Propiedades avanzadas de campo
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 1
1. FORMATO
n esta lección estudiaremos algunas propiedades de los
campos que son realmente interesantes.
Seguramente la más importante es Formato, que permite utilizar
un patrón o modelo específico para mostrar la información introducida
en la base de datos. Esto es conveniente sobre todo cuando trabajamos
con datos numéricos, de moneda o fecha.
Es importante entender que la propiedad Formato lo que permite
es indicar cómo queremos que se muestre la información o cómo
queremos que se imprima, pero realmente no modifica los datos, que se
almacenarán tal como los introduzcamos o como lo permita el tipo de
datos.
Por ejemplo, seguramente nos interesará que todos los valores
monetarios aparezcan siempre con la misma precisión y presentación;
pues para ello utilizaremos el mismo formato.
Fíjate que el campo Precio tiene como tipo de datos Moneda y
como formato Moneda. Ésta es la configuración predeterminada.
Esto quiere decir que el dato se almacenará como lo introduzca el
usuario y respetando el tipo de datos Moneda, pero se mostrará como lo
indiques en la propiedad Formato.
Por ejemplo, el tipo de datos Moneda (que en ocasiones se
denomina Currency), tiene una precisión de 15 dígitos a la izquierda
del separador de decimales y de 4 dígitos a la derecha. Es decir, como
máximo un dato en este campo Precio se almacenará con 4 decimales.
E
Propiedades avanzadas de campo
2
Esto es cómo se almacena el dato, pero otra cosa es cómo se
presenta o imprime. Esto lo controlamos con las propiedades Formato
y Lugares decimales.
El formato Moneda indica que se utilizará el formato especificado
en la configuración regional de Windows. Sin embargo, podríamos
elegir otro, como el euro.
Ten en cuenta que Access utiliza los símbolos para la moneda y
los separadores de miles y decimales que estén indicados en la
Configuración regional y de idioma de Windows.
En cuanto al símbolo de la moneda, en unos países será un
símbolo y en otros países será otro símbolo distinto. Por esto,
en nuestro curso hemos utilizado la abreviatura u.m., es decir,
unidades monetarias. Esto significará que puede ser cualquier
moneda (en tus bases de datos utilizarás el símbolo de moneda
que tengas en tu ordenador).
Recuerda que para acceder a la Configuración regional y
idioma de tu equipo, puedes utilizar el Panel de control de
Windows, a través del elemento Reloj, idioma y región y
después Configuración regional y de idioma.
Lo mismo podríamos decir respecto de las fechas o números. Si se
utiliza el formato predeterminado en Access, lo que se está indicando es
que se presenten los datos tal como lo tenemos indicado en Windows.
Observa el valor introducido en el campo Precio y, por lo tanto,
que se almacena con 4 decimales en la tabla; y observa también cómo se
muestra finalmente en la Hoja de datos al aplicar el formato Moneda.
Propiedades avanzadas de campo
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 3
¿Qué ha ocurrido? Access nos sigue mostrando el valor de este
campo con dos decimales, pero ahora como el valor que realmente está
almacenando tiene 4, que es lo máximo que admite el tipo Moneda, ha
tenido que redondear dicho valor.
Fíjate que el valor almacenado es 15,0356 y, sin embargo, el valor
presentado es 15,04. El valor que se almacena es el que se tendrá en
cuenta a la hora de los cálculos.
Hemos visto lo que ocurre para el caso de los valores monetarios.
Veámoslo ahora para las fechas.
En este caso podremos indicar cómo queremos que se muestren las
fechas almacenadas en este campo.
2. FORMATOS PERSONALIZADOS
emos visto que podemos utilizar la propiedad Formato para
indicar cómo queremos que se muestren los datos
almacenados. Para ello elegimos uno de los formatos predefinidos que
nos proporciona Access.
Pues bien, nosotros también podremos crear nuestros propios
formatos personalizados, de forma que se muestre tal como queremos.
Esto lo haremos cuando ninguno de los formatos de Access se ajusta
exactamente a lo que necesitamos.
H
Es muy
importante
entender
cómo se
almacena un
valor, que es
algo que
indica el tipo
de datos; y
cómo se
presenta, que
es lo que
establecemos
con las
propiedades
Formato y
Lugares
decimales.
Propiedades avanzadas de campo
4
Por ejemplo, nos podría interesar que los valores numéricos
negativos aparezcan en un determinado color y los positivos en otro.
¿Podemos conseguirlo con los formatos de Access? No, pero sí si
creamos un formato personalizado.
Para crear un formato de este tipo, lo único que tenemos que hacer
es indicar exactamente el formato que queremos. Para ello deberemos
utilizar una serie de símbolos y reglas.
