Universidad Nacional Experimental de Guayana

Vicerrectorado Académico

Coordinación General de Pregrado

Coordinación de Pasantías

Complejo Siderúrgico de Guayana (COMSIGUA, C.A.)

Procedimientos y Revisión de los registros de Facturas en las cuentas

por pagar a proveedores nacionales en Comsigua, C.A.

(Informe Técnico de Pasantía para optar al grado de Licenciado en

Contaduría Pública)

Autor: Luis Urquiola

Tutor Académico: Gustavo Blanco

Tutor Empresarial: Roberto Velásquez

Ciudad Guayana, Mayo del 2012

INTRODUCCIÓN

La pasantía fue desarrollada en el Complejo Siderúrgico de Guayana

en el Departamento de Contabilidad y Finanzas, en la Unidad de Cuentas por

Pagar a Proveedores Nacionales entre el 12 de septiembre y el 30 de

diciembre del año 2011. Entre los procedimientos asignados y aplicados se

encuentran:

*La recepción y registro de facturas en los sistemas contables MMS Y

BPCS.

* La revisión y análisis de toda la documentación recibida en cuentas

por pagar.

*La aplicación de las normas y procedimientos en el registro de

facturas.

*El proceso de archivar las facturas y los respectivos impuestos que

generan cada una de ellas en carpetas como son: El IVA, y los impuestos

municipales previstos.

*Al finalizar el proceso de pasantía se debe presentar en el informe

final las respectivas conclusiones y recomendaciones a fin de mejorar y

orientar con razonabilidad el proceso administrativo de las cuentas por pagar

en el Complejo Siderúrgico de Guayana, C.A.

DESARROLLO

En una revisión documental efectuada a diversos documentos

electrónicos concluida en la Intranet de COMSIGUA se puede sostener que

el Complejo Siderúrgico de Guayana se encuentra ubicado en la parcela

513-05-01, (Ver Figura 1), Parque Industrial CVG-MINORCA, Zona Industrial

Matanzas, Sector Punta de Cuchillo, Ciudad Guayana, Estado Bolívar. Se

localiza al sureste de Venezuela, siendo un territorio con grandes

potenciales económicos. También por su ubicación geográfica facilita la

conexión con el mundo por vía aérea y también fluvial a 20m Km. De la

planta en las orillas del Río Orinoco, se encuentra el Puerto de Palúa, bajo la

Gerencia de COPAL, que sirve de instalaciones portuarias a COMSIGUA. En

este puerto, el Hierro reducido briqueteado en caliente (HBI) de COMSIGUA

es acumulado en pilas, fletado y cargado en embarques hacia el océano.

Figura 1: Localización geográfica de la empresa

Fuente: Intranet de Comsigua

Características Generales

Misión

Satisfacer las necesidades del mercado mundial de Hierro reducido

Briqueteado en Caliente (HBI) manteniendo una consistente calidad

de nuestro producto y entrega a tiempo.

Conseguir a una alta eficiencia produciendo HBI mediante avanzados

procedimientos operativos y de mantenimientos.

Garantizar el continúo crecimiento de la organización.

Ser líderes en rentabilidad.

Los empleados son la llave a nuestro éxito, y nosotros nos

comprometemos a fomentar su crecimiento profesional y personal.

Están comprometidos a proteger y preservar el ambiente natural con

el uso de avanzada tecnología y amigable con el medio ambiente.

Visión

Ser la planta líder entre todos los productores mundiales de HBI,

manteniendo el entusiasmo de nuestros clientes y accionistas,

mediante las mejoras continuas, basado en la integridad, trabajo en

equipo y creatividad de nuestro personal.

Objetivo General

El objetivo principal de la sociedad es la construcción, operación y

explotación comercial de una planta diseñada al denominado “Proceso

Midrex” para la fabricación y exportación de briquetas, las cuales son

Hierros Reducidos Briqueteados en Caliente en lo sucedido (HBI),

ubicada en Ciudad Guayana.

Objetivos Específicos

Utilizar el hierro briqueteado en caliente como materia prima en la

industria siderúrgica mundial.

Orientar la comercialización del producto un 100% al mercado

internacional.

Utilizar el proceso de Midrex para la elaboración de las briquetas en

caliente (HBI).

Producir al año un millón de toneladas métricas (1.000.000 TM/AÑO)

de hierros briqueteado en caliente.

Utilizar como insumos básicos para la producción de las briquetas, la

energía eléctrica, gas natural y agua.

Departamento de Contabilidad y Finanzas.

El departamento de Contabilidad y Finanzas dependiente de la gerencia

administrativa fue donde se llevó a cabo el trabajo desarrollado. Su

estructura se puede ver en el Anexo 2 y 3.

Política del Departamento

Presentar la información adecuada y oportuna para la medición y

evaluación de la posición financiera de la compañía, que contenga a

su vez acciones proactivas.

Determinar los parámetros a seguir, para el manejo correcto y

eficiente del control de caja, así como también el manejo de los costos

fijos, variables, operativos y administrativos, la asignación del pago de

la misma, para implementar las correctas decisiones gerenciales.

