TAREA UNIDAD III: ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

GESTIN DOCUMENTAL II

ANA JUDITH VARGAS MOREANO

DORA CECILIA SILVA RUIZ

CENEDY PATRICIA LOPEZ AGUILAR

UNIVERSIDAD DEL QUINDO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,

BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA GRUPO 4

2015

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TAREA UNIDAD III: ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

GESTIN DOCUMENTAL II

PRESENTADO POR;

ANA JUDITH VARGAS MOREANO

DORA CECILIA SILVA RUIZ

CENEDY PATRICIA LOPEZ AGUILAR

4 SEMESTRE

DOCENTE:

LUZ MARINA ARIAS GONZLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,

BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA GRUPO 4

2015

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN 5

OBJETIVOS 6

TRABAJO EN GRUPO

1. Qu son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES? 7

2. Defina clasificacin, ordenacin Archivstica y Descripcin. 7-9

3. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de

archivos. 9-10

4. Qu se refleja con la Clasificacin? 10

5. Qu implica la clasificacin? 10-11

6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste

cada uno de ellos? 11-12

7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una

organizacin en la Clasificacin? 13

8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin? 13-14

9. Qu son UNIDADES DOCUMENTALES? 15

10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y

de dos ejemplos de cada una. 15-16

11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos 16-17

12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o

etapas? 17-18

13. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la

gestin documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite,

Organizacin, Transferencia, Disposicin de documentos,

Preservacin a largo plazo, y Valoracin. Teniendo en cuenta estos

procesos, visite una entidad pblica e indague paso a paso cules

son las actividades que se realizan en cada uno de ellos e ilstrelos

18-20

4

con fotografas.

14. identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo

vital de los documentos y cules son los procesos de la Gestin

Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin,

Archivo Central e Histrico).

21-23

15. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento

y explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas

desde su produccin.

23-33

16. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de

estas fases o etapas.

33

17. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en la los

Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013. 34-35

CONCLUSIN 36

BIBLIOGRAFA 37

5

INTRODUCCIN

Es obligacin de las entidades pblicas y privadas crear y aplicar la

normatividad para el manejo de la documentacin, pues de esta manera

permite la conservacin, el manejo y la localizacin de la informacin de forma

rpida y eficaz cumplido con su ciclo de vida. Hoy en da muchas entidades

gozan de un buen acervo documental incitando as a que las grandes y

medianas entidades tomen ejemplo y vean la necesidad e importancia que

tienen los documentos.

Pero hay que tener en cuenta que la informacin y, por tanto, cualquiera de

esos sistemas son posteriores y secundarios respecto al manejo de las leyes

que regulan los archivos. De hecho, existen entes de control que estn

dispuestos a dar asesoras o ser guas para tener un plan de gestin

documental excelente.

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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL:

Cubrir las necesidades de Gestin Documental Fsica y electrnica, en

los sitios en los que se genera, opera y administra la documentacin y

su grupo empresarial. Para cumplir este objeto, se debe velar por la

Optimizacin, uso y aprovechamiento de la informacin facilitando el

acceso controlado a sta, con el apoyo de herramientas o soluciones

tecnolgicas de administracin integral de informacin.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Establecer las condiciones, roles y responsabilidades para la

prestacin del servicio de administracin de las comunicaciones

oficiales recibidas y enviadas, durante su recepcin, registro,

radicacin y distribucin, como parte del proceso de Gestin de

Informacin y Documentacin.

Asegurar la prestacin de los servicios de gestin documental, con

los ms altos estndares de calidad y oportunidad.

Buscar siempre satisfacer las necesidades de todos los involucrados

relacionados con gestin documental con eficacia y eficiencia

aprovechando al mximo la informacin existente.

Cumplir los estndares de seguridad de la informacin establecidos.

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DESARROLLO

TRABAJO EN GRUPO

1. Qu son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

Las agrupaciones documentales son el conjunto de documentos

generados en funcin de la actividad diaria, el punto de partida de las

agrupaciones documentales es el organigrama.

2. Defina Clasificacin, Ordenacin Archivstica Y Descripcin.:

LA CLASIFICACIN: es una operacin archivstica que consiste en el

establecimiento de categoras o grupos que reflejan una estructura

jerrquica. Puede ser:

Clasificacin de fondos en el interior de un depsito de archivo

Clasificacin de secciones o subsecciones en el interior de un

fondo

Clasificacin de series en el interior de una seccin o subseccin

La clasificacin debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera

que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las

subdivisiones que conforman la institucin. La clasificacin documental

es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las

agrupaciones documentales, de acuerdo con la estructura orgnico-

funcional de la entidad. Clasificar implica, identificar la procedencia de

los documentos teniendo en cuenta la estructura orgnica y las

funciones desarrolladas por una institucin a lo largo de su gestin

8

LA ORDENACIN ARCHIVISTICA: La ordenacin es un proceso

posterior a la clasificacin, la cual nos permite:

Acceso a la informacin

Rpida localizacin del documento.