Éstos son los símbolos que se pueden utilizar para
personalizar cualquier tipo de datos:
Símbolo Significado
(espacio) Muestra espacios como caracteres literales.
"ABC" Muestra todo el contenido entre las comillas
tipográficas como caracteres literales.
! Realiza la alineación a la izquierda en lugar
de la alineación a la derecha.
* Rellena el espacio disponible con el siguiente
carácter.
\ Muestra el siguiente carácter como un
carácter literal.
[color] Muestra los datos con el color especificado
entre los corchetes. Colores disponibles:
Negro, Azul, Verde, Cian, Rojo, Magenta,
Amarillo, Blanco.
Si el tipo de datos es Fecha/Hora podrás utilizar estos
símbolos:
Símbolo Significado
: Separador de hora. Los separadores se
establecen en la configuración regional de
Windows.
/ Separador de fecha.
c Igual que el formato predefinido Fecha
general.
d Día del mes en uno o dos dígitos numéricos,
según sea necesario (1 a 31).
dd Día del mes en dos dígitos numéricos (01 a
31).
ddd Tres primeras letras del día de la semana (
Lun a Dom).
dddd Nombre completo del día de la semana
(Lunes a Domingo).
ddddd Igual que el formato predefinido Hora corta.
dddddd Igual que el formato predefinido Fecha larga.
s Día de la semana (1 a 7).
ss Semana del año (1 a 53).
Propiedades avanzadas de campo
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 5
m Mes del año en uno o dos dígitos numéricos,
según sea necesario (1 a 12).
mm Mes del año en dos dígitos numéricos (01 a 12).
mmm Tres primeras letras del mes (Ene a Dic).
mmmm Nombre completo del mes (Enero a Diciembre).
t Fecha mostrada como trimestre del año (1 a 4).
a Número de día del año (1 a 366).
aa Dos últimos dígitos del año (01 a 99).
aaaa Año completo (0100 a 9999).
h Hora en uno o dos dígitos, según sea
necesario (0 a 23).
hh Hora en dos dígitos (00 a 23).
n Minuto en uno o dos dígitos, según sea
necesario (0 a 59).
nn Minuto en dos dígitos (00 a 59).
s Segundo en uno o dos dígitos, según sea
necesario (0 a 59).
ss Segundo en dos dígitos (00 a 59).
ttttt Igual que el formato predefinido Hora larga.
A.M./P.M. Reloj de 12 horas con las letras mayúsculas
"A.M." o "P.M.", según sea apropiado.
a.m./p.m. Reloj de doce horas con las letras minúsculas
"a.m." o "p.m.", según sea apropiado.
A/P Reloj de doce horas con la letra mayúscula
"A" o "P", según sea apropiado.
a/p Reloj de doce horas con la letra minúscula
"a" o "p", según sea apropiado.
A.M.P.M. Reloj de doce horas con el indicador de
mañana/tarde adecuado tal como está
definido en la configuración regional de
Windows.
Por ejemplo,
ddd", "d mmm", "aaaa
mostraría valores como
Lun, 8 oct, 2007
Si el tipo de datos es Número y Moneda:
Los formatos numéricos personalizados pueden tener hasta
cuatro secciones con signos de punto y coma ( ; ) como
separador de lista. Cada sección contiene la especificación de
formato para un tipo de número diferente:
La primera sección es para los números positivos.
La segunda sección es para los números negativos.
La tercera sección para el valor cero.
La cuarta sección para el valor Nulo.
Propiedades avanzadas de campo
6
Símbolo Significado
, (coma) Separador decimal. Los separadores se
establecen en la configuración regional de
Windows.
. (punto) Separador de miles.
0 Marcador de posición de dígitos. Muestra un
dígito o 0.
# Marcador de posición de dígitos. Muestra un
dígito o nada.
$ Muestra el carácter literal "$".
% Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y
se le anexa un signo de porcentaje.
E-, e- Notación científica con un signo menos (-)
junto a los exponentes negativos y nada
junto a los exponentes positivos.
E+, e+ Notación científica con un signo menos (-)
junto a los exponentes negativos y un signo
más (+) junto a los exponentes positivos.
Por ejemplo,
0;(0);;"Nulo"
mostraría los valores positivos normalmente, los negativos
entre paréntesis y la palabra "Nulo" si el valor es Nulo.
Si el tipo de datos es Texto o Memo:
Los formatos personalizados para los campos Texto y Memo
pueden tener hasta dos secciones:
La primera sección para los campos con texto.
La segunda sección para los campos con cadenas de
longitud cero y valores Nulos.