Seguir con los lineamientos prescritos en la Organización.

Objetivo del Departamento

Su primordial objetivo es planificar, coordinar, controlar y tramitar

todas las actividades relacionadas con la contabilidad de COMSIGUA.

Analizar los resultados obtenidos haciendo comparaciones con años

anteriores para determinar si se cumplieron las metas previamente

establecidas.

Funciones del Departamento

Establecer planes, programas y mecanismos de control requeridos

para la preparación de los estados financieros e informes contables.

Elaborar, revisar y conformar los estados financieros.

Asegurar el establecimiento, desarrollo y mantenimiento del sistema

contable.

Registrar, en base al análisis efectuado, los asientos de ajustes, las

reclasificaciones de cuentas, preparar los informes respectivos y con

sus soportes.

Coordinar las actividades relativas al cierre del ejercicio contable y

preparar los estados financieros consolidados.

Propiciar la realización de estudios y/o proyectos tendentes a

optimizar el sistema contable.

Codificar y conservar en buenas condiciones, en archivos seguros y

durante los lapsos previstos por la ley, todos aquellos comprobantes

de contabilidad que respaldan las operaciones realizadas por el

Complejo Siderúrgico de Guayana.

Coordinar el procedimiento de la información del sistema contable

mecanizado, revisar y validar todo el material procesado.

Garantizar el establecimiento del código contable que facilite el

manejo y uso de la información registrada.

Inventariar y registrar las incorporaciones, desincorporaciones y las

depreciaciones de los bienes muebles propiedad del Complejo

Siderúrgico de Guayana.

Programar y efectuar el inventario físico anual de materiales y bienes

muebles del Complejo Siderúrgico de Guayana.

2.- Breve explicación de los problemas observados en la empresa o

institución. Es decir, cuál es la situación presente o necesidad de la

organización y que se requiere sea resuelto por el pasante.

Los problemas observados en el Departamento de Contabilidad del

Complejo Siderúrgico de Guayana, son muy pocos, debido a que existe un

rígido proceso de recepción de facturas que no permite que haya problema

alguno con dicho proceso. En el registro de las facturas en los sistemas

contables MMS Y BPCS, el único detalle es que no existe un manual que

facilite las instrucciones de uso de los sistemas, precisamente porque son

algo complejos y la responsabilidad se encuentra sobre la persona

encargada de ingresar los datos de las facturas en los sistemas, que es el

asistente de Costos, todo el peso recae sobre él. Es el único que maneja la

información de cómo ingresar las facturas y solicitudes de pago en los

sistemas contables mencionados, en resumidas cuentas, este detalle es de

los pocos problemas que se tienen en la organización, pero podría llegar a

afectara significativamente si este personal llegare a faltar parcial o

definitivamente llevándose en el toda la memoria histórica de los procesos.

En la Sección de “Caja” del Departamento de Contabilidad y Finanzas,

se realiza la recepción de las facturas a los proveedores nacionales, en ellos

se debe revisar y ser minucioso, debido a que deben cumplir a cabalidad con

los requisitos exigidos por el SENIAT, contemplados en la Providencia

SENIAT/01/00642.

Una vez aprobadas las facturas por el receptor se le debe colocar el sello de

“recibido” con la fecha correspondiente a la recepción.

Luego de recibidas las facturas, se procede a ingresarlas al sistema

contable MMS, en donde se generaran los respectivos aspectos contables

para generar el respectivo pago al proveedor.

En el sistema BPCS, se ingresan las solicitudes de pago que son

mayormente los gastos que se realizan internamente en la organización

(Materia Prima, Gas Metano, Agua, Energía Eléctrica, Telefonía, Honorarios

Profesionales y otros gastos menores).

Actualización de los procedimientos

Se pretende en la investigación planteada la actualización de los

procedimientos de las cuentas por pagar mediante sugerencias para su

elaboración a través de manuales que orienten los diferentes pasos que se

fijen en dicha actualización de procedimientos. La actualización de

procedimientos está conceptualizada en el Artículo en internet “Actualización

de Procedimientos”, publicado en la página web,

http://www.tecnologiapyme.com, recuperado el 21 de febrero de 2012, dice:

