Trabajo Sistemas de ion Gerencial
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMÓN RODRIGUEZCÁTEDRA: SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL
INFORMÁTICA - SECCIÓN E - CONVENIO FIEC
INTEGRANTES:
CAMPO FRANCESCO 12.165.065GIL YARFRED 17.265.182GOMEZ YURI 12.060.346
HERRERA WILMER 12.670.099INDRIAGO ZAIDA 12.617.123
UZCATEGUI JOEL 14.276.659
Página 1 de 32
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y SISTEMAS DE
INFORMACIÓN GERENCIAL
INDICE
Pág.
Introducción..............................................................................………….. 3
Concepto General Sistemas de Información…………………………… 4 -8
Estructura Organizativa de los Sistemas de Información…………..… 9-11
Tipos de Sistemas de información……………………………………… 11-12
Ciclo de Vida de Sistemas de Información……………………………... 12-15
Objetivos de los Sistemas de Información……………………………… 16
Elementos que conforman un Sistema de Información..……………… 16-18
Sistema de Información Gerencial……...………………………………. 18-20
Clasificación de un Sistema de Información Gerencial…..…………… 20-21
Capacidades de un Sistema de Información Gerencial.……………….. 21-24
Como Funciona un Sistema de Informacón Gerencial………………... 24-25
Como se desarrolla un Sistema de Información Gerencial……………. 25
Como Diseñar o evaluar un Sistema de Información Gerencial……… 26
Conclusiones……………………………………………………………… 29
Bibliografía……………………………………………………………….. 30
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INTRODUCCIÓN
Todas las organizaciones necesitan información actualizada, confiable
y completa sobre todos los aspectos de la empresa para tomar decisiones
acertadas sobre el desempeño y la ejecución de ésta.
Los gerentes o administradores dependen de medios formales e
informales para obtener los datos que requieren para tomar decisiones. La
información informal incluye rumores y discusiones no oficiales con sus
colegas. La experiencia personal, educación, sentido común, intuición y
conocimiento del medio social y político, son parte de los medios informales
de recolectar datos. En contraste, la información formal generalmente llega a
manos de los gerentes mediante informes administrativos y estadísticas de
rutina.
Estos informes generalmente son estandarizados, se producen
regularmente y constituyen la parte más visible de lo que se denomina
Sistema de Información Gerencial (SIG). Desafortunadamente en muchas
organizaciones, grandes y pequeñas, el SIG no es tan efectivo como debería
ser. Como resultado, los administradores no reciben el tipo de información
que requieren, o ésta llega demasiado tarde o en un formato que puede no
ser confiable o es difícil de interpretar.
En este trabajo se presentan los tópicos de mayor relevancia en el
diseño y uso de los Sistemas de Información Gerencial como herramienta
rutinaria de trabajo de los administradores y ejecutivos en general.
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CONCEPTOS GENERALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Para poder comprender los Sistemas de Información se deben
analizar brevemente algunos conceptos que hacen referencia a la teoría de
Sistemas y que ayudaran al entendimiento de la información.
Un sistema se define como: “un conjunto de elementos
interactivos, que pueden ser diseñados para que, en forma
cooperativa, logren cumplir una función dada, o alcanzar propósitos
determinados”.
Un Sistema realiza cuatro actividades básicas: almacenamiento,
procesamiento y salida de información. A continuación se definirán cada una
de estas actividades.
Entrada de Información. La entrada es el proceso mediante el cual el
Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la
información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las
manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el
usuario, mientras que las automáticas son datos o información que
provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se
denomina interfaces automáticas. Así, un Sistema de Control de
Clientes podrá tener una interface automática de entrada con el
Sistema de Facturación, ya que toma las facturas que genera o
elabora el Sistema de Facturación como entrada al Sistema de Control
de Clientes. Las unidades típicas de entrada de datos a las
computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades
de disquete, los códigos de barras, los escáner, la voz, los monitores
sensibles al tacto, el teclado y el ratón, entre otras.
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Almacenamiento de información. El almacenamiento es una de las
actividades o capacidades más importantes que tiene una
computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede
recordar la información guardada en la sesión o proceso anterior. Esta
información suele ser almacenada en estructuras de información
denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los
discos magnéticos o discos duros. Sin embargo, existen otras formas
de almacenamiento.
