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TEMA 1: LA ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA EMPRESA

1. 1 Concepto de Estructura organizativa

Es aquella que describe cómo se agrupan, identifican y se relacionan los distintos

elementos que forman la empresa. Esta formada por:

- El conjunto de elementos que la integran

- Las funciones que tienen asignadas cada uno de los elementos

- Las relaciones jerárquicas y funcionales existentes.

1.2 Elementos de la estructura organizativa:

Alta Dirección: formada por personas que realizan funciones de dirección

general de la empresa y la fijación de los objetivos generales.

Dirección Intermedia: formada por mandos intermedios, relaciona los

objetivos generales con los objetivos operativos de los distintos departamentos de

la empresa.

Base Operativa: conjunto de personas directamente relacionadas con la

producción venta y prestación de servicios

Tecnoestructura: expertos que estudian las distintas funciones de la

empresa con el objeto de encontrar sus fortalezas y debilidades.

Estructura de Apoyo: formada por el personal de asesoramiento cuya

función consiste en asesorar a los directivos sobre diferentes materias: fiscal,

laboral, mercantil...

1.3 Relaciones en la Estructura Organizativa:

Relación Formal: han sido previamente definidas por la dirección y

comunicadas al resto de miembros. Pueden ser:

Lineales: entre jefe y subordinado

De staff: entre especialistas y directivos.

Relación Informal: son aquellas que surgen como consecuencia de las

comunicaciones interpersonales entre las personas que integran la empresa.

1.4 Principios que estructuran la organización de la empresa:

Algunos de estos principios son:

Autoridad y Jerarquía: deben existir diferentes niveles de autoridad ordenados

jerárquicamente según el grado de responsabilidad y control.

Unidad de Mando: cada subordinado debe tener un solo superior.

De Delegación: consiste en que una persona asigna autoridad y responsabilidad a

otra para que esta última desempeñe unas funciones.

División del Trabajo: a cada persona se le asignaría una función específica con el

objetivo de que se convierta en un experto.

Departamentalización: se agruparían las diferentes tareas o funciones en áreas

funcionales o departamentos.

De Comunicación: descendente (de superior a subordinado) ascendente (de

subordinado a superior)

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2. LAS FORMAS ORGANIZATIVAS.

2.1. Concepto:

Es la representación grafica de la estructura organizativa de la empresa o de

cualquier otro tipo de organización. En el se reflejan los niveles y áreas de que

consta la empresa así como las relaciones jerárquicas y funcionales entre ellas.

Se representa a partir de un conjunto de figuras geométricas (rectángulos)

enlazadas entre sí.

2.2 Clasificación de los organigramas:

- Según la información que proporcionan:

o Organigrama de estructura, facilita información sobre denominación,

jerarquía, relaciones funcionales y de autoridad.

o Organigrama funcional, representa de forma detallada las funciones

de los diferentes elementos que configuran el organigrama.

o Organigrama de personal, refleja los cargos figurando el nombre de

la persona.

- Según su forma:

o Organigrama ramificado: en él una línea indica las relaciones de

autoridad y jerarquía. Es el más usual.

o Circular: se forma a partir de un conjunto de círculos concéntricos

que progresivamente se van alejando.

3. LAS ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA.

3.1 Concepto

Consiste en una agrupación de personas que tienen en común una serie de objetivos,

funciones o tareas.

3.2 Criterios de Departamentalización:

- Según los procesos productivos: asignando un departamento por cada proceso

productivo.

- Según las funciones: cada departamento se especializa en alguna de estas

funciones.

- Según zonas geográficas: Zona Norte, Sur, Levante y Centro.

- Según los productos o servicios: Textil calzado, lencería...etc.,

- Según los clientes e intermediarios.

Las empresas suelen combinar diferentes criterios de departamentalización

3.3 Las Áreas Funcionales:

Área de Producción: Consiste en transformar inputs o factores productivos en

outputs o productos finales, a través de una serie de operaciones previamente

organizadas.

