Unidad 2 Planeacion de Eventos Investigacion

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE LA PAZ

LIC. EN ADMINISTRACIÓN

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Ciencia es verdad, Técnica es Libertad


Organización De Eventos Especiales

EQUIPO N° 1.

PROFESORA: Mirenchu benilde alcedo Márquez.

PRESENTAN:

Arballo Peregrino Ana Luisa

Arce Cota Nereyda Estephania

Guevara Higuera Dieeney

Hermosillo Cosio Nallely Lizbeth

Murillo Chaidez Celina Vanessa

Parra Geraldo Aída Magdalena

Pérez González Karla Vanessa

Romero Cenil Daniel

Velázquez García Silvia Janette

Villanueva Murillo Nallely

La Paz B.C.S. México, Septiembre del 2015.



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Tabla de contenido

INTRODUCCIÓN. ............................................................................................................................. 3

UNIDAD 2. PLANEACIÓN DE EVENTOS. .................................................................................. 4

2.1 Previsión y Planeación de Eventos. .................................................................................... 4

2.2. Establecimiento de los Objetivos del Evento. .................................................................. 7

2.3. Determinación del Lugar Sede con Costos, Fechas y Regulaciones. ...................... 10

2.4. Clasificación de los comités. ............................................................................................. 12

2.5. Presupuestos y análisis de los costos. ............................................................................ 16

2.6. Cálculo de las Cuotas de Registro. .................................................................................. 19

2.7. Punto de equilibrio. ............................................................................................................. 19

2.8. Negociación (Argumentos y petición). ............................................................................. 22

2.9. Programa general de trabajo. ........................................................................................... 27

CONCLUSIÓN. ............................................................................................................................... 31

Conclusión de Ana Luisa Arballo Peregrino. ........................................................................ 32

Conclusión de Nereyda Estephania Arce Cota. ................................................................... 33

Conclusión de Dieeney Guevara Higuera. ............................................................................ 34

Conclusión de Nallely Lizbeth Hermosillo Cosio. ................................................................. 35

Conclusión de Celina Vanessa Murillo Chaidez .................................................................. 36

Conclusión de Aída Magdalena Parra Geraldo. .................................................................. 38

Conclusión de Karla Vanessa Pérez González . .................................................................. 39

Conclusión de Daniel Romero Cenil. ..................................................................................... 40

Conclusión de Silvia Janette Velázquez García. .................................................................. 41

Conclusión de Nallely Villanueva Murillo. .............................................................................. 42

FUENTES DE INFORMACIÓN. ................................................................................................... 44



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INTRODUCCIÓN. La presente investigación se refiere al tema "Planeación de eventos”, el cual tiene

la finalidad de que nosotros como alumnos conozcamos la importancia de la

necesidad de establecer los objetivos que persigue la realización de un evento

para seleccionar el lugar sede considerando todos los aspectos relevantes durante

su planeación.

Para iniciar, se presentan los temas Previsión y Planeación de Eventos y

Establecimiento de los Objetivos del Evento.

Posteriormente se muestra como determinar el lugar sede con costos, fechas y

regulaciones, como se clasifican los comités, los presupuestos y análisis de los

costos, el cálculo de las cuotas de registro y como determinar el punto de

equilibrio.

Por último hablaremos de dos puntos muy importantes de la planeación de

eventos, el primero la negociación, como nos debemos de manejar al momento de

hacer argumentos y peticiones, el segundo es como hacer un programa general

de trabajo.



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UNIDAD 2. PLANEACIÓN DE EVENTOS.

2.1 Previsión y Planeación de Eventos.

Concepto de previsión.

Previsión es un término que procede del latín praevisio y que refiere a la acción y

efecto de prever (conjeturar lo que va a suceder a través de la interpretación de

indicios o señales; ver con anticipación; preparar medios para futuras

contingencias).

El concepto de previsión es similar a la idea de pronóstico (conocer lo futuro a

través de indicios).

Concepto de planeación.

La planeación contribuye a seleccionar el método óptimo para la realización de

cada actividad, por ende los proyectos exhortan a crear un plan de manera

cuidadosa, de forma tal que estos puedan ser concluidos satisfactoriamente.

Según la UNA en el libro de administración por proyectos año 1998 “La planeación

ayuda a seleccionar al método optimo, determinando el equipo, ajustando las

necesidades financieras de mano de obra”.

A través de la planeación, una persona u organización se fija alguna meta y

estipula qué pasos debería seguir para llegar hasta ella. En este proceso, que

puede tener una duración muy variable dependiendo del caso, se consideran

diversas cuestiones, como ser los recursos con los que se cuenta y la influencia

de situaciones externas.

Toda planeación consta de distintas etapas, ya que es un proceso que supone

tomar decisiones sucesivas. Es frecuente que la planificación se inicie con la

identificación de un problema y continúe con el análisis de las diferentes opciones

disponibles. El sujeto o la compañía deberán escoger la opción que le resulte más

propicia para solucionar el problema en cuestión e iniciar la puesta en marcha de

un plan.



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Concepto de evento

Es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una

competición, una convención. Aquella actividad que se desarrolla en un momento

puntual en el tiempo, con un principio y un final previamente conocido,

independientemente de que pueda poseer una periodicidad establecida.

Los eventos en general son fenómenos que surgen de ocasiones no rutinarias y

que tienen diversos objetivos de ocio, culturales, personales u organizativos

establecidos de forma separada a la actividad normal diaria, cuya finalidad es

ilustrar, celebrar, entretener o retar la experiencia de un grupo de personas.

Los eventos se caracterizan por el nivel relativo de complejidad e incertidumbre

asociadas a ellos. Con el concepto incertidumbre nos referimos a la situación de

duda inicial en la planificación de los eventos respecto al volumen de participación,

al coste total, o más relacionado con nuestro campo, al volumen de información a

generar. La complejidad de un evento hace referencia a su estructura

organizativa. Dependiendo del grado de complejidad, requiere de los

organizadores la aplicación de distintos niveles de gestión y la satisfacción de

distintas demandas.

Estos dos aspectos son de gran importancia al trabajar con eventos, ya que

conllevan un cierto factor de riesgo en la organización. Podemos caracterizar los

eventos, por los siguientes principales aspectos: unicidad, no repetitividad,

intangibilidad, altos niveles de contacto personal e interacción, intensidad del

trabajo y escala temporal limitada. Los eventos incluyen elementos intangibles y

elementos tangibles. Los primeros corresponden al del evento, por ejemplo la

emoción de una competición. Los elementos tangibles son productos

complementarios de los primeros, como por ejemplo, los productos de

comercialización.

Los eventos requieren de elementos tangibles como elementos que generan

opinión pública y que contribuyen a la creación de la memoria del evento.



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Al organizar un evento debemos tener en cuenta: tipo de evento, duración,

público, objetivo, recursos tiempo en el que se realiza, lugares, costos,

expectativas.

Planificación general de un evento.

Para la realización de un evento es necesario planificarlo debidamente, ya que sin

esto, hay mucho riesgo de no alcanzar el éxito o de tener un amplio desperdicio de

recursos y esfuerzos.

La planificación es fundamental para una buena coordinación entre todas las

partes que intervienen en la realización de un evento y permite aumentar las

posibilidades de tener resultados positivos.

Para cada objetivo se deben definir las acciones a efectuar, anticipar los posibles

problemas por resolver, priorizar soluciones, asignar recursos y responsabilidades

y diseñar medidas de seguimiento que permitan evaluar los avances y los

resultados.

Los eventos mal concebidos, generalmente despiertan poco interés y pueden

ocasionar perdidas de imagen y dinero y ser muy costosos.

El grupo de organizadores deben participar en la elaboración del plan.

El grupo organizador requiere conocer la misión, objetivos, políticas,

procedimientos, programas, presupuestos, logística, estrategias y tácticas.

Las características de un buen plan deben ser las siguientes:

Comprensible, concreto y sencillo.

