Trabajo de Maestria Final Todo

8/18/2019 Trabajo de Maestria Final Todo

1/39

INSTRUMENTOS Y METODOLOGIA PARA EL ANALISIS Y DISEÑO DELAS ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS.

1


2/39

INTRODUCCION

A medida que este nuevo milenio avanza y la globalización marca

tendencia en todas las actividades de negocios, el resultado son cambios

drsticos en la intensidad y diversidad de la com!etencia, es decir, estn

dando nuevas "ormas a las organizaciones y esta ada!tación a los nuevos

tiem!os decide quien avanza en el mundo de los negocios#

Una Organización !ara ser considerada como tal, necesita accionar

en "orma coordinada y co$erente $acia sus ob%etivos, debe estar organizada

y !ara eso debe estar sustentada en una estructura solida que le !ermita ser

ms e"iciente, es !or eso que !ara el dise&o de la estructura se !uede

realizar de di"erentes maneras y estilos, de!endiendo de sus ob%etivos, el

entorno y los medios del cual dis!one de modo que los instrumentos y

metodolog'as usadas determinaran la manera en que o!erara en el mercado

y los ob%etivos que !odr'a alcanzar#

(a organización !ara el cum!limiento de sus actividades cuenta con

recursos como) los $umanos, materiales, económicos, tecnológicos, y !ara

que la administración de estos recursos sea e"iciente, e*isten instrumentos odirectrices que !ermiten a!oyar la atención o realización de tareas diarias,

las cuales se constituyen en elementos e"icientes de comunicación,

coordinación, dirección y evaluación administrativa#

Otro !unto a se&alar y de gran im!ortancia son los sistemas de

in"ormación com!utarizados necesarios !ara el mane%os de grandes

cantidades de datos dentro de las organizaciones, desde el control de

entradas y salidas de los traba%adores a la contabilidad, !asando !or los

!rocesos de !roducción, !ara un gerente en la actualidad ser'a casi

im!osible tomar decisiones acertadas sin la revisión y el acceso de los datos

de una em!resa#

(a metodolog'a de traba%o !ara desarrollar la investigación est

basada en los conocimientos adquiridos derivados de la revisión bibliogr"ica

y las consultas electrónicas, describiendo y desarrollando el conce!to de los

2


3/39

di"erentes Instrumentos y metodolog'as !ara el dise&o de la estructura de

una organización, la segunda !arte de la investigación se&ala los

conce!tos e im!ortancia de los sistemas de in"ormación com!utarizados y la

valoración de los mismos dentro de las organizaciones#

3


4/39

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

(a estructura organizacional !uede ser de"inida como las distintas maneras

en que !uede ser dividido el traba%o dentrode una organización !ara

alcanzar luego la coordinación del mismo orientndolo al logro de los

ob%etivos#

(a estructura organizacional, es la manera en que se dividen, agru!an y

coordinan de "orma "ormal las tareas del traba%o# +e consideran seis

elementos bsicos en los que es necesario en"ocarse !ara dise&ar la

estructura de la organización# Tales son)

• División del Traba%o#

• De!artamentalización#

• Cadena de mando#

• Centralización s# Descentralización#

• Tramo de control#

• -ormalización#

División del Traa!"

.ste t/rmino es em!leado !ara describir el nivel en que se

encuentran divididas o "ragmentadas las tareas, en traba%os se!arados

dentro de laorganización# 0or tanto, en vez de que un em!leado lleve a cabo

todo eltraba%o, se divide el mismo en varios !asos, y cada individuo culmina

con unode los !asos !or se!arado, es decir cada traba%ador se es!ecializa

en realizar!arte de una tarea com!leta en lugar de toda#

.n la !rimera mitad de los cuarenta, los gerentes observaron

laes!ecialización como una "uente inacabable de incremento de la

!roductividad# 1a !ara "inales de esa d/cada, la gran !arte de los traba%os

quese dedicaban a la "abricación de !roductos en !a'ses industrializados,

sellevaban a cabo con un alto nivel de es!ecialización en el traba%o, !ues

losgerentes de dic$as organizaciones lo observaron como la "orma ms

4


5/39

e"icientede em!lear las $abilidades de sus em!leados# .sto en el sentido

que si todoslos em!leados se encontraran involucrados en cada !arte del

!roceso de"abricación en la organización, todos se ver'an en la necesidad de

tener las$abilidades necesarias !ara $acer los traba%os e*igentes as' como

los que nolo son tanto# +e obtendr'a como resultado que, a e*ce!ción de

cuando se$agan tareas com!le%as y que requieran !or lo tanto grandes

$abilidades, lostraba%adores tienen que traba%ar !or deba%o de sus niveles de

cali"icación# 0oresto !agar a los traba%adores que !oseen ms destrezas

!ara llevar a cabotareas sencillas, se convierte en un em!leo ine"icaz de los

recursos que laorganización !osea#

Actualmente los gerentes reconocen que la es!ecialización originagrandeseconom'as en ciertos traba%os, !ero adems reconocen que crea

!roblemascuando es llevada demasiado le%os#

De#ar$a%en$ali&a'ión

.s la división y el agru!amiento de las "unciones y actividades en

unidadeses!ec'"icas, con base en su similitud# Al de!artamentalizar, es

conveniente observar la siguiente secuencia)• (istar todas las "unciones de la em!resa#

• Clasi"icarlas#

• Agru!arlas seg2n un orden %errquico#

• Asignar actividades a cada una de las reas agru!adas#

• .s!eci"icar las relaciones de autoridad, res!onsabilidad, y

obligaciónentre las "unciones y los !uestos#

• .stablecer l'neas de comunicación e interrelación entre

losde!artamentos#

• .l tama&o, la e*istencia y el ti!o de organización de un

de!artamentodebern relacionarse con el tama&o y las necesidades

es!ec'"icas de laem!resa y las "unciones involucradas#

De acuerdo con la situación es!ec'"ica de cada em!resa, los ti!os de

de!artamentalización ms usuales son)

5


6/39

3# ()n'i"nal* .s com2n en las em!resas industriales4 consiste en

agru!arlas actividades anlogas seg2n su "unción !rinci!al#

5# P"r #r"d)'$") .s caracter'stica de las em!resas "abricantes

dediversas l'neas de !roductos, la de!artamentalización se $ace en

basea un !roducto o gru!o de !roductos relacionados entre si#

6# Ge"+r,-i'a " #"r Terri$"ri"s* .n este caso la de!artamentalización

se realiza en base a las zonas geogr"icas en las que se encuentra

!resente la em!resa#

7# P"r 'lien$es 0or lo general se a!lica en em!resas comerciales,

!rinci!almente almacenes, y su "unción consiste en crear unidades

cuyo inter/s !rimordial es servir a los distintos com!radores o

clientes#

8# P"r Pr"'es" " E)i#"* .n la industria, el agru!amiento de equi!osendistintos de!artamentos re!ortar e"iciencia y a$orro de tiem!o4

as'como tambi/n en una !lanta automotriz, la agru!ación !or

!roceso#

9# P"r Se')en'ia* .s utilizada en em!resas !roductoras que traba%an

sininterru!ción los tres turnos, !ara controlar cada uno de los turnos4

o cuando setrate de labores que mane%en una gran cantidad den2meros o letras#

Cadena de %and"

Actualmente este conce!to !osee menos im!ortancia !ara las

organizacionesque el que ten'a $ace unos 5: ó 58 a&os# 0ero a2n debe ser

considerado !orlos gerentes de la actualidad#

6


7/39

Cadena de mando se re"iere a la l'nea continua de autoridad que va desde

la!arte su!erior de la organización $asta la 2ltima !osición, adems

esclarecequi/n re!orta a qui/n#

0ara com!render me%or este conce!to se debe adems $ablar de)

• A)$"ridad* +e re"iere a las "acultades in$erentes de una !osición

su!erior !ara dar órdenes y es!erar que /stas sean cum!lidas#

Unidad de %and"* .ste !rinci!io colabora en la tarea de !reservar el

conce!to de una l'nea continua de autoridad# De"ine que un individuo

solo debe !oseer un su!erior ante quien es directamente res!onsable

de lo que realice## Un em!leado que se encuentre en un nivel ba%o de

la organización !uede acceder en el m'nimo tiem!o a la in"ormación

que antes sólo se consideraba e*clusiva !ara la alta gerencia4 otro

as!ecto es que los traba%adores se !ueden comunicar ms

e"ectivamente4 y !ueden !artici!ar en la toma de decisiones de la

organización#

Cen$rali&a'ión Vs. Des'en$rali&a'ión

3# Cen$rali&a'ión* .s la concentración o reservación de

autoridad,desarrollada de manera sistemtica y consistente, en un

determinadonivel %errquico, con la "inalidad de reunir en una sola !ersona

odeterminado !uesto, el !oder de tomar decisiones y coordinar lasacciones

orientadas a un determinado ob%etivo o a los ob%etivos de laorganización,

dentro de su res!ectiva rea de acción#

5# Des'en$rali&a'ión* 0ara este caso se re"iere al es"uerzo desarrolladodemanera sistemtica, de delegar a los niveles ms ba%os de laorganización

todo el !oder, desarrollando la que solo !uede ser e%ercidade los !untos

centrales# +e !uede delegar muc$as "unciones, !ero loque no se !uede

delegar es la res!onsabilidad sobre las acciones y losresultados#

7


8/39

Tra%" de '"n$r"l

+e re"iere al n2mero de traba%adores que un gerente !uede dirigir de

manerae"icaz y e"iciente# .sto determina !rinci!almente, el n2mero de

niveles ygerentes que una organización !osee#

A medida que ms grande sea este tramo de control, ms e"icaz ser

laorganización, en t/rminos de costos# No obstante, se !uede encontrar que

enciertos as!ectos un tramo de control demasiado am!lio a"ecta el

desem!e&ode los traba%adores, esto !orque los su!ervisores no !oseen

tiem!o !arabrindar el liderazgo y la ayuda que se requieren#

(os tramos de control reducidos, !ermiten que un gerente !uedamantener uncontrol estricto#

