Unidad 03: Los sistemas de información gerencial (SIG) Sesión 02: Sistemas de Información,

Reingeniería

Objetivos

Definir términos asociados con la infraestructura tecnológica de una empresa y los sistemas empresariales.

Analizar las características de sistemas de información, organizaciones y procesos.

Describir la relación entre sistemas de información, organizaciones y procesos.

Identificar las etapas de un proceso de reingeniería, según Manganelli

Analizar las estrategias para aplicar una efectiva gestión del cambio en las organizaciones.

Contenido

Tecnología de la información Conceptos de Sistemas de información Relación entre organizaciones y sistemas de

información Internet y las organizaciones Rol de los sistemas de información Reingeniería de procesos

Una realidad…

Para mí la tecnología es como la galaxia de

Andrómeda.

Está allí y es muy bonita, pero no tiene nada que

ver conmigo.

E. Guadalupe

¡¡¡Es cuestión de actitud!!!

Tecnología de la Información y Comunicaciones - TIC

¿Qué es Tecnología de la Información?

Es el estudio, el diseño, el desarrollo, el fomento, el mantenimiento y la administración de la información por medio de sistemas informáticos, esto incluye todos los sistemas informáticos no solamente la computadora,

éste es sólo un medio más, el más versátil, pero no el único; también los teléfonos celulares, la televisión, la radio,

los periódicos digitales, entre otros.

Information Technology Association of America, ITAA

Tecnología de la Información y Comunicaciones – TIC Se encargan del estudio, desarrollo, implementación,

almacenamiento y distribución de la información mediante la utilización de hardware y software como medio de sistema informático.

Las tecnologías de la información y la comunicación son una parte de las tecnologías emergentes que habitualmente suelen identificarse con las siglas TIC y que hacen referencia a la utilización de medios ofimáticos para almacenar, procesar y difundir todo tipo de información o procesos de formación educativa.

¿Qué es Tecnología de la Información?

Manejo de la infraestructura y la arquitectura de TI

Hasta la década de los 80 muy pocas compañías habían desarrollado una visión de sus propios sistemas de información que abarcara a toda la empresa.

Simplemente habían construido sistemas en forma incremental, con soluciones individuales para problemas específicos.

Idealmente debería existir una relación entre: Los entornos de negocios La estrategia de negocios La cartera de inversiones en TI, en

infraestructura, arquitectura, y procesos de negocio.

Un modelo Ideal de la computación empresarial

Vinculación de la Infraestructura con la estrategia: Gobierno corporativo

Las compañías necesitan un modelo de gobierno en el que los altos ejecutivos puedan influir en las decisiones sobre infraestructura y entender como ésta moldea las capacidades del negocio

¿Qué es gobierno corporativo?

Se define como un comportamiento corporativo por parte de los directores y otros encargados del gobierno, para la creación y entrega de los beneficios para todas las partes interesadas.

Abarca: Tecnología de la información Negocios Aspectos legales y otros Partes interesadas: directores, alta gerencia, clientes,

proveedores, empleados, sociedad

¿Qué es un sistema de Información? Un sistema de información se puede definir

técnicamente como: Conjunto de componentes interrelacionados Reúne procesos Almacena y distribuye información Apoya la toma de decisiones y el control de una

organización. Además de apoyar la toma de decisiones, la

coordinación y el control, los sistemas de información también ayudan a los administradores y trabajadores a analizar problemas, visualizar aspectos complejos y crear productos nuevos.

¿Por qué son importantes los sistemas de información? Hasta hace poco, la información no se consideraba

un activo importante de una compañia. El proceso administrativo se consideraba un arte

personal, de cara a cara y no un proceso de coordinación global a grandes distancias.

Hoy día se reconoce ampliamente que para los administradores es indispensable entender los sistemas de información, por que casi todas las organizaciones necesitan este tipo de sistemas para sobrevivir y prosperar.

Datos : Flujo de hechos en bruto que representan sucesos ocurridos en las organizaciones o en el entorno físico, antes de ser organizados y acomodados de tal forma que las personas puedan entenderlos y usarlos.

