenamiento. Sabemos que algunas personas son escépticas respecto de esta metodología. Tal vez sea porque nunca lograron ejecutar un Plan Estratégico en 6 días o porque aún no lo han intentado. Otros, por el contrario, se han sorprendido y lo valoran. Para todos ellos, nos permitimos sugerirles -con respeto y con el deseo de ayudarlos- que profundicen sus conocimientos en Teoría General de los Sistemas, que mejoren su técnica de implementación y ejecución a partir del Balanced Scorecard (Tablero de Comando) y desarrollen o inviertan para contar con la tecnología y software de apoyo. a) Si dispones de tiempo: Sugerimos la lectura de libros que te ayudarán a profundizar conocimientos útiles. Puedes acceder gratis a la lectura de la Teoría General de los Sistemas de Karl Ludwing Bertalanffy: http://www.tablerodecomando.com/tgs. También sugerimos la lectura de los siguientes libros:

- Zadeh Lotfi A., Toma de decisión en un ambiente borroso (con R. E. Bellman), Ciencia de gerencia 17, b 141-B-164, 1970

- Rubi Consuelo Mejía, Identificación de riesgos estratégicos - Bravo, O. y Sánchez, M., Gestión integral de riesgos, primera edición, tomo 2,

Bogotá, Consorcio Gráfico Ltda. - Godet, Michel, Prospectiva y Planificación Estratégica, S.G. Editores, Barcelona,

1991 - Robert S. Kaplan y David Norton, Execution Premium. Cómo vincular la estrategia

con las operaciones para obtener una ventaja competitiva.

b) Si no dispones de tiempo: Puedes convocar a un consultor externo. En tu país hay muchos y muy buenos, con excelente currícula. Otra opción es que también nos convoques a nosotros, el Club Tablero de Comando.

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Cuando existen conocimientos adecuados, una técnica de implementación probada y un software como tecnología de apoyo… y cuando existe voluntad política y se asignan los recursos necesarios (gente, tiempo y dinero)… se logran –en solo 6 días- resultados que, a veces, llevan meses en otras organizaciones. ¿Conoces el test que revela cuál es la enfermedad crónica de cada organización, ésa que le impide lograr mejores resultados? Si deseas conocerlo y realizarlo gratis (lo recomendamos) ingresa en http://www.tablerodecomando.com/test. Compromiso

Quienes me conocen, saben que me comprometo, desarrollo y cumplo con todos los puntos del programa. Como parte de ese compromiso, entregaré a cada participante del entrenamiento la presentación en PowerPoint de todos los conceptos expuestos y una demo del software para poner en marcha la metodología y practicar durante el seminario cada aspecto presentado. Luego del entrenamiento y durante 60 días, ofreceré un servicio personalizado de coaching online para la revisión y corrección de material que cada participante envíe y ofrezco acompañarlos por Skype en la solución de los temas que fueran consultados. Aguardamos tu respuesta y, si hay interés, envía un e-mail a mario@vogel.com.ar o conversa conmigo en Skype (ID: mariovogel) y te enviaré un presupuesto para que comiencen a analizar la forma en que ayudaremos a tu organización a ejecutar e implementar el Plan Estratégico o sus objetivos en solo 6 días.

Prof. Mario Hector Vogel Club Tablero de Comando Director

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P.D: La metodología EEI (Ejecución Estratégica Integral) ya fue implementada y generó resultados positivos medibles y validados por profesionales de varias organizaciones.