Procesamiento de Información. Es la capacidad del Sistema de
Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de
operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con
datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que
están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la
transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada
para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas,
que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a
partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance
general de un año base.
Salida de Información. La salida es la capacidad de un Sistema de
Información para sacar la información procesada o bien datos de
entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras,
terminales, disquetes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los
plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema
de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de
Información o módulo. En este caso, también existe una interface
automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes
tiene una interface automática de salida con el Sistema de
Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos
procesados de los clientes.
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Una característica importante de los sistemas es que éstos no
existen en forma aislada, porque forman parte de un entorno que
contiene otros sistemas, separándose de estos por el límite
ofrontera.
Algunos sistemas pueden estar conectados entre sí mediante
un límite compartido o interfaz. Si el sistema interactúa con otros
de su entorno, es decir intercambia entradas y salidas, se dice que
es abierto, en ese caso está conectado con su entorno por
interfaces de entrada y salida.
El entorno de las empresas está compuesto por elementos
que son individuos u organizaciones que existen fuera de la
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compañía pero que tienen influencia directa o indirecta sobre ella.
Aunque varían entre las distintas organizaciones, de forma general
se pueden identificar los siguientes elementos del entorno de las
empresas: proveedores, sindicatos laborales, comunidad financiera,
accionistas o dueños, competidores, gobierno y la comunidad, con
quienes se tiene un flujo de información, resultados y productos,
tanto de entrada como de salida.
Los datos son medidas objetivas de los atributos
(características) de las entidades (personas, lugares, objetos y
eventos), es decir que consisten en observaciones y cifras en bruto
sobre cantidades físicas, valores comerciales, y otros, que tienen
relativamente poco significado para el usuario. Los datos consisten
en hechos y cifras que son relativamente insignificantes para el
usuario. Ejemplos son horas trabajadas, cantidad de agua, precio
unitario, etc.
En contraste, la información se define como datos que han
sido convertidos a un contexto significativo y útil para los usuarios
finales; consiste en datos con un valor agregado a través de su
procesamiento y que tienen significado para el usuario final
específico.
UN SISTEMA DE INFORMACIÓNes un conjunto organizado de
elementos, que pueden ser personas, datos, actividades o recursos
materiales en general. Estos elementos interactúan entre sí para procesar
información y distribuirla de manera adecuada en función de los objetivos de
una organización.
Los sistemas de información han ido evolucionando conforme las
organizaciones han ido desarrollándose y fueroncreciendo las necesidades
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de información. Inicialmente lossistemas de información estaban basados en
la observación yen mecanismos muy simples como lápiz y papel (sistemas
deinformación manuales) y se utilizaban canales de comunicacióninformales
(verbales), posteriormente se utilizaron máquinas deescribir y calculadoras, y
actualmente se emplean los sistemasde información basados en
computadoras, que dependen deuna variedad de sistemas computacionales
conectados en red para lograr la actividad de procesamiento de información.
El estudio de los sistemasde información surgió como una sub-
disciplina de las cienciasde la computación, con el objetivo de racionalizar la
administraciónde la tecnología dentro de las organizaciones. El campo de
estudio fue avanzando hasta pasar a ser parte de los estudios superiores
dentro de la administración.
Cabe resaltar que el concepto de sistema de información suele ser
utilizado como sinónimo de sistema de información informático, aunque
no son lo mismo. Este último pertenece al campo de estudio de la tecnología
de la información y puede formar parte de un sistema de información como
recurso material. De todas formas, se dice que los sistemas de información
tratan el desarrollo y la administración de la infraestructura tecnológica de
una organización.
Organizaciones
Los elementos de la organizaciónson: personal, estructura,
procedimientos operativos, las políticas y la cultura, el trabajo se coordina por
la estructura y los procedimientos.
Administración
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Los administradores manejan la organización,las decisiones se
clasifican según el nivel que ocupen en la organización quienes deciden:
a) decisiones estratégicas: los directivos.
b) decisiones tácticas: gerentes (nivel medio).
c) decisiones operativas: supervisores.
