Universidad de Guayaquil Facultad de Ciencias...
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I Universidad de Guayaquil Facultad de Ciencias Administrativas Escuela de Contaduría Pública Autorizada Tesis previa a la obtención del título de Contador Público Autorizado Tema: “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA OPTIMIZAR LOS PROCESOS CONTABLES EN LA EMPRESA HEYEARZA SA.” Autora: Denisse Mishelle Cruz Sánchez Tutor: Ing. Wendy Bravo Ross M.S.C. Septiembre/2017 Guayaquil – Ecuador
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I
Universidad de Guayaquil Facultad de Ciencias Administrativas
Escuela de Contaduría Pública Autorizada
Tesis previa a la obtención del título de Contador Público Autorizado
Tema:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA OPTIMIZAR LOS PROCESOS CONTABLES EN LA EMPRESA HEYEARZA
SA.”
Autora: Denisse Mishelle Cruz Sánchez
Tutor: Ing. Wendy Bravo Ross M.S.C.
Septiembre/2017
Guayaquil – Ecuador
II
x
Ficha de registro de tesis
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO Y SUBTÍTULO: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA OPTIMIZAR LOS PROCESOS CONTABLES EN LA EMPRESA HEYEARZA SA.”
AUTOR:
Denisse Mishelle Cruz Sánchez
TUTOR: Ing. Wendy Bravo Ross
REVISORES: Ing. Karen Balladares
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil
FACULTAD: Facultad de Ciencias Administrativas
CARRERA: Contador Público Autorizado
FECHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁGS.: 163 ÁREA TEMÁTICA: Área Contable PALABRAS CLAVES:
Manual de procedimientos, control interno, guía de observación, Niff, Nic.
RESUMEN Este estudio examino el control interno de la empresa Heyearza SA, en Ecuador las organizaciones omiten la importancia de tener un control interno solido basado en las políticas, normas y procedimientos, propiamente se centró este trabajo para el área contable, que condujo al diseño de un manual de procedimientos contables. Para asegurar el acrecentamiento de la compañía, esta debe desdeñar los errores existentes por la carencia de un manual de procedimientos en su área contable. Este es una herramienta muy útil para la administración controla y mejora la toma de decisiones, asimismo el aprendizaje y orientación en el cumplimiento de funciones y procedimientos del personal de manera clara y asequible, facilitando la obtención de información financiera veraz y oportuna. Se revelo una evidente falta de orden en el proceso contable que incomoda al trabajador, ya que estos realizan sus actividades con una completa desorganización, acortando tiempo para el desempeño de otras tareas, ocasionando retrasos en la preparación y entrega de la información. En la presente tesis se hizo uso de técnicas de investigación la entrevista a la gerencia general, contador y auxiliar contable y guía de observación.
N° DE REGISTRO (en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN: DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF
SI
NO
CONTACTO CON AUTOR: Teléfono: 0969877095 042-013642
E-mail: [email protected]
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN
Nombre: Helen Arízaga Zambrano
Teléfono: 0984838133
III
Certificado antiplagio
Para los fines correspondientes certifico que el trabajo de tesis: “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA OPTIMIZAR LOS
PROCESOS CONTABLES EN LA EMPRESA HEYEARZA SA.”, la cual pertenece a la estudiante Cruz Sánchez Denisse Mishelle.
De acuerdo al informe del programa antiplagio ha obtenido un 8,32% de coincidencias.
Ing. Wendy Bravo Ross, M.Sc. Tutor de tesis
IV
Derechos de autor y renuncia
Por medio del presente certifico que el contenido realizado en la tesis es de
total posesión y responsabilidad de Denisse Mishelle Cruz Sánchez con CI.
0930796479.
Tema: “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA OPTIMIZAR LOS
PROCESOS CONTABLES EN LA EMPRESA HEYEARZA SA.” derechos
que renuncio a favor de la Universidad para que haga uso como mejor
convenga.
Denisse Cruz Sánchez CI 0930796479
v
Certificación del tutor
Habiendo sido asignado como tutor Ing. Wendy Bravo Ross, MSc. para la tesis de grado
como condición para la obtención por el título de Contado Publico Autorizado presentado
por la egresada:
Denisse Mishelle Cruz Sánchez con CI 0930796479
Tema: “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA OPTIMIZAR LOS PROCESOS
CONTABLES EN LA EMPRESA HEYEARZA SA.”
Certifico que he revisado y aprobado en todas sus partes, encontrándose idóneo para su
sustentación.
Ing. Wendy Bravo Ross CI. 1309184842 Tutor de Tesis
VI
Agradecimiento
Agradezco, en primer lugar, a Dios por sus bendiciones y por proveer todo para cumplir con
este trabajo de investigación.
Debo gratitud a mi familia que a lo largo de mi carrera y desarrollo de la tesis me ha brindado
su apoyo incondicional.
Es gratificante mencionar a mi tutora Ing. Wendy Bravo Ross, quien aporto con su guía a la
elaboración adecuada de mi proyecto investigativo.
Además, doy las gracias a la universidad de Guayaquil que me acogió para formarme como
profesional y a mis profesores que impartieron su conocimiento día a día.
Me satisface agradecer a la compañía Heyearza SA. en especial a su gerente general Sra.
Helen Arízaga, por permitirme contribuir mediante la presente propuesta al desempeño
óptimo de su actividad.
VII
Dedicatoria
Dedico, el presente trabajo de tesis a Dios por permitirme cumplir con el desarrollo del
mismo, en darme cada minuto de vida para concluirlo. También a mi familia, mi esposo, mi
hija, mis padres y hermanas que me han sido mi inspiración para llevar a cabo con mucho
esfuerzo plasmado en cada una de estas líneas.
VIII
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL Facultad De Ciencias Administrativas
Escuela de Contaduría Pública Autorizada
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA HEYEARZA SA.”
Autor: Denisse Mishelle Cruz Sánchez
Tutor: Ing. Wendy Bravo Ross, Mgs
Resumen
Este estudio examino el control interno de la empresa Heyearza SA, en Ecuador las
organizaciones omiten la importancia de tener un control interno solido basado en las
políticas, normas y procedimientos, propiamente se centró este trabajo para el área contable,
que condujo al diseño de un manual de procedimientos contables. Para asegurar el
acrecentamiento de la compañía, esta debe desdeñar los errores existentes por la carencia de
un manual de procedimientos en su área contable. Este es una herramienta muy útil para la
administración controla y mejora la toma de decisiones, asimismo el aprendizaje y
orientación en el cumplimiento de funciones y procedimientos del personal de manera clara y
asequible, facilitando la obtención de información financiera veraz y oportuna.
Se revelo una evidente falta de orden en el proceso contable que incomoda al trabajador, ya
que estos realizan sus actividades con una completa desorganización, acortando tiempo para
el desempeño de otras tareas, ocasionando retrasos en la preparación y entrega de la
información.
En la presente tesis se hizo uso de técnicas de investigación la entrevista a la gerencia
general, contador y auxiliar contable y guía de observación.
Palabras claves: Manual de procedimientos, control interno, guía de observación, Niff, Nic.
IX
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
Facultad De Ciencias Administrativas Escuela de Contaduría Pública Autorizada
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA HEYEARZA SA.”
Autor: Denisse Mishelle Cruz Sánchez
Tutor: Ing. Wendy Bravo Ross, Mgs
Abstract
This study examines the internal control of the company Heyearza SA, in Ecuador the
organizations ignored the importance of having a solid internal control based on the policies,
standards and procedures, properly focused this work for the area accounting, which leads to
the design of a manual of accounting procedures.
To ensure the growth of the company, it must disregard existing mistakes by the lack of a
manual of procedures in the area accounting. This is a tool very useful for the Administration
to control and decision, also the learning and orientation in the performance of functions and
procedures of the personnel of clear and affordable way, making timely and accurate
financial information.
Reveals a clear lack of order in the accounting process that inconvenient to the staff, since
they perform their activities with complete disarray, shortening time for the performance of
other tasks, resulting in delays in the preparation and delivery of the information. This makes
that after each period is made significant adjustments in each report or financial statements.
This thesis has been use as research techniques the interview with general manager,
accountant and bookkeeper and observation guide.
Keywords: manual procedures, internal control, guide observation, IFRS, IAS
X
Tabla de contenido Ficha de registro de tesis ................................................................................................................... II
Certificado antiplagio ........................................................................................................................ III
Derechos de autor y renuncia ........................................................................................................... IV
Certificación del tutor ........................................................................................................................ V
Agradecimiento................................................................................................................................. VI
Dedicatoria ....................................................................................................................................... VII
Resumen ......................................................................................................................................... VIII
Abstract ............................................................................................................................................. IX
Indice de figuras ............................................................................................................................... XV
Indice de Tablas .............................................................................................................................. XVI
Introducción ....................................................................................................................................... 1
Capítulo 1 ........................................................................................................................................... 3
1. El problema ......................................................................................................................... 3
1.1. Planteamiento del problema .......................................................................................... 3
1.2. Formulación y sistematización del problema ..................................................................... 6
1.2.1. Formulación del problema .......................................................................................... 6
1.2.2. Sistematización del problema ..................................................................................... 6
1.3. Objetivos de la investigación .............................................................................................. 6
1.3.1. Objetivo General ......................................................................................................... 6
1.3.2. Objetivos Específicos ....................................................................................................... 6
XI
1.4. Justificación de la investigación .......................................................................................... 7
1.4.1. Justificación Teórica .................................................................................................... 7
1.4.2. Justificación Metodológica ......................................................................................... 9
1.4.3. Justificación Práctica ................................................................................................. 10
1.5. Delimitación de la investigación ....................................................................................... 10
1.6. Hipótesis de la investigación ............................................................................................. 11
1.6.1. Hipótesis general....................................................................................................... 11
1.6.2. Variable independiente ............................................................................................. 11
1.6.3. Variable dependiente ................................................................................................ 11
1.6.4. Operacionalización de las variables .......................................................................... 12
Tabla 2. Operacionalización de las variables ........................................................................... 12
Capítulo 2 ......................................................................................................................................... 14
2. Marco referencial .............................................................................................................. 14
2.1. Antecedentes de la investigación ................................................................................. 14
2.2. Marco teórico ................................................................................................................ 17
2.3. Marco contextual .......................................................................................................... 20
2.3.1. Misión de Heyearza SA. ............................................................................................. 22
2.3.2. Visión de Heyearza SA. .............................................................................................. 22
2.3.3. Matriz Foda ............................................................................................................... 22
2.3.4. Organigrama de la empresa ...................................................................................... 24
2.3.4.1. Organigrama de funciones de Heyearza SA. ......................................................... 25
2.4. Marco conceptual ............................................................................................................. 26
XII
2.5. Marco legal ........................................................................................................................... 32
2.5.1 Ley de compañías............................................................................................................ 32
Capítulo 3 ......................................................................................................................................... 36
3. Marco metodológico ......................................................................................................... 36
3.1. Diseño de la investigación ................................................................................................ 36
3.2. Tipo de la investigación..................................................................................................... 37
3.3. Población y muestra ......................................................................................................... 39
3.3.1. Población ....................................................................................................................... 39
3.3.2. Muestra .......................................................................................................................... 40
3.4. Técnicas e instrumentos de investigación ............................................................................ 41
3.4.1. Entrevista ...................................................................................................................... 43
3.4.2. Guía de observación ...................................................................................................... 44
3.5. Análisis de resultados ........................................................................................................... 44
3.5.1. Análisis de resultados entrevista a Gerente general Heyearza SA. ............................... 45
3.5.2. Análisis de resultados entrevista a Contador Heyearza SA. .......................................... 45
3.5.3. Análisis de resultados Entrevista a Auxiliar contable Heyearza SA. .............................. 46
3.5.4. Análisis de resultados a la interrogante general ........................................................... 47
3.5.5. Análisis de guía de observación ..................................................................................... 48
3.6. Análisis de Estados Financieros comparativos 2014 y 2015 ................................................. 49
3.6.1. Razones Financieras ....................................................................................................... 50
3.6.2. Estado de situación financiera años 2014 y 2015 ..................................................... 51
3.6.3. Estado de Resultados Integrales años 2014 y 2015 .................................................. 53
XIII
Capítulo 4 ......................................................................................................................................... 56
4. Propuesta de manual de procedimientos contables para HEYEARZA SA. ........................ 56
4.1. Prologo .............................................................................................................................. 56
4.1.2. Introducción del manual de procedimientos contable ................................................. 57
4.1.3. Objetivo de la propuesta ............................................................................................... 57
4.1.4. Alcance de la propuesta ................................................................................................. 58
4.1.5 Diseño de políticas para el departamento contable ...................................................... 58
4.2. Procedimientos del manual .............................................................................................. 59
4.2.1. Elaboración de los Estados Financieros .................................................................... 59
4.2.2. Documentación contable .......................................................................................... 70
4.2.3. Caja General .............................................................................................................. 74
4.2.4. Caja Chica .................................................................................................................. 79
4.2.5. Pago de impuestos .................................................................................................... 86
4.2.6. Gestión de cuentas Bancos ....................................................................................... 89
4.2.7. Activos fijos ............................................................................................................... 97
4.2.8. Créditos ................................................................................................................... 103
4.2.9. Cuentas por Cobrar ................................................................................................. 106
4.2.10. Cuentas por Pagar ............................................................................................... 109
4.2.11. Servicios básicos .................................................................................................. 112
4.1.1. Instructivo de aplicación de manual de procedimientos ........................................ 118
4.2. Estados Financieros presupuestados años 2016 -2017 .................................................. 121
4.2.1. Estado de Situación Financiera Proyectado años 2016 – 2017 .............................. 121
XIV
4.2.2. Estado de Resultados Integrales presupuestado años 2016 – 2017 ...................... 123
4.3. Conclusiones y recomendaciones ................................................................................... 124
4.3.1. Conclusiones ........................................................................................................... 124
4.3.2. Recomendaciones ................................................................................................... 126
4.4. Apéndices ........................................................................................................................ 127
Apéndice A ................................................................................................................................. 127
Carta de autorización de la empresa Heyearza SA. ............................................................... 127
Apéndice B ................................................................................................................................. 128
Entrevista a la gerencia general empresa Heyearza SA. ........................................................ 128
Entrevista al contador empresa Heyearza SA. ....................................................................... 131
Entrevista al auxiliar contable de la empresa Heyearza SA. .................................................. 136
Apéndice C ................................................................................................................................. 139
Guía de observación .............................................................................................................. 139
Apéndice D ................................................................................................................................. 144
Fotografías de la entrevista en la empresa Heyearza SA. ...................................................... 144
Referencias ............................................................................................................................ 147
XV
Indice de figuras
Figura 1. Cuadro de accionistas de Heyearza SA. ............................................................. 22
Figura 2. Matriz Foda Heyearza SA. ................................................................................. 22
Figura 3. Organigrama de la empresa ............................................................................... 24
Figura 4. Cambios en el trabajo habitual con el manual de procedimientos para el área
contable .................................................................................................................................... 48
Figura 5. Formato de Reporte de los movimientos de caja general ................................... 78
Figura 6. Solicitud de reposición de Caja Chica ................................................................ 83
Figura 7. Formato de registro de movimiento de Caja Chica ............................................ 84
Figura 8. Acta de arqueo de fondo .................................................................................... 85
Figura 9. Formato de comprobante de egreso de bancos ................................................... 94
Figura 10. Formato de comprobante de ingreso de bancos ................................................ 95
Figura 11. Formato de conciliación bancaria ..................................................................... 96
Figura 12. Formato de acta de entrega de activos fijos .................................................... 102
Figura 13. Asiento contable de las cuentas caja general y bancos por una venta ............ 118
Figura 14. Asiento contable de las cuentas gasto de energía eléctrica y otras cuentas por
pagar por concepto de pago de planilla de servicio básico. ................................................... 119
XVI
Indice de Tablas
Tabla 1. Causas y consecuencia del problema ...................................................................... 5
Tabla 2. Operacionalizacion de las variables ...................................................................... 12
Tabla 3. Operacionalizaciòn de las variables ...................................................................... 13
Tabla 4. Servicios que presta Heyearza SA ....................................................................... 21
Tabla 5. Personal que labora en Heyearza SA. ................................................................... 40
Tabla 6. Clasificación de técnicas de investigación ........................................................... 41
Tabla 7. Resultados de la repuesta de la pregunta en común de la entrevista .................... 47
1
Introducción
Es impactante apreciar que para las compañías de hoy en día, es incuestionable y necesario
el diseño e implementación de manuales de procedimientos, lo que otorgara mejoras a las
actividades y un control interno sustentable. El desarrollo y crecimiento de la empresa
dependerá en gran parte de las diversas estrategias que se consideren en el diseño de un
manual de procedimientos en el área contable, siendo esta un área de mucha importancia para
la organización.
Sabiendo que un manual de procedimientos es un componente eficiente que permite
revelar la información financiera de manera clara y concreta, además de ser un auxiliar para
lograr el control del personal que labora, volviéndose en un instrumento que dirige y provee a
los colaboradores de la compañía en los procedimientos contables, aportando así soluciones a
fallos que existiesen en tales operaciones.
En Heyearza SA. la empresa en cuestión para el presente trabajo, en busca del progreso de
la compañía en el mundo empresarial, ya que cuenta con cualidades dignas de estudios y goza
de recursos humanos, material y económico, según sus actividades que realiza además de su
crecimiento como organización pretende brindar excelencia en sus capacitaciones que
imparte, como también promover sus mejores estrategias para el servicio a la sociedad.
Tomando en cuenta que se ve obstruido por los defectos que no permite el normal
desenvolvimiento y alcance de sus metas de manera eficaz.
Se divide en cuatro capítulos esta investigación:
El capítulo uno muestra el problema, que contiene el planteamiento del problema,
formulación y sistematización de la investigación, objetivos generales y específicos,
justificación de la investigación, delimitación de la investigación e hipótesis.
2 El capítulo dos presenta al marco referencial, este abarca los antecedentes de la investigación,
marco teórico, marco contextual, marco conceptual y marco legal.
El capítulo tres refleja al marco metodológico, reporta el diseño de la investigación, tipo de la
investigación, población y muestra, técnicas e instrumentos de la investigación y análisis de
resultados.
El capítulo cuatro la propuesta, expone el desarrollo de la propuesta, recomendaciones y
conclusiones.
3
Capítulo 1
1. El problema
1.1.Planteamiento del problema
En un cambiante mundo de los negocios la competencia a escala de las empresas es de
gran importancia para que puedan sobrellevar las problemáticas, permanecer en el mercado y
un buen desenvolvimiento económico para conseguir un buen rendimiento económico, siendo
su principal objetivo el tomar decisiones previo un análisis de los Estados Financieros; por
inconsciencia o despistes ha conducido a pérdidas o liquidación a las empresas.
Allí radica la importancia de la elaboración adecuada, de vigilar oportunamente y
correctamente la información financiera de la organización, así que, si la función del debido
procedimiento y análisis no opera con efectividad, el departamento que requiera la
información no tendrá los suficientes datos para trabajar.
Un manual de procedimientos es una herramienta fundamental para las empresas del
mundo actual. Por medio de este se puede realizar las operaciones en la compañía sin
distorsiones y retrasos para un mejor funcionamiento, siendo el manual un componente
importante para la toma de decisiones en la administración de las organizaciones. Las
directrices plasmadas en el manual de procedimientos guían al recurso humano a la
realización de los objetivos y funciones trazados sin ningún problema.
Las Pequeñas y Medianas Empresas (Pymes) tienen una gran importancia dentro del
desarrollo en la economía ya que estas generan empleo y el crecimiento económico. En todo
el país las pymes se relacionan con el crecimiento de la economía en cada una de sus
regiones. Al examinar los elementos del incremento económico se señalan a las grandes
4
compañías como los encargados del mismo, sin embargo se apunta a que las Pymes son las
encargadas de la progresión económica con un buen desarrollo estas.
Al contar con estructuras más pequeñas es sencillo ajustarse a los requerimientos del
mercado y de los clientes, al laborar con las enormes empresas poseen una cercanía inmediata
con los clientes.
Los Manuales de Procedimientos no son estándares, dependerán de la naturaleza de las
organizaciones, tamaño, complejidad en sus funciones y ámbito de aplicación. A la vez,
deben estar adecuados a la consecución de las metas de una empresa, considerando que en los
manuales está inmerso el funcionamiento interno.
El manual de contabilidad, es un componente del sistema de control interno, el cual se
diseña para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene
todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre el área contable de las distintas
operaciones o transacciones que se realizan en una organización.
Heyearza S.A. su nombre comercial Icap (Instituto de capacitación avanzado perfecto), se
inició en el año 2012, dedicada a la prestación de servicios educativos, tales como
capacitaciones, cursos, etc. Cuenta con un número de 9 personas al servicio, 4 individuos en
el área administrativa y 5 en el área operativa. Esta es una compañía del sector Pyme, un
negocio familiar con una experiencia en el mercado de 4 años, vinculada con fundaciones que
aportan con el desarrollo juvenil.
La creación del sistema de control interno contable para la empresa Heyearza SA., tiene
una significativa importancia ya que no ha existido como tal en la misma, esta herramienta es
un apoyo en la toma de decisiones por parte de la gerencia de la empresa, ocasionando
cambios en la producción y mejoras en los resultados económicos, en la calidad y eficiencia,
como también desarrollará y simplificará los procedimientos contables.
5 También permitirá diseñar mecanismos de control, y así facilitar a los demás
departamentos de la empresa que la información se encuentre disponible oportunamente,
además requiere que el departamento contable apliquen los procesos ya establecidos de
manera eficaz con el objetivo de reducir los riesgos que se puedan presentar, como
consecuencia se reducirá las erróneas aplicaciones que comúnmente los empleados cometen
por la falta de un control interno y salvar de las irregularidades que se pueden ocasionar.
Tabla 1. Causas y consecuencia del problema
CAUSAS CONSECUENCIAS Registro inadecuado de las transacciones
Información distorsionada y poco confiable
Ausencia de un control interno Falta de evaluación continua del sistema de control interno dentro del departamento contable
Falta de un manual de procedimientos Desconocimiento de las actividades a realizar por parte del personal contable
Nota: Causas y efectos de los problemas de mayor relevancia existentes
Heyearza SA. desde su inicio hasta la actualidad no ha estado sujeta a un manual de
procedimientos para su área contable, al evaluar respectivamente su sistematización al
momento de preparar su información financiera, se presume que su mayor problema es de
liquidez, como también las operaciones tributarias con resultados distorsionados, una
gerencia que desconoce la situación financiera real y un personal trabajando sin ningún
proceso debidamente establecido.
