UNIVERSIDAD VERACRUZANAFACULTAD DE CONTADURIA

TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

ZULEIMA ROMERO ESPINOZA MARZO 2009

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INTRODUCCIONContexto: impacto de los Workflow¿Qué es un workflow?Concepto¿Qué es un wf?: ámbito de operaciónLa realidad del trabajoEl trabajo estructurado es más fácil de modelar¿Qué es un wf?: el director de orquestaQué es un wf?: pegamentoWorkflow: aplicaciones típicasHistoria: Evolución del flujo de trabajoComponentes básicosArquitectura basada en B.de D.Arquitectura híbrida: BD y mail¿Cómo evaluarlos? características deseablesVentajas que brinda utilizar WorkflowBeneficiosConceptos manejados para modelar workflowAplicaciones/Sistemas Workflow, flujos de trabajo eficaces Propiedades……..

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En los últimos años y a nivel mundial, los sistemas workflow han estimulado gran interés por dos razones principales: una económica y otra tecnológica. La económica se basa en el reconocimiento por parte de diversos sectores de la economía, que debido a la globalización de los mercados, el ambiente competitivo de negocios actual necesita la automatización de todas las actividades y procesos de trabajo, y no solo la automatización de algunas tareas individuales. La razón tecnológica resulta de la aparición de nuevos ambientes computacionales, capaces de integrar varias aplicaciones que antes operaban de manera independiente. Debido a estas razones, las expectativas hacia la adopción de sistemas workflow son grandes.Los sistemas Workflow permiten soportar los clásicos circuitos de expedientes directamente sobre una red de ordenadores, recurriendo al papel sólo cuando es imprescindible. Workflow no se originó como un método de trabajo en grupo, sino como una forma de reducir el tiempo y costo de llevar a cabo los procesos de negocios y asegurar que las tareas sean llevadas a cabo consistentemente para mejorar la calidad. El crecimiento en el uso del workflow fue, como en el groupware, soportado por la introducción de las LAN (redes locales) y el correo electrónico. Las primeras aproximaciones a la automatización de las tareas de oficina a través del almacenamiento de copuias digitales de documentos como cartas de clientes o facturas condujeron al desarrollo del workflow. Se puede decir que la tecnología de Workflow se basa sobre la asunción de que algunas cosas son realizadas más efectivamente por las computadoras que por las personas.

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Dentro de la evolución actual del Workflow como tecnología es posible identificar la evolción y creación de ciertos productos que acompañan al Workflow. Dichos productos son:

Procesamiento de imágenes: En este caso se captura en forma de imagen electrónica (por ejemplo mediante un escáner) la información que se desea, para luego ser pasada entre los diferentes participantes con distintos propósitos.

Administración de documentos: Esta incluye facilidades para guardar en un deposito común aquellos documentos que se comparten, así como también las facilidades para el acceso o modificación de los mismos mediante un conjunto predefinido de reglas Correo Electrónico y Directorios: Provee las facilidades para distribuir información entre individuos de una organización, o entre distintas organizaciones. Aplicaciones basadas en transacciones: Las transacciones de Workflow guardan la información, reglas, roles, y otros elementos sobre un servidor de Bases de Datos Relacionados, ejecutando la aplicación de Workflow sobre una interfaz gráfica para los usuarios.

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Procesamiento de Formularios: El ambiente de los formularios es amigable y familiar para muchos usuarios. Éste es un excelente vehículo para el manejo de la información dentro de una aplicación de Workflow, basado en el valor de los campos de un formulario.

Workflow tendrá tanto impacto en informática como lo tuvieron las bases de datos hace 20 años. De Dependencia de datos A Dependencia de flujos

Representa procedimientos de trabajo mediante el flujo de documentos electrónicos

Transfiere estos documentos de un empleado a otro, de acuerdo a las reglas del negocio

Registra los datos en una base de datos administrativa, con fines de medición y seguimiento

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Workflow se refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecución de una tarea o trabajo predeterminado. Se define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio. Su definición y control puede ser manual, informatizado o mixto. Organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar el proceso de negocio.

Las nuevas tendencias, a la hora de regular las organizaciones, hacen del Workflow una herramienta clave para lograr mayor agilidad y aumentar la descentralización de las actividades administrativas y comerciales.

