Taller de Administración Del Tiempo (Manual Del Participante)

Taller:Administración del tiempo

Índice de contenidos

Taller: Administración del tiempo

Carta descriptiva:

Gerencia de FormaciónInformación confidencial de CANTV. Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Propiedad de CANTV

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Contenido: Página:Carta descriptiva:

1. Créditos.

2. Información instruccional.

Orientación de la empresa.

Módulo I: Administración del tiempo.

1. El valor del tiempo.

2. Herramientas para planificar la distribución del tiempo.

3. Criterios para establecer prioridades.

4. Creación de listas de chequeo.

5. Tips para tener una agenda y aprovecharla.

6. El manejo de documentos físicos y electrónicos (mi

archivo personal).

7. Cómo trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo

de los demás.

8. Manejo del teléfono y del correo electrónico.

9. Los mapas mentales y su utilidad en la organización del

tiempo.

10. El proyecto de vida como herramienta de planificación.

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912162224

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29

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Créditos:

Experto en contenido: Gustavo Salazar.Diseñador (es)

instruccionales:Gustavo Salazar.

Facilitador (es)Adrina Avila

Dana AtanceValidación del contenido

Gerencia de Formación

Cantv.

Gustavo Salazar.

Información instruccional.

Objetivo General de

la acción de

formación:

Al finalizar la acción de formación el participante estará en

capacidad de analizar costumbres y actitudes actuales

relacionadas con el manejo del tiempo y descubrir maneras


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eficaces de emplearlo en el trabajo y en la vida en general.

Objetivos

específicos de la

acción de

formación:

Conocer el valor del tiempo

Identificar herramientas para planificar la distribución del

tiempo

Conocer criterios de mayor aceptación para la priorización de

las actividades.

Emplear listas de chequeo o verificación de actividades.

Administrar correctamente una agenda.

Organizar un archivo personal clasificando documentos

electrónicos y físicos.

Conocer las características de un equipo de trabajo óptimo

Usar adecuadamente el teléfono y el correo electrónico.

Aplicar mapas mentales para optimizar el uso del tiempo.

Estructura de

contenido:


1. El valor del tiempo.

2. Herramientas para planificar la distribución del

tiempo.

3. Criterios para establecer prioridades.

4. Creación de listas de chequeo.

5. Tips para tener una agenda y aprovecharla.

6. El manejo de documentos físicos y electrónicos (mi

archivo personal).

7. Cómo trabajar en equipo y dar un buen manejo al

tiempo de los demás.

8. Manejo del teléfono y del correo electrónico.

9. Los mapas mentales y su utilidad en la

organización del tiempo.

10. El proyecto de vida como herramienta de

planificación.

Población

objetivo:

Trabajadoras y trabajadores del grupo de empresas CANTV.


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Conocimientos

previos:No Aplica

Modalidad: Presencial.

Tipo de acción

formativa:Teórico - Práctico

Capacidad: Máximo: Quince (15) participantes.

Mínimo: Diez (10) participantes.

Estrategias

instruccionales:

Exposición con apoyo de presentación electrónica, técnicas

grupales de integración y análisis de materiales audiovisuales.

Materiales

instruccionales:

Manual del participante.

Recursos

instruccionales:

Presentación en formato power point / impress, marcadores y

pizarra.

Fuentes

bibliográficas:

Barroso, Manuel, Autoestima Ecología o Catástrofe, Editorial

Galac, Caracas, 1987.

Bichachi Susana, (2007) El uso de las listas de chequeo

(check list) como herramienta para controlar la calidad de la

ley disponible en:

http://www.consejomujeres.gba.gov.ar/doc/check_lista.pdf

Buzan, Tony, El Libro de los Mapas mentales, Ediciones Urano,

Barcelona (España), 1996.

De Montes, Zoraida, Mas Allá de la Educación, Editorial Galac,

Caracas (Venezuela), 1997.

Díaz Alvaro Los Mapas de Ideas y los Procesos

Lectoescriturales

Capítulo 10 del Libro: Aproximación al Texto Escrito. Alvaro

Díaz

Cuarta Edición, Editorial Universidad de Antioquia.

Horovitz, Jacques, La Calidad del Servicio. Editorial McGraw

Hill, 1991, Madrid, España, 1991.

Instituto Mexicano de Control de Calidad, IMECCA, Formación

de facilitadores para el trabajo en grupo, Módulo III, México,


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http://www.consejomujeres.gba.gov.ar/doc/check_lista.pdf



Marzo, 1998.

Losada, José Vicente, Sobre Mapas, Modelos Mentales y

Paradigmas, Artículo, Revista Virtual "ANCLAJE", pnlnet.com,

www.pnlnet.com/anclaje/

Paredes y Asociados Cía. Ltda. Seminario Taller

Administración de Procesos. Panamá Mayo de 1999

Robbins, Stephen P., Comportamiento Organizacional, Teoría

y Práctica. Séptima Edición. Editorial Prentice Hall, México

1996.

Ramírez, Tulio, Cómo hacer un Proyecto de Investigación,

Editorial Panapo, Caracas, 1999.

Thompson, Phillip C.. Círculos de Calidad. Cómo hacer que

funcionen. Grupo Editorial Norma. Primera Edición. Colombia

1994.

Vásquez Nelson (2006) La importancia empresarial del trabajo

en equipo, disponible en:

http://www.dinero.com/wf_InfoArticulo.aspx?idArt=27463


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http://www.dinero.com/wf_InfoArticulo.aspx?idArt=27463

http://www.pnlnet.com/anclaje/



Orientación de la empresa:

MisiónSer una empresa socialista operadora y proveedora de soluciones integrales de

telecomunicaciones e informática, reconocida por su capacidad innovadora,

habilitadora del desarrollo sustentable y de la integración nacional y regional,

comprometida con la democratización del conocimiento, el bienestar colectivo,

la eficiencia del estado y la soberanía nacional.Visión Ser una empresa socialista operadora y proveedora de soluciones integrales de

telecomunicaciones e informática, reconocida por su capacidad innovadora,

habilitadora del desarrollo sustentable y de la integración nacional y regional,

comprometida con la democratización del conocimiento, el bienestar colectivo,

la eficiencia del estado y la soberanía nacional.


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Introducción al curso

Principios y valores de la nueva CANTV:

EFICIENCIA:

Cumplimos con los compromisos que establecemos y respondemos profesionalmente por nuestras acciones, realizando las actividades con altos niveles de excelencia, calidad y productividad.

Impulsamos la optimización de los procesos, hacemos uso adecuado de los recursos y mejoramos continuamente lo que hacemos y como lo hacemos..

Profundizamos en el conocimiento y el autodesarrollo que nos permita brindar un soporte adecuado a las propuestas que realizamos.


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Introducción:

Introducción:

Desde la antigüedad el hombre se ha dado a la tarea de buscar la

perfección y la administración y optimización de la utilización del

tiempo ha sido un verdadero reto para los científicos, cada semana

posee un total de 168 horas de las cuales empleamos 56 para dormir y

el resto que suma 112 se convierte en nuestro dolor de cabeza, la

mayoría de las personas ejerce diversos roles, jefe, trabajador, esposo,

hijo, etc. y cada rol requiere la dedicación de cierta cantidad de horas,

no obstante el trabajo ocupa gran parte de nuestro tiempo y como

miembros de la comunidad las trabajadoras y trabajadores de CANTV

han manifestado su interés en recibir herramientas que les permitan

mejorar su administración del tiempo, es por ello que en esta acción

formativa se compartirán varias herramientas y métodos para mejorar

la utilización del valioso elemento de la vida “el tiempo”.

La administración del tiempo es un verdadero reto para cualquier

profesional, si bien es cierto que muchas veces no se jerarquizan las

actividades entre urgentes e importantes, es importante elaborar

planes de trabajo que establezcan límites para completar las

actividades o tareas asignadas.

Se ha demostrado que el establecer límites para realizar una actividad

genera presión en la trabajadora o trabajador, pero permite medir la

efectividad al realizar una tarea asignada, de igual manera al trabajar

en proyectos se debe fijar la duración de las actividades que permitan

completar la fase en ejecución.

En definitiva la difusión de este tipo de talleres permite que las

trabajadoras y trabajadores mejoren sus niveles de desempeño y

logren el máximo aprovechamiento de su jornada laboral.


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Principios y valores de la nueva CANTV:

VOCACIÓN DE SERVICIO:

Sentimos satisfacción y pasión por brindar la mejor

atención y calidad de servicio, teniendo claro nuestro rol

como servidores públicos.

Nos comprometemos a “entender, atender y

resolver” las necesidades de aquellos a los que servimos,

orientándonos permanentemente a su satisfacción y a

superar sus expectativas.


El valor del tiempo.

El valor del tiempo .

Si existe algo que debemos apreciar en nuestra vida es el tiempo.

