UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA...

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE

LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA – CONTADOR PÚBLICO

TEMA

“PROPUESTA DE DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLE APLICADO AL ALMACÉN LUBRIREPUESTOS PACHAY,

COMERCIALIZADORA DE REPUESTOS DE VEHÍCULOS EN EL CANTÓN MONTECRISTI”

AUTORA:

MAYRA ALEJANDRA PACHAY

DIRECTORA

DRA. LILIANA MORILLO ACOSTA, MBA

QUITO – ECUADOR

2014

ii

DECLARACIÓN

“Del contenido del presente trabajo se responsabiliza la autora” MAYRA

ALEJANDRA PACHAY

__________________________________

Mayra Alejandra Pachay

iii

CERTIFICADO

Quito, D, M, octubre del 2013

Matemático

Mauricio García

Director (E) del Sistema de Educación a Distancia

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUIOCCIAL

Presente.-

De mi consideración:

Mediante el presente, informo a usted que la Señorita Mayra Alejandra Pachay, ha cumplido con los requisitos pertinentes para la elaboración de Tesis de Grado que lleva por Título “PROPUESTA DE DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLE APLICADO AL ALMACÉN LUBRIREPUESTOS PACHAY, COMERCIALIZADORA DE REPUESTOS DE VEHÍCULOS EN EL CANTÓN MONTECRISTI”, por tanto la Tesis esta lista para ser entregada y publicada.

Particular que pongo en conocimiento para fines consiguientes

Atentamente.

__________________________ Dra. Liliana Morillo Acosta, MBA DIRECTOR DE TESIS

iv

AGRADECIMIENTO

A JAH por el privilegio que me da de capacitarme y de seguir disfrutando de este

don tan maravilloso: la vida.

A mis padres César Pachay y Magaly Ampuero por la ternura, cariño y fortaleza

con las que me han criado.

A mi hermano Daniel Pachay, a mi tía Glenda y mis primos porque siempre

confiaron en mí.

A mi Universidad Tecnológica Equinoccial, a mis compañeros de estudio, a mis

tutores, y a la directora de tesis Dra. Liliana Morillo; por su paciencia en

enseñarme y atenderme quien con sus sabias instrucciones supo guiarme en el

proceso de este trabajo.


v

DEDICATORIA

Con mucho amor y respeto, a mis padres, hermano y sobrino.

Por sus apoyos incondicionales y sus ánimos que me han estimulado a seguir

adelante.

Cuánta paciencia han debido sobrellevar y al final, me regocijan sus

comprensiones.

Y a todas aquellas personas que me apoyaron en la realización de esta tesis.


1

ÍNDICE

Portada I

Declaración ii

Certificado iii

Agradecimiento iv

Dedicatoria v

Índice de Contenidos 1

Resumen de tesis 6

ÍNDICE DE CONTENIDOS

CAPÍTULO I: EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN Pág.

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 8

1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 9

1.2.1. Sistematización del problema 9

1.3. OBJETIVOS. 10

1.3.1. Objetivo General 10

1.3.2. Objetivos Específicos 10

1.4. JUSTIFICACIÓN 10

1.5. HIPOTESIS 11

1.5.1. Idea a defender 11

1.5.2. Ideas a defender secundarias 11

1.6. VARIABLES 12

1.6.1. Variable independiente 12

1.6.2 Variable Dependiente 12

1.7. INDICADORES 12

1.8. OPERACIONALIZACION DE VARIABLES 13

2

CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO Y REFERENCIAL Pág.

2.1 FUNDAMENTOS BÁSICOS DE LAS PYMES 14

2.1.1. Definición de las PYMES 14

2.1.2. Características generales 15

2.1.3. Clasificación 15

2.2. FUNDAMENTOS BÁSICOS DE LA CONTABILIDAD 17

2.2.1. Concepto origen, Importancia y objetivo de la contabilidad 17

2.3. SISTEMA CONTABLE 20

2.4. LA CUENTA 22

2.4.1. Concepto 22

2.4.2. Clasificación de cuentas 22

2.4.3. Partes de la cuenta 23

2.5. CUENTA CONTABLE 25

2.5.1. Partes de la cuenta contable 25

2.5.2. Ecuación contable 26

2.6. EL PLAN DE CUENTAS 27

2.6.1. Codificación de las cuentas 28

2.7. CICLO CONTABLE 29

2.8. MANUAL 33

2.9. MARCO LEGAL 35

2.9.1. Organismos de Control alrededor de las Pymes 35

2.9.1.1. Marco Conceptual de las NIIF 39

2.9.2. NIIF Para las PYMES 43

2.9.2.1. Secciones de las NIIF para PYMES 45

2.9.2.2. Aplicación de las NIIF en Ecuador 60

2.9.2.3. Normas Internacionales de Contabilidad, NIC, 61

3

2.9.3.1. Resumen de las NIC vigentes 62

2.10. CONTROL 63

2.10.1 Control Interno 64

2.10.2. Importancia del Controlo Interno 65

2.10.3. Categorías de los objetivos del Control Interno 66

2.10.4. Clasificación del Control Interno 67

2.10.5. Métodos de evaluación del Control Interno. 68

2.10.6. Estándares mundiales para el Control Interno y administrativo 69

CAPÍTULO III: METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN Pág.

3.1. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN 81

3.2. TIPO DE INVESTIGACIÓN 81

3.3. MÉTODOS DE LA INVESTIGACIÓN 82

3.4. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS

83

3.5. POBLACIÓN Y MUESTRA 84

CAPÍTULO IV: DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA Pág.

4.1. INFORMACIÓN GENERAL 85

4.2. ACTIVIDAD PRODUCTIVA DE LA EMPRESA 85

4.3. FILOSOFÍA INSTITUCIONAL 85

4.4. ESTRUCTURA ORGÁNICA 86

4.5. NATURALEZA DE LAS OPERACIONES Y SU

CONTROL 87

4.6. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL 88

4.7. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA

EMPRESA RESPECTO A SU FUNCIONAMIENTO 89

4.8. ANÁLISIS FODA 90

4.9. ANALISIS Y TRATAMIENTO DE DATOS 91

4.10. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO 91

4

CAPÍTULO V: PROPUESTA DE UN MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS CONTABLES Pág.

5.1. PRESENTACIÓN 96

5.2. IMPORTANCIA 96

5.3. OBJETIVOS 97

5.4. SIMBOLOGÍA UTILIZADA 98

5.5. POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LAS

PRINCIPALES CUENTAS CONTABLES 98

5.5.1. Tesorería 99

5.5.2. Contabilidad 112

5.6. ESTADOS FINANCIEROS 136

CAPÍTULO VI: CONCLUSIÓNES Y RECOMENDACIONES Pág.

6. Conclusiones 149

6.1. Recomendaciones 150

BIBLIOGRAFIA 151

ANEXOS 155

ÍNDICE DE CUADROS Pág.

CUADRO No.1 Operacionalización de Variables 13

CUADRO No.2 Clasificación de las empresas según variable 16

CUADRO No. 3 Clasificación de las empresas 17

CUADRO No. 4 Importancia de la Contabilidad 19

CUADRO No. 5 Sección de las NIIF para PYMES 46

CUADRO No. 6 Lineamientos Para aplicar NIIF para PYMES en el Ecuador 61

CUADRO No. 7 MICIL

71

CUADRO No. 8 CORRE 72

CUADRO No. 9 COSO I 73

CUADRO No.10 COSO II 74

CUADRO No.11 Personal del almacén “LUBRIREPUESTOS 84

5

PACHAY”

CUADRO No.12 Análisis FODA

90

CUADRO No.13 Cuestionario de Control Interno Tesorería 92

CUADRO No.14 Calculo del nivel de Confianza y Riesgo del

área de tesorería 93

CUADRO No.15

Cuestionario Calculo del nivel de Confianza y

Riesgo de tesorería de Control Interno del área

de contabilidad 94

Calculo del nivel de Confianza y Riesgo del

área de contabilidad 95

ÍNDICE DE GRÁFICOS Pág.

GRÁFICO No. 1 Representación de la cuenta contable 25

GRÁFICO No.2 Saldos de la cuenta contable 26

GRÁFICO No.3 Ecuación Contable 27

GRÁFICO No.4 Estructuras del Ciclo Contable 30

GRÁFICO No.5 Proceso Contable 32

GRÁFICO No.6 Estructura de las NIIF para PYMES 45

GRÁFICO No.7 Importancia del Control Interno 65

GRÁFICO No.8 Categorías de los objetivos del Control Interno 66

GRÁFICO No.9 Clasificación del Control Interno 67

GRÁFICO No.10 Método de Evaluación del Control Interno 69

GRÁFICO No.11 Estándares mundiales para el Control Interno y administrativo 70

GRÁFICO No.12 Componentes del COSO II-ERM

75

GRÁFICO No.13 Estructura Orgánica del almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY” 86

6

RESUMEN DE LA TESIS

El desarrollo de la investigación para el “Diseño de un Manual de

Procedimientos Contable aplicado al almacén LUBRIREPUESTOS

PACHAY, comercializadora de repuestos de vehículos en el cantón

Montecristi”; se recurrió a la información bibliográfica que sirvió de base y

sustento científico para el desarrollo del presente proyecto.

Se realizó un estudio de las diversas variables e indicadores, estas

permitieron implantar una propuesta que contribuirá a la solución del

problema encontrado. El levantamiento de la información se realizó mediante

técnicas de investigación como: encuesta y la observación directa, que

fueron aplicadas directamente a propietarios y encargados del almacén,

obtenido la información necesaria.

Concluido la investigación se determino una serie de conclusiones como es

la aplicación del sistema contable, el mismo que facilitará a la microempresa

cumplir con la visión y misión, lo cual generará un mejor manejo de la

empresa; igualmente se plantea una serie de recomendaciones, que

contribuyen al desarrollo económico–financiero que permita una mejor

organización y optimización de los recursos.

___________________________


Palabras claves: Manual de procedimientos Contable, PYMES, Control

Interno, Evaluación.

7

ABTRACT OF THESIS

The development of the investigation for the “Design of an accounting

Manual of procedures applied to store LUBRIREPUESTOS PACHAY,

marketer of spare parts of vehicles in the Montecristi corner”; one resorted to

the bibliographical information that it served as base and scientific

sustenance for the development of the present project.

A study of the diverse variables was made and indicators, these allowed to

implant a proposal that will contribute to the solution of the found problem.

The rise of the information was made by means of techniques of investigation

like: survey and the direct observation, that was applied to proprietors and

ordered of the warehouse, obtained directly the necessary information.

Concluded the investigation I determine a series of conclusions like is the

application of the countable system, he himself whom it will facilitate to micro-

enterprises comply with the vision and mission, which will generate a better

handling of the company; also a series of recommendations considers, that

contribute to the development economic-financier who allows to one better

organization and optimization of the resources

___________________________


Palabras claves: Manual of procedures Countable, PYMES, Internal

Control, Evaluation.

8

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La ejecución del proceso contable en “LUBRIREPUESTOS PACHAY”, no es

uniforme en cuanto a la aplicación de los criterios al momento de determinar

la identificación de una cuenta. Esto implica que en la presentación de los

Estados Financieros muchas cuentas estén distorsionadas en cuanto a su

saldo por la falta de instrucciones específicas en el manejo de los mismos, lo

que repercute negativamente en la empresa, ya que la información

financiera contable no refleja realmente el origen y la naturaleza de las

transacciones procesadas.

Ya que según Hargadon (1998, p.11) “La contabilidad es el arte de recoger,

resumir, analizar e interpretar datos financieros, para obtener así las

informaciones necesarias relacionadas con las operaciones de la empresa”1.

En forma general si nos referimos a los ingresos éstos deben estar en

relación directa con las cuentas afines: Ventas, IVA ventas y como contra

cuentas, cuentas por cobrar clientes, impuestos retenido etc., lo que en la

actualidad la empresa no está poniendo en práctica.; si nos referimos a los

egresos, asimismo, tienen que estar en relación directa con su naturaleza:

Compras, mano de obra, gastos de fabricación, gastos de ventas, gastos

administrativos, gastos financieros., etc.

La falta de unidad de criterios en los procesos contables origina que la

empresa no obtenga a tiempo la información necesaria para el cumplimiento

de sus obligaciones corriendo permanentemente el riesgo de caer en

sanciones onerosas, multas, intereses de mora, que en forma directa afecta

a las utilidades e intereses de los inversionistas y de su propio personal.

1 HARGADON Bernard J. Principios de Contabilidad, Edición Norma. Ir-Cuarta Edición, 1998

9

Porque según Horngren y Harrison (2003) afirman que la contabilidad es el

sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información

convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de

tomar las decisiones2

Por las consideraciones ya señaladas y para superar positivamente esta

falencia del área financiera, es necesario un Manual de Procedimientos

Contables que le permita obtener estados financieros razonablemente

confiables y oportunos, que van a beneficiar positivamente a los

administradores del negocio, y que lógicamente están elaborados de

acuerdo a las NIIF´S para pequeñas y medianas empresas, Pymes.

1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿La implementación de un Manual de Procedimientos Contable contribuirá a

disponer de información financiera y oportuna reflejada en los balances

proyectados del almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY” comercializadora

de repuestos de vehículos en el cantón Montecristi?

1.2.1. Sistematización del Problema

¿Es factible en la implantación y aplicación del Manual contable y

traerá consigo beneficios económicos, tanto para el propietario, la

comunidad y sus empleados?

¿Implementar un modelo financiero contable para el almacén

“LUBRIREPUESTOS PACHAY” permitirá mejorar y optimizar el

desempeño en los aspectos contables y tributarios que actualmente

maneja la empresa?

¿Es conveniente la realización y utilización de un Manual de

Contabilidad, el mismo que nos entregará las pautas legales para

determinar políticas y correctivos?

2 Horngren Charles T., Harrison Walter T. Contabilidad. Pearson Educación, 2003

http://www.google.com.ec/search?tbo=p&tbm=bks&q=inauthor:%22Charles+T.+Horngren%22

http://www.google.com.ec/search?tbo=p&tbm=bks&q=inauthor:%22Walter+T.+Harrison%22

10

1.3. OBJETIVOS

1.3.1. Objetivo General

Proponer el diseño de un Manual de Procedimientos Contables para el

almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY” comercializadora de repuestos de

vehículos de la ciudad de Montecristi con el fin de disponer de información

contable y financiera de manera oportuna como herramienta efectiva para la

toma de decisiones.

1.3.2. Objetivos Específicos

Analizar las bases teóricas científicas que sirvan de sustento a la

presente investigación.

Realizar un diagnóstico del sistema contable al almacén

LUBRIREPUESTOS PACHAY comercializadoras de repuestos de

vehículos.

Desarrollar un Manual de Procedimientos contables práctico que

satisfaga las necesidades del almacén LUBRIREPUESTOS PACHAY

comercializadoras de repuestos de vehículos.

1.4. JUSTIFICACIÓN

Teórica

La investigación propuesta busca mediante la aplicación de la teoría y los

conceptos dar a conocer los sistemas de contabilidad con proyección

tributaria y financiera con sus correspondientes estados de cuentas y

procedimientos en donde se establezcan políticas contables que contribuyan

al fortalecimiento del negocio.

Metodológica

Para lograr el cumplimiento de los objetivos de estudio se acude al apoyo en

las aplicaciones de técnicas de investigación válidas en el medio como el

11

cuestionario que le permita encontrar soluciones concretas a la entrega

oportuna de los resultados contables.

Práctica

De acuerdo con los objetivos de la investigación su resultado permite

encontrar soluciones correctas a una buena infraestructura contable que

permite evaluar oportuna la gestión realizada.

1.5. HIPÓTESIS

1.5.1. Idea a Defender

Mediante la implementación de un Manual de Procedimientos Contables se

optimizará la ejecución del proceso contable y por ende la generación de

Estados Financieros proyectados de acuerdo a políticas, procesos y

procedimientos, permitiendo de esta manera tomar las decisiones correctas

para alcanzar niveles de eficiencia y competitividad.

1.5.2. Ideas a Defender Secundarias

1. El personal responsable del área contable y administrativa dispondrá

de una herramienta muy importante evitando errores en su trabajo.

2. La aplicación de procedimientos contables, técnicos, confiables y

legales, facilitará la codificación correcta de las partidas que

intervienen en el sistema contable de la empresa, dando lugar al

mejor empleo de la información contable y a un mejor entendimiento

por parte de los usuarios de la misma.

3. La información contable será una herramienta para el cumplimiento

oportuno de obligaciones laborales y tributarias.

12

1.6. VARIABLES

1.6.1. Variable Independiente

Manual de Procedimientos Contables

1.6.2. Variable Dependiente

Información teórica científica

Diagnóstico situacional

Procedimientos contables financieros

1.7. INDICADORES

Manuales, Reglamentos, Políticas contables

Registros contables, Control Interno, Estados Financieros

Políticas, procedimientos, Flujograma de procesos

13

1.8. OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES

Cuadro Nº1 Operacionalización de Variables

OBJETIVOS VARIABLES INDICADORES

Analizar las bases teóricas

científicas que sirvan de

sustento a la presente

investigación

INFORMACIÓN TEÓRICA

CIENTÍFICA

Manuales

Reglamentos

Políticas

Plan de cuentas

Realizar un diagnóstico al

almacén LUBRIREPUESTOS

PACHAY comercializadoras

de repuestos de vehículos

DIAGNÓSTICO

SITUACIONAL

FODA

Evaluación de

Control Interno

FODA

Desarrollar un Manual de

Procedimientos contables

práctico que satisfaga las

necesidades del almacén

LUBRIREPUESTOS PACHAY

comercializadoras de

repuestos de vehículos

PROCEDIMIENTOS

CONTABLES

FINANCIEROS

Políticas

Procedimientos

Flujograma de

procesos

Dinámica de

cuentas

Elaboración: Autora de tesis

14

CAPÍTULO II

MARCO REFERENCIAL Y TEÓRICO 2.1. FUNDAMENTOS BÁSICOS DE LAS PYMES

2.1.1. Definición de las PYMES

A las PYMES según la Enciclopedia práctica de la Pequeña y Mediana

Empresa (2005), se las define como un conjunto de pequeñas y medianas

empresas que se miden de acuerdo al volumen de ventas, el capital social,

el número de personas ocupadas, el valor de la producción o el de los

activos. Así también se toma como referencia el criterio económico y el

nivel tecnológico.

Según Mantilla B. (2011) nos indica que PYMES es:

Una pequeña y mediana empresa se caracteriza por:

No tienen obligación pública de rendir cuentas; y

Publican estados financieros con propósitos de información

general para usuarios externos3

Las PYMES pueden dedicarse a actividades diversas, entre las cuales se

pueden mencionar:

Agricultura, caza, selvicultura y pesca.

Explotación de minas y canteras.

Industrias manufactureras.

Construcción.

Comercio al por mayor y al por menor, restaurantes y hoteles.

Transporte, almacenamiento, y comunicaciones.

3 MANTILLA, B, Samuel (2011), Estándares/Normas Internacionales de Información financiera, Bogotá -Colombia.

Ed: Dgiprint editores EU 2da edición.

15

Establecimientos financieros, seguros, bienes inmuebles y servicios

prestados a las empresas.

Servicios comunales, sociales y personales.

Las PYMES en nuestro país se encuentran en particular en la producción de

bienes y servicios, siendo la base del desarrollo social tanto produciendo,

demandando y comprando productos o añadiendo valor agregado, por lo

que se constituyen en un actor fundamental en la generación de riqueza y

empleo.

2.1.2. Características generales

El informe de la cámara de la pequeña industria de pichincha

(CAPEIPI), declara que en el Ecuador, de acuerdo a su tamaño, las

empresas tienen las categorías siguientes:

Microempresas: Emplean hasta 10 trabajadores, y su capital fijo

(descontado edificios y terrenos) puede ir hasta 20 mil dólares.

Talleres artesanales: Se caracterizan por tener una labor manual,

con no más de 20 operarios y un capital fijo de 27 mil dólares.

Pequeña Industria: Puede tener hasta 50 obreros

Mediana Industria: Alberga de 50 a 99 obreros, y el capital fijo no

debe sobrepasar de 120 mil dólares.

Grandes Empresas: Son aquellas que tienen más de 100

trabajadores y 120 mil dólares en activos fijos.

2.1.3. Clasificación

En el Ecuador existen varios organismos relacionados con las empresas,

que han realizado sus clasificaciones de pequeñas y medianas empresas,

para esto se han validado de algunos parámetros para categorizar a cada

una de ellas (supercias.gov.ec. RO 335 del 7de diciembre del 2010).

16

a) Superintendencia de Compañías

Esta entidad autónoma proactiva y sólida que cuenta con mecanismos

eficientes y modernos de control, supervisión y de apoyo al sector

empresarial y de mercado de valores, considera importante tomar en cuenta

los siguientes parámetros (supercias.gov.ec, 2010):

Activos totales inferiores a cuatro millones de dólares

Registren un valor bruto de ventas anuales inferior a cinco millones de

dólares; y,

Tengan menos de 200 trabajadores (personal ocupado)

Cámara de Pequeña Industria de Pichincha (CAPEIPI), es una

organización gremial sin fines de lucro, con personería jurídica que tiene

como objetivos básicos representar a los empresarios de la pequeña

industria de Pichincha, defender los intereses y derechos de sus afiliados

dentro del marco constitucional y legal, tomando en cuenta para la

clasificación de las pymes los siguientes aspectos:

Cuadro Nº2 Clasificación de las empresas según variable

Variable Micro empresa Pequeña empresa Mediana empresa

No. de empleados 1 - 9 Hasta 49 50 - 199

Valor bruto en

ventas (USD)

100.000 1.000.000 De 1.000.001 hasta

5.000.000

Valor activos totales

(USD)

Menos a 87.000 Entre 87.000ya

350.000

Entre 350.001 hasta

2.500.000

Fuente: Cama de la Pequeña Industria de Pichincha (CAPEIPI) Elaboración: Autora de tesis

b) Ministerio de Industria y Productividad

El objetivo de este ministerio es impulsar el desarrollo del sector productivo

industrial y artesanal, a través de la formación y ejecución de políticas,

planes, programas y proyectos especializados, que incentiven la inversión e

innovación tecnológica (supercias.gov.ec, 2010).

17

Cuadro Nº3 Clasificación de las empresas

Parámetro Micro empresa Pequeña empresa Mediana empresa

No. de empleados 1 - 9 10 - 49 50 - 199

Activos Fijos (USD) Menos a 100.000 De 100.001 a

750.000

De 750.001 hasta

4.000.000

Fuente: Cama de la Pequeña Industria de Pichincha (CAPEIPI) Elaboración: Autora de tesis

c) Cámara de Comercio Quito

Esta institución, en su página web sostiene que de acuerdo a la ley, la

pequeña empresa es una entidad que posee un ingreso bruto anual de 1

millón, posee hasta 50 trabajadores y activos fijos de hasta USD 500 mil

2.2. FUNDAMENTOS BÁSICOS DE LA CONTABILIDAD

2.2.1. Concepto, origen, Importancia y objetivo de la contabilidad

Concepto

Según Bravo Mercedes (2011, p.7), la Contabilidad es la ciencia, arte y

técnica que permite el registro, clasificación, análisis e interpretación de las

transacciones que se realizan en una empresa con el objeto de conocer su

situación económica y financiera al término de un ejercicio económico o

período contable.4

Se puede decir que la contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar,

clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de

interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores por

medio de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus

negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten

conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y

pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros;

de manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa.

