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Planificacin estratgica
Lineamientos estratgicos para
actuacin en Centroamrica
Unin Europea
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Reflexin introductoria
El trabajo de todo mundo
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Se le asign un trabajo importante a TODO MUNDO,que estaba confiado y seguro de que ALGUIEN lo hara.
Claro que CUALQUIERA podra hacerlo,pero NADIE lo hizo.
ALGUIEN se enoj porque NADIE lo hizo,cuando era responsabilidad de TODO MUNDO.
TODO MUNDO pens que CUALQUIERA poda hacerlo,mientras NADIE saba que TODO MUNDO no lo hara.
La historia termin en que TODO MUNDOle reclam a ALGUIEN porque NADIE hizolo que CUALQUIERA pudo hacer.
De quin es este trabajo?
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Objetivos del taller
Proporcionar a los participantes una visin integraldel proceso de Planificacin Estratgica, como unaherramienta en la toma de decisiones directivas.
Iniciar un ejercicio de planificacin estratgicapara Aterrizar las estrategias de frica 70 en CA.
Implantar unmodelo propio de organizacin quepermita obtener y mantener ventajas comparativas
Establecer prioridades para A70 en Centroamrica
Acordar un orden de prioridades
Definir temas y contenidos de las prioridades
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Caractersticas de las ideasgeneradas durante el proceso
Claras Que digan exactamente lo
que se quiere decir.
Concisas Que se exprese una idea
con no ms de 12 palabras.
Contundentes Que promuevan
la toma de decisiones
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Generacin de IdeasCada miembro del grupo escribe sus ideas
posteriormente las comparte con el plenario.
1. No interrumpir la tarea de escribir las ideas.
2. Mantener silencio3. Todos deben escribir sus ideas de forma
individual para no improvisar al hablar4. Las ideas que se propongan deben ser:
claras, concisas y contundentes.5. Hablar por uno mismo y no de lo que cree que
le puede parecer mejor a los dems.
Reglas de Oro
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6. Evitar la justificacin y argumentacin de la idea.Siempre se puede aclarar si alguien no entiende.
7. Si alguna idea que se diga hace que alguien pienseen otra, que la apunte y la mencione en su turno.
8. Si alguna idea que se diga, alguien la tiene en sulista individual, la elimina y no la repite.
9. Se deben evitar discusiones en esta etapa.10. Si algn miembro del grupo est en desacuerdo
con una idea de otro miembro, debe expresarlo.
Los desacuerdos son importantes y deben debatirsepara establecer consensos.
Si el tema es muy controversial, se deja apartepara abordarlo en otro momento del proceso.
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El xito del trabajo en equipo
Identificar juntos los problemas Analizar juntos cada problema
Establecer en equipo las prioridades
Invitar a quienes afecta cada problema
Definir juntos las estrategias
Asignar responsabilidades a todos y cada uno
Cada participante asume su responsabilidad
Todos comparten objetivos y metas
Trabajan coordinados para alcanzar el xito
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Factores de xito
Todas las partes involucradas se comprometen Todos y cada uno son dueos del Plan
Todas y cada una de las partes asumen ponsabilidades
(divisin del trabajo y responsabilidades claras), Plan realista con objetivos posibles y metas claras
Las actividades se orientan a alcanzar los objetivos,
El grupo es capaz de superar los riesgos,
Los procesos son flexibles (se adaptan al cambio)
Proyectos concretos definidos por los participantes.
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El proceso de planificacin
La asamblea como grupo promotor
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Proceso de planificacion
rbol deproblemas
Diagnstico
Rpido regional einstitucional de A70
Plan Regional de A70
rbol de objetivos
Definicin de
Visin y Misin
Proceso analtico
Proceso estratgico
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Planificar es establecer un procesocontinuo y sistemtico de anlisis y discusinpara seleccionar una direccin
que gue el cambio de la situacin actual a la deseaday para definir acciones que le construyan viabilidad,venciendo la resistencia activa de cualquier oponente.