Es por eso que se busca establecer un manual de procedimiento para el área contable más
eficiente y eficaz para mejorar la liquidez de la misma, con el fin de minimizar los impactos
negativos que cada uno de los factores a través del tiempo ocasionan a la empresa.
6
1.2.Formulación y sistematización del problema
1.2.1. Formulación del problema
¿Cómo el diseño de un manual de procedimientos en el departamento de contabilidad
de la empresa Heyearza SA. ayudaría a optimizar los procesos contables?
1.2.2. Sistematización del problema
¿Qué se debe realizar con los procedimientos actuales en el área contable de la
empresa Heyearza SA?
¿Cómo precisar que todos los procesos contables contribuyan al objetivo de la
empresa?
¿Qué herramientas de información requiere el personal contable para la ejecución de
procesos en el departamento?
1.3. Objetivos de la investigación
1.3.1. Objetivo General
Diseñar un manual de procedimientos en la empresa Heyearza SA. para optimizar los
procesos contables.
1.3.2. Objetivos Específicos
Recopilar los procedimientos actuales en el área contable de Heyearza SA. Para una
evaluación.
Determinar los procesos contables que contribuyan a los objetivos de la empresa.
Establecer procedimientos en el área contable a través del diseño de un manual.
7
1.4.Justificación de la investigación
1.4.1. Justificación Teórica
La investigación es importante porque al diseñar un manual de procedimientos se
optimizará los procesos contables, políticas innovadoras, para cumplir las funciones a
cabalidad dentro y fuera de la compañía.
Debido al inconveniente que suscita la ausencia de un Manual de procedimientos en el
área contable en la empresa Heyearza SA., se necesita la elaboración de un instrumento que
documente las operaciones y transacciones contables, dando una veracidad a los pasos a
seguir en el cumplimiento de las funciones contables y se garantice la continuidad de los
procesos cuando hay cambios de personal.
El diseño de un Manual Procedimientos Contables dará soporte para regular las
actividades propias de esta área; estableciéndose las pautas a seguir al momento de operar y
alcanzar la eficiencia, eficacia y maximización de esta institución.
Se vuelve una necesidad que las empresas de servicios cuenten con un manual de
procedimientos contables, que les permita planificar, organizar, dirigir y controlar
eficazmente sus actividades comerciales o de servicios, además del desempeño de cada uno
de los involucrados en la misma.
El Ecuador y el mundo se encuentran frente a un exigente proceso comercial como es la
globalización, mediante la apertura de mercados a nivel mundial, por lo que es prioridad que
los productos generados por las empresas ecuatorianas se ajusten a niveles óptimos de
competitividad, para no ser desplazados de sus propios mercados, tendiendo a mejorar varios
aspectos como son: servicio, calidad y precio entre otros, factores que en buena medida
requieren de una adecuada organización administrativa interna.
8 Los beneficiarios de manera directa son el gerente y el personal, ya que contarían con las
políticas y procedimientos a seguir optimizando, las actividades de la compañía y mejorando
la liquidez de esta.
Control interno: Es el principio de la confiabilidad de un sistema contable, la base sobre
el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, se medirá su eficacia y resistencia
definirá si se halla una seguridad razonable de los movimientos plasmados en los Estados
Financieros. Un frágil sistema de control interno afectara negativamente en el sistema
contable de la compañía. Según Catácora, (1996)
Whittington (2000) hace su aporte referente a los controles internos aplicados a las
organizaciones de menor tamaño, resaltando que aunque rara vez el Control interno pueda ser
fuerte en las mencionadas, no es esto limitación para que ignoren las formas de control que
puedan disponer.
Según Coso (2013) el control interno se define “es un proceso llevado a cabo por el
consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con
el objeto de proporcionar un grado de razonabilidad razonable en cuanto la consecución de
objetivos relacionados con las operaciones, la información y el cumplimiento.
Coso (2013) indica que actividades de control interno “son las acciones establecidas a
través de las políticas y procedimientos que contribuyen a garantizar que se lleven a cabo las
instrucciones con el fin de mitigar los riesgos con impacto potencial en los objetivos”.
Un manual de procedimientos conforma un escrito de fácil entendimiento donde se
especifica las actividades ordenadas y secuencialmente enlazadas entre sí, para la ejecución
de cometidos, labores o tareas dentro de la empresa. Para Franklin (2009)
9
1.4.2. Justificación Metodológica
La justificación metodológica de este trabajo es de tipo descriptivo, puesto que se busca
responder a las interrogantes que conlleva este tema, dando a su vez la solución al problema
describiendo detalladamente las situaciones.
En opinión de Arias (2006), las investigaciones descriptivas posibilitan medir de manera
individual las variables, incluso cuando no se exponga una hipótesis, ya que estas se reflejan
en los objetivos de la investigación. Entonces a partir de esto el tipo de investigación está
encargada de buscar con cuanta profundidad se planteara el objeto, sujeto o fenómeno a
estudiar.
Babbie (2000), define a la investigación descriptiva, que su objetivo es encontrar una
exacta función descriptiva del elemento que se está investigando a partir de sus
peculiaridades. Detallar el suceso, valorar variables o definiciones con el propósito de
establecer la participación importante de comunidades, personas grupos o fenómenos bajo
estudios.
La observación directa, la entrevista, la encuesta serán técnicas a utilizar las mismas que
ayudaran a fundamentar los problemas y soluciones que se suscitan en la compañía.
Arias (1999), menciona que “las técnicas de recolección de datos son las distintas formas
de obtener información”.
Las técnicas de recolección de datos que han sido empleadas en el presente documento
son la observación directa y la entrevista.
Según Hernández, Fernández y Baptista (1998), la observación radica en la anotación
metódica, moderada y fiable de acciones o proceder evidente.
10 La observación Méndez (1995), señala que esta se hace de acuerdo a los prontuarios, los
mismos que conservan diligencia a los inconvenientes que se logran al estudiar por métodos
de observación, análisis de fuentes documentales y demás sistemas de conocimiento.
La entrevista según Arias (2012), Se define la encuesta a manera destreza que procura
adquirir información que proporciona un grupo o muestra de sujetos acorde a sí mismos, o un
nexo con un asunto en específico.
1.4.3. Justificación Práctica
La presente investigación tiene como finalidad aportar a la optimización de Heyearza SA.
en sus procesos del área contable, permitiendo una adecuada toma de decisiones para el
logro d sus metas fijadas; y a su vez controlar estrictamente las operaciones contables, de
acuerdo a las normas internacionales de contabilidad y disposiciones legales.
Adicionalmente el presente documento servirá como referente de consulta a la sociedad,
porque permitirá mostrar el desarrollo de la organización y aportar con empleos.
1.5.Delimitación de la investigación
En el presente trabajo de investigación está delimitado al diseño de un manual de
procedimientos para el departamento contable de la empresa Heyearza SA. con su dirección
domiciliaria en Mapasingue Oeste Av. 8va y callejón primero frente al c.c. El Trébol, en la
ciudad de Guayaquil, provincia del Guayas en la república del Ecuador, llevado a cabo en el
periodo 2016 – 2017, con la finalidad de identificar y aportar soluciones de las debilidades
para los años venideros. La información a necesitarse se obtendrá de las entrevistas a la
gerencia y empleados, como también de la recolección de datos, la aplicación de
cuestionarios y observación en las visitas.
11
1.6. Hipótesis de la investigación
1.6.1. Hipótesis general
¿Si se diseña un manual de procedimientos para el departamento de contabilidad en
Heyearza SA. se optimizara el proceso contable?
1.6.2. Variable independiente
Diseño de un manual de procedimientos
1.6.3. Variable dependiente
Optimización del proceso contable en Heyearza S.A.
12
1.6.4. Operacionalización de las variables
Tabla 2. Operacionalización de las variables
Variable y definición conceptual Definición operativa Dimension
es Indicadores Ítems o preguntas Técnica Instrumento
Variable independiente
Diseño de un manual de procedimientos
Tiene una utilidad múltiple, ya que no solo es un instrumento que da a conocer el funcionamiento interno detallando las tareas, ubicación, requerimientos y puestos responsables de la ejecución.
Políticas Políticas para la presentación de información contable
¿Cuenta la empresa con políticas actualmente?
Encuesta
Entrevista / cuestionario
Chiavenato (2006)
Dan soporte en la inducción al puesto y en el adiestramiento y capacitación del personal, ya que describen simultáneamente las actividades por el puesto.
Normas Identificar normas de trabajo para el área contable
¿Cuenta con normas trazadas en las operaciones del área contable?
Encuesta
Entrevista / cuestionario
"El manual es un conjunto de instrucciones, debidamente ordenadas y clasificados, que proporciona información rápida y organizada sobre las prácticas administrativas"
Además tiene otra función como minimizar errores, facilitar labores de auditorías, evaluación y control interno, y su eficiente vigilancia. Un manual de procedimientos contiene normas, políticas y procedimientos según en el área en aplicarse.
Procedimientos
Detallar los procedimientos a realizar de cada puesto de trabajo
¿Conoce el personal de las actividades que debe realizar según su puesto de trabajo?
Encuesta
Entrevista / cuestionario
Nota: Operacionalizaciòn de las variables de la investigación
Variable y definición
Definición operativa Dimensione
Indicadores Ítems o preguntas Técnica Instrumento
13
Tabla 3. Operacionalizaciòn de las variables
Variable dependientes Optimización del proceso contable
Se consideró bajo las directrices de los procesos que maneja Heyearza SA
Aspectos organizacionales
- Estructura Organizacional - Normas, políticas y reglamentos
- ¿Existe una adecuada estructura organizacional en la empresa? - ¿Cuenta la empresa con un manual de normas y políticas en el área contable?
Encuesta Entrevista / cuestionario
Control contable según Perdomo (2000) "Es aquel que comprende el plan de la organización así como los procedimientos y registros, referidos a la protección de los activos o a la confiabilidad de los registros financieros, proporcionando seguridad razonable en cuanto la autoridad y registro"
Políticas contables según Villacorta (2001) las políticas contables de una empresa se refieren a los principios, bases, convenios, reglas y practicas especificas adoptados por la misma para los efectos de la preparación y presentación de sus Estados Financieros".
Proporcionar al personal de la empresa las normas, políticas y procedimientos a seguir, así continuamente controlar el buen desenvolvimiento de las operaciones en el área contable
sistema de control interno
- Responsabilidades y procedimientos - Políticas de control interno -Evaluación continua del control interno
- ¿La empresa cuenta con un control interno? -¿Se evalúa continuamente el control interno de la empresa?
Encuesta Entrevista / cuestionario
14
Capítulo 2
2. Marco referencial
2.1.Antecedentes de la investigación
El trabajo de investigación se muestra una síntesis de algunos trabajos investigativos
vinculados con el tema propuesto las cuales anteceden este estudio y fueron considerados
como sobresalientes para presentar la misma. Estos trabajos nos sirven como apoyo a nuestra
investigación.
Según Tamayo (2010) desarrollo un trabajo de tesis en la universidad Tecnológica
Equinoccial de la ciudad de Quito, titulado “Diseño de un Manual de Procedimientos
Contables para la empresa Bopp del Ecuador Cía. Ltda., ubicada en la ciudad de Quito”, para
la obtención del título Licenciado en contabilidad y auditoría CPA, el trabajo de la
investigación es de campo y de carácter exploratorio, mediante el cual se detectó que el
principal defecto en la compañía es la ausencia de un manual de procedimientos, el cual
estipula las funciones, procedimientos, políticas y normas para la mejora en la ejecución de
las transacciones. Además un manual de procedimientos es diseñado según la estructura
organizacional, objetivos y actividad a la que se dedica, para obtener una eficiente puesta en
marcha.
La presente investigación tiene relación con este trabajo en los objetivos, “Diseñar un
Manual de Procedimientos Contables para la empresa Bopp del Ecuador Cía. Ltda., mediante
una descripción de procesos responsabilidades, con el fin de proporcionar una herramienta
que permita entregar informes financieros de mejor calidad y en menor tiempo”. Llegando a
la conclusión, que el aporte de esta tesis se basa en documentar el trabajo que realizan los
empleados, utilizando procedimientos organizados, permitiendo un mayor control interno,
además de un mejor desarrollo de las actividades, normalizando el cumplimiento de las
15
tareas y sistematizando los procedimientos empleados, además instruye al personal para
alcanzar los objetivos de la empresa.
Para este trabajo se busca optimizar el proceso contable con el fin de minimizar los errores
en dicha área.
Indica Crespo, Suárez (2014), elaboraron un trabajo de investigación en la universidad
Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil, titulado “Elaboración e Implementación de un
Sistema de Control Interno, caso “Multitecnos S.A.” de la ciudad de Guayaquil para el
periodo 2012- 2013”, previa a la obtención del título Ingeniero en Contabilidad y Auditoría –
CPA, en la investigación se aplicara el método inductivo y deductivo, adquiriendo la
conclusión de que la mayor incidencia de su problemática es en el control interno.
“La carencia de vigilar, controlar y evaluar el control interno en la empresa provocara que
se vuelva vulnerable a fraudes y a su vez disminuyendo salvaguardar los recursos que posee.
Este trabajo se vincula a la presente investigación con la problemática y la propuesta, un
control interno en la compañía mitigara los posibles errores al momento de la elaboración de
la información contable. Si el control interno es eficaz podrá establecer saldos contables
razonables y generar información en el menor tiempo posible, además mejorar el ambiente
de control, la ejecución y desarrollo de actividades operativas eficientes, establecimientos de
niveles de autoridad y jerarquía”.
Sánchez (2009), de la Escuela Politécnica del Ejército propone un “Manual de
procedimientos contables para la empresa “proyectos integrales del ecuador PIL s.a.”,
ubicada en la ciudad de Quito”. Tesis de grado previa a la obtención del título de: Ingeniería
en finanzas, Contadora Publica Autorizada. Relacionando el presente trabajo con esta
propuesta las conclusiones y recomendaciones acerca de la eficacia e importancia que tiene
16
un manual de procedimientos en las empresas, dando al personal que labora en el
departamento del área contable una idea clara y concisa de las funciones a cumplir.
Liriano (2015), de la Universidad estatal Península de Santa Elena, expone un “Manual
de control interno en el área contable para la unidad educativa nuestro mundo del cantón
Salinas, provincia de Santa Elena, año 2015”, de la universidad Estatal de la Península de
Santa Elena, tesis de grado para la obtención del título de licenciado en contabilidad y
auditoría. Esta investigación guarda relación entre ambos en la problemática planteada , la
mayoría de las instituciones educativas en el Ecuador, son controladas y supervisadas por el
Ministerio de Educación y Cultura, dando credibilidad al manejo adecuado de los ingresos y
egresos económicos; en varios planteles educativos particulares este proceso se ha retrasado,
siendo uno de ellos la Unidad Educativa “Nuestro Mundo” teniendo dificultades ocasionadas
por la carencia de políticas en los procesos contables, siendo base para fundamentar las
decisiones adecuadas de la institución. La ausencia de un Manual de Control Interno en la
Unidad Educativa Nuestro Mundo, origina carencia de herramientas, políticas o
procedimientos generales de control administrativo y contable, que permitan evaluar los
procesos de las actividades que realizan en el área contable, ocasionando que la institución no
cumpla con los objetivos planteados en un determinado periodo. Obteniendo una conclusión
del análisis e interrelación de los resultados se concluye que la “Unidad Educativa Nuestro
Mundo” carece de las siguientes directrices y lineamientos en control interno contable.
Funciones específicas para el desempeño de las actividades de cada uno de los
trabajadores del área contable.
Conocimientos de criterios estratégicos que direccionen el crecimiento del bienestar de
la institución a corto y largo plazo.
17
El propósito del presente trabajo es definir políticas, normas y procedimientos mediante el
diseño de un manual de procedimientos, que a su vez aporte con el control interno que
maneja la compañía en la actualidad.
2.2.Marco teórico
Fowler (1976), indica acerca del sistema de control interno "Pretende que la valoración al
Sistema de Control Interno como el conglomerado de elementos, normas y procedimientos
destinados a lograr, mediante un sesgo practico de planificación, ejecución y control, el
ejercicio eficiente de la gestión para el alcance de las metas de la empresa".
Control interno: Es el principio de la confiabilidad de un sistema contable, la base sobre
el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, se medirá su eficacia y resistencia
definirá si se halla una seguridad razonable de los movimientos plasmados en los Estados
Financieros. Un frágil de sistema de control interno afectara negativamente en el sistema
contable de la compañía. Según Catácora, (1996)
Control interno contable según Cashin, Neuwirth & Levy (1998) “Consiste en el plan de
organización y procedimientos referentes a la salvaguarda de los activos y a la fiabilidad de
los registros financieros”
Coso (2013) se refiere al control interno sostiene el ahínco de las empresas acerca del
desempeño de los objetivos se presenta cinco elementos de control interno.
Se considera relevante que el control interno es una sucesión activa, cabal y reiterada. Por
tal razón no es un proceso rectilíneo donde uno de los factores aqueja únicamente al próximo.
18 Relación entre componentes y principios
Ambiente de control interno
La organización demuestra compromiso por la integridad y valores éticos.
El consejo de administración manifiesta una autonomía de la administración y
practica una vigilancia en el acrecentamiento y utilidad de los controles internos.
La administración establece, de acuerdo a la conformidad del consejo, la
organización, las líneas de informes, a los mandatarios y responsabilidades oportunas
en seguimiento de los objetivos.
La organización manifiesta un deber a deslumbrar, a fomentar y conservar a las
personas capaz en el cumplimiento con los objetivos.
La empresa detiene a sujetos empeñosos con sus tareas de control interno en la
persecución de las metas.
Evaluación de riesgo
La organización precisa fines con una competente precisión para aprobar una afinidad
y estimación de contingencias enlazados a los objetivos.
La compañía reconoce las posibilidades acerca del desempeño de los objetivos entre
la entidad y considera los riesgos decide como estos deben dirigirse.
La empresa mantiene la probabilidad de fraude en la evaluación de riesgos en el
resultado de las metas.
La organización establece y justiprecia la transformación que pueden identificar y
evalúa cambios que pueden colisionar considerablemente al sistema de control
interno.
19
Actividades de control
La compañía escoge y mejora las actividades de control que aportan a la disminución
de peligros para el cumplimiento de las finalidades a la altura suficiente.
La organización opta y fomenta actividades de controles generalizados de acuerdo a la
tecnología respaldando la ejecución idónea de los objetivos.
La organización extiende actividades de control de acuerdo a políticas y normas que
instauran lo que se desea y procedimientos que sitúan tales políticas en operación.
Información y comunicación
La empresa logra o produce y utiliza información importante y calificada para
avalar el desenvolvimiento del control interno.
La organización transmite información internamente, incorporando incluyendo
objetivos y responsabilidades acerca del control interno, indispensables para
respaldar las actividades del control interno.
La compañía participa con grupos del exterior con relación a circunstancias que
perjudican el funcionamiento del control interno.
Actividades de monitoreo
La organización elige, mejora, y hace evaluaciones continuas y/o independientes
para constatar cuando los componentes de control interno está concurrente y en
marcha.
20
La entidad valora e informa falencias de control interno de forma idónea a
aquellos grupos responsables de tomar la acción correctora, incluyendo la Alta
Dirección y el Consejo de Administración, según sea lo pertinente.
Beneficios de un sistema de control interno
Precisa las normas de comportamiento y actuación, haciendo de guía de la
instauración del Sistema de Control Interno.
Previene desconciertos proporcionando confianza en la ejecución de los objetivos,
provee feedback del desenvolvimiento del negocio.
Fija estilos actuación en todos los niveles de la entidad, entre el afianzamiento de
objetivos claros y medibles, y de actividades de control.
Concede una seguridad razonable acerca de la apropiada administración de las
contingencias del negocio.
Implantar mecanismos de monitoreo consecuentes para la determinación del desvió al
funcionamiento del sistema de control interno.
2.3.Marco contextual
La información para la realización de este proyecto se obtuvo de las operaciones
habituales de la Empresa HEYEARZA SA. con Ruc nº 0992766964001 es una sociedad
anónima representada legalmente por la Sra. Helen Mercedes Arízaga Zambrano, teniendo el
cargo de gerente general según registro mercantil nº 5.482.
La compañía inicia sus actividades de cursos, clases y capacitaciones el 13 de julio del
2012, actualmente ubicada en Mapasingue Oeste Av. Octava y callejón primero, frente al
C.C. El Trébol.
21 Analizaremos los Estados Financieros y áreas implicadas en el proyecto.
Además, somos una institución que mediante programas informativos llega acuerdos con
los planteles educativos de la ciudad de Guayaquil, con el respectivo permiso a las
autoridades a cargo, así otorgando beneficios a los estudiantes de subsidios en los valores de
nuestros servicios.
En un principio ha sido creada para proporcionar servicios educativos, capacitaciones,
cursos en los niveles básicos de diferentes ramas.
Tabla 4. Servicios que presta Heyearza SA
Servicios Especificación Duración
Capacitaciones
Ingles 5 Módulos con certificación de nivel medio 15 meses
Computación 4 Módulos con certificación nivel medio 12 meses
Matemáticas Según como el estudiante lo requiera meses
Cursos
Ineval Preparación para examen Enes (bachillerato) 3 meses
Control de tareas Según como el estudiante lo requiera meses
Belleza 4 Módulos con certificación nivel alto 12 meses
Nota: Servicios prestado, duración y especificación de Heyearza SA.
Existe un notorio problema en la utilidad que refleja la compañía, debido a situaciones a la
falta de un manual de procedimientos genera costos muy elevados, pérdida de tiempo por
parte del personal y de la gerencia en toma de decisiones.
Cabe recalcar que existe una inestabilidad al momento de generarse la información, esta
carece de total confiabilidad, razonabilidad y de ser oportuna. Cada departamento la elabora
según lo que consideran ellos u otros superiores que están acordes.
22 Figura 1. Cuadro de accionistas de Heyearza SA.
Nota: Cuadro de accionistas y sus valores de participación en la empresa.
2.3.1. Misión de Heyearza SA.
Brindar un servicio educacional de calidad a la comunidad estudiantil y laboral e
incrementar sus conocimientos para un buen desenvolvimiento en todo ámbito, logrando así
mantener nuestro prestigio como institución.
