X Congreso anual Academia de Ciencias Administrativas AC
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MESA DE TRABAJO:
• GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
Ponente Fernando Fuentes Tovar Adscripción: Universidad de Guadalajara, Centro Universitario de Ciencias
Económico Administrativas
DIRECCIÓN: RAÚL ARELLANO 5670. COLONIA PASEOS DEL SOL. ZAPOPAN JALISCO C.P.
45060 TELEFONO 36 32 33 88
E MAIL: [email protected] San Luis Potosí, S.L.P., México, 2, 3, 4 y 5 de mayo de 2006
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RESUMEN
El insumo más importante para la creación, mantenimiento y desarrollo de las
Instituciones de Educación Superior (IES) es el conocimiento. Si partimos de la premisa
de que todas las IES tienen la misma oportunidad de acceder a este. ¿Cuáles son
entonces los factores que diferencian a éstas, para un desempeño desigual en
productividad y calidad?. Si nuestro supuesto es el conocimiento hablaríamos de una
mala gestión del conocimiento o un mal aprovechamiento de este. Una reflexión, sobre
la urgente necesidad de implementar la gestión del conocimiento e iniciar un proceso de
transformación para el desarrollo de las IES.
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MPE. Fernando Fuentes Tovar 1
El conocimiento es experiencia. Cualquier otra cosa es sólo información.
Albert Einstein INTRODUCCIÓN
Las IES en teoría son los centros del saber, del cambio y de la innovación... donde
el conocimiento fluye en todas direcciones. Creadas para la formación de recursos
humanos de calidad que permita un mejor futuro de los países. Son centros, donde por
sus funciones se concentra información de todo tipo, y a través del procesamiento de
esta, se genera nuevo conocimiento a través de las experiencias individuales y de los
conocimientos acumulados de los maestros que laboran en ella, y luego es transmitida
a los alumnos los cuales al terminar su formación la llevan a escenarios diversos para
nutrirlos con la aplicación práctica de estos conocimientos para beneficios de la
organización y de la sociedad. Si se analiza, organiza, documenta, y aprovecha todo
este conocimiento que tienen las personas que laboran en estos centros, esto podría
convertirse en una ventaja competitiva para cualquier institución. Sin embargo se
desaprovecha estos conocimientos, las IES solo han hecho una gestión administrativa
de sus recursos humanos y no una gestión de conocimientos de su capital intelectual.
VALOR DE LA ORGANIZACIÓN
Nuestra primera actividad para lograr esta transformación es ubicarnos y
comprender en donde se encuentra el valor de las organizaciones.
1 Candidato a Dr. En Negocios y Estudios Económicos del Centro Universitario de Ciencias Económico Administrativas de la Universidad de Guadalajara.
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Tomando en consideración el modelo Intelect de Euforum (fig. 1).
Figura1
Modelo de medición del capital intelectual
Fuente: Euforum 1998
Este modelo tiene la siguiente estructura :
Bloques.- Es la agrupación de Activos intangibles en función de su naturaleza (Capital
Humano, Capital Estructural y Capital Relacional).
Elementos.- Son los activos intangibles que se consideran dentro de cada bloque.
Cada organización en función de su estrategia y de sus factores críticos de éxito, debe
elegir los elementos concretos
Indicadores.- Es la forma de medir o evaluar los elementos. La definición de
indicadores al igual, debe hacerse en cada caso particular.
Capital físico Capital financiero
Activos tangibles
Capital humano Capital estructural Capital relacional
Activos intangibles
Valor de la organización
Productividad
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Capital Humano: “Se refiere al conocimiento (explícito o tácito) útil para las
organizaciones que poseen las personas y equipos de la misma, así como su
capacidad para regenerarlo; es decir, su capacidad de aprender" [WEB-01]. Dentro de
esta categoría se encuentran las capacidades individuales y colectivas, el liderazgo, la
experiencia, el conocimiento, las destrezas y las habilidades especiales de las personas
participantes de las IES. Éstas, no poseen el capital humano, no lo puede comprar, sólo
alquilarlo durante un periodo de tiempo.