Área Comercial: o Departamento de Marketing

Se encarga de todo lo relacionado con el producto, fijación de precios,

distribución, publicidad y promociones.

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En conclusión su principal función es incrementar las ventas de la empresa.

Área Económica – Financiera:

Proporciona a la empresa los fondos necesarios, en el momento necesario y al

mínimo coste posible y por otro lado en invertir los fondos de forma que se

obtenga la máxima rentabilidad.

Área de Recursos Humanos:

En las empresas trabajan personas, cada una de ellas con sus características, estas

personas a su vez se relacionan en la empresa.

Área de Administración:

Ejerce el control de la empresa a través del manejo de documentación.

3.4 La relación Interdepartamental.

Entre los diferentes departamentos y a su vez dentro de la empresa tienen lugar

los siguientes tipos de relaciones:

Relaciones de Autoridad: Cuando un Dpto. tenga cierta autoridad sobre otro u

otros. En este caso se establecerían relaciones jerárquicas entre ellos.

Por otro lado, las relaciones existentes entre miembros del mismo nivel dentro de

la estructura organizativa reciben el nombre de Relaciones Funcionales. Estas

pueden ser:

- Relaciones de información: el Dpto. de admón. Necesita para la elaboración de

nominas la información que le proporciona el Dpto. de personal.

- Relaciones de Coordinación: consecución de los objetivos generales de la

empresa.

- Relaciones de Decisión: en las decisiones resultan implicados varios Dpto. por

lo que resulta necesaria la intervención de estos.

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4. EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.

Se encarga fundamentalmente de lo relativo a la gestión y a la administración del

personal. Estas funciones varían en función de la empresa. Por lo general según

aumenta su tamaño, aumentan también las funciones asumidas por este

departamento.

Las funciones que puede desempeñar el Departamento de RR.HH. de una empresa

son:

4.1.- LA GESTIÓN DE PERSONAL

Engloba las siguientes funciones:

A. PLANIFICACION DE PLANTILLAS

De acuerdo con los objetivos de la empresa medir las necesidades de personal en

un tiempo determinado. Previsiones futuras:

- Las necesidades de personal de la empresa

- Su coste

- El plazo en que se va a necesitar dicho personal

B. DESCRIPCION DE PUESTOS DE TRABAJO

Consiste en detallar las funciones, tareas y actividades que se desarrollan en todos

y cada uno de los puestos de la empresa, especificando:

Formación necesaria, Experiencia y responsabilidad

La descripción permite obtener información relativa a un puesto de trabajo y

reflejarla formalmente en un documento.

C. RECLUTAMIENTO Y SELECION DE PERSONAL

Una vez que la empresa tiene claro que tipo de puesto de trabajo desea cubrir y

los requisitos básicos que debe cumplir el futuro trabajador, comienza la fase de

reclutamiento; Que consiste en informar sobre la oferta de empleo de la empresa

con la finalidad de conseguir un numero considerable de candidatos.

La empresa puede obtener posibles candidatos de 2 formas: Buscándolos en la

propia empresa o acudiendo al exterior.

El proceso de Selección de personal tiene como finalidad seleccionar a la persona

adecuada para un determinado puesto de trabajo.

D. ACOGIDA DE NUEVOS TRABAJADORES

Un plan de acogida es la incorporación de nuevos trabajadores con el objetivo de

que la adaptación del trabajador en la empresa sea lo mas satisfactoria posible.

E. VALORACIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO

Con el objetivo de determinar el nivel salarial que corresponde. A cada nivel

jerárquico se le asigna un nivel retributivo.

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F. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Es un proceso de gestión en el que los objetivos y competencias de la empresa son

transmitidos y materializados en un plan de acción que a través de un seguimiento

continuo y sistemático asegure el optimo desempeño, garantice las expectativas

de desarrollo y sirva en el desarrollo profesional de cada una de las personas.

G. FORMACION Y DESARROLLO PROFESIONAL

La formación tiene como finalidad el perfeccionamiento y el desarrollo de

capacidades aptitudes y características facilitando el acceso a mayores

habilidades y actualizando conocimientos.