Apreciarlo, por su importancia y porque su incorrecta gestión, puede

influir negativamente en la toma de decisiones, en el trabajo realizado,

en abordar nuevas o viejas relaciones

y en definitiva, en la marcha de

nuestra vida. El tiempo es inflexible,

pasa y no se detiene, aunque a veces

tengamos la sensación de todo lo

contrario. Es, en apariencia, una

variable que no podemos modificar.

No podemos, alargarlo, estirarlo, comprarlo o detenerlo. Sin embargo,

podemos llegar a controlarlo.

Seguro que cualquiera conoce a personas excesivamente atareadas,

cargadas de trabajo que exclaman una y otra vez "no tengo tiempo", "me

faltan horas" y expresiones parecidas. ¿Es el tiempo el que nos controla

o podemos controlarlo nosotros a él? Esa es la cuestión que cualquier


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persona debería plantearse. En nuestra vida las actividades deben

ordenarse de acuerdo a su nivel de importancia, en primer lugar debe

ser realizado lo importante, en segundo lugar lo urgente. Si actuamos en

el orden inverso nunca lo urgente nos permitirá realizar lo importante, y

así aquello que valoramos será postergado y posiblemente nunca se

realizará.

El tiempo posee ciertas características, entre las cuales destacan las siguientes:

1. El tiempo pasa rápidamente.2. El tiempo que ha pasado nunca retornará, ni puede ser

compensado. 3. El tiempo es la cosa más preciosa que poseemos.

De hecho, perder el tiempo es mucho más peligroso que malgastar el

dinero, porque a diferencia del dinero el tiempo no puede ser

compensado. Tener tiempo libre es una bendición a menudo pasada por

alto, y no apreciada por mucha gente. Un viejo proverbio Sufi dice: “Hay

dos favores de la providencia que son olvidados por muchos: la salud y

el tiempo libre.” Esto indica lo importante que es hacer todo lo posible

para hacer del tiempo el mejor uso posible y en cosas útiles. Es por ello

que para ganar el juego de la vida es necesario realizar un plan realista

que nos ayude a lograr nuestros objetivos y responsabilidades,

incluyendo también lugar para el relax y el esparcimiento, pues trabajar

nada más sin esparcimiento nos hace poco eficientes.

La esencia de la administración del tiempo no está en vigilar nuestro

reloj constantemente, en mantener horarios rígidos, o en completar

cualquier tarea en el menor tiempo posible. Lo verdaderamente

importante es asegurarnos que nuestras actividades diarias, nuestras

acciones y metas a corto plazo están fundamentadas en los valores,

sueños y metas a largo plazo que queremos que guíen nuestras vidas.

De nada nos sirve ser eficientes en nuestras actividades diarias si éstas


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no nos están ayudando a materializar nuestros sueños o vivenciar

nuestros valores. Es más, es posible ser muy eficiente en el desarrollo

de nuestras actividades diarias y aun así ser poco productivos y

experimentar frustración en nuestras vidas.

Einstein decía que el tiempo es una secuencia de eventos en la cual

estos eventos, estos acontecimientos, ocurren unos tras otro, del

pasado al presente, al futuro. Esta es una de las definiciones más

completas y prácticas, puesto que identifica el elemento o la unidad

básica del tiempo: los eventos. Así que la clave para administrar el

tiempo con éxito no es administrar horas, minutos o segundos, sino

administrarnos nosotros mismos y administrar nuestras acciones.

Entonces, si deseas comenzar a tomar control de tu tiempo y tu vida, te

voy a sugerir los siguientes tres pasos:

1. Toma un pedazo de papel y un lápiz y comienza por

identificar aquellos sueños y metas que deseas alcanzar y

por los que estás dispuesto a trabajar por el resto de tu vida,

si fuese necesario. En otras palabras, aquellas cosas que son

realmente importantes para ti. Asegúrate que todas las áreas

de tu vida se encuentren representadas en esta lista.

2. Asigna una fecha para la cual te gustaría ver realizada cada

una de estas metas. No te preocupes si esta fecha esta a dos

o más años de distancia. Recuerda que aquello

verdaderamente importante tomará tiempo.

3. 3. Identifica todas las metas a corto plazo, objetivos

intermedios, acciones y actividades que puedas llevar a cabo

a diario, que te puedan ayudar a alcanzar tus metas mayores.

Este es uno de los pasos más importantes. Una gran meta

que no pueda traducirse en actividades diarias no tiene


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ningún sentido, ya que son las actividades diarias las que

producirán acción. Sólo si das estos tres pasos y actúas,

podrás estar seguro que hay una correspondencia entre tus

actividades diarias, sueños, metas y valores. Recuerda que

sólo cuando tus actividades diarias estén de acuerdo con tus

prioridades más importantes, podrás experimentar un

verdadero equilibrio en tu vida.Herramientas para planificar la distribucióndel tiempo.

Si el orden es un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar, la

planificación de nuestro tiempo sería: un tiempo para cada cosa y

cada cosa en su tiempo. Dos necesidades se ponen de manifiesto:

saber en que orden podemos realizarlas y que tiempo aplicaremos a

cada una de ellas. De la misma manera

que cuando vamos a comprar miramos

el precio y vemos si podemos o no

comprar lo que queremos; cuando

queramos emplear nuestro tiempo, será

necesario saber (aproximadamente)

cuanto tiempo utilizamos rara realizarlas; es posible que tengamos

muchas sorpresas; la mayoría de nosotros creemos que pasamos

cinco minutos para afeitarnos cuando en realidad pasamos diez.

Una de las herramientas de planificación del tiempo más utilizada es

una lista por orden de importancia, de más a menos. La tendencia

general es comenzar por lo más fácil, lo más agradable o por lo

supuestamente más urgente; y es que a nadie le gusta martirizarse.

El inconveniente es que si dejamos lo más importante para más

tarde, corremos el riesgo de no realizarlo, por lo que muchas veces

creemos que estamos haciendo lo mejor pero lo que hacemos es

posponer alguna tarea o actividad que debemos realizar cuanto

antes.


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Herramientas para planificar la distribucióndel tiempo.

Establecer una lista por orden de importancia es muy personal; cada

persona da más o menos importancia a cada cosa. Habrá que

reflexionar muy en serio a ese orden de importancia; es lo mismo

que saber que productos son de primera necesidad y cuales son

superfluos; no vamos a comprarnos un macetero si no tenemos

bastante dinero para comer. Establecer este orden, no es nada fácil,

e incluso puede evolucionar con el tiempo. En el fondo se trata de

saber lo que es realmente importante para nosotros; lo que

queremos, para poder confrontarlo con la posibilidad de hacerlo.

Tampoco tenemos que dejar impresionarnos por los trabajos

enormes que nos parecen imposibles: para comprar un piso a menos

de poseer una importante cantidad de dinero (lo que es bastante

raro), lo compramos a plazos, o ahorramos; para las cosas

demasiado importantes en cuanto al tiempo necesario, podemos

hacer igual, media hora o una hora por día para hacer esto o aquello,

o acumular unos días y hacerlo de golpe.

Una vez establecida la lista de cosas importantes y menos

importantes, bastará determinar el tiempo que vamos a aplicarles.

Con las urgencias haremos igual, teniendo en cuenta que las

verdaderas urgencias sólo son las importantes. Es también

conveniente establecer una lista con las personas con las que

trabajamos o vivimos, para la organización del trabajo y la vida de

pareja; lo que nos evitará discusiones inútiles sobre lo que hubiesen

o no tenido que hacer en tal o cual caso. Para terminar diremos que

perder diez minutos en planificar nuestro empleo del tiempo puede

hacernos ganar tiempo y sobre todo tranquilidad. El esfuerzo

necesario para organizar nuestro tiempo, merece que le apliquemos

el rigor y disciplina necesarios. Saber lo que hacemos con nuestro

tiempo es saber lo que hacemos con nuestra vida.

Es importante destacar que existen múltiples herramientas para la


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planificación del tiempo, no obstante hemos escogido las más

difundidas y cuyo uso ha sido comprobado con el pasar de los años,

para efectos prácticos del taller hemos diseñado un cuadro

comparativo de las herramientas con mayor difusión:

Nombre de la herramienta

Breve explicación de la misma

Procedimiento para su empleoAplicabilidad en el

trabajo o vida personal

DIA

GRA

MA

DE

PARE

TO.

Gráfico cuyas barras verticales están ordenadas de mayor a menor importancia, estas barras representan datos específicos correspondientes a un problema determinado, la barra más alta esta del lado izquierdo y la más pequeña, según va disminuyendo de tamaño, se encuentra hacia la derecha

1. Decidir qué problemas se van a investigar y cómo recoger los datos. 2. Diseñar una tabla de conteo de datos (totales). 3. Elaborar una tabla de datos. Lista de ítems · Totales individuales · Totales acumulados · Composición Porcentual · Porcentajes acumulados 4. Organizar los ítems de mayor a menor. 5. Dibujar dos ejes verticales y uno horizontal 6. Construir un diagrama de barras. 7. Dibujar la curva acumulada (curva de Pareto). 8. Escribir cualquier información necesaria.