Entre ellas anticipamos: • Argentina: Director de LBR Consulting Group S.A http://www.tablerodecomando.com/seminarios/modernizacion-gestion-baires-abril2014.html • Colombia: Rectora de la Universidad FESU http://www.tablerodecomando.com/seminarios/fesu-gestion-plan-estrategico.htm • Ecuador: Médico y Director del Hospital Teófilo Dávila http://www.tablerodecomando.com/seminarios/ejecucion-estrategica-hospital.htm • Ecuador: Analista de Planificación Estratégica del Comando Conjunto de las FF.AA. http://www.tablerodecomando.com/seminarios/ejecucion-estrategica-integral-ecuador.htm • Ecuador: Analista de Recursos Humanos del Estado Mayor de la Armada http://www.tablerodecomando.com/seminarios/ejecucion-estrategica-ecuador.htm • Panamá: Presidente de Distribuidora FORD David http://www.tablerodecomando.com/seminarios/ejecucion-estrategica-ford-panama.htm • Perú: Jefe de Administración de la Cía. de Minas Buenaventura http://tablerodecomando.com/seminarios/modernizacion-gestion-anr-resultado.html • Perú: Jefa de Planeamiento Estratégico de la Universidad Nacional de Ucayali http://www.tablerodecomando.com/seminarios/ejecucion-estrategica-integral-peru.htm • Perú: Jefe de Administración y Finanzas de la Empresa de Transportes Ave Fénix S.A. http://www.tablerodecomando.com/seminarios/ejecucion-estrategica-integral-peru-nov2013.htm • Perú: Director General de Políticas y Regulación del Ministerio de la Producción http://www.tablerodecomando.com/seminarios/alineacion-min-produccion.htm • Perú: Jefe de la Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE) http://www.tablerodecomando.com/seminarios/ejecucion-estrategica-onpe.htm • Perú: Jefe de Presupuesto y Planificación se la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos (SUNARP) http://www.tablerodecomando.com/seminarios/ejecucion-estrategica-sunarp.htm • Perú: Coordinador del Centro de Desarrollo de la Escuela Profesional de Ing. de Sistemas de la Universidad Nacional de San Agustín de Arequipa http://www.tablerodecomando.com/seminarios/modernizacion-gestion.html • Perú: Economista de la Superintendencia del Mercado de Valores de Lima http://www.tablerodecomando.com/seminarios/peru-ejecucion-estrategica.htm • Perú: Gerente General de Manufactura Barleta S.A. http://www.tablerodecomando.com/seminarios/peru-ejecucion-estrategica-ene2014.htm

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Entrenamiento en EEI – Ejecución Estratégica Integral Temario y Agenda (16 hs.) Modalidad: Presencial Objetivos 1. Ayudar a los participantes a descubrir cómo es posible integrar –a partir de una sola

metodología y un solo software- el Plan Estratégico, la ejecución de la Visión, la sincronización de los Procesos con la Estrategia, el Balanced Scorecard, la alineación o cascadeo, el POA (Plan Operativo Anual), los proyectos, los planes de acción, el presupuesto, la evaluación de resultados, los informes, los gráficos y las ideas de mejora continua.

2. Que los participantes aprendan a crear el Mapa Estratégico dinámico.

3. Que los participantes aprendan a crear Temas Estratégicos y visualizar solo los objetivos vinculados a cada tema estratégico para mejorar la calidad de la toma de sus decisiones.

4. Que los participantes aprendan a alinear totalmente los objetivos de su organización, vinculando los objetivos de cada puesto de trabajo desde el nivel que se desea hasta el máximo nivel de cada institución.

5. Que los participantes adquieran expertise a través de los 7 workshops con ejercicios específicos de la metodología.

6. Que los participantes estén en condiciones de utilizar el software para llevar a la

práctica la metodología presentada.

Capacitador

Coaching personalizado Finalizado el curso, cada participante dispondrá de 60 (sesenta) días para ampliar sus consultas o dudas en forma personal con el Prof. Mario Héctor Vogel.

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Software Cada participante dispondrá del software necesario para trabajar la metodología durante el curso. El programa está desarrollado en Excel, es compatible con las versiones de Office de 32 y 64 bits, tiene su propio manual de uso y se entrega en formato demo. Requisitos Se sugiere asistir al Entrenamiento con una laptop para poder participar de los talleres y ejercicios prácticos.