Proceso basado en la concertacin de accionesy la adaptacin continua de las institucionesparticipantes para asumir responsabilidadesy dar respuestas en coordinacin y colaboracin
Planificacin Estratgica
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PLANIFICACIN ESTRATGICA
Hacia dnde se dirige la
organizacin?
Qu requerimos para hacerlo
bien y alcanzar la estrategia?
Cmo llegamos ah?
Cmo lo alcanzamos?
Cmo medimos que tan
bien vamos?
Ejecucin
Aprendizaje& Inovacin
ProcesosInternos
ClientesFinanciero
Indicadores Clave de Desempeo / Medidas
Aprendizaje& Inovacin
ProcesosInernos
de Negocio
ClientesFinanciero
Estrategia
Visin
Diseo, Desarrollo de
Soluciones de Arquitectura
Factores Crticos de xito
Dnde debera de estar?
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Construccin del rbol de problemas
La base de la planificacin
son los problemas realesconocerlos bien nos facilita el xito
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QUE FUERZAS CONDICIONAN A TODA ORGANIZACIN?
FUERZAS MOLDEADORAS
Cambios en la sociedad.
Decisiones polticas y econmicas
Cambios en precios de materiales.
Variaciones en los costos laborales.
Variaciones en los costos sociales.
FUERZAS DEMANDANTES
Son las derivadas de la demanda yexigencias del mercado.
Cambios en los segmentos de losconsumidores.
Cambio del poder adquisitivo de los grupos.
Nuevos valores.
Necesidades puntuales.
FUERZAS DESAFIANTES
Cambios en las tecnologas tradicionales.
Nuevas tecnologas.
La competencia: Directa y/o indirecta,
nacional y/o extranjera.
FUERZAS ALIMENTADORAS
Proveedores.
Cooperacin externa.
Resultados de investigaciones.
FUERZAS SATISFACTORIAS
Nuevos productos.
Nuevos servicios.
Marketing.
FUERZAS ACELERADORAS
Recursos humanos como clave
fundamental para el xito.
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Los problemas
Un problema es una situacin negativa
Los bosques tienen bajo valor comercial
Un porcentaje de la niez no asiste a la escuela
Un problema no es la falta de una solucin
Que falte algo no es un problema
Eso es una receta para solucionar el problema
No es correcto recetar sin un buen diagnstico
Es importante conocer las causas
Los problemas son causados por diferentes razones
Identificar las causas permite soluciones reales
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Cmo identificar los problemas?
Cul es el problema principal/focal que deberesolverse con la ayuda del PMODT?(Por qu es necesario un cambio/plan?)
Cules son las causas de este problema?(Por qu existe?)
Qu efectos tiene el problema?
(Por qu es importante resolverlo?) Quin est afectado por el problema
y quin es el dueo del problema?
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Anlisis del problema
Los problemas pueden ser muchos y complejos Cada participante puede verlo de forma distinta
Por eso es importante hacer una lluvia de ideas
As cada quien puede presentar su punto de vista Varios puntos de vista definen mejor el problema
Cada quien debe expresarse antes de debatir
No se deben debatir ideas incompletas A veces el debate inhibe los planteamientos
Las ideas deben expraserse sin limitaciones
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La lluvia de ideas con tarjetas Cuando escribimos nuestras ideas
participamos todos y todas a la vez
Es ms efectivo que hablar todos a la vez
Nos permite concentrarnos mejor
Facilita la participacin de todos y todas
Qu escribimos en cada tarjeta?
Una idea clara, con sentido en pocas palabras La descripcin completa de un problema
Usando letra grande y legible desde largo
Una frase completa con sujeto y predicado
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El anlisis del problema
Para efectuar el anlisis de los problemas,las partes interesadas escribirn los problemasque creen que se relacionan con cada capital.
Para eso usarn papeles que se pegarnen una pared donde se organizan y estructurande acuerdo a su relacin como causas y efectos.
Este procedimiento hace posible
que los participantes visualicen claramentelas causas, el problema focal y sus efectos,y encontrar cmo los diferentes problemas estnrelacionados unos con otros.
