Tecnologos g.u.a

TECNOLOGO EN GESTION DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Ingrid Tatiana Gómez Solano y Angie Catherine Baquero Bogotá D.C., 11 de febrero de 2013

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

APRENDIZ: Ingrid Tatiana Gómez Solano TGUA

COMPETENCIA: Aplicar tecnologías de la información teniendo en cuenta

las necesidades de la unidad administrativa.

INSTRUCTORA: Patricia Mora

Bogotá D.C, 11 de febrero de 2013



TABLA DE CONTENIDO

Contenido

PORTAFOLIO DE SERVICIOS ................................................................. 6

¿Qué es? ................................................................................................... 6

¿Qué información se debe incluir? ............................................................ 6

Características Y Contenido ...................................................................... 7

¿A quién puede dirigirse? .......................................................................... 7

¿En qué otra forma se puede presentar un portafolio? .............................. 8

¿Cuál es su objetivo? ................................................................................ 8

Ejemplos de presentación: ......................................................................... 9

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS ............................................................. 10

¿Qué es? ................................................................................................. 10

¿Cuáles son los agentes que intervienen en el evento? .......................... 10

Clasificación de los eventos ..................................................................... 11

Clasificación de los eventos según su origen .......................................... 11

Clasificación de los eventos según su naturaleza .................................... 12

Etapas ...................................................................................................... 12

Conformación de comités ........................................................................ 13



TABLA DE ILUSTRACIONES Ilustración 1: Portafolio Documental .......................................................... 6

Ilustración 2: Contenido Del Portafolio ....................................................... 6

Ilustración 3: Maletín .................................................................................. 7

Ilustración 4: Dirigentes Del Portafolio ....................................................... 7

Ilustración 5: Portafolio Digital.................................................................... 8

Ilustración 6: Anuncio ................................................................................. 8

Ilustración 8: Esquema .............................................................................. 9

Ilustración 7: Presentación De Portafolio ................................................... 9

Ilustración 9: Anuncio Empresarial ........................................................... 10

Ilustración 10: Esquema Conceptual ....................................................... 11

Ilustración 11: Mapa De Evento ............................................................... 12

Ilustración 12: Comites ............................................................................ 12

Ilustración 13: Evento Empresarial .......................................................... 13



TABLA DE HIPERVINCULOS

1. Imagen 1: Portafolio Documental 2. Imagen 2: Contenido del portafolio 3. Imagen 3: Maletín 4. Imagen 4: Dirigentes del portafolio 5. Imagen 5: Portafolio Digital 6. Imagen 6: Anuncio 7. Imagen 7: Presentación de portafolio 8. Imagen 8: Esquema 9. Imagen 9: Anuncio empresarial 10. Imagen 10: Esquema conceptual 11. Imagen 11: Mapa de eventos 12. Imagen 12: Comités 13. Imagen 13: Evento empresarial



INDICE O APENDICE

A

Accionistas ............................... 10

Asistentes .................................. 9

C

Clientes ...................................... 5

Comite Academico ................... 12

Comité Organizador ................. 11

Conferencistas ........................... 9

Conocimiento ............................. 9

Costos ...................................... 10

D

Deportivos ................................ 11

Diseño ........................................ 6

Documento................................. 7

E

Empresa .................................... 5

Eventos ...................................... 9

F

Financiación ............................. 10

M

Marketing ................................... 7

Militares ................................... 11

N

Naturaleza ............................... 10

Negocio ..................................... 6

O

Objetivo ..................................... 7

Oferta ........................................ 5

P

Portafolio ................................... 5

Productos .................................. 5

Profesionalidad .......................... 5

Protocolarios.............................. 5

Protocolo ................................. 12

R

Recursos humanos .................. 13

Reseña ...................................... 5

S

Secretarios .............................. 13

Seminarios............................... 10

Socios ........................................ 5

W

Web ........................................... 7



TEMAS DE INTERES

PORTAFOLIO DE SERVICIOS

¿Qué es? Un portafolio de servicios1 es un documento o presentación en el cual se contempla la información básica y precisa de una empresa u compañía para detallar las características de su oferta2 comercial; para que tus futuros clientes conozcan tus productos o servicios brindándoles confianza y profesionalidad.

¿Qué información se debe incluir?

2.1 Breve reseña histórica de la empresa.

2.2 Visión. 2.3 Misión. 2.4 Objetivos de nuestra empresa. 2.5. Productos, servicios y

garantías. 2.6 Socios. 2.7 Proveedores 2.8 Respaldos. 2.9 Clientes3 de la empresa.

2.10 Datos de contacto como correo electrónico, dirección, teléfono y fax.

1 Servicios: Son los productos que ofrece una determinada empresa, ya sean tangibles o

intangibles. Para facilitar la vida de las personas. 2 Oferta: Conjunto de bienes o mercancías que se presentan en el mercado con un precio

concreto y en un momento determinado. 3 Cliente: Es la persona que desea comprar un producto o servicio, o que necesita alguna

información acerca de lo que ofrece la empresa.

