Capítulo 4:
Gestión de Integración del Proyecto
Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Cuarta edición
Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Colaboración: Tatiana Castrillón Valdés
Objetivos de Aprendizaje
Describir un marco general para la gestión de la integración del proyecto refiéndose a las otras áreas del conocimiento de PM y el ciclo de vida del proyecto
Explicar el proceso de planificación estratégica y aplicar distintos métodos de selección de proyectos
Explicar la importancia del Acta de constitución del proyecto para iniciarlo formalmente
Describir el desarrollo del plan para la dirección del proyecto, incluyendo el contenido, utilizando las directrices y plantillas para el desarrollo de planes y realizar un análisis de los interesados en el proyecto para ayudar a gestionar las relaciones
Explicar la ejecución del proyecto, su relación con la planificación del proyecto, los factores relacionados con resultados exitosos, y las herramientas y técnicas para asistir en la ejecución del proyecto
Objetivos de Aprendizaje (continúa)
Describir el proceso de monitoreo y control del trabajo
Comprender el proceso del control integrado de cambios, la planificación y la gestión de los cambios en los proyectos y desarrollar y utilizar un sistema de control de cambios
Explicar la importancia de desarrollar y seguir buenos procedimientos para el cierre de los proyectos
Describir cómo el software puede ayudar en la gestión de integración del proyecto
La clave para el éxito general del proyecto:
Buena Gestión de la Integración del proyecto
Los gerentes de proyecto deben coordinar todas las otras áreas de conocimiento durante todo el ciclo de vida del proyecto
Muchos gerentes de proyectos nuevos tienen problemas para ver el "panorama general" y quieren centrarse en demasiados detalles
La Gestión de integración de proyectos no es lo mismo que la integración de software
Procesos de Gestión de la Integración del proyecto
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Trabajar con
los interesados en el proyecto para realizar el documento: Acta de
constitución del proyecto.
Desarrollar el plan para la Dirección del proyecto: coordinar
todos los esfuerzos para crear un documento de planificación
consistente, coherente: el plan para la dirección del proyecto
Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto: ejecutar el plan de
gestión para la dirección del proyecto realizando las actividades
incluidas en él
Monitorear y controlar el trabajo del proyecto: supervisar el
trabajo del proyecto para cumplir los objetivos de rendimiento
Realizar el control integrado de cambios: coordinar los cambios
que afectan los entregables del proyecto y los activos de los
procesos de la organización
Cerrar el proyecto o fase: completar todas las actividades para
cerrar formalmente el proyecto o una fase
Resumen de Gestión de la Integración
Iniciación
Proceso: Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
Salida: Acta de Constitución del proyecto
Planificación
Proceso: Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
Salida: Plan de Dirección del Proyecto
Ejecución
Proceso: Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
Salidas: Entregables, información sobre el desempeño del trabajo, solicitudes de cambio, Actualizaciones al Plan
para la Dirección del Proyecto, Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Seguimiento y control
Proceso: Monitorear y controlar el trabajo del Proyecto
Salidas: Solicitudes de cambio, Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto, Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto.