2.3.2. Visión de Heyearza SA.
Ser líderes en capacitar a hombres y mujeres en áreas de informática, idiomas, belleza
entre otras ramas, además aportar con el desarrollo estudiantil de nuestros jóvenes con un
crecimiento continuo.
2.3.3. Matriz Foda
Figura 2. Matriz Foda Heyearza SA.
Nota: matriz de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas Heyearza SA.
23
Estrategias fo: Fortalezas y oportunidades
F1-O1.- Optimizar tiempo en la elaboración de la información contable.
F2-O2.- Promover en las unidades educativas vinculadas nuestros servicios.
F3-O3.- Mejoras en el servicio, realizando estudios de mercado y lograr satisfacer al cliente
con nuestros servicios.
Estrategias fa: Fortalezas y amenazas
F1-A1.- Mantener un precio aceptable para el mercado.
F2-A2.- Información contable real y eficiente mediante la aplicación de procedimientos.
F3-A3.- Diseño de un manual de procedimientos.
Estrategias do: Debilidades y oportunidades
D1-O1.- Futura implementación del manual de procedimientos para el área contable.
D2-O2.- Optimizar tiempo en la elaboración de la información contable.
D3-O3.- Mitigar las debilidades de nuestra compañía por ausencia de un manual de
procedimientos que nos pone en desventajas frente a la competencia.
Estrategias da: Debilidades y amenazas
D1-A1.- Mitigar las debilidades de nuestra compañía por ausencia de un manual de
procedimientos que nos pone en desventajas frente a la competencia.
D2-A2.- Información contable real y eficiente mediante la aplicación de procedimientos.
D3-A3.- Mantener un volumen de compra de materiales e insumos y adquisición de servicios
en mayor consumo.
24
2.3.4. Organigrama de la empresa
Figura 3. Organigrama de la empresa
Nota: Organigrama empresarial según los departamentos
25
2.3.4.1.Organigrama de funciones de Heyearza SA.
Heyearza SA. es una compañía del grupo Pyme, cuenta con un corto número de
personal que labora en su espacio. La estructura departamental está dividida en 4 como el
área administrativa, de ventas, contable y de docencia.
1. Presidente: Dirigir y controlar la totalidad de la compañía para su buen
desenvolvimiento.
2. Gerente general: Encargado de liderar a la compañía de manera más directa,
supervisión de todos los departamentos. Además este representa la compañía
legalmente.
3. Área administrativa: En esta área se maneja todo lo que concierne a la parte
administrativa de la compañía, siendo la secretaria la encargada de realizar las
actividades como cobros al diario, pagos, servicio al cliente, entre otras.
4. Área de ventas: En este departamento trabaja el grupo de vendedores, las ventas
en su mayoría se realizan mediante visitas. El líder del grupo es el encargado de
organizar las visitas a realizarse para ejecutar cada venta.
5. Área contable: Este departamento se encarga de receptar toda la información
necesaria para elaborar mensualmente los informes y demás documentos contables.
Además se ejecutan las actividades de recursos humanos, cobranzas a cartera
vencida y la supervisión del área administrativa las actividades que lleva acabo
quien labora aquí.
6. Área de docentes: Los docentes que prestan sus servicios a la compañía, son los
encargados de trabajar con el pensum que la gerencia asigna para cada tipo de
capacitación o curso, además de preparar individualmente la o las materias a
impartir.
26
2.4.Marco conceptual
Base contable de acumulación (devengo), La empresa realizara sus Estados Financieros,
se excluye todo lo relacionado con los flujos de efectivos, haciendo uso de la base contable
de acumulación o devengo.
Al emplearse la base contable de acumulación, una organización contemplara partidas
como los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos según los criterios de
reconocimientos pronosticados para tales cuentas en el marco conceptual. IFRS Foundation -
Nic 1 (2010)
Compensación, Acerca de sus activos, pasivos, ingresos y gastos la empresa los reportara
por separado.
La compensación en el estado de resultado integral o estado de situación financiera
condicionan el entendimiento a los usuarios acerca de las transacciones y otros sucesos que
hayan producido. Al igual que los futuros flujos de efectivos valorados de la entidad.
La medición por el neto en el caso de los activos sujetos a correcciones valorativas por
ejemplo correcciones por deterioro del valor de inventarios por obsolescencia y de las cuentas
por cobrar de dudoso cobro, no es una compensación. IFRS Foundation - Nic 1 (2010)
Estados Financieros, IFRS Foundation - Nic 1 (2010) Los estados financieros establecen
una función estructurada de la situación financiera y del rendimiento financiero de una
entidad.
El objetivo de los estados financieros es dotar de información relacionada con la posición
y rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de una entidad, que de utilidad a una
extensa gama de usuarios a la hora de tomar sus decisiones económicas. Los estados
financieros igualmente presentan los resultados de la gestión realizada por los
27
administradores con los recursos que les han sido confiados. Para alcanzar este objetivo, los
estados financieros aprovisionan información acerca de los siguientes elementos de una
entidad:
(a) activos; (b) pasivos; (c) patrimonio; (d) ingresos y gastos, en los que se interviene las
ganancias y pérdidas; (e) aportaciones de los propietarios y distribuciones a los mismos en su
condición de tales; (f) flujos de efectivo.
El análisis de los estados financieros, también conocido como análisis económico –
financiero, el análisis de balances o análisis contable es un conjunto de técnicas utilizadas
para diagnosticar la situación y perspectiva de la empresa con el fin de poder tomar
decisiones adecuadas.
Fiabilidad, IFRS Foundation - Nic 1 (2010) La información aportada en los estados
financieros debe ser fiable. La información es fiable cuando está exento de error significativo
y sesgo, y representa fielmente lo que pretende representar o puede esperarse razonablemente
que represente. Los estados financieros no están libres de sesgo (es decir, no son neutrales) si,
debido a la selección o presentación de la información, pretenden influir en la toma de una
decisión o en la formación de un juicio, para conseguir un resultado o desenlace
predeterminado.
Frecuencia de la información, IFRS Foundation - Nic 1 (2010) Una organización
mostrara un juego completo de estados financieros (incluyendo información comparativa) por
lo menos anualmente. En cuanto una empresa renueve el cierre del periodo del cual se
informa y presenta los estados financieros para un periodo contable superior o inferior a un
año, revelará, además del periodo cubierto por los estados financieros:
(a) la razón para usarse un periodo de duración inferior o superior; (b) el hecho de que el
importe presentado en los estados financieros no es completamente comparable.
28 Hipótesis de negocio en marcha, IFRS Foundation - Nic 1 (2010) Al realizar los estados
financieros, la gerencia evaluará la cabida que tiene una organización para permanecer en
funcionamiento. Una entidad elaborará los estados financieros conforme la hipótesis de
negocio en marcha, a menos que la gerencia pretenda liquidar la empresa o concluir en su
actividad, o bien no exista otras opciones más realistas que proceder de una de estas formas.
Cuando la gerencia, al realizar esta evaluación, sea conocedor de la existencia de
incertidumbres importantes, relativas a eventos o condiciones que puedan aportar dudas
significativas sobre la probabilidad de que la entidad siga funcionando ordinariamente,
procederá a revelarlas en los estados financieros.
Cuando una entidad no prepare los estados financieros bajo la hipótesis de negocio en
marcha, revelará ese hecho, junto con las hipótesis con base en las que han sido elaborados y
las razones por las que la compañía no se estima como un negocio en marcha.
Información comparativa, IFRS Foundation - Nic 1 (2010) Una empresa que declara
información comparativa presentará, al menos, dos estados de situación financiera, dos de
cada uno de los restantes estados, y las notas relacionadas. Cuando una entidad adopte una
política contable retroactivamente o realice una re expresión retroactiva de partidas en sus
estados financieros, o cuando reclasifique partidas en sus estados financieros, mostrara, por lo
menos, tres estados de situación financiera, dos de cada uno de los restantes estados, y las
notas relacionadas. Una entidad presentará estados de situación financiera:
(a) término del periodo corriente, (b) a la clausura del periodo anterior (que es el mismo
que el del comienzo del periodo corriente), (c) al inicio del primer periodo comparativo.
Manual, según Múnera (2002), es la manera en la cual se tramita, entre los diferentes
procesos de la entidad, técnicas mediante las cuales se pueda beneficiar de una forma
perspicaz todo el conocimiento que se manipula en la compañía.
29 Manual de procedimientos, para Franklin (2009) los manuales de procedimientos
“Conforma un documento de mecanismos que incorpora información sobre el orden
cronológico y secuencial de actividades enlazadas entre sí, que se conforman en una unidad
para la ejecución de una actividad, tarea precisa en una entidad”.
Los principales objetivos de los manuales de procedimientos son:
Contribuir a que las tareas se realicen correctamente basándonos en las directrices
registrados o el modelo.
Asistir en la optimización de los recursos, ya sea tiempo, empeño con la no repetición
de cualquier instrucción.
Alistar y elegir es más fácil al tener claro los requisitos de la actividad.
Materialidad (o importancia relativa), IFRS Foundation - Nic 1 (2010)
Los olvidos o inexactitudes de partidas son materiales o tienen relevancia relativa si pueden,
independientemente o en su conjunto, influir en las decisiones económicas decretadas por los
usuarios sobre la base de los estados financieros. La materialidad (o importancia relativa)
depende de lo cuán grande y la naturaleza de la omisión o inexactitud, enjuiciada en función
de las circunstancias particulares en que se hayan producido. La magnitud o la naturaleza de
la partida, o una combinación de ambas, podría ser el factor determinante.
Normas, según Medina (2012) Son lineamientos específicos que se deben seguir o a que
se deben acoplar los comportamientos, tareas, o actividades en una entidad para poder llevar
a cabo la ejecución de una política organizacional. Cabe recalcar que forman parte del
contenido de las políticas organizacionales.
Nic 1: Presentación de estados financieros
El objetivo de esta Norma radica en establecer las bases para la presentación de los estados
financieros con determinación de información general, a fin de aseverar que los mismos sean
30
comparables, tanto con los estados financieros de la misma entidad de ejercicios anteriores,
como con los de otras entidades diferentes. Para conseguir tal objetivo, la norma establece, en
primer lugar, requisitos generales para la presentación de los estados financieros y, a
continuación, ofrece lineamientos para acordar su estructura, a la vez que fija los requisitos
mínimos sobre su contenido. Tanto el reconocimiento, como la valoración y la información a
revelar sobre determinadas transacciones y otros acontecimientos, se abordan en otras
Normas e Interpretaciones.
Nic 8: Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y errores
El objetivo de esta Norma es re expresar los criterios para elegir y variar las políticas
contables, así como el tratamiento contable y la información a revelar acerca de los cambios
en las políticas contables, de los cambios en las estimaciones contables y de la corrección de
errores. La Norma trata de enaltecer la relevancia y fiabilidad de los estados financieros de
una entidad, así como la comparabilidad con los estados financieros emitidos por esta en
ejercicios anteriores, y con los elaborados por otras entidades.
Los requisitos de información a revelar relativos a las políticas contables, excepto los
referentes a cambios en las políticas contables, han sido establecidos en la NIC 1
Presentación de estados financieros.
Niif 1: Adopción por Primera Vez de las Normas Internacionales de Información
Financiera
El objetivo de esta NIIF es afirmar que los primeros estados financieros con arreglo a las
NIIF de una entidad, así como sus informes financieros intermedios, relativos a una parte del
ejercicio cubierto por tales estados financieros, contienen información de alta calidad que:
(a) Sea claro para los usuarios y comparable para todos los ejercicios que se presenten; (b)
abastecer un punto de partida adecuado para la contabilización según las Normas
31
Internacionales de Información Financiera (NIIF); (c) pueda ser obtenida a un coste que no
exceda a los beneficios proporcionados a los usuarios.
Organización, según León (1985) “La entidad es en el conocimiento más amplio, un
acuerdo entre personas, para colaborar en el desempeño de alguna actividad. Este acuerdo
puede ser informal ya que constituye con base en la ley establecida formalmente objetivos,
disposición, funciones y número de sus objetivos”.
Políticas, Medina (2012) indica que las políticas son pautas para orientar la acción; son
directrices generales a examinar en la toma de decisiones, sobre alguna dificultad que se
repite una y otra vez dentro de una organización. En este sentido, las políticas son criterios
generales de llevar a cabo que consideran los resultados de los objetivos y facilitan la
implementación de las estrategias. Las políticas deben ser dictadas desde el nivel jerárquico
más alto de la empresa.
Procedimiento, de acuerdo con Prieto (1997), es una serie de pasos claramente definidos,
que permiten trabajar correctamente disminuyendo la probabilidad de error, omisión o de
accidente. También lo define como el modo de ejecutar determinadas operaciones que suelen
realizarse de la misma manera.
Uniformidad en la presentación, IFRS Foundation - Nic 1 (2010) Una organización
tendrá la manifestación y separación de las partidas en los estados financieros de un periodo a
otro, a menos que:
(a) un cambio en la naturaleza de las actividades de la entidad o una revisión de sus
estados financieros, se ponga de manifiesto que sería más apropiada otra presentación
u otra clasificación, tomando en consideración los criterios para la selección y
aplicación de políticas contables de la NIC 8; (b) una NIIF requiera un cambio en la
presentación.
32 Coso:
• Ductilidad inclusión de buenas prácticas de Gobierno
• Reconfortar la rendición de cuentas
• Relevancia del fraude
• Mayor nivel de competencia de los funcionarios
• Fusión de conceptos como riesgo inherente, nivel de tolerancia
• Consideraciones sobre los servicios de out-sourcing y como la Administración los
monitorea
• Relevancia de los Sistemas de Información, se relaciona con 14 de los 17
principios.
2.5. Marco legal
2.5.1 Ley de compañías
Art. 4.- La dirección de la compañía estará en el sitio que se proponga en el contrato
constitutivo de la misma. Si las empresas tuvieren sucursales o establecimientos
administrados por un factor, los establecimientos en que actúan estas o estos se considerarán
como domicilio de tales 2 compañías para los efectos judiciales o extrajudiciales derivados de
los actos o contratos realizados por los mismos.
Art. 13.- nombrado el administrador que tenga la representación legal y mostrada la
garantía, si se la requiere, inscribirá su nombramiento, con la razón de su aceptación, en el
Registro Mercantil, dentro de los treinta días posteriores a su menester, sin necesidad de la
publicación exigida para los poderes ni de la fijación del extracto. La fecha de la inscripción
del nombramiento será la del comienzo de sus funciones.
33 Art. 15.- Los socios podrán comprobar los libros y documentos de la compañía
relacionados con la administración social, pero los accionistas de las compañías anónimas, en
comandita por acciones y de economía mixta, solo podrán obtener copia certificada de los
balances generales, del estado de la cuenta de pérdidas y ganancias, de las memorias o
informes de los administradores y comisarios, y de las actas de las juntas generales así
mismo, podrán pedir la lista de accionistas e informes acerca de los asuntos tratados o por
tratarse en dichas juntas.
Art. 16.- La razón social o la denominación de cada compañía, que deberá ser claramente
distinguida de la de cualquiera otra, constituye una propiedad suya y no puede ser adoptada
por ninguna otra compañía.
Art. 18.- La Superintendencia de Compañías organizará, bajo su responsabilidad, un
registro de sociedades, teniendo como base las copias que, según la reglamentación que
expida para el efecto, estarán obligados a proporcionar los funcionarios que tengan a su cargo
el Registro Mercantil.
2.5.2. Ley orgánica de régimen tributario interno
Art. 1.- Objeto del impuesto. - constituye el impuesto a la renta total que alcancen las
personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades nacionales o extranjeras, de
acuerdo con las disposiciones de la presente Ley.
Art. 4.- Sujetos pasivos. - Son sujetos pasivos del impuesto a la renta las personas
naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades, nacionales o extranjeras, domiciliadas o
no en el país, que alcancen ganancias gravados de acuerdo con las disposiciones de esta Ley.
Los sujetos pasivos se le imponen a llevar contabilidad, cancelaran el impuesto a la renta en
base de los resultados que arroje la misma.
34 Art. 4.2.- Residencia fiscal de sociedades. - Una sociedad tiene residencia fiscal en
Ecuador cuando ha sido constituida o establecida en territorio ecuatoriano, de acorde con la
legislación nacional.
Art. 7.- Ejercicio impositivo. - El ejercicio impositivo es año a año y comprende el
periodo que va del 1o. de enero al 31 de diciembre. Cuando la actividad generadora de la
renta se inicie.
Art. 8.- Ingresos de fuente ecuatoriana. - Se considerarán de fuente ecuatoriana los
siguientes ingresos:
Los que perciban los ecuatorianos y extranjeros por actividades laborales, profesionales,
comerciales, industriales, agropecuarias, mineras, de servicios y otras de carácter económico
realizadas en territorio ecuatoriano, excepto los recibidos por personas naturales no residentes
en el país por servicios ocasionales prestados en el Ecuador, cuando su remuneración u
honorarios son pagados por sociedades extranjeras y forman parte de los ingresos percibidos
por esta, sujetos a retención en la fuente o exentos; o cuando han sido pagados en el exterior
por dichas sociedades extranjeras sin cargo al gasto de sociedades constituidas, domiciliadas
o con establecimiento permanente en el Ecuador. Se entenderá por servicios ocasionales
cuando la permanencia en el país sea menor a seis meses consecutivos o no en un mismo año
calendario.
Art. 11.- Pérdidas. - En caso de liquidación de la sociedad o cese de sus actividades en el
país, el saldo de la pérdida acumulada durante los últimos cinco ejercicios será deducible en
su totalidad en el ejercicio impositivo en que acabe su liquidación o se realice la finalización
de actividades. No se aceptará la deducción de pérdidas por enajenación directa o indirecta de
activos fijos o corrientes, acciones, participaciones, otros derechos representativos de capital
u otros derechos que permitan la exploración, explotación, concesión o similares; de
35
sociedades domiciliadas o establecimientos permanentes en Ecuador, cuando la transacción
tenga lugar entre partes relacionadas o entre la sociedad y el socio o su cónyuge o sus
parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, o entre el sujeto
pasivo y su cónyuge o sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de
afinidad. Para fines tributarios, los socios no podrán recompensar las pérdidas de la sociedad
en fecha posterior al 1o. de enero, el ejercicio impositivo se cerrará obligatoriamente el 31 de
diciembre de cada año.
Art. 18.- La Superintendencia de Compañías constituye, bajo su responsabilidad, un
listado de sociedades, teniendo como base las copias que, según la reglamentación que expida
para el efecto, estarán obligados a proporcionar los funcionarios que tengan a su cargo el
Registro Mercantil.
Art. 20.- Las compañías constituidas en el Ecuador, sujetas a la vigilancia y control de la
Superintendencia de Compañías, enviarán a ésta, en el primer cuatrimestre de cada año:
a) Copias autorizadas del balance general anual, del estado de la cuenta de pérdidas y
ganancias, así como de las memorias e informes de los administradores y de los organismos
de fiscalización establecidos por la Ley; b) La nómina de los administradores, representantes
legales y socios o accionistas; y, c) otra información que sea necesaria en el reglamento
expedido por la Superintendencia de Compañías.
36
Capítulo 3
3. Marco metodológico
3.1. Diseño de la investigación
Este trabajo está enfocado en la investigación de campo, ya que en las localidades de
Heyearza SA. la información financiera y de control interno necesaria para llevar a cabo esta
investigación.
Investigación, según Sierra (1991), “Genéricamente, la investigación es una actividad del
hombre orientada a descubrir algo desconocido.”
La habilidad de investigación está definida por: a) El fundamento de los datos: primarios
en diseños de campo y secundarios en investigaciones documentales. b) Por el empleo o no,
de los términos en las cuales se realiza la investigación: diseños experimentales y no
experimentales o de campo.
Arias (2006), “boceto de investigación es la táctica frecuente que acoge el investigador
para argumentar al problema planteado. En atención al diseño, el estudio se divide en:
documental, de campo y experimental”.
Según Arias (2006), “investigación de campo es aquella que radica en la acumulación de
datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde sucede las acciones
(datos primarios), sin maniobrar o dominar variable alguna, es decir, el investigador adquiere
la información, pero no distorsiona los requisitos existentes. De allí su carácter de
investigación no experimental”.
Sabino (2002), “agrega en los bosquejos de campo, los siguientes: Encuesta, panel, estudio
de casos, ex post facto”.
37 Establece Arias (2006), La investigación documental es una serie fundamentado en la
averiguación, rescate, estudio, apreciación y deducción de datos secundarios, es decir, los
conseguidos y registrados por otros investigadores en fuentes documentales: impresas,
audiovisuales o electrónicas. Como en toda investigación, la finalidad de este diseño es el
contribuir con actuales conocimientos.
De acuerdo a lo expresado anteriormente según los autores, se determinó que los procesos
de investigación de este estudio, son muestras mínimas y representativas de población,
adquiriendo conclusiones del tema en estudio, seguidamente compartir los resultados los
miembros de interés de la empresa Heyearza SA. Además, se empleó la técnica de campo, ya
que se realizó el estudio en el mismo lugar donde se llevaron a cabo. Como también la
investigación fue documental se utilizó como fuente de análisis los libros diarios y otros
formatos relacionados con las operaciones contables.
3.2. Tipo de la investigación
La presente investigación es de carácter exploratorio, de campo y descriptivo, ya que se
detallara la situación financiera actual de Heyearza SA., además esta carece de un control
interno lo que perjudica la utilidad para la empresa, consumo de tiempo en un proceso sin
lineamientos adecuados.
Los estudios exploratorios según Dankhe (1986), “sirven para preparar el terreno y
ordinariamente anteceden a los tres tipos. Los estudios descriptivos por lo general
fundamentan las investigaciones correccionales, las cuales a su vez proporcionan información
para llevar a cabo estudios explicativos que generan un sentido de entendimiento y son
altamente estructurados”.
Descriptiva, Hernández Sampiere (2002) “El propósito es describir situaciones y eventos.
Decir como es y cómo se manifiesta determinado fenómeno. Buscan especificar las
38
propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que
sea sometido a análisis. Se selecciona una serie de cuestiones y se mide cada una de ellas
independientemente, para así describir lo que se investiga. Miden los conceptos o variables a
los que se refieren. Se centran en medir con la mayor precisión posible. A diferencia de los
primeros que se centran en descubrir. La investigación descriptiva requiere considerable
conocimiento del área que se investiga para formular las preguntas específicas que busca
responder. Pueden ofrecer la posibilidad de predicciones, aunque sean rudimentarias”.