Como se !uede observar las organizaciones buscan !or todos los

mediosreducir gastos y costos, a!urar el !roceso de toma de decisiones,

aumentar la"le*ibilidad, acercarse ms estrec$amente con sus clientes y

em!lear la "acultación# Todo lo anteriormente mencionado se consigue con

tramos decontrol am!lios4 !ero !ara que los gerentes se encuentren seguros

que eldesem!e&o de los em!leados no se vea a"ectado, se !uede dar cuenta quelas organizaciones invierten en ca!acitar a los traba%adores#

("r%ali&a'ión

.ste t/rmino se re"iere al grado en que los !uestos de una

organización seencuentran estandarizados# +i el !uesto se encuentra

altamente "ormalizado,es decir las reglas del mismo son muc$as, e*istendescri!ciones e*!l'citas del!uesto y los !rocedimientos que se realizan

estn claramente establecidos,entonces la !ersona que lo ocu!a !uede

!oseer una !eque&a !robabilidad dee%ercer discrecionalidad sobre lo que

!uede realizarse, cundo y de qu/manera# .sto !orque con la "ormalización

lo que se busca es que losem!leados mane%en en todos los casos el mismo

insumo y de la maneraestablecida, !ara que se obtenga siem!re una

!roducción uni"orme y estable#

8


9/39

Dise/"s de es$r)'$)ras "r+ani&a'i"nales de %a0"r )s"

En$re ell"s se '"nsideran*

Es$r)'$)ra si%#le

(a estructura sim!le se caracteriza !or un ba%o nivel de

de!artamentalización !or am!lios tramos de control, autoridad centralizada

en una sola !ersona y!or !oco nivel de "ormalización# +e !uede decir que la

estructura sim!le no escom!licada, es "le*ible, !oco costosa y se em!lea

sobre todo en negocios!eque&os en los que el gerente y el due&o son la

misma !ersona#

(a estructura sim!le es !or lo tanto una organización !lana, que

!osee !ocosniveles verticales, un cuer!o de em!leados y un individuo que

tengacentralizada la autoridad de tomar decisiones#

Un e%em!lo de una organización con estructura sim!le, !uede ser una

tiendaque se dedica a la venta de calzado, que !osee cuatro se&oritas

vendedoras yque tiene como !ro!ietario a la misma !ersona que se

desem!e&a comogerente#

1)r"'ra'ia

+e re"iere a una estructura caracterizada !or tareas o!erativas

rutinarias, quese logran !or el em!leo de la es!ecialización, las normas y los

reglamentosque se encuentren altamente "ormalizados, !or las tareas que

se agru!an ende!artamentos "uncionales, la autoridad que se encuentre

centralizada, lostramos de control muy reducidos y !or una toma dedecisiones que siga con la cadena de mando#

Es$r)'$)ra %a$ri'ial

(lamada tambi/n ;+istema de mando m2lti!le


10/39

unadis!osición $orizontal que combinan con el !ersonal de diversas

divisiones ode!artamentos "uncionales !ara "ormar un equi!o, !royecto o

negocio,encabezado !or un gerente de !royecto o gru!o, que es e*!erto en

el cam!ode es!ecialización asignado al equi!o# Asimismo esta organización

tieneventa%as las cuales !ermite a la organización una gran "le*ibilidad

!araa$orrar costos#

(a organización matricial combina algunas caracter'sticas de los

dise&os deorganización "uncional y !or !roducto# 0ara me%orar la ca!acidad

de!rocesamiento de in"ormación de gerentes y em!leados en una

organizaciónmatricial los gerentes "uncionales re!ortan a un gerente

matricial, la laborde /ste consiste en coordinar actividades de los gerentes"uncionales y de!roducto# .n lugar de rendir cuentas a gerentes de nivel

su!erior !orse!arado, se re!ortan con un gerente matricial general, quien

consolida eintegra actividades#

NUEVAS ALTERNATIVAS DE DISEÑO

Desde los oc$enta la alta gerencia se encuentra en una b2squedaconstantede nuevas alternativas de dise&o, que !uedan colaborar a que la

organizaciónen que se desem!e&en, com!ita con mayor e"icacia# .ntre ellos

se !uedenconsiderar)

Es$r)'$)ra de e)i#"

Como se saben los equi!os se $an convertido en una realidad muy

em!leada actualmente !or las organizaciones# (a estructura de equi!o, sere"iere!recisamente a este em!leo de equi!os como $erramienta !rinci!al

!aracoordinar las actividades de traba%o#

(a estructura de equi!os origina que se eliminen las

barrearasde!artamentales y que se descentralice la toma de decisiones al

nivel deequi!o de traba%o, adems e*ige que los niveles de traba%o sean

tantogenerales como es!ecializados#.n las organizaciones !eque&as la

estructura de equi!o !uede de"inir !orcom!leto a la organización# .n las

10


11/39

grandes organizaciones lo que $ace escom!lementar lo que !or lo general

es una burocracia, de esta manera la organización !uede conseguir la

e"icacia de la estandarización de la burocracia y adems conseguir la

"le*ibilidad que como se sabe brindan losequi!os#

Or+ani&a'ión Vir$)al

+e re"iere a una !eque&a organización central que contrata de

manerae*terna una gran !arte de sus !rinci!ales "unciones comerciales o

denegocios#

Una organización virtual se encuentra altamente centralizada, adems

en ellae*iste muy !oca o $asta ning2n ti!o de de!artamentalización#(a organización virtual se o!one a la burocracia, debido a que esta

2ltima!osee muc$os niveles verticales de administración, en las que se

busca elcontrol !or medio de la !ro!iedad#

Or+ani&a'ión sin -r"n$eras

+e re"iere a aquellas organizaciones que buscan eliminar con la

cadena demando, !osee adems tramos de control ilimitados y reem!lazalosde!artamentos con equi!os "acultados#

Al eliminar las "ronteras verticales, se consigue que la %erarqu'a se

a!lane,que se reduzcan a lo ms m'nimo el estatus y el rango, de esta

manera seevitar'a la t'!ica organización !iramidal# (os equi!os

inter"uncionales, el em!leo de la !artici!ación en la toma de decisiones y la

utilización deevaluaciones de desem!e&o en las que los com!a&eros y otros

individuos quese encuentren en un nivel su!erior o in"erior al que seencuentra el em!leado, eval2en su desem!e&o#

(os de!artamentos "uncionales originan obstculos $orizontales, !or

lo tantolo que debe $acer es tratar en lo !osible de no em!lear estos

de!artamentos,en su lugar lo que debe em!lear son los equi!os

inter"uncionales y organizarlas actividades teniendo como e%e !rocesos# Otra

"orma de eliminar estosobstculos es mediante las trans"erencias laterales y

a trav/s de la rotaciónde los individuos tanto dentro y "uera de las diversas

11


12/39

reas "uncionales, de esta manera los es!ecialistas se convierten en

generalistas#

INSTRUMENTOS Y METODOLOG2A PARA EL AN3LISIS YDISEÑO DE

LAS ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS

De-ini'ión*

.s un con%unto integrado de t/cnicas e instrumentos que !ermiten

analizar, dise&ar la estructura y o!eratividad de una organización !ara

asegurar su me%oramiento continuo y su ada!tación !ermanente a la

realidad cambiante del conte*to, a!untando al cum!limiento e"iciente de losob%etivos de la em!resa#

0ara el dise&o de la estructura organizativa se deben tener en cuenta

las siguientes t/cnicas)

• T/cnica !ara el anlisis y dise&o de las estructuras organizativas#•

T/cnica !ara el anlisis y dise&o de la distribución del traba%o#• T/cnica !ara el anlisis y dise&o de !rocedimientos y !rocesos#• T/cnica !ara el anlisis y dise&o de !ortadores de in"ormación#• T/cnica !ara el anlisis y dise&o de sistemas de in"ormación#• T/cnica !ara anlisis y dise&o de la dis!osición es!acial#• T/cnica !ara la =edición del Traba%o#