Capital Estructural: “Es el conocimiento que la organización consigue explicitar,
sistematizar e internalizar y que en un principio puede estar latente en las personas y
equipos de la empresa”. [WEB-01]. Quedan incluidos todos aquellos conocimientos
estructurados de los que depende la eficacia y eficiencia interna de las IES: los
sistemas de información y comunicación, la tecnología disponible, los procesos de
trabajo, los derechos de autor, los sistemas de gestión, el savoir faire, los secretos de
negocio en el diseño de productos y servicios, el conocimiento acumulado y su
disponibilidad, las metodologías y la cultura propia de la organización. El capital
estructural es propiedad del centro, queda en la organización cuando sus personas la
abandonan.
Capital Relacional: “Es el conjunto de relaciones que mantiene la organización con el
exterior. La calidad y sostenibilidad de la base de clientes de una empresa y su
potencialidad para generar nuevos clientes en el futuro, son cuestiones claves para su
éxito, como también lo es el conocimiento que puede obtenerse de la relación con
otros agentes del entorno (alianzas, proveedores)” [WEB-01]. Dentro de esta categoría
se encuentran: los alumnos, la lealtad, la reputación, etc.
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Figura 2 Los bloques del capital intelectual
Fuente Euforum (1998)
Dimensiones incorporadas Fig. 2:
Presente - Futuro: Estructuración y medición de los activos intangibles en el momento
actual y sobre todo, revelar el futuro previsible de la empresa, en función a la
potencialidad de su capital intelectual y a los esfuerzos que se realizan en su desarrollo.
Interno - Externo: Debemos identificar intangibles que generan valor desde la
consideración de la organización como un sistema abierto. Se consideran los activos
internos (creatividad de las personas, sistemas de gestión de la información, etc.) y
externos (imagen, alianzas, lealtad, etc.).
Flujo - Stock: el modelo tiene un carácter dinámico, ya que no sólo pretende
contemplar el stock de capital intelectual en un momento concreto del tiempo, sino
también aproximarse a los procesos de la conversión entre los diferentes bloques de
capital intelectual
Explícito - Tácito: no sólo se consideran los conocimientos explícitos, sino también los
más personales, subjetivos y difíciles de compartir (tácitos). La adecuado y constante
Capital estructural
Capital humano
Capital relacional
Presente Futuro
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relación entre conocimientos tácitos y explícitos es vital para la innovación y el
desarrollo de las IES.
LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Diversos autores han aportado su punto de vista acerca de lo que es la gestión del
conocimiento:
Thomas H. Davenport: “Es el proceso sistemático de buscar, organizar, filtrar y
presentar la información con el objetivo de mejorar la comprensión de las personas en
una especifica área de interés”. [WEB-02].
Dr. Yogesh Malhotra: “Encarna el proceso organizacional que busca la combinación
sinérgica del tratamiento de datos e información a través de las capacidades de las
tecnologías de Información, y las capacidades de creatividad e innovación de los
seres humanos”. [WEB-03].
Hubert Saint-Onge: “Es la habilidad de desarrollar, mantener, influenciar y renovar
los activos intangibles llamados Capital de Conocimiento o Capital Intelectual”.
[WEB-04].
Karl E. Sveiby: “Es el arte de crear valor con los activos intangibles de una
organización”. [WEB-05].
Tomando en considerando estás distintas definiciones es necesario definir el
concepto de gestión del conocimiento para aplicarlo a nuestras necesidades. Por lo
tanto el concepto que adoptaremos será el siguiente:
Gestión del Conocimiento: Es el proceso sistemático para detectar, analizar,
seleccionar, organizar, filtrar, exhibir y aplicar la información por parte de los
participantes de la organización, con el objeto de explotar cooperativamente y
conjuntamente los recursos de conocimiento basados en el capital intelectual
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propio de las organizaciones, orientados a potenciar las competencias
organizacionales y generar valor en la organización Fig 3.
Figura 3
Fuente: Diseño adaptado por el autor
Objetivos de la Gestión del conocimiento Algunos objetivos de la Gestión del conocimiento, son los siguientes:
• Formular una estrategia de alcance organizacional para el desarrollo, adquisición y
aplicación del conocimiento.