Arias, (2006) “Las investigaciones descriptivas valoran de forma autónoma las variables y
aun cuando no se formulen hipótesis, tales variables aparecen expresados en los objetivos de
investigación.”
La investigación realizada tiene un enfoque cualitativo, ya que hace uso de la recolección
de datos, es de tipo descriptivo porque se realiza un análisis estadístico del problema que
perjudica a Heyearza SA., mostrándonos la situación real de la entidad, tomando como fuente
de información principal al gerente Sra. Helen Arízaga para el desarrollo de este trabajo.
Además tiene un planteamiento cuantitativo, mediante entrevistas hechas a miembros
claves de la empresa en las operaciones contables, siendo este el gerente general, contador y
auxiliar contable, se logró obtener información precisa, proyectando el problema que afecta
a Heyearza SA. expresando la situación de la institución, tomando como fuente de
información los datos de la misma.
Se manejó el método inductivo para especificar las operaciones y procedimientos al día de
hoy que se aplican en la compañía, también sirvió como método de análisis la revisión
cautelosa de los documentos fuentes, registros y procedimientos, además se usó el método de
síntesis para llevar a cabo el diseño del manual de procedimientos para el área contable
propuesto.
39 3.3. Población y muestra
3.3.1. Población
La población, Arias (2006), “en términos más precisos población, es un grupo finito o
infinito de factores con particularidades comunes para los cuales serán extensivas las
conclusiones de la investigación. Esta queda delimitada por el problema y por los objetivos
del estudio.
Población finita: conjunto en la que se sabe el número de unidades que la conforman.
Además, existe un registro documental de dichas unidades.
Población infinita: es en la que no se conoce el total de factores que la constituyen, por
cuanto no existe un registro documental de estos debido a que su elaboración sería
prácticamente imposible.”.
Población es una agrupación total de individuos, objetos o medidas que tienen varias
características iguales en un mismo lugar y en momento determinado, la muestra no es
necesaria que sea aplicado en este trabajo de investigación debido que el tamaño de población
no es muy numeroso.
Para llevar a cabo la determinación de la población se laboró con todos los integrantes de
Heyearza SA., siendo el principal departamento el contable. La empresa cuenta con un
número bajo de empleados con un total de 7 personas que realizan el proceso, donde
intervienen el departamento de ventas, administrativo y contable. Además, tiene bajo
servicios prestados a los docentes en un total de 9 personas.
Por tal razón nuestra investigación cuenta con una población finita, como antecede lo
anterior expresado.
40 Tabla 5. Personal que labora en Heyearza SA.
Área Cantidad Ocupación
Ventas 1 Jefe de ventas 1 Vendedor
Contable 1 Contador
1 Auxiliar
contable Administrativo 2 Secretarias
Gerencia 1 Gerente General Docencia 9 Docentes
Total 16 Nota: Detalle del número de personal que labora en Heyearza SA.
3.3.2. Muestra
Tamayo & Tamayo indica que muestra (1997), “La muestra es la que puede definir el
obstáculo ya que es idóneo en generar los datos con los cuales se establecen los defectos
dentro del proceso”.
Según Tamayo, T. Y Tamayo, M (1997), “confirma que la muestra es el conjunto de
elementos que se toma de la población, para analizar un fenómeno estadístico”.
Muestreo aleatorio simple: la forma más común de obtener una muestra es la selección al
azar. Es decir, cada uno de los individuos de una población tiene la misma posibilidad de ser
elegido. Si no se cumple este requisito, se dice que la muestra es viciada. Para tener la
seguridad de que la muestra aleatoria no es viciada, debe emplearse para su constitución una
tabla de números aleatorios
Muestreo No Probabilístico: no se conoce la posibilidad que tiene cada factor de la
población de formar parte de la muestra.
Unidad de análisis: Corresponde a la entidad representativa de lo que va a ser objeto
específico de análisis en una medición y se refiere al qué o quién es objeto de interés en un
estudio.
41 Unidad de muestreo: Compete a la entidad básica por medio la cual se accederá a la
unidad de análisis.
Sabiendo que el número de población en la empresa seleccionada es pequeño está sujeta a
que se realice un muestreo no probabilístico, es decir se considerara todo el conjunto que
formen parte de la población con la cual se está trabajando, no será necesario emplear una
fórmula para determinar un rango que nos sirva como muestra.
3.4. Técnicas e instrumentos de investigación
Es de gran trascendencia el emplear instrumentos en esta investigación ya que esto permite
estar en un mayor contacto al caso, la recolección de datos debe ser eficiente y la observación
idónea, adecuada y real, en este trabajo interviene el uso de entrevistas y guía de observación.
Según, Arias (2006) “técnica de investigación, el procedimiento o forma particular de
obtener datos o información”.
Tabla 6. Clasificación de técnicas de investigación
Diseño Técnicas Instrumentos
Diseño de investigación documental
Análisis documental
Fichas Computadoras y sus unidades de almacenaje
Análisis de contenido Cuadro de registro y clasificación de las categorías
Diseño de investigación de campo
Observación Estructurada Lista de cotejo Escala de estimación No
estructurada Diario de campo
Cámaras: fotográfica y video
Encuesta Oral Guía de encuesta (tarjeta) Grabador
Cámara de video Escrita Cuestionario
Entrevista Estructurada Guía de entrevista
Grabador/Cámara de video No
estructurada Libreta de notas Grabador/Cámara de video
Nota: Clasificación de técnicas de investigación
42 Indica Arias (2006), “instrumento de recolección de datos es cualquier recurso, dispositivo
o formato (en papel o digital), que se utiliza para obtener, registrar o almacenar información”.
Encuestas, Arias (2006) “La encuesta por muestreo o simplemente encuesta es una
estrategia (oral o escrita) cuyo propósito es obtener información: Acerca de un grupo o
muestra de individuos, en relación con la opinión de estos sobre un tema específico”.
Encuestas, Arias (2006) “Se define la encuesta como una técnica que pretende obtener
información que suministra un grupo o muestra de sujetos acerca de sí mismos, o en relación
con un tema en particular”.
La observación, Arias (2006), “es una técnica que consiste en visualizar o captar mediante
la vista, en forma sistemática, cualquier hecho, fenómeno o situación que se produzca en la
naturaleza o en la sociedad, en función de unos objetivos de investigación preestablecidos”.
La encuesta oral, Arias (2006), “se fundamenta en un interrogatorio “cara a cara” o por vía
telefónica, en el cual el encuestador pregunta y el encuestado responde. Contraria a la
entrevista, en la encuesta oral se realizan pocas y breves preguntas porque su duración es
bastante corta. Otros instrumentos empleados en una encuesta oral, son las grabadoras y
cámaras de video, de uso muy común en las encuestas que realizan en la calle los medios de
comunicación”.
Según Arias (2006), entrevista, más que un simple interrogatorio, es una técnica basada en
un diálogo o conversación “cara a cara”, entre el entrevistador y el entrevistado acerca de un
tema previamente determinado, de tal manera que el entrevistador pueda obtener la
información requerida. Es la que se realiza a partir de una guía prediseñada que contiene las
preguntas que serán formuladas al entrevistado. En este caso, la misma guía de entrevista
puede servir como instrumento para registrar las respuestas, aunque también puede emplearse
el grabador o la cámara de video.
43 Encuesta, Arias (2006), “Es la modalidad de encuesta que se realiza de forma escrita
mediante un instrumento o formato en papel contentivo de una serie de preguntas. Se le
denomina cuestionario auto administrado porque debe ser llenado por el encuestado, sin
intervención del encuestador”.
Cada técnica e instrumento ocupados han sido la entrevista y una guía de observación
ejecutada a la gerencia, contador y auxiliar contable de Heyearza SA., con el cual se obtuvo
detalles del problema que afecta a la compañía. Además, se realizó la observación del
proceso del manejo de la información financiera desde donde radica hasta su fin, una
evaluación al control interno mediante la guía de observación permitiendo así medir su
efectividad, lo cual se reflejará en el manual de procedimientos aplicarse en el área contable
que se proyecta diseñar.
3.4.1. Entrevista
Según Pardinas (2005), “entrevista refleja que la técnica consiste simplemente en plantear
las preguntas tan rápidamente como el entrevistado sea capaz de comprender y responder”.
Hurtado (2008), indica “la técnica de la entrevista es la información que se recoge
solicitándola a otra persona. El investigador no puede tener la experiencia directa del evento;
es otra quien la tiene, la información se obtiene en dialogo”
La entrevista que se empleara para llevar a cabo el presente trabajo es dirigida al gerente
general de la compañía Sra. Helen Arízaga, por otra parte, al contador Sr. Henry Arízaga y a
la Srta. Reyna León quien es el auxiliar contable. Se ha realizado preguntas de acorde a sus
cargos y funciones que desempeñan cada uno de estos individuos, además se procederá a
grabar el dialogo que se mantenga con cada uno de ellos.
En la sección de apéndice de este documento se podrá observar las preguntas formuladas a
los involucrados.
44
3.4.2. Guía de observación
Según Ortiz (2004), “es un instrumento de la técnica de la observación, sus estructuras
corresponden a la sistematicidad de los aspectos que prevé registrar acerca del objeto. Este
instrumento permite registrar los datos en orden cronológico, práctico y en concreto para
derivar de ellos el análisis de una situación o problema determinado”
Rojas (2002), “una guía de observación es un conjunto de preguntas elaboradas con base
en cierto objetivos e hipótesis y formulada correctamente a fin de orientar nuestra
observación”.
Para llevar a cabo el desarrollo de la guía de observación se evaluó exhaustivamente los
puntos que intervienen en la salvedad del departamento contable, el proceso que se maneja
con las operaciones financieras, la evolución de sus diferentes componentes como son los
activos fijos, cuentas por cobra y pagar entre otras.
Ayudándonos a tener una visión clara de cómo está estructurado y los resultados que da el
control interno que maneja en la actualidad la empresa, dándonos los aspectos críticos y su
principal falla por la cual no se cumple con el objetivo destinado.
En la parte de apéndice del presente trabajo se podrá encontrar la guía de observación
formulada para ser aplicada a la compañía.
3.5. Análisis de resultados
En el presente trabajo no ha sido aplicado encuestas, por tal razón el análisis que se llevara
a cabo en este caso es en base preguntas mediante una entrevista, interrogantes exactas según
la labor que cumple cada persona. Además una única pregunta en común ejecutada a las
personas entrevistadas. A todos los entrevistados fue ubicado en las instalaciones de
Heyearza SA.
45 Como parte de evaluación del proceso contable se ha realizado una guía de observación
aplicada exhaustamente y tomando en cuenta cada contemplación que suscita en los rubros
considerados en esta lista.
3.5.1. Análisis de resultados entrevista a Gerente general Heyearza SA.
Se realizó un total de 11 preguntas a la gerencia general, a cargo de la Sra. Helen
Arízaga. (Ver apéndice b)
Sabiendo de la inexistencia de un manual de procedimientos, comenta la gerencia que
la empresa ha sabido sobrellevar a lo largo de su existencia cada situación, poniendo en
marcha lineamientos para un mejor desenvolvimiento. Sin embargo, la ausencia de esta
importantísima herramienta de control ha generado carencias de gran consideración para el
desenvolvimiento óptimo del departamento contable, además expuso que el contador no es
de planta solo labora en la compañía en días determinados, como también el personal
cumple varias funciones a la vez haciendo que haya un sobrecargo de responsabilidades y
manejo monopolizado involuntariamente de operaciones que deben ser totalmente
aisladas.
Tiene una total disposición a que se lleve a cabo el diseño de manual de procedimientos
para el área contable del cual se prevé beneficios idóneos para la compañía.
3.5.2. Análisis de resultados entrevista a Contador Heyearza SA.
En este análisis de la entrevista efectuada al contador de la compañía Heyearza SA. el
CBA. Henry Arízaga con un tiempo del desempeño del cargo de 4 años, tal entrevista consto
de 14 preguntas. (Ver apéndice c)
Como mayor conocedor de un manual de procedimientos contables, es a quien se le
realizo un mayor número de preguntas, extrayendo de estas interrogantes que la actual
46
situación de la compañía no es convincente, dando a notar las falencias existentes en el
departamento contable, que pone en riesgo la posición actual y futura, como contador ha
tratado de llevar de la manera más adecuada, en el orden más ideal el tratamiento contable a
través del tiempo. Un trabajo en conjunto con el auxiliar contable, tomando en cuenta de que
por tal puesto han pasado varias personas el problema con este colaborador es que no existe
un manual de funciones que le permita orientarse, por ende, es parte de las actividades del
contador capacitar a cada nuevo auxiliar que llegue a la empresa.
Un determinante apoyo al diseño de un manual contable por parte del Sr. Henry Arízaga,
quien confía que esto ayudara a mejorar el control interno de la empresa como su
crecimiento.
3.5.3. Análisis de resultados Entrevista a Auxiliar contable Heyearza SA.
A la Srta. Reyna León se la entrevisto por ser el personal de ocupar el cargo de auxiliar
contable con un total de 9 preguntas (Ver apéndice c), se analizó su desempeño dentro del
área contable, siendo el único personal que cumple las funciones de registros contables y
realización de los diferentes reportes asignados para su elaboración.
Su trabajo en conjunto con el contador ha sido armonioso y de buena comunicación,
considera el auxiliar que con el presente diseño de un manual de procedimientos contables
no traerá mayores cambios en sus labores cotidianas, de forma general cree que habrá un
ascenso en las operaciones cotidianas al departamento en un futuro con su aplicación.
Concuerda con el contador que la llegada a tiempo de la documentación y demás
información para elaborar los registros contables, dificulta el proceso y que se cumpla con
la entrega de informes en el periodo adecuado.
47
3.5.4. Análisis de resultados a la interrogante general
Dentro de la entrevista se asignó una pregunta en común aplicada a cada uno de los
miembros entrevistados.
Los puestos escogidos para la entrevista han sido el gerente general a cargo de la Sra.
Helen Arízaga, el contador el sr. Henry Arízaga y también la Srta. Reyna León la interrogante
¿Cree usted que se producirán cambios en su trabajo habitual con el manual de
procedimientos para el área contable?
Tabla 7. Resultados de la repuesta de la pregunta en común de la entrevista
REPUESTAS SI 2
NO 1
Nota: resultados de las repuestas a la interrogante general de la entrevista.
48 Figura 4. Cambios en el trabajo habitual con el manual de procedimientos para el área
contable
Nota: Resultados de la interrogante general aplicada en la entrevista, con un 67% si y un
33% no.
Como muestra el gráfico dos de las personas entrevistadas consideran que si existirán
cambios en sus actividades cotidianas de trabajos, sin embrago una de ellas el auxiliar
contable respondió que no habría ajustes en sus labores, ya que ella considera que al diseñar
el manual de procedimientos se modernizaran las formas del manejo de las operaciones
contables.
3.5.5. Análisis de guía de observación
La guía de observación el listado con un número de 45 preguntas, se ha realizado acorde a
las actividades del negocio, detalladamente se observó cada ítem, existe un porcentaje
mayoritario en sí, es decir que si cumple con lo que se está evaluando sin embargo hay
observaciones hechas, además las que no cumple también se le ha dado en algunos casos un
comentario.
67%
33%
Cambios en el trabajo habitual con el manual de procedimientos para el área
contable
SI
NO
49 Con un número de 23 si aplicados en la guía de observación y 22 no como respuestas con
su respectiva observación en algunos casos, se entiende que como organización que no cuenta
con un manual de procedimientos para el área contable, el contador se ha encargado de
inducir en las operaciones un orden. Sabiendo que aun así carece de un debido control, de un
proceso idóneo que reduzca tiempo y un eficaz procesamiento de información financiera.
3.6. Análisis de Estados Financieros comparativos 2014 y 2015
Es necesario entender la situación financiera del año del cual se trabajará, a su vez el
año anterior de la compañía, para emitir los comentarios correspondientes y a futuro el
impacto que causará la aplicación del manual de procedimientos.
Seguidamente se muestra el Estado de Situación Financiera y Estado de Resultados
Integrales comparativos del año 2014 y 2015 con su correspondiente análisis vertical y
horizontal y la interpretación a las variantes más significantes. Además, se precisa la
aplicación de los índices financieros acerca de la liquidez.
50 3.6.1. Razones Financieras
I. Razón de liquidez 2014 2015
Formula: 𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴 𝐶𝐶𝐴𝐴𝐶𝐶𝐶𝐶𝐴𝐴𝐶𝐶𝐶𝐶𝐴𝐴𝐶𝐶 𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴 𝐴𝐴𝐴𝐴𝐶𝐶𝐶𝐶𝐴𝐴𝐶𝐶𝐶𝐶𝐴𝐴𝐶𝐶
1,185 1,049
Esta fórmula nos indica que Heyearza SA. cuenta con 1,185 en el año 2014 y para el año 2015 1,049 por cada dólar de endeudamiento
para responder con su activo corriente.
II. Razón de efectivo 2014 2015
Formula: 𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑷𝑷𝑷𝑷𝑷𝑷𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬 𝑪𝑪𝑬𝑬𝑪𝑪𝑪𝑪𝑬𝑬𝑬𝑬𝑪𝑪𝑬𝑬𝑬𝑬
0,46 0,486
Por cada dólar de pasivo no corriente Heyearza SA. tiene respaldo de cubrir con sus efectivos en los años 2014 un 0,46 y 20015 un 0,486
respectivamente.
III. Periodo promedio de cobranzas 2014 2015
Formula: 𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐴𝐴𝑃𝑃𝑃𝑃 𝑝𝑝𝐴𝐴𝐶𝐶 𝐴𝐴𝐴𝐴𝑐𝑐𝐶𝐶𝑃𝑃𝐶𝐶∗360𝑉𝑉𝐶𝐶𝐶𝐶𝐴𝐴𝑃𝑃𝑃𝑃 𝑃𝑃 𝐴𝐴𝐶𝐶é𝑑𝑑𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴
90,906 109,087
51
3.6.2. Estado de situación financiera años 2014 y 2015
Heyearza SA. Estado De Situación Financiera Al 31 diciembre del 2014 y 2015 Expresado en dólares americanos
Análisis Vertical Variación Análisis Horizontal
Activo
2015 2014 2015
2014
Activo Corriente
Efectivo y Equivalentes
$ 1,321.15 $ 695.34 46%
39% $ 625.81 90.00%
Activos Financieros
$ 264.00 $ 220.00 9%
12% $ 44.00 20.00%
Documento y Cuentas por Cobrar $ 873.00 $ 485.00 31%
27% $ 388.00 80.00%
(-) Provisión por Cuentas Incobrables $ 8.73 $ 4.85
$ 3.88 80.00%
Pagos anticipados
$ 400.00 $ 400.00 14%
22% $ 0.00 0.00%
Total Activos Corrientes $ 2,849.42 $ 1,795.49 100%
100% $ 1,061.69 270.00%
Activos no Corrientes
Propiedad Planta y Equipo
Muebles y Enseres
$ 684.00 $ 380.00 31%
32% $ 304.00 80.00%
Equipo de Computación
$ 1,105.43 $ 650.25 50%
54% $ 455.18 70.00%
Vehículos
$ 1,378.17 $ 725.35 62%
61% $ 652.82 90.00%
Otros Propiedades, Planta y Equipo $ 275.72 $ 250.65 12%
21% $ 25.07 10.00%
(-) Depreciación Acumulada Propiedad Planta Y Equipo $ 1,215.68 $ 810.45 -55%
-68% $ 405.23 50.00%
Total Activo no Corriente $ 2,227.63 $ 1,195.80 100%
100% $ 1,842.28 300.00%
Total Activos
$ 5,077.05 $ 2,991.29
52
Pasivo
Pasivo Corriente
Cuentas y Documentos por Pagar $ 607.50 $ 405.00 22%
27% $ 202.50 50.00%
Obligaciones con Instituciones Finan Locales $ 2,107.61 $ 1,109.27 78%
73% $ 998.34 90.00%
Total Pasivo Corriente
$ 2,715.11 $ 1,514.27 100%
100% $ 1,200.84 140.00%
Total Pasivos
$ 2,715.11 $ 1,514.27
Patrimonio
Capital
$ 576.51 $ 280.03 24%
19% $ 296.48 105.87%
Reserva Legal
$ 161.48 $ 115.34 7%
8% $ 46.14 40.00%
Ganancias Acumuladas
$ 353.84 $ 235.89 15%
16% $ 117.95 50.00%
Resultado del ejercicio
$ 1,270.12 $ 845.76 54%
57% $ 424.36 50.17%
Total de Patrimonio
$ 2,361.94 $ 1,477.02 100%
100% $ 884.92 246.05%
Total Pasivo + Patrimonio $ 5,077.05 $ 2,991.29
a. Las cuentas y documentos por cobrar han incrementado debido al aumento de las ventas, Heyearza SA realiza en un 80% las ventas a
créditos.
b. Los activos fijos se hicieron adquisiciones nuevas en cada uno de los rubros, sin embargo, hubo un deterioro por los otros activos.
c. Los pagos anticipados comprenden el arriendo anticipado (mes de entrada) que se mantiene al arrendatario.
53
d. Se dio un aumento de capital de un año a otro.
3.6.3. Estado de Resultados Integrales años 2014 y 2015
Heyearza SA. Estado De Resultados Integrales Al 31 diciembre del 2014 y 2015
Expresado en dólares americanos
2015 2014
Análisis Vertical Variación Análisis Horizontal
2015 2014
Ingreso de actividades ordinarias
Prestación de servicios
$ 4.353,48 $ 2.560,87 100% 100% $ 1.792,61 70,00%
Ganancia Bruta
$ 3.073,04 $ 2.560,87 100% 100% $ 512,17 20,00%
(-) Gastos Operativos
$ 2.264,75 $ 1.286,78 100% 100% $ 977,97 76,00%
Gastos administrativos
$ 1.530,41 $ 850,23 68% 66% $ 680,18 80,00%
Gastos Financieros
$ 75,98 $ 55,60 3% 4% $ 20,38 36,65%
Gastos de Venta
$ 560,72 $ 350,45 25% 27% $ 210,27 60,00%
Otros gastos
$ 97,64 $ 30,50 4% 2% $ 67,14 220,13%
= Utilidad Operativa
$ 808,29 $ 1.274,09 100% 100% -$ 465,80 -36,56% (+) Otros ingresos
$ 125,00 $ 200,00 100% 100% -$ 75,00 -37,50%
= Utilidad antes de impuestos $ 933,29 $ 1.474,09 100% 100% -$ 540,80 -36,69% (-) 15% Participación Trabajadores $ 139,99 $ 221,11 3% 9% -$ 81,12 -36,69% = Utilidad antes de impuesto $ 793,30 $ 1.252,98 97% 91% -$ 459,68 -36,69%
(-) 25% Impuesto a la renta
$ 198,32 $ 313,24 5% 12% -$ 114,92 -36,69%
= Utilidad antes de reserva legal $ 594,97 $ 939,73 92% 79% -$ 344,76 -36,69% (-) 10% Reserva legal
$ 59,50 $ 93,97 1% 4% -$ 34,48 -36,69%
54
= Utilidad neta del periodo $ 535,48 $ 845,76 91% 75% -$ 310,28 -36,69%
a. El rubro de los otros ingresos ha disminuido ya que se refiere a ventas de equipos de cómputo, lo cual ha disminuido respectivamente
en los periodos que se ha mencionado.
b. Los gastos aumentan de acuerdo al incremento de las ventas en referencia del periodo 2015 del 2014.
