Modelamiento de Negocio & Arquitectura Empresarial
Panorama
La Empresa
Es una de las 20 compañías
farmacéuticas líderes en el
mundo.
Objetivo: Realizar la investigación, desarrollo, fabricación y
comercialización de productos farmacéuticos que mejoran la salud y la calidad de vida de las personas
y animales.
Sede central: Alemania
Reseña
1885: Fundación
1950-1980: Líder en
medicinas
2013: Entidad legal en el
Perú
Presencia mundial: 142 filiales y más de 47,000 empleados
Perú: 75 empleados.
Misión y Visión
Misión
“Aportar Valor a través de la innovación”
Visión
“Liderar & Aprender”
Productos
Med
icam
en
tos
Salud Humana
Prescripción médica
Venta libre
Salud animal
Principios
Innovación Aprendizaje Colaboración Transparencia Bienestar
Principios
• Distribuidores de medicamentos a los canales de venta• Química Suiza• Eckerd• Distribuidor y Droguería Alfaro.
Clientes
• Materia Prima de medicinas.• Elementos Químicos• Envases
Proveedores
• Laboratorios farmacéuticos• Bayer• Roche• Novartis• GSK
Competidores
Clientes, Proveedores y Competidores
Preliminar
Análisis del problema de integración de la información dentro del área de Controlling y propuesta de solución que permita la integración de datos y comunicación apropiada.
No incluye la implementación de la propuesta de mejora.
Se aplicará la metodología TOGAF. Abarca únicamente la sede en Perú.
Alcance del proyecto
Marco de Trabajo de Gobierno y Soporte Boehringer Ingelheim cuenta con
sistemas individuales por área, diferentes entre sí.
Dentro de controlling, la comunicación se da a través de interfaces.
Se emplea Hojas de Cálculo de Excel, BIPrisma y Cognos.
Para estandarizar usan Bloc de notas
Marco de Trabajo de Gobierno y Soporte
Stakeholders
Implementación de un sistema
integral de información
Gerente de Operacione
s
Gerente de
Ventas
Clientes
Gobierno
Proveedor
Equipo de Proyecto
Usuarios internos
Desarrollador
Gerente de RRHH
Project Manager
Gerente General (sponsor
)
Gerente de
Sistemas
Directorio
Principios
Primacía de los principios• Los principios se aplican a todos los sistemas de información y
trabajo de la compañía de manera que se obtenga un nivel reconocido, consistente y medible.
Maximizar beneficios a la empresa• Las decisiones son hechas siempre con el fin de maximizar las
utilidades de la empresa.
Gestión de la Información es asunto de todos• Todas las áreas funcionales de la compañía están obligados y es
su deber participan en las decisiones de la gestión de la información necesarias para lograr los objetivos planteados.
Uso de aplicaciones comunes• Desarrollo de aplicaciones usadas a través de la empresa es
preferida sobre el desarrollo de aplicaciones similares o duplicadas que son solo provistas para una parte de la organización.Protección de la propiedad intelectual
• La propiedad intelectual de la compañía debe ser protegida. Dicha protección deberá reflejarse en los procesos de arquitectura de TI, implementación y gobernanza.
Principios
Data Compartida
• Los usuarios tienen acceso a los datos necesarios para realizar sus labores por lo tanto la data es compartida a través de la empresa, funciones y trabajadores.
Data Accesible
• Para que todos los usuarios puedan realizar sus funciones de la mejor manera.
Seguridad de la data
• La data esta protegida del uso y la divulgación no autorizada.
Fácil de usar• La tecnología que se implementa tiene que ser de fácil manejo
y aprendizaje para todos los usuarios, a fin de que puedan concentrarse en las tareas que tienen que realizar.
Interoperabilidad
• El software y hardware deben ajustarse a las normas definidas que promueven la interoperabilidad de los datos, las aplicaciones y la tecnología.
Problemática
Es así que el área de Controlling maneja plataformas de software y hardware diferentes (BI Prisma, Cognos Manager, Cognos Planning, Cognos Reporting, MS Office y Bloc de Notas) que obstaculiza el proceso de trabajo y la integración de la información.
Pese a ser una multinacional, en Perú, no cuentan con un sistema que integre sus procesos de negocio y permita la estandarización de los mismos.