Información: Datos a los que se dado una forma que tiene sentido y es útil para los humanos.

Datos e información

¿Qué es una Organización ?

Es una estructura social formal estable que toma recursos del entorno y los procesa para producir salidas.

Conjunto de derechos, privilegios, responsabilidades y obligaciones que alcanzan un delicado equilibrio con el paso del tiempo, gracias a los conflictos y la resolución de los mismos.

¿Qué relación tienen las definiciones de las organizaciones y la Tecnología de sistemas de información? Miles de compañías en los mercados competitivos

combinan capital, mano de obra y tecnología de la información, mientras que el modelo conductual nos lleva al interior de la compañia individual para ver cómo las empresas específicas usan realmente el capital y la mano de obra para producir salidas.

Los sistemas de información pueden alterar marcadamente la vida en la organización.

Algunos de los sistemas de información modifican el equilibrio de derechos, privilegios, obligaciones, responsabilidades y sentimientos que se han establecido en la organización.

Principales Características de las Organizaciones Procedimientos operativos estándar Políticas de la organización Cultura de la organización

SISTEMA DEINFORMACIONTECNOLOGIA DE

INFORMACION

EMPRESA

ADMINISTRACION

SOLUCIONES DENEGOCIOS

RETOS DE NEGOCIOS COMPETENCIA GLOBAL

NIVEL DE SERVICIO ESTRATEGIA GLOBAL MARKETING COSTOS CONTROL

ARQUITECTURA TI HARDWARE SOFTWARE PERSONAL TECNICO NORMATIVIDAD COMNICACIONES

e_business

CULTURA D` SERVICIO REPRESENTANTES VTA. CLIENTES PROVEEDORES POLITICAS IMAGEN

ENTREGABLES DISTRIBUCION RAPIDA MEJORA CONTINUA DEL SERVICIO RETROALIMENTACION RATIOS DE SERVICIO

CENTRO NERVIOSO COMPETITIVIDAD

INGENIERIA ESTRATEGICAEMPRESARIAL

REINGENIERIADE

PROCESOS

Administración y procesos organizacionales

¿Cómo las organizaciones afectan a los sistemas de información? ¿Cómo han usado realmente las

organizaciones, los sistemas de información? ¿Cómo ha cambiado el rol de los sistemas

de información en las organizaciones? ¿Quién opera los sistemas de información? ¿Por qué las organizaciones adoptan

sistemas de información?

Servicios de tecnología de información

Una segunda forma en que las organizaciones afectan a la tecnología de información es a través de decisiones acerca de quien diseñará, construirá, y operará la tecnología dentro de la organización.

Estas decisiones determinan la forma en que se suministran los servicios de tecnología

La función de sistemas de información en la organización se compone de tres entidades definidas. Alta dirección Usuarios Departamento de sistemas, área de informática, área de

tecnología de la información

¿Cómo los sistemas de información afectan a las organizaciones? Teorías Económicas:

Desde el punto de vista económico, la tecnología de sistemas de información puede verse como un factor de producción posible de ser sustituido por capital y mano de obra, asi pues en el modelo microeconómico la tecnología de la información debe dar pie a una reducción en el número de personal.

La TI también puede reducir los costos administrativos, reducir costos de agencia porque para los administradores es más fácil supervisar al personal

Teorías Conductuales: Han determinado que los sistemas de información

transforman automáticamente a las organizaciones, los investigadores del comportamiento han determinado que la TI modifica la toma de decisiones de las organizaciones, al reducir los costos de adquirir información y ampliar la distribución de la misma.

Internet y las organizaciones Internet tiene un impacto importante en las relaciones

de las compañias y entidades externas, e incluso sobre la organización de los procesos de los negocios dentro de una compañia. Internet aumenta la accesibilidad, el almacenamiento, la distribución de información y conocimientos en las organizaciones.

En esencia, Internet puede reducir costos de transacción y de agencia que la mayor parte de organizaciones enfrenta.