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Agenda y contenidos del Entrenamiento en EEI (Ejecución Estratégica Integral) Día: 1 Horario: 9 a 18 hs. 09.00 - 11.00 Presentación de la metodología para integrar el Plan Estratégico

con: - La técnica para ejecutar la Visión y crearle indicadores de

avance mensual hacia su logro - La sincronización de los procesos, la estrategia y la cadena de

valor - El traslado del Plan Estratégico al Balanced Scorecard (si algún

participante no lo conoce, aprenderá a crear el mapa estratégico y la matriz de indicadores)

- La alineación o cascadeo de cada objetivo hacia las áreas operativas

- La construcción del POA (Plan Operativo Anual) - El desarrollo de Proyectos y Planes de Acción - El presupuesto - La evaluación de resultados con ayuda de los informes y

gráficos del software - La toma de decisiones para aportar ideas de mejora continua en

la ejecución del Plan Estratégico, el Balanced Scorecard y el POA

11.00 - 11.15 - Coffee Break 11.15 - 12.00 - Cómo integrar el Plan Estratégico al modelo 12.00 - 13.00 - Workshop: Los participantes van a integrar el Plan Estratégico

con el que asistan y lo introducirán al software, elemento por elemento

13.00 - 14.00 - Almuerzo libre 14.00 - 15.00 - Presentación de la técnica para ejecutar la Visión y crearle

indicadores de avance mensual hacia su logro 15.00 - 16.00 - Workshop: Los participantes ejecutarán la Visión con la que

asistan y la trasladarán a la acción creando objetivos e indicadores para observar –mes a mes- su avance hacia el logro. Todo será ingresado en el software.

16.00 - 16.15 - Coffee Break 16.15 - 17.00 - Presentación de la metodología para sincronizar procesos con la

estrategia y la cadena de valor 17.00 - 18.00 - Workshop: Los participantes van a sincronizar los objetivos del

Plan Estratégico con el que asistan para asegurar que cada objetivo estratégico sea responsabilidad de todos, todos los días, y se ejecute en forma sincronizada. Alinearán cada objetivo desde el nivel que se desee hasta el nivel máximo de la organización. Todo lo ingresarán en el software.

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Día: 2 Horario: 9 a 18 hs.

09.00 - 10.00 - Presentación de la metodología para integrar el Plan Estratégico

con el Balanced Scorecard 10.00 - 11.00 - Workshop: Los participantes crearán el Mapa Estratégico para

cada uno de los objetivos del Plan Estratégico con el que asistan más los objetivos para trasladar la Visión a la acción Crearán Temas Estratégicos y visualizarán solo los objetivos vinculados a cada tema estratégico Modificarán automáticamente el estado de cada Objetivo Estratégico de acuerdo al comportamiento de cada indicador

11.00 - 11.15 - Coffee Break 11.15 - 12.00 - Presentación de la metodología para lograr la alineación o

cascadeo y el POA (Plan Operativo Anual) 12.00 - 13.00 - Workshop: Los participantes realizarán la alineación o cascadeo

de cada uno de los objetivos del Mapa Estratégico e ingresarán al software el POA de todas las áreas de la organización

13.00 - 14.00 - Almuerzo libre 14.00 - 15.00 - Presentación de la metodología para crear proyectos, planes de

acción e indicadores 15.00 - 16.00 - Workshop: Los participantes crearán proyectos, planes de acción

e indicadores para el logro de los objetivos. Todo lo ingresarán en el software

16.00 - 16.15 - Coffee Break 16.15 - 17.00 - Presentación de la metodología para gerenciar el presupuesto

integrado y vinculado al Plan Estratégico, al Balanced Scorecard y al POA.