La evolución de Workflow consiste en buscar la máxima automatización de los procesos de trabajo y el control total de las diferentes etapas, durante las cuales los documentos, la información o las tareas pasan de un participante a otro, según unas normas o procedimientos previamente definidos.

A lo largo del tiempo, se han ido desarrollando diversas aplicaciones de software, muchas de ellas han evolucionado a partir de sistemas de gestión de imagen, sistemas de gestión de documentos, sistemas de correo electrónico o de bases de datos.

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Workflow es la tecnología de software que promete una nueva solución para un problema muy antiguo: administrar y dar soporte a los procesos de negocios.

Existen cuatro conceptos básicos en materia de Workflow:

· Lógica de procesos. Este es el concepto fundamental porque aquí se obtiene la representación de la definición de cada proceso con una metodología predeterminada, se mantiene un seguimiento del estado de cada instancia a medida que se progresa en la tarea y se empuja el proceso hacia la siguiente etapa de acuerdo a la lógica que se le ha definido.

· Una correcta concordancia entre personas y tareas. Los sistemas Workflow ayudan a asegurar que la tarea que se necesita efectuar es hecha por la persona indicada, gracias a que generalmente están basados sobre sistemas de mensajería robustos.

· Entrega de recursos de información para las tareas. Cuando los recursos de información son basados en computadoras, los sistemas Workflow pueden asegurar que las tareas que necesitan ejecutarse tienen la información necesaria para ser completadas.

· Administración de procesos. Este es un concepto clave porque las organizaciones están bajo constante presión para mejorar el uso de sus recursos. Para los encargados de sistemas propiamente tales, la capacidad para administrar esos procesos es más crítica que la capacidad para construirlo en forma eficiente.

Los workflow tienen como misión apoyar procesos estructurados orientados a la administración caso a caso, en los que intervienen varios actores.

Los workflow no son candidatos para: procesos altamente automatizados e intensivos en procesos altamente automatizados e intensivos en

transacciones que requieren escasa intervención humana.transacciones que requieren escasa intervención humana. procesos colaborativos no repetitivos, creados para un número procesos colaborativos no repetitivos, creados para un número

limitado de ocurrenciaslimitado de ocurrencias

Comité

Atención clientes

Analista

Cliente

Comercial Producción Administración

Proceso

Orden de compraProgramaciónde la producción

Contabilidad, facturación

Departamento Departamento Departamento

Solicitudes de crédito o leasing (Bancos, Financieras)

Atención de reclamos y solicitudes de clientes (Bancos, empresas de servicios)

Solicitudes de reembolso (Isapres, Seguros) Trámite de pensiones (AFP) Oficinas de partes (adm. Pública) Procesos administrativos (pedidos internos,

órdenes de compra, solic. Vacaciones, ...)

Físico

Papel

Proceso manual

Incrustado en lasaplicaciones

Explícito pero aún parte de lasaplicaciones

Interactivo y separadode lasaplicaciones

B.D. Definiciones B.D. Transacciones

Motor: Procesamiento de transacciones

Servidor

Ejecución ymonitoreo

Modelamiento y desarrollo

Cliente

Administración

B.D. Definiciones B.D. Transacciones

Servidor

Ejecución ymonitoreo

Modelamiento y desarrollo

Cliente

Administración

Motor

Servidor de correo

Lenguaje (graf.) para modelar el flujo de trabajo

Configurabilidad/modificaciones de los flujos en operación

Identificación de responsables y tiempos de ejecución de cada subproceso

Seguimiento y registro de la historia de la tramitación: estadísticas

Manejo de situaciones de excepción

Asignación del trabajo a usuarios, de acuerdo a carga de trabajo

Casos que tienen hijos “autónomos” (ej; nota de pedido que da lugar a varias órdenes de compra) Integración con el medio ambiente Paralelismo, puntos de decisión, sincronismo

Subprocesos

Alarmas

Apertura - soporte de estándares (ej:OLE, DDE)

API con lenguajes de programación

Seguridad

Soporte de documentos, imágenes ...

Workflow Management Coalition Modelo de referenciaModelo de referencia GlosarioGlosario InterfasesInterfases

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Incremento de la productividad. La implementación de una solución Workflow mejorará la productividad de varias maneras:

1. Reduciendo la tramitología y el procesamiento de papel. 2. Enlazando formularios electrónicos con sus bases de datos y creando tablas de consulta, reduciendo los errores ya haciendo más expeditivo el registro de información. 3. Evitando que se pierda información valiosa recavada durante los procesos de del negocio. 4. Enrutando los procesos a los individuos apropiados y garantizando que el input corresponda a las reglas de negocio preestablecidas.