Los negocios estan reconstruyendo algunos de sus procesos clave en base a Internet,sirviendo le trabajo en redes como guía para una simplificación de procesos, reducción de número de empleados y organizaciones muchos más planas todo esto gracias a Internet.

Relación entre procesos y sistemas de información

Un Sistema de Información

SOPORTA un proceso

La empresa, la tecnología y las personas

Tecnología Personas

La visión: Los sistemas empresariales prometen integrar los

diversos procesos de negocios de una compañía en una sola arquitectura de información integrada.

Los sistemas empresariales prometen modificar radicalmente cuatro dimensiones de los negocios: Estructura de la compañía Procesos Plataforma tecnológica Capacidad de negocios

Sistemas Empresariales

Tecnología : Sistema de información total unificado Los sistemas empresariales prometen

brindar a las compañía una sola plataforma y un solo entorno de sistemas de información unificado que abarque todo.

Prometen crear un solo entorno de base de datos corporativo integrado que reúna datos acerca de todos los procesos de negocio clave.

Negocios : Procesos de negocios impulsados por los clientes Los sistemas

empresariales prometen dar a los negocios la capacidad para servir mejor a los clientes y así obtener ventaja en el mercado.

Redes Industriales y sistemas empresariales extendidos Las redes industriales enlazan en

un solo sistema, los sistemas empresariales de compañías que participan en una misma industria

Retos gerenciales

La construcción de sistemas de información, sobre todo a gran escala, presenta muchos retos, como: Principales riesgos e incertidumbres del desarrollo:

Establecer las necesidades Tiempo y costo Dificultad para manejar cambios

Determinar los beneficios de un sistema, cuando en gran medida son intangibles Si sólo se aplican criterios financieros estrictos, se podrían

tomar malas decisiones respecto a la inversión si se subestiman los beneficios intangibles.

Éxito y fracaso de los sistemas de información Areas problemáticas de los sistemas

Deficiencias en el diseño: no captura las necesidades fundamentales del negocio o no mejora el desempeño.

Mal diseño de interfases Datos con alto nivel de inexactitud o inconsistencia Información no disponible o disponible en otra

presentación. Costo por encima del presupuesto. Operaciones computarizadas presentan fallas, tiempo

largo de respuesta.

Éxito y fracaso de los sistemas de información Medición del éxito de los sistemas

Niveles altos de uso del sistema Satisfacción de los usuarios del sistema Actitud favorable hacia la función de sistemas de

información Logro de objetivos del sistema Recompensa financiera

Éxito y fracaso de los sistemas de información Causas del éxito y fracaso de la implementación

Participación e influencia de los usuarios Apoyo administrativo Nivel de complejidad/riesgo

Tamaño del proyecto Estructura del proyecto Experiencia con tecnología

Manejo del proceso de implementación Costos que rebasan los presupuestos Prolongación inesperada del proyecto Deficiencias técnicas Incapacidad de obtener los beneficios esperados.

Éxito y fracaso de los sistemas de información ¿Qué hacer?

Controlar los factores de riesgo Superar resistencia de los usuarios Usar técnicas de gestión de proyectos

La gama de los cambios en la organización

Riesgo vs

Rendimiento

Alto Medio Bajo

Alto Cambios de

Paradigma

Medio Reingeniería /

Racionalización

Bajo Automatización

ETAPA 1 : Preparación

Pasos para una reingeniería eficazSegún Raymond Manganelli Propósito

Movilizar, organizar y estimular a las personas que van a realizar la reingeniería.

Resultados: Mandato de cambio Estructura organizacional y equipo de reingeniería Plan de acción

Etapa 1 ¿Cómo se realiza?

Constituir el equipo de reingeniería Llevar a cabo una serie de reuniones en las

que se puede aplicar las técnicas de solución a problemas vistas anteriormente

Desarrollar un consenso sobre lo que se quiere hacer y un plan de trabajo inicial.

ETAPA 2 : LA IDENTIFICACION

Propósito Desarrollar y comprender un modelo del negocio con

procesos orientados al cliente y partes interesadas Definir clientes, procesos, rendimiento y éxito Identificar actividades que agregan valor

Resultados: Inventario de procesos Clasificación de procesos estratégicos de valor agregado Selección de procesos que se deben rediseñar.