Flexible y adaptable para poder ajustarse rápidamente a los cambios que

puedan surgir, antes, durante y después del evento.

Preparado y redactado de tal forma que personas no hayan participado en

su elaboración lo puedan comprender fácilmente, o sea que tenga una

secuencia lógica.



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Ventajas de la planificación

se obtienen objetivos claros y definidos.

Se establecen programas con metas para su alcance.

Estimula la creatividad para hacer un mejor uso de los recursos disponibles.

Facilita el alcance progresivo de las metas planeadas y las revisiones

prácticas y específicas.

Coordina y unifica los esfuerzos del grupo organizador.

La calidad de un evento estará determinada fundamentalmente por la

experiencia y capacidad de un trabajo del grupo de organizadores que intervengan

y por la elaboración de un programa de trabajo realista que complete todas las

actividades necesarias para que sea exitoso.

2.2. Establecimiento de los Objetivos del Evento.

La organización de un evento requiere una amplia planificada y una serie de

preparativos, ya que gran parte del trabajo suele realizarse a escasos meses de la

celebración del evento. En la mayoría de las ocasiones, la organización parece

que funciona como un reloj, ya que los eventos se desarrollan sin problemas y de

acuerdo con el programa. La planificación anticipada es la clave para un evento

sea todo un éxito.

Cada evento tiene su propósito y es a partir de allí que se le da sentido a toda la

organización del mismo.

Todos por un mismo objetivo

Suele suceder que los objetivos de quienes son los anfitriones del evento no son

idénticos entre sí. Esto suele ocurrir en una boda, por ejemplo, donde suele

suceder que el objetivo de la novia es estar espléndida y recordar su celebración

como el día más feliz de su vida, y el del novio es que haya mucha fiesta y baile

toda la noche. Como se entiende es una boda, pero los objetivos de ambos son



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distintos (aunque pueden ser compatibles) se orienta de forma distinta la

planificación de este evento social. Como sea, hay que tratar de coordinar los

objetivos de ambos, cuando los que organizan el evento son más de una persona.

El objetivo, base de toda la organización.

El objetivo del evento va a permitir planificar todos los aspectos, ya sea la temática

de la ambientación, el tipo de show (si lo habrá), el tipo de escenografía, etc. Si

una novia tiene como objetivo un casamiento al estilo princesas, una estancia

estilo castillo, una entrada arqueada con flores naturales y un carruaje tirado por

caballos, serán algunas opciones que le gustaría tener en su boda. En cambio, si

la novia quiere una boda al estilo hawaiano, la escena será la playa, la

gastronomía tropical y ligera, al igual que la vestimenta, los centros de mesa y los

demás elementos de decoración.

Recuerda entonces, que la meta es el inicio de las acciones exitosas, siempre hay

que consultar al anfitrión antes de comenzar a planificar el evento, sobre lo que

desea, cuál es su objetivo, qué quiere lograr con este evento, cómo quiere sentirse

y qué es lo que más quiere destacar.

En este primer paso se define la dirección hacia la cual debe ir el plan. El Comité

Organizador debe cuestionarse ¿qué queremos lograr con la realización de este

evento? ¿Por qué se debe realizar? ¿Qué o quién debe destacarse? ¿Cuáles son

los temas a tratar?

Acciones a desarrollar:

Determinar objetivos

Analizar eventos anteriores o parecidos

Tomar decisiones

Los objetivos se clasifican de dos maneras, que son las siguientes:

Objetivos generales: deben estar claramente definidos.



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Educativos

Informativos

Comerciales

De difusión

Motivacionales

Objetivos particulares:

Objetivos del ente que lleva lo adelante

Objetivos de los participantes

Objetivos del organizador y su equipo de trabajo.

La formulación de estos objetivos, implica comprender la misión de la organización

y deben estar diseñados en consecuencia de las estrategias de Marketing o

Corporativa.

Por su parte las políticas establecerán dentro de que marcos el plan va a ser

confeccionado, estas se utilizaran como medidas de control de las acciones

ejecutadas.

Es importante señalar en este primer paso del proceso que existen eventos que se

celebran periódicamente y por lo general, cuentan ya con un plan de acción

previamente conformado. En estos casos, el comité organizador se encuentra ante

una posición de certeza, es decir, conoce bien las posibles desviaciones que

puedan ocurrir, lo cual facilita un mejor desenvolvimiento ante la ejecución de las

acciones del plan. Esto es una fortaleza que debe ser utilizada en pos de la mejor

planificación. A pesar de ello cada edición, puede traer nuevas metas superiores y

debe ser asumida como un nuevo evento. Y el primer paso del proceso de

planificación seguirá siendo clave para el éxito del mismo.



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La planificación de un evento debe verse como un proceso donde se establezcan

las políticas, estrategias, objetivos, acciones, recursos, tiempo y en función de ello

construir un modelo teórico de lo que se quiere alcanzar con la realización del

mismo para un momento posterior, mediato o inmediato. Este modelo es el plan y

el resto de las funciones directivas (organización, mando y control) deben ser

capaces de convertir esta teoría en realidad concreta, convirtiéndolo en un

instrumento que se subordine a los objetivos que se planteen. En la medida en

que se logre ese espacio de comunicación entre la organización y los públicos

objetivos, que es en esencia la razón de existir del evento como actividad

organizacional, este proceso de planificación tendrá validez.

2.3. Determinación del Lugar Sede con Costos, Fechas y Regulaciones.

La selección de un lugar depende considerablemente de la envergadura del

evento. Por lo general, la envergadura se determina por el número de

participantes, las actividades realizadas durante el evento, y si hay espacio

adicional disponible con fines de exposición.

La ubicación y el estándar de calidad del lugar de celebración son también

aspectos importantes. Se recomienda en todo momento barajar la posibilidad de

contar con varios lugares de celebración y comprobar su idoneidad, nivel de

servicios, ambiente y precios antes de tomar una decisión.

Pregunte sobre las instalaciones y servicios del lugar.

Al reunirse con el director de ventas de un lugar, es importante asegurarse de que

dicho lugar le permita incorporar promoción in situ de su evento. El director de

ventas debe explicar las limitaciones o la disponibilidad de las siguientes opciones:

Capacidad de mostrar carteles/señalización/señales de dirección

Cualquier tipo de restricción para mostrar información sobre el evento.

Disponibilidad de conserjes/puntos de información.

Visite las instalaciones.



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El director del lugar de celebración debe estar al tanto de todas las actividades

para anticiparse a posibles problemas. Tenga en cuenta los siguientes aspectos:

Capacidad y tamaños adecuados de la sala donde se celebrará el evento.

Flexibilidad para modificar la distribución/mesas de la sala.

No existen obstrucciones visuales en la sala. Iluminación interior

(flexibilidad para ajustar/oscurecer secciones).

Posibilidad de controlar la luz natural.

Distracción sonora limitada en vestíbulos/detrás de las paredes.

Acceso cercano a los aseos.

Disponibilidad de equipos audiovisuales.

Casi todos los eventos incorporan uno o más elementos de equipos audiovisuales.

Confirme la disponibilidad de cada una de las siguientes opciones:

Acceso a Internet de alta velocidad (con cable/inalámbrico).

Micrófonos: sistema de solapa y pie de micro (n.º necesarios).

Proyectores LCD y mandos a distancia portátiles.

Tamaños adecuados de pantallas y opciones de configuración.

Monitores de pantalla plana, pantallas de televisión para opciones de vídeo.

Pizarras de caballete, pizarras blancas y accesorios.

Tomas de corriente (n.º y ubicaciones en la sala).

Justifique su presupuesto.



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Se recomienda realizar una compilación de todos los gastos, incluidos los que se

indican a continuación:

1. Gastos de las instalaciones donde se celebrará el evento.

2. Gastos de los servicios de restauración.

3. Gastos de alquiler de equipos audiovisuales.

4. Gastos de servicios de oficina.

5. Póliza de garantía.

6. Servicios gratuitos.

7. Opciones de pago.

Existen varias opciones para celebrar un evento en un lugar de bajo coste. En

función de la envergadura del evento, lugares de celebración pueden ser las

oficinas de un colega, un auditorio o clase de la universidad, o un salón para

eventos de un restaurante.