Ayuda a dirigir mayor atención y esfuerzo a problemas realmente importantes, o bien determina las principales causas que contribuyen a un problema determinado y así convertir las cosas difíciles en sencillas. Este principio es aplicable en cualquier campo, en la investigación y eliminación de causas de un problema, organización de tiempo, de tareas, visualización del antes y después de resuelto un problema, o en todos los casos en que el efecto final sea el resultado de la contribución de varias causas o factores.

DIA

GRA

MA

DE

ISH

IKA

WA

Técnica de análisis de causa y efectos para la solución de problemas, relaciona un efecto con las posibles causas que lo provocan. USO

1. Ponerse de acuerdo en la definición del efecto o problema 2. Trazar una flecha y escribir el “efecto” del lado derecho 3. Identificar las causas principales a través de flechas secundarias que terminan en la flecha principal 4. Identificar las causas secundarias a través de flechas que terminan en las flechas secundarias, así como las causas terciarias que afectan a las secundarias 5. Asignar la importancia de cada factor 6. Definir los principales conjuntos de probables causas: materiales, equipos, métodos de trabajo, mano de obra, medio ambiente (4 M`s) 7. Marcar los factores importantes que tienen incidencia significativa sobre el problema 8. Registrar cualquier información que pueda ser de utilidad

Se utiliza para cuando se necesite encontrar las causas raíces de un problema. Simplifica enormemente el análisis y mejora la solución de cada problema, ayuda a visualizarlos mejor y a hacerlos más entendibles, toda vez que agrupa el problema, o situación a analizar y las causas y subcausas que contribuyen a este problema o situación. OTROS NOMBRES · Diagrama de espina de pescado · Diagrama Causa Efecto


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Nombre de la herramienta

Breve explicación de la misma

Procedimiento para su empleoAplicabilidad en el

trabajo o vida personal

DIA

GRA

MA

DE

COM

PORT

AM

IEN

TO Herramienta que

permite graficar los puntos del comportamiento de una variable, de acuerdo a como se van obteniendo

1. Decidir qué problema se va a monitorear y cómo se van a recoger los datos 2. Mantener el orden de los datos, tal como fueron recolectados 3. Dibujar un eje vertical y uno horizontal (Eje X Tiempo - Eje Y Medida) 4. Marcar los puntos. Un punto marcado indica ya sea la medición o cantidad observada en un tiempo determinado 5. Unir las líneas de puntos 6. Escribir en el diagrama cualquier información necesaria

Para representar visualmente el comportamiento de una variable · Evaluar el cambio de una proceso en un período NOMBRES · Diagrama de Tendencias

EL H

ISTO

GRA

MA

El histograma ilustra la frecuencia con la que ocurren cosas o eventos relacionados entre si. Se usa para mejorar procesos y servicios al identificar patrones de ocurrencia. Se trata de un instrumento de síntesis muy potente ya que es suficiente una mirada para apreciar la tendencia de un fenómeno

Procedimiento de elaboración:

1. Reunir datos para localizar por lo menos 50 puntos de referencia. 2. Calcular la variación de los puntos de referencia, restando el dato del mínimo valor del dato de máximo valor. 3. Calcular el numero de barras que se usaran en el histograma (un método consiste en extraer la raíz cuadrada del numero de puntos de referencia). 4. Determinar el ancho de cada barra, dividiendo la variación entre el numero de barras por dibujar. 5. Calcule el intervalo o sea la localización sobre el eje X de las dos líneas verticales que sirven de fronteras para cada barrera. 6 Construya una tabla de frecuencias que organice los puntos de referencia desde el mas bajo hasta el mas alto de acuerdo con las fronteras establecidas por cada barra. 7 Elabore el histograma respectivo. Los histogramas mas fáciles de entender tienen no menos de 5 barras y no mas de 12. De acuerdo con la gráfica obtenida podemos apreciar distintos tipos de histograma: normal, bimodal, de dientes rotos o de peine, cortado y distorsionado.

El histograma se usa para:

. Obtener una comunicación clara y efectiva de la variabilidad del sistema. . Mostrar el resultado de un cambio en el sistema . Identificar anormalidades examinando la forma . Comparar la variabilidad con los limites de especificación

Es importante destacar que estas herramientas son referenciales y

que cada persona puede emplear la que más le agrade o incluso

combinar parte de cada herramienta y diseñar una propia,


Criterios para Todos nosotros hemos visto nuestros escritorios llenos de memos,


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establecer prioridades.

Criterios para establecer prioridades.

nuestro buzón de correos a reventar y gran cantidad de papeles, hemos

oído sonar el teléfono, y hemos visto abrirse la puerta, ¡todo al mismo

tiempo! ¿Recuerda el "sudor frío" que se siente? El autor William H.

Hinson nos explica por qué los domadores en el circo llevan una silla,

cuando entran en la jaula de los leones. Tienen sus látigos, por

supuesto, y también sus pistolas. Hinson dice que la silla es el

instrumento más importante del entrenador. La sostiene por el respaldo

y apunta las patas hacia la cara de la fiera. Los que saben de esto dicen

que el animal trata de concentrar su atención en las cuatro patas a la

vez. En el intento de concentrarse en las cuatro, le sobreviene una

especia de parálisis y se vuelve dócil, débil e incapaz, porque su

atención esta fragmentada.

Si usted está sobrecargado de trabajo, haga una lista de las prioridades

en una hoja de papel antes de llevar el asunto a su jefe para que el

establezca las prioridades. Al final de cada mes planee y establezca

prioridades para el siguiente mes. Cuando las pequeñas prioridades

demandan mucho de nosotros, surgen grandes problemas. Un

empresario de apellido Mckain dijo: "La razón por la que la mayoría de

las metas principales no se alcanzan es porque empleamos nuestro

tiempo haciendo primero las cosas secundarias". Hace algunos años un

titular de prensa hablaba de trescientas ballenas que murieron

repentinamente. Las ballenas perseguían sardinas y se quedaron

varadas en la bahía. Es por ello que empleando esta metáfora vemos

que muchas veces una situación considerada insignificante puede tener

consecuencias inimaginables

Un argumento que puede dar peso a la importancia de priorizar las

actividades en el trabajo es la ley de Parkinson, enunciada en 1957, la

cual afirma que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible

para que se termine en una burocracia motivada por dos factores que

son 'Un oficial quiere multiplicar sus subordinados, no rivales y Los


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subordinados se crean trabajo unos a otros: Si usted tiene que escribir

una sola carta, le tomará un día hacerlo. Si usted tiene que escribir

varias cartas, las hará todas en un día. Cuál es el tiempo en que somos

más eficientes en el trabajo? ¡La semana anterior a las vacaciones! ¿Por

qué no podemos vivir y trabajar de la manera como lo hacemos antes

de dejar la oficina, tomar decisiones, arreglar el escritorio, devolver las

llamadas? En condiciones normales, somos eficientes (hacemos las

cosas correctamente). Cuando nos sentimos presionados por el tiempo

o las emergencias, nos volvemos efectivos (hacemos las cosas

debidas). ¿La eficiencia es el fundamento para la sobre vivencia, la

efectividad es el fundamento para el éxito. Ahora bien viendo la

importancia de la priorización de las actividades se propone un método

para organizar nuestras tareas y responsabilidades:

1. Elabora un listado de tus actividades cotidianas, detallando la

frecuencia y el tiempo que requiere cada una. Incluye, por

ejemplo, el trabajo, el estudio, estar con la familia, la rutina

doméstica. No excluyas el tiempo de traslado hacia esas

actividades, ya que muchas veces, esos minutos son los que te

impiden ser puntual o terminar lo previsto.

2. Agrega al listado las actividades que, si bien no son diarias,

realizas con regularidad: sesiones de gimnasio, deportes en el

club, compras para el hogar, visita al psicólogo, no olvides

escribir cuánto tiempo le dedicas a cada una y cuál es su

frecuencia aproximada

3. Suma al listado las actividades que, aunque no realizas con

periodicidad fija, de todos modos ocupan parte de tu vida:

salidas con amigos, encuentros con tu pareja, visitas a

familiares, hobbies, pasatiempos. Escribe cuánto es el tiempo

que idealmente quisieras dedicarle a cada una.

4. Construye una escala de prioridades para las actividades de tu


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vida.

Te damos un ejemplo, prioridad A son todas aquellas

actividades que no puedes dejar de realizar porque

comprometerías desventajosamente tu vida cotidiana. Serán

prioridad A todas las actividades que de no realizarlas

perjudicarían tu salud física o psíquica, tu estabilidad laboral o

económica, tus afectos y relaciones más cercanas.

5. Las actividades de prioridad B serán aquellas que son

importantes para ti, pero que no son imprescindibles para el

desenvolvimiento de tu vida diaria.

6. Las actividades de prioridad C serán aquellas que si dejaras de

hacerlas no afectarían inmediatamente tu vida, pero le restarían

diversión y crecimiento a mediano y largo plazo.

