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ANTORAMI S.A.S.

TEL (+57 1) 746 6818 www.antorami.com – [email protected]

Bogotá – Colombia

P O R T AF O L I O D E S E R V I C I O S P AR A E V E N T O S

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Una compañía con perspectiva del futuro

aplicada al presente

Amplia experiencia en el mercado de eventos brindando soluciones en tecnología y logística

PORTAFOLIO DE SERVICIOS PARA EVENTOS

http://www.antorami.com/

mailto:[email protected]

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Tabla de contenido

1. SERVICIOS PREVIOS A LOS EVENTOS................................................................................. 3

1.1. Sitios web ...................................................................................................................... 3

1.2. Plataforma especializada de registro a eventos - ASISTIENDO.COM ................. 5

1.3. Campañas de email ................................................................................................... 7

1.4. Campañas de correo físico ....................................................................................... 7

1.5. Campañas de Telemercadeo .................................................................................. 8

2. SERVICIOS PRESTADOS DURANTE LOS EVENTOS.............................................................. 9

2.1. Acreditación de asistentes ........................................................................................ 9

2.1.1. Acreditación formal............................................................................................. 9

2.1.2. Acreditación VIP ................................................................................................ 10

2.2. Control de áreas con código de barras................................................................ 11

2.3. Informes y estadísticas del evento .......................................................................... 11

3. SERVICIOS POSTERIORES A LA REALIZACION DE LOS EVENTOS ................................... 11

3.1. Encuestas de satisfacción ........................................................................................ 11

3.2. Descarga de memorias y certificados en línea ................................................... 12

4. PRODUCTOS Y SERVICIOS ADICIONALES PARA EVENTOS ........................................... 12

4.1. Impresos para eventos ............................................................................................. 12

4.2. Promocionales y material POP ................................................................................ 13

4.3. Controles y ayudas tecnológicas ........................................................................... 13



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ANTORAMI es una reconocida compañía en el mercado con amplia trayectoria que presta

servicios en la realización de eventos y en el desarrollo de proyectos informáticos.

Nuestros servicios abarcan soluciones a nivel tecnológico y logístico, brindando desde el

acceso a plataformas especializadas para la gestión de eventos y recaudos en línea hasta la

realización de proyectos informáticos a la medida del cliente para la construcción de todo tipo

de plataformas de información.

A continuación presentamos a su consideración nuestro portafolio comercial correspondiente

a los servicios especializados para eventos, el cual esperamos le resulte muy interesante.

Si lo requiere, solicite nuestro portafolio comercial correspondiente a los servicios de consultoría

informática.

PORTAFOLIO DE SERVICIOS PARA EVENTOS

Prestamos nuestros servicios en los siguientes tipos de eventos:

Eventos académicos: charlas, coloquios, conferencias, congresos, encuentros, foros,

seminarios, simposios, etc.

Eventos empresariales: asambleas, campañas, convenciones, cumbres, exposiciones,

ferias, festivales, homenajes, lanzamientos, reuniones, despedidas de fin de año, etc.

Eventos deportivos: torneos de golf, maratones, torneos de squash, torneos de tenis, etc.

1. SERVICIOS PREVIOS A LOS EVENTOS

Son todos aquellos servicios que se prestan con anterioridad a la realización de eventos.

1.1. Sitios web

Abordamos el diseño y desarrollo de sitios web especializados para eventos, con las últimas

tecnologías web (HTML5, CSS, Javascript, Jquery, AJAX y ASP) y contenidos especializados

como:

Página de bienvenida al evento y justificación de la inversión

Agenda temática del evento

Conferencistas invitados

Patrocinios (stands y paquetes comerciales de patrocinio con visualización de reservas

en línea)

Aerolínea oficial del evento

Sede del evento, hospedaje y paquetes turísticos

Memorias del evento

Noticias y boletines

Vinculación a redes sociales

Contador especializado de visitas

Los sitios web pueden ser implementados en múltiples idiomas (español, inglés, portugués, otros).



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A continuación, algunos de los sitios web implementados por nuestra compañía:



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1.2. Plataforma especializada de registro a eventos - ASISTIENDO.COM Contamos con una robusta plataforma web muy reconocida en el mercado llamada

ASISTIENDO.COM (www.asistiendo.com), la cual cuenta con las siguientes funcionalidades:

Formulario de registro en internet de asistentes a eventos y actividades como talleres,

simposios, excursiones, salidas técnicas, etc., con control de cupos y selecciones

confluentes.