• Implantar estrategias orientadas al conocimiento.
• Promover la mejora continua de los procesos de negocio, enfatizando la
generación y utilización del conocimiento.
• Monitorear y evaluar los logros obtenidos mediante la aplicación del
conocimiento.
• Reducir los tiempos de ciclos en el desarrollo de nuevos productos, mejoras de
detectar
analizar seleccionar
filtrar
organizar
aplicar
exhibir
Organización
Proceso del conocimiento
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los ya existentes y la reducción del desarrollo de soluciones a los problemas.
Reducir los costos asociados a la repetición de errores. [WEB-06]
Dentro del objeto de estudio de la gestión del conocimiento en las IES, está lo que
ésta sabe sobre sus maestros, empleados administrativos, de servicios, alumnos,
productos (carreras, maestrías, doctorados, investigaciones, etc.), procesos, mercados,
proveedores y su entorno, y sobre todo, el cómo combinar estos elementos para hacer
a una organización competitiva.
Un punto importante a considerar aquí es el hecho que las IES por si solas no
generan conocimiento, son las personas que la integran, quienes establecen las nuevas
percepciones, pensamientos, experiencias y paradigmas que establecen el
conocimiento de la organización.
El conocimiento es creado sólo por los individuos, la organización no puede crear
conocimiento sin individuos. La organización debe de apoyar la creatividad individual o
proveer el contexto para que los individuos generen conocimientos. Por lo tanto, la
generación de conocimiento organizacional debe ser entendida como el proceso que
guía y magnifica organizacionalmente el conocimiento generado por los individuos y lo
solidifica como parte de la red de conocimientos de la organización.” [Nonaka 95]
Ikujiro Nonaka y Hirotaka Takeuchi en su libro “The Knowledge-Creating
Company” inicia la teoría de generación de conocimiento organizacional [Nonaka
95] Esta teoría se basa en el proceso de comunicación del conocimiento en torno a
modos de conversión entre el conocimiento tácito y el explícito:
Conocimiento Tácito: Es el conocimiento que no es fácil de expresar y definir, por lo
cuál no se encuentra codificado. Dentro de esta categoría se encuentran las
experiencias de trabajo, emocionales, vivénciales, el savoir faire, las habilidades,
creencias, valores, entre otras.
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· Conocimiento Explícito: Es el conocimiento que está codificado y que es
transmisible a través de algún sistema de lenguaje formal. Dentro de esta categoría se
encuentran los documentos, reportes, memos, mensajes, presentaciones, diseños,
especificaciones, simulaciones, entre otras.
Conocimiento Tácito (Subjetivo)) Conocimiento de las experiencias (Cuerpo)
Conocimiento simultaneo (Aquí y ahora)
Conocimiento Análogo (Práctica)
Conocimiento Explícito (Objetivo Conocimiento del raciocinio (Mente)
Conocimiento secuencial (Allí y entonces)
Conocimiento digital (Teoría)
El problema de generar el conocimiento organizacional reside en el cómo extender
el conocimiento individual, a los grupos, a la organización y a través de las
organizaciones. El conocimiento organizacional se define como lo que los integrantes
de ella saben en su conjunto [Nonaka 95], [Prusak 97]. Esta visión establece las bases
para la 'Memoria Organizacional' [Cross 00].
Nonaka y Takeuchi [Nonaka 95] establecen cuatro factores clave en torno a la
creación de conocimiento organizacional:
Intención: La organización debe tener la intención explícita de generar las condiciones
optimas que permitan el crecimiento de la espiral de conocimiento organizacional,
apoyadas por el desarrollo de las capacidades necesarias para llevar a cabo el proceso
de gestión del conocimiento en torno a una visión compartida [Senge 90]. Dentro de las
intenciones se deben considerar los criterios necesarios para evaluar el valor y utilidad
de los activos de conocimiento.
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Autonomía: La organización debe permitir algún nivel de autonomía en sus individuos
[Senge 98], lo cual fomente las instancias de generación de nuevas ideas y
visualización de nuevas oportunidades, motivando así a los participantes
de la organización a generar nuevo conocimiento.