Facilita la comprensin documental

Los principios archivsticos de ordenacin se refieren, en primer lugar, al

arreglo de los grupos o series de documentos en relacin unos con

otros; y, en segundo lugar, a la ordenacin de las piezas individuales

que hay dentro de los grupos o series.

Sistemas de ordenacin

Numrico ( ordinal y el cronolgico)

Mixtos ( alfanumrico, ordinal, cronolgico)

Alfabticos ( temtico, onomstico y toponmico

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DESCRIPCIN ARCHIVSTICA. Representacin precisa de una

unidad de descripcin y, en su caso, de las partes que la componen,

obtenida mediante la recopilacin, cotejo, anlisis y organizacin de

toda aquella informacin que sirva para identificar, gestionar y

localizar la documentacin y explicar su contenido y el contexto de su

produccin.

3. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos.

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4. Qu se refleja con la Clasificacin?

Se debe reflejar una estructura, las agrupaciones documentales deben

responder a las secciones y subsecciones que componen la entidad.

Debemos saber la procedencia de cada uno de los documentos

generados a lo largo de existencia o creacin de dicha entidad.

5. Qu implica la clasificacin?

Implica buscar estrategia de centralizacin y consolidacin de sus activos

de informacin, con la cual se busca garantizar la continuidad, seguridad

y mejoramiento de las condiciones de prestacin de los servicios de

La organizacin consta de dos etapas:

Clasificacin + ordenacin

LA CLASIFICACIN: es una operacin archivstica que consiste en el establecimiento de categoras o grupos que reflejan una estructura jerrquica.

Una vez efectuada la clasificacin damos paso

a la ordenacin:

La Ordenacin: Procedimientos sistemticos y delimitados para realizar la ordenacin de los documentos. Estos mtodos se pueden combinar para formar mtodos mixtos, de acuerdo a las necesidades de cada Archivo.

La Organizacin: es el resultado de una buena clasificacin y ordenacin de un archivo documental, su funcin principal es facilitar el acceso a los documentos, esto nos disminuye las prdidas, favorece la conservacin y mejora las bsquedas de informacin.

La diferencia:

La ordenacin hace referencia al paso a paso documental de un acervo, y la organizacin hace referencia a la clasificacin de los tipos documentales.

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Gestin Documental en las reas de prestacin del servicio que requieren

intervencin prioritaria, para proveer un ambiente de trabajo Seguro,

dando cumplimiento a normativas, leyes Colombianas del Archivo

General de la Nacin y cumplimiento de condiciones mnimas de

preservacin, seguridad y custodia de la Informacin, llevando a cabo las

siguientes actividades:

Clasificacin documental Conformacin de expedientes Foliacin Verificacin y Control Rotulacin Inventarios documentales Almacenamiento en cajas Transferencias primarias al archivo central Atencin de consultas y Prstamos cuando se requiera. Identificacin y notificacin de faltantes documentales

6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada

uno de ellos?

12

PRINCIPIO ARCHIVSTICO

DE PROCEDENCIA (PRODUCTOR):

Sirve para proteger la integridad de las agrupaciones documentales. Permite ubicar correctamente el documento en el Fondo que le corresponde de acuerdo con la actividad o funcin que lo genera. Se aplica a todas las tareas relacionadas con el quehacer archivstico

El concepto de procedencia debe aplicarse a toda la entidad. Incluyendo la unidad ms pequea que cumpla funciones definidas y determinadas, sobre la cual tenga una responsabilidad directa

PRINCIPIO ARCHIVSTICO DE

ORDEN ORIGINAL

El Principio de Procedencia: permite saber quin produce los documentos (las divisiones administrativas) y porque razones lo hace (por asignacin de funciones). El principio de procedencia o de respeto a los fondos establece que los documentos deben agruparse en el Archivo de acuerdo a las instituciones o entidades que los produjeron.

Para que el principio de orden original cumpla su cometido debe preservar las interrelaciones documentales que le son inherentes; es decir, que se respete el estatus de cada documento, de acuerdo con el lugar que ocupe en un trmite determinado. As, cada unidad documental deber estar conformada por los documentos que le corresponden de acuerdo con cada trmite, de tal manera que al revisar una unidad documental, en ella se vea reflejada la creacin y uso de los documentos , as como la razn por la que fueron creados.