55
Manual de procedimientos
contables Áreas relacionadas:
Área contabilidad Área administración Área ventas
“CRECIENDO PARA EL MAÑAÑA”
56
Capítulo 4
4. Propuesta de manual de procedimientos contables para HEYEARZA SA.
4.1.Prologo
En la presente tesis usted podrá encontrar la información y directrices indispensables
para la comprensión del manual de procedimientos contables, además del desarrollo del
mismo que aportara como guía facilitando el desenvolvimiento de quienes intervienen
en el departamento contable.
Se pone a disposición a la alta gerencia para que disponga de esta herramienta, que
aportara en su futuro con una adecuada implementación.
57
Heyearza SA.
Instituto de Capacitación Avanzado Perfecto
Manual de procedimientos contables
Departamento en aplicarse: Contabilidad
Fecha: 01 Marzo del 2017
Página: 1/61
4.1.2. Introducción del manual de procedimientos contable
Heyearza SA requiere que se incorpore a sus operaciones una guía, debido a que los múltiples
desaciertos diagnosticados antes y después del presente estudio investigativo por medio de la aplicación a
entrevistas y guía de observación, un proceso contable que se mantiene improductivo a través del tiempo.
Hace que se ejecute una solución a la problemática existente mediante un manual de procedimientos para
el área contable que permita a los altos mandos y subordinados informados a los cambios a efectuarse.
El departamento contable abarca las actividades de cobranzas, pago a empleados, y demás actividades
normales que conciernen al departamento.
4.1.3. Objetivo de la propuesta
Se pretende brindar la orientación imprescindible para garantizar un control interno sostenible en la
compañía, además de la optimización del proceso contable que permitirá la adquisición de información
financiera oportuna, fiable a tiempo y a contribuir a la toma de decisiones de la empresa. Es vital que se
incorpore tales políticas y normas según los lineamientos estipulado, esto conllevara a su venidero éxito o
fracaso en la organización.
RUC: 0992766964001 Dirección: Mapasingue Oeste Av. 8 va Frente al CC. El Trébol altos de la
Farmacia Cruz Azul
58
Heyearza SA.
Instituto de Capacitación Avanzado Perfecto
Manual de procedimientos contables
Departamento en aplicarse: Contabilidad
Fecha: 01 Marzo del 2017
Página: 2/61
4.1.4. Alcance de la propuesta
El alcance de esta propuesta implica además del área contable, a otras extensiones como es ventas
y administración, que trabajan en conjunto al departamento contable. El manual incluirá los
procedimientos y políticas de los procesos más significativos para la compañía.
4.1.5 Diseño de políticas para el departamento contable
El diseño de las políticas contables es de importancia, ya que estas podrán trabajar en conjunto a
los procedimientos que contenga el manual. La elaboración de tales políticas y procedimientos de
acuerdo a las necesidades del entorno y de las operaciones de la empresa conforme a su departamento
contable.
RUC: 0992766964001 Dirección: Mapasingue Oeste Av. 8 va Frente al CC. El Trébol altos de la
Farmacia Cruz Azul
59
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 3/61 Proceso: Elaboración de
Estados Financieros
4.2.Procedimientos del manual
4.2.1. Elaboración de los Estados Financieros
Objetivo: Poner a disposición del departamento contable normas que faciliten el tratamiento contable
de acorde a las actividades y necesidades que beneficien a la empresa.
Políticas
1.- Mensualmente se realizará obligatoriamente Estados Financieros para que sean verificados por los
encargados del crecimiento económico mes a mes, como también para su conciliación y revisión por el
contador dentro de los 7 primeros días del mes.
2.- No podrá cambiarse los formatos de reportes y de los libros diarios, previo a junta de la gerencia y
contador. Debe ser debidamente aprobado con firma de autorización.
3.- El contador validara cada reporte generado con su firma de responsabilidad.
4.- Los gastos serán revisados y clasificados, en caso de presentar a nombre de la empresa algún gasto
que no corresponda a las actividades normales de la misma, se lo considera como un gasto no deducible.
5.- Dentro de los 15 primeros días del mes de enero de cada periodo se presentarán los presupuestos.
En caso de no cumplirse las metas trazadas, se evaluarán los déficits para tomar las medidas correctivas y
evitar en el siguiente periodo caer en el mismo error.
60
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 4/61 Proceso: Elaboración de
Estados Financieros
Políticas
6.- Todos los departamentos de la empresa deberán actualizar en la red compartida de archivos su
información según las transacciones que se originen al término de cada semana.
7.- El contador deberá aplicar las normas adecuadas tanto internacionales como nacionales, en caso de
existir errores von valor material se descontará futuras multas, puede ser causal de despido si lo
considera la gerencia según el agravante.
8.- El plan de cuentas se modificara según las necesidades de la empresa previa autorización.
61
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 5/61 Proceso: Elaboración de
Estados Financieros
Nº de
Operación
Departamento
encargado Actividad Responsables Descripción
1 Contabilidad Recolección de información Auxiliar contable
Según la transacción que se suscite, se procederá a juntar la documentación pertinente.
2 Contabilidad Solicitud de información Auxiliar contable
En caso de que exista una transacción con la cual no se cuenta la documentación se deberá pedir al departamento que corresponda.
3 Contabilidad Clasificación de documentación Auxiliar contable
Se clasificaran los documentos para su registro, para evitar posibles errores.
4 Contabilidad Clasificación de cuentas Auxiliar contable
La clasificación de la cuentas para registrar las transacciones según el plan de cuentas propuesto en este manual.
5 Contabilidad Registro de transacciones Auxiliar contable
Se encargara de realizar los registros en el libro diario de la compañía cada transacción.
6 Contabilidad Conciliación Bancaria Auxiliar contable
Se procederá a realizar la conciliación bancaria dentro de los 7 días del mes siguiente.
7 Contabilidad Registro de provisiones Auxiliar contable
Según las cuentas que se requiera realizar provisiones se llevara a cabo dentro de los 7 primeros días del mes siguiente. Ya sean estas de beneficios sociales o de cuentas por cobrar.
8 Contabilidad Registro de depreciaciones Auxiliar contable
El activo fijo se le hará el registro por depreciación mensualmente dentro de los 7 días del siguiente mes.
62
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 6/61 Proceso: Elaboración de
Estados Financieros
Nº de Operación Departamento encargado Actividad Responsables Descripción
9 Contabilidad Mayorización de cuentas
Auxiliar contable
Al término de cada semana se actualizarán los saldos de los mayores de cada cuenta.
10 Contabilidad Revisión de Transacciones
Contador Revisará las transacciones de cada mes para elaborar los estados financieros que corresponden.
11 Contabilidad Elaboración de Estados
Financieros mensuales
Contador Al inicio de cada mes se realizara los Estados Financieros principales Estado de situación Financiera y Estados de Resultados Integrales.
12 Contabilidad Cálculos para pago de
impuestos
Contador Realizara los cálculos para efectos de pagos de impuestos según como se haya estipulado a la compañía.
13 Contabilidad Revisión, regularización
y ajustes de cuentas
Auxiliar contable y Contador
Se procederá a la revisión, regularización y ajustes de las cuentas mediante asientos contables que sean necesario, esto para continuar con los Estados Financieros anuales.
14 Contabilidad Elaboración de Estados
Financieros anuales
Auxiliar contable y Contador
Se elaboraran el conjunto de los Estados Financieros a los que está sujeto presentar la compañía tales como Estado de Situación Financiera, Estados de Resultados Integrales, Estados de Flujos de Efectivos, Estado de Cambios en el Patrimonio y Notas
63
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 7/61 Proceso: Elaboración de
Estados Financieros
Nº de Operación Departamento encargado
Actividad Responsables Descripción
15 Administración y Contabilidad
Junta entre gerencia y contador
Gerente y Contador
Se convocara a junta entre la gerencia y el contador para la revisión de los estados Financiera la toma de decisiones para el próximo periodo.
16 Contabilidad Ajustes después de los Estados
Financieros
Contador Después del cierre del periodo si existe alguna transacción o error se procederá a realizar el asiento de ajustes correspondiente y a su vez a la corrección de los Estados Financieros.
17 Contabilidad Presentación de Estados
Financieros a entidades de
control
Contador La presentación de los E.F. a las entidades de control deberá ser en el tiempo estipulado para evitar caer en mora y pagar multas con valores económicos.
18 Contabilidad Elaboración de estados
financieros iniciales
Contador Se elaboraran Estados Financieros iniciales con los resultados del cierre del periodo anterior, con sus debidas correcciones y ajustes en caso de existir.
19 Contabilidad Elaboración de estados
financieros presupuestados
Auxiliar contable y Contador
Los Estados Financieros presupuestados se entregaran a la gerencia en los próximos 15 días del mes de enero de cada año, tomando en cuenta como referencia los 2 ultimo años.
20 Administración y Contabilidad
Evaluación mensual de los
E.F. Presupuestados
Gerente y Contador
Los E.F. presupuestados serán evaluados para verificar su eficiencia y cumplimiento en las metas y objetivos trazados.
21 Contabilidad Archivar la documentación
Auxiliar contable
Se archivara toda la documentación según el orden y lugar que corresponda
64
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 8/61 Proceso: Elaboración de
Estados Financieros
Flujograma de procedimientos de Elaboración de Estados Financieros
Departamentocontabilidad
Solicitarinformacion
Clasificacion de documentos
Fin
Archivo de la documentacion
Recoleccion de informacion
Registro de transacciones
Conciliacionbancaria
Registro de provisiones
Registro de depreciaciones
Mayorizacion de cuentas
Revision de transaccio
Registro de depreciaciones
Elaboracion de E.F mensuales
Calculo para pago de impuestos
Revision, regularizacion y ajustes de cuentas
Elaboracion de estados financieros anuales
Junta entre gerencia y contador
Presentacion de Estados Financieros a entidades de control
Elaboracion de Estados Financieros iniciales
Elaboracion de Estados Financiero
Evaluacion mensual de los E.F. Presupuestados
65
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 9/61 Proceso: Elaboración de
Estados Financieros
Plan de cuentas Códigos Cuentas
1 Activo
100 Activo Corriente
101 Efectivo y Equivalentes de efectivo
101.1 Caja General
101.2 Caja Chica
101.3 Bancos
101.3.1 Banco Guayaquil
101.4 Cuentas por Cobrar
101.4.1 Cuentas por Cobrar Clientes
101.4.2 Capacitación Ineval
101.4.3 Capacitación Senecsyt
101.4.4 Capacitación Ingles
101.4.5 Capacitación Computación
101.4.6 Capacitación de Belleza
101.4.7 Capacitación Manualidades
101.5 Cuentas por Cobrar Empleados
101.6 Cuentas Por Cobrar Otros
101.7 Cuentas Incobrables
101.7.1 Provisión de cuentas incobrables
101.9 Anticipo a empleados
101.9.1 Préstamos a empleados
102 Pagos anticipados
102.1 Pagos anticipados
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Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 10/61 Proceso: Elaboración de
Estados Financieros
Códigos Cuentas
103 Activo no Corriente 103.1 Propiedad Planta y Equipo
103.1.1 Vehículo 103.1.2 Equipo de Cómputo - Oficina
103.1.3 Equipo de Cómputo - Aulas 103.1.4 Muebles y Enseres
103.1.5 Equipos de oficina 103.1.6 Útiles de oficina 103.2 Depreciación acumulada
103.2.1 Depreciación acumulada de Equipo de cómputo - oficina 103.2.2 Depreciación acumulada de Equipo de cómputo - Aulas 103.2.3 Depreciación acumulada de Muebles y Enseres
103.2.4 Depreciación acumulada de Equipo de oficina
104 Deterioros Acumulados
104.1 Deterioro acumulado de las Propiedades, Planta y Equipos 2 Pasivos
200 Pasivo Corriente 201 Cuentas y documentos por pagar Proveedores
202 Obligaciones con Instituciones Financieras 203 Provisiones
203.1 Provisiones legales 203.2 Provisiones por jubilaciones
204 Otras Obligaciones Corrientes 204.1 Impuestos por Pagar
204.1.1 Iva por Pagar 204.1.2 Impuesto a la Renta del ejercicio por Pagar
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Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 11/61 Proceso: Elaboración de
Estados Financieros
Códigos Cuentas
204.2 Iess Por pagar
204.2.1 Décimo Tercer Sueldo por Pagar
204.2.2 Décimo Cuarto Sueldo por Pagar
204.2.3 Fondo de reserva por Pagar
204.2.4 Vacaciones por pagar
204.2.5 15% participación trabajadores del ejercicio
204.2.6 Aporte Patronal por Pagar
205 Cobros anticipados
205.1 Anticipo de clientes
206 Pasivo no Corriente
206.1 Cuentas y documentos por pagar a largo plazo
206.2 obligaciones con Instituciones Financieras a largo plazo
3 Patrimonio
300 Capital
301 Capital suscrito
300.1 Aportes de Socios
302 Reservas
302.1 Reserva Legal
303 Otros resultados Integrales
303.1 Superávit por revaluación de Propiedad, Planta y Equipo
304 Resultados Acumulados
304.1 Resultados del Ejercicio
68
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 12/61 Proceso: Elaboración de
Estados Financieros
Códigos Cuentas
4 Ingresos
400 Ingreso de Actividades Ordinarias
401 Prestación de servicios
401.1 Capacitación Ineval
401.2 Capacitación Senecsyt
401.3 Capacitación Ingles
401.4 Capacitación Computación
401.5 Capacitación de Belleza
401.6 Capacitación Manualidades
402 Ganancia Bruta
403 Otros Ingresos
403.1 Intereses ganados
403.2 Venta de Activos
5 Gastos
500 Gastos Administración
501 Sueldos y Salarios
501.1 Gastos de Sueldos empleados
501.1.1 Empleado
xxxx
501.2 Gastos Aportes Patronales
501.3 Gastos Comisiones pagadas
501.4 Gastos Décimo Tercer Sueldo Pagado
501.5 Gastos Décimo cuarto Sueldo Pagado
501.6 Gastos Fondo de reserva
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Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 13/61 Proceso: Elaboración de
Estados Financieros
Códigos Cuentas
502 Gastos de arriendos pagados
502.1 Gastos de Arriendo
503 Gastos de servicios básicos
503.1 Gasto de Energía Eléctrica
503.2 Gasto de Agua Potable
503.3 Gasto de Telefonía fija
503.4 Gasto de Telefonía Celular
503.5 Gasto de internet
504 Gastos de repuestos
504.1 Gastos de repuestos equipo de computación
504.2 Gastos de repuestos de vehículo
505 Gastos de combustible
506 Gastos de ventas
506.1 Gastos de publicidad
506.2 Gastos de comisiones a vendedores
507 Gastos Financieros
507.1 Gastos de interés al banco
507.2 Gastos de servicios bancarios
507.2.1 xxxx
507.2.2 xxxx
508 Otros Gastos
508.1 Otros Gastos
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Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 14/61 Proceso: Documentación
Contable
4.2.2. Documentación contable
Objetivo: La documentación contable es de mucha importancia para la compañía, por tal razón se debe
dar a conocer a los involucrados en su manejo el correcto uso y orden del mismo.
Políticas
1.- Todo documento que se genere deberá enviarse una copia al departamento contable en el momento
que suceda cualquier transacción, en un término de 7 días los documentos originales reposaran si es
necesario en los archivos de contabilidad.
2.- La documentación que maneja la empresa debe ser enumerada por la imprenta, con 3 copias original
(cliente o beneficiario), copia 1(departamento encargado) y copia 3 (contabilidad). Además, los
documentos anulados serán archivados en el departamento contable, se deberá elaborar un reporte de todos
los documentos al final de cada mes que se encuentren en orden, que ninguno falte y reportar porque él se
anula cualquiera de la documentación.
3.- El departamento contable en sus archivos reposaran desde las matriculas a los estudiantes de las
capacitaciones hasta los vales de caja, factura, retenciones, balances, etc. En caso de compartir
documentación con otro departamento, una copia será proporcionada para archivo. No podrá hacer falta
ningún documento, en caso que haga falta alguno será reportado a la gerencia.
71
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 15/61 Proceso: Documentación
Contable
Políticas
4.- La documentación electrónica se conservara en un archivo en el computador con su debido
respaldo, en caso de ser necesario se imprimirá y archivara.
5.- La documentación bancaria será archivada al igual que la demás.
8.- Los documentos que no se encuentren a nombre de la empresa serán solo considerados como parte
de justificación para los gastos, no serán contemplados para la parte tributaria.
9.- Todos los documentos deben ser pre impreso con su debida numeración, al momento de ser
archivada debe ser consecutivamente en el orden de menor a mayor, clasificada Según el mes y tipo de
comprobante. No podrá hacer falta ningún comprobante.
10.- La forma de archivar los documentos es en orden de menor a mayor en su numeración y
clasificados según la función que cumple si es una factura o un comprobante de retención.
72
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 16/61 Proceso: Documentación
Contable
Nº de Operación
Departamento encargado
Actividad Responsables Descripción
1 Contabilidad Recolección de
documentación
Auxiliar contable
El encargado, procederá a recolectar la documentación, es decir procederá a recoger los documentos, los demás departamentos enviaran una copia de cada documentación (facturas, retenciones, etc.)
2 Contabilidad Clasificación de
documentación
Auxiliar contable
El auxiliar contable se encargara de clasificar todos los documentos según como corresponda para su previo a su registro, ya sean estos documentación de caja, compra, ventas, bancos, otros
3 Contabilidad Registro de documentación
Auxiliar contable
Se procede a los documentos clasificados a registrar según corresponda al libro diario, además de realizar los reportes que corresponden al departamento.
4 Contabilidad Archivo de documentación
Auxiliar contable
El archivo de los documentos se realiza en los respectivos folders (carpetas), debidamente clasificados por mes y según el documento (facturas, retenciones, etc.)
5 Contabilidad Elaboración de Estados Financieros
Contador Al término de cada mes se elaborarán los estados financieros relativamente al mes en curso, en un plazo máximo de 5 días del inicio de cada mes para su preparación.
73
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 17/61 Proceso: Documentación
Contable
Flujograma de procedimientos de documentación contable
Departamentocontabilidad
Fin
Recoleccion de informacion
Registro de documentos
Elaboracion de Estados
Archivo de la documentacion
Clasificacion de documentacion
74
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 18/61 Proceso: Caja General
4.2.3. Caja General Objetivo: Se pretende poner a disposición a los colaboradores de la compañía como se debe
maneja la caja general, siendo está conformada por los cobros ordinarios y gastos que no forman parte de la caja chica, además se busca reducir los posibles fraudes que se puedan dar.
Políticas de caja general
1.- Todos los cobros y gastos que se lleven a cabo se deberá realizar su comprobante de cobro y vale de caja respectivamente.
2.- Los gastos deberán ser autorizados previamente por la gerencia para ser efectuados.
3.- Diariamente se realizara el cierre y cuadre de caja por el custodio de la misma.
4.- Al término de la semana según los turnos de trabajo se procederá a realizar arqueo de la caja general, es decir el turno de los días de semana será al finalizar el día viernes y el turno de fines de semana al culminar el día domingo.
5.- Se utilizara exclusivamente el formato asignado para el registro de la caja general, el mismo que ha sido actualizado mediante este documento.
6.- Si existiere algún faltante será descontado al personal en turno donde se encontró la anomalía.
7.- En los casos que la observación no se material es decir no tiene efectos económicos se informará al custodio de que al momento que existan tres llamados de atención por el mismo motivo se procederá a realizar un memo.
8.- Se efectuara una conciliación entre el listado de estudiantes y los cobros, es decir las personas que realizaron su pago continuando la capacitación y los que solo se matricularon.
9.- Si algún estudiante no cancela al inicio de las clases no podrá ingresar a la capacitación hasta que lo haga, tiene un lapso de 2 semanas más para cancelar caso contrario perderá la matricula.
75
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 19/61 Proceso: Caja General
Nº de Operación Departamento encargado
Actividad Responsables Descripción
1 Administración Venta del servicio
Vendedor Los cursos que se hayan vendido para un periodo determinado de duración, en su inicio se informara la cantidad de estudiantes que asistirán mediante el reporte de ventas, los mismos que harán su cancelación en las instalaciones de la compañía
2 Administración Gestión de cobros
Secretaria Los cobros que se receptan en la compañía que realizan los clientes según las formas de pagos acordadas por ambas partes.
3 Administración Emitir comprobante de
cobro
Secretaria El personal encargado emitirá un comprobante a cada cliente por que haga su pago.
4 Administración Acceso a las clases del estudiante
Secretaria Los estudiantes que hayan realizado su pago podrán ingresar a sus clases, mientras tanto no lo realicen no podrán hacerlo. Además se entregara su material de trabajo según corresponda.
5 Administración Registrar el cobro
Secretaria Proceder a registrar cada uno de los cobros en el reporte indicado.
6 Administración Registrar el pago
Secretaria Sera registrado los pagos mayores asignados y autorizados que se realicen con este fondo, en el mismo reporte de cobros se anotara tales pagos.
7 Administración Archivar documentación
Secretaria Se archivara el reporte en conjunto a los comprobantes de cobro y vales por concepto de gastos en la carpeta que corresponda.
8 Administración Actualizar la información
Secretaria Deberá actualizarse al término del día en las carpetas de archivos computarizados en la red que maneja la empresa.
76
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 20/61 Proceso: Caja General
Nº de Operación
Departamento encargado
Actividad Responsables Descripción
9 Contabilidad Conciliación de nómina de
estudiantes y cobros
Auxiliar contable
Se efectuara la conciliación de los estudiantes matriculados
10 Contabilidad Registrar la transacción
Auxiliar contable
Se llevara a cabo el registro de los cobros en los libros contables de la compañía.