Propuesta
Automatizar el proceso de comunicación dentro del área de controlling a través del desarrollo dela arquitectura del área , que permita implementar un sistema de integración de información y repositorio de datos.
Solicitud
Sponsors de la Organización:
Gerente de Finanzas (XXXXXX)
Objetivos del Negocio en referencia al Proyecto:
Desarrollar la Arquitectura Empresarial del área de Controlling utilizando la metodología TOGAF de manera que se pueda desarrollar un sistema de información integral que se adapte a las necesidades y operaciones del área de Administración y Finanzas.
Límite de Tiempo:
El proyecto inicia el mes de Setiembre del 2015 y culmina en Noviembre del 2015, donde se concluirá la propuesta de mejora.
Presupuesto y limitaciones:
La propuesta no incluirá la implementación del proyecto planteado.
Descripción de los Sistemas actuales:
Cada área funcional de la empresa maneja un sistema o aplicación propio: BI Prisma, Cognos Manager,Cognos Reporting, Mycrosoft Dynamics Ax, MS Office y Bloc de notas.
Limitaciones
Riesgo DescripciónPlan de
mitigación
Rechazo del personal hacia el nuevo sistema/arquitectura
Falta de costumbre con respecto a los nuevos procesos de negocio
• Incorporar reuniones periódicamente
• Mejorar la comunicación de trabajo
• Desarrollar encuestas de satisfacción
Falta de conocimiento de los conceptos del TOGAF
Poca familiarización por parte del personal con respecto a la arquitectura empresarial
• Organizar capacitaciones periódicamente
• Definición simple de los requerimientos de información
Falta de apoyo de la organización
Poco interés por parte de la gerencia con respecto al proyecto
• Manifestación de compromiso
• Comunicación de la importancia del trabajo
Fecha: Setiembre 2015 Elaborado por: Claudia
Aranda, Marina Cieza, Maria Fernanda Fierro, Stephanie Zimmermann y Kyomi Kanegusuku.
Resumen: Se aplicará el marco de trabajo TOGAF para la implementación de un nuevo sistema de información que consolidará e integrará los procesos del área de Controlling
Project Charter
Enunciado del
proyecto
Implementación de un nuevo
sistema de información
ID del proyecto 001
Sponsor Representante del sponsor
Project Charter
Objetivos del negocio
Criterio de eventos
Aprobación
Scope:
Desarrollo de una arquitectura empresarial del área de controlling
El área no cuenta con un sistema
que permita integrar todos sus
procesos e información
Gerente de Finanzas (Sponsor)
Time:
Concluir el proyecto en el tiempo establecido (3 meses)
Tener el proyecto concluido a fines
de Noviembre
Gerente de Finanzas (Sponsor)
Project Charter
Acta de Constitución Propósito / Necesidad del negocio
Realizar el análisis de los requerimientos y necesidades para todos los procesos de Controlling.
Desarrollar una arquitectura que permita implementar un sistema de información que integre todos los procesos del área.
Descripción del producto Arquitectura empresarial del área de Controlling
que será la base de implementación de sistema que integre los procesos del área, eliminando los diferentes programas e interfaces con los que cuenta Boehringer. Para dicha implementación se utilizará el marco de trabajo TOGAF.
Project Charter
Restricciones Tiempo: 3 meses Información confidencial Personal limitado
Riesgos Rechazo del personal hacia nueva arquitectura Falta de conocimiento de los conceptos del TOGAF Falta de apoyo de la organización en levantamiento de
la información. Inadecuada descripción de requerimientos y
necesidades Incumplimiento del presupuesto y tiempo del proyecto Desalineamiento de los objetivos de negocio
Acta de Constitución
Project Charter
Recursos Analistas de arquitectura empresarial Usuarios de TI Stakeholders de la empresa Información de los procesos actuales de negocio
Interesados Proyecto
Gerente de Proyecto Analista de Sistemas Asesor Coordinador de Programa
Cliente: Personal de todas las áreas de la empresa
Acta de Constitución
Project Charter
Requisitos de los interesados Propuesta de mejora de procesos Propuesta de requerimientos de los programas e interfaces
actuales
Entregables Inventario de procesos AS IS Diagrama de procesos AS IS Inventario de procesos TO BE Diagrama de procesos TO BE
Comunicación de avances y reportes Comunicación a través de distintos medios, con el objetivo
de recolectar toda la información necesaria para completar satisfactoriamente los avances de las fases del TOGAF
Acta de Constitución
Project Charter
Criterios de Aceptación Presentaciones periódicas a los stakeholders para la
validación y aceptación de los avances
Aceptación del Documento
Acta de Constitución
Las firmas en el presente documento indican que los firmantes han leído el Acta de Constitución, han expresado formalmente cualquier observación al Gerente de Proyecto, certifica que este documento representa exactamente sus expectativas y condiciones requeridas para el Proyecto, y que desean ser notificados de cualquier cambio que se deba realizar a esta Acta de Constitución.