Si se está pensando servir comida durante el evento, los gastos podrían aumentar

considerablemente. Por otro lado, la comida atrae a gente a los eventos por lo que

sería conveniente encontrar el lugar adecuado, o coordinar un servicio de

restauración en el evento. Es muy probable que los hoteles ofrezcan un precio

más elevado en lo que respecta a servicios de restauración, así que debe

confirmar con el personal del hotel si puede llevar comida a las instalaciones.

2.4. Clasificación de los comités.

La integración de comités corresponde a la etapa dinámica en el proceso de

Integración. Se deberá siempre evaluar objetivamente a los candidatos para

obtener el mejor resultado de cada uno de ellos. Sujetos al tipo de reunión,

magnitud, destino, duración, tipo de evento y programas que lo integran se

determinará el tamaño del comité organizador.



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Es un factor primordial para el éxito del evento y de su coordinación dependerá el

desarrollo de la reunión. Todos los detalles deben planearse con anticipación y

cada comité deberá enfocarse en llevar a cabo su objetivo y en coordinarse con

los otros comités a fin de lograr que la reunión se lleve a cabo sin problemas,

detalles o contratiempos.

Clasificación de comités.

Comité organizador: de acuerdo a lo planeado en la organización se

designará la presidencia, vicepresidencia ejecutiva, finanzas, presidente de

comité, gerente de subcomité.

Comité de honor: estos solo se realizan por compromiso, por el prestigio

que tienen esas personas o para conseguir facilidades para el evento, pero

por lo general no desempeñan un papel en la organización del evento.

Comité de finanzas: manejará todo el aspecto económico.

Comité de programa: se encarga de organizar e informar la serie de

actividades que se llevarán a cabo.

Comité de publicidad: su objetivo es promover la asistencia y difusión del

evento tanto en el lugar de origen como en el destino y otros puntos

importantes.

Comité de alojamiento: su función es lograr que los participantes cuenten

con una habitación de acuerdo a sus necesidades.

Comité de festejos: tiene a su cargo la celebración de actividades

artísticas, recreativas o culturales de los eventos sociales de la convención.

Comité de registro: su función es lograr que el registro de los participantes

sea fácil, correcto, cómodo y rápido.

Comité de recepción y hospitalidad: su papel será el de anfitrión de los

asistentes en todos los eventos de la reunión.



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Comité de transporte: se encarga del traslado e información de los

detalles del viaje.

Comité de exposición: realizará los trámites para la obtención del espacio

para las exhibiciones y la información de los detalles a los expositores.

Comité de servicios generales: verificará los detalles de los servicios para

llevar a cabo los eventos.

Comité de ornato y rotulación: se encarga de los anuncios, rótulos y

decoración de los eventos.

Ornato: s. m. culto Adorno o conjunto de adornos para embellecer algo

Funciones y obligaciones de cada comité.

El comité organizador: es un organismo de trabajo y de acción, es el que

ejecutará y pondrá en movimiento el plan elaborado con anticipación.

Presidencia: es ocupada por los más altos ejecutivos de la empresa u

organización con amplios conocimientos administrativos y experiencia en

este tipo de eventos. Atiende las decisiones respecto a la integración de su

equipo de trabajo.

Vicepresidente ejecutivo: llamado también coordinador general, debido a

su experiencia es contratado externa y temporalmente para dirigir y tomar la

responsabilidad de organizar las reuniones, de modo que se informará de

su contratación al presidente y al comité organizador del evento.

Vicepresidente de finanzas: también llamado tesorero o contralor, debe

tener amplios conocimientos de finanzas y contabilidad para realizar el

control financiero, ingresos, egresos y saber coordinarse con los otros

miembros del comité organizador.



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Presidente de comité: llamado gerente o vicepresidente, es una persona

cuya habilidad, experiencia y capacidad, le permiten ejercer exitosamente

las responsabilidades que asume cada comité.

Gerentes de subcomité: es el encargado de atender áreas específicas,

pero interrelacionadas dentro del funciograma del comité correspondiente.

La designación es hecha por el responsable de cada comité.

Que son los Funciogramas: el Funciograma, es un tipo de organigrama que

generalmente se utiliza para capacitar al personal y presentar a la organización de

manera general. También sirve para que todos en la organización sepan sus

funciones y las interrelaciones entre cada departamento. DEFINICION

Capacitación rápida de los empleados. Obtener un panorama general de la

organización.

Coordinación de comités.

Es fundamental la buena coordinación de los comités para alcanzar todos los

objetivos, para el logro de los mismos, la comunicación será fundamental. Para

este fin se deben programar en fechas predeterminadas las reuniones generales a

las cuales deberán asistir los responsables de cada comité para llevar a cabo una

orden del día elaborando minutas e informes de progreso.

Las reuniones deben tener las siguientes condiciones:

Elaborar un calendario de juntas con fecha, hora, lugar y objetivo y

distribuirlo entre todos los involucrados.

Las reuniones deben ser estrictamente de trabajo y no desviarse en otros

asuntos.

Proveer café y refrescos o Coffee break.

Considerar el equipo necesario: proyector, rotafolio, plumones, hojas,

lápices, etc.



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No permitir personas extrañas al fin.

Aconsejable una secretaria o una grabadora.

Determinación de los objetivos del evento.

2.5. Presupuestos y análisis de los costos.

¿Cuánto va costar?

Financiamiento

Presupuesto

Presupuesto general

Componentes de un presupuesto para el evento

Ingresos

Presupuesto disponible

Inscripción designada

Patrocinio

Lugares para exhibición

Otros ingresos

Egresos

Alojamiento

Alquiler de sonido

Alquiler salones de reunión

Alimentos y bebidas

Transporte

Promoción y publicidad



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Honorarios

Liquidación

Gastos de administración

Arrendamiento

Imprevistos

Utilidad deseada

Relación costo - volumen - utilidad

Elaborar el análisis del efecto de la estructura de costos, precios, y volúmenes de

ventas en la utilidad.

1. Planificación de la utilidad

2. Elaboración de presupuesto

3. Calculo de punto de equilibrio

Volumen - costo - precio

El análisis de Costo-Volumen-Utilidad es la examinación sistemática de las

relaciones entre los precios de venta, ventas, volumen de producción, costos,

gastos, y utilidades. Este análisis proporciona información muy útil para la toma de

decisiones a la administración de una empresa.

Determinar cuáles son las variables que se van a manejar en el presupuesto.

· Costo fijo

· Costo variable

· Volumen

· Costo semi-variable



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· Margen de contribución

· Punto de equilibrio

Costo fijo: Los costos fijos son aquellos costos que la empresa debe pagar

independientemente de su nivel de operación, es decir, produzca o no produzca

debe pagarlos.

Costos variables: el costo variable hace referencia a los costos de producción

que varían dependiendo del nivel de producción. Un ejemplo claro de costo

variable es la materia prima, puesto que entre más unidades se produzcan de un

bien determinado, más materia prima se requiere

Costos semi-variables: Son aquellos que tienden a fluctuar en proporción al

volumen total de la producción, de venta de artículos o la prestación de un

servicio, se incurren debido a la actividad de la empresa.

Margen de contribución: El margen de contribución es el la diferencia entre

el precio de venta menos los costos variables. Es considerado también como el

exceso de ingresos con respecto a los costos variables, exceso que debe cubrir

los costos fijos y la utilidad o ganancia.

Punto de equilibrio: Es el punto donde el total de ingresos por venta es igual al

costo total. Esto quiere decir que en el Punto de Equilibrio no hay ganancia ni

pérdida.

Normalmente son costos fijos, gran porcentaje de los gastos de operación y un

pequeño porcentaje de los gastos de fabricación.

