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Principios

Visión General

Principios basados en investigaciones

En los últimos 20 años, investigadores de diversos centros de investigación han estado estudiando sobre cómo las personas leen y entienden la información.

Debido a que la retórica tradicional no atiende las necesidades de la revolución de la información que toma lugar a nuestro alrededor, se desarrolló una nueva forma de organizar y presentar información basados en modernos principios de comunicación.

Importancia de los principios

A continuación se les presentará un conjunto de principios básicos de comunicación. Los principios (y las sugerencias para aplicarlos) aseguran un estilo de escritura basado en el lector y orientado a tareas que satisface las necesidades tanto de escritores como de lectores.

Un entendimiento de estos principios básicos es esencial para la implantación efectiva de una Tecnología de Textos.

Contenido El contenido de la presente sección ha sido dividido en los siguientes temas:

El Principio de Agrupamiento............................................... 2

El Principio de Relevancia ................................................... 3

El Principio de Etiqueta ....................................................... 5

El Principio de Consistencia ................................................. 7

El Principio de Gráficos Integrados ...................................... 8

El Principio de Acceso al Detalle ......................................... 10

El Principio de Jerarquía...................................................... 12

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Tecnologías en Adiestramiento

El Principio de Agrupamiento

Principio Los escritores deberían agrupar la información en unidades pequeñas y manejables.

¿Qué es una unidad manejable?

Una unidad manejable de información es aquella que consiste en no más de nueve (9) piezas de información.

Justificación: Investigadores sugieren que las personas pueden procesar y recordar no más de siete más menos dos (7+-2) unidades de información en un momento dado.

Nota: Debe tenerse en cuenta que mientras la complejidad de la información aumenta, el límite del agrupamiento (7+-2) disminuye.

Implicación La implicación de este principio es que los escritores deberían redactar utilizando unidades de información que no excedan el límite del agrupamiento (7+-2 elementos), creando así “unidades manejables de información”. Además, este límite debe ser aplicado a cada nivel del documento, vale decir, párrafos, capítulos, secciones, etc.

Justificación Al aceptar que los lectores no pueden retener más de 5 a 9 piezas de información en la memoria a corto plazo, los escritores agrupando la información, mejoran la comprensión del lector, así como su velocidad de acceso y de consulta.

Ejemplo Un ejemplo que muestra una aplicación de este principio, es el siguiente:

Un gerente dividió un manual de políticas corporativas que originalmente contenía 25 normas en las siguientes categorías:

Ø Sección I: Políticas Financieras (10 normas).

Ø Sección II: Políticas de Seguridad (5 normas).

Ø Sección III: Políticas de Planificación. (10 normas).

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El Principio de Relevancia

Principio Para agrupar la información, los escritores deben utilizar un criterio. El criterio adecuado es la relevancia que tiene para el lector, la información del agrupamiento.

Los escritores deberían asegurar que toda la información en un agrupamiento está relacionada a un punto principal basado en el propósito o función que tiene la información para el lector.

En otras palabras, al momento de redactar:

Ø coloque junto lo que es similar, y

Ø excluya de cada agrupamiento la información que no esté relacionada.

Implicación La utilización de este principio implica que toda la información (oraciones y diagramas) en un grupo, deben pertenecer a un simple tópico.

Como consecuencia, los escritores deben dejar fuera del grupo la información irrelevante. Todo aquello que es "transitorio", las cosas que "son buenas de saber" o "que ayudan al flujo de lectura" deben estar en otros agrupamientos.

Justificación El empleo del Principio de Relevancia asiste a la comprensión y ahorra tiempo.

Si se incluye información irrelevante, o de distintos propósitos para el lector, éstos tendrán la actividad adicional de imaginarse porque el material extraño está allí, que hacer con él y a donde pertenece. Este trabajo adicional retrasa la labor del lector, afectándose la compresión de la información.

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Tecnologías en Adiestramiento

El Principio de Relevancia (continuación)

Ejemplo: separando funciones

Como ejemplo veamos el siguiente caso: Un escritor utilizando este método creó este borrador:

La presión de formación es la presión a la cual están los fluidos dentro de los poros de la formación. La presión de formación a una profundidad determinada, en un área particular, proviene de la presión hidrostática originada por una columna de agua de un densidad promedio que va desde la superficie hasta la profundidad considerada.

Al revisar el borrador el escritor pensó, "no es muy largo porque sólo tiene dos oraciones, sin embargo son dos puntos separados. Estoy definiendo un término y explicando una característica asociada a él en el mismo agrupamiento".

Aplicando el Principio de Relevancia, el escritor redactó la información en estos dos agrupamientos:

La presión de formación es la presión a la cual están los fluidos dentro de los poros de la formación.

La presión de formación a una profundidad determinada, en un área particular, proviene de la presión hidrostática originada por una columna de agua de un densidad promedio que va desde la superficie hasta la profundidad considerada.

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El Principio de Etiqueta

Principio Luego de haber organizado las oraciones en unidades manejables que le presentan un único propósito al lector, los escritores deberían proveer de una etiqueta a cada unidad de información.