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5. Evitando que se pierdan documentos, procesos, -y negocios- en el limbo de la burocracia. 6. Siguiendo la pista y organizando todas las actividades de cada partícipe de un proceso. Si una tarea se demora, se envía un recordatorio al responsable –y a su jefe si no es atendido-. 7. Generando reportes e informes críticos automáticamente. 8. Garantizando que en cada paso de cada proceso se complete la información establecida, evitando detener o regresar procesos por información o datos incompletos.

Enfoque hacia la agregación de valor y no a la tramitología. Los procesos que agregan valor están en el alma de la organización moderna. El enfoque está puesto en determinar cuáles procesos son importantes a la misión y cómo optimizarlos para lograr ventajas competitivas.

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Reducción del tiempo de respuesta. La automatización de procesos es proactiva, asegura que las tareas avancen sin detenerse. Las buenas soluciones de Workflow definen los tiempos permisibles para la realización de una tarea, proveen notificaciones ante demoras y un mecanismo para escalar en la línea de mando cuando una tarea se demora más allá de su tiempo límite de ejecución. Monitoreo de estado. Provee a los usuarios información instantánea sobre el estado de cualquier proceso. Es invaluable al eliminar la “telefonitis” presente en todas las organizaciones cuando los individuos realizan el seguimiento de los procesos en los cuales tienen interés.

Asignación de tareas a la gente. La asignación de tareas se realiza mediante la definición de roles dentro de la empresa, eliminando la tediosa tarea de asignar los trabajos caso por caso.

 

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Recursos disponibles. Se asegura que los recursos de información (aplicaciones y datos) van a estar disponibles para los trabajadores cuando ellos los requieran. Generación de reportes. Al hacer posible la medición y reporte de estadísticas de tiempo y costo, las mejores soluciones proveen de información vital para detectar cuellos de botella en los procesos que a su vez su eliminación.

Consistencia y confiabilidad. La automatización de workflow asegura consistencia y confiabilidad cada vez que se ejecuta un proceso. Los errores son reducidos dramáticamente y la aplicación garantiza el cumplimiento de las reglas de negocio preestablecidas. Reducción del consumo de papel. La implementación de procesos de negocio o administrativos es propensa al uso intensivo de papel. La automatización de dichos procesos son en realidad soluciones para la reducción de su consumo, ello reduce costos y mejora la eficacia. Control de los Procesos (Process Management) Utilizando la tecnología de Workflow es posible monitorear el estado actual de las tareas así como también observar como evolucionan los planes de trabajo realizados.

Reducen costos

Mejoran la calidad y rapidez del servicio

Mejoran el uso y la oportunidad de la información

Mejoran el control de los procesos

Flexibilidad organizacional

Diferenciación en el mercado

Eliminación de trabajoAUGE Sistemas S.A.

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Cuando se modela un sistema de Workflow generalmente se identifican y utilizan definiciones de los distintos elementos que se pueden encontrar dentro de dicho sistema. A continuación se listan éstos elementos, para luego dar una descripción o definición de cada uno de ellos: • Tareas. • Personas (Usuarios).• Roles. • Rutas.

- Rutas Fijas: los documentos siguen siempre el mismo camino. -Rutas Condicionales: el camino a seguir depende de la evaluación de condiciones.-Rutas Ad-Hoc: el usuario elige explícitamente cual es la siguiente etapaa seguir.

• Reglas de Transición.

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• Datos.-Datos de Control: son los datos internos manejados por la lógica del sistema de Workflow. - Datos Relevantes: son aquellos datos utilizados para determinar el

ruteo de las distintas tareas del sistema. - Datos de la Aplicación: estos datos son específicos de la aplicación, no son accedidos por la lógica del Workflow.

• Eventos.

• Plazos (Deadlines).

• Procesos.

• Políticas.

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Las aplicaciones Workflow automatizan la secuencia de acciones, actividades o tareas en la ejecución del proceso, permiten realizar un seguimiento de cada etapa del mismo y aportan las herramientas necesarias para su control o gestión del flujo de trabajo.