Rol / Nombre Firma Fecha
Sponsor: 15/09/2015
Gerente de proyecto: 15/09/2015
Project Charter
Fase A
PASOS
Establecer el proyecto
de Arquitectura
Identificar a los
involucrados, sus
preocupaciones y sus
requerimientos
Confirmar y elaborar los objetivos de negocio, los motivadores de negocio
y las restriccione
s
Evaluar las capacidades de negocio
Evaluar la preparación
para la transformaci
ón del negocio
Definir el alcance
Desarrollar la visión de
arquitectura
Definir la arquitectura
Objetivo propuesta y
los KPI's
Identificar los riesgos
1 2 3
7
5
6
4
8 9
Enunciado
Establecer el proyecto de Arquitectura
Problema Consecuencias
• Búsqueda ineficiente de información.
• Dificultad para la toma de decisiones.
• Duplicación de datos y actividades.
• Falta de comunicación entre los usuarios de los sistemas del área de Controlling
• Acceso lento a la información.
• Poca motivación para anticiparse a los requerimientos.
• Pérdida de tiempo recopilando información.
• Poca productividad por parte del personal.
• Pérdida de información.
1Enunciado
Áreas Involucradas
Administración y Finanzas
TI
Tesorería
ControllingServicios Financiero
s
Compras y logística
1Enunciado
Identificar a los involucrados: Requerimientos
2
•Que se logren cumplir las metas de utlidades de la compañía.•Lograr que la empresa logre aprovechar mejor la capacidad de sus recursos.
Gerente General
•Que se encaje a los procesos del área.•Que el proyecto no exceda su presupuesto.
Gerente de Finanzas
•Que se elimine el uso de interfaces•Automatización de intercambio de información y datos dentro del área.•Minimizar tiempos de trabajo.
Jefe del área de
Controlling•Que la arquitectura refleje los procesos de intercambio de información.•Que el sistema sea compatible con la nueva arquitectura•Que pueda ser administrado por el área de sistemas.
Gerente de Sistemas
Enunciado
Identificar a los involucrados: Preocupaciones
2
•No cumplir con el presupuesto asignado.•El proyecto no esté alineado con los objetivos de la empresa.
Gerente General
•Que no se incorpore al área adecuadamente•Que genere reprocesos•Que no automatice el flujo de información.
Gerente de Finanzas
•Que haya duplicidad de procesos•Que haya perdida de datos•No haya mejoras en los tiempos.
Jefe de Controlling
•Que la arquitectura no se alinee con el sistema•Que no pueda ser administrado por el área de sistemas.•Que la información generada no se relacione con la de otras áreas.
Gerente de Sistemas
Enunciado
Objetivo de proyecto Se busca integrar la información y los datos del área de Controlling a través de un mapeo detallado de la arquitectura. Para: Obtener acceso rápido a la información Evitar pérdida de tiempo recopilando información
que ya está almacenada en bases de datos que se pueden compartir
Solución a la falta de comunicación entre las diferentes instancias
Mayor productividad gracias a la simplicidad de búsqueda y generación de información repetida
Organización de archivos e información clasificada por termas de interés general y particular
3Objetivos
Motivadores de Negocio
Los motivadores de negocio en Boehringer serán el Gerente General, el Gerente de Finanzas, el Gerente de sistemas y el Jefe de Controlling quienes buscan la integridad de los procesos y la máxima productividad de las actividades de negocio.
3Motivadores
Restricciones
Recur-sos
Tiempo
Esta-nalidad
Resis-tencia al cambio
Compro-miso
Tener la cantidad necesaria de personas para poder llevar a cabo el análisis de procesos e información.
El proyecto debe durar 3 meses y el proceso de desarrollo comenzará el 15/09.