Fluctuación y caos creativo: La organización debe estimular la interacción entre sus
integrantes y el ambiente externo, donde los equipos enfrenten las rutinas, los hábitos y
las limitaciones auto impuestas con el objeto de estimular nuevas perspectivas de cómo
hacer las cosas [Senge 90]. El caos se genera naturalmente cuando la organización
sufre una crisis o cuando los administradores deciden establecer nuevas metas.
Redundancia: La organización debe permitir niveles de redundancia dentro de su
operar. Esto genera que los diferentes puntos de vistas establecidos por las personas
que conforman los equipos [Senge 90] permite compartir y combinar conocimientos de
tipo tácito, permitiendo establecer conceptos e ideas más robustas, junto con generar
nuevas posibilidades.
LA ORGANIZACIÓN CAPAZ DE APRENDER Un termino importante para comprender la dinámica que se da en las
organizaciones es el de la organizaciones que aprenden Peter Senge las define como
un grupo de personas “que expanden continuamente sus aptitudes para crear los
resultados que desean, donde se cultivan nuevos y expansivos patrones de
pensamiento, donde la inspiración colectiva queda en libertad, y donde la gente
continuamente aprende a aprender en conjunto” [Senge 98].
Sin embargo se debe de tomar en consideración que el clima y el ambiente
organizacional, puede afectar tanto positiva como negativamente al aprendizaje
organizacional. Por lo cual, las relaciones de confianza y apoyo entre los integrantes de
la organización son quienes establecen el clima necesario para compartir y generar
conocimiento (capital social).
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Las capacidades de aprendizaje de las organizaciones (fig. 4) se basa en la
habilidad para:
I. Generar ideas.
II. Generalizarlas.
III. Identificar las incapacidades de la organización en el proceso de aprender.
Figura 4
Fuente: Diseño adaptado por el autor
I. Se pueden generar ideas por: - Experimentación
- Adquisición y desarrollo de competencias
- Crear Mejores Prácticas (Benchmarking)
- Mejora Continua (Innovación)
II. Generalizar las Ideas - Compartir ideas a través de los límites dentro de la organización
- Las ideas deben vivir más que las personas y formar parte de la cultura de la
Aplicación
Experiencia
Procesamientode la informaciónAprendizaje
simple
Aprendizaje complejo Teorías y
modelosEstrategia
Modelo del aprendizaje
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organización
- Prácticas administrativas que atraviesan límites geográficos
III. Identificar las incapacidades para aprender Las siguientes son algunas de las barreras que llevan a las organizaciones al
fracaso
- Ceguera y/o falta de compromiso de los líderes
- Permanecer en la zona de confort
- Aversión al riesgo
- Resistencia al cambio
UN PLAN DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN LAS IES.
El implementar la gestión del conocimiento en las IES no es sencillo, es necesario
planear todas las actividades para llevar el control de las mismas sin embargo existen
puntos que son necesarios aclarar: Existe una variedad de formas de generar valor en
base a los activos de conocimiento, las cuales son una combinación de factores de
diferentes clases, que relacionados deben estructurar soluciones. Algunos tipos de
proyectos se pueden catalogar dentro de las clases que se detallan a continuación:
• Capturar y rehusar conocimiento estructurado: Este tipo de proyectos reconoce
que el conocimiento se encuentra en los componentes de salida de una organización,
tales como diseño de productos, propuestas, reportes, procedimientos de
implementación, código de software, entre otros [KER-00]. Este conocimiento lo
podemos encontrar en el diseño de programas, implementación de carreras,
diplomados, maestrías, doctorados, etc.
• Capturar y compartir lecciones aprendidas desde la práctica: Este tipo de
proyectos captura el conocimiento generado por la experiencia, el cual puede ser
adaptado por un usuario para su uso en un nuevo contexto [WEB-07]. Este
conocimiento se da en la experiencia de los maestros, el cual puede ser transferido a
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través de la tecnología educativa a otras materias, carreras, etc. Y solo se da cuando
esta es compartida.
