WORKSHOP Nº 8

Valor Ganado, un caso práctico

Relator Ignacio Vera G.

PMI Santiago Chapter

23 de Noviembre del 2009

• Agenda de Presentación• Introducción al Método del Valor Ganado• Presentación de Proyecto como caso práctico, simple• Análisis de Proyecto en situación Inicial• Control del Proyecto después de 5 días de avance.• Revisión de los principales KPI del proyecto• Preguntas de Dirección de Proyectos • Técnicas de Forecasting• Casos Reales y uso de valor Ganado• Comentarios finales y preguntas

Método del Valor Ganado(Earned Value Management)

Introducción:•El Método surgió en el mundo de la manufactura y posteriormenet fue incorporado en para medir el desempeño de los proyectos (C/SCSC Cost / Schedule Control System Criteria).

•El Método del Valor Ganado ha probado ser una de los más eficientes herramientas de retroalimentación y medición de rendimiento (performance) para dirigir proyectos. Le permite a los directores cerrar el ciclo de dirección plan-do-check-act.

• La retroalimentación es crítica para el éxito de cualquier proyecto. La retroalimentación periódica y programada, puede permitirle a los PortfolioManagers, Program Managers y a los Jefes de Proyecto, identificar problemas (desviaciones) en forma temprana y hacer los ajustes que permitirán que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto y del plazo.

• Al Método del Valor Ganado se le ha llamado “Dirección con las luces encendidas (management with the lights on)”, debido a que permite iluminar en forma clara y objetiva como está un proyecto y hacia donde va, en comparación con lo que se suponía que iba a ocurrir (lo planificado en la Línea Base). 

• Este Método usa el principio fundamental de que los patrones y tendencias del pasado son buenos predictores del futuro.

• El Método del Valor Ganado le entrega a las organizaciones la metodología necesaria para integrar la dirección del manejo de alcance, plazo y costo. Este Método puede desempeñara un rol fundamental respondiendo las siguientes preguntas que son críticas para el éxito de cada proyecto de su cartera como son:

Grupos de Procesos y Grupos de Procesos y ááreas del  reas del  conocimiento (PMBOK)conocimiento (PMBOK)

CALIDAD

INTEGRACIÓN

COSTO

ALCANCE

PLAZO

COMUNICACIÓN

RIESGO

ADQUISICIÓN

RRHH

INICIO

PLANIFICACIÓN

EJECUCIÓN

SEGUIMIENTOY CONTROL

TERMINO

Método del Valor Ganado Earned Value

• Dentro de los 5 procesos de la Dirección de Proyectos, es decir, Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control y Cierre, el Método del Valor Ganado se focaliza en los procesos de Planificación y Control.

• En la Planificación se debe definir: • El alcance y el trabajo a desarrollar estructurado en un EDT (WBS) para 

lograr ese alcance.• Quien va a desarrollar y dirigir el trabajo (Responsable – OBS).• Cuándo se va a desarrollar el trabajo.• Cuánta mano de obra, materiales, y recursos va a requerir el proyecto 

para terminar.

Imagen extraída del EVM del PMI

• El Método del Valor Ganado está orientado a apoyar estratégicamente al Jefe de Proyectos, ya que aumenta su capacidad de dirección, facilitando la planificación y el control de los rendimientos de costo y plazo. Las prácticas claves de este Método incluyen:

• El establecimiento de una Línea Base para medición de rendimiento.• El alcance del trabajo debe ser descompuesto hasta niveles manejables.• La asignación de Responsable no puede ser ambigua.• Desarrollar un presupuesto distribuido en el tiempo por fases para cada 

paquete de trabajo.• Seleccionar la técnica de medición Valor Ganado para todas las tareas.• Mantener la Integridad de la Línea Base durante todo el Proyecto.

• Medir y Analizar el rendimiento contra la Línea base• Registrar el uso de recursos durante la ejecución de los 

trabajos.• Medir objetivamente el avance físico de los proyectos.• Analizar y proyectar rendimientos de costo y plazo.• Reportar problemas de rendimiento.• Tomar acciones correctivas para resolver los problemas.• Elementos Básicos del Valor Ganado• Valor planificado (Planned Value)• Valor Ganado (Earned Value)• Costo Real (Actual Cost)

• Valor Planificado (Planned Value).• Describe como va a ser el comportamiento del trabajo en 

cualquier punto de desarrollo del cronograma del proyecto. Es una representación numérica del trabajo programado a desarrollar, establecido en la Línea Base de Medición de Rendimiento (PMB ‐ Performance Measurement Baseline), contra la cual se va a comparar el rendimiento real de los avances del proyecto. Una vez establecida la PMB, solo puede ser modificada debido a un cambio en el alance del proyecto o del entregable. También conocida como BCWS (BudgetedCost of Work Scheduled), el Valor Planificado (PV), es normalmente utilizada para construir la curva S que refleja la acumulación de costos en el tiempo.

