TRABAJO DE ADMINISTRACIÓN

Milena Aldana.

Gladys Córdoba.

Milena Ramírez.

Carlos Andrés Otalvaro.

Instructores:

David Wells.

Bernardo Montoya.

SENA.

Gestión De Mercados.

231560

03 Agosto De 2011

Medellín- Antioquia.

CONTENIDO.

1. ¿Qué es la administración?

2. ¿Qué funciones cumple un administrador?

3. Describa el proceso administrativo en que cada uno de sus conceptos:

Planeación, organización, dirección, control, evaluación.

4. ¿Qué es eficacia?

5. ¿Qué es eficiencia?

6. ¿Qué es efectividad?

7. Que tareas se realizan en las siguientes áreas de una empresa:Producción,

financiero-contable, mercadeo, administrativa, recursos humanos.

8. ¿Cuáles son las responsabilidades de los altos mandos de una empresa?

Y ¿Qué cargos pueden mencionar en el área comercial?

9. ¿Cuáles son las responsabilidades de los mando medios de una empresa?

Y ¿Qué cargos pueden mencionar en el área comercial?

10. ¿Cuáles son las responsabilidades de la base operativa de una empresa? Y

¿Qué cargos pueden mencionar en el área comercial?

INTRODUCCIÓN.

A lo largo de los años la administración ha cumplido un papel importante en el diario vivir

Podemos definir La administración como una actividad de máxima importancia dentro del que

hacer de cualquier empresa, ya que se refiere al establecimiento, búsqueda y logro de objetivos.

Todos somos administradores de nuestras propias vidas, y la práctica de la administración se

encuentra en cada una de las facetas de la actividad humana, negocios, escuelas, gobierno,

familia, etc.

Actualmente los retos son muy diferentes a los que han enfrentado los profesionistas de la

administración en épocas anteriores. La administración se debe mantener en un proceso de

permanente innovación y dinamismo, acorde con los avances científicos y tecnológicos generados

por los rápidos cambios que experimenta el entorno productivo, económico, social y cultural del

mundo. Ante un ambiente que se ha tornado ampliamente dinámico, es imprescindible que

lasuniversidades y escuelas de enseñanza superior, estén actualizando constantemente los planes

y programas de estudio de la Licenciatura en Administración, para que el egresado obtenga un

perfil profesional que le permita tener éxito en un mercado de trabajo cada vez más competitivos.

1. ¿Qué es la administración?

Es un proceso que consiste en las actividades de planeación, organización, ejecución y control

desempeñadas para determinar y alcanzar los objetivos señalados, con el uso de personas y otros

recursos, el grupo dirige sus acciones hacia metas comunes, implica la aplicación de técnicas

mediante los cuales un grupo principal de personas coordinan las actividades de otras.

El objeto de estudio de la Administración son las organizaciones; por lo tanto debe tener en

cuenta las Empresas privadas y públicas; Instituciones públicas y organismos estatales, y a las

distintas instituciones privadas. Por ejemplo: iglesias; universidades; gobiernos y organismos

municipales, provinciales, nacionales; hospitales; fundaciones, etc.; y a todos los tipos de

empresas privadas; e incluso las familias y hogares.

Resumiendo la definición anterior la administración debe tener en cuenta los siguientes

conceptos: Planificar, Organizar, Dirigir Y Control.

VISIÓN Y ESTRATÉGIAS

FINANCIERO

PROCESOS

INTERNOS DE

NEGOCIOS

NEGOCIOS

APRENDIZAJE

Y CONOCIMIENTO

CLIENTES

ADMINISTRACIÓN MODERNA DE LA ORGANIZACIÓN, CENTRADA EN LA ESTRATEGIA Y

ENFOCADA EN LAS NECESIDADES DEL CLIENTE.

2. ¿Qué funciones cumple un administrador?

El administrador es el encargado de Planificar, Organizar, Dirigir y controlar el

Negocio del cual este participa.

Existen 11 grandes cuestiones que debe atender todo administrador, a

continuación las enumeramos:

1. Representación.

2. Liderazgo.

3. Planificador.

4. Enlace.

5. Base De Datos Y Centro De Información.

6. Distribuidor.

7. Vocero.

8. Interpretar.

9. Administrador De Conflictos.

10. Facilitador De Recursos.

11. Negociador.

3. Describa el proceso administrativo en que cada uno de sus conceptos:

Planeación, organización, dirección, control, evaluación.

Planificar: Establecer los objetivos organizacionales, metas parámetros,

políticas y hoja de ruta por la cual la empresa se rige. En otras palabras se

debe crear el mapa por el cual de desea que la empresa siga.

Organizar: Definir de que manera la empresa se armara y enfrentará los

proyectos en la cual esta participa, de misma manera establece quienes

son los responsables y quien posee la autoridad para llevar a cabo los

proyectos.

Dirigir: Relacionar los objetivos empresariales con los objetivos del

personal, de manera de lograr conseguir motivación y gran participación de

los empleados de la empresa.