17.00 - 18.00 - Workshop: Los participantes realizarán una simulación con todo lo realizado, ananlizarán informes, indicadores y gráficos y presentarán ideas de mejora continua en la ejecución

18.00 - Discusión grupal

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Alternativa: Consultoría de Implementación De solicitarse esta opción, nos quedaremos durante 6 días en la organización, dando una consultoría completa para la ejecución e implementación total del Plan Estratégico de la organización o sus objetivos. El siguiente es el cronograma diario de trabajo: Día: 1 - Validación matemática de la Visión y de la Misión - Creación de indicadores de avance mensual de la Visión hacia su logro final Día: 2 - Continuación del proceso de creación de indicadores de avance mensual de la Visión hacia su logro final - Elaboración de lineamientos estratégicos que subdividan la ejecución del Plan Estratégico en grandes Temas Estratégicos Día: 3 - Creación del Balanced Scorecard - Incorporación de los objetivos estratégicos al Balanced Scorecard Día: 4 - Selección matemática de los objetivos a ser priorizados para su ejecución en el primer período anual - Creación del Mapa Estratégico con sus respectivos Temas Estratégicos Día: 5 - Elaboración de indicadores estratégicos - Elaboración de indicadores de gestión – POA - Elaboración de indicadores de planes y proyectos - Vinculación de cada plan, cada actividad y cada tarea al presupuesto - Elaboración de reportes de avance del logro de cada objetivo a cargo de cada responsable Día: 6 - Integración sistémica de la ejecución vinculando el Plan Estratégico con el POA y con el presupuesto - Alineamiento de todas las actividades hasta el Plan Nacional del Buen Vivir - Simulación y prueba del modelo, revisiones y ajustes - Puesta en marcha del modelo

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Testimonios de algunos profesionales que ya participaron

en nuestro curso y seminario “Ejecución Estratégica Integral”

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Cuando hay voluntad política y se asignan los recursos necesarios (gente, tiempo y dinero) se logran –en 6 días- resultados que, a veces, llevan meses en otras organizaciones. Altos oficiales del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas del Ecuador (comandantes, coroneles, capitanes y Profesionales) se reunieron durante 6 días con el Prof. Mario Héctor Vogel en el Ministerio de Defensa, edificio Recoleta, en la Jefatura del Estado Mayor Institucional. El objetivo era culminar la elaboración del Plan Estratégico Institucional de las Fuerzas Armadas “Ecuador 2014-2021” y trasladarlo a la acción y ejecución por vía sistémica.

El General César Merizalde Pavón, oficiales y profesionales del Comando Conjunto

de las Fuerzas Armadas del Ecuador con el Prof. Mario Héctor Vogel.

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Permítenos presentarte un ejemplo serio y profesional de cómo ejecutar muy bien las 3 etapas del ciclo de la Planificación y Ejecución Estratégica. Al finalizar su lectura, te invitamos a obtener tus propias conclusiones y que luego compartas tu opinión. Logros alcanzados por los Profesionales durante los 6 días de trabajo intenso: - Validaron matemáticamente la Visión y la Misión del Comando - Crearon indicadores de avance mensual de la Visión hacia su logro final - Definieron lineamientos estratégicos que subdividen la ejecución del Plan Estratégico en grandes Temas Estratégicos - Crearon el Balanced Scorecard - Incorporaron todos los objetivos estratégicos y de la Visión al Balanced Scorecard - Realizaron una selección matemática de los objetivos para ser priorizados a fin de definir el orden de su ejecución para el primer período anual - Crearon el Mapa Estratégico con sus respectivos Temas Estratégicos - Elaboraron todos los indicadores estratégicos - Elaboraron todos los indicadores de gestión – POA - Elaboraron todos los indicadores para cada uno de los planes y proyectos - Vincularon cada plan, cada actividad y cada tarea al presupuesto - Elaboraron reportes de avance del logro de cada objetivo a cargo de cada responsable - Integraron sistémicamente la ejecución, vinculando el Plan Estratégico con el POA, el Balanced Scorecard y el presupuesto - Alinearon todas las actividades hasta el Plan Nacional del Buen Vivir - Realizaron una simulación y prueba del modelo, revisiones y ajustes en Excel - Se presentó la puesta en marcha del modelo

En la ejecución del proceso se superaron las 3 etapas del ciclo de la Planificación: 1. Formulación del Plan Estratégico con base matemática y rigor científico 2. Implementación y ejecución del Plan Estratégico bajo un enfoque sistémico 3. Seguimiento y evaluación del logro y cumplimiento de los objetivos, planes, actividades

y tareas

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1ra. Etapa: Formulación del Plan Estratégico con base matemática y rigor científico Para elaborar objetivos, se efectuó el análisis de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, utilizando la metodología que propone el FODA Matemático, que es 100% objetiva porque aplica matemática matricial, lo que permite identificar con certeza los objetivos óptimos a ser creados.