4 BRAVO, Mercedes, Contabilidad General, décima Edición, Quito-Ecuador 2011

18

Origen de la contabilidad

Se ha demostrado a través de diversos historiadores que en épocas como la

egipcia o romana, se empleaban técnicas contables que se derivaban del

intercambio comercial.

El inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra del franciscano

Fray Luca Paccioli de 1494 titulado “La Summa de Arithmética, Geometría

Proportioni et Proportionalitá”, en donde se considera el concepto de partida

doble por primera vez.

Actualmente, dentro de lo que son los sistemas de información empresarial,

la contabilidad se erige como uno de los sistemas más notables y eficaces

para dar a conocer los diversos ámbitos de la información de las unidades

de producción o empresas. El concepto ha evolucionado sobremanera, de

forma que cada vez es mayor el grado de “especialización” de ésta disciplina

dentro del entorno empresarial (Historia de la Contabilidad, 2006).

Importancia de la contabilidad

Según zapata (2002, p.14) define “La Contabilidad muestra dónde y cómo se

han utilizado los recursos de la empresa, evalúa el desempeño e

implicaciones financieras al momento de escoger un plan en vez de otro. Y

por último ayuda a predecir los efectos futuros de las decisiones y a dirigir la

atención tanto hacia los problemas, imperfecciones e ineficiencias actuales,

como hacia las oportunidades futuras”5

5 ZAPATA SÁNCHEZ, Pedro. Contabilidad de Costos: Herramienta para la toma de decisiones. Mc Graw-Hill

Interamericana, 2007

19

Cuadro Nº4 Importancia de la Contabilidad

Empresa Permite conocer el desenvolvimiento de la empresa y el resultado

que esta obtiene al término del ejercicio económico.

Los Inversionistas Les permite conocer la seguridad de sus inversiones, si están

protegidos y la posibilidad de futuras inversiones.

El Estado Les permite conocer la captación de los tributos y el cumplimiento por

parte de las empresas de sus obligaciones tributarias.


Realmente si no hay contabilidad no hay posibilidad de conocer los

resultados obtenidos como consecuencia de las operaciones económicas y

financieras que desarrolla la empresa. Entonces, desarrollar un sistema de

información contable adecuado es fundamental para la vida de la empresa,

pues en función de los resultados de salida que el sistema aporte se

fundamentarán las decisiones de la administración (Zapata, OP. CIT., 2002,

p.14).

Objetivos de la contabilidad

Es dar a conocer el estado financiero de una empresa en un tiempo

contable para la toma de decisiones.

Brindar información: la información está orientada a la toma de

decisiones, tanto de orden interno, como a terceros relacionados con

la misma.

Ser útil como medio de control: este objetivo se relaciona

principalmente con la comparación de los resultados obtenidos con

los planificados, y la prevención y evidencia de errores, fraudes u

omisiones.

Dar protección legal: ya que le código de comercio otorga valor

probatorio a las anotaciones que se realizan en los libros siempre que

se encuadren en la normativa vigente

Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con

un objetivo administrativo y uno financiero:

20

Administrativo.- Ofrecer información a los usuarios internos

para suministrar y facilitar a la administración intrínseca la

planificación, toma de decisiones y control de operaciones.

Para ello, comprende información histórica presente y futura de

cada departamento en que se subdivida la organización de la

empresa.

Financiero.- Proporcionar información a usuarios externos de

las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en

el pasado por lo que también se le denomina contabilidad

histórica.

2.3. SISTEMA CONTABLE

El sistema contable suministra información cuantitativa y cualitativa con tres

grandes propósitos.

1. Información interna para la gerencia que la utilizará en la planeación y

control de las operaciones que se lleva a cabo.

2. Información interna a los gerentes, para uso en la planeación de la

estrategia, toma de decisiones y formulación de políticas generales y

planes de largo alcance.

3. Información externa para los accionistas, el gobierno, y terceras

personas.

Horngren y Harrison (OP. CIT., 2003) Opinan que el sistema de información

contable es la combinación del personal, los registros, y los procedimientos

que se usan en un negocio para cumplir las necesidades de información

financiera.

El sistema contiene la clasificación de las cuentas y de los libros de

contabilidad, formas, procedimientos, y controles, que sirven para

21

contabilizar y controlar el activo, pasivo, patrimonio, gastos y los resultados

de las transacciones (Bravo, OP. CIT., 2011, p.17)

Procedimientos

Son la implementación de una serie secuencial de pasos o etapas a seguir

en forma rigurosa para ejecutar los planes. Obligan a seguir normas

detalladas que permiten cumplir con una tarea o alcanzar un objetivo

preestablecido. En consecuencia, los procedimientos son sub-planes de

otros planes mayores.

Debido a su naturaleza detallada, generalmente están escritos y a

disposición de quienes deben usarlos.

Los procedimientos constituyen guías de acción y son más específicos que

las políticas. En conjunto con otras formas de planeación, permiten la

dirección, coordinación y articulación de las operaciones de una empresa.

Ayudan a dirigir todas las actividades de la empresa hacia objetivos

comunes, a imponer coherencia en la organización a través del tiempo y

generan ahorros al capacitar la administración para evitar los costos de

verificaciones recurrentes, y al delegar autoridad a los subordinados para

tomar decisiones dentro de límites impuestos por la administración.

Mientras que las políticas constituyen guías para pensar y decidir, el

procedimiento es una guía para actuar. El término procedimientos se refiere

a los métodos para ejecutar las actividades. Un método describe el proceso

de ejecutar un paso o una etapa del procedimiento y puede considerarse un

plan de acción, aunque en general es un sub-plan de un procedimiento.

22

2.4. LA CUENTA

2.4.1. Concepto

Para contabilizar las operaciones efectuadas por un negocio, es necesario

representarlas por medio de las "CUENTAS". El manejo y análisis de las

mismas es la parte fundamental para el registro de transacciones u

operaciones comerciales.

La cuenta es definida como la representación contable de las personas,

valores o resultados, que intervienen en las operaciones realizadas por una

empresa.

2.4.2. Clasificación de cuentas

De las diversas formas que existen para clasificar las cuentas se presenta

sólo una de ellas que contempla cuatro factores de agrupación (Bravo, OP.

CIT, 2011, p.18):

1. Por su naturaleza:

Personales: Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar

Impersonales: Mercaderías, Mueble y Enseres

2. Por el grupo al que pertenecen:

Activo: Caja, Bancos, Inversiones Temporales, Edificios,

Vehículos

Pasivo: Documentos por Pagar, IESS por pagar

Patrimonio: Capital Social, Reserva Legal, Utilidad del Ejercicio

Gasto: Gasto Suelos, Gasto Depreciación, Gasto Arriendo

Rentas: Utilidad Bruta en Ventas, Comisiones Recibidas

23

3. Por el Estado Financiero:

De Balance o Estado de Situación Financiera o Balance

General: Clientes, Terreno, documentos por pagar

De Pérdidas y Ganancias o Estado de Rentas y Gastos o

Estado de Resultados: Costo de Ventas, compras, ventas.

4. Por el Saldo:

Deudoras: Caja, Mercaderías

Acreedoras: Cuentas por Pagar, Capital Social.

2.4.3. Partes de la cuenta

Según Hansen-Holm (2012, p.125) en el libro de teoría y práctica6 de las

NIIF da a conocer:

ACTIVO:

Son los recursos contralados por la empresa como resultado de hechos

pasados, de la cual la empresa espera obtener, en el futuro, beneficios

económicos. Estos beneficios pueden estar ligados de manera directa o

indirecta, ya sea por producción de bienes y servicios, intercambio de

activos, utilización de propiedad, planta y equipo, cuentas por cobrar,

intercambio de activos por efectivo, o el mismo efectivo como generador de

nuevas operaciones para la empresa

PASIVOS:

Es una obligación presente de la empresa, surgida a raíz de hechos

pasados, al vencimiento del cual y para pagarla, la empresa espera

desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos. El registro

de la obligación debe hacerse solo cuando existe un bien o servicio recibido,

más no solo la intención de adquirirlo, excepto en casos especiales en los

que el pasivo debe ser estimado (provisiones)

6 Hansen-Holm, Teoría y Práctica NIIF. 2012

24

PATRIMONIO:

Es la parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos todos

sus pasivos. Adicionalmente, en este elemento del balance se presentan

elementos provenientes de disposiciones legales tales como reservas,

utilidades retenidas o afectaciones de resultados anteriores, etc.

INGRESOS:

Son los incrementos de los beneficios económicos producidos a lo largo del

período contable, en forma de entradas o incrementos de valor de los

activos, o bien como disminuciones de las obligaciones que dan como

resultado aumentos en el Patrimonio y que no están relacionados con los

aportes de capital efectuados por los propietarios.

Generalmente son productos de actividades ordinarias de la empresa como

ventas, honorarios, intereses, dividendos, regalías y arriendos, y en casos

particulares se dan ingresos esporádicos por otras operaciones ajenas al

negocio.

GASTOS:

Son las disminuciones en los beneficios económicos producidos a lo largo

del período contable, en forma de egresos o disminuciones del valor de los

activos, o bien, como surgimiento de las obligaciones que dan como

resultado disminuciones en el Patrimonio y que no están relacionadas con

las distribuciones de Patrimonio efectuadas a los propietarios.

Habitualmente, son consecuencia de costo de ventas, remuneraciones,

depreciaciones, y en ciertos casos como resultados de siniestros, venta de

activos de largo plazo o por el tipo de cambio de una divisa.

Es importante señalar que en casos de revaluación o re expresión del valor

de los activos y pasivos, que aunque cumplen con las condiciones para ser

25

considerados gastos o ingresos, no se los considera así, y son tomados

como ajustes al Patrimonio (Hansen-Holm, OP. CIT., 2012, p.125).

2.5. CUENTA CONTABLE

La cuenta contable es el nombre genérico que damos al conjunto de

conceptos de naturaleza semejante. La cuenta contable permite efectuar las

mediciones monetarias de las transacciones de la empresa (aumentos y las

disminuciones) y posibilita determinar el saldo en un momento determinado.

Gráfico Nº1 Representación de la Cuenta Contable

T

Nombre

Debe Haber

Saldo


2.5.1. Partes de la cuenta contable Nombre: Que la identifica. Ej. Vehículo, Bancos, Muebles, etc.

Debe.- Parte izquierda de una cuenta la que recepta los registros de valores

que ingresan a la empresa por diferentes conceptos. Según el caso, se

anotan las entradas o aumentos cuando la cuenta es de activo, las

disminuciones o cancelaciones cuando la cuenta es de pasivo; y los gastos y

las perdidas cuando es de resultados.

Haber.- Parte derecha de una cuenta en donde se registran todos los

valores que egresan o salen de cada una de las cuentas. Sirve para anotar

26

las salidas o disminuciones cuando la cuenta es de activo, y los incrementos

de las obligaciones cuando es pasivo, y los ingresos si es de resultado.

Saldo.- Es la diferencia entre el debe y el haber de la misma cuenta

Los saldos pueden ser:

Saldo Deudor. Cuando la sumatoria de los valores del Debe es

mayor a la sumatoria de los valores del Haber.

Saldo Acreedor. Cuando la sumatoria de los valores del Haber es

mayor a la sumatoria de los valores del Debe.

Saldo Cero. Cuando la sumatoria de los valores del Debe es igual a

la sumatoria de los valores del Haber.

Gráfico Nº2 Saldos de la Cuenta Contable


2.5.2. Ecuación Contable

La Ecuación Contable es una igualdad matemática que incluye los

elementos del Balance General. Resume la situación financiera de la

empresa representada por los Activos, Pasivos y Patrimonio; y, la situación

económica representada en el Subgrupo RESULTADOS del Grupo

Patrimonio.

27

Gráfico Nº3 “ECUACIÓN CONTABLE”

Balanza

Activos = Pasivo + Patrimonio Activo = Pasivo + (Capital +/- Resultados)

A = P + C +/- R Elaboración: Autora de tesis 2.6. EL PLAN DE CUENTAS

Denominado también catálogo de cuentas, es la enumeración de cuentas

ordenadas sistemáticamente, aplicables a un negocio concreto, que

proporciona los nombres y el código de cada una de las cuentas (Bravo, OP.

CIT., 2011, p.24).

Es una lista de cuentas, acompañadas de una descripción del uso y

operación general de cada cuenta en los libros de contabilidad, da lugar a

una clasificación o manual de cuentas.

El plan de cuentas facilita la aplicación de los registros contables y depende

de las características de la empresa: comercial, de servicios, industriales,

etc.

“El plan general de cuentas constituye un listado lógico y ordenado de las

cuentas de Mayor General y de las sub-cuentas aplicables a una entidad

específica con su denominación y código Correspondiente“(zapata, op. Cit.,

2002, p.23)

Activos Pasivo +

Patrimonio

28

Como es un elemento de trabajo esencial, debe ser confeccionado

inmediatamente después de haber determinado la estructura del sistema

contable y el medio de procesamiento de la información y SEGÚN Moreno

(2002, p.143) “se debe tener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las

cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema” 7

2.6.1. Codificación de las cuentas

Es la utilización de números, letras y otros símbolos que representan o

equivalen al grupo, subgrupo, cuentas y sub. Cuentas.

Sistema de codificación

1. Numérico: Cuando se codifica utilizando exclusivamente los números

2. Alfabético: Cuando se codifica utilizando exclusivamente letras

3. Mixtos: Cuando se codifica utilizando simultáneamente números y

letras

Ejemplo:

NIVEL CONCEPTO CÓDIGO

1er. Elemento del estado financiero 1.

2do. Grupo de cuentas 1.1.

3er. Cuentas 1.1.01.

4to. Subcuentas 1.1.01.01

Todo código para que sea eficiente debe reunir ciertas características,

cualitativas o propiedades que justamente destruyen prácticamente la

intuición y la improvisación que lo hace más aceptable (Bravo, OP. CIT.,

2011, p.25).

Sencillez

Claridad

Flexibilidad

Amplitud

Identificación o traducción

Viabilidad

Lógico

Auto-verificable

7 MORENO Fernández, Joaquín. Contabilidad Intermedia I. México. CECSA Compañía Editorial Continental.

Segunda Edición. 2002

29

2.7. CICLO CONTABLE

Consiste en una serie de sucesos, cambios o fluctuaciones que se repiten o

bien que pueden terminar y presentarse de nuevo.

Según Maldonado (2004, p.28), se refiere a todas las operaciones y

transacciones que registra la contabilidad en un periodo, regularmente el del

año calendario o ejercicio económico desde la apertura de libros hasta la

participación y elaboración de los estados financieros.8

El ejercicio de aplicación de cualquier tipo de contabilidad se fundamenta en

el proceso contable, el mismo comprende una serie de pasos secuenciales

que se inician con la ejecución de una transacción evidenciada en un

documento fuente, el registro en los libros Diario y Mayor, el control a través

del Balance de Comprobación, los ajustes para poner a las cuentas en su

valor real y la preparación de los Estados financieros que resumen el

resultado.

8 MALDONADO PALACIOS Hernán, Manual de Contabilidad. Quito, Editorial Printed, 2004

30

GráficoNº4 Estructuras del Ciclo Contable

Fuente: Bravo Mercedes, 2011. Pág.43

La base para iniciar el ciclo contable es el documento fuente en que se

respalda la ejecución de la transacción que afecta a la empresa.

Este ciclo se desarrolla, paso a paso, de la siguiente manera:

Apertura de los libros de contabilidad, que incluye el saldo, cuenta por

cuenta, al inicio de cada ejercicio. Si se trata de una nueva empresa,

COMPROBANTES DOCUMENTOS

ESTADO DE SITUACIÓN INICIAL

LIBRIO DIARIO

LIBRO MAYOR

BALANCE DE COMPROBACION

HOJA DE TRABAJO

ESTADOS FINANCIEROS

ESTADO DE RESULTADOS

ESTADO DE SITUACION

FINANCIERA

CIERRE DE LIBROS

AJUSTES

ESTADO DE FLUJO EFECTIVO

ESTADO DE CAMBIO EN EL

PATRIMONIO

LIBROS UXILIARES

31

los libros se abren con el asiento inicial del diario y sus valores se

trasladan al debe o al haber de las cuentas correspondientes del

mayor. Si la entidad se encuentra en marcha, basta con trasladar al

nuevo período los saldos de las cuentas al mayor respectivo.

Las operaciones efectuadas en el nuevo ejercicio se asientan en el

diario y se resumen y se pasan al mayor.

Se elabora el balance de comprobación al término del ejercicio

contable o por períodos menores para verificar la igualdad de los

totales de los cargos y abonos registrados.

Se reúnen los datos de ajustes, registrando los que sean necesarios

en el diario y se efectúan los correspondientes pases al mayor.

Se confecciona el balance ajustado en forma previa a la elaboración

de los estados financieros.

Se resume el resultado del estado de operaciones y se traslada la

utilidad a superávit, o la pérdida o déficit neto a la cuenta patrimonial

respectiva.

Se registran los saldos en las cuentas del mayor, como último paso

del ciclo contable y se preparan los libros para el nuevo ejercicio y

comienzo del siguiente ciclo contable.

Graficando de la siguiente manera:

32

GráficoNº5

Informar sobre los

resultados económicos o

financieros de la empresa

Estados financieros

Contables

Estado de Resultados

Balance General

Est. de cambios en el

patrimonio

Est. de Flujo del efectivo

Es t. de costo de productos

vendidos

CONTROL

Balance de Comprovación

Si el rergis tro Diario

observo partida doble

PROCESO CONTABLE

Debe estar documentada:

"Documentos Fuente"

Si todo lo que esta en el

diario fue pasado a l mayor

AJUSTE

Diario Mayor

Ba lance de comprobación

a justado

Para poner las cuentas en

el va lor rea l

INFORMARTRANSACCIÓN

Intercambio entre dos

partes : recibo-entroga cada

una

Por el mismo valor

monetario

ANALISIS

Qué recibo?

Qué entrego?

REGISTRO

Libro Diario

as iento contable

Jornal izar, Diarizar, Asentar

Libro Mayor

Clas i ficación por cuentas

Mayor

Fuente: Salazar Paquita Dra. (2010) Guía Contabilidad General II.

33

2.8. MANUAL CONTABLE

Definición

Según Greco Orlando (2007, p.352) define al manual contable como: “normas e

instrucciones sobre prácticas, procedimientos y políticas contables en una

organización, incluyendo el plan de cuentas, y su descripción y clasificación9 .

A continuación detallaremos algunas definiciones adicionales que nos ayudarán

a entender de una mejor manera la definición mencionada:

Wellington, Charles define el término manual en relación con sistemas de

contabilidad y comercial significa instrucciones y explicaciones escritas que

cubren materiales tales como políticas, organización, métodos, procedimientos,

rutinas, catálogos de cuentas y los trabajos de un sistema de contabilidad. Los

manuales generalmente son una guía de los empleados y pueden cubrir todas

las actividades en una compañía o sólo una o unas cuantas operaciones. Los

manuales algunas veces denominados instructivos de prácticas estándar, son

instrumentos efectivos a disposición del contador al organizar e iniciar un nuevo

sistema10.

Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que el manual

contable es el documento que sirve de guía para las personas relacionadas con

el proceso contable, apoyando a la administración de empresas; ya que por

este medio se dan a conocer la confidencialidad relativa a la organización con el

propósito fundamental de realizar un control en la elaboración de la información

financiera. En el manual contable, se incluye información o instrucciones sobre

el uso de las cuentas contables del catálogo único de cuentas.

9 GRECO, Orlando Diccionario contable básico. ISBN: 950-743-145-4 Valletta Ediciones SRL. 2007 10 WELLINGTON Charles Oliver, Desarrollo de los Sistemas de Contabilidad.- Manual del Contador Público, Capítulo

22, Instituto Mexicano de Contadores Públicos

34

Importancia

Fincowsk (2005, p.19), expresa:

“Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a

descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos

responsables de su ejecución. Auxilian en la inducción del puesto,

adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma

detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el análisis o revisión

de los procedimientos de un sistema e interviene en la consulta de todo

el personal. Ayuda para establecer un sistema de información o bien

modificar el ya existente, e uniformar, controlar el cumplimiento de las

rutinas de trabajo evitando su alteración arbitraria”11.

Ayudan a mantener actualizado al personal de forma constante contienen toda

la información de la institución sobre las políticas, procedimientos, funciones,

etc. Lo cuáles permite minimizar el riesgo inherente que existe en todos los

procesos que realizan de forma cotidiana.

Objetivos

Los objetivos de los manuales contables consisten en contar con un sistema de

información que proporcione los elementos necesarios para generar informes

financieros confiables. De los cuales destacaremos los siguientes objetivos:

Servir de guía para la evaluación de la eficiencia operacional

Servir de guía y de consulta para el entrenamiento del personal

Facilitar la interpretación de políticas y procedimientos contables

Sistematizar los procedimientos contables

11 FINCOWSK Franklin, ENRIQUEZ Benjamín; Manuales Administrativos Guía para su elaboración. MÉXICO, FCA –

UNAM Año 2005.

35

Ventajas

Para algunos autores, son muchas las ventajas al utilizar el Manual Contable,

entre ellas se pueden citar:

Facilitar la supervisión y ahorrara el tiempo de inspección y ejecución

Ayudar a determinar, aclarar, autoridad y responsabilidad

Ayudar en el entrenamiento del personal

Sirve como ayuda en la instalación de un nuevo sistema

Reducir al mínimo la mala interpretación de las instrucciones

2.9. MARCO LEGAL

2.9.1. Organismos de Control alrededor de las Pymes

En el aspecto societario, refiriéndose al principio fundamental de no tener la

obligación pública de rendir cuentas, en el entorno de la jurisdicción

ecuatoriana, el máximo ente de regulación y control es la Superintendencia de

Compañías (La ley de Régimen Tributario Interno en su Capítulo VI,

Contabilidad y Estados Financieros)

Dentro de las regulaciones establecidas por este ente, se establece que las

obligaciones de una Pyme son:

Inscripción de la Constitución de la Compañía y actualización de la

información

Presentación anual de Balances

Pago de contribución anual

En el aspecto tributario – impositivo, el organismo de control viene a ser el

Servicio de Rentas Internas (SRI) y la clasificación que este da a las Pymes es

36

que pueden abarcar dos tipos de contribuyentes; Personas Naturales o

Sociedades.