ESTA ETAPA, AL IGUAL QUE LA PREPARACIÓN, SE REALIZA UNA SOLA VEZ AL INICIO DEL

PROYECTO

ETAPA 3: LA VISION Propósito

Desarrollar una visión del proceso, capaz de producir un avance decisivo en rendimiento.

Identificar los elementos existentes en un proceso, como organizaciones, sistemas, flujo de información, problemas, entre otros.

Producir medidas comparativas del rendimiento actual de procesos, oportunidades de mejora, definición de cambios.

Resultados: Declaración de la “visión” del nuevo proceso

ESTA ETAPA SE REALIZA POR CADA PROCESO PRIORIZADO

ETAPA 3: LA VISION – Ejemplo

PROGRAMACION

• Programación anual• Programación eventual• Gestión de proveedores• Registro de proveedores• Catalogación de bienes y servicios

ACTIVIDADES DE CADA PROCESO

P R O C E S O S

CETICOS TACNA

• Procesos de adqisición• Emisión de órdenes de compra• Emisión de órdenes de servicio

• Distribución de bienes• Control de inventarios• Administración de almacén

ADQUISICIONESDISTRIBUCION Y

CONTROL DE INVENTARIOS

CONTROLAR PAGOS

• Pagar a proveedores• Controlar pagos

Necesidadesde usuario Usuario atendido

Usaremos este

proceso

Macroproceso de Abastecimiento

Etapa 3: Visión - Ejemplo

Definición Subproceso de Distribución de bienes:

Involucra la formulación y autorización de PECOSAS (PEdido COmprobante de SAlida), así como su despacho y entrega a la unidad orgánica solicitante.

Ámbito: Gerencia de Administración y Finanzas Sistema de Abastecimiento Área de Almacén

Etapa 3: Visión - Ejemplo

Unidad Orgánica

Gerencia deAdministración y

Finanzas

Sistema deAbastecimiento

Sistema deContabilidad

Sistema deRecursos Humanos

Sistema deTesorería

Adquisiciones Almacén Mantenimiento

Etapa 3: Visión - Ejemplo

Visión Ser óptimo en la formulación, autorización y despacho de

las PECOSAS. Objetivo general del rediseño:

Desarrollar un sistema de información que soporte el proceso de formulación, autorización y despacho de PECOSAS.

Objetivo específico: Optimizar el proceso de distribución de bienes

Reducción de errores en formulación de PECOSAS Menor tiempo del área de Abastecimiento dedicado a los

controles manuales. Mayor satisfacción del cliente interno (unidades orgánicas

solicitantes)

Etapa 4 - Solución

Se divide en dos sub etapas paralelas: Diseño técnico, para implementar la visión

y objetivos Diseño social, para estructurar los

recursos humanos que tendrán a su cargo el proceso rediseñado.

Etapa 4 – Solución – EjemploProcedimiento actual

InicioSecretaria Elabora eImprime PECOSA

Asistente de AdquisicionesRevisa cantidades de acuerdo al

Consolidado y Cuadros deNecesidades Eventuales

¿Pedidopresupuestado

?

Sí

No

Asistente de AdquisicionesColoca Visto Bueno

Asistente deAdquisiciones Devuelvepara corregir o solicita

un Cuadro deNecesidades

Jefe de Abastecimientos Verificasi cumple requisitos

¿Cumplerequisitos?

Jefe de Abastecimiento AutorizaPECOSA

Asistente de Almacen Despacha(anotando a máquina las

cantidades en la PECOSA),consigna firma, fecha de recepción,

firma del solicitante y numera laPECOSA

Fin

EsperaJefe de Unidad OrganicaRevisa, Firma y Devuelve

Secretaria Lleva Pecosaa Adquisiciones para VB

Espera

Sí

Espera

No

Solicitante recibe bienesy copia de PECOSA

recepcionada y la archiva

Etapa 4 – Solución – EjemploExplicación del Procedimiento actual

El proceso involucra el uso de documentos firmados y visados que van tramitándose entre los interesados.