Ilustración 2: Contenido del Portafolio

Ilustración 1: Portafolio Documental



Esta información debe ser breve pero concisa de tal manera que en pocas palabras el cliente o prospecto la tenga en cuenta y le sea atractiva la propuesta que la empresa desea proyectar. Por lo tanto es indispensable que la imagen corporativa sea de lo más presentable y llamativa sin faltar a los recursos protocolarios que la gestión amerita.

Características Y Contenido

Debe ser un diseño integral con la imagen de la empresa que ofrece los servicios, la mejor manera de entregar un portafolio es que este mismo sea una solución para tus potenciales clientes. En la actualidad las grandes carpetas con mucho papel han pasado de moda, el cliente busca soluciones y que mejor que ofrecerle una antes de siquiera haber hecho un negocio4 con él. En cuanto a el ofrecimiento de servicios es muy importante que el cliente sepa que es lo que le ofrecemos (contenido), una breve descripción en un lenguaje 5sencillo y no muy técnico, para que

sea entendido por el futuro cliente, concisa y directa. Obviamente los beneficios6 a obtener los cuales deben ser más que simples líneas... una invitación a que el target tome ventaja de estos.

¿A quién puede dirigirse? 4.1 Potenciales Clientes 4.2 Posibles socios comerciales 4.3 Proveedores7

4 Negocio: Es un pacto o establecimiento de negocio en el cual se busca realizar estrategias para

buscar crecimiento económico. 5 Lenguaje: Conjunto de sonidos articulados con que el hombre manifiesta lo que piensa o siente. 6 Beneficio: Ganancia económica que se obtiene de un negocio, inversión u otra actividad

mercantil

Ilustración 3: Maletín

Ilustración 4: Dirigentes del portafolio

http://emprendemiestrategia.files.wordpress.com/2012/03/portafolio1.png



¿En qué otra forma se puede presentar un portafolio?

El portafolio de servicios puede materializarse en un verdadero portafolio que el responsable de presentar la oferta de la empresa acarree sus visitas a clientes e interesados. Dentro del portafolio llevara los papeles con la información sobre los servicios de la compañía. Otra posibilidad es que el portafolio de servicios sea una presentación digital, como un documento8 de PowerPoint o una página web. En este caso, la noción de portafolio funciona de manera simbólica.

¿Cuál es su objetivo9?

El objetivo del portafolio de servicios, en definitiva, es presentar la oferta de una firma y difundir información precisa respecto a la misma, constituyéndose como una herramienta comercial y de marketing muy valiosa para aumentar las ventas10.

8 Documento: Es un papel en el cual se plasma y relaciona información de interés ya sea para la

empresa o para el cliente. 9 Objetivo: Son las metas que una empresa o persona se propone para alcanzar a largo o corto

plazo. 10

Venta: Es un objeto o servicio que se ofrece a la comunidad para que ellos lo adquieran y con eso obtener utilidad del mismo.

Ilustración 5: Portafolio Digital

Ilustración 6: Anuncio

http://emprendemiestrategia.files.wordpress.com/2012/03/bannerportafoliodeservicios.png



1112Ejemplos de presentación:

13

11

Trabajo: Es la ocupación en la cual cualquier persona se puede desempeñar para conseguir dinero y progresar en la vida profesional. 12

Asesorar: Es la capacidad que tiene una persona de orientar a otra en cualquier tema que esta última no tenga información, para conseguir un beneficio común de las dos partes. 13

Reparación: Es la acción de volver a arreglar algún objeto o material que se halla averiado por cualquier motivo.

Ilustración 7: Esquema

Ilustración 8: Presentación de portafolio



ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

¿Qué es?

La organización de eventos14 es una actividad que requiere ser planeada, organizada y controlada, encaminada a lograr los objetivos propuestos bien sea de índole empresarial, asociativa o particular.

¿Cuáles son los agentes que intervienen en el evento?

9.1 Organizadores:

Responsables de planear, dirigir, organizar y realizar el evento.

9.2 Conferencistas: Contratados para transmitir el conocimiento15 cualquiera que éste sea.

9.3 Asistentes o Participantes e Invitados16: Asisten a él por considerar que es de su interés.

14

Evento: Es una actividad que se realiza con el propósito de celebrar algún tipo de acontecimiento inesperado o proyectado. 15

Conocimiento: Es el conjunto de información que puede almacenar una persona en su cerebro para darlo a conocer a las demás personas. 16

Invitado: Es la persona que asiste a algún evento ya que anteriormente a sido llamado por los anfitriones para tener el acompañamiento del mismo.

Ilustración 9: Anuncio Empresarial



Clasificación de los eventos

De acuerdo con su magnitud los eventos se clasifican en mayores y menores:

10.1 Eventos Mayores: Se caracterizan por reunir un gran número de personas. Entre los más representativos están: congresos, encuentros, simposios, asambleas, lanzamientos, convenciones y eventos turísticos y hoteleros. 10.2 Eventos Menores: Son aquellos que por misma naturaleza reúnen un número menor de asistentes, como por ejemplo: conferencia, seminarios, debates17, foros, talleres, mesa redonda, panel.