De la misma forma, las personas naturales, se clasifican en obligadas a llevar

contabilidad y no obligadas a llevar contabilidad. Se encuentran obligadas a

llevar contabilidad todas las personas nacionales y extranjeras que realicen

actividades económicas y que cumplan con las siguientes condiciones: tener

ingresos mayores a $ 100.000 o que inicien con un capital propio mayor a $

60.000 o sus costos y gastos hayan superado los $ 80.000 (La ley de Régimen

Tributario Interno en su Capítulo VI, Contabilidad y Estados Financieros).

En estos casos, se encuentran obligados a llevar contabilidad, bajo la

responsabilidad y con la firma de un contador público legalmente autorizado e

inscrito en el RUC (Registro Único de Contribuyentes), por el sistema de partida

doble, en idioma castellano y en dólares de los Estados Unidos.

Las sociedades están obligadas a inscribirse en el RUC; emitir y entregar

comprobantes de venta autorizados por el SRI para todas sus transacciones y

presentar declaraciones de impuestos de acuerdo a su actividad económica.

Las obligaciones tributarias básicamente son:

Obtener el RUC

Presentar declaraciones

Impuesto al Valor Agregado. IVA

Impuesto a la Renta

Anticipo del Impuesto a la Renta

Retenciones en la fuente del Impuesto a la Renta

Impuesto a los Consumos especiales

37

Presentar Anexos

Anexo de Retenciones en la Fuente (REOC)

Anexo transaccional Simplificado

Anexo de Impuesto a la Renta en Relación de Dependencia

(RDEP)

Anexo de ICE

El SRI, ha manifestado que la resolución de la Superintendencia de Compañías

para la adopción de las NIIF, debe cumplirse recalcando que en materia

tributaria el SRI es el máximo ente de control y acotando que la Ley Orgánica

de Régimen Tributario prevalece sobre la mencionada resolución.

El Servicio de Rentas Internas en su Plan Operativo Anual, POA

(sri.gob.ec. 2011) destaca su objetivo dentro del área de capacitaciones como

―Instruir, capacitar y analizar el papel de Estado en la economía, la manera

como financia sus actividades y poder evaluar los efectos de la intervención

estatal en temas impositivos y en los niveles de equidad y bienestar‖.

Adicionalmente en la sección de análisis de riesgo del POA, se destaca el

análisis del impacto tributario que se deriva de la adopción de NIIF, sin embargo

en su informe de Marzo, el SRI muestra un retraso en el análisis de dicho

impacto, acotando que se debe principalmente a que no existe presupuesto

asignado al proyecto que permita desarrollar las actividades programadas,

destacando que se están analizando alternativas para conseguir los fondos y

una vez que se los haya definido, se reprogramará el cronograma actual.

Con fecha 12 de enero del año 2011, la Superintendencia de Compañías,

mediante la resolución No. SC.Q. ICI. CPAIFRS.11.01, publicó y resolvió los

lineamientos para la aplicación de las NIIF’s y las NIIF’s Pymes.

http://www.sri.gob.ec/

http://www.sri.gob.ec/

38

Según la normativa tributaria hay que observar y cumplir con lo que está

establecido en los siguientes artículos de la Ley Orgánica de Régimen

Tributario Interno (LORTI), como también lo que se dispone se reforme de

acuerdo al Código Orgánico de la Producción aprobada en diciembre de 2010.

Según el “Art. 9.1. de la LORTI- Exoneración de pago del impuesto a la Renta

para el desarrollo de inversiones nuevas y productivas” Es decir toda creación

de empresas nuevas con inversión a partir del año 2011 en adelante gozara de

la exoneración del impuesto a la renta por cinco años pero el articulo 9.1 fuera

de Quito y Guayaquil y se considera solo nueva a inversión a toda

implementación nueva, y no a la que ha estado ya en funcionamiento

anteriormente, para que también esta inversión sea efectiva se debe considerar

los siguientes tipos:

a. Producción de alimentos frescos, congelados e industrializados;

b. Cadena forestal y agroforestal y sus productos elaborados;

c. Metalmecánica;

d. Petroquímicas;

e. Farmaceutas,

f. Turismo;

g. Energías renovables incluida la bioenergía o energía a partir de biomasa;

h. Servicios logísticos de comercio exterior;

i. Biotecnología y Software aplicados; y,

j. Los sectores de sustitución estratégica de importaciones y fomento de

exportaciones, determinados por el Presidente de la Republica.

(Ley de Régimen Tributario Interno: http://www.rasonu.com.ec. Extraído

el 28 de enero del 2014)

Art. 23. de la LORTI: DETERMINACION DEL IMPUESTO La administración

realizará la determinación presuntiva cuando el sujeto pasivo no hubiese

http://www.rasonu.com.ec/

39

presentado su declaración y no mantenga contabilidad o, cuando habiendo

presentado la misma no estuviese respaldada en la contabilidad o cuando por

causas debidamente demostradas que afecten sustancialmente los resultados,

no sea posible efectuar la determinación directa.

2.9.1.1. Marco Conceptual de las NIIF

El Marco Conceptual ha sido desarrollado de manera que pueda aplicarse a

una variada gama de modelos contables y conceptos del capital y de

mantenimiento del capital (ifrs.org., 2010).

Alcance del Marco Conceptual

Propósito

Ayudar a:

1. IASB en la emisión de futuras normas

2. Convergencia

3. Los organismos locales en la emisión de sus normas

4. Los preparadores de estados financieros en la aplicación de las NIC

IFRS

5. Los auditores

6. Los usuarios en la interpretación de los Estados Financieros

7. Suministrar información a los usuarios sobre la metodología de emisión

de NIC IFRS

Alcance

El Marco Conceptual establece conceptos relacionados con la preparación y

presentación de estados financieros para usuarios externos.

Se trata de:

40

El objetivo de los Estados Financieros

Características cualitativas

Definición, reconocimiento y medición de los elementos de los E/F

Concepto de capital y mantenimiento de capital

Un juego de Estados Financieros incluye:

Balance General

Estado de resultados

Estado de Flujo de Fondos

Concepto de capital y mantenimiento de capital

Notas a los E/F

Son usuarios de los Estados Financieros:

Diferentes personas, grupos y organizaciones así (ifrs.org., 2010).

Inversionistas: Riesgos y su rentabilidad

Empleados: Estabilidad

Prestamistas: Riesgo de su crédito

Proveedores y acreedores: Pago de deudas

Clientes: Continuidad de la empresas

Gobierno: Impuestos, regulación de las actividades económicas, fijar

políticas

Público en general: Impacto social o del medio ambiente

Responsable de prepararlos y presentarlos

Administración de la Compañía

41

Objetivo de los Estados Financieros:

El objetivo de los Estados Financieros (ifrs.org., 2010) es:

1. Suministrar información acerca de:

La situación financiera (Balance General)

Recursos económicos controlados

Estructura financiera

Liquidez y solvencia

Desempeño (Estado de Resultados)

Cambios en la situación financiera

Actividades de financiamiento

Actividades de inversión

Actividades de operación

2. Presentar la gestión de la administración sobre los recursos confiados a

ella, Incluyen igualmente notas y cuadros complementarios

Hipótesis fundamentales

Devengo contable

Base de acumulación o devengo – contabilidad acumulativa

Los efectos de las transacciones y demás sucesos se reconocen cuando

ocurren no cuando mueve el efectivo

Diferente de la contabilidad de caja

Transacciones y otros sucesos pasados

Negocio en marcha

La entidad está en funcionamiento Si no se usa otra base.

Continuará sus actividades de operación dentro del futuro previsible

42

Características cualitativas

Atributos que hacen útil los estados financieros (ifrs.org., 2010).

Limitaciones a información: relevante y confiable

Oportunidad en la entrega de E/F

Costo - beneficio

Equilibrio entre características cualitativas

Presentación razonable

Elementos de los estados financieros

Son las categorías en que se agrupan los efectos financieros de los hechos

económicos.

Comprensibilidad Entiendan los usuarios

Relevancia Ejerza influencia en los usuarios Predictiva y confirmativa

Comparabilidad

A lo largo del tiempo o entre empresas. Coherencia en el reconocimiento y medición de los hechos económicos

Fiabilidad

Libre de errores materiales y de sesgo o prejuicio y el usuario confía en que es una imagen fiel (presentación razonable)

Representación fiel Esencia sobre forma

Neutralidad

Prudencia

Integridad

43

SITUACION FINANCIERA: Balance General

Activos

Pasivos

Patrimonio neto

ESTADO DE RESULTADOS:

Ingresos

Gastos

Criterios de reconocimiento

Incorporar en los estados financieros un hecho económico (ifrs.org., 2010).

1. Sea PROBABLE la entrada o salida de beneficios

2. Sea MEDIBLE fiablemente

3. Considerar la MATERIALIDAD

Criterios de medición

Determinar el valor por el cual el hecho económico será reconocido

Bases de medición:

1. Costo histórico

2. Costo actual o corriente

3. Valor realizable o de liquidación

4. Valor presente

5. Valor razonable

2.9.2. NIIF PARA LAS PYMES

Las NIIF son Normas Internacionales de Información Financiera. En julio de

2009, el IFRS publicó la versión de las Normas Internacionales de Información

Financiera para las Pequeñas y Medianas Empresas (Globalcontable.com. NIIF

para PYMES).

http://www.globalcontable.com/attachments/niif_pymes_casinelli_IASC.pdf.NIIF

44

Las NIIF para PyMEs son una versión simplificada de las NIIF. Las 5

características de esta simplificación son:

Algunos temas en las NIIF-Totales son omitidos ya que no son

relevantes para las PyMEs típicas;

Algunas alternativas a políticas contables en las NIIF-Totales no son

permitidas ya que una metodología simple está disponible para las

PyMEs;

Simplificación de muchos principios de reconocimiento y medición de

aquellos que están en las NIIF-Totales;

Sustancialmente menos revelaciones; y,

Simplificación de Exposición de motivos

La NIIF para las PYMES tiene como objeto aplicarse a los estados financieros

con propósito de información general de entidades que no tienen obligación

pública de rendir cuentas.

El objetivo de los estados financieros es suministrar información sobre la

situación financiera, el rendimiento y los flujos de efectivo dirigido a la

satisfacción de las necesidades comunes y toma de decisiones de los

accionistas, acreedores, empleados y público en general.

45

Gráfico Nº6 Estructura de las NIIF para PYMES

Fuente: WWW.Globalcontable.com/attachments/niif_pymes_casinelli_IASC.pdf.NIIF para PYMES. 2009

2.9.2.1. Secciones de las NIIF para PYMES

El IASB también desarrolla y publica una norma separada que pretende que se

aplique a los estados financieros con propósito de información general de

pequeñas y medianas entidades (PYMES), entidades privadas y entidades sin

obligación pública de rendir cuentas. Esa norma es la Norma Internacional de

Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para las

PYMES).

El IASB tiene previsto realizar una revisión exhaustiva de la experiencia de las

PYMES al aplicar la NIIF para la Pymes cuando hayan publicado las entidades


46

sus estados financieros que cumplan con la norma dos años, para proponer

modificaciones a fin de abordar los problemas de implementación que se hayan

identificado.

Según la Superintendencia de Compañías Resolución

SC.ICI.CPAIFRS.G.11.015 se presenta resumen del contenido de cada una de

las 35 secciones de las normas internacionales de información financiera para

pequeñas y medianas empresas:

Cuadro Nº5

SECCIONES DE LAS NIIF PARA PYMES

Sección Características principales

SECCIÓN 1:

Pequeñas y

medianas

entidades

Las pequeñas y medianas empresas son entidades que no

tienen obligación pública de rendir cuentas y publican los

estados financieros con el propósito de información

general

SECCIÓN 2:

Conceptos y

principios

generales

Presenta el objetivo de los estados financieros de las

PYME. Establece las características cualitativas de la

información para que los estados financieros de las PYME

cumplan sus objetivos. Presenta las definiciones de:

- Los elementos de la situación financiera (activos,

pasivo, patrimonio);

- Los elementos vinculados con el rendimiento (ingresos

y gastos).

Fuente: Portal de la IFRS Fundación: http://www.supercias.gob.ec/home.php?blue=14b85b0752eddc5f25217386e3c6bf22&ubc=Principal/%20NIIF. 2013

http://www.supercias.gob.ec/home.php?blue=14b85b0752eddc5f25217386e3c6bf22&ubc=Principal/%20NIIF

47

SECCIÓN 3:

Presentación

de estados

financieros

Incluye la presunción de que en caso de emplear las

NIIF para las PYMES, estas entidades obtendrán una

representación fiel de su situación financiera y su

rendimiento financiero.

Se establece que un juego completo de estados

financieros está de acuerdo a las NIIF para las PYMES

si cumple todos sus requerimientos, haciendo énfasis

en el párrafo de declaración de cumplimiento de la NIIF

para las PYMES.

Requiere que la información contenida en los estados

financieros se presente – al menos –comparativamente

con el año anterior (incluyendo a las notas

―cuantitativas).

Establece que un conjunto de estados financieros

completos, de acuerdo a la NIIF para las PYMES,

estará integrado por:

Un estado de situación financiera;

Un estado del resultado integral (que puede

presentarse en un único estado o en dos estados

separados – un estado de resultados y un estado del

resultado integral);

Un estado de cambios en el patrimonio;

Un estado de flujos de efectivo;

Notas explicativas.

Si los únicos cambios en el patrimonio durante los

periodos para los que se presentan los estados

financieros surgen de ganancias o pérdidas, pago de

dividendos, correcciones de errores de periodos

anteriores, y cambios de políticas contables, incluye la

opción de presentar un único estado de resultados y

ganancias acumuladas en lugar del estado del

resultado integral y del estado de cambios en el

patrimonio.

Presenta los conceptos generales en materia de

presentación de estados financieros.



48

SECCIÓN 4:

Estado de

situación

financiera

La clasificación entre “partidas corrientes y no corrientes”

no es requerida en aquellas entidades en los casos que se

concluya que un enfoque basado en el orden de liquidez

resultaría más adecuado.

No existen formatos de presentación obligatorios.

SECCIÓN 5:

Estado de

resultado

integral y

estado de

resultados

Admite que se presente como un único estado o como dos

estados separados.

Se requiere que se desagreguen las operaciones

discontinuadas.

SECCIÓN 6:

Estado de

cambios en el

patrimonio y

estado de

resultados y

ganancias

acumuladas

Muestra todos los cambios en el patrimonio, incluyendo:

El resultado integral total;

Aportes de los propietarios y retiros;

Distribuciones a los propietarios (dividendos);

Transacciones con acciones.

Incluye la opción de presentar el estado de resultados y

ganancias acumuladas

SECCIÓN 7:

Estado de

flujos de

efectivo

Esta sección señala sobre la información de los cambios

en el efectivo y en los equivalentes de efectivo a ser

presentada en el estado de flujos de efectivo.

Los equivalentes de efectivo incluyen las inversiones que

son de corto plazo, altamente líquidas y tenidas para

satisfacer algunos compromisos de efectivo en el corto

plazo, más que para propósitos de inversión o de otro tipo.

Los flujos de efectivo se presentan por separado para las

actividades de operación, inversión y financiación. Hay la

opción de presentar los flujos de efectivo provenientes de

las actividades de operación usando el método directo o el

método indirecto. Los flujos de efectivo que surgen de

las transacciones en moneda extranjera se convierten a la

tasa de cambio a la fecha del flujo de efectivo.



49

Los flujos de efectivo provenientes de intereses y

dividendos tanto recibidos como pagados se pueden

clasificar como actividades ya sea de operación o de

inversión, haciéndolo consistentemente de período a

período.

Los flujos de efectivo que surgen de los impuestos a los

ingresos se clasifican como flujos de efectivo de operación

a menos que puedan ser identificados de manera

específica con actividades de financiación o inversión. Las

transacciones de inversión y financiación que no requieran

el uso de efectivo se excluyen del estado de flujos de

efectivo pero se tienen que revelar por separado.

Requiere la conciliación entre las cantidades de efectivo y

equivalentes de efectivo en el estado de flujos de efectivo

y las cantidades reveladas en el estado de posición

financiera, si no son las mismas.

Las NIIF completas fomentan el método directo para la

presentación de los flujos de efectivo provenientes de las

actividades de operación y además permiten que se

reporten netos los flujos de efectivo que satisfagan ciertas

condiciones.

SECCIÓN 8:

Notas a los

estados

financieros

Se requiere la presentación de:

Una declaración de que los estados financieros se ha

elaborado cumpliendo con la NIIF para las PYMES;

Un resumen de las políticas contables significativas

aplicadas;

Información de apoyo para las partidas presentadas

en los estados financieros en el mismo orden en que

se presente cada estado y cada partida;

Cualquier otra información a revelar sobre los

supuestos clave acerca del futuro y otras causas clave

de incertidumbre en las estimaciones efectuadas.



50

SECCIÓN 9:

Estados

financieros

consolidados y

separados

Los estados financieros consolidados de una PYME

incluirán a todas las subsidiarias de una controladora.

Existen excepciones limitadas para no presentar

estados financieros consolidados (casos: controladora

intermedia o inversión con fines temporales).

Las entidades de cometidos específicos (ECE) deben

incluirse en los estados financieros consolidados de su

controladora.

En el estado de situación financiera y en el estado del

resultado integral deberá desagregarse la porción

atribuible a los socios no controladores. Cuando una

entidad elija —o esté obligada a— presentar estados

financieros separados:

Deberá indicarlo claramente;

Medirá sus inversiones en subsidiarias, asociadas o

negocios conjuntos por su costo (menos deterioro) o

su valor razonable con cambios en resultados.

Se admite la presentación de estados financieros

combinado.

SECCIÓN 10:

Políticas

contables,

estimaciones y

errores

Admite no seguir las políticas indicadas por la NIIF para

PYMES cuando ello no sea material.

Establece que la definición de políticas contables por

parte de la gerencia debe generar información relevante

y fiable.

Indica una jerarquía para la resolución de cuestiones no

previstas.

Los cambios de políticas contables se contabilizarán:

Si fueran requeridos por la NIIF para las PYMES: de

acuerdo a una norma de transición;

En los restantes casos: aplicación retroactiva.

Los cambios en estimaciones se reconocerán

prospectivamente.

Cuando se detecten errores, se deberán corregir

retroactivamente



51

SECCIÓN 11:

Instrumentos

financieros

básicos

Se admite que sea reemplazada por NIC 39 (salvo en

cuestiones de información a revelar).

No se aplica para instrumentos financieros dentro del

alcance de la Sección 12 ni de la Sección 22.

Activos financieros y pasivos financieros — medición

inicial:

Precio de la transacción (no incluye costos si se mide

posteriormente a valor razonable).

Activos financieros y pasivos financieros — medición

posterior:

Instrumentos de deuda: costo amortizado (utilizando el

método de la tasa efectiva).

Instrumentos de patrimonio con cotización: valor

razonable con cambios en resultados.

Otros: costo (menos deterioro).

SECCIÓN 12:

Otros temas

relacionados

con los

instrumentos

financieros

Se admite que sea reemplazada por NIC 39 (salvo en

cuestiones de información a revelar).

Se aplica para el tratamiento contable de instrumentos

financieros «complejos» (todos los no incluidos en la

Sección 11).

Presenta las directrices para aplicar contabilidad de

coberturas.

SECCIÓN 13:

Inventarios

Los inventarios se deberán medir por el menor entre el

costo o el valor neto realizable (VNR).

Se requiere el empleo de un sistema de costeo

completo.

El costo de los inventarios incluirá:

Costos de compra;

Los costos de transformación;

Otros costos.

Se admite el uso de técnicas de costeos diferentes (v.g.

costos estándar; método del minorista).

Para valuar el costo, se deberá emplear:

Descarga de inventarios a través de «identificación

específica»; o

Hipótesis de flujos de inventarios (cuando no es



52

posible lo anterior), sólo admitiéndose los métodos

primero entrado-primero salido (FIFO) o de costo

promedio ponderado (CPP).

Se requiere la realización de una prueba del deterioro,

aunque el procedimiento no se incluye en esta sección.

SECCIÓN 14:

Inversiones en

asociadas

Las inversiones en asociadas se medirán usando

una de las siguientes opciones:

El modelo del costo (menos deterioro);

El método de la participación;

El modelo del valor razonable (MVR).

Si se emplea el modelo del costo (menos deterioro),

se deberán medir a valor razonable con cambios en

resultados aquellas inversiones en asociadas

representadas por instrumentos de patrimonio con

cotización pública.

Si se emplea el MVR, se usará el modelo del costo

(menos deterioro) para las inversiones en asociadas

en las que sea impracticable medir el valor

razonable con fiabilidad, sin incurrir en un costo o

esfuerzo desproporcionado.

SECCIÓN 15:

Inversiones en

negocios

conjuntos

Se presentan guías para la contabilización de

operaciones bajo control conjunto, activos bajo control

conjunto, y entidades bajo control conjunto.

Las inversiones en entidades bajo control conjunto se

medirán usando una de las siguientes opciones:

El modelo del costo (menos deterioro);

El método de la participación;

El modelo del valor razonable (MVR).

Si se emplea el modelo del costo (menos deterioro), se

deberán medir a valor razonable con cambios en

resultados aquellas inversiones en entidades bajo

control conjunto representadas por instrumentos de

patrimonio con cotización pública.



53

SECCIÓN 16:

Propiedades de

inversión

La medición inicial se realizará por su costo.

La medición posterior se hará por su valor razonable, si

el mismo puede obtenerse sin esfuerzos

desproporcionados.

Los cambios en el valor razonable se reconocerán en el

resultado.

El resto de las propiedades de inversión se tratarán por

la Sección 17.

SECCIÓN 17:

Propiedades,

planta y equipo

La medición inicial se realizará por su costo (excepto

los adquiridos bajo arrendamiento financiero).

El único modelo admitido para la medición posterior es

el costo menos depreciaciones acumuladas y menos

deterioros acumulados.

La depreciación se realiza a nivel de los «componentes

significativos» de cada partida.

Las bases para el cálculo de las depreciaciones se

revisarán si existen ciertos indicadores que revelen que

podrían haber cambiado.

SECCIÓN 18.

Activos

intangibles

distintos de la

plusvalía

Como pauta para su reconocimiento, se requiere que

sean identificables (es decir, separables o de base

contractual).

Su medición inicial será por su costo, el cual estará

dado:

En adquisiciones separadas: por su costo «puro»;

Los adquiridos en combinaciones de negocios: valor

razonable en la fecha de la adquisición;

Los incorporados por medio de subvenciones: valor

razonable en la fecha en que se la recibe (o se

convierte en exigible).

No se pueden reconocer gastos de investigación ni de

desarrollo.

El único modelo admitido para la medición posterior es

el costo menos amortizaciones acumuladas y menos

deterioros acumulados.