• Identificar fuentes y redes de experiencia: Este tipo de proyectos intenta capturar
y desarrollar el conocimiento contenido, permitiendo visualizar y acceder de mejor
manera a la experticia, facilitando la conexión entre las personas que poseen el
conocimiento y quienes lo necesitan [WEB-08]. Los maestros que tienen estudios mas
avanzados o experiencias no comunes pueden ser las personas que detentan más
conocimiento.
• Estructurar y localizar las necesidades de conocimiento para mejorar el rendimiento: Este tipo de proyecto pretende apoyar los esfuerzos en el desarrollo de
nuevos productos o el rediseño de procesos haciendo explícito el conocimiento
necesario para una etapa particular de una iniciativa [WEB-09]. Es necesario en las
IES estar infiltradas en el entorno nacional e internacional para satisfacer las
necesidades presentes y futuras de las comunidades a las cuales sirven.
• Medir y manejar el valor económico del conocimiento: Este tipo de proyecto
reconoce que los activos tales como patentes, derechos de autor, licencias de software
y bases de datos de clientes, crean tanto ingresos y costos para la organización, por lo
que se orientan a administrarlos más juiciosamente [WEB-10]. Es necesaria la creación
en las IES de un departamento exclusivo para patentar y controlar los conocimientos
• Sintetizar y compartir conocimiento desde fuentes externas: Este tipo de
proyectos intentan aprovechas las fuentes de información y conocimiento externas,
proveyendo un contexto para el gran volumen disponible (Universidades). La
vinculación estrecha con cámaras, asociaciones patronales, sindicatos, gobierno y los
propios egresados, pueden abrir las puertas a estas fuetes externas.
• Crear ventajas competitivas Michael Porter escribe "la ventaja competitiva nace fundamentalmente del valor que una
empresa es capaz de crear para sus compradores" [Porter 85]. Las IES están
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comprometidas para crear ventajas competitivas que permitan su desarrollo y den valor
a su institución.
DESCUBRIMIENTO DE LOS RECURSOS Y CAPACIDADES DE LAS IES. Las ventajas existen sólo hasta que la competencia las copian o las superan,
además, la dinámica de los mercados establece la imposibilidad de alinear las
estrategias a las necesidades generalmente variables. Para solucionar en parte esto,
Robert Grant crea la Teoría de recursos y capacidades de la empresa' [Grant 91]. En
ella establece el rol de las capacidades y recursos centrales [Prahalad 90] en la
comprensión del entorno competitivo y los factores externos que influyen en las
empresas de un mismo sector. Esta idea está basada como respuesta a una
interrogante esencial: ¿Qué diferencia a las organizaciones estructuralmente iguales
para que sus desempeños sean diferentes?
Figura 5 Modelo de la teoría de recursos y capacidades
Fuente: Grant 91
Esta teoría hace énfasis en dos puntos principales, los recursos y las capacidades,
las IES deben identificar primeramente estos dos elementos por lo cual es necesario
definir estos dos conceptos:
Recursos: Son aquellos recursos tangibles y de calidad que la empresa ha ido
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acumulando a través de los años y que generalmente tienen forma física y se les puede
contar y dar un valor económico. En el análisis de la competencia son importantes,
pues permiten hacer comparaciones directas de los activos de la competencia. Para
identificar los recursos que requiere la organización, Grant propone seis categorías de
recursos (financieros, físicos, humanos, tecnológicos, organizacionales y reputación)
[Grant 91].
Capacidades: Son una mezcla de habilidades y conocimientos que la empresa
ha obtenido en el ejercicio de sus actividades sobre productos y servicios a lo largo de
la cadena de valor usando sus activos, y en su proceso continuo de aprendizaje y
mejoramiento. Estas capacidades difieren de los activos en que no son tangibles y
están inmersos dentro de la cultura, sistemas, y procedimientos de la empresa que no
pueden ser negociados o imitados [Grant 91].
El punto central para iniciar una detección de recursos y capacidades en las IES
será el iniciar una auditoria de los recursos humanos de la organización para tener
como producto final un inventario de recursos humanos; el cual nos permita, evaluar el
recurso humano así como también, determinar las políticas para incrementar su valor, y
fomentar el entorno para generar conocimiento.