T4'ni'a #ara el an,lisis 0 dise/" de las es$r)'$)ras "r+ani&a$ivas

(a "inalidad del anlisis y dise&o de la estructura organizacional es

determinar el alcance de sus ob%etivos !lanteados# .s as' que

todaOrganización est integrada !or una estructura o!erativa, estadebe

com!render una correcta división del traba%o, delegación de autoridad

yasunción de res!onsabilidadesacorde al traba%o# (a o!erativa

com!rendem/todos y !rocedimientos de traba%o#

.l anlisis y dise&o de la estructura organizacional, tiene como

"inalidad detectar "ortalezas y debilidades, con el ob%etivo de mantener la

12


13/39

estructura organizacionalacorde con la estrategia y ob%etivos de la

organización#

.sta t/cnica utiliza como instrumentos el Organigrama y el =anual de

organización y -unciones#

Or+ani+ra%as

.l organigrama es una re!resentación gr"ica de la estructura

organizativa de una organización# .s un instrumento de anlisis y dise&o que

!ermite visualizar en "orma r!ida los órganos que com!onen la estructura,

las relaciones "ormales que e*isten entre ellos y los niveles %errquicos#.*isten distintos ti!os de organigramas, entre ellos)

L"s "r+ani+ra%as es$r)'$)rales* son los ms "recuentemente

utilizados en la administración !2blica y en las organizaciones medianas y

grandes# 0ermiten la visualización de los órganos, las relaciones "ormales

que los vinculan y las distintas %erarqu'as# =ediante los mismos se a!recia

r!idamente el mbito de control de cada unidad, las relaciones "ormales y

los niveles %errquicos que com!onen la estructura de la organización#

L"s "r+ani+ra%as -)n'i"nales) tambi/n llamados !or "unciones y

actividades, indican, adems de lo anterior, las !rinci!ales actividades que

desarrolla cada órgano# (a in"ormación que brindan es muc$o ms rica que

la que a!orta los organigramas estructurales, ya que !ermiten a!reciar la

división del traba%o en la organización# 0resentan como inconveniente que

es di"'cil su dise&o en un "ormato reducido# Con "recuencia, se realizan en

"orma !arcial# +on utilizados en el desarrollo de estudios de diagnóstico y

reorganización administrativa#

(os organigramas de cargos detallan, como su nombre lo indica, la

com!osición de la organización en t/rminos de los cargos que la integran#

+u uso es "recuente en organizaciones cuya estructura de cargos y

escala"ones es com!le%a, como !or e%em!lo, en la administración !2blica#

Asimismo, en las !eque&as y micro em!resas son utilizados con "recuencia#

(os organigramas !ersonales indican, adems del nombre del

órgano, las !ersonas que lo integran y los cargos que ocu!an# +e utilizan

13


14/39

cuando se desea dar a conocer quienes ocu!an determinados cargos, como

!or e%em!lo ante un cambio de autoridades#

(os organigramas esquemticos contienen sólo los órganos

!rinci!ales de una organización# Con "recuencia se elaboran !ara el !2blico

en general y o"recen una visión sim!li"icada de la organización#

(os organigramas anal'ticos re!resentan con el m*imo detalle

!osible una organización# Incluyen la totalidad de órganos o cargos, seg2n

se trate de un organigrama estructural o de cargos, y todas sus relaciones

"ormales# -acilitan el estudio de una organización# >eneralmente se

reservan !ara uso interno#

(os organigramas generales re!resentan toda la estructuraorganizativa de la organización# (os organigramas !arciales desarrollan una

!arte de la organización#

>eneralmente, en organismos grandes, es conveniente !resentar un

organigrama general esquemtico, acom!a&ado !or tantos organigramas

!arciales anal'ticos como unidades de !rimer nivel e*isten#

E!e%#l" de )n "r+ani+ra%a de )na e%#resa

Man)al de Or+ani&a'ión 0 ()n'i"nes*

14


15/39

.l =anual de Organización y -unciones ?=O-@ es un instrumento

normativo de gestión institucional que describe las "unciones bsicas a nivel

de !uestos de traba%o o cargos contenidos en el cuadro de asignación de

!ersonal ?CA0@, "ormula los requisitos esenciales e*igibles y establece las

relaciones internas del cargo#

.s utilizado !ara !recisar las -unciones del !ersonal que integra la

estructura organizativa, delimitando sus res!onsabilidades y autoridades,

logrando as' una adecuada corres!ondencia "uncional entre !uestos y

estructura# De esta manera, "acilita la asignación de actividades a las

distintas unidades organizativas# (os manuales son tanto un instrumento de

anlisis como un medio en el cual se !lasma una labor de anlisis y!ro!uesta, es el !roducto "inal de un traba%o de dise&o organizacional o de

me%oramiento administrativo adems, "acilitan el estudio de la estructura y

!rocedimientos y !ermiten detectar "allas, !ero su e*istencia no garantiza la

e"iciencia# Un manual no es un "in en s' mismo, sino que es un documento

que surge como !roducto de un !roceso de me%oramiento administrativo#

I%#"r$an'ia del Man)al de Or+ani&a'ión 0 ()n'i"nes

.l =O- !ro!orciona in"ormación a los servidores, Directivos y

"uncionarios sobre sus "unciones y ubicación dentro de la estructura general

de la organización#

-acilita el !roceso de inducción del !ersonal y !ermite el

!er"eccionamiento yo orientación de las "unciones y res!onsabilidades del

cargo al que $an sido asignados, as' como a!licar !rogramas de

ca!acitación#

Determina las "unciones es!ec'"icas, res!onsabilidad y autoridad de

los cargos dentro de la estructura orgnica de cada de!endencia,

!ro!orciona in"ormación a los "uncionarios y servidores sobre sus "unciones

es!ec'"icas, su de!endencia %errquica y coordinación !ara el cum!limiento

de sus "unciones#

15


16/39

0ro!orcionar in"ormación de todas las "unciones es!ec'"icas,

requisitos, res!onsabilidades com!rendidas y las condiciones que el !uesto

e*ige !ara !oder desem!e&arlo adecuadamente#

De"inir las com!etencias bsicas y transversales necesarias !ara cada

!uesto#

Adems, es la !iedra angular !ara im!lantar otros sistemas

organizacionales muy e"ectivos como) evaluación de desem!e&o, escalas

salariales, desarrollo de carrera y otros#

(a e*istencia del =O- en una organización es de vital im!ortancia y !or ello

se debe cuidar el !roceso de su elaboración#

Algunas recomendaciones !ara este !roceso)

• +e necesita la !artici!ación y com!romiso de todos en la

organización, es!ecialmente de los l'deres como !romotores#• +e necesita que los l'deres que toman las decisiones se!aren unas

$oras ?6 a 7@ semanales !ara la decisiones re"erentes a estos temas#• +e necesita "ormar un equi!o t/cnico que lidere el !roceso ?no es

necesario la e*clusividad@ y !uede ser interno o e*terno a laorganización#

• +e necesita que la organización tenga su !lan estrat/gico vigente,

!ues sin esto no se !odr realizar el =O-#• +e necesita que el equi!o t/cnico use una metodolog'a !ara la

elaboración del organigrama y !ara que el !lan estrat/gico se re"le%e

en las "unciones4 en mi libro ;=etodolog'as !ara im!lantar la

estrategia) Dise&o organizacional de la em!resa


17/39

.ntenderemos manual de Organización el documento que contiene,

en "orma ordenada y sistemtica, la in"ormación yo las instrucciones sobre

$istoria, organización, !ol'tica yo !rocedimientos de una institución, que se

consideren necesarios !ara la me%or e%ecución del traba%o#

.l manual de organización es un documento o"icial que describe

claramente la estructura orgnica y las "unciones asignadas a cada elemento

de una organización, as' como las tareas es!ec'"icas y la autoridad asignada

a cada miembro del organismo#

.n nuestro mbito de acción se de"ine como una $erramienta o

instrumento de traba%o, y consulta en el que se registra y actualiza la

in"ormación detallada, re"erente a los antecedentes $istóricos, el marco %ur'dicoBadministrativo, ob%etivo, estructura orgnica, organigrama que

re!resenta en "orma esquemtica la estructura de la organización, las

"unciones de los órganos que integran unaunidad administrativa, los niveles

%errquicos, los grados de autoridad, res!onsabilidad, as' como las l'neas de

comunicación y coordinación e*istentes, que esquematiza y resume la

organización de una unidad res!onsable#

.l manual de organización es, !or tanto, un instrumento de a!oyoadministrativo que describe las relaciones orgnicas que se dan entre las

unidadesadministrativas de una de!endencia, enunciando sus ob%etivos y

"unciones, siendo!or ello, un elemento de a!oyo al "uncionamiento

administrativo#

O!e$iv"