54

Si se puede estimar la vida útil, a los fines del cálculo

de la amortización se usará la vida útil definida; caso

contrario, se amortizarán en 10 años.

Las bases para el cálculo de la amortización se

deberán revisar ante la existencia de ciertos

indicadores de que pudieran haber cambiado.

SECCIÓN 19:

Combinaciones

de negocios y

plusvalía

Todas las combinaciones de negocios (CN) se

contabilizan aplicando el método de la adquisición.

El costo de la Combinación de Negocios incluye los

costos directamente atribuibles a la transacción.

Se deberán reconocer los activos identificables

adquiridos y los pasivos asumidos por su valor

razonable.

Se establece un «período de la medición» que cubre los

12 (doce) meses posteriores a la fecha de la

adquisición.

La plusvalía siempre debe amortizarse, de acuerdo a los

lineamientos de la Sección 18.

SECCIÓN 20:

Arrendamientos

Se requiere su clasificación como operativos o

financieros.

Medición inicial de un arrendamiento financiero:

Arrendatario: por el menor entre el valor razonable y

el valor descontado de los pagos mínimos del contrato

de arrendamiento (se deben activar los gastos de

transacción).

Arrendador: valor descontado de las cuotas mínimas

de arrendamiento por cobrar

Medición posterior de un arrendamiento financiero:

Arrendatario: de acuerdo a la Sección 17.

Arrendador: método del interés efectivo.

Arrendamientos operativos – Medición:

Arrendatario: reconoce un gasto de forma lineal a lo

largo del plazo del arrendamiento.



55

Arrendador: reconoce un gasto de forma lineal a lo

largo del plazo del arrendamiento, salvo ciertas

excepciones; activa los costos iniciales ocasionados

por el arrendamiento

Se incluyen requerimientos para el tratamiento contable

de operaciones de ventas seguidas de arrendamiento.

SECCIÓN 21:

Provisiones y

contingencias

Las provisiones se deben reconocer cuando:

Provienen de hechos pasados;

Son probables;

Se pueden medir de manera fiable.

Las provisiones deben medirse en base a la mejor

estimación, requiriéndose el uso de modelos de flujos de

efectivo descontados si el efecto financiero resultase

significativo.

Las estimaciones deben revisarse en cada fecha de

emisión de estados financieros.

Los pasivos contingentes deben informarse.

Los activos contingentes deben ser informados, en caso

que sean probables

SECCIÓN 22:

Pasivos y

patrimonio

Se establecen guías para la distinción entre pasivo y

patrimonio desde la perspectiva de la entidad emisora.

Esta distinción deberá efectuarse en base a la sustancia

económica de los instrumentos financieros emitidos.

En la emisión inicial de instrumentos de patrimonio,

estos se medirán por el importe neto de gastos,

considerando el efecto fiscal de los mismos.

Se presentan pautas para el tratamiento contable de

deuda convertible, instrumentos financieros compuestos

y similares.

Se requiere que las acciones propias en cartera sean

tratadas contablemente como una reducción del

patrimonio.

Se establece que la transferencia de instrumentos de

patrimonio entre propietarios que no alteren la relación

de control no genera resultados.



56

SECCIÓN 23:

Ingresos de

actividades

ordinarias

Los ingresos de actividades ordinarias se medirán por el

valor razonable de la contraprestación recibida (o por

recibir).

El descuento financiero se utilizará cuando exista una

«transacción financiera».

Se deberá efectuar un análisis de riesgos y beneficios

asociados para considerar si la contrapartida es un

ingreso. Se presentan indicadores para ello.

Los ingresos por prestaciones de servicios se medirán

de acuerdo al grado de avance (aunque existen

requerimientos para que así sea).

Los ingresos provenientes de contratos de construcción

se reconocerán, en general, empleando el método del

porcentaje de terminación, o también llamado avance de

obra que difiere del método por obra terminada.

Se presentan guías para el reconocimiento de ingresos

por intereses, dividendos y regalías.

SECCIÓN 24:

Subvenciones

del gobierno

Si no se imponen condiciones de rendimiento futuras

específicas sobre los receptores, las subvenciones del

gobierno se reconocerán como ingresos cuando los

importes de la subvención sean exigibles.

Si se imponen condiciones de rendimiento futuras

específicas sobre los receptores, las subvenciones se

reconocerán como ingresos sólo cuando se cumplan las

condiciones de rendimiento establecidas.

Las subvenciones recibidas antes de que se satisfagan

los criterios de reconocimiento de ingresos de

actividades ordinarias se reconocerán como pasivo.



57

SECCIÓN 25:

Costos por

préstamos

Una entidad reconocerá todos los costos por préstamos

como un gasto en resultados en el periodo en el que se

incurre en ellos.

Una entidad revelará la siguiente información sobre el

costo de los préstamos: Los costos financieros y el gasto

total por intereses (utilizando el método del interés

efectivo) de los pasivos financieros que no estén al valor

razonable en resultados.

Cuando una empresa aplique NIIF completas los costos

por préstamos directamente atribuibles a la construcción

de propiedad, planta y equipo se tienen que capitalizar

como parte de su costo.

SECCIÓN 26:

Pagos basados

en acciones

Se refiere al tratamiento de todas las transacciones con

pagos basados en acciones, incluyendo:

Las que se liquidan con instrumentos de patrimonio, en

las que la entidad adquiere bienes o servicios

(incluyendo acciones u opciones sobre acciones);

Las que se liquidan en efectivo, en las que la entidad

adquiere bienes o servicios incurriendo en pasivos, por

importes que están basados en el precio (o valor) de

instrumentos de patrimonio de la entidad;

Aquellas en las que la entidad recibe o adquiere bienes

o servicios, y los términos del acuerdo proporcionan a

la entidad o al proveedor, la opción de liquidar la

transacción en efectivo (o con otros activos) o mediante

la emisión de instrumentos de patrimonio.

SECCIÓN 27:

Deterioro del

valor de los

activos

Incluye una primera parte destinada a la medición del

deterioro de los inventarios, y una segunda parte

destinada a la evaluación y medición del deterioro de

otros activos (que no tienen en su sección específica

requerimientos para ello).

Se deberá evaluar el deterioro si se detectasen ciertos

indicios de que pudiera existir (basados en fuentes

internas y externas).



58

El importe recuperable es el mayor entre el valor

razonable menos costos de ventas y el valor en uso.

El análisis del deterioro se hará a nivel individual o a

nivel de cada unidad generadora de efectivo (UGE).

Se presentan disposiciones especiales sobre el análisis

del deterioro de la plusvalía y para el tratamiento de las

reversiones.

SECCIÓN 28:

Beneficios de

los empleados

Se refiere a:

Los beneficios de corto plazo;

Los beneficios posteriores al retiro;

Los beneficios por terminación; y

Otros beneficios de largo plazo.

Para los beneficios posteriores al retiro establece 2

(dos) categorías diferentes:

Planes de aportes definidos (PAD);

Planes de beneficios definidos (PBD).

Se establece la necesidad de emplear métodos

actuariales para medir la obligación por los PBD.

SECCIÓN 29:

Impuesto a las

ganancias

Se establece el método basado en el balance para

contabilizar el cargo por impuesto a las ganancias.

El método presenta dos componentes:

El cálculo de activos y pasivos por impuestos

corrientes; y

El cálculo de activos y pasivos por impuestos diferidos.

Los activos por impuestos diferidos (AID) y pasivos por

impuestos diferidos (PID) se reconocen cuando surge

una diferencia temporaria, producto de:

Diferencias iniciales entre las bases contables de

activos y pasivos diferentes de sus bases fiscales;

Diferencias posteriores entre las bases contables de

activos y pasivos diferentes de sus bases fiscales;

Cambios en las bases fiscales de activos o pasivos que

nunca afectarán el importe en libros de los mismos.



59

SECCIÓN 30:

Conversión de

la moneda

extranjera

Se establece que la moneda en la que se deben

expresar las transacciones de una entidad es su moneda

funcional.

Se admite la presentación de los estados financieros en

una moneda diferente de la moneda funcional de la

entidad.

Se establecen mecanismos de conversión

De una moneda extranjera a la moneda funcional; y

De la moneda funcional a otra moneda (incluyendo la

de presentación).

Las diferencias de conversión por operaciones

monetarias intragrupo sin probabilidad de cancelación y

las que se ponen en evidencia por un proceso de

conversión de una inversión neta en el extranjero se

reconocen.

SECCIÓN 31:

Hiperinflación

Se requiere que cuando el contexto económico de la

moneda funcional sea de hiperinflación, los estados

financieros se re expresen.

No se define explícitamente qué se entiende por

hiperinflación, aunque aporta ciertos ejemplos (es un

tema de juicio profesional).

Se establece el mecanismo para efectuar la re expresión

en caso que se defina que el contexto es el de una

economía hiperinflacionaria.

SECCIÓN 32:

Hechos

ocurridos

después del

período sobre

el que se

informa

Se requiere que los hechos posteriores se contabilicen

en la medida que pongan en evidencia circunstancias

que existían en la fecha de los estados financieros.

Los restantes hechos posteriores se deben revelar, en la

medida que sean materiales.



60

SECCIÓN 33:

Informaciones

a revelar sobre

las partes

relacionadas

Requiere que se revelen:

Las partes relacionadas de la entidad y las

transacciones realizadas con ellas (más los saldos

pendientes de dichas transacciones);

Información sobre los beneficios del personal clave de

la gerencia.

SECCIÓN 34:

Actividades

especiales

Define el tratamiento contable para las siguientes

actividades:

«Agricultura»

Actividades de extracción

Concesión de servicios

SECCIÓN 35:

Transición a la

NIIF para las

PYMES

Presenta las guías para la preparación del estado de

situación financiera de apertura por la adopción de la

NIIF para las PYMES.

Requiere información a revelar específica en el primer

juego de estados financieros preparados de acuerdo con

la NIIF para las PYMES.


2.9.2.2. Aplicación de las NIIF en Ecuador

Con fecha 12 de enero del año 2011, la Superintendencia de Compañías,

mediante la resolución No. SC.Q. ICI. CPAIFRS.11.01, publicó y resolvió los

lineamientos para la aplicación de las NIIF’s y las NIIF’s Pymes.

Para aplicar NIIF para PYMES en el Ecuador, las empresas deberán considerar

los siguientes lineamientos:


61

Cuadro Nº6 Lineamientos Para aplicar NIIF para PYMES en el Ecuador

VARIABLES VALORES*

Activos totales 0 - 4 millones de dólares

Ventas brutas anuales 0 - 5 millones de dólares

Personal ocupado 0-200 personal ocupado**

No estar inscrita en el registro del

Mercado de Valores

No ser constituyente u originador de

un contrato fiduciario

Fuente: www.grantthornton.ec

* Cifras basadas en los estados financieros del año anterior

** Promedio anual ponderado

2.9.3. Normas Internacionales de Contabilidad, NIC

A partir del año 2009, en el Ecuador se tiene que aplicar las Normas

Internacionales de Información Financiera y las Normas Internacionales de

Contabilidad en reemplazo de las NECs - Normas Ecuatorianas de

Contabilidad.

Debido a su importancia las empresas deben estar debidamente asesoradas en

el proceso de transición e implementación de las Normas Ecuatorianas de

Contabilidad- NECs, a las Normas Internacionales de Información Financiera-

NIIFs y las Normas Internacionales de Contabilidad NICs.

Ecuador es miembro del IFAC, sobre sus principios contables, se debe señalar

que en 1996 la Federación Nacional de Contadores de Ecuador aprobó la

resolución 09/01/96 por la que a partir del ejercicio 96 son obligatorias las

normas IAS para la contabilidad ecuatoriana. Esta Federación Nacional de

Contadores de Ecuador es responsable de que las empresas del país cumplan

las IAS (siglas en inglés).

62

La federación Nacional de Contadores del Ecuador, como miembro de la

Federación de Contabilidad IFAC, adoptó las Normas Internacionales de

Contabilidad NIC, mediante resolución FNCE 07.08.99 de 8 de julio de 1999,

como base para la emisión de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC,

relacionadas con el registro de operaciones y la preparación y presentación de

estados financieros de compañías sujetas al control y vigilancia de la

Superintendencia de Compañías.

2.9.3.1. Resumen de las NIC vigentes

NIC 1 Presentación de Estados Financieros;

NIC 2 Inventarios;

NIC 7; Estados de Flujos de Efectivo;

NIC 8 Políticas Contables, cambios en las estimaciones contables y errores;

NIC 10 Hechos Ocurridos Después de la Fecha del Balance;

NIC 11 Contratos de Construcción;

NIC 12 Impuesto a las Ganancias;

NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo;

NIC 17 Arrendamientos;

NIC 18 Ingresos Ordinarios;

NIC 19 Beneficios a los Empleados;

NIC 20 Contabilización de subvenciones del Gobierno e Información a

Revelar sobre ayudas gubernamentales;

NIC 21 Efectos de las variaciones en las tasas de Cambio de la moneda

extranjera;

NIC 23 Costos por préstamos;

NIC 24 Información a revelar sobre Partes Relacionadas;

NIC 26 Contabilización e Información Financiera sobre planes de Beneficio

por Retiro;

63

NIC 27 Estados Financieros Consolidados y Separados;

NIC 28; Inversiones en empresas asociadas;

NIC 29 Información Financiera Economías Hiperinflacionarias;

NIC 31 Participación en negocios conjuntos;

NIC 32 Instrumentos Financieros: Presentación e Información a Revelar;

NIC 33 Ganancia por Acción;

NIC 34 Información Financiera Intermedia;

NIC 36 Deterioro del Valor de los Activos;

NIC 37 Provisiones, activos contingentes y pasivos contingentes;

NIC 38 Activos Intangibles;

NIC 39 Instrumentos Financieros: Reconocimiento y Medición;

NIC 40 Propiedades de Inversión; y,

NIC 41 Agricultura.

2.10. CONTROL

El control es la medición y corrección de las actividades de los subordinados

con el fin de asegurarse de que los hechos se ajusten a los planes. Mide el

desempeño en comparación con las metas y los planes, muestra donde existen

desviaciones negativas y, al poner en marcha acciones para corregirlas, ayuda

asegurar el logro de los planes.

Actividades Importantes De Control

Comparar los resultados con los planes generales.

Identificar debilidades.

Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.

Idear los medios efectivos para medir las operaciones.

Comunicar cuales son los medios de medición.

Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones

y las variaciones.

64

Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.

Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.

Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

Las mediciones de control generalmente se relacionan con la medición del

logro. Algunos medios de control, como el presupuesto de gastos, los registros

de inspección y los registros de horas laborales perdidas.

2.10.1. Control Interno

El control interno de deriva de dos palabras claves:

Control

Según Mantilla (2011) el control “es un conjunto de normas, procedimientos y

técnicas a través de las cuales se mide y corrige el desempeño para asegurar la

consecución de objetivos y técnicas” (p.3).

Interno

Relativo a permanecer dentro de un establecimiento, propio de una

organización y parte fundamental de la naturaleza del negocio.

Según Vasconez (2001):

“El control interno es el grupo de controles y prácticas contables y

administrativas que ayudan a asegurar que en una organización se tomen

decisiones aprobadas y apropiadas. También al control interno se define

como un proceso para garantizar que las actividades reales se ajusten a las

actividades planeadas. El control interno se inicia una vez que la

planificación administrativa, contable y financiera ha terminado su trabajo”

(p.33)

65

Para qué sirve el control interno…

Los controles internos se implementan con el fin de detectar, en un plazo

deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de la empresa y le

permite a la gerencia aplicar las medidas correctivas de manera oportuna

2.10.2. Importancia del Control Interno

Gráfico Nº7 Importancia del Control Interno

Fuente: Morillo Liliana, MBA. 2013. Control Interno en las Empresas.

El control interno en cualquier organización, reviste mucha importancia, tanto en

la conducción de la organización, como en el control e información de la

operaciones, puesto que permite el manejo adecuado de los bienes, funciones

e información de una empresa determinada, con el fin de generar una

indicación confiable de su situación y sus operaciones en el mercado; ayuda a

que los recursos (humanos, materiales y financieros) disponibles, sean

utilizados en forma eficiente, bajo criterios técnicos que permitan asegurar su

66

integridad, su custodia y registro oportuno, en los sistemas respectivos (Mantilla

y Cante, 2002, p.3).

2.10.3. Categorías de los Objetivos del Control Interno

Es el proceso realizado por el consejo de administración, los ejecutivos u otro

personal, diseñado para ofrecer una seguridad razonable respecto al logro de

los objetivos en las categorías de:

1) Eficacia y eficiencia de las operaciones,

2) Confiabilidad de los informes financieros

3) Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables

Gráfico Nº8 Categorías de los Objetivos del Control Interno


67

2.10.4. Clasificación del Control Interno

Tomando en cuenta las áreas de funcionamientos, aunque no existe una

separación radical de los controles internos, ya que este es un todo integrado, y

más bien desde un punto de vista didáctico, se ha establecido la siguiente

clasificación (Mantilla, 2002, p.3):

Gráfico Nº9 Clasificación del Control Interno


68

2.10.5. Métodos de evaluación del Control Interno

Consiste en la revisión y análisis de todos los procedimientos que han sido

incorporados al ambiente y estructura del control interno, así como a los

sistemas que mantiene la organización para el control e información de las

operaciones y sus resultados, con el fin de determinar si éstos concuerdan con

los objetivos institucionales, para el uso y control de los recursos, así como la

determinación de la consistencia del rol que juega en el sector que se desarrolla

(Mantilla, 2002, p.3).

Evaluar un sistema de Control Interno, es hacer una operación objetiva del

mismo. Esta evaluación se hace a través de la interpretación de los resultados

de algunas pruebas efectuadas, las cuales tienen por finalidad establecer si se

están realizando correctamente y aplicando los métodos, políticas y

procedimientos establecidos por la dirección de la empresa para salvaguardar

sus activos y para hacer eficientes sus operaciones.

La evaluación que se haga del Control Interno, es de primordial importancia

pues por su medio se conocerá si las políticas implantadas se están cumpliendo

a cabalidad y si en general se están desarrollando correctamente.

Dependiendo de la evaluación que se tenga, así será el alcance y el tipo de

pruebas sustantivas que se practiquen en el examen de los estados financieros.

La evaluación del Control Interno puede efectuarse por los siguientes métodos:

69

Gráfico Nº10 Métodos de evaluación del Control Interno


2.10.6. Estándares mundiales para el Control Interno y administrativo.

El control interno desde hace mucho tiempo ha sido reconocido como

fundamental e indispensable en la actividad empresarial y en la práctica de la

auditoría. Este reconocimiento surgió paulatinamente en las primeras épocas de

práctica de la profesión de auditor, de acuerdo a la manera en que los estos

fueron descubriendo las exigencias y prioridades cambiantes de los clientes,

adaptando su estructura para asegurar el crecimiento futuro.

La concepción de control interno ha sufrido modificaciones en la medida en que

se han transformado las estructuras organizacionales, para ello toma como

base la manera en que ha evolucionado la auditoria, su definición de acuerdo

los estándares mundiales son:

70

Gráfico Nº 11 Estándares mundiales para el Control Interno

Fuente: Acosta Córdova Deisy M., 2011, p.161

MICIL

Según, MICIL (Marco Integrado de Control Interno Latinoamericano)

define al control interno de la siguiente forma:

“El control interno es el proceso ejecutado por todos los niveles

jerárquicos y el personal de una organización para asegurar en forma

razonable la ejecución de sus operaciones en forma eficiente y efectiva,

la confiabilidad de la información financiera y de gestión, la protección de

los activos, y el cumplimiento de las disposiciones legales y

reglamentarias”.

El Control Interno Latinoamericano comprende a toda la organización, los

métodos y medios de coordinación adoptados para proteger los activos.

MICIL CORRE COSO I COSO II (ERM)

MARCO INTEGRAFO

DE CONTROL

INTERNO

LATINOAMERICANO

MARCO

INTEGRADO

CONTROL DE LOS

RECURSOS Y LOS

RIESGOS EN EL

ECUADOR

COMMITTEE OF

SPONSORING

ORGANIZATIONS

ENTERPRISE RISK

MANAGEMENT

(ERM)-INTEGRED

FRAMEWORK

71

Cuadro Nº7 MICIL

ASPECTO GENERAL DETALLE

MICIL Marco Integrado de Control Interno Latinoamericano.

Creación: Organismos de Control de América Latina.

Publicación: 2.003

Dirigido a: Todos los niveles jerárquicos de una organización.

El Control Interno está en: Los procesos, métodos y medios de coordinación.

Los Objetivos Organizacionales de Control Interno:

Eficacia y eficiencia en las operaciones. Establecer un sistema de autorización y registros. Otorgar custodia de todos los bienes, valores y documentos de la organización.

Componentes: Ambiente de Control Evaluación de Riesgo Actividades de Control Información y Comunicación Seguimiento o Monitoreo

Enfocado a: Toda la Organización

Evaluación de la efectividad del Control Interno:

Cumplimiento de metas propuestas en un periodo determinado

Responsable por el Control Interno:

La Administración


CORRE

Marco Integrado Control de los Recursos y los Riesgos en el Ecuador define al

control interno de la siguiente manera: Un proceso, efectuado por el consejo de

administración, la dirección y el resto de personal de una entidad, diseñado con

el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la

consecución de objetivos.

Los líderes de organizaciones públicas y privadas plantean que es un buen

negocio desarrollar las actividades con práctica en los valores, siendo su base

para la filosofía institucional debido a que está orientada a la honestidad, la

responsabilidad social empresarial, el respeto, el compromiso del cuidado del

medio ambiente, la equidad y la solidaridad.

72

Cuadro Nº8 CORRE


CORRE Marco Integrado - Control de los Recursos y los Riesgos en el Ecuador

Creación: Proyecto Anticorrupción “SI SE PUEDE”.

Publicación: 2.006

Dirigido a: Toda la organización.

El Control Interno está en: El medio de alcanzar objetivos


Eficacia y eficiencia en las operaciones. Honestidad y Responsabilidad Salvaguarda de los recursos. Fiabilidad de la información. Cumplimiento de las leyes y normas

Componentes: Ambiente de Control Establecimiento de Objetivos Identificación del Riesgo Evaluación de Riesgo Respuesta al Riesgo Actividades de Control Información y Comunicación Seguimiento o Monitoreo



Un período determinado


La Administración


COSO I

The Commite of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission

(COSO), plantea la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones

existentes en torno al control interno, creando un marco para evaluar la eficacia,

eficiencia y a su vez proteger los activos frente a los avances impresionantes de

la corrupción; expresa lo siguiente:

“Los controles internos se implantan con el fin de detectar, en el plazo

deseado, cualquier desviación respectos a los objetivos de rentabilidad

establecidos en la empresa y de eliminar sorpresas. Los controles internos

fomentan la eficiencia, reducen el riesgo de pérdida de valor de los activos y

ayudan a garantizar la fiabilidad de los estados financieros y el

cumplimiento de las leyes y normas vigentes” (coso.org ).