Partimos del concepto de que la institución es un sistema y, por lo tanto, le son aplicables los principios científicos de la Teoría General de los Sistemas. Ése es el motivo por el cual todas las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas –en lugar de ser agrupadas intuitivamente de a pares y bajo un criterio totalmente subjetivo y poco profesional- en el FODA Matemático deben luchar todas contra todas bajo el concepto de la matemática matricial o booleana. Una vez hecho esto, todos los elementos del análisis FODA se visualizan en un plano cartesiano y se analizan en un árbol estratégico con el fin de determinar cuáles de todos los elementos del FODA son los óptimos para elaborar –en base a ellos- objetivos conforme a sus relaciones de causa y efecto, también identificadas matemáticamente. Esto fue lo que el equipo de oficiales y profesionales del Comando Conjunto realizó para la creación de sus objetivos. Puedes ver un video sobre FODA Matemático en http://www.tablerodecomando.com/fodavideo

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Testimonios de algunos de los oficiales que participaron del encuentro

Director del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas del Ecuador Cap. de Navío Raúl Morales

“Todo el proceso de ejecución del Plan Estratégico del Comando conjunto, que fue realizado en 6 días y que fue cumplido en su totalidad, superó mis expectativas. Porque el modelo rompe con la tendencia del FODA clásico. Es, además, un modelo lógico que nos ayudó a pensar y reflexionar colectivamente. “También superó mis expectativas la metodología para validar matemáticamente la Visión y la Misión.

“El Mapa Estratégico dinámico que se construyó nos permitió prestar atención a los objetivos causa que aportan al efecto en forma dinámica, ya que automatiza el cambio de color de cada objetivo de acuerdo al estado de cada indicador. Esto cambia automáticamente mes a mes y permite predecir comportamientos futuros y tomar decisiones basadas en hechos reales. “El software PE-POA-BSC ya lo estamos aplicando en la institución, quedó totalmente instalado. “Recomiendo este proceso a otros profesionales porque permite gerenciar de manera dinámica para aportar al crecimiento del país a través de una gestión moderna en la ejecución del Plan Estratégico.”

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2da. Etapa: Implementación y ejecución del Plan Estratégico bajo un enfoque sistémico Para el proceso de ejecución e implementación del Plan Estratégico, aplicamos la metodología EEI (Ejecución Estratégica Integral) que nos permite vincular el Plan Estratégico con el Balanced Scorecard, ambos con el Plan Operativo Anual y todo -a su vez- articularlo con el presupuesto. Partimos del mismo concepto que antes: si la organización es un sistema, entonces la ejecución del Plan Estratégico también debe ser sistémica. Y es lo que propone, justamente la metodología EEI. Objetivos estratégicos Durante el trabajo de 6 días con los oficiales del Comando Conjunto, todos los objetivos estratégicos y los que se convirtieron a partir de la validación matemática de la Visión fueron ingresados en el software PE-POA-BSC, al igual que los indicadores (KPI).

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Vinculación de Objetivos Estratégicos con el Plan Operativo Anual Cada objetivo estratégico y cada uno de los obtenidos a partir de la Visión fue vinculado al POA y alineado con gerencias responsables de su ejecución operativa.