Pagos en línea integrados con:

▪ PayU: la mayor red de pagos a nivel Latinoamérica, con las siguientes opciones de

pago:

• Tarjetas de crédito Visa, Master Card, American Express y Diners Club desde

cualquier parte del mundo

• PSE (cargo a cuenta corriente o de ahorros de cualquier banco en Colombia)

• Efectivo en puntos Baloto o Efecty en Colombia

• Pago en bancos con código de barras

Nuestra integración con PayU ofrece la posibilidad de recibir directamente los

recaudos en cualquiera de los siguientes países:

• Colombia

• Argentina

• Brasil

• Chile

• México

• Panamá

• Perú

▪ PayPal: una de las mayores redes de pagos por internet a nivel mundial, con las

siguientes opciones de pago:

• Cuentas propias de PayPal

• Tarjetas débito o crédito afiliadas

• Cargo en cuentas bancarias

Módulo de notificación de pagos no efectuados en línea, mediante el cual los clientes

pueden reportar pagos no efectuados en línea sino por medios tradicionales como:

▪ Consignaciones realizadas en bancos

▪ Transferencias nacionales desde portales bancarios

▪ Giros internacionales

▪ Cartas de compromiso u órdenes de compra

▪ Cartas de canje comercial, etc.

Módulo de registro y calificación de resúmenes (abstracts) y trabajos.

Reserva y pago de stands en línea, con página que permite visualización de stands

disponibles, reservados y adquiridos

Módulo de administración para consulta y generación de reportes y estadísticas de

asistentes registrados y pagos efectuados, con descargas a Excel.



http://www.asistiendo.com/

https://www.payulatam.com/co/

http://www.paypal.com/

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A continuación, algunas de las plataformas implementadas para diferentes eventos:



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1.3. Campañas de email

Realizamos el diseño y envío de campañas de email masivo para convocatorias a eventos,

envío de notificaciones, agradecimientos de participación, etc.

1.4. Campañas de correo físico

Realizamos el alistamiento y envío de correo físico a destinos locales, cercanías, nacionales e

internacionales.

A través de nuestro portal web podrá consultar las guías de correspondencia asociadas a cada

envío y determinar su estado de entrega, que puede ser en zona, entregada o devuelta con

su correspondiente causal, así como la imagen digitalizada de las mismas como soporte de la

gestión realizada.

A continuación se muestra un ejemplo de nuestra plataforma de consulta de correspondencia:



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1.5. Campañas de Telemercadeo Desarrollamos campañas de telemercadeo especializadas para eventos orientadas a:

Construcción de base de datos

Actualización de base de datos

Invitación y/o confirmación de asistencia a eventos

Nota: el servicio no incluye la realización de venta telefónica.



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2. SERVICIOS PRESTADOS DURANTE LOS EVENTOS

2.1. Acreditación de asistentes

El servicio se presta en la sede del evento desplegando estaciones de acreditación que pueden

operar mediante alguno de los siguientes esquemas:

2.1.1. Acreditación formal

Se presta mediante el uso de equipos portátiles. Cada estación de acreditación consta de:

1 operador(a) uniformado(a)

1 portátil con nuestro software especializado de registro

1 lector de código de barras bidimensional (para lectura de cédulas y/o códigos QR)

1 impresora para personalización de escarapelas

Cada estación puede registrar en promedio entre 60 y 80 asistentes por hora, dependiendo de

la cantidad de datos adicionales que se requiera capturar.

El proceso de acreditación se realiza por medio de lectura de código de barras de cédulas de

ciudadanía, capturando los datos disponibles de la cédula como nombres y apellidos, fecha

de nacimiento y factor RH de la sangre. También es factible leer códigos QR que pueden ser

generados en línea desde nuestra plataforma de registro web o físicamente en invitaciones

enviadas por courrier.



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La escarapela se personaliza con nombre y/o empresa y/o cargo del asistente y si se requiere,

se imprime un código de barras que puede leerse en caso de que se requiera realizar registro

de acceso en diferentes áreas.

Ud. como organizador del evento tiene a su disposición una herramienta exclusiva de informes

y estadísticas a la que puede acceder desde su celular para estar informado

permanentemente de la cantidad de asistentes que han llegado a su evento y ver diversas

estadísticas de los asistentes.