Muchas empresas crean documentos para determinar como se ejecuta una tarea concreta o para la puesta en marcha de una aplicación o proyecto. Se trata de definir un documento marco que ayude a la realización de dicha tarea a la hora de ejecutarla. Pero si no queremos que dichos documentos sean inútiles tenemos que definir la frecuencia de actualización de procedimientos. Pongamos el caso de una nueva aplicación que debe implantarse en las distintas sedes de una empresa. Se crea el procedimiento de actuación para su puesta en marcha, pero a la vez de se van recogiendo los

inconvenientes y las soluciones a los mismos durante su ejecución. Lo normal sería sacar una versión nueva del procedimiento corrigiendo o anotando los inconvenientes que surgen. Por eso es fundamental que en todo procedimiento figure la fecha de creación y su ámbito de actuación. De esta manera sabemos a qué atenernos cuando cogemos un documento antiguo y estamos prevenidos ante los posibles cambios que puedan surgir en el mismo. Se deben crear tantas versiones como cambios efectuemos, de manera que el procedimiento esté siempre vigente y sea actual. Esta cuestión es imprescindible si lo documentos están disponibles en una Intranet, donde los usuarios puedan acceder al mismo y descargarlo. Se esta manera estaremos seguros de que la versión de la Intranet es la última válida de cualquier documento. Es fundamental a la hora de conseguir trabajar de forma productiva no tener que modificar sobre la marcha la manera de hacer las cosas. De esta manera si alguien necesita la ayuda o tenemos una persona nueva en nuestro departamento tendremos toda la documentación perfectamente organizada lo que reduce la curva de aprendizaje de los recién llegados a la empresa. El tiempo que invertimos a la hora de crear el procedimiento de actuación lo recuperamos con creces cuando alguien lo tiene que utilizar.

Si Bien es cierto que la fuente consultada establece la opinión del

autor de la publicación investigada, se esta de acuerdo que la actualización

de los procedimientos es una ejecución que permite innovar en los procesos

de recepción y registros de facturas para optimizar el proceso y solucionar de

manera inmediata los problemas que sucedan en el funcionamiento de

dichos procedimientos en ejecución.

En otro orden de ideas, una visión distinta de actualización de

procedimientos recopilada del Artículo en internet “Procedimientos” publicado

en la página web, http://uproanalisisdesist.blogspot.com/, recuperado el 21

de febrero de 2012, orienta al investigador en lo siguiente:

Se definen que son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderos guías de acción más bien que de pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.

En esta fuente consultada se puede comparar de manera general con

la fuente consultada anteriormente y resumir que la actualización de

procedimientos es el proceso de renovación de procesos en el cual se trazan

planes que serán ejecutados en un tiempo determinado y con unos pasos a

cumplir sostenidamente.

Revisión de los registros.

En otro orden de ideas se pretende la revisión de los registros de las

cuentas por pagar, ya que resulta indispensable llevar el control de los

registros y el funcionamiento interno de las cuentas por pagar en la

organización. La fuente del artículo en internet “Revisión de los registros”

publicado en la página web, http://www.mailxmail.com/curso-teoria-general-

sistemas-informaticos/revision-registros, recuperado el 21 de febrero de

2012, establece:

Con frecuencia en muchas empresas la información ya

se encuentra disponible para que los analistas

conozcan la actividad u operaciones con las cuales no

esta familiarizados. Los analistas examinan datos y

descripciones que ya están escritos o registradas en

relación con el sistema y departamento de usuarios.

En la misma fuente consultada anteriormente se destaca la:

Recuperación de datos por medio de la inspección de registros.

El término de registro se refiere a los manuales escritos sobre política,

regulaciones y procedimientos de operaciones estándares que la mayoría de

las empresas mantienen como guía para gerentes y empleados. Los

manuales que documentan o describen las operaciones para los procesos de

datos existentes, o sistemas de información que entran dentro del área de

investigación, también proporcionan una visión sobre la forma en que el

negocio debería conducirse. Normalmente muestran los requerimientos y

restricciones del sistema (como cantidad de transacciones o capacidad de

almacenamiento de datos) y caracterizaciones del diseño (controles y

verificaciones del procesamiento)

Selección de los registros para revisión.

En la mayor parte de las empresas los manuales y estándares sobre

procedimientos de operación usualmente son obsoletos, a menudo no se

mantienen al corriente lo suficiente para señalar los procedimientos

existentes. Los diagramas de organización muestran como as diferentes

unidades deberían relacionarse con otras, pero muchas no reflejan las

operaciones actuales.

Los documentos y forman que se utilizan a través del sistema (Aun los

que están en blanco), pueden proporcionar conocimientos al analista sobres

el sistema,

Al comparar las formas en blanco con el procedimiento y los manuales

de operación se muestra al analista como debe llenarse; por lo tanto recabar

y comparar las formas ya completas y los informes permiten señalar

cualquier variación entre los usos de hechos y el prescrito en los

documentos.

Puede ser muy revelador "Muestrear" algunos de los documentos o

formas utilizadas en el proceso. Los analistas pueden obtener copias para

observar que hay y que falta. Analizar un conjunto de copias seleccionada al

alzar permite el cálculo de porcentajes de error y las estadísticas que

describen en forma completa una situación.

Si bien es cierto que la fuente consultada establece la opinión del

autor de la publicación investigada, vale destacar que:

La revisión de los registros examina datos y descripciones que ya

están escritos o registrados en relación con los sistemas y departamentos de

usuarios. Los procedimientos de operaciones estándares que las empresas

mantienen como guía para gerentes y empleados y que también

proporcionan una visión sobre la forma en que el negocio debe conducirse

usualmente son obsoletos y no se mantienen al corriente, con respecto a los

diagramas de organización solo muestra que unidades deben relacionarse

con otra más no se reflejan. En el caso de los documentos y forma que se

utilizan a través de los sistemas, estas le permiten proporcionar conocimiento

al analista, comparar las formas y los informes permiten señalar variaciones

entre los usos de hechos y el prescrito de los documentos.