7. Finalmente en la prioridad D se incluyen aquellas actividades

que realizas sin necesidad ni gusto y sostienes sólo por la fuerza

de la costumbre o de la obligación, por llenar el tiempo o evitar

el aburrimiento

8. Esta escala de prioridades es solamente un ejemplo. Construye

tu propia escala personal, de acuerdo a la singular importancia

que atribuyes a las cosas de tu vida.

9. El siguiente paso será asignarle una letra de tu escala de

prioridades a cada actividad que describiste en el listado, según

su importancia para ti.

10.Entiende que prioridad A puede ser tanto la actividad rutinaria

del trabajo como un hobbie que ejercitas una vez al mes.

11. Intenta no tener prejuicios y prioriza según tu sentir más sincero

y libre. Recuerda que es tu vida la que está en juego.

12.Finalmente toma el calendario del mes y vuelca en él tus

actividades, distribuyendo en primer lugar las de prioridad A y

luego las de prioridad B. Evita incluir actividades del tipo D y

déjate ese tiempo libre para hacer todas las actividades del tipo


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C que agregarán alegría a tu vida.

Adicionalmente a la herramienta vista arriba esta otras que se

comentarán a continuación:

El análisis ABC es una técnica que consiste en agrupar las

actividades en grupos marcados A, B y C, las actividades

consideradas más importantes irán en el grupo A y las menos

relevantes irán en el grupo B, el análisis ABC con frecuencia se

combina con el análisis de Pareto

El análisis de Pareto En análisis de Pareto no es más que una

reformulación de la Parábola del Sembrador formulada por

Jesucristo. Estructura las tareas en dos grupos: el 80% y el 20%.

El 20% tiene el 80% de importancia, mientras que el 80%

restante apenas posee un 20% real de impacto. Al centrarse en

el 20% de tareas que concentran el 80% de importancia real, se

actúa sobre lo que realmente es determinante y crítico, en vez de

diluir el precioso día en minucias y superficialidades que

consumen tiempo sin aportar resultados.

Otra herramienta muy útil es el método POSEC cuyas siglas significan

Priorizar, Organizar, Simplificar, Economizar y Contribuir. Este modelo

sugiere que si atiendes tus responsabilidades personales en primer

orden, como individuo estarás mejor posicionado para responder a las

responsabilidades colectivas. Implícitamente refleja la jerarquía de

autorrealización que propuso Abraham Maslow:

Priorizar: Tu tiempo y definir tu vida por objetivos.

Organizar: Cosas que tú tienes que lograr de forma regular para ser

exitoso (familia e ingresos).

Simplificar: Cosas que a ti puede que no te guste hacer, pero que tienes

que hacer (trabajo y quehaceres).


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Economizar: Cosas que podrían gustarte hacer o no, pero por las que no

hay urgencia (socializar y recreación).

Contribuir: Al poner atención en unas pocas cosas que hacen una gran

diferencia (obligaciones sociales).

Adicionalmente el método permite evaluar las actividades entre

importantes y urgentes que se colocan en un cuadrante y se evalúan de

acuerdo al gráfico adjunto:

Gráfico extraído de: www.comotenersiempretiempo.com

Así, tenemos actividades que caen en el nivel de urgente/importante y

otras no urgente/importante. E igualmente, algunas no

importante/urgente y unas sin urgencia ni importancia. En función de

este cuadrante asignamos nuestro tiempo. Lógicamente, el mayor

tiempo se lo deben llevar las actividades urgentes e importantes y

luego, dar preferencia a las no urgentes/importantes y en tercer lugar a

las urgentes/no importantes, las que, de ser posible, deben ser

delegadas. Por último, prácticamente reducir al máximo el tiempo que

dedicamos a las actividades no urgentes/no importantes.


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http://www.comotenersiempretiempo.com/




Otro método muy útil para la jerarquización de las actividades y aparece

en su obra liderazgo dorado, y consiste en los siguientes pasos:

1. Clasifica la tarea en términos de importancia de la siguiente

manera:

Importancia Puntaje asignadoCrítica 5 puntosNecesaria 4 puntosImportante 3 puntosÚtil 2 puntosMarginal 1 punto

2. Decide la urgencia de la tarea en cuanto a cuando debe llevarse

a cabo:

Tiempo de ejecución Puntaje asignadoEn este mes 5 puntosEl próximo mes 4 puntosEste trimestre 3 puntosEl próximo trimestre 2 puntosAl final del año 1 punto

3. Multiplica el puntaje de importancia por el puntaje de urgencia.

Por ejemplo, 5 (crítica) por 5 el próximo mes = 20

Entonces evalúo cuando debo llevar a cabo la tarea empleando la

escala siguiente: A= resultado entre 16 y 25 debo realizar esta actividad

antes del fin de este mes B= resultado entre 9 y 15 esta tarea es

importante y debe terminarse para el fin del trimestre y C= resultado

entre 1 y 8 es una tarea de baja prioridad debe terminarse para el fin de

año.


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Creación de listas de chequeo.


Como se indico en puntos anteriores una de las formas más básicas de

establecer prioridades es el uso de una lista, pero la lista de chequeo es

una herramienta que va un poco más allá de

una simple relación de eventos, esta

rudimentaria herramienta en comparación con

los adelantos tecnológicos es de gran utilidad

y es entendida por Bichachi (2007):” como un

listado de preguntas en forma de cuestionario

que sirve para verificar el grado de

cumplimiento de determinadas reglas

establecidas con un fin determinado”, haciendo un análisis más amplio

de esta definición es un instrumento que permite contrastar una serie

de actividades a realizar y marcar en ella aquellas que se han

completado.

Es de vital importancia entender que es una lista de chequeo y cual es

su aplicabilidad. Existen muchos formatos de listas de chequeo para

diversas actividades ó equipos, sin que esto quiera decir que podemos

tomar una de estas y aplicarla en un equipo ó actividad similar, cada

quien de acuerdo a sus necesidades deberá establecer los elementos

que deberá incluir en su lista de chequeo, para facilitar el uso de las


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listas de chequeo damos unas instrucciones fundamentales para

elaborar una lista de chequeo genérica:

Los pasos para su elaboración su:

1. Debemos definir primero quien la elaborará (debe ser una

persona idónea) y para que queremos hacer la lista de chequeo,

que buscamos con esto, cual seria su aplicabilidad. Se debe

definir una única actividad ó una única máquina, a fin que la

lista de chequeo no sea extensa, no es aconsejable tener listas

de chequeo con mas de 10 ó 12 items. Una vez definido esto,

podemos buscar modelos, analizarlos y escoger el que mas nos

convenga ó hacer un hibrido de estos según el caso.

2. Observar el proceso, actividad ó equipo, en su normal

desempeño e ir detectando y registrando los peligros que se van

presentando. Esta observación es necesario hacerla durante

toda la actividad y operación e incluso en días diferentes ya que

las condiciones varian muchas veces de un día a otro.

3. El trabajador que opera la máquina, equipo, herramienta ó que

realiza una actividad específica, posee experiencia importante

que debemos aprovechar. Por lo tanto es necesario preguntarle

sobre los peligros que él detecta e igualmente comentarle sobre

los peligros que quien está elaborando la lista de chequeo ha

detectado para tener su opinión.

4. El supervisor es una persona que igualmente conoce los

procesos y las dificultades que se presentan en ellos, por eso es

necesario obtener toda la información posible, mediante

preguntas al respecto.

5. Analizar toda la información e ir haciendo un listado

describiendo los items que conformarán la lista de chequeo.

6. Filtrar la lista donde aparecen los items descritos, es decir,


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anular aquellas que se han repetido ó unir en una varias que no

se requiere que aparezcan individualmente.

7. Establecer el formato que queremos utilizar y hacer un pequeño

manual de instrucciones. Es necesario que se disponga de un

encabezado, donde aparezca el nombre de la empresa, sección

de trabajo. Máquina, equipo, herramienta ó actividad (una sola

por lista de chequeo). Fecha, responsable. La lista de chequeo

como tal deberá contener al menos un número consecutivo para

los items a evaluar que no sean mas de 12, descripción del item,

evaluación del item que no implique cálculos sino que sea algo

de fácil aplicación como por ejemplo decir si es aceptable o no

aceptable la condición evaluada. Observaciones y

recomendaciones. Se puede adicionalmente establecer índices

comparativos entre las condiciones aceptables y no aceptables.

8. Realizar una prueba piloto con el formato y manual de

instrucciones, siendo aplicada por diferentes trabajadores.

9. Realizar retroalimentación de toda la información, a fin de hacer

ajustes de forma y contenido.

10.Estandarizar el formato a utilizar y aplicarlo de acuerdo con el

cronograma que se establezca.

11. Realizar retro alimentación periódica.

Tips para tener una agenda y aprovecharla.