Tecnología
Se incluye:
hardware
software
tecnología de almacenamiento
tecnología de comunicaciones
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
La estructura de los sistemas de información se realiza teniendo en
cuenta sus características similares. Esta clasificación permite identificar
diferentes sistemas, analizarlos, plantear nuevos sistemas etc. Entre las
clasificaciones se encuentran:
1. Por estructura organizacional: se clasifican a lo largo de líneas
estructuradas. Dentro de estos se encuentran los sistemas para
divisiones, departamentos, unidades de operación e incluso para
empleados individuales.
2. Por área funcional: para todas las tareas rutinarias o repetitivas que se
desarrollan en la empresa y que son esenciales para la operación de
la organización. Ejemplo: sistema de información contable, sistema de
información de comercialización, sistema de información de recursos
humanos.
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3. De acuerdo con la ayuda brindada: apoyan a los gerentes en la toma
de decisiones o a empleados administrativos al momento de entregar
un informe. Ejemplo graficas, tablas, etc.
Existen niveles con respecto a los tipos de sistemas de información:
sistemas a nivel operativo, los sistemas a nivel de conocimiento, los sistemas
a nivel de gestión y los sistemas a nivel estratégico.
Los sistemas a nivel operativo o transaccionales son los
encargados de automatizar los proceso operativos de la empresa como el
procesamiento de pedidos, cuantas por cobrar, expedientes, etc. Por medio
de este sistema se puede llegar a ahorros en mano de obra, además son los
encargados de reunir información para desarrollar bases de datos, siendo
sus beneficios fácilmente reconocibles.
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Por otro lado están los sistemas a nivel de conocimientoy a nivel
de gestión que ayudan a la toma de decisiones, generando información
relevante para los mandos altos e intermedios de la empresa.
Los sistemas a nivel estratégico son desarrollados para obtener
ventajas competitivas sobre la competencia, con lo que pueden crear
barreras para la entrada de nuevas empresas competidoras, fomentando la
innovación dentro de la organización. Crear aplicaciones que proporcionan
ventaja estratégica directa a las organizaciones. Proporcionar inteligencia
competitiva coleccionando y analizando la información disponible sobre las
innovaciones, los mercados, los competidores y los cambios en el entorno.
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION
Desde un punto de vista empresarial, los sistemas de información
pueden clasificarse de diversas formas. Existen, por ejemplo:
Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la
información referente a las transacciones producidas en una empresa
u organización.
Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar
problemas empresariales en general.
Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el
análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de
apoyar el proceso de toma de decisiones.
Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a
usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las
variables de un área o unidad de la empresa a partir de información
interna y externa a la misma.
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Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones
destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una
empresa u organización.
Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en
un dominio concreto.
Sistema Planificación de Recursos (ERP).- Integran la información y
los procesos de una organización en un solo sistema.
CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Un Sistema de Información, nace, se desarrolla y muere junto con la
empresa, en pocas palabras, existe durante toda la vida de la organización.
Debemos tener claro que un Sistema de Información no necesariamente se
implementa en forma computacional, sin embargo, es muy fácil demostrar
que la computación es la mejor herramienta de la que disponemos para
entregar y mantener la información requerida.
La idea de construir un (nuevo) Sistema de Información para una
Organización, aparece cuando los niveles ejecutivos de la organización
determinan que la forma actual de controlar y mantener la información, es
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insuficiente para los volúmenes que se manejan, inoportunos respecto al
tiempo requerido en la toma de decisiones o incompatible con las normas y
políticas de la empresa.
Según Kendall y Kendall el ciclo de vida de desarrollo de sistemas
presenta 7 etapas.
Siendo la división de Senn (1992) la siguiente;
1. Investigación preliminar.
2. Determinación de los requerimientos del sistema.
3. Diseño del sistema.
4. Desarrollo del software.
5. Prueba de los sistemas.
6. Implantación y evaluación.
Simplificando aún más estas fases descritas anteriormente obtenemos el
Ciclo de Vida y Desarrollo de Sistemas moderno;
1. Planificación del Proyecto.
2. Análisis del Sistema Actual.
3. Diseño del Sistema Propuesto.
4. Implantación y documentación del sistema.
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5. Evaluación y soporte del sistema.
El Ciclo de Vida y Desarrollo de Sistemas es un conjunto de pasos
que si bien son secuenciales no necesariamente deben llevarse con rigidez,
en cualquier momento que el analista lo requiera puede devolverse al paso o
fase anterior, de hecho, es muy común que si en alguna fase se requiera
modificar algún análisis de una fase previa, o hasta repetir varias veces una
misma tarea para comparar algún resultado.