Los analistas al analizar un conjunto de copias seleccionadas permite

el cálculo de porcentajes de error y las estadísticas que describe en forma

completa una situación.

Cuentas por pagar

En otro orden de ideas, a efectos de conceptualizar las cuentas por

pagar según el artículo en internet “cuentas por pagar” publicado en la

página web, http://www.zonaeconomica.com/, recuperado el 21 de febrero de

2012, dice:

Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de

compra de bienes materiales (Inventarios), servicios

recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos

o contratación de inversiones en proceso. Si son

pagaderas a menor de doce meses se registran como

Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es

a más de doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo

plazo. Es preciso analizar estos pasivos por cada

acreedor y en cada uno de éstos por cada documento

de origen (fecha, número del documento e importe) y

por cada pago efectuado. También deben analizarse

por edades para evitar el pago de moras o indemniza-

ciones. Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar

cada período económico, deben reclasificarse a Corto

Plazo, (las exigibles el año próximo).

En la misma fuente consultada anteriormente se destaca:

Principios y procedimientos de control interno de las cuentas

por pagar.

Deben separarse las funciones de recepción en el almacén, de

autorización del pago y de firma del cheque para su liquidación.

Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y

pendientes de pago según controles contables, con los de los

suministradores.

Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores

contentivos de cada Factura, su correspondiente Informe de

Recepción (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago,

cancelándose las Facturas con el sello de “Pagado”.

Es preciso mantener al día los Submayores de Cuentas por Pagar,

los de Cuentas por Pagar Diversas y no presentar saldos

envejecidos.

Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben

desglosarse por cada Factura recibida y cada pago efectuado; así

como por edades y analizarse por el Consejo de Dirección.

Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores

deben controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo

realmente recibido.

Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos

los Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las

cuentas de control correspondientes.

Procedimientos de comprobación interna.

Cuentas por Pagar a Corto Plazo.

Cuadre contable de las partidas pendientes en el submayor analítico

por deudores

Verificación de los documentos en los expedientes de pago por

acreedores (proveedores).

Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la

naturaleza de estas cuentas).

Análisis por edades determinando los adeudos vencidos (más de 30

días).

Verificar los convenios de pagos suscritos.

Cuentas por Pagar Diversas.

Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta,

clasificarlas conforme a su contenido, comprobando su cuadre

contable así como analizar por edades para determinar las

envejecidas (más de días).

Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes

de pago, así como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de

pago.

Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo.

Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran

esta cuenta en cada una de las subcuentas y submayor analítico por

acreedores.

Análisis por antigüedad comprobando que en esta cuenta se

incluyan exclusivamente los que exceden de un año.

Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos,

convenios, etc.)

Comprobar las conciliaciones y confirmaciones con los acreedores.

Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, así como

las partidas deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).

Si bien es cierto que la fuente consultada establece la opinión

del autor de la publicación investigada, vale acotar que:

Las Cuentas por Pagar son el resultado de las transacciones

que se realizan por la compra de bienes materiales, servicios

recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o

contratación de inversiones en proceso.

Las cuentas por pagar se pueden clasificar en:

*A corto plazo: Son aquellas cuentas exigibles que son menores a

(12) doce meses.

*A largo plazo: Son aquellas cuentas exigibles que son mayores a

(12) doce meses.

En COMSIGUA, las facturas recibidas normalmente son a corto

plazo, son exigibles a 90 días.

Proveedores

A efectos de conceptualizar a los proveedores, el artículo en internet

“Proveedores” publicado en la página web, http://www.e-

conomic.es/programa/glosario/definicion-proveedor, recuperado el 21 de

febrero de 2012,

Es la persona que surte a otras empresas con

existencias necesarias para el desarrollo de la

actividad. Un proveedor puede ser una persona o una

empresa que abastece a otras empresas con

existencias (artículos), los cuales serán transformados

para venderlos posteriormente o directamente se

compran para su venta. Estas existencias adquiridas

están dirigidas directamente a la actividad o negocio

principal de la empresa que compra esos elementos.

Por ejemplo, una empresa de carpintería necesita un

proveedor de madera para poder desarrollar su

actividad principal que es la creación de sillas de

madera. Es una cuenta de pasivo y se encuentra en la

parte derecha del balance de situación.

En la opinión de este autor los proveedores son los responsables

directos proceso prestar bienes y servicios bajo un esquema de buen servicio

y cordialidad, para satisfacer la demanda del mercado y provocar buen

ambiente laboral y productivo.

