Implementación de la Factura Electrónica
ORGANIZA: Confederación Vallisoletana de Empresarios
COLABORAN: ASI 2010-ANF, AC TRADISE
PRESENTAN: Julio Ignacio Pírez y Francisco Bas
Salón de Actos CVE
Planta 1ª Plaza de Madrid, 4 47009 VALLADOLID
Fecha: 10 mayo de 2012
Hora: 19,00h
Estado actual de la e.factura, costes y objetivo Introducción
Desde finales del año 2003 todos los perfiles de
empresas pueden optar por eliminar la facturación en
papel adoptando la
e.factura.
Sin embargo, a finales del
año 2011 se estimaba que
sólo un 5% de las empresas
había adoptado la facturación telemática
Mantener el papel como soporte
de las facturas traslada sobre los
asesores, administradores y
empresas receptoras el coste de tratamiento manual de las mismas
El objetivo de esta jornada
es dar a conocer la situación
actual, identificar los elementos clave que permitan obtener el
máximo ahorro y eficiencia con
la implantación de la e.factura y dar a conocer distintas
soluciones reales a través de la
formación.
ASI 2010
ASI 2010
Paso 1: Pasado - Ayer
Paso 2: Ayer - Hoy
Factura en papel –Factura telemática
Factura telemática- e Factura
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e-Factura • ¿Qué es?
– La factura electrónica es el documento digital que sustituye a la factura tradicional.
– Su uso conlleva beneficios económicos derivados de la reducción de costes, mejora en los plazos de cobro, optimización de procesos y beneficios medioambientales.
• ¿Qué no es? Es importante diferenciar entre una factura electrónica con
valor legal y fiscal, y una factura enviada telemáticamente en formato electrónico. Esta no dejaría de ser un fichero que contiene una factura, pero el envío y almacenaje del original ha de ser en papel por lo que esta no podrá ser considerada una factura electrónica con validez legal y fiscal mientras este fichero no esté tiene firmado con una firma electrónica avanzada.
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Objetivos de la implantación de la factura electrónica
• Cumplir la normativa legal vigente: (Europea y Nacional)
• Reducir los costes soportados actualmente en : - Tiempo
- Dinero (Según MINETUR : Emisión 0,70€ y Recepción 2,78€)
- Espacio: Pasar de archivar en M2 a hacerlo en Cm2
• Aumentar la seguridad en la gestión diaria - Reduce errores de manipulación
- Simplifica tareas administrativas
- Evita perdidas de documentación
- Aumenta la confianza en la emisión-recepción
- Facilita el control interno
• Reducir y mejorar los plazos de cobro: - Derivados de la Ley de Morosidad
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Diversas y variadas
Directivas y leyes
europeas
Debe tenerse en cuenta
que la factura telemática a
efectos fiscales ya existía previamente con los
sistemas EDI y la figura del
tercero de confianza
El nuevo marco normativo
prioriza el uso de la firma
electrónica como instrumento de
autenticidad e integridad
del documento digital
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Directiva de Facturación
(2010/45 UE)
Directiva1999/93 de 13-
12-93 Marco Comunitario
para la Firma Electrónica
LEGISLACION EUROPEA
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LEGISLACION ESPAÑOLA-1 • Equivalencia firma electrónica y firma manuscrita
– Ley 59/2003 de firma electrónica y Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información
• Valor de prueba documental – Ley 34/2002 De servicios a las Sociedad de la Información y de
Comercio Electrónico
• Identificación y autentificación – Ley11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a las
Administraciones Públicas. – RD 209/2003 registros y notificaciones telemáticas
• Desmaterialización – ORDEN ITC 1475/2005 sobre el uso del comercio electrónico sobre la
compulsa de documentos en el ámbito del M. Industria, Turismo y Comercio
– ORDEN EHA 962/2007 disposiciones sobre la facturación electrónica y su conservación
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LEGISLACION ESPAÑOLA-2 • Administraciones publicas: - Ley 30/2007 de 30 de octubre , de Contratos del Sector Público
Otras Ordenes y resoluciones:
• ORDEN EHA/962/2007, 10 de abril, disposiciones sobre factura telemática y
conservación electrónica de facturas contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre de 2003, por lo que aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación
• ORDEN PRE (297/2007/ 5 de octubre) (BOE 15-10-2007) sobre la expedición de
facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de los mismos sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados ó dependientes de aquella y sobre la presentación ante la Administración General del Estado ó sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidos entre particulares
• Resolución de 24/octubre/2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre el procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplada en la orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.