Controlar: Verificar que los parámetros fijados se estén cumpliendo, así

como corregir las desviaciones del plan.

4. ¿Que es eficacia?

La eficacia es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea

tras la realización de una acción. Mide los resultados alcanzados en función

de los objetivos que se han propuesto, presuponiendo que esos objetivos

se mantienen alineados con la visión que se ha definido.

Mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas necesarias

para arribar a esos objetivos, se cumplen de manera organizada y

ordenada sobre la base de su prioridad e importancia.

5. ¿Que es eficiencia?

La palabra eficiencia quiere decir acción y fuerza,producción.Se define

como la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un

efecto determinado.No debe confundirse con eficacia que se define como la

capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.

EFECTIVIDAD

EFICACIA

EFICIENCIA

RESULTADOS

OBJETIVOS

ENTREGABLES

Análisis Entre Eficacia Y Efectividad.

La eficiencia y la efectividad son dos adjetivos de naturaleza cualitativa, ambos

aplicables a los procesos logísticos o cualquier área en general, pues en

condiciones ordinarias se propende a la optimización; lo que implica eficiencia y en

condiciones extraordinarias se debe cumplir la misión aún a costa de los medios,

sin llegar a convertirse en victorias pírricas; es importante entender, que la eficacia

no es un defecto, pues una alta eficiencia depende de seguir estrictamente los

lineamiento de la planificación, pero es conocido que la planificación

debe ser flexible, pues existen variables influyentes, especialmente las del entorno

que producen cambios que de no poderse actuar en ellos podrían producir el

fracaso, es en estas contingencias donde la eficacia se impone. Por otra parte, la

efectividad es la cuantificación del cumplimiento de la meta, no importa si ésta se

logra en forma eficiente o en forma efectiva. En algunos casos, se acepta la

efectividad como el logro de una meta acertadamente seleccionada en el proceso

de planificación, es decir, la hipótesis que producía la solución idónea al problema

o necesidad existente. Sin embargo, esto corresponde a la asertividad, palabra

ésta, que no se encuentra en el diccionario.

ALGUNAS DIFERENCIAS ENTRE EFICIENCIA Y EFICACIA

EFICIENCIA EFICACIA

Énfasis en los medios Énfasis en los resultados

Hacer las cosas correctamente Hacer las cosas correctas

Resolver problemas Lograr objetivos

Ahorrar gastos Aumentar creación de valores

Cumplir tareas y obligaciones Obtener resultados

Capacitar a los subordinados

Proporcionar eficacia a

subordinados

Asistir al templo (iglesia) Practicar los valores religiosos

6. ¿Qué es efectividad?

La efectividad es la capacidad de lograr un efecto deseado, esperado o anhelado.

Cuando se habla de efectividad se está haciendo referencia a la capacidad o habilidad

que puede demostrar una persona, animal u objeto para obtener un determinado

resultado a partir de una acción. La eficacia tiene que ver con optimizar todos los

procedimientos para obtener los mejores y más esperados resultados.

7. Que tareas se realizan en las siguientes áreas de una empresa:

Producción,financiero-contable,mercadeo,administrativo,recursos humanos.

Área De Producción: Funciónde producciónEl entorno general es el mismo que el de la empresa y el entorno específico son el resto de departamentos.Los inputs son los factores de producción: creativos, elementales y directivos. Los outputs son los bienes, servicios y otros obtenidos. Sistemas de producción: Producción en masaProducción Flexible.

Área Financiero-Contable: El Área Financiero Contable está compuesta por dos

procesos: Presupuesto y Tesorería.Funciones Coordinar la ejecución de las

actividades de orden presupuestario,Asesorar a las autoridades superiores sobre

aspectos contables, financieros y de tesorería, Conservar un adecuado y oportuno

registro y control de los activos, pasivos, ingresos y egresos, Realizar el registro

de la ejecución presupuestaria, Garantizar la preparación de los estados

financieros, Efectuar conciliaciones bancarias y elaborar arqueos cuando

corresponda, Asegurar que los recursos financieros sean depositados en las

cuentas bancarias, Garantizar la adecuada administración y custodia de los fondos

destinados a caja chica.

Área Mercadeo:Funciones Esenciales del Mercadeo - En el desarrollo de una

estrategia soportada en las utilidades y no en los volúmenes vendidos, el equipo

de apoyo en marketing de la empresa debe concentrarse en las funciones

esenciales del mercadeo como: Operar el mercado desde la óptica del cliente

(orientación al mercado),Investigación permanente (externa e interna) - es un

hábito - del consumidor, competencia, productos y mercados, Selector de clientes

esenciales (productor de utilidad),Explorar de nuevos mercados, Responderrápido

a cambios e innovaciones, Actuar en función de maximizar las utilidades,

Guardianes del producto, Fortalecer la marca, Dominar el mercado (el

liderazgo),Planeación con clientes, Identificar nichos de mercado, Control

sistemático / auditoria del mercadeo, Logística de distribución.