Control Interno

A efectos de conceptualizar el control interno, según la

Superintendencia nacional de auditoría interna de Venezuela (SUNAÍ) en su

“Manual de normas de control interno sobre un modelo genérico de la

administración central y descentralizada funcionalmente” señala:

El Control Interno es un proceso efectuado por la junta directiva de una entidad, gerencia y otro personal para proveer razonable seguridad respecto del logro de objetivos en las siguientes categorías: - Efectividad y eficiencia de las operaciones. - Confiabilidad de la Información Financiera. - Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. Conceptos Fundamentales de esta Definición • El control interno es un proceso, es un medio hacia un fin y no un fin en si mismo. • El control interno es efectuado por personas, no es sólo políticas, manuales y formatos sino personas a todos los niveles de la organización. • El control interno, por muy bien que esté diseñado e implantado, sólo puede aportar un grado razonable de seguridad, acerca de la consecución de los objetivos de la entidad, ya que se ve afectado por limitaciones que son inherentes a todos los controles. El control interno

que pretendiese dar una seguridad absoluta, sería antieconómico y asfixiaría la actividad de la organización. Componentes del Control Interno • El ambiente de control. • Los procesos de valoración de riesgos de la organización. • Los sistemas de información y comunicación. • Los procedimientos de control. • La supervisión y monitoreo de los controles. Elementos del Ambiente de Control • Comunicación y cumplimiento de la integridad y los valores éticos. • Compromiso con la competencia. • Participación de quienes están a cargo del gobierno. • Filosofía y estilo de operación de la administración. • Estructura organizacional. • Asignación de autoridad y responsabilidad. • Políticas y prácticas de Recursos Humanos. Procedimientos de Control Son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se cumplan las directivas de la administración: • Procesamiento de información. • Revisiones del desempeño. • Controles físicos. • Segregación de funciones.

En opinión de este autor se puede estar de acuerdo en que el control

interno es aquel proceso en el cual las autoridades de una entidad u

organización aplican en todas sus diferentes áreas para evaluar

razonablemente que todos los objetivos y metas establecidas se ejecuten de

forma eficiente y eficaz para el buen desenvolvimiento de la organización.

En otro orden de ideas, una visión distinta de control interno según

Santillana (2002) señala lo siguiente:

Auditoría interna es una función independiente de evaluación, establecida dentro de una organización, para examinar y evaluar sus actividades como un servicio a la misma organización. Es un control cuya función consiste en examinar y evaluar la educación y eficiencia de otros controles. Para una mejor expresión del concepto expresado, resulta conveniente analizar con detenimiento, los principales términos que han sido empleado. El termino de auditoria, en si mismo, sugiere una gran variedad de ideas; por un lado, puede ser circunscrito hacia la comprobación de la variedad aritmética de cifras o la existencia de activos; por otro, como la revisión y evaluación a fondo de los aspectos administrativos y operacionales a cualquier nivel; más aún, en término genéricos puede aplicarse como sinónimo de revisión. En este libro, el término referido incluirá el rango total de niveles de servicios. El término interna se explica para dejar claro que es una actividad llevada a cabo por la misma organización, empleando su propio personal; por tanto, su enlace puede y debe extenderse hacia la revisión conjunta (integral) o separada de los aspectos administrativos, operacionales, financieros y el sistema de información general. De esta manera, su acción se diferencia de la realizada por contadores públicos externos u otros externos que no forman parte directa de la organización. Objetivo de la auditoría Interna El objetivo de la auditoría interna consiste en apoyar a los miembros de la organización en el desempeño efectivo de sus actividades. Para ello la auditoría interna les proporciona análisis, evoluciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente con las actividades revisadas. Es objetivo también de la auditoría interna la promoción de un control efectivo a un costo razonable. Tal objetivo establece claramente a la función de auditoría interna como un servicio de apoyo a todos aquellos quienes conforma la organización; apoyo resultante del conocimiento que adquiere el auditor interno de todos los elementos de la propia organización. Alcance de la auditoría interna

El alcance de la auditoría interna debe cubrir el examen y evaluación de la educación y eficiencia del sistema de control interno de la organización y la calidad de la ejecución en el desempeño de las responsabilidades asignadas. El alcance de la auditoría interna incluye:

- Revisión de la veracidad e integridad de la información financiera y operativa, y los medios utilizados para identificar, medir, señalar, clasificar y reportar esa información.

- Revisar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento de política, planes, procedimiento, ordenamientos legales y contratos que pueden tener un impacto significativo en las operaciones y en los reportes y determinar si la organización cumple con tales sistemas.

- Revisar las medidas para salvaguardar activos, y si son adecuadas verificar la existencia de tales activos.

- Evaluar la economía y eficiencia con que los recursos están siendo utilizados.

En opinión de este autor y comparado con la fuente anterior se puede

estar de acuerdo en que el control interno es un proceso en el cual se

ejecuta independientemente evaluaciones establecidas dentro de una

entidad u organización, para explorar y evaluar sus actividades como un

servicio a la misma entidad. Es un proceso de control cuyo objetivo consiste

en explorar y evaluar la eficacia y eficiencia de los otros controles.