2.1.2. Acreditación VIP

Se presta mediante el uso de tablets operadas por un(a) operador(a). Cada estación puede

registrar en promedio entre 50 y 70 asistentes por hora, dependiendo de la cantidad de datos

adicionales que se requiera capturar.

El proceso de acreditación se realiza mediante la búsqueda del nombre o apellido del asistente

y no se imprime escarapela. En caso de ser necesario, se puede suministrar manilla al cliente.



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Este tipo de acreditación se utiliza habitualmente para el registro en cenas, fiestas, cocteles o

acreditación en torneos de golf.

2.2. Control de áreas con código de barras

Este servicio permite registrar el ingreso de los asistentes a las diferentes áreas, bien sea que sólo

se desee registrar los asistentes que ingresan a las diferentes áreas o que se desee notificar la

restricción del acceso a las categorías o asistentes específicos a las mismas.

Este control se realiza a través de dos mecanismos:

Con puntos de registro (operador(a) + lector de código de barras + portátil) mediante

la lectura de los códigos de barra impresos en las escarapelas de los asistentes

Mediante el uso de tecnología RFID (automático), que no requiere la lectura física de la

escarapela sino a través de la detección de señales de radio

El control de áreas es usualmente implementado para:

Determinar quórum en votaciones

Conocer el número de asistentes al interior de auditorios o salones

Expedir certificados de asistencia de acuerdo con el porcentaje de permanencia en el

evento

Controlar entrega de refrigerios o almuerzos

Controlar entrega de material u obsequios

2.3. Informes y estadísticas del evento

Una vez culminado el evento, Ud. recibe un informe del proceso de registro con la siguiente

información:

Reporte detallado de asistentes y campos de información capturados

Reporte de asistentes reales al evento (preinscritos y nuevos)

Reporte de no asistentes

Reporte detallado de entradas y salidas de áreas controladas

Estadísticas generales sobre la base de datos

Estadísticas de la base de datos por ciudades, géneros, cargos, etc.

Estadísticas de picos y valles en el proceso de acreditación

3. SERVICIOS POSTERIORES A LA REALIZACION DE LOS EVENTOS

Una vez culminado el evento, los asistentes pueden ingresar a la plataforma web para

diligenciar encuestas de satisfacción y/o para descargar las memorias y certificados de

asistencia al evento, siendo posible condicionar las descargas al diligenciamiento de la

encuesta.

3.1. Encuestas de satisfacción

A través de esta funcionalidad, el asistente puede diligenciar su encuesta de satisfacción, la

cual puede ser formulada con preguntas abiertas o cerradas con rangos numéricos de

calificación.



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Desde el módulo de administración se pueden consultar en detalle las respuestas y descargar

el reporte detallado a Excel.

3.2. Descarga de memorias y certificados en línea

Los asistentes pueden ingresar a la plataforma web y digitar su cédula y/o correo electrónico

para descargar su certificado de asistencia al evento y/o las memorias del evento.

4. PRODUCTOS Y SERVICIOS ADICIONALES PARA EVENTOS A continuación se presentan los productos y servicios adicionales que prestamos para eventos.

4.1. Impresos para eventos

Proveemos todo el material que necesita en su evento: escarapelas, fundas, cintas marcadas

o cordones y certificados físicos o digitales para ser descargados en línea.



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4.2. Promocionales y material POP

Contamos con múltiples alternativas de material POP, como maletas, morrales, carpetas,

libretas, esferos, memorias USB y muchos otros.

Entregue el material con la marca de su compañía y/o su evento y genere recordación y

posicionamiento de marca.

4.3. Controles y ayudas tecnológicas

Contamos con un sistema de semáforo digital que permite que los conferencistas controlen

el avance de su exposición de acuerdo con el tiempo que tengan asignado.



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Con nuestra ruleta de premiación digital, sortee obsequios o realice rifas entre los asistentes

que efectivamente se hayan acreditado en el evento.

Contamos con sistemas para realizar jornadas de votación, bien sean públicas o privadas,

y para llevar a cabo sesiones de preguntas al final de las conferencias de forma profesional

con tablets. Las preguntas formuladas pueden ser filtradas por el moderador del panel.



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Nuestros clientes



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