11 Administración Depositar el dinero
Secretaria Se depositará el dinero recogido durante el periodo que se estipula en las políticas de la compañía.
12 Contabilidad Registrar la transacción
Auxiliar contable
Registro de la transacción de depósito bancario a la cuenta que maneja la compañía.
13 Contabilidad Elaboración de Estados
Financieros
Contador En el periodo correspondiente se procederá a realizar los Estados Financieros, tomando en cuenta todas las transacciones que han sido efectuadas con esta cuenta.
14 Administración Arqueos de caja Gerente Evaluará la eficacia y como se maneja los cobros de las operaciones ordinarias de la empresa. Siendo este procedimiento como indica las políticas de la empresa en los plazos ya antes fijados.
15 Contabilidad Revisión de reporte arqueo de
caja
Contador El contador una vez que se haya dado el arqueo de caja examinara el reporte en caso de existir alguna novedad procederá según lo que indica las normas de la empresa o en su defecto de acuerdo a su criterio dependiendo el caso.
16 Contabilidad Archivar documentación
Contador Se procede a archivar la documentación del aqueo de caja
77
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 21/61 Proceso: Caja General
Flujograma de procedimientos de Caja General
Si
No
Departamento de ventas
Entrega de reporte de ventas con el número de estudiantes a
Custodio de la caja procede al cobro del curso segun corresponda
Emision de comprobante de pago al cliente.
Ingreso a clases del estudiant
Ha realizado su pago podra entrar a clases ademas de recibir su material de trabajo si
No ha realizado el pago no ingresara a clases, tendra un lapso de 2 semanas para el
A
Registro de cobros y pagos
Archivo de la documentacion
A
A
Actualizacionde informacion
Registrar la transaccion de cobro y pago
Depositode dinero
Registrar la transaccion de deposito
Conciliacion de nomina de
B
BElaboracion de los Estados
B Arqueo de caja C
C FinArchivo de la documentacion
78
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 22/61 Proceso: Caja General
Figura 5. Formato de Reporte de los movimientos de caja general
Nota: Reporte para registrar las entradas y salidas de dinero de la caja general.
Fecha:
N° documento Capacitacion Ingreso Egreso
Elaborado por Revisado por
Detalle / Nombres
Reporte de movimentos Caja General
INSTITUTO DE CAPACITACION AVANZADO PERFECTO
TOTALES
79
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 23/61 Proceso: Caja Chica
4.2.4. Caja Chica
Objetivo: Mostrar al custodio de la caja chica los procedimientos idóneos además de que facilitaran
sus actividades.
Políticas para el manejo de caja chica
1.- El custodio será el único responsable del manejo de la caja chica.
2.- El reembolso de los fondos de caja chica será solicitado gastado el 70% del total, mediante el
formato propuesto en este trabajo.
3.- El fondo de la caja chica será únicamente utilizados para los gastos menores, no se pagaran sueldos
o préstamos a empleados u otro tipo de gastos.
4.- El fondo de la caja chica será revisado anualmente, según las necesidades de la empresa podrá ser
aumentado o disminuido.
5.- Todo egreso deberá tener su soporte (vale de caja) sin importar el valor del gasto.
6.- Los egresos no podrán ser superiores al 25% de la totalidad del fondo de la caja.
7.- Los arqueos de caja se llevaran a cabo aleatoriamente y sin previo aviso una vez cada mes.
8.- Cada turno el custodio está obligado a dejar cuadrado su caja al término del día.
9.- Si existe faltantes será descontado del sueldo, si se presenta un sobrante se registrara contablemente
como otros ingresos.
80
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 24/61 Proceso: Caja Chica
Nº de Operación
Departamento encargado
Actividad Responsables Descripción
1 Administración Solicitar reembolso de fondo de caja
Secretaria Mediante el formato de solicitud de reembolso de caja chica se solicitará el reembolso una vez llegado al valor máximo de gastos.
2 Administración Verificar reporte de reembolso de caja
Gerencia El gerente procederá a la revisión de los gastos reportados con sus respetivos documentos que los validen.
3 Administración Girar cheque por reembolso de caja
Gerencia Se girara el cheque que corresponde al valor reportado a reposición por concepto de caja chica.
4 Contabilidad Registro contable de gastos de caja chica
Auxiliar contable Se registrara en la contabilidad los gastos realizados mediante la caja chica.
5 Contabilidad Registro contable de cheque por reembolso de caja
Auxiliar contable Se hará el registro en la contabilidad del cheque por revisión de la caja chica.
6 Contabilidad Archivar documentación
Auxiliar contable Los documentos de soporte de la reposición de caja serán archivados en conjunto al reporte.
81
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 25/61 Proceso: Caja Chica
Nº de Operación Departamento encargado
Actividad Responsables Descripción
7 Administración Emitir vale de caja
Secretaria Al momento de suscitarse algún gasto por concepto aceptado para el pago mediante caja chica será entregado tal valor con su respectivo vale de caja y sus debidas firmas.
8 Administración Registrar gasto en reporte de caja chica
Secretaria En el reporte según formato que se propone en este documento se registrara los gastos.
9 Administración Entregar documentación a dpto. contable
Secretaria Se entregara al departamento contable al término del mes copias en caso de que hasta la fecha no se haya solicitado reposición de caja.
10 Contabilidad Registro de gastos de caja chica
Auxiliar contable Registrará los gastos del periodo en curso según la documentación en copia que entrega la secretaria en caso de que no hay reposición de caja as el término del periodo.
11 Administración Arqueo de caja chica
Gerencia Evaluará la eficiencia y controlara al custodio mediante el arqueo según las veces indicadas en las políticas de la empresa.
12 Contabilidad Revisión de reporte de arqueo de caja chica
Contador Se encargara de evaluar y revisar el arqueo de caja y tomar las medias respectivas en caso de observaciones.
13 Contabilidad
Registro contable de faltantes o excedentes de dinero
Auxiliar contable Se registrara en la contabilidad los excedentes como otros ingresos y los faltantes como cuentas por cobrar a empleados.
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Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 26/61 Proceso: Caja Chica
Flujograma para Caja Chica
Departamentoventas
Fin
Ejecucion de la venta
Registro contable de matriculas
Ingreso a las capacitaciones
Emision de comprobante de cobro
Cobro del valor de la capacitacion
Cobro de matriculaRealiza y entrega reporte de matriculas
Registro de las matriculas
Reistro contable de la capacitacion
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Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 27/61 Proceso: Caja Chica
Figura 6. Solicitud de reposición de Caja Chica
Nota: Formato de solicitud de reposición de fondos de caja chica
Reporte de gastos del:
N° Fecha Valor
Valor de reposicionValor del fondo Valor disponible
INSTITUTO DE CAPACITACION AVANZADO PERFECTO
Solicitud de reposicion de caja chica001
Comprobante N° Concepto
Elaborado por Aprobado por Recibido por
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Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 28/61 Proceso: Caja Chica
Figura 7. Formato de registro de movimiento de Caja Chica
Nota: Formato de registro de los movimientos de los egresos de la caja chica.
Fecha:
N° Vale de Caja
N° Documento
Egreso
Registro de movimentos Caja Chica
Elaborado por Revisado por
Detalle
INSTITUTO DE CAPACITACION AVANZADO PERFECTO
TOTAL
85
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 29/61 Proceso: Caja Chica
Figura 8. Acta de arqueo de fondo
Nota: Acta de arqueo de fondo de Caja Chica
Denominacion $20,00 Denominacion $1,00Denominacion $10,00 Denominacion $0,50Denominacion $5,00 Denominacion $0,25Denominacion $5,00 Denominacion $0,05Denominacion $1,00 Denominacion $0,01Total TotalVales de cajaOtros documentosTotalFaltantes o sobrantes
Billetes Monedas
Responsable de arqueoResponsable de caja
Se culmino con el arqueo de los fondos para los pagos menores en efectivo siendo a las (hora), el dia (fecha completa). El custodio declara haber entregado al responsable de llevar a cabo el arqueo de lacaja chica todo el efectivo y documentacion pertinente, los cuales han sido devueltos en calidad de conformidad firman:
En la ciudad de Guayaquil, a las (hora) del dia (fecha), se llevo a cabo se llevo a cabo el arqueo de los fondos para los pagos menores en efectivo, en presencia del
custodio de la caja chica (nombre del responsable), encontradose el siguiente resultado.
Custodio Gerente
INSTITUTO DE CAPACITACION AVANZADO PERFECTO
Acta de arqueo de fondosCaja Chica
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Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 30/61 Proceso: pago de Impuestos
4.2.5. Pago de impuestos
Objetivo: Los pagos de impuestos como parte de la contabilidad de la empresa es importante dar a
conocer los procedimientos al departamento contable del pago de los impuestos y evitar caer en moras y
futuros pagos de multas.
Políticas
1.- Los impuestos según como corresponda serán pagados un día antes a la fecha de
vencimiento.
2.- Se hará mediante debito a la cuenta de la compañía el pago de los tributos.
3.- Los cálculos de los tributos serán realizados por el auxiliar contable y revisados por el contador.
4.- Se descontará en caso de existir multa al contador, esto tratándose de que la responsabilidad sea
del mismo.
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Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 31/61 Proceso: pago de Impuestos
Nº de Operación
Departamento encargado
Actividad Responsables Descripción
1 Contabilidad Consolidar ventas y compras
Auxiliar contable
Se consolidara las ventas y compras de cada mes
2 Contabilidad Calcular los impuestos
Auxiliar contable
Se realizara el cálculo de los impuestos en un borrador
3 Contabilidad Revisión de los cálculos
Contador El contador procederá a revisar el cálculo realizado por el auxiliar y dar su visto bueno.
4 Contabilidad Realizar los formularios de la declaración
Contador Procederá a pasar los cálculos al formulario según el tributo que corresponda
5 Contabilidad Sube la declaración
Contador Se procederá a subir el formulario que corresponde a la página web del Servicio de Rentas Internas
6 Contabilidad Se imprimirá y archivara la declaración
Auxiliar contable
Imprimir y archivar en orden del mes declarado.
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Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 32/61 Proceso: pago de Impuestos
Flujograma de pago de impuestos
Departamentocontabilidad
Fin
Consolidar ventas y compras
Realizar los formularios de declaracion
Revision de los calculos
Sube la declaracion
Calcular los impuestos
Imprimir y archivar las
delclaraciones
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Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 33/61 Proceso: Gestión de Cuenta
Bancos
4.2.6. Gestión de cuentas Bancos
Objetivo: Establecer las directrices para el manejo óptimo de la cuenta bancos para el auxiliar contable. Además de mejorar la gestión de liquidez y pagos.
Políticas
1.- El gerente es el encargado de la apertura y responsable de la cuenta bancaria.
2.- La cuenta bancaria debe estar a nombre de la compañía y no a nombre de terceros.
3.- Los ingresos y egresos a las cuentas bancarias deberán ser soportadas por comprobante de ingreso y egreso pre impreso y enumerado.
4.- Los cheques que se giren deberán ser a nombre del beneficiario no en blanco.
5.- Los cheques deberán tener firmas conjuntas, en este caso el presidente y el gerente.
6.- Los cheques serán entregados con la cantidad tanto en letras como en números.
7.- Cada cheque que sea girado se deberá sacar copia y archivado en el departamento contable y sus demás soportes.
8.- Los cheques recibidos por concepto de pagos deberán estar únicamente a nombre de la empresa y serán depositado a la cuenta bancaria de la misma.
9.- Es de responsabilidad del gerente los cheques en blanco.
10.- Los cheques girados deberán ser entregado cruzados, salvo casos que los autorice el gerente a no cruzarlos.
11.- Mensualmente se cotejara las cuentas bancarias con la respectiva documentación de movimientos y se realizara la conciliación bancaria.
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Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 34/61 Proceso: Gestión de Cuenta
Bancos
Políticas
12.- Los movimientos bancarios por los medio electrónicos será exclusivamente manipulado por una
sola persona encargada, la contraseña solo la podrán disponer la gerencia y encargado.
13.- Se debe manejar un reporte de cheques girados, en el mismo que debe constar la fecha a cobrarse
y en la que fue girado, monto en dólares, beneficiario, banco de la cuenta que se está girando, concepto de
pago y estado del cheque.
14.- La cuenta o cuentas bancarias deberán tener un monto mínimo de $200,00.
15.- Los cheques anulados serán archivados igual que los demás soporte de cheques con su respectivo
comprobante de egreso y registrado en mismo orden. Además se recortaran las firmas de este documento.
16.- El monto mínimo para que se proceda a girar un cheque es de $50,00.
17.- Los depósitos se realizaran diariamente sin importar en valor que existe en la caja general más los
cheques que estén por cobrar.
18.- Todos los pagos se realizarán por medio de cheques, ya sean estos de beneficios sociales, pagos
empleados o proveedores, pago de impuestos, etc. Solo no se pagará en cheque los valores menores a
$50,00 o por autorización de la gerencia.
19.- Los cheques por concepto de pago a proveedores es el día miércoles de 14h00 hasta las 16:00, los
pagos al personal que labora en la compañía es el día 15 y último día de cada mes en el horario de 17h00.
20.- Los cheques que se reciban por concepto de pago de los clientes deben ser a fecha de cobro en el
mismo día que se lo recibe, al menos que sea un crédito aprobado.
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Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 35/61 Proceso: Gestión de Cuenta
Bancos
Nº de Operación
Departamento encargado
Actividad Responsables Descripción
1 Administración Revisar saldos de la
cuenta
Gerente Revisará los saldos día a día para verificar si existe la suficiente disponibilidad para los pagos a darse.
2 Contabilidad Revisar reporte de cheques girados
Auxiliar contable
Verificara al inicio de cada día si existe algún cheque por pagar e informar al gerente para constatar el saldo suficiente disponible.
3 Administración Depósito bancario
Secretaria Al comienzo de cada día efectuara el depósito a la cuenta bancaria.
4 Contabilidad Registro contable del
deposito
Auxiliar contable
Se registrar el depósito en la contabilidad de la empresa
5 Contabilidad Girar cheque
Auxiliar contable
Realizara el cheque previa autorización de la gerencia por el pago que corresponda llevarse a cabo.
6 Administración Firmar de cheque girado
Gerente El gerente procederá afirmar el cheque girado.
7 Contabilidad Elaborar comprobante
de egreso
Auxiliar contable
El auxiliar contable elaborara el comprobante de egreso y hará que firme la persona que está recibiendo tal documento por el pago.
8 Contabilidad Elaborar comprobante
de ingreso
Auxiliar contable
Se elaborara el comprobante de ingreso por los cheques que se reciben en forma de pago de los clientes.
9 Administración Depósito de cheque por cobrar
Secretaria Se depositara a la cuenta de la empresa los cheques por cobrar.
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Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 36/61 Proceso: Gestión de Cuenta
Bancos
Nº de Operación
Departamento encargado
Actividad Responsables Descripción
10 Contabilidad Registrar en libro bancos el cheque
Auxiliar contable La cuenta de banco tendrá un control con el libro bancos en donde se registrara las entradas y salidas de dinero únicamente de la cuenta bancaria.
11 Contabilidad Registrar en reporte de cheques por pagar o cobrar
Auxiliar contable El cheque por pagar será registrado en un reporte en el cual facilitará tener en cuenta los cheques que estén por pagar en las fechas que corresponde al igual que los cobros de cheques a favor de la compañía.
12 Contabilidad Registro contable de la transacción
Auxiliar contable Contablemente se registrara todo movimiento que se le haya dado a la cuenta bancaria.
13 Contabilidad Conciliación bancaria
Auxiliar contable La conciliación bancaria se realizará en los 7 primeros días del mes en conjunto con el libro bancos y el estado de cuenta. Se partirá del cotejo de los movimientos en la cuenta bancaria los cheques que han sido cancelados en el periodo que se está trabajando. Se realizará la comparación de los depósitos efectuados a la cuenta. Como también a realizar los asientos contables en caso de haber un error o no registro de los mismos.
14 Contabilidad Archivo de la documentación
Auxiliar contable Se archivara toda la documentación que concierne a la cuenta bancos desde una papeleta de depósito hasta los estados de cuenta donde corresponda.
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Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 37/61 Proceso: Gestión de Cuenta
Bancos
Flujograma de procedimientos para la gestión de la cuenta Bancos
DepartamentoAdministrativo
Revisar reporte de cheques girados
Registro contable del deposito
Fin
Revisar saldo de la cuenta bancaria
Depositobancario
Girar cheque Firmar de cheque girado
Elaborar comprobante de egreso
Elaborar comprobante de ingreso
Deposito de cheque por cobrar
Registrar en libro bancos el cheque
Registrar en reporte de cheques por pagar o cobrar
Registro contable de la transaccion
Conciliacion bancaria
Archivo de la documentacion
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Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 38/61 Proceso: Gestión de Cuenta
Bancos
Figura 9. Formato de comprobante de egreso de bancos
Nota: Formato de comprobante de egreso para las cuentas bancos
Beneficiario:
Banco:
Fecha de entrega: Fecha a pagar:
Codigo Debito Credito
CI:
INSTITUTO DE CAPACITACION AVANZADO PERFECTO
Recibi conforme
Bancos001
Elaborado por
Cheque N° :
Cuentas Concepto
Comprobante de Egreso
Aprobado Por
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Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 39/61 Proceso: Gestión de Cuenta
Bancos
Figura 10. Formato de comprobante de ingreso de bancos
Nota: formato de comprobante de ingreso de bancos
Cliente:
Banco:
Fecha de recibo: Fecha a cobrar:
Codigo Debito Credito
Aprobado Por
Cheque N° :
Cuentas Concepto
Elaborado por
INSTITUTO DE CAPACITACION AVANZADO PERFECTO
001
Comprobante de IngresoBancos
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Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 40/61 Proceso: Gestión de Cuenta
Bancos
Figura 11. Formato de conciliación bancaria
Nota: Formato de conciliación bancaria
Conciliacion bancaria al (fecha de elaboracion)Banco: Cuenta N°
Saldo del banco:
Cheques girados y no cobrados
Fecha N° Cheque
Total de cheques girados y no cobrados
Depositos en transito
Fecha Asiento N°
Total de depositos en transito
Total
Saldo en libros
Valor concialiado
Elaborado por Revisado por
INSTITUTO DE CAPACITACION AVANZADO PERFECTO
Conciliacion bancaria
ValorBeneficiario
Detalle valor
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Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 41/61 Proceso: Activos Fijos
4.2.7. Activos fijos
Objetivo: Establecer los mecanismos que necesita la compañía para el registro y control de los activos fijos.
Políticas
1.- Todos los activos que forman parte de la propiedad planta y equipo deberá estar rotulados con su codificación.
2.- La codificación se manejará dela siguiente manera: las dos primeras letras del nombre del bien, en caso de que el activo se conforman por dos palabras este será precedido por la inicial de la siguiente palabra más la numeración que le corresponda se iniciara con el número 100. Ejemplo Equipo de computación EQC100, MUE101, VE102,etc.
3.- Los activos serán registrados a costo de adquisición
4.- Los egresos de dinero por concepto de mantenimiento o reparaciones serán contabilizados como gasto.
5.- La depreciación será bajo el método de línea recta con un valor residual.
6.- Cada usuario es responsable del bien que se pone a disposición para el cumplimiento de sus actividades.
7.- En caso de trasladar algún bien a otro lugar debe ser autorizado por la gerencia, así sea cambiar de un lugar dentro de la empresa.
8.- Todo activo se registrara al costo de adquisición.
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Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 42/61 Proceso: Activos Fijos
Políticas
9.- Se procederá a la toma física de los inventarios dos veces al año, las mismas serán aleatorias entre
la gerencia y el contador.
10.- Se realizara un acta de entrega a cada personal por el bien o bienes que usara, así como también
un acta de recepción cuando este abandone la empresa.
11.- Se pondrá a la venta cuando se realice las renovaciones de equipos de cómputo u otros usados en
los laboratorios de capacitación.
12.- Se elaborara un inventario de los activos fijos con su fecha de adquisición, costo de adquisición,
código de activo, número de serial de fabricación, si cuenta con garantía, nombre y clasificación del
mismo.
13.- En caso de existir diferencias en la toma físico de los bienes, se tomara medidas según
corresponda si es relevante el deterioro o perdida se le cobrara al usuario responsable y se contabilizara
tal acción.
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Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 43/61 Proceso: Activos Fijos
Nº de Operación
Departamento encargado
Actividad Responsables Descripción
1 Administración Adquisición de activo
Gerente Según la necesidad que presente la compañía para adquirir un bien, procederá a cotizar de acuerdo a los requerimientos como mínimo 4 proveedores. Se toma en consideración precios, calidad, tiempo de entrega y formas de pago para comprar el bien.
2 Contabilidad Girar cheque Auxiliar contable Una vez escogido el proveedor y producto a comprar se ira el cheque para la compra considerando los tributos pertinentes que intervienen en la adquisición.
3 Contabilidad Emitir comprobantes
tributarios para la compra
Auxiliar contable Realizara los comprobantes tributarios, como el comprobante de retención.
4 Administración Gestión de compra del bien
Gerente Se dará gestión a la compra, entrega de cheque y el retiro del bien.
5 Contabilidad Contabilizar la compra del bien
Auxiliar contable Contabilizar la compra de acuerdo a la factura, como detalle al asiento colocar la serie del bien que adquirió.
6 Contabilidad Rotular el bien con su código
Auxiliar contable Se elaborara el rotulo correspondiente según la serie de código y clase del bien.
7 Contabilidad Entrega del bien al usuario
Contador Con un acta de entrega se hará la entrega formal del bien al usuario o usuarios que serán responsables del mismo.
100
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 44/61 Proceso: Activos Fijos
Nº de Operación
Departamento encargado
Actividad Responsables Descripción
7 Contabilidad Entrega del bien al usuario
Contador Con un acta de entrega se hará la entrega formal del bien al usuario o usuarios que serán responsables del mismo.
8 Contabilidad Ingresar al inventario de
activos
Auxiliar contable
Se registrara en el listado de inventario el nuevo bien adquirido como indican las políticas de la compañía además del lugar de ubicación del mismo.
9 Contabilidad Archivar documentación
Auxiliar contable
Se archivara la documentación, en caso de que el bien tenga un tipo de garantía estos documentos servirán para acceder a este beneficio.
10 Contabilidad Depreciar el bien
Auxiliar contable
El bien según su naturaleza se depreciara como corresponde bajo el método de línea recta dejando su valor residual.