3.-Señalar el o los objetivos de la pasantía y explicación del plan inicial

de trabajo acordado. Este plan deberá ir en los anexos, avalado por los

tutores.

El objetivo de la pasantía tiene como finalidad el proceso de recepción de

las facturas de los proveedores nacionales, el ingresos de las mismas en los

sistemas contables MMS, y con respecto a las solicitudes de pago en el

sistema BPCS, y cumplir con las normas y procedimientos para el exitoso

ingreso de las facturas en los sistemas, sin algunas calamidades.

Los Objetivos específicos de la pasantía son:

Recepción y registro de facturas en los sistemas BPCS Y MMS.

Revisión y análisis de toda la documentación recibida en cuentas por

pagar.

Aplicación de las normas y procedimientos en el registro de facturas.

Conclusiones y Recomendaciones en los procedimientos.

Método de Investigación Utilizado.

Se puede comentar que el método utilizado en este trabajo es

el método de investigación bibliográfico y la observación participante.

Según el artículo en internet, “Investigación Bibliográfica” publicado en

la página web, http://www.monografias.com/trabajos74/investigacion-

bibliografica/investigacion-bibliografica2.shtml, recuperado el 21 de febrero

de 2012, dice que el método bibliográfico: “Es aquel método sistemático de

investigación bibliográfica en el que se toman en consideración, los libros,

revistas, artículos electrónicos, fuentes audiovisuales, tesis y trabajos de

grado, entre otras.

Algunos pasos a seguir según la fuente investigada son:

Acumulación de "referencias":

Denominamos "referencia" a cualquier documento escrito o

audiovisual que proporcione información para elaborar y sustentar la

investigación.

Con el criterio de la cantidad hay que buscar "referencias" actuales,

juzgándolas sólo por el título y la descripción que de ellas brindan los

catálogos de las bibliotecas y hemerotecas.

Este proceso de amontonamiento de referencias por el título debe

hacerse teniendo en mente el plan de trabajo y, cuantitativamente, tan

abundante como sea necesario. Para esta etapa no son necesarios los

documentos mismos.

Selección de referencias:

Con el criterio de la calidad debe revisarse una por una las

"referencias" acumuladas y decidir mediante el análisis de los títulos,

oraciones, resúmenes, ilustraciones, tablas, diagramas, etc., si la

referencia será útil para algunos de los puntos del esquema.

Aquí se eliminarán buena parte de ellas, quedando sólo las que se

emplearán específicamente en el trabajo.

Para ello hay que acudir a la "técnica de lectura rápida".

Incorporación de referencias al plan de trabajo:

Se escribe cada punto del esquema anterior en una hoja y debajo de

él en orden alfabético, cronológico o de aparición, las referencias

específicas útiles para cada parte del esquema.

Al terminar esta fase debe tenerse el "plan" con todas las "referencias"

que se usarán en su desarrollo.

Fichado:

Es el proceso de llevar a las "fichas" el contenido de las "referencias".

El fichado puede ser:

Cita directa o trascripción.

Cita indirecta o paráfrasis.

Comentario.

Resumen.

Redacción:

El contenido de cada ficha, se incluye, convenientemente, en las

partes del esquema a que corresponde.

Es importante mencionar siempre al autor, cuya información estamos

utilizando en la redacción del marco teórico.

Confrontación y verificación:

Conviene hacer que otra persona lea el manuscrito lentamente y en

alta voz, mientras que el autor sigue y corrige la copia original.

La responsabilidad de faltas no corregidas las tiene el autor y, es fatal

dejar que los críticos las descubran.

Correcciones y revisiones finales:

Las correcciones deben hacerse en el cuerpo del manuscrito, no en el

margen, dejando éste para las inserciones o trasposiciones.

Hay que cuidar que las correcciones no destruyan la legibilidad por

escribir muchas palabras entre las líneas.

Pasos para la investigación bibliográfica

Fuente: www.monografías.com

En opinión de este autor en este método se maneja con criterio la

información disponible en libros, trabajos de grado, conferencias, revistas,

artículos electrónicos, entre otras fuentes. Esto permite disponer de

información para realizar un trabajo en base a las diferentes fuentes

consultadas y colocar el valor agregado respectivo en cada cita indicada.

4.- Especificar los logros del plan de trabajo acordado, indicando el

método aplicado (cómo lo hizo). En caso de variantes en relación al

plan inicial expresa cuáles fueron, señalando las razones del cambio.

Los logros del plan se cumplieron a cabalidad en cada una de las

semanas acordadas, se hizo en varias partes, la primera parte del proceso

de pasantía sirvió para recepcionar las facturas de proveedores nacionales,

con los respectivos requisitos del dicho proceso, la segunda parte consistió

en ingresar las facturas al sistema contable MMS, el cual no es de muy difícil

manejo, tiene diversos idiomas (Incluyendo el Español), aunque con algunos

detalles en las aplicaciones y procedimientos correspondientes a su

funcionamiento, la tercera parte consistió en ingresar las solicitudes de pago

al sistema contable BPCS, este sistema si es mucho mas difícil porque

aparte de que se expresa únicamente en inglés las normas y procedimientos

son mucho menos accesibles que el otro sistema contable MMS. En esta

fase se revisó los procesos contables para el cierre de Almacén y Nóminas.