La agenda es una herramienta de suma utilidad para todas las personas

por cuanto permite llevar en un solo registro, gran cantidad de

información personal y de trabajo, inclusive hay firmas de consultoría

que han desarrollado programas de organización del tiempo a través de

este mecanismo, entre ellas Franklin Covey que ha ideado un programa

de administración del tiempo a través de la agenda o planificador, en el

que se distribuyen las actividades a ejecutar de forma anual, mensual y

semanal para poder tener un control de estas tareas, no obstante en

este apartado no se hablará sobre el método de franklin covey, sino de


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la importante herramienta de organización que es la agenda,

normalmente es una herramienta subutilizada, por cuanto nos

proponemos mantenerla al día por lo general al principio del año, pero

comúnmente a mitad del año ya ni nos acordamos de anotar en ella los

registros, adicionalmente con la aparición del correo electrónico y los

famosos smartphones que son mini computadoras que nos simplifican

la vida pero de ellos se hablará más adelante.

En las siguientes líneas se ofrecerán algunos tips sobre como emplear

una agenda de la mejor forma posible, ya que no siempre tendremos a

la mano un dispositivo electrónico y es recomendable mantener un

soporte en papel de cualquier dato que consideremos relevante,

particularmente pienso que una de las mejores formas de recordar las

cosas es anotándolas y por que no escribirlas en una agenda por ello, el

primer compromiso al llevar una agenda es anotar en ella datos que

consideremos relevantes.

A continuación se describe una lista con las diez funciones más

comunes de una agenda:

1. Registro personal de teléfonos y direcciones,

2. Registro de reuniones y citas

3. Calendario de actividades

4. Facilidad de crear cronogramas para ejecutar actividades

5. Función de recordatorio

6. Organizador de tarjetas de presentación

7. Planificador de actividades mensuales y semanales.

8. Bloc de notas

9. organizador de consultas y referencias

10.Facilidad para priorizar actividades.

Una ventaja de las agendas es que son herramientas esenciales y una

vez que tengas la agenda del año siguiente, descarta los días festivos,


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los compromisos familiares y los eventos ajenos al trabajo. Esos son tus

tiempos comprometidos. Asegúrate de trasladar todos tus compromisos

de trabajo a la nueva agenda. Agrega todo plazo importante en el que

tengan que haberse cumplido las actividades. Súbitamente, el año en

blanco empieza a verse lleno. No obstante, aún es mucho el tiempo no

comprometido, y manejarlo bien debe ser tu prioridad.

Adicionalmente en nuestra agenda podemos incluir:

1. Una lista de actividades de una semana completa, tomada

con incrementos de 15 minutos cada una, facilitando de esta

manera la utilización efectiva del tiempo.

2. Esta comprobado y es un principio fundamental de la

planificación del tiempo, que toda hora que se usa en planificar

eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce

mejores resultados.

3. Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo

es planear el día siguiente.

4. Se debe hacer el intento, dentro de lo posible, de respetar las

actividades y compromisos establecidos. Aunque claramente día

a día van surgiendo inconvenientes que no nos permiten

ajustarnos a nuestra agenda al pie de la letra. Sin embargo, esto

no significa que organizar el día sea una pérdida de tiempo.

5. Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y

programas planeados, más que por la pura casualidad.

6. El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de

prioridad, así, los emprendedores usan su tiempo en relación a la

importancia de sus actividades.

7. El establecer un determinado tiempo o fecha límite, obliga al

resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la

tardanza.


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8. Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los

objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta

donde sea posible.

9. Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la

repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo

como contestar o hace llamadas telefónicas.

10. El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar

correctamente el tiempo. El manejo de documentos físicos y electrónicos (Mi archivo personal).

El manejo de documentos físicos y electrónicos (Mi archivo personal).

Los archivos personales contienen información única e irremplazable,

son fuentes de incalculable valor para la investigación y reconstrucción

de los procesos históricos de los pueblos; de ahí la importancia de su

organización y conservación. El archivo personal es aquel que contiene

los documentos generados y recibidos por un individuo a lo largo de su

existencia, incluyendo todas sus funciones y actividades,

independientemente del soporte. No obstante y de acuerdo a lo antes

expuesto el control y registro de nuestros

propios documento es también de gran

importancia, entre ellos podemos encontrar

una gran diversidad de documentos, tanto de

carácter personal como oficial: actas, cédulas,

pasaportes, certificados de estudios, títulos

académicos o profesionales, escrituras

públicas, cartas, correspondencia oficial, recibos de pago, fotografías,

planos, tarjetas, recetas médicas, videos, cintas de audio y hasta

documentos electrónico

La teoría y práctica archivística establece tanto los principios como las

técnicas para organizar cualquier tipo de archivo. Por lo general se

encuentran desorganizados y sólo los propietarios pueden acceder a

ellos. Sin embargo, muchas veces, por carecer de una organización

adecuada, se desconoce qué documentos se guardan y por qué. La


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organización documental implica dos procesos vinculados: la

clasificación y la ordenación. La clasificación es el proceso intelectual

que consiste en agrupar clases o categorías de un conjunto de

documentos. La ordenación es la acción de unir de manera coherente

los grupos o unidades de un conjunto documental, siguiendo reglas o

criterios establecidos, que pueden ser: por asunto, numérico,

alfabético, alfanumérico, geográfico, onomástico, toponímico, entre

otros.

A nivel personal se sugiere disponer primero de un lugar seco y seguro

donde no puedan exponerse nuestros documentos a agentes

ambientales de forma directa sol, polvo, humedad, líquidos, etc., por

ejemplo podemos disponer de varias carpetas en las que distribuyamos

los documentos por ejemplo en personales, académicos, familiares,

legales, etc. en la carpeta de documentos personales podría ir nuestra

partida de nacimiento y de esposa e hijos , acta de matrimonio, copias

de la cédula de identidad, etc., en la carpeta de documentos

académicos podrían ir archivados las constancias de notas, titulo de

bachiller, soportes en original y copia de los certificados de cursos

realizados, copias en fondo negro del título universitario, en la carpeta

de documentos familiares podrían archivarse los documentos tales

como partida de nacimiento de nuestros padres, actas de matrimonio

de nuestros padres, partidas de nacimiento de familiares directos

hermanos, en la carpeta de documentos legales deberían archivarse los

documentos de propiedad de inmuebles, vehículo, acciones de club y

resorts, facturas de electrodomésticos en garantía, etc.

Otro aspecto muy importante a tener en cuenta es la organización de

nuestros documentos en la oficina, afortunadamente ya los archivos en

papel no son tan voluminosos como hace algunos años, ya que con el

correo electrónico se ha simplificado su almacenamiento, si esto es

cierto ahora debemos crear una estructura de carpetas dentro de


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nuestra cuenta de email a fin de optimizar el espacio en nuestro disco

duro, se sugiere crear carpetas por áreas, por ejemplo si trabajamos en

el área de recursos humanos e interactuamos, con los departamentos

de reclutamiento, selección y nómina es bueno crear una carpeta para

cada área, también es muy recomendable que por políticas de la

empresa se creen archivos de respaldo .PST a fin de desocupar el

espacio en nuestra bandeja de entrada ya que el buzón de correo

actualmente posee una capacidad limitada de almacenamiento

Otra forma de organizar los documentos es de acuerdo a su prioridad,

como sugerencia se podrían crear carpetas con alguna calcomanía de

color, por ejemplo los que deben solucionarse con mayor prontitud en

color rojo, las que le sigan en orden de importancia en color naranja y

las que se puedan posponer en color amarillo, es importante destacar

que la distribución de los colores queda a criterio del usuario,

La digitalización es otra alternativa para respaldar los documentos

empleando un scanner puedes respaldar en digital los documentos

considerados importantes, a continuación se presenta una lista de

recursos que nos permiten mantener actualizado nuestro archivo:

1. Emplear un PEN drive para llevar los documentos más

importantes de forma que puedan ser accesados desde

cualquier computador.

2. Poseer una agenda personal en la que lleves registradas

aquellas fechas o referencias a hechos importantes.

3. Mantener un captador de ideas que consiste en mantener una

pequeña libreta de anotaciones.

4. Crear un disco duro virtual, muchos servidores de correo ofrecen

a parte de la cuenta de e-mail un servicio adicional de disco duro

cuya capacidad puede variar dependiendo del operador y ofrece

versatilidad de almacenamiento.

Cómo trabajar Antes de considerar la situación ideal para el trabajo en equipo,


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en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los demás.Cómo trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los demás.

Cómo trabajar

debemos tener claro que una labor colectiva sincronizada y sobretodo

efectiva, es el deseo de cualquier gerente que haya logrado, o por lo

menos influido, en la implantación de un sistema de trabajo

armónico entre sus subordinados. No obstante esto no se obtiene por

arte de magia, sino que es un proceso complejo donde se comienza

por la interactuación de personas con diversos

caracteres y personalidad, que a medida que

pasa el tiempo, frente a las situaciones

laborales y errores propios, van

capitalizándolos y determinando las propias

habilidades de sus miembros para lograr un

objetivo propuesto. En esta última oración hay

una palabra clave tiempo, esto sumado a la

forma de administrar ese personal, es decir, liderazgo, va a generar un

verdadero trabajo en equipo que no es similar para todas las áreas de

una empresa; el “equipo” comercial o fuerza de ventas será muy

distinto al “equipo” de producción o al “equipo” administrativo, ya

que cada área requiere perfiles de competencias distintas en cada

colaborador o socio laboral de la compañía.