Caso de incorporación de nuevos trabajadores a la empresa: analizar cuales

son las necesidades de formación de estos trabajadores con el fin de que su

adaptación a la empresa y al puesto de trabajo sea mejor y más rápida.

Caso de ascenso de personas de la propia empresa

Caso de actualización de conocimientos y reciclaje de las personas.

Las fases que se llevan a cabo en un plan de formación son:

Determinar las necesidades actuales y futuras de formación

Determinar los objetivos de la formación

Información sobre la formación

Coordinación de la formación

Control de resultados

H. RELACIONES LABORALES

La empresa tiene una serie de obligaciones, a nivel individual la empresa tiene una

serie de relaciones con el trabajador. A nivel colectivo la empresa mantiene

relaciones con los representantes de los trabajadores.

Convenio Colectivo: acuerdo entre el empresario y los representantes de los

trabajadores para regular las condiciones de trabajo.

I. PREVENCIÓN DE RIESGOS

Cumpliendo la normativa existente en materia de Seguridad y Salud Laboral, la

empresa asume una serie de obligaciones que le llevan a desarrollar una serie de

actividades destinadas a la prevención de accidentes de trabajo y enfermedades

profesionales.

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4.2 LA ADMINISTRACION DE PERSONAL

Engloba las siguientes funciones:

A. ELABORACION DE NOMINAS

Documento con el que se justifica el abono del salario

1. Percepciones salariales: es todo aquello que percibe el trabajador y que

puede considerarse salario.

a) Salario base

b) Complementos salariales

c) Horas extraordinarias: toda aquella realizada por encima de la jornada

ordinaria de trabajo.

d) Gratificaciones extraordinarias: tiene derecho a dos una en navidad y

otra en el mes que fije el convenio colectivo

e) Salario en especie: el salario que percibe el trabajador.

2. Percepciones no salariales: son aquellas percepciones que no pueden ser

consideradas como salario.

3. Deducciones: son cantidades que disminuyen el salario y se establecen en

virtud de obligaciones con la Seguridad social y el pago del IRPF.

B. TRÁMITES DE SEGURIDAD SOCIAL Y HACIENDA

Estas obligaciones son básicamente:

- Afiliación y/o alta de nuevos trabajadores en el sistema de Seguridad

Social.

- Cotización al sistema de Seguridad Social.

- Retención a los trabajadores del I.R.P.F. y su posterior ingreso a la

Agencia Tributaria.

C. CONTROL DE ABSENTISMO y

D. TRÁMITES RELACIONADOS CON INFRACCIONES Y SANCIONES

En función del Convenio Colectivo de aplicación en la empresa, se establece el

sistema de infracciones y sanciones que pueden incluso suponer el despido del

trabajador. Por tanto es importante llevar un control detallado de los retrasos o

faltas de asistencia de cada trabajador de forma individualizada.

Las faltas se pueden clasificar en leves, graves o muy graves.

E. TRAMITES DE CONTRATACION

Como es cumplimentar el contrato de trabajo. La empresa esta obligada a registrar

o comunicar la existencia de tal contrato a la oficina publica de empleo

correspondiente en un plazo de 10 días una copia básica del contrato a los

representantes de los trabajadores.

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F. TRAMITES RELACIONADOS CON LA FINALIZACION DE LA RELACION

LABORAL

La finalización de la relación contractual puede venir determinada por diferentes

motivos:

- Finalización de un contrato por un tiempo determinado

- abandono por parte del trabajador

- despido

En todos los casos la empresa debe proceder a dar de baja al trabajador en el

sistema de Seguridad social.

Una vez firmado el finiquito por parte del trabajador este se compromete a no

reclamar ningún tipo de liquidación.

El finiquito contiene los siguientes elementos:

- días trabajados en el mes que se produce la finalización de la relación

contractual

- parte proporcional de pagas extras

- importe equivalente a las vacaciones no disfrutadas por parte del

trabajador

- Deducciones de SS e IRPF.