Ilustración 10: Esquema Conceptual

Clasificación de los eventos según su origen 11.1 Eventos Corporativos: son aquellos que realiza una empresa la cual se responsabiliza de su financiación. A estos eventos por lo general, asisten sus empleados18, los ejecutivos, los clientes especiales. Entre los más importantes tenemos los lanzamientos, reuniones de junta directiva, asambleas de socios o accionistas, aniversario de la empresa, finalización anual de labores. 11.2 Eventos Asociativos: Se caracterizan por que los asistentes deben asumir los costos19 de su participación. Los más

17

Debate: Es una discusión que se entabla por dicha información o evento que se plantea con el fin de proporcionar una solución. 18

Empleado: Es la persona que trabaja en una empresa con un cargo jerárquico menor, devenga un salario y disfruta de las oportunidades que brinda la misma. 19

Costo: Es el dinero que una persona debe pagar por adquirir un producto o servicio.



reconocidos son: congresos. Asamblea de socios, convenciones y simposios.

Ilustración 11: Mapa de evento

Clasificación20 de los eventos según su naturaleza 12.1 Gubernamentales 12.2 Eclesiásticos 12.3 Militares 12.4 Sociales 12.5 Recreativos 12.6 Culturales 12.7 Deportivos21

Etapas

En la organización de un evento se consideran tres etapas22 fundamentales: 13.1 Planeación o Pre evento 13.2 Organización y Ejecución o Desarrollo del Evento. 13.3 Post evento o Evaluación

20

Clasificación: Es la forma como se entabla una organización de información de acuerdo con su importancia. 21

Deportivo: Es un juego en el cual una persona muestra sus destrezas físicas, realizando las acciones que el deporte suministra. 22

Etapa: Es un ciclo que sufre una información para desarrollarse completamente.

POR SU ORIGEN

EVENTOS ASOCIATIVOS

EVENTOS

CORPORATIVOS

Ilustración 12: Comites



Conformación de comités

14.1 COMITE ORGANIZADOR: Está integrado por el coordinador de cada comité. Tiene la responsabilidad de definir y presentar al director o coordinador del evento todas las acciones en detalle que conlleven a su organización y desarrollo, tanto en la etapa previa como en la ejecución, seguimiento y evolución del evento, para su visto bueno y toma de decisiones23. Tiene a su cargo la elaboración y coordinación del programa general del trabajo. 14.2 COMITÉ DE ADMINISTRACION: Esta encargado de administrar y manejar todos los recursos humanos, financieros y físicos necesarios para el desarrollo del evento. También se ocupa del apoyo logístico en general, depende directamente del director. Este comité puede subdividirse en subcomités de: administración de personas, suministros, finanzas y presupuesto24.

14.3 COMITÉ DE RELACIONES PUBLICAS: Tiene como misión crear y mantener la imagen positiva de la organización y del evento en las actividades de promoción, divulgación y atención directa a los participantes. Lo conforman los siguientes subcomités: divulgación y publicidad, inscripciones, recepción y alojamiento, información y documentación, protocolo y actos sociales.

14.4 COMITÉ ACADEMICO: Es el encargado de realizar los contactos con los conferencistas, ponentes, panelistas, expertos y relatores a presentar a consideración del director y del comité organizador, las hojas de vida para ser estudiadas y toma de decisión de contratación. También tiene a su cargo coordinar la recepción de las ponencias,

conferencias y discursos y todo lo relacionado con el desplazamiento25

23

Decisión: Es una alternativa que debe tomar una persona cuando se encuentra en algún tipo de conflicto, problema o dilema. 24

Presupuesto: Es el dinero con el que cuenta una persona o entidad para llevar a cabo un evento de cualquier magnitud. 25

Desplazamiento: Es una acción de trasladarse a algún lugar debido a un suceso realizado anteriormente.

Ilustración 13: Evento Empresarial



de los conferencistas relacionados.

14.5 COMITÉ DE SECRETARIA: Tiene la función de elaborar y procesar en forma correcta y oportuna la documentación que se requiere para el evento. Está integrado por un grupo de asistentes administrativos, secretarios, digitadores y auxiliares para ejercer las labores correspondientes a:

14.5.1 asistir a las reuniones26 de los diferentes comités para conocer todo lo relacionado con el personal, la planeación, organización, ejecución y evolución del evento. 14.5.2 colaborar 27con la elaboración del plan de trabajo y tomar nota del mismo en lo que se refiere a la duración total, actividades y duración aproximada de cada una y turnos de trabajo del personal, establecimiento de necesidades28, de recursos humanos, físicos y financieros, entrenamiento del personal. Tiene la responsabilidad de las comunicaciones personales y económicas de acuerdo con los equipos y tecnología utilizados para este fin.

26

Reunión: Es una unión de personas en un sitio determinado en el cual se tratan asuntos admistrativos, personales o sociales con el objetivo de solucionarlos. 27

Colaborar: Es la acción que se realiza para darle la mano a una persona cuando está en algún momento difícil. 28

Necesidad: Es una carencia que tiene alguien por algún tipo material o personal que es indispensable para su completa evolución de la vida.

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