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2.6. Cálculo de las Cuotas de Registro.

Lo que se espera con la elaboración de un evento es superar el capital invertido.

Para esto se debe de establecer el coste indicado a las inscripciones al evento.

El importe de las cuotas de inscripción se puede calcular de dos formas: desde

una aproximación orientada al mercado o a partir del cálculo económico. En este

último caso, se utiliza la siguiente fórmula:

Cuota de inscripción = (costes fijos netos/ n.°de delegados) + costes variables por

delegado

Los costes fijos netos son los importes resultantes de los costes fijos menos los

ingresos que pudiera haber procedentes de la publicidad, las exposiciones, los

patrocinios y otros de naturaleza similar.

Para animar a los posibles interesados con descuentos por reservas anticipadas o

tempranas, se suelen establecer rebajas sobre las cuotas de inscripción que

permiten conseguir a los potenciales asistentes acceso al evento con tarifas

sensiblemente mejores, dependiendo del plazo en el que se realice la reserva con

respecto a la fecha de inicio prevista.

2.7. Punto de equilibrio.

¿Cuántas unidades se tendrán que vender para poder cubrir los costos y gastos

totales? ¿Cuál es el valor en ventas que una empresa debe alcanzar para cubrir

sus costos y gastos operativos?

http://2.bp.blogspot.com/-WGMbwA91zP0/UTe5GyNbI5I/AAAAAAAAAII/yCOyBZsQies/s1600/s.png



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Cuando se planifica un evento se deben considerar todos los gastos. Se ha de

preparar el presupuesto después de acordar los costes con los proveedores.

Cuando la estimación completa de los costes esté lista, se podrán calcular los

ingresos necesarios y atraer a colaboradores y patrocinadores al evento.

Hay dos tipos de gastos, fijos y variables; ambos generan costes de estructura.

Los gastos variables dependen del número de productos vendidos, en este caso,

las entradas. Los gastos fijos incluyen los costes de administración de la empresa

durante el evento: los salarios del personal, todos los gastos diarios, impuestos,

seguros. Los gastos fijos no dependen del número de asistentes; los gastos de

producción del contenido del evento son fijos.

Para poder comprender mucho mejor el concepto de PUNTO DE EQUILIBRIO, se

deben identificar los diferentes costos y gastos que intervienen en el proceso

productivo. Para operar adecuadamente el punto de equilibrio es necesario

comenzar por conocer que el costo se relaciona con el volumen de producción y

que el gasto guarda una estrecha relación con las ventas. Tantos costos como

gastos pueden ser fijos o variables.

Se entiende por costos operativos de naturaleza fija aquellos que no varían con el

nivel de producción y que son recuperables dentro de la operación. El siguiente

ejemplo podrá servir para una mejor comprensión de estos términos: Una empresa

incurre en costos de arrendamiento de bodegas y en depreciación de maquinaria.



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Si la empresa produce a un porcentaje menor al de su capacidad instalada tendrá

que asumir una carga operativa fija por concepto de arrendamiento y depreciación

tal y como si trabajara al 100% de su capacidad.

Por su parte los gastos operacionales fijos son aquellos que se requieren para

poder colocar (vender) los productos o servicios en manos del consumidor final y

que tienen una relación indirecta con la producción del bien o servicio que se

ofrece. Siempre aparecerán

prodúzcase o no la venta. También

se puede decir que el gasto es lo que

se requiere para poder recuperar el

costo operacional. En el rubro de

gastos de ventas (administrativos)

fijos se encuentran entre otros: la

nómina administrativa, la

depreciación de la planta física del

área administrativa (se incluyen

muebles y enseres) y todos aquellos que dependen exclusivamente del área

comercial.

Los costos variables al igual que los costos fijos, también están incorporados en el

producto final. Sin embargo, estos costos variables como por ejemplo, la mano de

obra, la materia prima y los costos indirectos de fabricación, si dependen del

volumen de producción. Por su parte los gastos variables como las comisiones de

ventas dependen exclusivamente de la comercialización y venta. Si hay ventas se

pagarán comisiones, de lo contrario no existirá esta partida en la estructura de

gastos.

El análisis del PUNTO DE EQUILIBRIO estudia entonces la relación que existe

entre costos y gastos fijos, costos y gastos variables, volumen de ventas y

utilidades operacionales. Se entiende por PUNTO DE EQUILIBRIO aquel nivel de

producción y ventas que una empresa o negocio alcanza para lograr cubrir los



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costos y gastos con sus ingresos obtenidos. En otras palabras, a este nivel de

producción y ventas la utilidad operacional es cero, o sea, que los ingresos son

iguales a la sumatoria de los costos y gastos operacionales. También el punto de

equilibrio se considera como una herramienta útil para determinar el

apalancamiento operativo que puede tener una empresa en un momento

determinado.

El PUNTO DE EQUILIBRIO se puede calcular tanto para unidades como para

valores en dinero. Algebraicamente el punto de equilibrio para unidades se calcula

así:

Fórmula (1):

Donde CF = costos fijos; PVq = precio de venta unitario; CVq = costo variable

unitario

O también se puede calcular para ventas de la siguiente manera......

Fórmula (2)

Donde CF = costos fijos; CVT = costo variable total; VT = ventas totales.

2.8. Negociación (Argumentos y petición).

Durante la etapa pre-evento, planificamos y coordinamos distintas acciones para

cumplir con los objetivos que nos propusimos. Entre las tareas como

organizadores, nos vamos a encontrar con momentos clave en los que tendremos

que dirigir toda nuestra energía a la negociación con distintos “actores” que

participarán en nuestro evento.



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Principalmente, los momentos de negociación, se generarán con los posibles

patrocinadores y con los proveedores al momento de la contratación.

Con los patrocinadores, podemos sentarnos a negociar para acordar una

participación en el evento que puede implicar aporte económico o “en especias” a

cambio de publicidad.

Desde la organización del evento, se puede ofrecer:

Acceso total a los asistentes del evento en uno o varios días, que forman

parte de su segmento del mercado. Muchas veces las empresas participan

como sponsors ya que en los días del evento, hacen contactos con la

cantidad de gente que podrían hacer en uno o dos meses.

Un espacio con stand en el ámbito del evento

Espacio de publicidad en el programa del evento

Al finalizar el evento, la base de datos de inscriptos actualizada

A cambio de estas posibilidades, vamos a pedirles:

Que aporten “x” cantidad de dinero

Que se hagan cargo de una cantidad de necesidades del evento

Con los proveedores, negociamos al momento de contratar un producto o

servicio para nuestro evento. Algunos de los ítems para tener en cuenta a la hora

de negociar:

Descuentos por cantidad

Descuentos por pagos al contado

Pedir muestras o demostraciones

Horarios y plazos de entrega



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Con la sede, habitaciones liberadas o servicios adicionales especiales

(check in especial para los asistentes al evento)

Cuanto más negociemos y resolvamos en el momento de la contratación, menos

sorpresas vamos a tener durante el evento

Consejos a la hora de negociar

Trata de ganarte la confianza de la otra parte

Escucha atenta y activamente lo que el otro te propone

Controla tus emociones

Intenta partir de objetivos comunes, no de posiciones divergentes

Pregunta

No juzgues al otro, trata de ser amigable

Poner a prueba los límites y ver hasta dónde se logra negociar puede

brindarte mejores resultados

Sé sincero, eso te dará mayor credibilidad

Antes de ingresar a la negociación, piensa en distintas alternativas de

resolución, siendo flexible al momento de cerrar el trato.

Ten bien presente lo que NO estás dispuesto a negociar

Haz concesiones gradualmente

Toma notas de la negociación y en consecuencia dejar por escrito en

contratos, acuerdos o confirmaciones lo resuelto.

Perfiles de mecenazgo, sponsor, colaborador y patrocinador.

El convenio de mecenazgo es aquel en el que una empresa contribuye a la

financiación de acciones relacionadas con las artes, las ciencias o las letras con el



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objetivo de que se asocie la imagen de marca con dicha acción. Normalmente, se

trata de un valor a largo plazo.