.l manual de organización se elabora !ara !ro!orcionar, en "ormaordenada, lain"ormación bsica de la organización y "uncionamiento de la

unidad res!onsablecomo una re"erencia obligada !ara lograr el

a!rovec$amiento de los recursos y eldesarrollo de las "unciones

encomendadas#

Ven$a!as

0resentar una visión de con%unto de la unidad administrativa#

17


18/39

• 0recisar las "unciones encomendadas a la unidad administrativa, !ara

evitar du!licidad, detectar omisiones y deslindar res!onsabilidades#• Colaborar en la e%ecución correcta de las actividades encomendadas

al !ersonal y !ro!orcionar la uni"ormidad#• 0ermitir el a$orro de tiem!o y es"uerzos en la e%ecución de las

"unciones, evitando la re!etición de instrucciones y directrices#• 0ro!orcionar in"ormación bsica !ara la !laneación e instrumentar

medidas de modernización administrativa#• +ervir como medio de integración al !ersonal de nuevo ingreso,

"acilitando su incor!oración e inducción a las distintas reas#• +er un instrumento 2til de orientación e in"ormación sobre las

"unciones o atribuciones asignadas a las unidades res!onsables#

C"n'e#$" de Man)al de ()n'i"nes

.s un documento que en "orma ordenada y sistemtica, nos !resentain"ormación sobre as!ectos organizacionales necesarios !ara la realización deltraba%o# Adems es un com!endio que describe cada una de las di"erentes"unciones corres!ondientes a cada cargo dentro de la organización# uscares!onder a dos !reguntas bsicas que son Eu/ FaceG y 0ara qu/ lo $aceG

Determinada "unción en el cargo# .liminndose as' !roblemas de du!licidad enlas labores, detectando ine"iciencia en el desem!e&o, res!onsabilidades node"inidas o nombres ina!ro!iados a los cargos, equilibrando "unciones,tecni"icando actividades y !restando a la em!resa una serie de bene"iciosim!ortantes en el mane%o de sus colaboradores#

Ob%etivos) (os manuales de "unciones se orientan al logro de los siguientes!ro!ósitos)

a@ .s!eci"icar los requerimientos de la organización en t/rminos de!roductividad y e"iciencia y dar al consumidor un !roducto de calidad#

b@ .stablecer de una manera clara y "ormal los ob%etivos de cada em!leo ydeterminar las "unciones, $abilidades, res!onsabilidad y riesgos de cada!uesto de traba%o#

c@ .s!eci"icar los requerimientos de los em!leos en t/rminos deconocimiento, e*!eriencia, $abilidades y a!titudes#

d@ Instrumentar la marc$a de otros !rocesos administrativos, tales como)

• +elección de !ersonal• Inducción de nuevos "uncionarios• .ntrenamiento en los !uestos de traba%o• .valuación del desem!e&o

• Asignaciones salariales#

18


19/39

• 0recisar las "unciones encomendadas a cada em!leo !aradeterminar res!onsabilidades, evitar la re!etición y detectar omisiones#

• 0ro!orcionar in"ormación de so!orte !ara la !laneación o

im!lantación de medidas de me%oramiento y modernizaciónadministrativa#

Ela"ra'ión 0 Presen$a'ión de l"s Man)ales de Or+ani&a'ión 0 ()n'i"nes.

CH=O .(AORA=O+ .( =ANUA( D. OR>ANIACION 1 -UNCION.+G

.qui!o t/cnico#BUna de las !rimeras acciones antes de realizar el anlisis decargo es constituir el equi!o t/cnico que va a elaborar el =O-#

.ntre todos revisan y veri"ican conclusiones del anlisis de los !uestos conres!ecto a sus actividades y deberes# 0or tanto la elaboración del =O-suele im!licar un es"uerzo com2n entre el equi!o t/cnico, los traba%adores y

sus %e"es inmediatos#

.l !er"il del 0uesto y los !asos !ara $acerlo)

.s un !roceso mediante el cual se busca determinar las actitudes,cualidades y ca!acidades que son "undamentales !ara una adecuadaocu!ación#

0ara la elaboración del !er"il es conveniente tomar en cuenta la e*!eriencialaboral el nivel de "ormación adquirida y las condiciones de traba%o#

3#BAnlisis de Jerarquización

19

http://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml#ANALIThttp://www.monografias.com/trabajos5/psicoso/psicoso.shtml#actihttp://www.monografias.com/trabajos13/renla/renla.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos34/el-trabajo/el-trabajo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/psicoso/psicoso.shtml#actihttp://www.monografias.com/trabajos13/renla/renla.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos34/el-trabajo/el-trabajo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml#ANALIT


20/39

(uego de reunir la in"ormación requerida se revisa la estructura orgnica!ara determinar la de!endencia %errquica del !uesto y con que unidadesorgnicas mantiene una relación directa de coordinación#

5#BAnlisis desde los ob%etivos institucionales

A !artir de la in"ormación recogida e revisara si el anlisis de cargosrealizado corres!onde realmente al !er"il que la institución desea y necesita!ara me%orar el desarrollo de sus "unciones) se revisara la conductarequerida a los em!leados, las condiciones de traba%o y los requerimientos$umanos#

• .s el !er"il del traba%ador !ara el !uestoG# +i no lo es Cul es eladecuadoG

• (as tareas y actividades son su"icientes !ara el !uestoG

6#B.laborar la descri!ción del !uesto)

Con la in"ormación y el anlisis realizado se elabora una descri!ción yes!eci"icación del !uesto)

• (a descri!ción del !uesto incluye las res!onsabilidades in$erentes almismo as' como las caracter'sticas im!ortantes y las condiciones detraba%o

• (a es!eci"icación del !uesto resume las cualidades !ersonalesnecesarias !ara el desem!e&o del !uesto#

EI #er-il del #)es$" 0 l"s #as"s #ara 5a'erl"

(a elaboración del !er"il del !uesto es un !roceso mediante el cual se busca

determinar las a!titudes, cualidades y ca!acidades que son "undamentales

!ara una adecuada ocu!ación, las mismas que debern res!onder a los

ob%etivos institucionales de la institución#

0ara elaborar un !er"il del !uesto es conveniente tomar en cuenta elementos

como la e*!eriencia laboral, el nivel de "ormación adquirida y las condiciones

de traba%o#

0asos !ara realizar un anlisis de cargo#B(uego de reunir la in"ormación

requerida, se revisa la estructura orgnica !ara determinar la de!endencia

20

http://www.monografias.com/trabajos/conducta/conducta.shtmlhttp://monografias.com/trabajos10/anali/anali.shtmlhttp://monografias.com/trabajos10/anali/anali.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/indicad-evaluacion/indicad-evaluacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/conducta/conducta.shtmlhttp://monografias.com/trabajos10/anali/anali.shtmlhttp://monografias.com/trabajos10/anali/anali.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/indicad-evaluacion/indicad-evaluacion.shtml


21/39

%errquica del !uesto y con qu/ unidades orgnicas mantiene una relación

directa de coordinación

.%em!lo

(a unidad de tesorer'a de!ende %errquicamente de la o"icina de

administración !ero tiene relación directa de coordinación con la unidad de

contabilidad, unidad de !ersonal, unidad de !resu!uesto y otros#

.s conveniente no restringir las coordinaciones que una unidad orgnica

!ueda $acer con otras# (o que debe quedar claro es la necesidad de

desarrollar relaciones internas !roductivas y de coo!eración#

La es$r)'$)ra de )n %an)al de "r+ani&a'ión 0 -)n'i"nes

Un manual de organización usualmente tiene la siguiente estructura)

3# 0ortada5# 0resentación) Aqu' se describe brevemente lo que contiene el manual6# Kndice7# Antecedentes) .n este a!artado se incluye una breve rese&a de la em!resa yde los documentos en que anteriormente se $an integrado las "unciones de los

traba%adores, as' como de las razones que motivaron a realizar el manual#8# =arco Normativo) .n el que se re"ieren las normas que "undamentan las"unciones establecidas en el anlisis de !uesto9# Ob%etivos de la em!resaL# OrganigramaM# Descri!ción de !uesto !or rea

PRESENTACI6N DE UN MANUAL DE ORGANIZACI6N Y (UNCIONES

N" se #)ede '"l"'ar e!e%#l" +ra-i'" " de i%a+en s"re el %an)al de

"r+ani&a'ión 0 -)n'i"nes7 0a )e es )n d"')%en$" )e '"n$iene %)'5as5"!as '"n %)'5"s linea%ien$"s 0 re)isi$"s )e s"n i%#"siles #las%ar en )n s"l" di)!".