Seguimiento mensual del avance de cada objetivo El seguimiento de la evolución de cada objetivo estratégico fue previsto a través de la matriz del Balanced Scorecard, que permite monitorear el mismo mes a mes. El siguiente es un ejemplo de la simulación realizada:

Te recomendamos ver un video de la metodología que aplicamos (EEI) en http://www.tablerodecomando.com/rigorcientifico

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Testimonios de algunos de los oficiales que participaron del

encuentro

Jefe de Procesos del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas del Ecuador Cnel. Byron Borja

“La metodología de Ejecución Estratégica Integral que ejecutamos paso a paso durante 6 días superó mis expectativas, ya que me permitió crear indicadores para medir el avance mensual de nuestra Visión. “El modelo del Mapa Estratégico dinámico desarrollado también superó mis expectativas porque permitió desdoblar el mapa en sub-mapas por temas estratégicos, lo que permite lograr foco estratégico en cada tema, vinculando cada objetivo automáticamente con el

avance de los indicadores. Así se pueden predecir resultados futuros y tomar decisiones en ese sentido. “Recomiendo participar en esta formación especialmente a profesionales de alta dirección.” Director de Planificación del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas del Ecuador Cnel. Xavier Fernando Martínez Carrera

“La metodología para validar matemáticamente la Visión y la Misión superó mis expectativas porque existe un sustento científico para validar los objetivos. Durante 6 días trabajamos para ejecutar el 100% del Plan Estratégico del Comando Conjunto y lo logramos. “Conocí una nueva metodología para desdoblar el mapa Estratégico en sub-mapas dinámicos y esto permite tener una valoración de lo que se está ejecutando y cumpliendo y predecir futuros comportamientos.

“Vincular todo al presupuesto nos permitió verificar la ejecución presupuestaria de cada objetivo, de cada plan, de cada actividad y de cada tarea. “Recomiendo esta formación a otros profesionales interesados en gestionar una organización.”

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3ra. Etapa: Seguimiento y evaluación del logro y cumplimiento de los objetivos, planes, actividades y tareas Para dar seguimiento y evaluación al logro de los objetivos, planes, actividades y tareas se utilizó el software PE-POA-BSC (Plan Estratégico, Plan Operativo Anual, Balanced Scorecard). Este programa permite imprimir reportes de cada funcionario con el porcentaje de avance mensual de sus proyectos, sus planes, sus actividades y sus tareas, vinculando todos los costos de la ejecución al presupuesto. Con todo ello se contribuye a mejorar el desempeño de la institución a través del seguimiento permanente del sistema de ejecución, lo que compromete a los oficiales a impulsar el logro de los objetivos planteados y evitar que el proceso de elaboración y ejecución del Plan Estratégico quede solo en buenas intenciones o depositado en un triste cajón.

Testimonios de algunos de los oficiales que participaron del encuentro

Jefe de la Sección de Seguimiento y Evaluación del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas del Ecuador Cap. Danny Reinoso Ortiz

“La metodología para validar matemáticamente la Visión y la Misión superó mis expectativas porque permite darle una valoración científica a las mismas. “El Mapa Estratégico dinámico es una forma de visualizar cada sub-mapa y sus objetivos vinculados a los indicadores mensuales. Ha superado mis expectativas por lo útil que es para predecir resultados. “Vincular todo al presupuesto nos ayudó a identificar el costo de

Ejecución de cada objetivo, plan, actividad y tarea. “Recomiendo esta formación a otros profesionales porque permite ejecutar la Visión y el 100% del Plan Estratégico.”

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Mapa Estratégico Dinámico Sabemos que los indicadores son importantes, pero solo miden lo que ya pasó. Por eso, un indicador no es útil para predecir el futuro. Para predecir el comportamiento futuro del logro de objetivos, actividades y tareas, la herramienta más adecuada -aunque poco conocida o mal conocida por la mayoría– es el Mapa Estratégico Dinámico. El mismo vincula automáticamente cada uno de los objetivos del Mapa con los indicadores, permitiendo analizar cómo podría llegar a ser el comportamiento futuro de las relaciones causa-efecto entre los objetivos. Esta información es muy útil para tomar decisiones basadas en los hechos reales y sistémicos. En un Mapa Estratégico dinámico, cada mes, cambian automáticamente los colores de cada objetivo conforme cambie el resultado de cada indicador, lo cual ayuda a predecir -a través de las relaciones causa-efecto- futuros comportamientos y tomar la decisión de enfocarse en aquellos con óptima probabilidad de ser logrados. Tener esta información es vital para un estratega que desea influir en el comportamiento y logro de objetivos en base al comportamiento sistémico de las relaciones causales. Y éste fue el modelo implementado por los altos oficiales.