• Valor Ganado (Earned Value)

• Corresponde a una foto del rendimiento de los avances del trabajo en un punto preciso del tiempo. También conocido como BCWP (Budgeted Cost ofWork Performed), refleja la cantidad de trabajo que realmente ha sido ejecutado en términos del presupuesto aprobado, asignado a una actividad del cronograma a o un componente de la EDT, a la fecha o a un cierto período de control.

• Costo Real (Actual Cost)

• Corresponde a una indicación de los recursos que han sido efectivamente usados para lograr un cierto avance a una fecha específica de control. También conocido como ACWP (Actual Cost of Work Performed).

Aumento valor materiales

Llegada tardía materiales

Incumplim. PlazoRiesgos 

Proveedores

Municipalidad

Equipo del proyecto

Gerencia 

ClienteStakeholders

Ignacio VeraResponsable

PMISponsor

Suma AlzadaTipo contrato 

10 díasTiempo  (Plazo)

$ 100.000Presupuesto  $ pesos

$ 100Precio Unitario (Incluye MO)

1000Presupuesto Recursos

LB MuroLinea Base

Muro Nombre Proyecto 

Acta constitución Proyecto

0Valor Ganado (Earned Value)

0Valor Real (Actual Value)

0Valor planificado (Planned Value)

0Gantt Valor Ganado

0Gantt Valor Real

$ 100.000

$ 90.000

$ 80.000

$ 70.000

$ 60.000

$ 50.000

$ 40.000

$ 30.000

$ 20.000$ 10.000Gantt Valor Planificado (Costos)

10009008007006005004003002001000Gantt Valor Planificado (Unidades)

10009008007006005004003002001000Gantt Presupuesto Completo

109876543210Tiempo (días)

Proyecto sin Avance

Muro Nombre Proyecto 

Situación Inicial Visualización de carta Gantt y Curvas de comportamiento de Costos y Recursos.

• Reglas para la medición de desempeño:• Clara definición de la EDT y los puntos de control donde se realizará la medición de las cuentas de control.

• Establecer las métricas que se emplearán para medir el valor ganado (ej. Hitos ponderados, 0/100,fórmula fija, porcentaje completado, etc…)

• Especificar las fórmulas de cálculo de gestión del Valor Ganado, para determinar la estimación a la conclusión (EAC) Proyectada.

* Se recoge la información de terreno donde se verifica un 30% de avance físico real

300Valor Ganado (Earned Value)

* Se revisa en Bodega  la cantidad de ladrillos utilizados (40% del total)

400Valor Real (Actual Value)

* De acuerdo a la Línea Base se esperaba un avance del 50% al quinto día.

500Valor planificado (Planned Value)

3002001000Gantt Valor Ganado

4003002001000Gantt Valor Real

5004003002001000Gantt Valor Planificado (Unidades)

10009008007006005004003002001000Gantt Presupuesto Completo

109876543210Tiempo (días)

Fecha de Control: término día 5

1er Control Visualización de carta Gantt y Curvas de comportamiento de Costos y Recursos.

‐$ 10.000$40.000 =$30.000 ‐Var. costo (Costos)

‐100400 =300 ‐Var. costo (Unid)

Cost Variance: Compara la desviación  del presupuesto en $ o Unidades. 

Valor Real (Actual Value)Valor Ganado (Earned Value) ‐Variación del Costo (C V)  =

‐$ 20.000$50.000 =$30.000 ‐Var. Cron. (Costos)

‐200500 =300 ‐Var. Cron. (Unid)

Schedule Variance: Compara el avance real contra el avance programado. 

Valor Planificado (Planned Value) Valor Ganado (Earned Value) ‐Variación del Cronograma  (S V)   =

Resultado

Desviaciones Recursos (Unidades)      Costos ($)

0,7540.000 =/30.000CPI (Costos)

0,75400 =/300CPI (Unid)Cost Performance Index

Valor Real (Actual Value)/Valor Ganado (Earned Value) /Índice de Desempeño del Costo (CPI) =

0,650.000 =/30.000SPI (Costos)

0,6500 =/300SPI (Unid)Schedule Performance Index

Valor Planificado (Planned Value) /Valor Ganado (Earned Value) /Índice de Desempeño de Programa (SPI) =

Resultado

Indices (KPI)  Recursos (Un)  Costos ($)