El proyecto no debe superar el tiempo estipulado en el cronograma.
Puede ocurrir si el personal no se siente del todo familiarizado con el nuevo sistema.
• Se requiere el compromiso de los usuarios para el levantamiento de la información
• Se requiere compromiso de los gerentes para llevar a cabo el proyecto de manera exitosa.
3Restriccione
s
Evaluación de las capacidades de Negocio
Capacidad de Recursos
Capacidad Financiera
Capacidad Tecnológica
Capacidad de Adaptación
4Capacidades
AlcanceEl proyecto abarcará el análisis y
mejora de la integración de la información y los procesos en el área de Controlling
Incluye el planteamiento de la nueva arquitectura.
6Alcance
Visión de Arquitectura
Mejorar los procesos de negocio del área de
Controlling de Boheringer para así poder
implementar un adecuado sistema de información
con las mejores prácticas y aumentar la productividad.
7Visión
Propuesta de Valor de la Arquitectura Objetivo y KPI’s
Estandarización en el procesoAhorro en la estandarización de información
Ahorro de tiempo Ahorro en tiempo de reproceso.
Reducción de errores de conteo Incremento de la calidad de información
Mayor control y seguridadEvitar pérdida y divulgación de data
9Propuesta de
Valor
Limitaciones, Riesgos y Plan de Mitigación
Riesgo Descripción Plan de mitigación
Inadecuada descripción de necesidades y requerimientos
Los beneficiarios no sepan describir y transmitir sus requerimientos de manera
• Retroalimentación delas reuniones
Incumplimiento del presupuesto y tiempo del proyecto
El presupuesto y tiempo estimado para la implementación del sistema se exceda
• Realizar un cronograma de actividades detallado
• Supervisar el cumplimiento de dicho cronograma
• Llevar las cuentas del proyecto con el mínimo detalle
Desalineamiento con los objetivos del negocio
Los entregables no cumplan con las necesidades y objetivos del negocio
• Revisión de entregables
• Definición detallada de los objetivos
8Limitaciones
Fase B
Arquitectura del Negocio Actual
Boehringer Ingelheim se encarga de realizar la investigación, desarrollo, fabricación y comercialización de productos farmacéuticos que mejoran la salud y la calidad de vida de las personas y animales.
El área a analizar es: Controlling, que se encarga de anlizar y gestionar el desempeño financiero del negocio.
Los reportes realizados se elaboran a partir de la estandarización de la información proveniente de diferentes áreas y sistemas diferentes.
Las aplicaciones que se utilizan son: Microsoft Dynamics AX, Prisma y Cognos.
PASOS
Objetivos del
Proyecto
Objetivos del Área de Controlling
Organización actual – Matriz de Funciones
Validación de
Principios
Procesos de Negocio
Casos de Negocio
Sistema Actual
1 2 3
75 6
4
AS-IS
Objetivos del Proyecto
Objetivos del Proyecto1
Identificar la situación de la Arquitectura de
Negocio Actual ( AS-IS)
Establecer una Arquitectura de
Negocios Objetivo (TO-BE)
Analizar las diferencias entre la Arquitectura
de Negocio Actual con la Arquitectura de Negocio Objetivo
Objetivos del Área de Controlling
Objetivos del Área2
Elaborar y controlar los presupuestos de la compañía.
Analizar mensualmente el desempeño financiero de la compañía.
Analizar y comparar los resultados de la rentabilidad por marca, cliente y unidad de negocio frente a resultados anteriores.
Cumplir con los entregables dentro del tiempo y costo estimado.
Organigrama
Organización Actual3
Directorio
Gerencia
BI Ventas RRHH PM
Marketing
CHC
Marketing
AH Administración y Finanzas
Controlling
TI
Servicios financieros
Tesorería
Compras y Logística
Matriz de Funciones – Proceso - Controlling
Organización Actual3
Puesto Función Reporta a
Objetivo
Jefe de Controllig
Se encarga de asistir casos de negocio. Asimismo, tiene la función de analizar el desempeño financiero de la empresa.
Áreas de: Adminisración y Finanzas;
y a la Gerencia General
Gestionar y evaluar el desempeño de la empresa en Perú.