• Etc., Etc., Etc.
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Comisión de Factura Electrónica CEOE
BORRADOR (Extracto)
• Barreras actuales para la adopción de la Factura Electrónica
- Desconocimiento y desconfianza
- Percepción de que la implantación de la factura electrónica conlleva un encarecimiento de los costes de gestión
- Marco Regulatorio complejo.
- Requisitos que deben cumplir los emisores/receptores de la Factura Electrónica.
a) La elección del certificado adecuado para firmar facturas
b) La complejidad en la verificación de las firmas electrónicas
- Elevado número canales de comunicación y de Terminología Técnica.
• Interoperabilidad, accesibilidad, calidad y la seguridad en materia de factura electrónica.
• Ayudas públicas para la incorporación de la factura electrónica
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CONCLUSIONES CEOE-1
• CEOE considera indispensable el impulso de la facturación electrónica en España, por los beneficios que puede aportar su uso a las empresas usuarias.
• La CEOE considera imprescindible eliminar barreras en la aplicación de la factura electrónica en España de manera que ésta pueda ser implementada por las empresas que así lo deseen.
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CONCLUSIONES CEOE-2
• CEOE considera que el mejor método para promover el uso de la facturación electrónica es mediante un procedimiento claro y sencillo, sustentado por una regulación que dote a los operadores de la necesaria seguridad jurídica.
• La CEOE considera indispensable que las AAPP dispongan de medios necesarios para la recepción de facturas electrónicas garantizando, al mismo tiempo, la ordenación del caos actual al que ha llevado la dispersión de soluciones y sistemas de “entrega” (interoperabilidad) en las AAPP.
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CONCLUSIONES CEOE-3 • Asimismo, resulta necesario que se impulse la uniformidad
en las exigencias sobre Facturación Electrónica por parte de todos los niveles de las AAPP (Nacional, Autonómico y local)
• Es intención de la CEOE, siempre desde la premisa de la agilización y simplificación del procedimiento de facturación para el sector empresarial, dentro de la necesaria seguridad jurídica, impulsar y recomendar los estándares que establezca la AGE.
• Por otra parte, en materia de simplificación de la factura electrónica como elemento facilitador de su uso, CEOE recomienda que el Gobierno apoye la línea de simplificación que contempla la Directiva 2010/45/UE.
Directiva de Facturación (Entrada en vigor: 01/01/2013) ASI 2010
Directiva de Facturación: (Parte que corresponde a la eFactura)
La e-factura • Mismo tratamiento factura en papel y electrónicas.
Las facturas deben garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad ya sea en papel ó e-factura.
• Nueva definición e-factura: Factura recibida y expedida en cualquier formato electrónico que
contenga y cumpla con lo establecido en la Directiva.
• Aceptación por el destinatario Se mantiene la necesidad de que el destinatario acepte la
recepción de la e-factura para lo cual este tendrá que dar su mail al emisor de forma cierta. ASI 2010
• Autenticidad del origen.
- La garantía de la identidad del proveedor de los bienes o del prestador de los servicios.
- La garantía de la identidad del emisor de la factura: Tanto electrónica como en papel.
• Integridad del contenido.
El contenido de la factura electrónica o en papel no ha sido modificado.
• Corresponde al SP (Receptor) garantizar la Integridad y Autenticidad.
El sujeto pasivo debe garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura ya sea en papel o eFactura desde su expedición y durante su conservación.
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• Sistema de garantía a elección del SP - Controles de gestión o de auditoría preferentemente.