Atrasado en Plazo y Sobre el Presupuesto

En Plazo y Sobre el Presupuesto

Adelantado en Plazo y Sobre el Presupuesto

CV < 0 & CPI < 1.0

Atrasado en Plazo y Dentro del Presupuesto

En Plazo y Dentro del Presupuesto

Adelantado en Plazo y Dentro del Presupuesto

CV = 0 & CPI = 1.0

Atrasado en Plazo y Bajo el Presupuesto

En Plazo y Bajo el Presupuesto

Adelantado en Plazo y Bajo el Presupuesto

CV > 0 & CPI > 1.0

Costos

SV < 0 & SPI < 1.0SV = 0 & SPI = 1.0SV > 0 & SPI > 1.0

Cronograma (Schedule)

Mediciones de Rendimiento, Interpretación de los Resultados

de Desviaciones e Indices.

Nota: La tabla indica las posibles combinaciones que se producen entre los principales Indicadores de Valor Ganado y como interpretar los nueve escenarios.

70000

700 (proyección para cumplir alcance)

Estimación de Costo por Completar (ETC)¿Se va a terminar el proyecto bajo o sobre el Presupuesto?

‐10000

‐100 (diferencia negativa de 100 un.)

Variación de Costo al Término (VAC)¿Vamos a terminar el proyecto bajo o sobre el Presupuesto?

110000

1100 (100 unidades sobre 

ppto)

Estimación a la Conclusión (EAC)¿Cuánto va a costar el proyecto al término (Forecast)?

1,161,16 (16% 

sobre el ppto)

Índice de Desempeño del Costo por completar (TCPI)

¿Se va a usar los recursos remanentes en forma eficiente?

0,750,75 (75% eficiencia)

Índice de Desempeño del Costo (CPI)¿Se está usando los recursos en forma eficiente?

‐$ 10.000‐100 (pérdida)Variación de Costo (Cost Variance)¿El proyecto está bajo o sobre el Presupuesto a la

fecha de control?

Indicador Costos

Indicador UnidadesAnálisis de Programa y Proyecciones¿Cómo están los Costos

0,60,6 (60%  de rendimiento)

Índice de Desepmeño de Cronograma (SPI)¿Se es eficiente en el uso del tiempo?

‐$ 20.000‐200

(atrasado)Variación de Cronoograma (Schedule Variance)

¿El Proyecto está atrasado o adelantado respecto del plazo contractual, indicado en el cronograma?

Indicador Costos

Indicador UnidadesAnálisis de Programa y Proyecciones¿Cómo están los Plazos?

Respuestas Medición de Rendimiento con Método de Valor Ganado

Preguntas de dirección de Proyectos

• Reporte de Valor Ganado

• Reporte Valor Ganado Proyecto Gestión

• Si los indicadores son malos, ¿qué se debe hacer?:

• 1.‐ Ignorar el indicador o la desviación (< 5%).

• 2.‐ Tomar acciones correctivas para volver a la Línea Base.

• 3.‐ Revisar el programa (si es necesario, reprogramar).

• Usos del Valor Ganado:• Para validar Estados de Pago en función de los avances físicos o el cumplimiento de los entregables definidos en el alcance del proyecto (ej. Proyecto TI).

• Para determinar el % de Avance Físico del Proyecto.

• Para proyectar el comportamiento futuro de los recursos / costos en el proyecto.

• Técnicas para reprogramar (Forecasting)

• EAC = BAC ‐EV + AC (1.100= 1000‐300+400)

• CPI EAC = BAC/ CPI = 1000/0.75= 1.333

• TCPI= (BAC‐EV) / (BAC –AC) = 1,166

• CPI X SPI EAC = (BAC‐EV)/ (CPI XSPI) +AC = 1.555 

Reprogramación de Unidades remanentes.

• Presentación de caso parada de planta Metacontrol

REPORTE DE AVANCE DE BETOLLI POR AREA DE TRABAJO

TOTAL 16%17%

REACTOR EQUIPO D-702 (DSD)

36%

36%

40%

37%29%

18%

32%

21%

35%

22%

38%

24%

• Literatura sugerida• PMBOK, 4ta Edición, Módulos de Integración, Costos y Comunicaciones. PMI

• Practice Standard for Earned ValueManagement PMI

• The Project Manager’s Desk Reference, módulos 12, 13 (James P. Lewis )

• Earned Value White Paper (Fleming & Koppelmann)

• Consultas y Comentarios.

PMI Santiago Chile Chapter

Misión

“Promover la dirección de proyectos, programas yportafolios como una especialidad y profesión relevante

para el éxito de los negocios empresariales”