Esto se afirma, ya que para muchos no es nuevo, pero lo que si es

nuevo es que se demanda tiempo, para lograr la sinergia en un grupo

de colaboradores que obtienen resultados ante circunstancias

laborales ya vividas, puesto que cada integrante al haber pasado por

esa experiencia anteriormente, sabe (o debería saberlo) que acciones

debe tomar, pero cuando aparece un problema nuevo, el equipo debe

ser lo suficientemente flexible para cambiar la manera de hacer las

cosas y en ese momento es un grupo de trabajo que se esta

adaptando a la nueva situación, comprendiendo no sólo la dificultad

sino también la forma de enfrentarla y cuando pasan ya a unificar

acciones, allí nuevamente son equipos de trabajos, cuyo resultado no

será el más óptimo pero de seguro que ante una dificultad similar


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en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los demás.

Cómo trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los demás.

futura, el resultado será mejor que el anterior.

A parte de la diferenciación expuesta arriba entre grupo y equipo de

trabajo debemos considerar dos clasificaciones adicionales que son

equipos funcionales y equipos para resolución de problemas, el primer

grupo se definiría como un grupo de personas que realiza

cotidianamente una tarea, por ejemplo en una fábrica de televisores,

cuando en la línea de ensamblaje trabajan juntos en la manufactura de

un televisor, en estos equipos las funciones están bien definidas y cada

persona sabe cual es su rol para el logro del objetivo, el segundo grupo

es creado con la meta de resolver problemas y tomar decisiones, por

ello merecen atención especial, porque sus actividades son

particularmente importantes y porque la información relacionada a este

esfuerzo de equipo se obtiene más rápidamente que entre los equipos

funcionales.

Es evidente que la formación de equipos ha ido más allá de

simplemente ver las relaciones entre los individuos y proporcionar

retroalimentación a las personas. Los equipos son una fuente de

enriquecimiento y profundidad en la obtención de información en un

área de trabajo por cuanto desde cada individualidad se ve el negocio

con diferentes matices. Si se integran los equipos con personas con

diversa formación o mejor conocido como interdisciplinario, los

productos o resultados del trabajo colectivo serán más amplios y el

análisis más critico.

La formación de grupos de trabajo es una interesante tarea, por lo que

también puede ser aprovechada como un medio de motivación para los

empleados, involucrándolos en los sistemas de recompensas,

compensación y en la toma de decisiones de la organización,

(suponiendo que la dirección toma en serio las sugerencias de sus


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empleados). Lo que también implicaría una mejor y mayor participación

de los integrantes del equipo en el trabajo, Creándose de esa manera

un compromiso sólido del trabajador hacia la empresa, lo que lo

motivaría a tener un mejor desempeño. Los grupos normalmente

tienden a tener muchos puntos en común: objetivos de grupos,

diferenciación de funciones, sistemas de valores, normas de

comportamiento, niveles de poder, influencia y grados de cohesión. Si

se logra alinear esos puntos en común con la Misión y Visión de la

empresa, existen altos niveles de probabilidad de que se desarrollaran

mejores relaciones interpersonales, se satisfacerán las metas

personales y se producirán otros dividendos positivos. Todo ello para

asegurar los logros personales y organizacionales de manera

simultánea. Actualmente los equipos de trabajo (o teamwork) son

considerados como herramienta imprescindibles para generar nuevas

ideas y mejores soluciones, especialmente en los niveles gerenciales

medios y altos de las empresas.

Algunos aspectos que no se pueden ver de forma aislada en el manejo

de equipos de trabajo son la motivación y la participación, dos

herramientas poderosas para crear interés dentro de cada equipo de

trabajo, así como también lo es el liderazgo fundamentado en propiciar

el fortalecimiento de las capacidades y destrezas tanto motrices como

intelectuales de las personas que trabajan para la organización. Esto

acompañado de una constante formación en cada área de experticia,

propiciando el alineamiento estratégico del personal con los

requerimientos de la empresa lo que redundará en la identificación con

los objetivos, procesos, estrategias, procedimientos, reglas, y

estándares de desempeño.

De acuerdo a lo escrito por Vásquez (2006) “Estos aspectos son

fundamentales para que el talento humano se encuentre sincronizado

con los requerimientos que en materia de innovación y creatividad se

necesitan para estar a la vanguardia de las nuevas tendencias


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comerciales y tecnológicas del momento” de lo antes expuesto se

puede afirmar que la sincronización permitirá reducir al máximo los

rasgos de resistencia al cambio y en vez de ello crear equipos

autodirigidos y flexibles que puedan adaptarse e incluso anticiparse a

este cambiante y retador mundo de los negocios.

En otro orden de ideas un factor no menos relevante es la

complementariedad, que consiste en el grado de integración e

identificación del equipo de trabajo, de la cual dependerá la

coordinación de las actividades y la calidad de cada operación a

realizar. También es importante la labor de los especialistas al instaurar

equipos interdisciplinarios, pues estos enriquecen la fluidez del

conocimiento y pueden propiciar la participación de cada persona con

ideas creativas para beneficio de la organización. Los sistemas de

comunicación formales deben ir acordes con la flexibilidad que debe

tener toda empresa para adaptarse al cambio y deben estar

alimentados por los sistemas informales de cooperación y

comunicación que se generan en su interior. Los valores dentro de cada

equipo deben ser compartidos por todos sus integrantes puesto que de

ello depende la sostenibilidad de este en momentos de dificultad y son

generadores de mejores relaciones interpersonales y de trabajo,

requisito básico de coordinación.

No se debe perder de vista que toda organización es un sistema abierto

que interactúa con su entorno de diferentes maneras, y que como tal

debe explotar sus fortalezas, potencializar sus áreas débiles para

aprovechar las oportunidades que en materia de mercados se le

presentan y hacer frente con sus capacidades a las amenazas que el

ambiente económico, político y social le plantean; es precisamente aquí

que cada entidad debe trabajar en equipo para sacar provecho de cada

situación mediante la congruencia de los objetivos individuales con los


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objetivos organizacionales y de esta manera lograr ventajas

competitivas sostenibles, realizables y medibles que puedan ser

conservables en el tiempo.

La importancia que reviste el trabajo en equipo en nuestros días

sobrepasa cualquier estrategia, programa, plan o procedimiento en las

diferentes áreas funcionales de la empresa, ya que sin el concurso

decidido de las personas es imposible alcanzar los objetivos. Por esta

razón me solidarizo con aquellos que sostienen que las personas son el

activo más valioso de las organizaciones.

Manejo del teléfono y del correo electrónico.

La tecnología es un fenómeno social, y como tal, está determinada por

la cultura en la que emerge y podría determinar la cultura en la que se

utiliza. Podría, porque hay un mundo de diferencia entre lo que la

tecnología puede hacer y lo que una sociedad escoge hacer con ella,

eso va a depender del análisis individual y de la capacidad intelectual

del usuario. La sociedad tiene muchas maneras de resistir un cambio

fundamental y amenazante. En este sentido es importante enfatizar que

la tecnología trasciende los aparatos para incluir el conocimiento, las

creencias y los valores de una cultura particular así como el contexto

social y personal.


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La incidencia de las TIC y en el caso particular del teléfono ya sea fijo o

celular y el correo electrónico en el hogar o en la oficina, crea un tipo de

adicción a las personas que las utilizan. Estos individuos muestran un

interés acentuado por las tecnologías y tienen cierta dependencia de

las máquinas. Deben comprar las computadoras nuevas que salen al

mercado y deben estar al día, de igual manera adquirir el celular más

sofisticado así no utilicen al cien por cien sus recursos. Generándose de

esta forma una relación de dependencia de estos tipos de aparatos.

Demostrando unos patrones de conducta determinados que pueden

llegar a crear un carácter específico o un nivel de razonamiento moral

determinado. La adicción de la cual hablamos y en la cual se involucran

todos aquellos que exceden en el uso de estas tecnologías tiene como

consecuencia la presencia de niveles de autoestima baja (Variando

lógicamente de persona en persona y del uso total de las tecnologías),

de depresión y a menudo muchos problemas de comunicación. Un

ejemplo seria la preferencia que los integrantes de un núcleo familiar

determinado, le dan a las tecnologías, habiendo en su casa otras cosas

que hacer.

Las TIC en el hogar y en el trabajo también incluyen ciertos riesgos,

cuando se hace un uso excesivo. Pueden limitar las habilidades

sociales de algunas personas que se centran a navegar por horas y

horas en Internet o hablar por teléfono durante largos períodos de

tiempo. También son susceptibles de disminuir la actividad física.

Contribuyen a que la persona pueda perder algunas oportunidades de

interacción social, como hablar con los amigos, ir al cine, etc. Pueden

comportar problemas de lectura y escritura.

