CONOCIMIENTO Y EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS

TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

Presentado por:

LAUA ISABEL MINA VICTORIA

Tecnólogo en Gestión DocumentalCONOCIMIENTO Y EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS

¿Qué es una Transferencia Documental?

Es el proceso mediante el cual las instituciones publicas o privadas trasladan la documentación de un archivo a otro, una vez cumplidos los tiempos de retención señalaos en las tablas de retención o las tablas de valoración documental.

Archivo de Gestión o de Oficina

En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa.Las oficinas deberán transferir al Archivo Central aquellas series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD correspondiente.

Archivo Central o Intermedio

A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida (semiactivos).Se debe verificar que los documentos recibidos, sean los mismos que se relacionan en el inventario.

Archivo Histórico o Permanente

Es aquel al que se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.NOTA: Antes de transferir a este archivo, se aplicara la disposición final y procedimientos previstos en la TRD.

Requisitos para efectuar las Transferencias

- Existencia del comité de archivo en la entidad.

- Tablas de Retención Documental, avaladas por el Comité de Archivo de la entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.

Pasos para realizar las transferencias documentales

Toda entidad, empresa u oficina transferente deber arreglar la documentación siguiendo los pasos que se enuncian a continuación:

1) Limpieza de la documentación

Los documentos se limpiarán en un espacio con buenas condiciones de ventilación, iluminación e higiene.La persona que realice esta labor, deberá disponer de elementos de trabajo apropiados para el área.

2) Eliminación del material metálico

En este proceso queremos dejar el documento libre de clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc., ya que estos ocasionan deterioros de tipo físico en el papel; por lo tanto, procuremos utilizar elementos elaborados en material plástico que evitan la oxidación.

3) Identificación del material afectado por biodeterioro

Si encontramos documentos deteriorados por agentes biológicos, debemos aislarlos y mantenerlos en depósitos con buena ventilación, aislado de la humedad y a una temperatura adecuada.

4) Revisión y Foliación

Todos los documentos deberán estar numerados, en orden consecutivo y de manera cronológica; numerando de uno (1) en adelante, de manera legible en la parte superior derecha de la hoja y con lápiz.

Unidades de Conservación y Almacenamiento

Entre las más comunes están: Paquetes, Legajos, Tomos, Cajas, Carpetas y A-Z.

- Los documentos empastados cuyos lomos se encuentran deteriorados, deberán reforzarse utilizando materiales adecuados para evitar que se siga dañando.

- La documentación que se encuentra suelta deberá almacenarse en cajas y carpetas.

CajasMaterial: Cartón corrugado, desacidificado, recubierto en su interior por una capa fina de parafina y cera vegetal.Tamaño: En general mide 27 cm de alto, 40 cm de ancho, 12.5 cm de profundidad.Capacidad: Es recomendable introducir el numero de carpetas necesarias, de tal forma que no queden ni sueltas, ni apretadas. Identificación: Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales. Así:CODIGO (de la entidad):

FONDO:

SECCIÓN:

SUBSECCIÓN:

NUMERO DE CARPETAS:

CAJA Nº:

Nº CONSECUTIVO:

Nº CORRELATIVO:

FECHAS EXTREMAS DEL: AL:

CarpetasMaterial: Cartulina libre de acidez (neutra), o en su defecto, cartulina bond (blanco).Diseño: Debe adaptarse al volumen y tamaño de la documentación, garantizando la protección de los bordes del papel.Identificación: Se realizara sobre la solapa, en la esquina superior derecha. Así:FONDO:

SECCIÓN: SUBSECCIÓN:

SERIE: SUBSERIE:

Nº FOLIOS:

Nº CARPETA:

Nº CAJA:

Amarre

Este es un proceso importante, porque reforzamos la documentación que va a ser transferida par que su traslado sea fácil y cómodo, es decir, los documentos quedan sujetados unos de otros y no se dispersaran en caso alguno.

Embalaje o Empaque

Debemos cerciorarnos que todo los documentos estén de la manera adecuada y que estén debidamente relacionados en el inventario; que los materiales a utilizar sean los adecuados, también asegurarnos que el volumen sea equilibrado para no dañar ni el documento ni el empaque (ya sea caja o carpeta).