11 Administración y Contabilidad
Toma física de los bienes
Gerente y Contador
Realizaran la toma física aleatoriamente de todos los bienes, el estado en el que se encuentran, corroborar el lugar de ubicación.
101
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 45/61 Proceso: Activos Fijos
Flujograma para el proceso de la Propiedad, Planta y Equipo
DepartamentoAdministrativo Girar cheque
Gestion de compra del bien
Fin
Adquisicion de activo
Emitir comprobantes tributatios para la compra
Contabilizar la compra del bien
Rotular el bien con su codigo
Entrega del bien al usuario
Ingresar al inventario de activos
Depreciar el bienToma fisica de los bienes
Archivo de la documentacion
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Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 46/61 Proceso: Activos Fijos
Figura 12. Formato de acta de entrega de activos fijos
Nota: Acta de entrega de activos fijos
Fecha de entrega:Usuario: Departamento:Ubicación:
N° Codigo
Entregado por:
Contabilidad
Recibido por: Unidad de control:
ContabilidadResponsable
INSTITUTO DE CAPACITACION AVANZADO PERFECTO
Acta de Entrega de Activos
Factura N° Descripcion
103
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 47/61 Proceso: Créditos
4.2.8. Créditos
Objetivo: Se espera disminuir en gran cantidad los créditos, debido que el giro del negocio no
proporciona las cualidades para manejar una línea de crédito amplia a los clientes.
Como también plasmar las actividades que debe cumplir el encargado de los créditos.
Políticas
1.- Los créditos serán autorizados solo por la gerencia.
2.- La compañía realizara sus cobros en su totalidad previo al inicio de cada capacitación, por tal razón
los créditos serán mínimos.
3.- El plazo máximo de crédito será 7 días para cualquier cliente.
4.- No se permitirá continuar con la capacitación si ha vencido los días créditos para el
cliente.
5.- El vendedor estará sujeto a la responsabilidad del crédito que se le otorgue al cliente, en caso de
pagar lo adeudado será descontado del sueldo del vendedor.
6.- Por cada vendedor tiene un máximo de créditos de 5 clientes.
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Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 48/61 Proceso: Créditos
Nº de Operación
Departamento encargado
Actividad Responsables Descripción
1 Ventas Solicitar autorización de créditos
Vendedor Mediante una solicitud firmada con los acuerdos de responsabilidad pedirá se otorga crédito al cliente.
2 Administración Autorización del crédito
Gerente Considerará el número de clientes con créditos y procederá a autorizar o no el crédito si es conveniente.
3 Contabilidad Registro contable del
crédito
Auxiliar contable Se hará el registro en la contabilidad correspondiente al crédito.
4 Administración Cobro del crédito
Secretaria Procederá a dar gestión de cobro al crédito una vez que se cumpla su vencimiento.
5 Administración Emisión de comprobante
de pago
Secretaria Emitirá el comprobante de pago en cuanto se efectué el pago del crédito de cada cliente.
6 Contabilidad Registro contable del
cobro
Auxiliar contable Se hará el registro en la contabilidad del cobro al crédito.
7 Administración Negar el ingreso a la capacitación
al cliente
Secretaria Se impedirá entrar al cliente en caso no realice el pago en la fecha acordada.
105
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas:49/61 Proceso: Créditos
Flujograma de procedimiento de créditos
Departamentoventas
Fin
Solicitar autorizacion de
Autorizacion del credito
Cobro del creditoNegar el ingreso a la capacitacion al cliente
Emision de comprobante de pago
Registro contable del cobro
Registro contable del credito
106
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 50/61 Proceso: Cuenta por
Cobrar
4.2.9. Cuentas por Cobrar
Objetivo: La empresa ha mostrado un déficit alto en el control en el área de las cuentas por cobrar, razón por la cual en este manual se espera mejorar las políticas y sistematización de cómo manejar las cobranzas. Se considera disminuir en gran cantidad los créditos mediante las políticas propuestas para los créditos en el presente manual.
Políticas de cuentas por cobrar
1.- Los cobros se darán únicamente en la institución, no se aceptarán cobros fuera de las instalaciones sin autorización de la gerencia. Por concepto de matrículas lo hará directamente el vendedor se sustentara reporte a la compañía.
2.- Los cobros se darán previo al inicio de capacitación en su totalidad, se eliminara los cobros en porcentajes o por partes.
3.- La cartera vencida, se dará seguimiento a los estudiantes que se han retirado sin cancelar los valores, cabe recalcar que esta medida se llevara a cabo exclusivamente con aquellos que culminaron con el programa de la capacitación.
4.- Si algún estudiante llegara abandonar las clases, no se procederá a devolución alguna cualquiera que fuera su situación, se anticipara al firmar el contrato.
5.- Los cobros que se efectúen mediante documento deberán estar exclusivamente a nombre de la compañía.
5.- Se realizara reportes semanales de los cobros a efectuarse de la cartera pendiente de pago según su recuperación y respecto a los pagos se actualizarán al igual que los cobros.
6.- Por concepto de matrícula es el único rubro que será cobrado por los vendedores y reportado a personal encargado.
7.- Se considerara como una cuenta incobrable a partir de un año que la cuenta se muestre impaga, la provisión por este rubro será como lo indica la norma tributaria del país.
107
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 5161 Proceso: Cuenta por
Cobrar
Nº de Operación
Departamento encargado
Actividad Responsables Descripción
1 Ventas Ejecución de la venta
Vendedor Se lleva a cabo la venta de los cursos.
2 Ventas Cobro de matricula
Vendedor Todas las matriculas tienen el mismo costo, el vendedor se hará cargo de este cobro y reportar las ventas por cada día.
3 Ventas Realiza y entrega el reporte de matriculas
Vendedor El vendedor entregara el reporte al encargado de los cobros para que tenga una constancia del número de personas que deberán efectuar el pago.
4 Contabilidad Registro contable de cobro de matriculas
Auxiliar contable
Se registrara los cobros de matrículas en la contabilidad, debidamente clasificadas por las capacitaciones.
5 Administración Cobro del valor de la
capacitación
Secretaria En las oficinas se receptara los cobros a cada cliente al inicio de cada curso, según lo que ha reportado los vendedores para cada capacitación.
6 Administración Emisión de comprobante de cobro
Secretaria Emitirá el comprobante de cobro a cada cliente por su pago.
7 Administración Ingreso a las capacitaciones
Secretaria Si han realizado los clientes podrán acceder a clases, caso contrario no podrán hacerlo.
8 Administración Registro de cobro de la capacitación
Secretaria Registrará el cobro en el reporte correspondiente.
9 Contabilidad Registro contable de cobro de la capacitación
Auxiliar contable
Se registrara en la contabilidad los cobros por las capacitaciones.
108
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 52/61 Proceso: Cuenta por
Cobrar
Flujograma de cobranzas
Departamentoventas
Fin
Ejecucion de la venta
Registro contable de matriculas
Ingreso a las capacitaciones
Emision de comprobante de cobro
Cobro del valor de la capacitacion
Cobro de matriculaRealiza y entrega reporte de matriculas
Registro de las matriculas
Reistro contable de la capacitacion
109
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 53/61 Proceso: Cuenta por Pagar
4.2.10. Cuentas por Pagar
Objetivo: Genera pautas para los responsables de manejar las cuentas por pagar, sabiendo que la
buena coordinación evitara moras en los pagos y un mejor control a las mismas.
Políticas
1.- Las compras de equipos de cómputo y demás accesorios con un elevado precio serán autorizadas
por la gerencia, mientras las compras menores como útiles de oficina reportadas según de donde se
haya efectuado el gasto.
2.- Los pagos mayores a $50,00 serán cancelados mediante cheque de la empresa a nombre del
proveedor u otro beneficiario.
3.- Se elaborará un reporte de gastos que se actualizara semanalmente según su movimiento.
4.-Toda cuenta por pagar debe constar con sus debidos soportes, ya sean estas facturas y otros
documentos aceptables.
5.- A los proveedores se les solicitara crédito según como se acuerde con las partes, siendo un plazo
mínimo de 30 días.
6.- El departamento contable se encargara de la verificación de la documentación por las compra de
bienes o servicios efectuadas.
110
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 54/61 Proceso: Cuenta por Pagar
Nº de Operación Departamento encargado
Actividad Responsables Descripción
1 Administración Aprobación de compra
Gerencia Aprobará las compras con valores significativos mediante la orden de compra correspondiente.
2 Contabilidad Verificación de la documentación
Auxiliar contable Corroborar que la documentación por la cuenta por pagar sea legible.
3 Contabilidad Contabilización de la cuentas
por pagar
Auxiliar contable Contabilización de las cuentas por pagar y el conjunto de cuentas que se origine por la misma según proveedores u otros.
4 Contabilidad Registrar en reporte la cuenta por
pagar
Auxiliar contable Se registrara cada cuenta por pagar que se ejecute en el reporte asignado a estos pagos.
5 Contabilidad Emitir comprobante de
retención
Auxiliar contable Se elaborara el pertinente comprobante de retención por la compra efectuada.
6 Administración Pago de la cuenta por
pagar
Gerencia Hará la cancelación de la cuenta por pagar en plazo de vencimiento de la misma mediante un cheque.
7 Contabilidad Contabilizar pago de la
cuenta
Auxiliar contable Se contabilizara la forma de pago de la cuenta por pagar en los libros contables.
8 Contabilidad Archivar la documentación
Auxiliar contable Archivar toda la documentación sujeta a este procedimiento con sus debidos soportes.
111
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 55/61 Proceso: Cuenta por Pagar
Flujograma de procedimientos de cuentas por pagar
Departamentoadministracion
Fin
Aprobacion de compra
Registrar en reporte la cuenta por pagar
Contablizacion de la cuentas por pagar
Verificacion de la documentacion
Archivar de la documentacion
Emitir comprobante de retencion
Pago de la cuenta por pagar
Contabilizar pago de la cuenta
112
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 56/61 Proceso: servicios Básicos
4.2.11. Servicios básicos
Objetivo: Plasmar mediante políticas para contabilizar los gastos de servicios básicos antes de que
ocurran y liquidar a las mismas en el tiempo que se originen
Políticas
1.- Los gastos de servicios básicos serán contabilizados en el mes que se llevó a cabo.
2.- Mes a mes se ajustarán los valores y cuentas pertinentes de acuerdo a las facturas de los servicios
básicos.
3.- La provisión será considera como tal siempre y cuando no exista una factura por el
servicio.
4.- Los gastos serán distribuidos de la siguiente manera, en caso de ser reajustados lo hará la gerencia
y el contador según mejor convenga. El 75% de energía eléctrica el departamento de ventas y la
diferencia a los demás departamentos. El agua potable será cargada en un 50% departamento de
ventas y un 50% a los demás departamentos. El internet será cargado en un 25% al departamento de
ventas y lo demás a los otros departamentos. Telefonía celular y fija se cargará el 75% al
departamento d ventas y el saldo a las demás áreas.
5.- Los valores a provisionar se tomaran en referencia al último valor del periodo anterior.
113
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 57/61 Proceso: servicios Básicos
Nº de Operación Departamento encargado
Actividad Responsables Descripción
1 Contabilidad Revisión de planillas
Auxiliar contable Se revisaran las planillas de todos los servicios básicos para realizar la contabilización de las provisiones.
2 Contabilidad Asientos contables de la
provisión
Auxiliar contable Se realizarán los asientos contables de provisión por los servicios básicos con su debida distribución.
3 Contabilidad Revisión de asientos
contables
Contador Procederá a revisar el contador los asientos contables de las provisiones.
4 Contabilidad Ajustes de provisiones
Auxiliar contable En cuanto llegue la planilla se deberá realizar los asientos de ajustes en la contabilidad correspondientes.
5 Contabilidad Archivo de documentación
Auxiliar contable Se archivara las planillas y asientos contables realizados donde corresponda.
114
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 58/61 Proceso: servicios Básicos
Flujograma de procedimientos de servicios básicos
Departamentocontabilidad
Fin
Revision de planillas
Ajustes de provisiones
Revision de asientos contables
Asientos contables de la provision
Archivar la documentacion
115
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 59/61 Proceso: Beneficios Sociales
Objetivo: Una mejora al tratamiento contable y solventar los futuros gastos de los beneficios sociales
mediante los procedimientos.
Políticas
1.- Se contabilizarán mes a mes las provisiones por concepto de los beneficios sociales.
2.- Las provisiones se manejarán según lo que indica el código de trabajo.
3.- El personal que trabajo por prestación de servicios no están sujetos a los beneficios
sociales.
4.- Las provisiones se pagarán al final del periodo de cada uno según como indica el código de trabajo.
5.- El cálculo se maneja según lo que estipula la ley laboral como se detalla
Fecha de calculo
01-12-año en curso hasta 30-11-año en curso24 de diciembre xxxAnualmente o mensualmente cumplido el año de trabajo
Sueldo + Otras bonificaciones permanentes + Horas extras + Comisiones
Decimo tercer sueldo
Decimo cuarto sueldo
Sueldo + Otras bonificaciones permanentes + Horas extras + Comisiones
Fondos de reservas
Sueldo + Otras bonificaciones permanentes + Horas extras + Comisiones
Base de calculo Beneficio social
116
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 60/61 Proceso: Beneficios Sociales
Nº de Operación Departamento encargado
Actividad Responsables Descripción
1 Contabilidad Afiliación a trabajadores
Auxiliar contable La afiliación de cada trabajador esto llevara a los pagos de los beneficios sociales y su provisión.
2 Contabilidad Contabilizar provisión
Auxiliar contable Se registrara contablemente la provisión mes a mes de cada uno de los beneficios sociales
3 Contabilidad Calculo de beneficios sociales
Auxiliar contable Se hará el cálculo de cada beneficio para el pago según las fechas estipuladas en la ley.
4 Contabilidad Contabilizar pago de
beneficios sociales
Auxiliar contable Se contabilizara en libros el pago efectuado a los empleados en la fecha que corresponde
5 Contabilidad Revisar contabilización
Contador Procederá a realizar la revisión de la provisión y el pago de los beneficios sociales.
6 Contabilidad Archivo de la documentación
Auxiliar contable Se archivara la documentación que resulte de todo el proceso de los beneficios sociales donde corresponda.
117
Manual de Procedimientos Contables Fecha: Marzo 2017
Área: Contabilidad Páginas: 61/61 Proceso: Beneficios Sociales
Clave: HSA.DC.001.17
Flujograma de procedimientos de beneficios Sociales
Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:
Denisse Cruz Sánchez
Departamentocontabilidad
Fin
Afiliacion a trabajadores
Contabilizar pago de beneficios sociales
Calculo de beneficios sociales
Contabilizar provision
Archivar de la documentacionRevisar
contabilizacion
118
4.1.1. Instructivo de aplicación de manual de procedimientos
1. Se realiza una venta al contado de servicios de una capacitación de ineval por
un valor de $130,00 más iva en efectivo, el valor de la matricula no está
incluido.
Caja general
El valor recaudado se registrará en el reporte de caja general.
Se emitirá los comprobantes correspondientes.
Se realizará la contabilización del cobro.
Bancos
Se realizará el depósito de la totalidad del dinero cobrado.
Se contabilizará el depósito bancario.
Figura 13. Asiento contable de las cuentas caja general y bancos por una venta
Nota: Asiento contable para registrar venta de servicios
Fecha Cod. Cta Detalle Parcial Debe Haber03/03/2017 101 Efectivo Equivalente de Efectivo
101.1 Caja General 148.20401 Prestacion de servicios
401.1 Capacitacion Ineveal 130.00204.1.1 Iva por pagar 18.20
P/r Venta de capacitacion ineval 148.20 148.20Total
119
2. Se realiza la contabilización de la provisión del consumo de la energía
eléctrica del mes de febrero, siendo el pago en el mes de marzo por un valor
de $61.32.
Gasto de energía eléctrica
Se contabilizará según el porcentaje de consumo de los departamentos.
Se ajustará los valores una vez realizado el pago.
Otras cuentas por pagar
Se contabilizará en otras cuentas por pagarla provisión de la energía electica.
Al momento dela cancelación se realizará el debido ajuste.
Figura 14. Asiento contable de las cuentas gasto de energía eléctrica y otras cuentas por pagar por concepto de pago de planilla de servicio básico.
Nota: Asiento contable de las cuentas gasto de energía eléctrica y otras cuentas por
pagar por concepto de pago de planilla de servicio básico 75% área de ventas y 25% área administrativa.
Fecha Cod. Cta Detalle Parcial Debe Haber03/03/2017 503.1 Gasto de Energia Electrica 45.76
503.1 Gasto de Energia Electrica 15.56201.1 Otras cuentas por pagar 61.32
Total 61.32 61.32
P/r Provision de energia electrica 75% area de ventas y 25% area de administracion
120
Se espera lograr con el manual de procedimientos para el área contable mejorar el control
interno, disminuir riesgos de errores y fraudes, evitar multas y moras, facilitar el
desenvolvimiento de los trabajadores y el buen desempeño de sus actividades.
El manual de procedimientos mediante sus políticas mermara los créditos, con el fin de
evitar que la cartera de cobranzas se vea una acumulación de cobros sin poder efectivizar los
mismos, realizando un enfoque a la recuperación de cartera vencida de años anteriores y a partir
de este documento las ventas serán en un 90% al contado.
Se podrá multiplicar las ganancias con cada una de las pautas presentada en este trabajo
investigativo como expone más adelante en los estados financieros presupuestados. Heyearza
SA. Siendo una empresa del grupo Pyme con un control interno deficiente ha provocado
pérdidas en sus utilidades, la empresa pretende alcanzar las metas proyectadas en los Estados
Financieros e incluso poder incrementar los valores con un plan de ventas eficiente y
correctamente aplicados.
121
4.2.Estados Financieros presupuestados años 2016 -2017
4.2.1. Estado de Situación Financiera Proyectado años 2016 – 2017
Heyearza SA. Estado De Situación Financiera Proyectado Al 31 diciembre del 2016 y 2017 Expresado en dólares americanos
Análisis vertical Variación Análisis horizontal
Activo
2015 2016 2017
2016 2017
Activo Corriente
Efectivo y Equivalentes
$ 1,321.15 $ 2,567.89 $ 4,733.48
67% 79.45% -2165.59 -45.75%
Activos Financieros
$ 264.00 $ 346.56 $ 346.56
9% 5.82% 0.00 0.00%
Documento y Cuentas por Cobrar $ 873.00 $ 125.00 $ 80.00
3% 1.34% 45.00 56.25%
(-) Provisión por Cuentas Incobrables $ 8.73 $ 5.20 $ 2.45
2.75 112.24%
Pagos anticipados
$ 400.00 $ 800.00 $ 800.00
21% 13.43% 0.00 0.00%
Total Activos Corrientes $ 2,849.42 $ 3,834.25 $ 5,957.59
100% 100% -2117.84 122.74%
Activos no Corrientes
Propiedad Planta y Equipo
Muebles y Enseres
$ 684.00 $ 845.67 $ 930.24
14% 12.00% -84.57 -9.09%
Equipo de Computación
$ 1,105.43 $ 2,678.67 $ 3,245.86
38% 39.00% -567.19 -17.47%
122
Vehículos
$ 1,378.17 $ 1,378.17 $ 1,378.17
22% 21.00% 0.00 0.00%
Otros Propiedades, Planta y Equipo $ 275.72 $ 275.72 $ 275.72
7% 7.00% 0.00 0.00%
(-) Depreciación Acumulada Propiedad Planta Y Equipo $ 1,215.68 $ 1,458.81 $ 1,750.57
19% 21.00% -291.76 -16.67%
Total Activo no Corriente $ 2,227.63 $ 3,719.41 $ 4,079.41
100% 100.00% -943.52 -43.23%
Total Activos
$ 5,077.05 $ 7,553.66 $ 10,037.00
Pasivo
Pasivo Corriente
Cuentas y Documentos por Pagar $ 607.50 $ 534.23 $ 786.45
21% 30.92% -252.22 -109.80%
Obligaciones con Instituciones Finan Locales $ 2,107.61 $ 1,994.56 $ 1,756.90
79% 69.08% 237.66 14.18%
Total Pasivo Corriente
$ 2,715.11 $ 2,528.79 $ 2,543.35
100% 100% -14.56 -95.62%
Total Pasivos
$ 2,715.11 $ 2,528.79 $ 2,543.35
Patrimonio
Capital
$ 576.51 $ 441.44 $ 874.28
9% 11.67% -432.84 -49.51%
Reserva Legal
$ 161.48 $ 366.25 $ 503.71
7% 6.72% -137.46 -27.29%
Ganancias Acumuladas
$ 353.84 $ 535.48 $ 535.48
11% 7.15% 0.00 0.00%
Resultado del ejercicio
$ 1,270.12 $ 3,681.70 $ 5,580.18
73% 74.47% -1898.48 -34.02%
Total de Patrimonio
$ 2,361.94 $ 5,024.87 $ 7,493.65
100% 100% -2468.78 -110.82%
Total Pasivo + Patrimonio $ 5,077.05 $ 7,553.66 $ 10,037.00
123
4.2.2. Estado de Resultados Integrales presupuestado años 2016 – 2017
Estado de Resultados Integrales presupuestado años 2016 – 2017
Análisis vertical Variación Análisis horizontal
2015 2016 2017
Ingreso de actividades ordinarias
Prestación de servicios
$ 4,353.48 $ 9,142.31 $ 12,400.59 100% 100% -$ 3,258.28 -26.28%
Ganancia Bruta
$ 4,353.48 $ 9,142.31 $ 12,400.59 100% 100% -$ 3,258.28 -26.28%
(-) Gastos Operativos
$ 2,264.75 $ 2,725.40 $ 2,931.56 100% 100% -$ 206.16 -7.03%
Gastos administrativos
$ 1,530.41 $ 1,623.89 $ 1,389.45 60% 47% $ 234.44 16.87%
Gastos Financieros
$ 75.98 $ 113.97 $ 159.56 4% 5% -$ 45.59 -28.57%
Gastos de Venta
$ 560.72 $ 841.08 $ 1,177.51 31% 40% -$ 336.43 -28.57%
Otros gastos
$ 97.64 $ 146.46 $ 205.04 5% 7% -$ 58.58 -28.57%
= Utilidad Operativa
$ 2,088.73 $ 6,416.91 $ 9,469.03 100% 100% -$ 3,052.12 -32.23% (+) Otros ingresos
$ 125.00 0 256.78 100% 100% -$ 256.78 -100.00%
= Utilidad antes de impuestos $ 2,213.73 $ 6,416.91 $ 9,725.81 100% 100% -$ 3,308.90 -34.02% (-) 15% Participación Trabajadores $ 332.06 $ 962.54 $ 1,458.87 11% 12% -$ 496.34 -34.02% = Utilidad antes de impuesto $ 1,881.67 $ 5,454.37 $ 8,266.94 89.5% 88% -$ 2,812.57 -34.02% (-) 25% Impuesto a la renta
$ 470.42 $ 1,363.59 $ 2,066.73 15% 17% -$ 703.14 -34.02%
= Utilidad antes de reserva legal $ 1,411.25 $ 4,090.78 $ 6,200.20 75% 72% -$ 2,109.42 -34.02% (-) 10% Reserva legal
$ 141.12 $ 409.08 $ 620.02 4% 5% -$ 210.94 -34.02%
= Utilidad neta del periodo $ 1,270.12 $ 3,681.70 $ 5,580.18 70% 67% -$ 1,898.48 -34.02%
124
4.3.Conclusiones y recomendaciones
4.3.1. Conclusiones
Con la presente tesis se contribuirá en documentar el trabajo que realizan cada uno de los
empleados en la empresa en el departamento contable, haciendo uso de procedimientos
sistematizados, aportando aun eficiente cumplimiento de las actividades y tareas, como
también un control interno más competente y la capacitación de los trabajadores para
alcanzar las metas de la compañía.