Se ha comprobado mediante investigaciones que como usuarios de las

TIC hay una importante población, predominando principalmente los


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jóvenes, quienes construyen nuevas formas de interacción mediante

estas tecnologías y apoyándose en redes sociales como Facebook o

Hi5. El ocio, por ejemplo es el preferido de chicas y chicos. Los cuales

han incorporado a la vida cotidiana el uso del teléfono y el correo

electrónico como herramientas de socialización y diversión.

Para el sexo masculino, el atractivo principal corresponde al ocio lúdico,

principalmente los videojuegos, mientras que para las del sexo

femenino, el atractivo principal se centra en el ocio comunicativo a

través de conversaciones con el celular o en línea (Chat, Messenger y

correo electrónico). También las niñas suelen utilizar más Internet para

las actividades académicas. El uso del Chat y Messenger son

actividades regulares que se practican a diario. Las y los adolescentes

generalmente utilizan el ordenador e Internet principalmente para jugar

y chatear con amigos y amigas, bajar música y películas. Un uso

secundario es sacar apuntes, escribir trabajos y buscar información. Por

otro lado, la investigación.

Es importante que estas tecnologías no rompan el tiempo de descanso,

así como que el computador esté en un lugar público del trabajo, sobre

todo, con el fin de evitar el ocio que puede generar situaciones de

adicción. Descuidando sus tareas en el trabajo, de la misma manera, es

fundamental que el correo electrónico no llegue a crear situaciones de

estrés. Porque no es más que una herramienta para acortar distancias.

Pueden producirse nuevos cambios y desajustes en el mundo laboral,

de manera que el puesto de trabajo tradicional, en el que se entra a la

misma hora y se comparte un mismo espacio, tiende a desaparecer. Lo

que cuenta es el producto final, no importa desde donde se haga, quién

lo haga ni en cuanto tiempo. Las nuevas tecnologías de la información,

que pueden significar un paso de gigantes con el fin del trabajo

rutinario, corren también el riesgo de convertirse en el principal


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instrumento de acomodamiento, por creer que las TIC son la solución a

todos los problemas laborales y personales .

A continuación se incluye un cuadro donde se indican algunos consejos

para optimizar el uso del teléfono y el correo electrónico:

Consejos para el uso del teléfono Consejos para el uso del correo electrónico

1. Realiza las llamadas que sean estrictamente necesarias durante las horas de trabajo.

1. Escribe los correos a las personas interesadas.

2. Si debes hacer llamadas personales realízalas fuera del horario de oficina.

2. No hagas cadenas enviando correos no relevantes.

3. El teléfono es una herramienta de trabajo no de diversión.

3. No escribas los correos en mayúscula.

4. Trata de que las llamadas telefónicas que realices no sean de larga duración.

4. Se concreto y conciso al redactar un correo electrónico.

5. Si posees un teléfono asignado por la empresa no lo uses indiscriminadamente.

5. Revisa la ortografía y cuando escribas evita usar abreviaciones.

6. No proporciones tu número telefónico a personas desconocidas.

6. De no ser necesario no agregues figuras o imágenes a tus correos

7. 7. Controla el tono de voz que empleas cuando hablas por teléfono.

7. No difundas correos considerados pornográficos.

8. Evita utilizar lenguaje obsceno al comunicarte por teléfono.

8. Recuerda cambiar periódicamente las claves de acceso a tu buzón de correo.


Los mapas mentales y su utilidad en la organización del tiempo.

Desde el inicio de la historia humana, el aprender ha sido una

característica propia de cada individuo, que ha contribuido a

fundamentar las bases del desarrollo humano ya que cuando se


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Los mapas mentales y su

aprende, se "adquiere el conocimiento [de una cosa] por medio del

estudio, ejercicio o experiencia". A medida que hemos evolucionado

como civilización, han surgido personas que se han dedicado al estudio

del comportamiento humano, esto ha conllevado a la definición de

diversos criterios con respecto al aprendizaje; concepto, métodos,

herramientas, técnicas, entre otros. Así, con el pasar del tiempo, las

exigencias de la vida moderna, (dinámica, competitiva y llena de

información), han dirigido a la sociedad a buscar nuevos modelos,

técnicas y sistemas que permitan adquirir esos conocimientos de una

manera eficaz y eficiente. En este orden de ideas surgen los mapas

mentales, bajo un concepto creado por el psicólogo británico Tony

Buzan, partiendo de la premisa de que todos actuamos conforme a

nuestros modelos y criterios de pensamiento y nuestra forma de abstraer

lo que percibimos, creando nuestros modelos, ideas y asociaciones de

imágenes que nos faciliten "acceder" dentro de nuestra memoria, a una

información específica.

Desde hace mucho tiempo, se ha considerado que la mejor forma de

llevar notas o apuntes es a través de la escritura de números, palabras,

oraciones, frases, párrafos, manteniendo un orden secuencial de la

información, es decir organizada y estructuradamente. Estos aspectos

son los que hacen diferente la técnica de mapas mentales, ya que en

ésta se muestra una nueva alternativa para presentar y aprovechar la

información, totalmente diferente a los métodos tradicionales, con la

capacidad de ser usada en todos los campos de la vida personal,

profesional, familiar y/o social y es actualmente utilizada por

estudiantes, docentes, escritores, empresarios, planificadores,

presentadores, expositores y todo aquel que conociendo este método, lo

aplique en una situación determinada con la finalidad de adquirir o

transmitir alguna información. Otra definición del mapa mental es la

realizada por Díaz (2006):” es un recurso nemotécnico multidimensional


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utilidad en la organización del tiempo.


utilizado para representar en forma gráfica y esquemática los aspectos

más importantes de un conocimiento. Se trata de una estrategia

cognitiva con la que se registran, relacionan y jerarquizan un grupo de

ideas importantes sobre un tema, de lo que se puede entender que es

una herramienta que facilita la memorización de conceptos

Ahora bien te exponemos los pasos para hacer un mapa mental

1. Los Mapas Mentales se elaboran a partir de un foco temático, que

no es otra cosa que la idea central, el problema o tema sobre el

cual se va a reflexionar. En el centro de una página se escribe una

palabra o frase corta que resume la idea central del mapa. El foco

temático puede ser un dibujo que represente una imagen que

esté asociada con el tema central. A partir de allí se irradiarán las

ideas más importantes que explicarán o sustentarán la idea

central del texto que se va a sintetizar o resumir. La siguiente

figura nos muestra el foco temático, representado por un cerebro,

del mapa que vamos a elaborar sobre "los mapas mentales".

Imagen extraída de: http://www.geocities.com/marioztobon/comohacermapa.htm

2. Una vez que se ha seleccionado el foco temático, se empieza a

reflexionar sobre las ideas importantes o divisiones mayores que

van a conformar el mapa. Una estrategia particularmente útil para

tal fin consiste en indagar a partir de los pronombres


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http://www.geocities.com/marioztobon/comohacermapa.htm




interrogativos tales como qué, cómo, cuál, cuándo, dónde, por

qué, para qué, y luego elegir los que estén más directamente

relacionados con el foco temático. Para el tema que estamos

tratando las divisiones mayores son:

¿Qué son los mapas mentales?

¿Cómo se elaboran?

¿Qué propiedades tienen?

¿Qué ventajas ofrecen?

¿Para qué sirven?

¿Qué es el pensamiento omnicerebral?


Las ideas más importantes deben aparecer en letra de imprenta bien

destacada ya que sus formas claramente definidas destacan mejor las

ideas. De cada idea importante van a irradiar nuevas ideas secundarias

que contribuirán a ampliarlas: casos ilustrativos, ejemplos, evidencias,

datos estadísticos, referencias a autoridades, etc., conformándose así

una serie de ramas o nódulos. Las ideas secundarias, subordinadas a las

ideas principales, se escriben con un tipo de letra menor al de las ideas

principales, y los detalles que estén subordinados a esas ideas

secundarias se escribe en otro tipo o tamaño de letra menor, pero

siempre conservando la legibilidad. De esta manera se aprecia mejor la

jerarquización de las ideas según su orden de importancia en el mapa.


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Las ideas secundarias se pueden encerrar dentro de un óvalo, un

rectángulo o un círculo; se pueden escribir sobre una línea o sobre una

flecha, o se puede recurrir a cualquier otra convención que se considere

apropiada para tal fin. En la siguiente figura vemos cómo quedó

conformado la rama de ventajas de nuestro mapa.


3. Las ideas se disponen en el mapa teniendo en cuenta un orden

de jerarquía: las más importantes están directamente ligadas al

foco temático. En la medida que un tópico esté más alejado de

ese foco, se le considerará de menor jerarquía en el mapa. En la

siguiente figura aparece el mapa mental definitivo que sirvió para


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escribir todo lo dicho y lo que sigue.


En los mapas mentales sólo se usan palabras claves, frases cortas y

dibujos que simbolicen imágenes. Como los mapas son personales, se

pueden utilizar las convenciones que tengan más sentido para cada uno.