Los modelos de Ciclos de Vida de los sistemas de información están
desglosados de la siguiente forma:
Desarrollo convencional
Desarrollo orientado a prototipos
Desarrollo en espiral
Desarrollo Evolutivo
Desarrollo estructurado
Desarrollo basado en transformaciones(Herramientas CASE)
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Desarrollo convencional
Desarrollo en espiral
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Desarrollo estructurado
OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Algunos de los principales objetivos de los sistemas de información, son:
1. Proporcionar datos oportunos y exactos que permitan tomar decisiones
acertadas y mejorar la relación entre los recursos de la empresa.
2. Garantizar información exacta y confiable, así como su almacenamiento
de tal forma que esté disponible cuando se necesite.
3. Servir como herramienta para que los gerentes realicen planeación,
control y toma de decisiones en sus empresas.
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ELEMENTOS QUE CONFORMAN UN S ISTEMA DE INFORMACIÓN
Un Sistema de información está compuesto por 6 elementos
claramente identificables, tal y como se muestran en la siguiente figura:
(nota: las cabezas de flechas son importantes, pues muestran el sentido del flujo de información)
Ellos son:
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Base de Datos:
Es donde se almacena toda la información que se requiere para la
toma de decisiones. La información se organiza en registros específicos e
identificables.
Transacciones:
Corresponde a todos los elementos de interfaz que permiten al
usuario: consultar, agregar, modificar o eliminar un registro específico de
Información.
Informes:
Corresponden a todos los elementos de interfaz mediante los cuales el
usuario puede obtener uno o más registros y/o información de tipo
estadístico (contar, sumar) de acuerdo a criterios de búsqueda y selección
definidos.
Procesos:
Corresponden a todos aquellos elementos que, de acuerdo a una
lógica predefinida, obtienen información de la base de datos y generan
nuevos registros de información. Los procesos sólo son controlados por el
usuario (de ahí que aparezca en línea de puntos).
Usuario:
Identifica a todas las personas que interactúan con el sistema, esto
incluye desde el máximo nivel ejecutivo que recibe los informes de
estadísticas procesadas, hasta el usuario operativo que se encarga de
recolectar e ingresar la información al sistema.
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Procedimientos Administrativos:
Corresponde al conjunto de reglas y políticas de la organización, que
rigen el comportamiento de los usuarios frente al sistema. Particularmente,
debieran asegurar que nunca, bajo ninguna circunstancia un usuario tenga
acceso directo a la Base de Datos.
SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL (SIG)
El análisis de las necesidades y fuentes de información resultan
importantes para cualquier Sistema de Información, pero son particularmente
fundamentales para los sistemas de información gerencial (SIG). Desde el
surgimiento de dicho término han existido un gran número de definiciones
que acentúan alguno que otro aspecto (Nestel, 1991, Gijsbers, 1991 Laudon
y Laudon, 1996). Una definición aplicable a nuestro sector (Bolívar y otros,
1997) sería “Un SIG es una base de datos actualizada y un sistema de
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análisis y evaluación para proporcionar a los actores del proceso de
investigación (investigadores y gerentes) y sus clientes, información oportuna
sobre insumos, actividades y resultados de la investigación para apoyar la
toma de decisiones apropiadas”.
Un Sistema de Información Gerencial puede estructurarse según las
funciones organizacionales que apoya y que varían de acuerdo con la misión
y el formato de las instituciones, no existiendo por lo tanto un patrón único
para todas ellas. Para una organización de investigación agropecuaria las
funciones pueden ser descritas a través del modelo de análisis de contexto,
insumos, procesos y productos, modelo que podría ser adaptado para
cualquier tipo de organización de investigación, sin embargo quizás no
resultara idóneo para instituciones comerciales .
Los Sistemas de Información gerenciales son un conjunto de
herramientas que combinan las tecnologías de la información (hardware +
software) con procedimientos que permitan suministrar información a los
gestores(gerentes) de una organización para la toma de decisiones.
Se puede afirmar que estos sistemas se componen de tres funciones;
la recopilación de datos, tanto internos como externos; el almacenamiento y
procesamiento de información; y la transmisión de información a los gestores
(gerentes).