En el caso del convenio de patrocinio, el patrocinador busca eventos con carácter

lucrativo y, a cambio de una aportación económica, la empresa patrocinada debe

publicitarle en el evento. Se trata de un beneficio a corto plazo.

Cabe señalar que el patrocinio es muy similar al convenio de colaboración y por

ello tiende a confundirse. La diferencia que radica entre ambas es que mientras

que el patrocinador aporta ayuda económica, el colaborador contribuye en el

evento en especies (productos, servicios, materiales…).

Finalmente, la esponsorización se asocia al deporte y hace referencia a la

aportación económica que hace una empresa a un equipo o profesional a cambio

de que éstos lleven la imagen de marca del sponsor en sus apariciones públicas.

Las 4 claves a la hora de negociar la financiación de nuestro evento.

Los factores más importantes que hay que tener en cuenta a la hora de negociar

con un patrocinador son los siguientes:

1. En un primer momento, tendremos que realizar una búsqueda de las

empresas que utilizan la herramienta de patrocinio como elemento de

comunicación, por lo que tenemos que ver y realizarnos la siguiente

pregunta: ¿cuál de las marcas relacionadas con nuestro evento realiza

estas acciones en su plan estratégico?

2. Otro aspecto fundamental será conocer cuánto nos cuesta realizar el

evento. A partir de aquí, decidiremos los paquetes que ofreceremos a las

empresas para que participen en el patrocinio. ¿Cuánto queremos que

participe una empresa en su patrocinio, un 25%, 50%, 75% o 100%?

3. Otro factor será determinar cuántos y el tipo de patrocinadores que

necesitaremos para alcanzar nuestra meta.



26

4. Por último, para conseguir atraer la atención de las empresas

patrocinadoras, tendremos que elaborar una memoria del evento.

Beneficios para el patrocinador de un evento

Es importante conocer los beneficios que un patrocinador busca a la hora de

financiar un evento para así, saber qué ofrecerles. Aquí exponemos los

principales:

Interés de notoriedad. Según el tipo de evento, los patrocinadores

pueden sentirse atraídos por la presencia de los medios de comunicación.

Cuando un patrocinador financia un evento busca la proyección de su

marca. Así pues, si conseguimos que nuestro evento tenga difusión

mediática, posiblemente consigamos captar el interés del patrocinador.

Interés de investigación. Los patrocinadores buscan fomentar la

investigación y el desarrollo en el ámbito del evento que se celebra,

habitualmente de naturaleza científica.

Interés económico. Los patrocinadores tienen que percibir unas ventajas y

beneficios que se repercutirán en sus ventas a partir de la participación en

el evento.

Interés comercial. En este caso, los patrocinadores esperan obtener una

proyección como líderes ante sus clientes, invitados al evento o asistentes

en general. En estos eventos las empresas ven una oportunidad clara de

fomentar relaciones con sus proveedores o tener un punto de encuentro

con sus clientes. Además, también pueden obtener una visión mucho más

estratégica y observar directamente a su competencia.

Como vemos, la elección de patrocinadores y la posterior negociación es muy

delicada. Se tiene que realizar teniendo en cuenta los intereses, beneficios y

ventajas que van a poder obtener las empresas en nuestro evento.



27

Hay que seguir unos pasos y mantener una programación previa para que nuestro

acontecimiento se pueda financiar por empresas externas. Esta planificación

siempre le otorgará al evento un valor añadido y un respaldo por parte de las

marcas, una imagen de líder en el sector y una importancia que percibirán los

asistentes y profesionales que a asistan al evento.

2.9. Programa general de trabajo.

Un plan de trabajo es una herramienta que permite ordenar y sistematizar

información relevante para realizar un trabajo en este caso el trabajo o el resultado

final que se pretende alcanzar es el de la realización de un evento en el cual se

ejecuten al mismo tiempo diversos procesos, actividades y sucesos que habrán de

determinar el éxito del mismo.

Esta especie de guía (el plan de trabajo) propone una forma de interrelacionar los

recursos:

Humanos,

Financieros,

Materiales y

Tecnológicos disponibles.

Como instrumento de planificación, el plan de trabajo establece un cronograma,

designa a los responsables y marca metas y objetivos.

Como se menciona con anterioridad para el correcto desarrollo y planeación de un

evento es necesario tener un cronograma que nos marque el ritmo de cómo se

han de llevar a cabo las actividades preparativas antes, durante y después del

evento que estamos planeando. Un cronograma no es más que un calendario con

actividades en donde se especifica la periodicidad con la cual se han de llevar a

cabo así como los responsables de cada una, el material requerido, los horarios,

etc.



28

Un cronograma dentro del plan de trabajo nos ofrece la capacidad de trabajar con

orden y tener mayor control sobre el presupuesto que tenemos.

Toda persona o empresa que decida acometer y diseñar un plan de trabajo para

poder conseguir los objetivos que se ha marcado es importante que conozca el

proceso necesario para establecer el plan de trabajo como tal. En concreto, los

pasos que debe seguir son los siguientes:

creación de una visión del plan,

planteamiento de una estrategia,

establecimiento del citado cronograma,

determinación de las áreas que van a participar,

definición de las tácticas,

alienación de los distintos procesos del proyecto,

asignación de las personas responsables,

establecimiento de las métricas necesarias,

planteamiento y consolidación de las estrategias de despliegue,

y establecimiento de la estrategia de comunicación.

Si bien, no es todos los procesos o pasos mencionados con anterioridad se

utilizan en los planes de trabajo son las herramientas necesarias para conseguir

desarrollar un plan de trabajo que soluciones las necesidades de planeación y

organización que se requieren para llevar a cabo con anticipación para el

desarrollo de un evento, sea cual sea su magnitud.

La tecnología, la informática e Internet dan la oportunidad en la actualidad de que

quien desee realizar un plan de trabajo lo pueda hacer de una manera sencilla y

también de que el seguimiento y gestión de aquel sea de la misma forma. Un



29

ejemplo de ello son las convenciones o congresos que tienen lugar en las

principales metrópolis del mundo, generalmente a estos eventos tenemos acceso

gracias a internet, desde el procesos de la mercadotecnia para darle publicidad el

evento, así como la venta de los boletos y accesos al mismo y el pago de los

compradores. Tener el control de esta manera nos permite con anticipación ir

calculando la asistencia al evento y de esta manera la planeación del mismo estar

100% controlada, las modificaciones en el plan de trabajo nos permitirán adecuar

el plan de trabajo de una manera favorable y reduciendo los costos.

Las acciones que aparecen incluidas dentro del plan de trabajo pueden ser

seguidas, controladas y evaluadas por el responsable; de esta manera, cuando

la organización está lejos de cumplir con sus objetivos, es posible dictaminar un

cambio en la conducta y rectificar las acciones.

La planificación general de los eventos debe incluir:

Definición de los objetivos generales y específicos.

Las políticas generales.

La temática del evento.

El perfil del grupo de organizadores, conferencistas y participantes.

La estructura de organización y la definición de funciones.

La formación, organización y programa del grupo de trabajo.

Los procedimientos de trabajo.

Formas de financiamiento, presupuestos y flujos de dinero.

La contratación de lugares y servicios.

Los programas de actividades técnicas, recreación, acompañantes y

específicos.



30

La asignación de responsabilidades y tiempos de ejecución.

Las proyecciones de ventas y beneficios.

Las estrategias de comercialización y difusión.

El control de la aplicación de recursos por actividad.

Las alternativas de acción en caso de desviaciones del plan original.

Posibles

contingencias y soluciones.

La capacitación de los organizadores y personal de apoyo.

La elaboración y fijación de mecanismos de supervisión, control y

evaluación.

Elaboración de la lista de seguimiento.

También una buena planificación debe considerar con mucho detenimiento lo

siguiente:

Las fechas más convenientes para la realización del evento.