Los controles necesarios se efectúan manualmente, con demoras excesivas ya que el personal tiene otras tareas.

Se debe esperar un lapso de tiempo para que las PECOSAS lleguen a Almacén.

Existe un software que no soporta el proceso y que viene siendo usado como máquina de escribirpara elaborar la PECOSA.

Etapa 4 – Solución – EjemploAnálisis del Procedimiento actual

N° ACTIVIDADES VA CONTROL OTROS

ESPERA 1

REVISION Y FIRMA DE LA PECOSA

TRANSPORTE 2

ESPERA 22 horas 4 horas

7 VISTO BUENO JEFE DE ADQUISICIONES X30 segundos 30 segundos

TRANSPORTE 3

ESPERA 3

AUTORIZAR PECOSA POR EL JEFE DE X

ABASTECIMIENTO11 TRANSPORTE 4

ESPERA 4

12 DESPACHAR PECOSA POR ALMACEN X

13 RECIBIR BIENES X

TOTAL 4 3 4 4 0 3 horas 52 min. 10 horas 22 min.

30 minutos

30 minutos

15 minutos

10 minutos

1 minuto

30 segundos

1 hora

30 segundos

2 horas

5 minutos

30 minutos

TIEMPO PESIMISTA

EXPEDIENTES

40 minutos

10 minutos

30 minutos

3 minutos

30 minutos

TIPO DE ACTIVIDAD TIEMPO EFECTIVO

DIARIO x

EXPEDIENTES

20 minutos

X

1 ELABORA PECOSA E IMPRIMIRLA X

2 TRANSPORTE 1

3 X

4 X

8X

6 INSPECCION DE LA PECOSA X

9 VERIFICAR SI CUMPLE REQUISITOS X

30 segundos10

X 30 minutos

15 minutos

1 minuto

20 minutos

30 segundos

1 minuto

3 minutos

30 segundos

1 minuto

1 minuto

Etapa 4 – Solución – EjemploProblemas del Procedimiento actual

Demora en la elaboración de la PECOSA. Se comenten errores en el 40% de las PECOSAS

elaboradas, siendo detectados por el Jefe de Abastecimiento quien las rechaza para que se vuelvan a hacer.

Los rechazos de PECOSAS provocandesperdicio de tiempo y recursos.

Proceso de verificación de que los items estén programados, se efectúa manualmente, con demora.

Pérdida de tiempo para el cliente interno, por Transporte y Movilización de la PECOSA

Etapa 4 – Solución – EjemploFortalezas del Procedimiento actual

Los documentos son recepcionados directamente por los encargados de cada fase del proyecto.

La revisión y verificación de la PECOSA es realizada por los encargados y en cada fase del proceso, garantizando la adecuada distribución de los bienes.

El personal de abastecimiento posee experiencia en la labor que desempeña.

Etapa 4 – Solución – EjemploDebilidades del Procedimiento actual

Software no documentado y no soporta el proceso. Procesos manuales y mecanizados parcialmente. No existe estandarizacion en los formatos y

herramientas de elaboración de PECOSAS. Consumo elevado de papel e insumos para

elaboración de PECOSAS. Software basado en DOS y base de datos planas

(DBF). Falta de seguridad e integridad en las bases de

datos. Los procesos de revisión / verificación no están

soportados por software

Etapa 4a: Solución: Diseño técnico

Propósito Producir un diseño del proceso capaz de realizar la visión. El desarrollo de la solución tiene dos componentes:

Diseño técnico y Diseño Social. El propósito del Diseño Técnico es especificar las

dimensiones técnicas del nuevo proceso. Resultados:

Descripción de la tecnología, normas, procedimientos, sistemas y controles empleados por el proceso de reingeniería.

Etapa 4a – Diseño técnico – EjemploProcedimiento propuesto

InicioSecretaria Elabora

PECOSA enSistema

No

EsperaJefe de Unidad Organica

Revisa, Firmadigitalmente

Sí

EsperaJefe de Abastecimiento

verifica si cumplerequisitos

¿Cumplerequisitos?