Parece que el uso de los sistemas de información para la gestión
dejaban incompletas las necesidades informativas de los gestores de las
empresas, surgiendo, así, distintos sistemas para la toma de decisiones.
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Describiremos los Sistemas Soporte a la Decisión, y los Sistemas de
Información para Ejecutivos.
Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas
de información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto
para las necesidades de las operaciones como de la administración. Sin
embargo debe recalcarse que es una colección de sistemas de información y
no un sistema “total “. En teoría, una computadora no es necesariamente un
ingrediente de un Sistema de Información Gerencial (SIG), pero en la
práctica es poco probable que exista un SIG complejo sin las capacidades de
procesamiento de las computadoras.
Este concepto aunque más amplio, se ajusta plenamente porque los
sistemas de información de todas las funciones de la empresa están unidas
cada vez más en un supersistema, compuesto de sistemas casi
independientes, pero de tal modo que ninguno de ellos puede verse
completamente separado de los otros.
Es un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas
racionalmente integrados que transforman los datos en información en una
variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y
características de los administradores. Esta transformación se realiza con
base en los criterios de calidad establecidos, que son el tiempo, la
relevancia, la precisión, la retroalimentación y la disponibilidad selectiva de
los datos.
CLASIFICACION DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL
Una manera de clasificar a los sistemas de información gerencial
(SIG), es por el nivel jerárquico de los usuarios y el tipo de decisión.
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El esquema desarrollado sobre los niveles jerárquicos de decisión en
la organización: Planeamiento Estratégico, Control Gerencial y Control
Operacional, provee los elementos para una clasificación de los sistemas por
niveles jerárquicos y para cada uno de ellos los sistemas se denominan de la
siguiente manera:
1. Sistemas expertos.
2. Sistemas de apoyo a la toma de decisiones.
3. Procesamiento de datos
Procesamiento de datos; son aplicables a problemas estructurados
donde hay metas bien establecidas, se pueden especificar los datos
necesarios, hay procedimientos estándar para el cálculo de una solución y no
se requieren de estrategias complejas para generar y evaluar alternativas.
Los problemas totalmente estructurados son computables y es posible
decidir si se justifica proceder a computarlos, teniendo en cuenta la suma de
tiempos y recursos que se requieren.
Sistemas de apoyo a la toma de decisiones; A medida que nos
alejamos de los problemas totalmente estructurales, nos ponemos en
contacto con los complejos problemas que se presentan diariamente en las
organizaciones. Frente a estos, los procedimientos estándar son útiles pero
no suficientes, ya que los datos pueden ser insuficientes y sólo hay un
entrenamiento parcial de las metas y las restricciones.
Sistemas expertos; es en el de que pueda codificarse lo esencial del
conocimiento necesario para una solución flexible. Los sistemas que los
resuelven son los denominados sistemas expertos. Si se utilizan las técnicas
de programación de la Inteligencia Artificial (como reglas de producción y
esquemas), con los sistemas expertos pueden codificarse algunas metas,
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reglas heurísticas y estrategias de la misa forma de las que se usan
habitualmente en la solución de problemas, pero que antes eran muy difíciles
de abordar con programas tradicionales de computación.
CAPACIDADES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL
Es esencial entender perfectamente lo que los sistemas de
información son capaces de hacer para una organización. El conocimiento de
las capacidades potenciales de un sistema de información computarizado
permite a los administradores analizar en forma sistemática cada una de las
tareas de una organización y compararlas con las capacidades de la
computadora.
Un sistema de información para la administración particular puede
tener varias capacidades técnicas. En conjunto, estas contradicen lo que se
oye comúnmente acerca de que: una computadora es sólo una sumadora de
alta capacidad o una calculadora. No puede hacerse nada diferente, solo lo
hace con mayor rapidez. Entre las capacidades de un sistema de información
gerencial tenemos:
Procesamiento de transacciones por lote: la mayoría de las
organizaciones manejan una gran cantidad y variedad de
transacciones. Por ejemplo, la actividad de mercadotecnia puede
generar ventas en efectivo y a crédito, devoluciones órdenes comunes
etc., cada una para cientos de productos diferentes. Además se
realizan muchos tipos de procesamiento que solo están relacionados
indirectamente con actividad de ventas.