Lugar y sede.

Temática general y particular.

Quienes y cuantos ponentes y participantes serán.

Definición de ponente magistrales y mesas de trabajo.

Invitados especiales.

Pronóstico de participantes esperados.



31

CONCLUSIÓN. Realizar un evento con éxito requiere una acertada planificación por parte de

quienes dirigen esta actividad organizacional.

La planificación nos ayuda a reducir la incertidumbre, es decir minimiza la falta de

información. La existencia de un plan previamente pensado ayuda a dar

respuestas ante situaciones que se presenten, estén fuera de control y puedan

atentar contra el cumplimiento exitoso del tipo de evento que se planificó: anticipar

los posibles cambios, considerar el impacto de los mismos y desarrollar las

respuestas adecuadas. También implica y explica la secuencia de las acciones

que podrían tomarse en respuesta al cambio.

La planificación de un evento debe verse como un proceso donde se establezcan

las políticas, estrategias, objetivos, acciones, recursos, tiempo y en función de ello

construir un modelo teórico de lo que se quiere alcanzar con la realización del

mismo para un momento posterior. La planeación establece objetivos estándares

que facilitan el control. Si no estamos seguros de lo que tratamos de lograr, no

podemos determinar si lo hemos logrado.

"Se alcanza el éxito convirtiendo cada paso en una

meta y cada meta en un paso"

(C.C. Cortez).



32

Conclusión de Ana Luisa Arballo Peregrino.

En la segunda unidad de nuestra materia de organización de eventos especiales

nos estamos enfocando a la planeación de los eventos, como futuros

administradores sabemos que un factor clave de éxito es planear todo lo que

hagamos, ya que con esto podremos prever problemas que puedan llegar a surgir.

El primer punto que se vio en esta unidad es la previsión y planeación del evento,

la previsión es conjeturar lo que va a suceder a través de la interpretación de

indicios o señales, es decir, no debemos de tener solo una opción debemos de

contar con varios planes para que no nos agarran desprevenidos. Y la planeación

nos ayuda a seleccionar al método óptimo, determinando el equipo, ajustando las

necesidades financieras de mano de obra.

En la planeación tendremos que establecer los objetivos del evento estos nos va a

permitir planificar todos los aspectos, ya sea la temática de la ambientación, el tipo

de show (si lo habrá), el tipo de escenografía, etc. Con lo que pasaremos a

determinar el lugar donde se realizara el evento aquí debemos de tener algunos

puntos en cuenta como los costos, fechas del evento y regulaciones, por ejemplo

por mucho que nos pueda gustar un salón de eventos si este sobrepasa nuestro

presupuesto se tendrá que someter a análisis si vale la pena o rechazarlo

definitivamente, también se tiene que ver lo de la fecha de realización del evento

con tiempo ya que después los lugares pueden ser requeridos por otras personas

para la realización de otro tipo de eventos. Toda la información quedara

sustentado en un programa general de trabajo que entre los puntos que debe

contener son el Tipo de evento, la duración del mismo, el público al que va

dirigido, los lugares, tiempos y costos y las expectativas que se tienen del evento.

Sabemos que al estar al pendiente de muchos detalles no es fácil para una sola

persona, por lo que se crean diversos comités para poder realizar un evento que

este a la altura de lo que se ha planeado, estos comités pueden ser: finanzas que

es que él se encarga del dinero, de festejos que es el que tiene a cargo las

actividades artísticas, el de alojamiento este hace que todos los participantes

cuenten con un lugar en donde descansar, así como estos tres hay otros no



33

menos importantes como de honor, de publicidad, servicios generales, exposición

y de transporte, entre otros tipos de comité.

Como un evento siempre tendrá un gasto muy importante se debe cobrar una

cuota, está la obtendremos haciendo análisis del efecto de la estructura de costos,

precios, y volúmenes de ventas en la utilidad. Con esto también veremos si el

evento nos dejó ganancias o mínimo se pudo recuperar el costo de este mismo.

Conclusión de Nereyda Estephania Arce Cota.

Al haber leído todo el trabajo una vez completado uno puede tener una visión más

amplia de lo que la organización de un evento conlleva, primero que nada

revisamos los conceptos principales de la investigación como son la previsión y la

planeación.

La previsión consiste en conjeturar lo que va a suceder a través de indicios o

señales; ver con anticipación, así como preparar medios para futuras

contingencias.

La planeación: es una selección de uno o varios métodos óptimos para la

realización de una actividad.

Tomando estos dos términos como base para el desarrollo de todo el tema

podemos comenzar por definir lo que es el “evento” como tal: un evento es una

actividad social que se desarrolla en un momento puntual en el tiempo, con un

principio y un final previamente conocido, los objetivos que persigue la creación de

un evento son de distinta índole: Ocio, culturales, personales, organizativos, con el

fin de entretener, ilustrar, celebrar y ratas experiencias de aquel que asista al

evento.

Cuando estemos hablando de la organización de un evento es importante conocer

2 cosas muy importantes, estas dos cosas son: la complejidad y la incertidumbre.

La incertidumbre es el hecho de no conocer o no tener un nuero exacto de

personas que habrán de asistir al evento, esto orilla a las personas que estén en la

organización de los eventos prever o realizar algunas actividades que les arrojen



34

un número exacto de aquellos que van a asistir a los eventos. Existen algunos

factores determinantes al llevar a cabo la logística o planeación del evento, los que

yo considero más importantes son los siguientes:

Tipo de evento

La duración del mismo.

El público al que va dirigido.

Los lugares.

Tiempos y costos.

Expectativas que se tienen del evento.

Después de haber profundizado más en el tema de los eventos, se llega a una

sola conclusión: LA PLANEACION DE UN EVENTO LO ES TODO PARA EL

ÉXITO DEL MISMO.

La comunicación en el equipo de trabajo o el staff, es importantísima para que

todas las tareas planeadas que habrán de utilizarse en el evento se ejecuten de

una manera ordenada y en el tiempo correcto.

Conclusión de Dieeney Guevara Higuera.

En la planeación de un evento hay carios aspectos que se deben de tomar en

cuenta para poder sacarlo adelante exitosamente. Primero se tiene que plantear

un objetivo, claro, y preciso el cual identifique que se quiere hacer, porque se

quiere hacer, como se va hacer y para cuando. El organizar un evento requiere de

mucho tiempo., recursos financieros, pero sobre todo liderazgo. Cuando existe un

buen líder que pueda dirigir al equipo de trabajo, no importa que no haya tiempo ni

recursos financieros, un buen líder sacara el evento a como dé lugar. Ya sea con

patrocinios, distribuyen y delegando actividades a las personas del equipo de

trabajo, porque un buen líder identifica quien es bueno para que en su equipo de

trabajo y es así como parte para delegar actividades.



35

El hacer un checklist o un cronograma es esencial a la hora de organizar un

evento, ya que facilita y respeta los tiempos en el cual las actividades tienen que

estar listas. Se tiene una amplia visión en identificar detalles que pueden llegar

hacer faltar. Y es el checklist que se utiliza para delegar las actividades que tiene

que hacer el equipo de trabajo.

El presupuesto es una actividad sumamente importante en la planeación de un

evento, que se si no se planea bien y se respeta el recurso designado para ese

evento, entonces puede haber pérdidas o bien aún, alguien tendrá que pagar esos

faltantes. El cotizar y escoger los mejores proveedores, que faciliten y tengan

mejor calidad en el producto es algo que se tiene que considerar en la toma de

decisiones. El poder conseguir patrocinios con buenas negociaciones es algo que

ayuda a la economía de la empresa, demuestra alianza entre otras empresas, y

ayuda al evento verse más fuerte, más estructurado y ayuda a que ese dinero que

se ahorró la empresa, se pueda utilizar para otros detalles o en pagarle al recurso

humano.

Conclusión de Nallely Lizbeth Hermosillo Cosio.