Proceso: Realizar el control integrado de cambios
Salidas: Actualizaciones al Estado de las Solicitudes de Cambio, Actualizaciones al Plan para la Dirección
del Proyecto, Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Cierre
Proceso: Cerrar proyecto o fase
Salidas: Transferencia del Producto, Servicio o Resultado Final, Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
Inicio del proyecto Terminación del Proyecto
Planeación Estratégica y Selección del Proyecto
La planificación estratégica consiste en determinar los objetivos a
largo plazo, la predicción de tendencias futuras, y la proyección de la
necesidad de nuevos productos y servicios
Las organizaciones suelen realizar un análisis FODA*
Análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas
Como parte de la planificación estratégica, las organizaciones:
Identifican proyectos potenciales o posibles proyectos
Utilizan métodos realistas para seleccionar en qué proyectos trabajar
Formalizan la iniciación del proyecto mediante la elaboración del Acta de
constitución del proyecto
* SWOT analysis: Analyzing Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats
Métodos de selección de proyectos
Generalmente hay disponibles mas proyectos que tiempo y recursos para desarrollarlos
Métodos para seleccionar proyectos:
Centrarse en las necesidades generales de la organización
Categorizar los proyectos
Calcular el valor presente neto u otros análisis financieros
Utilizar un modelo de calificación ponderada
Implementar un tablero de control balanceado*
* Balanced scorecard
Enfocarse en las necesidades generales de la
organización
A menudo es difícil dar una justificación sólida para muchos proyectos, pero todos están de acuerdo en que tienen un alto valor
Tres criterios importantes para los proyectos:
Existe una necesidad del proyecto
Hay fondos disponibles
Existe una fuerte voluntad para que el proyecto tenga éxito
Clasificación de proyectos
Una clasificación es si el proyecto se ocupa de:
Un problema
Una oportunidad
Una directiva
Otra clasificación: cuánto tiempo tomará realizarlo y cuándo es
necesario que este realizado
Otra: la prioridad general del proyecto
Análisis financiero de proyectos
Las consideraciones financieras son a menudo un factor importante en la
selección de proyectos
Tres métodos principales para determinar el valor financiero de los
proyectos previstos
Análisis de valor presente neto (VPN)*
Retorno de la inversión** (ROI)
Análisis de Retorno ***
* NPV: Net present value
** ROI: Return on investment
*** Payback analysis
Modelo de clasificación ponderada
Un modelo de calificación ponderada es una herramienta que proporciona un proceso sistemático de selección de proyectos basados en muchos criterios
1. Identificar los criterios importantes para el proceso de selección de proyectos
2. Asignar ponderaciones (en porcentaje) para cada criterio, que sumen en total 100%
3. Asignar puntajes a cada criterio para cada proyecto
4. Multiplicar los resultados de los pesos y obtener el puntaje total ponderado
Cuanto más alto el puntaje ponderado, mejor
Ejemplo de modelo de clasificación ponderada
para la seleccion de un proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Promedio ponderado por proyecto
Cuadro de mando Integral*
Los Drs. Robert Kaplan y David Norton desarrollaron este enfoque para ayudar a seleccionar y gestionar proyectos que se alinean con la estrategia empresarial
balanced scorecard:
Es una metodología que convierte los valores de una organización, tales
como el servicio al cliente, innovación, eficiencia operativa y el rendimiento
financiero, en una serie de métricas definidas
* Balanced Scorecard
Más información en www.balancedscorecard.org
Acta de constitución del proyecto
Después de decidir en qué proyecto se va a trabajar, hay que
hacérselo saber a la organización
Un Acta de constitución del proyecto es un documento que reconoce
formalmente la existencia del proyecto y provee dirección a los
objetivos y la gestión
Los Interesados deben firmar el Acta de constitución para llegar a un
acuerdo sobre la necesidad y la intención del proyecto; un documento
firmado es la salida clave de la gestión de integración del proyecto
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
Entradas
1. Enunciado del Trabajo del Proyecto
2. Caso de Negocio
3. Contrato
4. Factores Ambientales de la
Empresa
5. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas
1. Juicio de Expertos
Salidas
1. Acta de Constitución del Proyecto
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Iniciación
Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto
Plan para la Dirección del proyecto
Plan para la Dirección del proyectos: es un documento que se
utiliza para coordinar todos los documentos de planificación del
proyecto y ayudar a orientar la ejecución y el control de un proyecto