Procesamiento de una sola transacción: otra alternativa de
procesamiento por lote es de una sola transacción, en el cual cada
operación entra sola en el sistema de cómputo. En general el
procesamiento por lote de una sola transacción se usa cundo al
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acelerar la velocidad del procesamiento se proveen ventas
significativas, como la entrega anticipada de mercancía vendida.
Comunicación de datos y conmutación de mensajes: Dos o más
sistemas de computadoras pueden unirse por medio de líneas
telefónicas u otro método de transmisión para que los datos de
transacciones, archivos de registros y programas. la conmutación de
mensajes usa esta red de comunicaciones de computadoras. El
cambio de mensaje implica un sistema de “correo electrónico“, por
medio del cual los administradores de una organización mandan
cartas o mensajes a los administradores de otros lugares.
Entrada de datos y actualización de archivos remotos: utilizar los
sistemas de comunicación de datos permite captar las transacciones
en el lugar donde ocurren y transmitirlas a otra localización para su
procesamiento.
Unsistema de información gerencial es particularmente importante
en el medio social y económico actual, en el cual los gerentes necesitan
tomar decisiones que incluyen aspectos tales como la capacidad financiera,
la satisfacción de los clientes y el control de calidad.
Los directores mencionados no pueden tomar decisiones que
aseguren la supervivencia, ampliación y rentabilidad de sus programas y
organizaciones, si el sistema de información gerencial no produce
información completa, exacta y regular. Estas importantes decisiones
incluyen:
Selección apropiada de objetivo para fijar metas.
Selección apropiada de formas de distribución de productos y
servicios.
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Coordinación de actividades del sector público y del sector privado.
Establecimiento de tarifas que cubran los costos fijos de los productos
y servicios;
Desarrollo de modelos para la prestación de servicios y la satisfacción
de los clientes.
Un sistema de información gerencial efectivo proporciona los datos
necesarios a los administradores para analizar la situación actual, identificar
problemas inmediatos y encontrar soluciones, descubrir patrones y
tendencias que les permitan formular objetivos apropiados para el futuro y
tomar decisiones inteligentes sobre el uso de recursos limitados tanto
humanos como financieros y materiales.
Para determinar si el sistema de información gerencial es efectivo, hay
que contestar a las siguientes preguntas:
¿Se recolecta la información en forma continua y regular?
¿Es confiable la información recolectada?
¿Opera el SIG en todos los niveles de la organización?
¿Contiene el sistema un mecanismo regular de retroalimentación?
¿Se elaboran los informes periódica y regularmente?
CÓMO FUNCIONA UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL
Un sistema de información gerencial, reúne datos sobre la variedad de
funciones de una organización lo que permite a un administrador planear,
hacer seguimiento y evaluar las operaciones y el desempeño de la empresa
de manera integral. Un sistema de información gerencial no necesita ser
complejo. Debe proporcionar las bases que se requieren para tomar
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decisiones. Los datos que se necesitan para la planeación, seguimiento y
evaluación se tomarán de diversas fuentes.
Por lo general, la información se origina en los distintos
"subsistemas" de una organización, tales como: la infraestructura de
servicio, el departamento de personal, el departamento de finanzas, el
departamento de administración de suministros, el departamento de
infraestructura física, etc. La información llega en varios tipos de registros,
entre ellos: archivos, formularios, resúmenes mensuales, informes oficiales,
encuestas y estudios especiales que son preparados por el personal en los
diferentes niveles y departamentos.
Si la información es completa, exacta, regular y puede ser integrada,
los gerentes podrán determinar si la empresa está logrando sus objetivos, si
los recursos son utilizados eficiente y apropiadamente y si la organización se
encuentra en el camino correcto para ayudar al país a alcanzar sus objetivos
socioeconómicos, demográficos, etc.
CÓMO DESARROLLAR UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL
Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear
un sistema de información gerencial que produzca información integrada y
completa. El desarrollo o mejoramiento de tal sistema, es, generalmente, una
tarea organizacional de gran envergadura.
Sin embargo, aun cuando la organización no se haya impuesto el
compromiso de desarrollar esta tarea, se puede realizar una función
importante para mejorar el sistema y cubrir sus necesidades. Tal vez no sea
posible cambiar los formularios de registro o archivos, pero pueden hacerse
cambios marginales, tales como el mejoramiento en la exactitud de los datos
y la puntualidad de las fechas de informe e introducir medidas que aseguren
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que se hará el uso más completo de los datos existentes. De esta manera,
pueden hacerse mejoras evidentes en el sistema de información gerencial
sin que esto represente una gran carga para la organización.