El presente trabajo se trató de la unidad dos la planeación de eventos en donde se

desarrollaron diferentes puntos, uno de ellos fue el de previsión y planeación de

eventos, donde para llevar acabo un evento es necesario planificarlo

detalladamente, ya que si no se tiene cuidado con lo que se realizara puede

generar pérdida de tiempo, dinero y esfuerzo de los recursos. Al tener una

planificación detallada, fundamentada y con objetivos se tienen todas las

posibilidades de tener resultado positivos.

En la determinación del lugar se debe de considerar el tipo de evento que se

realizara, el número de participantes, actividades que se realizaran durante el

evento, y la ubicación. Se debe de considerar las instalaciones y servicios, si son

acordes con lo que se necesita para el desarrollo y sobre todo el presupuesto si se

excede del presupuesto.



36

Después en la integración de comités es un factor importante para el éxito del

evento y de su coordinación esto dependerá el desarrollo de la reunión para la

conformación que estos tendrán a fin de que todo lo que se desarrollo sea sin

problemas y contratiempos. Existen diferentes tipos de comités y dependiendo de

la magnitud del evento se utilizan más o menos todo dependerá de la reunión que

se realizó en la planificación y magnitud del mismo.

Es importante que cuando se planifica un evento se deben considerar todos los

gastos. Es por esos que se buscan proveedores, para acordar los costos. Para

esto es importante negociar tratando de ganar la confianza, escuchar atentamente

todo lo que nos comenta, tomar notas de todo lo que se comenta y por resultado

se puede tener un contrato.

Conforme se desarrolla todo el programa de trabajo teniendo un orden y

cumpliendo los objetivos establecidos, tomando en consideración todo lo que está

realizando los comités, que se asignaron para desarrollar el evento, de esta

manera todo se cumple en tiempo y forma.

Conclusión de Celina Vanessa Murillo Chaidez .

2.1. La realización de eventos no es algo que pueda tomarse a la ligera, como

cualquier otro proceso administrativo, quien dirige el evento debe saber que este

se realizara con la mínima cantidad de errores posibles, previendo todas las

posibilidades y apegándose a una planificación que le ayude a alcanzar las metas

a esperar.

2.2. Es imposible llevar a cabo una acción sin tener objetivos, por lo tanto se

deben establecer desde un inicio los objetivos que deben regir todas las

decisiones al realizar la planeación de un evento, desde la temática que se espera

tomar, si se desea impresionar a la gente, hacer que inviertan en una nueva idea,

todas las demás decisiones deberán ser tomadas para lograr estos objetivos.

2.3. Para seleccionar el lugar sede hay que estar al pendiente de cómo nos va a

beneficiar, entre los factores que se toman en cuenta de la selección de la sede,

están: la cantidad de participantes, su cercanía con servicios de hospedaje y de



37

alimento, las condiciones en las que se encuentra el lugar, si ofrece más servicios,

y aún más importante, que su costo entre en el presupuesto.

2.4. Realizar un evento requiere de una gran cantidad de actividades que no

puede realizar una sola persona, por lo tanto durante la planeación al establecer el

objetivo general de la empresa, se recomienda generar comités que cumplan

tareas específicas, estos son pequeños grupos de personas que se concentran en

satisfacer una única necesidad basándose en el objetivo principal, podría tratarse

de un comité encargado de las finanzas, un comité encargado de realizar la

publicidad del evento, otro encargado de supervisar el alojamiento de los

participantes, uno que lleve un control de invitados y sus registros, etc.

2.5. Para llevar a cabo un evento se debe de considerar el presupuesto con el

que se cuenta, en base a esto se deben seleccionar adecuadamente los gastos

que son realmente necesarios para que el evento se realice, y llevar un completo

control que involucre hasta la cantidad mínima de dinero utilizada para su

elaboración.

2.6. Es importante para quienes asisten al evento el saber cuál será el costo de

admisión, para ello debemos basarnos en los gastos que hemos realizado para su

elaboración, además del porcentaje que deseamos obtener de ganancias.

2.7. Una vez determinado cual será el costo apropiado para los pases de acceso,

se debe establecer el punto de equilibrio para así determinar la cantidad mínima

de entradas a vender para solventar todos los gastos y a partir de donde

comenzamos a obtener ganancias.

2.8. Es normal que previo al evento se lleven a cabo investigaciones y pruebas de

diferentes servicios, con el fin de encontrar a aquel que cumpla con todas las

condiciones esperadas y que además genere la menor cantidad de gastos, para

esto es necesario tener una gran capacidad de negociación con los proveedores.

2.9. Por último se debe de establecer un programa general en el cual se

establezcan los tiempos en los que se desarrollara el evento, los planes a seguir,



38

en casos de errores, etc., también deben agregarse datos generales como la

temática del evento, política, objetivos, etc., dejando completamente clara cuál es

la finalidad del evento e ir observando que este se esté cumpliendo como se

planeó.

Conclusión de Aída Magdalena Parra Geraldo.

Los eventos reúnen personas con intereses en común o talvez nada y solo son el

medio más adecuado para intercambiar puntos de vista sobre temas específicos.

Es por eso que su complejidad y la diversidad de personas que en ellos

intervienen, exigen una planeación minuciosa, para logar resultados muy positivos.

Aun cuando no es posible prever la totalidad de los pormenores que se pueden

presentar en la realización de un evento, si podemos aproximarlos al éxito del

mismo , si se planifica cuidadosamente, esto es , considerar todos los detalles,

prever todos los servicios y anticiparnos a solucionar posibles imprevistos.}

Toda planeación consta de distintas etapas, ya que es un proceso que supone

tomar decisiones sucesivas. En lo personal creo que una de las etapas más

importantes dentro de una planeación para un evento es la cuestión financiera, ya

que sin este aspecto o el recurso financiero los eventos no podrían realizarse.

Este recurso representa el limitante de los eventos, es decir por ejemplo con este

recurso se busca generar un presupuesto el cual nos dará la pauta para echar a

andar el proyecto.

Sin esta planeación se tiene el riesgo de no alcanzar el éxito o de tener un amplio

desperdicio de recursos y esfuerzos. Es por esto que se busca, como mínimo,

llegar a un punto de equilibrio en donde no la perdida y la ganancia se igualen.

Los eventos mal concebidos, generalmente despiertan poco interés y pueden

ocasionar perdidas de imagen y dinero y ser muy costosos.

Otro de los aspectos de mayor relevancia al planear un evento es la determinación

del objetivo del mismo. El objetivo del evento va a permitir planificar todos los

aspectos, ya sea la temática de la ambientación, el tipo de show (si lo habrá), el

tipo de escenografía, etc. La meta es el inicio de las acciones exitosas, siempre



39

hay que consultar al anfitrión antes de comenzar a planificar el evento, sobre lo

que desea, cuál es su objetivo, qué quiere lograr con este evento, cómo quiere

sentirse y qué es lo que más quiere destacar.

Conclusión de Karla Vanessa Pérez González.

Esta unidad me pareció muy interesante ya que trata de la planeación de eventos

y al indagar sobre los temas que vienen en esta unidad pude aprender más cosas

acerca de todo lo que conlleva realizar un evento, vimos desde cómo podemos

prever y llevar a cabo la planeación de un acontecimiento, así como saber cuáles

son sus objetivos, también nos muestra cómo saber clasificar los comités que hay

a la hora de organizar algún tipo de evento, y otro de los puntos es que debemos

ser muy sinceros y adaptarnos al presupuesto con el que se cuenta haciendo

rendir el capital, es indispensable saber ¿cuánto nos va a costar?, el

financiamiento, el patrocinio son puntos muy importantes que debemos tomar en

cuenta a la hora de realizar un evento.

El nuevo aprendizaje que tuve en esta unidad fue que al desarrollar los temas ya

mencionados conoceremos la verdadera importancia de la necesidad de

establecer los objetivos que persigue la realización de un evento para seleccionar

el lugar adecuado siempre y cuando considerando aspectos que son relevantes

durante su planeación.