Practicante de
Controlling
Se encarga de asistir algunos casos de negocio previamente validado por el jefe de controlling. Además, elabora reportes de ventas, de gastos, de presupuestos y de control de gastos. Jefe de
controlling
Verificar y uniformizar la información proveniente de las aplicaciones brindadas por otras áreas.
Jefe de servicio
financiero
Ingresa registros de las ventas y los gastos. Áreas de: Administración y finanzas; y Cotrolling
Mantener la información al día e integrarla a otras áreas.
Validación de Principios
Validación de Principios4
Principio de Negocio
Principio Descripción
Maximizar el beneficio de la empresa
Se aplica en el área y en la organización
La gestión de la información es trabajo de todos
Uso común de aplicaciones
Se aplica en pocas áreas de la empresa y parcialmente en el área de Controlling.
No se aplica, cada área tiene su conjunto de aplicaciones.
Validación de Principios
Validación de Principios4
Principio de Datos
Principio Descripción
Los datos son compartidosSe aplica parcialmente en el área de Controlling y en la demás áreas de la empresa
Los datos son accesibles
Vocabulario común y definición de los datos.
Se aplica parcialmente en el área de Controlling y en la demás áreas de la empresa.
Se aplica en cada área, pero parcialmente entre las áreas.
Seguridad de la dataSi se cumple en el área y en la empresa.
Validación de Principios
Validación de Principios4
Principio de Aplicaciones
Principio Descripción
Facilidad de uso de aplicaciones
No se aplica, cada área usa diversas aplicaciones lo que requiere capacitación.
InteroperabilidadNo se aplica, cada área cuenta con su paquete de aplicaciones.
Procesos de Negocio: Controlling
Procesos de Neogico5
Casos de Uso – Área Controlling
Casos de Uso6
Asistir los casos de negocio
Jefe de Controllig
Elaborar reportes
Practicante de
Controlling
Ingresar los registros de
venta y gastos
Jefe de servicio
financiero
Asistir casos de negocio
Analizar el desempeño
financiero de la empresa
Sistema ActualSistema Actual
7
Elaboración de data a ser cargada posteriormente en las aplicaciones
Aplicación:Excel
Sistema ActualSistema Actual
7
Distribuye a llaves de alocación.
Aplicación:Cognos
Sistema Actual
Sistema Actual7
Aplicación:Cognos
Distribuir los gastos y ventas en reportes mensuales y en el presupuesto.
Sistema ActualSistema Actual
7
Cognos Reporting: txt. Interfaz que conecta las aplicaciones.
Sistema Actual
Sistema Actual7
Aplicación: Biprisma
Reportar a la casa matriz el Estado de Pérdidas y Ganancias de la empresa.
Arquitectura del Negocio Objetivo
PASOS
Proceso de
Negocio
Objetivo
Infraestructur
a desead
a
Gap Analysi
s
Hoja de
Ruta1 2 3 4
To-Be
Procesos del negocio- TO BE
1Procesos de Negocio
Infraestructura deseada Infraestructura actual
Finance & Controlling
PM CHCBusiness
Intelligence
Human Resources
Ventas
Infraestructura deseada2
Infraestructura deseada Infraestructura
deseada
SAP
CHCPM
Finance & Controlling
Business Intelligence
Human Resources
Ventas
Infraestructura deseada2
GAP AnálisisBrecha actual Meta Audiencia
Procesos lentos Agilizar y optimizar procesos. Trabajadores.
Poco control de procesos
Estandarización de procesos. Trabajadores.
Dificultad para realizar documentación
Agilizar la documentación.
Comité Regional y Ejecutivo local.
Poca capacidad de respuesta
Aumentar eficiencia de Boehringer ante cambios del mercado.
Comité Ejecutivo local.
Obtención tardía de resultados de la empresa
Integrar información y obtenerla en tiempo real.
Comité Regional y Ejecutivo local.
GAP Análisis3
Hoja de Ruta
Criterio Situación Actual Acciones a tomar
Procesos
- Agilizar y optimizar procesos.
- Estandarización de procesos.
- Aumentar eficiencia de Boehringer ante cambios del mercado.
- Trabajar con una sola interface
Herramientas - Agilizar la documentación.- Eliminación de la interface
de Cognos.
Ubicación de data e información
- Integrar información y obtenerla en tiempo real.
- Implementación de Sistema que permita integración de los procesos. (SAP)
Hoja de Ruta4