Área Administrativa: Su función es Administrar eficientemente los recursos humanos, financieros y materiales asignados, así como proporcionar los servicios generales de apoyo, de acuerdo a los programas de trabajo de las diferentes áreas, Responsabilizarse ante el titular de la Dependencia en la planeación, organización, dirección y control de los servicios administrativos, Optimizar los recursos humanos, financieros y materiales, Organizar, sistematizar, elaborar e implementar procedimientos y sistemas de trabajo, Participar en la elaboración y actualización de los manuales de organización y procedimientos del área Administrativa, Integrar y presentar ante el Titular el programa anual de actividades de la Dirección Administrativa.

Área Recursos Humanos: Las principales funciones que se realizan en el Departamento de Recursos Humanos y que incorporan la Gestión del Talento Humano al igual que el manejo de personal dentro de la empresa son: La descripción y el análisis de cargo, el proceso de reclutamiento, selección, capacitación, compensación salarial y evaluación de desempeño para todos los niveles organizacionales dentro de una compañía, Proponer las políticas generales de administración de los recursos humanos, Asesorar oportunamente al personal municipal sobre todas las materias del derecho laboral y otras materias legislativas, Ejecutar y tramitar la incorporación, promoción, retiro o destinación del personal, Controlar la asistencia y los horarios de trabajo, Asegurar la operatividad de los trámites administrativos relacionados con licencias médicas y certificaciones que requiera el personal.

ÁREA ADMINISTRATIVA

FUNCIONES

TÉCNICAS

FUNCIONES

COMERCIALES

FUNCIONES

FINANCIERAS

FUNCIONES DE

SEGURIDAD

FUNCIONES

CONTABLES

8. ¿Cuáles son las responsabilidades de los altos mandos de una empresa? y ¿Qué cargos puede mencionar en el área comercial?

Junta directiva: Las juntas directivas son las encargadas de proteger los intereses de los accionistas de la empresa y velar por las inversiones de estos sean cuidadosamente invertidas de manera que no afecte sus capitales.

Presidente: El presidente de la empresa es la máxima autoridad inmediata. Se encuentra ubicado entre los niveles más altos de la organización y sus funciones son: Dirigir y controlar el funcionamiento de la compañía, tanto la matriz como la sucursal. Representar a la compañía en todos los negocios y contratos con terceros en relación con el objeto de la sociedad, también convoca y preside las reuniones de la Junta Directiva.

Gerente General: El gerente general casi siempre es el encargado de designar las otras gerencias de las compañías además de representarla en caso del presidente no poder otras de sus funciones son:

§ Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos.

§ Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación de los gerentes corporativos.

§ Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros

y sus análisis se están ejecutando correctamente.

§ Crear y mantener buenas relaciones con los clientes, gerentes

corporativos y proveedores para mantener el buen funcionamiento de la

empresa.

Direcciones: Son los encargados de dirigir su área a las metas propuestas

por el gerente, el presidente y la junta directiva, se encargan de administrar,

dirigir y supervisar desde lo mas alto al personal de su área

correspondiente.

En el Área comercial podemos mencionar al gerente o director de

mercadeo que se encarga de dirigir todo lo relacionado con el mercadeo de

la empresa, dando fundamentación a la dirección que queremos darle a un

producto en el empresa implementando todas las herramientas que le da el

mercadeo.

9. ¿Cuáles son las responsabilidades de los mandos medios de una empresa? Y ¿Qué cargos puede mencionar en el área comercial?

Jefe de Planta: Es el encargado de dirigir la parte productiva de una

empresa de mirar que los procesos estén cumpliendo, tanto en calidad

como en tiempo de producción los objetivos que la empresa necesite para

satisfacer las necesidades de sus clientes.

Personal de Recursos Humanos: Como lo dijimos antes son los

encargados de velar por el bienestar en todo sentido del trabajador.

En el área comercial podemos mencionar:

Analistas de Mercado: Como su nombre lo indica es la persona encargada

de analizar el mercado, buscar nichos de mercado para el producto o

servicio que la empresa quiere posicionar.

Jefe de Ventas: Son los encargados de anticiparse a las necesidades de

los clientes, para saber qué y cómo venderles el producto.

10. ¿Cuáles son las responsabilidades de la base operativa de una empresa? Y ¿Qué cargos puede mencionar en el área comercial? Supervisores: Son los encargados de vigilar el trabajo de los operarios o en otros casos de los vendedores se encargan de llevar los registros sobre, producción o ventas.

Vendedores: Son los encargados de vender directamente el producto

ofrecerlo en los diferentes puntos de venta previamente analizados por

mercadeo y ventas.

Promotores: Encargados de enseñarle a la gente el producto de generar

un antojo o necesidad en el público al cual está dirigido el producto para

luego poder hacer una venta.

Operarios: Son los encargados de producir, están por lo general en las

líneas de producción, estos muchas veces son los que tienen las mejores

ideas pues conocen el producto desde sus entrañas y pueden saber que

fallas reales tiene, por eso es importante la retroalimentación que hace la

empresa de ellos.