Considero que en nuestra vida profesional tendrá una aplicación adecuada ya que

se ven temas de mayor contenido y muy importantes como son la negociación y

es aquí donde nos da mayor seguridad para saber cómo manejar al momento de

realizar argumentos y peticiones y el otro tema que pareció interesante es como

crear un programa general de trabajo.

Es indispensable que al organizar un evento tomemos en cuenta ciertos detalles

tal como: tipo de evento, la duración que va a tener, el público hacia el que estará

dirigido, los objetivos que tiene, así como también los recursos y el tiempo en el

que se realiza, los lugares adecuados, los costos y sobre todo las expectativas

que se tiene de dicho evento.



40

Si logramos llevar a la práctica de forma correcta cada uno de los temas de la

unidad podremos realizar un evento de gran magnitud siempre y cuando con los

pies en la tierra, es decir tomando en cuenta el presupuesto con el que se cuenta.

Conclusión de Daniel Romero Cenil.

2.1. Al realizar un evento uno debe estar seguro de que todo saldrá bien, es por

esto que el encargado de este debe prever todos los posibles errores, y realizar

planes que ayuden a su corrección en caso de que estos surjan, así como

establecer la planeación a seguir de tal forma que todo salga según lo esperado.

2.2. La planeación requiere de objetivos clave en los cuales basarse, empezando

por que se espera lograr de la realización de un evento, a partir de ahí, las

decisiones deberán estar encaminadas a lograrlo, seleccionando desde la

ambientación, música, alimentos, hospedaje (en caso de esperar comodidad de

los participantes), todo para cumplir lo que se espera en los objetivos

2.3. Al seleccionar cede se deben de considerar diversos factores, todo con la

intención de cumplir con los objetivos establecidos, se debe tomar en cuenta la

cantidad de gente que va a asistir al evento, la cercanía que tiene con los hoteles

y demás servicios, la facilidad con la que puede encontrarse, las condiciones del

lugar, si facilitan algún servicio, como banquetes, audio y video, etc.

2.4. La formación de comités es algo primordial ya que una sola persona no puede

supervisar de manera eficiente cada una de las actividades que se realizan

durante la preparación del evento, se generan comités diseñados para satisfacer

las necesidades de una sola área, basándose en los objetivos generales, estos se

encargan de tareas como, la planeación, el registro de invitados, la publicidad, la

contratación y supervisión de un equipo de banquetes, etc.

2.5. Es importante tener un registro de todos los gastos realizados para la

preparación del evento, hasta los más pequeños, pues esto es esencial a la hora

de calcular el precio de admisión además del cálculo del punto de equilibrio para

determinar cuántas entradas necesitamos vender para saldar nuestras deudas y

comenzar a obtener ganancias.



41

2.6. Para poder calcular el costo de los pases, se deben considerar todos los

gastos realizados durante la preparación del evento, además de agregar el

porcentaje que se espera obtener de retribución, y dividirlo entre el número de

personas que se espera participen en el evento.

2.7. Con el punto de equilibrio, podemos saber hasta qué punto podremos vender

entradas para así saldar nuestras deudas, y comenzar a obtener utilidades.

2.8. Es importante utilizar como directores de cada comité a personas capacitadas

y especializadas en el arte de la negociación, que sean, pacientes, comprensibles

y buenos economistas, capaces de conseguir los objetivos esperados gastando la

menor cantidad posible de dinero.

2.9. Por último se debe de tener siempre presente la elaboración de un programa

general, que enliste las actividades a realizarse durante el evento, así como los

tiempos en que deben suceder, también deben incluir todos los datos generales

como objetivo, planes contra errores o de contingencia, de este modo todos

sabrán que hacer en todo momento.

Conclusión de Silvia Janette Velázquez García.

Como ya lo vimos anteriormente con la investigación realizada la planeación de

eventos se presenta en diversas fases, desde la coordinación de los preparativos,

la puesta en marcha del evento mismo y las actividades de seguimientos después

de la finalización, para con esto asegurar que el proceso se ha llevado de manera

sistemática y con un alto nivel de organización, sin dejar espacio a retrasos o

vacíos en el proceso. Para al final obtener el resultado esperado, que es el éxito

del evento.

De esta manera entendemos que la planeación del evento incluye la obtención de

todo el material promocional y publicitario sobre la locación a seleccionar. Debe

hacerse la reserva del lugar y el alistamiento adecuado para el dia del evento. Los

requerimientos logísticos y de equipos deben haberse establecido para su montaje

en la locación seleccionada. De gran importancia es la coordinación del personal

encargado de administrar el evento. El envío de invitaciones a clientes actuales o



42

adelantar una amplia campaña publicitaria a través de varios medios, debe hacer

parte del proceso. La planeación de los eventos requiere que la continua

innovación permanezca durante el desarrollo del mismo para mejorar la

experiencia de los visitantes. El personal también debe estar preparado para

proporcionar la asistencia y conocimientos requeridos ante cualquier inquietud o

preocupación de los invitados. Es importante observar siempre los más altos

estándares en servicio al cliente.

Tampoco pueden olvidarse todas las actividades de seguimiento durante el

evento. La mejor manera de enterarse del desarrollo del evento es a través de las

experiencias de los que se han tomado el tiempo de asistir. Así sea un simple

saludo preguntando como les ha parecido el evento o enviando algún obsequio, es

importante encontrar el mecanismo de una adecuada retroalimentación.

Conclusión de Nallely Villanueva Murillo.

El éxito o fracaso de los eventos sociales depende de la organización y la

planeación adecuada, para que estos eventos obtengan buenos resultados es

necesario definir el tipo de evento que se va a realizar y tener muy en cuanta el

presupuesto, ya que con esto podemos determinar la dimensión del evento que

queremos realizar. Además que se necesitan conocimientos de protocolo, del

mercado de proveedores, métodos organizativos, una mente organizada y una

buena formación que nos dé seguridad en lo que realizamos, así como una

capacidad de poder negociar ya sea con los clientes, proveedores o en la busca

de patrocinadores o financiamiento, esta es una característica muy importante

para el logro de un gran evento.

A la hora que querer planear es necesario establecer los objetivos para que todos

los participantes puedan colaborar en lograrlos, así como el determinar en

conjunto de comités participantes los detalles del evento, como el lugar, la fecha,

el horario, las instalaciones, etc.

El contar con una planeación acertada ayudara que el evento se logre como se

espera, claro está, que siempre salen imprevistos que están fuera de las manos



43

de los comités organizadores, pero se puede poner soluciones gracias a la

planeación antes realizada y el criterio de ellos.

Una de las partes importantes y que no se pueden dejar fuera es el presupuesto

del evento, ya que con un presupuesto que cumpla con todos los requisitos

necesarios para el cumplimiento del evento garantiza el no dejar cosas

inconclusas y contar con un margen para los imprevistos.

La calidad de un evento estará determinada fundamentalmente por la experiencia

y capacidad de un trabajo del grupo de organizadores que intervengan y por la

elaboración de un programa de trabajo realista que complete todas las actividades

necesarias para que sea exitoso.



44

FUENTES DE INFORMACIÓN. http://temasselectosdeturismo.blogspot.mx/2014/02/comite-organizador-de-

eventos.html

http://www.pymesfuturo.com/puntodequilibrio.htm

http://definicion.de/plan-de-trabajo/#ixzz3kn2WVGlZ.

http://www.zonaeconomica.com/concepto-planeacion

http://es.slideshare.net/andylimon/cap-1-como-planificar-un-evento

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http://blog.eventoempresabcn.es/como-conseguir-patrocinadores-para-tus-

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https://prezi.com/u4attlgcevtb/la-organizacion-de-los-eventos/

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_Ws2YXfV&sig=5Teo8q8k10l7wGM041WS1WCIrs0&hl=es-

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https://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/el_comite_organizador_composicion

_funciones_tipos_de_comites.html

Unidad 2 Planeacion de Eventos Investigacion

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