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Organizacin de causas y efectos
En cada grupo se ordenarn las tarjetas
Cada quien aporta para identificar las causas,los efectos y el o los problemas centrales.
El facilitador mueve de lugar las tarjetasponiendo abajo las causas y arriba los efectos
Se trata de encontrar la lgica del problemapara poder atacar sus causas y resolverlo
Los efectos se resuelven junto con el problema
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rbol del problema
Las races son las causas
El tronco esel problema central
Las ramasson los efectos
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Construccin del rbol El rbol de problema se dibuja de abajo hacia arriba.
Los problemas de abajo llevan hacia los de arriba.
Las posibilidades de resolver los problemas focalesson mayores identificando las causas ms profundas
para atacarlas con las actividades del PMODT. El grupo de planificacin deber tratar de identificar
la mayor cantidad posible de causas del problema.
Slo as podr encontrar actividades relevantespara eliminar las causas del problema y resolverlo.
Casi siempre se necesita atacar varias causas
para poder eliminar un problema.
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El rbol o los rboles
Si se identifica ms de un problema focalse har un rbol por cada uno de ellos.
Lo importante es establecer las causas y efectos de
cada uno de los problemas identificados. Slo as ser posible definir estrategias efectivas.
El PMODT enfrenta las causas de los problemas
sean sociales, culturales, polticas o econmicas,las que se resuelven a corto, mediano y largo plazode acuerdo a su nivel estructural, su profundidad.
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Problema 1 Problema 2 Problema 3
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Las causas
Las preguntas para conocer las causas: Por qu? A qu se debe?
Por qu se perdi el valor de los bosques?
Por qu algunos nios no van a la escuela? A qu se debe la poca participacin ciudadana?
A qu se debe la baja rentabilidad del caf?
Por qu se estn erosionando los suelos?
Por qu los jvenes emigran para trabajar?
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Veamos un ejemplo
Se trata del rbol del problema
de una pequea comunidad rural
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Deficiente
servicio de salud
Difcil
acceso
Servicios
bsicos
inadecuados
Nios vieven en
condiciones de
promiscuidad
Padres
inconscientes
Padres no
conocen
leyes
Medios de sustento
son insostenibles
Padresapticos
y no
organizados
Efectos
Causas
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Objetivos estratgicos
Cada problema sugiere un objetivo
Los problemas, como situaciones negativas,plantean objetivos o situaciones positivas
Los problemas estratgicossugieren objetivos estratgicos
Igual que se jerarquizan los problemasse priorizan los objetivos
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Cmo estamos?
Anlisis situacional FODA
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El anlisis FODA
Permite conocer como va a ser la relacinde la organizacin con diferentes aspectoscomo la competencia, la ubicacin, elcontexto, y la organizacin misma.
Es una de las herramientas esencialesque provee de los insumos necesarios alproceso de planeacin estratgica.
Proporcionando informacin necesariapara la implantacin de acciones ymedidas correctivas.
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Organizacin
Ambiente Interno
- Fortalezas
- Debilidades
Ambiente Externo
- Oportunidades
- Amenazas
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Las fortalezas son aquellos descriptores de los quenos enorgullecemos, lo que nos gusta de A70,porqu pertenecemos a la organizacin.
Las Debilidades Son aquellos factores que podrantraerle inconvenientes y que podran ser causadospor caractersticas de la misma organizacin.Ejemplo: Democratismo, indecisiones, ligereza enla concrecin de planes o directrices.
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Las oportunidades se refieren al contexto, como laexistencia de un aliado potencial, la situacinterritorial y el marco de polticas afn a los objetivos
regionales de A70.
Las amenazas son aquellos problemas quepodran presentarse y que dependen del contexto
en si. Ejemplo: Aparicin de nuevos competidores,variacin de las prioridades territoriales porincidencia de gobiernos o agentes externos.
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Amenazas (A)
Oportunidades (O)
Debilidades (D) Fortalezas (F)
Estrategias DA Estrategias FA
Estrategias DO Estrategias FO
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Estrategias de Fortalezas y Oportunidades (FO): Seutilizan las fortalezas internas para aprovechar lasventajas de las oportunidades externas.