T4'ni'a #ara el an,lisis 0 dise/" de #r"'edi%ien$"s 0 #r"'es"s

+e "ocalizaen los sistemas administrativos y en los !rocesos que son

llevados a cabo!or la organización# Utiliza como instrumento el Cursograma,

el =anual de 0rocedimientos y el =a!a de 0rocesos# 0ara su desem!e&o,

21


22/39

debenconsiderarse las o!eraciones y m/todos !ara el cum!limiento de

lasactividades y tareas#

.l !rocedimiento, seg2n 0enengo, =# ?5::9@, es una sucesión

cronológica ysecuencial de o!eraciones# .s mediante /stos que se cum!len

las tareas llevadas a cabo !or la organización#

.l !rocedimiento se di"erencia del !roceso, en que este 2ltimo

muestra el que se$ace y en cambio el !rocedimiento el como se $ace#.l

anlisis de !rocedimientos y de !rocesos administrativos, im!lica la

descom!osiciónde los mismos en !artes con el "in de analizar su e*istencia

y su razón de ser, as'como los res!onsables de im!lantarlo#

.l resultado del anlisis de los !rocedimientos y !rocesos ademstambi/n re"iere alas !osibilidades de me%orar, eliminando !artes innecesarias

del traba%o, combinandolo que sea !osible, reordenando las o!eraciones y

sim!li"icando el traba%o#

(as eta!as !ara e"ectuar la metodolog'a del anlisis y redise&o de los

!rocesos y!rocedimientos administrativos son)

• C)rs"+ra%a* tambi/n se lo conoce como Diagrama de 0rocedimientos y0rocesos o Diagrama de -lu%os# .s la re!resentación gr"ica de los

!rocedimientos y !rocesos de traba%o# .m!lean s'mbolos gr"icos !ara

re!resentar los !asos o eta!as de un !roceso o !rocedimiento, !ermite

tambi/n describir la secuencia de los distintos !asos o eta!as y su

interacción#

• Man)al de Pr"'edi%ien$"s* los manuales de !rocedimientos describen en

detalle las o!eraciones que integran los!rocedimientos administrativos en"orma secuencial de e%ecución# (osmanuales de !rocedimientos uni"ormizan

la acción del !ersonal, contribuyen alestablecimiento de medidas de calidad

y "acilitan la racionalización de los!rocesos contiene una in"ormación !recisa

de cómo deben desarrollarse lasactividades de cada em!resa# .s un

documento interno, del cual debenregistrarse y controlar las co!ias que de /l

se realicen#

22


23/39

• Ma#a de Pr"'es"s* es la re!resentación gr"ica de los !rocesos

e*istentes enla organización# 0ermite distinguir los !rocesos centrales y de

a!oyo#

T4'ni'a #ara el an,lisis 0 dise/" de #"r$ad"res de in-"r%a'ión

0ara sudesem!e&o deben considerarse sus as!ectos "uncionales y

"ormales y su!artici!ación en los !rocedimientos de traba%o#

(a in"ormación es el !ilar "undamental !ara llevar a cabo el !roceso

decisorio, a trav/sdel cual se toman las decisiones !ersonales y

organizacionales# .sta debe llegar alrece!tor lo ms clara y r!ido !osible#

Utiliza como instrumento un Cuestionario !ara el Control del Dise&o

de -ormularios#

T4'ni'a #ara el an,lisis 0 dise/" de sis$e%as de in-"r%a'ión

0ara sudesem!e&o deben considerarse las necesidades de

in"ormación y suscaracter'sticas !ara una racional toma de decisiones# A trav/s de un estudio ordenado y sistemtico de anlisis y dise&o de

sistemas dein"ormación, se !ueden evitar muc$os de los !roblemas con la

in"ormación#

(as actividades de un sistema de in"ormación son bsicamente)

reco!ilación dein"ormación, !rocesamiento, anlisis, distribución,

almacenamiento, recu!eración yseguridad#

T4'ni'a #ara an,lisis 0 dise/" de la dis#"si'ión es#a'ial

Utiliza comoinstrumento el 0lano de dis!osición .s!acial# 0ara su

desem!e&o debenconsiderarse los "lu%os de traba%o, los mobiliarios, las

mquinas y equi!os,las instalaciones, las condiciones ambientales y de

satis"acción laboral#

23


24/39

.sta t/cnica requiere del anlisis en dos niveles# A nivel interno de la

o"icina,reduciendo las distancias, entre aquellos que con ms "recuencia se

relacionanentre si dentro de la unidad# 1 a nivel general, mediante el estudio

de"recuencias de relacionamiento entre unidades y recorridos de

documentación,material, clientes y !2blico#

No e*iste una teor'a !er"ecta, en cuanto a la distribución "'sica# (o que

seestablece son !rinci!ios a tener en cuenta# .stos son)

3# Re'"rrid"s %8ni%"s* im!lica o!timización de las distancias, lo que

trae menosmovimientos, y un a$orro de tiem!o#

5# U$ili&a'ión ra'i"nal del es#a'i"* im!lica tener en cuenta los

requisitos dees!acio !ara cada !ersonal, ubicación de muebles y

equi!os, de acuerdo al traba%o que se vaya a realizar#

6# (le9iilidad #ara a%#lia'i"nes -)$)ras* im!lica tener en cuenta al

momento de la distribución, una !osible am!liación a "uturo# (o cual

a$orrar'a en desacomodar muebles, equi!os, !ara volverlos aacomodar#

7# E)i#"s es#e'iales* im!lica tener conocimiento de los equi!os que

se vayan a utilizar# (eer manuales, dar cursos !ara su mane%o#

8# 1ienes$ar7 se+)ridad* im!lica ubicar las o"icinas ms "recuentes, en

!untos de "cil acceso, que e*istan centros de in"ormación# Tener encuenta ruidos, luz, colores, "actores que in"luyen en el as!ecto

!sicológico de los traba%adores#

T4'ni'a #ara la Medi'ión del Traa!"

24


25/39

Utilizan como instrumentos elAuto !unteo, el Cronometra%e y el

=uestreo# +e analizan los tiem!os ymovimientos involucrados en las

di"erentes o!eraciones que com!onen los!rocedimientos a trav/s de los

cuales se cum!len las tareas de los cargos ylas actividades de los órganos#

Como resumen se !resenta a continuación un cuadro e*!licativo

!arame%orvisualización de las t/cnicas e instrumento#

TECNICAS INSTRUMENTOS Anlisis y dise&o de las estructuras

organizativas#

BOrganigrama#

B=anual de Organización y -unciones# Anlisis y dise&o de la distribución del

traba%o#

B (ista de Actividades#

B (ista de Tareas#

B Cuadro de Distribución del Traba%o# Anlisis y dise&o de !rocedimientos y

de !rocesos#

B Cursograma#

B =anual de 0rocedimientos#

B =a!a del 0roceso# Anlisis y dise&o de !ortadores de

in"ormación#

B Cuestionario !ara el Control del

Dise&o# Anlisis y dise&o de sistemas de

in"ormación# Anlisis y dise&o de la dis!osición

es!acial#

B 0lano de Dis!osición .s!acial#

=edición del traba%o#

BAuto !unteo#

B.l Cronometra%e#

B.l =uestreo#

LOS SISTEMAS DE IN(ORMACI6N COMPUTARIZADOS

Sis$e%a* es un ob%eto com!le%o cuyos com!onentes se relacionan con al

menos alg2n otro com!onente4 !uede ser material o conce!tual# Todos los

sistemas tienen com!osición, estructura y entorno, !ero sólo los sistemas

25


26/39

materiales tienen mecanismo, y sólo algunos sistemas materiales tienen

"igura ?"orma@#

Sis$e%a de In-"r%a'ión* es un con%unto de elementos orientados al

tratamiento y administración de datos e in"ormación, organizados y listos

!ara su uso !osterior, generados !ara cubrir una necesidad o un ob%etivo#

Un sistema es un con%unto de !artes o elementos organizados y

relacionados que interact2an entre s' !ara lograr un ob%etivo# (os sistemas

reciben ?entrada@ datos, energ'a o materia del ambiente y !roveen ?salida@

in"ormación, energ'a o materia#

Un sistema !uede ser "'sico o concreto ?una com!utadora, un

televisor, un $umano@ o !uede ser abstracto o conce!tual ?un so"tare@#Cada sistema e*iste dentro de otro ms grande, !or lo tanto un sistema

!uede estar "ormado !or subsistemas y !artes, y a la vez !uede ser !arte de

un s2!er sistema#

(os sistemas tienen l'mites o "ronteras, que los di"erencian del

ambiente# .se l'mite !uede ser "'sico ?el gabinete de una com!utadora@ o

conce!tual# +i $ay alg2n intercambio entre el sistema y el ambiente a trav/s

de ese l'mite, el sistema es abierto, de lo contrario, el sistema es cerrado#

Des'ri#'ión -)n'i"nal de )n sis$e%a in-"r%,$i'") .s un con%unto de

!artes ?$ardare y so"tare@, .l usuario "orma !arte del +istema In"ormtico

y ob%etivo que "uncionan relacionndose entre s'#

Sis$e%a de in-"r%a'ión '"%#)$ari&ad"