Por otro lado el mapa Estratégico del Comando Conjunto se subdividió automáticamente en sub-mapas para dar seguimiento a cada uno de los temas estratégicos, lo cual ayuda a lograr foco en la estrategia al analizar solamente el comportamiento de los objetivos de cada tema estratégico. Puedes ver un video donde explico la funcionalidad del Mapa Estratégico dinámico en http://www.tablerodecomando.com/balanced-scorecard-de-una-municipalidad

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Creación de indicadores Durante el encuentro, se crearon todos los indicadores. Tanto para los objetivos estratégicos como para cada uno de los del POA y para cada uno de los planes, programas y proyectos.

Presupuesto Cada plan, cada actividad, cada tarea puede tener un costo, cuya sumatoria permite elaborar el presupuesto de la ejecución del Plan Estratégico. La diferencia entre el costo estimado y el presupuesto permite visualizar resultados en colores. Si la diferencia entre el costo estimado y el presupuestado coincide, se lo visualizara como diferencia cero, en verde. Si la diferencia es porque se ha gastado de más en relación a lo presupuestado, se observará cuál es la diferencia y se la verá en rojo. Pero si se gasta menos de lo presupuestado, se observará la diferencia ahorrada en azul.

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Gráficos de Costos de ejecución Luego, se obtuvieron gráficos de costos de cada plan, de cada actividad y de cada tarea.

Reportes de cada responsable Se emitieron los reportes de avance de cada gerencia responsable de la ejecución de cada objetivo operativo, de cada plan y del comportamiento de cada indicador. Además, el reporte del porcentaje de avance en el logro de los objetivos mensuales delegados a cada profesional.

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Validación matemática de la Visión La Visión es una imagen del futuro proyectado de una organización, a la cual se desea llegar en un período temporal. Pero no es suficiente y no alcanza el hecho que su redacción contenga frases agradables que satisfagan y conformen a todos. Dada la importancia y transcendencia estratégica de la Visión, es necesario tener certeza matemática de que su redacción creará valor para la institución. Fue por ello que los altos oficiales que trabajaron con el Prof. Mario Héctor Vogel procedieron a validar matemáticamente la Visión del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas a través de la metodología que les presentamos. Una vez finalizado ese proceso, se procedió a crear indicadores de avance mensual de la Visión hacia su logro final (¿Qué sentido tiene tener una Visión y no medir su avance mensual?). Ambos procesos sorprendieron a algunos de los oficiales presentes, ya que mencionaron que -a la fecha- no habían conocido antes la existencia de una metodología que les permitiera validar matemáticamente la Visión y crear indicadores para medir su avance mensual. La ruta estratégica y su ejecución La Planificación Estratégica traza la ruta que deberá seguir la institución para alcanzar los objetivos propuestos y convertir en realidad la Visión prometida. Para lograrlo, en nuestra metodología EEI (Ejecución Estratégica Integral), se articula el Plan Estratégico con el Plan Operativo Anual (POA) y todo ello se ejecuta a través del modelo de gestión propuesto por el Balanced Scorecard (BSC), vinculando luego todo al Presupuesto. Y esto fue lo realizado por los altos oficiales, quienes han creado un alineamiento que permite fortalecer el vínculo entre la definición, elaboración, ejecución, sincronización y logro de objetivos, planes, actividades y tareas. Cada esfuerzo, a partir de ahora, estará encaminado hacia al logro de los objetivos propuestos sin dispersión, sin permitir que esfuerzos aislados interfieran. Porque ahora todo está sistémicamente vinculado entre sí, permitiendo la articulación total con los instrumentos de la Planificación Estratégica, el Balanced Scorecard, el POA y el Presupuesto. El sistema informático que hemos facilitado (software PE-POA- BSC) les permitirá dar seguimiento mensual y oportuno a toda la gestión, lo cual ayudará al seguimiento y evaluación de todo el proceso. Al finalizar el sexto día del proceso, el Gral. César Merizalde Pavón -luego de recibir el informe completo- ordenó la inmediata puesta en marcha del proceso de ejecución, tarea en la cual hoy se encuentra el Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas del Ecuador.