73

El control interno es considerado como un proceso efectuado por la Gerencia,

Administración y el personal de la empresa, con el objeto de proporcionar un

óptimo nivel de seguridad en cuanto a la consecución de los objetivos.

Cuadro Nº9 COSO I


COSO I The Committee of Sponsoring Organizations

Creación: 1.985

Publicación: Septiembre de 1.992

Dirigido a: Administración

El Control Interno está en: Procesos


Efectividad y eficiencia de las Operaciones Confiabilidad en los reportes financieros Cumplimiento con leyes y normas

Componentes: Ambiente de Control Evaluación de Riesgo Actividades de Control Información y Comunicación Seguimiento o monitoreo



En un punto en el tiempo (lapso de tiempo)


La Administración


COSO II- ERM

Según COSO II o Enterprise Risk Management (ERM), define que:

"La administración de riesgos corporativos es un proceso efectuado por

el directorio, administración y las personas de la organización, es

aplicado desde la definición estratégica hasta las actividades del día a

día, diseñado para identificar eventos potenciales que pueden afectar a

la organización y administrar los riesgos dentro de su apetito, a objeto de

proveer una seguridad razonable respecto del logro de los objetivos de la

organización".

Por ende Coso II, es un proceso que lo realiza el Comité Ejecutivo de una

Entidad, la Gerencia y demás personal, aplicado estrategias y acciones a través

74

de toda la empresa, para designar e identificar potenciales riesgos que pueden

afectar a la entidad, permitiendo minimizarlos para cumplir con los objetivos

corporativos.

Cuadro Nº10 COSO II


COSO II - ERM Enterprise Risk Management

Creación: Enero 2.001

Publicación: 29 de septiembre de 2.004

Dirigido a: Toda la organización (cada nivel, unidad o departamento).

El Control Interno está en: Procesos continuos


Estrategias para la administración del riesgo. Eficiencia y eficacia de las operaciones Confiabilidad en los reportes financieros Cumplimiento con leyes y normas

Componentes: Ambiente de Control Establecimiento de Objetivos Identificación del Riesgo Evaluación de Riesgo Respuesta al Riesgo Actividades de Control Información y Comunicación Seguimiento o Monitoreo



Toda la Organización


La Directiva y la Gerencia


75

Gráfico Nº12 componentes del COSO II – ERM

Fuente: Morillo Liliana, MBA.. 2013 Control Interno en las Empresas.

Detalle de cada uno de los componentes del COSO II – ERM

I. Ambiente de Interno

Está referido a atributos que

incluyen la integridad, valores

éticos, asignación de autoridad,

habilidades y el ambiente interno

en el que estos se desarrolla la

empresa.

Filosofía de la administración y

estilo de operación.

La Gerencia establece la filosofía

de gerenciamiento de riesgo.

OBJETIVOS

COMPONENTES

ORGANIZACIÓN

76

Permite medir el desempeño de todos los niveles de la organización,

sobre todo a la Alta Dirección

II. Establecimiento de objetivos

Definición clara

Apoyo y alineación con la visión y

misión de la empresa

Los objetivos pueden ser

visualizados en cuatro categorías:

a) Estratégicos,

b) Operacionales,

c) De confiabilidad de la

información

d) Cumplimiento.

III. Identificación de eventos

Un evento es un incidente u

ocurrencia, de fuentes internas o

externas a una entidad, que puede

afectar la implementación de la

estrategia o el logro de objetivos.

Una metodología para identificar

eventos en una entidad puede

comprender un conjunto de técnicas

conjuntamente con herramientas de

soporte que miran tanto al pasado

como al futuro.

77

Los eventos se clasifican en:

Positivos Oportunidades

Negativos Riesgos

¿Qué es el riesgo?

Percepción del riesgo

Cualquier evento futuro incierto que puede obstaculizar el logro de los objetivos

estratégicos, operativos y/o financieros de la organización.

Amenaza Reducir/Minimizar

Incertidumbre Administrar

Oportunidad Aprovechar/Maximizar

Tipos de Riesgo

Riesgo inherente: riesgo para la entidad en ausencia de cualquier acción

realizada por la administración para alterar la probabilidad o el impacto.

Riesgo residual: riesgo remanente después de la acción realizada por la

administración para alterar su probabilidad o impacto.

IV. Evaluación del Riesgo

La empresa debe evaluar los

eventos que pueden afectar el logro

de objetivos desde dos perspectivas:

Probabilidad e Impacto.

Al mismo tiempo debe establecer

mecanismos para identificar,

valorizar, evaluar, analizar y

gerenciar los efectos potenciales de

los eventos

78

ESCALA DE VALORACIÓN DE RIESGOS

El uso de colores refleja de mejor manera los resultados de mediciones

realizadas fundamentalmente agrupándolos por niveles o rangos.

V. Respuesta al Riesgo

Las respuestas al riesgo caen en

cuatro categorías:

1) Evitarlo,

2) Reducirlo,

3) Compartirlo, o

4) Aceptarlo

La gerencia debe ser consciente de

que el riesgo siempre va a existir.

79

VI. Actividades de Control

Políticas y procedimientos que

ayudan a asegurar que las

respuestas al riesgo son

apropiadamente ejecutadas.

Actividades administrativas

funcionales

Procesamiento de la

información

Controles preventivos,

correctivos y detectivos.

Uso de indicadores.

VII. Información y Comunicación

Información pertinente (interna y externa) debe ser identificada,

capturada y comunicada en una

forma y marco de tiempo que

permita al personal llevar a cabo

sus responsabilidades.

La comunicación efectiva puede

ocurrir en un sentido amplio, de

arriba hacia abajo y viceversa, y a

nivel de toda la entidad.

80

VIII. Supervisión

Todo el proceso debe ser

supervisado y las

modificaciones deben ser

realizadas según se

necesiten. De esta manera

el sistema puede reaccionar

dinámicamente, cambiando

según las condiciones lo

requieran.

Líneas de autoridad

definidas y formalizadas

81

CAPÍTULO III

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

3.1. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

Hernández, Fernández y Baptista (2003, p.101) opinan que el diseño de

investigación constituye “El plan o estrategia que se desarrolla para obtener

información que se requiere en una investigación”12

A través del diseño de investigación se puede conocer qué individuos serán

estudiados, cuándo, dónde y bajo qué circunstancia. La meta de un diseño de

investigación sólido es proporcionar resultados que puedan ser considerados

creíbles.

El estudio se apoyó en una investigación de campo en el sentido de que la

información será tomada directamente del lugar donde suceden los hechos, en

este caso en el almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY”.

3.2. TIPO DE INVESTIGACIÓN

Hernández, Fernández y Baptista (OP.CIT., 2003, p.114) establecen

cuatro tipos, basándose en la estrategia de investigación que se emplea, ya que

el diseño, los datos que se recolectan, la manera de obtenerlos, el muestreo y

otros componentes del proceso de investigación son distintos en estudios

exploratorios, descriptivos, correlaciónales y explicativos.

El nivel o tipo de investigación será de naturaleza descriptiva y establecerá

relaciones de causalidad, en lo cual estaré lista para describir toda situación

12 HERNÁNDEZ S., R., FERNÁNDEZ C., C. y BAPTISTA L., P. Metodología de la Investigación. Mc Graw Hill, México.

2003

82

que tenga relación con este trabajo investigativo, que será en un cien por ciento

autentico.

3.3. MÉTODOS DE LA INVESTIGACIÓN

Método Inductivo

Se emplea este método para obtener información, ya que parte particular

a lo general; lo que permitió ampliar el análisis de la situación en cuanto

al proceso operativo, técnico, administrativo y legal.

Se utilizó para obtener la reunión de las partes de investigación; los

datos de la encuesta, en este caso formuló el problema y se llegó a

elaborar las conclusiones respectivas.

Método Deductivo

Este método permite comparar las actividades que se realizan en el

desarrollo de la propuesta, misma que de los resultados obtenidos

guiarán para estructurar la propuesta.

Una vez formulado el problema de investigación, este método ayudó a

descomponer el problema en sus elementos, variable, estructuración de

los objetivos, preguntas, temas y subtemas.

Método Analítico

También se utiliza el método analítico–sintético ya que se realiza un

desglose de los aspectos normativos constantes en las leyes, estatuto y

reglamento que tienen relación con las finanzas. En las conclusiones se

utiliza el proceso de síntesis mismo que permitirá crear criterios que

demarquen el alcance del proyecto en función de las causas y efectos

83

para llevar a cabo la respectiva investigación y luego diseñar el Modelo

contable.

3.4. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS

Sabino (2000, p.129) define las técnicas de recolección de datos como:

“Cualquier recurso de que pueda valerse el investigador para acercarse a los

fenómenos y extraer de ellos información”.13

Técnicas:

La Observación, La misma que sirvió para observar la realidad en que

se desenvuelve el negocio.

La Entrevista, fue el instrumento que se eligió para diagnosticar el

problema y a la vez determinar las recomendaciones resultantes, siendo

estas las que solucionaron y respondieron a los objetivos planteados en

esta tesis.

La Encuesta, técnica de investigación cuya ficha sirvió para conocer

cuáles son las expectativas en el trabajo y su nivel de aceptación en el

mismo.

Instrumentos:

El Cuestionario, instrumento utilizado para esta investigación que constituye el

instrumento adecuado para este tipo de investigación en referencia, ya que es

eficiente y muy útil para la recopilación de la información.

13 SABINO Carlos, (2000).Metodología de la investigación, Editorial Universitas Buenos Aires.www.librodeAuditoría.com,

(Ebook Digital, América Latina, Boletín No. 2)

84

Por medio de las respuestas dadas, se obtendrá evidencia que deberá

constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudarán a determinar si

los controles operan tal como fueron diseñados.

La aplicación de cuestionarios ayudará a determinar las áreas críticas de una

manera uniforme y confiable.

3.5. POBLACIÓN Y MUESTRA

La población es un conjunto de personas que tienen entre sí características

comunes, que los distinguen entre sí a nivel individual y a nivel grupal, de los

demás grupos humanos; es este conjunto de individuos sobre quienes se desea

aplicar un instrumento para analizar las respuestas que proporcionen mediante

la aplicación de un instrumento de investigación, previamente elaborado. Por lo

expuesto, la población estará constituida por el total de personas que laboran

en el negocio.

Cuadro Nº11 Personal del almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY”

NOMBRE CARGO

Sra. Magaly Ampuero Propietaria

Sta. Mayra Pachay Propietaria y atención al cliente

Sta. Martha Cedeño Vendedora


Por tratarse de una población finita menor a 100 personas la muestra será la

totalidad del personal que laboran en el almacén LUBRIREPUESTOS PACHAY

comercializadoras de repuestos de vehículos.

85

CAPÍTULO IV

DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA 4.1. INFORMACIÓN GENERAL

En la Provincia de Manabí en la Av. Metropolitana y 9 de Octubre del canto

Montecristi, se encuentra el negocio dedicado a la comercialización de

repuestos de vehículos “LUBRIREPUESTOS PACHAY”, sus inicios fueron el 24

de abril de 1999 y su fecha de inscripción el 7 de mayo de 1999; sus

propietarias son la Sra. Magaly Ampuero Román y la Srta. Mayra Pachay

Ampuero.

4.2. ACTIVIDAD PRODUCTIVA DE LA EMPRESA

“LUBRIREPUESTOS PACHAY es un ente comercial dedicado a la

comercialización de repuestos Japonés, Taiwanes, y lubricantes en todas las

marcas de vehículos.

4.3. FILOSOFÍA INSTITUCIONAL

LUBRIREPUESTOS PACHAY ha desarrollado su filosofía empresarial en los

siguientes términos:

MISIÓN

“La misión del Almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY” de la ciudad de

Montecristi es satisfacer las necesidades de nuestros clientes a través de una

extensa línea de artículos de repuestos de vehículos de varias marcas y de la

mejor calidad a precios competitivos, con la atención de un personal amable,

rápido y profesional comprometido con los clientes”.

86

VISIÓN

“El Almacén LUBRIREPUESTOS PACHAY será una empresa líder en la venta

de repuestos de vehículos de buena calidad, brindando el servicio de expertos

para satisfacer las demandas de los clientes ofreciendo precios competitivos en

el mercado”.

4.4. ESTRUCTURA ORGÁNICA

“Los organigramas estructurales contienen información representativa de una

organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y

características” (Franklin, 2006, p.125).

Por tal razón el organigrama estructural, representa el esquema básico de una

organización, lo cual permite conocer de una manera objetiva sus partes

integrantes, es decir, sus unidades administrativas y la relación de dependencia

que existe entre ellas.

Gráfico Nº13 Estructura Orgánica del almacén “LUBRIREPUESTOS

PACHAY”


PROPIETARIA

CONTADOR

BODEGA CAJA VENTAS

87

4.5. NATURALEZA DE LAS OPERACIONES Y SU CONTROL

El Almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY” centraliza sus operaciones a en los

dos puntos fundamentales de la comercialización que son:

Compras

Ventas

COMPRAS.- Esta empresa realiza sus pedidos con anterioridad, mediante un

estudio retrospectivo de las actividades que ha tenido durante un ciclo

bimensual y conforme al movimiento de los productos por su rotación; para lo

cual utiliza proveedores con sus respectivas cotizaciones, calculando el tiempo

y sus costos en la llegada precisa de la mercadería a la bodega.

El control de los inventarios en las compras se determina a través del conteo

físico de la mercancía; que debe estar igual al momento de realizarlo con la

factura de compra al proveedor.

De encontrarse inconformidades como son los faltantes o piezas en mal estado

se anotan en las observaciones para tomar los correctivos pertinentes.

VENTAS.- Las ventas se las realiza mediante el mostrador, el proceso consta

de la elaboración de una proforma, que al momento de ser aprobada por el

cliente se procede al despacho de la bodega al mostrador del producto, para

finiquitar con la emisión de la factura.

Las ventas dependiendo del monto y la cantidad de unidades pueden ser en

efectivo o a crédito.

88

Para el control de las ventas de inventarios se realiza el egreso interno de la

mercadería de la bodega a través de la factura.

Al final del día el dinero recibo por concepto de ventas es depositado en la

cuenta corriente de la empresa, verificando que los saldos recaudados

correspondan a los bancarios.

4.6. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

LUBRIREPUESTOS PACHAY actualmente trabaja sin una herramienta que

permita definir los lineamientos y procedimientos contables, pues se ha venido

desarrollando sus actividades y operaciones en base a la experiencia de sus

propietarios y las exigencias del mercado; esto ha conllevado a un retraso

sustancial en el manejo adecuado de la administración acorde a las nuevas

tendencias económicas.

Las operaciones han sido elaboradas de acuerdo a políticas definidas por las

dueñas de la empresa, pero que no están contempladas en un Manual , es por

ello que se presenta la necesidad de elaborarlo para definir las políticas,

procesos y procedimientos contables que permitan un correcto y adecuado

manejo del control interno de la empresa; por esta razón se presenta el actual

trabajo para poder corregir las deficiencias y establecer los correctivos

necesarios para cumplir con la nueva visión que se ha establecido en almacén

“LUBRIREPUESTOS PACHAY.”

89

4.7. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA RESPECTO A

SU FUNCIONAMIENTO

Área de Compras

Esta área siempre está en contacto con las propietarias de la empresa ya que

son las personas encargadas de las compras y tiene la responsabilidad de

revisar el inventario y de acuerdo a la rotación del mismo por lo que debe tener

un listado de los repuestos que necesita abastecer a la bodega, señalando de

forma pormenorizada los proveedores sus precios y la forma de pago.

Una vez que las propietarias analizan el informe presentado por el vendedor

inmediatamente le ordena a este la adquisición de los mismos.

El vendedor es el encargado de recibir la mercadería revisarla e informar

oportunamente alguna observación antes del ingreso a la bodega.

Área de Ventas

En este sector el vendedor no solo se preocupa de la venta directa por

mostrador de los productos sino también por despachar productos que son

requeridos por clientes de diferentes partes de la Provincia como son clientes

de Portoviejo, Manta y Jaramijo.

El vendedor también debe realizar visitas a talleres de Servicio mecánico para

de esta forma incentivar la salida de los productos que están en stock sin

movimiento.

90

4.8. ANÁLISIS FODA

El análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas)

determinara un análisis profundo y de tallado con el fin de determinar variables

que permitan obtener una eficiencia administrativa; las cuales serán de mucha

utilidad para el Almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY”.

Cuadro Nº12 Análisis FODA

FORTALEZAS DEBILIDADES

Conocimiento del mercado (compra -

venta de repuestos de vehículos).

Los negocios están constituidas

como personas naturales (considerados

como negocios familiares).

Atención al cliente eficiente y calidad

Ubicación estratégica del negocio.

No cuentan con un contador a

tiempo completo.

No existe un manual sólido de

control interno contable y

administrativo.

Falta de organización en el trabajo.

No dispone de información contable

confiable y oportuna que sirve como

herramienta efectiva para la toma de

decisiones.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Capacitaciones gratuitas en el S.R.

Crecimiento de la oferta.

Ampliación de nuevas líneas de

servicios.

Crecimiento de competencia local.

La inestabilidad económica en

nuestro país, en una latente crisis a

nivel nacional


De la valiosa información obtenida del FODA sobre la necesidad de mejorar los procesos

contables; la estrategia de implementar un manual permitirá obtener eficiencia, oportunidad y

confiabilidad en la información del área contable.

91

4.9. ANALISIS Y TRATAMIENTO DE DATOS

Todos los datos recolectados durante el proceso de investigación procederán y

serán analizados cuantitativamente de igual manera establecerán la veracidad

de esta investigación.

4.10. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Cuestionarios de Control Interno.

“El cuestionario es una herramienta de evaluación del control interno de una

empresa, sirve para evaluar aspectos de control interno mediante la cual se

establece la eficiencia de los controles, y determina los posibles riesgos”

(Sabino, 2000.libro de Auditoría, Boletín No.2)

El cuestionario es preparado para asistir al personal en la determinación de la

eficiencia del sistema de control interno establecido por la empresa y no tiene el

propósito de cubrir todos los aspectos o situaciones específicas de cada cliente.

Los espacios previstos para las respuestas deben contestarse con “SI – NO”, y

en su caso con otras marcas y/o referencias que se crea convenientes. Para

realizar el muestreo de las variables se considera 1(SI), 0(NO) y la ponderación

es el número de encuestados del almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY”.

Es importante recalcar que en el almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY” la

aplicación de cuestionarios de Control Interno son relevantes para observar,

verificar y comprobar que las actividades se están efectuando de una manera

eficiente, mediante esta aplicación se puede realizar el cálculo correspondiente

para tomar en cuenta el nivel de riesgo para que a la gerencia se le facilite en la

toma de decisiones o plantear cambios, modificaciones a la estructura actual de

la información.

92

Para realizar la implantación de este cuestionario se ha tomado en

consideración su aplicación a dos aspectos importantes como son:

Tesorería

Contabilidad

Cuadro Nº13 Cuestionario de Control Interno Tesorería CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

ÁREA DE TESORERIA

No. PREGUNTAS RESPUESTA

OBSERVACIÓN SI NO

1 ¿Maneja una sola cuenta bancaria? X

2 ¿Se concilian las cuentas bancarias en forma mensual?

X Mensualmente, las realiza el contador y entrega al gerente.

3 ¿Los cheques serán efectuados por cualquier persona que se encuentre en el área administrativa?

X Los talonarios de cuentas no están adecuadamente custodiados.

4 ¿Está prohibida la firma de cheques en blanco?

X No posee cuenta corriente

5 ¿Existen firmas conjuntas de responsabilidad para la emisión de cheques?

X Solo hay una firma para la autorización de retiro

6 ¿Mantienen un fondo de caja chica? X

7 ¿Existe una persona responsable del manejo de caja chica?

X

Cualquier persona puede disponer del dinero y No están definidos los documentos que reflejen el resultado del arqueo de caja chica realizado.

8 ¿Se realizan arqueos sorpresivos de caja chica?

X No se encuentran definidos los arqueos de caja

9 ¿El fondo de caja chica se realiza para gastos de menor cuantía que no sean previsibles o de urgencia?

X Los desembolsos realizados por la caja chica no son los mínimos imprescindibles.

10 ¿Existe un tiempo determinado donde se realiza los desembolsos de caja chica?

X No se define un porcentaje de agotamiento.

11 ¿Para realizar una Compra con fondos de caja chica necesita autorización del Gerente? X

No existe una política donde haga referencia el monto máximo destinado para gastos que cubre la caja chica ni personal que tiene acceso a la caja chica.

12 ¿Existen controles y procedimientos adecuados de Caja respecto al ingreso y egreso de efectivo?

X No existen controles ni procedimientos

TOTAL 4 8


93

Cuadro Nº14

CALCULO DE NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGOS ÁREA DE TESORERIA

RESULTADOS OBTENIDOS Para la medición del Nivel de Confianza y Riesgos de Control Interno el almacén de repuestos LUBRIREPUESTOS PACHAY, área de tesorería se utilice la siguiente matriz de medición

RANGO RIESGO CONFIANZA

15% - 50% Alto Baja

51% - 75% Medio Moderada

76% - 100% Bajo Alta

NIVEL DE CONFIANZA

Nivel de Confianza

Puntaje Optimo

Puntaje Obtenido

RIESGO DE RIESGO

Dónde:

Nivel de confianza 66.66% Moderado

Nivel De Riesgo 33.34% Alto


Conclusión: La evaluación realizada al Sistema de Control Interno de los

procedimientos contables de tesorería se obtuvo una calificación de 8 puntos de

un puntaje óptimo de 12 puntos, lo que determina que exista un nivel de

confianza del 66.66% Moderado y un nivel de riesgo del 33.34% Alto. Por lo que

se puede concluir que el sistema de Control Interno no hay eficiencia en las

operaciones del área de tesorería del almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY”.

100xP

PN

op

obtc

%66.6610012

8cN

%34.33%66.66%100 controR

94

Cuadro Nº15 Cuestionario de Control Contabilidad

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ÁREA DE CONTABILIDAD

No. PREGUNTAS RESPUESTA

OBSERVACIÓN SI NO

1 ¿Los comprobantes, recibos y formularios de caja están debidamente enumerados de forma consecutiva y pre-impresos?

X No cuenta con una política de facturación.

2 ¿Registra las transacciones en el momento que se realizan?

X Tienen 2 días para el registro de la información

3 ¿Se verifica la validez de los documentos que respaldan las transacciones?

X

4 ¿Los registros contables son aprobados por la gerente o administradora?

X No existe un control

5 ¿Antes de realizar una compra se realizan cotizaciones?

X

6 ¿Existe una lista de proveedores?

X

No se cuenta con una política clara de los documentos soportes que permitan el pago a proveedores

7 ¿Al momento de realizar una compra se realizan las retenciones respectivas?

X

8 ¿Se cancela inmediatamente las compras que realiza?