Los planes creados en las áreas de conocimiento son parte del plan
general de gestión del proyecto
Elementos comunes de un plan para la dirección
del proyecto
Introducción y panorama general del proyecto
Descripción de cómo esta organizado el proyecto
Gestión y procesos técnicos utilizados en el proyecto
Trabajo a realizar, cronograma e información presupuestaria
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
Herramientas y técnicas
1. Juicio de Expertos
Entradas1. Acta de Constitución del Proyecto
2. Salidas de los Procesos de
Planificación
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organización
Salidas1. Plan para la Dirección del Proyecto
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto
Ejecución del proyecto
La ejecución del proyecto implica la gestión y la realización de los
trabajos descritos en el plan para la dirección del proyecto
La mayoría del tiempo y el dinero se gasta en la ejecución
El área de aplicación del proyecto afecta directamente a la
ejecución del proyecto porque los productos del proyecto se
producen durante la ejecución
Coordinar planeación y ejecución
La planificación y ejecución de proyectos están interrelacionados y
son actividades inseparables
Los que harán el trabajo deben ayudar a planificar el trabajo
Los gerentes de proyecto debe solicitar la opinión del equipo para
desarrollar planes realistas
Proporcionar liderazgo y cultura de apoyo
Los gerentes de proyecto deben dar el ejemplo para demostrar la
importancia de crear y seguir a cabalidad el plan de dirección del
proyecto
La cultura organizacional puede ayudar a la ejecución de proyectos:
Proporcionando directrices y plantillas
Haciendo seguimiento del desempeño basado en los planes
Los gerentes de proyecto pueden necesitar romper las reglas para
cumplir los objetivos del proyecto, y los altos directivos debieran
apoyar esas acciones
Habilidades importantes para la ejecución de
proyectos
Capacidades generales de gestión, como el liderazgo, habilidades
políticas y de comunicación
Habilidades y conocimiento de productos, negocios y área de
aplicación
Utilización de herramientas y técnicas especializadas
Herramientas y técnicas de ejecución de proyectos
Metodología de gestión del proyecto: muchos gerentes de proyecto experimentados creen que la forma más efectiva de mejorar la gestión de proyectos es seguir una metodología que no sólo describe lo que se debe hacer en la gestión de un proyecto, sino cómo hacerlo
Sistemas de información para Gestión de proyectos: hay cientos de productos de software de gestión de proyectos disponibles en el mercado hoy en día, y muchas organizaciones se están moviendo hacia potentes sistemas de gestión de proyecto para empresas a los que se puede acceder a través de Internet
Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
Entradas1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Solicitudes de Cambio Aprobadas
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas1. Juicio de Expertos
2. Sistema de Información para la
Dirección de Proyectos
Salidas1. Entregables
2. Información sobre el Desempeño
del Trabajo
3. Solicitudes de Cambio
4. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
5. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Ejecución
Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto
Monitoreo y control del trabajo
Los cambios son inevitables en la mayoría de los proyectos, así que
es importante desarrollar y seguir un proceso para supervisar y
controlar los cambios
La vigilancia del trabajo del proyecto incluye recoger, medir y
difundir la información sobre el rendimiento
Dos salidas importantes del monitoreo y control del trabajo del
proyecto incluyen la recomendación de acciones correctivas y
preventivas
Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
Herramientas y técnicas
1. Juicio de Expertos
Entradas1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Informes de Desempeño
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organización
Salidas1. Solicitudes de Cambio
2. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
3. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control
Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto
Control integrado de cambios
Tres objetivos principales:
Influir en los factores que crean cambios para asegurar que los cambios
sean beneficiosos
Determinar que se ha producido un cambio
Gestionar los cambios a medida que se producen
Una línea base, es el plan de dirección del proyecto aprobado, más
los cambios aprobados
Control de cambios en proyectos
Punto de vista anterior: el equipo del proyecto debe tratar de hacer
exactamente lo que estaba previsto dentro del tiempo y del
presupuesto
Problema: rara vez las partes interesadas acuerdan por adelantado
el alcance del proyecto, el tiempo y las estimaciones de gastos son
inexactos