Símbolo Significado
@ Se necesita un carácter de texto (ya sea un
carácter o un espacio).
& No se necesita un carácter de texto.
< Convertir todos los caracteres a minúsculas.
> Convertir todos los caracteres a mayúsculas.
Por ejemplo,
@;"Desconocido"
mostraría la palabra "Desconocido" si el campo tiene un Valor
nulo o una cadena vacía y el mismo texto escrito en otro caso.
Si el tipo de datos es Sí/No:
El tipo de datos Sí/No puede utilizar formatos personalizados
que contengan hasta tres secciones.
Propiedades avanzadas de campo
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 7
La primera sección no tiene ningún efecto en el tipo de datos
Sí/No. No obstante, se requiere un signo de punto y coma ( ; )
como marcador de posición.
En la segunda sección indicaremos el texto para mostrar en
lugar de los valores Sí, Verdadero o Activado.
En la tercera sección indicaremos el texto para mostrar en
lugar de los valores No, Falso o Desactivado.
Por ejemplo,
;"Siempre"[Azul];"Nunca"[Rojo]
mostraría la palabra "Siempre" en texto azul para Sí, Verdadero
o Activado, y la palabra "Nunca" en texto rojo para No, Falso o
Desactivado.
Así, si por ejemplo utilizamos el siguiente formato personalizado:
#,00" Euros"[Azul];-#,00" Euros"[Rojo]
para el campo Precio de la tabla Ventas, podríamos ver los datos
tal como aparecen en la siguiente imagen:
3. MÁSCARA DE ENTRADA
ara facilitar o asegurarse de que los datos de un campo se
introducen de forma correcta, puedes crear un patrón o modelo,
llamado máscara de entrada, que es una propiedad más del campo.
P
Propiedades avanzadas de campo
8
Para crear una máscara de entrada, puedes escribir directamente el
patrón en la propiedad Máscara de entrada del campo de la tabla de
que se trate o pulsar el botón con los tres puntos suspensivos de la
derecha para utilizar un asistente.
Para introducir la máscara, deberás escribir los caracteres de
máscara y los caracteres literales, que son aquellos que
aparecen en el campo cuando se van a introducir datos. Estos
últimos deben ir precedidos de \ en la máscara.
Carácter Descripción
0 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más
[+] y menos [-] no permitidos).
9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria,
signos más y menos no permitidos).
# Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los
espacios se muestran en blanco en el modo
Edición, pero se eliminan cuando se guardan
los datos; signos más y menos permitidos).
L Letra (A a Z, entrada obligatoria).
? Letra (A a Z, entrada opcional).
A Letra o dígito (entrada obligatoria).
a Letra o dígito (entrada opcional).
& Cualquier carácter o un espacio (entrada
obligatoria).
C Cualquier carácter o un espacio (entrada
opcional).
. , : ; - / Marcador de posición decimal y separadores
de miles, fecha y hora.
< Hace que todos los caracteres se conviertan
a minúsculas.
> Hace que todos los caracteres se conviertan
a mayúsculas.
! Hace que la máscara de entrada se muestre
de derecha a izquierda, en lugar de
mostrarse de izquierda a derecha. Los
caracteres introducidos en la máscara
siempre se rellenan de izquierda a derecha.
Puedes incluir el signo de exclamación en
cualquier lugar de la máscara de entrada.
\ Hace que el carácter siguiente se muestre
como un carácter literal (por ejemplo, \A se
muestra sólo como A).
Si modificas la máscara de entrada, verás que aparece lo que se
conoce como "etiquetas inteligentes". En este caso aparece Opciones de
actualización de propiedades , que nos sirve para indicar cómo
queremos que se actualice la propiedad que acabamos de modificar.
Propiedades avanzadas de campo
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 9
¿Qué significa esto? Bien, como ya sabes, la ventaja de establecer
propiedades a nivel de campo de la tabla es que esas propiedades se
pueden aplicar allí donde se utilice el campo.
Por ejemplo, si utilizas el campo en un formulario donde introducir
datos o en un informe para listarlos e imprimirlos, las propiedades que
establecemos para el campo podrán aplicarse también en el formulario y
en el informe sin necesidad de indicarlo expresamente.
Con la máscara L\-0000 para el campo CódigoLibro de la tabla
Libros, no se nos permitirá introducir otra cosa que no sea una letra
seguida de guión y a continuación cuatro dígitos.
Ésta es una máscara sencilla, pero si necesitas algo más complejo,
puedes utilizar el asistente.
Este asistente te ofrece una serie de posibilidades para la
introducción de las máscaras más habituales en los campos de las tablas.