Justificación Las etiquetas facilitan la comprensión y la búsqueda de la información.

La investigación indica que las personas entienden y acceden a la información más rápido cuando tienen una introducción sobre lo que viene. Una etiqueta provee de una pequeña introducción para cada unidad de información y funciona como un organizador avanzado (“advance organizer”) para el lector.

Las etiquetas también destacan fuera del texto y permiten un fácil rastreo. Los lectores pueden utilizar las etiquetas para encontrar la información que necesitan rápidamente.

Observación Se debe aclarar que la aplicación de este principio no implica que las etiquetas deben estar en una posición específica, ni en un único formato.

Los atributos de estilo y espacio que acompañan a una etiqueta pueden variar, de acuerdo a otros criterios de organización.

Ejemplo El escritor utilizó el mismo ejemplo anterior y creó los siguientes dos agrupamientos, uno para la definición y otro para la característica:

Definición La presión de formación es la presión a la cual están los fluidos dentro de los poros de la formación.

Característica La presión de formación a una profundidad determinada, en un área particular, proviene de la presión hidrostática originada por una columna de agua de un densidad promedio que va desde la superficie hasta la profundidad considerada.

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Tecnologías en Adiestramiento

El Principio de Etiqueta (continuación)

Un documento etiquetado

Vale la pena destacar que la utilización del principio de etiquetas abarca agrupamiento, títulos, páginas, capítulos, etc.

A continuación aparece un ejemplo de documento al que se le ha aplicado el principio de etiquetas en varios niveles de su estructura.

Propósito

Procedimiento

Como Utilizar el

Equipo de Control

CuandoUsar

Derrames Petroleros

Definición

Ejemplos

Diagrama

Norma de Seguridad

Norma

Justificación

Equipos

Visión General

Introducción

Comentarios

Contenido

Manual de

Prevención de

Derrames Petroleros

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El Principio de Consistencia

Principio En documentos de contenidos similares, los escritores deberían utilizar similares palabras, etiquetas, formatos, organizaciones y secuencias.

Justificación La consistencia le ahorra tiempo al lector porque así puede:

Ø encontrar la información necesitada rápidamente

Ø localizar información similar, evitando ambigüedad

Ø concentrarse en contenido en vez de en formato.

Comentario Mucho de la retórica tradicional (y del adiestramiento tradicional) incita a escritores a utilizar variedad en los documentos para entretener a los lectores.

Sin embargo, el valor de un documento técnico o de negocios, reside en la habilidad del lector de utilizar el documento "para hacer el trabajo".

Por lo tanto, en este tipo de documentos, la variedad es a menudo un elemento distractor que aumenta el tiempo de lectura y que debe ser utilizado con mucho cuidado.

Ejemplo Al momento de presentar los principios de esta sección, se han utilizado las etiquetas Principio y Justificación. También se ha organizado la información de la misma forma para cada principio. Aun más, cada principio ha sido redactado en forma de parecer una indicación sobre lo que debería o no debería hacer.

Estos ejemplos ilustran consistencia a los niveles de palabras, etiquetas, formato y organización.

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Tecnologías en Adiestramiento

El Principio de Gráficos Integrados

Principio Los escritores deberían utilizar diagramas, tablas, dibujos, etc. Como parte integral del texto, no como elementos que son añadidos una vez finalizado el proceso de escritura.

Justificación Resultados de investigaciones indican que aproximadamente el 50% de la población adulta aprende más y mejor de dibujos y otras formas gráficas que de palabras.

Si los gráficos, tales como diagramas, tablas y dibujos son parte integral del texto, los lectores no deben saltar adelante y atrás del documento para encontrar lo que necesitan, perdiendo tiempo e interés.

Aprender con todo el cerebro

Quizás la mayor atención que ha recibido el estudio del cerebro en los últimos años se refiere a su división en hemisferio derecho e izquierdo.

Se ha llegado a demostrar científicamente que los dos hemisferios funcionan de manera distinta. La manera de asimilar información del hemisferio derecho es diferente a la del izquierdo. sin embargo se complementan.

También está demostrado que todas las personas tienen desarrollados los hemisferios de forma distinta, existen preferencias individuales por lo tanto los procesos de interpretación son variados.

Diferencias Es mucho lo que se ha escrito sobre los hemisferios del cerebro, pero sus características más importantes están claras.

Hemisferio Izquierdo Hemisferio Derecho

Análisis.

Cifras.

Lógica.

Similar a un computador.

Síntesis.

Globalidad.

Visualización.

Imágenes.

Similar a un caleidoscopio.

Impacto en escritura

Esta información tiene un impacto inmediato en la manera que tenemos que escribir. si decíamos que debemos satisfacer al lector por ser nuestro cliente, ahora sabemos que una manera de lograrlo es estimulando ambos hemisferios en él, así aumentarán las posibilidades de éxito en su asimilación y comprensión.