Es el que hace relacin al orden que conservan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo con el orden en que se dieren los documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolucin administrativa de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia especfica. En consecuencia, debe respetarse el orden natural de los documentos ya que son producidos en una relacin causa-efecto

El Principio de Orden Original permite saber cules son los pasos a seguir en tal produccin (los procedimientos) para determinar con qu documento se inicia y cules le siguen a ste, hasta finalizar. El principio de orden original establece que la documentacin debe agruparse en el Archivo en el orden que se recibi durante su funcin administrativa.

CONCLUSION

Al preocuparse por la unidad de los documentos, protege su integridad ya que los orgenes y procedimientos a los que deben su existencia estn reflejados en su ordenacin.

Sirve para revelar el significado de los documentos. Esto es, el contenido de un documento individual slo puede entenderse completamente cuando los documentos son ordenados de acuerdo con este principio.

Proporciona al archivista una gua prctica y econmica para ordenar, describir y analizar los documentos que estn bajo su custodia.

VENTAJAS

13

7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una

organizacin en la Clasificacin?

Las comunes determinaran las competencias de la entidad o empresa y

las especificas son misionales.

8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?

Con la clasificacin se reconstruye cmo es y cmo funciona la

entidad que ha producido los documentos. Lo que caracteriza un

archivo y lo especfica de manera determinante, es el vnculo

originario y necesario que los documentos tuvieron en el momento de

su creacin, en cumplimiento de una actividad prctica, jurdica y

administrativa. Como los documentos debidamente clasificados deben

reflejar la misin, objetivos y funcionamiento de la entidad que los

produjo, es necesario aplicar los pasos metodolgicos que se

Identificacin de Productores Mediante la aplicacin del

principio de procedencia se aborda la primera tarea dela

clasificacin documental, que consiste en identificar los

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creadores de documentos, tanto institucionales (fondos

documentales) como administrativos (secciones y subsecciones

documentales), lo que da como resultado la Identificacin de las

de las Agrupaciones Documentales.

Identificacin de Fondos Documentales El Fondo Documental

es la totalidad de la documentacin producida o recibida por

una institucin o persona, en desarrollo de sus funciones o

actividades.

Para la identificacin de un fondo documental es necesario recopilar la

informacin sobre el origen y evolucin del organismo productor, a

partir de:

Fecha de creacin

Fecha de supresin, si es del caso

Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad

Organismos que le han precedido en el desempeo de

funciones anlogas

Organismos que heredan competencias

El fondo suele identificarse con el archivo cuando la documentacin es

conservada en la entidad productora. Sin embargo, cuando la

documentacin es transferida a otra entidad, adquiere la categora de

un fondo ms de la entidad que lo recibe. El fondo tiene una limitacin

jurisdiccional ceida a la institucin que lo produce y una limitacin

cronolgica que depende de la vida de la misma. Cada fondo exige

una organizacin independiente. De acuerdo con la vigencia

administrativa en las instituciones pueden encontrarse los siguientes

fondos documentales:

Fondos abiertos

Fondos cerrados

Fondos acumulados

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9. Qu son UNIDADES DOCUMENTALES?

Es un elemento indivisible de una serie documental, que puede estar

constituida por un solo documento, o por un conjunto de ellos que

conforman un expediente.

Ejemplo:

Actas

Planillas

Factura

Etc.

10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de

dos ejemplos de cada una.

Unidad Simple (documento): se refiere a la unidad documental

archivstica ms pequea que existe, esta unidad no puede ser dividida

en ms partes de lo que ya es, son por ejemplo una fotografa, un

informe, etc. No todas las unidades documentales simples tienen que

estar dentro de un expediente, pero todos los expedientes estn

formados por unidades documentales simples.

Ejemplo:

Dependencia:

Almacn; orden

Gerencia; acta

Compleja: Tiene varias tipologas documentales que van relacionadas

con algo en comn.

Por Ejemplo:

La unidad documental de la historia acadmica de Natalia Andrea

Echeverri, posee la fotocopia del documento de identidad (cedula),

Formulario de inscripcin, Cuenta de servicios pblicos, Certificado de

bachillerato, diploma de bachillerato, pruebas del examen de estado,

registro de las notas, etc.

16

Muchos documentos que se relacionan con un individuo (Natalia) en

funcin de ejecutar un programa acadmico.

Ejemplo:

Oficina de personal

Historias laborales

Unidad documental compuesta: hoja de vida; cedula, estudios

realizados, reconocimientos.

Oficina de salud - Historias clnica

Unidad documental compuesta: remisin de exmenes, radiografas,

tipos de alergias.

11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos.