En el proceso de recepción y registro de las facturas, aun cuando no

esta establecido por la empresa, se utilizó el método de las primeras

entradas y primeras salidas. Es un método científico-contable el cual

establece que debe darse orden primero a las facturas que fueron recibidas

para ser procesadas para su pago.

Se decidió utilizar este método porque fue el que se aprendió en la

universidad y es el que mas se acerca a no solo el manejo de los inventarios

sino para aquellas facturas que se reciben para efectos de pago. Además

eso permite cumplir con las disposiciones legales establecidas por los

organismos del estado como el SENIAT que requieren el uso de este método

para llevar los registros de los libros de compras y ventas donde estén

establecidas todas las facturas ingresadas a la empresa.

5.- Desglosar las facilidades y dificultades encontradas durante el

proceso de desarrollo de las pasantías, señalando las acciones

emprendidas para solventar los inconvenientes (de ser convenientes).

Indicar los aportes dados a la organización.

Las Facilidades y dificultades encontradas durante el proceso es que

el método de recepción de las facturas es muy sencillo y práctico, aunque es

rígido, debido a que se debe cumplir a cabalidad con los requisitos de

recepción de facturas emitidos por la Providencia SENIAT/01/00642 y por la

empresa. El registro de las facturas al momento del aprendizaje es un poco

difícil, pero luego de un tiempo de práctica se vuelve muy fácil y sencillo,

junto con el manejo de los sistemas MMS y BPCS, la aplicación de los

procedimientos en el registro de facturas es algo delicado, ya que si se

comete un error en el ingreso de los datos, para enmendarlo se provoca que

se realiza una auditoría del documento por pagar en el sistema, es decir,

justificar el porque se esta realizando el ajuste donde se cometió el error.

A pesar de que los aportes a la organización son pocos, se actualizó y

realizó todo con mayor rapidez y empeño para que las facturas se

registraran. Si bien es cierto que la empresa posee experiencia en el proceso

de control y registro, el aporte mas importante que se dio fue la oportunidad

de registro y proceso de las facturas a fin de que no ocurriera ningún tipo de

atraso. Para que esto suceda se utilizó el método de la primera entrada y

primera salida comentado en la sección anterior.

Cabe destacar que la elaboración del manual de procedimientos que

indique como se debe acceder y utilizarse los sistemas BPCS y MMS es un

proyecto que esta en veremos, su elaboración no se le ha sido asignado a

ninguna persona, es un proyecto pendiente que tiene la organización, y se

debe materializar, debido a que sería de gran utilidad para los futuros

pasantes y trabajadores.

6.- Señalar su apreciación sobre los conocimientos adquiridos durante

el proceso de pasantías tanto a nivel teórico como práctico.

Profesionalmente fue importante valorar la oportunidad en la recepción

y en el registro de las operaciones tal como lo establecen las normativas y

procedimientos de contabilidad que van de la mano de cara a que la

información procesada se obtuviera en el tiempo establecido todos los

requerimientos que necesitan en la lata gerencia para tomar decisiones.

Los procedimientos en el registro de facturas son algo complejos, es

importante aprender a manejarlos para tener una idea de los tipos de

sistemas que existen en las organizaciones con respecto al manejo de sus

cuentas por pagar.

CONCLUSIONES

Luego de haber analizado de forma minuciosa las funciones del

Departamento de Contabilidad y Finanzas, se formaliza a continuación las

siguientes conclusiones:

En el Departamento de Contabilidad y Finanzas no se cuenta con un

manual de procedimientos que indique como se debe acceder y

utilizarse los sistemas BPCS y MMS, ya que es un programa muy

complejo y que contiene muchos pasos en los registros diarios de la

empresa que tiende a confundir y cometer errores por parte del que

transcribe la información.

Existe un sistema rígido para que se cumplan todas las formalidades

materiales y legales que establece el SENIAT en la Providencia

SENIAT/01/00642 y por la empresa en cuanto al proceso de recepción

de facturas en la sección de “Caja”, debido a que las facturas deben

contener todos los recaudos correspondientes exigidos en la

providencia y por la empresa,

La recepción de las facturas e ingreso a los sistemas MMS y BPCS

se realiza una vez recibidas las mismas para agilizar de forma rápida y

efectiva el pago a los proveedores nacionales.

Se revisa y analiza toda la documentación de forma minuciosa, ya que

existen condiciones para la recepción de facturas. Se Aplican las

normas y procedimientos correspondientes en cuanto a la manera de

registrar las facturas en los sistemas BPCS Y MMS.