- Conexión entre la realidad de la operación y la factura que la documenta.
- Aceptable cualquier sistema que elija el SP y garantice
integridad y contenido.
• En e-factura las presunciones de tecnologías que garantizan la autenticidad e integridad son:
- Firma electrónica con certificado reconocido.
- Sistema EDI (Intercambio Electrónico de Datos)
• Sin perjuicio de los demás que elija el SP. ASI 2010
¿Cómo unifico las
facturas que siga
recibiendo en papel y las
facturas electrónicas?
+
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Posibles entradas de documentos
Gestión
documental
Contabilidad
Procesado de datos Papel
eFactura
Digitalización
Conversión
XML
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Tipos de factura válidos Conceptos Facturación electrónica
La factura en papel debe
ser impresa por la entidad
emisora y remitida al
cliente. El actual envío en
PDF sin firmar y con
impresión en destino no es
legal ni fiscalmente valido,
si bien se está tolerando
La e.factura o factura
telemática consiste en
un documento
electrónico vinculado
a una firma electrónica
generada por el emisor
o un tercero autorizado
por éste. Cumple
absolutamente toda la
normativa en vigor.
Una tercera
modalidad de factura
válida consiste en
digitalizar y certificar
facturas recibidas en
papel. Se conserva
solo la copia digital
firmada
electrónicamente
Las facturas en soporte
digital deberán ser
conservadas en un entorno
que permita el acceso
mediante búsquedas.
Tanto las recibidas
electrónicamente como las
digitalizadas y firmadas
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A)
B)
C)
!! Importante¡¡
Formatos de eFactura Conceptos Facturación electrónica
El formato más habitual para la emisión de e.factura es el PDF
por las ventajas de visualización
que aporta y la facilidad de
generación desde cualquier
aplicación informática
El objetivo a largo plazo es conseguir la estandarización real
de la e.factura en base a un
formato basado en el lenguaje
XML pero esto requiere un largo
proceso de armonización, si bien
se está avanzando tanto a nivel UE
como a nivel nacional
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Opciones de reducción de costes
Las facturas en papel pueden
digitalizarse y firmarse
electrónicamente, aplicando una
solución OCR para capturar los
datos que permitan su
contabilización y archivo
Facturas en papel
Pueden solicitarse las facturas
emitidas en PDF y aplicar el proceso
de extracción de datos automático
sin necesidad de manipular las
facturas en papel
Facturas en PDF
El ahorro obtenido es
reducido y no requiere
inversión, pero libera archivos
El ahorro obtenido es mayor y
no requiere equipos dedicados
Curso eFactura y Administración de Fincas ASI 2010
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Elementos de la factura electrónica
Requerimientos equivalentes a las
facturas en papel en cuanto a los
datos obligatorios Contenido
Firma
Archivo
La integridad se verifica mediante
el hash del documento original
El certificado digital vigente permite
acreditar la autenticidad
El sello de tiempo permite
contrastar la validez del certificado
después de su caducidad
El archivo debe permitir la
búsqueda y visualización de
facturas y sus firmas
ASI 2010
ASI 2010
¿Qué tipos de solución
ofrece el mercado para la
e.factura? ASI 2010
SOLUCIONES:
La mejor solución es no imprimir, pero ya desde el origen
Lo que no se imprime es lo que no genera costes
1) Soluciones gratuitas para emisión y recepción de facturas:
- Solución I.D.E.A. (Invoice Data Extraction for Accounting)
2)Soluciones en función del perfil de usuario: - Micropyme y Autónomos - Pymes - Gran Empresa y Cooperativas (Solución de Autofactura) 3) Notificaciones certificadas: - e Notificación: Servicio web para eMails y SMS,s certificados - Legal Printer: Emisión de notificaciones telemáticas certificadas desde aplicaciones 4) Licencias para empresas desarrolladoras de software
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Tradise I.D.E.A. Invoice Data for Extraction Accounting
• Tradise ofrece las únicas soluciones gratuitas del mercado para emisión y recepción basadas en la tecnología PDFHíbrido que aporta las ventajas del estándar XML con la facilidad del PDF.