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El Principio de Gráficos Integrados (continuación)

Ejemplo de una forma tradicional

En un método de escritura tradicional, dos o más oraciones SI-ENTONCES usualmente aparecen en un párrafo. Al siguiente es un ejemplo de este caso:

Versión en párrafo:

Todas las solicitudes de pasajes aéreos nacionales deben estar firmadas por el solicitante y aprobadas por el Gerente de la División o personal autorizado, de acuerdo con los niveles de delegación financiera. En el caso de boletos internacionales, estos deberán ser firmados por el solicitante y el Gerente de la Función, y aprobados por la Presidencia o Vicepresidencia; o en el caso de las Divisiones, los boletos nacionales e internacionales, serán aprobados por los niveles de delegación financiera.

Ejemplo de gráficos integrados

Ahora la misma información presentada con gráficos integrados, en este caso con una herramienta llamada Tabla SI-ENTONCES.

Versión Tecnología de Textos:

Utilice la siguiente tabla para determinar quienes deben firmar y aprobar las solicitudes de pasajes.

SI el pasaje es ... ENTONCES las solicitudes deberán ser firmadas por ...

Y aprobadas por ...

Nacional Solicitante • Gerente de la División.

Internacional Solicitante y Gerente Función

• Presidente

• Vicepresidente.

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Tecnologías en Adiestramiento

El Principio de Acceso al Detalle

Principio Los escritores deberían escribir al nivel de detalle que hace la información accesible al lector que la necesita, y que a la vez hace el documento útil para todos los tipos de lectores.

En otras palabras el escritor debería colocar lo que el lector necesita, donde el lector lo necesita.

Justificación El procesador de información humano, el cerebro, funciona mejor cuando los principios, conceptos y procedimientos abstractos están respaldados y explicados por ejemplos concretos.

Evite Como escritor debe evitar que los lectores expertos en contenidos tengan que leer información que les es conocida antes de encontrar aquella información específica que buscan.

También debe evitar que los lectores novatos al contenido se enfrenten a información especializada sin haber sido preparados para ello.

¿Cómo hacerlo? Incluir claramente etiquetadas introducciones, revisiones, descripciones, diagramas y ejemplos para todas las presentaciones abstractas. Coloque los diagramas y los ejemplos cerca del texto al que se refieren.

Estas son algunas maneras disponibles para el escritor para facilitar el acceso al detalle.

Ejemplo sin detalle A continuación aparece un procedimiento que no utiliza diagramas ni ejemplos. Este puede ser útil sólo para personas con experiencia en el área de contenido.

Paso Acción 1 Realizar la prueba de presión al revestidor

2 Perforar el tapón de cemento (cuello, cemento, zapata)

3 Perforar 30 pies de hoyo nuevo debajo de la zapata

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El Principio de Acceso al Detalle (continuación)

Ejemplo con detalle A continuación un ejemplo del mismo procedimiento anterior dirigido a personas de poca experiencia en el área de contenido.

Paso Acción Ilustración

1 Realizar la prueba de presión al revestidor

2 Perforar el tapón de cemento (cuello, cemento, zapata)

3 Perforar 30 pies de hoyo nuevo debajo de la zapata

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Tecnologías en Adiestramiento

El Principio de Jerarquía

Principio Los escritores deberían organizar pequeñas y relevantes unidades de información jerárquicamente y proveer a los grupos más grandes de etiquetas.

Justificación Cuando el número de cualquier grupo de elementos está más allá del límite de agrupamiento, los lectores tienen dificultad comprendiendo y recordando la información.

Resultados de investigaciones sugieren que las personas recuerdan y comprenden mejor grandes cantidades de información si la información está organizada en grupos relacionados de 5 a 9 elementos cada uno.

Ejemplo no jerárquico

Un escritor creó un procedimiento para darle servicio a un microcomputador. Una vez finalizado el procedimiento, el técnico debía seguir 28 pasos.

Diagrama:

Mantenimiento de Micros

1.-___2.-___3.-___4.-___5.-___

6.-___7.-___8.-___9.-___10.-___

11.-___12.-___13.-___14.-___15.-___

16.-___17.-___18.-___19.-___20.-___

21.-___22.-___23.-___24.-___25.-___

26.-___27.-___28.-___

El escritor se dio cuenta que el material excedía el límite de agrupamiento y que sería difícil para los lectores entender la información.

Por lo tanto el escritor buscó por relaciones entre los pasos individuales, reagrupó las unidades en distintos procedimientos y le otorgó a cada procedimiento de una etiqueta para facilitarle al lector la labor de búsqueda de información específica.

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El Principio de Jerarquía (continuación)

Ejemplo aplicando jerarquía

El escritor combinó las unidades individuales de información para aplicar los principios de Agrupamiento y Relevancia y creo las unidades más grandes en la jerarquía. Luego creó etiquetas para cada una de las nuevas unidades.

Diagrama: Estas son las nuevas unidades creadas por el escritor.

Revisión de

Conexiones

DesarmarUnidad CPU

Chequeo deImpresores

1 . -

2 . -

e t c.

1 . -

2 . -

e t c.

1 . -

2 . -

e t c.

M a n t e n i m i e n t o d e M i c r o s