RECOMENDACIONES

Luego de haber realizado la revisión y el análisis del Departamento de

Contabilidad y Finanzas del Complejo Siderúrgico de Guayana, en su

sistema de recepción y registro de facturas en los sistemas MMS Y BPCS, La

revisión y análisis de toda la documentación recibida en cuestas por pagar, y

la aplicación de las normas y procedimientos en el registro de facturas; es

recomendable:

Elaborar y distribuir al personal de Contabilidad y Finanzas los

manuales de Procedimientos Contables de los Programas de BPCS Y

MMS para facilitar su manejo. Especialmente BPCS, ya que es un

programa muy complejo y que contiene muchos pasos en los registros

diarios de la empresa que tiende a confundir y cometer errores por

parte del que transcribe la información.

En cuanto a la recepción de las facturas e ingreso a los sistemas MMS

Y BPCS de las mismas, se debe continuar con el proceso para que

estas agilicen de forma rápida y efectiva el pago a los proveedores

nacionales, y de esta manera evitar la acumulación de facturas.

Se debe mantener la revisión y análisis exhaustivo de toda la

documentación de forma minuciosa, y que sigan las condiciones para

la recepción de facturas.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Articulo en internet, Recuperado el 01 de Febrero de la página web: WWW.COMSIGUA.NET

Articulo en internet “Actualización de Procedimientos”, Recuperado el 10 de Febrero de la página web http://www.tecnologiapyme.com

Articulo en internet “Cuentas por Pagar”, Recuperado el 10 de Febrero de la página web http://www.zonaeconomica.com/

Superintendencia nacional de auditoría interna. Manual de normas de control interno sobre un modelo genérico de la administración central y descentralizada funcionalmente. (2005). Caracas.

Articulo en internet “Revisión de los registros”, Recuperado el 10 de Febrero de la página web http://www.mailxmail.com/curso-teoria-general.../revision-registros

Articulo en internet “Procedimientos”, Recuperado el 10 de Febrero de la página web http://uproanalisisdesist.blogspot.com

Santillana, J. (2002). Auditoría Interna Integral. México.

Articulo en internet “Investigación Bibliográfica”, Recuperado el 10 de Febrero de la página web:http://www.monografias.com/trabajos74/investigacion-bibliografica/investigacion-bibliografica2.shtml

Articulo en internet, “Proveedores” Recuperado el 10 de Febrero de la página web http://www.e-conomic.es/programa/glosario/definicion-proveedor

ANEXOS

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA.

PASANTE: LUIS URQUIOLA. PLAN DE TRABAJO Fecha de Inicio: 12 09 2011

Fecha de Culminación: 30 12 2011

ACTIVIDADES S E M A N A S

Semana 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

12 al 16-09-11 Introducción a las normas de higiene y seguridad industrial. x

19 al 23-09-11 Lectura de normas y procedimientos contables. x

26 al 30-09-11 Recepción, revisión y registro de facturas en MMS y BPCS. x x

03-09 al 07-10-11 Elaboración y diseño del informe de pasantias (fase I) x

10 al 14-10-11 Revisión, ajustes, posteo y cierre contable de Almacen. x

17 al 21-10-11 Actualizar y revisar estructuras de Costos. x

24 al 28-10-11 Manejo del archivo general de la organización x

31-10 al 04-11-11 Revisión, ajustes, posteo y cierre contable de Almacen. x

07 al 01-11-11 Revisión, ajustes, posteo y cierre contable de Nóminas. x

14 al 18-11-11 Elaboración y diseño del informe de pasantias (fase II) x

21 al 25-11-11 Análisis de los diferentes impuestos que ejecuta la organización, x

28-11 al 02-12-11 tales como: ISLR, IVA, IAE y Retenciones de Iva (75%) x

05 al 09-12-11 Recepción, revisión y registro de facturas en MMS y BPCS. x

12 al 16-12-11 Revision y análisis a los estados Financieros. x

26 al 30-12-11 Elaboración y diseño del informe de pasantias (fase III) x

Tutor Industrial Tutor Académico

Lic. Roberto Velásquez C.I 10.385.496 Prof. Gustavo Blanco Tovar

Anexo 2. Estructura Organizativa de COMSIGUA

Fuente: Intranet de Comsigua

Junta Directiva

Presidente

Vicepresidente

Gerente

Secretaria

Gerencia

División de Administración

Gerencia de

División

Secretaria

Gerencia de

Mantto. Eléctrico

Gerencia de

Operaciones Gerencia de

División

Gerente de

Administración

Gerencia de

Personal

Sección de

Persona Sección de

Servicios Generales

Sección de

Higiene y Seguridad

Sección de

Protección de Planta

Sección de

Planificación y Sistema

Sección de

Contabilidad y Finanzas

Sección de

Compra Almacén

Sección de

Comercialización y Venta

Sección de Control de Producto

Anexo 3. Estructura Organizativa del Departamento de Contabilidad y Finanzas de COMSIGUA.

Fuente: Intranet de Comsigua

Director Asistente Administrativo

Supervisor de Impuesto

Contabilidad

Asistente de Finanzas

Contabilidad de Costo

Auxiliar de Contabilidad y

Finanzas I

Coordinador

Auxiliar de Contabilidad y

Finanzas II