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PROYECTO DE DESARROLLO ARCHIVfsTICOINSTITUTO DE VIVIENDA DEL DISTRITO FEDERAL
2009
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"Normatividad en Materia de Administracion de Recursos, misma que en su apartado 7 est<1blecio los
criterios que en materia de Administracion de Documentos y Archivistica debian seguir los entes
publicos del Distrito Federal; por su parte, el Instituto de Acceso a la Informacion Publica del Distrito
Federal, aprobo los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal, que fueron
publicados el 9 de mayo de 2007 en la Gaceta Oficial del Distrito Federal.
E18 de octubre de 2008 se publicola Ley de Archivos del Distrito Federal, esta establece que los entes
publicos estan obligados a crear un Sistema de Archivos que permita localizar con prontitud y
seguridad los datos que se generen, procesen 0 reciban con motivo del desempeno de sus funciones,
en los terminos y condiciones que establece la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacion Publica
Es en este contexto que se comenzo a trabajar con detenirniento en el tema, se instalo el Comite Interno
de Administracion de Documentos del Invi,. se nombraron a los responsables de los archivos de
tramite de las diferentes unidades administrativa, se emitieron lineamientos y se elaboraron diversos
instrumentos de control archivistico y, asimismo, se capacito a personal diverso en materia
En seguimiento a los trabajos hasta ahora realizados, durante el ejercicio 2009, el Invi se propone
continuar manteniendo y preservando la memoria historica de su actuacion, garantizando el derecho
constitucional de acceso a la informacion publica, mejorando la organizacion, c1<lsiiicacion, manejo,
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De conformidad con el cicIo vital de los documentos y con el articulo 13 de la Ley de Archivos delDistrito Federal, se plantea que el Sistema de Archivos del Instituto se componga de la siguientemanera:
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Criditos 'rOfT'" do"'tl.r ••• fontodo
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Actllalmente el Instituto se enCllentra en espera del dictamen de autorizacion de su nueva estructura
organizacional, apenas esta sea aprobada, comenzara Slls operaciones la Sllbdireccion de
Administracion de Documentos, que se encargara de coordinar el Sistema Instihlcional de Archivos
del Institllto, CllyO reto sera insertar la normatividad en materia archivistica con la compleja realidad
operacional del Invi. Es por ello que se trabajara can un Archivo General de Gestion, que coadyuvara
con la organizacion de 10s documentos inherentes a 105 creditos que se otorgan, manteniendolos en
condiciones de ser auditados en cualquier momenta y manteniendo un mecanismo que permita su
consulta y utilizacion expedita en el momento en que las areas operativas de 10s programas
sllstantivos 105 requieran.
Oficialia de Partes: Area encargada de brindar 10s servicios centralizados de recepcion y despacho
(turno) de la gestion de entrada de la correspondencia a nivel institucional. Actualmente depende
organicamente de la Direccion General, pero es la Coordinacion de Planeacion, Informacion y
Evaluacion la que vigila su funcionamiento; no obstante, se esta trabajando coordinadamente con esta
area a fin de mejorar 105 procesos de recepcion e insertarlos con el Sistema de Archivos. En este
sentido, se esta trabajando tambien con las areas operativas del Instituto en la mejora y definicion de
105procesos que conduciran a una mejor gestion documental; el objetivo es consolidar ala Oficialia de
Partes como area unica de recepcion y registro documental, tanto de los ducumentos administrativos
como de aqllellos que forman parte del proceso de 105 creditos. El sistema de correspondencia tendra
que alimentar a nuestro sistema de informacion (Sintev) y al Sistema de Archivos.
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del Clstrltc ;:edt:>r."lr
a) Archivos de Tramite: Son 66 las unidades administrativas (inc1uyendo a la Oficina de
Informacion Publica), las que operan en el Invi, y las que estaran realizando tr;msferenci.:lS
documentales al Archivo de Concentracion.
b) Archivo General de Gestion : Sed el encargado del resguardo de los fondos correspondientes a
los creditos de vivienda en sus diferentes aspectos (juridico, temico, social y financiero), la
integracion de estos se realizanln mediante principios archivisticos, en funcion de los requisitos
establecidos por las Reglas de Operacion y Politicas de Administracion Crediticia y Financiera
Archivo de Concentraci6n
El archivo que hasta hoy ha funcionado como Archivo de Concentracion del Invi, alberga 3,000 cajas
con un aproximado de 3 millones de expedientes. En este archivo se continuara integrando el universe
de documentos que los archivos de tramite y el Archivo General de Gestion transfieran para su
guarda, custodia, conservacion preventiva y correctiva, as! como su depuracion 0 conservacion
permanente.
Tercera edad: Hist6ricaArchivo Hist6ricoSera el area encargada de organizar, conservar y preservar, la memoria documental considerada camo
patrimonio historica, la cual tendra el caracter evidencial, testimonial e informativo con fines
culturales y sociales.