De-ini'ión* .s un so!orte in"ormtico, es decir se desarrollan en un entorno usuarioB

com!utadora, utilizando $ardare y so"tare, redes de telecomunicaciones,

t/cnicas de administración de base de datos# +on el cam!o del estudio !ara

tecnolog'as de in"ormación#

Ciborra ?5::5@ de"inió el estudio de los sistemas de in"ormación

com!utarizado, se ocu!a del des!liegue de la tecnolog'a de in"ormación en

organizaciones, instituciones y sociedad en grande#

26


27/39

=uc$os sistemas de in"ormación son inicialmente sistemas manuales

que des!u/s se convierten en sistemas com!utarizados# .st com!uesto

!or $ardare, so"tare, base de datos, !ersonas y !rocedimientos

es!ec'"icamente con"igurados !ara recolectar, mani!ular, almacenar y

!rocesar datos !ara serconvertidos en in"ormación#

0ara el adecuado "uncionamiento de los sistemas de in"ormación

com!utarizados, los usuarios generalmente asimilan la res!onsabilidad

sobre la iniciación y a!robación de transacciones, as' como sobre la

idoneidad, consistencia y seguridad de datos ingresados !ara

!rocesamiento#

Ele%en$"s )e C"%#"nen al Sis$e%a de In-"r%a'ión C"%#)$ari&ad"

0lani"icación y Organización del Prea de sistema) Com!rende la

!lani"icación estrat/gica de los sistemas de in"ormación, estructura y

"unciones del rea sistemas y la e*istencia de !ol'ticas y !rocedimientos

relacionados#

Datos) .s el elemento bsico de los sistemas de in"ormación# De suadecuado tratamiento de!ende la calidad de la in"ormación que luego se

genere#

+istema de A!licación) Com!rende el desarrollo, adquisición,

mantenimiento, so!orte e im!lantación de sistemas de in"ormación

com!utarizados#

In"raestructura Tecnológica) Com!rende el $ardare ?equi!os de

com!utación@, dis!ositivos de comunicaciones, sistemas o!erativos,sistemas de base de datos, instalaciones y adems com!onentes necesarios

!ara !oder llevar a cabo el !rocesamiento de los sistemas de in"ormación#

+eguridad y Continuidad de las o!eraciones) Com!rende la seguridad "'sica

y lógica y el !lan de ;continuidad del negocio


28/39

Actividades de =onitoreo de los +istemas de In"ormación) Com!rende las

actividades realizadas !or las organizaciones !ara determinar el grado en

que se satis"acen los ob%etivos establecidos !ara el rea#

Ven$a!as del Sis$e%a de In-"r%a'ión C"%#)$ari&ad"

0ara las em!resas e instituciones ya sean !2blicas y !rivadas !ara

ellas las me%ores venta%as se encuentran en la siguiente lista)

• Destacar solo la in"ormación necesaria#• Uni"ormizar la in"ormación "acilitando la comunicación de los dems#• Reducir el tiem!o requerido !ara convertir los datos en in"ormación

2til#• 0ermite mayor con"iabilidad#• =ane%a grandes vol2menes de datos#• rinda estilos alternativos de !resentación y en "orma interactiva

Desven$a!as del Sis$e%a de In-"r%a'ión C"%#)$ari&ad"

(as desventa%as que !uede tener el sistema de in"ormación

com!utarizado son las siguientes)

• -alta de costumbre al utilizar un sistema de in"ormación

com!utarizado#• Resistencia al cambiar !or !arte de los administradores#• Cuando se va el sistema#

+istema de In"ormación Com!utarizado desde la !ers!ectiva de losnegocios#

Durante los 2ltimos a&os se $an multi!licado los estudios tendentes aanalizar la in"ormación como "actor clave !ara la toma de decisiones en laem!resa, clave de la gestión em!resarial, y e%e conce!tual sobre el quegravitan los sistemas de in"ormación em!resariales#

Desde el !unto de vista de los negocios, un sistema de in"ormacióncom!utarizado es una solución organizacional y administrativa, basada entecnolog'a de in"ormación a un reto que se !resente en el entorno#

28


29/39

0ara usar e"icazmente el sistema de in"ormación com!utarizado esnecesario am!liar la ca!acidad de estos !ara solucionar los !roblemas#

Fay algunas em!resas que desarrollan segmentos incone*os de

!rocesamientos de datos mediante !royectos de recu!eración r!ida de lainversión# .ntre los e%em!los de estos 2ltimos se cuentan) (a automatizaciónde nómina y de las "unciones administrativas, el !ronóstico de ventas, elcontrol de inventarios y la introducción incontrolada de com!utadoras!ersonales# .ste m/todo revela la necesidad de una !laneación general#

(os +istemas de In"ormación Com!utarizado son de a!oyo a la toma dedecisiones se a%ustan ms al gusto de la !ersona o gru!o que las utiliza, #enocasiones se $ace re"erencia a ellos como sistemas que se en"ocan en lainteligencia de los negocios#

.l en"oque de la com!etitividad desde el !unto de vista de negocios se basaen dos conce!tos com!lementarios, cuyo ob%etivo es obtener la m*imaganancia !osible# 0or otro lado, el !roceso de ma*imización de bene"icios,que trata de obtener mayor cantidad de !roducto con una tecnolog'a dada#

0or otro lado, se encuentra el !roceso de minimización de costos, que tienecomo "in !roducir una cantidad dada de !roducto realizando las me%oreserogaciones !osibles, ba%o esta ó!tica, todos los consumidores sonusualmente vistos de la misma manera y la localización geogr"ica delmercado se !resenta como estad'stica# -inalmente, este en"oque de!roducción condiciona las decisiones de los consumidores seg2n los!recios, las tradiciones y las comodidades de los mismos#

.l sistema de in"ormación com!utarizado en la .m!resa 02blica+on em!resas creadas !or el gobierno !ara !restar servicios !2blicos# +onaquellas entidades que !ertenecen al estado, tienen !ersonalidad %ur'dica,!atrimonio y r/gimen %ur'dico !ro!io# +e crean mediante un decreto dele%ecutivo, !ara la realización de actividades mercantiles, industriales ycualquier otra actividad con"orme a su denominación y "orma %ur'dica#.l e%ecutivo m*imo de la entidad !2blica establecer mecanismos queaseguren e"iciencia, e"ectividad y econom'a en el a!rovec$amiento de los

recursos com!utarizados ?equi!os, !rogramas e in"ormación@ del sector!2blico#

.stos mecanismos !romovern y viabilizaran el intercambio de in"ormacióninterinstitucional as' como de !rogramas de a!licación desarrollados alinterior de las instituciones# Com!lementariamente, la Dirección Nacional deIn"ormtica autorizara la adquisición de bienes y servicios !ara sistemascom!utarizados, tomando en cuenta la com!atibilidad tanto en equi!oscomo en !rogramas que !ermitan la intercone*ión de los sistemas ymantendr un registro del !arque in"ormtico del +ector 0ublico#

.sta 2ltima in"ormación ser di"undida !eriódicamente a las instituciones

29


30/39

interesadas, a nivel nacional# Cada entidad !2blica deber mantener unregistro de los equi!os y !rogramas que !osee, !ara que !uedan serconsiderados en el 0arque In"ormtico del +ector 02blico#

.l 0arque In"ormtico del +ector 02blico estar con"ormado !or la suma delos equi!os, !rogramas e in"ormación com!utarizados ?so"tare y $ardare@que !osean las entidades gubernamentales#

+istema de In"ormación Com!utarizado en la .m!resa 0rivada

+on entidades creadas !or individuos denominados accionistas# .m!resa enque la !ro!iedad del ca!ital, la gestión, la toma de decisiones, y el control dela misma son e%ercidos !or agentes económicos !rivados# Un sistema demercado se basa en la em!resa !rivada la cual tiene como !rinci!al ob%etivoma*imizar ganancias# No obstante !uede ocurrir que este no sea su 2nico

ob%etivo# .l rasgo "undamental del sistema se em!resa !rivada es que losindividuos act2an de modo inde!endiente y sin control gubernamental#

(as em!resas tiene a re!ercutir sus costos sobre terceras !ersonas o sobrela sociedad entera es solo una de las razones !or las cuales $ay queabandonar los recelos en contra de la intervención estatal e incluso los!er%uicios "rente ala !lani"icación de la econom'a#

La '"%#)$a'ión 0 las Tele'"%)ni'a'i"nes

C"%#)$a'ión

C"%#)$a'ión es sinónimo de in"ormtica# Como tal, se re"iere a latecnolog'a desarrollada !ara el $ra$a%ien$" a)$"%,$i'" de la in-"r%a'iónmediante el uso com!utadoras u ordenadores#

.n este sentido, la '"%#)$a'ión es tambi/n un ,rea de '"n"'i%ien$"

constituida !or disci!linas relativas a las ciencias y la tecnolog'a, !ara elestudio, desde el !unto de vista teórico y !rctico, de los "undamentos del!rocesamiento automtico de datos, y su desarrollo, im!lementación ya!licación en sistemas in"ormticos#

(a !alabra '"%#)$a'ión !roviene del lat'n computatĭo, computatiōnis, quederiva del verbo computāre, cuyo signi"icado es Qenumerar cantidades#C"%#)$a'ión, en este sentido, designa la a''ión 0 e-e'$" de '"%#)$ar ,realizar una cuenta, un clculo matemtico# De all' que antiguamente

'"%#)$a'ión "uese un t/rmino usado !ara re"erirse a los clculos

30


31/39

realizados !or una !ersona con un instrumento e*!resamente utilizado !aratal "in ?como el baco, !or e%em!lo@ o sin /l#