• La tecnología del PDFHíbrido y la disponibilidad de soluciones gratuitas provocan un impacto inmediato de ahorro en los perfiles de entidades mas relacionadas con las facturas.
¿Quiénes pueden obtener un mayor beneficio?
• - Empresas con elevado numero de facturas emitidas y/o recibidas
• - Empresas desarrolladoras
• - Servicios de gestión contable
• - Administradores de Fincas
PDFactura Solución de envío de e.factura interoperable a partir de
documentos PDF. Genera metadatos en XML para
automatizar tratamiento por parte del receptor
eFacturaOK
Solución de recepción y archivo automático de e.factura
interoperable a partir de documentos PDFHíbrido o
convencional. En el caso de recibir un PDF sin
metadatos aplica la tecnología de extracción en destino
Soluciones gratuitas
Tradise Paperless
Solución recepción eFactura en PDFHíbrido o convencional
Paperless Nano
Paperless Zen
Emisión, recepción y digitalización certificada para PYMES
Paperless Gaia Añade digitalización certificada, emisión y notificaciones
Version componentizada para empresas desarrolladoras
Paperless Binary
Opciones
Soluciones de eficiencia
Extracción y exportación de datos de facturas en PDF PDFConta
eFacturaPrinter Módulo de emisión masiva de e.factura basada en PDFHíbrido
Solución envío de notificaciones certificadas por e-mail y SMS
LegalPrinter
Utilidad para separación, personalización y envío nóminas
AutoFactura
EcoNóminas
Para empresas y cooperativas con esta modalidad
¿Cómo facilitar la implantación?
CON FORMACION ASI 2010
¿A quién se dirigen los cursos? La realidad de la facturación en el ámbito de las empresas implica a tres entidades, el emisor de la factura, el cliente que la recibe y el asesor contable ó Departamento de Contabilidad de cada uno de ellos (en su caso). Tanto los cursos desarrollados como las soluciones funcionales propuestas asumen esta realidad para convertir a los emisores/receptores en elementos activos que promuevan la adopción de la e.factura
El proveedor emite la factura... ... el cliente la recibe
... y el asesor externo/Departamento de Contabilidad la contabiliza
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CARACTERISTICAS DE LOS CURSOS
• A) Los cursos se han desarrollado en dos versiones en función de las necesidades de gestión de facturas que se producen tanto en el ámbito de la micropyme y profesionales autónomos como en el de la PYME
• B) El objetivo final de los cursos es viabilizar la adopción real de la e.factura como instrumento de ahorro cierto en las empresas, por ello, cada curso integra un conjunto de sesiones tanto teóricas como prácticas basadas en las soluciones de emisión y recepción
• C) Cursos on line
• D) Financiados por la Fundación Tripartita
• E) En el precio va comprendido el coste de la licencia de la solución a implantar durante un año
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Aspectos técnicos y formales
1) Acceso a contenidos a través de Internet, recomendado navegador html5 2) Ordenador con salida de audio 3) Sesiones prácticas mediante webinars registrados y foro permanente con tutor personal 4) Periodo de soporte mediante tutoría personalizada 6 semanas 5) Dedicación estimada 40 horas 6) La emisión del certificado de aprovechamiento requiere la realización de más del 80 de las prácticas propuestas 7) La licencia de prácticas para las soluciones empleadas tiene una vigencia de 12 meses para consolidar y aplicar de forma práctica los procesos de facturación telemática presentados en el curso 8) Financiados por la Fundación Tripartita
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Ventajas de la implantación
• Sencillez y gratuidad en la aplicación para clientes y proveedores de despachos
• Simplificación de procesos, lo que conlleva ahorros muy importantes
• Procesos de formación acogidos a la Fundación Tripartita trabajando con la solución real elegida
• Posibilidad de negocio viral para profesionales
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Contacto
Asesoría Servicios Integrales
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Francisco Bas Peña Mail: [email protected] Julio Ignacio Pírez Mail: [email protected]
Muchas gracias
por su atención
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