Un sistema Workflow va más allá y se caracteriza, principalmente, por una adecuada integración con sistemas de información actuales: bases de datos, gestión documental, mensajería, ERP, etc., permitiendo la ampliación de un workflow, de un simple proceso a la integración de varios procesos de negocio interrelacionados.

En el mercado existen diversos tipos de herramientas Workflow, las principales son: Workflow Corporativo, Workflow de Aplicación, Workflow Documental y Workflow de Producción. Algunos de ellas se limitan a su área en particular y otras permiten la comunicación con aplicaciones externas de manera síncrona (esperando la respuesta antes de proseguir) y/o asíncrona (solamente deja un "mensaje" y recupera la respuesta más adelante).

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En la actualidad existen nuevas herramientas y sistemas muy sofisticados, que logran mayores incrementos en la eficacia de los procesos de negocio, nos referimos a las relacionadas con las "herramientas de trabajo en grupo" que incluyen piezas claves de automatización de procesos administrativos (Workflow) y de gestión de documentación.

Actualmente es muy importante acceder a la información de forma ágil y eficaz. Por regla general la información suele estar en diferentes formatos, según sea un documento de un tipo u otro, por ejemplo un papel o un documento del programa Word (.doc), o una imagen (.jpg, .gif.), lo que genera un problema de accesibilidad a los mismos. El tiempo que perdemos a la hora de acceder y recuperar la información es mucho menor usando una herramienta Workflow integrada con otros productos que permiten el acceso informatizado a la información relacionada con el workflow definido, lo que se traduce en una reducción importante en cuanto a costes y un incremento de la productividad.

Seguimiento

Medición

Historia

Alarmas

Viernes 28

Oportunidad

Flexibilidad

Workflow transaccionales (de producción) Filenet, Forte, Eastman, Staffware, IBM Flowmark, Filenet, Forte, Eastman, Staffware, IBM Flowmark,

PlexusPlexus Workflow de coordinación (ad-hoc)

Action, Lotus Notes, MS Exchange, TeamWareAction, Lotus Notes, MS Exchange, TeamWare

El término hace referencia a cambios importantes en el manejo y en los procedimientos de las organizaciones

Surge a partir de: la necesidad de ser más competitivos en un mercado la necesidad de ser más competitivos en un mercado

globalizadoglobalizado mantener clientes satisfechos, mediante ofertas mantener clientes satisfechos, mediante ofertas

“personalizadas”“personalizadas” oportunidades creadas por el desarrollo de las nuevas oportunidades creadas por el desarrollo de las nuevas

tecnologíastecnologías

AUGE Sistemas S.A.

Reingeniería: cambios en los procesos de negocios pueden provocar mejoras radicales en el rendimiento

Parte de las definiciones estratégicas de la organización (misión, objetivos ..) y va ganando en detalle (enfoque top down)

Workflow: se reorganizan las actividades operativas y se ligan todas aquellas que pertenecen a un mismo proceso (enfoque bottom up)

Misión

Objetivos

Procesos

Actividades

Reingeniería

Workflow

Funciones

Estrategia ParticionamientoParticionamiento Múltiples perspectivasMúltiples perspectivas

Espacio de estados

Espacio de datos

El sistema

Espaciofuncional

Espacio de coordinacióny sincronización

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La motivación es el punto de partida que dicta una serie de conceptos que deben considerarse para dar comienzo a un trabajo que implique la aplicación de esta tecnología.Un buen entendimiento de la tecnología y de la organización resulta crucial para dar comienzo al proceso de incorporación o transferencia tecnológica, que en definitiva es un proceso netamente social.Una metodología simple y coherente es vital para traducir lo que hay hoy y lo que se necesita a futuro hacia los sistemas Workflow.Siempre hay un impacto en la organización, el punto es ¿qué tan mínimo lo podemos hacer para que las repercusiones sociales sean menores? La clave no está en nuestra disciplina, sino en el real convencimiento de que las voluntades individualistas simplemente no deben existir en nuestra Institución.

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www.revistamarina.cl/revistas/2000/2/rojas.pdf

www.infoestrategica.com/bpm/workflow.pdf

•Workflow patterns Conjunto de patrones de diseño de flujos de trabajo; evaluación comparativa de lenguajes de definición de procesos de negocio

•"Knowledge Based Techniques to Increase the Flexibility of Workflow Management“

• Barbara Dellen, Frank Maurer, Gerhard Pews •http://www.pixelware.com/workflow-flujo-trabajo.htm