Tele'"%)ni'a'ión

Una $ele'"%)ni'a'ión es toda transmisión y rece!ción de se&ales decualquier naturaleza, t'!icamente electromagn/ticas, que contengan signos,sonidos, imgenes o, en de"initiva, cualquier ti!o de in"ormación que sedesee comunicar a cierta distancia#

Tambi/n se denomina telecomunicacióna la disci!lina que estudia, dise&a,desarrolla y e*!lota aquellos sistemas que !ermiten dic$as comunicaciones4

de "orma anloga, la ingenier'a de telecomunicaciones resuelve los!roblemas t/cnicos asociados a esta disci!lina#

(as telecomunicaciones son una in"raestructura bsica del conte*to actual#(a ca!acidad de !oder comunicar cualquier orden militar o !ol'tica de "ormacasi instantnea $a sido radical en muc$os acontecimientos $istóricos de la.dad Contem!ornea Sel !rimer sistema de telecomunicaciones modernoa!arece durante la Revolución -rancesaS# 0ero adems, latelecomunicación constituye $oy en d'a un "actor social y económico de granrelevancia# As', estas tecnolog'as adquieren una im!ortancia !ro!ia sivaloramos su utilidad en conce!tos como la globalización o la sociedad de lain"ormación y del conocimiento4 que se com!lementa con la im!ortancia delas mismas en cualquier ti!o de actividad mercantil, "inanciera, burstil oem!resarial# (os medios de comunicación de masas tambi/n se valen de lastelecomunicaciones !ara com!artir contenidos al !2blico, de granim!ortancia a la $ora de entender el conce!to de sociedad de masas#

(a telecomunicación incluye muc$as tecnolog'as como la radio, televisión,tel/"ono y tele"on'a móvil, comunicaciones de datos, redes in"ormticas oInternet# >ran !arte de estas tecnolog'as, que nacieron !ara satis"acernecesidades militares o cient'"icas, $a convergido en otras en"ocadas a un

consumo no es!ecializado llamadas tecnolog'as de la in"ormación y lacomunicación, de gran im!ortancia en la vida diaria de las !ersonas, lasem!resas o las instituciones estatales y !ol'ticas#

Ob%etivo de las Telecomunicaciones

(a telecomunicación tiene !or ob%etivo establecer una comunicación adistancia, y toda comunicación lleva asociada la entrega de ciertain"ormación, !ues desde el !unto de vista t/cnico $asta la "unción "ticaa!orta in"ormación al mensa%e, a trav/s de un lengua%e#

31


32/39

.sta in"ormación se obtiene de las denominadas "uentes de in"ormación)sonido, imagen, dato, se&ales biom/dicas, se&ales meteorológicas### y ende"initiva cualquier "orma de se&al analógica, discreta o digital# .stas "uentesse !rocesan y tratan con el "in de !roceder a su estudio tanto en el tiem!o

como en la "recuencia y buscar as' la "orma ms e"iciente de transmitirlas#+e atiende a criterios tales como el anc$o de banda de la se&al o la tasa detrans"erencia con el "in de transmitir la mayor in"ormación !osible con elmenor n2mero de recursos sin que $aya inter"erencias ni !/rdidas dein"ormación# As', se a!lican t/cnicas de com!resión que !ermiten reducir elvolumen de in"ormación sin a"ectar gravemente al contenido del mismo#

Una "orma de obtener esa in"ormación que $a tomado gran im!ortancia es ladigitalización, que consiste en caracterizar se&ales analógicas con se&alesdigitales# .l !roceso consisten en muestrear la se&al el su"iciente n2mero deveces como !ara que se !ueda re!roducir de nuevo la se&al original con la

inter!olación de sus muestras# =ediante el criterio de NyquistB+$annon,teorema "undamental de la teor'a de la in"ormación, se deduce que solo esnecesario muestrear la se&al al doble de su "recuencia4 !or e%em!lo, en lavoz $umana, que tiene un anc$o de banda de unos 7 Fz, solo es necesariomuestrear a M Fz ?M::: muestras !or segundo@# .l siguiente !aso consisteen cuanti"icar dic$as muestras, esto es, asociarles un valor discreto!reestablecido seg2n el código utilizado Sen este !aso del !roceso se!ierde !arte de la in"ormación, !ero lo su"icientemente !eque&a como !araque sea des!reciableS# 0or 2ltimo, en la codi"icación, cada valor esre!resentado con un s'mbolo de un código binario#

0or 2ltimo, es necesario un lengua%e en el que codi"icar esa in"ormación yque sea conocido tanto !or el emisor como !or el rece!tor# .n el mbito dela telecomunicación ese lengua%e se denomina !rotocolo de comunicación,que no solo de"ine el idioma utilizado, sino tambi/n las caracter'sticast/cnicas de la comunicación#

Relación de com!utación con telecomunicaciones

Foy en d'a, la tecnolog'a $a avanzado y contin2a evolucionando detal "orma4 que todas las !ersonas se ven involucradas con cualquier avancetecnológico en su rutina diaria# (as com!utadoras $an revolucionado elmundo en millones de as!ectos, e%em!lo de esto es que comunicarse $oy end'a a distancia, no constituye mayor !roblema con la cantidad de dis!ositivosdise&ados !ara tal "in#

(as telecomunicaciones nos !ermiten $acer de conocimiento !2blico o!rivado cualquier mensa%e o in"ormación que deseemos com!artir adistancia, esto lo !odemos $acer !osible gracias a la cantidad de

instrumentos que estn a la orden del d'a# +in lugar a dudas, las ciencias

32


33/39

com!utacionales son base !ara que !ueda ocurrir esta comunicación desdecualquier !unto $asta el lugar ms remoto del mundo, de manera casiinstantnea#

(a com!utación como tal, !ermite que cualquier in"ormación sea traducidaen un sólo lengua%e, lo que "acilita el !roceso de enviar y recibir mensa%es atrav/s de elementos creados !ara tal "in# Cada d'a, es mayor el alcance yavance que se logra en este as!ecto#

(a creación de nuevas tecnolog'as !ermite al com!utista desarrollar unsin"'n de a!licaciones que a su vez "acilitan la comunicación entre cualquierdis!ositivo,!or esta razón, las !ersonas adquieren estos a!aratos queadems son amigables cuando de inter"az $ablamos# Aquel que !osea estosdis!ositivos y mane%e las a!licaciones desarrolladas !ara comunicarse, notendr barrera alguna !ara llevar cualquier in"ormación al rece!tor que

desee#

(a com!utación y las telecomunicaciones, $an $ec$o del mundo un !a&uelo#0ues estas ciencias, %untas, $an logrado y seguiran logrando a mayorescala, transmitir cantidades enormes de in"ormación sin im!ortar ladistancia# 0ara la "ec$a la com!utación se $a convertido en una $erramientanecesaria !ara comunicarnos diariamente, la tecnolog'a seguir avanzando,los dis!ositivos creados !ara comunicarnos irn evolucionando y el cóm!utode la in"ormación que estos mane%an ser sim!li"icada cada vez ms con un2nico ob%etivo) telecomunicar al mundo#

Rol del analista de organización y sistemas y del Analista de sistemas decom!utación

Rol del Analista de organización y sistemas#

0ara que un analista de Organización y +istemas e%erza satis"actoriamentesu "unción, determinados requisitos se vuelven indis!ensables, estos son)

• 0oseer conocimientos es!ecializados sobre !rocedimientos,m/todos, t/cnicas e instrumentos administrativos#

• 0oseer ca!acidad de anlisis y s'ntesis en !ro!orciones su!eriores alas que normalmente se e*ige como media de los administradores#

• +er creativo, $bil y autocon"iable#

• 0oseer "acilidades !ara las relaciones $umanas#

• +aber o'r, observar, argumentar e in"luir en terceros#

Condiciones 0articulares)

33


34/39

Analizador# .s im!ortante esta condición cuando se trata dereco!ilación de datos4 saber cules son los que debe anotar !ara su!osterior anlisis#

Orientador# .l traba%o de organización y sistemas es racional4 e*ige

una secuencia lógica !or lo que consecuentemente el analista debeordenar toda su actividad, con el ob%etivo de obtener resultados!ositivos#

0erce!tivo# Fabilidad !ara saber si todos los datos recogidos son2tiles y cuales debe obtener#

uen oyente# Debe saber o'r, ms que saber interrogar# A la !rimera!regunta, debe seguir las res!uestas del entrevistado y nointerrum!irlo en su relato#

Creador e innovador# er las soluciones a medida que estudia los!roblemas y analizar los datos# Crear me%ores condiciones de

"uncionamiento de las unidades de la em!resa ya que no se debecanalizar !or el cambio mismo sino innovar !ara lograr mayor e"iciencia#

O1:ETIVO GENERAL

0lani"icar y desarrollar estudios y !royectos de sistematizaciónadministrativa, coordinando y controlando las actividades asociadas, a "in deo!timizar el desem!e&o de los sistemas y servicios de in"ormaciónadministrativa#