Si el proyecto es grande, es probable que se requiera trabajar
estrechamente con el experto en SIG. En conjunto llevarán a cabo los pasos
necesarios para obtener una idea general de todo el SIG, la manera en que
funciona y lo que necesita mejorarse. Si el proyecto de SIG es pequeño, el
administrador puede responsabilizarse de este proceso.
CÓMO DISEÑAR O EVALUAR UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
GERENCIAL
Si se habla de una institución que no tiene los recursos humanos con
experiencia en sistemas de información gerencial que desea organizar o
mejorar su SIG, es buena idea solicitar ayuda de personas u organizaciones
que tengan dicha experiencia o de un consultor.
Es muy probable que éstas sigan una serie de pasos para obtener una
visión general del sistema de información, la manera cómo funciona y qué se
requiere para mejorarlo. Los resultados de cada paso ayudan a determinar si
necesitan hacerse cambios, así como qué cambios aseguran que el sistema
de información cubre las necesidades propias y las del personal. Los pasos
más importantes son los siguientes:
PASOS PARA ANALIZAR EL SIG
1. Identificar a todos aquellos que están utilizando o deberían utilizar los
distintos tipos de información (profesionales, trabajadores de campo,
supervisores, administradores, etc.)
2. Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización,
departamento o punto de prestación de servicios.
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3. Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes
personas a desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la
información que se recolecta pero que no se utiliza.
4. Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para
recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la información, son
sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de
los diferentes trabajadores, y qué formularios y procedimientos necesitan
mejorarse.
5. Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar
y registrar información que necesiten mejorarse o preparar nuevos
instrumentos si es necesario.
6. Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para
tabular, analizar, y ofrecer la información para que sean más útiles a los
diferentes trabajadores.
7. Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.
8. Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios,
registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular,
analizar, presentar y utilizar la información.
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Para preparar esta visión de conjunto del sistema de información, es
necesario reunirse con el personal, con colegas de otros servicios y clientes.
Es importante recolectar la información de manera sistemática, anotando las
respuestas claramente para que puedan revisarse más tarde.
Los sistemas de información gerencial tienen un ciclo de vida que
consta de las siguientes fases:
1. Planificación
2. Análisis
3. Diseño
4. Implementación
5. Uso y mantenimiento
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El
tiempo de duración del ciclo de vida de un sistemaespecífico depende de:
el tipo de organización, recursos autilizarse, necesidades inmediatas y
requerimientos futuros.Sin embargo, cualquier sistema de información, sea
éstemanual o computarizado deberá ser susceptible a mejora, adaptación,
adecuación y ajuste, ya que tiene queresponder a las condiciones dinámicas
de las organizaciones.
CONCLUSIÓN
Las aplicaciones empresariales requieren que la administración tenga
una perspectiva de los procesos de negocios y los flujos totales de
información. Los gerentes necesitan determinar qué proceso de negocios se
deben integrar, los beneficios a corto y largo plazo así como el nivel
adecuado tanto de recursos financieros y organizacionales que ayudarán a
dicha integración.
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En las empresas hay muchos tipos de sistemas de información que
apoyan diferentes niveles, funciones y procesos de negocio. Algunos de
estos sistemas, como las aplicaciones empresariales (sistemas
empresariales, administración de la cadena de abastecimiento,
administración de las relaciones con el cliente y administración del
conocimiento), abarcan más de una función o proceso de negocios y se
pueden enlazar con otras organizaciones. Los sistemas anteriores con
frecuencia requieren un cambio organizacional muy extenso.
Los sistemas de información que apoyan flujos de información y
procesos de negocios de toda la empresa o de toda la industria requieren
grandes inversiones de tecnología y planeación. Las empresas deben tener
una infraestructura de tecnología de información (TI) que pueda apoyar el
trabajo de cómputo de toda la empresa o de toda la industria.
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BIBLIOGRAFIA
Bolívar, H.; A.M. Gomes de Castro; A. Hernández; M.G. Ovelar y M.A.
Sarminiento (1997): Sistemas de Información Gerencial (SIG). Módulo 6
de la serie Capacitación en Planificación, Seguimiento y Evaluación para
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