Además de poder seleccionar una de las máscaras predefinidas,
también puedes pulsar el botón Modificar para crear un formato de
máscara personalizado. Veámoslo.
Para que los
caracteres
introducidos
en un campo
queden ocultos
al escribir los
datos en las
tablas, selecciona
la opción
Contraseña.
Propiedades avanzadas de campo
10
Si pulsas Modificar, puedes cambiar el nombre de la máscara y el
formato indicado por la máscara, además de poder agregar más
máscaras para que las muestre el asistente.
En el siguiente paso del asistente podemos cambiar la máscara, el
marcador de posición, etc.
En el siguiente paso del asistente indicaremos si queremos que se
almacene en la tabla sólo los datos introducidos por el usuario o también
los caracteres literales que incluimos en la máscara. Por ejemplo, en la
siguiente imagen vemos que se guardarían también los espacios en
blanco que se incluye en la máscara 00\ 000\ 00\ 00;0;_
En la máscara de entrada se pueden especificar tres secciones,
separadas por un punto y coma:
Primera: especifica la propia máscara.
Propiedades avanzadas de campo
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 11
Segunda: indica si se almacenan los caracteres literales al
introducir los datos.
Tercera: indica el carácter utilizado como marcador de
posición.
En la máscara 00\ 000\ 00\ 00;0;_, el 0 en la segunda parte indica
que se almacenarán los datos y el resto de caracteres literales que
podamos haber introducido en la máscara.
Recuerda:
Con las propiedades Formato y Lugares decimales podremos
indicar cómo queremos que se muestren los datos o cómo queremos que
se impriman, pero estas propiedades no afectan al dato que realmente se
almacena en la tabla.
Con la propiedad Máscara de entrada conseguiremos que el
usuario se adapte al modelo o patrón que queremos que utilice cuando
introduzca los datos.
En caso de definir tanto un formato de visualización como una
máscara de entrada para un campo, Access utiliza la máscara de entrada
cuando se agregan o editan datos y el formato determina cómo se
muestran los datos cuando se guarda un registro. Por ello hay que tener
cuidado en que ambas propiedades no entren en conflicto.
4. ÍNDICES
ara acelerar el proceso de búsqueda de datos en una tabla,
podemos utilizar índices.
Así, es conveniente aplicar índices en los campos por los que
ordenas los registros o en aquellos campos que sueles utilizar para
buscar algún registro.
La utilización de índices acelera el proceso de búsqueda, pero
algunas veces puede hacer más lenta la introducción de datos, ya que, al
incluir un nuevo dato, se deberán actualizar los índices.
Para crear un índice en un campo, se tiene que establecer la
propiedad Indexado. Access lo hará por nosotros para el caso de los
campos que hayamos especificado como clave principal.
Tenemos tres opciones para esta propiedad Indexado:
P
Para que sólo
se guarde el
dato
introducido en
el campo,
elimina el 0
de la segunda
sección de la
máscara o
cámbialo por
un 1.
Propiedades avanzadas de campo
12
No: no crea índices o elimina los índices existentes.
Sí (Con duplicados): crea índices y permite la existencia de
valores repetidos.
Sí (Sin duplicados): crea índices y no permite los valores
duplicados.
Si el campo va a tener muchos valores repetidos, no es adecuado el
uso de índices.
Si vas a establecer el índice de un campo, es suficiente con hacerlo
directamente en la hoja de propiedades, en la vista Diseño de la tabla,
pero si el índice está compuesto por más de un campo, tienes que elegir
el comando , en la ficha contextual Diseño de la Cinta de opciones.
En este cuadro podemos cambiar las propiedades de todos los
índices de la tabla una vez ya creados. Además de los índices que hayas
creado en la tabla, puede aparecer otro índice, que es la clave principal o
Primary key de la tabla.
Para eliminar un índice, selecciona la fila del índice a borrar y
pulsa la tecla .
También utilizarás este cuadro de diálogo para definir un índice
con más de un campo. Lo único que tienes que hacer es utilizar una fila
por cada uno de los campos que forman el índice indicando sólo en la
primera fila el nombre del índice.
Propiedades avanzadas de campo
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 13
Las propiedades de los índices que podemos modificar son:
Principal: un valor Sí en este campo indica que es clave
principal.
Única: un Sí indica que no puede haber datos repetidos en un
campo con índice.
Omitir Nulos: con un valor Sí los campos sin valor no entran
en el índice.
Si las tablas tienen un gran número de registros y de relaciones con
otras tablas, es conveniente indexar los campos que intervienen en esas
relaciones.
Propiedades avanzadas de campo
14