(UNCIONES7 ACTIVIDADES Y;O TAREAS

• 0lani"ica el desarrollo de !royectos de sistematización#

• +u!ervisa y revisa los !royectos de organización, m/todos y!rocedimientos, organigramas estructurales y "uncionales, l'neas %errquicas de distribución del traba%o, "lu%ogramas de !rocesos,normas y "ormatos, entre otros#

• -ormula !royectos de sistematización administrativa#

• Realiza entrevistas con el !ersonal de la Institución#

• A!lica estrategias !ara el !roceso de cambio#

• 0artici!a en la de"inición de !royectos de sistematización dein"ormación#

• .studia sistemas vigentes y los actualiza de acuerdo a lasnecesidades de la Institución#

34


35/39

• 0artici!a en el dise&o y "ormulación de m/todos de recolección dein"ormación#

• Analiza, dise&a e im!lanta estrategias, estructuras, !rocesos y

sistemas#

• Analiza y dise&a diagramas, "ormularios e instructivos#

• .labora manuales de organización, normas y !rocesos#

• Analiza y dise&a el modelo lógico de datos de los sistemas dein"ormación#

• Inter!reta organigramas, diagramas de "lu%o de !rocesos y datos#

• Face seguimiento a los sistemas y !rocesos desarrollados#

• Im!lanta sistemas, normas y !rocesos#

• .labora y !resenta !ara a!robación, a su su!erior inmediato, in"ormessobre el cum!limiento de cada "ase de los !royectos yo estudiosrealizados#

• Cum!le con los lineamientos, normas y !rocedimientosadministrativos y t/cnicos establecidos !or la organización#

• .labora in"ormes !eriódicamente de las actividades realizadas#

• evacua consultas t/cnicas de su com!etencia#

• Realiza anlisis de organización, sistemas, !rocedimientosadministrativos y normas que rigen las distintas unidades de laInstitución#

• .stablece, con%untamente con el su!ervisor inmediato, loslineamientos a seguir en la elaboración de manuales de organización,

sistemas, normas y !rocedimientos#

• Cum!le con las normas y !rocedimientos en materia de seguridadintegral, establecidos !or la organización#

• =antiene en orden equi!o y sitio de traba%o, re!ortando cualquier anomal'a#

Rol del analista en sistemas

35


36/39

.l analista de sistemas eval2a de manera sistemtica el "uncionamiento deun negocio mediante el e*amen de la entrada y el !rocesamiento de datos ysu consiguiente !roducción de in"ormación, con el !ro!ósito de me%orar los!rocesos de una organización#

.l analista de sistemas generalmente valora la manera que "uncionan losnegocios e*aminando la entrada, el !rocesamiento de datos y lasalida de in"ormación con el !ro!ósito de me%ora r los !rocesosorganizacionales# =uc$as me%oras involucran me%or a!oyo !ara las"unciones de los negocios !or medio del uso de si s temas dein "o rmac ión com!utar izados # .s ta de " in ic ión en "a t iza unen "oque s is temt i co y metódico !ara analizar, y !osiblemente me%orar,lo que est sucediendo con el conte*to es!eci"ico creado !or un negocio# + erequ ie re que los ana l is tas de s is temas desem!e&en muc$os!aquetes en e l cu rso de su traba%o# Algunos de estos !a!eles son)

3 # Consu l to res e* te rnos !ara negoc ios #5 # .*!er to de so!or te den t ro de un negoc io #6# Agente de cambio en situaciones tanto internas como e*ternas#

(os analistas !oseen un am!lio rango de $abilidades# (a !rimera y!rinci!al es que le analista soluciona !roblemas, le gusta el reto deanalizar un !roblema y encontrar una res!uesta "uncional# (os analistas desistemas requieren $abilidades de comunicación que les !ermitan relacionarse en "ormasigni"icativa con muc$os ti!os de gente diariamente, as' como $abilidades decom!utación# 0ara su /*ito es necesario que se involucre el usuario "inal#(os analistas !roceden sistemticamente#

.l marco de re"erencia !ara su en"oque sistemtico es !ro!orcionado !or loque es llamado el ciclo de vida del desarrollo de sistemas ?+D(C@# .ste!uede ser dividido en sie te "ases secuenciales, aunque en realidadlas "ases estn interrelacionadas y "recuentemente se llevan a cabosimultneamente# (as siete "ases son)

3 # Iden t i " i cac ión de ! rob lemas #

5 # O ! o r t u n i d a d e s y o b % e t i v o s #6# Determinación de los requerimientos de in"ormación#7 # An l is is de las neces idades de s is temas #8 # D ise&o de l s is tema recomendado#9 # Desar ro l lo y documentac ión de l so " tare #L# 0rueba y mantenimiento del sistema e im!lementación delmismo#

-unción del analista de sistema

(as !rinci!ales "unciones que debe desarrollar un analista de sistemas son)

36


37/39

3# 0lani"icar la actividad o traba%o de anlisis y dise&o de sistemas#Organizar a todos los elementos que intervienen en el !royecto?t/cnicos de anlisis y dise&o, !rogramadores, usuarios,equi!amiento, etc#@#

5# Controlar el traba%o del equi!o de dise&o !ara garantizar elcum!limiento de los !lanes elaborados#6# .scoger ?o dise&ar@ y utilizar los m/todos, t/cnicas y $erramientas

ms adecuadas !ara el desarrollo del traba%o del colectivo#.studiar el sistema de dirección y organización e in"ormación de laentidad#

7# Dise&ar el nuevo sistema in"ormativo, desde un !unto de vista"uncional, en !rimera instancia#

8# Re!resentar algor'tmicamente los !rocesos que se realizan en cadatarea "uncional integrante del sistema que se dise&a#

9# Dise&ar el sistema, descom!oniendo el mismo en todos los niveles

!revistos y con todos los en"oques necesarios#L# Dise&ar la base de datos que utilizar el sistema# O!timizar la

misma, utilizando las t/cnicas requeridas !ara ello#M# Dise&ar los documentos ?"ormularios@ de utilización manual o

manual automatizada, que requiera el sistema# Describir su m/todode llenado#

# Dise&ar las salidas de la com!utadora, de la "orma ms idónearequerida#

3:#.laborar las soluciones a los !rocedimientos manuales querequiera el sistema#

33# Dise&ar los "lu%os in"ormativos a trav/s de los di"erentes elementosque integran el sistema) $ombreB$ombre, $ombre B com!utadora,com!utadora B $ombre, com!utadora B com!utadora#

35#0ro!oner y a!licar las medidas de carcter organizativo que serequiera !ara !er"eccionar la actividad de dirección estudiada y!ara im!lantar el sistema que se dise&a#

36#.studiar las necesidades y !ro!oner soluciones necesarias !ara laadquisición del equi!amiento com!utacional requerido, !ro!oniendola con"iguración necesaria#

37#.studiar las necesidades y !ro!oner las soluciones necesarias !arala adquisición de los medios de transmisión de datos, !ro!oniendo

las caracter'sticas de equi!os a adquirir#

37


38/39

CONC(U+IHN

(os instrumentos y metodolog'as son !asos a seguir !ara realizar el

anlisis y el dise&o de la estructura organizacional se utiliza de manera

con%unta con el !ro!ósito de lograr un mane%o e"iciente y contin2o que

!ermita alcanzar ob%etivos# Abarcan de manera am!lia distintos as!ectos

administrativo, $umano y "'sico# Adems los instrumentos como

documentación escrita o gr"ica !ermiten una mayor di"usión y com!rensión!or !arte de todo el !ersonal de una organización#

(a unidad encargada de organizar y a!licar la metodolog'a se ubica

generalmente en un alto nivel %errquico# .sto !ermitir'a tener una mayor y

me%or visión de la organización y tambi/n una me%or comunicación#

(as $erramientas que ms se utilizan son el organigrama, manual de

!rocedimientos, lista de actividades y lista de tareas !ara establecer las

38


39/39

estructuras %errquicas y la distribución del traba%o# Foy en d'a se est

de%ando de utilizar los documentos im!resos, !asando a ser los gr"icos en

"ormatos electrónicos los que se utilizan !or e*celencia !ara que la

in"ormación sea ms com!rensible y accesible#

(a organización !uede contar con !ersonal ca!acitado y motivado,

!ero si /ste carece de in"ormación no !odr desem!e&arse al nivel de su

!otencial, la res!uesta es, !orque tener un buen sistema de in"ormación

com!utarizado es esencial !ara desem!e&arse de manera e"iciente y

e"ectiva, mientras me%or sea su in"ormación !odr administrar me%or sus

recursos# .n un ambiente com!etitivo las organizaciones con me%or sistemade in"ormación tendrn una venta%a com!arativa, tambi/n !uede ayudar a la

gerencia a orquestar el traba%o de toda la institución al !ermitir el monitoreo

de la institución a trav/s de un n2mero escogido de indicadores y al in"ormar

sobre decisiones o!eracionales cr'ticas y estrat/gicas#

Trabajo de Maestria Final Todo

Documents

Transcript of Trabajo de Maestria Final Todo