Jefe de AbastecimientoAutoriza

PECOSA con firma digital

Jefe de Abastecimientorechaza PECOSA indicando

el motivo de rechazo

Asistente de almacéndespacha PECOSA en

sistema, entrega bienes eimprime 2 copias

Espera

Fin

Unidad orgánica recibebienes, firma cargo y recibe

copia de PECOSAdespachada

Etapa 4a – Diseño técnico – EjemploSustento del Procedimiento propuesto Menor tiempo en el proceso

(01:01:10 min incluyendo esperas eventuales)

Ahorro de materiales (S/. 700) Procedimiento más seguro

Las verificaciones y controles se realizan a través de un sistema informático.

Las demoras se detectan fácilmente Uso de medios electrónicos para

hacer el trámite y seguimiento.

Etapa 4a – Diseño técnico – EjemploProcedimiento propuestoN° ACTIVIDADES VA CONTROL OTROS

5 minutos

1 segundo

ESPERA 5 segundos

VERIFICAR POR EL JEFE DE UNIDAD 1 minuto

FIRMA DIGITAL JEFE DE UNIDAD 1 segundo

TRANSPORTE POR MEDIO ELECTRONICO 1 segundo

15 minutos

6 VERIFICAR POR EL JEFE DE ABASTECIMIENTOX

5 minutos

FIRMA DIGITAL POR EL JEDE DE ABASTECIMIENTO 1 segundo

AUTORIZAR PECOSA8 TRANSPORTE POR MEDIO ELECTRONICO 1 segundo

30 minutos

5 minutos

5 minutos

TOTAL 4 2 3 3 0 1 hora, 1 min.,10 seg

10 RECEPCION DE BIENESX

TIEMPO

EFECTIVO

DIARIO x

EXPEDIENTE

TIPO DE ACTIVIDAD

1 ELABORAR PECOSA X

X

X

2 TRANSPORTE POR MEDIO ELECTRONICO

3 X

4 X

5

X

7 X

ESPERA

X

ESPERA X

9 DESPACHO PECOSA POR LA ENCARGADA DE ALAMCEN

X

Etapa 4a – Diseño técnico – EjemploFortalezas Procedimiento propuesto Uso de un sistema que soporte el proceso,

basado en plataforma visual y uso de tecnología cliente/servidor.

Trámite de PECOSAS más seguro y en menor tiempo.

Uso de medios electrónicos para el transporte de la PECOSA.

Uso de firmas digitales para validar cada etapa del trámite.

Posibilidad de disponer de información en línea que facilite la formulación de PECOSAS.

Tiempo de desarrollo e implantación del sistema (3 meses)

Necesidad de efectuar una migración de datos del sistema antiguo al nuevo, y de registrar la información de seguimiento del trámite en forma manual (cantidades despachadas de PECOSAS).

Etapa 4a – Diseño técnico – EjemploDebilidades Procedimiento propuesto

OPORTUNIDAD CAMBIO DIFICULTAD

BENEFICIOS COSTOS

SOPORTE RIESGOS

Incrementar el número de PECOSAS atendidas

Eliminar los formularios impresos y las firmasEliminar la consulta manual a saldos

Media

Facilitar la elaboración de PECOSASFacilitar el control

S/.2500 Capacitación a| personas que formulan y autorizan PECOSASDesarrollo del software

BAJO

Reducir el número de PECOSAS rechazadas

Posibilitar la consulta a saldos en el momento de formular la PECOSAPosibilitar el rechazo indicando el motivo.

Baja.

Minimizar errores en formulación

S/.2000 Capacitación a las personas que formulan PECOSASDesarrollo del software

BAJO

Agilizar el trámite de PECOSAS

Uso de un nuevo sistema a través de cambios de estado del documento, firmas digitales y mensajería

Media

Disminución de tiempo del proceso.