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La consolidacion del Sistema, con todo 10 que ello implica, es el objetivo primordial para el ejercicio2009 del Instituto de Vivienda del Distrito Federal, para ello es necesario:
o Mejorar los procesos administrativos internos que nos facilitaran la gestion de 105
documentos;
o Continuar con el Program a de Capacitacion en materia archivistica y de transparencia
para el personal responsable de los archivos, y ampliarlo al personal directivo y de
o Mejorar las condiciones fisicas de cada uno de 105 archivos de tramite, as! como las del
Archivo de Concentracion;
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Para alcanzar la consolidaci6n del Sistema, se plantea trabajar en eLIda uno de los siguientes
aspectos:
Durante el ejercicio 2008 se llevaron a cabo ocho cursos de capacitacion en materia archivistica,
un diplomado de 210 horas y se invito al personal a participar en seminarios y conferencias
especializadas.
Para el ejercicio 2009 se preven nuevas formas de capacitacion, aquellas que iran dirigidas alas
necesarias tareas de sensibilizacion y conformacion de una cultura institucional de
transparencia, y aquellas que pasaran del aula al area de trabajo del personal encargado del
manejo de los documentos; esto, se llevara a cabo en funcion del presupuesto asignado a la
institucion en materia de capacitacion. En este sentido, se pretende llevar a cabo talleres y
cursos bajo el siguiente esquema:
, Mandas medias Oefes de Unidad DepartamentaI yI
, Lideres Coordinadores de Prayectas)
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Ley de Proteccion a Datos Personales del. Mandos medios (Jdes de unidad Departamental y 1
Distrito Federal Lideres Coordinadores de Proyectos)
/1 El Invi tiene en su estructura 18 subdirecciones de area, 26 jefes de unidad departamental y 85
lideres coordinadores de proyecto, en virtud de 10 cual, aqui nos referimos a que estos tendran un
curso obligatorio en el ana respecto de estos temas; sin embargo, el numero de cursos a impartir para
atender esta estructura, se determinara en el Prograrna Anual de Capacitaci6n.
Talleres sobre el manejo del documento
Se pretende que estos talleres se.:m presenciales, directamente en las areas de trabajo, el objetivo es que
el personal pueda aplicar la teCl:Jicaarchivistica directamente a sus insumos cotidianos.
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Se llevaran a cabo brigadas de verificacion para determinar avances en la organizacion de los
archivos, asi como de las condiciones fisicas de estos, y con ello, realizar un programa de mejoras que
permita avanzar en el cumplimiento de 10 establecido en el Capitulo II de la Ley de Archivos del D.F.
Una vez detectadas las necesidades se procedera a determinar la estrategia a seguir, su cuantificaci6n,
y en su caso, la calendarizacion de la ejecucion de 10s trabajos y adquisiciones que resulten
Cabe destacar que el objetivo primario de esta tarea es establecer un diagnostico del estado general
que guard an los 66 archivos de tramite de la institucion; sin embargo, los recursos financieros que se
puedan aplicar en las eventuales mejoras de estos espacios dependeran del presupuesto que la
Institucion tenga asignado en las partidas correspondientes, asi como del calendario para el ejercicio
Las visitas de verificacion se realizaran a partir del 16 de febrero, bajo el calendario y metodologia que
se presentara para su eventual autorizacion ante el pleno del Comite Tecnico Interno de
Administraci6n de Documentos del Invi, que sesionara el 12 de febrero de 2009.
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Se realizara 10 relativo a la elaboracion del rvIapa de Ordenacion Topografica que sei1ala el articulo 35
de Ia Ley de Archivos del D.F., asi como con los trabajos de rescate documental y depuraci6n que
procedan atendiendo a nuestros catalogos de disposicion documental.
Cabe destacar que el lnstituto esta trabajando en determinar el espacio fisico definiti\'O que se
destinara para albergar este archivo; sin embargo, mejorar sus condiciones 0 mudarlo de edificio,
tambien estara en funcion a 10 dispuesto por los recursos asignados; no obstante, ya se estudiandiversas alternativas.
Hasta el momenta, el lnstituto ha emitido diversos lineamientos e instrumentos de controlarchivistico, estos se encuentran publicados en nuestro sistema de informacion (Sintev) para que todo
el personal pueda acceder a eIIos de forma sencilla. No obstante 10 anterior, durante el presente
ejercicio, y como resultado de las acciones que se han descrito antes, se continuara trabajando para
que podamos con tar can cada uno de los instrumentos senalados en el articulo 35 de la Ley.
• Una vez se emita el Reglamento de la Ley de Archivos, se procedera con la elaboraci6n del
Manual de Normas, Politicas y Procedimientos del Sistema lnstitucional de Archivos (0
Manual Especifico de Operaci6n y Manual de Procedimientos) del Sistema de Archivos del
Invi.
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