República Bolivariana de Venezuela TRANSCARABOBO C.A.;Valencia Edo. Carabobo
MANUAL DE NORMAS Y ESTRATEGIAS EN EL DEPARTAMENTO DE RECAUDACIÓN
PARA OPTIMIZAR LOS PROCESOS INTERNOS DE LA EMPRESA
TRANSCARABOBO C.A.;
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ÍNDICE GENERAL
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INTRODUCCIÓN
El presente Manual tiene como propósito establecer definiciones y
procedimientos básicos que orienten a la Empresa Transcarabobo C.A.; Es
importante señalar, que las acciones a seguir contenidas en el presente
Manual de Normas y Estrategias podrán optimizarse a medida que los
procesos sean cada vez más prácticos, lo cual permitirá la flexibilidad
adecuada en la búsqueda permanente de alcanzar la eficiencia y eficacia de
la gestión administrativa.
En tal sentido, este Manual contiene los elementos fundamentales que
permiten identificar y describir la operatividad del proceso de la
Administración de los Recursos Financieros y Materiales, que permitan
apoyar al departamento a fin de garantizar el máximo aprovechamiento de
estos recursos.
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OBJETIVO DEL MANUAL
Establecer las Normas y Estrategias
que se llevan a cabo en el
departamento de Recaudación, con
el fin de servir como un instrumento
de información, que permita orientar
al personal en sus actividades y en
el control de sus funciones.
ALCANCE
Este manual está dirigido a todo el
personal adscrito al departamento
de Recaudación de la Empresa
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USO DEL MANUAL
Para la correcta implantación de este manual, se debe tomar en cuenta lo
siguiente:
1) El manual debe estar a disposición de todo el personal que forme
parte del Departamento de Recaudación.
2) Los usuarios del manual, deberán notificar a su supervisor inmediato
las sugerencias, modificaciones o cambios que afecten el contenido
del mismo, con el objeto de garantizar la vigencia de su contenido y
con ello mejorar la base de conocimiento en el tiempo.
3) Solamente podrá ser modificado por el Departamento de Recaudación
de la Empresa TRANSCARABOBO C.A.;
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BASES LEGALES
Constitución de la República Bolivariana De Venezuela, 1999.
Gaceta Oficial Nº 36.860
Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras,
Decreto Nº 8.938, 30 de abril de 2012
Reglamento Interno de la Empresa TRANSCARABOBO, 2015
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DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
LLEVADOS A CABO EN LA EMPRESA TRANSCARABOBO, C.A. 2015
La Empresa TRANSCARABOBO, C.A. maneja procesos contables pequeños
debido al volumen de sus operaciones y el número de las cuentas que utiliza
para registrar las mismas son moderadas; Durante el período de pasantías
se pudo observar que esta empresa registra sus operaciones manualmente,
no cuenta con un sistema computarizado que almacene la información y la
procese. Igualmente, el personal realiza las actividades sin ningún tipo de
guía, patrón o manual interno que los oriente en los procedimientos, ;
sin embargo dichos procedimientos son ejecutados por la rutina que se
han trasmitido de manera verbal, las cuales se detallan a continuación:
PROCEDIMIENTO DE CAJA
El dinero percibido diariamente, es entregado por el asistente administrativo
al jefe del departamento el cual supervisa las actividades del día. Este recibe
el dinero con un formato de relación diaria donde consta la cantidad
percibida, luego procede a contarlo y lo ingresa en caja; al mismo tiempo,
ese formato es entregado a la administración para el registro posterior.
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Flujograma1: Proceso de Caja de la Empresa TRANSCARABOBO
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PROCEDIMIENTOS PARA LAS CUENTAS POR PAGAR
Las cuentas por pagar se generan por la adquisición de obligaciones a
crédito debido a las compras de insumos secundarios, repuestos y ejecución
de mano de obra o servicios. Es importante destacar que los pasivos
(cuentas por pagar) se originan por la adquisición de bienes y/o servicios a
crédito. La empresa registra este tipo de pasivos una vez que recibe de algún
proveedor de insumos secundarios y repuestos, servicios públicos,
vehículos, equipos de maquinaria, mobiliario y otros; siempre y cuando la
condición sea para ser cancelado en días posteriores. Se debe emitir por
parte del departamento de recaudación una orden de compra, las cuales
poseen la razón social del proveedor, cantidad y tipo de material, monto, el
impuesto, entre otros datos.
CONDICIONES PARA EL PAGO
1. Sólo se pagarán las facturas originales que cumplan con los requisitos
establecidos en el artículo 57 de la Ley del I.V.A.
2. Los pagos se efectuarán solo en cheques no endosables para evitar el
manejo de dinero en efectivo.
3. A toda factura se le debe hacer una orden de pago para proceder a la
elaboración del cheque.
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