Por eso, para señalar las relaciones entre sí, se pueden utilizar diferentes

tipos de convenciones: dibujos, imágenes, rectángulos, ovoides,

círculos, líneas gruesas, líneas delgadas, líneas punteadas, flechas

sencillas o bifurcadas, y siempre letras tipo imprenta, por su nitidez y

énfasis. Es de suma importancia, además utilizar colores diferentes en

cada nódulo, pues las investigaciones sobre el cerebro derecho

coinciden en que este hemisferio se estimula ante la belleza del color. El

colorido y las imágenes facilitan al hemisferio derecho la tarea de


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Los mapas mentales y su utilidad en la organización del

recordar con más facilidad que con las notas lineales. Cuanto más

colorido y elegancia exhiba un mapa mental, más fácilmente se graban

las ideas en el cerebro. Un buen mapa mental permite apreciar de una

sola mirada las partes esenciales de un todo y las relaciones que estas

partes mantienen entre sí. De este modo, los mapas ofrecen una visión

holística que las palabras y las frases aisladas no podrían ofrecer.

Los mapas mentales se diferencian de los tradicionales cuadros

sinópticos por su mejor impacto visual y porque permiten ver y

representar conexiones claras y apropiadas con mayor facilidad que con

un trazado lineal. La combinación de imágenes, palabras y colores

refuerza la capacidad de memorización a corto y largo plazo del cerebro.

Los mapas se basan en un principio de asociación; las ramas que

señalan las ideas se pueden extender en cualquier dirección. Los

conceptos más importantes pueden reunir a su alrededor el mayor

número de asociaciones.

Entre las ventajas que tienen los mapas mentales sobre otros sistemas

para tomar notas se pueden citar las siguientes:

Permiten burlar el censor que habita en el hemisferio

izquierdo para darle rienda suelta a la creatividad,

sentimientos y pensamientos íntimos.

Participan diversas operaciones de pensamiento crítico:

identificar, analizar, sintetizar, asociar, ilustrar, concretizar,

comparar, contrastar, señalar relaciones de causa y efecto,

formular hipótesis, inferir, refutar, etc.

Permiten apreciar con mayor claridad relaciones importantes

que cuando se utilizan sistemas lineales.

Facilitan la jerarquización de las ideas más

importantes con relación a las secundarias.

Permiten incorporar información a medida que las


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tiempo. ideas van acudiendo al cerebro.

Se ahorra tiempo al anotar solamente las palabras y

frases claves.

Permiten apreciar en forma integral o global los

distintos tópicos que van a conformar el texto que se va a

producir o las relaciones conceptuales del texto que se va a

sintetizar.

Los mapas mentales tienen una gran variedad de aplicaciones:

Resultan especialmente apropiados para planear los textos

que se van a escribir ya que favorecen la creatividad, la

reflexión y la organización de las ideas. Animan a establecer

relaciones que inicialmente no se habían captado.

Son muy útiles para sintetizar textos (libros, ensayos,

artículos) y para tomar notas en clases, seminarios, foros y

conferencias.

Son un buen recurso para resolver problemas de grupos, pues

cada integrante tiene la oportunidad de sugerir ideas

relevantes con el problema que se discute.

En la enseñanza, es tal vez el recurso más utilizado por los

profesores para orientar el desarrollo de sus clases. Cuando el

estudiante se habitúa a elaborar sus propios mapas mentales,

su aprendizaje resulta muchos más significativo.

El proyecto de mi vida como proyecto de planificación.

La vida de las personas no puede limitarse a una simple sucesión de

días sin dirección ni sentido, el hombre necesita saber para que vive,

cual es su misión y para ello ha de procurar conocerse a sí mismo y así

encontrar sentido para su vida, proponerse proyectos y metas que en

definitiva darán sabor a su existencia. Un proyecto de vida no es más

que un esquema que facilita el logro de metas, ya que en el se describe

lo que se quiere llegar a ser, los puntos principales y los resultados que


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se desean obtener, algunas personas lo tienen en su mente otras

prefieren escribirlo, no obstante es muy importante revisar el plan

periódicamente para cotejar la evolución del mismo y el logro de las

metas que en él nos hemos propuesto, el mismo no es una camisa de

fuerza es una guía para permitir el logro de los objetivos que nos hemos

propuestos.

Para que nuestra existencia valga la pena es preciso esforzarse por ir

eliminando en cada uno los detalles de contradicción o de incoherencia

que vayamos detectando esos obstáculos que nos alejan del camino o

itinerario que nos hemos trazado, por que si falta coherencia y si

cambiamos de opinión con frecuencia es posible que estén fallando las

pautas que conducen nuestras vidas.

En medio de tantas incertidumbres, de tantas influencias negativas del

medio social, es posible y necesario, construir un Norte que dé sentido a

la existencia y que nos permita mantener el rumbo, saber de sus orillas,

de sus peligros y de sus numerosas maneras de crecer y aprender. Es

decir: saber lo que uno quiere hacer con su vida y arbitrar los medios y

herramientas necesarias para poder lograrlo, teniendo siempre presente

que las metas deben ser accesibles, concretas y a corto plazo. De esta

manera se podrá evaluar mejor lo realizado, hacer los ajustes necesarios

y estimularnos con los pequeños logros alcanzados. Porque de eso se

trata la vida: de unir aciertos y desaciertos, errores y éxitos e ir

enriqueciendo así, la infinita cadena de aprendizajes que suponen cada

existencia.

El proyecto se asocia a objetivos, a corto, mediano y largo plazo. Dentro

de la tendencia de la administración moderna se considera un rubro

importante el tener un proyecto con objetivos alcanzables, medibles y

evaluables. Esto por supuesto requiere un conocimiento y análisis de la


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realidad, de su entorno, recursos y limitantes y es la clave del éxito de

toda empresa o persona, que se precie de ir a la vanguardia del proceso

administrativo y contextual en la globalización de la educación.

Para elaborar tu proyecto personal debes partir de tu propia realidad.

Caer en la cuenta de cuál es mi situación personal; algo así como un

diagnóstico para ello debes responder este cuestionario:

1. ¿Cómo soy?: rasgos típicos de mi comportamiento, cualidades,

defectos; dificultades con que me encuentro en la vida real.

2. ¿Dónde estoy?: en qué ambiente me muevo.

3. ¿Con quién vivo?: personas con las que me relaciono

normalmente y que van a influir de alguna manera en mí, o yo en

ellas: familia, compañeros, educadores...

4. ¿Cómo vivo?: qué estilo de vida. sobre qué valores asiento mi

vida real: qué intereses me mueven, me impulsan a obrar: el

dinero, la comodidad, el placer, la aventura, el deporte, la

amistad, el saber, el dominar, el deseo de agradar, el afán de

servir, el prestigio, determinada ideología, la búsqueda de la

verdad, la libertad...

5. ¿A dónde quiero llegar?

6. ¿Qué tipo de persona quiero ser?

7. ¿Me decido por vivir en la superficie o en la profundidad?

8. ¿En qué voy a concretar el gran valor del AMOR?

9. ¿Cuáles serán los valores u objetivos básicos que trataré de

encarnar en mi vida: entrega a los demás, actitud de servicio, vivir

alegre y transmitir alegría, lucha por los pobres y marginados,

sentido de la justicia, reconciliación, espíritu de paz, hacer

comunidad, defender a los débiles, responsabilidad en mi

trabajo...?

10. ¿Qué pasos trataré de dar? Teniendo en cuenta mi situación

personal y los grandes objetivos que quiero realizar en mi vida,


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trato de concretar lo que voy a hacer y los medios que voy a

emplear: En mi formación personal: tiempo de trabajo y estudio,

lectura formativa. En mi tiempo libre: uso de la televisión,

actividades culturales, actividades de ayuda a otros. En mis

relaciones con mi familia, compañeros, mi comunidad, mi país.

En mi vida espiritual: participación en el grupo de profundización

en la fe, tiempo de oración personal, proyección en el medio.

11. ¿Cómo voy a evaluar este proyecto? Personalmente:

12. ¿Cuándo y cómo? Con mi animador: al menos cada mes, en

entrevista personal...

Recuerda que al realizar un proyecto de vida, Eres el resultado de ti

mismo. De tus acciones, tus comportamientos, tus actitudes y tus

valores. De todo ello dependen tus relaciones con los demás y la forma

como vives se refleja en tus actos cotidianos, por lo cual es importante

construir tu proyecto de vida en una forma reflexiva, consciente e

inteligente, de tal forma que sea el reflejo de tus valores y principios

infundados por tus padres, por tus profesores y por las personas con las

que convives cotidianamente. Todos los días se aprende algo nuevo

pero lo productivo de ese aprendizaje se da si se tienen en cuenta las

experiencias pasadas, sean positivas o negativas, para la vida personal

y la de los demás.

A continuación se anexa una forma de elaborar un proyecto de vida a

través de un mapa mental elaborado con un programa de software libre

denominado freemind.


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Taller de Administración Del Tiempo (Manual Del Participante)

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