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Esperamos haberte presentado un ejemplo motivador de lo que puede lograrse con voluntad política e inversión necesaria en recursos. Te invitamos a reenviar este caso a tus amigos y colegas; comparte tu conocimiento también con ellos.

Testimonios de algunos de los oficiales que participaron del encuentro

Jefe del Departamento TICS de la Armada del Ecuador Cte. Diego Rubio

“La metodología EEI facilitó la comprensión del procedimiento para ejecutar el Plan Estratégico en forma sistémica. “El Mapa Estratégico dinámico superó mis expectativas porque nos permitió hacer análisis a partir de vincular automáticamente los objetivos del mapa con el avance de los indicadores. “Vincular objetivos, planes, actividades y tareas con el presupuesto nos permitió el control de las acciones ejecutadas por departamentos

o unidades. “Por lo útil, recomiendo esta formación a otros profesionales.”

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Algunas características que aporta el entrenamiento Un mapa estratégico sirve muy poco si es estático En el día cero -es decir, cuando se crea- el Mapa Estratégico es realmente muy útil y ayuda a describir la estrategia de una organización ilustrando el modo causal a través del cual se vinculan e interactúan los objetivos dentro de sus diferentes perspectivas Pero si sigue estático… ¿sirve para algo el mapa estratégico? Permíteme una pregunta. Si tú quieres volver a ver el Mapa Estratégico al mes de su creación o a los dos meses, a los 6… ¿qué es lo que generalmente ves? Imagino que ves exactamente el mismo Mapa Estratégico que fue creado en el día cero. Es decir que se encuentra estático o detenido en el tiempo. Y lo verás siempre igual, tal como fue creado.

El Mapa Estratégico es muy útil si, en lugar de ser estático, se lo convierte en un instrumento dinámico, si tiene movimiento, si va evolucionando mes a mes para permitir que la alta dirección lo analice para mejorar la calidad de la toma de sus decisiones. El software que hemos elaborado permite analizar el Mapa Estratégico en base a: 1. la evolución mes a mes de los objetivos estratégicos 2. la posibilidad de analizar la evolución mes a mes de los objetivos de cada uno de los temas estratégicos, en vez de analizar el Mapa Estratégico completo

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Si no se puede ver cuáles objetivos impactan en cada tema estratégico, de poco sirve el mapa estratégico.

Hemos desarrollado, dentro de la metodología, la posibilidad de observar solamente los objetivos que se vinculan a cada tema estratégico para mejorar la calidad de la toma de decisiones.

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Alineación de objetivos hasta el máximo nivel En numerosas organizaciones, el personal cumple tareas y logra objetivos, pero no sabe cómo sus tareas y sus objetivos contribuyen al logro de las tareas y objetivos de su nivel superior y mucho menos al logro de los grandes objetivos estratégicos o de la Visión. Hemos elaborado el modelo de alineación de objetivos que parte del nivel que se desee y llega hasta el máximo nivel de alineamiento. Esta Metodologia EEI de alineación es aplicable a: - Organizaciones públicas - Universidades - Empresas - Industrias - PyMEs Alineación en organización pública

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Alineación en universidad

Alineación en empresa, industria o PyME

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CONTACTO

Consultas sin compromiso: Prof. Mario Héctor Vogel

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"Compartir el conocimiento es una acción de seres inteligentes, que han comprobado que el conocimiento es un bien que crece

a medida que se lo comparte".

Prof. Mario Hector Vogel