X

9 ¿Realiza ventas a crédito? X

10 ¿Emite comprobante de venta al cliente? X

11 ¿Todos los documentos y comprobantes son archivados adecuadamente?

X

12 ¿Lleva un control de inventario? X

13 ¿Se realiza el ingreso y egreso de inventario de bodega?

X

14 ¿Se realizan revisiones físicas de inventario periódicamente?

X La inspección se realiza de forma sorpresiva

15 ¿Se preparan Estados Financieros semestrales?

X

16 ¿Se han pagado multase intereses tributarias en alguna ocasión?

X

17 ¿La nómina es debidamente verificada con respecto a horas, salarios, cálculos, etc.?

X

18 ¿Cree usted que se lleva de manera adecuada la contabilidad?

X

TOTAL 4 14


95

Cuadro Nº16

CALCULO DE NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGOS ÁREA DE CONTABILIDAD

RESULTADOS OBTENIDOS Para la medición del Nivel de Confianza y Riesgos de Control Interno el almacén de repuestos LUBRIREPUESTOS PACHAY, área de tesoreria se utilice la siguiente matriz de medición

RANGO RIESGO CONFIANZA

15% - 50% Alto Baja

51% - 75% Medio Moderada

76% - 100% Bajo Alta

NIVEL DE CONFIANZA

Nivel de Confianza

Puntaje Optimo

Puntaje Obtenido

RIESGO DE RIESGO

Dónde:

Nivel de confianza 77,77% Alta

Nivel de Riesgo 22,23% Alto


Conclusión: Como resultado de la evaluación realizada al Sistema de Control

Interno de los procedimientos contables de tesorería se obtuvo una calificación

de 14 puntos de un puntaje óptimo de 18 puntos, lo que determina que exista

un nivel de confianza del 77.77% Alta y un nivel de riesgo del 22.23% Alto.

Muestra un nivel insuficiente en Fases y actividades que se consideran

necesarias para un correcto proceso de contable.

100xP

PN

op

obtc

%77.7710018

14cN

%23.22%77.77%100 controR

96

CAPÍTULO V

PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

5.1. PRESENTACIÓN

La creciente competitividad que existe hoy en la actualidad a nivel empresarial y

en el sector de repuestos es muy importante que se lleve a cabo un manual de

procedimientos, el cual como su nombre lo indica es una herramienta válida,

para la ejecución y control de las actividades que cada persona realiza,

asignando las responsabilidades y definiendo los niveles de autoridad y la

capacidad de decisión, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo del

almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY”.

5.2. IMPORTANCIA

El Manual de Procedimientos es de suma importancia ya que son documentos

que registran y transmiten, sin distorsiones, la información básica referente al

funcionamiento de las unidades administrativas, financieras; además facilitan la

actuación de los elementos humanos que colaboran en la obtención de los

objetivos y el desarrollo de las funciones.

La importancia de los procedimientos es:

Establecer el orden lógico que deben seguir las actividades

Promueven la eficiencia y la optimización

Fijar la manera como deben ejecutarse las actividades y quien debe

ejecutarlas

El manual de procedimientos documenta la experiencia, el conocimiento y las

técnicas que se generan en el organismo; se considera que esta suma de

97

experiencias y técnicas conforman la tecnología de la organización, misma que

sirve de base para que siga creciendo y se desarrolle.

La importancia del manual radica en la medida en que sus lineamientos sean

aplicados con efectividad por parte del personal en todo el ámbito

organizacional, pues de su correcta aplicación dependerá del éxito empresarial

sobro todo porque evitara irregularidades que pueden provocar problemas

operativos y financieros.

Tomando en cuenta que en el almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY” no

existe un Manual de Procedimientos contables se ha creído conveniente en la

elaboración de instructivo del movimiento de las cuentas principales como son:

Banco, Caja Chica, Compras, Ventas e inventarios y con su respectivo

flujograma para que el personal desarrolle cada una de las actividades de la

mejor forma y ponerlas en práctica y que la Gerencia pueda verificar si son

adecuados y tomar las medidas correctivas para cumplir con los objetivos.

5.3. OBJETIVOS

Servir como medio de consulta y orientación facilitando al personal un

ordenamiento razonable del flujo de la documentación contable para

obtener un control real y eficaz dentro de operaciones económico –

financieras del almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY”.

Proporciona a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal

permitiendo con ello la optimización de tiempo y recursos en la

realización del trabajo, para que éste asuma sus responsabilidades, evite

duplicidad de funciones, detecte errores u omisiones.

98

5.4. SIMBOLOGIA UTILIZADA

SIMBOLO DESCRIPCIÓN

INICIO/FINAL DEL PROCESO: expresa el inicio o final del

proceso ubicándose al principio de la línea principal (inicio

del proceso) y al final de la misma (Final del proceso).

ACTIVIDAD O TAREA ESTANDAR: Representa

actividades o tareas cuya realización sea habitual dentro

del proceso y que no tenga un símbolo especifico para su

representación.

DECISIÓN: Indica curso de acción alternos como resultado

de una decisión de si o no.

DOCUMENTOS O MULTIDOCUMENTOS: Cualquier

documento (Cheques, Facturas de compra o venta, etc.)

LINEAS D FLUJO (CONEXIONES DE PASOS O

FLECHAS): Muestra la dirección y sentido de flujo de

procesos, conectando los símbolos.

5.5. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LAS PRINCIPALES CUENTAS

CONTABLES

Para toda organización es imprescindible contar con lineamientos que guíen el

desempeño de su personal, por medio de estas políticas y procedimientos se

busca facilitar el desarrollo de las actividades administrativas y contables del

almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY”, estableciendo pautas de acción que

le permitan operar con mayor eficiencia en sus procesos, con el fin de facilitar el

logro de los objetivos y metas.

Las políticas y procedimientos se lo realizaran en dos partes con el objeto de

tener una visión amplia de lo que abarca la contabilidad y estas son:

99

TESORERIA

Caja chica

Caja General

Bancos

CONTABILIDAD

Plan de cuentas

Registros Contables

Estados financieros

5.5.1. TESORERIA

Normalizar esta área de tesorería es para facilitar las actividades que conlleva

el recibir y entregar equivalentes de efectivo en el almacén

“LUBRIREPUESTOS PACHAY”, de esta manera se estipulará orden, respaldo y

responsabilidades en esta área.

CAJA CHICA

En todo negocio se hace necesario mantener un pequeño fondo en efectivo

para poder atender los pequeños desembolsos, como compra de útiles de

oficina, refrigerios, taxi, etc. Un control interno adecuado del efectivo exige que

todos los ingresos se depositen en el banco y que todos los desembolsos se

hagan por medio de cheques,

POLÍTICAS

Creación del fondo

Custodia

Reposición

Arqueo de caja chica

Liquidación del fondo

100

CREACIÓN DEL FONDOS DE CAJA CHICA

La creación del fondo de caja chica será por el monto de $50,00 con el

objetivo de ser utilizado para gastos menores como: Compra de papel

higiénico, papel bond, útiles de limpieza, transporte para trámites, copias,

imprevistos, etc.

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTOS QUE EJECUTAN

Contadora Gerente Secretaria

1

La contadora realiza una

solicitud de creación del

fondo de Caja Chica a la

gerente del almacén

“LUBRIREPUESTOS

PACHAY”.

2

La propietaria aprueba la

creación del fondo en monto

y la forma de llevarlo, y se la

entrega a la contadora.

3

La Contadora elabora un

cheque a nombre de la

custodia (secretaria) y el

comprobante de egreso.

4

La Contadora realiza el acta

de creación de Caja Chica y

la secretaria efectiviza el

cheque.

5

La secretaria firma el acta.

6 La Contadora archiva la

documentación creada.

INICIO

FIN

101

CUSTODIA DEL FONDO DE CAJA CHICA

El fondo de Caja chica será custodiado por una persona elegida por la gerente

y la Contadora del almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY”, con el objetivo de

que exista parcialidad en el manejo del fondo. El custodio será el responsable

del buen manejo de fondo y llevará al día los comprobantes de respaldo de los

gastos, a través de vales de Caja chica.

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DEPARTAMENTOS QUE EJECUTAN

Gerente Contadora Secretaria

1

La gerencia aprueba la solicitud de creación del fondo de Caja Chica

2

La Contadora recibe la aceptación del fondo, y propone que el custodio del fondo sea la Secretaria, quién es la que está al frente de la atención al cliente

3

La gerencia analiza la propuesta y la acepta

4

La Contadora realiza el acta de creación de Caja Chica, señalando quién es el custodio del fondo.

5

La Contadora se dirige a la Secretaria para comunicarle su nueva responsabilidad, la forma de llevar el fondo. (inducción)

6

La secretaria conforme su responsabilidad firma el Acta de creación

INICIO

FIN

SI

NO

102

REPOSICIÓN DE CAJA CHICA

La reposición de caja chica deberá realizarse cuando se haya consumido por

lo menos el 80% del total fondo.

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO


Secretaria Contadora Gerente

1

La secretaria observa que el porcentaje máximo de consumo del fondo está al tope.

2

Reúne todos los documentos de respaldo de los gastos realizados en el período.

3

Prepara el cuadro de resumen de gastos de caja chica

4

Envía a la contadora, adjudicando los documentos y el reporte de los gastos efectuados

5

La contadora revisa la documentación y coloca el sello de aprobado en todas las facturas o notas de venta y envía a la gerencia.

6

La gerencia autoriza la reposición

7 La Contadora realiza el comprobante de egreso y el cheque

8

Firma la gerente el cheque para la reposición

9

La contadora le entrega el cheque a la secretaria para que lo efectivice y firma el comprobante de egreso

INICIO

FIN

103

ARQUEO DE CAJA CHICA La custodia del fondo de Caja chica será sujeta a arqueos de Caja Chica periódicos y sorpresivos, como medio de control interno, que para el efecto se elaborará un acta estableciendo las novedades u observaciones detectadas y sugerencias para lograr el adecuado manejo de los fondos.



Gerente Contadora Secretaria

1 La gerencia pide a la Contadora realice el arqueo de Caja Chica

2

La Contadora se dirige hacia el custodio (secretaria) y le pide que suspenda sus actividades para realizarle un arqueo.

3 La contadora le pide a la secretaria el dinero y los comprobantes de caja chica que ha emitido

4

La contadora procede a contar los billetes y monedas para conocer el valor monetario total

5 Luego procede a sumar los comprobantes de caja chica

6 Suma el total de dinero y comprobantes para verificar sobrantes o faltantes.

7

Procede a llenar el acta de caja chica, con las novedades encontradas: Si existe un sobrante de caja

chica, la contadora procede a tomar el excedente para registrarlo en contabilidad como otros ingresos. Si existe un faltante, se le

descuenta de su sueldo el valor que falta, para lo cual debe registrarse en el sistema como anticipo sueldo. Adicionalmente se le avisará al Director de lo sucedido y él tomará una decisión.

8

Firma el acta tanto la Contadora como la Secretaria, para dejar constancia de lo actuado y se registras novedades

INICIO

NO

SI

FIN

104

LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA

El fondo de Caja Chica se podrá liquidar en los siguientes casos:

Cuando se comprobare mal manejo del fondo.

Cuando el Custodio se encuentre ausente y no sea factible la entrega

recepción.

Por muerte o accidente grave del Custodio del Fondo de Caja Chica.

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DEPARTAMENTO QUE EJECUTA

Contador Gerente

1

La Contadora informa a la gerencia que el custodio ha incurrido en uno de los causales para liquidar el fondo de Caja Chica

2

La gerencia toma la decisión de liquidar el fondo de caja chica.

3

Reúne todos los documentos de soporte del fondo

4

La contadora realizará el cuadro de resumen de gastos que se hayan efectuados

5 Toma el dinero restante que ha quedado y manda a depositar en la cuenta corriente.

6

Controla que cuadre el efectivo más los comprobantes existentes

7

Registra en el sistema los gastos y la liquidación del fondo.

INICIO

FIN

4

105

CAJA GENERAL

Es una cuenta del Activo Corriente y está representada por las monedas, los

billetes y los cheques a la vista que posee la empresa en un momento

determinado.

Los procedimientos de control son importantes porque evitan el riesgo de

desfalcos o sobrepagos, por lo cual es conveniente que todo egreso se haga

mediante cheque y conseguir que el efectivo recaudado en el día, sea

depositado a más tardar el siguiente día.

POLITICAS

INGRESO DE DINERO

La recepción de dinero será respaldado con un comprobante de ingreso, con su

respectiva factura y al final del día se realizará un reporte del monto total

recaudado para que al día siguiente en la mañana sea depositado en la cuenta

corriente del almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY”.

106

INGRESO DE EFECTIVO POR VENTAS

En esta cuenta se registran los montos acumulados en concepto de ventas de

los productos de inventarios destinados para la comercialización, realizadas

en el periodo de curso.



Cliente Secretaria

Contadora

1

Realiza Venta emitir la factura con los datos del cliente y entregarle al momento del despacho del pedido

2

Al final del día la secretaria realiza un reporte del total de ingresos

3

La contadora recibe el reporte y comprueba la cantidad de dinero, y pone un sello de aprobado, y le entrega a la secretaria.

4

La secretaria deja guardando el dinero para ser depositado al día siguiente en la mañana

5

Al ser depositado, la secretaria regresa al y entrega el comprobante a la contadora

6

Registra la contadora en el sistema contable

INICIO

FIN

107

BANCOS

La cuenta Bancos tiene un saldo deudor y es aquella que representa los

movimientos de valores monetarios que se depositan y se retiran en la cuenta

corriente o de ahorros que tiene la empresa.

El almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY”, deposita su dinero en una cuenta

de ahorros, lo que implica que al momento de realizar pagos a los proveedores

administrativos, etc., es necesario dirigirse al banco y retirar en efectivo el

dinero necesario, lo que ha provocado inseguridad por posibles asaltos, es por

ello que se propone que el almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY”, abra una

cuenta corriente en las entidades bancarias, de esta manera se elimina el

problema existente y se tener un mejor control del efectivo y conocimiento de

saldos a través del internet que ofrecen los bancos en la actualidad.

POLÍTICAS

Apertura de cuentas

Manejo de la cuenta corriente

- Pagos con cheques

Pagos con transferencias bancarias

Conciliación bancaria

108

APERTURA DE CUENTAS Para la apertura de la cuenta corriente en cualquier entidad financiera es necesario que sea para fines específicos de la empresa, y que exista la responsabilidad de dos personas como mínimo para el giro de cheques.



Contadora Gerente Secretaria

1

La Contadora observa la necesidad de abrir una cuenta corriente en una institución financiera, para mejorar la calidad en los pagos, para lo cual envía un comunicado sugiriendo la gerencia la apertura.

2

La gerente analiza la propuesta y decide pedir a la Contadora le presente tres alternativas de entidades financieras para escoger la que ofrezca mas servicios y seguridad.

3

La Contadora a través de un informe le presenta las alternativas

4

La gerente escoge la mejor alternativa, se establece los responsables y proceden a realizar los trámites pertinentes

5

Dejan por escrito la aceptación de la cuenta corriente en determina institución bancaria y los responsables de la misma y se la entregan a la Contadora para que lo archive.

6

Una vez realizado los trámites la contadora se encarga del registro de la apertura de la cuenta corriente en el sistema.

INICIO

FIN

SI

NO

109

MANEJO DE LA CUENTA CORRIENTE

La cuenta corriente del almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY”, estará a cargo de la Contadora, con el objetivo de que maneje las entradas y salidas de dinero, de la responsabilidad de cada emisión de cheques y el respectivo control.

PAGOS CON CHEQUES Los pagos y compras se realizan mediante cheques y por cada uno de ellos se debe entregar un comprobante de egreso.


Contadora Gerente Secretaria Acreedor

1

Se presenta la necesidad de pagar o comprar un servicio, deuda, útiles, etc. La Contadora realiza el comprobante de egreso en el sistema informático, donde expone el motivo del cheque a quien va dirigido, el valor, la fecha, y lo imprime.

2 Emite el cheque en el sistema o lo escribe a mano.

3

Adjunta el comprobante de egreso, la factura de compra o pago, el cheque y se lo envía a la gerencia en primera instancia para que revise y firme el cheque, una vez firmado el cheque se lo envía al para que proceda con la segunda firma de respaldo

4 El comprobante de egreso y sus respaldos regresan a la contadora, los revisa y le entrega a la secretaria que es la encargada de los pagos.

5

La secretaria entrega al acreedor el cheque y le solicita que firme el comprobante de egreso

6

Archiva tanto el comprobante de egreso con sus respaldos.

INICIO

FIN

110

PAGOS CON TRANSFERENCIAS BANCARIAS

Cuando se realiza los pagos a través de transferencias bancarias establecidas

entre las casas comerciales, el banco y la empresa, aquellos desembolsos

serán registrados en el Diario General y no tendrán respaldos de

comprobantes de egreso.



Contadora

1

La contadora revisa en la página web del Banco las transferencias realizadas

2

Si existen procede imprimir el comprobante que permite bajar el sistema del Banco para registrarlas en el diario general para dejar constancia del pago.

3

Imprime el comprobante de diario.

4

Grapa las impresiones y las archiva

INICIO

SI

NO

FIN

111

CONCILIACIÓN BANCARIA

La conciliación bancaria es responsabilidad de la hasta los cuatro primeros

días de cada mes y será aprobado por la gerencia del almacén

“LUBRIREPUESTOS PACHAY”.


Contador Gerente

1

Llega al almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY” el estado de cuenta del Banco.

2

La Contadora imprime el mayor de la cuenta Bancos (Cta. Cte.), del sistema contable

3

La contadora cruza los saldos, tanto del libro bancos con el Estado de Cuenta e identifica las partidas no registradas.

4

Realiza la Conciliación bancaria, en el formato establecido, y lo imprime.

5

La gerencia revisa el reporte y pone el sello de aprobado y le entrega a la Contadora

6

La Contadora procede a registrar en el sistema informático las variables encontradas.

INICIO

FIN

112

5.5.2. CONTABILIDAD

Según Zapata (2008) definir a la contabilidad como la ciencia que coordina y

dispone en libros adecuados las anotaciones de las operaciones efectuadas,

por una empresa mercantil, con el objeto de conocer la situación de dicha

empresa, determinar los resultados obtenidos y explicar las causas que han

producido estos resultados (p.6) .

Dentro de esta área se plasmará los lineamientos generales que se deben

aplicar en el ámbito contable, de manera que la persona que esté a cargo

pueda llevar la contabilidad para el almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY”,

por consiguiente las políticas y procedimientos que se establezcan deben ser

claras y reales a la situación actual de la empresa.

Para desarrollarlo se tomará en cuenta el Ciclo contable, es decir todos los

pasos necesarios hasta obtener los Estados Financieros con su interpretación.

PLAN DE CUENTAS

Desarrollar el Plan de Cuentas acorde a la necesidad empresarial, pues su

realización se convierte en la estructura misma del Sistema Financiero y

Contable, ya que ayudará al registro de las operaciones, clasificación de la

información y el procesamiento de datos, todo ello de manera ordenada,

secuencial y lógica.

Considerando que en el almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY” no cuenta

con un plan de cuenta especifico, nos hemos visto en la necesidad de

elaborarlo tomando como base el plan de cuentas que establece la

Superintendencia de Compañías ajustado a NIIFs.

113

PLAN GENERAL DE CUENTAS “LUBRIREPUESTOS PACHAY”

CÓDIGO CUENTAS

1. ACTIVO 1.1. ACTIVO CORRIENTE 1.1.1. EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO 1.1.1.01. Caja 1.1.1.02. Cuentas corrientes en Instituciones Financieras 1.1.1.03. Otros equivalentes de efectivo 1.1.1.04. Depósitos en Instituciones Financieras 1.1.2 ACTIVOS FINANCIEROS 1.1.2.01. Documentos y cuentas por cobrar no relacionados 1.1.2.02. Documentos y cuentas por cobrar relacionados 1.1.2.03. Prestamos y anticipo a empleados 1.1.3. INVENTARIOS 1.1.3.01. Inventario de Materiales 1.1.3.02. Inventario de Suministros 1.1.4. SERVICIOS Y OTROS PAGOS ANTICIPADOS 1.1.4.01. Seguros pagados por anticipados 1.1.4.02. Anticipo a proveedores 1.1.5. ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES 1.1.5.01. IVA pagado 1.1.5.02. Impuesto Retenido 1.1.5.03. IVA Retenido 1.1.9. OTROS ACTIVOS CORRIENTES 1.2. ACTIVOS NO CORRIENTES 1.2.1. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 1.2.1.01 Terrenos 1.2.1.02. Edificios y otros locales 1.2.1.03. Muebles y enseres 1.2.1.04. Equipos de oficina 1.2.1.05. Equipos de computación 1.2.1.07. Vehículo 1.2.2. (DEPRECIACIÓN ACUMULADA) 1.2.2.01. (Depreciación acumulada edificios) 1.2.2.02. (Depreciación acumulada muebles, enseres) 1.2.2.03. (Depreciación acumulada equipos de oficina) 1.2.2.04. (Depreciación acumulada equipos de computación) 1.2.2.05. (Depreciación acumulada vehículo) 2.1.3. ACTIVOS POR IMPUESTOS DIFERIDOS 2.1.3. 01. Activos por impuestos diferidos 2.1.4. ACTIVOS INTANGIBLES 2.1.4.01. Programas informáticos 2.1.6. OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES 2.1.6.01 Otros activos no corrientes 2. PASIVO 2.1. PASIVO CORRIENTE 2.1.1. CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR LOCALES 2.1.1.01 Proveedores por pagar 2.1.1.02 Servicios básicos por pagar 2.1.1.03 Arriendos por pagar 2.1.1.04 Honorarios por pagar

114

2.1.2. OBLIGACONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS 2.1.2.01. Préstamos Bancarios Corto Plazo 2.1.3. OTRAS OBLIGACIONES CORRIENTES 2.1.2.01. Remuneraciones por pagar 2.1.2.02 Participación trabajadores por pagar 2.1.2.03 IESS por pagar 2.1.2.04 Beneficios sociales por pagar 2.1.3. CON LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA 2.1.3.01 IVA Cobrado 2.1.3.02. IVA por pagar 2.1.3.03. Retenciones en la Fuente 2.1.3.04. Retenciones del IVA 2.1.3.05. 25% Impuesto a la Renta 2.1.3.06. 15% Participación Trabajadores 2.1.4 DIVIDENDOS POR PAGAR 2.1.5. ANTICIPO A CLIENTES 2.2. PASIVOS NO CORRIENTES 2.2.1. CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR DIVERSAS/RELACIONADAS 2.2.1.01. Documentos por pagar 2.2.2. OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS 2.2.2.01. Préstamos Bancarios Largo Plazo 2.2.3. PASIVOS DIFERIDOS 2.2.3.01 Ingresos Diferidos 2.2.3.02. Pasivos por impuestos Diferidos 2.2.5 OTROS PASIVOS NO CORRIENTES 3. PATRIMONIO NETO 3.1. CAPITAL 3.1.1. CAPITAL SOCIAL 3.1.1.01 Capital asignado o pagado 3.2. APORTACIONES PARA FUTUROS AUMENTOS DE CAPITAL 3.4. RESERVAS 3.4.1. RESERVA LEGAL 3.4.2. RESERVA ESTATUTARIA 3.4.3. RESERVA CONTRACTUAL 3.5. OTROS RESULTADOS INTEGRALES 3.5.1. SUPERAVIT DE ACTIVOS FINANCIEROS (CAPITAL) 3.5.2. SUPERAVIT POR REVALUASIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y

