CUARTA SESIÓN

El Servicio Archivístico desde la óptica de gestión por procesos

(componente).

Gestión por procesos

La Gestión de Procesos percibe la organización como un sistema interrrelacionado de procesos que contribuyen conjuntamente a incrementar la satisfacción del usuario.La GP coexiste con la administración funcional, asignando propietarios a los procesos clave, haciendo posible una gestión interfuncional generadora de valor para el usuario y que , por tanto, procura su satisfacción.Determina que proceso deben ser mejorados o rediseñados, establece prioridades y provee de un contexto para iniciar y mantener planes de mejora que permitan alcanzar objetivos establecidos.

Características

La GP se enmarca en la Gestión de la Calidad y constituye una herramienta útil para el desarrollo de las estrategias centrales del Plan de Calidad.

Homogeneidad, evitando al variabilidad y heterogeneidad.

Sistema de información integrado, que permite evaluar las actividades que se realizan.

Continuidad, es una de las características más importantes y permite eliminar actuaciones inútiles en la gestión de los servicios que se ofrecen a los usuarios.

El Mapa de Procesos

Identificación de los Procesos de la ORJFIdentificación de los Procesos de la ORJF

I. PROCESO DE ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE MAGISTRADOS

II. PROCESO DE BRINDAR INFORMACIÓN A USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS.

III. PROCESO DE CUSTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN REFERIDA A LOS CONCURSOS DE SELECCIÓN, NOMBRAMIENTO, EVALUACIÓN Y RATIFICACIÓN DE MAGISTRADOS.

El Mapa de Procesos

II PROCESO DE BRINDAR INFORMACIÓN A USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS.

•Este proceso tiene como propósito responder de manera rápida, eficiente y confiable a las solicitudes de información sobre magistrados que realizan tanto los órganos del CNM como los usuarios externos.

•La información que brinda la ORJF a usuarios internos como externos, es obtenida del SIRJF y de la documentación custodiada en el Archivo Periférico.

•Del SIRJF se obtiene información referida a datos personales de identificación, carrera en la magistratura, experiencia profesional, capacitación, desempeño laboral, procesos disciplinarios y bienes patrimoniales, así como reportes estadísticos por institución, por distrito judicial, por sexo, edad y condición.

Diagrama de Proceso

SALIDAS

• Sistema Institucional de Archivo Implementado

• Documentos de Gestión Archivística aprobados.

• Metodología para la atención de Servicios en ejecución.

Diagrama de Proceso

PROCESO1. Búsqueda de la Documentación2. Elaboración del Formato de entrega3. Registro en el Sistema Informático de Servicio.4. Entrega de la documentación.

SALIDAS1. Documentación recibida por la Unidad Orgánica solicitante.2. Expedición de Copias autenticadas, constancia certificada o copia simple de las Resoluciones requeridas (no se entrega original)3. Revisión de la documentación a su regreso

ENTRADAS1. Necesidades de Información.2. Marco legal (TUPA, LPAG.)3.Formulario de Solicitud de préstamo de Documentos autorizado por el Responsa de la Unidad Orgánica Solicitante. 2. Solicitudes de Préstamo, consulta y expedición de copias de los documentos custodiados en el Archivo Central.

Diagrama del Proceso: Brindar información a usuarios

Componentes que intervienen en el Servicio Archivístico

1. La Documentación que se custodia

2. La Información

que se maneja

Tradicional

3. Los Servicios y Productos que se

ofrecen

Aplicación de TIC

4.Los usuarios a quienes dirige sus

servicios

Ciudadanos

Instituciones