Punto de vista moderno: la gestión de proyectos es un proceso de
constante comunicación y negociación
Solución: los cambios son a menudo beneficiosos y el equipo del
proyecto debería elaborar la planificación, teniéndolos en cuenta
Sistema de control de cambios
Proceso formal y documentado, que describe cuándo y cómo los
documentos oficiales del proyectos y el trabajo pueden ser
cambiados
Describe quién está autorizado a hacer cambios y cómo hacerlos
Junta de control de cambios*
Un grupo formal de personas responsables de aprobar o rechazar los
cambios en un proyecto
Proporcionan guías para la preparación de solicitudes de cambio,
evalúan las solicitudes de cambio y gestionan la aplicación de los
cambios aprobados
Incluye a los Accionistas o interesados en el proyecto
* CCB: Change Control Board
Cambios oportunos
Algunas juntas de control de cambios sólo se reúnen de vez en cuando, así que puede tomar mucho tiempo para que los cambios ocurran
Algunas organizaciones tienen políticas de tiempo sensible para cambios
"Política de 48 horas“, permite a los miembros del equipo del proyecto tomar decisiones, y tienen 48 horas para revertir la decisión en espera de autorización de la dirección
Delega los cambios al nivel más bajo posible, pero mantiene a todos informados de los cambios
Gestión de la configuración
Asegura que la descripción de los productos del proyectos son
correctas y están completas
Implica identificar y controlar las características de diseño funcional
y físico de los productos y sus documentos de ayuda o manuales
Los especialistas en gestión de configuración identifican y
documentan los requerimientos de configuración, controlan los
cambios, registran y notifican los cambios y hacen auditoria sobre
los productos para verificar que están de acuerdo a los
requerimientos*
* Ver www.icmhq.com
Sugerencias para realizar un control integrado
de cambios
Ver la gestión de proyectos como un proceso de constante
comunicación y negociación
Planear teniendo en cuenta el cambio
Establecer un sistema de control de cambios formal incluyendo una
junta de control de cambios
Gestionar de forma efectiva la configuración
Definir los procedimientos, para decidir a tiempo sobre cambios
pequeños
Utilizar algún software para ayudar en la comunicación de los cambios
Enfocarse en alcanzar los objetivos del proyecto
Entradas1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Información sobre el Desempeño
del Trabajo
3. Solicitudes de Cambio
4. Factores Ambientales de la
Empresa
5. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas1. Juicio de Expertos
2. Reuniones de Control de Cambios
Salidas1. Actualizaciones al Estado de las
Solicitudes de Cambio
2. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
3. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
Realizar el Control Integrado de Cambios
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control
Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto
Cierre del proyecto
Para cerrar un proyecto, se deben finalizar todas las actividades y
entregar el trabajo completo a las personas apropiadas
Entre las salidas principales están:
Los procesos de cierre administrativo
Los procesos de cierre del contrato
Los productos finales, servicios, o los resultados
Procesos organizacionales de actualización de los activos
Cerrar Proyecto o Fase
Entradas1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Entregables Aceptados
3. Activos de los Procesos de la
Organización
4. Factores Ambientales de la
Empresa
5. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas1. Juicio de Expertos
Salidas1. Transferencia del Producto,
Servicio o Resultado Final
2. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Cierre
Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto
Software para la gestión de la integración del
proyecto
Se puede utilizar software para ayudar a hacer la gestión de la integración del proyecto
Los documentos pueden ser creados con procesadores de texto (Word)
Se pueden utilizar software de creación de presentaciones (PowerPoint)
El tracking o seguimiento se puede hacer por medio de hojas de
cálculo o bases de datos
Las herramientas como el correo o páginas Web pueden ayudar en
la comunicación
El Software de gestión de proyectos puede reunir todo y mostrar
información detallada y resumida
Las herramientas de gestión de servicios empresariales sirven para
hacer seguimiento de la ejecución de los flujos de procesos del
negocio
Resumen del Capítulo
La gestión de la integración del proyecto incluye:
Desarrollar el Acta de constitución del proyecto
Desarrollar el plan para la dirección del proyecto
Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto
Monitorear y controlar el trabajo del proyecto
Realizar el control integrado de cambios
Cerrar proyecto o fase
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