PASOS PARA APLICAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
Los objetivos más importantes para iniciar un sistema de gestión del conocimiento entre
otros son:
• Las capacidades deben ser renovadas y rediseñadas periódicamente.
• Se puede generar ganancias y/o ventajas con recursos que siempre se han tenido a
mano pero que no se han descubierto.
• Maximizar el retorno de las inversiones en conocimiento, tales como nuevas
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contrataciones, procesos y capital intelectual.
• Explotar los activos intangibles, tales como el know-how, derechos de autor, mejorar
la relación de clientes, etc.
• Repetir los éxitos pasados y compartir mejores prácticas.
• Mejorar la innovación (Comercialización de ideas).
• Evitar la perdida de conocimiento.
• Crear una memoria corporativa
• Etc.
Figura 6 Pasos para aplicar un sistema de gestión del conocimiento
Fuente: Diseño adaptado por el autor
La etapa inicial nace de la necesidad de analizar la situación actual y la proyección
futura de los recursos y capacidades de la organización, orientados a satisfacer
distintos escenarios de acción, los cuales establecen los diferentes fuerzas generadoras
Necesidades y proyección
Mediciones y
evaluacionesPlaneación estrategicaImplantación
Análisis de la situación
actual
Diseño de la
estrategia
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de ventajas competitivas, junto con establecer una visión del potencial actual y futuro
sobre el cual se basará el desarrollo estratégico de la organización.
La segunda etapa se basa en la importancia del conocimiento a nivel estratégico dentro
de la organización, lo que ha generado la necesidad de desarrollo de una 'estrategia de
conocimiento, la cual pretende ser la base para el éxito de los diferentes proyectos que
se establezcan en la organización.
La tercera etapa ha sido comprendida en el contexto de las necesidades y proyecciones
establecidas en la estrategia de conocimiento, reconociendo el grado de adaptabilidad
tecnológica necesaria para una evolución de los proyectos involucrados y un criterio de
diseño e integración de largo plazo.
La etapa de implantación nace de la necesidad de coordinar todos los esfuerzos
necesarios para el desarrollo de todo proyecto.
La etapa final, mediciones y evaluación, es necesaria debido a que es de vital
importancia el visualizar los resultados obtenidos, ya sea desde el punto de vista
valorativo (factores de rendimiento) como del punto de vista ambientalista (percepción
de los resultados).
REFLEXIONES 1.- Las IES tendrán una gran ventaja al comprender que el conocimiento ha sido un
recurso que ha sido usado de una manera totalmente informal, lo cual ha generado un
desaprovechamiento de este.
2.- El conocimiento radica en los trabajadores a través de sus experiencias tanto con
personas internas como externas a la organización.
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3.- El conocimiento radica en los procedimientos y procesos, las experiencias, sistemas
de información que dan apoyo a la rutina de trabajo, sistemas de conocimiento a través
de documentos, patentes, informes, presentaciones, etc.
4.- Estratégicamente existen tres tipos de conocimientos:
· Conocimiento básico: Es el nivel de conocimiento de alcance mínimo requerido sólo
para 'participar' en el mercado. El poseer este nivel de conocimiento no asegura
competitividad de largo plazo.
· Conocimiento avanzado: Es el nivel de conocimiento que le permite a la empresa ser
competitiva. Este categoría de conocimiento marca la diferencia en torno a la base de
conocimiento en la cual está sostenida la industria.
· Conocimiento innovativo: Es el nivel de conocimiento que le permite a la empresa
liderar la industria y generar un nivel de diferenciación significativo como para ser
sostenible en el tiempo. Este tipo de conocimiento podría generar un cambio en el
contexto de la industria.
En este punto tendremos que reflexionar y hacernos la siguiente pregunta ¿En que
nivel está cada una de las IES, tomando como referencia los anteriores conceptos ?
4.- El conocimiento no es estático y lo que hoy se considera conocimiento de punta,
finalmente se convertirá en el conocimiento normal u obsoleto del futuro. Esto significa
que para generar un crecimiento sostenido en torno a una posición competitiva es
necesario un esquema de aprendizaje y adquisición del conocimiento continúo.
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