EQUIPO(OPERATIVO) 3.6. RESULTADOS ACUMULADOS 3.6.1. GANACIAS ACUMULADAS ( UTILIDAD DE EJERCICIOS ANTERIORES) 3.6.2. (-) PERDIDAS ACUMULADAS (EJERCICIOS ANTERIORES) 3.6.3. RESULTADOS ACUMULADOS ADOPCIÓN NIIF 3.7. RESULTADOS DEL EJERCICIO 3.7.1. GANANCIA O PÉRDIDA NETA DEL PERIODO 3.7.1.01 Ganancia o pérdida neta del periodo 4. INGRESOS 4.1. INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS 4.1.1. PRESTACIÓN DE SRERVICIOS 4.1.1. 01 Venta (12%) 4.1.1.02 Venta (0%) 4.2. DESCUENTO Y DEVOLUCIONES

115

4.2.1. Descuento en ventas 4.2.2. Devoluciones en ventas 4.3. OTROS INGRESOS 4.2.1. OTROS INGRESOS 5. COSTOS Y GASTOS 5.1. COSTOS DE VENTA 5.1.1. Costos de venta 5.2. GASTOS 5.2.1. GASTOS DE VENTA 5.2.1.01. Comisiones 5.2.1.02. Promoción y publicidad 5.2.1.03. Cuentas incobrables 5.2.1.04. Otros gastos de venta 5.2.2. GASTO DE ADMINISTRATIVOS 5.2.2.01 Remuneraciones 5.2.2.02 Aporte a la Seguridad Social 5.2.2.03 Beneficiaos sociales 5.2.2.04 Honorarios profesionales 5.2.2.05 Remuneraciones a otros trabajadores 5.2.2.06 Mantenimiento y reparaciones 5.2.2.07 Combustible y lubricantes 5.2.2.08 Seguros y reaseguros 5.2.2.09 Transporte y movilización 5.2.2.10 Gastos de gestión 5.2.2.11 Gastos de viaje 5.2.2.12 Agua, luz y telecomunicaciones 5.2.2.13 Depreciación acumulada edificio) 5.2.2.14 Depreciación acumulada muebles, enseres 5.2.2.15 Depreciación acumulada equipos de oficina 5.2.2.16 Depreciación acumulada equipos de computación 5.2.2.17 Depreciación acumulada vehículo 5.2.2.18 Amortización otros activos 5.2.2.19 Gasto deterioro Inventario y otros 5.2.2.20 Otros Gastos 5.2.3. GASTOS FINANCIEROS 5.2.3.01. Intereses 5.2.3.02. Comisiones 5.2.3.03. Servicios Bancarios 5.2.4. OTROS GASTOS 5.2.4.01. Intereses y multas tributarias 5.2.4.02. Pérdida en ventas de activos fijos 5.2.4.03. Otros gastos

116

DINÁMICA DE LAS PRINCIPALES CUENTAS CONTABLES

La dinámica sirve como guía para el adecuado uso y uniformidad de criterio de

tratamiento en cada una de las cuentas que presenta el mismo.

Con el sistema de partida doble se analiza la estructura financiera del almacén

teniendo en cuenta el doble efecto que toda transacción tiene, es decir: una

compra de bienes constituye, por un lado un aumento del activo, pero también

refleja una disminución del mismo al reducirse la cantidad de dinero disponible.

Por ello, toda transacción tiene una doble tendencia, en función de su

naturaleza, una partida contable puede disminuir con el debe e incrementarse

con el haber, y otra puede aumentar con el debe y disminuir con el haber.

En este sentido procedemos a desarrollar el instructivo contable.

Cuentas del Activo: representa todos los bienes y derechos apreciables en

dinero, de propiedad de la empresa. Se entienden por bienes, entre otros, el

dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos; y por

derechos, las cuentas por cobrar y todos los créditos a su favor.

Características:

Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.

Estar bajo el control de la empresa.

Generar un derecho de reclamación

117

Esquema del Funcionamiento de las cuentas de activo

ACTIVO CONCEPTO DEBITO CRÉDITO NATURALEZA

CAJA Controla el movimiento del dinero: recaudado y entregado, de las ventas de la mercadería al contado

Por los valores que: recibe, ingresa o entra a dicha cuenta; valores que aumentan el saldo

Por los que: entrega, egresa o sale de dicha cuenta; valores que disminuyen el saldo.

Deudor

BANCOS Controla los depósitos, retiros mediante cheques girados, papeletas de retiro, notas de crédito y notas de debito

Por los valores depositados en una Cta. Cte. O de ahorros, así como por las notas de crédito, valores que aumentan el saldo

Por los valores Pagados mediante cheques por los bancos; así como por las notas de debito, valores que disminuyen el saldo o retiros en ahorros

Deudor

CUENTAS POR COBRAR

Controla los valores que adeudan a la empresa; por ventas a crédito u otros

Por los valores que originan la deuda otorgada por la empresa

Por los valores que abonan o cancelan los deudores

Deudor

DOCUMENTOS POR COBRAR

Controla los valores que adeudan a la empresa con documento firmado; pagaré o letra de cambio

Controla los valores que adeudan a la empresa con documento firmado; pagaré o letra de cambio

Por los valores que cancelan los deudores

Deudor

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Controla los activos fijos de propiedad y al servicio de la empresa

Controla los activos fijos de propiedad y al servicio de la empresa

-Por la venta. - Por donación - Por la baja de activos fijos

Deudor

OTROS ACTIVOS

Controla las cuentas de gastos pagados por adelantado ; y, que por su propia naturaleza, no han sido consumidos totalmente en un solo periodo ( hay que diferirlos)

Controla las cuentas de gastos pagados por adelantado ; y, que por su propia naturaleza, no han sido consumidos totalmente en un solo periodo ( hay que diferirlos)

Por el valor de la parte devengada o consumida en el periodo

Deudor

Elaborado: Autora de tesis

118

Cuentas del Pasivo: representa todas las obligaciones contraídas por la

empresa para su cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar por

cualquier concepto.

Características:

La obligación tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de

hacer el pago.

Existe una deuda con un beneficiario cierto.

Movimiento de las Cuentas de Pasivo: estas cuentas empiezan y aumentan su

movimiento en el Haber; disminuyen y se cancelan en él Debe, por lo general

su saldo es crédito.

Esquema del Funcionamiento de las cuentas de Pasivo PASIVO CONCEPTO DEBITO CRÉDITO NATURALEZA

CUENTAS POR PAGAR

Controla los valores que adeuda la empresa; a sus trabajadores por sueldos y beneficios sociales y a otras instituciones como el IESS, SRI, etc.

Por los pagos realizados: abonos parciales, o cancelación total.

Por los valores adeudados o pendientes den pago

Acreedor

DOCUMENTOS POR PAGAR

Controla los valores que adeuda la empresa con Documento firmado; pagaré o letra de cambio

Por los pagos realizados: abonos parciales o cancelación total

Por los valores adeudados o pendientes de pago

Acreedor

OTROS PASIVOS

Controla las cuentas de ingresos o rentas que se han cobrado por adelantado; y que por su propia naturaleza, no han sido devengados o ganados totalmente en un solo periodo( hay que diferirlos)

Por la parte de los ingresos o rentas ganadas en el periodo

Por los valores cobrados por adelantado

Acreedor


119

Cuenta de Patrimonio: matemáticamente el Patrimonio se calcula por la

diferencia entre el Activo y el Pasivo. Representa los aportes del dueño o

dueños para constituir la empresa y además incluye las utilidades y reservas.

Este grupo constituye un Pasivo a favor de los dueños de la empresa, por lo

cual se maneja de igual forma que las cuentas de Pasivo.

Características:

Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños

de la empresa.

Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del

ejercicio contable.

Movimiento de las Cuentas de Patrimonio: su movimiento es igual que

las cuentas del Pasivo.

Esquema del Funcionamiento de las cuentas de Patrimonio

PATRIMONIO CONCEPTO DEBITO CRÉDITO NATURALEZA

Patrimonio Controla el aporte del capital de los socios o accionistas (el que consta en la escritura de constitución, además las reservas, utilidades (perdidas) según el caso.

Por las pérdidas Ocasionadas en periodos anteriores, o actuales

Por el aporte o suscripción del capital de los socios o accionistas de la empresa. Por la capitalización de las utilidades

Acreedor


Cuenta de Ingreso: Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una

venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia. Su movimiento de

las cuentas de Ingresos: estas cuentas empiezan y aumentan en el Haber;

normalmente no se debitan sino al final del ejercicio para cancelar su saldo

120

Esquema del Funcionamiento de las cuentas de Ingresos

INGRESOS CONCEPTO DEBITO CRÉDITO NATURALEZA

Ingresos Controla los valores que ingresa o recibe la empresa; por ventas, comisiones, intereses ganados y otros servicios prestados

Por ajustes Por cierre de las cuentas de ingreso

Por las ventas y otros servicios generados en la actividad de la empresa

Acreedor


Costo de Ventas: Representa el valor de adquisición de los artículos

destinados a la venta.

Movimiento de las cuentas de Costo de Ventas: estas cuentas empiezan y

aumentan en él Debe, disminuyen y se cancelan en el Haber; normalmente no

se acreditan; su saldo es débito.

Esquema del Funcionamiento de las cuentas de Costo de Venta

COSTO DE VENTA

CONCEPTO DEBITO CRÉDITO NATURALEZA

Costo de ventas

Incluyen los costos de las producciones terminadas, servicios prestados, trabajos ejecutados y mercancías vendidas, entregadas a los clientes

Por la venta de mercancías y fijando el coto. Por ajustes de precio por disminución de la Mercancía para la Venta.

Por ajuste de precios por aumento de la Mercancía para la Venta. Por la devolución de mercancías para la venta, y la disminución del costo. Los saldos de esta cuenta se cancelan, al final del año, contra la cuenta de resultado.

Deudor


121

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LAS CUENTAS PRINCIPALES DEL

PLAN DE CUENTAS

MANEJO DE LAS CUENTAS POR COBRAR CLIENTES

Por cada cliente que entre en mora se abrirá una tarjeta de control de la deuda

y sus abonos, y debe ser llevado por la Contadora del almacén

“LUBRIREPUESTOS PACHAY”.



Cliente Secretaria Contadora

1

El Cliente no paga por el servicio prestado, y pide un plazo de pago

2

La Secretaria comunica a la Contadora en un listado, los clientes que adeudan al final de cada semana

3

La Contadora abre una tarjeta por cada cliente en mora y archiva en una carpeta exclusiva al tema

4

La Contadora genera un cuadro de antigüedad de saldos al final de cada de cada mes.

INICIO

FIN

122

PROVISIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES

La Contadora del almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY”, será la encargada

de realizar las provisiones de cuentas incobrables al cierre del balance, para lo

cual se debe basar en la tabla establecida, y con el cuadro de antigüedad de

saldos.


Contador Gerente

1

La Contadora imprime del software contable los auxiliares de las cuentas por cobrar clientes del periodo a realizar.

2

Pide al el cuadro de provisiones actualizado (revisado por él) para realizar el análisis.

3

Una vez que ha recibido el cuadro, la contadora realiza el análisis de cada cliente y compara con el cuadro de antigüedad de saldos.

4

La Contadora procede a aplicar los porcentajes de provisión de acuerdo al análisis anterior, dejando plasmado en un cuadro que le envía a la gerencia.

5

La gerencia aprueba el cuadro de provisiones

6

La Contadora registra en el sistema el asiento contable respectivo

INICIO

FIN

123

PORCENTAJES DE PROVISIÓN PARA CUENTAS POR COBRAR DEL

ALMACÉN “LUBRIREPUESTOS PACHAY”,

Días vencidas Porcentaje a

provisionar

De 1 a 30 5%

De 31 a 60 10%

De 61 a 90 15%

De 91 a 120 20%

De 121 a 180 25%

De 181 a 365 50%

Mayor a 365 100%

INVENTARIOS

Registrar los movimientos de ingresos y egresos en la bodega de los productos

listos para la venta que es la actividad principal del giro del negocio. Cada clase

de inventario se registra en la sub-cuenta correspondiente.

POLITICAS

Ingreso a bodega

Manejo y valoración de inventarios

Manejo del inventario

Método de valoración de inventario

Conteo físico

Baja de inventario

Baja de inventario por Inexistencia, daños y extravíos.

124

INGRESO A BODEGA Una vez que los libros son entregados por la imprenta se procede a realizar un

registro del número de ejemplares (Kardex) a venderlos y a registrarlos al

costo o al valor neto realizable, según cuál sea menor.


DEPARTAMENTO QUE

EJECUTA

Contador Secretaria

1

Los accesorios y repuestos ingresan al almacén

2

La Contadora realiza el conteo de los accesorios y repuestos de acuerdo a la orden de pedido y verifica su buen estado.

3

La Contadora firma la factura (Recibí conforme) y pide a la Secretaria que realice un acta de recepción de accesorios y repuestos para dejar constancia.

4

La Secretaria le entrega el acta y firma la Contadora quien genera un kardex por cada tipo de accesorios y repuesto , y se lo entrega a la Secretaria, y pone una marca a cada accesorios y repuestos

5

La Contadora ingresa en el software contable

6

Los accesorios y repuestos son almacenados en la bodega hasta el momento de la venta de los mismos

INICIO

FIN

125

MANEJO Y VALORACIÓN DE INVENTARIOS MANEJO DEL INVENTARIO El manejo físico del inventario estará bajo la responsabilidad de la Secretaria,

quién entregará los accesorios y repuestos a los clientes al momento de su

inscripción y rendirá cuentas de la existencia de los libros y el manejo contable de

inventario se encargará la Contadora.



Cliente Secretaria (vendedora)

Contadora

1 Cliente realiza la compra

2

La Secretaria se dirige a la bodega para tomar un accesorios o repuestos se lo entrega al cliente

3

La Secretaria anota la entrega del accesorios o repuestos en un registro de control de inventario

4

Al final del día le entrega el reporte de accesorios o repuestos a la Contadora para que ingrese al sistema.

INICI

O

FIN

126

MÉTODO DE VALORACIÓN DE INVENTARIO La Contadora registrará los movimientos de los accesorios o repuestos de

nivelación en las Tarjetas de Control de Existencias o Kardex, tomando en

consideración que existe dos métodos para llevar el inventario: Método Promedio

y el Método FIFO, el cual se debe elegir al inicio del año.


DEPARTAMENTO QUE

EJECUTA

Contador Secretaria

1

La Contadora al inicio del año señala en un acta el método de valoración que

llevará el inventario del almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY”.

2

La Contadora ingresa al sistema los accesorios o repuestos que llegan al almacén

3

La Contadora abre una tarjeta Kardex por cada tipo de accesorios o repuestos

4

La Secretaria le entrega el reporte de accesorios o repuestos vendidos a la Contadora

5

La Contadora registra la salida de accesorios o repuestos en las tarjetas Kardex y los valora por el método elegido.

6

La Contadora registra en el software contable la venta de los accesorios o repuestos al costo y al valor de venta.

INICIO

FIN

127

CONTEO FÍSICO El conteo físico del inventario de los accesorios o repuestos debe realizarse dos

veces al año, el primero en la última semana de junio y el segundo en la última

semana de diciembre, esto estará a cargo de la Contadora y por la gerencia



Gerencia Contador Secretaria

1

La gerencia imprime el formulario donde se deja constancia de la toma física y llama a la Secretaria y a la Contadora para realizar el conteo.

2

La Contadora imprime el auxiliar de inventarios para conocer las existencias contables

3

La Secretaria empieza el conteo de los accesorios o repuestos en la bodega.

4

Una vez terminado, la Secretaria escribe en el formulario impreso, lo encontrado y le entrega a la Contadora

5

La Contadora compara el kardex con lo real, si coincide lo contable con lo encontrado, enseguida firman el registro de toma física y el acta de conteo físico: la Contadora y la Secretaria; caso contrario la Secretaria identifica las diferencias (nuevo conteo), incluye las rectificaciones y da aviso a la Contadora, y si está en orden firma el acta.

6

La Contadora avisa a la gerencia del conteo físico y sus resultados

INICIO

FIN

SI

NO

128

BAJA DE INVENTARIO La baja de los accesorios o repuestos se debe dejar constancia en un acta de baja de inventario los motivos por dar de baja el inventario son: Por Inexistencia En marca y modelo Por daños como: ruptura, efectos del clima. Extraviado o sustraído



Contador Secretaria Gerencia

1

La gerencia programa el día para revisar el inventario que se encuentra en la bodega e informa a la Contadora y Secretaria del proceso

2

La Contadora imprime el reporte de los accesorios y repuestos que están en existencia del software contable, y se lo entrega a la secretaria

3 La Secretaria empieza el conteo de los accesorios y repuestos en la bodega

4

Una vez terminado, la Secretaria escribe en el formulario impreso, lo encontrado y le entrega a la Contadora

5 La Secretaria retira los accesorios o repuestos dañados para realizar una lista de los hallazgos.

6

La Contadora compara el kardex con lo real, Si no la Secretaria identifica las diferencias (nuevo conteo), incluye las rectificaciones y da aviso a la Contadora, y si está en orden firma el acta.

si coincide lo contable con lo encontrado, enseguida firman el registro de toma física y el acta de conteo físico: la Contadora y la Secretaria;

7

La Secretaria vende los que se encontraron dañados, a una recicladora y el dinero le entrega a la Contadora.

8 Una vez terminado el proceso, se levanta un acta de baja de inventario que es elaborado por la Contadora.

9 Firman los participantes del proceso

10 La Contadora registra la baja del inventario en el software contable

INICIO

FIN

NO

SI

129

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Las propiedades, planta y equipo son los activos tangibles que posee una

entidad para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para

arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos; y se esperan usar

durante más de un periodo.

POLÍTICAS

Compra De Bienes

Manejo De La Cuenta

Baja De La Propiedad Planta Y Equipo

130

COMPRA DE BIENES La compra de propiedad, planta y equipo debe estar justificada en el presupuesto anual, contar con tres proformas y la aprobación de la gerencia


Contadora Gerente Secretaria Proveedor

1 Se presenta un requerimiento de compra de un bien por cualquiera de las áreas e informa al Contador para que verifique en el presupuesto.

2

El Contador revisa el presupuesto anual, y observa si la compra de P.P.E. consta en él, si es así la Contadora da un flujo de pagos, para determinar la disponibilidad de compra; caso contrario termina el proceso.

3

La Contadora le entrega el flujo de pagos y la gerencia observa la capacidad y si esta dentro de lo presupuestado, pide a tres empresas que le envíen la proforma del bien a adquirir.

4 El Contador enviará a la gerencia la propuesta si el monto de la compra se encuentra en los límites de aprobación establecidos.

5 Una vez confirmada la sugerencia presentada por uno de las personas responsables, se autoriza a la Contadora la elaboración del cheque para la compra autorizada.

6

La Contadora le entrega el cheque para las respectivas firmas.

7 La Contadora se dirige a la empresa, realiza la compra y pide una firma y sello en el comprobante de egreso, y recibe la factura de compra

8 La Contadora registra la operación en el sistema y archiva los documentos

INICIO

NO

SI

FIN

131

MANEJO DE LA CUENTA Cada bien adquirido tendrá un código para su respectiva identificación, y se realizará un control por lo menos una vez al año del inventario de Propiedad, Planta y Equipo.




1

La Contadora lleva el bien

comprado al almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY”.

2

La gerencia da el visto bueno de la compra y pide a la Contadora que imprima el código o códigos respectivos para el colocar al bien o bienes adquirido.

3

La Contadora imprime y pega los códigos en los bienes adquiridos.

4

La Secretaria registra en el cuadro de Excel la compra de propiedad, planta y equipo, donde anotará la clase de bien que es, su código, fecha de compra, valor, ubicación en la empresa

5

Este cuadro, la Secretaria lo envía a la Contador impreso para que se encargue de realizar las estimaciones de duración del bien para efectos de depreciación y mantener un control de las existencias para futuros inventarios de bienes adquiridos

INICIO

FIN

132

BAJA DE LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Los motivos por los que se puede dar de baja a un bien son: Por el límite de vida útil estimada. Bienes obsoletos, que por su estado físico o cualidades técnicas, no

resulte útil o funcional o ya no se requiera para el servicio al cual se destinó.

Por robo, extraviado o accidentado. Por donación, enajenación o destrucción.




1

La gerencia programa día y hora para realizar una inspección de

los bienes que posee el almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY”, junto con la Contadora y Secretaria. Identifican aquellos bienes que

cumplan con los postulados de la

política, y la Secretaria realiza un

listado de los bienes a dar de

baja.

2

La Contadora realiza un informe de los bienes a dar de baja dirigido al Director General para dar conocimiento

3

La gerencia autoriza el informe, determinan el destino final del bien (destrucción, venta, donación, quema, etc.) y se lo entrega a la Contadora

4

La Contadora realiza el acta de baja de bienes

5

Procede la Contadora a pasar el acta para que se realicen las firmas correspondientes

6

La Contadora registra contablemente la baja de los bienes en el software contable.

FIN

INICIO

133

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR Esta cuenta tiene origen acreedor y constituye las obligaciones (deudas) que son contraídas ya sea por actividades comerciales, servicios básicos, compra de propiedad, planta y equipo, entre otros gastos o servicios. POLÍTICAS La Contadora será la responsable del control y emisión del informe de cuentas por pagar, cada 5 días y será aprobado por la gerencia.




1

La Contadora pide a la Secretaria le pase las facturas que tiene retraso de pagos.

2

La Secretaria entrega las facturas pendientes

3

La Contadora imprime el auxiliar de cuentas por pagar para observar si existen obligaciones acumuladas impagas.

4

La Contadora realiza un cuadro en Excel para determinar las

cuentas que debe el almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY” tanto las antiguas como las actuales.

5

Entrega la Contadora a la gerencia el cuadro para que apruebe el cuadro de pagos y su respectiva cronología.

6

La gerencia coloca el sello de aprobado. Y se entrega a la Contadora.