S/.1000 Desarrollo del software

BAJO

Etapa 4a – Diseño técnico – EjemploAnálisis del cambio

InicioSecretaria Elabora eImprime PECOSA

Asistente de AdquisicionesRevisa cantidades de acuerdo al

Consolidado y Cuadros deNecesidades Eventuales

¿Pedidopresupuestado

?

Sí

No

Asistente de AdquisicionesColoca Visto Bueno

Asistente deAdquisiciones Devuelvepara corregir o solicita

un Cuadro deNecesidades

Jefe de Abastecimientos Verificasi cumple requisitos

¿Cumplerequisitos?

Jefe de Abastecimiento AutorizaPECOSA

Asistente de Almacen Despacha (anotandoa máquina las cantidades en la PECOSA),consigna firma, fecha de recepción, firma

del solicitante y numera la PECOSA

Fin

EsperaJefe de Unidad OrganicaRevisa, Firma y Devuelve

Secretaria Lleva Pecosaa Adquisiciones para VB

Espera

Sí

Espera

No

InicioSecretaria Elabora

PECOSA enSistema

No

EsperaJefe de Unidad Organica

Revisa, Firmadigitalmente

Sí

EsperaJefe de Abastecimiento

verifica si cumplerequisitos

¿Cumplerequisitos?

Jefe de AbastecimientoAutoriza

PECOSA con firma digital

Jefe de Abastecimientorechaza PECOSA indicando

el motivo de rechazo

Asistente de almacéndespacha PECOSA en

sistema, entrega bienes eimprime 2 copias

Espera

Fin

Rediseñado

Actual

• EL PROCESO ES DE 5 PASOS Y 2

ESPERAS – 4 PERSONAS

• AHORRO DE 50% EN TIEMPO

• TRAMITE AGIL, FLUIDO, SEGURO Y

OPORTUNO PRODUCE UNA MEJOR IMAGEN

FRENTE A LOS CLIENTES INTERNOS.

• POSIBILIDA DE REALIZAR OTRAS

FUNCIONES

• EL PROCESO ES DE 8 PASOS PROM.

Y 3 ESPERAS – 5 PERSONAS

• TIEMPO PROMEDIO 3:45 HORAS POR

PECOSA EN EL MEJOR DE LOS CASOS y 10

HORAS 32 MINUTOS EN EL PEOR.

• EXCESIVO USO DE MATERIALES

Etapa 4a – Diseño técnico – EjemploComparación de procesos

Etapa 4a – Diseño técnico – EjemploAnálisis del cambio Tecnología:

Sistema de información desarrollado en la empresa, que soporte el proceso rediseñado.

Uso de firmas digitales Procedimientos

Actualización de procedimientos y directivas que regulen la aplicación de firmas digitales

Elaboración de procedimiento de distribución de bienes.

Etapa 4b: Solución: Diseño social

Propósito Preparar a las personas para afrontar los cambios

técnicos Resultados:

Descripción de los perfiles de puesto, líneas de carrera Gestión del cambio

En este proyecto de rediseño se necesitan 4 personas, por lo que no se reducirán puestos de trabajo.

Tampoco se adicionan funciones, puesto que los controles se están automatizando.

El tiempo del Jefe de Adquisiciones se invierte en actividades de mayor valor para la institución.

Etapa 4b: Solución: Diseño socialEjemplo

Etapa 5: Transformación

Propósito: Realizar la visión del proceso implementando el

diseño producido en la Etapa 4. Resultados

Versión piloto y versión de plena producción para el proceso rediseñado y mecanismos de cambio continuo durante la vida de la versión de producción.

Taller 09

Rediseño de proceso de créditos Debe exponerse para la próxima clase

Preguntas de repaso

¿Qué es TIC? ¿Por qué es importante la TI? ¿Qué son sistemas de información? ¿Qué es una organización? ¿Cuál es la relación entre los tres? ¿Por qué fracasan los sistemas? ¿Qué se debe hacer para que no fracasen?

Preguntas de repaso

¿Por qué los sistemas deben planificarse? ¿Qué cambios posibilitan los sistemas de

información? ¿Cómo se relaciona la reingeniería con el

TQM? ¿En qué contribuyen los sistemas de

información al TQM?