Se ha determinado deficiencias a lo largo de este trabajo las mismas que han servido para
acoger medidas que den soluciones a estas falencias.
Los procedimientos que reglamenta a Heyearza SA. En el cumplimiento de sus actividades
deben realizarse cumpliendo cada una de sus etapas para obtener una seguridad económica
precisa. Mantener una constancia en las mejoras y optimización de los procesos para
diagnosticar riesgos y fragilidad así efectuar los cambios pertinentes.
Seguidamente de examinar el control interno que estaba puesto en marcha en la compañía
se concluye que en su área de contabilidad la ausencia de un manual de procedimientos ha
provocado que las cuentas por cobrar se hallaran con un porcentaje elevado de
incobrabilidad, los créditos han sido manejado fuera de las posibilidades económicas de la
organización, una descoordinación en el proceso contable que ha limitado conocer con
certeza la situación económica real y a tiempo de la empresa, además un exceso de confianza
a los responsables de manipular dinero.
En el periodo 2015 la cartera por cobrar se haya en un 75% incobrable con un
vencimiento de más de 200 días.
125 Al no contar con un manual de procedimientos en el área contable se ve afectado
los demás departamentos que dependen de este como es el área de ventas y
administración.
El departamento contable tiene un recargo de las actividades al personal que en este labora
asiendo que esto atrase y se ocasiones errores en la contabilización y demás cumplimientos
del área.
126
4.3.2. Recomendaciones
Una vez finalizado ese trabajo se recomienda a Heyearza SA. que adopte por escrito el
presente manual de procedimientos, en el cual consta políticas, procedimientos y formatos
para obtener un resultado altamente positivo al cumplimiento de las metas del departamento
contable y a su vez de toda la empresa.
Heyearza SA. Debe incorporar un sistema automático e integrado que cumpla con
las necesidades de la empresa y dejar el manejo manual que hasta ahora han
utilizado.
Involucrar a los demás trabajadores que intervienen en los procedimientos del
manual para su ejecución total.
Segregar las actividades que cumple cada persona dentro de la compañía y evitar el
sobrecargo de las tareas que ocasionan retrasos y errores con posibles pérdidas
económicas para la empresa.
La implementación de este manual de procedimientos en un futuro.
Llevar a cabo continuas evaluaciones al desempeño del manual de procedimiento
en periodos de un año.
Manejar cuentas bancarias exclusivamente a nombre de la empresa y no a nombre
de terceros.
127
4.4.Apéndices
Apéndice A Carta de autorización de la empresa Heyearza SA.
128 Apéndice B
Entrevista a la gerencia general empresa Heyearza SA.
Persona entrevistada: Helen Mercedes Arìzaga Zambrano
Cargo: Representante legal / Gerente general
Antigüedad: 4 años
Buenas días Sra. Helen Arìzaga, de antemano agradezco su atención y el tiempo en la
presente entrevista la cual cuenta con un numero de 11 preguntas de la cual espero obtener
repuestas idóneas y concretas para el desarrollo de mi tesis, he considerado los puntos más
estratégicos de la compañía.
1. ¿Cómo está estructurado el departamento contable?
El departamento contable cuenta con el un numero de 2 personas a cargo el contador
y su auxiliar, siendo el contador que labora en conjunto en la compañía cada 15 días.
2. ¿Qué necesidades presenta actualmente el departamento contable?
Actualmente la compañía no está en condiciones en generar informe real a la fecha
que se requiera, sino que se debe esperar trabajar la información financiera después de
cada cierre de periodo.
3. ¿Las tareas que desempeña el contador son independiente de los encargados del
manejo de dinero en la empresa?
No maneja en ningún momento efectivo, el contador solo está limitado a trabajar la
información financiera
4. ¿Los comprobantes, informes y Estados Financieros son verificados y admitidos
por las divisiones y sujetos diferentes de aquellos que han participado en su
elaboración?
129
No se lo realiza periódicamente, sin embargo, se lo realiza en forma generalizada.
5. ¿Cuántas veces en el periodo se requiere información financiera?
Se requiere información financiera mensualmente, según las operaciones dadas en
cada mes con un mínimo de 2 veces a un máximo de 5 veces.
6. ¿Quién es el encargado de dar lectura a la información financiera?
El contador es el encargado de dar lectura en cada periodo de la información
financiera obtenida por la empresa.
7. ¿La empresa dispone de un sistema contable?
No actualmente no dispone de sistema contable la compañía.
8. ¿Mencione cuál es el proceso contable que se le da a la caja general de Heyeraza
SA.?
Los cobros y pagos menores se generan por día trabajo realizado por la secretaria,
se realiza un depósito a inicios de semana del efectivo disponible a la cuenta bancaria
que posee la compañía. Seguidamente los pagos fuertes saldrán respectivamente por
medio de cheques de la cuenta bancaria. Al término de cada día se realiza el cuadre de
caja
9. ¿Indíquenos como es el proceso contable que en la actualidad se ejecuta en
Heyearza SA.?
El auxiliar contable prepara la información contable, pasando al contador el cual
ejecuta los trabajos de elaboración de reportes y estados financieros, además de las
liquidaciones de impuestos a la que está sujeta la empresa.
130 10. ¿Cree usted que se producirán cambios en su trabajo habitual con el manual de
procedimientos para el área contable?
Si, ya que se requerida un manual de procedimientos además de su puesta en marcha.
11. ¿Cuáles considera usted que serán los beneficios que generará el diseño de un
manual de procedimientos para el área contable?
Acelerar el proceso contable, reducción de costos innecesarios, mejoras en control
interno de la compañía, saldos reales en las cuentas contables.
131 Entrevista al contador empresa Heyearza SA.
Persona entrevistada: Henry Arìzaga Zambrano
Cargo: Contador
Antigüedad: 4 años
Buenas tardes sr. Henry Arìzaga Zambrano, es gratificante contar con su presencia para
esta entrevista, cuenta con 14 preguntas con el propósito de obtener respuestas concretas para
el desarrollo de mi tesis, he considerado los puntos más estratégicos de la compañía.
1. ¿Qué considera usted que es un manual de políticas contables?
Un manual de procedimientos son las directrices de una empresa que adoptaran en
el campo contable, que serán obligatoriamente puesta en marcha por el personal que
labore en este departamento, además se debe evaluar el cumplimiento y eficiencia de
tal manual.
2. ¿Cree usted que la situación actual de la empresa permitirá un sano
crecimiento?
La empresa por ser joven en el mercado, aún carece de mucha experiencia, además
de un proceso contable sin ningún orden hace que se vea afectada el actual
desempeño, ocasionando que el crecimiento óptimo no sea posible
3. ¿Qué buenas practicas pone en marcha en la compañía para la ejecución de
Estados Financieros confiables y oportunos?
132
Trabajo bajo la ética del contador, además de las normas internacionales de
contabilidad y las normas tributarias que rigen en el país.
4. ¿Cree usted que los gastos fijos y los gastos financieros están consumiendo las
ganancias del negocio?
Por su puesto, en el último periodo ha sido utilizado un excesivo monto como
gastos. Esto debido a los múltiples arreglos a la institución que se ha generado. Se
está buscando minimizar los gastos fijos sin afectar las operaciones de la compañía.
5. ¿Detalle el proceso contable que actualmente hace uso la compañía?
El registro contable de las operaciones se da una vez que hayan pasado por su
respectivo control en los otros departamentos.
La documentación llega al departamento contable se realiza el registro en los libros
de diarios según como suceda, a las ventas se las registra consolidadamente, es decir
se simplifica en grupos de acuerdo al curso aperturado en el periodo que se registra, el
detalle de cada cliente se lo maneja en reportes de caja.
Cada registro se realiza según como suceda excepto las ventas u otros según su
índole, ya que estos llevan un día de retraso debido a que se toma al siguiente día lo
generado en el día anterior.
Mensualmente se genera un estado de pérdidas y ganancias para evaluar la utilidad
del mes, además de considerar a pago a los accionistas.
Anualmente se realizan los estados financieros en su totalidad, en caso de ajustes
se lo hará en el siguiente periodo.
133
Como profesional a cargo de la contabilidad, trabajo con mi asistente quien elabora
un 75% de la información, revisar, analizar y corregir es mi responsabilidad de lo que
genere el personal.
6. ¿Cree usted que es altamente confiable manejar la información contable de
manera manual?
No es confiable en su totalidad, a pesar de que Heyearza es una compañía pequeña,
requiere por lo menos un sistema automatizado que contenga un módulo de venta y
caja que ayude al control eficiente de los ingresos.
7. ¿Qué carencias ha notado en el proceso contable que se maneja en la empresa?
Un control eficaz, ya que hasta ahora se ha manejado bajo mi criterio y experiencia
como contador, además de la improvisación en algunos casos respecto a ciertas
situaciones que no son comunes en las operaciones.
8. ¿Mantiene una buena comunicación con el auxiliar contable?
Desde luego, es un factor muy importante para el buen desenvolvimiento del
empleado que realiza las funciones de auxiliar contable.
9. ¿Realiza la empresa Estados Financieros mensualmente?
Si, en Heyearza SA. por sus necesidades procede a realizar estados financieros
mensualmente.
10. ¿Se compara los resultados de cada periodo con el anterior?
Si, se lo realiza esto es de gran importancia en la empresa para la verificación y
análisis del crecimiento de la compañía.
134 11. ¿En qué porcentaje considera bueno o malo el sistema de control actual, explique
su repuesta?
En un 50% lo considero optimo, siendo esto porque a lo largo de existencia de la
compañía se ha podido lograr parte de los objetivos trazados, sin embargo, en un 50%
es deficiente ya que no hay un control adecuado que lo pueda reducir las expectativas
negativas que enfrenta actualmente.
12. ¿Qué hechos han obligado a Heyearza SA. a realizar ajustes?
Generalmente lo que nos conlleva a un ajuste es la parte de las ventas, debido a que
siempre existen omisiones en esta parte del proceso contable.
Además, tenemos las cuentas por cobrar, han sido parte de nuestra mayor
decadencia cambiando las políticas de cobro constantemente por razones de evitar el
excesivo resultado de cuentas incobrables.
Los gastos es otro rubro que nos lleva a cambios constantemente, sabiendo que es
una cuenta a la que se le debe dar un tratamiento contable eficaz, ya que de excederse
este podría provocar pérdidas incontrolables en algún momento.
13. ¿Cree usted que se producirán cambios en su trabajo habitual con el manual de
procedimientos para el área contable?
Si, existirán cambios en mi trabajo estaré sujeto a nuevas políticas y normas, las
mismas que me permitirán optimizar el proceso contable.
135 14. ¿Cuáles considera usted que serán los beneficios que generará el diseño de un
manual de procedimientos para el área contable?
- Mejoras en el proceso contable
- Estados financieros en un menor tiempo y con valores reales
- Disminución de ajustes a Estados Financieros
- Un control total de las operaciones contables
136 Entrevista al auxiliar contable de la empresa Heyearza SA.
Persona entrevistada: Reyna León Ching
Cargo: Auxiliar contable
Antigüedad: 8 meses
Buenas tardes Srta. Reyna León Ching, doy gracias por permitirme un poco de su tiempo
para llevar a cabo esta entrevista, cuenta con 9 preguntas esperando sus respuestas de manera
eficiente, para el desarrollo de mi tesis, he considerado los puntos más estratégicos de la
compañía.
1. ¿Cuáles son las funciones que desempeña en la empresa?
Mis funciones en Heyearza SA. es registrar las operaciones contables según lo
estipulado por el contador. Además de realizar cualquier tramites dentro y fuera de la
compañía que concierna al departamento de contabilidad.
2. ¿Cómo usted procede a la clasificación y registro de la información financiera?
La clasificación y registro de la información financiera la realizo según lo que se
estipula en las normas internacionales de contabilidad, además de indicaciones dadas
por el contador.
3. ¿Recibe usted la documentación a su debido tiempo de los demás
departamentos?
En muchos de los casos no recibo la documentación a tiempo, en ocasiones debo
solicitarla varias veces a los demás departamentos.
137
4. ¿Cuándo no recibe a tiempo la documentación como procede a dar solución?
Cuando esto sucede procedo a solicitarla según el departamento donde se
encuentre, esto sucede en su mayoría de los casos con las ventas, cuentas por cobrar y
pagar, en caso de que tales departamentos se encuentre realizando operaciones con las
mismas en un plazo no mayor a 5 días espero para que estos sean enviados, caso
contrario las pido para su debido registro y las devuelvo para que continúen
trabajando los demás. Al final de cada mes comparo la documentación que he
registrado y lo que los demás departamentos han registrado, en caso de que se haya
omitido alguna transacción.
5. ¿Los informes o reportes que usted realiza son previamente revisados por su
superior?
Si, el contador procede a la revisión de cada reporte que genere, como también
todo el proceso que se lleve a cabo de mi parte.
6. ¿Realiza las conciliaciones de saldo a detalle de las cuentas más significativas
para la compañía?
No constantemente, lo hago según lo requiera.
7. ¿Elabora y verifica las relaciones entre los gastos y los ingresos percibidos por la
empresa en un periodo?
No, lo realizo continuamente solo cuando la gerencia lo solicita lo realizo con
ayuda del contador.
138 8. ¿Cree usted que se producirán cambios en su trabajo habitual con el manual de
procedimientos para el área contable?
No, considero que notablemente no existirán cambios en el cumplimiento de mi
trabajo. Sin embargo, pienso que el proceso contable obtendrá mejoras bajo un
manual de procedimientos.
9. ¿Cuáles considera usted que serán los beneficios que generará el diseño de un
manual de procedimientos para el área contable?
En primer lugar se evidenciará un mayor orden al proceso contable que se ha
manejado hasta ahora.
Una mejor circulación de la documentación para que sea registrada por el
departamento contable. Un aumento en la ganancia de la compañía.
139 Apéndice C
Guía de observación Empresa Heyearza sa. Autor: Denisse Mishelle Cruz Sánchez Fecha de observación: 12 al 16 de diciembre del 2016
Objetivos: La observación mediante la presente lista servirá para determinar las funciones
que cumple cada miembro involucrado en el departamento contable, como también las
actividades que se llevan a cabo.
Es importante analizar el proceso que conlleva la realización de las operaciones.
Características si No Observación
1. La estructura de la organización esta de Heyearza SA. este acorde Al tamaño y actividades de Operación X
Corto personal en el área de ventas
2. La estructura del departamento contable cumple con las necesidades de Heyearza SA.
X
Se requiere un mayor tiempo en la compañía por parte del contador
3. El nivel de responsabilidad
asignado se ajusta al perfil de cada trabajador del departamento contable X
4. Heyearza SA. cuenta con un sistema contable integrado
X La información contable es manejada manualmente
5. En la empresa se maneja un plan de cuentas según sus necesidades
X
No es muy escaso en cuentas el manual contable que existe
140
6. La compañía posee un sistema de control interno
X
No cuenta con un control interno en marcha
7. Mantiene la empresa actualizada las cuentas de mayor incidencia
X Se las actualiza según sus necesidades
8. Las facturas de ventas y compras se tabulan para efectos de control interno
X
No es común que se realice periódicamente este proceso
9. La información contable llega a tiempo a los que intervienen en su proceso
X
En la mayoría de los casos no llega a tiempo al departamento contable
10. Las cuentas bancarias a nombre de la empresa, están contempladas en cuenta de control en el mayor general o auxiliar X
Se maneja una única cuenta que está a nombre del gerente general
11. Mantiene la empresa un control sobre los cheques posfechados
X
Este es un control manual de poca actualización
12. La firma de cheque en blanco está prohibido
X
Solo en casos fortuitos se firma cheques en blanco, bajo autorización de la gerencia
13. La costumbre de girar cheques al “portador” está prohibida.
X
No se gira por ningún concepto cheques en blanco
14. Las cuentas bancarias son regularmente conciliadas
X
Existe una conciliación no periódica y constante de la cuenta bancos
141
15. Los fondos de caja se mantienen bajo una base de fondo fijo
X
La caja se maneja según los ingresos por día
16. Los encargados del manejo de la caja son autónomos del cajero general u otro empleado que maneja pagos de clientes u otra clase de dineros
X
La misma persona que maneja caja, maneja las cuentas por cobrar
17. El compromiso primordial de cada fondo está limitada a una sola persona
X
Laboran 2 personas en el manejo de la caja, los días domingos labora otra persona
18. Los comprobantes de caja tienen la firma del beneficiario X
19. Los cheques de reembolsos de caja se giran a favor del encargado del fondo X
20. Los adelantos a empleados, que se realizan del fondo de caja, son autorizados por un empleado encargado que no posea a su oficio funciones de caja X
Solo puede autorizar anticipos a empleados la gerencia
21. Se realizan arqueos periódicos del fondo de caja, otra persona independiente de las labores de caja
X Los realiza la gerencia
22. Se realizan arqueos de caja sorpresas al encargado de su manejo
X
23. El área de ventas hace llegar copias de las facturas directamente al departamento contable X
Solo se envía copias al departamento contable
24. Las facturas de venta son verificadas en secuencia numérica por el departamento de contabilidad X
142
25. Se comparan las facturas contra las órdenes de cobro o matriculas, para cerciorarse de que todos los servicios enviados hayan sido facturados
X Es un control poco periódico
26. Se comprueban las facturas en cuanto a
su precisión en: cantidades, precios y cálculos X
27. El departamento de crédito, o un empleado responsable que no manipula ninguna índole los fondos de la empresa, acredita los descuentos elegidos por clientes, que no hayan sido previamente autorizados
X
Solo la gerencia puede dar autorización a descuentos
28. El pago de los adeudos malos es inspeccionado y aprobada por un funcionario responsable X
Lo realiza la persona que maneja la caja
29. Un trabajador diferente del delegado
del registro de las cuentas por cobrar comprueba las sumas y coteja el balance de prueba de clientes contra las cuentas individuales para determinar que las partidas relacionadas están respaldadas por cuentas en el registro auxiliar X
Es realizado por el contador o por la gerencia
30. Se confirman periódicamente los saldos a los clientes
X
No es de manera periódica, sin embargo, si se realiza
31. Se realizan controles periódicos de los
materiales de docencia y útiles de oficina X
32. Existe un inventario de los útiles de oficina X
33. Se da el tratamiento contable adecuado a los cobros y gastos por anticipados X
34. Se realiza reportes de las cuentas por pagar X
Es un reporte poco adecuado
35. Se realiza actualizaciones periódicas al reporte de cuentas por pagar X
No es actualizado constantemente
36. Se maneja comprobantes de pago para dar de baja a las cuentas por pagar X
143
37. Se realizan las declaraciones de impuesto con valores reales en su debido tiempo X
Se realizan sustitutivas en algunos periodos debido a los ajustes que se dieron.
38. El archivo general de cada empleado cuenta con, registro de entrada, contrato, aumento de sueldos debidamente autorizados, etc. X
39. El encargado de realizar las nóminas es independiente al personal que realiza el contrato X
40. Se supervisa las nóminas contra los registros contables periódicamente
X
No es revisada constantemente
41. Son registrados los pagos a socios y su tratamiento contables se da en cuanto
sucede X
Los pagos se realizan en fechas posteriores, por tal razón no es registrado inmediatamente
42. Se evalúan al personal que labora en el área contable periódicamente X
43. Se da el debido tratamiento a los activos fijo de la empresa X
44. Se considera que el sistema de control interno actual está dando resultados óptimos X
45. El personal conoce a cabalidad las funciones que debe desempeñar según su puesto de trabajo X
Las actividades son realizadas empíricamente o por instrucciones de los superiores.
144 Apéndice D
Fotografías de la entrevista en la empresa Heyearza SA.
A continuación, se muestra las fotografías de lo que aconteció en las entrevistas llevadas a
cabo en las instalaciones de Heyearza SA.
Entrevista al gerente general
Sra. Helen Arízaga en las instalaciones de Heyearza SA.
145 Entrevista al contador de Heyearza SA.
Sr. Henry Arízaga Z.
146
Entrevista al auxiliar contable de Heyearza SA
Srta. Reyna León Ch.
147
Referencias
Fowler, E. (1976). Tratado de auditoria, Buenos Aires, Argentina. Ediciones contabilidad
moderna.
Catora, F. (1996). Sistemas y procedimientos contables. México D.F., México Editorial
McGraw-Hill.
Cashin, A., Neuwirth, P. & Levy, J. (1998). Enciclopedia de la Auditoria. Ohio, Estados
Unidos. Editorial Prentice Hall.
Whittington, O. (2000). Auditoría: Un enfoque integral. Bogotá, Colombia. Editorial
McGraw-Hill.
Arias, F. (2006), Proyecto de investigación: Introducción a la metodología científica.
Caracas, Venezuela. Editorial Episteme.
Babbie, E. (2000), Fundamentos de la investigación social. México D.F., México.
International Thomson Editores.
Dankhe, L. (1976). Investigación y comunicación. México D.F., México. Editorial
McGraw-Hill.
Tamayo, M. (1997). El proceso de la investigación científica. México D.F., México.
Editorial Limusa SA.