7

La Contadora realiza los cheques y registros respectivos

FIN

INICIO

134

PRESTAMOS BANCARIOS Es una cuenta que se encarga del registro de deudas contraídas con los bancos o entidad bancaria. POLÍTICAS Todo endeudamiento con una entidad bancaria debe estar amparado con un análisis de costo-beneficio efectuado por la gerencia. Este análisis incluirá el programa de pago de la deuda.



Contador Gerencia

1

El contador elabora el análisis de costo – beneficio del préstamo bancario, basándose en la información otorgada por tres entidades bancarias

2

El contador desarrolla el programa de pago a través de un flujo de caja

3

El contador realiza un informe presentando las alternativas a la gerencia

4

La gerencia analiza la propuesta y elige una y firma y pone el sello de aprobado

5

El contador con la propuesta aprobada, se encarga de realizar los trámites con la entidad financiera

6

La Contadora recibe la documentación de soporte del préstamo para que registre en el software contable.

INICIO

FIN

135

GASTOS

Los gastos principales que tiene el almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY”,

son: el pago al personal administrativo, pago de arriendo, servicios básicos y

suministros, etc., por ello es necesario dar políticas para que se realicen de

forma correcta y sin que haya desviaciones o privilegios.

PAGO AL PERSONAL

El Periodo de cálculo que se utilizara para la elaboración de roles de Pagos

mensuales será a partir del 27 de cada mes has el 26 del mes siguiente. Esto

permitirá contar con el tiempo suficiente para la elaboración de la respectiva

nomina. La base del cálculo será un registro de asistencia que será firmado

diariamente por el personal.




1

La Secretaria entrega a la Contadora el control de asistencia firmados por el personal contratado (Gerente, Contadora, Secretaria-vendedora).

2

La Contadora ingresa los datos de cada empleado al sistema: días trabajados, ingresos, horas extras (con aprobación de la gerencia), descuentos de ley, multas y otros descuentos que se presenten en el mes.

3

Imprime el rol y presenta a la gerencia para su revisión, firma y sellado, luego se le entrega a la Contadora.

4

La Contadora realiza los cheques de cada uno y sus comprobantes de egreso, y realiza los recibos de pago para los trabajadores

5 Envía la Contadora los cheques para que sean firmados respectivamente

6 La contadora recibe los cheques firmados y procede al pago.

FIN

INICIO

136

5.6. ESTADOS FINANCIEROS

Los estados financieros son los documentos que debe preparar la empresa al

terminar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situación financiera y los

resultados económicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo

de un período.

Los estados financieros presentaran razonablemente:

La situación financiera

El rendimiento financiero y

Los flujos de una entidad

La presentación razonable requiere la presentación fiel de los efectos de las

transiciones, otros sucesos y condiciones, de acuerdo con las definiciones y

criterios de reconocimiento de activo, pasivo, ingresos y gastos establecidos.

Un conjunto completo de estados financieros está compuesto por:

Estado de Situación Financiera

Estado de Resultados y Estado de Resultados Integral

Estado de Cambios en el Patrimonio

Estado de Flujos de Efectivo

Notas a los estados financieros (aquí se contemplan las políticas

contables y hechos más relevantes ocurridos dentro del periodo

analizado).

137

ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA

Superintendencia de Compañías RESOLUCION SC.ICI.CPAIFRS.G.11.015

secciones de las normas NIIF´s para PYMES, sección 5 define el Estado de

Situación Financiera como un informe contable que presenta ordenada y

sistemáticamente las cuentas de Activo, Patrimonio y determina la posición

financiera de la empresa en un momento dado.

En este estado se representa la ecuación contable, la misma que refleja el

principio de partida doble.

Al evaluar si una partida cumple la definición de activo, pasivo o patrimonio

debe prestarse atención a las condiciones esenciales u a la realidad económica

que subyacen en la misma y no meramente a su forma legal (Hansen-Holm, op.

Cit., 2012, p.125).

Distinción entre partidas corrientes (corto plazo) y no corrientes (largo

plazo)

Una entidad presentará sus activos corrientes y no corrientes, y sus pasivos

corrientes y no corrientes, como categorías separadas en su estado de

situación financiera, excepto cuando una presentación basada en el grado de

liquidez proporcione una información fiable que sea más relevante. Cuando se

aplique tal excepción, todos los activos y pasivos se presentarán de acuerdo

con su liquidez aproximada, ascendente o descendente

(Niifpymes.com/estados-financieros).

138

ACTIVO Nota PASIVO Nota

ACTIVO CORRIENTE 5.530,56 PASIVO CORRIENTE 3.404,90

EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO 4.234,98 OBLIGACONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS 2.522,67

Caja 2 50,00 Docuemntos por pagar 6 800,00

Bancos 3 4.184,98 Intereses por pagar 42,67

ACTIVOS FINANCIEROS 122,76 Préstamos Bancaros 7 1.500,00

Documentos y cuentas por cobrar relacionados 4 124,00 Intereses por pagar 180,00

(-)Provición de Cuentas Incobrables (1,24) OTRAS OBLIGACIONES CORRIENTES 882,23

OTRAS CUENTAS POR COBRAR 900,00 CON LA ADMINISTRACIÓN 302,88

Garantias por arriendos entregados 400,00 Iva cobrado 268,68

Encaje Bancario 500,00 1% Retención en la Fuente 9,70

ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES 272,82 2% Retención enm la fuente 1,08

IVA pagado 254,96 8% Retención en la fuente 11,42

2% Impuesto Retenido 17,86 70% Retención IVA 12,00

ACTIVOS NO CORRIENTES 6.909,78 CON EL IESS 316,52

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 5 7.005,00 Aporte individual 9,35% 114,82

Muebles y enseres 1.605,00 Aporte Patronal 12,15% 149,20

Equipos de oficina 590,00 Fondos de Reserva 52,50

Modulares 2.000,00 POR BENEFICIOS DE LEY EMPLEADOS 262,83

Equipo de telecomunicaciones 230,00 Décimo Tercero 102,33

Equipos de computación 2.580,00 Décimo Cuarto 97,33

(DEPRECIACIÓN ACUMULADA) (95,22) Vacaciones 51,17

(Depreciación acumulada muebles, enseres) (13,38) Anticipo clientes 12,00

(Depreciación acumulada equipos de oficina) (1,46) TOTAL PASIVO 3.404,90

(Depreciación acumulada Modulares) (16,67) PATRIMONIO NETO 9.035,44

(Depreciación acumulada equipos de Telecumi.) (1,92) CAPITAL 10.092,33

(Depreciación acumulada equipos de computación) (61,79) Capital 8 10.092,33

RESULTADOS DEL EJERCICIO (1.056,89)

(-) Perdida neta del Ejercicio (1.056,89)

TOTAL ACTIVOS 12.440,34 TOTAL PASIVO MAS PATRIMONIO 12.440,34

_____________________________________ ______________________________

Nombre Nombre

RUC RUC

Gerente


Sergia Magaly Ampuero Román

R.U.C.: 1302335508001

ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA

Del 31 DE ENERO AL 31 DE ENERRO DEL 2013

Expresado en Dólares

Contador

139

ESTADO DE RESULTADOS INTEGRAL Y ESTADO DE RESULTADOS



Resultados, es el instrumento que utiliza la administración de la empresa para

reportar las operaciones efectuadas durante el periodo contable. De esta

manera la utilidad (pérdida) se obtiene restando los gastos y/o pérdidas a los

ingresos y/o ganancias.

Ahora, desde el punto de vista del inversionista (sea acreedor o accionista), el

estado de resultados es visto como el instrumento que lo provee de un "Índice

de eficiencia". Las utilidades son, generalmente, asociadas con eficiencia en las

operaciones, y las pérdidas, al contrario, se asocian con ineficiencia.

El reconocimiento y la medición de ingresos y gastos y como consecuencia, de

la utilidad neta, depende en parte en los conceptos de Patrimonio y

mantenimiento del Patrimonio utilizado por la empresa en la preparación de sus

estados financieros.

140

INGRESOS Nota

INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS 2.237,12

Venta 2.438,18

Descuento en ventas (201,06)

GASTOS (3.294,01)

GASTOS DE VENTA (55,24)

Promoción y publicidad (54,00)

Cuentas incobrables 8 (1,24)

GASTO DE ADMINISTRATIVOS (3.238,77)

Sueldos y salarios (1.528,00)

Aporte patronal 12,15% (149,20)

Fondo de reserva (52,50)

Beneficios sociales e indemnizaciones (250,83)

Honorarios (912,05)

Arriendo perativo (142,86)

Suministros de oficina (5,20)

Útiles de oficina (3,80)

Útiles de aseo (5,00)

Depreciación acumulada muebles, enseres (13,38)

Depreciación acumulada equipos de oficina (1,46)

Depreciación acumulada Modulares (16,67)

Depreciación acumulada equipos de Telecumi. (1,92)

Depreciación acumulada equipos de computación (61,79)

Gastos de Gestión (24,11)

Agua Potable (15,00)

Energía El{ectrica (25,00)

Telecomunicaciones (30,00)

PERDIDA EN OPERACIONES CONTINUAS (1.056,89)

_____________________________________ _____________________________________

Gerente

Nombre Nombre

RUC RUC

Del 1 DE ENERO AL 31 DE ENERO DEL 2013


Contador



R.U.C.: 1302335508001

ESTADO DE RESULTADOS

141

ESTADO DE CAMBIO EN EL PATRIMONIO



cambio en el patrimonio como un estado financiero que muestra en forma

detallada los aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas

en un periodo, además de la aplicación de las ganancias retenidas en periodos

anteriores. Este muestra por separado el patrimonio de una empresa.

La NIIF 1 nos indica acerca del Estado de Evolución del Patrimonio: “La entidad

presentará un estado de cambios en el patrimonio neto que mostrará:

a) El resultado del ejercicio;

b) Cada una de las partidas de ingresos y gastos del ejercicio que, según lo

requerido por otras Normas o Interpretaciones, se haya reconocido

directamente en el patrimonio neto, así como el total de esas partidas;

c) El total de los ingresos y gastos del ejercicio (calculado como la suma de

los apartados (a) y (b) anteriores), mostrando separadamente el importe

total atribuido a los tenedores de instrumentos de patrimonio neto de la

dominante y a los intereses minoritarios; y

d) Para cada uno de los componentes del patrimonio neto, los efectos de

los cambios en las políticas contables y en la corrección de errores, de

acuerdo con la NIIF 8.

La entidad presentará también, en el estado de cambios en el patrimonio neto o

en las notas:

142

a. Los importes de las transacciones que los tenedores de instrumentos de

patrimonio neto hayan realizado en su condición de tales, mostrando por

separado las distribuciones acordadas para los mismos;

b. El saldo de las reservas por ganancias acumuladas (ya se trate de

importes positivos o negativos) al principio del ejercicio y en la fecha del

balance, así como los movimientos del mismo durante el ejercicio; y

c. La NIIF 1, párrafo 96 y 97 es una conciliación entre los importes en

libros, al inicio y al final del ejercicio, para cada clase de patrimonio

aportado y para cada clase de reservas, informando por separado de

cada movimiento habido en los mismos

Las aportaciones de capital, la constitución de reservas, las utilidades retenidas,

etc., reflejan la fuente de financiamiento más significativo e importante de una

empresa.

143

RESERVA

LEGAL

RES ERVA

FACULTATI VA

Y

ES TATUTARI A

OTRAS

RESERVAS

PROPIEDA

D PLANTA

Y EQUIPO

OTROS

S UP ERAVI T

P OR

REVALUACI O

N

GANANCIAS

ACUMULADAS

PERDIDAS

ACUMULADAS

GANANCIA

NETA DEL

PERIODO

PERDIDA NETA

DEL PERIODO

SALDO FINAL DEL PERIODO 10.092,33 - - - - - - - - - -

SALDO REEXPRESADO DEL PERIODO INMEDIATO ANTERIOR - - - - - - - -

SALDO DEL PERIODO INMEDIATO ANTERIOR 10.092,33 - - - - - - - - - -

CAMBIO EN POLITICAS CONTABLES - - - - - - - - - - -

CORRECCION DE ERRORES - - - - - - - - - - - -

CAMBIO EN EL AÑO EN EL PATRIMONIO 10.092,33 - - - - - - - - - -

Aumento (disminución) de capital social - - - - - - - - - - -

Transferencias de Resultados a otras cuentas Propiedad Palnata y Equipo

- - - - - - - - - -

Otros cambios

Resultado Integral Total del Año (Perdidas del Ejercicio) (1.056,89)

TOTAL 10.092,33 - - - - - - - - - (1.056,89)

___________________________________________ ________________________________________

Nombre Nombre

RUC RUC



R.U.C.: 1302335508001

Gerente Contador

OTROS RES ULTADOS I NTEGRALES RESULTADOS ACUMULADOS

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIOEN

AL 31 DE ENERO DEL 2013


EN CIFRAS COMPLETAS US$

RESERVAS

CAPITAL SOCIAL

AP ORTE DE

S OCI OS O

ACCI ONI S TAS

P ARA FUTURA

CAP I TALI ZACI ON

PRIMA EMISIÓN

PRIMARIA DE

ACCIONES

RESULTADOS DEL EJERCICIO

144

FLUJO DE EFECTIVO PROCEDIENTES DE ACTIVIDADES DE OPERACIÓN

Clases de cobvros por actividades de operación

Ventas 2.237,12

Aumento de cuentas por cobrar clientes relacionados (124,00)

Clases de Pagos por actividades de operación

Pagos a proveedores por el suministro de bienes y servicios (304,97)

Promocion y publicidad (54,00)

arriendo Operativo (142,86)

Suministros de Oficina (5,20)

Útiles de Oficina (3,80)

Útiles de Aseo (5,00)

Gastos de Gestión (24,11)

Agua Potable (15,00)

Energia Eléctrica (25,00)

Telecomunicaciones (30,00)

Pagos por cuenta de empleados (2.892,58)

Sueldos y Salarios (1.528,00)

Aporte Patronal 12,15% (149,20)

Fondo de reserva (52,50)

Beneficios Sociales e Indemnizaciones (250,83)

Honorarios (912,05)

Otras entradas y salidas en efectivo 609,41

IVA pagado (254,96)

2% Impuesto Retenido (17,86)

IVA Cobrado 268,68

1% Retención en la Fuente 9,70

2% Retención enm la fuente 1,08

8% Retención en la fuente 11,42

70% Retención IVA 12,00

Aporte individual 9,35% 114,82

Aporte Patronal 12,15% 149,20

Fondos de Reserva 52,50

Décimo Tercero 102,33

Décimo Cuarto 97,33

Vacaciones 51,17

Anticipo clientes 12,00

FLUJO DE EFECTIVO NETO PROCEDIENTES DE ACTIVIDADES DE INVERSIÓN (970,00)

Adquisiciones de propiedades planta y equipo (970,00)

FLUJO DE EFECTIVO NETO PROCEDIENTES DE ACTIVIDADES DE FINANCIACIÓN 1.180,00

Financiación por prestamos a corto plazo 1.500,00

Encje Bancario (500,00)

Intereses por Pagar 180,00

INCREMENTO (DISMINUCIÓN) NETO DE EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO (265,02)

EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO AL PRINCIPIO DEL PERIODO 4.500,00

EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO AL FINAL DEL PERIODO 4.234,98

CONCILIACIONES ENTRE LA GANANCIA (PERDIDA) NETA Y LOS FLUJOS DE OPERACIÓN

Perdida antes del impuesto (1.056,89)

AJUSTES POR PARTIDAS DISTINTAS AL EFECTIVO

Ajustes por gastos de depreciación 95,22

Ajustes por gastos en proviciones 1,24 (960,43)

CAMBIOS EN EL ACTIVO Y PASIVOS 485,41

aumento de cuentas por cobrar cleintes (124,00)

aumento de Iva pagado (254,96)

Aumeto de 2% Impuesto a la Renta (17,86)

Aumeto de IVA Cobrado 268,68

Aumeto de 1% Retención en la Fuente 9,70

Aumeto de 2% Retención enm la fuente 1,08

Aumeto de 8% Retención en la fuente 11,42

Aumeto de 70% Retención IVA 12,00

Aumeto de Aporte individual 9,35% 114,82

Aumeto de Aporte Patronal 12,15% 149,20

Aumeto de Fondos de Reserva 52,50

Aumeto de Décimo Tercero 102,33

Aumeto de Décimo Cuarto 97,33

Aumeto de Vacaciones 51,17

Aumeto de Anticipo clientes 12,00

FLUJO DE EFECTIVO NETO PROCEDENTES DE ACTIVIDADES DE OPERACIÓN (475,02)

_____________________________________ _____________________________________Gerente

Nombre NombreRUC RUC

Contador



R.U.C.: 1302335508001

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO

Del 1 DE ENERO AL 31 DE ENERO DEL 2013Expresado en Dólares

145

NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS AL 31 DE ENERO DEL 2013

(EXPRESADO EN DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA)

1. PRINCIPALES PRINCIPIOS Y/O CRITERIOS CONTABLES

BASE DE PRESENTACIÓN

Los Estados Financieros son preparados y presentados de conformidad con las

Normas internacionales de Información Financiera (NIIF´s)

PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

Un elemento de las propiedades, planta y equipo será reconocido como activo

cuando:

a) Es probable que la entidad obtenga los beneficios económicos futuros

derivados del mismo; y

b) El costo del activo para la entidad puede ser valorado con fiabilidad.

c) Y se valorará al precio de costo.

ARRENDAMIENTOS OPERATIVOS

Las cuotas derivadas de los arrendamientos operativos serán reconocidas

como gastos en el estado de resultados de forma lineal, en el transcurso del

plazo del arrendamiento.

PROVISIÓN BENEFICIOS SOCIALES

La Compañía ha efectuado la provisión de los Beneficios Sociales que por Ley

les corresponde a los trabajadores, rigiéndose a las disposiciones legales

vigentes y establecidas en el Código de Trabajo e Instituto Ecuatoriano de

Seguridad Social (IEESS) tales como: Sobresueldos, Fondos de Reserva,

Vacaciones.

146

DETERIORO DEL VALOR DE LOS ACTIVOS

El importe en libros del valor de un activo debe ser reducido hasta que alcance

su importe recuperable si, y sólo si, este importe recuperable es menor que el

importe en libros, en tal caso la reducción se designará como pérdida por

deterioro y será reconocida inmediatamente como un gasto en el estado de

resultados, siguiendo lo establecido en la NIIF 36

2. CAJA

Se refiere a:

DETALLE 01/01/2013 31/01/2013

Caja chica 0.00 50.00

Caja 4.000.00 0.00

TOTAL 4.000.00 50.00

3. BANCOS

Está representado por:

DETALLE 01/01/2013 31/01/2013

Mutualista Pichincha 500.00 500.00

Banco Pichincha 0.00 3.689,98

TOTAL 500.00 4.184,9800

147

4. CUENTAS POR COBRAR CLIENTES RELACIONADOS

Esta cuenta está constituida por los valores pendientes de cobro sobre las

ventas de servicios de nivelación o trabajos cuyos saldos al 31 de enero

2013 y son las siguientes:

DETALLE 01/01/2013 31/01/2013

Sra. Liliana Rojas 0.00 12.00

Sta. Sara Flores 0.00 32.00

Sr. Daniel Ortiz 0.00 80.00

TOTAL 0.00 124.00

5. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

El movimiento de la propiedad, planta y equipo al 31 de enero del 2012, es

como se detalla a continuación:

DETALLE 01/01/2013 31/01/2013

Muebles y Enseres

1.605,00 1.605,00

Equipo de oficina 590.00 590.00

Modulares 200.00 200.00

Equipo de Telecomunicaciones 230.00 230.00

Equipo de computo 1.610,00 2580,00

TOTAL 6.035.00 7005.00

6. DOCUMENTOS POR PAGAR

La obligación corresponde a una letra de cambio a la orden del Sr, Miguel

Zambrano, y será cancelada en agosto del presente año.

148

7. PRÉSTAMOS BANCARIOS

Corresponde a una deuda que se tiene con la Mutualista Pichincha.

8. CAPITAL

El almacén LUBRIREPUESTOS PACHAY, es una empresa Unipersonal de

Responsabilidad Limitada, por lo tanto los $10.092,23 corresponde al Ing.

Sergia Magaly Ampuero Román, única propietaria.

9. CUENTAS INCOBRABLES

El porcentaje aplicado por incobrabilidad es del 1%, ya que el valor que tiene

como deuda a favor del almacén LUBRIREPUESTOS PACHAY, es pequeña y

representa un mes impago.

149

CAPÍTULO VI

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

6.1. Conclusiones Al culminar el presente trabajo en el almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY”

se concluye que:

El almacén, es una empresa que ha progresado en base a la experiencia

de sus propietarios, carece de un Manual de procedimientos contables

que contribuya a la efectividad y eficiencia en cada una de sus

operaciones, suficiencia y confiabilidad de la información financiera y

cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables, situación que le

impide conocer la posición financiera del negocio, por tal motivo se

diseñó un Sistema de Información Contable que permita una eficiente

administración de la empresa.

La falta de un Manual de procedimientos contables ha provocado efectos

negativos en la Empresa como la falta de control sobre los inventarios y

los ingresos, pérdida de tiempo y recursos, dado que no existe un

registro total de inventarios, facturas, clientes, acreedores entre otros.

Por medio de los presentes procedimientos contables se proporciona una

guía que permita la implementación de una adecuada organización de

políticas, normas y procedimientos que facilitan y agilizan las actividades

de la empresa y procuran un mejor control y uso de los recursos de la

entidad, asegurando que las operaciones se efectúen apropiadamente.

La implementación de los procesos contable en el almacén

“LUBRIREPUESTOS PACHAY” permitirá ser más eficientes y eficaz en

sus operaciones, además salvaguardar los activos y mantener una

contabilidad que le permitirá tener una visión general sobre la situación

económica y financiera de la empresa.

150

6.2. Recomendaciones

Al finalizar el presente trabajo en el almacén “LUBRIREPUESTOS PACHAY” se

recomienda que:

La Gerente Propietaria de la empresa proceda a la implementación del

Manual contable planteado en el presente sistema contable con la

finalidad de lograr mayor eficiencia y eficacia en las operaciones de la

empresa, una mejor organización, optimización de los recursos,

información financiera más completa, útil y oportuna, el cumplimiento de

las funciones y responsabilidades del personal y un mejor manejo y

control de las actividades que se realizan en la empresa.

La Gerente Propietaria proceda a realizar la difusión del presente

documento al personal de la empresa.

Dar seguimiento al cumplimiento de este manual de tal manera que todas

las personas que laboran en la empresa lleven a cabo los debidos

procedimientos, políticas y normas a implementar en las operaciones que

se realizan a diario.

Revisar y actualizar el manual elaborado como parte del diseño de los

sistemas contable de la empresa conforme al crecimiento del negocio,

para adaptarlos a las necesidades que surjan en la empresa.

151

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155

ANEXOS

ANEXO I

156

ANEXO 2

157

ANEXO 3

158

ANEXO 4

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA...

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