Tipos documentales son la expresin de las actividades tanto

personales como administrativas, reflejadas en un determinado soporte

(papel, cinta magntica, acetato, entre otros.) y con los mismos

caracteres internos especficos para cada uno, los cuales determinan

su contenido en series y subseries documentales que son el producto

de la reunin de unidades documentales que surgen como resultado

fsico de una actividad llevada a cabo en las divisiones administrativas,

por las funciones que les han sido asignadas .Los tipos documentales

son el registro de las actividades mediante las cuales se ejerce una

funcin.

Ejemplo:

En historias laborales:

Ingreso

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Novedad

Confidencial

Contratos:

Obras

Servicios

Consultora

12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o

etapas?

Es un ciclo por el que atraviesan los documentos desde su produccin

o recepcin en los archivos de gestin, hasta su eliminacin o

integracin a un archivo permanente o histrico.

El ciclo vital de los documentos tiene 3 fases, conformando archivos

con caractersticas y condiciones especiales.

La primera corresponde a los archivos de Gestin o Activos.

La segunda a los archivos intermedios o inactivos.

La tercera a los archivos histricos o permanentes Las etapas

del ciclo vital de los documentos son:

Planeacin, produccin, correspondencia, distribucin, tramite,

organizacin de archivo, valoracin (TRD y TVD), transferencias

documentales, recepcin de transferencias, automatizacin,

seleccin documental, implementacin de nuevas tecnologas

(microfilmacin o digitalizacin), eliminacin, depuracin,

almacenamiento, conservacin, consultas, disposicin final.

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=2714

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13. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la

gestin documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite,

Organizacin, Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin

a largo plazo, y Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos, visite

una entidad pblica e indague paso a paso cules son las actividades

que se realizan en cada uno de ellos e ilstrelos con fotografas.

PLANEACIN:

PRODUCCIN:

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=3411http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=2718

19

GESTIN Y TRMITE:

ORGANIZACIN

TRANSFERENCIA

20

PRESERVACIN A LARGO PLAZO

VALORACIN:

21

14. Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital

de los documentos y cules son los procesos de la Gestin

Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin,

Archivo Central e Histrico).

Archivo de GESTIN o de oficina. En este archivo reposan los

documentos generados en los procesos de gestin administrativa.

Archivo CENTRAL o intermedio. Aqu son transferidos los

documentos de los archivos de gestin cuya consulta no es tan

frecuente, es decir, cuando estn en su segundo ciclo de vida.

Archivo HISTRICO o permanente. Es aquel al cual se transfiere la

documentacin del archivo central o del archivo de gestin que por

decisin del correspondiente comit de archivos, debe conservarse

permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la

ciencia y la cultura.

1. ARCHIVO DE GESTION

PRODUCCION: La Produccin Documental comprende los

aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y documentos,

conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o

dependencia.

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=2714http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=2714http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=2718http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=2718

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RECEPCION: Conjunto de operaciones de verificacin y control

que una institucin debe realizar para la admisin de los

documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica.

DISTRIBUCION Actividades tendientes a garantizar que los

documentos lleguen a su destinatario.

TRAMITE: Curso del documento desde su produccin o

recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa.

ORGANIZACIN: Conjunto de acciones orientadas a la

clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una

institucin, como parte integral de los procesos archivsticos

CONSULTA: Acceso a un documento o grupo de documentos

con el fin de conocer la informacin que contienen.

CONSERVACION: Conjunto de medidas preventivas o

correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fsica y

funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido

DISPOCISION: Seleccin de los documentos en cualquier etapa

del ciclo vital, con miras a su conservacin temporal, permanente,

o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de

Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental.

ARCHIVO CENTRAL

Agrupa documentos transferidos por los distintos archivos de gestin

de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que

siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias

oficinas y particulares en general.

PROCESOS INVOLUCRADOS EN ESTA FASE:

Organizacin,

Consulta,

Conservacin

Disposicin Final de Documentos

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ARCHIVO HISTRICO

A l se transfieren desde el archivo central los documentos de

archivo que son de conservacin permanente. Ya en esta fase final

se desarrollan los siguientes procesos del PGD:

organizacin,

Consulta,

Conservacin

Disposicin Final de Documentos.

15. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y

explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas

desde su produccin.

PASO A PASO CARGA DOCUMENTOS P8 DSB

(PATRICIA LOPEZ)

1. Verificar que los datos ingresados en el formularios estn completos o

al menos los ms importantes (nombre funcionario, cedula, registro

que le asigna la empresa a cada trabajador, datos beneficiarios y

firma)

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Requisitos

mininos del

formato

Radicado Cdigo CRM

No. Historia

clnica