Estrategias de Debilidades y Oportunidades (DO): Seintenta superar las debilidades internas aprovechandolas oportunidades externas clave.
Estrategias de Fortalezas y Amenazas (FA): Seaprovechan todas las fortalezas internas para evitar o
reducir las Amenazas externas.
Estrategias de Debilidades y Amenazas (DA): Seintenta reducir las debilidades internas y evitar lasamenazas externas.
M i FODA
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Matriz FODA
Estrategias DA
Minimice debilidades yevite amenazas
Estrategias FA
Use fortalezas paraevadir amenazas
Amenazas-A
Liste las amenazas
Estrategias DO
Supere las debilidadestomando ventaja de las
oportunidades
Estrategias FO
Use las fortalezas paratomar ventaja de las
oportunidades
Oportunidades-O
Liste las oprtunidades
Debilidades-D
Liste las debilidades
Fortalezas-F
Liste las fortalezas
Deje en blanco
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Cmo se define el plan?
Dando respuestas individuales a las preguntas:
1. Quienes somos?
2. Quienes queremos ser en 5, 10, 20 y 30 aos?3. Por qu existimos?
4. Para qu existimos?
5. Para quienes existimos?
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El proceso del plan estratgico1 QUINES SOMOS
Y POR QU ESTAMOS JUNTOS?
MISION
VISION
2 DNDE ESTAMOS?
ANALISIS EXTERNO
DIAGNOSTICO INTERNO
OBJETIVOS
ESTRATEGICOS
3 A DNDE QUEREMOS LLEGAR?
ESTRATEGIAS
PLAN DE ACCION
4 CMO LO HACEMOS Y COMOSABREMOS SI HEMOS LLEGADO?
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DiagnsticoInterno
Anlisis foda
Plan estratgico: componentes
Visin Concepcin Misin
Metasy
Aspiraciones
Gestin
Futura
La visin y la misin en el concepto de la planificacinestratgica, comprometen a toda la organizacin
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Visin
Son las aspiraciones o metas por alcanzar,al interior de la organizacin.
La Visin, debe ser compartida
por todos los miembros de la organizacin. La Visin es una representacin de lo que la
institucin deber ser en el futuro.
Para su definicin se recomienda responder a lassiguientes interrogantes:
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Preguntas para la Visin
Cmo ser la unidad regional de A70 cuandohaya alcanzado su madurez en unos aos?
Cules sern los principales productos y
servicios que ofrezcan a la regin? Quines trabajarn en el Plan Estratgico?
Cules sern sus valores, actitudes y claves?
Cmo hablarn de A70 los usuarios,los trabajadores y la gente en generalque tenga relacin con sus proyectos en CA?
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Misin
Describe, en trminos amplios, la actividadde la organizacin y es una referencia permanenteen el proceso de planificacin estratgica.
Expresa la razn de ser de la organizacin yse da a conocer a travs de una frase que definesu propsito fundamental, a la vez que establecelas diferencias en relacin a otras organizaciones.
Refleja el sentido de nuestro accionar.
La formulacin de la Misin, es determinantepara el Proceso de Planificacin Estratgica.
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Comisin de Modernizacin/Of. de Planeamiento 44
Debe expresar claramente el servicio que prestala organizacin y sus caractersticas.
Debe estar dirigida al desarrollo y fomento
de valores positivos en los miembros.
Orientada hacia las necesidades sociales.
Orientada hacia el futuro a largo plazo.
Ser creble, dentro y fuera de la organizacin.
Ser simple, clara y directa.
Caractersticas de la Misin
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Qu hace su organizacin que no hace ningunaotra en su campo de accin?
Para quin trabaja su institucin?
Cmo trabaja su institucin: hay algo diferenteen su mtodo, en el medio o la forma deproceder para alcanzar sus objetivos?
Por qu hacemos lo que hacemos, qu es esoque nunca podramos dejar de hacer?
ul es la justificacin social de su existencia?
Preguntas para la Misin
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